PAPÍRMENTESÍTÉS. kezdőknek

PAPÍRMENTESÍTÉS kezdőknek

A szerzőről

Viktor Mečiar IT Manager [email protected] +421 2 325 53 047 Viktor az Accace Group szoftvereinek házon belüli fejlesztését és gyakorlati alkalmazását felügyeli. Az Accace külsős cégként nyújt teljeskörű pénzügyi és konzultációs szolgáltatásokat a könyvvitel, a bérelszámolás, az emberi erőforrásgazdálkodás (HR), az adóügyek, a vállalati/társasági ügyek és a jogügyek területén. Hét fiókteleppel rendelkezik, és számos jónevű európai partnercéggel együttműködve biztosítja a kiváló szolgáltatási minőséget.


Felhőalapú könyvvitel Automatikus számlafeldolgozás Jóváhagyási munkafolyamat automatizálása

ÖNT IS MEGKÍSÉRTETTÉK MÁR EZEK AZ ÚJ TRENDEK?


Első ránézésre nyilvánvalónak tűnik, hogy amennyiben a könyvviteli munka manuális részét digitalizáltra cseréljük, akkor pénzt takarítunk meg, valamint gyorsabb, és ezáltal minden szempontból hatékonyabb lesz a munkavégzés.

…AZONBAN TÉNYLEG ILYEN EGYSZERŰ LENNE?

Rövid útmutatónk segítséget nyújt Önnek megtalálni a választ néhány alapvető, lényegi kérdésre, mielőtt bármilyen hirtelen következtetésre is jutna azzal kapcsolatban, hogy mit takar a „papírmentesítés”.


1. kérdés: Eléggé „kifinomultak” a beszállítói? A számláit rossz minőségű papírra nyomtatják? Beszállítója a számlákat különféle hátterekkel, szövegekkel és logókkal látja el? Időt és erőforrásokat pazarol a dokumentumok kézi szétválogatására, szétkapcsolására és vonalkóddal való ellátására? Ha már szembe kellett néznie ezek közül a kérdések közül akár eggyel is, akkor kicsi az esély arra, hogy teljesen automatikus adatkinyerést valósíthat meg ezekből a dokumentumokból.


Tanács: Járjon egy lépéssel előrébb Annak érdekében, hogy megszabaduljon a váratlan költségektől és veszteségektől, a folyamat legelejétől kell kezdenie, és megegyezésre kell jutnia beszállítóival, hogy elektronikus formában küldjék számláikat – akár strukturálatlan PDF-ként, vagy még szerencsésebb esetben EDI formátumban. Emlékeztető: Az Európai Unió minden eszközzel támogatja és ösztönzi az elektronikus számlázást határain belül.


2. kérdés: Hogyan tudom leegyszerűsíteni a folyamatot? Fontos, hogy tudja, milyen információkat is kell ténylegesen kinyernie a dokumentumaiból. Elegendő „csak” a számla fejlécében szereplő adat, vagy minden szöveges információra szükség van? Általánosságban NEM hatékony, ha egy dokumentumból minden egyes részletet ki akarunk nyerni. Fókuszáljon csak azokra, amelyekre valóban szüksége van a munkájához – könyvviteli rendszeréhez és jelentéseihez.


Tanács: Lásson tisztán! Mit vár attól, hogy számláit digitalizálja? Szeretné lerövidíteni a bizonyos feladatokra szánt időt, munkaerőköltséget spórolna, növelné az adatbiztonságot, vagy meg szeretné oldani az elektronikus jóváhagyások kérdését? Ezek mindegyike befolyással van a végső megoldásra. A digitalizáció nem fogja meghozni a várt eredményeket, ha csupán a fenti problémák egyikét célozza meg, anélkül, hogy kihasználná a lehetőségek teljes tárháza által nyújtott előnyöket.


3. kérdés: Mégsem az OCR minden, amire csak szükségem lehet? Az adatkinyerés minősége hónapról hónapra változhat. Ennek oka, hogy a dokumentumfeldolgozást számos szempont befolyásolja, például: a papír minősége szkennerének aktuális állapota az adatkinyerési szabályokat érintő változások (kiegészítő beállítások) a jogi szabályozás változásai


Tanács: Szervezze ki a feladatot! Ha amellett dönt, hogy digitalizálja számláit (és egyéb dokumentumait), két lehetőség áll ön előtt: megvásárolhatja saját OCR szoftverét, vagy megbízhat a feladattal egy külső szolgáltatót. Amennyiben kiszervezi a munkát, a szolgáltató a szolgáltatások teljes körét fogja biztosítani, a karbantartástól/frissítéstől kezdve egészen a dokumentumkigyűjtés, válogatás, vonalkóddal való ellátás, szkennelés, adatkinyerés, ellenőrzés és az elektronikus jóváhagyás munkafolyamatáig, illetve az archiválásig.

Következtetés


Dolgozzon papírmentesen – de teljes egészében papírmentesen! A papíralapú dokumentumok eltűnőfélben vannak üzleti életünkből, és ez a trend egyre inkább fokozódik. Már a törvényi szabályozás is kimondja, hogy a papíralapú dokumentáció többé már nem szigorú követelmény Az ideális megoldás, ha teljes egészében felváltja a „papíralapú” rendszereket EDI-re, ISDOC-ra vagy önszámlázásra. Határozottan ez a helyes lépés a jövő felé.


Szeretünk segíteni sikerre vinni a vállalkozásokat. Engedje, hogy segítsünk!

Lépjen velünk kapcsolatba!

A TULIP

PAPÍRMENTESÍTÉS. kezdőknek

Recommend Documents