Shirlev
Tavlor
odel Bnsi lellers, I-mails
I
& Other Business Documents Cara Membuat Sural, E·mail, dan
Dokumen Bisnis lain
Berbahasa Inggris
edisi keeoam sebelumnya:
Ganside's Model Business leners
-
PEARSON
Education
pz
Contents (Oattar lsi) Preface to the first edition/Kata pengantar edisi pertama (Leonard Gartside) Preface to the sixth edition/Kata pengantar edisi keenam (Shirley Taylor) Introduction (Pendahuluan)
xii
xiii
xvi
Unit 1 Written communication - an overview (Komunikasi tertu/is - garis besar) 1 Presentation of business documents (Penyajian surat bisnis) Printed stationery (Kertas surat tercetalq Fully blocked style with open punctuation (Gaya blok penuh dengan tanda baca terbuka) Continuation pages (Halaman sambungan) Parts of a business letter (E!agian-bagian surat bisnis) Open punctuation (Tanda baca terbuka) Memos (Memo) Fax messages (Pesan-pesan faks) Checklist (Daftar periksa) 2 Structuring your communications (Menyusun komunikasi Anda)
4 point plan (Rencana 4 buti", Checklist(Daftar periksa)
3 Language and tone (Bahasa dan nada tulisan) The weakest link in your business writing (Mata rantai paling lemah dari tulisan bisnis Anda) 10 steps to good business writing (10 /angkah penulisan bisnis yang bailq Checklist (Daftar periksa)
4 E-mail (E-mail}
r
The explosive growth of e-mail (Ledakan pertumbuhan e-mam 7 deadly sins of working with e-mail (7 kesalahan besar dari pemakaian e-mam The good, the bad and the ugly of e-mail (Kebaikan, keburukan, dan kebodohan e-mai~ The weakest link in your e-mails (Mata rantai terlemah dari e-mail Anda) How can you make e-mail work for you? (8agaimana agar e-mail Anda berguna untuk Anda?) Customer care and e-mail (Layanan pelanggan dan e-mam Creating electronic rapport (Menciptakan pemahaman secara elektronilq E-mail @ work (E-mail @ pekerjaan) NetiQuette (Netike~ Checklist (Daftar periksa)
3
4
6
8
10
14
16
18
20
21
22
27
29
31
35
46
47
48
49
49
51
53
55
56
58
63
66
v
Unit 2 Routine business documents (Dokumen bisnis rutin) 5 Enquiries and replies (Pertanyaan dan jawaban) Requests for catalogues and price lists (Permintaan katalog dan dattar harga) General enquiries and replies (Permintaan informasi dan jawaban yang umum) Requests for goods on approval (Permintaan barang on approva~ Visits by representatives (Kunjungan wakil perusahaan) Requests for concessions (Permintaan konses/) Useful expressions (Ungkapan yang bergLlna)
70
74
78
80
82
85
6 Quotations, estimates and tenders (Penawaran, estimasi, dan tendet)
87
Terminology (Peristilahan) Routine quotations (Penawaran rutin) Quotations subject to conditions of acceptance (Penawaran yang disesuaikan
dengan syarat penerimaan) Tabulated quotations (Penawaran bertabulasfJ Estimates and specifications (Estimasi dan spesifikasfJ Tenders (Tender, Quotations not accepted or amended (Penawaran tidak diterima atau diubah) Follow-up letters (Surat tindak lanjuQ Useful expressions (Ungkapan yang berguna)
88
89
91
93
97
99
101
103
105
7 Orders and their fulfilment (Pesanan dan pemenuhannya)
107
Placing orders (Melakukan pemesanan ) Routine orders (Pesanan rutin) Acknowledging orders (Pemberitahuan pesanan sudah diterima) Declining orders (Menolak pesanan) Counter-offers from suppliers (Tawaran-banding dari pemasok) Packing and despatch (Pengemasan dan pengiriman) Useful expressions (Ungkapan yang berguna )
108
110
112
113
115
117
120
8 Invoicing and settlement of accounts
(Pengiriman faktur dan penyelesaian rekening)
121
Invoices and adjustments (Faktur dan penyesuaian) Pro forma invoices (Faktur pro forma) Debit and credit notes (Nota debit dan krediQ Statements of account (Laporan rekening) Varying the terms of payment (Membedakan syarat pembayaran) Methods of payment (Metode pembayaran) Useful expressions (Ungkapan yang berguna)
122
122
124
128
130
133
138
9 Letters requesting payment (Surat penagihan pembayaran)
139
Tone (Nada suraQ Late payments (Pembayaran terlambaQ Collection letters (Surat tagihan) vi
69
.
