1
OBSAH (verze 4.11.2008)
Jak spustit účetní software ..................................................................................................... 2 Jak pokračovat po spuštění..................................................................................................... 3 Co udělat před prvním vstupem do skladu ................................................................................ 4 Jak poprvé vstoupit do skladu ................................................................................................. 5 Poprvé v agendě skladu ......................................................................................................... 6 Založení nové karty ............................................................................................................... 7 Nová příjemka (základní) ..................................................................................................... 10 Nová příjemka s vedlejšími pořizovacími náklady..................................................................... 13 Nová příjemka se slevami..................................................................................................... 15 Nová příjemka z cen včetně DPH ........................................................................................... 16 Nová výdejka (základní)....................................................................................................... 17 Nová výdejka se slevami ...................................................................................................... 19 Hledání příjemek, výdejek nebo karet .................................................................................... Změny již zapsaných příjemek nebo výdejek .......................................................................... Rušení již zapsaných příjemek nebo výdejek........................................................................... Vrácení příjmu (např. reklamujete a vracíte dodavateli) ........................................................... Vrácení výdeje (např. odběratel vám vrací zboží) .................................................................... Převody mezi sklady ............................................................................................................ Přepočet skladu................................................................................................................... Inventura ...........................................................................................................................
21 22 23 24 25 27 30 31
Tisk Tisk Tisk Tisk
příjemky ...................................................................................................................... výdejky ....................................................................................................................... faktury ........................................................................................................................ dobropisu ....................................................................................................................
34 35 36 39
Nastavení vlastností skladu................................................................................................... Nastavení sloupců ............................................................................................................... Sloupce přehledu (tj. tabulky v horní části obrazovky skladu).............................................. Sloupce detailů (tj. tabulky v dolní části obrazovky skladu) ................................................. Sloupce okna otvíraného pro zápis příjemky resp. výdejky ..................................................
40 41 41 42 42
1
2
Jak spustit účetní software Účetní software Profesionál si při instalaci vytvoří na ploše Windows ikonku, která typicky vypadá takto (zvětšeno) :
Kliknutím myší (případně kliknutím a stiskem klávesy Enter, případně dvojkliknutím, to záleží na Vašem nastavení Windows) se software Profesionál spustí.
2
3
Jak pokračovat po spuštění Po spuštění programu se octnete v obrazovce, která na levé straně zobrazuje seznam "Volba účetnictví, se kterým pracovat" (viz obrázek). Učetnictvím zde myslíme firmu nebo osobu, tj. její účetnictví. Software Profesionál může zpracovávat neomezený počet účetnictví. Je-li v seznamu více řádků, posunete se dolů až na jméno toho účetnictví, se kterým chcete pracovat (jehož sklad chcete vést) a stiskem klávesy Enter do toho účetnictví vstoupíte.
Vstup do zvoleného účetnictví je indikován tím, že levá strana obrazovky zešedne a aktivita se přenese do pravé části obrazovky.
3
4
Co udělat před prvním vstupem do skladu Po vstupu do účetnictví klepněte myší na tlačítko "Vlastnosti tohoto účetnictví" (viz obrázek).
Otevře se okno "Vlastností účetnictví", viz obrázek.
Zde zvolíte, zda chcete ve skladu používat metodu "průměrných cen" nebo metodu "FIFO". (Pokud nevíte, co tyto metody znamenají, výklad najdete dále v příručce.) Dále zde můžete v okně "Vlastností účetnictví" nastavit počet desetinných míst, se kterými bude program ve skladu počítat množství. Většině uživatelů vyhovují standardní 2 desetinná místa. Okno "Vlastností účetnictví" zavřete klepnutím na křížek vpravo nahoře (jako každé jiné okno).
4
5
Jak poprvé vstoupit do skladu V základní obrazovce jednoho účetnictví (viz obrázek) jsou také tlačítka pro vstup do agend skladu. Jsou označena jako "Sklad 1" a dále "2" atd. Pokud chcete vést pouze jeden sklad, budete používat pouze tlačítko "Sklad 1". Další tlačítka budete používat, pokud budete vést ve vaší firmě skladů několik. Klepnutím na tlačítko "Sklad 1" vstupte do agendy skladu 1.
5
6
Poprvé v agendě skladu Po vstupu do agendy skladu vidíte členění skladu na tři sekce: Příjemky, Výdejky a Karty (viz obrázek)
Každá sekce má nahoře svou záložku. Pomocí těchto záložek lze přecházet mezi sekcemi. Přecházet mezi sekcemi můžete buď klepnutím na záložku sekce nebo stiskem kláves F1, F2 nebo F3 (viz nápověda v závorce v záložce). Každá sekce se sestává z horní a dolní tabulky. V horní tabulkce je vždy přehled dokladů (příjemek, výdejek nebo karet). V dolní tabulce jsou vždy detailní údaje k tomu dokladu, na jehož řádku v horní tabulce jste. Po levé straně agendy skladu jsou tlačítka, jejichž akce můžete vyvolávat buď • klepnutím myší nebo • stiskem klávesy Alt a k tomu klávesy červeného písmene (každé tlačítko má ve svém názvu jedno písmeno zvýrazněno červeně). Takže např. akci "Nová příjemka" lze vyvolat klávesami Alt+n. Kromě toho mají některá tlačítka i další zkratkové klávesy (na tlačítku zobrazeno šedivou barvou), např. F5 je tradičně pro nový doklad, F8 rušení dokladu, F7 hledání, atd.
6
7
Založení nové karty Nejvhodnější začátek práce se skladem je založit alespoň několik skladových karet : • Klávesou F3 nebo klepnutím nahoře na záložku Karty přeskočte do sekce Karet. • Tam buď klepněte myší vlevo na tlačítko "Nová karta" nebo stisknete klávesu F5. • Vyberete ze sedmi možných typů karet, viz obrázek.
Otevře se okno nové karty, viz obrázek.
