Nagyvázsony Község Önkormányzata Körjegyzőségnek komplex szervezetfejlesztése

Nagyvázsony Község Önkormányzata Körjegyzőségnek komplex szervezetfejlesztése Helyi Kommunikációs Stratégia - Egyeztetési anyag VANIN

Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék

2

Bevezetés

3

Kommunikáció folyamata

4

Kommunikációs Stratégia kialakításának folyamata

5

Helyzetelemzés

6

Célkitűzések

8

Célcsoportok azonosítása

9

Település marketing – Üzenet

12

PR: közönség-kapcsolat

15

Belső kommunikáció

17

Arculatterv

27

Külső kommunikáció

30

Kommunikációs terv

43

Monitoring

44

Kommunikáció és TÉR

45

VANIN

2

Bevezetés Manapság egyre inkább növekszik a helyi ügyek iránti érdeklődés a lakosság részéről, főként azokon a területeken, amelyek közvetlenül érintik őket. Emiatt elsődleges cél, hogy a kommunikációs tevékenységgel előre megtervezett módon, jól informálják az érintetteket, hogy szerepüket a helyi ügyekben a megfelelő módon tudják betölteni. A nagyobb állampolgári tudatosság arra ösztönzi az embereket, hogy aktívan vegyenek részt a helyi kormányzásban. Elvárják a folyamatos tájékoztatást az önkormányzat működéséről, az aktuális ügyek alakulásáról. Ennek érdekében a Kommunikációs Stratégia rögzíti a kommunikációs célokat és a kapcsolódó alapelveket, leírja a célok eléréséhez szükséges kommunikációs rendszer meglévő elemeit, rámutat a fejlesztendő pontokra, továbbá vázolja a konkrét feladatokhoz

kapcsolódó kommunikációs tervek tartalmi követelményeit is. A Kommunikációs Stratégia alapvető célja, hogy az önkormányzat, az intézményei és saját tulajdonban lévő cégei számára megadja a kommunikáció- és kapcsolatszervezési tevékenység sikeres és hatékony ellátásához szükséges általános szabályokat és kereteket, amelyek magukba foglalják a szervezeti struktúra fejlesztését, valamint a folyamatos és tudatos kommunikáció feltételeinek biztosítását. Fontos azzal is tisztában lenni, hogy az információk nemcsak az önkormányzatnál születnek, hanem a településen élőknél is, és ahhoz hogy a települési vezetők jobban ellássák feladatukat, szükségük van a lakossági véleményekre is. Ennek megfelelően a megkülönböztetjük a település marketingjét és PR-ját, vagyis a település arculatának egyirányú kommunikációját és a településen élőkkel folytatott kétirányú kommunikációt.

VANIN

3

Kommunikáció folyamata ZAJ

Információ

Érzelem kialakulása, fogalom alkotás

Cselekvés

Fogadás

ÜZENET

Elküldés

ÜZENET

Megértés

ÜZENET

CSATORNA

KÜLDŐ

Kódolás

Visszajelzés

FOGADÓ

Fogadás

Dekódolás

Üzenet

jel, jelsorozat, adatok, amelyek információt "hordoznak", amit az adó közöl a vevővel.

Üzenet Küldő

az információ forrása, lehet személy, állat, szoftver, gép stb., amely a közleményt előállítja és továbbítja.

Kódolás

a jeleket legtöbbször fizikailag át kell alakítani, illetve a közleményt kódolni egy másik jelrendszerre, hogy alkalmasak legyenek a továbbításra.

Csatorna

az a vezeték, közeg, fizikai mező, amely a közleményt (jeleket) továbbítja.

Dekódolás

a kódolt közlemény (jelek) visszaalakítását végzi.

Üzenet Vevő

az, aki (amely) értelmezi, tárolja a közleményt (jeleket).

Zaj

a közleményhez, jelhez keveredő, torzító, zavaró jel, ami módosíthatja az eredeti tartalmat.

VANIN

4

Kommunikációs Stratégia kialakításának folyamata Kinek?

Kommunikációs célcsoportok meghatározása

Miért?

Kommunikációs célok meghatározása

Mit?

Kommunikációs üzenetek meghatározása

Hogyan?

Kommunikációs csatorna meghatározása

Miből?

Mennyit?

Mikor? Így?

VANIN

Kommunikációs költségvetés meghatározása Kommunikációs eszközök és intenzitás meghatározása

Kommunikáció, bevonás megvalósítása Kommunikációs hatékonyság ellenőrzése 5

Helyzetelemzés Jelenleg Nagyvázsony Község Önkormányzatánál nincsen kifejezetten kommunikációért felelős munkatárs. A külső kommunikációs tevékenységeket elsősorban a polgármester látja el, akinek a munkáját egyéb szervezetek és a lakosság köréből többen is segítik, azonban a Hivatalon belüli belső kommunikációnak nincsen felelőse.

A helyzetelemzés során fontosnak tartottuk a Hivatal dolgozóinak véleményét kikérni, többek között a Kommunikációs Stratégia által érintett területekről, ezért 2010. február 8-9-e között dolgozói elégedettség felmérést végeztünk. A 10 fős Hivatalból mindenki kitöltötte a kérdőívet. A kitöltés során az anonimitást biztosítottuk a kitöltők számára. A kérdéseket, és az eredményeket azonban célravezetőbbnek tartjuk mindig a hozzájuk kapcsolódó témáknál bemutatni (lásd: 16, 18, 19, 22, 23, 24, 28 diák).

VANIN

6

Helyzetelemzés - SWOT-analízis ERŐSSÉGEK (Strengths)

GYENGESÉGEK (Weaknesses)

 Vannak eredmények, amelyeket lehet kommunikálni.

 Vannak olyan problémák a településen, amelyek lehetőséget adnak a negatív kommunikációra.

 Van havonta megjelenő, saját szerkesztésű helyi újság, amely

 Nincsen egységes arculata a Hivatalnak, a Kinizsi Nonprofit Kft.-nak és az intézményeknek.

ingyen, mindenki számára elérhető.  Van az önkormányzatnak, az iskolának és az óvodának

 Kevés az információs csatorna.

megfelelő, állandóan frissített saját honlapja.  Vannak helyi rendezvények, és azokhoz kapcsolódó szórólapok.

 Hivatalon belüli belső kommunikációs eszközöket nem kihasználják ki.

 Egyre több a civil kezdeményezés, feladatellátás.

 Helyi társadalom nem tud véleményformáló partnerré válni.

LEHETŐSÉGEK (Opportunities)

VESZÉLYEK (Threats)

 Léteznek frekventált helyek a településen, amelyek lehetőséget adnak a közterületi kommunikációra.

 Honlap látogatottsága a népességszámhoz képest alacsony.

 Önkormányzat honlapjának minősége javítható, bővíthető: e-önkormányzat, hírportál-jelleg erősítése.

 Belső kommunikáció szabályozatlansága miatti információ vesztés előfordulhat, ellenőrzés és monitoring tevékenység nehézkes.

 Hirdetőtáblák adta lehetőségek kihasználása.

 Újságban foglalt tartalom iránt az érdeklődés alacsonnyá válik.

 Újság kibővítése, minden korosztály legyen megszólítva.

VANIN

7

Célkitűzések Alapvető cél: A Kommunikációs Stratégia megteremtse a Polgármesteri Hivatal, az intézmények, valamint az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok számára a kommunikáció- és kapcsolatszervezési tevékenység sikeres és hatékony ellátásához szükséges általános szabályokat és kereteket, amelyek magukban foglalják az együttműködés módjait a szervezeteken belül és a szervezetek között, valamint a folyamatos és tudatosan tervezett kommunikáció feltételeinek biztosítását. Átfogó cél: A közös fejlesztési célok iránti elkötelezettség megteremtése, az együttműködés szükségességének tudatos szintre emelése. Specifikus célok:  A településen élők identitásának, a lokálpatriotizmus érzésének erősítése, ezzel együtt pedig az elégedettségük növelése.  Hivatalon belüli vezetői és egyéb kommunikáció szabályozása.  Egységes arculat kialakítása a Hivatal, az intézmények és a Kinizsi Nonprofit Kft. számára.  A Hivatal, a Kinizsi Nonprofit Kft. és az intézmények alkalmazottait motiválni és érdekeltté tenni a kijelölt célok megvalósításában.  A fejlesztések, elérendő célok, tevékenységek megfelelő szintű, előre megtervezett kommunikációja a rendelkezésre álló kommunikációs eszközök kihasználásával.  Kommunikációs eszközök fejlesztése, kibővítése.

VANIN

8

Célcsoportok azonosítása A célok meghatározását követően, a kommunikációs tevékenység tervezése során első lépésként az „Üzenet Fogadó” –it szükséges pontosan azonosítani, ugyanis a különböző célcsoportok számára az üzenetet megfelelően, személyre szabottan kell megfogalmazni. Minél jobb és pontosabb a célcsoport szegmentálása, annál hatékonyabban lehet kommunikálni (annál kevesebb „Zaj” hatás befolyásolhatja az üzenetünket). Azonban figyelembe kell venni azt a tényt is, hogy minden egyes új üzenetnek, információnak más-más közösséghez kell eljutnia, vagyis a célcsoportok sohasem általánosan adottak, hanem a mindenkori helyzetből következnek. Célcsoport behatárolás: Célcsoport alatt az emberek azon csoportját értjük, akik: a) hasonló problémákkal/témákkal szembesülnek, b) felismerik, hogy ezek valós problémák, fontos témák, c) és arra szerveződnek, hogy ezeket a problémákat megoldják, adott témákkal kapcsolatban megfelelő mennyiségű és minőségű információval rendelkezzenek.

