pályázat)

Kommunikációs terv

Bácsalmás város szennyvízcsatornázása és szennyvíztisztítása projekt (KEOP 1-2-0/09-11-2011-0021 pályázat)

Tartalom Tartalom .......................................................................................................... 2 Bevezetés ........................................................................................................ 4 Keretek ........................................................................................................... 4 A projekt rövid összefoglalója ............................................................................. 5 Kommunikációs célcsoportok .............................................................................. 7 Projekt résztvevők ............................................................................................ 8 Célok definiálása ............................................................................................. 10 Kommunikációs célok ................................................................................... 10 Stratégiai célok ............................................................................................ 11 Kommunikációs eszközök................................................................................. 13 Rendezvények ............................................................................................. 13 Internetes honlap készítése ........................................................................... 14 Nyomtatott tájékoztatók ............................................................................... 14 Sajtóközlemények kiadása ............................................................................ 15 Sajtómegjelenések összegyűjtése .................................................................. 15 Térképtér feltöltése a projekthez kapcsolódó tartalommal ................................. 15 A beruházás helyszínén B-típusú tábla elkészítése és kihelyezése ....................... 15 „D” típusú tábla elkészítése és kihelyezése ...................................................... 16 Nyomtatott sajtómegjelenések ...................................................................... 16

Közvélemény kutatása .................................................................................. 16 Zöld szám ................................................................................................... 16 Reklámtárgy ................................................................................................ 16 Tevékenységek ütemezése ............................................................................... 17 A kommunikációs kampány értékelése .............................................................. 19 Összegzés ...................................................................................................... 19

Bevezetés Jelen

Kommunikációs

szennyvíztisztítása

Terv

projekt

a

Bácsalmás

keretében

város

szennyvízcsatornázása

megvalósuló

beruházás

és

tájékoztatásra

vonatkozó feladatait tartalmazza, a projekt kezdetétől a beruházás befejezéséig. Az Európai Unió által támogatott projektek, beruházások és fejlesztések alap jellemzője, hogy a pályázat nyertesének, a kedvezményezetteknek gondoskodnia kell a

kötelezően

megvalósítandó

nyilvánosságról.

A

megbízó

által

közbeszerzés

keretében kerül kiválasztásra, hogy a projekt kommunikációját mely vállalkozás fogja koordinálni és megvalósítani. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a Bácsalmás város szennyvízcsatornázása és szennyvíztisztítása projekt kapcsán a megbízott egy folyamatos kommunikációt, információáramlást biztosít az érintettek között és a tágabb környezet számára is.

Keretek A tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó követelményeket a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség (www.nfu.hu) honlapjáról letölthető „Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei” című dokumentum, valamint az „Arculati Kézikönyv” tartalmazza. A kommunikációs-, és pr feladatok ellátása Bácsalmás város szennyvízcsatornázása és szennyvíztisztítása projekt Támogatási Szerződésében foglalt Fenntarthatósági és Esélyegyenlőségi célkitűzések betartásával és azok megvalósításának támogatásával történik. Az alábbiakban a kommunikáció legfontosabb céljainak, célcsoportjainak bemutatása történik, az alkalmazásra kerülő kommunikációs eszközök ismertetése mellett. A megrendelő által kiírt közbeszerzést, cégünk a Di Clar Tanácsadó Kft. nyerte, amely a projekt megvalósítása során a pályázati dokumentáció részét képező - és a fentiekben hivatkozott - „Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei” című dokumentumban szereplő kommunikációs csomagot köteles megvalósítani, továbbá az „Arculati Kézikönyvben” szereplő elemeket az abban meghatározott módon alkalmazni.

