OBEC SULKOVEC
Spisový a skartační řád obce Sulkovec Obec Sulkovec, Sulkovec 50, 592 65 Rovečné IČO: 00489476, DIČ: CZ 00489476 Řád zpracoval starosta obce Ing. Petr Tomášek Datum zpracování: 1.12.2014 Datum projednání a schválení ZO: 5.12.2014 Řád nabývá účinnosti dne 1.1.2015
OBSAH
1. Úvodní ustanovení 2. Příjem dokumentů 3. Evidence dokumentů 4. Vyřizování dokumentů 5. Podepisování dokumentů a užití razítek 6. Odesílání dokumentů 7. Ukládání dokumentů 8. Vyřazování dokumentů 9. Závěrečná ustanovení
Čl. 1 ÚVODNÍ USTANOVENÍ
1. Tento spisový a skartační řád se vydává na základě § 66 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, v souladu s vyhláškou č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby. 2. Má platnost pro obecní úřad Sulkovec (dále jen „úřad“) a je závazný pro všechny jeho zaměstnance. 3. Spisovou službou se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti úřadu, popřípadě z činnosti jeho právního předchůdce, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení a to včetně kontroly těchto činností. 4. Za dokument se považuje každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, které jsou do úřadu doručovány nebo vznikají z jeho činnosti. 5. Spisová služba se vykonává písemnou formou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky. 6. Základní pojmy: - spisovna je prostor, kam se ukládají vyřízené dokumenty úřadu do doby uplynutí jejich skartačních lhůt - skartační lhůta je doba, po kterou jsou dokumenty uloženy na úřadě -spisový znak je znak, vyjadřující věcné zařazení písemností ve struktuře úřední dokumentace - skartační znak „A“ (archiv) označuje dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie k trvalému uložení do Státního okresního archivu ve Žďáře nad Sázavou. Skartační znak „S“ (stoupa) označuje dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. Skartační znak „V“ (výběr) označuje dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a rozdělen mezi dokumenty se skartačním znakem „A“ nebo mezi dokumenty se skartačním znakem „S“. - skartační plán je seznam typů písemností roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky a skartačními znaky a lhůtami. - skartační řízení je proces, při němž se z vyřazených písemností oddělují archiválie od písemností bezcenných
Čl. 2 PŘÍJEM DOKUMENTŮ
1. Dokumenty doručené do úřadu přijímá na podatelně pověřená osoba k tomu určená, která za stav spisové služby odpovídá - starosta 2. Pověřená osoba - starosta - zkontroluje, zda souhlasí počet listů a příloh dokumentů a všechna doručená podání v den, kdy byla doručena do úřadu, opatří otiskem podacího razítka. Po zaevidování je předá k vyřízení; v případě dokumentů přijatých mimo podatelnu a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně. Pokud je dokument doručen v digitální podobě, opatří se identifikátorem elektronické podatelny a předá se k vyřízení. 3. Pokud je v adrese na obálce dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení zaměstnance, předá se mu neotevřený. Zjistí-li adresát po otevření zásilky, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí jeho dodatečné zaevidování. Pokud je dokument úředního charakteru doručen v digitální podobě přímo do e-mailové schránky adresáta, postupuje se obdobně. 4. Podací razítko obsahuje vždy: název úřadu, datum doručení, číslo jednací, počet listů a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, u dokumentů v digitální podobě velikost. 5. Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu v podacím deníku lomené posledním dvojčíslím běžného kalendářního roku nebo celým rokem a lze doplnit o spisovou značkou zaměstnance. Pod jedním číslem jednacím se vždy vyřizuje jen jedno podání nebo hromadná podání evidovaná sběrným archem. 6. Číslem jednacím se neoznačují a evidenci nepodléhají následující dokumenty: a) došlé: - knihy, noviny, časopisy, sbírky zákonů, věstníky, normy, reklamní a nabídkové tiskoviny, pozvánky (mimo pozvánek na služební jednání), b) vlastní: - koncepty, pomocné a interní dokumenty, - neschopenky, dovolenky, propustky a jiné dokumenty týkající se přítomnosti zaměstnanců, - dokumenty, u nichž je vedena samostatná evidence (viz čl. 3 odst. 10). 7. Obálka se u spisu ponechává: - není-li na samotném dokumentu datum nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem pošty na obálce - není-li dokument podepsán (i když je uvedeno jméno a adresa pisatele) - má-li datum podání zásilky na poště právní význam (např. posouzení dodržení lhůty) - u dokumentů doručených a dokumentů zasílaných na doručenku - je-li adresa odesílatele pouze na obálce - u stížností
Čl. 3 EVIDENCE DOKUMENTŮ
1. Pro veškerou agendu úřadu je veden jeden podací deník, který je v záhlaví označen názvem obecního úřadu. 2. Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí, v němž byly doručeny nebo vznikly. Pokud se při zapisování do podacího deníku používají zkratky, je jejich seznam a vysvětlivky k němu nedílnou součástí podacího deníku. 3. Dokumenty se zapisují do podacího deníku, který obsahuje údaje: - pořadové číslo dokumentu - datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti, datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně - identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti, zapíše se jako „vlastní“ - číslo jednací odesílatele, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh, - stručný obsah dokumentu - kdo dokument vyřizuje - adresát a způsob vyřízení - den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a druh - spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu 4. Číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1. a končí dnem 31. prosince. Zbývající prázdné řádky se pod posledním zápisem v podacím deníku do konce stránky proškrtnou a označí slovy „Ukončeno dne 31. prosince číslem jednacím...“ a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby 5. Zjistí-li se při zápisu nového dokumentu do podacího deníku, že v téže záležitosti byl již zaevidován jiný dokument, připojí se předchozí dokument k novému dokumentu. Kromě podacího razítka se na novém dokumentu poznamená i číslo jednací předchozího dokumentu. V podacím deníku se u předchozího dokumentu, který se připojuje k novému dokumentu, poznamená v kolonce „Uloženo“ číslo jednací nového dokumentu, k němuž se předchozí dokument připojuje. Pokud je podací deník veden v digitální podobě, spojování dokumentů se provádí podle zásad pro tvorbu spisu. 6. Zápisy do podacího deníku, pokud jsou vedeny v listinné podobě, se provádí čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný i po opravě. V případě potřeby se nahradí správným zápisem. Oprava se opatří datem a podpisem toho, kdo ji provedl. 7. Jestliže k jedné věci bude doručen nebo vytvořen větší počet dokumentů, lze pro jejich evidenci použít sběrného archu, který obsahuje údaje jako podací deník a vede se k jednacímu číslu prvního dokumentu, který je v něm evidován. Ostatní evidované
dokumenty mají číslo jednací totožné, pro odlišení doplněné pořadovým číslem dokumentu ze sběrného archu. Sběrný arch se stává součástí spisu, jehož dokumenty jsou v tomto sběrném archu evidovány. V kolonce „Vyřízeno“ se do podacího deníku zapíše „Sběrný arch“. 8. Úřad vede samostatnou evidenci dokumentů, na které se vztahují zvláštní právní předpisy, např. evidenci faktur, evidenci správních rozhodnutí, stížností, apod.
Čl. 4 VYŘIZOVÁNÍ DOKUMENTŮ
1. Zaevidovaný dokument se předává k vyřízení zpracovateli a ten potvrdí podpisem jeho převzetí v podacím deníku. 2. Jestliže se zjistí, že úřad není příslušný k vyřízení dokumentu, postoupí jej příslušnému místu a odesílatele o tom vyrozumí. 3. Spis se musí vyřídit nebo zpracovat věcně, srozumitelně a bez průtahů. Za vyřízení spisu zodpovídá zpracovatel. Vyřídí-li se dokument jinak než v listinné formě (např. telefonicky, osobním jednáním), učiní se o tom na dokumentu i v podacím deníku záznam. 4. Zaměstnanec pověřený vedením podacího deníku v něm zaznamená, jak byl dokument vyřízen, kdy a komu bylo odesláno písemné vyhotovení. U dokumentu, který byl vyřízen spolu s jinou písemností, se tato skutečnost uvede v kolonce „Vyřízeno“ podacího deníku. 5. Všechny dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis. Spis musí obsahovat soupis všech čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Návaznost připojovaných dokumentů se vyznačí v podacím deníku. 6. Součástí vyřízeného spisu je vždy písemné vyhotovení vyřízeného dokumentu nebo jeho stejnopis označený datem předání k odeslání. Dokument v digitální podobě musí být převeden do analogové formy odpovídající době jeho vyřízení a opatřen náležitostmi originálu. 7. Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, případně rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení, podle spisového a skartačního plánu, který tvoří přílohu č. 1 tohoto spisového a skartačního řádu.
