NOMINEES DOSSIER Company Name:
Jobpunt Vlaanderen
Contact Name:
Nele Cypers
Position:
Assistente staf
Contact Tel Number:
016/38.10.27
Award Category:
Best Recruitment Channel
This questionnaire has been completed by:
Signature
Nele Cypers Silke Verheyen
Date
15/09/2013
This questionnaire may be completed in French, Dutch or English at your very best convenience. Please send the completed document to: The HR Excellence Awards Avenue Antoinette Herlin 5 1310 La Hulpe Email :
[email protected]
DEADLINE FOR RETURNING THE COMPLETED QUESTIONNAIRE IS 15 SEPTEMBER 2013
HR Excellence Awards 2013 | Nominees template
Foreword Congratulations! Your company is nominated for the HR Excellence Awards 2013. This nomination is the result of a survey undertaken from 12 April to 08 May 2013 towards 1.300 HR Directors and 900 CxOs and aimed at detecting the service providers they consider as the best ones to help them improving workforce agility, being the theme of the HR Excellence Awards 2013. Workforce agility is widely defined as an organization’s ability to move and adapt people quickly upon changes and new trends, and to deal with unexpected threats or opportunities. This means that the workforce must be flexible and responsive enough to ensure the right people have the right skills to be assigned to the right roles at the right moment, at the right cost and at the right place. Moreover, being agile means that the workforce can be easily reconfigured to suit changing needs and market conditions. In this context, HR service providers like you have an important role to play as they are expected to help companies and their HR departments to set up an agile workforce that contributes to operational, productivity, growth and profitability objectives. The ways HR service providers can help improving workforce agility are numerous. It can be by delivering services and implementing programs relating to, among others:
HR processes redesign Improved service delivery models Flexible and innovative recruitment and staffing Business impact assessments Contingent workforce Strategic workforce planning Adequate talent management and development programs Leadership development and change management Strong employee engagement and organizational culture Attractive compensation, benefits and rewards models Mobility and remote working culture Effective learning practices and knowledge sharing methods Efficient collaboration models Accurate choice and integration of technology Optimized workspace organization Understanding and anticipation of changing social regulation and social governance rules Improved HR efficiency through outsourcing, shared services and centers of expertise Strong employer attractiveness and branding Relevant working and retirement policies Well-balanced multi-generational and diversified workforce Etc.
What’s in it for you? An HR Excellence Award is an acknowledged mark of enterprise and delivery excellence. Winning an Award, or even being just nominated, is a hallmark of excellence that is recognized and appreciated by not just your customers, but also by the whole HR community. Moreover, it is something that everyone on your staff will be proud of. Award winners will be announced during the gala ceremony on 14 November 2013, while all nominees will be largely recognized by entering the ‘Top HR Suppliers of Choice 2013-2014’ list. What the Jury is looking for The following questionnaire is aimed at helping the Jury examine how your company’s value proposition and portfolio of services help client organizations improve workforce agility through one or several of the aspects listed on the previous page. Moreover, the Jury would like to understand how your company and your people help client organizations to be more agile and deliver more business value whether by creating greater talent attractiveness or retention, optimizing HR processes, enabling effective collaboration, improving workforce engagement, adapting to the regulatory environment, developing attractive compensation packages, etc. Whether you propose your clients to embark on an innovative approach or to adopt the tried-and-true in a new way, here’s your chance to win a prestigious HR Excellence Award by telling the Jury members -through a real-life case or success story- about how you contribute to your clients’ workforce agility in terms of business value, not just HR benefits.
Geert Aelbrecht President of the Jury HR Excellence Awards 2013 | Nominees template
Guidelines - Please read carefully before completing your dossier By completing this document, you agree to participate to the awards process and for this information to be reviewed by the Judging Committee. We strictly guarantee that the information provided will be kept as strictly confidential and seen by the Judging Committee only. Your information will be held until the awards ceremony and then destroyed. To be accepted and eligible for winning an HR Excellence Award, your dossier must comply with the following rules: 1. Nominees who do not return the completed questionnaire in due time will be excluded from the Judges voting process, which accounts for 70% in the final vote. 2. You may only complete a questionnaire that relates to the Awards category(ies) for which your company has been nominated. 3. If your company is nominated in several Awards categories, you must complete a separate questionnaire for each category. 4. Please avoid commercial or promotional content. Instead, choose a relevant case and describe how your company has contributed to improve workforce agility for one of your clients, which services and expertise you have brought, and which benefits the client has enjoyed by working with you. 5. Please be short and to-the-point when completing the questionnaire. Only the quality, relevancy and structure of the information provided will be valued by the Jury, not the quantity or commercial-like stuff. Also, your case must clearly relate to the theme “Improving workforce agility in the new economic landscape” within the context of your specific activity. 6. You are asked to strictly respect the format and sequence of the questionnaire. Your dossier must be submitted in A4 format and cannot exceed 15 pages. Additional information about your company and products/services you feel valuable to better describe your case and differentiators is welcome under the form of appendixes. Keep in mind, however, that the full dossier, appendixes included, may not exceed 15 pages. However, you may refer to websites or online information if you want. 7. Your case description must imperatively relate to a project or program delivered to a client located in Belgium, although it can be part of a multi-country or global project. Anyway, you may only provide information about the products and services delivered by your Belgian subsidiary and staff. 8. The dossiers must be returned by 15 September 2013 to the Secretariat of the HR Excellence Awards in PDF format only. 9. Judges may possibly contact you in case they need further explanations or details. In this case, they will clearly identify themselves as being members of the Jury. The list of the Jury members is available on the HR Excellence Awards website. 10. The vote of the Jury is the result of 100% objective and careful analysis, benchmark and appreciation by the Jury members. The Jury won’t detail nor justify its final decisions. Should you have any question while completing this questionnaire, please contact the Secretariat of the HR Excellence Awards either by email
[email protected] or telephone 02 672 37 72.
