Obec Salačova Lhota Směrnice č.1
Oběh účetních dokladů
Obec :Salačova Lhota Směrnici zpracoval: Zdeňka Švecová
Obsah směrnice: I. Úvodní ustanovení II. Oběh dokladů – výdajová část III. Ostatní výdajové doklady IV. Oběh dokladů – příjmová část V. Oběh dalších (smíšených) dokladů VI. Ostatní neúčetní doklady VII. Podpisové vzory VIII. Archivace IX. Závěrečné ustanovení
Oddíl I
Čl. 1 Legislativní rámec Hospodaření obce a z toho vyplývající hospodářské operace a účetnictví je upraveno následujícími základními předpisy: • • • • •
Zákonem o účetnictví č. 563/1991 S., ve znění pozdějších předpisů Zákonem č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů Vyhláška MF č. 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě ,ve znění pozdějších předpisů Vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky České účetní standardy pro účetní jednotky , které účtují podle vyhlášky č. 410/2009 Sb.v e znění pozdějších předpisů
Stránka 1 z 17
• • • • • • •
Zákonem č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů Zákonem 586/1992 Sb., o daně z příjmu, ve znění pozdějších předpisů Zákonem 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů Zákonem č. 262/2006 Sb.(Zákoník práce) v platném znění Obecně závaznými předpisy(obchodním a občanským zákoníkem) Zákonem 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách Zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů,ve znění pozdějších předpisů
Čl. 2 Závaznost směrnice 2.1 Podle této směrnice a zásad v ní uvedených postupují všichni pracovníci obce. Ostatní pracovníci obce, kteří se v rámci plnění svých úkolů stanou účastníky realizovaných účetních případů, jsou povinni plnit pokyny ve smyslu zásad stanovených směrnicí o oběhu dokladů. 2.2 Kontrolu dodržování směrnice o oběhu účetních dokladů zabezpečuje starosta.
Čl. 3 Předmět úpravy 3.1 Druhy účetních dokladů Ustanovení této směrnice se vztahují na oběh vnějších a vnitřních (interních) dokladů ověřujících provedení hospodářských výdajových a příjmových operací, o nichž se účtuje v účetnictví: Došlé faktury a dobropisy za dodávky investiční povahy Došlé faktury a dobropisy za dodávky neinvestiční (provozní) povahy Doklady k ostatním platbám (bez faktur) Doklady k výplatě mezd, odvodů pojistného na sociální a zdravotní pojištění, daní z příjmu a k srážkám z mezd Vydané faktury externím fyzickým a právnickým osobám Doklady k ostatním nefakturovaným příjmům Doklady na předpis rozpočtových příjmů Doklady při pracovních cestách Pokladní doklady Doklady za pohledávky (závazky) z titulu smluvních pokut a úroků z prodlení Výpisy z účtu 3.2 Doklady – výdajová část - dodavatelské faktury(investiční, provozní, pro org. složky) - doklady k účtování o majetku - doklady k účtování o mzdách, odvodu sociálního a zdravotního pojištění, daně ze mzdy a k srážkám z mezd - doklady při poskytování náhrad při pracovních cestách - doklady k ostatním platbám - doklady k účtování cenin
Stránka 2 z 17
3.3 Doklady – příjmová část - vydané faktury - interní doklady na předpis pohledávek vyplývajících z rozpočtu (poplatky za psy, nájemné), - doklady k účtování zařazení majetku do užívání 3.4 Pokladní doklady - pokladní kniha - stvrzenka /trojmo/ (podklad pro příjmový pokladní doklad) - příjmový pokladní doklad - výdajový pokladní doklad 3.5 Bankovní doklady - výpis z účtu 10520261/0100 KB Pacov - výpis z účtu 1476792319/0800 ČS Pacov - výpis z účtu 94-3312261/0710 ČNB České Budějovice 3.6 Jiné důležité účetní písemnosti, které se přímo můžou stát účetním dokladem, nebo jsou pro účetní případy důležité (kopie se přikládají k účetnímu doklady, nebo se na ně odvolává) např. zápisy z rady nebo zastupitelstva • zápis z inventury • nájemní, kupní nebo jiná smlouva • vyúčtování služební cesty • potvrzení o vklady do katastru apod. • všeobecně závazná místní vyhláška • směrnice • apod. Čl. 4 Náležitosti účetních dokladů 4.1 Náležitosti účetních dokladů V souladu s § 11 zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb. v platné znění je účetní doklad označen jako průkazný účetní záznam, který musí obsahovat zákonem stanovené náležitosti: a) b) c) d)