A fenti koncepció alapján az alábbi célcsoport típusokat különböztetjük meg: „Nem” célcsoport: esetükben nincs probléma, vagyis a)-tól c)-ig semmi nem vonatkozik rájuk. Látens célcsoport: a problémát még nem ismerték fel, holott az már adott, ezért az a) pont érvényesül. PR szempontból ideális eset, ha a kommunikációs tevékenységünket akkor aktivizáljuk, amikor már látható, hogy a látens célcsoport aktivizálódni fog. Ebben az esetben adott az a lehetőség, hogy a célcsoport tudatosodási folyamata során saját információinkkal részt vegyünk annak alakításában. Tudatos célcsoport: a problémát azonosították, vagyis a) és b) pont is érvényesül. Esetükben sürgősen reagálni kell, különben fennáll annak a veszélye, hogy máshonnan szerzik be az információkat, vagyis nem biztosított, hogy a szervezet érvei kellően érvényesülnek. Aktív célcsoport: az a), b) és c) pont egyszerre érvényesül. Esetükben a PR lehetőségek már behatároltak, hiszen ez a célcsoport már csak olyan információt fogad be, amelyek saját álláspontját igazolják.

VANIN

9

Célcsoportok azonosítása Nagyvázsony község állandó lakosainak száma 2008. december 31-én 1.793 fő. A lakosság összetételére vonatkozó pontos adatok a 2008-es település statisztikai adatokból származnak. A lakosság kor szerinti összetétele: Korcsoportok

A lakosság nemek szerinti aránya

Népességszám

0 – 18

323

19-60

1.156

61-X

314

Összesen

Nők

Férfiak

48,02 %

51,98

1.793

Kommunikáció szempontjából elsődlegesen a lakosságot a következő dia szerint célszerű csoportosítani, azonban minden új üzenetnél érdemes átgondolni, hogy milyen célcsoportot érint, és amennyiben szükséges, új célcsoportokat kell alkotni. Egy személy minden esetben több csoportba is beletartozik, tehát minél több célcsoportot megszólítunk különböző eszközök segítségével, annál valószínűbb, hogy a célszemélyekhez eljuttatjuk az üzenetünket.

VANIN

10

Célcsoportok azonosítása Lakosság:

Nagyvázsonyi gazdasági élet szereplői:

 Korosztály szerinti csoportosítás, pl: óvodás, iskolás, felnőtt,

 Településen bejegyzett vállalkozások;  Egyéni vállalkozók;

nyugdíjas, stb;  Férfiak-nők;

 Szolgáltató szektor;

 Család;

 Mezőgazdasági szektor;

 Különböző társaságok, egyesületek, közösségek;

 Ipari és építőipari szektor;

 Helyben munkát vállalók, ingázók, munkanélküliek;

 Egyéb

 Egyéb. Hivatal, önkormányzat, intézmények, Kinizsi Nonprofit Kft.:

Nem nagyvázsonyi célcsoportok:

 Vezetők: polgármester, körjegyző, felső vezetés, csoportok

 Leendő betelepülők;  Nagyvázsonyra bejáró dolgozók;

vezetői, bizottságok vezetői stb.;  Szervezeten belüli csoportok, osztályok, bizottságok tagjai;

 Leendő befektetők, beruházók;

 Azonos területtel foglalkozók csoportja;

 Turisták;

 Képviselő-testület tagjai;

 Egyéb.

 Adott projektben résztvevő munkatársak csoportja;  Egyéb.

VANIN

11

Település marketing - Üzenet Az önkormányzat vezetőinek kell meghatározni, hogy a település milyen képet szeretne kialakítani magáról. Magyarországon ez eddig főként 100 ezres városokra volt jellemző, és ha belegondolunk jó eredményt értek el vele. Például Pécsre, Szegedre, Veszprémre egyetemi városként gondolunk, Székesfehérvárra egyfajta technológiai központként, Debrecenre egy igazán jól működő erős városként, míg Győrre az Audi gyár miatt egy fajta hazai Nyugat-Európaként tekintünk. Ezek az asszociációk nem is jellemzően a múltban gyökereznek, hanem a jelenhez kötődnek. Ahogyan a lakosság identitásának is fontos része a hagyományokhoz való ragaszkodás (mindegyik megemlített városhoz tudunk kötni történelmi kulturális értékeket is), de a településen élők kötődésének sokkal erősebb része magának a településnek az élhetősége. A lakóhelyhez való kötödés, azon belül az, hogy a helyi lakosság megtalálja-e ott a kedvező életfeltételeket, nemcsak a nagyobb megyeszékhelyek esetében lényeges, hanem a kisebb városok, községek életében is. Fontos, hogy a felnőtt lakosság a közelben találjon munkát, gyermekeik a településen részesüljenek jó minőségű oktatásban, valamint megfelelő egészségügyi ellátást kapjanak. A felsorolást hosszan lehetne folytatni, de a lényeg, hogy a település vonzereje és a lakossági elégedettség kéz a kézben jár.

Tehát, amikor pozitív képet szeretnénk kialakítani egy településről, akkor nem elegendő csak bizonyos üzeneteket hangoztatni, az üzenetek mögött tartalomra van szükség: stratégiára, a hosszú távú elképzelésekkel harmonizáló döntésekre, valamint cselekedetekre. Nagyvázsony esetében az üzenet: „Balaton felvidék hagyományos kultúrvilága”, amely magában foglalja a térségre jellemző különböző hagyományok, tevékenységek, ünnepek megőrzését. Ennek az üzenetnek a közvetítése erősíti a településen élők identitását, a lokálpatriotizmus érzését, és ezen keresztül az elégedettségüket.

VANIN

12

Település marketing - Üzenet Eredmények kommunikációja Szakértői csapatunk a TÜF program megvalósítására a Települési Értékközpont (TÉR) megoldáscsomagot tartja megfelelőnek az önkormányzat számára, amelynek minden lépése kommunikál. A hagyományos kommunikációs csatornákon kívül egy-egy megvalósuló beruházás, vagy a közszolgáltatások problémamentes működése önmagában is plasztikusan szemlélteti, hogy a

település döntéshozói jól végzik munkájukat. Ugyanakkor nem felejthetjük el, hogy a meg nem valósult beruházások, a leromlott minőség is üzenetet hordoz. Ráadásul a lakosság alapvető igénye, hogy a szolgáltatások minősége legalább jó legyen, tehát például egy jól járható utat inkább semlegesnek ítélnek meg – mivel a jogos adófizetői elvárások teljesültek –, és nem pozitívan. Azzal a kihívással, hogy rossz híreket könnyebb generálni, nap mint nap szembe kell nézni. Ezt a jelenséget lehet azzal kompenzálni, hogy a megvalósuló beruházásokat, jól látható eredményeket még erősebben hirdetjük. Vannak azonban olyan eredmények, amelyek nem jelennek meg látványosan (például költségmegtakarítás), ezek kommunikálására még erősebben igénybe kell venni minden lehetséges eszközt. Ahhoz, hogy ezeknek az eredményeknek a kommunikálása ne csak „politikai lózungnak” tűnjön, a későbbiekben hozzá kell kötni látható eredményeket. A gazdálkodás optimalizálása az utca emberének nem látható, viszont a munkagödör látványakor, a szolgáltatás minőségének javulásakor vissza lehet utalni a korábbi, nem látható eredményekre: „A felelős és hatékony önkormányzati gazdálkodás tette lehetővé a köz érdekét szolgáló fejlesztéseket”.

VANIN

13

Település marketing - Üzenet Kinizsi Nonprofit Kft. és az intézmények üzenete Mivel az intézmények és a Kinizsi Nonprofit Kft. tevékenysége elválaszthatatlan az önkormányzattól, emiatt az általuk közvetített üzeneteknek is meg kell egyeznie a település üzeneteivel, az önkormányzat céljaival. A településhez hasonlóan az intézmények és a cég marketingje mögött is valós és hiteles tartalomnak kell lennie. Az intézményeknek és a Kinizsi Nonprofit Kft-nak nemcsak a

lakosság megelégedettségére kell törekedniük, hanem a teljesítmény kommunikációjában is szervesen részt kell venniük.

Összefoglalva Az önkormányzat, azon belül elsősorban a Polgármesteri Hivatal, az intézmények és a Kinizsi Nonprofit Kft. üzenetei a Nagyvázsony Községben élők összetartozását, a közös célok kitűzését és megvalósításuk iránti elkötelezettséget közvetítik a kommunikáció valamennyi szereplője számára.