A projekt rövid összefoglalója Szennyvízcsatorna- hálózat A projekt során Bácsalmás Város 3005 ingatlanjára valósul meg a beruházás. Jelenleg a Város 7 % - a rendelkezik csatornahálózattal, a fejlesztés megvalósulását követően 91,5 %-os csatornázottság lesz jellemző. A beruházási koncepció szerint a Bácsalmás Város közüzemű csatornázása gravitációs rendszer alkalmazásával kerül kiépítésre, a talajvizet érintve. A kedvező beruházási költséget biztosító KG-PVC csatornacső alkalmazásával, 5 db közterületi szennyvízátemelővel, és az átemelőkhöz tartozó szennyvíz nyomóvezetékekkel. Szennyvíztisztító-telep A projekt célja egy olyan szennyvíztisztító telep létesítése, amelynek hidraulikai kapacitása 800 m3/d, biológiai kapacitása pedig 7600 LE. Ez a jelenlegi kapacitások 1,5 illetve 2,5 szerese, a tervezett beruházás keretében meg kell építeni a jelenleg nem létező mechanikai és iszapkezelési fokozatot a teljes hozamra vonatkoztatva. A tervezett telep 14m3/d szippantott szennyvíz fogadására lesz alkalmas, egyrészről a a külterületről érkező szennyvizek kezelésére, mely ingatlanok esetében továbbra sem számíthatunk a szivárgásmentes zárt tárolók kiépítésére, illetve a beruházás megvalósulását követően, a hálózatra még rá nem kötött ingatlanokról érkezik majd ilyen módon a szennyvíz , melynek mennyisége a becsült 96%-os rákötési szint eléréséig folyamatosan csökken. Az

iszap-víztelenítést

és

átmeneti

tárolást

követően

az

iszapot

a

jelenlegi

gyakorlatnak megfelelően a Felső-Bácskai Regionális Komplex Hulladékkezelő telepre szállítják, ahol komposztálásra kerül. A tisztított szennyvízelvezetés a fertőtlenítést követően továbbra is a jelenlegi tisztított szennyvíz elvezető csatornán keresztül a Kígyós-főcsatornába történik. A telepet és a hálózatot jelenleg az önkormányzatok tulajdonában álló Bajavíz Kft. üzemelteti, a jövőben is ezt az üzemeltetési modellt kívánjuk fenntartani.

2012 őszén a Nemzeti Környezetvédelmi és Energia Központ Nonprofit Kft. önerő támogatási pályázatán a Belügyminisztérium 137.712.182 Ft. vissza nem térítendő EU

önerő

támogatást

ítélt

meg

Bácsalmás

város

szennyvízcsatornázása

és

szennyvíztisztítása című projekt számára. A teljes költségvetés 85% -át az Európai Unió Kohéziós Alapjából és Magyarország központi költségvetéséből származik. Bácsalmás város szennyvízcsatornázása és szennyvíztisztítása című projektet a 29/2013. ( II.12.) Korm.rendelet kiemelt jelentőség üggyé nyilvánította.

Kommunikációs célcsoportok Célcsoportok

Célcsoportok potenciális tagjai

A szennyvízberuházás nyújtotta lakossági fogyasztók szolgáltatásokat igénybe vevő fogyasztók Közületi, intézményi fogyasztók A Városhoz kapcsolódó térségi vezetők

Döntéshozók, Érintett szakmai kormányzati szervek

Térségi országgyűlési képviselő Polgármester Önkormányzati vezetők, bizottsági tagok Munkatársak, munkatársai

a

szolgáltatók Felső-, és középvezetők Dolgozók, alkalmazottal - Irodai, technikai Projektmenedzsment

Érdekvédelmi, szervezetek

szakmai

és

egyéb Természetvédelmi, szervezetek

környezetvédelmi

Esélyegyenlőséggel, fogyatékkal élők érdekvédelmével foglalkozó egyesületek Egyéb partnerek

Potenciális tőkeberuházások Helyi vállalkozások A településre turisták

látogató

hazai

és

külföldi

Projekt résztvevők A projekt kommunikációjának alapja, hogy összegyűjtésre kerültek a legfontosabb projektrésztvevők. Ez a lista a különböző rendezvények meghívásainak alapja is egyben.