označení účetního dokladu obsah účetního případu a jeho účastníky peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství okamžik vyhotovení účetního dokladu – obec za okamžik vyhotovení považuje den vyhotovení účetního případu v návaznosti na § 35 odst. 4, kde se uvádí, že přesnost musí být taková, aby nejistota v určení času neměla za následek nejistotu v určení obsahu účetních případů. e) Okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d), obec považuje den uskutečnění účetního případu : o Přijaté faktury – písemné označení dne, kdy byla faktura doručena na o.úřad o Vydané faktury – den vystavení o Úhrady v hotovosti – den úhrady z pokladny o Příjmy v hotovosti – den uvedený na příjmovém dokladu (nikoliv na stvrzence) o Inkaso (telefon, elektrika) – den úhrady z bank. účtu o Den podání návrhu na vklad – při převodu vlastnictví k nemovitostem Stránka 3 z 17
f) podpisový záznam podle § 33a odst.4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování Skutečnosti podle písmen a) až f) prokazuje účetní jednotka pouze účetním dokladem. Nadále ovšem platí, že součástí účetních dokladů jsou písemnosti, které s účetním případem souvisí. 4.2. Účetní jednotky jsou povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečnosti, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle §8 odst.5. 4.3. Součástí této směrnice jsou podpisové vzory osob, které odpovídají za věcnou nebo formální správnost účetních dokladů
a/ označení účetního dokladu Volba a označení dokladových řad: • Pokladní doklady • Stvrzenka – trojmo • Příjmový pokl. doklad – dokl. řada 000xxx • Výdajový pokl. doklad – shodně s předchozím bodem • Pokladní kniha – vede pokladní p. Švecová • Do účetnictví se účtuje s denními obraty – účetní p. Švecová • • • • • • • • • • •
Rozpočet Pokladní doklady Běžný účet u KB Běžný účet u ČNB Běžný účet u ČS Vydané faktury Došlé faktury Majetek: Mzdy a ost.předp. Opravné doklady Účetní závěrka
číslované rozpočtové změny, nemá zvl.číselnou řadu dokl. řada 00xxxx dokl. řada 11xxxx dokl. řada 12xxxx dokl. řada 15xxxx dokl. řada 81xxxx dokl. řada 71xxxx dokl. řada 67xxxx dokl. řada 61xxxx dokl. řada 92xxxx dokl. řada 992xxxx
B/ obsah účetního případu a jeho účastníci Vymezení obsahu účetního případu je závislé na jeho podstatě: např. kupní smlouva, protokol o vyřazení, potvrzení podání návrhu na vklad do katastru C/ peněžní částka nebo informace o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství D/ okamžik vyhotovení účetního dokladu – za okamžik obec považuje den vyhotovení účetních dokladů E/ okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu – za okamžik obec považuje den Stránka 4 z 17
Definicí dne uskutečnění účetního případu nalezneme v Čl. VII. Úvodního ustanovení opatření MF č.j. 283/76 104/2000 v platném znění, kterým se stanoví účtová osnova a postupy pro OSS, USC a příspěvkové organizace. Dnem uskutečnění účetního případu je podle postupu účtování den, kdy dojde: • • • • • • • • • • •
•
Ke splnění dodávky K platbě závazku Přijetí došlé faktury na obecní úřad K inkasu pohledávky K postoupení pohledávky Ke vkladu pohledávky K poskytnutí či přijetí zálohy K převzetí dluhu Ke zjištění manka, schodku, přebytku nebo škody k pohybu majetku uvnitř účetní jednotky k dalším skutečnostem vyplývajícím ze zvláštních předpisů nebo z vnitřních poměrů účetní jednotky, které jsou předmětem účetnictví a které v účetní jednotce nastaly, popř. od kterého má účetní jednotka k dispozici potřebné doklady tyto skutečnosti dokumentující doručení návrhu na vklad katastrálnímu úřadu při převodu vlastnictví k nemovitostem. Pokud není vklad později zapsán, musí se účetní zápisy zpětně opravit. V případě převodu nemovitostí je tedy datum uskutečnění účetního případu podmíněno nabytím právního účinku vkladu do katastru. Tato podmínka se uvádí na kartě dlouhodobého majetku a v inventuře.
