Pályázati tevékenység Szabályzat
2014. március 31.
1
I. A pályázati tevékenység keretei (1)Az egyetemi pályázati tevékenység elősegítésének érdekében a Rektori Titkárság keretei között Pályázati Iroda (továbbiakban PI) működik. (2) A Pályázati Iroda feladata: az egyetemi fejlesztési pályázatok koordinációja, projektfigyelés, pályázatok előkészítése, intézményi koordinációja, megvalósítás támogatása, projektfenntartás nyomon követése. (1. és 2. sz. melléklet) (3) A Pályázati Iroda vezetője a) A Pályázati Iroda élén az irodavezető áll, akit a Rektor bíz meg és ment fel. b) Az Iroda vezetője összefogja, koordinálja az Iroda működését. c) Az Irodavezető szorosan együttműködik az Egyetem szervezeti egységeinek vezetőivel, fejlesztésért felelős munkatársaival, a megvalósítás és fenntartás alatti pályázatok projektmenedzsereivel, a pályázatok lebonyolításában résztvevő külső partnerszervezetek vezetőivel, valamint a projektfelelősökkel. (4) A pályázatok, projektek megvalósításában részt vevő vezetők feladatai a) Projektmenedzser: Felelős a pályázat teljes körű (pénzügyi és szakmai megfelelés összehangolása) megvalósításáért, szerződés szerinti teljesítéséért, összhangban a pályázati útmutató, az egyetemi szabályzatok, illetve egyéb hatályos vonatkozó jogszabályok előírásaival. A projektmenedzser felelős továbbá – amennyiben értelmezhető – a projekt utókövetéséért, a fenntarthatósági időszakban felmerülő szerződéses kötelezettségek teljesítéséért. Konzorciumvezetőként a projektmenedzser felel a konzorciumi partnerek tevékenységeinek koordinálásáért. b) Szakmai vezető: Felelős a támogatási szerződésben foglalt támogatási cél tartalmi (szakmai) teljesítéséért. Koordinálja a szakmai megvalósítók munkáját, valamint a projekt megvalósításával kapcsolatban igazolja a projekttevékenységek szakmai teljesítését. c) Pénzügyi vezető: Felelős a támogatási szerződésben foglalt támogatási cél megvalósítását szolgáló projektköltségvetés pénzügyi adminisztrációjáért, a projekttel összefüggő gazdasági események pénzügyi lebonyolításáért, ellenőrzi és számvitelileg előkészíti a pályázattal kapcsolatos bizonylatokat, közreműködik a támogatás minél hatékonyabb lehívásában. (5) A projektek megvalósítóinak felelőssége a) Az egyes pályázatok vonatkozásában a projektek bevételét képező pénzeszközök pályázati célnak megfelelő felhasználásáért és az elszámolási kötelezettség teljesítéséért felelősség terheli a pályázat megvalósításának vezetőit, mely felelősséget indokolt esetben az Egyetem érvényesíti vele szemben. Ilyen indokolt eset a pályázati elszámolási kötelezettség elmulasztása miatt keletkezett visszafizetési kötelezettség, a nem a pályázati célnak megfelelő pénzeszköz-felhasználás, a projektvezető saját hibájából, mulasztásából az Egyetem vonatkozásában anyagi vagy szakmai kár származik. b) A kártérítési és felelősségi kérdésekben a vonatkozó munkajogi szabályok az irányadók, melyeket a Munka Törvénykönyve és a Közalkalmazottak Jogállásáról szóló törvény tartalmaz. Alkalmazandó továbbá az Egyetem Kollektív Szerződés ide vonatkozó része. (6) A projekteknél közreműködő szervezeti egységek Egyes speciális területek esetében a PI támogatásával az Egyetem szervezeti egységei végzik a projektek előkészítését, tervezését és lebonyolítását. Ezek a területek és szervezeti egységek a következők: a) A központi és pályázati forrású infrastrukturális beruházások és a környezeti- és energiahatékonysági projektek tervezését, végrehajtását a Műszaki Ellátási és Fejlesztési Igazgatóság (továbbiakban MEFI) koordinálja. b) A járműipari projektek tervezését és lebonyolítását a Járműipari Kutató Központ (továbbiakban JKK) irányítja. c) A KKV-hez kapcsolódó gazdaságfejlesztési és innovatív projektek előkészítését a Tudásmenedzsment Központ (továbbiakban TMK) végzi. d) A projektek pénzügyi, számviteli, munkaügyi és eszközgazdálkodási feladatait a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság (továbbiakban GMF) releváns szervezeti egységei végzik. e) A pályázatok közbeszerzési feladatainak felügyeletét és ellenőrzését a MEFI közbeszerzési szakértője végzi. II. A Pályázati Iroda tevékenységei (1) Pályázatfigyelés Az Intézményi stratégia alapján célzott pályázatkeresés, projektek generálása, a hazai és az Európai Uniós pályázatokon való részvétel ösztönzése, valamint az Egyetemre érkező, az egyetemi érdekeket érintő pályázati felhívások közzététele az Egyetemi alkalmazottak számára, valamint az egyetemi pályázatok koherenciájának, logikus egymásra épülésének biztosítása.