HR Excellence Awards 2013 | Nominees template
PART 1 – COMPANY INFORMATION Company Name:
Jobpunt Vlaanderen
Address:
Technologielaan 11 – 3001 Heverlee
Total Number of Employees (in Belgium):
25
Creation Date of the Company in Belgium:
2000
Are you a Subsidiary? If so, from which Company?
Jobpunt Vlaanderen is een privaatrechtelijk Extern Verzelfstandigd Agentschap van de Vlaamse overheid.
Key Local Contacts (Name, First Name, Email): > General Management:
Mireille Deziron (
[email protected])
> Sales:
/
> Marketing:
/
> Human Resources:
Silke Verheyen (
[email protected])
> Operations:
/
1.1 - Please describe your company vision statement, mission and organization (250 words maximum): Jobpunt Vlaanderen is dé HR-dienstverlener voor de Vlaamse overheid en voor Vlaamse openbare besturen. Onze missie luidt als volgt: “Jobpunt Vlaanderen biedt op een klantgestuurde en professionele manier ondersteuning aan het personeelsbeleid van de Vlaamse openbare besturen en draagt zo op de verschillende bestuursniveaus bij tot een moderne en efficiënte overheid.” Overheidsorganisaties moeten een efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlening aanbieden aan de burgers voor wie zij werken. Jobpunt Vlaanderen erkent dat HR-noden in overheidsorganisaties variëren naargelang de uitdagingen waar de organisatie voor staat. Als shared services center van meer dan 200 overheidsorganisaties in Vlaanderen speelt Jobpunt Vlaanderen flexibel in op deze noden. Naast een team van hoogopgeleide professionals werken wij in een duurzaam partnership samen met diverse HR-professionals op de private markt die elk hun eigen expertise hebben (arbeidsmarktcommunicatie, werving, selectie, organisatieverandering, coaching, outplacement, etc.). Jobpunt Vlaanderen schakelt zo meer dan 300 professionals in, elk expert in hun eigen vakgebied. Wij werken op maat van onze klanten en garanderen een excellente kennisdeling. Jobpunt Vlaanderen slaat de brug tussen de private en publieke sector, bijvoorbeeld door actief kennis over haar klanten, specifieke processen etc. te delen met de private kantoren waarmee we samenwerken. Onze klanten kunnen aldus rekenen op een zeer kwalitatieve dienstverlening aan de meest voordelige tarieven op de markt. Om de vinger aan de pols te houden bevragen wij onze klanten continu. Op hun verzoek sturen wij ons aanbod bij.
1.2. Please provide a description of the key services/products/areas of expertise you deliver in Belgium (10 bullets of 30 words each maximum): Jobpunt Vlaanderen biedt haar klanten verschillende soorten dienstverlening aan:
Arbeidsmarktcommunicatie en employer branding, o.a. hulp bij de keuze van de juiste kanalen om de juiste HR Excellence Awards 2013 | Nominees template
doelgroep te bereiken, promoten van Vlaamse openbare besturen als aantrekkelijke werkgevers via www.jobpunt.be, etc.; www.jobpunt.be, virtuele ontmoetingsplaats voor werkzoekenden en werkgevers en dé referentie voor informatie over werken bij een openbaar bestuur in Vlaanderen; selectie à la carte, afgestemd op de specifieke behoefte van de klant (gehele of gedeeltelijke uitvoering van een selectieprocedure); coaching en talent management (individuele coaching, teamcoaching of managementcoaching, afhankelijk van de specifieke vraag van de klant); interne herplaatsing: herplaatsing van personeelsleden van de Vlaamse overheid die bijvoorbeeld door reorganisatie hun functie niet meer kunnen uitoefenen en die zoeken naar een nieuwe functie die bij hen past; aanbod van testsystemen en –licenties, ontwikkeling van nieuwe testen zodat de competenties van een kandidaat optimaal getoetst kunnen worden; outplacementbegeleiding met als doel de inzetbaarheid van de deelnemer op de externe arbeidsmarkt te verhogen (o.a. sollicitatietraining met theoretische inzichten en praktijkoefeningen); ondersteuning en begeleiding bij organisatieoptimalisatie- en veranderingsprocessen; evaluatie (begeleiding bij doorlichting evaluatiesysteem, voorstellen tot optimalisatie, begeleiding bij implementatie of ontwikkeling van een nieuw evaluatiesysteem, etc.); salarisbeleid en functieclassificatie.
Meer informatie over onze dienstverlening en http://www.jobpunt.be/vennoten/jobpunt_vlaanderen.
