Kontrolní komise Bytové družstvo Dubina II Paní Mgr. Pavla Hanusová Dlouhá 1809 666 01 Tišnov
Věc : Stížnost na činnost správkyně bytových domů na ulici Dlouhá, Tišnov – odpověď Vážená paní Hanusová, na základě Vaší, výše uvedené stížnosti ze dne 24.1.2012 Vám zasíláme následující vyjádření. Při prošetřování stížnosti na činnost správkyně bytových domů v Tišnově, paní Pavlínu Šmerdovou, kontrolní komise provedla následující kroky: - Kontrola veškerých výdajů na středisku Tišnov, se zaměřením na výdaje spojené se společností Teplo T - Kontrola všech smluv uzavřených se společností Teplo T, které jsou v kanceláři BD Dubina II k dispozici - Kontrola zápisů ze schůzí členské samosprávy Tišnov - Kontrola reklamačních protokolů zaslaných do kanceláře BD Dubina II ze samosprávy Tišnov - Výpověď bývalé správkyně, paní Pavlíny Šmerdové - Komunikace se zaměstnanci BD Dubina II - Komunikace s právním zástupcem BD Dubina II, panem Mgr. Hladíkem Na základě shromážděných informací došla kontrolní komise ke zjištěním, která jsou podrobně rozepsána v příloze tohoto dopisu. Současně s Vaší žádostí o prošetření činnosti paní Šmerdové byla také kontrolní komisi zaslána „Informace o soužití v bytovém domě ul.Dlouhá, Tišnov“ sepsaná paní Ivanou Skoupou. V této záležitosti je kontrolní komise Vám nucena odpovědět, že KK nemá kompetence tyto spory řešit. Kontrolní komise tak naprosto souhlasí se zněním dopisu, který paní Skoupá obdržela od BD Dubina II prostřednictvím právního zástupce pana Mgr. Hladíka. V případě jakýchkoliv dotazů prosím kontaktujte kontrolní komisi BD Dubina II. Příloha č. 1: Činnost správkyně lokality Tišnov, paní Pavlíny Šmerdové Příloha č. 2: Náklady proplacené BD Dubina II společnosti Teplo T, s.r.o. v letech 2004-2011 Za Kontrolní komisi Lucie Pučeglová
1/7
Příloha č. 1:
Činnost správkyně lokality Tišnov, paní Pavlíny Šmerdové Na základě stížnosti doručené kontrolní komisi na činnost paní Pavlíny Šmerdové, jakožto správkyně lokality Tišnov bylo zjištěno následující : 1) Nedostatky ohledně vypisování oficiálních reklamačních protokolů, opožděné a dosud nevyřízené reklamace Povinnost vypisovat reklamační listy a zasílat je do kanceláře Bytového družstva (dle článku I. Dohody o pracovní činnosti na činnost správce bytových domů ze dne 29.7.2005) při vyřizování reklamací nebyla ze strany paní Šmerdové, coby správkyně v lokalitě Tišnov, plněna. Kontrolou bylo zjištěno, že za působení paní Šmerdové obdržela kancelář BD Dubina II pouze dva reklamační protokoly. Ostatní reklamační protokoly byly sepsány až novými správci na podzim a v zimě roku 2011. Jako důvod paní Šmerdová uvedla, že minulé vedení družstva v čele s panem Ing. Kislingerem vypisování reklamačních protokolů nevyžadovalo, dále že mezi bývalým vedením družstva a zástupcem stavební firmy došlo k dohodě, aby veškeré závady byly řešeny stavební firmou přímo s nájemníky osobně pro urychlení případných oprav. Dále paní Šmerdová vypověděla, že došlo-li k opakovaným závadám, posílala požadavek vedení družstvu, které následně kontaktovalo dané firmy, které závady odstranily. Paní Šmerdové není znám jediný případ, kdy závada odstraněna nebyla. Přesto je v současnosti několik nájemníků, kteří tvrdí, že některé reklamace nahlášené paní Šmerdové v předchozích letech nejsou dodnes vyřešeny. Kontrolní komise zjišťovala, zda v minulosti byly na paní Šmerdovou podány na vedení družstva či kontrolní komisi nějaké stížnosti, týkající se nenahlašování reklamací, jejich pozdní řešení, či neřešení těchto reklamací vůbec. Kontrolní komise žádnou takovouto stížnost nezaznamenala ani v kanceláři BD ani u bývalé kontrolní komise Závěr kontrolní komise: správkyně paní Pavlína Šmerdová neplnila jednu z povinností, za kterou byla dle Dohody o pracovní činnosti odměňována – vypisování reklamačních protokolů. 