Obeh dokladov na Technickej univerzite vo Zvolene časť projekty financované zo štrukturálnych fondov EÚ

TECHNICKÁ UNIVERZITA VO ZVOLENE

Organizačná smernica č. 7/2010

Obeh dokladov na Technickej univerzite vo Zvolene – časť projekty financované zo štrukturálnych fondov EÚ

Zvolen, december 2010 1

2

TECHNICKÁ UNIVERZITA VO ZVOLENE Organizačná smernica č. 7/2010 OBEH DOKLADOV NA TECHNICKEJ UNIVERZITE VO ZVOLENE – ČASŤ PROJEKTY FINANCOVANÉ ZO ŠTRUKTURÁLNYCH FONDOV EÚ OBSAH A. Úvodné ustanovenia ...................................................................................................... 4 1. Účel a dôvod vydania smernice ................................................................................ 4 2. Postavenie Oddelenia riadenia projektov v procese realizácie projektov ŠF EÚ .... 5 B. Všeobecné ustanovenia ................................................................................................. 6 1. Definovanie základných činností v procese obehu dokladov .................................. 6 2. Definovanie základných druhov dokladov realizácie projektov ŠF EÚ .................. 6 3. Definovanie kontroly dokladov v procese obehu dokladov ..................................... 8 4. Definovanie zodpovednosti zamestnancov pri schvaľovaní finančných operácií ... 9 5. Povinné náležitosti vybraných dokumentov ........................................................... 10 C. Obeh dokladov ............................................................................................................. 11 1. Ostatné registratúrne záznamy ............................................................................... 11 2. Dodávateľská faktúra .............................................................................................. 13 3. Dodávateľská faktúra za nákup majetku ................................................................ 13 4. Dodávateľská faktúra za stavebné práce ................................................................ 17 5. Dodávateľská faktúra za dodávky režijného charakteru ........................................ 17 6. Cestovné príkazy ..................................................................................................... 18 7. Vyúčtovanie nákupu v hotovosti ............................................................................. 19 8. Obeh ostatných dokladov ........................................................................................ 20 D. Záverečné ustanovenia ................................................................................................ 24 E. Prílohy .......................................................................................................................... 25 Príloha č. 1 Použité skratky .......................................................................................... 26 Príloha č. 2 Vymedzenie pojmov .................................................................................. 27 Príloha č. 3 Delegovanie právomoci a zodpovednosti schvaľovania dokladov ........... 28 Príloha č. 4 Krycí list projektu...................................................................................... 29 Pôsobnosť: Technická univerzita vo Zvolene Spracoval: Oddelenie riadenia projektov Kontrolou dodržiavania poverení: Všetci zamestnanci Technickej univerzity vo Zvolene, ktorí sa zúčastňujú procesu obehu dokladov za projekty financované zo Štrukturálnych fondov EÚ. Účinnosť: 1. 12. 2010

3

A. Úvodné ustanovenia 1. Účel a dôvod vydania smernice (1) Účelom tejto organizačnej smernice je stanoviť pravidlá na zabezpečenie jednotného, optimálneho, plynulého, včasného spracovania dokladov vznikajúcich v procese realizácie projektov financovaných zo Štrukturálnych fondov Európskej Únie (ďalej projekty ŠF EÚ). Smernica popisuje informačné toky a archiváciu dokumentov, právomoci overovania a schvaľovania operácií a dokladov. (2) Predkladaná smernica nerieši procesy súvisiace s manažovaním projektov ŠF EÚ. Tieto sú súčasťou Organizačnej smernice 6/2006 o spracovaní projektov podporovaných Ministerstvom školstva SR alebo z iných zdrojov na Technickej univerzite vo Zvolene. (3) Súvisiace predpisy: • zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, • zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov, • zákon č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite v znení neskorších predpisov, • zákon č. 523/2004 Z. z. o rozpočtových pravidlách verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, • Organizačná smernica č. 5/2005 o uplatňovaní zákona č.502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov v podmienkach TU vo Zvolene, • Organizačná smernica č. 6/2006 o spracovaní projektov podporovaných Ministerstvom školstva SR alebo z iných zdrojov na Technickej univerzite vo Zvolene, • Organizačná smernica 5/2010 o verejnom obstarávaní v podmienkach TU vo Zvolene, • Organizačná smernica č. 4/2010 o pracovných cestách a cestovných náhradách zamestnancov Technickej univerzity vo Zvolene, • Registratúrny poriadok TU vo Zvolene, • Registratúrny plán TU vo Zvolene, • Organizačný poriadok TU vo Zvolene, • iné právne predpisy SR a EÚ, • iné schválené pravidlá na realizáciu projektov financovaných zo ŠF EÚ riadiacimi orgánmi. 4

(3) Obeh dokladov je záväzný pre všetky projekty financované zo ŠF EÚ. V prípade potreby môže kvestor TUZVO v súčinnosti s príslušnou organizačnou súčasťou TU ďalej upraviť procesy a obeh dokladov metodickým pokynom, najmä za projekty organizačných súčastí TU (napr. CĎV) alebo za projekty, kde určité fázy procesu spracovania dokladov sa nerealizujú v TU, ale u hlavného partnera (žiadateľa NFP) projektu. Obeh dokladov projektov financovaných zo ŠF EÚ, realizovaných VŠLP, si táto organizačná súčasť primerane upraví v súlade s platnými pravidlami samostatne. 2. Postavenie Oddelenia riadenia projektov v procese realizácie projektov ŠF EÚ (1) V zmysle Organizačného poriadku Technickej univerzity vo Zvolene jednotlivé procesy a činnosti súvisiace s realizáciou uzatvorených zmlúv o poskytnutí nenávratného príspevku zo ŠF EÚ koordinuje Rektorát - Oddelenie riadenia projektov (útvar riadený kvestorom). (2) Poslaním Oddelenia riadenia projektov na TU vo Zvolene je vykonávať činnosti, ktoré súvisia s riadením činností súvisiacich s prípravou a realizáciou projektov financovaných zo Štrukturálnych fondov EÚ. (3) Predkladané metodické usmernenie obehu dokladov vyplýva zo skutočnosti, že úlohou ORP je metodicky usmerňovať a koordinovať riadiace kapacity projektov ŠF EÚ. (4) Medzi ďalšie činnosti, ktoré pracovníci oddelenia pre zabezpečenie realizácie projektov ŠF EÚ vykonávajú, patria: a) vedenie účtovnej evidencie projektu, ktoré predstavuje • evidenciu, likvidáciu dodávateľských faktúr projektu, • príprava podkladov pre zaraďovanie majetku projektu, • finančný manažment (úhrady platieb) v spolupráci s finančným manažérom projektu, • účtovná likvidácia tuzemských cestovných príkazov, prípadne iných účtovných dokladov projektu, • finančný reporting projektu, • archivácia účtovných dokladov projektu, b) správa registratúrneho spisu projektu.

5

(4) Oddelenie riadenia projektov úzko spolupracuje s • Ekonomickým oddelením, • Oddelením informačnej sústavy, • Oddelením riadenia ľudských zdrojov, • Oddelením investícií a prevádzky, • Referátom právnym, • Referátom verejného obstarávania, • Referátom pre rozvoj, • Referátom pre vedeckovýskumnú činnosť, • Referátom pre pedagogickú činnosť, • Referátom pre vonkajšie vzťahy, • Referátom celofakultných európskych projektov na Lesníckej fakulte TU vo Zvolene, • projektovými centrami organizačných súčastí TU vo Zvolene (Centrum ďalšieho vzdelávania, Vysokoškolský lesnícky podnik), • ostatnými útvarmi v rámci platnej organizačnej štruktúry TU vo Zvolene.