Do pole "Skladový kód" zadejte zkratku nebo číslo, které chcete pro toto zboží, výrobek či materiál používat. Skladové kód budete později používat zejména při zapisování na příjemky a výdejky. Pole "Skladový název" slouží pro podrobnější textový název tohoto zboží (materiálu, výrobku). Na kartě můžete nastavit způsob "Jak program zjistí prodejní cenu při výdeji". To znamená, jak program spočte prodejní cenu při výdeji z této karty. Při zápise skladového kódu na řádek výdejky totiž program může dopočíst do pole prodejní ceny na tomto řádku hodnotu, dle nastavení zde na kartě. 7
8 •
Pokud zde na kartě nastavíte "Zde na kartě bude zadána prodejní cena", bude program do řádku výdejky přebírat prodejní cenu zadanou na kartě. Můžete zde nyní klepnout na vedlejší tlačítko "Prodejní ceny" a zadat cenu. Jakmile budete chtít v budoucnu cenu změnit, půjdete na tuto kartu, použijete tlačítko "Prodejní ceny" a zadáte na nový řádek novou prodejní cenu. (Kromě toho lze zkratkovým tlačítkem nebo klávesou F6 vstoupit do prodejních cen přímo z přehledu v sekci karet, nemusíte jít vždy sem do karty). • Pokud zde na kartě nastavíte "Zde bude zadána pmarže", bude program na řádku výdejky počítat prodejní cenu z aktuální skladové ceny (tu si program neustále vnitřně počítá buď metodou fifo nebo metodou průměrných cen, viz výklad na jiných místech příručky). Program při výpočtu prodejní ceny na řádku výdejky vezme aktuální skladovou cenu a připočte k ní marži zadanou zde na kartě. Pokud je zde na kartě nastavena tato varianta prodejních cen, tlačítko "Prodejni ceny" se změní v tlačítko "Prodejní marže", na které můžete klepnout a zadat marži. Jakmile budete chtít v budoucnu marži změnit, opět půjdete na tuto kartu, použijete tlačítko "Prodejní marže" a zadáte na nový řádek novou prodejní marži. • Pokud zde na kartě nastavíte "Prod.cenu bude zadávat uživatel až při výdeji", ponechá program na řádku výdejky pole prodejní ceny nevyplněno a předpokládá, že ji chcete zadávat pokaždé ručně. Poznámka k prvním dvěma variantám prodejní ceny: I při těchto režimech program umožňuje na výdejce ruční přepsaní ceny, kterou dosadil. Dále můžete na kartě zadat "sazbu DPH". Tato sazba poslouží hlavně při fakturaci při výdeji ze skladu (o tom dále v příručce). (Eventuálně se využije také u příjemek, pokud na přijaté faktuře nemáte cenu bez DPH, jen cenu včetně DPH a sazbu, podrobnějí dále v popisu vyplňování příjemek). Fakturace se týká také pole "Kód DPH pro tržby". Typické nastavení je "TU" (tuzemská uskutečněná plnění), které při pzaložení karty program sám do toho pole vyplní. Pokud potřebujete nastavit něco jiného, např. při fakturaci do zahraničí, můžete v poli vyvolat nabídku stiskem klávesy F9. Pokud nevíte, jaký kód použít, prostudujte také příručku k podvojnému účetnictví Profesionál, kapitoly o evidenci DPH. Případně kontaktuje podporu k software (e-mail, telefon). Dále je na kartě skupina polí označena jako "Účty této karty". Program použije tato nastavení zejména při operaci "Zaučtování skladu do účetnictví". Tato operace má svoje tlačítko v levé části obrazovky skladu. Tato operace zapíše účetní zápisy o příjmech a výdejích do agendy Interních dokladů tohoto účetnictví (která konkrétně to bude agenda se nastaví zde ve skladu tlačítkem "Vlastnosti skladu"). Tato operace se spouští na pokyn uživatele, není tedy automatická. Při této operaci program použije pro vyplnění polí Má dáti a Dal (v zápise do Interních dokladů) ty účty, které jsou nastaveny zde na kartách (pokud nejsou ještě ručně přepsány na příjemkách resp. výdejkách). Účty na kartách můžete ponechat jak je program předvyplňuje při zakládání karet sám, pokud odpovídají Vaší účetní osnově a Vašim požadavkům. Podrobněji se dočtete o operaci Zaučtování na dalším místě příručky. Kromě toho vidíte níže ještě pole pro "Účet tržeb", toto nastavení program použije při zaúčtovávání faktur (vystavených zde ve skladu) do agendy Faktury vydané. Opět můžete předvyplněnou hodnotu změnit na jinou, opět můžete použít nabídky klávesou F9. Pokud popsaným způsobem založíte několik karet, bude přehled v sekci karet vypadat např. jako na následujícím obrázku. Při procházení horní přehledové tabulky se v dolní tabulce budou později zobrazovat jednotlivé příjmy a výdeje daného zboží (tedy detaily nebo "historie" karty).
8
9
9
10
Nová příjemka (základní) V seznamování se skladem doporučujeme pokračovat vytvořením prvních příjemek : • Klávesou F1 nebo klepnutím nahoře na záložku "Příjemky" přeskočte do sekce Příjemky. • Tam buď klepněte myší na tlačítko "Nová příjemka" nebo stisknete klávesu F5. • Vyberte některý z typů příjemek, viz obrázek.
Otevře se okno pro vyplnění nové příjemky.
Nahoře jsou samostatná pole pro údaje jako Číslo příjemky, Dodavatel, atd, která níže vysvětlíme podrobněji. Pod těmito poli je tabulka s řádky a sloupci, do které budete zapisovat přijímané položky. Pokud chcete skočit z polí nahoře přímo do tabulky dole (a naopak), můžete použít klávesu F4. Pole v horní části příjemky • Číslo do pole "Číslo příjemky" přiděluje program, ale můžete jej v případě nutnosti změnit. • Hodnotu "Čas" vloží také program, ale také jej v opodstatněných případech můžete změnit. Pokud k tomu dojde, program vyhodnotí dopady (např. změny skladových zásob pro případné již existující výdejky) a podá Vám informace a nabídne možnosti (viz podrobněji jinde v příručce). • Obsah pole "Záhlaví" lze také případně změnit, tento údaj se pak objevuje v tisku příjemky. • Do pole "Dodavatel" můžete (ale nemusíte) zapsat firmu dodavatele (uvedenou na faktuře, dodacím listě apod.). Při vyplnění můžete použít nabídku vyvolávanou klávesou F9. • Do poli "Faktura..." si můžete zapsat údaje přijaté faktury, podle které příjemku sestavujete. Agendou se myslí agenda zde v software Profesionál, kdy stadardní značení např první agendy přijatých fakturu je FP01. • Pokud zapíšete částku z přijaté faktury (nebo dod.listu, prodejky apod) do pole "Cena pořízení na faktuře", poslouží Vám to pro kontrolu. Jakmile pak budete psát do dolní tabulky jednotlivé příjímané položky s jejich cenami a množstvími, program bude průběžně porovnávát součet cen z tabulky s částkou zapsanou do tohoto pole "Cena pořízení na faktuře". Pokud částky 10
11 nesouhlasí, program částka v poli "Cena pořízení na faktuře" zvýrazní červeně. (Poznámka: Není ale nutné, aby součet cen položek přijímaných do skladu souhlasil s fakturou. Na faktuře můžete běžně mít položky, které nechcete vkládat do skladu.) Tabulka v dolní části příjemky V této tabulce zapisujete po řádcích jednotlivé přijímané položky (např. řádky z přijaté faktury). • Na řádku nejdříve vyplňujete pole "Skladový kód". Skladový kód je číslo nebo zkratka, kterou jste zadali při vytvoření karty. (V příkladu na obrázku je to 001). Kód můžete do pole vložit normálně z klávesnice nebo můžete stisknout F9 a vyvolat tak nabídku skladových karet (viz obrázek).