onze
klanten
is
terug
HR Excellence Awards 2013 | Nominees template
te
vinden
op
onze
website,
PART 2 – CUSTOMER CASE/PROJECT/PROGRAM 2.1. Project identification - Client organization:
Openbare besturen in Vlaanderen
- Client key contact name and position:
Eline Goris, verantwoordelijke digitale communicatie
- Project name:
Nieuwe website www.jobpunt.be
- Project scope:
Local
European
- Project status:
Under development Pilot Deployed/delivered partially Completed
Global
- What is the primary business goal of the project (e.g. talent acquisition, mobility, technology integration, regulatory, process improvements, etc.)? 1. Talent aantrekken Als HR-dienstverlener van de openbare besturen in Vlaanderen, gaat Jobpunt Vlaanderen op zoek naar personen met de juiste competenties voor een job binnen de overheidssector. Onze website speelt hierin een sleutelrol. Met het vernieuwde www.jobpunt.be zoeken we naar kandidaten met het juiste talent voor een job bij een openbaar bestuur in Vlaanderen. De manier waarop we dat doen, is wat onze nieuwe website uniek maakt. Met behulp van een oriëntatietest kunnen kandidaten ontdekken of een job bij een openbaar bestuur in Vlaanderen wel iets voor hen is en of zij al dan niet in de overheidssector thuishoren. In deze test wordt sterk de nadruk gelegd op waarden zoals flexibiliteit, gedrevenheid, engagement, etc. Kortom: waarden waar die voor de openbare besturen van prioritair belang zijn. We geven de sollicitant ook zo veel mogelijk persoonlijke en gerichte informatie m.b.t. de verschillende openbare besturen in Vlaanderen en de functies die vacant zijn. Bovendien bieden we deze informatie aan helemaal op maat van de persoon die op zoek is naar een job. We doen dat door de sollicitant een pasklaar antwoord te geven op alle vragen waar hij of zij mee worstelt: ‘Pas ik wel binnen een overheidscontext?’, ‘Hoe ziet mijn eventuele toekomstige werkplek eruit?’, ‘Wie zijn mijn toekomstige collega’s?’, Hoe lang ben ik onderweg naar mijn werk?’. Kortom: we geven de sollicitant een zo volledig mogelijke blik achter de schermen. Hierdoor bieden we werkzoekenden een meerwaarde aan; zij vinden specifieke informatie die ze via een ander jobkanaal niet krijgen. 2. Mobiliteit tussen Vlaamse openbare besturen vergemakkelijken De nieuwe website van Jobpunt Vlaanderen is ook een hulpmiddel om het wervingsproces voor onze klanten te vereenvoudigen. Die vereenvoudiging komt in de vorm van gemakkelijkere manieren om vacatures en sollicitaties te beheren of via het vergemakkelijken van mobiliteit tussen verschillende Vlaamse openbare besturen. Vooral dat laatste zorgt voor veel flexibiliteit in het werknemersbestand van onze klanten. De bekendmaking van en het sollicitatieproces voor de vacatures gericht op externe mobiliteit, lopen via www.jobpunt.be. Ook in deze procedures gaan we op zoek naar werknemers met competenties die van belang zijn voor een overheidsorganisatie. Werknemers die interesse hebben om bij een ander openbaar Vlaams bestuur aan de slag te gaan, hoeven ook slechts een verkorte sollicitatieprocedure te doorlopen. Werknemers van verschillende overheden in Vlaanderen kunnen zo flexibel ingezet worden bij een ander bestuur. 3. Het sollicitatieproces vereenvoudigen Jobpunt Vlaanderen wil het sollicitatieproces voor kandidaten vereenvoudigen. Kandidaten kunnen zich via de website registreren en een online profiel aanmaken. Op basis van de voorkeuren (bestuur, regio, vakgebied, …) die zij aangeven, ontvangen zij per mail vacatures op maat. Geregistreerde bezoekers kunnen daarenboven bij elke HR Excellence Awards 2013 | Nominees template
vacature via een aangegeven ‘match’ percentage zien in welke mate de functie bij hen past. Door de integratie van verschillende technologieën, m.n. de koppeling van de website met ons databeheersysteem (Datapunt) wordt ook de nodige efficiëntie tot stand gebracht. Gegevens van kandidaten uit eerdere sollicitaties worden zo bijvoorbeeld gekoppeld aan hun online profiel. Deze koppeling maakt de toepassing van het principe van ‘niet nodeloos hertesten’ mogelijk, waardoor kandidaten niet in iedere sollicitatieprocedure dezelfde testen moeten afleggen als zij hier in een eerdere procedure al voor slaagden. 4. Employer branding en de aantrekkelijkheid van de overheid als werkgever verhogen www.jobpunt.be functioneert als dé referentie voor werken bij een openbaar bestuur in Vlaanderen. Door de overheid als aantrekkelijke, moderne werkgever uit te spelen en door een voortrekkersrol op te nemen op het vlak van digitale communicatie binnen de HR-sector in de overheid, werkt Jobpunt Vlaanderen aan een positief werkgeversimago voor de openbare besturen in Vlaanderen. Daarnaast is onze website ook een handige tool waarmee vennoten zelf aan de slag kunnen om zich als sterk merk te positioneren. De klanten van Jobpunt Vlaanderen krijgen bijvoorbeeld een eigen webpagina op de website, waarmee ze met behulp van foto’s, filmpjes, blogs van werknemers, etc. hun organisatie aan werkzoekenden kunnen voorstellen. Ze hebben daarnaast ook de mogelijkheid om concrete vacatures zelf in de kijker te zetten. Deze mogelijkheden helpen hen hun identiteit als (potentiële) werkgever op een zeer kostenefficiënte manier uit te bouwen. - Which business department(s) primarily benefit(s) from this project? De nieuwe website van Jobpunt Vlaanderen biedt belangrijke voordelen aan (HR-afdelingen en personeelsdiensten van) openbare besturen in Vlaanderen die als vennoot bij Jobpunt Vlaanderen zijn aangesloten (onze klanten). De nieuwe website zal hen in staat stellen efficiënter te werk te gaan bij het aantrekken van nieuw talent of talent dat zijn waarde in de overheid al bewezen heeft. Jobpunt.be behoudt daarnaast ook zijn naam als de website bij uitstek waar sollicitanten terecht kunnen voor specifieke vacatures en informatie over werken bij een openbaar bestuur in Vlaanderen. Omdat het vernieuwde jobpunt.be nóg toegankelijker is voor werkzoekenden, zal de drempel om effectief de stap tot solliciteren te zetten alleen maar lager worden.