2
a) Folyamatosan figyeli a lehetséges pályázati forrásokat, kiírásokat. b) Elősegíti, ösztönzi és regisztrálja a pályázati ötleteket. c) Az aktuális hazai és nemzetközi pályázati lehetőségekről rövid tájékoztatót tesz közzé a PI honlapján (palyazat.sze.hu). d) Az aktuális pályázati lehetőségekről e-mailen keresztül, körlevélben tájékoztatja az egyes szervezeti egységek vezetőit, munkatársait. e) A PI munkatársai segítséget nyújtanak az egyes pályázati felhívásokkal kapcsolatos kérdések megválaszolásában, az egyes pályázati kiírások, illetve dokumentációk megfelelő értelmezésében. (2) Pályázatok előkészítése Az (1) ponthoz kapcsolódó projektek tervezésében, előkészítésében, valamint a pályázati dokumentáció összeállításában való közreműködés. A Pályázati Regisztrációs Adatlap (3. sz. melléklet) adminisztrációja, a pályázati anyagok archiválása és a pályázatok benyújtása. (A pályázati anyag összeállításához segédlet az 5. sz. mellékletben található.) a) Segítségnyújtás a pályázati ötlet regisztrálásában, az érintettek közötti egyeztetés megszervezése: azon pályázati forrásoknál, ahol korlátozott az Egyetem által beadható pályázatok száma, érdekegyeztetés és koordináció. (A konkrét projektötlet definiálását, illetve pályázati felhívással történő összekötését követően a pályázat előkészítése a Pályázati Regisztrációs Adatlap kitöltésével, és annak PI felé történő eljuttatásával lehetséges.) b) Rektori jóváhagyás, projektek regisztrációja: A PI és a GMF vezetőjének ellenjegyzésével és a Rektor aláírásával elfogadott Pályázati Regisztrációs Adatlapot a PI munkatársak regisztrálják a PI nyilvántartási rendszerébe, ahol az Egyetem összes pályázata nyomon követhető, és beazonosítható. c) Tanácsadói tevékenységgel a pályázati dokumentáció összeállításának segítése: a költségvetés összeállításában, a projekt menedzsment megtervezésében, felállításában, az indikátorok ellenőrzésében, a horizontális szempontok összeállításában. d) Igény esetén a PI munkatársai biztosítják a pályázati dokumentációkhoz szükséges egyetemi adminisztrációs adatokat, illetve beszerzik a pályázathoz csatolandó mellékleteket. e) A pályázati anyag pályázat-technikai ellenőrzése a pályázati kritériumoknak való megfelelés érdekében. f) A pályázati anyagot aláírás előtt legalább 5 munkanappal a GMF pénzügyi, számviteli, munkaügyi és eszközgazdálkodási vezetőjének véleményezésre meg kell küldeni. g) A pályázati dokumentáció benyújtása a PI és a GMF vezetőjének ellenjegyzésével és a Rektor aláírásával történik. h) A benyújtásra került pályázati dokumentációt a PI munkatársai kötelező módon feltöltik a PI nyilvántartási rendszerébe. (3) Pályázatok koordinációja, projektadatok kezelése, nyilvántartása Kapcsolattartás a közreműködő szervezettel, projektek összefogása, központi koordinálása. Adatszolgáltatás a regisztrált, benyújtott, nyertes, megvalósítási, ill. fenntartási szakaszban lévő pályázatokról az Egyetem vezetésének, ill. az Egyetem pályázati tevékenységéről intézményi szintű nyilvántartás vezetése. a) A PI munkatársai folyamatosan kapcsolatot tartanak a fontosabb pályáztató és szerződéskötő hatóságokkal, a pályázatok lebonyolításában résztvevő Egyetemi szervezeti egységek, a külső partner szervezetek vezetőivel, valamint a projektfelelősökkel. b) A PI közvetítő szerepet