HATÉKONYABB MŰKÖDÉSRE IRÁNYULÓ SZERVEZETI JAVASLATOK
Nagykálló Város Önkormányzata
Készült a ,,Teljesítmény, minőség, hatékonyság 2.0” ÁROP-1.A.5-2013-2013-0114 projekt keretében
KÉSZÍTETTE: MEGAKOM STRATÉGIAI TANÁCSADÓ IRODA KFT. MEGBÍZÓ : NAGYKÁLLÓ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA DÁTUM : 2014. SZEPTEMBER 30.
A
tanulmány
az
Államreform
operatív
program
keretében
megvalósuló
„Szervezetfejlesztés konvergencia régiókban levő önkormányzatok számára” című egyfordulós
pályázati
felhívás
(Kódszám:
ÁROP-1.A.5-2013)
keretében
finanszírozott ,, Teljesítmény, minőség, hatékonyság 2.0” ÁROP-1.A.5-2013-20130114 azonosítószámú projekthez kapcsolódóan került kidolgozásra.
Bevezető
Amint az a projekt keretében készült Intézményirányítási modellben is bemutatásra került már, a nagykállói önkormányzat tulajdonában lévő négy cég esetében az eyik leghangsúlyosabban felmerült probléma – az önkormányzat részéről – az ellenőrzés, „számonkérés” lehetőségének hiánya, illetve hatékonyságának növelése. Jelenleg ugyanis a négy cég gazdálkodásáról a visszacsatolás szinte teljesen hiányzik az önkormányzat felé. Évente egyszer beszámolnak a képviselő testületnek a tevékenységükről, de abból a beszámolóból nem derülnek ki a gazdálkodás lényeges szempontjai. Annak érdekében, hogy az Önkormányzat év közben is rálásson az intézmények működésére javasolt a rendszeres információáramlás bevezetésére
az
úgynevezett
mini
kontrolling
rendszer
alkalmazása
az
Önkomrányzat és a cégek között. Ezzel az egyszerű eljárással jelentősen megnövekszik az Önkormányzat rálátása a tulajdonában lévő cégek gazdálkodására, és
akár
év
közben
is
beavatkozhat
gazdálkodásukba.
A
rendszeres
információáramlás biztosítása a mini kontrolling keretében rugalmasan alakítható a kidolgozása, illetve bevezetése után is. A következőkben az eljárás elmeinek részletes bemutatása következik, az alábbi struktúrában:
Háttér
Az eljárás célja
Szervezeti keretek
Az eljárás leírása (folyamat)
Melléklet
NEGYEDÉVES / HAVI RENDSZERES INFORMÁCIÓÁRAMLÁS
1.
BIZTOSÍTÁSA (MINI KONTROLLING) 1.1. Háttér A Nagykálló Város Önkomrányzata által tulajdonolt négy gazdasági társaság pénzügyi mutatószámainak folyamatos és rendszeres ellenőrzése céljából célszerűnek mutatkozik egy egységes,
a
legfontosabb
pénzügyi
mutatókat
tartalmazó
nyilvántartási
rendszer
bevezetése. Az Önkomrányzat, illetve a Polgármesteri Hivatal működése szempontjából felelős vezetők (Polgármester, Jegyző, Gazdasági Irodavezető) átláthatóbb pénzügyi rálátása érdekében rendszeres (negyedéves/havi) információáramlás formai és tartalmi pontosítása vált szükségessé. Ennek érdekében javasolt egy úgynevezett „mini kontrolling” teljesítménytábla bevezetése. A mini kontrolling bevezetésével biztosítottá válik az önkormányzati vezetők egységes rálátása a gazdasági tásaságok által szolgáltatott alapadatokra. 1.2. Az eljárás célja Az eljárás legfontosabb célja, hogy a „mini kontrolling” teljesítménytábla önkormányzati bevezetésével a szervezeten belül létrejöjjön egy általános kontrolling funkció. A rendszeresen frissített pénzügyi mutatók egységes nyilvántartása hozzájárul, hogy ezen mutatók alapján ne csak évente, hanem havonta kerüljön sor a gazdasági társaságok működésének értékelésére. A mini kontrolling táblában összegyűjtött adatok alapján az értékelés
kiterjed
-
a
pénzügyi
áttekintésen
túl
–
a
gazdasági
társaságok
működésvolumenének és minőségének vizsgálatára is. Az eljárásban meghatározásra kerül:
A mini kontrolling tábla adattartalma
A tábla kitöltésére vonatkozó általános szabályozás
A kitöltésért felelős személyek meghatározása
Az adattartalmak kiértékelésével kapcsolatos intézkedési rend
A mini kontrolling teljesítménytábla bevezetésével a kontrolling funkció lehetővé teszi, hogy az Önkormányzat a gazdasági társaságokra vonatkozó éves tervét havi szinten tudja kontrollálni, és szükség szerint havi szinten azonnali operatív beavatkozásokat is eszközöljön, ha a tervekhez képest jelentős nagyságrendű eltéréseket tapasztal.