BÁCSALMÁS VÁROS SZENNYVÍZCSATORNÁZÁSA ÉS SZENNYVÍZTISZTÍTÁSA (KEOP 1.2.0/09-11-2011-0021) Megbízott Bácsalmás Városi Önkormányzat

NKEK

Kapos-Hidro Kft SZ-S Bácsalmás Konzorcium Szabadics Közmű- és Mélyépítő Zrt., SOLTÚT Útépítő, Fenntartó és Kereskedelmi Kft SOLTÚT Útépítő, Fenntartó és Kereskedelmi Kft

AGROINVESTEUROÚT KONZORCIUM Agroinvest Zrt

Eurout Mérnöki,

Kapcsolattart ó Németh Balázs

Beosztás

E-mail

Telefon

polgármester

[email protected]

06 79 541 455

Kerényi Tamás

műszaki munkatárs

[email protected]

06 30 4662547

Répás Gyula

projekt menedzser

[email protected]

06 30 7196992

Dr Kiss Ándrás

osztályvezető

[email protected]

06 1 2386559

Kulcsár László

ügyvezető

[email protected]

06 82 317010

Boros István

projekt menedzser

[email protected] [email protected]

Boda Csaba

szennyvíz üzletág igazgató

[email protected]

06 20 5144574 06 93 541 920 06 30 9527503

Kiszli László

Fekete Balázs

vezérigazgató [email protected]

Klonka Katalin

mérnök

[email protected]

Kriston Ádám

mérnök képviselője

[email protected]

Marokházi

ügyvezető

06 1 3852579 06 30 8693235 06 30 2475011 06 1 8872600

Tanácsadó Szervező és Kereskedelmi Kft Deák Ügyvédi Iroda DI-CLAR Tanácsadó Kft.

István [email protected]

06 20 5291900

Janotka János

mérnök képviselője

Bakó Zoltán

ügyvéd

[email protected]

06 74 510 225

Máté Tünde

ügyvezető

[email protected]

06 30 525 77 86

Célok definiálása Kommunikációs célok Célunk, hogy olyan kommunikációt folytassunk az érintettek között, amely pontosan meghatározza, kiket szeretnénk elérni, mi az a tartalom, amit kommunikálni szeretnénk feléjük. Célkitűzésünk a lehető leghatékonyabb csatornákon eljutni a célcsoportjainkhoz, közvetlen és közvetett módon értesíteni a felhasználóinkat az új fejlesztésről, a projekt valódi tartalmát bemutatni számukra, és természetesen mindezt olyan csatornákon keresztül, amelyet a célcsoportunkra tudunk szabni. Kommunikációnk tartalmát úgy hozzuk létre, hogy célcsoportunk figyelmét arra hívjuk fel, milyen előnyökkel, jár a fejlesztés és az esetleges kellemetlenségeket pedig megfelelő időben és módon szeretnénk eljutatni részükre.

Stratégiai célok A stratégiai célok meghatározásánál a projekt közvetlen célját, amely már a pályázat megírásánál megfogalmazódott és a beruházás közvetett céljait ismertetjük. Amely a fizikai kivitelessel, a szennyvízberuházás megvalósulásával jön létre

Stratégiai célok a Város szennyvízcsatornázásának és szennyvíztisztításának magas színvonalon való megoldása A gazdasági lehetőségek fejlesztése Az infrastruktúra fejlesztésével élhetőbb környezet teremtése

A hosszú távú szakmai, pénzügyi és intézményi fenntarthatóság biztosítása

A

fenntartathatóság

biztosítása.