• •
•
•
V nabídce se můžete pohybovat klávesami šipka dolů a nahoru nebo můžete také stisknout klávesy, kterými začíná požadovaný skladový kód. Takže např. máte-li kódy "obálka", "papír", "podložka" a "sponka", stisk klávesy "p" skočí v nabídce na "papír", stisk písmen "po" skočí až na "podložku". Po vložení Skladového kódu program doplní automaticky Skladový název (přebere jej z karty). Obsah pole Skladový název lze v případě potřeby modifikovat, např. připsáním nějakého údaje. Někteří uživatelé mohou chtít zadávat primárně Skladový název místo Skladového kódu. V takovém případě můžete při zadávání rovnou postoupit na pole Skladový název a tam stisknout F9. Zobrazí se nabídka karet, tentokrát seřazená podle skladových názvů. Můžete z ní normálně zvolit a po volbě program dosadí do řádku příjemky kromě zvoleného skladového názvu i jeho skladový kód. V poli "Množství" zadáte pořízené množství dle přijaté faktury nebo dodacího listu. Někteří dodavatelé (např. pokud používají jednotku m3, tj. metr krychlový) uvádějí množství na 4 desetinná místa. Počet desetinných míst můžete nastavit v základní obrazovce účetnictví (pokud odejde z agendy skladu) pomocí tlačítka "Vlastnosti tohoto účetnictví". V dalších polích na řádku zadáte pořizovací cenu. Zadáte buď cenu za množství nebo za jednotku, podle toho, co je na faktuře nebo dodacém listu. Pokud např. zadáte cenu za množství, program dopočítá pomocí množství cenu za jednotku. (Vyplňování množství a pořizovací ceny ilustruje následující obrázek.)
11
12
•
Po zapsání skladového kódu, množství a pořizovací ceny můžete stisknout klávesu šipky dolů a tím se vytvoří nový řádek pro novou přijímanou položku.
Pokud chcete ukončit zadávání příjemky a zapsat všechny údaje do skladu, klepnete vpravo nahoře na tlačítko "OK" nebo stisknete klávesovou kombinace Ctrl+End. Pokud chcete zrušit zadávání a návrat do skladu, aniž by se cokoliv někam zapsalo, klepnete na tlačítko "Zpět" nebo použijete klávesu Esc. Po vytvoření příjemky a návratu do přehledu příjemek uvidí něco jako na následujícím obrázku. V horní tabulce jste na řádku nově vytvořené příjemky a v dolní tabulce vidíte její detaily.
12
13
Nová příjemka s vedlejšími pořizovacími náklady • • • •
Klávesou F1 nebo klepnutím na záložku Příjemky přeskočte do sekce Příjemky. Klepněte na tlačítko "Nová příjemka" nebo stisknete klávesu F5. Vyberte typ příjemky "Pořízení zboží". V horní části příjemky uvidíte samostatné pole "Z toho vedlejší pořizovací náklady" (viz obrázek). Toto pole lze použít pro zapsání částky, která není to přímo položkou zboží, materiálu ap., ale přitom chcete, aby tato částka byla zahrnuta do cen pořízení přijímaného zboží nebo materiálu, tj. chcete, aby se tato částka připočetla k cenám přijímaného zboží nebo materiálu.
Pro pohodlné používání je potřeba nejdříve upravit sloupce okna příjemky : • Za předpokladu, že jste v sekci Příjemek, klepnete vlevo na tlačítko "Sloupce tabulek" • Zvolíte třetí volbu "Sloupce tabulky otvírané pro zápis nové příjemky". • Otevře se před Vámi nastavení sloupců. • Zaškrtnete sloupce pro vedlejší pořizovací náklady (můžete mít sloupec buď pro částku VPN jednotkovou nebo VPN za množství nebo obojí). Tyto sloupce Vám umožní sledovat, jak bude program rozdělovat vedlejší pořizovací náklady zadané do pole "Z toho vedlejší pořizovací náklady" na jednotlivé položky (řádky) příjemky. • Nastavení sloupců uzavřete klepnutím na křížek vpravo nahoře.
13
14
Dále už popis přímého použití : • Tlačítkem "Nová příjemka" nebo klávesou F5 otevřete okno pro zapsání nové příjemky. • Vyberete typ příjemky "Pořízení zboží". • Otevře se okno příjemky, podobné jako na obrázku. • Obrázek ukazuje už konkrétní příklad, kdy na přijaté faktuře jsou položky zboží po 1000 Kč a kromě toho 100 Kč dopravních nákladů. Zapíšete tedy 2 položky na 2 řádky tabulky v příjemce a částku 100 Kč dopravného zapíšete do pole "Z toho vedlejší pořizovací náklady". Program částku 100 Kč rozdělí na přijímané položky tak, že na každou položku připadne 50 Kč. Takže cena pořízení každé položky (skladová cena, se kterou vstoupí do skladové evidence) bude 1050 Kč.
14
15
Nová příjemka se slevami Pokud jsou ceny na faktuře (ze které berete údaje do příjemky) uvedeny kombinací výchozí ceny a slevy, takže např. místo skutečně fakturované ceny 90Kč dodavatel uvede cenu 100Kč a slevu 10%, můžete v příjemce použít tento postup : • Klávesou F1 nebo klepnutím nahoře na záložku Příjemky přeskočte do sekce Příjemky. • V sekci příjemek klepnete vlevo na tlačítko "Sloupce tabulek" • Zvolíte třetí volbu "Sloupce tabulky otvírané pro zápis nové příjemky". • Otevře se před Vámi nastavení sloupců. • Zaškrtnete sloupce pro nákupní cenu před slevou a pro procento slevy, viz obrázek.
• • • •
Nastavení sloupců uzavřete klepnutím na křížek vpravo nahoře. Klávesou F5 nebo tlačítkem "Nová příjemka" otevřete okno pro zapsání nové příjemky (viz také základní popis nové příjemky o několik kapitol dříve). Vyberte typ příjemky "Pořízení zboží". Otevře se okno příjemky, podobné jako na obrázku. Obrázek ilustruje, jak sloupce pro "nákupní cenu před slevou" a "procenta slevy" pomohou při vkládání částek. Pokud zapíšete např. částku 100Kč do "Množstevní nákupní cena před slevou" a 10 do "% slevy". program spočte vedle do "Pořizovací cena množství" částku 90Kč. Můžete vkládat jak jednotkové ceny, tak množstevní ceny, program (pokud jste již zadali množství) dopočte zbývající částky.
15
16
Nová příjemka z cen včetně DPH Pokud jsou ceny na faktuře (ze které berete údaje do příjemky) uvedeny včetně DPH a Vy je potřebujete přijímat do skladu v cenách bez DPH, můžete v příjemce použít tento postup : • Klávesou F1 nebo klepnutím nahoře na záložku Příjemky přeskočte do sekce Příjemky. • V sekci příjemek klepnete vlevo na tlačítko "Sloupce tabulek" • Zvolíte třetí volbu "Sloupce tabulky otvírané pro zápis nové příjemky". • Otevře se před Vámi nastavení sloupců. • Zaškrtnete sloupce pro nákupní sazbu DPH a nákupní cenu vč.DPH, viz obrázek.
• • • •
Nastavení sloupců uzavřete klepnutím na křížek vpravo nahoře. Klávesou F5 nebo tlačítkem "Nová příjemka" otevřete okno pro zapsání nové příjemky (viz také základní popis nové příjemky o několik kapitol dříve). Vyberte typ příjemky "Pořízení zboží". Otevře se okno příjemky, podobné jako na obrázku. Obrázek ilustruje, jak sloupce pro nákupní cenu včetně DPH a sazbu DPH pomohou při vkládání částek. Pokud zapíšete např. částku 119Kč do "Jednotková nákupní cena vč. DPH" a 19 do "Sazba DPH" a 10 do "Množství", program samozřejmě spočte do "Množstevní nákupní cena vč. DPH"" částku 1190Kč, ale hlavně také 1000Kč do "Pořizovací cena množství" a 100Kč do "Pořizovací cena jednotková".