B. Všeobecné ustanovenia 1. Definovanie základných činností v procese obehu dokladov Obeh dokladov zahŕňa nasledujúce hlavné činnosti a) prevzatie, príp. vyhotovenie, zaevidovanie dokladov, b) preskúmavanie dokladov z hľadiska vecnej a formálnej správnosti, c) finančná kontrola (schválenie) dokladov, d) zaevidovanie dokladov do účtovného systému, e) zaradenie dokladov do žiadosti o predfinancovanie, refundáciu, f) zaúčtovanie dokladov, realizácia úhrady, g) úschova, archivácia dokladov. 2. Definovanie základných druhov dokladov realizácie projektov ŠF EÚ Základná kategorizácia dokladov súvisiacich so zabezpečením realizácie aktivít projektov ŠF EÚ a sú spracovávané pracovníkmi oddelení TUZVO, s uvedením miesta ich uloženia sú uvedené v tab. 1. Uloženie účtovných dokladov projektov ŠF EÚ vychádza a zodpovedá postupom určenými všeobecne zaužívanými pravidlami na vedenie účtovníctva Technickej univerzity vo Zvolene. 6

Tab. 1 Definovanie základných druhov dokladov projektov ŠF EÚ Druh dokladu Doklad o zaevidovaní projektu do systému evidencie projektov

Projektový zámer (Krycí list projektu – Príloha č.4)

Uloženie originálu

Spôsob uloženia

ORP

podľa projektov

– evidenčný list projektu t.j.oznámenie o začatí prác na opise projektu, jeho aktivít a rozpočte

podľa projektov

obsahuje: a. základné informácie o projekte (identifikácia, cieľ, prínosy, plán. rozpočet projektu, plán. potreba vlastných zdrojov financovania), b. písomný súhlas kompetentných zamestnancov na dopracovanie projektu do konečnej podoby, c. upravuje zodpovednosť za realizáciu projektu a zabezpečenie spolufinancovania. PM odovzdá neodkladne po schválení rektorom TUZVO

ORP

Poznámka

Zmluva o poskytnutí NFP

ORP

podľa projektov

–PM odovzdá neodkladne po podpise zmluvy o poskytnutí NFP – rozpočet projektu odovzdá v elektronickej forme pre potreby účtovníctva

Dokumentácia verejného obstarávania

RVO / OIP

podľa projektov

– OIP v prípade VO stavebných prác

ÚD – dodávateľské faktúry

ORP

podľa projektov

ÚD – bankové výpisy

ORP

podľa projektov

ÚD – cestovné príkazy (tuzemské)

OIS

mesačne podľa osobného čísla zamestnancov

– kópia na ORP podľa projektov v rámci pripravovanej alebo zrealizovanej Žiadosti o platbu (refundáciu).

ÚD – cestovné príkazy (zahraničné)

EO

mesačne podľa čísla pokladničného dokladu

– kópia na ORP podľa projektov v rámci pripravovanej alebo zrealizovanej Žiadosti o platbu (refundáciu).

ÚD – vyúčtovanie PHM

ORP

ÚD – vyúčtovanie nákupu v hotovosti

ORP

ÚD – protokol o škode

ORP

podľa projektov

ÚD – ostatné interné doklady

ORP

podľa projektov

Ostatné registratúrne záznamy (došlá, odoslaná pošta, a iné)

ORP

podľa registratúrneho čísla v príslušnom registratúrnom spise pre projekt

mesačne podľa projektov mesačne podľa projektov

7

3. Definovanie kontroly dokladov v procese obehu dokladov Kontrola dokladov vo všeobecnosti zahŕňa predovšetkým činnosti definované v tab. 2. Tab. 2 Kontrola dokladov v podmienkach TU vo Zvolene (projekty ŠF EÚ)

Preskúmavanie dokladov

Predbežná finančná kontrola

potvrdenie vecnej správnosti dodania, prípadne vzniku výdavku, ide o kontrolu: • súladu údajov uvedených v účtovnom doklade so skutočnosťou, vecná • súladu údajov uvedených v účtovnom doklade s položkami rozpočtu správnosť projektu, • súladu údajov uvedených v účtovnom doklade so zmluvou s dodávateľom (faktúry), s procesom VO a pod. ide o kontrolu: • či účtovné doklady obsahujú všetky predpísané náležitosti, formálna • či je záznam o kontrole vecnej správnosti, správnosť • či boli operácie, ktoré dokladujú účtovné záznamy nariadené a schválené zodpovednými zamestnancami, • či je operácia v súlade s platnými predpismi,

I. etapa

• vykonáva sa v čase prípravy a vzniku finančnej operácie, • zameriava sa na dodržiavanie hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účelnosti a overuje sa ňou, či je pripravovaná finančná operácia v súlade: – so schválených rozpočtom TU, – so schváleným rozpočtom projektu, – so zmluvami uzatvorenými TU, – s inými rozhodnutiami o hospodárení s verejnými prostriedkami, – či je v súlade so všeobecne záväznými právnymi predpismi,osobitnými predpismi EÚ, – v súlade s medzinárodnými zmluvami, ktorými je SR viazaná a na základe ktorých sa SR poskytujú prostriedky zo zahraničia.

II. etapa

• •

vykoná sa pred realizáciou finančnej operácie, slúži na potvrdenie realizácie finančnej operácie.

Finančná kontrola týkajúca sa finančných operácií súvisiacich s projektmi je upravená v Organizačnej smernici TU č. 5/2005. Podľa uvedenej smernice prvú etapu predbežnej finančnej kontroly vykoná zodpovedný riešiteľ (gestor) projektu, resp. riešiteľ etapy v prípade, že gestor nie je zamestnancom TU. Druhú etapu predbežnej finančnej kontroly vykoná kvestor, resp. ním písomne poverení zamestnanci rektorátu. Finančná kontrola za operácie týkajúce sa projektov financovaných zo ŠF EÚ a delegovanie právomoci kvestora TU na vykonanie druhej etapy predbežnej finančnej kontroly týchto operácií je bližšie upravená v ďalšej časti tejto smernice. Kontrolu dokladov za všetky projekty realizované VŠLP si táto organizačná súčasť upraví samostatne. 8

4. Definovanie zodpovednosti zamestnancov pri schvaľovaní finančných operácií Účelom tejto časti smernice je definovať zodpovednosti príslušných zamestnancov na vykonávanie kontroly účtovných dokladov projektov financovaných zo ŠF EÚ v podmienkach TU vo Zvolene (tab. 3, tab. 4). Definovanie zodpovedností vychádzajú z organizačnej smernice č. 5/2005 (časť finančné operácie týkajúce sa projektov). Tab. 3 Zodpovednosť zamestnancov pri schvaľovaní finančných operácii (projekty ŠF EÚ) Formálna a účtovná správnosť dokladu

Účtovný doklad

Vecná správnosť (objednáva dodanie)

Predbežná finančná kontrola I. etapa

Predbežná finančná kontrola II. etapa

I. Dodávateľská faktúra

ORP – finančný účtovník

projektový manažér, príp. zamestnanec poverený PM zodpovedný za plnenie zmluvy

projektový manažér

TU – kvestor

II. Vyúčtovanie nákupu v hotovosti

TU – pokladník



TU – kvestor (poverený vedúci EO)

III. ORP Interné účtovné doklady – finančný za projekty (napr. účtovanie účtovník refundácie miezd, prevody fin prostr.)



TU – kvestor (poverený vedúci ORP)