VANIN

14

PR: közönség-kapcsolat Mivel a TÉR célja a lakosság életminőségének, és ezáltal elégedettségének növelése, ezért elengedhetetlen a célok, a folyamatok és az eredmények alkotta üzenetek megfelelő kommunikációja a lakosság felé. A közönség-kapcsolat (Public Relation, PR), azaz a lakossággal való folyamatos párbeszéd minden tekintetben fontos, hiszen a lakosságtól mindig valós képet kaphatunk a település állapotáról, az aktuális igényekről és fejlesztési szükségletekről, ugyanakkor, mint az önkormányzat legfőbb „ügyfelei”, kulcskérdés a az őket érintő kérdésekről, lehetőségekről a megfelelő tájékoztatás. A polgár közeli önkormányzás, a szolgáltató típusú önkormányzati modell megköveteli, hogy a helyi közösség aktívan részt vegyen saját környezetének alakításában, befolyásolni tudja a helyi társadalomra is kihatással lévő folyamatokat. A helyi társadalom szervezett keretek között válik kommunikációs és véleményformáló partnerré az önkormányzat számára, amelyben részt vesznek a civil szervezetek és a gazdasági élet szereplői is. Az interaktív kommunikáció megköveteli, hogy ez a hálózat tripartid legyen, azaz a civil és a gazdasági szféra képviselőin kívül jelenjen meg benne a közszféra, azaz önkormányzatok szervei, intézményei. A helyi önkormányzat megosztott felelősséget képvisel, s munkakapcsolatot igényel a polgárok és a tisztviselők

között. A PR a leghatékonyabb eszköz az ilyen kooperációk eléréséhez, ezért szükséges külön választani a belső és a külső kommunikációt. A következő dián a kérdőív kommunikációs eszközökre vonatkozó kérdését, és az arra kapott válaszok alapján kialakult rangsorát láthatjuk. A felsoroltak között vannak belső kommunikációs, arculati, valamint külső kommunikációs eszközök is. A felállított rangsor véleményünk szerint jól tükrözi az ideális helyzetet, amely hozzájárulhat a Hivatal, és egyben az önkormányzat pozitív megítéléséhez. Jelen anyagunkból kiderül, hogy ezen eszközök közül melyek fejlesztésére, kialakítására szükséges nagyobb hangsúlyt fektetni annak érdekében, hogy a valóság is megfeleljen az elvárt, ideális helyzetnek.

VANIN

15

PR: közönség-kapcsolat Állítsa sorrendbe, hogy melyik kommunikációs eszköz járul hozzá leginkább a Hivatal pozitív megítéléséhez!

az ügyintézés minősége

1,11

ügyfélszolgálati protokoll 2,63

egységes arculat

3,00

honlap helyi újság

4,33

eseti kiadványok településről 4,89

rendezvények médiában való megjelenés

6,75

Kinizsi Nonprofit Kft. szolgáltatásának minősége

6,22 0,00

1,00

7,25 2,00

3,00

4,00

5,00

8,25 6,00

7,00 8,00 9,00

1:legnagyobb; 10: legkisebb

VANIN

16

Belső kommunikáció Belső kommunikáció A szervezeten belüli kialakított, folyamatosan fenntartott kommunikációs és kapcsolatszervező tevékenységek megvalósítása annak érdekében, hogy az információ áramlás ne ütközzön akadályba. Alapvető elvárás: olyanná kell tenni a szervezeti légkört, hogy a célok elérése minden munkatárs legszemélyesebb ügyévé váljék! Céljai:  A szervezeten belüli, a vezetők és az alkalmazottak, valamint a szervezeti egységek közötti, kölcsönös információ áramlás, kapcsolattartás formáinak, eszközeinek meghatározása, szabályozása.  A vezetés és a munkatársak közötti megfelelő viszony kialakításával, valamint a megfelelő munkahelyi körülmények javításával hozzájárul a munka hatékonyságának a növekedéséhez.  Segíti a szervezet céljaival való azonosulást, a jó munkahelyi légkör kialakulását, a belső konfliktusok feltárását és kezelését.  Hozzájárul a szervezetről alkotott kép kedvező alakulásához.  Lehetővé teszi a szervezet számára, hogy céljait a legrövidebb úton, hatékonyan, azonnali ellenőrzés mellett, rövidebb idő alatt és kisebb költségigénnyel érhesse el. Helyzetértékelés A 2010. február 8-9-e között végezett dolgozói elégedettség felmérés során megkérdeztük a Polgármesteri Hivatalban dolgozók véleményét többek között a munkatársi kapcsolatokról, a munka szervezettségéről, a feladat és hatás-, valamint a felelősségi körökről és a vezetői kommunikációról. A következő diákon az adott kérdések kiértékelésének eredményét mutatjuk be:

VANIN

17

Belső kommunikáció Mennyire elégedett a Hivatalban a munkatársi kapcsolatokkal? egyáltalán nem vagyok elégedett; 0,0%

nagyon elégedett vagyok; 0,0%

inkább elégedetlen vagyok; 50,0%

inkább elégedett vagyok; 50,0%

Mennyire elégedett a munka szervezettségével? egyáltalán nem vagyok elégedett; 0,0%


inkább elégedetlen vagyok; 40,0% inkább elégedett vagyok; 60,0%

VANIN

18

Belső kommunikáció Véleménye szerint egyértelműen definiáltak a feladat- és hatáskörök, illetve az ezekkel kapcsolatos felelősségi körök a Hivatalban? az esetek többségében nincsenek megfelelően definiálva; 0,0% igen, egyértelmű; 20,0%

egyáltalán nincsenek definiálva; 0,0%

vannak tisztázatlan hatásköri elemek; 80,0%

Megfelelő mértékben segíti-e közvetlen felettese munkájában, illetve a problémák megoldásában? csak ritkán segíti munkámat; 0,0%

nem segíti munkámat; 0,0%

többnyire segíti munkámat; 30,0%

minden segítséget megkapok; 70,0%

VANIN

19

Belső kommunikáció Szervezet A belső kommunikáció alapját képezi a jól felépített szervezeti struktúra, ahol egyértelműen körül határoltak a feladat és hatáskörök, valamint egyértelműen definiáltak az egyes emberek és csoportok felelősségi körei. Erre vonatkozóan jelen projektünk

a

„Nagyvázsony Község Önkormányzata Körjegyzőségnek komplex szervezetfejlesztése” során több részfeladat is foglalkozik a Polgármesteri Hivatal, a képviselő-testület, a bizottságok, valamint az intézmények és az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok szervezeteinek fejlesztésével. A korszerű TÜF-program kidolgozása, valamint az önkormányzat működésének optimalizációja során bekövetkező leendő változások miatt célszerű újragondolni a képviselő-testület és a Hivatal SZMSZ-ét, valamint az ügyrendet, és az új feladatelosztás után felülvizsgálni a munkaköri leírásokat. A fenti állítás igazság tartalmát nem csak a vizsgálataink során tett megállapítások, hanem a kérdőív eredménye is alátámasztja:  A Hivatal dolgozóinak csak a fele elégedett a munkahelyi kapcsolatokkal, vagyis nem mindenki érzi jól magát a munkahelyén.  A „munka szervezettségére”, valamint a „feladat- és hatáskörök, illetve az ezekkel kapcsolatos felelősségi körök egyértelmű definiáltságára” kérdésekre adott válaszokból arra lehet következtetni, hogy a 2009. évben aktualizált munkaköri leírások, és azok bevezetése sikeres volt. Csapatépítés A munkavégzés hatékonyságát jelentősen befolyásolja a munkahelyi légkör, hogy az alkalmazottak jól érzik-e magukat a munkahelyükön. Ennek elérése érdekében érdemes közös programokat szervezni:

 Névnapok, születésnapok közös megünneplése minden hónapban;  Ünnepek szervezeten belüli megtartása: karácsony, mikulás, húsvét, stb.  Minden évben június-júliusban egy közös programot lehet tartani: az intézmények és a Hivatal alkalmazottainak és a képviselőknek, valamint családjaiknak: kirándulás, bográcsozás, stb. Erre megfelelő alkalom például a Köztisztviselők napja.

VANIN

20

Belső kommunikáció Belső kommunikáció módszerei és eszközei Személyes kommunikáció szóban:  Megbeszélés, viták, párbeszédek, telefonbeszélgetés, előadás, magyarázat, stb.  Nagy a jelentősége a személyes kapcsolatok kialakítása során, mivel a személyes kontaktusnak köszönhetően lehetőség nyílik az információk részletes és sokoldalú átadására, továbbá lehetőség nyílik az azonnali visszacsatolásra is. Személyes kommunikáció írásban:  e-mail, személyre szóló postai levél, fax.  Előnye, hogy az információk rögzített formában megmaradnak, hátránya a viszonylagos személytelenség és a nem azonnali, olykor nehézkes visszacsatolási lehetőség.  Az utóbbi időben előtérbe került az elektronikus levelezés, mint eszköz, amely egyszerre képes biztosítani a gyorsaságot, hatékonyságot és rugalmasságot. Ötvözi az írásos és a szóbeli tájékoztatás előnyeit: egyszerre akár több személynek is lehet levelet küldeni, rögzíthetőek az információk, ugyanakkor lehetőség van az azonnali visszacsatolásra is. Csoportkommunikációs módszerek:  Megbeszélés, tanácskozás, ülések, honlap.  A képviselő-testület és a Hivatal SZMSZ-ben előre meghatározásra kerülnek a szervezeti ülések időpontjai.  Honlap szerepe kulcsfontosságú, hiszen a képviselők részére az írásos előterjesztéseket azonosítóval és jelszó használatával elérhetővé lehet tenni.  Vezetői kommunikáció és a döntéshozás elengedhetetlen része a csoportkommunikáció.