1.3 Szervezeti keretek
Gazdasági társaságok vezetői A gazdasági társaságok vezetői felelősek a Gazdasági Iroda vezetője felé - a jelen eljárásban rögzített módon – összegyűjteni és eljuttatni saját intézményükre vonatkozóan a kért adatokat. Az eljárás hatálya kötelezően az alábbi, önkormányzat tulajdonában lévő gazdasági társaságokra terjed ki:
"URBS NOVUM" Nagykállói Városfejlesztési Kft. Kállai Kettős Gazda Nonprofit Kft. Nagykállói Kiemelten Közhasznú Nonprofit Kft. Teszovál Kft. Gazdasági Iroda vezetője A Gazdasági Iroda vezetője felelős az adatok összegyűjtéséért, és előzetes kiértékeléséért. Az összesített adattartalmat köteles a Vezetői megbeszélést megelőzően az előzetes értékeléssel együtt a Jegyző felé eljuttatni. Majd a gazdasági társaságok vezetőivel rendszeresített megbeszélésen tájékoztatja mind a cégvezetőket, mind a Hivatal vezetőit (Polgármester, Jegyző) a teljesítménytáblákban szereplő információkról. Jegyző A Gazdasági Iroda vezetőjének előzetes javaslatai és a teljesítménytáblában szereplő eltérések alapján javaslatot tesz intézkedésre. Az intézkedések végrehajtását folyamatosan figyelemmel kíséri, ellenőrzi. 1.4. Az eljárás leírása (a kontrolling folyamata) A mini kontrolling tábla adattartalma A mini kontrolling tábla tartalmazza az egyes cégekre vonatkozóan külön-külön a releváns intézményi adatokat, mellyel az alábbi mutatószámok válnak transzparenssé a Hivatal számára:
Bevételek és kiadások (Ft)
Legutolsó lezárt hónap létszáma (fő)
A cég kinnlevőségeinek és tartozásainak (egymás felé is) tételes, számla alapú felrosolása (Ft)
Valamennyi soron megjelenítésre kerülnek mind a havi tervezett, mind a havi tényleges mutatószámok, annak érdekében, hogy a folyamatos összehasonlíthatóság kritériuma teljesüljön. A mini kontrolling tábla kitöltésére vonatkozó általános szabályozás, felelősségi körök
A mini kontrolling adattábla valamennyi terv-és tényadatának feltöltéséért a releváns cégvezetők felelősek. A mutatónkénti felelősöket az alábbi táblázat szemlélteti: Intézményi mini kontrolling Mutató A társaság bevételei és kiadásai (Ft)
Kitöltésért felelős Cégvezető, ill. a cég gazdasági vezetője
Legutolsó lezárt hónap létszáma
cégvezető, cég személyügyi munkatársa vagy
(fő)
bérszámfejtője
A cég kinnlevőségeinek és tartozásainak tételes, számla
Cégvezető, ill. a cég gazdasági vezetője vagy könyvelője
alapú felsorolása
Valamennyi Hivatalhoz beérkező adat előzetes kiértékelését a Gazdasági Iroda vezetője végzi. Ennek érdekében a kitöltésért felelős cégvezetők a feltöltött adattábláikat a Gazdasági Iroda vezetőjének kötelesek eljuttatni a tárgyhót megelőző adatokkal minden hónap 10-ig (amennyiben munkaszüneti napra esik, akkor az azt megelőző legutolsó munkanapig). A Gazdasági Iroda vezetője a beérkező Intézményi adatokat egy összesített mini kontrolling adattáblába integrálja, majd egy előzetes értékeléssel együtt a Jegyző részére továbbítja. A Jegyző felé 2 munkanapon belül kell továbbítani az összesített adatokat tartalmazó mini kontrolling teljesítménytáblát. A mini kontrolling teljesítménytábla minden hónap során legalább egy alkalommal megtartandó cégvezetői értekezletén kerül előterjesztésre a résztvevők számára. A cégvezetői értekezlet során a Gazdasági Iroda vezetője értékeli a mini kontrolling teljesítménytáblában szereplő adatokat. Amennyiben a Vezetői megbeszélésen valamely érintett gazdasági társaság vezetője nem tud részt venni valamilyen oknál fogva, azt előzetesen jeleznie kell a Jegyző felé, továbbá delegálnia kell maga helyett más, felelős vezetőt a megbeszélésre. Az adattartalmak kiértékelésével kapcsolatos intézkedési rend A havi Vezetői megbeszélés keretében, a Gazdasági Iroda vezetője által ismertetett mini kontrolling tartalom alapján a felmerülő eltérésekre vonatkozóan intézkedési javaslatot a Jegyző tesz. A szükséges intézkedések megvalósításáért a Jegyző a felelős. Melléklet: lásd 1.5 melléklet xls. fájl