F/ podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování Osoba odpovědná za účetní případ stvrzuje svým podpisem obsah účetního případu, tj. pravdivé a věrné zachycení skutečností, které jsou předmětem účetnictví a osoba odpovědná za zaúčtování účetního případu, která není většinou odpovědná za účetní případ, pak svým podpisem stvrzuje pouze provedení účetního zápisu v účetních knihách.
Čl. 5 Fáze oběhu účetních dokladů Fáze oběhu účetních dokladů jsou: • vznik účetního případu • příprava k zaúčtování • zaúčtování účetního dokladu • archivace • skartace 5.1. Vznik účetního dokladu 5.1.1. Den vzniku účetního dokladu • externí doklady, pro potřeby k zúčtování v obci, vznikají dnem přijetí na obec • interní doklady, vznikají dnem vystavení vlastní účetní jednotkou. Musí obsahovat všechny předepsané náležitosti. Stránka 5 z 17
5.1.2. Kontrola formální správnosti Představuje kontrolu náležitostí účetního dokladu dle zákona o účetnictví, jak je uvedeno v bodě 4.1. této směrnice 5.1.3. Kontrola věcné správnosti Znamená přezkoušení správnosti údajů uvedených v dokladech. Provádí ji pracovníci určení organizačním řádem (potvrdí svým podpisem např. dodané množství, cenu, dodržení smluvních podmínek, ale i kvalitu, způsob převzetí zakázky, dodržení stanovených limitů, atd.) 5.2. Příprava k zaúčtování 5.2.1. Došlé externí doklady se opatří jasným označením dne přijetí na obec v návaznosti na den uskutečnění účetního případu, kterým si obec u došlých faktur stanovuje den přijetí, nebo se za den přijetí považuje následující pracovní den po dni vystavení. 5.2.2. Každý doklad se opatří číslem z číselné řady. 5.2.3. Doklad se opatří účtovacím předpisem. Účetní přiloží k účetnímu dokladu účtovací předpis. 5.2.4. Opravy v účetních dokladech, účetních knihách i v ostatních účetních písemnostech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti a nesprávnosti účetnictví. 5.2.5. Odpovědnost za správné označování účetních dokladů a za jejich případné opravy nesou příslušní pracovníci dále uvedení podle jednotlivých typů účetních dokladů 5.3. Zaúčtování dokladu Účetní doklady se zaúčtují do deníku a do hlavní knihy, případně do knih analytické nebo operativní evidence. V zaúčtovaném dokladu je třeba zajistit ověření tohoto kroku a učinit poznámku o zaúčtování s podpisem odpovědné osoby a s uvedením data, kdy bylo účtováno. 5.4. Archivace – zúčtované účetní doklady se uloží podle druhů v návaznosti na číselné řady. Po uzavření účetního období se doklady založí podle archivačního plánu. 5.5. Skartace – znamená stanovení způsobu vyřazení účetních dokladů podle skartačního plánu.
