P016

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P016 PENGURUSAN MAJLIS KONVOKESYEN 1.0

Halaman: 1/8 No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 09/05/2012

TUJUAN Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan Majlis Konvokesyen UPM dilaksanakan.

2.0

SKOP Prosedur ini merangkumi semua tatacara pengurusan Majlis Konvokesyen iaitu perancangan, persediaan, pelaksanaan, penilaian semula dan penambahbaikan Majlis Konvokesyen UPM.

3.0

DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UPM/PU/PS/AK030

-

Tajuk Dokumen Arahan Kerja Jawatankuasa Hadiah Universiti Arahan Kerja Pemilihan Penerima Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus. Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010) Buku Gerak Cara Majlis Konvokesyen

-

Manual Pengurusan Acara

-

Kalendar Akademik UPM sesi pengajian semasa dan sesi pengajian tahun konvokesyen

-

Minit Mesyuarat JK Tetap Ijazah Kehormat berkaitan penganugerahan Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus

UPM/PU/PS/AK031 -

-

Minit Mesyuarat JPU berkaitan kebenaran terhadap cadangan tarikh majlis konvokesyen Minit Mesyuarat Senat mengesahkan mengambil maklum tarikh majlis konvokesyen

-

Minit Mesyuarat Senat berkaitan pengesahan Penerima Anugerah Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus

-

Minit Mesyuarat Senat berkaitan perakuan pemenang Hadiah Universiti

-

Minit Mesyuarat JPU berkaitan pindaan

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P016 PENGURUSAN MAJLIS KONVOKESYEN Kod Dokumen

4.0

No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 09/05/2012

Tajuk Dokumen peruntukan kewangan Majlis Konvokesyen (jika berkenaan) Minit Mesyuarat JPU berkaitan kelulusan peruntukan kewangan Majlis Konvokesyen (jika berkenaan) Minit Mesyuarat Post-Mortem Majlis Konvokesyen

TERMINOLOGI/SINGKATAN AKD FBMK FEP JK Induk JPU KBA KPPP PT PT(P/O) SPS SPSP TNC(A&A) TWP UPM UPMET UPMKB Urus Setia WP

5.0

Halaman: 2/8

: : : : : : : : : : : : : :

Bahagian Akademik Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi ( Unit Pendidikan Luar) Fakulti Ekonomi dan Pengurusan ( Unit Program Eksekutif) Jawatankuasa Induk Majlis Konvokesyen Jawatankuasa Pengurusan Universiti Ketua Bahagian Akademik Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah Penolong Pendaftar Bahagian Akademik Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Sekolah Pengajian Siswazah Sekolah Pengajian Siswazah Pengurusan Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) Timbalan Wakil Pengurusan Universiti Putra Malaysia UPM Training and Education Sdn.Bhd : Fakulti Sains Pertanian dan Makanan, Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu : Bahagian Akademik selaku Urus Setia Majlis Konvokesyen : Wakil Pengurusan

TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPPP bertanggungjawab memastikan prosedur Pengurusan Majlis Konvokesyen ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.



CARTA ALIR Mula

7.1

Rancang Majlis Konvokesyen

7.2

Lantik Ahli Jawatankuasa Induk Konvokesyen

7.3

Adakan Mesyuarat

7.4

Buat Persediaan Majlis

7.5

Laksana Majlis Konvokesyen

7.6

Nilai semula dan Tambah Baik Perlaksanaan Majlis Konvokesyen

7.7

Tamat

7.8



PROSES TERPERINCI

7.1

Tindakan Mula

7.2

Rancang Majlis Konvokesyen 7.2.1 Sediakan tarikh cadangan Majlis Konvokesyen dan Jadual Kerja Majlis Konvokesyen dan dapatkan kelulusan Mesyuarat JPU selewat-lewatnya pada akhir November tahun sebelum konvokesyen dengan mengambil kira perkara berikut: a) Anggaran bilangan pelajar bergraduat daripada SPS, SPSP, FEP, FBMK, UPMET dan UPMKB b) Kalendar Akademik UPM sesi pengajian semasa dan sesi pengajian tahun konvokesyen termasuk tarikh minggu peperiksaan dan minggu pendaftaran pelajar; c) Cuti umum; d) Majlis Konvokesyen Khas (jika berkaitan) 7.2.2 Dapatkan kebenaran JPU terhadap cadangan tarikh majlis konvokesyen; 7.2.3 Mohon kelulusan/ perkenan Canselor terhadap tarikh majlis konvokesyen selewat-lewatnya pada Disember tahun sebelum konvokesyen. 7.2.4 Buat perubahan tarikh majlis konvokesyen pada Takwim Majlis Konvokesyen berdasarkan kepada kelulusan/perkenan Canselor (jika berkenaan). 7.2.5 Maklumkan Senat terhadap tarikh Majlis Konvokesyen yang telah diluluskan/diperkenankan Canselor. 7.2.6 Sediakan kertas permohonan mendapatkan peruntukan kewangan kepada JPU (jika berkenaan).

Tanggungjawab

PT

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P016 PENGURUSAN MAJLIS KONVOKESYEN


7.2.7 Buat pindaan pada kertas permohonan (jika perlu) dan majukan semula kepada JPU. 7.3

Lantik Ahli Jawatankuasa Induk Konvokesyen 7.3.1 Cadangkan nama ahli jawatankuasa dan kemukakan kepada TNC (A&A) untuk kelulusan.

