PANASZKEZELÉSI SZABÁLYZAT

1068 Budapest, Felsőerdősor 12 7622 Pécs, Liszt Ferenc utca 1 Tel: + 36 72 606 630 [email protected] www.profitsystem..hu

PANASZKEZELÉSI SZABÁLYZAT ProfitSYSTEM Üzletág 1. Bevezető A Profit Holding Hungary Zrt. (székhely: 7622 Pécs, Liszt Ferenc utca 1, cégjegyzékszám: 02-10-060382, adószám: 23867778-2-02 a továbbiakban: Szolgáltató) az MNB elnökének a 28/2014.(VII.23.) számú rendeletére figyelemmel, a Felhasználói, valamint az Ügyfelei panaszainak egységes szabályok szerint történő átlátható, hatékony kezelése és kivizsgálása érdekében elkészítette a panaszkezelés módjáról szóló szabályzatát (továbbiakban Szabályzat).

A panaszkezelési szabályzat általános célja, hogy Ügyfelei elégedettségének és igényeinek magasabb szintű kielégítése érdekében a fontos visszajelzéseket tartalmazó panaszok kezelésének, kivizsgálásának, nyilvántartásának és értékelésének rendje szerves részévé váljon tevékenységi folyamatainak.

2. Panaszkezelési elvek Az eljárásaink alapfeltétele, hogy a beérkező panaszok kivizsgálása és a feltárt hibák kezelése, megoldása szabályzat szerint gyorsan és kielégítően megtörténjen. Minden beérkező panaszt rögzítünk, melyeket a megoldásig elemzünk, és ennek eredményeit felhasználjuk szolgáltatásaink és ügyfélkezelési rendszerünk fejlesztéséhez. A Szolgáltató mindig megkülönböztetés nélkül, egyenlően, azonos eljárás keretében és szabályok szerint kezeli a beérkező panaszokat, és intézkedik a benyújtójuk érdekében.

3. A Szabályzat által használt főbb fogalmak Panasz: a Szolgáltató tevékenységével, szolgáltatásával szemben felmerülő minden olyan egyedi kérelem vagy bejelentés, amelyben a Panaszos a Szolgáltató eljárását kifogásolja és azzal kapcsolatban konkrét, egyértelmű igényt fogalmaz meg. Nem minősül panasznak, ha az Ügyfél a Szolgáltató általános tájékoztatást, véleményt vagy állásfoglalást igényel. 1

Profit Holding Hungary Zrt

Panaszkezelési Szabályzat Hatályos 2015.01.01.-től

ProfitSYSTEM Üzletág


Panaszos: lehet természetes személy, jogi személy, jogi személyiséggel nem rendelkező gazdasági társaság vagy más szervezet, 1. aki/amely a Szolgáltató szolgáltatását igénybe veszi, vagy a felsoroltak bármelyikének képviselője. 2. aki/amely a Szolgáltató kintlévőség-kezelési eljárása során érintett, illetve annak képviselője.

Meghatalmazott: a felek meghatalmazott útján is eljárhatnak. Meghatalmazott lehet bármely természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet. Nem lehet meghatalmazott: aki tizennyolcadik életévét még nem töltötte be; akit jogerős bírói ítélet a közügyektől eltiltott, vagy akit a bíróság jogerősen gondnokság alá helyezett.

Felügyelet: Magyar Nemzeti Bank (MNB vagy Pénzügyi felügyelet), Baranya Megyei Kormányhivatal Fogyasztóvédelmi Felügyelőség

4. Panaszkezelés menete 4.1. Panasz bejelentése, rögzítése A Panaszosok által igénybe vehető panaszbejelentés módjai: 4.1.1. Szóbeli panasz személyesen: a Szolgáltató székhelyén: 7622 Pécs, Liszt Ferenc utca 1. s telephelyén: 1068 Budapest, Felső erdő sor 12. ügyfélfogadási időben: munkanapokon 8:00-16:30 között. telefonon: a Szolgáltató munkatársaihoz intézett telefonhíváson keresztül Mobil : +36 30 950-5830 Tel.: ügyfélfogadási időben, munkanapokon 8:00-16:30 között.

2





4.1.2. Írásbeli panasz: személyesen vagy más által átadott irat útján a Szolgáltató székhelyén: PROFIT HOLDING HUNGARY Zrt. 7622 Pécs, Liszt Ferenc utca 1. postai úton: PROFIT HOLDING HUNGARY Zrt. 7622 Pécs, Liszt Ferenc utca 1. elektronikus levélben: [email protected] telefaxon: +36 1 600 6611

Fontos, hogy a panasz kezeléséhez szükséges a konkrét ügy pontos leírása: Amennyiben több a kifogás esetén azok, illetve indokaik elkülönített rögzítése, továbbá a határozott igény megjelölését és a panaszban foglaltakat alátámasztó dokumentumok másolatát is mellékelni kell a beadványhoz Az írásbeli panasz érvényességi kelléke az Ügyfél aláírása. Az írásbeli panasz képviselő vagy meghatalmazott útján való benyújtása esetén a Szolgáltató vizsgálja a képviseleti jogosultságot, ezért ha a felek meghatalmazott útján járnak el, a panasz kérelmen a meghatalmazottként eljáró természetes személy nevét is fel kell tüntetni, továbbá a kérelemhez csatolni kell a meghatalmazott aláírásával ellátott - legalább két tanú által aláírt, illetve saját kezűleg írt és aláírt - eredeti meghatalmazást.