2) Nedostatky ve svolávání schůzí členské samosprávy v Tišnov Dle Stanov Bytového družstva Dubina II., článek 21, bod 5 svolává schůzi členské samosprávy delegát nebo jeho zástupce písemnou pozvánkou. Paní Šmerdová (správce) dle svého vyjádření svolávala schůze členské samosprávy poté, co ji o to delegáti ústně žádali. Kontrolní komise nenalezla v materiálech družstva žádnou připomínku/námitku delegátů nebo členů samosprávy proti minulé praxi. Závěr kontrolní komise: Paní Šmerdová neměla kompetence k tomu svolávat schůze členské samosprávy a došlo tudíž z její strany a strany delegátů k pochybení a nedodržení stanov BD Dubina II. K pochybení by nedošlo v případě, že by delegáti paní Šmerdovou o svolání schůze požádali a ona toto svolání technicky jejich jménem zajistila.
3) Svévolné nakládání s finančními prostředky BD Dubina II (Kompletní výměna zámků, výměna odvzdušňovacích ventilů, další práce prováděné bez souhlasu samosprávy, bez výběru nejvýhodnější nabídky) V roce 2011 byly v lokalitě Tišnov provedeny práce, které dle některých členů samosprávy Tišnov byly naprosto zbytečné, nadhodnocené, bez souhlasu samosprávy a bez výběrového řízení, tedy ne nejvýhodnější. Jedná se především o kompletní výměnu zámků ve všech bytových domech a výměnu všech odvzdušňovacích ventilů. 2/7
a) Odvzdušňovací ventily – výměna odvzdušňovacích ventilů byla provedena společností Teplo T, na tuto výměnu byla sepsána smlouva o dílo mezi BD Dubina II a spol. TEPLO T na částku celkem 31 096,- Kč, podepsána předsedou představenstva panem Dzianem a paní Šmerdovou. Fakturovaná částka celkem byla 40 788,- Kč. Rozdíl v ceně byl dán potřebou provést vícepráce z důvodu změny technologického postupu. Dle stížnosti některých nájemníků nebyla provedena výměna všech odvzdušňovacích ventilů, přestože vyfakturovány a proplaceny byly všechny. Za účelem zjištění skutečného počtu dodaných odvzdušňovacích ventilů se uskutečnila dne 16.3.2012 schůzka za účasti všech nájemníků lokality Tišnov, kteří o to projevili zájem, dále za účasti Ing. Humpolce za představenstvo, zástupce města Tišnov, zástupce společnosti TEPLO T s.r.o. Bylo zjištěno, že chybí dva ventily. Jeden nejde namontovat z důvodu malé výšky nad výměníkem, druhý byl namontován dodatečně dne 22.3.2012. Kontrolní komise dále zjistila – paní Šmerdová neměla objednané práce projednány a odsouhlaseny samosprávou v Tišnově, přesto došlo ze strany vedení BD (pan Dzian, paní Šmerdová) k uzavření smlouvy o dílo. Potřebu výměny ventilů obhajuje zvyšující se poruchovostí ventilů s následkem zavzdušňování systému ENPLAN. Dle smlouvy o dílo měly být ventily vyměněny v termínu od 19.1.2011 do 31.1.2011, přičemž zdanitelné plnění na faktuře je až v březnu 2011 s délkou splatnosti 30 dnů. Ve skutečnosti byla splatnost faktury kratší. Přes všechny tyto nedostatky byla faktura podepsána a odsouhlasena ze strany paní Šmerdové, panem Dzianem a slečnou Sladovou. b) Kompletní