HR Excellence Awards 2013 | Nominees template
2.2. Project description This is the major part of the questionnaire. Describe the problem as it was intended to be solved, the approach used, the expertise brought, as well as services/products/technology delivered if appropriate. Indicate also the key challenges that had to be overcome for successful results, key people and departments -and possibly external parties- involved, key phases and milestones, adoption process, and any event you consider as worth to mention. Please be as specific and structured as possible, and don’t hesitate to use supporting data and appropriate metrics if you feel it relevant. Narrative examples, results and anecdotes have more chances to positively influence the Jury than a mere summary of a project.Your description may be as long as it is necessary to communicate information you would like the Jury to consider, however keep in mind the 15 pages limit of the complete dossier.
Vertrekpunt: moderne uitdagingen voor openbare besturen Werknemers op de arbeidsmarkt stellen steeds hogere eisen aan hun potentiële toekomstige werkgevers. Goede arbeidsvoorwaarden zijn al lang niet meer het belangrijkste criterium om een job bij een bepaalde werkgever te ambiëren. Naast loon en eventuele andere voordelen, hechten kandidaten anno 2013 steeds meer belang aan de volgende elementen: - Krijg ik een interessant takenpakket waarbinnen ik mijzelf kan ontplooien en verantwoordelijkheden kan dragen? - Zijn er voldoende mogelijkheden om bij te leren, mezelf te ontwikkelen en om op langere termijn door te groeien? - Welke zijn de waarden die de organisatie uitdraagt en pas ik daarbij? - Hecht de organisatie veel belang aan een goede balans tussen werk- en privéleven (glijdende werkuren, mogelijkheid tot thuiswerk)? - Is er aandacht voor duurzaamheid? - Welk is de heersende organisatiecultuur en pas ik in die cultuur? - Etc. Kandidaten staan tegenwoordig bewuster in het sollicitatieproces en gaan in hun zoektocht naar een job steeds vaker op zoek naar gerichte informatie over deze elementen. Die kritische houding stelt overheidsorganisaties voor nieuwe uitdagingen wat betreft hun wervings- en selectiebeleid. Gerichte communicatie op maat van de sollicitant en waarbij de sollicitant zo rechtstreeks mogelijk wordt aangesproken, wordt hoe langer hoe belangrijker. Aangezien kandidaten ook verschillende potentiële werkgevers tegen mekaar afwegen, zijn zij op zoek naar authentieke informatie. Dat is voor werkgevers echter geen gemakkelijke opdracht. Klassieke wervingscommunicatie wordt vaak gezien als ‘reclame’ voor de organisatie en als minder geloofwaardig beschouwd. Overheidsorganisaties moeten dus op zoek naar vernieuwende manieren om werknemers met de juiste basiscompetenties en de juiste motivatie en attitude aan te trekken en hen de kansen te bieden om zich binnen de organisatie te kunnen ontwikkelen. Werving zal steeds meer op langere termijn moeten gebeuren, waarbij er geïnvesteerd wordt in een waardevolle relatie met de kandidaten. Dat is nodig voor een sterk werkgeversimago en om kandidaten ervan te overtuigen dat de organisatie voor hen effectief een meerwaarde kan betekenen. In het huidige besparingsklimaat moeten openbare besturen echter ook op zoek naar manieren om met minder middelen nog steeds het juiste talent te blijven aantrekken. Zij zijn vragende partij voor kostenbesparende methoden. Het feit dat zij over minder middelen kunnen beschikken houdt in dat ook voor potentiële werkgevers de juiste ‘fit’ van de kandidaat met de organisatie en de juiste attitude om in de organisatie te werken en te groeien, belangrijker wordt. Openbare besturen worden anno 2013 verondersteld om zelf te evolueren naar flexibele en moderne organisaties. Voor hen wordt het dus belangrijker dat de profielen die voor hen solliciteren de juiste competenties en ingesteldheid bezitten om mee te evolueren. Als HR-dienstverlener moeten we dus continu investeren in de identificatie van talent dat openbare besturen nu of in de toekomst kan gebruiken en waarmee ze een kwalitatieve relatie kunnen opbouwen.
Een nieuwe website als antwoord op deze uitdagingen Met haar nieuwe website wil Jobpunt Vlaanderen gericht inspelen op de behoeften van zowel de openbare besturen in Vlaanderen als die van de kandidaten.