Tab. 4 Zodpovednosť zamestnancov pri schvaľovaní finančných operácii (projekty ŠF EÚ) – cestovné príkazy Cestovný príkaz

a) Cestovný príkaz – príkaz na pracovnú cestu (tuzemský, zahraničný) Pozn. V prípade zahraničnej pracovnej cesty je schválenie CP viazané na predchádzajúci súhlas vedenia TU alebo vedenia fakulty, resp. rektora TU alebo dekana fakulty

b) Cestovný príkaz – vyúčtovanie pracovnej cesty (tuzemský, zahraničný)

Zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu je príslušný pod

Schválenie pracovnej cesty

Formálna a účtovná správnosť likvidácie dokladu

Predbežná finančná kontrola (I. etapa)

Predbežná finančná kontrola (II. etapa)

rektorát

vedúci zamestnanec (kvestor/, prorektor/rektor)



–

fakulta

vedúci katedry/ dekan fakulty



–

ďalšia organizačná súčasť

vedúci organizačnej súčasti



–

rektorát

vedúci zamestnanec (kvestor/, prorektor/rektor)




fakulta

vedúci katedry/ dekan fakulty




ďalšia organizačná súčasť

vedúci organizačnej súčasti



TU – kvestor resp. ním poverení zamestnanci

9

5. Povinné náležitosti vybraných dokumentov Aby výdavky projektu mohli byť oprávnené musia spĺňať všeobecné pravidlá oprávnenosti výdavkov, ktoré sú konkretizované v Príručke pre prijímateľa. Výdavok musí byť preukázaný faktúrami, príp. inými účtovnými dokladmi rovnocennej dôkaznej hodnoty, pre ktoré sú odporúčané povinné náležitosti. Projektový manažér, príp. ním poverená osoba je povinný dodávateľa s povinnými náležitosťami oboznámiť. Ďalšia časť obsahuje sumarizáciu povinných náležitostí pre vybrané dokumenty (povinné prílohy Žiadosti o platbu) – Zmluva o dielo, Faktúra. Zmluva o dielo (Zmluva s dodávateľom) a) b) c) d) e) f) g) h) i)

Povinné náležitosti

j) k)

l)

identifikácia zhotoviteľa i prijímateľa, osoba zodpovedná za plnenie zmluvy, identifikácia projektu (kód ITMS), predmet plnenia (v súlade s rozpočtom projektu) a jeho špecifikácia, zmluvná cena, platobné podmienky (splatnosť faktúry minimálne 100 dní), ostatné povinné náležitosti zmluvy v zmysle platnej legislatívy, podmienky fakturácie predmetu zmluvy povinné náležitosti faktúry (viď bod B) s uvedením počtu originálov fa a jej príloh (odporúčané 3x), 1 fakturačná adresa (TUZVO), povinné prílohy k faktúre: – dodací list (preberací protokol) s uvedením výrobných čísel, – certifikát o pôvode tovaru (spolu s prekladom), – protokol o zaškolení personálu (ak vyplýva zo zmluvy), – Čestné vyhlásenie o zhode podľa zákona č. 264/1999 Z.z. – fotodokumentácia (ak vyplýva zo zmluvy) – príp. Čestné vyhlásenie o ekvivalentnej náhrade produktov (podľa dohody s PM), – pri dodávkach stavebných prác: krycí list, súpis vykonaných prác, stavebný denník pri zmluve o dodávke stavebných prác – prílohou zmluvy: krycí list, výkaz výmer.

Dôležité

Zmluva o dielo musí byť pred podpisom štatutárnym zástupcom TUZVO parafovaná právnikom TUZVO.

Upozornenie pre dodávateľov

Do žiadosti o platbu 15. dňa nasledujúceho mesiaca budú zahrnuté iba faktúry prijaté na TUZVO do 31.dňa bežného mesiaca. Faktúry prijaté v novom účtovnom mesiaci budú zaradené do žiadosti o platbu až v nasledujúcom mesiaci, tj. bude nutné prepracovať dátum splatnosti faktúry o ďalších 30 dní.

Spracované podľa Príručky pre prijímateľa

1 V zmysle Príručky všetky dokumenty ŽoP, podporná dokumentácia, účtovné doklady a účtovné záznamy – musia byť predložené na SORO v jednom rovnopise originálu, resp. overenej kópii. Overená kópia dokumentu – kópia príslušného dokladu s pečiatkou a podpisom štatutárneho orgánu prijímateľa. Odporúča sa využívať iba v prípade, ak povaha účtovného dokladu neumožňuje vyhotoviť viac rovnopisov originálov (napr. pokladničný doklad, cestovný príkaz).

10

Faktúra Povinné náležitosti faktúry

1. Faktúra za dodanie majetku (investičná fa)

2. Faktúra za stavebné práce

3. Faktúra za ostatné služby a dodávky režijného charakteru

a) b) c) d) e) f) g) h) i)

kód ITMS projektu názov Projektu ŠF číslo a názov Zmluvy o dielo (príp. uvádzať aj časti Zmluvy v zmysle podkladov na fakturáciu) číslo faktúry obchodné meno, sídlo, názov banky a bankový účet TUZVO i dodávateľa suma na úhradu v EUR (zaokrúhlená na dve desatinné miesta), náležitosti pre účely DPH (sadzba, DIČ a kurz NBS) podpis zodpovednej osoby za zhotoviteľa, vymenovanie príloh k fa (v zmysle zmluvy).

a) – i) viď bod Faktúra za majetok j) zisťovací protokol o vykonaných stavebných prácach (Krycí list) potvrdený podpisom a pečiatkou zhotoviteľa, že práce uvedené v priložených dokumentoch zodpovedajú skutočnosti k) súpis vykonaných prác (náležitosti Súpisu sú uvedené v Príručke) l) stavebný denník (časti stavebného denníka zodpovedajúce fakturovanému obdobiu). a) – i) viď bod Faktúra za majetok

Povinné prílohy faktúry – – – – – –

dodací list (preberací protokol) s uvedením výrobných čísel, certifikát o pôvode tovaru (spolu s prekladom), protokol o zaškolení personálu (ak vyplýva zo zmluvy), Čestné vyhlásenie o zhode podľa zákona č. 264/1999 Z.z. fotodokumentácia (ak vyplýva zo zmluvy) príp. Čestné vyhlásenie o ekvivalentnej náhrade produktov (podľa dohody s PM), – pri dodávkach stavebných prác: krycí list, súpis vykonaných prác, stavebný denník

C. Obeh dokladov Táto časť organizačnej smernice vymedzuje obeh dokladov vznikajúcich v procese realizácie projektu financovaného zo ŠF EÚ: • registratúrne záznamy (mimo účtovných dokladov), • dodávateľská faktúra za nákup dlhodobého a krátkodobého majetku, • dodávateľská faktúra za stavebné práce, • dodávateľská faktúra za ostatné služby a dodávky režijného charakteru, • cestovné príkazy, • vyúčtovanie nákupu v hotovosti, • ostatné doklady. 1. Ostatné registratúrne záznamy V zmysle Registratúrneho poriadku TU vo Zvolene korešpondencia súvisiaca s realizáciou projektov ŠF EÚ musí byť centrálne evidovaná (registrovaná) v Re11

gistratúrnej knihe, ktorá v podmienkach TU vo Zvolene predstavuje serverovú webovú aplikáciu. Registratúrne spisy projektov ŠF EÚ sú vedené na oddelení ORP. Oddelenie ORP nevedie registratúrne spisy projektov ŠF EÚ, ktoré sú riadené iným centrom riadenia projektov (napr. fakulty alebo organizačnej súčasti). Registratúrne spisy projektov ŠF EÚ obsahujú nasledovné registratúrne záznamy: • prichádzajúce záznamy (tab. 5), • odchádzajúce záznamy (tab. 6). Tab. 5 Obeh dokladu – prichádzajúci registratúrny záznam týkajúci sa projektu ŠF EÚ Funkcia Por. č.