Čl. 5 PODEPISOVÁNÍ DOKUMENTŮ A UŽÍVÁNÍ RAZÍTEK
1. Dokument podepisuje zaměstnanec k tomu pověřený vnitřními předpisy úřadu. Pokud to stanoví zvláštní právní předpis, opatří se podepsaný dokument otiskem úředního razítka. (K dokumentu v digitální podobě připojuje pověřený zaměstnanec zaručený elektronický podpis – pouze jestliže se vás to týká) 2. Pokud má úřad několik razítek stejného typu se shodným textem, rozlišují se pořadovými čísly. 3. Úřad vede evidenci razítek, obsahující otisk razítka s uvedením jména, popřípadě jmen, příjmení a funkce zaměstnance, který razítko převzal a užívá, datum převzetí, datum vrácení razítka, datum vyřazení razítka z evidence a podpis přebírajícího zaměstnance. 4. Razítko se vyřazuje z evidence v případech: ztráty jeho platnosti, jeho ztráty nebo jeho opotřebování. 5. Ztrátu úředního razítka úřad bezodkladně oznámí odboru pro místní správu Ministerstva vnitra. V oznámení uvede přesný opis textu z otisku razítka a datum, od kdy se razítko postrádá.
Čl. 6 ODESÍLÁNÍ DOKUMENTŮ
1. Odesílání dokumentu zajišťuje úřad prostřednictvím pověřené osoby, která zajistí vybavení odesílaného dokumentu náležitostmi k jeho odeslání. Písemnosti jsou odesílány podle jejich závažnosti obyčejnou poštou, doporučeně, na doručenku nebo do vlastních rukou, telefaxem, osobně nebo kurýrem. 2. Do vlastních rukou adresáta se odesílají dokumenty, u nichž je nutno, aby doručení bylo doloženo, nebo je-li to stanoveno zvláštními právními předpisy. Písemný doklad stvrzující, že dokument byl doručen nebo že poštovní zásilka obsahující dokument byla dodána, včetně dne, kdy se tak stalo, se po vrácení připojí k příslušnému spisu.
Čl. 7 UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ
1. Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty úřadu jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy na místě vyhrazeném k uložení dokumentů (dále jen „spisovna“). 2. Dokumenty se ukládají do spisovny zpravidla ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby zpracovatel měl vyřízený dokument déle. 3. Ve spisovně se ukládají písemnosti podle věcných hledisek v označených pořadačích či balících. Na štítku se uvede název obecního úřadu, název písemnosti, časový rozsah, skartační znak s lhůtou. Před předáváním písemností je třeba vytřídit multiplikáty, koncepty, kopie. 4. Zaměstnanec pověřený vedením spisovny přezkoumá, zda ukládaný dokument je úplný a uloží ho. O uložených dokumentech vede evidenci buď formou předávacích protokolů nebo v archivní knize. Ve spisovně se dokument ukládá věcně podle spisového plánu OÚ Sulkovec. 5. Pro nahlížení do dokumentů uložených ve spisovně platí obecná ustanovení o nahlížení do spisů v řízení před správním orgánem nebo soudem; to neplatí, jestliže dokumenty před uložením ve spisovně byly veřejně přístupné. 6. O zapůjčených dokumentech vede spisovna knihu zápůjček (sešit). Do ní zaznamená vždy datum zápůjčky, číslo jednací dokumentu, obsah a jméno a příjmení příslušného zaměstnance, který zapůjčení potvrdí svým podpisem. 7. Dojde-li ke ztrátě dokumentu, do kolonky o vyřazení dokumentu v podacím deníku se zapíše „Ztráta“ a číslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta řešena. 8. Kroniky obce a ostatní významné dokumenty se ukládají do trezoru (nebo jiné vyhrazené uzamykatelné místo), aby byly maximálně zabezpečeny před poškozením nebo zničením. Originály nelze zapůjčovat mimo obecní úřad.
Čl. 8 VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ
1. Vyřazování dokumentů se provádí skartačním řízením, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost úřadu a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií. Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta, a razítka vyřazená z evidence z důvodu ztráty platnosti nebo opotřebení. 2. Skartační řízení se provede na základě skartačního návrhu. Při malém nárůstu písemností během jednoho roku může být skartační řízení provedeno za delší období, nesmí však přesáhnout dobu 5 let. Skartační návrh zašle úřad příslušnému archivu k posouzení a k výběru archiválií, a to v listinné podobě ve dvojím vyhotovení. K provedení skartačního řízení sestaví skartační komisi, jejímž členem je vždy zaměstnanec zodpovědný za spisovnu. 3. Skartační návrh obsahuje označení původce dokumentů, které jsou navrženy ke skartačnímu řízení, seznam dokumentů navržených ke skartačnímu řízení, dobu jejich vzniku, jejich množství a návrh termínu provedení skartačního řízení (vzor je uveden v příloze č. 3). 4. V seznamech dokumentů navrhovaných ke skartačnímu řízení se uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem „A“, zvlášť dokumenty se skartačním znakem „S“. Dokumenty se skartačním znakem „V“ skartační komise posoudí a zařadí je buď k dokumentům se skartačním znakem „A“ nebo k dokumentům se skartačním znakem „S“. 5. Na základě skartačního návrhu provede archivář ze SOkA Žďár nad Sázavou odbornou archivní dohlídku, při níž posoudí dokumenty a uloží skartační komisi sepsat upravený seznam archiválií a dokumentů vytříděných ke skartaci. Seznam bude přiložen ke skartačnímu protokolu, který obsahuje i souhlas se zničením vyřazených dokumentů skupiny „S“. 6. Po obdržení souhlasu se zničením dokumentů označených skartačním znakem „S“ zabezpečí úřad jejich zničení. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu. Bez souhlasu příslušného archivu nesmějí být dokumenty zničeny. 7. Dokumenty vybrané jako archiválie předá úřad v dohodnutém termínu do SOkA Žďár nad Sázavou, U Malého lesa 1445/4, 591 01 Žďár nad Sázavou 1.