4.2. Panasz megvizsgálásának és megoldásának folyamata

A Szolgáltató az eredményes panaszkezelés érdekében különösen a megjelölt adatokat kérheti a Panaszostól: a) neve; b) szerződésszám, ügyfélszám, amennyiben rendelkezésre áll c) lakcíme, székhelye, levelezési címe; d) telefonszáma; e) értesítés módja; f) panasszal érintett eljárás, tevékenység, dokumentum; 3





g) panasz leírása, oka; h) panaszos igénye; i) a panasz alátámasztásához szükséges, a Panaszos rendelkezésére álló olyan dokumentumok, illetve annak másolata, amely a Felhasználónál, valamint a Szolgáltatónál nem áll rendelkezésre; j) meghatalmazott útján eljáró ügyfél esetében érvényes meghatalmazás; k) a panasz kivizsgálásához, megválaszolásához szükséges egyéb adat.

A Szolgáltató a Panaszos adatait az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezéseinek megfelelően kezeli. (lásd. A Profit Holding Hungary Zrt . - Adatkezelési tájékoztató – ProfitSYSTEM üzletág) 1. Szóbeli panasz A szóbeli panaszt a Szolgáltató haladéktalanul megvizsgálja, szükség és lehetőség szerint azonnal megoldást keres. Telefonon közölt panasz esetén a Szolgáltató biztosítja az ésszerű várakozási időn belüli (5 percen belüli élőhangos bejelentkezés) hívásfogadást és ügyintézést. Ha az Ügyfél a panasz kezelésével nem ért egyet, vagy a panasz azonnali kivizsgálása nem lehetséges, a Szolgáltató a panaszról és az azzal kapcsolatos álláspontjáról jegyzőkönyvet vesz fel, és annak egy másolati példányát - személyesen közölt szóbeli panasz esetén - az Ügyfélnek átadja, telefonon közölt szóbeli panasz esetén az Ügyfélnek megküldi. Egyebekben a Szolgáltató az írásbeli panaszra vonatkozó rendelkezések szerint jár el.

A jegyzőkönyv a következőket tartalmazza: a) az ügyfél neve; b) az ügyfél lakcíme, székhelye, illetve amennyiben szükséges, levelezési címe; c) a panasz előterjesztésének helye, ideje, módja; d) a panasz részletes leírása, amennyiben több panasszal él az érintett, a kifogások elkülönítetten kell rögzíteni, annak érdekében, hogy valamennyi kifogás teljes körűen kivizsgálásra kerüljön; e) a panasszal érintett szerződés, ügytől függően ügyfélszám, eljárási cselekmény f) az Ügyfél által bemutatott iratok, dokumentumok és egyéb bizonyítékok jegyzéke;

4





g) a jegyzőkönyvet felvevő személy és az Ügyfél aláírása (utóbbi formai elem személyesen közölt szóbeli panasz esetén elvárt); h) a jegyzőkönyv felvételének helye, ideje.

2. Írásbeli panasz Írásbeli panasz esetén a Szolgáltató a panaszügyet érdemben megvizsgálja és a panasszal kapcsolatos álláspontját és érdemi döntését/intézkedését pontos indoklással ellátva, a panasz közlését követő 30 napon belül írásban megküldi az Ügyfél részére. Igény esetén a Szolgáltató a kivizsgálásról illetve annak eredményéről telefonon vagy e-mailben is értesítést küld. Amennyiben a panasz elbírálásához a Szolgáltatónak további információra van szüksége, felhívhatja a Panasztevőt további információk megadására, ennek hiányában a válaszadás nem tudja , illetve nem áll módjában a Szolgáltatónak megadni. A Szolgáltató a hatályos jogszabályok szerint vizsgálja meg, keres megoldást a panaszra, vagy utasítja el a panaszt. A Szolgáltató a panasz kivizsgálásáért a Panaszossal szemben külön díjat nem számíthat fel.

4.3 Elbírálás Amennyiben valamennyi, a panaszbejelentés szempontjából fontos információ rendelkezésre áll a Szolgáltató döntést hoz a panasz kérdésében. A döntéshozatalt ügyfélválasz elkészítése és megküldése jelenti a jogszabály által meghatározott, illetve az Panaszos által igényelt közlési módon.