HR Excellence Awards 2013 | Nominees template
Persoonlijke en gerichte informatie voor kandidaten Kandidaten vinden op elke vacaturesite steeds dezelfde informatie, maar niet wat ze écht zouden willen weten over een bepaalde functie of over een bepaalde werkgever. Veel werkzoekenden weten daarenboven nog niet welke job nu precies bij hen past en of ze overigens wel binnen een overheidscontext passen. Daarnaast zijn kandidaten ook vragende partij voor efficiëntie in het sollicitatieproces: zij willen niet steeds dezelfde informatie opnieuw moeten aanleveren, steeds zelf op zoek gaan naar jobs die hen mogelijk interesseren of steeds dezelfde tests afleggen. De mogelijkheden die de nieuwe website van Jobpunt Vlaanderen biedt, spelen concreet in op de hierboven geformuleerde noden van sollicitanten. Met haar nieuwe website zet Jobpunt Vlaanderen volop in op het aanbieden van authentieke informatie over werken bij openbare besturen in Vlaanderen. Het concept van de nieuwe website is erop gericht de kandidaten een zo concreet mogelijk beeld te geven van een bepaald openbaar bestuur of van een bepaalde vacante functie. Dat doen we vanuit de overtuiging dat een kandidaat alleen op basis van zo volledig mogelijke informatie een goede inschatting kan maken of hij of zij een voldoende groot engagement heeft om de functie in te vullen, en of de organisatiecultuur van de het aanwervend openbaar bestuur hem of haar in voldoende mate aanspreekt. Die grondige eerste kennismaking via de website trekt vooral kandidaten met een stevige dosis motivatie en interesse in de overheidscontext aan, en zij vormen de juiste basis voor het creëren van een efficiënte overheid die flexibel kan inspelen op toekomstige uitdagingen. De nieuwe website van Jobpunt Vlaanderen wordt een virtuele ontmoetingsplaats waar werkzoekenden en overheden in Vlaanderen elkaar gemakkelijk kunnen vinden. De sterkte van het huidige jobpunt.be als referentiepunt voor werken bij een openbaar bestuur in Vlaanderen blijft behouden. Daarnaast wordt er echter nog meer meerwaarde aangeboden voor zowel werkgevers als potentiële werknemers door voluit te gaan voor persoonlijke interactiviteit. Concreet zetten we deze visie op de volgende manier om in de praktijk:
Via een onderbouwde oriëntatietest ontdekken werkzoekenden of een job bij de overheid in eerste instantie wel bij hen past, in welke functies ze hun gading vinden en waarop ze moeten letten in vacatures. Het resultaat van die test wordt meteen gelinkt aan hun online profiel. Bij de oriëntatietest wordt de nadruk gelegd op waarden zoals flexibiliteit, gedrevenheid en engagement. Kortom: waarden die openbare besturen, gezien hun uitdagingen, zoeken in hun toekomstige personeelsleden. Kandidaten krijgen informatie op maat via hun gepersonaliseerde homepagina. Deze homepagina bevat informatie waarvan de kandidaat heeft aangegeven ze te willen zien: vacatures bij een bepaald bestuur of binnen een bepaalde regio, bepaalde apps die de kandidaat zelf uitkiest (bv. reistijdberekening, loonberekening op basis van concrete vacatures, …). We tonen dus content op de plaats en het moment dat die voor de kandidaat interessant is. Elke vacature linkt bovendien naar blogverhalen van mensen met dezelfde functie, blogverhalen van mensen uit hetzelfde bedrijf, sollicitatietips of video’s bij de juiste stap in de sollicitatieprocedure etc. Naast de klassieke criteria zoals diploma, ervaring etc. schenken onze vacatures ook aandacht aan andere waarden die voor huidige werkzoekenden belangrijk zijn, dingen die werkzoekenden écht willen weten. Is er kinderopvang? Zijn er glijdende werktijden? Hoe ziet de werkplek eruit? Mag er gelachen worden? Is er teamspirit? Is er oog voor duurzaamheid? De link met sociale media wordt uitgebreid en we zorgen met de meest moderne tools voor een authentieke communicatie op maat van de kandidaten. Zo wordt het bijvoorbeeld mogelijk om te skypen met een toekomstige collega die de nieuwe werkcontext kan toelichten, om live mee te kijken naar de werkplek, etc. Daarnaast is het de bedoeling om alle relevante informatie op maat van de kandidaat aan elkaar te linken. Is er bijvoorbeeld een vacature voor een communicatiemedewerker bij het Agentschap Natuur en Bos, dan wordt daar automatisch een blogbericht van een functiehouder aan gekoppeld, of zelfs een filmpje van een functiehouder die aan het werk is. Geregistreerde bezoekers zien in welke mate de vacature overeenstemt met hun opgegeven voorkeuren in de vorm van een match-percentage en een lijstje van plus- en minpunten. De informatie in de vacature wordt getoond volgens wat de bezoeker belangrijk vindt in zijn of haar profiel. We maken de conclusie voor hem of haar dus nog eenvoudiger. Wie wil, krijgt interessante vacatures in zijn mailbox. Zo mist geen enkele geschikte kandidaat de vacatures van onze vennoten en moet hij of zij niet steeds zelf op zoek gaan. Wie online solliciteert, moet basisgegevens zoals opleidingen, vorige jobs etc. niet steeds opnieuw ingeven. De gegevens worden automatisch overgenomen uit het online profiel van de sollicitant. De nieuwe website van Jobpunt Vlaanderen is bovendien responsive naar andere multimedia, zoals tablet, smartphone, etc. Het nieuwe www.jobpunt.be ziet er dus op elk medium hetzelfde uit, surfers kunnen steeds alle informatie terugvinden. HR Excellence Awards 2013 | Nominees template