VANIN

21

Belső kommunikáció Vezetői kommunikáció: Az információt gyakran a vezető legfontosabb erőforrásának tekintik, amely alapot szolgáltat a stratégiai döntések meghozatalához. A vezetői kommunikáció a belső PR egyik legmeghatározóbb eleme, amely jelentősen hozzájárul az adott szervezet működésének hatékonyságához, rugalmasságához.

A jól szervezett munka megteremti az információk megfelelő mennyiségét, minőségét és

naprakészségét, így elkerülhetővé válik a túl- illetve az alulinformáltság. Ennek érdekében a vezetői kommunikáció során szabályozni kell, mind a lefelé, mind a felfelé haladó információ áramlását a szervezeti hierarchián belül, a belső kommunikáció összes módszerének és eszközének a kihasználásával. A megfelelő vezetői kommunikáció hiánya ahhoz vezethet, hogy a munkatársak nincsenek tisztában a szervezet céljaival, jövőképével, nem tudják, hogy mit miért csinálnak, ez pedig a motiváció csökkenéshez, és a működési hatékonyság romlásához vezet. Az alábbi diagram alapján megállapíthatjuk, hogy a Hivatalon belül a dolgozók nagy többsége szerint jól működik a vezetői kommunikáció. Ennek a megállapításnak azonban ellent mond a 18. oldalon lévő diagram amely a munka szervezettségéről szól. Elégedett-e a vezetői kommunikációval? egyáltalán nem vagyok elégedett; 10,0%




VANIN

22

Belső kommunikáció Az alkalmazottak érdekeltté tétele, motiválása egyértelműen vezetői

feladat,

amelynek

szükségességét

alábbiak

az

is

alátámasztják. A kérdőívben kikértük a Hivatal dolgozóinak a véleményét munkájuk erkölcsi megbecsüléséről. Az ábrákból kitűnik,

hogy

alapvetően

elégedettek,

ugyanakkor

Milyennek ítéli meg munkájának erkölcsi megbecsülését?

egyáltalán nem vagyok elégedett; 11,1%


érdekes

kérdéseket vet fel a harmadik diagram eredménye, amely arról szól, hogy az erkölcsi megbecsülésüket kitől teszik függővé. Ebben a témában a saját felelősségüket a lakosság, a munkatársak, és a



Körjegyző mögé sorolták, a Polgármesterrel azonos szintre. Állítsa sorrendbe, hogy Ön szerint kitől kapja a legnagyobb erkölcsi megbecsülést munkája során? közvetlen felettes

lakosság; 20,8%

1,57

Körjegyző

Öntől; 12,5% Polgármester; 12,5%

3,00

lakosság

3,88

Polgármester

4,71

önkormányzati képviselők

5,00 1,00

2,00

3,00

4,00

munkatársak; 20,8%

Körjegyző; 20,8% Közvetlen felettes; 8,3%

5,00

1: legnagyobb; 5: legkisebb

VANIN

kommunikációs eszközök; 4,2%

1,78

munkatársak

0,00

Véleménye szerint munkája jobb erkölcsi megbecsülése kitől, vagy mitől függ leginkább?

23

Belső kommunikáció Jellemezze a Hivatal teljesítményértékelési rendszerét!

Teljesítményértékelés A dolgozói elégedettségmérés során adott válaszok összesítéséből úgy tűnik, hogy a köztisztviselők nincsenek tisztában a Hivatalban működtetett rendszerelem

teljesítményértékelési teljes

mértékben

rendszerrel,

vagy

hangsúlytalan

a

ez

Motiváló Fenyegető

a

Hivatal

"Igen" választ megjelölők aránya

Fejlesztő hatású Differenciáló

működésében, hiszen a 10 válaszadó közül átlagosan csak 6-an

"Nem" választ megjelölők aránya

Megalapozott Igazságos

adtak választ az egyes jellemzőkre.

0%

50%

100%

A köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény 34. §-a értelmében a képviselő-testületnek évente meg kell határoznia a köztisztviselőkkel szemben támasztott teljesítménykövetelmények alapját képező kiemelt önkormányzati célokat. A köztisztviselő munkateljesítményét

munkakörének

és

a

közigazgatási

szerv

kiemelt

céljainak

figyelembevételével

meghatározott

teljesítménykövetelmények alapján a munkáltatói jogkör gyakorlója évente, legkésőbb a tárgyév végéig mérlegelési jogkörében eljárva írásban értékeli. A jegyző esetében a polgármester értékeli a teljesítményt, és az értékelésről tájékoztatja a képviselő-testületet. (Ktv. 34. § (1), (4), (6) bek.) A teljesítményértékelés legfőbb célja, hogy a köztisztviselők szakmai munkájának színvonala emelkedjen, munkájukat az önkormányzati szándékkal összhangban végezzék. A teljesítményértékelés megalapozza a köztisztviselők részére biztosítható magasabb anyagi elismerést, ugyanakkor a nem kielégítő teljesítményt nyújtó köztisztviselők illetményének csökkentésére is lehetőséget biztosít. A Ktv. 43. § (4) bekezdése szerint a Hivatali szerv vezetője a megállapított személyi juttatások előirányzatán belül tárgyévet megelőző év szakmai munkája értékelése alapján - ide nem értve, ha a köztisztviselő kinevezése év közben történik, vagy áthelyezésére kerül sor - a tárgyévre vonatkozóan a köztisztviselő besorolása szerinti fizetési fokozathoz tartozó alapilletményét a jegyző esetében a polgármester - december 31-ig - helyi önkormányzatnál tárgyév március 1-jétől következő év február végéig - terjedő időszakra legfeljebb 30%-kal megemelheti, vagy legfeljebb 20%-kal csökkentett mértékben állapíthatja meg.

VANIN

24

Belső kommunikáció Javaslatok:  A hatékony belső kommunikáció megteremtése érdekében szükséges a Polgármesteri Hivatal alkalmazottainak munkakörét felülvizsgálni, különös tekintettel a feladat és hatáskörök pontos meghatározására, hogy a tisztázatlan hatáskörök megszűnjenek.  A belső kommunikáció útját, módját, vagyis a kommunikációs csatornákat, és azok használatát szabályozni kell, hogy ne forduljon elő a túl-, vagy alulinformáltság, illetve hogy ne adjon félreértésre okot, hogy ki kitől kaphat utasítást a munkavállaló.  A havonkénti vezetői értekezletről célszerű minden esetben jegyzőkönyvet készíteni, amelyben rögzítésre kerülnek a célok, a projektek, és azok felelősei, a megvalósítás határideje. A dokumentáltság biztosítja az ellenőrzési, illetve a monitoring tevékenységet a vezetőség részére.  A vezetői értekezlet mellett célszerű meghatározott időszakonként (a képviselő-testületi ülésekkel összhangban) a Bizottsági elnökök tanácsát is összehívni, ahol a különböző területek felelősei beszámolhatnak az elmúlt időszak eseményeiről, valamint

közösen meghatározhatják az önkormányzat rövid és hosszú távú céljait, az azokhoz vezető intézkedések sorát, kinevezhetik a megvalósítás felelőseit. Így biztosítható a bizottságok, a képviselő-testület, a Hivatal és az intézmények közötti együttműködés, valamint a hatékonyság.  A vezetői megbeszélést követően a csoportok vezetői informálják a saját csoportjukat az őket érintő témákról, valamint kinevezhetik a felelősöket, meghatározhatják a határidőket. Az informálás módja lehet szóbeli és/vagy írásbeli, azonban a számon kérhetőség érdeke azt diktálja, hogy minden esetben készüljön írásos feljegyzés is az utasításokról.  A különböző egyéni, vagy csoportos teljesítményekkel kapcsolatban minden esetben kapjanak az alkalmazottak valamilyen visszajelzést a munkájukról.

VANIN

25

Belső kommunikáció Informatikai támogatás A belső kommunikáció megteremtéséhez megfelelő informatikai hátteret kell biztosítani, ahol folyamatosan nyomon lehet követni az adott projektek állapotát, a munkatársak teljesítményét. Ilyen rendszer lehet akár az outlook feladatkezelő funkciója, de a megfelelő kontrolling és monitoring tevékenység érdekében érdemes egy testre szabott workflow (munkafolyamat-irányító) rendszert bevezetni. Workflow:  A WorkFlow menedzsment nem más, mint üzleti folyamatok számítógépes megvalósítása vagy automatizálása részben vagy egészben.  olyan folyamatok automatizálásával foglalkozik, ahol dokumentumok, információk és feladatok cserélődnek ki a résztvevők között egy közös cél elérése érdekében. A Hivatal hatékonyabb működésének elősegítése céljából javasoljuk a rendszer bevezetésének vizsgálatát. Mivel ennek a funkciónak a bevezetése humán erőforrás kapacitás ráfordítást igényel, hatékony vezetői kommunikációval érdekeltté lehetne tenni a Hivatal

dolgozóit a rendszer használatában. A rendszer gördülékenysége hozzásegíti a Hivatalt a rugalmas működés megteremtéséhez, és támogatja a vezetőket feladataik ellátásában, valamint a rendszeres visszacsatolás alapját képezheti a vezetői ellenőrzéseknek, illetve az előírt monitoring rendszer kialakításának.