Čl. 9 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
1. Manipulace s utajovanými skutečnostmi se řídí zvláštním právním předpisem. Takové dokumenty lze předložit k vyřazení až po zrušení stupně utajení. 2. Všichni členové zastupitelstva a pracovníci OÚ přicházející do styku s předpisem jsou povinni se s tímto spisovým a skartačním řádem seznámit a řídit se pokyny v něm uvedenými. Tento spisový a skartační řád byl schválen na zasedání ZO Sulkovec dne 5. 12. 2014 a nabývá účinnosti dnem 1. 1. 2015
kulaté razítko
................................. Ing. Petr Tomášek
..................................... Miloš Kuda
starosta
místostarosta
SEZNAM PŘÍLOH
PŘÍLOHA Č. 1 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN
PŘÍLOHA Č. 2 SKARTAČNÍ NÁVRH
PŘÍLOHA Č. 3 VZOR FORMULÁŘE PRO SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ ( pro dokumenty typu A i S)
PŘÍLOHA Č. 4 VZOR PODACÍHO DENÍKU
PŘÍLOHA Č. 1 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN
I. REJSTŘÍK ZNAKŮ SPISOVÉHO A SKARTAČNÍHO PLÁNU PODLE HLAVNÍCH SKUPIN spisové znaky od - do 51 - 99 Znaky všeobecné 101-108 Organizace činnosti Agenda kontroly, přezkumu hospodaření a interního auditu 111-115 117-122 Personální práce 176-182 Finance 201-250 Životní prostředí 253 Živnostenské podnikání 254-260 Správa majetku obce 276-283 Doprava a silniční hospodářství 302-306 Obchod a cestovní ruch 326-341 Územní plánování a stavební řád 401-411 Kultura 431-432 Záležitosti církví a náboženských společností 451-457 Školství a sport 526-537 Zdravotnictví 552-559 Sociální péče 581-585 Požární ochrana 601-624 Všeobecná vnitřní správa, ochrana veřejného pořádku Jednotlivé skupiny spisových znaků
II. SPISOVÉ ZNAKY SPISOVÉHO A SKARTAČNÍHO PLÁNU ZNAKY VŠEOBECNÉ Spisový znak (podznak)
Heslo
Skartační znak/lhůta
Dokumenty vedoucích útvarů, které nelze zařadit do jiných věcných skupin: 51.1 Dokumenty starosty (primátora) V/10 51.2 Dokumenty místostarosty (náměstků) V/10 51.3 Dokumenty tajemníka V/10 51.4 Dokumenty vedoucích odborů V/10 52 Spolupráce se státními orgány a jinými subjekty: 52.1 Součinnost se správními úřady V/5 52.2 Součinnost s jinými subjekty V/5 52.3 Členství ve Svazu měst a obcí ČR apod. V/5 52.5 Mikroregiony, přeshraniční spolupráce V/5 53 Organizace členění a působnost úřadu: 53.1 Systemizace úřadu A/5 Interní akty řízení (řády, směrnice, příkazy) a další řídící 53.2 A/5 předpisy 54 Řízení, kontrola a metodická činnost: 54.1 u obecního úřadu A/5 u příspěvkových organizací, jichž je obec zřizovatelem, 54.2 A5 a organizačních složek obce 54.3 ústředními správními úřady pro činnost obecního úřadu V/5 54.4 Metodické materiály: 54.4.1 vlastní A/5 54.4.2 ostatní S/5 55 Rehabilitace A/10 Smlouvy (nejsou-li nedílnou součástí příslušných 56 dokumentů) 56.1 všeobecně V/51) 56.2 hospodářské V/51) 56.3 nájemní S/51) 56.4 majetkoprávní A/51) 56.5 kolektivní A/51) V/51) 56.6 ostatní 51
57 Statistika, výkaznictví 57.1 Časové řady ukazatelů V/51) 57.2 Roční výkazy, výroční zprávy A/5 57.3 Výkazy s kratší než roční periodicitou S/5 Pomocný materiál ke statistice o sčítání lidí, domů a 57.4 V/52) bytů 57.5 Jednorázové soupisy V/52) 57.6 Podkladový materiál k výkazům S/52) 58 Automatizace, výpočetní technika 58.1 Informační systém úřadu A/51) 58.3 Programová dokumentace S/54) 58.4 Provozní dokumentace, licence S/54) 59 Petiční právo V/10 60 Stížnosti, podněty a oznámení občanů 60.1 Stížnosti, podněty a oznámení občanů V/5 60.2 Hodnocení, rozbory, evidence A/5 Ochrana obyvatelstva, Integrovaný záchranný 61 systém, krizové řízení 61.1 Ochrana obyvatelstva: Organizace ochrany obyvatelstva a zařízení civilní 61.1.1 A/5 obrany Spolupráce s ostatními orgány a subjekty (jednotky 61.1.2 požární ochrany, občanská sdružení, technické a jiné V/5 služby aj.) Opatření ochrany obyvatelstva (varování, evakuace, 61.1.3 V/5 ukrytí, nouzové přežití aj.) 61.1.4 Hospodaření s materiálem civilní ochrany S/5 61.1.5 Zařízení civilní ochrany V/5 61.1.6 Organizace školení fyzických a právnických osob S/5 Stanoviska obce jako dotčeného orgánu ve stavebním a 61.1.7 A/5 územním řízení z hlediska ochrany obyvatelstva 61.2 Integrovaný záchranný systém: 61.2.1 Organizace Integrovaného záchranného systému V/5 Dokumentace Integrovaného záchranného systémuu 61.2.2 S/5 (havarijní plánování, cvičení, vzdělávání) 61.2.3 Koordinace záchranných a likvidačních prací V/5 61.2.4 Financování, náhrady S/5 61.2.5 Zahraniční pomoc A/5 61.3 Krizové řízení: Organizace krizového řízení (bezpečnostní rada, krizový 61.3.1 A/5 štáb) V/5 61.3.2 Zvláštní skutečnosti
Připravenost na krizové stavy (krizové plánování, cvičení, vzdělávání v krizovém řízení) Krizové situace (mimořádné události, živelní pohromy 61.3.4 aj.) 61.3.5 Financování, náhrady 61.3.6 Humanitární pomoc 61.4 Hospodářská opatření pro krizové stavy Organizace systému hospodářských opatření pro 61.4.1 krizové stavy 61.4.2 Příprava hospodářských opatření pro krizové stavy 61.4.3 Realizace hospodářských opatření pro krizové stavy 62 Zahraniční styky a cesty 63 Referendum, místní referendum 63.1 Vyhlášení, průběh a výsledek referenda 63.2 Ostatní dokumentace referenda 63.3 Použité hlasovací lístky a úřední obálky referenda 63.4 Místní referendum: Návrh na konání místního referenda, podpisové listiny, 63.4.1 usnesení o vyhlášení referenda, zápisy okrskových a místních komisí, vyhlášení výsledků hlasování 63.4.2 Ostatní dokumentace 63.4.3 Použité hlasovací lístky a úřední obálky 65 Plány, koncepce, programy rozvoje obce 66 Pokuty (ukládání, hrazení) 67 Přestupky, správní delikty 67.1 Rozbory, hodnocení 67.2 Evidence přestupků 67.3 Konkrétní případy Správní delikty podnikajících právnických osob a 67.4 fyzických osob 67.5 Správní delikty podle zákona o obcích 68 Ochrana státního a služebního tajemství 69 Fotografování, filmování (povolení aj.) 70 Spisová služba 70.1 Skartační řízení 70.2 Podací deník (jednací protokol) 70.3 Doručovací knížka 70.4 Rejstříky k podacím deníkům 70.5 Jiná pomocná evidence 73 Privatizace 74 Vyznamenání, ceny obce, čestné občanství 75 Náhrady cestovních, stěhovacích a jiných výdajů 61.3.3
S/5 A/5 S/5 V/5 V/5 V/5 V/5 V/5 A/10 V/5 S4)
A/10 V/5 S5) A/10 S/5 A/5 V/5 V/5 V/5 V/5 V/5 S/5 A/5 A/51) S/51) A/56) V/56) A/10 A/5 S/5