Élőhelyek

védelme,

fenntartása,

környezetszennyezéstől

Kommunikációs célok Korrekt tájékoztatás Miről? •

a beruházás megvalósulásának előnyeiről

•

a projekt ütemezéséről

•

az előrehaladásáról

•

a kivitelezéssel kapcsolatos esetleges kellemetlenségekről

megvédése

a

Hiteles tájékoztatás a felmerülő új lehetőségekről Hitelesség, nem csak az előnyöket a felmerülő kellemetlenségeket is időben jelezzük kommunikációs

anyagok

körültekintő

elkészítése,

megfelelő

átgondolása,

környezettudatos anyagválasztás a

kommunikáció

mindig

a

célcsoport

kommunikációs

igényeihez

igazodik,

a

médiafogyasztási szokásaihoz, információbefogadó képességéhez a kommunikáció interaktív, amely párbeszédet teremt a célcsoportok és a tervezők között

Kommunikációs eszközök A nyertes pályázat adottsága, hogy mely kommunikációs csomagot és mely feladatokat kell kötelezően teljesíteni, természetesen kommunikációnk, során a lehető legjobb

munka

elvégzésére

törekszünk,

és

a

lehetőségeink

szerint

plusz

kommunikációs eszközök használatát is szeretnénk megvalósítani. A kommunikáció legaktívabb szakasza a megvalósítási szakasz. Ebben az időszakban a kommunikáció fő feladata a projekt aktuális állapotának, az ütemtervnek megfelelő előrehaladottságának ismertetése a közvéleménnyel. Ezen szakasz keretében sajtóközlemények formájában értesítésre kerül a helyi és térségi média a jelentősebb lépésekről, mérföldkövekről, valamint a fejlesztésről tájékoztatót helyezünk el a város honlapján, emellett egy saját projekt honlapot is működtetünk majd. Továbbá

kommunikációkban

hangsúlyos

szerepe

lesz

a

rendezvények

általi

kommunikációnak is. Ennek oka, hogy a lakosoknak szüksége van a személyes találkozásra, a személyes információnyújtásra, és arra, hogy a megfelelő embereknek tehessék fel a kérdéseiket. Rendezvények Ahogyan

fentebb

említettem

a

lakossági

kommunikáció

egyik

sarokpontja

a

személyes találkozás, ezért rendezvényeink során a lakosok ezzel kapcsolatos igényeit, a közvetlen kommunikáció lehetőségét próbáljuk megteremteni. A kommunikációs tevékenységünk alappillére, hogy jó kapcsolatot ápoljunk is alakítsunk ki a sajtó képviselőivel. Ezért rendezvényeinkre meghívásuk kiemelt fontosságú és az is, hogy számukra a projekt megfelelő módon legyen bemutatva. A projektben 6 különböző rendezvény kerül megrendezésre. 1 db sajtóesemény szervezése az újságírók számára.

4

db

sajtó

nyilvános

esemény,

ünnepélyes

eseményekhez

például

projektnyitáshoz, átadáshoz kapcsolódó rendezvények. Ebből az egyik esemény a projekt Nyitórendezvénye. 1 db lakossági fórum, közmeghallgatás szervezése 1 db Sajtó-nyilvános ünnepélyes projektátadó rendezvény szervezése Internetes honlap készítése A projekt vállalásai szerint a beruházásnak akadálymentesített honlap került kifejlesztésre. A

jelenkor

gyors

kommunikációs

követelményeinek

megfelelően

híreinket,

az

érintettek számára leginkább ismert honlapon, a Város honlapján is elhelyezzük, illetve a projekt saját honlapján is, amelyet bannerekkel kötünk össze a települési web site-al, a könnyű megtalálás érdekében. A Város honlapja a www.bacsalmas.hu és a projektholnap webcímének lehetséges elérhetősége: www.bacsalmas.szennyvizberuhazas.hu Nyomtatott tájékoztatók Szórólapok, tájékoztató kiadványok összeállítása és eljuttatása a lakosok számára, először a projekt indításáról való tájékoztatás összesen 3000 db szórólap kiosztása. Nyomtatott tájékoztatók készítését fogjuk választani akkor is amikor a lakosokat meghívjuk a projekt nyitórendezvényére, ez újabb 3000 db szórólap kiosztását jelenti. Az első és második kommunikációs anyag az előírt kérdésekre fog választ adni az érintettek számára. Hogyan, milyen létező problémákra reagálva született meg a projekt? Miért van rá szükség? Kinek az érdekében történik? Mi a célja, mik a várható eredményei? Milyen időtávban lesz érzékelhető változás? Hogyan épül fel a program, milyen részekből áll, ki dolgozik rajta? Milyen társadalmi együttműködést igényel a program? Milyen forrásból finanszírozzák a munkát?