Oddíl II Čl. 6 Oběh dokladů – výdajová část 6.1. Dodavatelské faktury Faktury došlé do organizace přijímá a podpisem označí starosta Přijaté faktury jsou: − předány účetní ihned − roztříděny na faktury investiční a provozní − označeny interní číselnou řadou vzestupně vždy za kalendářní rok − zapsány do knihy došlých faktur − neprodleně předloženy starostovi, který ověří věcnou správnost − omylem dodaná faktura musí být neprodleně vrácena vystavovateli − pokud nemá být dodavatelská faktura uhrazena, vrátí se s písemným odůvodněním starosty přímo dodavateli a kopii odůvodnění zaeviduje účetní Stránka 6 z 17
6.2. Věcnou správnost přezkušuje odpovědný pracovník a potvrzuje ji svým podpisem dle podpisového vzoru: • u zahraničních faktur – starosta • u investičních faktur – starosta • u materiálových faktur – starosta • u režijních faktur – starosta
6.3. Provedení kontroly potvrdí odpovědný pracovník svým podpisem na účetním dokladu, poté předá účetní doklad a fakturu se souvisejícími podklady účetní obce. 6.4. Při neúplném či nesprávném vyplnění účetního dokladu nebo při nesprávném podpisu vrátí účetní doklad ihned zpět příslušnému pracovníkovi k doplnění. 6.5.Ověřený originál faktury předá příslušný pracovník neprodleně, (nejpozději např. do 2 dnů) k proúčtování a k proplacení. 6.6. Formální správnost zkontroluje a potvrzuje svým podpisem účetní obce. O zaplacení faktury se účtuje na syntetickém účtu dodavatelé a v saldokontu dodavatelů. Zaplacená faktura se odepíše z evidence Knihy došlých faktur. 6.7. Při zajišťování dodávek jsou odpovědni pracovníci povinni dodržovat zásady pro zadávání veřejných zakázek dle zákona č. 199/1994 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších úprav. 6.8. Likvidace a placení faktur 6.8.1. Starosta nebo pověřený pracovník po obdržení faktury zajistí: - kontrolu věcné a finanční správnosti faktury 6.8.2. Účetní provede: - doplnění údajů v příslušném oddíle přiloženého účetního dokladu - připojení příloh souvisejících s fakturou – kopie smlouvy nebo objednávky, dodacích listů, příjemky, výdejky apod., nebo se na příslušném dokladu uvedou odvolávky, kde se přílohy nacházejí - kontrolu platby z hlediska výše limitu - kontrolu přípustnosti operace (např. z hlediska přiřazení platby do příslušného paragrafu, výdajové položky, apod.) - kontrolu podpisu odpovědné osoby podle podpisového vzoru - provedení kontroly potvrdí svým podpisem v příslušném místě účetního dokladu 6.8.3. Při neúplném či nesprávném vyplnění účetního dokladu nebo při nesprávném podpisu pracovníka vrátí účetní doklad ihned zpět příslušnému pracovníkovi k doplnění.
6.9. Zaúčtování přijaté faktury: Účetní provede: - kontrolu náležitostí dokladu (§ 11 zákona o účetnictví) - zaznamenání data vystavení příkazu v knize došlých faktur - doplnění účtových předpisů a zaúčtování faktur dle připojených dokladů Stránka 7 z 17
-
účtování na majetkové účty v případě dodávek charakteru nehmotného a hmotného majetku, vydání platebního příkazu, pokud není přístupnost potvrzena podpisem starosty nebo místostarosty
Čl. 7 Doklady k účtování o dlouhodobém majetku 7.1. Zařazení do operativní evidence majetku osvědčuje podpisem v příslušném oddíle účetního dokladu. Při pořízení majetku vyhotoví protokol o převzetí DHM a přidělí evidenční číslo, pod kterým je majetek evidován. Osoby pověřené vedením inventárních knih zodpovídají za to, že inventární knihy mají náležitosti podle zákona o účetnictví tj.: • inventární číslo, název, pořizovací cenu, datum pořízení, způsob nabytí, odkaz na čísla dokladů k nabytí, datum a způsob vyřazení • inventární knihy jsou k datu inventarizace minimálně 1x ročně uzavírány, tj. zapsáno datum, stav v jednotlivých skupinách a podpis zodpovědné osoby. 7.2. Protokol o převzetí dlouhodobého majetku (DHM a DNM) vyhotovuje pověřený pracovník při převzetí DM do evidenčního stavu majetku. Jedno vyhotovení slouží k zaúčtování a jedno si ponechá pro vlastní evidenci. Protokol schvaluje starosta nebo jím pověřený pracovník. Pracovník pověřený vedením evidence DHM současně provádí kontrolu správnosti a opatřuje doklad podpisem. Protokol tedy slouží jako doklad pro evidenci DHM a v účtárně k zaúčtování. 7.2.1. Inventární karty drobného dlouhodobého hmotného majetku (DDHM), případně drobného dlouhodobého nehmotného majetku (DDNM) vyhotovuje formou záznamu do počítače účetní v jednom vyhotovení při převzetí majetku do evidenčního stavu organizace.