76 Propagační činnost Obecní zpravodaj, jiné tiskoviny vydávané obcí (v 76.1 příslušném archivu se ukládá jeden exemplář) 76.2 Monitoring tisku, výstřižková služba 76.3 Jiné formy prezentace obce 77 Volby Kandidátní listina, přihláška kandidáta k registraci, prohlášení kandidáta včetně podkladů ke kandidátní listině a přihlášce k registraci, petice, dokumentace o 77.1 vzdání se kandidatury nebo jejím odvolání, rozhodnutí o registraci kandidátní listiny, rozhodnutí o registraci přihlášky k registraci, rozhodnutí soudu ve věci registrace přihlášky k registraci Zápisy o výsledku hlasování, hlášení výsledků voleb v 77.2 obci 77.3 Organizačně technické zabezpečení voleb 77.4 Ostatní volební dokumentace 77.5 Seznamy voličů 77.6 Použité hlasovací lístky a volební obálky 78 Volby přísedících u soudu 79 Konference, porady, konzultace 82 Reklama: 82.1 Vlastní 82.2 Cizí 83 Obecně prospěšné práce 84 Poskytování informací, styk s veřejností 84.1 Poskytování informací ze zákona 84.2 Vyhodnocení Dokumenty, které nejsou podnětem k úřednímu 87 jednání nebo nepřísluší k vyřízení obecnímu úřadu 87.1 Dokumenty na vědomí 87.2 Postoupení věcně nebo místně nepříslušné záležitosti 88 Dotace, grantová podpora 88.1 Dotace, grantová podpora 88.2 Vyjádření, stanoviska ke grantům a dotacím 89 Právní předpisy 89.3 Návrhy zákonů 89.4 Stanoviska k návrhům právních předpisů 91 Veřejné zakázky, výběrové řízení 91.1 Veřejné zakázky 91.2 Výběrové řízení 93 Předběžná ochrana orgánem státní správy 95 Ukládání sankcí
A/5 V/5 V/5
A/107)
A/10 S/5 V/5 S/57) S8) A/5 V/5 V/51) S/51) V/5 S/5 A/5
S/1 S/1 V/10 V/5 V/5 V/5 V/51) V/5 V/5 V/5
96 97 99
Vymáhání pohledávek Úkony v rámci nečinnosti správních úřadů Nadace, nadační fondy
S/15 S/5 A/5
ORGANIZACE ČINNOSTI 101 Činnost zastupitelstva, rady, výborů a komisí 101.1 Podkladové materiály k jednání (nejsou-li součástí zápisu): 101.1.1 zastupitelstva 101.1.2 rady 101.1.3 výborů a komisí Zápisy z jednání včetně programu, usnesení, příloh a 101.2 podkladů: 101.2.1 zastupitelstva 101.2.2 rady 101.2.3 výborů a komisí 101.3 Evidence členů zastupitelstva, rady, výborů a komisí 102 Zvláštní orgány obce 102.1 Činnost zvláštních orgánů obce 102.2 Bezpečnostní rada obce 102.3 Krizový štáb obce 104 Vyhlášky a nařízení obce 104.1 Obecně závazné vyhlášky obce 104.2 Nařízení obce 105 Zastupování obce a obecního úřadu 105.1 Řízení podle správního řádu soudního 105.2 Řízení podle občanského soudního řádu (správní žaloby) 105.3 Právní zastupování ve finančních záležitostech Dobrovolné svazky obcí Pozn.: po ukončení činnosti svazku obcí se doporučuje 106 ponechat dokumenty uložené u obce v sídle svazku nebo v sídle likvidátora svazku obcí. 107 Regionální rozvoj 108 Evropská unie 108.1 Region soudržnosti 108.2 Národní rozvojový plán 108.3 Operační programy 108.4 Regionální rada
V/5 V/5 V/5
A/10 A/10 A/10 A/5 V/5 V/5 V/5 A/51) V/51) A/10 A/10 V/5 A/51) A/10 A/10 V/10 V/10 A/10
AGENDA KONTROLY, PŘEZKUMU HOSPODAŘENÍ A INTERNÍHO AUDITU 111 111.1 111.2 111.3 112 112.1 112.2 112.3 112.4 113 113.1 113.2 113.3 114 114.1 114.2 115 115.1 115.2 115.3
Plány kontrolní činnosti a interního auditu: krátkodobé dlouhodobé Kontrolní řád Kontroly Kontroly vlastní Kontroly ve spolupráci s jinými orgány Zprávy z kontrol provedených jinými orgány Rozbory a vyhodnocení Přezkoumání hospodaření územních samosprávných celků Zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření vykonaném krajským úřadem Zprávy o výsledku přezkoumání hospodaření obce Podklady Interní audit Zpráva o interním auditu Podklady Kontrola plnění usnesení (nejsou-li součástí zápisu): zastupitelstva rady výborů a komisí
S/5 A/10 A/5 V/10 V/10 V/10 A/10 V/10 V/10 S/10 A/10 S/10 A/5 A/5 A/5
PERSONÁLNÍ PRÁCE 117 117.1 117.2 117.3 118 118.1 118.2 118.3 118.4 118.5 118.6 118.7 118.8
Kvalifikace a vzdělávání pracovníků: Kvalifikace a vzdělávání Hmotné zabezpečení Ověřování odborné způsobilosti Pracovní poměr Osobní spisy a dokumenty s obdobnou funkcí včetně dotazníků Pracovní doba (pracovní volno, úlevy v práci, práce přesčas) Snížení pracovního úvazku Evidenční listy Vedlejší činnost, dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti Náhrada škody Nemocenské a sociální zabezpečení pracovníků Zdravotní pojištění
V/10 S/5 S/5 S/50 S/5 S/5 S/3 S/5 S/5 S/10 S/10
Způsobilost zaměstnanců k výkonu činnosti - pověřování, akreditace, zmocnění apod. 118.10 Postihy podle zákoníku práce 118.11 Výběrová řízení na obsazení pracovních míst 118.12 Žádosti o zaměstnání 119 Záležitosti pracovně právní 119.1 Zaměstnanci obce zařazení do obecního úřadu 119.2 Zaměstnanci obce zařazení do organizačních složek obce 119.5 Rozbory (stav, počty, platy zaměstnanců aj.) 120 Záležitosti členů obce, výborů a komisí Vztahy vyplývající z výkonu funkce neuvolněného člena 120.1 zastupitelstva 120.2 Záležitosti důchodového zabezpečení 120.3 Odměny včetně odvodů z odměn 120.4 Náhrady (kromě cestovních a stěhovacích výdajů) 120.5 Evidence čestných prohlášení podle zákona o střetu zájmů 121 Mzdy, půjčky zaměstnancům 121.1 Platový řád 121.2 Katalog funkcí a mzdových tarifů 121.4 Odměňování 121.5 Náhrady za dovolenou 121.6 Věcná plnění Mzdové listy Vzhledem k potřebě mzdových listů pro účely důchodového 121.8 zabezpečení a nemocenského pojištění se doporučuje skartační znak a lhůta S/50 121.9 Daň z příjmu 121.10 Sociální pojištění 121.11 Výplatní lístky 121.12 Půjčky zaměstnancům 122 Péče o pracovníky Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, pracovní úrazy, 122.1 odškodňování pracovních úrazů: 122.1.1 smrtelné a těžké 122.1.2 ostatní 122.2 Pracovní podmínky žen 122.3 Pracovní podmínky mladistvých 122.4 Osoby se změněnou pracovní schopností 122.5 Závodní stravování 122.6 Ochranné oděvy a jiné součástky, služební oděvy 118.9
S/5 S/5 S/5 S/5 S/5 S/5 A/5 S/5 S/5 S/5 S/5 S/5 S/510) V/51) S/51) S/5 S/5 S/5 S/30 S/10 S/10 S/5 S/5
A/10 S/5 S/5 S/5 S/5 S/5 S/5
FINANCE 176 Rozpočty 176.1 Rozpočtový výhled 176.2 Roční rozpočty, rozpočtová opatření 176.3 Rozbory o plnění rozpočtů a finančního hospodaření 176.4 Ostatní dokumenty finančního hospodaření 177 Finanční plány a rozpočty příspěvkových organizací 177.1 Finanční plány a rozpočty 177.3 Rozbory hospodaření 177.3.1 roční 177.3.2 kratší Ostatní dokumenty o finančním hospodaření příspěvkových 177.4 organizací 178 Daně, dávky, poplatky 178.1 Všeobecné záležitosti státních příjmů a příjmů obcí 178.2 Jiné příjmy (s výjimkou uvedených níže) 178.3 Rejstříky, katastry, výkazy apod., likvidace nedoplatků 178.4 Místní daně a poplatky 178.5 Katastr domovní daně 178.7 Daň z přidané hodnoty 180 Konfiskace, propadnutí majetku 180.1 Konfiskační záležitosti Propadnutí majetku (vládní nařízení č. 15/1959 Sb. a zákon č. 180.2 71/1959 Sb.) Propadnutí majetku z prozatímní správy (vyhláška č. 61/1986 180.3 Sb.) 181 Účetnictví: 181.1 Účetní výkazy: 181.1.1 Roční účetní výkazy, roční účetní závěrky, audit 181.1.2 Měsíční účetní výkazy, měsíční účetní závěrky Účetní doklady o výdajích a příjmech v hotovosti, o nakládání 181.2 s majetkem, o pohledávkách a závazcích a ostatní účetní doklady Inventární karty hmotného majetku (kromě zásob nebo 181.3 účetních písemností je nahrazujících) 181.4 Seznamy číselných znaků nebo jiných symbolů a zkratek 181.5 Ostatní účetní dokumenty Účetní doklady týkající se nezaplacených pohledávek či 181.6 nesplněných závazků 181.9 Úvěry, záruky a dokumenty s obdobnou funkcí 181.10 Cenné papíry