A

projekt

végén

készítendő

eredménykommunikációs

kiadvány

esetében

törekedni fogunk az egyszerű, könnyen érthető és átlátható kommunikációra. Az eredmények

pozitív

hatásainak

eljuttatására

a

lakosok

számára.

Valamit

megköszönjük a több hónapos türelmüket az építkezés során. (1000 db) Sajtóközlemények kiadása A sajtóeseményeket megelőzően kiküldésre kerülnek a korábban elkészített sajtólista alapján a sajtóközlemények a projekt (kivitelezési munkálatok) indításáról és a projekt zárásáról egyaránt. A közlemény tömör, közérthető megfogalmazásban (maximum egy írott oldal terjedelemben) mutatja be a projekt főbb paramétereit (projektméret, támogatás összege és mértéke), a közreműködő és megvalósító partnereket és vállalkozásokat, valamint tájékoztatást nyújt a szakmai tartalomról (műszaki megoldások és kivitelezés ütemezése). (a tájékoztatási kötelezettségek című dokumentum alapján) Bemutatja a projekt megvalósulásából származó helyi és regionális előnyöket, pozitív hatásokat. A sajtóközlemény tartalmazza a kedvezményezett elérhetőségeit Sajtómegjelenések összegyűjtése Valamennyi sajtómegjelenés, újságcikk, megjelent sajtóközlemén, interjú és pr cikk. Az

elektronikus

összegyűjtésre

sajtómegjelenések

kerülnek,

majd a

(televízió,

internetes

felületek)

mind

projekt-honlapon, rendszerezve, tematikusan

folyamatosan elérhetővé tesszük azokat. Térképtér feltöltése a projekthez kapcsolódó tartalommal Az NFÜ honlapján a Térképtérbe feltöltésre kerül a projekthez kapcsolódó tartalmak, a projektidőszak során összegyűjtött fotók és videók, közlemények. A beruházás helyszínén B-típusú tábla elkészítése és kihelyezése A projekt kötelező nyilvánosságához tartozó „B” típusú projekttábla a kedvezményezettel egyeztetett helyszínen (a település központjában) kerül

kihelyezésre a kivitelező kiválasztását követően, a munkaterület átadását megelőzően. Célunk, hogy forgalmas helyen a városközpontban állíthassuk fel. „D” típusú tábla elkészítése és kihelyezése A „D” típusú emlékeztető tábla a projekt helyszínén kihelyezésre kerül, a támogatási szerződésben meghatározott ideig. Nyomtatott sajtómegjelenések A projekt keretében a helyi nyomtatott sajtót és a regionális média lehetőséget szeretnénk kihasználni. Bácsalmási Városi Hírek, Petőfi Népe, Halas Tükör Közvélemény kutatása A projekt során, egyeztetve a megrendelővel közvélemény kutatást végzünk a Város lakosainak körében a projekthez kapcsolódó tartalommal. Ez lehetséges a projekt megkezdése előtt, vagy annak befejezésekor, egy értékelő célzattal. Zöld szám A projekt információs irodájában zöld szám működtetése, hogy a felmerülő problémák könnyen és a lakosok számára díjmentesen juthassanak el a kivitelező/ megrendelő számára. Reklámtárgy A projekt zárásakor tervezzük a 300 db elkészítését, amelyet a záró rendezvényen a meghívott vendégeinknek és a megjelent városi lakosoknak nyújtanánk át. Kis értékű ajándéktárgyban gondolkozunk, toll, anyagtáska, bögre. A döntés természetesen a megrendelő, a projektmenedzsment és a kommunikáció együtt hozza meg.