výměna zámků – tato výměna byla provedena firmou Zdeněk Koláček – Zámkářství v celkové hodnotě 71 844,- Kč. Tato zakázka byla paní Šmerdovou objednána a dodavatelem provedena na žádost některých nájemníků, ale bez uskutečnění schůze členské samosprávy a bez vědomí vedení BD. Část nájemníků považuje tuto výměnu za zbytečnou, s vyššími náklady než u jiných dodavatelů (opět absence výběru nejvýhodnější nabídky). Paní Šmerdová hájí své rozhodnutí vyměnit kompletně celý systém zamykání tím, že ji někteří nájemníci o toto požádali s tím, že své klíče ztratili a také tím, že vložky v některých hlavních vchodech byly již na pokraji životnosti a od některých vložek již nebyly bezpečnostní kartičky potřebné k přidělání dalších nových klíčů. Závěr kontrolní komise: Správkyně Paní Pavlína Šmerdová pochybila, když jednala bez vědomí vedení BD. Objednávala práce a materiály, které nebyly navrženy členskou samosprávou a představenstvem schváleny. Ze strany vedení družstva došlo k závažnému pochybení, když takto objednávané práce a materiály nechalo bez kontroly a spolupráce s členskou samosprávou proplácet. Představenstvo nedostatečně řídilo a kontrolovalo činnost zaměstnance BD. Doporučení kontrolní komise: Kontrolní komise doporučila představenstvu BD Dubina II. rozeslat na všechny lokality informace o problému schvalování veškerých výdajů ze strany správců bez souhlasu členské samosprávy – viz zápis z jednání představenstva za účasti KK ze dne 21.1.2012, kontrolní komise dále doporučuje zavést systém evidence zápisů členských samospráv tak, aby bylo jednoduché dohledat a zkontrolovat, zda a kdy byly případné vyfakturované práce či materiály samosprávou odsouhlaseny a zároveň, aby byl v kanceláři BD přehled o tom, jak často se jednotlivé samosprávy scházejí. Kontrolní komise dává na zvážení vedení BD úpravy Dohod o pracovní činnosti podepisované správci tak, aby jednotliví správci věděli, jakým způsobem mají postupovat s cílem zajistit dodržování Stanov BD Dubina II. 4) Na zakázky nebylo konáno výběrové řízení Správce bytových domů nemá dle Stanov povinnost výběrová řízení na dodávky prací a materiálů organizovat, nicméně kontrolní komise je toho názoru, že pokud by paní Šmerdová ve spolupráci se 3/7
samosprávou v Tišnově postupovali dle Stanov BD Dubina II a odsouhlasovali si každý výdej na schůzích samosprávy a navrhovali jej vedení BD, je velmi pravděpodobné, že by si samospráva zorganizování výběrového řízení vyžádala, s cílem nalézt nejvýhodnější nabídku. Závěr kontrolní komise: Přestože není povinností organizovat výběrová řízení na dodávky prací, služeb či materiálů ze strany správce bytových domů, je vždy výhodnější pro BD Dubina II tato výběrová řízení organizovat a získat tak nejúspornější variantu dodávky. 5) Předání kanceláře s nulovými položkami Na základě dokumentu Předávací protokol - kancelář, který byl přílohou stížnosti paní Mgr. Hanusové, je patrné, že správkyně paní Pavlína Šmerdová předala pouze klíč od kanceláře a 2 židle. Co se týče listinné agendy, kterou paní Šmerdová nebyla schopna při předání kanceláře dodat, bude vedení BD Dubina II dle vyjádření právního zástupce pana Mgr. Hladíka ze dne 21.11.2011 náklady vzniklé s případným dohledáváním předmětných listin vymáhat na paní Šmerdové. Kontrolní komise se domnívá, že není povinností správce bytových domů archivovat u sebe listinné doklady