Komentár

Vystavuje, zabezpečuje

Odovzdáva komu

1.

Zaeviduje prichádzajúci registratúrny záznam, zapíše registratúrne číslo záznamu na dokument a odovzdá spracovateľovi

TU – zamestnanec podateľne

ORP – zamestnanec poverený vedúcim ORP

2.

Zabezpečí vybavenie záznamu: odovzdanie kópie dokumentu a založenie originálu do spisu projektu


projektový manažér príp. ním poverená osoba

Popis činnosti

Termín

Poznámka prevzatie záznamu potvrdí podpisom

priebežne

prevzatie záznamu potvrdí podpisom

priebežne

Tab. 6 Obeh dokladu – odchádzajúci registratúrny záznam týkajúci sa projektu ŠF EÚ Funkcia Por. č.

Popis činnosti

1.

Vyžiada pridelenie registratúrneho čísla pre príslušnú zásielku a oznámi základnú identifikáciu dokumentu (Vec, Odpoveď na dokument R–...)

2.

Zaeviduje odchádzajúci registratúrny záznam a pridelené registratúrne číslo záznamu oznámi a zaradí záznam do registratúrneho spisu projektu


predkladateľ listovej zásielky za projekt

ORP – zamestnanec poverený vedúcim ORP alebo určený zamestnanec organizačného útvaru predkladateľa zásielky

12

Komentár Odovzdáva komu

Termín

ORP – zamestnanec priebežne poverený vedúcim ORP predkladateľ listovej zásielky za projekt

priebežne

Poznámka

Pokračovanie Tab. 6 Funkcia Por. č.

Popis činnosti



Termín priebežne

3.

Skompletizuje listovú zásielku a odovzdá na podateľňu


TU – zamestnanec podateľne

4.

Odovzdá originál dokumentu


ORP – zamestnanec priebežne poverený vedúcim ORP

5.

Založí prevzatý dokument do registratúrneho spisu projektu


priebežne

Poznámka

2. Dodávateľská faktúra V zmysle schválených rozpočtov a kategorizácie výdavkov (kapitálové, bežné) pre projekty ŠF EÚ sa účtovne spracovávajú nasledujúce skupiny dodávateľských faktúr: • DF za nákup majetku (krátkodobý, dlhodobý, hmotný, nehmotný), • DF za stavebné práce, • DF za dodávky režijného charakteru a ostatné služby. Pre účely tejto smernice je proces spracovania dodávateľskej faktúry rozdelený do 3. etáp: 1. etapa – činnosti a doklady predchádzajúce vystaveniu DF, 2. etapa – činnosti a doklady v procese účtovného spracovania DF, 3. etapa – činnosti a doklady v procese úhrady DF. V ďalšej časti sú popísané činnosti a doklady z pohľadu ich chronologického vykonávania kompetentnými zamestnancami TU vo Zvolene. 3. Dodávateľská faktúra za nákup majetku 1. etapa DF – činnosti a doklady predchádzajúce vystaveniu DF za nákup majetku

13

Tab. 7 Činnosti predchádzajúce vystaveniu DF za nákup majetku (projekty ŠF EÚ) – 1. etapa Funkcia Popis �innosti

Vystavuje, zabezpe�uje


Termín

Poznámka

1.

Vyplní formulár „Požiadavka na verejné obstarávanie tovarov, stavebných prác a služieb“ v zmysle plánu VO projektu a postúpi

zadávate� VO (projektový manažér, vedúci aktivity, príp. iná pozícia personálnej matice)

manažér VO za projekt

priebežne

2.

Pripravuje podklady na zrealizovanie procesu VO rozpo�tovej položky (položiek). Kompletizácia podkladov na návrh zmluvy s dodávate�om. Spracovanie návrhu zmluvy s dodávate�om pod�a vzorovej zmluvy a jeho postúpenie na Právny referát TUZVO

vzor formuláru je v prílohe Príru�ky pre prijímate�a (napr. príloha �.12a pre oper.progr. VaV, príp. �.16a pre Vzdelávanie)


právnik

priebežne

doklady pod�a dohody s právnikom

3.

Schválený návrh zmluvy s dodávate�om odovzdá

právnik

manažér VO

pod�a dohodnutej lehoty


PM – projektu

priebežne


SORO

ihne�

doklady v závislosti od uplatneného postupu VO a v zmysle Príru�ky

priebežne

zmluva 5xO (2x zhotovite�, 3x TUZVO)

4.

Zabezpe�í priebeh a vyhodnotenie procesu verejného obstarávania položky (položiek) a odovzdá informáciu o jeho výsledku

5.

PM dá pokyn na kompletizáciu dokumentácie VO a jej odoslanie na schválenie SORO

6.

Po schválení postupu VO v SORO postúpi túto informáciu manažérovi VO, kompetentným �lenom matice, zabezpe�í parafovanie zmluvy, podpísanie zmluvy s dodávate�om a dá pokyn k realizácii zmluvného vz�ahu

7.

Podpísanú zmluvu s dodávate�om postupuje na založenie k dokumentácii VO ako doklad pre ú�tovné spracovanie súvisiacich faktura�ných dokladov

právnik dodávate�

PM – projektu

kompetent. pracovníci personálnej matice Manažér VO

PM – projektu

FM – projektu

8.

Zaeviduje zmluvu do zoznamu uzatvorených zmlúv k projektu

FM – projektu

9.

Zaeviduje dodávate�a do IS SOFIA, vystaví objednávku v zmysle Zmluvy o dielo

Manažér VO projektu, príp. pracovník TUZVO Referát VO

10.

Zabezpe�í doh�ad nad realizáciou dodávky, podpisom potvrdí vecnú správnos� dokladu o realizácii dodávky a dá dodávate�ovi pokyn k vystaveniu faktúry

priebežne

priebežne

zodp.prac. ur�ený PM (môže by� uvedený v zmluve)

14

priebežne

dodací list alebo preberací protokol s uvedením výrobného �ísla zariadenia

2. etapa DF – činnosti a doklady v procese účtovného spracovania DF za nákup majetku Tab. 8 Činnosti v procese účtovného spracovania DF za nákup majetku (projekty ŠF EÚ) – predfinancovanie – 2. etapa Por. �.

1.

2.

3.

4.

5.

5.

Preberie z pošty a odovzdá ORP

Zaeviduje faktúru v KDF v IS SOFIA, –odsúhlasí fa po formálnej stránke, –vykoná predbežné zaú�tovanie DF – vystaví likvida�ný list fa – skompletizuje fa s prílohami – zabezpe�í overenie procesu obstarávania u manažéra pre VO – zabezpe�í 3.stup�ové schválenie fa: preverenie vecnej správnosti fa, posúdenie hosp. ú�elnosti plnenia a schválenie finan�nej operácie (I.,II.etapa finan�nej kontroly) Fa spolu s prílohami (obchodný prípad) postúpi finan�nému manažérovi projektu Zaradenie DF do žiadosti o platbu, spracovanie ŽoP o platbu a jej odoslanie na SORO

Doklad „Záznam z administratívnej kontroly“ príslušnej žiadosti o platbu v SORO postúpi V prípade zahrani�nej DF postúpi podklady k odvedeniu DPH (cla)

Vystavuje, zabezpe�uje podate��a / príp. zamestnanec poverený PM projektu ORP – finan�ný ú�tovník

7.