16
17
Nová výdejka (základní) • • • •
Klávesou F2 nebo klepnutím na záložku "Výdejky" přeskočte do sekce Výdejky. Tam buď tlačítkem "Nová výdejka" nebo klávesou F5 vyvolejte nabídku pro novou výdejku. Vyberete některý typ výdejky, např. Prodej zboží. Otevře se okno pro vyplnění nové výdejky (postup je naznačen na obrázku).
Okno výdejky je (podobně jako u příjemky) členěno na horní část se samostatnými poli a dolní část s tabulkou (řádky/sloupce), do které budete zapisovat vydávané položky. Pokud chcete skočit z polí nahoře přímo do tabulky dole (a naopak), můžete použít klávesu F4. Pole v horní části výdejky • Číslo do pole "Číslo výdejky" přiděluje program, ale můžete jej v případě nutnosti změnit. • Hodnotu "Čas" vloží také program, ale také jej v opodstatněných případech můžete změnit. Pokud k tomu dojde, program vyhodnotí dopady (např. změny skladových zásob pro jiné již existující výdejky) a podá Vám informace a nabídne možnosti (viz podrobněji jinde v příručce). • Obsah pole "Záhlaví" lze také případně změnit, tento údaj se pak objevuje v tisku výdejky. • Do pole "Odběratel" můžete (ale nemusíte) zapsat firmu odběratel . Při vyplnění můžete použít nabídku klávesou F9. Tabulka v dolní části výdejky V této tabulce zapisujete po řádcích jednotlivé vydávané položky. • Na řádku nejdříve vyplňujete pole "Skladový kód". Skladový kód je číslo nebo zkratka, kterou jste zadali při vytvoření karty. Můžete jej do pole vložit normálně z klávesnice nebo můžete stisknout F9 a vyvolat tak nabídku skladových karet. Pokud použijete F9-nabídku. můžete se v ní pohybovat klávesami šipka dolů a nahoru nebo můžete také stisknout klávesy, kterými začíná požadovaný kód. Takže např. máte-li kódy "obálka", "papír", "podložka" a "sponka", stisk klávesy "p" skočí v nabídce na "papír", stisk písmen "po" skočí až na "podložku". • Po vložení Skladového kódu program doplní automaticky Skladový název (přebere jej z karty). Obsah pole Skladový název lze v případě potřeby modifikovat, např. připsáním nějakého údaje. • Někteří uživatelé mohou chtít zadávat primárně Skladový název místo Skladového kódu. V takovém případě můžete při zadávání rovnou postoupit na pole Skladový název a tam stisknout F9. Zobrazí se nabídka karet, tentokrát seřazená podle skladových názvů. Můžete z ní
17
18
•
• •
normálně zvolit a po volbě program dosadí do řádku výdejky kromě zvoleného skladového názvu i jeho skladový kód. Další sloupec, který vidíte v tabulce (v dolní části výdejky) je "K dispozici do". Program zde informuje, jaké množství je na skladě k času, který je uvedene nahoře v poli Čas. Je důležité uvedomit si, že údaj se váže na výše zobrazený čas, protože pokud např. vstoupíte dodatečně do některé starší výdejky, tak Vám program ukáže dispoziční množství k času z horního pole a nikoliv k času, který máte právě na hodinkách. V poli "Vydávané množství" zadáte požadované množství. Pokud byste chtěli zadat více, než je na skladě k dispozici, program Vás upozorní. Obsah polí "Prodejní cena množství" nebo "Prodejní cena jednotková" můžete vložit buď ručně nebo využívat nastavení prodejních cen na kartách. Pokud máte např. na kartě zboží "001 košile" nastaveno, že prodejní cena se určuje přímo na kartě a je tam zadána jako 800 Kč, program do řádku výdejky při vložení skladového kódu 001 rovnou dosadí cenu 800 Kč do pole "Prodejní cena jednotková" a dle Vámi vloženého množství také vynásobí cenu do pole "Prodejní cena množství". Pokud máte na kartě nastaveno, že prodejní cena se určuje na kartě marží a je tam zadána marže např. 50%, program do řádku výdejky při vložení skladového kódu 001 spočte aktuální skladovou cenu zboží 001 (např. 600 Kč) a s použitím definované marže rovnou dosadí cenu 900 Kč do pole "Prodejní cena jednotková" a dle množství také do pole "Prodejní cena množství". Pokud takto program spočte sám prodejní ceny, můžete samozřejmě do polí vstoupit a tyto částky upravovat. Po zapsání skladového kódu, množství a prodejní ceny můžete stisknout klávesu šipky dolů a tím se vytvoří nový řádek pro novou vydávanou položku.
Pokud chcete ukončit zadávání výdejky a zapsat všechny údaje do skladu, klepnete vpravo nahoře na tlačítko "OK" nebo stisknete klávesovou kombinace Ctrl+End. Pokud chcete zrušit zadávání a návrat do skladu, aniž by se cokoliv někam zapsalo, klepnete na tlačítko "Zpět" nebo použijete klávesu Esc.
18
19
Nová výdejka se slevami Pokud chcete odběratelům poskytovat slevy z ceníkových cen, můžete postupovat dle následujících instrukcí. Nejdříve si nastavíte sloupce pro okno, ve kterém se zadává (vyplňuje) každá výdejka. Jde o to, že sloupce pro výpočet slevy nepotřebují všichni uživatelé, proto jsou pouze k dipozici a musíte si je nastavit : • Klávesou F2 nebo klepnutím nahoře na záložku "Výdejky" přeskočte do sekce Výdejky. • Klepnete vlevo na tlačítko "Sloupce tabulek" • Zvolíte třetí volbu "Sloupce tabulky otvírané pro zápis nové výdejky". • Otevře se před Vámi nastavení sloupců. • Zaškrtnete sloupce pro ceníkovou ccenu a pro procento slevy, viz obrázek. • Nastavení sloupců uzavřete klepnutím na křížek vpravo nahoře.
Pak již můžete zapisovat výdejky : • V sekci "Výdejky" otevřete okno pro zapsání nové výdejky tlačítkem "Nová výdejka" nebo klávesou F5 (viz základní popis dříve v příručce). • Vyberte typ výdejky např. "Prodej zboží". • Otevře se okno výdejky podobné jako na obrázku.
19
20 •
•
Obrázek ilustruje, jak Vám sloupce "Ceníková cena" a "% slevy" pomohou při vkládání částek. Pokud totiž vložíte do sloupce "Skladový kód" kód zboží, na jehož kartě již máte nastavenu prodejní cenu, program tuto prodejní cenu automaticky vloží do sloupce "Ceníková cena" a "Prodejní cena jednotková". Pokud pak zapíšete do sloupce "% slevy" např. 50, program spočte do sloupce "Prodejní cena jednotková" polovinu z "Ceníkové ceny". Pokud na kartách nemáte nastaveny prodejní ceny (např. proto, že je určujete individuálně až při zápisu výdejky), přesto můžete využít výše popsaného mechanismu. Pokud totiž zapíšete např. částku 440 Kč do sloupce "Prodejní cena jednotková" a 50 do sloupce "% slevy", program přepíše částku 440 Kč do sloupce "Ceníková cena" a do sloupce "Prodejní cena jednotková" Vám spočte 220 Kč.