5. Panasznyilvántartás és adatvédelem A Szolgáltató a Panaszosok bejelentéseiről és azok megoldására irányuló intézkedésekről nyilvántartást vezet. A nyilvántartás a következő adatokat tartalmazza: 1)

a Panaszos adatait

2)

a panasz leírását, a panasz tárgyát képező esemény vagy tény megjelölését

3)

a panasz benyújtásának időpontját és módját

5





4)

a panasz alapján történő intézkedést,

5)

elutasítás esetén annak indokolását

6) a panaszügy intézéséért, illetve az intézkedés végrehajtásáért felelős személy(ek) megnevezését, valamint az intézkedés teljesítésének és a panasz lezárásának határidejét 7)

a kivizsgálás során beszerzett információkat

8)

a panaszban megjelölt igényről való döntést

9)

a panasz megválaszolásának időpontját és módját

10)

a panaszra adott válaszlevél postára adásának dátumát

A Szolgáltató által az írásbeli panaszok, valamint a személyes megjelenés során előadott panaszról készült jegyzőkönyv, és az ezekre - a Szolgáltató által - adott válaszok három évig megőrzésre kerülnek. A megőrzési időt követően az ezekez tartalmazó iratok, adattárolók megsemmisítésre kerülnek. A panaszokat tartalmazó nyilvántartásban szereplő személyes adatok kizárólag a panaszokkal kapcsolatos ügyintézést szolgálják, a Szolgáltató elkötelezett, hogy más célú felhasználásra nem kerülnek.

6. Adatvédelem A Szolgáltató a panaszkezelés során különösen a következő adatokat kérheti az ügyféltől: a) neve, b) szerződésszám, ügyfélszám, amennyiben rendelkezésre áll, c) lakcíme, székhelye, levelezési címe, d) telefonszáma, e) értesítés módja, f)

panasszal érintett termék vagy szolgáltatás,

g) panasz leírása, oka, h) ügyfél igénye, a panasz alátámasztásához szükséges, az Ügyfél birtokában lévő dokumentumok másolata, amely a szolgáltatónál nem áll rendelkezésre,

i) 6



olyan



j)

meghatalmazott útján eljáró ügyfél esetében érvényes meghatalmazás és

k) a panasz kivizsgálásához, megválaszolásához szükséges egyéb adat.

A panaszt benyújtó ügyfél adatait az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezéseinek megfelelően kell kezelni. Telefonon történő panaszkezelés esetén a Szolgáltató telefonbeszélgetés rögzítésre kerül.

és az Panaszos közötti

A beszélgetés megkezdésekor a beszélgetés rögzítéséről a Panaszos tájékoztatásra kerül. A Szolgáltató lehetőséget biztosít – kérelemre- a Panaszos számára a hangfelvétel visszahallgatásához. Továbbá kérelemre térítésmentesen rendelkezésére bocsátja a hangfelvételről készített jegyzőkönyvet. A hangfelvétel egy éves időtartamra archiválásra kerül, ezt követően az adatokat a Szolgáltató törli, egyedi azonosításra alkalmasságukkal egyetemben. A panaszokat tartalmazó nyilvántartásban szereplő személyes adatok kizárólag a panaszokkal kapcsolatos ügyintézést szolgálják, a Szolgáltató elkötelezett, hogy más célú felhasználásra nem kerülnek. A Szolgáltató jogosult jogai érvényesítéséhez vagy kötelezettségei teljesítéséhez a megőrzési szabályoknak megfelelően, de legalább a polgári jog elévülési szabályai szerinti elévülési idő leteltéig megőrizni a panaszokkal kapcsolatban papír alapú formában vagy elektronikusan rögzített dokumentumokat .

7. Jogorvoslati lehetőség Amennyiben a Panaszos nem ért egyet a panaszára kapott válaszával, vagy a panasz részben vagy egészben elutasításra kerül, úgy a Magyar Nemzeti Bank Felügyeleténél Cím: 1534 Budapest BKKP Postafiók: 777.,

Magyar Nemzeti Bank mellett működő Pénzügyi Békéltető Testületnél Cím: 1013 Budapest, Krisztina krt. 39., Levélcím: H1525 Budapest BKKP Pf.: 172., E-mail: [email protected],

7





Baranya Megyei Kormányhivatal Fogyasztóvédelmi Felügyelőség Cím: 7623 Pécs, Szabadság u. 7. Postacím: 7602 Pécs 2. PF: 900. Telefonszám: +36 72 510 494, +36 72 510 790, Telefax: +36 72 510 791 E-mail: [email protected], valamint

bíróságon eljárását kezdeményezheti.

8. Hatályba lépés és a szabályzat hozzáférhetősége 8.1. A szabályzat elérhetősége Jelen panaszkezelési szabályzatát a Szolgáltató székhelyén, PROFIT HOLDING HUNGARY Zrt. 7622 Pécs, Liszt Ferenc utca 1. és honlapján profitsystem.hu is elérhetővé, illetve közzéteszi.

8.2. Hatálybalépés Jelen szabályzat 2015.01.01. napjától hatályos.

8




PANASZKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Recommend Documents