Organizace akce Zpívání koled pod vánoním stromem

Organizace akce „Zpívání koled pod váno ním stromem“ Monika Malinská

Rok 2009/10

Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci

Stránka 1

Obsah Obsah ...........................................................................................................................................2 Úvod..............................................................................................................................................3 Cíle akce ......................................................................................................................................4 D ležité innosti nutné k zajišt ní akce...................................................................................5 asový harmonogram ..............................................................................................................9 Finan ní plán .............................................................................................................................13 Rizika a odstran ní rizik.............................................................................................................14 Možná rizika............................................................................................................................14 Odstran ní rizik.......................................................................................................................14 Záv r ...........................................................................................................................................16


Stránka 2

Úvod Jako téma na malý projekt jsem si vybrala Organizování akce „Zpívání koled pod váno ním stromem“ (dále jen Zpívání). Tato akce se bude konat v malém m st Luže, ve t etí adventní ned li. Podstatou akce je, že lenové p veckého sboru Kantiléna (ze Základní um lecké školy Luže) zazpívají ob an m vybrané koledy. Za átek akce bude v 17:00, konec akce bude ve 20:00. Zpívání se bude odehrávat na nám stí, jak jinak než pod váno ním stromem. V sou asné dob se ve m st Luže konají t i stálé akce, Košumberské léto, Váno ní koncert v kostele a výstava prací žáku ZUŠ spojená s malým koncertem. Ob ané si st žují na nedostatek kulturního vyžití, a proto by bylo žádoucí zavést další kulturní akci. Protože ale m sto nedisponuje tolika financemi, aby si mohlo dovolit uspo ádat n jakou v tší akci, byla zvolena varianta koncertu „Zpívání pod váno ním stromem“.


Stránka 3

Cíle akce •

motivovat zú astn né d ti k dalším výkon m a ukázat jim, že jejich innost je žádoucí

•

podpo it d ti a kantory v jejich soustavné práci

•

obeznámit ob any s prací len Kantilény

•

zvýšit po et kulturních akcí

•

zp íjemnit ob an m pobyt ve m st

•

motivovat rodi e k p ihlašování svých ratolestí do p veckého sboru

•

sjednotit ob any (Vánoce jsou ideální as)

•

odpoutat ob any od stresu


Stránka 4

D ležité innosti nutné k zajišt ní akce Administrativn zajistit akci •

nahlásit akci na m stském ú adu -

vy ídit formální náležitosti

-

zárove zajistit uve ejn ní inzerce v Lužském zpravodaji

Finan n zajistit akci •

•

zajistit finance -

zajistit finan ní prost edky od m sta

-

zajistit finan ní prost edky od kraje

zajistit sponzory -

obeslat firmy v okolí s žádostí o sponzorské dary (zejména v cné)

-

obeslat novinové deníky s žádostí, zda-li by neuve ejnili inzeráty na akci jako sponzorský dar

Technicky zajistit akci •

•

zajistit prostory -

zajistit, aby se v prostoru nám stí nekonala jiná akce

-

zajistit dovoz váno ního stromu

-

zajistit technické vybavení pro stavbu stromu

-

zajistit bezpe nostní stojan na strom

-

zajistit stan, kde si budou hlavní akté i odkládat své v ci

-

zajistit zvukovou aparaturu

zajistit výzdobu -

zajistit váno ní sví ky na strome ek, okolní dva stromy a váno ní dekoraci na nám stí

-

požádat pedagogické pracovnice, zda-li by s d tmi ze ZŠ mohli vyrobit ozdoby na váno ní strom -> pot ebný materiál, p edevším lesklý celofánový dekora ní papír, lepidlo, stuhy, n žky, krabi ky, dodám


Stránka 5

•

•

zajistit od skaut velký Betlém

p íprava aktér ze ZUŠ -

konzultovat s aktéry jejich pot eby

-

provést zkoušku

-

poskytnout aktér m instrukce

p íprava ob erstvení -

zajistit stánek na ob erstvení

-

zajistit p ísun horké vody na teplé nápoje

-

koupit kávu, aj, víno, rum, cukr, lži ky, kelímky

-

informovat eznictví Old ich ejka o možnosti prodávání jejich výrobk (podávání jídla není podstatné, ale je to výhodou)

Personáln zajistit akci •

•

zajistit dobrovolníky -

informovat ZŠ o možnosti dobrovolné výpomoci (p edevším pro drobnou výzdobu a jiné drobné práce)

-

poprosit rodi e zú astn ných d tí, zda-li by pomohli s p ípravami (nejd íve obeslat ty rodi e, které známe osobn )

zajistit uvad

e akce

Bezpe nostn zajistit akci •

zajistit bezpe nost (SDH, léka ) -

informovat leny SDH Luže, zajistit jim prostory pro hasi ský v z v p ípad požáru i zkratu elektrického vybavení