Efficiëntie en effectiviteit in het sollicitatieproces De nieuwe website biedt de klanten van Jobpunt Vlaanderen de kans om hun sollicitatieprocedures efficiënter te laten verlopen. Openbare besturen die klant zijn van Jobpunt Vlaanderen kunnen zelf hun vacatures invoeren, maar kunnen ook hun sollicitaties via onze website laten verlopen. Geen gedoe met een veelheid aan mails en onvergelijkbare cv’s. Alle info wordt gestructureerd gebundeld op een handig dashboard en achteraf bezorgd via mail. Hun procedure wordt op die manier een stuk korter en eenvoudiger. Klanten kunnen het succes van hun vacature ook eenvoudig opvolgen via een online dashboard. Ze zien in real time hoeveel mensen de personeelsadvertentie al hebben bekeken. Wie niet tevreden is, kan zijn vacature meteen op verschillende manieren in de kijker zetten. De oriëntatietest die wordt aangeboden op de website speelt niet alleen in het voordeel van kandidaten, maar ook in dat van onze klanten. Door middel van de test onderzoeken we of kandidaten in de overheidssector in Vlaanderen passen door de klemtoon te leggen op waarden zoals engagement, teamgeest, flexibiliteit, motivatie, samenwerking, klantvriendelijkheid, etc. Omdat overheidsorganisaties anno 2013 flexibeler moeten worden en nood hebben aan personeel dat snel mee kan evolueren, zijn dit essentiële waarden waarover hun personeel moet beschikken. De toegevoegde waarde die we voor besturen bieden door in kandidaten op zoek te gaan naar competenties die voor overheden belangrijk zijn, leidt ook tot meer mogelijkheden m.b.t. externe mobiliteit (mobiliteit tussen de entiteiten van de Vlaamse overheid en steden, gemeenten, OCMW’s, etc.). Vacatures die betrekking hebben op externe mobiliteit worden via de website van Jobpunt Vlaanderen bekend gemaakt, waarna kandidaten via de website kunnen solliciteren. Dankzij de koppeling van onze website met ons databeheersysteem hoeven kandidaten ook slechts een verkorte procedure te doorlopen terwijl dit vroeger een meer uitgebreide sollicitatieprocedure was. Op die manier krijgen we overheidstalent snel bij een ander bestuur geplaatst. Dankzij de koppeling tussen het databeheersysteem en de website helpt Jobpunt Vlaanderen ook mee uitvoering te geven aan het principe van ‘niet nodeloos hertesten’. Via de website maakt de kandidaat een profiel aan dat gelinkt wordt aan een database die relevante informatie over het sollicitatieverleden van de kandidaat bevat. Kandidaten die bepaalde delen van een selectieprocedure in een vorige sollicitatie al eens succesvol hebben afgelegd, hoeven deze in een nieuwe procedure niet opnieuw af te leggen.
Kostenbesparende employer branding De vernieuwde website van Jobpunt Vlaanderen biedt besturen ten slotte de mogelijkheid om sterk in te zetten op de eigen identiteit en een positieve beeldvorming van hun bestuur t.o.v. werkzoekenden. Elke klant heeft meer bepaald een eigen webpagina die hij kan personaliseren met informatie over de organisatie, grafische elementen, video, sociale media etc. De lopende vacatures van de organisatie staan ook op deze pagina, handig om naar te linken vanop eigen websites of andere kanalen. Jobpunt Vlaanderen biedt daarnaast verschillende formules aan om een volledig eigen jobsite, naar voorbeeld van de vernieuwde www.jobpunt.be, uit te bouwen. De vennoot vertrekt vanuit een standaardpakket (uiteraard met eigen look & feel, content enz.), waarbij hij verder kan kiezen of hij bepaalde elementen op maat laat ontwikkelen, zoals integratie met de eigen backoffice, extra functionaliteiten, etc. We stellen onze klanten dus in staat om via het sterk merk dat Jobpunt Vlaanderen is, mee in te tekenen op de evoluties op het gebied van de nieuwe media. Openbare besturen die klant zijn van Jobpunt Vlaanderen, zetten zichzelf zo als aantrekkelijke en flexibele werkgever op de kaart bij potentiële kandidaten. Dit moderne en positieve imago zal ertoe bijdragen dat zij het talent dat zij nodig hebben, aantrekken.
2.3. What is the key impact, value and result generated by your project/approach on your client’s workforce agility? De nieuwe website van Jobpunt Vlaanderen is een belangrijke tool voor effectieve employer branding van de verschillende openbare besturen in Vlaanderen. Met behulp van informatie over het bestuur, foto’s, filmpjes, blogs van functiehouders, etc. zetten zij zich maximaal als aantrekkelijke werkgever op de kaart. De website van Jobpunt Vlaanderen biedt geïnteresseerde werkzoekenden zo veel mogelijk inside information over een bepaalde werkgever, en net die informatie HR Excellence Awards 2013 | Nominees template
waar werkzoekenden anno 2013 over willen beschikken. Zij worden niet alleen op de hoogte gebracht van de inhoud van de functie, maar krijgen ook informatie over de werkplek, ervaringen van huidige functiehouders (via blogs, filmpjes, …), over de organisatiecultuur, etc. Dit verlaagt ook de drempel voor solliciteren voor kandidaten met de juiste ingesteldheid en het juiste engagement die zich al aangetrokken voelen tot een functie bij een overheid in Vlaanderen. De voordelen van deze aanpak zetten zich voor werkgevers ook in een later stadium door: aangezien zij in eerste instantie al de juiste kandidaten zullen aantrekken, zullen zij ook geschikte kandidaten selecteren. Op die manier helpt Jobpunt Vlaanderen haar klanten in de zoektocht naar getalenteerde, flexibele en gemotiveerde personeelsleden die hen zullen helpen te evolueren naar flexibele organisaties. In een context van kostenbesparende maatregelen moeten besturen daarenboven ook zo snel en kostenefficiënt mogelijk het juiste talent aantrekken. De nieuwe website van Jobpunt Vlaanderen helpt om snel en flexibel in te spelen op deze nood. Besturen kunnen zelf hun vacatures en sollicitaties beheren, en ook de vergemakkelijking van enkele processen sluit aan bij een efficiënte werkwijze (externe mobiliteit, principe van ‘niet nodeloos hertesten’). Alles is erop gericht om een bepaalde vacature zo snel mogelijk met de juiste persoon in te vullen.