vzniklé při plnění povinností dle Dohody o pracovní činnosti, v případě, že tyto dokumenty předává do kanceláře Bytového družstva. Kontrolní komise jako nápravné opatření navrhne vedení BD Dubina II, aby se se správci jednotlivých lokalit domluvilo, aby si správci vedli písemný seznam všech dokumentů, které předávají kanceláři BD, aby v budoucnosti nedocházelo k případným problémům. Co se týče vybavení kanceláře nábytkem, to byla dle slov paní Šmerdové jejím osobním vlastnictvím, až na dvě židle, které byly zakoupeny z finančních prostředků BD Dubina II, a které také předala. Kontrolní komise kontrolou veškerých výdajů na středisku Tišnov zjistila, že skutečně žádný jiný nábytek nebyl do kanceláře správkyně nakoupen. Závěr kontrolní komise: Paní Pavlína Šmerdová nevedla listinnou agendu tak, jak ji ukládala Dohoda o pracovní činnosti (chybějící reklamační protokoly). Doporučení kontrolní komise: Kontrolní komise navrhuje, aby si správci vedli písemný seznam dokladů, které předávají do kanceláře BD Dubina II. 6) Výhrady k zápisu ze schůze samosprávy Tišnov dne 22.9.2011 Kontrolní komise zjistila, že kancelář Bytového družstva, dle dopisu ze dne 21.11.2011 od právního zástupce BD Dubina II pana Mgr. Hladíka adresovaného paní Mgr. Hanusové, požádá ověřovatele předmětného zápisu o jejich písemné vyjádření, zda došlo k zneplatnění tohoto zápisu dodatečným vpisováním ze strany paní Šmerdové. V době dokončení této zprávy kancelář BD Dubina II toto vyjádření nemá. Paní Šmerdová naprosto odmítá jakoukoliv manipulaci s tímto zápisem. Závěr kontrolní komise: Kontrolní komise požádala kancelář BD Dubina II, aby ji podala zprávu, jakmile bude mít vyjádření od ověřovatelů napadeného zápisu samosprávy ze dne 22.9.2011
7) ENPLAN Paní Mgr. Hanusová požaduje prověřit situaci ohledně ENPLANu právním zástupcem BD Dubina II. Kontrolní komise tento požadavek předá na dalším jednání představenstva. Kontrolní komise sama k situaci ohledně ENPLAN zjistila následující: Na základě dodatku č. 1 ke smlouvě o dílo č. 36/2003F ze dne 30.4.2005, resp. 18.5.2005 došlo k navýšení ceny díla „Komplexní dodávka a montáž ústředního vytápění v bytových domek v Tišnově“ o částku 2 569 523,- Kč a to za dodávku a montáž 92 kusů bytových jednotek ENPLAN. Dle dodatku vyplývá, že platba za 92 ks jednotek ENPLAN uhradí BD DUBINA II společnosti TEPLO T s.r.o. po obdržení platby ze strany města Tišnov. Kontrolní komisi bylo ze strany paní účetní BD Dubina II sděleno, že žádná platba nebyla ze strany města Tišnov bytovému družstvu uhrazena. Kontrolní 4/7
komise se domnívá, že ze strany družstva nemělo dojít k platbě za tuto dodávku. Kontrolní komise nastínila tento problém právnímu zástupci družstva Mgr. Hladíkovi a nechává na zvážení představenstvu BD, zda bude tento problém s jeho spoluprací řešit (zřejmě již promlčené). Na základě této skutečnosti kontrolní komise doporučuje představenstvu, aby zavedlo ve spolupráci s kanceláří BD systém zaznamenávání všech uzavřených smluv tak, aby si je KK mohla vyžádat ke kontrole.
8) NÁKLADY NA TELEFON Kontrolní komise zkontrolovala náklady na telefon paní Šmerdové za rok 2010 a 2011 a porovnala s účty za telefon v lokalitách, které jsou Tišnovu (92 bytových jednotek) blízké počtem bytových jednotek, a to s lokalitou Aš (94 bytových jednotek), Český Krumlov (80 bytových jednotek) a Poděbrady (89 bytových jednotek).