Po úhrade DPH (cla) postúpi informáciu Skompletizuje príslušné doklady (fa, doklady o zaú�tovaní a úhrade DPH, da�ové priznanie) k žiadosti o refundáciu úhrady DPH a postúpi

Odovzdáva komu

Termín

ORP – finan�ný ú�tovník

priebežne

manažér pre VO

priebežne

Poznámka

Fa a prílohy k fa

pracovníci pod�a zodpovednosti (vi� �as� 4)

ORP–finan�ný ú�tovník

FM – projektu

ihne�

FM – projektu

podate��a

priebežne

FM – projektu ORP – finan�ný ú�tovník

ORP – finan�ný ú�tovník EO – referent pre DPH

ihne�

Po úhrade DPH da�ovému úradu

6.

Komentár

Funkcia

Popis �innosti

EO – referent pre DPH ORP – finan�ný ú�tovník

FM – projektu ORP – finan�ný ú�tovník FM

ihne�

ihne�

ihne�

3. etapa DF – �innosti a doklady v procese úhrady DF za nákup majetku Tab. 9 �innosti v procese ú�tovného spracovania 15 DF za nákup majetku (projekty ŠF EÚ) predfinancovanie – 3. etapa

Por.

Funkcia

Komentár

3. etapa DF – činnosti a doklady v procese úhrady DF za nákup majetku Tab. 9 Činnosti v procese účtovného spracovania DF za nákup majetku (projekty ŠF EÚ) – predfinancovanie – 3. etapa Por. �.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Popis �innosti

Postupuje informáciu o pripísaní NFP (žiadosti o platbu) na ú�et

Ú�tovne spracuje bankový výpis poskytnutého NFP v prípade samostatného bankového ú�tu za projekt Postúpenie Avíza o poskytnutí NFP

Kontrola fondov na faktúre so Záznamom z administratívnej kontroly a Avízom o poskytnutí NFP Zaú�tovanie likvidácie DF priradených k danej žiadosti o platbu do hlavnej ú�tovnej knihy a vloženie �ísla ú�tovného dokladu do hlavi�ky likvida�ného listu DF Pripraví platby v zmysle príslušnej žiadosti o platbu do dávky pre systém Štátnej pokladnice a zabezpe�í realizáciu úhrad

Funkcia Odovzdáva komu Vystavuje, zabezpe�uje ORP – finan�ný FM ú�tovník

FM


ihne�


ihne�

ihne�


ihne�


do 7 kalendárnych dní od poskytnutia NFP

ORP – finan�ný ú�tovník OIS – finan�ný ú�tovník

10.


EO – ú�tovník majetku

v dohodnutej lehote pod�a Príru�ky

EO – ú�tovník majetku


v dohodnutej lehote pod�a Príru�ky

Pozna�í doklad o zaradení do LL, zabezpe�í schválenie a podpis Zaradenia majetku zodpovednými osobami (podklad k žiadosti o zú�tovanie platby), vystavuje �estné prehlásenie o zaradení a následnom poistení majetku, doklady odovzdá na kompletizáciu žiadosti o zú�tovanie


FM

11.

Archivuje Zápisy o zaradení majetku zo ŠF EÚ

12.

Archivácia dodávate�ských fa (obchodného prípadu) pod�a bankových ú�tov faktúr a pod�a žiadostí o platbu

ORP – finan�ný ú�tovník EO – Ú�tovník majetku ORP – finan�ný ú�tovník

9.

10.

Komentár Poznámka


Ú�tovne spracuje bankový výpis úhrad DF Ú�tovne spracuje bankový výpis úhrad DF v prípade úhrad cez bežný ú�et TUZVO Pripraví podklady k zaradeniu majetku vrátane uvedenia pracoviska a osoby, ktorá majetok prebrala, ozna�í karty nedokon�ených investícii, odsúhlasí rozpo�et pod�a fondov, odsúhlasí s obstarávacou cenou) a odovzdá ich EO Zaradí majetok do centrálnej evidencie majetku a postúpi doklady o zaradení

8.

Termín

16 16

zápis ú�tovného dokladu, dátumu zaú�tovania na LL a podpis

Zápis o zaradení HIM a DNHIM

zodpovedné osoby si pre potreby katedry zabezpe�ia kópiu potrebných dokladov pre vlastnú evidenciu , (napr. dod.listy Zápisy o zaradení)

ORP – originál OIS – kópia ak projekt nemá vlastný BÚ

Činnosti v procese účtovného spracovania DF za nákup majetku (systém refundácie) Spôsob spracovania je totožný s predchádzajúcim obehom dokladov s rozdielom: • spracovanie, zaúčtovanie, úhrada faktúry sa vykonáva z vlastných prostriedkov, • zaradenie majetku predchádza poukázaniu finančných prostriedkov zo SORO, • uhradené faktúry s príslušnými prílohami a dokladmi úhrad sú zahrnuté do Žiadosti o platbu (refundáciu), • žiadosť o refundáciu sa účtuje v mesiaci jej odoslania na SORO ako pohľadávka TUZVO voči ŠR. 4. Dodávateľská faktúra za stavebné práce Proces spracovania dodávateľskej faktúry za stavebné práce je možné rozčleniť na 3. etapy: 1. etapa – činnosti a doklady predchádzajúce vystaveniu faktúry za stavebné práce 2. etapa – činnosti a doklady v procese účtovného spracovania faktúry za stavebné práce 3. etapa – činnosti a doklady v procese úhrady faktúry za stavebné práce. Postupy uvedené v rámci časti C.3 platia aj pre tento druh faktúry. Činnosti súvisiace s verejným obstarávaním vykonáva Oddelenie investícií a prevádzky. Vecnú správnosť faktúry potvrdzujú pracovníci Oddelenia investícií a prevádzky. 5. Dodávateľská faktúra za dodávky režijného charakteru Proces spracovania dodávateľskej faktúry režijného charakteru je možné rozčleniť na 3. etapy: 1. etapa – činnosti a doklady predchádzajúce vystaveniu faktúry 2. etapa – činnosti a doklady v procese účtovného spracovania faktúry 3. etapa – činnosti a doklady v procese úhrady faktúry. Postupy uvedené v rámci časti C. 3 platia aj pre tento druh faktúry. Faktúry nesúvisia s procesom zaradenia majetku.

17

6. Cestovné príkazy Proces spracovania dokladov – Cestovné príkazy zamestnancov – pre pracovné cesty v rámci aktivít projektov financovaných ŠFEÚ vychádza z organizačnej smernice č.4/2010 TUZVO – o pracovných cestách a cestovných náhradách zamestnancov Technickej univerzity vo Zvolene. Tab. 10 Cestovné príkazy – tuzemské Por. č.

Funkcia Popis činnosti


Odovzdáva komu

Komentár Termín

Založí (zaeviduje) cestovný príkaz do IS SOFIA – fond 46 (vlastné zdroje)2, Účel cesty: ITMS projekt, číslo položky rozpočtu projektu, vytlačí príkaz na tuzemskú SC a odovzdá ho

Poverený pracovník príslušnej katedry (sekretariát), príp. rektorátu

2.

Schváli CP zamestnanca

podľa org. smernice TUZVO 4/2010

zamestnanec

3.

Po realizácii pracovnej cesty predloží zamestnanec CP s dokladmi na vyúčtovanie CP

zamestnanec

poverené osoby podľa príslušnosti priebežne zamestnanca

4.