tölt be a pályázók és a pályázatok ügyében döntési joggal felruházott vezetők között. A pályázati ötletektől kezdve a Pályázati Iroda adminisztrálja, támogatja és esetenként koordinálja az Egyetemen regisztrált, benyújtott, nyertes, megvalósítási, ill. fenntartási szakaszban lévő pályázatokat. c) A PI a megvalósítási szakaszban lévő pályázatokról a projektmegvalósító menedzsment által havi rendszerességgel begyűjtött adatokból kimutatásokat készít az Egyetem vezetésének. (A projektmenedzsment minden hónap 5. napjáig köteles a projektet érintő adatokat frissíteni és elküldeni a PI részére, valamint az elkészített/teljesített anyagokat feltölteni a PI nyilvántartási rendszerébe.) d) A projektmenedzsment által havi rendszerességgel küldött adatok bizalmasan kezelendőek és harmadik személynek tovább nem adhatóak. e) Pályázatokkal kapcsolatos belső jelentések készítése, cash-flow követése és elemzése. (4) Projektek megvalósításának támogatása A PI végzi a benyújtott és elnyert egyetemi pályázatok, projektek és programok menedzselését, központi koordinációját. A projektek megvalósítói, felhasználói számára folyamatos pályázati tanácsadást, segítségnyújtást biztosít. a) A PI a projektek vonatkozásában a kijelölt projektvezetőkkel tartja a kapcsolatot. A projektmenedzsment feladatokat ellátó személyeket (projektmenedzser, pénzügyi vezető, szakmai vezető) az Egyetem Rektora kéri fel. (4. sz. melléklet) b) Az adott projekt utalványozási jogköre a vezetők vagy kötelezettségvállalásra jogosultak köréből választható, melyet a Rektor hagy jóvá.
3
c) A pályázat megvalósítása során felmerült adatok biztosítása(pl.: alapadatok, HR és gazdálkodási adatok, horizontális mutatók, stb.). d) A beszerzési, közbeszerzési eljárás elindításához kapcsolódó dokumentumok (közbeszerzési eljárás indító lap, megrendelő) elkészítésében való segítségnyújtás, az eljárás regisztrálása. (Az eljárás indításánál az egyetemi Közbeszerzési Szabályzat és az egyetemi Beszerzési Szabályzat előírásai a mérvadóak. A dokumentumok elindításához a PI vezetőjének ellenjegyzése szükséges.) e) Tanácsadói tevékenységgel a pályázat megvalósításának segítése (támogatási szerződés és mellékleteinek összeállítása, megvalósítás folyamata, ellenőrzések, stb.). f) A projektvezetők és szakmai résztvevők időszakos tapasztalatcseréjének koordinálása. g) Képzések szervezése a projektvezetők és a szakmai megvalósítók számára PM módszerekről, infórendszerek használatáról. (5) Kapcsolatépítés, kapcsolattartás Kooperációs együttműködések kezdeményezése a projektpartnerekkel, a régió vállalkozásaival, a társegyetemekkel, kamarákkal, önkormányzatokkal és a különféle szakhatóságokkal. a) A PI az egyetemi projektek esetén regisztrálja a megvalósításban együttműködő partnereket (pl. projektpartnerek, vállalkozások, társegyetemek, kamarák, önkormányzatok és a különféle szakhatóságok). b) A projektek keretében kötött együttműködéseket kezdeményezi, elősegíti és adminisztrálja. c) A PI - amennyiben szükséges - közreműködik a megfelelő konzorciumi partnerek megkeresésében. (6) Projektfenntartás A pályázati projektek fenntartási tevékenységének koordinációja, segítségnyújtás a projektvezetőknek (projektmenedzser, szakmai vezető) a pályázati projektek fenntartási kötelezettségeinek teljesítésében. a) A pályázat