140
140
141
p
First applications for payment (Surat tagihan pertama untuk pembayaran) Second application letters (Surat tagihan kedua) Third application letters (Surat tagihan ketiga) Final collection letters (Surat tagihan terakhir, Checklist (Daftar periksa) Useful expressions (Ungkapan yang berguna)
10 Credit and status enquiries (Kredit dan permintaan informasi tentang status) Reasons for credit (Alasan untuk kredi~ Disadvantages of credit (Kerugian kredi~ Requests for credit (Permintaan kredi~ . Business references (Referensi bisnis) Status enquiries (Permintaan informasi tentang status) Replies to status enquiries (Jawaban untuk permintaan informasi tentang status) Useful expressions (Ungkapan yang berguna)
11 Atypical business transaction (correspondence and documents)
I Transaksi bisnis yang Ichas (korespondensi dan dokumen) Request for quotation (Permintaan kutipan harga) Supplier's quotation (Kutipan harga dari pemasol<) Request for permission to quote company as reference
(Permintaan izin untuk mencantumkan perusahaan sebagai referens~ Permission granted (Pemberian izin) Order (Pesanan) Supplier's acknowledgement (Surat pemberitahuan dari pemasol<) Advice note (Dokumen pengiriman dalam perjalanan) Consignment note (Dokumen pengiriman dengan kereta ap~ Delivery note (Dokumen pengiriman) Invoice (Faktur, Debit and credit notes (Nota debit dan kredi~ Statement of account (Laporan rekeninfJ) Payment (Pembayaran) Receipt (Tanda terima)
142
145
146
148
149
149
151
152
152
152
156
158
161
165
167
168
169
170
171
172
174
174
175
175
176
178
181
181
182
Unit 3 CREATIVE AND PERSUASIVE DOCUMENTS (DOKUMEN YANG KREA TlF DAN PERSUASIFj 12 Complaints and adjustments (Keluhan dan penyesuaian) Handling complaints (Menangani keluhan) Complaints concerning goods (Keluhan yang berkaitan dengan baranfJ) Complaints concerning delivery (Keluhan yang berkaitan dengan pengiriman) Cancelling orders (Membatalkan pesanan) Personal complaints (Keluhan pribad~ Checklist (Dafiar periksa) Useful expressions (Ullgkapan yang berguna)
185
186
188
193
203
205
213
214
vii
13 Goodwill messages (Pesan-pesan muhibah) General goodwill messages (Pesan muhibah yang umum) Letters of apology (Surat permintaan maa~ Letters in which tone is particularly important (Surat dengan perhatian
khusus pada nada kalima~ Letters of thanks (Surat ucapan terima kasih) Letters of congratulation (Surat ucapan selama~ Letters of condolence and sympathy (Surat dukacita dan simpat~ Checklist (Daftar periksa)
14 Reports and proposals (Laporan dan proposal) Introduction to reports and proposals (Pendahuluan /aporan dan proposa~ The Plain English Guide to Writing Reports (Panduan Menulis Laporan dengan
Bahasa Inggris Sederhana) Defining the purpose (Pendefinisian tujuan) Investigating the topiC (Penyelidikan topil<) Organising the report into sections (Pengorganisasan laporan dalam bagian-bagian) Order of presentation (Aturan presentas~ Order of writing (Aturan penulisan) Numbering sections and paragraphs (Penomoran bagian dan alinea) Planning the writing (Perencanaan penulisan) Revision (Revis~