PT

7.3.2 Keluarkan surat lantikan ahli jawatankuasa induk 7.3.3 Lantik Pengerusi JK Kecil dikalangan ahli jawatankuasa induk. 7.3.4 Uruskan persediaan dan perjalanan Mesyuarat JK Induk sekurang-kurangnya lima (5) kali sebelum Majlis konvokesyen. 7.3.5 Urus persediaan dan perjalanan Mesyuarat JK Induk. 7.3.6 Minta Pengerusi Jawatankuasa Kecil Konvokesyen mengemukakan senarai nama ahli jawatankuasa dan anggaran peruntukan perbelanjaan kepada JK Induk. 7.4

Adakan Mesyuarat 7.4.1 Adakan Mesyuarat berikut: a)

Mesyuarat JK Induk

b) Mesyuarat Jawatankuasa Hadiah Universiti (Rujuk: Arahan Kerja Jawatankuasa Hadiah Universiti (UPM/PU/PS/AK030)) c)

Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Ijazah Kehormat (Rujuk: Arahan Kerja Pemilihan Penerima Ijazah Kehormat/Profesor Emeritus (UPM/PU/PS/AK031))

7.4.2 Adakan Mesyuarat JK Induk pertama selewat-lewatnya pada bulan Februari sebelum majlis konvokesyen setiap tahun. 7.4.3 Adakan Mesyuarat JK Induk terakhir selewat-lewatnya

PT



dua (2) minggu sebelum Majlis Konvokesyen berlangsung untuk memastikan persiapan akhir dilaksanakan seperti dirancang. 7.5

Buat Persediaan Majlis 7.5.1 Sediakan Jadual Kerja Majlis Konvokesyen.

PT

7.5.2 Buat persiapan Majlis Konvokesyen (Rujuk: Senarai Semak Persediaan dan Pelaksanaan Majlis Konvokesyen (PU/PS/SS01/KNV)) 7.6

Laksana Majlis Konvokesyen 7.6.1 Laksana Majlis Konvokesyen pada tarikh, masa, tempat dan tatacara yang telah ditetapkan. (Rujuk: Senarai Semak Persediaan dan Pelaksanaan Majlis Konvokesyen (PU/PS/SS01/KNV))

7.7

Nilai Semula dan Tambah Baik Perlaksanaan Majlis Konvokesyen 7.7.1. Adakan Mesyuarat Post-Mortem Konvokesyen untuk tujuan penambahbaikan selewat-lewatnya satu (1) bulan dari tarikh akhir Majlis Konvokesyen. 7.7.2. Buat tindakan penambahbaikan dan sahkan keberkesanan penambahbaikan. (Rujuk : Minit mesyuarat Post-Mortem Konvokesyen dan Laporan Tindakan Penambahbaikan Majlis Konvokesyen)

7.8

Urus Setia

Tamat

PT


8.0 Bil 1.

No. Semakan: 02 No. Isu: 02 Tarikh: 09/05/2012

REKOD KUALITI Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/100/31/1/1

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail PT (P/O)

Tanggungjawab Menyelenggara PT

Takwim Majlis Konvokesyen  Takwim Majlis Konvokesyen  Jadual Kerja Majlis Konvokesyen  Surat-surat berkaitan 2.

Halaman: 7/8

UPM/100/31/1/3

PT (P/O)

PT

 Surat kepada SPS, SPSP, FEP, FBMK, UPMET dan UPMKB mendapatkan anggaran pelajar bergraduat  Surat jawapan anggaran pelajar bergraduat daripada SPS, SPSP, FEP, FBMK, UPMET dan UPMKB  Surat kelulusan/perkenan Canselor terhadap cadangan tarikh Majlis Konvokesyen  Surat-menyurat berkaitan

Jawatankuasa Induk Konvokesyen  Surat panggilan Mesyuarat JK Induk Konvokesyen  Minit Mesyuarat JK Induk Konvokesyen  Surat lantikan Pengerusi JK Kecil Konvokesyen  Senarai Semak Persediaan dan Pelaksanaan Majlis Konvokesyen  Surat panggilan mesyuarat PostMortem Konvokesyen  Minit mesyuarat Post-Mortem Konvokesyen  Laporan Tindakan Penambahbaikan Majlis Konvokesyen

Kuasa Melupus KPPP

3 Tahun

Surat Menyurat Konvokesyen

UPM/100/31/1/2

Tempat dan Tempoh Simpanan Pusat Dokumen dan Rekod

Pusat Dokumen dan Rekod

KPPP

3 Tahun

PT (P/O)

PT

Pusat Dokumen dan Rekod 3 Tahun

KPPP



 Surat-menyurat berkaitan

9.0

SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan Semula

Tarikh Kuatkuasa

02

00

-

Keluaran Pertama untuk satu persijilan

TNCAA

WP

03/01/2011

02

01

32/2011

Mesyuarat Pengurusan Akademik 4/2011 (Khas)

TNCAA

WP

08/08/2011

02

02

31/2012

Mesyuarat Pengurusan Akademik 4/2012 (Khas)

TNCAA

WP

09/05/2012

P016

Recommend Documents