A/10 A/10 A/10 S/10 A/10 A/10 S/10 S/5 S/5 S/5 V/5 S/5 V/5 S/10 A/10 A/20 A/20
A/10 S/10 S/10 S/5 S/59) S/5 S/101) S/5 V/101)
ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ 201 Půdní fond 201.1 Vynětí zemědělské půdy: 201.1.1 Vynětí zemědělské půdy ze zemědělského půdního fondu A/15 Rozhodnutí o odvodech za vynětí půdy ze zemědělského 201.1.2 A/15 půdního fondu 201.2 Ochrana využití zemědělského půdního fondu V/5 201.3 Změny kultur a využití půdního fondu V/10 201.4 Převod a nájmy zemědělských a lesnických pozemků A/5 Použití zemědělské půdy k nezemědělským účelům na dobu 201.5 S/5 jednoho roku 201.7 Návrhy dobývacích prostorů A/10 201.8 návrhy tras nadzemních a podzemních vedení V/5 202 Pozemkové úpravy (územně plánovací dokumentace) V/5 203 Zemědělská výroba, podnikání v zemědělství Užívání půdy a jiného zemědělského majetku, podnikání v 203.1 zemědělství: 203.1.1 Evidence soukromě hospodařícího rolníka - fyzické osoby V/10 Evidence zemědělského podnikatele - fyzické osoby, 203.1.2 V/10 právnické osoby, zahraniční osoby 203.2 Ochrana proti škůdcům, chorobám a plevelům S/5 203.3 Vinařství V/5 203.4 Zrušení chmelnic S/5 203.5 Veterinární opatření V/5 203.6 Plemenitba S/5 203.7 Včelařství V/5 203.8 Chov a ochrana zvířat V/5 204 Zemědělské práce (zajištění) S/5 205 Zemědělské organizace a podniky V/5 206 Myslivost 206.1 Uznání honiteb A/5 206.2 Nájemní smlouvy V/5 206.3 Myslivecké plánování a statistika V/5 206.4 Oblasti pro chov zvěře V/5 206.5 Lovecké lístky (evidence) S/510) 206.6 Náhrada škod V/5 206.7 Myslivecký hospodář, myslivecká stráž 206.7.1 Rybářský hospodář A/5 206.7.2 Rybářská stráž V/5 206.8 Evidence honebních společenstev A/10 206.9 Nehonební pozemky V/5
Chov zvěře v zajetí, lovečtí dravci Rybářství Rybářské revíry Rybníky rybníkářsky neobhospodařované Plánování a rybářské hospodaření Rybářský hospodář a rybářská stráž Evidence rybářských lístků Náhrady škod Posuzování vlivů na životní prostředí Lesní hospodářství: Pozemky určené k plnění funkcí lesa: Prohlášení pozemku za pozemek určený k plnění funkce 221.1.1 lesa 221.1.2 Rozhodnutí v pochybnostech Souhlasy k návrhům územně plánovací dokumentace a k 221.1.3 vydání územního rozhodnutí 221.1.4 Dělení lesních pozemků 221.1.5 Odnětí pozemků k plnění funkcí lesa 221.1.6 Omezení využívání pozemků pro plnění funkcí lesa 221.2. Užívání lesů: 221.2.1 Dočasné omezení nebo vyloučení vstupu do lesů 221.2.2 Výjimka ze zákazu některých činností v lese 221.2.3 Stanovení podmínek sportovní akce 221.2.4 Opatření k zabezpečení osob a majetku 221.3. Hospodářská úprava lesů: Vyhlášení záměru zadat zpracování lesních hospodářských 221.3.1 osnov 221.4. Hospodaření v lesích: Uznání výběrových stromů a lesních porostů pro sběr 221.4.1 semen 221.4.2 Uložení opatření v případech mimořádných okolností 221.4.3 Výjimka z velikosti či šíře holé seče 221.4.4 Povolení delších lhůt pro zalesnění a zajištění kultur Nesouhlas s těžbou v lesích bez převzaté lesní hospodářské 221.4.5 osnovy Výjimka ze zákazu mýtní těžby v porostech do osmdesáti 221.4.6 let věku Podmínky a výše náhrady lesní dopravy po cizích 221.4.7 pozemcích 221.4.8 Pověření výkonem funkce odborného lesního hospodáře Udělení nebo odnětí licencí pro výkon funkce lesního 221.4.9 hospodáře 221.4.10 Souhlas s těžbou uznaných stromů nebo porostů 206.10 207 207.1 207.2 207.3 207.4 207.5 207.6 208 221 221. 1
V/10 A/5 A/5 V/5 A/5 S/510) V/5 V/10
A/5 A/5 A/5 A/5 A/5 A/10 V/5 V/5 V/5 V/10 V/5
A/10 V/5 V/5 V/10 V/5 V/10 V/5 A/10 A/10 V/5
221.5 221.5.1 221.5.2 221.5.3 221.6. 221.6.1. 230 231 231.1 231.2 231.4 231.5 231.5.1 231.5.2 231.6 231.7 231.8 231.9 231.9.1 231.10 231.11 231.12 233 233.1 233.2 233.3 233.3.1 233.3.2 233.4 233.4.1 233.4.2 233.5 233.6 233.7 245 245.1
Ochrana lesů: Opatření k odvrácení hrozícího nebezpečí Opatření proti rozšíření škůdců Ustanovení a zrušení lesní stráže Státní správa lesů: Opatření k odstranění zjištěných nedostatků Vodohospodářské plánování Vodní hospodářství Realizace zákona o vodách a souvisejících předpisů Vodoprávní povolení, souhlasy a vyjádření, evidence vydaných rozhodnutí Opravné prostředky proti rozhodnutí Vodní toky, rybníky: Vodní toky, čistota toků a odpadních vod, vypouštění nebezpečných vod Rybníky, nádrže, vodní rekreace (vyjádření, rozhodnutí o kolaudaci, revize) Vodní stráž Vodoprávní dozor Vodoprávní evidence (včetně vodních toků) Protipovodňová ochrana: Povodňový plán obce Hraniční vody Důlní vody Revitalizace vodních toků Vodovody a kanalizace Plán rozvoje vodovodů a kanalizací Územně plánovací dokumentace vodovodů a kanalizací Evidence vodovodů a kanalizací: majetková provozní (záznamy o zdrojích povrchových a podzemních vod, výkresová dokumentace, nákladové listy, cenové kalkulace, plán kontrol jakosti vod, plán kontrol míry znečištění odpadních vod, provozní deník a provozní řády) Ochranná pásma vodovodních řadů a kanalizačních stok: Ochranná pásma Výjimky z ochranných pásem Vodné a stočné Čistírny odpadních vod a kanalizace Technický audit vodovodů a kanalizací Ochrana ovzduší Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu ovzduší
V/5 V/5 A/10 V/10 A/5 V/5 A/5 S/5 V/20 V/20 V/5 A/10 A/5010) A/5 A/20 V/10 A/20 A/10 A/10 A/10 V/10
A/10 A/10 S/5 V/20 A/5 A/5
Snižování emisí, stanovení emisních limitů Poplatky za znečištění ovzduší Regulační opatření při inverzních stavech ovzduší Evidence stacionárních zdrojů Dozor nad ochranou ovzduší Ochrana přírody Realizace vyhlášky o chráněných částech území Rozhodnutí o výjimkách z chráněných částí přírody Chráněné části přírody Ochrana krajinného rázu, zásahy do významných 246.4 krajinných prvků 246.5 Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu přírody 246.6 Vyjádření ke stavbám pro územní řízení 246.7 Posuzování vlivů na životní prostředí (EIA) Mezinárodní konvence o ochraně živočichů a rostlin 246.8 (CITES) 246.9 Geografické nepůvodní druhy 246.10 Kácení dřevin rostoucích mimo les 246.11 Stráž ochrany přírody Rozhodnutí o přestupcích podle zákona o ochraně přírody a 246.12 krajiny 249 Odpadové hospodářství Rozhodnutí podle právních předpisů upravujících odpadové 249.1 hospodářství 249.4 Evidence skládek odpadů 249.6 Dozor na obecní skládce odpadu 249.8 Evidence hlášení 250 Geologie Obnova území (rekultivace, revitalizace, regenerace, 250.1 sanace) 250.2 Dobývání výhradního ložiska Povolování staveb a zařízení v chráněných ložiskových 250.4 územích 250.5 Změna a rušení dobývacího prostoru 250.7 Skládky odpadních hmot Omezení vlastnických práv k nemovitosti při provádění 250.8 geologických prací 250.9 Náhrady škod způsobených geologickými pracemi 250.10 Hornická činnost: 250.10.1 Souhlas s důlní činností 250.10.2 Náhrada škod způsobených důlní činností 245.2 245.3 245.4 245.5 245.6 246 246.1 246.2 246.3