-

zajistit léka e a informovat nejbližší pohotovost Skute , Chrudim a Hlinsko o akci (aby v p ípad pot eby rychlé záchranné služby nevznikaly zbyte né komplikace)


Stránka 6

Propaga n zajistit akci •

•

propagace v tisku -

inzerci v Lužském zpravodaji je nutno vy ídit na m stském ú ad

-

inzerci v novinách se pokusíme vy ídit jako sponzorský dar

plakáty -

•

zajistit návrh a tisk plakát (návrh provede u itel výtvarného kroužku na ZUŠ Luže)

propagace na internetu -

umístit inzerci na internetových stránkách m sta


Stránka 7

Zpívání pod váno ním stromem

Administrativní zajišt ní

Nahlásit akci na M Ú

Finan ní zajišt ní

Personální zajišt ní

Finance formou p ísp vk

Sponzorské dary

Technické zajišt ní

Zajišt ní dobrovolník

Zajistit uvad

e

Bezpe nostní zajišt ní

Zajistit prostory

Zajistit ú ast len SDH

Propagace v tisku

Zajistit výzdobu

Informovat o akci rychlou záchrannou službu

Plakáty

P íprava aktér ze ZUŠ

Zajistit ú ast léka e

Internet

P íprava ob erstvení

Graf . 1- WBS diagram


Zajišt ní propagace

Stránka 8

asový harmonogram Tab. 1

asové odhady trvání jednotlivých úkon Optimistický odhad = a [deny]

Nejpravd podobn jší odhad = m [dny]

Pesimistický odhad = b [dny]

1. Nahlášení akce na M Ú

1

3

7

2. Finan n zajistit akci

10

20

30

3. Technicky zajistit akci

30

50

60

4. Personáln zajistit akci

3

10

15

5. Bezpe nostn zajistit akci

1

6

10

6. Propaga n zajistit akci

20

30

40

Celkem

65

119

162

O ekávaná doba trvání:

de =

a + 4m + b 6

(1)

Standardní odchylka:

s=

b−a 6

(2)

Tab. 2 O ekávaná doba trvání jednotlivých úkon de [dny]

s [dny]

de + s [dny]

1. Nahlášení akce na M Ú

4

1

5

2. Finan n zajistit akci

20

4

24

3. Technicky zajistit akci

49

5

55


Stránka 9

4. Personáln zajistit akci

10

2

12

5. Bezpe nostn zajistit akci

6

2

8

6. Propaga n zajistit akci

30

4

34

Celkem

119

28

147

Na p ípravu akce je t eba 21 týdn .

1. – 5. týden −

nahlásit akci na M Ú

−

obeslat firmy v okolí s žádostí o sponzorské dary (zejména v cné)

−

obeslat novinové deníky s žádostí, zda-li by neuve ejnili inzeráty na akci jako sponzorský dar

−

zajistit finan ní prost edky od m sta

−

zajistit finan ní prost edky od kraje

6. – 7. týden −

informovat ZŠ o možnosti dobrovolné výpomoci (p edevším pro drobnou výzdobu a jiné drobné práce)

−

poprosit rodi e zú astn ných d tí, zda-li by pomohli s p ípravami (nejd íve obeslat ty rodi e, které známe osobn )

−

zajistit uvad

e

8. – 15. týden −

zajistit technické vybavení pro stavbu stromu

−

zajistit bezpe nostní stojan na strom

−

zajistit stan, kde si budou hlavní akté i odkládat své v ci

−

zajistit zvukovou aparaturu

−

zajistit, aby se v prostoru nám stí nekonala jiná akce

−

konzultovat s aktéry jejich pot eby


Stránka 10

−

informovat eznictví Old ich ejka o možnosti prodávání jejich výrobk (podávání jídla není podstatné, ale je to výhodou)

−

umístit inzerci na internetových stránkách m sta

−

zajistit návrh a tisk plakát (návrh provede u itel výtvarného kroužku na ZUŠ Luže)

−

inzerci v Lužském zpravodaji je nutno vy ídit na m stském ú ad

−

inzerci v novinách se pokusíme vy ídit jako sponzorský dar

15. – 18. týden −

zajistit váno ní sví ky na strome ek, okolní dva stromy a váno ní dekoraci na nám stí

−

požádat pedagogické pracovnice, zda-li by s d tmi ze ZŠ mohli vyrobit ozdoby na váno ní strom -> pot ebný materiál, p edevším lesklý celofánový dekora ní papír, lepidlo, stuhy, n žky, krabi ky, dodám