fenntartási jelentéseinek elkészítéséhez szükséges egyetemi adatok biztosítása . b) Tanácsadói tevékenységükkel segítik a fenntartási jelentési kötelezettség teljesítését (éves és eseti, projekttől függően). c) A nevezett projektvezetők (projektmenedzser, szakmai vezető) kötelessége javaslatot tenni a fenntartási feladatokhoz elengedhetetlen helyettesítő/új szakember kijelölésére, akadályoztatás/intézményből való távozás esetén, továbbá átadni a pályázattal kapcsolatos valamennyi birtokában lévő jegyzőkönyv szerinti dokumentumot, információt. d) A projektmenedzsment feladata a dokumentumok rendszerezett, áttekinthető és ellenőrizhető formában történő nyilvántartása és megőrzése, jellemzően a fenntartási időszak végig, ill. azon túlnyúlóan. A fenntartási időszakra számszerűsíthető projekteredmények, továbbá a vagyontárgyakkal és szellemi alkotásokkal kapcsolatos jogokra vonatkozó előírások teljesítése, tárgyiasult projekteredmények fizikai fenntartásának, hozzáférhetőségének, bemutathatóságának biztosítása, valamint a tájékoztatási kötelezettség szintén a projektmenedzsment feladata és felelőssége. (A projekteknek lehetőségük van az Egyetemi Könyvtár archívumában projektdokumentumokat elhelyezni. Ez esetben szükséges a dokumentumokat iktatószámmal ellátni és ezeket a PI-hez eljuttatni.)
Győr, 2014. március 31.
4
1. sz. melléklet Pályázati folyamat Pályázati Iroda tevékenységei
Projektfolyamat
Ötletek gyűjtése, felhívások keresése, konzultáció, tanácsadás, tájékoztatás, hírlevél küldése, honlap üzemeltetése
Pályázati ötlet, pályázati felhívás
Adatok rögzítése, nyilvántartásba vétele
Pályázati regisztrációs adatlap kitöltése és PI részére történő beküldése
Segítségnyújtás, ügyintézés
Pályázati regisztrációs adatlap rektori jóváhagyása
Tanácsadás, támogatás, segítségnyújtás
Pályázati anyag összeállítása
Formai és technikai segítségnyújtás, ellenőrzés, + GMF
Pályázati anyagok PI által történő ellenőrzése és lementése
Pályázatfigyelés
Előkészítés Segítségnyújtás, ügyintézés
Pályázat egyetemi aláírása (Pályázati Iroda, Gazdasági igazgató, Rektor), Pályázat benyújtása
Tanácsadás, támogatás hiánypótlás esetén
Pályázat bírálata (Pályázat formai, tartalmi ellenőrzése, hiánypótlás, eredményhirdetés)
Tanácsadás, támogatás
Sikeres pályázat Szerződéskötés
Tanácsadás, támogatás (Havi pénzügyi beszámoló)
Projekt szakmai- és pénzügyi megvalósítása (Szakmai és pénzügyi adminisztráció, ellenőrzések és monitoringok, KK, VB, SZM készítése)
Tanácsadás, támogatás
Projektzárás (Záró dokumentáció készítése)
Tanácsadás, támogatás
Fenntartási időszak (Éves jelentések készítése)
Teljes projektzárás
5
Megvalósítás
Fenntartás
2. sz. melléklet Pályázati Iroda tevékenységei
Ötletek
Kezdet
Benyújtás
Megvalósítás Kezdete
Megvalósítás vége Fenntartás kezdete
Fenntartás vége
Pályázatok figyelése Előkészítés KSZ Döntés Megvalósítás
Fenntartás
Pályázatok koordinációja
Adatok kezelése, nyilvántartása
Támogatás
Kapcsolatépítés, kapcsolattartás
6
3. sz. melléklet
Pályázati Regisztrációs Adatlap
Projektgazda
Név Kar/Intézet, tanszék, Szervezeti egység Elérhetőségek (tel, e-mail)
Pályázati felhívás
Kiíró megnevezése Pályázat típusa, száma Cím Rövid összefoglaló (5001000 karakter)
Pályázat
Résztvevő partnerek