2.4. How do you follow-up the longer term deliverables for your clients and respond to their future agility needs? De opvolging van de goede functionaliteit van onze nieuwe website zal op verschillende manieren gebeuren.
Vanuit de klantgestuurdheid van Jobpunt Vlaanderen zal regelmatig feedback gevraagd worden aan onze klanten via klantenevents en online bevragingen. Als hieruit een concrete behoefte blijkt, is bijsturing afhankelijk van de noden van de klant mogelijk. Op regelmatige basis zullen er workshops worden georganiseerd en gebeurt er proactieve adviesvorming m.b.t. online trends en evoluties in de online wereld. Er zullen statistieken worden gegenereerd van het webbezoek, de reacties op vacatures en de succesvolle invulling daarvan, welke sollicitanten zich via de website van Jobpunt Vlaanderen kandidaat hebben gesteld, etc.
2.5. Please add a reference statement from your client (including person’s name and position) about the service delivered and how he perceives the benefits (200 words maximum): Jobpunt Vlaanderen zoekt continu naar vernieuwende manieren om Vlaamse besturen te helpen talent aan te trekken en dat talent optimaal in te zetten. Het vooruitstrevende nieuwe www.jobpunt.be is daar een goed voorbeeld van! De nieuwe website geeft klanten van Jobpunt Vlaanderen de kans om helemaal mee op de kar van de nieuwe media te springen. Elk bestuur krijgt zijn eigen webpagina, waarop ruimte is voor filmpjes, foto’s, informatie, etc. m.b.t. het bestuur in kwestie. Daarnaast biedt Jobpunt Vlaanderen haar klanten ook de mogelijkheid een volledig nieuwe website uit te bouwen, in lijn met www.jobpunt.be maar met functionaliteiten die aangepast zijn aan de specifieke noden van de klant. De nieuwe website legt daarnaast volop de focus op interactiviteit tussen de sollicitant en het aanwervend openbaar bestuur. De nieuwe website van Jobpunt Vlaanderen vormt op die manier een nieuw, uniek concept dat openbare besturen toelaat hun eigen identiteit duidelijk op de kaart te zetten en om nog gerichter personeel te rekruteren. Filmpjes over de werkplek, chatten met werknemers, een oriëntatietest: nergens anders vinden sollicitanten zo veel en zo volledige informatie terug. Als openbaar bestuur trekken we zo snel en gemakkelijk kandidaten met het juiste engagement en de juiste motivatie aan!
Naam : Paul Teerlinck Functie: stadssecretaris stad Gent
HR Excellence Awards 2013 | Nominees template
2.6. If there are any other details that the Jury should know about your case, please indicate them here (200 words maximum): De lancering van de nieuwe website van Jobpunt Vlaanderen is voorzien voor november 2013.
PART 3 – ADDITIONAL INFORMATION 3.1- Please briefly describe (250 words maximum) how you as a company ensure the agility of your own workforce: Bij selectieprocedures voor eigen personeel hecht Jobpunt Vlaanderen veel belang aan de fit van de kandidaat met de organisatiecultuur. Personeelsleden van Jobpunt Vlaanderen moeten een grote flexibiliteit aan de dag leggen, zowel wat betreft de veelheid als de inhoud van hun taken. Zij moeten daarnaast ook in staat zijn om vlot en stressbestendig op veranderende situaties in te kunnen spelen. Tijdens de selectieprocedure wordt dan ook niet enkel gefocust op de competenties van de kandidaat, maar wordt ook dieper ingegaan op zijn of haar ingesteldheid, motivatie en attitude. Jobpunt Vlaanderen wil zo veel mogelijk inspelen op de eigen interesses van haar personeelsleden. Jobpunt Vlaanderen streeft ernaar om haar personeelsleden in te zetten op die taken waar zij hun eigen sterktes optimaal kunnen inzetten en hen de kans te geven zich daarin verder te ontplooien. Daarnaast wordt ook veel aandacht geschonken aan de ontwikkeling van het personeel. Jobpunt Vlaanderen investeert actief in de opleiding van al haar personeelsleden, ook al is die niet direct van toepassing op het takenpakket van een bepaald personeelslid. Elk personeelslid een zo ruim mogelijke basis geven, maakt het gemakkelijk om flexibel in te spelen als er binnen de organisatie een concrete nood is (bijvoorbeeld door langdurige afwezigheid van een bepaalde collega, etc.). Verder hecht Jobpunt Vlaanderen ook veel belang aan het welzijn van haar personeelsleden op de werkvloer, door het tot stand brengen van een positieve organisatiecultuur en een goede band tussen de verschillende personeelsleden. Daartoe worden op regelmatige basis verschillende initiatieven genomen (een gezamenlijke lunch, kerstfeestje, regelmatige attenties voor het personeel, etc.). Dit wordt door het personeel van Jobpunt Vlaanderen ook erg geapprecieerd.