Tevékenységek ütemezése Ütemezés

feladat

2013. ősz, határidő a Kommunikációs (cselekvési) terv készítése közbeszerzési eljárások befejezése

célérték 1 db

2013. tavasz, határidő a A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban 1 db nyitórendezvény időpontja megjelölt típusú tábla B típus elkészítése és elhelyezése 2013. ősz

Nyomtatott tájékoztatók (brosúrák, szórólapok, stb.) 3000 db elkészítése és lakossági terjesztése

2013.ősz

Sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról és a 1 sajtómegjelenések összegyűjtése Sajtónyilvános események szervezése (ünnepélyes eseményekhez, pl. alapkőletétel, egyes beruházási 1 fázisok befejezése, átadások, képzés zárása, stb.)= NYITÓRENDEZVÉNY Fotódokumentáció készítése

1

nyomtatott sajtó megjelenés

1

2014. 1. negyedév

Internetes honlap készítése, vagy meglévő honlap esetén a projekthez kapcsolódó tájékoztató (esetleg aloldal) létrehozása és folyamatos működtetése, frissítése

2014. 2. negyedév

Sajtóesemények szervezése

1

lakossági fórum szervezése

1

nyomtatott sajtó megjelenés

1

Sajtónyilvános események szervezése (ünnepélyes 1 eseményekhez, pl. alapkőletétel, egyes beruházási

fázisok befejezése, átadások, képzés zárása, stb.) 2014. 3. negyedév

közvélemény kutatás

1

nyomtatott sajtó megjelenés

1

Sajtónyilvános események szervezése (ünnepélyes eseményekhez, pl. alapkőletétel, egyes beruházási 1 fázisok befejezése, átadások, képzés zárása, stb 2014. 4. negyedév

Sajtónyilvános események szervezése (ünnepélyes eseményekhez, pl. alapkőletétel, egyes beruházási 1 fázisok befejezése, átadások, képzés zárása, stb Reklámtárgyak készítése

2015. 1. negyedév

Sajtó-nyilvános ünnepélyes projektátadó rendezvény szervezése

1 db

Sajtóközlemény kiküldése a projekt zárásáról és a sajtómegjelenések összegyűjtése

1 db

Eredménykommunikációs információs anyagok, kiadványok készítése

1000 db

A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt „D” típusú tábla elkészítése és elhelyezése Folyamatosan során

a

projekt

zöld szám működtetése

térképtér feltöltése

1db

A kommunikációs kampány értékelése A beruházás befejezésekor, a megvalósult kommunikációs kampány végén a helyi lakosság,

vállalkozói

csoport

és

az

egyéb

érintettek

részére

kifejtett

addigi

kérése,

összegyűjtése,

kommunikációs tevékenység értékelésére kerül sor. Nyomtatott tájékoztatók

Visszajelzések elemzése

Rendezvények

Részvételi létszám

Nyomtatott sajtó

A megjelenések összegyűjtése, elemzése, személyes visszajelzések, vélemények

Honlap

Látogatási szám

Összegzés A projekthez kapcsolódó nyilvánossági feladatok megvalósítása minden feladat esetében a megrendelővel való egyeztetés után valósul meg. Az előkészített anyagok a projektmenedzsment és / vagy a megrendelő által kerülnek engedélyezésre. A szerződésben meghatározott feladatokon keresztül tájékoztatjuk a lakosokat a helyi újságokban,

sajtóközlemények,

interjúk,

PR

cikkek

formájában.

Továbbá

sajtókapcsolatainkon keresztül a lehető legtöbb sajtómegjelenésre törekszünk a nyomtatott sajtóban és a televízióban egyaránt. A projekt kommunikációnak elsődleges célja a projekt széles körű megismertetése az érintettekkel, a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség (www.nfu.hu) honlapjáról letölthető „Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei” című dokumentum, valamint az „Arculati Kézikönyv” előírásai szerint.