Tervezett összköltség (HUF/EUR) Konzorcium esetén a SZE része Projekt időtartama Pályázat intenzitása (%) Pályázatban el nem számolható költségek pénzügyi forrása (munkaszám megjelöléssel) Intézmény(ek) Tanszék(ek) Cég(ek)
SZÉCHENYI ISTVÁN EGYETEM Cím: 9026 Győr, Egyetem tér 1. 9007 Győr, Pf. 701 Tel.: +36-96-503-400 Fax: +36-96-329-263 E-mail:
[email protected] Web: http://uni.sze.hu
7
4. sz. melléklet
Címzett Név: …………………… Szervezeti egység: …………………
Kelt: Tárgy:
…. év ... hó … nap Felkérő levél projektmenedzser / pénzügy vezető / szakmai vezető feladatok ellátására
Tisztelt ……………………………. ! Ezúton felkérem Önt a Széchenyi István Egyetem „………” című, ……………….. azonosító számú projektje keretén belül a projektmenedzser / pénzügyi vezető / szakmai vezető feladatok – pályázati szabályzattal összhangban történő - ellátására. Tisztelettel:
……………………………… Dr. Földesi Péter rektor Széchenyi István Egyetem
A pályázati szabályzatot megismertem, a felkérést elfogadom. ……………………………… ………………….. (név)
SZÉCHENYI ISTVÁN EGYETEM Cím: 9026 Győr, Egyetem tér 1. 9007 Győr, Pf. 701 Tel.: +36-96-503-400 Fax: +36-96-329-263 E-mail:
[email protected] Web: http://uni.sze.hu
8
5. sz. melléklet
Pályázati anyag összeállítása A Rektor által jóváhagyott, regisztrált pályázat – pályázati útmutató által meghatározott - anyagának összeállítása, amely magában foglalja a szakmai tevékenység leírását, eredmények megfogalmazását, az indikátor vállalások és a költségvetés megtervezését, a szükséges dokumentumok beszerzését. A pályázati anyag összeállításánál az alábbi szempontokat figyelembe kell venni: Költségvetés: az egyetemi központi költségek fedezetére a projekt összköltségének legalább 15%-át kell biztosítani; amennyiben a támogatási intenzitás nem 100%-os, a pályázati útmutató által előírt önerőt bérbeszámítással és/vagy rezsi költség elszámolásával kell biztosítani, az előző pontban meghatározott központi 15%-os hozzájárulás felett; a költségvetés tervezésénél előzetesen fel kell mérni a közbeszerzéssel érintett tételeket. Humán erőforrás: a pályázati útmutató által előírt „kötelező résztvevők” kijelölésénél minden előírásnak meg kell felelni; a „kötelező résztvevők” alapvetően bérbeszámítással vagy pályázatra történő foglalkoztatással teljesíthetik a pályázati útmutató által előírt minimális részvételi arányt. A szakmai feladatok ellátására az elsődleges foglalkoztatási forma a megbízási szerződés, amennyiben más előírást nem tartalmaz az adott projekt pályázati útmutatója. Indikátorok: a pályázati útmutató által előírt számszerűsíthető eredményeket úgy kell megtervezni, hogy azok mértéke összhangban legyen a megvalósítandó tevékenységekkel, ne legyenek a biztonság miatt alul tervezettek, azonban könnyen teljesíthetőek legyenek; az indikátorok teljesítéséért a szakmai vezető és a projektmenedzser felelős. Horizontális (esélyegyenlőségi, fenntarthatósági) szempontok a horizontális szempontok megadásánál minden esetben figyelembe kell venni a pályázati útmutató által előírt kötelező vállalásokat; a horizontális szempontok betervezésénél minden esetben egyeztetni szükséges a PI horizontális szempontokért felelős munkatársával. Kommunikáció, disszemináció, nyilvánosság: a pályázati útmutató erre vonatkozó előírásainak, illetve az Egyetem Arculati Kézikönyv figyelembe vételével kell összeállítani a kommunikációs, disszeminációs tervet.
9