3.2- In your opinion, what are the 3 essential elements that make your company excellent in helping a client organization build an agile workforce, and that could justify winning an HR Excellence Award? 1. Jobpunt Vlaanderen beschikt over heel wat expertise inzake het human resourcesbeleid bij overheden in Vlaanderen. Jobpunt Vlaanderen streeft er dan ook naar die kennis en expertise te bundelen via een Center of Excellence, waar overheden in Vlaanderen terecht kunnen met al hun HR-gerelateerde vragen. Het doel van het Center of Excellence is advies verlenen inzake een modern en efficiënt HR-beleid. Op die manier helpt Jobpunt Vlaanderen haar klanten te evolueren naar moderne, flexibele organisaties die weerwerk kunnen bieden aan de huidige uitdagingen. 2. www.jobpunt.be is hét trefpunt waar openbare besturen in Vlaanderen en potentiële kandidaten elkaar kunnen terugvinden. De website bevat alle informatie die kandidaten willen weten over werken bij een openbaar bestuur in Vlaanderen. Door een focus op interactiviteit kunnen kandidaten een zo accuraat mogelijke inschatting maken of zij binnen een bepaalde functie of bij een bepaalde werkgever zouden passen. Besturen kunnen op die manier snel de persoon met de juiste competenties vinden. Door een aantal ingebouwde functionaliteiten (zoals bijvoorbeeld de link van de website met onze database), worden sollicitatieprocedures vereenvoudigd (cf. ook projectbeschrijving supra). 3. Jobpunt Vlaanderen is een shared services center van de publieke sector in Vlaanderen. Als shared services center sluit Jobpunt Vlaanderen contracten af met diverse private dienstverleners, en dat tegen de meest voordelige tarieven op de markt. In totaal kan Jobpunt Vlaanderen zo’n 300 professionals flexibel inzetten voor werving en selectie, coaching, organisatieoptimalisatie en procesanalyse, outplacement, etc. Deze manier van werken laat Jobpunt Vlaanderen toe om op een klantgestuurde manier te werken en om haar klanten maatwerk, gericht op de specifieke behoefte, te leveren. De professionals die Jobpunt Vlaanderen inschakelt zijn daarenboven steeds op de hoogte van de meest actuele trends in hun expertisedomein. Dit helpt de klanten van Jobpunt Vlaanderen om een HR Excellence Awards 2013 | Nominees template
modern en efficiënt HR-beleid tot stand te brengen, aangepast aan de actuele noden.
3.3- Please add below -or hyperlink- any additional information (reports, surveys, positioning statements, diagrams, charts...) you feel appropriate to better describe your case and differentiators towards the Jury. Remember, the full dossier may not exceed 15 pages, appendixes included. Don’t hesitate to refer to online content if necessary.
TOP HR SUPPLIERS OF CHOICE By having accepted the nomination for the HR Excellence Awards 2013, your company will be honored by automatically joining the Top HR Suppliers of Choice list that will be communicated and promoted towards the Belgian CHRO and CEO community during the next 12 months via a dedicated website, our media partners, and associated HR & CEO communities. So, besides the nomination for the HR Excellence Awards, being a Top HR Supplier of Choice is another mark of excellence for your company to gain a new momentum towards those who make HRM decisions at the top. In order to prepare the dedicated website, we need a brief profile of you company that will be published online. Would you please complete the small questionnaire below and return it to our secretariat, including a JPEG logo of your company, by email to
[email protected] by 15 September 2013 at the latest to ensure your company profile will appear when the site will be officially launched (expected on 15 November, just after the Awards ceremony). Please don’t hesitate to contact our secretariat if you have any question or need assistance. This questionnaire must be completed in English only.
HR Excellence Awards 2013 | Nominees template
PART 1 – COMPANY DATA Company name
Jobpunt Vlaanderen
Company website
www.jobpunt.be
Company address
Technologielaan 11 – 3001 Heverlee
Creation date of the company in Belgium
2000
Are you a Subsidiary? If so, from which Company?
Jobpunt Vlaanderen is an External Independent Agency of the Flemish government.
Contact person: First Name, Name
Nele Cypers
Position
Assistant to staff
Telephone
016/38.10.27
Email
[email protected]
PART 2 – ABOUT US Describe your company’s activity, vision, and mission statement (750 characters max.) Jobpunt Vlaanderen is the HR partner of the Flemish public authorities. Recruitment and selection, employer branding, outplacement, temporary assignments, relocation of workers, coaching, evaluation and organizational design have no secrets for us. Jobpunt Vlaanderen recognizes that HR needs in (government) organizations vary based on the challenges of the organization. Together with our partners, we are always looking for a solution tailored to the customer. Our mission is our central starting point: a customer-driven and professional HR-support for the Flemish public authorities and a contribution to a modern and efficient government.
PART 3 – YOUR COMPANY’S VALUE PROPOSITION TOWARDS WORKFORCE AGILITY Describe what type of products/services/solutions your company delivers to support organizations in building an agile workforce (1.500 characters max.) Jobpunt Vlaanderen uses a customer-driven and professional approach. Jobpunt Vlaanderen works with the best players on the market for HR-services, based on the needs of its customers.
Communication and employer branding: our customers can rely on the expertise of both strategic communication and the publication of their job vacancies to reach the right candidates; Our website, www.jobpunt.be, serves as the most important reference for employment at a Flemish public administration; Recruitment à la carte: we can perform a specific part of a selection process, some parts of a selection procedure or the procedure from start to finish; In- and outplacement: relocation of employees within a public administration or the guidance of a fired employee to find a new job as soon as possible; Flexpunt: Jobpunt Vlaanderen seeks motivated and flexible staff for temporary assignments in Flemish public HR Excellence Awards 2013 | Nominees template
authorities. Evaluation: Jobpunt Vlaanderen provides guidance on the review of the evaluation system, the optimization thereof and the development of a new system. Organizational change: we support Flemish public authorities in optimizing their organization, so they can serve their clients better. Coaching and talent management: Jobpunt Vlaanderen offers coaching services for individual workers and teams.
Next to this, Jobpunt Vlaanderen also offers specific customer-driven projects, such as the guidance of highly skilled employees to Flemish public authorities, the training of professionals in the workplace, etc.
HR Excellence Awards 2013 | Nominees template