S/5 S/5 S/5 V/5 S/5 A/5 A/5 V/5 A/5 A/5 V/5 A/5 V/5 V/5 V/5 V/5 V/5
A/51) A/510) S/5 S/5 A/10 A/10 A/10 A/5 V/5 S/5 S/5 A/10 V/5
ŽIVNOSTENSKÉ PODNIKÁNÍ 253 Živnostenské podnikání: 253.1 Živnostenský úřad: 253.1 1 Metodické a organizační pokyny a stanoviska 253.1.3 Organizační záležitosti 253.2 Živnostenské oprávnění: 253.2.1 Fyzické osoby 253.2.2 Právnické osoby 253.2.3 Zahraniční osoby 253.2.4 Nevzniklá živnostenská oprávnění 253.3 Živnostenský rejstřík: 253.3.1 Rejstřík 253.3.2 Nahlédnutí a výpis z rejstříku 253.5 Cizí podnikatelé: 253.5.1 Živnostenská oprávnění 253.5.2 Provozovny 253.5.3 Automaty obsluhované spotřebitelem 253.5.4 Ostatní dokumenty 253.7 Vyjadřování ke stavebnímu řízení
V/10 V/10 S/101) S/101) S/10 S/5 A/106) S/5 V/5 V/5 V/5 S/5 S/5
SPRÁVA MAJETKU OBCE 254 254.1 254.1.1 254.1.2 254.1.3 254.2 254.2.1 254.2.2 254.3 254.3.1 254.3.2 254.3.3 254.3.4 254.3.5 254.3.6 254.3.7
Hospodaření a správa majetku Evidence majetku: Obecní pozemky Obecní budovy U příspěvkových organizací a právnických osob, jejichž zřizovatelem je obec Inventarizace majetku: Dílčí inventurní soupisy, podklady Výsledná zpráva Hospodaření s majetkem obce: Nabývání majetku Převod majetku Převod práva hospodaření s majetkem Nájemné Rekonstrukce a modernizace majetku Opravy a údržba majetku Zatížení majetku (dluhy, věcná břemena)
A/5 A/5 A/5 S/5 A/5 A/5 A/10 A/10 S/5 V/51) S/5 S/5
254.3.8 Pojištění majetku 254.3.9 Vyřazování majetku 254.3.10 Zábor, užívání majetku obce 254.4 Bytový majetek: 254.4.1 Hospodaření s byty (přidělování, směna bytů) 254.4.2 Modernizace a adaptace bytů 254.4.3 Nájemné 255 Nebytové prostory 255.1 Přidělování 255.2 Nájemné 256 Veřejné osvětlení 257 Majetková účast obce 260 Pohřebnictví, evidence hrobů 260.1 Pohřebnictví 260.2 Evidence hrobů 260.3 Evidence válečných hrobů
S/5 S/5 S/5 S/10 S/5 S/5 S/10 S/5 S/5 V/10 V/5 A/510) A/510)
DOPRAVA A SILNIČNÍ HOSPODÁŘSTVÍ 276 276.1 276.1.1 276.1.2 276.2 276.3 276.4 276.5 276.6 276.7 276.7.1 276.7.2 276.7.3 276.7.4 276.7.5 276.7.6
Doprava Koordinace dopravy, zabezpečení dopravní obslužnosti Integrované dopravní systémy Dopravní průzkumy Jízdní řády Mechanizace nakládky a vykládky Provozní objekty, pomocné objekty a zařízení, čekárny, zastávky, stanoviště Státní odborný dozor na dodržování podmínek provozu vozidel na pozemních komunikacích Rozvoj motorismu Získávání a zdokonalování odborné způsobilosti k řízení motorových vozidel: Registrace provozování autoškol, odvolání k registraci provozování autoškol, změny a odnětí Státní dozor ve věcech upravených zákonem Odborná způsobilost učitelů autoškol Kontrola zkušebních komisařů Odvolání proti rozhodnutí ve věci odborné způsobilosti k řízení motorových vozidel Schvalování výcvikového vozidla pro použití k výcviku v autoškole a změny v jeho užívání
A/10 A/10 S/5 S/5 V/5 S/5 S/5
V/10 V/5 V/101) S/10 S/10 S/5
276.7.7 276.7.8 276.7.9 276.9 276.10 277 277.1 277.1.1 277.1.2 277.1.3 277.1.4 277.1.5 277.1.6 277.2 277.2.1 277.2.2 277.2.3 277.2.4 277.2.5 277.2.6 277.2.7 277.3 277.3.1 277.3.2 277.3.3 277.4 278 278.5 278.6 278.7 279 279.1 279.2 280 280.1 280.2
Zařazení žadatelů o řidičské oprávnění k závěrečným zkouškám Osvědčení profesní způsobilosti řidiče Protokoly o zkouškách žadatelů o řidičská oprávnění Eurolicence Bezpečnost silničního provozu Silniční doprava Nákladní přeprava: Stanovisko k vydání a odebrání koncese Povolení pro dopravní činnost, která není živností Povolení k provozu nákladních vozidel o sobotách a nedělích Osvědčení o zkouškách odborné způsobilosti v nákladní dopravě Finanční způsobilost k provozování nákladní dopravy Sdělení o vozidlech k vykonávání dopravy Přeprava osob: Stanovisko k vydání koncese Licence k provozování pravidelné autobusové dopravy Povolení k přepravě osob, která není živností Osvědčení o zkouškách odborné způsobilosti k dopravě osob Smlouvy o závazku veřejné služby Finanční způsobilost k provozování dopravy osob Sdělení o vozidlech k vykonávání dopravy Taxislužba: Odborná způsobilost, zkoušky Místopis, zkoušky Odvolání proti rozhodnutí Nemotorová doprava Technika silniční dopravy Osvědčení k provozování stanic technické kontroly Osvědčení k provozování stanic měření emisí Odvolací řízení ve věci osvědčení k provozování stanic měření emisí Městská doprava Osvědčení o oprávnění podnikání v městské hromadné dopravě Odvolací řízení Pozemní komunikace, provoz na pozemních komunikacích Stavby a rušení silnice nebo místní komunikace Příprava plánů investic a velkých oprav
S/5 S/5 S 20 S/5 V/5
S/10 S/5 S/5 S/51) S/5 S/5 S/10 V/5 S/5 S/51) S/51) S/5 S/5 S/15 S/15 S/5 S/5 S/101) S/101) S/10
S/151) S/5
A/10 V/10
Dopravní inženýrství (stanovení dopravního značení) Běžná údržba pozemních komunikací a mostů Zimní údržba pozemních komunikací Objížďky, uzavírky pozemních komunikací a jiná 280.8 rozhodnutí Odvolání proti rozhodnutí týkajících se pozemních 280.9 komunikací 280.10 Zvláštní užívání pozemních komunikací 280.13 Stavební a kolaudační řízení pozemních komunikací Evidence, kategorizace a změny v síti pozemních 280.14 komunikací 280.15 Cyklostezky 280.16 Nemovitosti Připojení pozemní komunikace nebo sousední nemovitosti 280.16.1 na pozemní komunikaci 280.16.2 Zřizování věcných břemen 280.17 Reklamní zařízení 280.18 Kontrolní vážení 280.21 Pověření osob oprávněných k zastavování vozidel Udělení, podmínění, omezení, odnětí a vrácení řidičského 280.22 oprávnění, zrušení jeho podmínění nebo omezení Přezkoumání zdravotní způsobilosti držitele řidičského 280.23 oprávnění Přezkoušení držitele řidičského oprávnění z odborné 280.24 způsobilosti Registr řidičů, vydávání dat z registru řidičů a z evidenčních 280.25 karet řidičů 280.26 Neplatné řidičské průkazy 281 Ostatní obory dopravy 281.1 Železniční doprava 281.2 Letecká doprava 281.3 Vodní doprava 281.4 Ostatní doprava (pásová, potrubní, lanová atd.) 282 Státní odborný dozor 282.1 v nákladní dopravě 282.2 v osobní dopravě 282.3 na pozemních komunikacích 283 Evidence motorových vozidel: 283.1 Spisy odhlášených a vyřazených motorových vozidel Seznam vydaných technických průkazů motorových a 283.2 přípojných vozidel Záznamník schvalování technické způsobilosti a přidělování 283.3 úředních čísel 280.4 280.6 280.7
S/5 S/5 S/5 S/5 V/10 S/5 A/20 A/10 V/5 A/10 A/10 S/5 S/5 S/5 S/5 S/5 S/5 S/20 S/1 V/5 V/5 V/5 V/5 V/5 V/5 V/5 S/51) S/15 S/15
283.4 283.5
Schvalování technické způsobilosti jednotlivě vyrobených, přestavěných nebo jednotlivě dovezených vozidel Zasílání změn a evidenčních dokladů vozidel
S/10 S/1
OBCHOD A CESTOVNÍ RUCH 302 303 306
Tržní agenda Síť podniků, prodejen,, provozoven, skladů a trhů Cestovní ruch
S/5 V/5 V/5
ÚZEMNÍ PLÁNOVÁNÍ A STAVEBNÍ ŘÁD Ukládací znak spisového a skartačního plánu se u této skupiny druhů dokumentů použije jen tehdy, kdy dokument nelze zařadit do kompletního spisu stavby.