VANIN

26

Arculatterv Az egységes arculat kialakítása mind a belső, mind a külső kommunikáció szempontjából lényeges, hiszen a Hivatal, az intézmények és a Kinizsi Nonprofit Kft. arculata tulajdonképpen üzenet is egyben, hiszen befolyásolja a róluk alkotott képet a lakosság körében, míg a település arculata a külső szemlélő véleményét formálja Nagyvázsony Községről. A Polgármesteri Hivatal, az intézmények és a Kinizsi Nonprofit Kft. arculatának egyrészről az önkormányzat egységét kell tükröznie, vagyis kiemelkedő fontosságú az azonosságtudat, másrészről pedig a megkülönböztethetőség elvének érvényesítése. A saját arculat kialakításának alapja és meghatározó eleme a logó, amely az önkormányzat esetében a címer. A címer, azonban minden szervezet esetében kiegészül felirattal, amely betölti a logó egyedi, jól felismerhető, és azonosításra szolgáló szerepét. Nemcsak a településről kialakítandó képnek kell pozitívnak és egységesnek lennie, hanem a kommunikációs eszközökben is egységes

arculatra kell törekedni. A szervezetek többsége vagy egyáltalán nem költ a megjelenésére, vagy csak korlátozottan veszi igénybe annak a lehetőségét, hogy megmutassa magát. Sok esetben a szervezet egész egyszerűen láthatatlan marad. Az önkormányzat létezéséről mindenki tud, így valamilyen kép minden lakosban kialakul róla. Mivel a külső szemlélő, egy átlagember nem találkozik mindennap a Polgármesteri Hivatalban és az intézményekben dolgozó emberekkel, nem látja az önkormányzat munkáját, számukra a szervezet megítélése a tágabb értelemben vett marketing anyagokon (honlap, reklámanyagok, sajtótermékek, egyéb audiovizuális megjelenések), valamint a fizikai megjelenésen (ügyintézés gyorsasága, egyszerűsége, alkalmazottak modora, átlátható működés, stb.) múlik.

VANIN

27

Arculatterv Mivel ezek a kommunikációs eszközök ugyanazt a „terméket” igyekeznek eladni, arra kell törekedni, hogy minél kevesebb, viszont jól megjegyezhető megjelenési elem szimbolizálja, jellemezze a települést. Az egységes arculatnak (design-nak) összhangban kell lenni a szervezet teljesítményének szándékolt minőségével, valamint pénzügyi és politikai felelősségének nagyságával. Az önkormányzatnak komoly megbecsültséggel kell rendelkeznie, ennek a megjelenéséből is ki kell derülnie, így egy egységes, jó minőségű arculat megtervezéséhez és kivitelezéséhez érdemes szakember tudását igénybe vennie. A már említett kérdőívben kikértük a dolgozók véleményét a Hivatal arculatáról: Mennyire elégedett a Hivatal arculatával, az ügyfelek felé történő megjelenésével? nagyon elégedett vagyok; 10,0%

egyáltalán nem vagyok elégedett; 30,0%



A kérdésre kapott válaszok eredménye már csak amiatt is érdekes, mivel a Hivatalnak nincsenek arculatra vonatkozó előírásai, egyedül a kimenő levelek fejléce egységes.

VANIN

28

Arculatterv Javaslatok: Hivatal arculata:  A Hivatalban használt összes nyomtatványt, dokumentumot egységes formátumba célszerű hozni, lehetőség szerint úgy, hogy kizárólag a kitöltendő részek legyenek szerkeszthetőek. A kitöltendő részekhez megjegyzéseket is lehet „csatolni”, ami megkönnyíti a kitöltők dolgát. Az így megszerkesztett nyomtatványokat a honlapon is elérhetővé kellene tenni pontos ügyintézési eljárásrendek leírásával.  A könnyebb megtalálhatóság kedvéért a Hivatal épületében a bejáratnál tájékoztató táblát célszerű elhelyezni az épület

tervrajzával, és azon fel kell tüntetni a különböző szolgáltatást végző személyek nevét, helyét, ügyfélfogadási idejét és elérhetőségét.  Az ügyintézési eljárásrend átláthatósága mellett fontos szabályozni az ügyfélfogadási protokollt, vagyis, hogy hogyan kell viselkedni az ügyfelekkel: udvariasság, megjelenés, gyorsaság, visszajelzések, tájékoztatás, stb. Intézmények arculata:  Az intézmények arculatának harmonizálnia kell az önkormányzat arculatával, ugyanakkor tükröznie kell az egyéni jellemzőiket is. Település arculata:  Utcanév táblák, hirdető táblák, közterületek arculatának kialakításakor az egységesítésre kell törekedni.  Célszerű a tájékoztató táblákon a különböző látnivalók leírását, térképeket, aktuális kulturális és egyéb rendezvények adatait közzé tenni és állandóan frissíteni.  A községbe vezető utaknál „település kapuk” felállítása javasolt, ami nem más, mint a községbe érkezés helyszíneinek (utak, buszmegálló, stb.) a település arculatával megegyező módon történő kialakítása, hogy a település üzenetét közvetítsék.

VANIN

29

Külső kommunikáció Mivel a TÉR rendszer célja a lakosság életminőségének és ezáltal elégedettségének növelése, ezért elengedhetetlen a célok, a folyamatok és az eredmények megfelelő kommunikációja a lakosság felé. A közönség-kapcsolat (Public Relation, PR), azaz a lakossággal való folyamatos párbeszéd minden tekintetben fontos, hiszen a lakosságtól mindig valós képet kaphatunk a település állapotáról, az aktuális igényekről és fejlesztési szükségletekről, ugyanakkor, mint az önkormányzat legfőbb „ügyfelei”, kulcskérdés a megfelelő tájékoztatásuk az őket érintő kérdésekről, lehetőségekről. A külső kommunikáció feladata az önkormányzat és a lakosság, valamint a gazdasági szféra szereplői közötti kölcsönös bizalom kiépítése, ennek elmélyítése érdekében a nyilvánosság bevonására megbízható, valós, felhasználható információk rendszeres közlésére,

a kommunikációs eszközök minél szélesebb körének alkalmazására törekszik. A kívánt kommunikációs hatás kiváltása érdekében a kommunikációs folyamatoknak ellenőrzöttnek kell lennie. Ehhez egyértelműen le kell határolni a kommunikációs szerepeket és hatásköröket, valamint a nyilatkozati jogköröket.

Külső kommunikáció módszerei és eszközei Csoportkommunikációs módszerek:  Rendezvény, konferencia, előadás, stb.  Alkalmat ad a figyelem felkeltésére, a célok, lehetőségek, projektek megismerésére, valamint az önkormányzat szervezeteinek, szerepének, feladatainak a megismertetésére.  Az egységes arculattervnél leírtak alapján a különböző rendezvényeken is törekedni kell az azonosságtudat és a megkülönböztethetőség alapelvének érvényesítésére.

VANIN

30

Külső kommunikáció Tömegkommunikációs módszerek:  Médiával, sajtóval kapcsolatos feladatok.  Sajtótájékoztatók szervezése: nagy horderejű, jelentős hírértékkel bíró események során kell alkalmazni. Sajtólista és sajtóanyag összeállítása szükséges hozzá.  Sajtóközlemények kiadása: biztosítja a széles körű tájékoztatást. Törekedni kell a rövid, tömör, közérthető, lényegre törő fogalmazásra.  Újságírói megkeresés: lehetőséget ad a közvetlen, kötetlen információcserére.  Helyi újság, elektronikus sajtó (honlap): a lakosság leghatékonyabb tájékoztatási eszközei. Törekedni kell a folyamatos és

rendszeres frissítésre, és a naprakész információk közlésére. Hagyományos és arculatformáló nyomtatványok:  Kiadványok, közlemények, hirdetmények, stb.  Adott eseményekhez kapcsolódóan nyújtanak pontos felvilágosítást.  A Nagyközség céljairól, működéséről, térségéről, történelméről készülő színes információs kiadványok az általános információk, és a kialakított arculat közvetítését segítik elő.

VANIN

31

Külső kommunikáció Tájékoztatáspolitika: Ideális esetben az önkormányzati képviselő a fő közvetítő csatorna a helyi társadalom felé. Azonban – a képviseleti demokrácia szellemében – a települési döntéshozóknak nem csak adni, hanem fogadni is kell az információkat. Erre alkalmas kommunikációs eszköz például az Internet vagy a képviselői fogadóóra. A polgár közeli önkormányzás, a szolgáltató típusú önkormányzati modell megköveteli, hogy a helyi közösség aktívan részt vegyen saját környezetének alakításában, befolyásolni tudja a helyi társadalomra is kihatással lévő folyamatokat. Bár sok esetben a fogadóórák, illetve közösségi vagy iskolai rendezvényeken való fellépés időigényes munka és eredménye nem közvetlenül jelentkezik, érdemes a fellépéseket és az elmondani kívánt információkat tudatosan tervezni, figyelve az egyéb

kommunikációs eszközök üzenet-erősítő hatására. Egy-egy „kommunikációs modul” az alaposan megtervezett „panelekből” és az azokat közvetítő média gondos kiválasztásából áll. Természetesen nem szükséges minden témában ilyen szinten tervezni, mert az mesterkéltté, nehézkessé teheti a napi kommunikációt, de sarkalatos kérdésekben a mai világunkban ez a napi település-politikai munka része, és nem az utolsó része!