Vyúčtovaný a po formálnej stránke skontrolovaný CP odovzdá

poverené osoby podľa príslušnosti zamestnanca

podateľňa (ORP)

priebežne

5.

Zaúčtovanie CP, odoslanie na výplatu cez mzdy a archivácia CP

ORPfinančný účtovník

OIS – finančný účtovník

priebežne

6.

Postúpenie skompletizovaného CP (kópiu) pre Žiadosť o platbu


FM – projektu

1.

zamestnanec

Poznámka

1 deň pred nástupom na SC

priebežne

priebežne

fond 46 (vlastné zdroje) sa uvádza iba z dôvodu, že ŽoP refundáciu je možné zaslať na SORO až po dosiahnutí určitého objemu finančných prostriedkov, t.j. aby účtovníctvo zodpovedalo skutočnému stavu zdrojov vynaložených na krytie výdavku, po uznaní výdavku sa fondy výdavku preúčtujú.

2

18

Tab. 11 Cestovné príkazy – zahraničné Por. �.

1.

2.

Popis �innosti Založí (zaeviduje) cestovný príkaz do IS SOFIA (uvedie správne fondy – aj pre poistenie, fond 46 (vlastné zdroje), Ú�el cesty: ITMS projekt, �íslo položky rozpo�tu projektu, zaeviduje výšku požadovanej zálohy, vytla�í príkaz na zahrani�nú SC Schváli CP zamestnanca

3.

Odovzdajú CP pre ú�ely prípravy zálohy na SC z valutovej pokladne

4.

Vyplatenie poskytnutej zálohy

5. 6.

Zaú�tovanie poskytnutej zálohy Po realizácii pracovnej cesty predloží zamestnanec CP s dokladmi na vyú�tovanie CP

7.

Vyú�tovaný a po formálnej stránke skontrolovaný CP odovzdá

8.

Kontrola a zaú�tovanie CP, odovzdanie na výplatu a archiváciu

Funkcia Vystavuje, Odovzdáva zabezpe�uje komu pracovník zamestnanec príslušnej katedry (sekretariát)

pod�a org.smernice (vedúci katedry,útvaru, dekan fakulty, PM) poverené osoby pod�a príslušnosti zamestnanca EO – referent zodpovedný za zahrani�né SC pokladník zamestnanec poverené osoby pod�a príslušnosti zamestnanca EO – referent zodpovedný za zahrani�né SC

Zabezpe�í kópiu pre ORP a FM 9.

Vyplatenie CP v hotovosti (mimo EUR)

10.

Zaú�tovanie vyplatenia CP a odovzdanie na archiváciu

11.

Postúpenie skompletizovaného CP pre Žiados� o platbu

EO – referent zodpovedný za valutovú poklad�u pokladník


poverené osoby pod�a príslušnosti zamestnanca

Termín priebežne

priebežne

podate��a (EO)

priebežne

zamestnanec

priebežne

poverené osoby pod�a príslušnosti zamestnanca podate��a (EO) OIS – finan�ný ú�tovník EO – referent zodpovedný za valutovú poklad�u zamestnanec EO – referent zodpovedný za valutovú poklad�u FM – projektu

Komentár Poznámka

ihne� priebežne v zmysle org.smer. �. 4/2010 priebežne priebežne

OIS (vyú�t. v EUR) – cez mzdu, EO (iná mena) – hotovos�

priebežne

priebežne

priebežne

7. Vyú�tovanie nákupu v hotovosti 7. Vyúčtovanie nákupu v hotovosti Nákup v hotovosti tovaru príp. služieb sa pri projektoch ŠF EÚ neodporú�a. Je to Nákup v hotovosti príp. služieb pri projektoch EÚ neodporúča. Je to akceptovate�né len tovaru v prípadoch takých sapoložiek rozpo�tuŠF projektu, ako sú notárske, poštovné, príp. inélen výdavky, ktoré nietakých je možné uhradi� bezhotovostne. akceptovateľné v prípadoch položiek rozpočtu projektu, ako sú notár-

ske, poštovné, príp. iné výdavky, ktoré nie je možné uhradiť bezhotovostne.

Nákup tovaru príp. služieb v zahrani�í je pri projektoch ŠF EÚ zakázaný.

Nákup tovaru príp. služieb v zahraničí je pri projektoch ŠF EÚ zakázaný. Tab. 12 Vyú�tovanie nákupu v hotovosti

19 19

Tab. 12 Vyú�tovanie nákupu v hotovosti Tab. 12 Vyúčtovanie nákupu v hotovosti Por. �.

Kompletizuje a predloží doklady z nákupu v hotovosti

1.

Funkcia

Popis �innosti

Komentár

Vystavuje, zabezpe�uje zamestnanec

Odovzdáva komu FM

Termín priebežne

2.

Vystaví doklad „Vyú�tovanie nákupu v hotovosti“ (napr. poštovné, notárske poplatky),zabezpe�í schválenie predbežnej finan�nej kontroly (I. a II. etapa) a jeho odovzdanie zamestnancovi

FM

zamestnanec (predkladate� vyú�tovania)

priebežne

3.

Predloží doklad Vyú�tovanie nákupu v hotovosti Vyplatí finan�né prostriedky

zamestnanec

EO – pokladník zamestnanec

priebežne

4. 5.

Príkaz na prevod prostriedkov z ú�tu projektu na bežný ú�et a odovzdanie príslušných dokladov

6.

Odovzdá kópiu dokladu finan�nému manažérovi projektu a zabezpe�í jeho archiváciu na ORP Zaradí doklad do žiadosti o refundáciu

7.

EO – pokladník EO – pokladník

Poznámka

vypísanie identifika�ných údajov, vrátane uvedenia ú�tu projektu, z ktorého sa zrealizuje úhrada a rozpísania zdrojov

priebežne

ORP – finan�ný ú�tovník FM

ORP – finan�ný ú�tovník FM

priebežne priebežne

8. Obeh ostatných dokladov 8. Obeh ostatných dokladov (1) Medzi ostatné doklady pre potreby tejto smernice zaraďujeme doklady, ktoré sú (1) Medzi ostatné doklady pre potreby tejto smernice zara�ujeme doklady, ktoré sú vytvárané a odovzdávané medziORP pracovníkmi ORP amanažérom, projektovým a vytvárané odovzdávané medzi pracovníkmi a projektovým resp.manažérom, finan�ným resp. finančným manažérom projektu: manažérom projektu: • � • � •� •� •� •� •�

Podklady pre preúčtovanie vykázaných miezd v rámci aktivít projektu,

Podklady pre preú�tovanie vykázaných miezd v rámci aktivít projektu, Zoznam deklarovaných výdavkov Žiadosti o platbu (refundáciu), Zoznam deklarovaných výdavkov Žiadosti o platbu (refundáciu), Protokol o škode, Protokol o škode, Výkaz�erpania čerpania rozpočtu z IS SOFIA, Výkaz rozpo�tu z IS SOFIA, Rekapitulácia čerpania rozpočtu Rekapitulácia �erpania rozpo�tu Výkazstavu stavu investičného majetku, Výkaz investi�ného majetku, Žiadosťo uzatvorenie o uzatvorenie poistnej zmluvy na obstaraný majetok Žiados� poistnej zmluvy na obstaraný majetok za projekt.za projekt.