20
21
Hledání příjemek, výdejek nebo karet Pokud jste ve skladu např. v sekci Příjemek a chcete vyhledat nějakou příjemku, klepněte vlevo na tlačítko "Hledej příjemku" nebo stiskněte klávesu F7. Objeví se okénko s několika poli (viz obrázek).
Zadejte některou z hodnot. Stiskněte Enter nebo klepněte na tlačítko "Vyhledej". Obdobně to funguje v sekci Výdejky a v sekci Karty.
21
22
Změny již zapsaných příjemek nebo výdejek V této skladové evidenci můžete i již jednou zapsané příjemky nebo výdejky měnit (např. opravovat, doplňovat). To je velká výhoda oproti některých jiným aplikacím, kde možnost dodatečných změn bývá malá nebo žádná. Dokonce můžete měnit i příjemky nebo výdejky, jejichž změna povede ke změnám na dalších dokladech (např. měníte příjemku, tím pádem se mění některé ceny na pozdějších výdejkách). V takovém případě program spočítá případné důsledky změn, ukáže Vám je a umožní Vám zvolit, zda tyto změny chcete. V omezené míře můžete upravovat i karty. Popíšeme postup jak provádět změny na dokladech na příkladu příjemky : • Klávesou F1 nebo klepnutím nahoře na záložku Příjemky přeskočte do sekce Příjemky. • Vyhledejte příjemku, kterou chcete měnit. To můžete udělat buď a) jednoduše v horní přehledové tabulce najetím na řádek s požadovanou příjemkou anebo b) pomocí operace "Hledání", kdy klepnete vlevo na tlačítko "Hledej příjemku" nebo stiskněte klávesu F7, objeví se okénko a Vy zadáte požadovanou hodnotu např. číslo příjemky, poté odklepnete tlačítko "Vyhledej" a program se přemísti na požadovanou příjemku. • Jakmile už jste na příjemce, kterou chcete měnit, klepněte vlevo na tlačítko "Uprav ..." nebo stiskněte klávesu mezerník. • Příjemka se otevře ve stejném okně, jako byste ji zadávali coby novou. • Můžete cokoliv změnit. • Změny ukončíte klepnutím na tlačítko "OK" (vpravo nahoře) nebo klávesami Ctrl+End. Pokud by změny měly mít dopady na ostatní doklady ve skladu, program Vám tyto navrhované změny ukáže v tabulce jako na následujícím obrázku (ukazuje doklady a položky dotčené změnami) a Vy budete moci rozhodnout, jak postupovat dále.
22
23
Rušení již zapsaných příjemek nebo výdejek •
•
•
Vyhledejte příjemku nebo výdejku, který chcete zrušit. To můžete udělat buď tak, že - v horní přehledové tabulce najedete na řádek s požadovanou příjemkou nebo výdejkou anebo - klepnete vlevo na tlačítko "Hledej příjemku" nebo stiskněte F7, objeví se okénko a Vy zadáte požadovanou hodnotu např. číslo nebo datum, pak odklepnete tlačítko "Vyhledej" a program se přemístí na požadovanou příjemku nebo výdejku. Klepněte vlevo na tlačítko "Zruš ..." nebo stiskněte klávesu F8.
Pokud by zrušení mělo dopady na ostatní doklady, program poskytne obsáhlou informaci o tom, co by se na ostatních dokladech změnilo, pokud byste zamýšlené zrušení provedli. Program zobrazí tabulku, kde jsou na řádcích vždy současné stavy a vedle stavy, které by nastaly, kdybyste změnu (rušení) provedli. Nejsou zobrazeny celé doklady, ale vždy jen dotčené položky (protože dotčené doklady mohou obsahovat jak položky, které prováděná změna ovlivní, tak položky, které neovlivní). Pokud tuto tabulku ukončíte tlačítkem "Akceptovat", budou veškeré změny provedeny. Pokud už máte doklady, které jsou tímto zasaženy, vytištěny, je samozřejmě vhodné vytisknout aktualizovaný obsah dokladů.
23
24
Vrácení příjmu (např. reklamujete a vracíte dodavateli) Pokud jste již přijali formou příjemky něco na sklad a chcete to vrátit dodavateli (např. kvůli reklamaci), postupujte takto : • Klávesou F1 nebo klepnutím nahoře na záložku Příjemky přeskočte do sekce Příjemky. • V přehledu příjemek se přesuňte na příjemku se zbožím, které chcete vrátit (můžete buď jen listovat v přehledu příjemek nebo můžete použít tlačítko "Hledej příjemku" vlevo). • Jakmile jste na řádku požadované příjemky, klepněte na tlačítko "Vrátit přijem" vlevo (nebo stiskněte Alt+m). • Program založí novou výdejku, kterou Vám otevře v okně (viz obrázek)
• • •
Program naplní řádky výdejky hodnotami z výchozí příjemky . Ve výdejce můžete případně provést úpravy (např. smazat některé řádky, když chcete vrátit jen některé položky z výchozí příjemky). Pokud uzavřete okno výdejky tlačítkem "OK" nebo klávesami Ctrl+End, výdejka se zapíše do skladu.
24
25
Vrácení výdeje (např. odběratel vám vrací zboží) Pokud jste již vydali formou výdejky (a případně faktury nebo prodejky) něco ze skladu a chcete to nyní přijmout zpět na sklad (např. odběratel vám vrací zboží), postupujte takto : • Klávesou F2 nebo klepnutím na záložku Výdejky přeskočte do sekce Výdejky. • V přehledu výdejek se přesuňte na výdejku, ze které chcete přijmout zpět (můžete buď jen listovat v přehledu výdejek nebo můžete použít tlačítko "Hledej výdejku" vlevo). • Jakmile jste na řádku požadované výdejky, klepněte na tlačítko "Vrátit výdej" vlevo (nebo stiskněte Alt+j). • Program založí novou příjemku, kterou Vám otevře v okně.
• • • • • •
• •
Program naplní řádky příjemky hodnotami z vracené výdejky. V příjemce můžete případně provést úpravy (např. smazat některé řádky, pokud nevracíte všechny položky). Pokud uzavřete okno příjemky tlačítkem "OK" nebo klávesami Ctrl+End, příjemka se zapíše do skladu. Program se z příjemky zase vrátí na výchozí výdejku. Pokud chcete rovnou vystavit dobropis, klepnete vlevo na tlačítko "Tisk dobropisu" nebo stisknete Alt+d. Program ukáže sestavený dobropis v okně, které je velmi podobné oknu při vystavování faktury. - položky a jejich množství program přebere z vracející příjemky, takže jsou již případně upravené jen na množství a položky, které se skutečně dobropisují, - částky jsou zobrazeny jako záporné, tak budou i vytištěny na dobropise, - obsahy polí v horní části okna a texty můžete samozřejmě upravit dle potřeby. Okno dobropisu ukončíte tlačítkem "OK", podobně jako u normální faktury. Dostanete se do tiskového náhledu, kde pokračujete klepnutím na ikonku tiskárny nebo klávesou F1, stejně jako u normální faktury.