−

zajistit od skaut velký Betlém

−

zajistit dovoz váno ního stromu

−

zajistit stánek na ob erstvení

−

zajistit p ísun horké vody na teplé nápoje

−

koupit kávu, aj, víno, rum, cukr, lži ky, kelímky

−

informovat leny SDH Luže, zajistit jim prostory pro hasi ský v z v p ípad požáru i zkratu elektrického vybavení

−

zajistit léka e a informovat nejbližší pohotovost Skute , Chrudim a Hlinsko o akci (aby v p ípad pot eby rychlé záchranné služby nevznikaly zbyte né komplikace)

−

provést zkoušku

−

stavba stanu pro aktéry

−

stavba stanu pro ob erstvení

−

dod lávky s výzdobou

20. týden

21. týden


Stránka 11

Den p ed konáním akce −

vytvo it si stru ný plán na den konání, abychom na n co nezapomn li

−

zajistit si spolehlivého pomocníka

Den konání −

ídíme se podle p ipraveného plánu

−

ráno se p esv d it, zda funguje zvuková aparatura, zda svítí sví ky na stromku, zda te e voda a jde elektrika

−

zajistit v asný p íchod aktéru

−

seznámit aktéry s tím, co mají d lat


Stránka 12

Finan ní plán Tab. 3 Odhady cen za jednotlivé úkony

cena v K dovoz váno ního stromu

5.000

váno ní strom + stojan

15.000

technická výbava pro stavbu stromu

5.000

vyp j ení stanu pro aktéry

2.000

vyp j ení zvukové aparatury

5.000

výzdoba

5.000

materiál na výzdobu

5.000

vyp j ení stánku na ob erstvení

5.000

energie+voda

20.000

ob erstvení

25.000

poplatek léka i + odm na len m SDH

5.000

propagace

15.000

celkem

112.000 (zaokrouhleno 120.000)

P edb žn stanovené orienta ní náklady jsou 120.000K .


Stránka 13

Rizika a odstran ní rizik Možná rizika −

nep íze po así

−

selhání p ívodu elektrické energie

−

onemocn ní aktér

−

selhání zvukové aparatury

−

narušení zpívání vandaly

−

požár stromku

Odstran ní rizik Nep íze po así Jako nep íze po así se bere déš i velký vítr. V p ípad nep ízn po así budou vyp j eny od skaut a len SDH stany, kde se budou moci lidé schovat. Pokud stany nep jdou postavit p esune se akce na 23. 12. 2009. Lidé o tom budou informováni v pravidelných intervalech m stským rozhlasem. Selhání p ívodu elektrické energie V p ípad selhání p ívodu elektrické energie bude vyp j en generátor elektrické energie od pana ejky, jež tento generátor má v osobním vlastnictví. Vzhledem k tomu, že v p edpokládané cen je zahrnuta jistá rezerva vzniklá zaokrouhlováním, nep edpokládá se, že by toto vyp j ení cenu zvedlo. Onemocn ní aktéru Pokud v tšina len p veckého sboru onemocní, budou nahrazeni leny d tského p veckého sboru. Toto ešení bylo konzultováno s u itelkami ZUŠ. Selhání zvukové aparatury Jestliže se vyskytnou potíže se zvukovou aparaturou, bude vzata aparatura, která je v majetku ZUŠ. Narušení zpívání vandaly Pokud vznikne problém s tím, že Zpívání naruší n kdo úmysln A už vandalismem i n jakým jiným zp sobem, bude nekompromisn povolána Policie R. Vzhledem k tomu, že nám stí, kde se akce bude konat, je neustále pod dohledem, není p edpoklad vzniku narušení Zpívání vandalismem.


Stránka 14

Požár stromku V p ípad požáru budou na nám stí hasi i z SDH Luže. Pokud by stromek skute n za al ho et ve velkém rozsahu akce by musela být p erušena z d vodu ochrany zdraví poslucha . Vzhledem k tomu, že o stromek se stará M Ú a ješt nikdy se nic podobného nestalo, tento problém není p íliš reálný. Vylou it ho ale nelze.


Stránka 15

Záv r Záv rem je nutno íci, že organizování jakékoliv akce je složitý a d ležitý proces, protože každá akce má dopad na dojem lidí. P i špatné organizaci nastává nejen zklamání, ale mnohdy to vytvá í i skeptický postoj k akcím, které by mohly následovat. Proto je velice d ležité vhodn si stanovit cíle a ješt vhodn ji stanovit cesty k dosažení t chto cíl . Nemén d ležité je bezchybn vytvo it asový harmonogram a dob e stanovit odhad finan ních prost edk , které budou pot ebné. To vše by m lo vyústit ve spokojenost a už pasivních tak i aktivních ú astník akce…


Stránka 16

Organizace akce Zpívání koled pod vánoním stromem

Recommend Documents