Vzory uvedenýchdokladov dokladov (formulárov) sú k dispozícii na riadenia Oddelení riadenia Vzory uvedených (formulárov) sú k dispozícii na Oddelení projektov. projektov. (2) Podkladom pre preú�tovanie vykázaných miezd projektu sú doklady:

(2) Podkladom pre preúčtovanie vykázaných miezd projektu sú doklady:

a) �lenenie refundovaných miezd - podklad pre preú�tovanie na dota�né ú�ty (2a),

b) �lenenie refundovaných miezd miezd -–podklad pre pre preú�tovanie neoprávnených výdavkov a) Členenie refundovaných podklad preúčtovanie na dotačné účty (2a),(2b) b)Tab. Členenie refundovaných miezd – podklad pre preúčtovanie neoprávnených vý13 Podklady pre preú�tovanie refundovaných miezd davkov (2b)

20

20

Tab. 13 Podklady pre preúčtovanie refundovaných miezd Funkcia Por. č.

Popis činnosti

Komentár

Vystavuje,

Odovzdáva komu

Termín

Poznámka

1.

Zabezpečí spracovanie dokladu 2a podľa pokynov ORP -finančný účtovník

PM – projektu


5 dni po odoslaní Žiadosti o platbu (refundáciu)

2.

Zabezpečí spracovanie dokladu 2b

PM – projektu


5 dni po obdržaní Záznamu z kontroly

3.

Požiada o prevod finančných prostriedkov PM – v zmysle dokladov 2a, 2b projektu z účtu projektu na dotačný účet

ORP – vedúci

5 dni po pripísaní refundov. prostriedkov na účet projektu

Dôvodom preúčtovania je zosúladenie zdrojov krytia vyplatených miezd týkajúcich sa projektu. V zmysle Zmluvy prijímateľ NFP nesmie požadovať na realizáciu oprávnených aktivít projektu dotáciu alebo príspevok ani inú formu pomoci, ktorý by umožnila dvojité financovanie alebo spolufinancovanie zo zdrojov iných rozpočtových kapitol ŠR. (3) Zoznam deklarovaných výdavkov Žiadosti o platbu (refundáciu) V zmysle Zákona o účtovníctve je potrebné Žiadosť o platbu (refundáciu) účtovať ako pohľadávku voči ŠR. Súčasťou Žiadosti o platbu (refundáciu) môžu byť faktúry (uhradené z vlastných zdrojov), poštovné, príp. iné poplatky uhradené v hotovosti, cestovné príkazy, nárokované mzdy za projekt a pod. Podkladom pre zaúčtovanie Žiadosti o platbu (refundáciu) je Príloha č.1 „Zoznam deklarovaných výdavkov Žiadosti o platbu“ , ktorá je súčasťou odosielanej Žiadosti o platbu (refundáciu). Tab. 14 Zoznam deklarovaných výdavkov Žiadosti o platbu Por. č.

1.

Funkcia

Komentár

Popis činnosti


Odovzdáva komu

Termín

Odovzdá Zoznam deklarovaných výdavkov Žiadosti o platbu (refundáciu)

ORP- finančný účtovník

FMprojektu

5 dni po odoslaní Žiadosti o platbu (refundáciu)

21

Poznámka

(4) Protokol o škode Protokol o škode je podkladom pre: • uplatnenie zodpovednosti v prípade zistenia zavinenia za neuznané alebo vrátené zdroje, na poskytnutie ktorých mala TU nárok z vonkajších zdrojov (EÚ, ŠR) a tieto boli zamietnuté, • rozhodnutie o spôsobe krytia neuznaných a vrátených prostriedkov mimorozpočtovými zdrojmi TU tak, aby nedošlo zo strany TUZVO k porušeniu finančnej disciplíny. Smernice pre likvidáciu škôd a prácu v škodovej komisie TU z roku 1994, ktoré neboli zrušené ani nahradené inou úpravou určujú, že charakter škody má akýkoľvek neproduktívne vynaložený finančný náklad, t.j. aj výdavok na projekt, ktorý mal byť krytý vonkajšími zdrojmi, ale z rôznych dôvodov (napr. rozdiel medzi VO a položkami rozpočtu, subjektívne posúdenie SORO, nedostatky zapríčinené riešiteľmi projektu a pod.) nebol posúdený ako oprávnený. Obeh dokladov v procese evidovania a spracovania neoprávnených výdavkov projektu je uvedený v tabuľke 15. Tab. 15 Protokol o škode Por. č.

1.

Funkcia Popis činnosti


Odovzdáva komu

Z dokladu Záznam z kontroly, príp. iného dokladu o krátení výdavkov vyhotoví Protokol o škode a odovzdá ho


tajomník škodovej komisie

Komentár Termín

Poznámka

Do 5 dní od prijatia Záznamu z kontroly

kópiu odovzdať na ORP

(4) Výkaz čerpania rozpočtu z IS SOFIA Výkaz čerpania rozpočtu (IS SOFIA Z401) poskytuje prehľad o čerpaní jednotlivých položiek ekonomickej klasifikácie po zaúčtovaní účtovných dokladov projektu v účtovníctve. Výkaz Z401 je potrebné priebežne kontrolovať na výdavky uplatňované v rámci Žiadostí o platbu s cieľom zabezpečiť, aby všetky výdavky projektu boli zaúčtované na účet projektu.

22

Tab. 16 Výkaz čerpania rozpočtu Por. č.

Funkcia

Komentár

Popis činnosti


Odovzdáva komu

Termín

1.

Vytlačí Výkaz čerpania rozpočtu z IS SOFIA a odovzdá ho


PMprojektu

5 dni po štvrťročnej účtovnej uzávierke v IS SOFIA

2.

Výkaz čerpania rozpočtu skontroluje na rozpočet projektu a pripomienky postúpi na

PM – projektu FM – projektu


5 dní po prevzatí Výkazu čerpania rozpočtu

Poznámka

(5) Rekapitulácia čerpania rozpočtu projektu Rekapitulácia čerpania rozpočtu projektu je evidencia vedená finančným manažérom projektu, ktorá by mala obsahovať: • prehľad o finančne uzatvorených Žiadostiach o platbu s rekapituláciou zdrojov ich financovania (samostatne vyčlenené vlastné zdroje na neoprávnené výdavky), • informácie o celkovom plnení rozpočtu projektu (%) za TUZVO i ostatných partnerov. Tab. 17 Rekapitulácia čerpania rozpočtu projektu Por. č.

1.

Funkcia

Komentár

Popis činnosti

Vystavuje, Odovzdáva komu zabezpečuje

Termín

Predloží Rekapituláciu čerpania rozpočtu projektu

FM projektu

5 dni po ukončení kalendárneho štvrťroka

ORPvedúci oddelenia

Poznámka

(6) Výkaz stavu investičného majetku Tab. 18 Výkaz stavu investičného majetku Por. č. Popis činnosti

Funkcia

Komentár


Odovzdáva Termín komu


FMprojektu

5 dni po štvrťročnej účtovnej uzávierke v IS SOFIA

ORPFinančný účtovník

5 dní po prevzatí Výkazu stavu investičného majetku

1.

Vytlačí Výkaz stavu investičného majetku za príslušný projekt z IS SOFIA a odovzdá ho

2.

Výkaz stavu investičného majetku skontroluje na čerpanie FMrozpočtových položiek projektu projektu a pripomienky postúpi na

23

Poznámka

(7) Žiadosť o uzatvorenie poistnej zmluvy na obstaraný majetok za projekt Prílohou žiadosti je zoznam majetku (evidenčné číslo, názov majetku, obstarávacia cena), ktorý bude predmetom poistnej zmluvy. Tab. 19 Žiadosť o uzatvorenie poistnej zmluvy na obstaraný majetok za projekt Funkcia

Por. č. Popis činnosti 1.