Čl. 8 Zásoby
8.1. Pořízení materiálu se účtuje podle způsobu „B“ bez použití skladové evidence. Pořízení zboží za účelem jeho dalšího prodej způsobem „A“ s použitím skladové evid.
Stránka 8 z 17
Oddíl III Ostatní výdajové doklady Čl. 9 Doklady k účtování o mzdách 9.1.Podkladem pro účtování o mzdách včetně příslušenství jsou následující sestavy: o o o o o
rekapitulace vyplacených mezd celkem vyúčtování za výplatní období, tj. měsíc přehled o výši pojistného a vyplacených dávkách přehled odvodů na zdravotní pojištění dle pojišťoven rekapitulace srážek 9.2. Podklady pro výplatu mezd vyhotovuje pověřený pracovník podle organizačního řádu (mzdová účetní). 9.3. Podklady pro výplatu řádných a mimořádných odměn předkládá starosta mzdové účetní ke zpracování. 9.4. Pro zpracování mezd je nutno předkládat veškeré doklady se všemi potřebnými náležitostmi ke zpracování ve mzdové účtárně do 3. dne v běžném měsíci 9.5. Mzdová účetní zpracuje mzdy a celkovou rekapitulaci do 10. dne v měsíci a provede veškeré odvody finančních prostředků. Rekapitulaci mezd předá finanční účetní k proúčtování. 9.6. Výplatní termín je 15tý den v měsíci.
Čl. 10 Doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách
a) Tuzemské pracovní cesty 10.1. Před započetím služební cesty musí mít pracovník vystaven cestovní příkaz. 10.2. Konání tuzemské pracovní cesty povoluje a schvaluje předem starosta, starostovi míostrosta. 10.3. Před nástupem pracovní cesty se může zaměstnanci na jeho žádost poskytnout záloha úměrná předpokládané výši cestovních výdajů. Zálohu vyplatí zaměstnanec zmocněný k výkonu pokladní služby (dále jen „pokladník“). Výplatu zálohy zaznamená pokladník na cestovní příkaz a na výdajový pokladní doklad. Po ukončení pracovní cesty je zaměstnanec povinen předložit účtárně do stanoveného termínu (nesmí být delší než 10 pracovních dnů) vyúčtování pracovní cesty doložené příslušnými doklady a vrátit nevyúčtovanou část zálohy do pokladny. 10.4. Koncem roku je zaměstnanec povinen předložit vyúčtování a vrátit zálohu nejpozději 3 pracovní dny před posledním pracovním dnem (případně v termínu dle pokynů účtárny k roční účetní závěrce), aby výdaje uskutečněné ze záloh mohly být zahrnuty ještě do výdajů roku, v němž byla cesta vykonána. 10.5. Řádně vyplněné cestovní příkazy se předávají účetní. Účetní provede kontrolu věcné správnosti, prověří formální náležitosti neprodleně od jeho převzetí vyúčtování pracovní
Stránka 9 z 17
cesty včetně přiložených dokladů a podpis vedoucího zaměstnance oprávněného schvalovat pracovní cestu. 10.6. Poté vyúčtování předá pokladníkovi k zajištění výplaty cestovních náhrad nebo k inkasu nevyúčtované části zálohy. b) Zahraniční pracovní cesty 10.7. Konání zahraniční pracovní cesty schvaluje starosta. 10.8. Účetní (resp. pokladna) vede ke každé cestě operativní evidenci prostředků v cizí měně, která zahrnuje tyto údaje: Druh a částka prostředků vybraných v bance Druh a částka prostředků převzatých pracovníkem včetně podpisu a data převzetí Vyúčtování zahraniční cesty (formuláři)
Čl. 11 Doklady k ostatním platbám -
úhrady seminářů
11.1. Pokyny k ostatním platbám vystavují účetní formou platebních příkazů. Pokyny předávají ke schválení starostovi a vystaví příkaz k úhradě pro peněžní ústav a zabezpečí proúčtování platby nebo výplatu zálohy z pokladny. . Čl. 12 Doklady k účtování cenin 14.1.Bezprostředně po nákupu poštovních známek se doklad proúčtuje do rozpočtových údajů města.Vedeme na účtu 263. 14.2. Účetní vede evidenci poštovních známek a provádí jejich inventarizaci k 31.12.b.r..