15 Notices, advertisements and information sheets (Lembar pemberitahuan, iklan, dan informas~ Notices (Pemberitahuan) Advertisements (lk/an) Leaflets and information sheets (Selebaran dan lembar informas~ DeSign skills (Keahlian perancangan) Checklist (Daftar periksa)
16 Circulars (Edaran)
217 218
221
222
224
226
228
232
233
234
235
235
236
236
238
238
238
239
240
247
248
249
251
254
255
257
Circulars announcing changes in business organisation (Edaran pengumuman perubahan tatanan bisnis) Circulars announcing changes in business partnerships (Edaran pengumuman
perubahan kemitraan bisnis) Letters announcing change of representatives (Surat pengumuman perubahan representatm Internal circulars to staff (Edaran internal untuk sta~ Circulars with reply forms (Edaran dengan formulir jawaban) Checklists (Daftar periksa)
17 Sales letters and voluntary offers (Surat penjualan dan penawaran cuma-cuma) Sales letters (Surat penjualan) The weakest link in your sales letters (Mata ranta; ter/emah dari surat penjua/an Anda) viii
258
262
263
264
267
269
271
272
272
217
218 221
222 224 226 228 232
233
234
235 235 236 236 238 238 238 239 240 ~47
~48
~49
~51 ~54
~55
~57 ~58 ~62
~63 ~64
~67 ~69
i ~71 ~72 ~72
Successful sales letters (Surat penjualan yang berhasi~ Specimen sales letters (Contoh surat penjualan) Voluntary offers (Penawaran cuma-cuma) Checklist (Dattar periksa) Useful expressions (Ungkapan yang berguna)
274 277 281 285 286
18 Publicity material (Materi Publisitas)
287
Press releases (Siaran pers) Newsletters (Laporan berkala) Writing skills (Keahlian menulis) Checklist (Dattar periksa)
288 291 292 294
19 Marketing matters (Masalah pemasaran) Identifying your audiences (Mengenali pemirsa Anda) Why is customer care so important? (Mengapa layanan pelanggan sangat penting?) Customer care through the Internet and e-mail (Layanan pelanggan melalui Internet dan Marketing through the Web (Pemasaran melalui Web)
20 Business plans (Perencanaan bisnis) Components of a business plan (Komponen perencanaan bisnis) Checklist (Dattar periksa)
21 Meetings documentation (Ookumentasi perlemuan) Notice and agenda (Pemberitahuan dan agenda) Minutes of meeting (Risalah pertemuan) Types of minutes (Jenis-jenis risalah) Meetings terminology (/sti/ah pertemuan)
22 Personnel (Personalia) Letters of application (Surat lamaran) Testimonials (Surat keterangan) Favourable references (Referensi positi~ Useful sentences for references and testimonials (Kalimat yang berguna untuk referensi dan surat keterangan) Unfavourable references (Referensi negatm Interview letters (Surat wawancara) Job description (Deskripsi pekerjaan) Offers of appointment (Penawaran janji pertemuan) Termination of employment (Pemutusan hubungan kerja) Sundry personnel matters (8erbagai masalah personalia) Useful expressions (Ungkapan yang berguna)
23 Travel and hotels (Perjalanan dan hote~ Passports (Paspor) Visas (Visa)
295
e-mai~
296 297 300 302
305 306 309
311 312 314 314 318
323 324 331 334 339 340 341 343 344 346
350 354
357 358
359 ix
Travel by air/sea (Perjalanan lewat lautludara) Hotel accommodation (Akomodasi hote~ Holiday accommodation and itineraries (Akomodasi dan rute perjalanan liburan) Useful expressions (Ungkapan yang bergllna)