Komentár

Vystavuje, Odovzdáva zabezpečuje komu

Predloží Žiadosť o uzatvorenie poistnej zmluvy na obstaraný majetok za projekt

ORPvedúci oddelenia

FM projektu

Termín

Poznámka

5 dni po ukončení kalendárneho štvrťroka

TU vo Zvolene uzatvorila s poisťovňou Allianz, Slovenská poisťovňa poistnú zmluvu, na základe ktorej sa bude poisťovať investičný majetok obstaraný z prostriedkov ŠF EÚ za všetky realizované projekty na TU. Platné a záväzné percento ročného poistného je vo výške 0,113 % pre každý zakúpený majetok.

D. Záverečné ustanovenia (1) Akékoľvek zmeny a doplnky k tejto organizačnej smernici je možné vykonať len písomnými dodatkami podpísanými štatutárnym orgánom TU. (2) Organizačná smernica č. 7/2010 má celouniverzitnú pôsobnosť. (3) Organizačná smernica č. 7/2010 bola schválená v Kolégiu rektora TU dňa 08. 12. 2010. (4) Táto organizačná smernica č. 7/2010 nadobúda účinnosť dňa 1. 12. 2010

prof. Ing. Ján Tuček, CSc. rektor TU

24

E. Prílohy Príloha č. 1 Použité skratky Príloha č. 2 Vymedzenie pojmov Príloha č. 3 Delegovanie právomoci schvaľovania a zodpovednosti za vykonanie predbežnej finančnej kontroly operácií a účtovných dokladov v podmienkach TU vo Zvolene Príloha č. 4 Krycí list projektu

25

Príloha č. 1 Použité skratky SORO

sprostredkovateľský orgán pod riadiacim orgánom, ktorý koná v jeho mene a bol zriadený za účelom zabezpečenia implementácie operačného programu (napr. Agentúra ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu SR pre ŠF EÚ) CP cestovný príkaz DF dodávateľská faktúra EO Ekonomické oddelenie Fa faktúra HIM hmotný investičný majetok NHIM nehmotný investičný majetok IMA investičný majetok K kópia dokladu LL likvidačný list faktúry NFP nenávratný finančný príspevok O originál dokument OIP oddelenie investícií a prevádzky OIS oddelenie informačnej sústavy ORĽZ oddelenie riadenia ľudských zdrojov ORP oddelenie riadenia projektov PHM pohonné hmoty PM projektový manažér, príp. ním poverená osoba R registratúra, registratúrny záznam RVO referát verejného obstarávania SC služobná cesta TU Technická univerzita vo Zvolene TUZVO Technická univerzita vo Zvolene UD účtovný doklad VaV operačný program Veda a výskum VO verejné obstarávanie Príručka Príručka pre prijímateľa NFP ŠF EÚ Štrukturálny fond EÚ ŽoP žiadosť o platbu

26

Príloha č. 2 Vymedzenie pojmov Obeh dokladov Vznik, postupné odovzdávanie, preskúmavanie a schvaľovanie dokladov projektov financovaných zo ŠF EÚ od ich vystavenia alebo doručenia až po ich zaúčtovanie a úschovu. Projekt Súhrn aktivít a činností, na ktoré sa vzťahuje poskytnutie NFP a ktoré realizuje prijímateľ v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP z prostriedkov ŠF EÚ. Registratúra Súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti TU a všetkých záznamov TU doručených, zaevidované v registratúrnom denníku. Registratúrny záznam Informácia zaevidovaná TU v registratúrnom denníku. Registratúrny denník Evidenčná pomôcka správy registratúry, obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní registratúrnych záznamov, uložení a vyradení spisov. Účtovný doklad (ÚD) Doklad obsahujúci zoznam nárokovaných výdavkov na predfinancovanie alebo refundáciu z prostriedkov ŠF EÚ. Žiadosť o platbu Doklad obsahujúci zoznam nárokovaných výdavkov na predfinancovanie alebo refundáciu z prostriedkov ŠF EÚ.

27

Príloha �. 3 Delegovanie právomoci a zodpovednosti schva�ovania dokladov Príloha č. 3 Delegovanie právomoci a zodpovednosti

schvaľovania dokladov

TECHNICKÁ UNIVERZITA VO ZVOLENE T.G. Masaryka 24, 960 53 Zvolen, tel.: 045/ 5333 271,

Delegovanie právomoci schva�ovania a zodpovednosti za vykonanie predbežnej finan�nej kontroly operácií a ú�tovných dokladov Pán/pani ……………………………………………………. funkcia ……………………… (meno a priezvisko poverujúceho) poverujem zodpovednos�ou za vykonanie predbežnej finan�nej kontroly ú�tovných dokladov uvedených v �asti B.4 Organiza�nej smernice �. 7/2010 v �asti: 1. etapa predbežnej finan�nej kontroly

Doklad 1

1

2. etapa predbežnej finan�nej kontroly

vyplni� doklad a zaškrtnú� príslušný typ kontroly

pána/pani ……………………………………………………funkcia ……………….. (meno a priezvisko povereného) V …………………………., d�a ……………………….. Podpis poverujúceho ………………………………………….

4

28

Príloha č. 4 Krycí list projektu Technická univerzita vo Zvolene Krycí list projektu Grantová schéma / Opera�ný program 1 01 Opatrenie

02 Eviden�né �íslo projektu

03 Názov projektu

05 Koniec riešenia projektu

04 Za�iatok riešenia projektu

06 Žiadate� projektu

Charakteristika projektu

07 Ciele projektu

08 Aktivity projektu

09 Partneri projektu

Základné informácie o zodpovednom riešite�ovi (koordinátorovi) projektu

10

11

Meno a priezvisko, tituly

Dátum a podpis zodpovedného riešite�a

14 e-mail Stanovisko vedúceho katedry

13 Telefón 15

16

12

Dátum, podpis 17 vyjadrenie vedúceho katedry


19 e-mail Stanovisko dekana fakulty, resp. vedúceho organiza�nej sú�asti TUZVO Dátum, podpis a vyjadrenie dekana, resp. Meno a priezvisko, 22 21 tituly vedúceho org. su�asti TUZVO 24 e-mail 23 Telefón 18 Telefón 20

25

26

Stanovisko riadite�a CIT Technickej univerzity vo Zvolene


27

29 e-mail

28 Telefón

25

30

Stanovisko vedúceho Oddelenia riadenia projektov Technickej univerzity vo Zvolene


31

35

Celkový rozpo�et projektu (EUR)

37

Priame bežné náklady (EUR)

Finan�né nároky na projekt Spolufinancovanie TUZVO (EUR) 36 Spolufinancovanie (zodpovedná osoba)

38

Kapitálové 39 výdavky (EUR)

40 Výška odpisov (EUR)


43

Dátum, podpis a vyjadrenie kvestora

Stanovisko prorektora Technickej univerzity vo Zvolene

44


46

Dátum, podpis a vyjadrenie prorektora

Stanovisko rektora Technickej univerzity vo Zvolene

47

48

Nepriame bežné náklady (EUR)

Stanovisko kvestora Technickej univerzity vo Zvolene

41

45

Dátum, podpis a vyjadrenie riadite�a CIT

33 e-mail

32 Telefón

34

42

2

Dátum, podpis a vyjadrenie riadite�a CIT

Meno a priezvisko, tituly 1 2 3

49

Dátum, podpis a vyjadrenie rektora

vyžaduje sa pre projekty financované zo ŠF EÚ

29

3

Obeh dokladov na Technickej univerzite vo Zvolene časť projekty financované zo štrukturálnych fondov EÚ

Recommend Documents