Oddíl IV Oběh dokladů – příjmová část Čl. 15
15.1. Faktury za hmotné dodávky, služby, práce aj., které za úplatu obec poskytuje, vystavuje účetní na základě usnesení zastupitelstva nebo jiného podkladu, bezprostředně po uskutečnění služby nebo dodávky ve dvojím vyhotovení. 15.2. Faktura se zapíše do knihy odeslaných faktur. 15.3. Jedno vyhotovení faktury zašle odběrateli a druhé slouží účetní k evidenci a sledování platby. 15.4. Účetní faktury zaeviduje a sleduje dle splatnosti den úhrady. Dále provede: • zaúčtování pohledávky Stránka 10 z 17
• založení faktury do rejstříku podle čísla • zapsání data úhrady do knihy odeslaných faktur • upomenutí odběratele po uplynutí lhůty splatnosti • postoupení podnětu právníkovi k vymáhání pohledávky soudní cestou 15.5. Vydané faktury kontroluje po formální stránce účetní, po věcné stránce starosta, který rovněž schvaluje.
ČL. 16 Interní doklady na přepis pohledávek 16.1.Interní doklady na přepis pohledávek za rozpočtovými příjmy vystavuje účetní na základě rozpočtu nebo na základě vzniku pohledávky v průběhu roku. 16.2. Interní doklad zapíše do evidence pohledávek 16.3.Pohledávky zaúčtuje k 1.1. běžného roku nebo v průběhu roku podle dne vzniku o podle data úhrady zapisuje do operativní evidence pohledávek o upomíná plátce po uplynutí lhůty splatnosti (v případě, že náklady na upomínky nejsou vyšší než pohledávka) 16.4.Související účetní písemnosti na přepis pohledávek je vyhláška o místních poplatcích
Oddíl V Oběh dalších (smíšených) dokladů Čl. 17 Pokladní operace 17.1.Pokladními doklady se pro účely této směrnice rozumějí: pokladní kniha příjmové pokladní doklady výdajové pokladní doklady přílohy příjmových a výdajových pokladních dokladů 17.2. Pokladní knihu vede pověřený pracovník. Poslední den v měsíci předá originál zápisu opatřený podpisem starosty nebo jeho zástupcem účetní ke kontrole formální správnosti a zaúčtování.
Stránka 11 z 17
17.3. Limit pokladny je stanoven ve výši 70.000,- Kč usnesením ZO č.252/08 ze dne 27.10.2008 V případě překročení limitu pokladní hotovosti je pokladní povinna přebytek odvést na účet v bance. 17.4. Pokladní operace provádí pokladní účetní 17.5. Pokladník má tyto povinnosti: zabezpečuje, prověřuje a odpovídá za to, aby pokladní doklady k výplatě měly stanovené náležitosti (název a číslo, název organizace, datum vyhotovení, jméno plátce nebo příjemce, částku platby číslicí a slovy, účel platby, podpisy oprávněných osob) vede chronologicky záznamy v pokladní knize dodržuje stanovený pokladní limit ve stanovených termínech předkládá doklady o pokladních operacích s pokladní knihou k ověření dokladů starostovi. Po ověření jsou doklady předány tentýž den ke kontrole a zaúčtování účetní 17.6 Účetní: • • •
odsouhlasí doklady (příjmové, výdajové) s pokladní knihou překontroluje formální správnost dokladů (podpisy, účel platby) po překontrolování dokladů zaúčtuje na příslušné účty, pokladní knihu vrátí účtárna do pokladny
Čl. 18 Pokladní doklady 18.1. Příjmový pokladní doklad Vystavuje pracovník pověřený vedením pokladny v originále a jedné kopii pro druhou stranu při přijmu peněz do pokladny. Na tomto základě provede zaúčtování do pokladní knihy a přiloží jej k vyúčtování pokladny, které předává do účtárny obce. Příjmové doklady musí být číslovány a vedou se jako přísně zaúčtované tiskopisy. Za jejich evidenci je odpovědná pokladní. 18.2. Stvrzenka Vystavuje ji a podepisuje pověřený pracovník ve třech vyhotoveních ihned při příjmu peněz do pokladny. Originál předává plátci, jedna kopie tvoří součást pokladního dokladu, který s originálem zápisu pokladní knihy předá účetní. Poslední kopie zůstává v bloku. Stvrzenkou podepíše pověřený pracovník, který peníze přijal. V účtárně slouží stvrzenka ke kontrole peněz přijatých, nenahrazuje příjmový doklad. Kopie v bloku zůstávají na místě vzniku a po uplynutí potřebné lhůty se archivují. 18.3. Výdajový pokladní doklad Vystavuje pracovník pověřený vedením pokladny jednou při výdeji peněz z pokladny a předkládá jej spolu s příslušným dokladem k zaúčtování a k archivaci. Na dokladu musí být podpisy příjemce peněz, pokladníka, podpis starosty.