326 326.1 326.2 327 328 328.1 328.2 328.3 328.4 328.5 329 330 331 332 333 334 335 336 337 338 339 340 341
Územně plánovací dokumentace Územní plány (včetně dokumentace) Urbanistické studie (včetně dokumentace) Územně plánovací podklady Územní rozhodnutí: Rozhodnutí o chráněném území Rozhodnutí o stavební uzávěře Rozhodnutí o umístění stavby Rozhodnutí o dělení a scelování pozemků Odvolání proti územnímu rozhodnutí Oprávnění k projektové činnosti Stavební povolení a další spisy včetně dokumentace, týkající se stavby (kolaudace, změny stavby, změny v užívání stavby, udržovací práce, odstranění stavby) Povolení terénních úprav, některých prací a zařízení Státní stavební dohled Vyvlastnění (stanoviska a vyjádření) Stavební úřady Vstup na cizí nemovitosti Souhlas k vydání stavebního povolení pro speciální stavby Rozhodování stavebních úřadů podle zvláštních předpisů Sankce podle stavebního zákona Přezkoumání pravomocných správních rozhodnutí mimořádnými opravnými prostředky Radonový program Program obnovy venkova
A/101) A/101) V/10 A/5 A/5 A/5 V/5 V/5 A/10 V/51) V/5 S/20 A/51) V/10 S/5 A/10 V/10 S/5 V/5 V/5 V/10
KULTURA 401 Kultura 401.1 Péče o občanské záležitosti Slavnosti, vzpomínkové akce, koncerty, výchovné, kulturní a 401.2 jiné veřejné produkce 401.3 Vzdělávací kursy a jiné kulturně výchovné akce 402 Organizační záležitosti kulturních zařízení 403 Kulturní instituce a zařízení: 403.1 Divadla 403.2 Knihovny 403.3 Muzea a galerie 403.4 Ostatní 405 Autorský zákon (odvolací řízení) 406 Neziskový sektor (neprůřezové činnosti) 407 Povolování veřejné produkce 408 Tisk, rozhlas, televize a film 409 Neprofesionální umělecké aktivity 410 Kroniky 411 Péče o kulturní památky Péče o kulturní památky, památkové rezervace, památkové 411.1 zóny, památková ochranná pásma, včetně evidence Prohlášení Ministerstva kultury za kulturní památku, 411.2 památkovou rezervaci, památkovou zónu, památkové ochranné pásmo 411.6 Evidence kulturních památek Trvalé přemístění movité kulturní památky z veřejně 411.8 přístupného místa 411.9 Užívání kulturních památek a národních kulturních památek 411.10 Archeologické výzkumy 411.11 Příspěvky vlastníkům památek
S/5 V/5 V/5 V/5 V/5 V/5 V/5 V/5 V/5 V/10 V/5 V/5 V/5 A/106) A/10 A/30 A/1010) A/5 A/10 V/5 V/10
ZÁLEŽITOSTI CÍRKVÍ A NÁBOŽENSKÝCH SPOLEČNOSTÍ 431 432
Věci církví a náboženských společností Stavby a opravy církevních budov a zařízení (stanoviska a vyjádření)
V/10 A/201)
ŠKOLSTVÍ A SPORT 451 Školy a školská zařízení 451.1 Školy a školská zařízení zřízená obcí 451.3 Zřizovací listiny škol a školských zařízení Konkursní řízení na obsazení funkcí ředitelů škol a školských 451.4 zařízení zřizovaných obcí 452 Soukromé a církevní školy 453 Školský rejstřík 453.1 Žádosti o zápis, změnu zápisu a výmaz, rozhodnutí 453.2 Vyjádření k udělení výjimek z počtu škol, dětí a žáků ve škole 453.3 Výkazy škol a školských zařízení 453.4 Výroční zprávy škol, jejichž zřizovatelem je obec 455 Pasportizace škol 456 Česká školní inspekce Inspekční zprávy a protokoly o činnosti škol a školských 456.1 zařízení Opatření přijatá na základě výsledků kontroly ČŠI u škol a 456.2 školských zařízení 457 Mládež, sport 457.1 Rozvoj sportu a aktivit dětí a mládeže 457.2 Provozování zařízení sloužících dětem a mládeži
V/5 A/10 V/5 V/5 V/5 S/5 V/5 A/5 A/10 V/5 S/10 S/10 S/10
ZDRAVOTNICTVÍ 526 526.1 526.2 526.6 527 528 531 531.1 531.2 531.3 532 533 534 535
Zdravotnická soustava Zařízení a organizace zdravotnické soustavy Registrace nestátních zdravotnických zařízení Zdravotnická zařízení zřizovaná obcí Přírodní léčebné lázně a přírodní léčebné zdroje pro zdraví Hygienická služba Léčiva, návykové a omamné látky evidence nakládání s návykovými látkami Návykové látky (alkoholismus, tabakismus, drogy) Omamné látky Záchranná služba Územní znalecká komise Zdravotnická dokumentace převzatá od zdravotnických zařízení zrušených bez právních nástupců Ambulantní karty převzaté od zdravotnických zařízení zrušených bez právních nástupců
V/5 V/510) V/5 A/5 V/5 S/5 V/10 V/10 V/5 V/10 S/100 S/10
536
Očkování (kalmetizace aj.)
537
Odvolání proti lékařským posudkům
V/10 S/5
SOCIÁLNÍ PÉČE 552 Mimoústavní sociální péče 552.1 Výkon opatrovnictví 552.2 Dávky zdravotně postiženým a starým občanům 552.3 Mimořádné výhody pro občany zdravotně postižené 553 Sociální služby 553.1 Řízení, kontrola a rozvoj na úseku sociálních služeb 553.2 Zařízení sociálních služeb 553.2.1 Zřizování 553.2.2 Školení zaměstnanců 553.2.3 Organizační a provozní záležitosti, metodika 553.2.4 Přijímání osob do zařízení sociálních služeb 553.3 Odvolání proti rozhodnutí na úseku sociálních služeb 555 Péče o rodinu 555.1 Sociální péče 555.2 Sociálně právní ochrana: Dokumenty postoupené, dokumentace dětí, které dosáhly 555.2.1 zletilosti 555.2.2 Odvolání proti rozhodnutí 555.2.3 Dokumentace se spisovými značkami Om, Nom, Pon 555.3 Pěstounská péče 555.4 Peněžité a věcné dávky 556 Péče o společensky nepřizpůsobené občany 556.1 Peněžité a věcné dávky 556.2 Pomocná evidence 557 Záležitosti národnostních menšin 559 Dávky sociální péče 559.1 Odvolání proti rozhodnutí na úseku dávek sociální péče 559.2 Dávky při nedostatečném příjmu
S/5 S/15 S/5 V/10 A/5 S/5 S/5 S/5 S/10 V/10 S/3 V/10 V/101) S/1011) S/15 S/15 S/510) V/5 S/10 S/10
POŽÁRNÍ OCHRANA 581 581.3 582 582.4 582.5 582.6 583 583.1 583.2 583.3 585
Organizace požární ochrany Spolupráce s ostatními orgány a organizacemi (Hasičský záchranný sbor ČR, sbory dobrovolných hasičů aj.) Činnost požární ochrany: Školení a odborná příprava pracovníků o požární ochraně Prevence požární ochrany Bezpečnostní a jiná opatření Jednotky požární ochrany Stavby a rekonstrukce požárních zbrojnic a stanic - viz stavební dokumentace, ukládací znak 330 Odborná příprava jednotek požární ochrany Výzbroj jednotek požární ochrany Všeobecné prostředky požární ochrany
V/5 S/5 S/5 S/5
S/5 S/5 S/5
VŠEOBECNÁ VNITŘNÍ SPRÁVA, OCHRANA VEŘEJNÉHO POŘÁDKU Shromažďování Záležitosti vojenskosprávní Odvodní řízení Vojenské újezdy Příprava občanů k obraně státu Území obce a jeho změny Územní změny Městské obvody, městské části Slučování a rozdělování obcí Záležitosti státních hranic Evidence obyvatel Evidence obyvatel: Hlášení evidenci obyvatel (zbavení nebo omezení 605.1.1 způsobilosti k právním úkonům, zákaz pobytu) Ostatní hlášení (narození, manželství, úmrtí, rozvody, 605.1.2 stěhování aj.) S/1 605.2 Národnostní menšiny 605.3 Uprchlíci 605.4 Rozhodování o zrušení trvalého pobytu 605.5 Přihlašovací lístek k trvalému pobytu Evidence vydaných potvrzení o změně místa trvalého 605.6 pobytu 606 Státní občanství 602 603 603.1 603.3 603.4 604 604.1 604.2 604.3 604.4 605 605.1
V/5 S/5 A/5 V/5 A/10 A/10 A/10 A/10
V/5
V/5 V/5 V/5 S/50 S/1