Javaslat:  Tudatosan tervezve gyakoribbá kell tenni a lakosság közötti személyes megjelenést és nem feltétlenül csak információ adás céljából, hanem lehetőséget adva számukra a vélemény formálásra is.  A médiában való megjelenés szervezése és tervezése szükséges.  Nyilatkozati jogköröket és a nyilatkozatok módját szabályozni kell.

VANIN

32

Külső kommunikáció Helyi újság: Nagyvázsonyi Futár: Az önkormányzati kommunikáció meghatározó eszköze a helyi, havonta megjelenő, ingyenes, mindenki számára kézbesítésre kerülő

Nagyvázsonyi Futár. A helyi nyomtatott sajtóval kapcsolatban felmerülő kérdések inkább a minőségi elvárásokra vonatkoznak. Mivel a helyi sajtó legfeljebb havi szinten jelenik meg, a hírek többsége nem biztos, hogy aktuális lesz. Ezért, valamint a széles és egyáltalán nem tagolt célcsoport miatt fontos újragondolni a helyi újság (tartalmi és formai) megjelenésének gyakorlatát, szerkesztésének irányelveit. Lényeges szempont, hogy az eseményekről készült (krónika-jellegű) beszámolókon kívül törekedjék azoknak az információknak a megjelenítésére, amelyek máshonnan nem, vagy nehezen hozzáférhetőek, ugyanakkor lassan vesztik el

aktualitásukat, így nem teszik a lapot már a megjelenés pillanatában túlhaladottá. Ilyen lassan-avuló téma lehet például a lakosság mindennapi életét érintő helyi rendeletek, törvények magyarázata, településtörténeti érdekességek vagy épp helyi potentátok, hírességek életének, gondolatainak bemutatása. Utóbbiak „technikai jellegűből” „helyivé” teszik az újságot, személyessé a hangvételt és, ami az agglomerációban különösen éles kérdés, erősítik a településhez tartozás, a lokálpatriotizmus érzését is, amely társadalom-politikai szempontból további előnyöket generál. Mivel a Nagyvázsonyi Futár ezen szempontoknak megfelel, ezért az alábbi javaslatokat tesszük, amelyekkel adott esetben ki lehet bővíteni a lap tartalmát.

Javaslat:  Az újsággal kapcsolatos feladatok ellátására külön kommunikációért felelőst célszerű kinevezni, aki egyben ellátja a honlappal és egyéb rendezvény szervezéssel kapcsolatos munkákat is.  Az újságban külön rovat létrehozását javasoljuk az óvodás korú gyermekek (aktuális rajzpályázat nyertes alkotásainak megjelentetése, játékok, kifestő,stb), az iskolás korú gyermekek (írhatnának cikket az őket aktuálisan érintő, érdeklő témákról: zene, filmek, iskolai esemény; vers és/vagy novella pályázat, stb.), nyugdíjas korosztály (folytatásban irodalmi művek megjelentése, keresztrejtvény, stb.), illetve a hölgyek (divat, horoszkóp, gyereknevelés, stb.) és urak (technikai újdonságok, sport,stb.) számára.

VANIN

33

Külső kommunikáció  Negyedévente egy aktuális témát teljesen felölelő, tematikus kiadás bevezetése.  Amennyiben a fentiek alapján kibővített tartalom lehetővé teszi, akkor érdemes az újságot kéthetente megjelentetni, ami azonban a szerkesztést végzők kapacitásának növelését igényli.

Honlap: Bár az Internet használata egyelőre a fiatalabb és középkorú magasabb végzettségű lakosságra jellemző, mégis a lakosság egy része és a helyi képviselők, döntéshozók közötti információáramlás könnyű és gyors lehet általa. Az ilyen modern eszközök igénybevételével megvalósuló kétirányú kommunikációval tovább erősödik a polgárközeli önkormányzás, amely jól felhasználva politikai tőkét jelenthet. A helyi kommunikációs stratégia kidolgozása során ezért hangsúlyos feladat a világháló kezdeményező szemléletű használata, módszereinek feltérképezése és integrálása az önkormányzat kapcsolattartási rendszerébe. Meg kell vizsgálni, a honlap/honlap-család fejlesztésének lehetőségeit, a meglévő kommunikációs csatornák (pl.: MSN, iwiw stb.) bevonásának, illetve – akár tematikus - levelezési listák, fórumok kiépítésének lehetőségeit. Lényeges rögzítenünk ugyanakkor, hogy az elektronikus csatornák használata többnyire kényelmes, ugyanakkor egyrészről nem tekinthető teljes körűnek a célcsoport lefedettsége, másrészről a humánetológiai, pszichológiai, szociológiai sajátságai továbbra is nélkülözhetetlenné teszik a hagyományos kommunikációs eszközök használatát és mindenekelőtt a személyes kapcsolattartást. e- Önkormányzás

A polgár közeli önkormányzás középtávú fejlesztési lehetősége, hogy a település honlapja ne csak az Önkormányzat illetve a Polgármesteri Hivatal ”elektronikus hirdetőtáblájaként” működjön, hanem egyben az e-önkormányzás színtere is legyen, azaz megfeleljen az elektronikus közigazgatási ügyintézés alább felsorolt szintjeinek is:

VANIN

34

Külső kommunikáció 

Információforrás:

online információk nyújtása a közigazgatási szolgáltatásokról („ügyleírások”)



Egyirányú interaktivitás:

az ügyleírások által nyújtott információkon túl az ügyintézéshez szükséges űrlapok, nyomtatványok is letölthetők, kinyomtathatók



Kétirányú interaktivitás:

az ügyintézéshez szükséges űrlapok, nyomtatványok online kitölthetők, elektronikusan (elektronikus aláírás segítségével) hitelesíthetők, online továbbíthatók



Teljes körű e-ügyintézés:

a teljes ügyintézés, ügymenet elektronikus; űrlap, nyomtatvány kitöltése, hitelesítés, továbbítás, döntés, kézbesítés, illeték lerovása

Honlap szerepe a helyi gazdaságban A település honlapja nemcsak a közigazgatásban és a közönség-kapcsolatok építésében tud szerepet vállalni, hanem képes segíteni a helyi gazdasági szereplők érvényesülését is. Több település honlapján a civil szervezetek ingyenesen, a településen működő vállalkozások (főképp turisztikai szolgáltatók) pedig térítés ellenében megjelenési lehetőséget kaphatnak. A település, illetve a körjegyzőség vállalkozásait és egyéb szervezeteit tömörítő adatbázis működtetésének fedezetét a hirdetők által befizetett reklámozási díj jelentheti, de az optimális méret után némi nyereséget is jelenthet az önkormányzatnak, amelyből, legalábbis részben a későbbi informatikai infrastruktúra-fejlesztések is fedezhetőek. Rendezvények: Nagyvázsony nagy hangsúlyt fektet az évenként megrendezésre kerülő rendezvényeire, amelyek hozzájárulnak a település nagyobb körben történő megismeréséhez, népszerűsítéséhez, illetve a lakosság identitásának, a lokálpatriotizmus érzésének erősítéséhez, valamint a hagyományok megőrzéséhez. A jövőben minél több rendezvény alkalmával érdemes felhívni a figyelmet Nagyvázsonyra.

VANIN

35

Külső kommunikáció www.nagyvazsony.hu Mindenekelőtt fontos leszögezni, hogy Nagyvázsony honlapját mindössze egy fő, a polgármester szerkeszti és tartja karban. A dinamikus honlapok üzemeltetése ugyanakkor nem egy emberes feladat, főleg egy olyan tartalmas, rengeteg információt megjelenítő honlapé, mint a nagyvazsony.hu. Több embernek ezen a területen való foglalkoztatása már csak azért is célszerű volna, mert egyrészről az oldalak így akkor is tudnak frissülni, ha a szerkesztőnek más elfoglaltságai vannak, másrészt a minőség is tovább emelhető lenne. Lényeges a mai világban jobban kihasználni az Internet adta lehetőségeket, pl. videó- és hangfájlok feltöltésével. Ilyenek lehetnek a polgármesterrel készült interjúk, vagy különböző riportok a település életéből, jeles személyiségeiről. Tisztában kell lenni azzal, hogy az Internet lehetőséget ad kétirányú kommunikációra. Azaz a honlapon mindegyik felhasználó szavazhat, részt vehet mini-kérdőíves véleménykutatásban, illetve a regisztrált felhasználók témát (topic) tudnak kezdeményezni, illetve hozzá tudnak szólni az őket érdeklő kérdésekhez. Érdemes ezt a lehetőséget jobban kiterjeszteni, fórumokat létrehozni, valamint a cikkekhez, hírekhez kapcsolódóan hozzászólási lehetőséget biztosítani. Ezek a kvalitatív (minőségi) információk nem reprezentatívak, mint sok esetben a számszerűsített statisztikák, viszont tartalmuk sokszor bővebb.