Stránka 12 z 17
Čl. 19 Oběh účetních dokladů Styk s bankou zajišťuje účetní, předává elektronicky schválené příkazy k úhradě peněžnímu ústavu k proplacení, přebírá výpisy z peněžního ústavu, zúčtovává jednotlivé položky a provádí kontrolu účetního stavu bankovních účtů s bankovními výpisy. Časový průběh: Věcnou správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru starosta. Formální správnost potvrzuje svým podpisem dle podpisového vzoru účetní. Veškeré písemnosti, které se týkají disponování s peněžními prostředky na bankovních účtech, budou podepisovány pracovníkem, jehož podpisový vzor byl předán příslušnému peněžnímu ústavu. 19.1. Bankovními doklady se pro účely této směrnice rozumějí příkazy k úhradě a výpisy z bankovních účtů. 19.2. Příkazy k úhradě peněžnímu ústavu vystavuje na pokyn starosty účetní. 19.3. Výpisy z účtu doručuje peněžní ústav účtárně při pohybu ke kontrole realizovaných plateb dle příkazu a k proúčtování. V případě závad způsobených neprovedením platby provádí účetní šetření příčiny a vydává opravený příkaz k úhradě.
Oddíl VI Čl. 20 Smlouvy o převodu vlastnictví 20.1. Smlouvy o převodu vlastnictví jsou vyhotoveny v souladu s věcnými záměry a ustanoveními obsaženými v obecně závazných předpisech. 20.2. Smlouvu o převodu vlastnictví zajišťuje pověřená osoba a podepisuje starosta. V případě potřeby a v souladu s obecně závaznými předpisy je třeba souhlasu zastupitelstva. 20.3. Smlouva se vypracují nejméně ve čtyřech vyhotoveních vždy před datem předání majetku. 20.4. Smlouvy podléhající registraci do katastru nemovitostí, budou předloženy Katastrálnímu úřadu (pro učinění poznámky, event. záznamu). 20.5. Registrovaná (potvrzená) smlouva se založí k majetkovému spisu u starosty . 20.6. Ostatní smlouvy obchodního charakteru (např. smlouvy na užívání nebytových prostora smlouvy na užívání bytů) podepisuje starosta. Vyhotovují se ve dvou vyhotoveních, z nichž jedno obdrží přejímací organizace nebo občan a druhá je založena v dokumentaci u obce.
Stránka 13 z 17
Čl. 21 Objednávky 21.1. Objednávky se vyhotovují ve dvou vyhotoveních. Jedno vyhotovení se zašle dodavateli a druhé je založeno u pracovníka, který objednávku se souhlasem starosty vystavil. 21.2. Evidence objednávek se vede u starosty. 21.3. Objednávku může vystavit vždy odpovědný pracovník pouze na to, co je zahrnuto v rozpočtu. V případě, že se bude jednat o objednávku mimo rozpočtovaná vydání, musí být odsouhlasena starostou. 21.4. Objednávka musí být řádně očíslována, opatřena podpisem starosty.