24 Secretarial and administrative correspondence (Korespondensi sekretariat dan administratif) Arranging functions (Pengaturan aeara) Invitations (Undangan) Replies to invitations (Jawaban undangan)
360
364
367
372
373
374
380
381
Unit 4 CLASSIFIED BUSINESS LETIERS (Surat bisnis khusus) 25 Agencies (Keagenan) Finding an agent (Meneari agen) Applications for agencies (Aplikasi keagenan) Offers of agencies (Penawaran keagenan) Formal agency agreements (Kesepakatan keagenan resm~ Appointing an agent - typical procedure (Penunjukan agen - prosedur khusus) Correspondence with agents (Korespondensi dengan agen) Useful expressions (Ungkapan yang berguna)
26 International trade (Perdagangan internasionalj Import/export flow chart (Bagan arus imporlekspol) Commission agents (Agen komisJ) Goods on consignment (Barang konsinyas~ Indents (lnden) Bills of lading (Konosemen) Import documentation and procedure (Dokumentasi dan prosedur yang pentinr/} Bonded warehouses (Gudang berika~ Useful expressions (Ungkapan yang berguna)
388
389
395
398
400
405
411
413
414
417
418
421
423
424
426
428
27 Banking (home business)1Perbankan (bisnis da/am negeri)
429
Kinds of bank account (Jenis-jenis rekening bank) Correspondence with banks (Korespondensi dengan bank) Current accounts (Rekening Koran) Bank loans and overdrafts (Pinjaman bank dan eerukan) Other banking correspondence (Korespondensi perbankan lainnya) Useful expressions (Ungkapan yang berguna)
430
432
432
435
439
440
28 Banking (international business)1Perbankan (bisnis internasiona/) Banker's drafts (Draf bank) Banker's transfers (mail, telex and telegraphic transfers)/Transfer
antarbank (pos, teleks, dan transfer telegrafis) Bills of exchange (Konosemen)
x
387
441 442
443
444
,...
.
-~-
< ;-----------s
160 164 i67
Documentary bills (Documentary bil~ Banker's commercial credits (Kredit komersil bank) Useful expressions (Ungkapan yang berguna)
_''''~~',: -- 2A
-'- _
p
448
452
457
,]2
29 Transport (Transpot) Carriage by sea (Angkutan lau~ Carriage by air (Angkutan udara) Carriage by road (Angkutan dara~ Carriage by rail (Angkutan kereta ap~ Useful expressions (Ungkapan yang berguna)
73 74 80 81
30 Insurance (Asurans~ The insurance contract (Perjanjian asurans~ Insurance brokers (Pialang asurans~ Insurance premiums (Premi asuransl) Householders' pOlicies (PoliS asuransi rumah tingga~ Holiday insurance (Asuransi liburan) Fidelity insurance (Asuransi risiko penipuan) Temporary cover (Jaminan sementara) Claims (Klaim) Marine insurance (Asuransi lau~ Floating and open-cover pOlicies (Polis penghapusan dan otomatis) Average (Average) Motor insurance (Ast:lransi kendaraan bermotOl) Useful expressions (Ungkapan yang berguna)
87
88 89 95 98 00 05
11
13
14
17
,8
Appendix (Apendiks)
~1
~3
Useful websites (Situs yang berguna) Spoken and written forms of address (Alamat dalam bentuk lisan dan tulisan)
'4
f6 ~8
~
0 ~
2
5 ~ ~
I
,
I
I
I
I !
I
459
460
465
466
469
471
473
474
477
478
479
482
483
483
484
490
492
494
495
496
497 497 499
Mo I
B iness
lellers,
E- ails &Other Business Documents Cara Membual Sural. l-mail, dan
Dokumen Bisnis lain
Berbahasa Inggris
edisi keenam