Javaslat:  A fentiekben megfogalmazott elvárások alapján bővíteni kell az önkormányzat és az intézmények honlapjait.

 Kinizsi Nonprofit Kft. számára külön honlap kialakítása elengedhetetlen.

VANIN

36

Külső kommunikáció Honlap és az Eisztv. Az Országgyűlés az Alkotmány 2. § (1) bekezdésében biztosított jogállamiság, valamint a 61. § (1) bekezdésében biztosított közérdekű adatok megismerhetőségéhez és terjesztéséhez való alapvető jog érvényesülése érdekében a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (a továbbiakban: Avtv.) 19. §-ában foglaltakkal összhangban megalkotta az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvényt (továbbiakban Eisztv.).

A törvény célja annak biztosítása, hogy a közvélemény pontos és gyors tájékoztatása érdekében a közérdekű adatok e törvényben

meghatározott körét elektronikus úton bárki számára személyazonosítás és adatigénylési eljárás nélkül, folyamatosan és díjmentesen közzétegyék. A törvény rendelkezéseit Nagyvázsony – tekintettel arra, hogy a település lakossága az 50 000 főt nem haladja meg 2008. július 1-jétől köteles alkalmazni.

A www.nagyvazsony.hu honlap az Eisztv. 6. §-ban foglalt közzétételi listákban szereplő adatokat a következő diákon részletezettek szerint tartalmazza. A nagyvázsony.hu oszlopban szaggatott vonallal jelezzük a hiányzó tartalmakat.

A honlaphoz történő hozzáférési jogosultságokat, a feladat- és hatásköröket belső szabályzat, valamint munkaköri leírások nem rögzítik.

Az ügymenetmodellek kidolgozására nem került sor a település honlapján ügymenetleírások nincsenek elhelyezve.

Javasoljuk a törvény által előírtak szerint a honlap tartalmát kibővíteni.

VANIN

37

Külső kommunikáció I. Szervezeti, személyzeti adatok

Nagyvázsony.hu Frissítés

Megőrzés

A változásokat követően azonnal

Az előző állapot törlendő

OK



---



OK


OK


OK


Az előző állapot 1 évig archívumban tartásával

OK



OK

A közfeladatot ellátó szerv által alapított közalapítványok neve, székhelye, alapító okirata, kezelő szervének tagjai



A közfeladatot ellátó szerv által alapított költségvetési szerv neve, székhelye, a költségvetési szervet alapító jogszabály 8/A. megjelölése, illetve az azt alapító határozat, a költségvetési szerv alapító okirata, vezetője, honlapjának elérhetősége


1. 2. 3. 4. 5.

6.

7.

8.

Adat A közfeladatot ellátó szerv hivatalos neve, székhelye, postai címe, telefon- és telefaxszáma, elektronikus levélcíme, honlapja, ügyfélszolgálatának elérhetőségei A közfeladatot ellátó szerv szervezeti felépítése szervezeti egységek megjelölésével, az egyes szervezeti egységek feladatai A közfeladatot ellátó szerv vezetőinek és az egyes szervezeti egységek vezetőinek neve, beosztása, elérhetősége (telefon- és telefaxszáma, elektronikus levélcím) A szervezeten belül illetékes ügyfélkapcsolati vezető neve és az ügyfélfogadási rend Testületi szerv esetén a testület létszáma, összetétele, tagjainak neve, beosztása, elérhetősége A közfeladatot ellátó szerv irányítása, felügyelete vagy ellenőrzése alatt álló, vagy alárendeltségében működő más közfeladatot ellátó szervek megnevezése, és 1. pontban meghatározott adatai A közfeladatot ellátó szerv többségi tulajdonában álló, illetve részvételével működő gazdálkodó szervezet [Ptk. 685. § c) pont] neve, székhelye, elérhetősége, tevékenységi köre, képviselőjének neve, a közfeladatot ellátó szerv részesedésének mértéke

VANIN

A változásokat követően azonnal A változásokat követően azonnal

38

--- (Közalapítványnál csak név és számlaszám van feltüntetve) OK (az alapító okirat, illetve az egyéb szervre vonatkozó Az előző állapot 1 évig adatok kikeresése csak archívumban tartásával hosszadalmas keresgélés árán található meg)

Külső kommunikáció A közfeladatot ellátó szerv által alapított lapok neve, a 9. szerkesztőség és kiadó neve és címe, valamint a főszerkesztő neve A közfeladatot ellátó szerv felettes, illetve felügyeleti szervének, ennek hiányában a közfeladatot ellátó szerv felett 10. törvényességi ellenőrzést gyakorló szerv 1. pontban meghatározott adatai



OK



OK (az SZMSZ-ben áttételesen megtalálható)

II. Tevékenységre, működésre vonatkozó adatok

1.

2.

Adat A közfeladatot ellátó szerv feladatát, hatáskörét és alaptevékenységét meghatározó, a szervre vonatkozó alapvető jogszabályok, állami irányítás egyéb jogi eszközei, valamint a szervezeti és működési szabályzat vagy ügyrend hatályos és teljes szövege Az országos illetékességű szervek, valamint a Kormány általános hatáskörű területi államigazgatási szerve esetében a közfeladatot ellátó szerv feladatáról, tevékenységéről szóló tájékoztató magyar és angol nyelven

Frissítés

Megőrzés



OK

Negyedévente


Az Önkormányzatot nem érinti

Negyedévente


OK (az SZMSZ-ben áttételesen megtalálható)


OK

3.

A helyi önkormányzat önként vállalt feladatai

4.

Államigazgatási, önkormányzati, és egyéb hatósági ügyekben ügycsoportonként (ügytípusonként) és eljárás típusonként a hatáskörrel rendelkező szerv megnevezése, hatáskör gyakorlásának átruházása esetén a ténylegesen eljáró szerv megnevezése, illetékességi területe, az ügyintézéshez szükséges A változásokat követően dokumentumok, okmányok, eljárási illetékek (igazgatási azonnal szolgáltatási díjak) meghatározása, alapvető eljárási szabályok, az eljárást megindító irat benyújtásának módja (helye, ideje), ügyfélfogadás ideje, az ügyek intézését segítő útmutatók, az ügymenetre vonatkozó tájékoztatás és az ügyintézéshez használt letölthető formanyomtatványok

VANIN

Nagyvázsony.hu

39

Külső kommunikáció A közfeladatot ellátó szerv által nyújtott vagy költségvetéséből finanszírozott közszolgáltatások A változásokat követően 5. megnevezése, tartalma, a közszolgáltatások azonnal igénybevételének rendje, a közszolgáltatásért fizetendő díj mértéke, az abból adott kedvezmények A közfeladatot ellátó szerv által fenntartott adatbázisok, illetve nyilvántartások jegyzéke, az adatvédelmi nyilvántartásba bejelentendő nyilvántartásoknak az Avtv. A változásokat követően 6. 28. §-a szerinti azonosító adatai; a közfeladatot ellátó szerv azonnal által - alaptevékenysége keretében - gyűjtött és feldolgozott adatok fajtái, a hozzáférés módja, a másolatkészítés költségei A közfeladatot ellátó szerv nyilvános kiadványainak címe, 7. témája, a hozzáférés módja, a kiadvány ingyenessége, Negyedévente illetve a költségtérítés mértéke A testületi szerv döntései előkészítésének rendje, az állampolgári közreműködés (véleményezés) módja, eljárási szabályai, a testületi szerv üléseinek helye, ideje, továbbá A változásokat követően 8. nyilvánossága, döntései, ülésének jegyzőkönyvei, illetve azonnal összefoglalói; a testületi szerv szavazásának adatai, ha ezt jogszabály nem korlátozza Az e törvény alapján közzéteendő jogszabálytervezetek és E törvény eltérő rendelkezése kapcsolódó dokumentumok; a helyi önkormányzat 9. hiányában a benyújtás képviselő-testületének nyilvános ülésére benyújtott időpontját követően azonnal előterjesztések a benyújtás időpontjától A közfeladatot ellátó szerv által kiírt pályázatok szakmai 10. Folyamatosan leírása, azok eredményei és indokolásuk A közfeladatot ellátó szervnél végzett alaptevékenységgel A vizsgálatról szóló jelentés 11. kapcsolatos vizsgálatok, ellenőrzések nyilvános megismerését követően megállapításai haladéktalanul A közfeladatot ellátó szerv feladatellátásának teljesítményére, kapacitásának jellemzésére, 12. Negyedévente hatékonyságának és teljesítményének mérésére szolgáló mutatók és értékük, időbeli változásuk

VANIN

40


OK (a letölthető dokumentumok között áttételesen megtalálható)


---


OK


OK


OK


OK


OK


---

Külső kommunikáció 13.

14. 15. 16. 17. 18.