Konkrétní příklad : • Na původní výdejce jsou dva řádky. Zboží A a zboží B, obě s množstvím 10. • Použijete tlačítko "Vrátit výdej". • Program zobrazí příjemku (vratku) s oběma řádky A i B, po 10 ks. • Jelikož chcete dobropisovat pouze zboží A v množství 5 ks, zrušíte řádek zboží B (klávesou F8) a množství na řádku zboží A přepíšete na 5. • Uzavřete okno příjemky, tím je příjemka zapsána do skladu a 5 ks zboží A je vráceno na sklad. • Jste zpátky na výchozí výdejce. • Použijete tlačítko "Tisk dobropisu". 25
26 • • • •
Program otevře okno dobropisu, tabulka položek obsahuje pouze řádek zboží A s množstvím 5 ks (v souladu s příjemkou, kterou jste před chvíli zapsali). Cena zboží A je uvedena záporně. Upravíte obsah polí nad tabulkou, chcete-li. Vytisknete dobropis na 5 ks zboží A.
26
27
Převody mezi sklady V základní obrazovce celého účetnictví máte možnost založit sklady 2, 3, atd. (viz obrázek) Tím, že klepnete např. na tlačítko Skladu 2 a vstoupíte do něj, je tento sklad založen.
Pokud už máte takto založeno více skladů než jeden, můžete mezi nimi dělat převody, formou speciální výdejek a příjemek, nazývaných převodky. Příklad postupu : • Vstupte např. do skladu 1 • Klepněte nahoře na záložku Výdejky nebo stiskněte F2. • Zvolte typ "Převod do jiného skladu"
27
28
•
•
• • •
Otevře se okno výdejky, kde normálně zadáte vydávané položky. Na následujícím obrázku vidíte dva řádky (dvě vydávané položky). Po zadání množství program ihned spočte výdejní cenu, jde o tzv. cenu skladovou (její výpočet závisí na tom, zda používáte metodu průměrných skladových cen nebo metodu FIFO). Pole "Cílový sklad" a "Cílová příjemka" nevyplňujte, program si dosadí hodnoty sám až v dalších krocích.
•
Ukončete zadávání výdejky tlačítkem OK vpravo nahoře (nebo klávesy Ctrl+End). Program se zeptá, zda chcete rovnou vygenerovat i příjemku do přijímajícího skladu. Pokud odpovíte záporně, budete moci vygenerovat cílovou příjemku kdykoliv později tím, že do této výdejky znovu vstoupíte (jako byste ji chtěli upravovat). Pokud odpovíte kladně, program odpoví dvěma možnými způsoby. - Pokud existuje v tomto účetnictví pouze jeden další sklad kromě toho, ve kterém právě jste, otevře se rovnou okno s cílovou příjemkou. - Pokud je již v tomto účetnictví založeno skladů více, programí Vás vyzve, abyste zvolili, do kterého skladu chcete převádet (viz obrázek)
•
Po volbě se pak otevře okno s příjemkou v cílovém skladu. Cílová příjemka, bude vypadat přibližně jako na následujícím obrázku. Program zkopíruje z výchozí výdejky položky, jejich množství a ceny.
28
29
•
Po klepnutí na tlačítko OK je příjemka normálně zapsána do cílového skladu a Vy se vrátíte zpátky do výchozího skladu.
29
30
Přepočet skladu Pro případ, že byste někdy výjimečně pozorovali nějaké nesrovnalosti v datech skladu (např. v případě výpadku počítače, importu dat externího zdroje ap.), např. by se vám jevilo, že nesouhlasí stav na určité kartě, dali jsme Vám k dispozici operaci "Přepočet skladu". Tato operace přepočítá příjemky a výdejky od časového bodu, který zvolíte, a to tak, jako byste všechny doklady od tohoto bodu v té chvili znovu navkládali ručně, čímž se znovu spočítají zůstatky na všech dotčených kartách, skladové ceny (průměrné nebo fifo), atd. Postup : • Jdete do sekce Příjemky nebo Výdejky. • Najedete v přehledové tabulce na řádek s datumem, od kterého chcete provést přepočet (může to být klidně první řádek v Příjemkách, tudíž se přepočítá celý sklad). • Klepnete na tlačítko "Přepočet skladu" nebo stisknete Alt+č. • Odpovíte pozitivně na dotaz, zda chcete přepočítat (viz obrázek).
30
31
Inventura Operace "Inventura" umožní získat přehled stavů na kartách a porovnat jej se zjištěným fyzickým stavem. Operace se spouští tlačítkem "Inventura", které je v sekci "Karty". Zvolíte, zda chcete sestavit novou inventuru nebo pracovat s rozpracovanou inventurou nebo prohlížet starší inventury. Pak se otevře vlastní okno inventury, kde se inventura počítá, tiskne atd. (viz obrázek)
V okně inventury jsou čtyři tlačítka (viz obrázek níže) : • "Tisk prázdného seznamu pro fyzickou inventuru" vytiskne řádkový seznam karet, který poslouží pro pohodlný zápis fyzických stavů (použije jej např. skladník v prostorách skladu). • "Spočti evidenční stavy" spočte stavy zde v agendě skladu podle příjemek a výdejek. Výsledky zapíše do sloupce "Evidenční stav". • "Nasaď fyz.stavy dle evidenčních" zkopíruje sloupec "Evidenční stav" do sousedního sloupce "Fyzický stav". Je to proto, abyste nemuseli zapisovat fyzické stavy ručně všechny, ale jen ty odlišné od evidenčních stavů. • "Poslední tlačítko je pro tisk hotové inventury.
31
32
Příklad postupu : • Klávesou F3 se přemístíte do sekce Karty. • Klepnete na tlačítko "Inventura". • Z nabídky zvolíte "Nová inventura". • V okně inventury klepnete na tlačítko "Tisk prázdného seznamu pro fyzickou inventuru" a vytisknete seznam karet. • Provedete fyzickou inventuru a zjištěné hodnoty zapisujete do vytištěného seznamu. • Vrátíte se do skladové evidence v Profesionálu a jdete opět do sekce Karty. • Klepnete na tlačítko "Inventura". • Z nabídky zvolíte "Prohlídka nebo úprava některé z předch.inventur". • Ze seznamu zvolíte časově poslední inventuru (to je ta, kterou máme právě rozpracovanou). • V okně inventury klepnete na tlačítko "Spočti evidenční stavy". • Dále klepnete na tlačítko "Nasaď fyz.stavy dle evidenčních". • Ve sloupci "Fyzický stav" přepíšete ty řádky, kde hodnoty jsou odlišné od těch, které jste fyzicky zjistili ve skladu a zapsali do vytištěného seznamu (viz výše). • Program současně počítá do vedlejšího sloupce rozdíly evidenčního a fyzického stavu. • Hotovou inventuru vytisknete. Kromě toho budete chtít v případě zjištěných inventurních rozdílů zapsat příjemky nebo výdejky inventurních přebytků nebyo mank. Zde je popis postupu pro příjemku inventurního přebytku, postup pro výdejku je obdobný : • Klávesou F1 se přemístíte do sekce Příjemky. • Klepnete na tlačítko "Nová příjemka a zvolíte typ "Inventurní přebytky". • Program zobrazí seznam realizovaných inventur (viz obrázek, kde je zrovna zobrazena jen jedna existující inventura).