Oddíl VII Podpisové vzory
Čl. 22 Povinnost aktualizace
22.1. V případě organizačních a personálních změn, v jejichž důsledku dojde ke změně kompetencí a odpovědností, je nutné podpisové vzory aktualizovat. Při aktualizaci se nemění celá směrnice, ale řeší se změnovým listem k této směrnici, kde jsou uvedeny změny a čísla čl., kterých se změny týkají.
Čl. 23 Podpisové vzory
23.1. Podpisový řád charakterizuje oprávnění, resp. povinnost pracovníků podepisovat jednotlivé druhy účetních i jiných písemností v účetní jednotce.
Stránka 14 z 17
23.2. Schéma podpisového řádu a) Styk s bankou: Jméno, příjmení, funkce, podpis Martin Malina Martin Šesták Zdeňka Švecová
starosta místostarosta účetní
Za aktualizaci podpisového řádu odpovídá: účetní
b) Pokladna: Martin Malina
starosta
c) Objednávka: Martin Malina
starosta
d) Smlouva: Martin Malina Martin Šesták
starosta místostarosta
e) Správce místních poplatků Zdeňka Švecová
účetní
Vymezení odpovědnosti za oběh příslušných účetních dokladů
Odpovědnost za
funkce
jméno, příjmení
Kniha došlých faktur Kniha odeslaných faktur Účetní přezkoušení faktur Věcné přezkoušení faktur Vedení evidence majetku Vedení pokl. dokl., deníku Účetnictví, doklady, předkontace Osobní agenda Archivace
účetní účetní účetní starosta účetní pokladní účetní účetní starosta Místostarosta účetní
Zdeňka Švecová Zdeňka Švecová Zdeňka Švecová Martin Malina Zdeňka Švecová Zdeňka Švecová Zdeňka Švecová Zdeňka Švecová Martin Malina Martin Šesták Zdeňka Švecová
Za aktualizaci seznamu odpovídá: starosta Stránka 15 z 17
Oddíl VIII Archivace Čl. 24 Úschova účetních písemností 24.1. Účetní písemnosti a záznamy na technických nosičích dat budou uloženy podle předem stanoveného pořádku odděleně od ostatních písemností do archivu a budou uschovány po dobu stanovenou uschovacími lhůtami. Před uložením do archivu musí být písemnosti uspořádány pracovníky, kteří je používali ke své práci a zabezpečeny proti ztrátě, zničení nebo poškození. 24.2. Archivaci dokladů upravuje zákon o účetnictví v platném znění takto: a) Účetní závěrka a výroční zpráva po dobu deseti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají b) Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy – po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají c) Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví (§ 33 odst.2), po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají d) Doklady prokazující nárok na dávky penzijního připojištění po dobu 3 let následujících po výplatě poslední dávky penzijního připojištění e) Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 let následujících po roce, kterého se týkají f) Doklady prokazující nárok na státní příspěvek penzijních fondů pro účastníky po dobu 10 let následujících po podání žádosti o státní příspěvek g) Účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného po dobu 10 let následujících po roce, kterého se týkají
Oddíl IX Závěrečná ustanovení I. Tato směrnice je součástí vnitřního organizačního a kontrolního systému obce II. Tato směrnice podléhá aktualizaci podle potřeb a změn kompetencí a odpovědností vyplývajících ze změn organizačního řádu III. Ustanoveními směrnice jsou povinni řídit se všichni zaměstnanci obce IV. Návrhy na novelizaci směrnice podávají účetní a schvaluje starosta V. Doplňování a případné změny uvedených ustanovení směrnice provádí starosta po projednání a schválení radou města.
Stránka 16 z 17
Tato směrnice nahrazuje směrnici o provádění pokladních operací schválenou ZO dne 22.1.2007 a Zásady pro vykonávání dispozičních oprávnění pro kontrolu a oběh účetních a jiných dokladů schválenou ZO dne 30.10.2006. Tato směrnice byla schválena zastupitelstvem obce Salačova Lhota dne 16.11.2010 s účinností od 1.12.2010.
………………………….. Malina Martin starosta obce
Stránka 17 z 17
……………………………. Šesták Martin místostarosta