Složení státoobčanského slibu Čestné prohlášení o státním občanství Stanoviska a vyjádření Žádosti o osvědčení státního občanství ČR (kopie) Matriční záležitosti Matriky a sbírky listin: narození manželství úmrtí Opisy matričních dokladů, výpisy z matrik Oznámení pro zápisy do zvláštních matrik Potvrzení z matriční knihy nebo sbírky listin Matriční doklady do ciziny Osvědčování způsobilosti k uzavření manželství Rozhodování v matričních věcech Dozor a kontrola vedení matrik Záležitosti matrikářů a matriční obvody Změna jména a příjmení Ověřování opisů listin a podpisů na listinách (ověřovací 609 kniha) 610 Archivy a archivnictví 611 Hospodářsko-provozní záležitosti 611.4 Telefon, rozhlas, televize a jiné věci spojů 611.5 Kancelářská technika 611.8 Vozový park 611.9 Objednávky pro zajištění hospodářsko-provozní činnosti 612 Názvy obcí, ulic a veřejných prostranství 613 Číslování domů 613.1 Číslování domů 613.2 Informace o číslování domů 614 Ochrana veřejného pořádku Organizační a věcné problémy veřejného pořádku na 614.1 jednotlivých úsecích 614.2 Obecní policie 614.2.2 Úřední záznamy o výkonu městské policie 614.2.3 Dokumenty ve věci výkonu rozhodnutí Osvědčení strážníků městské policie (vydání, pozastavení 614.2.4 platnosti, odejmutí, vrácení) 614.3 Součinnost s jinými orgány a organizacemi 615 Záležitosti bezpečnostně správní 616 Zprávy a informace o občanech 616.1 Vyjádření k osobě žádajícího (žádost o zbrojní průkaz aj.) 606.1 606.2 606.3 606.4 607 607.1 607.1.1 607.1.2 607.1.3 607.1.4 607.1.5 607.1.6 607.2 607.3 607.4 607.5 607.6 608
V/10 V/100 V/10 S/1
A/1006) A/756) A/756) S/3 S/3 S/3 S/3 S/3 V/5 V/5 V/5 A/20 S/51) V/5 S/5 S/5 S/51) S/5 A/5 A/5 S/3 V/5 V/10 S/5 S/5 S/5 S/5 S/5 S/5
Státní, obecní znaky a symboly Používání státních a obecních znaků a symbolů Znaky, barvy a prapory obce Pečetidla a razítka: Pečetidla Razítka Sbírky Veřejné sbírky Ztráty a nálezy Cestovní doklady Všeobecná agenda Rozhodování v oblasti cestovních dokladů Žádost o vydání cestovního dokladu Změny údajů v cestovních dokladech Vstupní protokol, výstupní protokol (pasy) Zpráva vstupní dávky (pasy) Občanské průkazy Rozhodování v oblasti občanských průkazů Žádost o vydání občanského průkazu Ohlášení ztráty, odcizení, poškození občanského průkazu Evidence odcizených a ztracených občanských průkazů Evidence vydaných potvrzení o občanském průkazu Protokol o ukončení platnosti občanských průkazů Vstupní protokol, výstupní protokol Zpráva vstupní dávky Potvrzení o změně trvalého bydliště, o změně stavu 623.1.9 sňatkem, změně příjmení a o občanském průkazu 623.1.10 Protokoly o zničení občanských průkazů 624 Evidence dokumentů zveřejněných na úřední desce 617 617.1 617.2 617.3 617.3.1 617.3.2 619 619.1 620 622 622.1 622.2 622.3 622.4 622.5 622.6 623 623.1.1 623.1.2 623.1.3 623.1.4 623.1.5 623.1.6 623.1.7 623.1.8
V/5 A/5 A/512) V/512) V/5 S/3 V/5 V/10 S/15 S/15 S/5 S/5 S/10 S/15 S/5 S/5 S/5 S/1 S/5 S/5 S/1 S/10 S/1
Poznámky: Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po ukončení platnosti dokumentu, u smluv po uplynutí doby platnosti smlouvy či po jejím ukončení, zrušení nebo zániku. 2. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po vyhodnocení dokumentu. 3. Skartační lhůta začíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po roce, v němž byla výpočetní a jiná technika naposledy použita. 4. Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po vyhlášení výsledků referenda prezidentem republiky ve Sbírce zákonů, popřípadě po vyhlášení nálezu Ústavního soudu, kterým rozhodl, že postup při provádění referenda nebyl v souladu s ústavním zákonem o referendu o přistoupení České republiky k Evropské unii nebo zákonem vydaným k jeho provedení, s povinností zachování tří nepoužitých hlasovacích lístků pro referendum pro uložení v příslušném archivu. 5. Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po vyhlášení výsledků hlasování s povinností zachování tří nepoužitých hlasovacích lístků pro referendum pro uložení v příslušném archivu 6. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po uzavření dokumentu. 7. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna následujícího roku po vyhlášení výsledků voleb. 8. Použité hlasovací lístky a úřední obálky se vyřadí po uplynutí třicetidenní lhůty od uveřejnění výsledků voleb Státní volební komisí s povinností zachování tří sad nepoužitých hlasovacích lístků pro jednotlivé volby k uložení v příslušném archivu. 9. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po vyřazení všech dokumentů, v nichž byly použity. 10. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po pořízení nové evidence. 11. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna roku následujícího po dovršení plnoletosti dítěte. 12. Skartační lhůta začíná plynout dnem 1. ledna následujícího roku po zrušení platnosti starých. 1.
PŘÍLOHA Č. 2 SKARTAČNÍ NÁVRH
Státní okresní archiv Žďár nad Sázavou U Malého lesa 4 591 01 Žďár nad Sázavou
Váš dopis zn.:
Naše značka:
Vyřizuje: Ing. Petr Tomášek
V Sulkovci dne:
SKARTAČNÍ NÁVRH Na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změnách některých zákonů, podle vyhlášky č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a v souladu s vnitropodnikovou směrnicí č. …........ (spisový a skartační řád), předkládáme skartační návrh na vyřazení dokumentů a žádáme o odborné posouzení. Do skartačního řízení byly zahrnuty dokumenty úřadu z let ....…….... s uplynulými skartačními lhůtami, které již nejsou potřebné pro další činnost. U písemností skupiny „V“ byl proveden předběžný výběr. Písemnosti jsou uloženy ve spisovně úřadu. Přiložený seznam je uspořádán podle znaků spisového a skartačního plánu, který je součástí skartačního řádu úřadu. Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokumentů. K vykonání odborné archivní prohlídky vašeho archivu navrhujeme termín ......................................... Návrh na vyřazení dokumentů vyhotovila skartační komise ve složení:
.................................................... jméno, příjmení a funkce
.................................................... jméno, příjmení a funkce
PŘÍLOHY: 2x seznamy dokumentů ................................................ razítko a podpis starosty
PŘÍLOHA Č. 3 VZOR FORMULÁŘE PRO SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ ( pro dokumenty typu A i S)
pořadové číslo
spisový znak
název dokumentů
rok vzniku
skartační lhůta
množství
Příklad vyplnění:
pořadové číslo
spisový znak
1.
021.1.
2. 3.
název dokumentů
rok vzniku
skartační lhůta
množství
Faktury vydané
2002 - 2012
S 10
20 šanonů
022.5.
Dodací listy
2000 - 2010
S 5
20 šanonů
12.1.
Mzdové listy
1989-1999
S 45
12 šanonů
PŘÍLOHA Č. 4 VZOR PODACÍHO DENÍKU
Dne Obsah podání Vyřízeno / Číslo
Dne
Došlo od
Předchozí číslo
Přílohy
Vyřizuje
odesláno
1.
ZDROJE: http://www.mvcr.cz/clanek/vzorovy-spisovy-a-skartacni-plan-pro-obce-s-rozsirenoupusobnosti.aspx
Uloženo pod znakem