32
33
• •
Vyberete ze seznamu inventur tu, na jejímž základě chcete vygenerovat inventurní příjemku. Program příjemku sestaví a zobrazí v normálním okně příjemky (viz obrázek).
Pokud ukončíte okno tlačítkem "OK" nebo klávesami Ctrl+End, příjemka je normálně zapsána.
33
34
Tisk příjemky Klávesou F1 přeskočte do sekce Příjemky. Vyhledejte příjemku, který chcete tisknout. Klepněte vlevo na tlačítko "Tisk příjemky" nebo stiskněte klávesu F10 nebo klávesy Alt+t.
34
35
Tisk výdejky Klávesou F2 přeskočte do sekce Výdejky. Vyhledejte výdejku, který chcete tisknout. Klepněte vlevo na tlačítko "Tisk výdejky" nebo stiskněte klávesu F10 nebo klávesy Alt+t.
35
36
Tisk faktury Tisk faktury vychází z výdejky, takže pokud jste dosud nezapsali výdejku na zboží, které chcete fakturovat, učiňte tak (popis vytvoření a zapsání výdejky viz dříve v příručce). Pokud již výdejka existuje, umístěte se na ni : Klávesou F2 přeskočte do sekce Výdejky a tam najeďte v přehledové tabulce na řádek této výdejky. Můžete použít i tlačítko "Hledej výdejku" vlevo. Klepněte vlevo na tlačítko "Tisk faktury" nebo stiskněte klávesu F12 nebo klávesy Alt+f. Otevře se okno (ukázku vidíte na obrázku), které obsahuje : • v horní části různá samostatná pole pro údaje jako číslo faktury, datumy, var.symbol, firemní údaje odběratele, bankovní spojení pro platbu atd. • v dolní části je tabulka pro fakturované položky se sloupci pro skladový kód, množství, prodejní ceny atd., • nad a pod tabulkou fakturovaných položek jsou víceřádková pole pro fakturační texty resp. poznámky.
Faktura je provázána s výdejkou. Takže do tabulky fakturovaných položek (viz obrázek) program přebírá řádky z výdejky, tj. vydávané položky z výdejky (jejich skladové kódy a názvy, prodejní ceny a množství). Z výdejky se přebírají i některé další údaje, jako např. firma odběratele. Celé toto okno faktury slouží k tomu, abyste mohli doplnit další údaje, které nejsou ve výdejce, ale jsou potřebné pro fakturu. Podrobněji k polím v horní části okna faktury :
36
37
Část polí Vám program vyplní předem tak, že je zkopíruje z časově poslední faktury (v agendě faktur vydaných). Takže stačí, když tato pole vyplníte poprvé u první faktury a u dalších faktur by Vám měl již vypomáhat program. Jsou to pole Záhlaví, Splatno, Způsob úhrady, Způsob dopravy, Konst.symbol, Číslo bank.účtu, Směr.kód banky, IBAN, BIC, Účeti, Středisko, Zakázka. Samozřejmě můžete to, co program do těchto polí vyplní, ručně přepsat na cokoliv jiného. Část polí kromě běžného ručného vyplnění lze vyplňovat i výběrem z nabídky hodnot. Nabídka se vyvolá tak, že stojíte v daném poli a stisknete klávesu F9. V nabídce pak popojedete na hodnotu, kterou chcete a stisknete Enter. Pole umožňující použití takové nabídkou jsou Záhlaví, Konst.symbol, Firma, Směr.kód banky, Účet, Středisko, Zakázka, Kód DPH. Obsah nabídky, kterou program (po stisku F9) u takových polí zobrazuje, můžete sami měnit v příslušném číselníku. Číselník je například adresář odběratelů a dodavatelů, do kterého můžete vstoupit klepnutím na jeho tlačítko (viz obrázek)
Do polí pro přijatou zálohu v pravé části okna můžete zapsat přijatou zálohu. Zapište částky normálně plusem (tj. ne s mínus znaménkem), program ví, že je má od fakturovaných částek odečítat. Nyní k tabulce fakturovaných položek (viz následující obrázek). Do tabulky fakturovaných položek program přebírá řádky z výdejky, tj. vydávané položky z výdejky (jejich skladové kódy a názvy, prodejní ceny a množství).
Pokud nebyly na výdejce zadány např. účet, středisko apod., lze je doplnit tady. Ve sloupcích účtu i dalších lze vyvolat nabídku klávesou F9. Pokud klepnete v okně faktury vpravo nahoře na tlačítko "Tisk" nebo stisknete klávesy Ctrl+End, zobrazí se faktura již v tiskové podobě v tzv. náhledu. Pokud chcete fakturu z náhledu vytisknout, klepnete v náhledu nahoře na ikonku tiskárny nebo stisknete klávesu F1. Kromě toho, že fakturu vytisknete, program také fakturu zapíše do určené agendy faktur vydaných. 37
38 Faktury jsou do ní ze skladu programem zapisovány v okamžiku ukončení okna faktury tlačítkem "OK" (tj. v okamžiku zobrazení tiskového náhledu). Agendy faktur vydaných patří mezi další oblasti tohoto software, mimo vlastní skladovou evidenci. Shromažďování faktur v jejich agendě slouží např. k evidenci pohledávek a jejich úhrad, dále k evidenci DPH (která poslouží k sestavení přiznání DPH), atd. Protože v tomto software lze mít agend faktur vydaných více, je třeba v každém skladu nastavit, která konkrétní agenda faktur vydaných to má být. Na následujícím obrázku vidíte, jak po klepnutí na tlačítko "Vlastnosti skladu" se otevře okno, kde je řada nastavení. a mezi nimi právě také je nastavení agendy vydaných faktur.
Na předchozím obrázku vidíte ještě další důležité nastavení ve "Vlastostech skladu" týkající se fakturace, a sice "Prod.cena znamená částku Základ nebo Vč.DPH". Na výdejku totiž zadávate (nebo je tam přebírána z karet) pouze prodejní cena, ale není určeno, zda je tím myšlena cena včetně DPH nebo bez DPH. Proto při vystavování faktury program přihlédne k nastavení zde ve Vlastnostech. Na faktuře pak z prodejní ceny (převzaté z výdejky) dopočítá buď Základ bez DPH nebo Celek vč.DPH.