A közérdekű adatok megismerésére irányuló igények intézésének rendje, az illetékes szervezeti egység neve, elérhetősége, s ahol kijelölésre kerül, az adatvédelmi felelős, vagy az információs jogokkal foglalkozó személy neve A közfeladatot ellátó szerv tevékenységére vonatkozó, jogszabályon alapuló statisztikai adatgyűjtés eredményei, időbeli változásuk A közérdekű adatokkal kapcsolatos kötelező statisztikai adatszolgáltatás adott szervre vonatkozó adatai Azon közérdekű adatok hasznosítására irányuló szerződések listája, amelyekben a közfeladatot ellátó szerv az egyik szerződő fél A közfeladatot ellátó szerv kezelésében lévő közérdekű adatok felhasználására, hasznosítására vonatkozó általános szerződési feltételek A közfeladatot ellátó szervre vonatkozó különös és egyedi közzétételi lista

VANIN

41

Negyedévente

Negyedévente Negyedévente Negyedévente A változásokat követően azonnal A változásokat követően azonnal

Az előző állapot törlendő Az előző állapot 1 évig archívumban tartásával Az előző állapot 1 évig archívumban tartásával Az előző állapot 1 évig archívumban tartásával Az előző állapot 1 évig archívumban tartásával Az előző állapot törlendő

---

-----------

Külső kommunikáció III. Gazdálkodási adatok A közfeladatot ellátó szerv éves (elemi) költségvetése, számviteli törvény 1. szerinti beszámolója; a költségvetés végrehajtásáról - a külön jogszabályban meghatározott módon és gyakorisággal - készített beszámolók A közfeladatot ellátó szervnél foglalkoztatottak létszámára és személyi juttatásaira vonatkozó összesített adatok, illetve összesítve a vezetők és 2. vezető tisztségviselők illetménye, munkabére, és rendszeres juttatásai, valamint költségtérítése, az egyéb alkalmazottaknak nyújtott juttatások fajtája és mértéke összesítve A közfeladatot ellátó szerv költségvetéséből nyújtott, nem normatív, céljellegű, működési és fejlesztési támogatások kedvezményezettjeinek 3. nevére, a támogatás céljára, összegére, továbbá a támogatási program megvalósítási helyére vonatkozó adatok Az államháztartás pénzeszközei felhasználásával, az államháztartáshoz tartozó vagyonnal történő gazdálkodással összefüggő - a külön jogszabályban meghatározott értékű - árubeszerzésre, építési beruházásra, szolgáltatás megrendelésre, vagyonértékesítésre, vagyonhasznosításra, 4. vagyon vagy vagyoni értékű jog átadására, valamint koncesszióba adásra vonatkozó szerződések megnevezése (típusa), tárgya, a szerződést kötő felek neve, a szerződés értéke, határozott időre kötött szerződés esetében annak időtartama A koncesszióról szóló törvényben meghatározott nyilvános adatok 5. (pályázati kiírások, pályázók adatai, az elbírálásról készített emlékeztetők, pályázat eredménye) A közfeladatot ellátó szerv által nem alapfeladatai ellátására (így különösen társadalmi szervezet támogatására, foglalkoztatottai szakmai és munkavállalói érdek-képviseleti szervei számára, foglalkoztatottjai, 6. ellátottjai oktatási, kulturális, szociális és sporttevékenységet segítő szervezet támogatására, alapítványok által ellátott feladatokkal összefüggő kifizetésre) fordított, ötmillió forintot meghaladó kifizetések

VANIN

Nagyvázsony.hu Frissítés

Adat

42


Megőrzés A külön jogszabályban meghatározott ideig, de legalább 5 évig archívumban tartásával

OK

Negyedévente

A külön jogszabályban meghatározott ideig, de legalább 1 évig archívumban tartásával

OK (Üvegzsebnél lenne célszerűbb feltüntetni)

Negyedévente


OK (a testületi ülések anyagaiban áttételesen megtalálható)

Negyedévente

OK (a testületi ülések anyagaiban A külön jogszabályban áttételesen meghatározott ideig, de megtalálható. legalább 1 évig Üvegzsebnél lenne archívumban tartásával célszerűbb feltüntetni)

Negyedévente


Negyedévente

OK (a testületi ülések anyagaiban A külön jogszabályban áttételesen meghatározott ideig, de megtalálható. legalább 1 évig Üvegzsebnél lenne archívumban tartásával célszerűbb feltüntetni)

Részben megtalálható a honlapon.

Kommunikációs terv Az önkormányzat tevékenysége során az egyes feladatokhoz kapcsolódóan jelen Kommunikációs Stratégiában megadott keretek figyelembevételével minden egyes új, kommunikálni kívánt információ esetében kommunikációs tervet kell készíteni az alábbi tartalommal:  Kommunikációs cél: annak definiálása, hogy a közvetítendő tartalom megismertetésével mit szeretnénk elérni.  Kommunikáció tartalma: a közvetítendő üzenet megfogalmazása és a kommunikációs tevékenységek meghatározása.  Kommunikáció célcsoportjai: kik az érintettek az adott üzenet kapcsán.  Alkalmazott kommunikációs eszközök és módszerek kiválasztása.

 Adott kommunikációs projektre fordítható költségek meghatározása.  Ütemterv meghatározása:  Beharangozás: információk eljuttatása a célcsoportokhoz.  Előkészítés: a kommunikációs eszközök és módszerek alkalmazásához kapcsolódó szervezési feladatok elvégzése.  Lebonyolítás.  Visszajelzések bekérése: a kommunikáció hatékonyságának vizsgálata.  Időtáv: az ütemterv szerinti fázisokhoz kapcsolódó határidők meghatározása.  Felelősök: az ütemterv szerinti fázisokhoz kapcsolódó felelősök meghatározása.

VANIN

43

Monitoring A monitoring tevékenység a Kommunikációs Stratégia rendszeres felülvizsgálata, amely magában foglalja a kommunikációs rendszer működési hatékonyságának, valamint az önkormányzat belső és külső kommunikációjának ellenőrzését és értékelését.

Feladatok:  A kommunikációs rendszer működésének figyelemmel kísérése.  Kommunikációs Stratégia felülvizsgálata.  A kommunikációs rendszer egészének és elemeinek működésének értékelése.  Döntés az értékelés elfogadásáról, valamint a javasolt módosításokról.

 Az elfogadott módosítások átvezetése a stratégiába és érvényesítése a gyakorlatban.

Javaslat: 

A kommunikációs rendszer monitoring tevékenységét a szervezeti monitoring alrendszereként bevezetni.



Évenként kerüljön felülvizsgálatra a Kommunikációs Stratégia, és annak a gyakorlati megvalósítása.



Külön legyenek megnevezve a felülvizsgálat, az értékelés, a döntés és a visszacsatolás felelősei.

VANIN

44

Kommunikáció és TÉR Jelen dokumentumban bemutatott SWOT- analízis is megmutatta, hogy Nagyvázsony Község Önkormányzatának a kommunikáció területén mely lehetőségeket, erősségeket érdemes kihasználnia, illetve mely gyengeségeket, veszélyeket kell kezelnie. Véleményünk szerint az Önkormányzaton belül egyenlő hangsúlyt kell adni a belső és a külső kommunikációs elemeknek. A belső kommunikáció vizsgálatához összeállított kérdőív megmutatta, hogy a Hivatal dolgozói nagyrészt elégedettek a munkatársi kapcsolatokkal, azonban a munkavégzés nem dokumentált szabályokon alapul, így az ellenőrzés is nehézkesen megvalósítható. A belső kommunikációs eszközök megteremtik a lehetőséget a képviselők, tisztségviselők, köztisztviselők, és az önkormányzattal kapcsolatban álló szakmai és civil szervezetek közötti tájékoztatásra. A külső kommunikációs csatornák, mint a honlap, újság, nyomtatványok, reklámanyagok, hirdetőtáblák, rendezvények, egyéb megjelenések alkalmával lehetősége nyílik Nagyvázsonynak a róla alkotott kép (arculat) formálására a helyi, és az országos lakosság szemében is. Az igénybe vett külső kommunikációs elemek lehetőséget teremtenek a lakosság tájékoztatására, véleményük

formálására, az ügyintézés elősegítésére, a döntések kommunikációs előkészítésére, az uniós pályázati lehetőségek kommunikálására, a kereskedelmi, üzleti, és idegenforgalmi célú kommunikációra. A kommunikációban rejlő lehetőségek kihasználása érdekében, a kidolgozásra kerülő Település Üzemeltetési és Fejlesztési programnak (TÜF- program) is szerves része a kommunikációs modul. A TÜF program kidolgozását követően, a TÉR rendszer bevezetése során javasoljuk a jelen anyagunkban meghatározott kommunikációs tevékenységek (elsősorban a külső kommunikációs eszközök kezelését, és a velük kapcsolatos feladatok ellátását) TÉR társaság keretein belül történő ellátását.

VANIN

45

Gondolkodjunk tovább együtt! Lendvay Endre

Veszelka Tamás

ügyvezető igazgató +36 (30) 606 8356 [email protected] 1026 Budapest, Érmelléki u. 9. Tel: +36 (1) 225 1584 Fax: +36 (1) 225 1584

ügyvezető igazgató +36 (20) 381 60 98 [email protected] 1026 Budapest, Érmelléki u. 9. Tel: +36 (1) 225 1585 Fax: +36 (1) 225 1585

VANIN

46

Nagyvázsony Község Önkormányzata Körjegyzőségnek komplex szervezetfejlesztése

Recommend Documents