38
39
Tisk dobropisu Tisk dobropisu lze vyvolat v sekci Výdejek, když jste na řádku výdejky, ke které jste již vystavili dříve fakturu. Takže, klávesou F2 přeskočte do sekce Výdejky a tam najeďte v přehledové tabulce na řádek této výdejky. Můžete použít i tlačítko "Hledej výdejku" vlevo. K tisku dobropisu poslouží tlačítko "Tisk dobropisu" (vlevo). Předtím je ale vhodné (nikoliv nutné, viz ještě později další výklad) vrátit tento výdej (nebo jeho část) formou příjemky. Postup pro vrácení výdeje je tento : • Na řádku výdejky klepněte na tlačítko "Vrátit výdej" vlevo (nebo stiskněte Alt+j). • Program založí novou příjemku, kterou Vám otevře v okně. Řádky příjemky jsou naplněny hodnotami z vracené výdejky. • V příjemce můžete smazat některé řádky nebo změnit množství. To je důležité, protože často se formou dobropisu vrací jen část původní dodávky. • Okno zavřete tlačítkem "OK", příjemka se zapíše do skladu. • Octnete se zpět na výchozí výdejce. Konkrétní příklad : • Na původní výdejce jsou dva řádky. Zboží A a zboží B, obě s množstvím 10. • Použijete tlačítko "Vrátit výdej". • Program zobrazí příjemku (vratku) s oběma řádky A i B, po 10 ks. • Jelikož chcete dobropisovat pouze zboží A v množství 5 ks, zrušíte řádek zboží B (klávesou F8) a množství na řádku zboží A přepíšete na 5. • Uzavřete okno příjemky, tím je příjemka zapsána do skladu a 5 ks zboží A je vráceno na sklad. Pokud chcete pokračovat vystavením dobropisu, postup je tento : • Klepnete vlevo na tlačítko "Tisk dobropisu". • Program ukáže sestavený dobropis v okně, které je velmi podobné oknu při vystavování faktury (viz předchozí kapitola). - položky a jejich množství program přebere z vracející příjemky (viz předchozí odstavec), takže jsou již případně upravené jen na množství a položky, které se skutečně dobropisují, - částky jsou zobrazeny jako záporné, tak budou i vytištěny na dobropise, - obsahy polí v horní části okna a texty můžete samozřejmě upravit dle potřeby. • Okno dobropisu ukončíte tlačítkem "OK", podobně jako u normální faktury. • Dostanete se do tiskového náhledu, kde pokračujete klepnutím na ikonku tiskárny nebo klávesou F1, stejně jako u normální faktury. Konkrétní příklad : • Použijete tlačítko "Tisk dobropisu". • Program otevře okno dobropisu, tabulka položek obsahuje pouze řádek zboží A s množstvím 5 ks (v souladu s příjemkou, kterou jste před chvíli zapsali). • Cena zboží A je uvedena záporně. • Upravíte obsah polí nad tabulkou, chcete-li. • Vytisknete dobropis na 5 ks zboží A. Kromě toho, že dobropis vytisknete, program jej také zapíše do určené agendy faktur vydaných. Faktury jsou do ní ze skladu programem zapisovány v okamžiku ukončení okna dobropisu tlačítkem "OK" (tj. v okamžiku zobrazení tiskového náhledu).
39
40
Nastavení vlastností skladu Ať už jste v sekci Příjemek, Výdejek nebo Karet, v levé části obrazovky máte tlačítko "Vlastnosti skladu". Klepnutí na tlačítko nebo stisk Alt+V otevře okno Vlastností skladu. Obsah okna ukazuje obrázek.
•
•
• •
•
Nastavení "Prodejní cena na kartě a výdejce..." je vysvětleno v kapitole o tisku faktur. Program podle tohoto nastavení počítá k prodejním cenám uvedeným na výdejce buď - DPH a Celek vč. DPH nebo - DPH a Základ bez DPH. Nastavení "Do které agendy vyd.faktur..." je vysvětleno rovněž v kapitole o tisku faktur. V okamžiku vystavování faktury v sekci "Výdejky" je faktura zapisována agendy faktur vydaných. Shromažďování faktur v jejich agendě slouží např. k evidenci pohledávek a jejich úhrad, dále k evidenci DPH (která poslouží k sestavení přiznání DPH), atd. Protože můžete mít agend faktur vydaných více, je třeba ve každém skladu nastavit, která konkrétní agenda faktur vydaných to má být pro tento sklad. Nastavení "Do které agendy pokladny..." je obdoba výše popsaného nastavení. Zde volíte, do které agendy pokladny má program zapisovat hotovostní prodejky z tohoto skladu. Nastavení "Do které agendy interních dokladů..." umožňuje zvolit agendu Interních dokladů, do které program zapíše interní doklady, kterými zaúčtuje obraty skladu za určité období (např. měsíc) do účetnictví při vyvolání operace "Zaúčtování skladu do účetnictví". Tato operace je vysvětlena v samostatné kapitole zde v příručce. Nastavení "Účet pro zaokrouhlovací rozdíly..." má význam pro zápis částek na příjemky tehdy, pokud zapisujete celkové částky za pořizované množství a necháváte program dopočítávat jednotkové ceny. Pokud na řádek příjemky zapíšete např. 100 Kč pořizovací cenu za množství a množství zadáte 3, program spočte jednotkovou cenu 33,33 Kč (viz obrázek).
Zákonitě vzniká nepřesnost kvůli výpočtu na dvě desetinná místa (haléře), v tomto případě 1 haléř, což program zapíše do sloupce "Zaokr.rozdíl". Tyto zaokr.rozdíly program při účtování obratů skladu do agendy Interních dokladů (viz kapitola o Zaúčtování skladu) účtuje na zvláštní účet, který právě můžete nastavit zde v tomto nastavení ve Vlastnostech skladu.
40
41
Nastavení sloupců Ať už jste v sekci Příjemek, Výdejek nebo Karet, vlevo najdete tlačítko "Sloupce tabulek". Klepnutím na tlačítko "Sloupce tabulek" nebo stiskem kláves Alt+s se otevře okno, kde můžete nastavit, které sloupce chcete používat v dané sekci skladu. Např. v sekci Příjemek se tlačítkem "Sloupce tabulek" vyvolá nabídka jako na tomto obrázku :
Sloupce přehledu (tj. tabulky v horní části obrazovky skladu) Volba "Sloupce přehledu" umožní nastavit sloupce tabulky přehledv horní části obrazovky sekce Příjemek. Na následujícím zmenšeném obrázku je tabulka přehledu zvýrazněna červeně.
Pokud tedy po tlačítku "Sloupce tabulek" vyberete "Sloupce přehledu", otevře se okno jako na následujícím obrázku, kde můžete nastavovat sloupce a jejich vlastnosti pro tabulku přehledu.
41
42
Pokud např. u Datumu příjmu zaškrtnete ve sloupci "Používat", bude přehledová tabulka v sekci příjemek obsahovat sloupec Datum příjemky. Kromě zaškrtnutí "Používat" můžete ještě nastavit šířku a pořadí sloupce v tabulce.
Sloupce detailů (tj. tabulky v dolní části obrazovky skladu) Volba "Sloupce detailů" umožní nastavit sloupce tabulky v dolní části sekce Příjemek. (V tabulce detailů program zobrazuje detailní položky příjemky, na jejímž řádku stojí v horní přehledové tabululce). Na následujícím zmenšeném obrázku je tabulka detailů zvýrazněna červeně.
Sloupce okna otvíraného pro zápis příjemky resp. výdejky Volba "Sloupce tabulky otvírané pro zápis nové příjemky" umožní nastavit sloupce té tabulky, která se otevírá vždy pro zápis nové příjemky (po klepnutí na tlačítko "Nová příjemka" a následné volbě typu příjemky). Následující obrázky ukazují, kterou tabulku máme na mysli (je zvýrazněna červeně).
Pokud tedy po tlačítku "Sloupce tabulek" vyberete "Sloupce tabulky otvírané pro zápis nové příjemky", otevře se okno jako na následujícím obrázku, kde můžete nastavovat sloupce a jejich vlastnosti. 42
43
Pokud např. zaškrtnete pro "Jednotku", objeví se později sloupec "Jednotka" jako součást tabulky příjemky (viz předposlední obrázek).
43