2010 2011
Tišnov 9 157,- Kč 13 653,- Kč
Aš 23 652,- Kč 21 130,- Kč
Český Krumlov 5 452,- Kč 11 029,- Kč
Poděbrady 5 390,- Kč 5 531,- Kč
Kontrolní komise se domnívá, že nejlepším ukazatelem, zda jsou provolávány finanční prostředky bytového družstva oprávněně, je dodržování povinnosti ze strany správce informovat vedení družstva o své činnosti tak, jak jim ukládá Dohoda o provedené činnosti. Ve svém zápise ze dne 7.1.2012 toto vedení družstva kontrolní komise doporučila.
5/7
ZÁVĚR KONTROLNÍ KOMISE K PROŠETŘENÍ STÍŽNOSTI NA ČINNOST BÝVALÉ SPRÁVKYNĚ V TIŠNOVĚ Po prošetření stížnosti na hospodaření bývalé správkyně v lokalitě Tišnov shrnula kontrolní komise svá zjištění: Pochybení Kontrolní komise shledala závažná pochybení na straně 1) bývalé správkyně bytových domů v Tišnově, paní Pavlíny Šmerdové a) nevypisování oficiálních reklamačních protokolů – nedodržení Dohody o pracovní činnosti b) objednávání zakázek na žádost některých nájemníků avšak bez předchozího uspořádání schůze členské samosprávy a bez vědomí vedení BD Dubina II – v nesouladu se Stanovami BD Dubina II, článek 21, bod 4 Stanov: „ Členská samospráva předkládá představenstvu družstva návrhy na hospodaření v bytovém domě, předkládá představenstvu návrhy na užití prostředků z fondu oprav a údržby a investičního fondu, na nutnost provedení oprav a údržby,…“ článek 24, bod 3 Stanov: „ Družstvo vytváří fond oprav a údržby… O čerpání prostředků z fondu rozhoduje představenstvo družstva na základě návrhů členské samosprávy a v souladu s výší prostředků daného střediska bytového hospodářství.“ 2) vedení Bytového družstva Dubina II. a) proplácení faktur bez relevantních dokladů - představenstvo BD Dubina má o čerpání z fondu oprav a údržby rozhodovat na základě návrhů samosprávy (viz čl. 21, bod 4 a článek 24, bod 3 Stanov výše). Vedení BD nechalo proplácet faktury, aniž by na objednané práce mělo návrh samosprávy a o těchto pracích předem rozhodlo. Představenstvo nedostatečně řídilo a kontrolovalo činnost správkyně jakožto zaměstnance BD. Kontrolní komise také konstatuje, že členové samosprávy v Tišnově během působení bývalé správkyně, paní Pavlíny Šmerdové, nevyužili svého práva správkyni odvolat, na činnost správkyně si za několik let jejího působení nestěžovali a nechali ji tak několik let hospodařit se svými prostředky z Fondu oprav a údržby dle výše popsaného způsobu. Doporučení Kontrolní komise představenstvu BD Dubina II. Kontrolní komise na základě některých poznatků při prošetřování výše uvedené žádosti doporučuje představenstvu BD Dubina II. : 1) Již na jednání představenstva dne 21.1.2012 kontrolní komise doporučila rozeslat na všechny lokality informace o problému schvalování veškerých výdajů ze strany správců bez souhlasu samosprávy. Samosprávy by si měly odhlasovat finanční částku, se kterou může správce v průběhu roku bez souhlasu samosprávy sám nakládat. 2) Zavést systém evidence zápisů členských samospráv. 3) Zavést systém evidence smluv uzavíraných Bytovým družstvem Dubina II pro snazší kontrolu ze strany KK. 4) Upravit Dohody o pracovní činnosti sepisované se správci. 5) Trvat na dodržování povinnosti ze strany správců ohledně pravidelného informovaní o své činnosti – viz zápis KK ze dne 7.1.2012. 6) Dohodnout se správci, aby vedli písemný seznam dokladů předávaných z jejich strany do kanceláře BD Dubina II.
6/7
Příloha č. 2:
NÁKLADY PROPLACENÉ BD DUBINA II. SPOLEČNOSTI TEPLO T s.r.o. V LETECH 2004 - 2011
Předmět smlouvy Smlouva č. č. 36 / 2003 F Dodatek č. 1 ke smlouvě č. 36 / 2003F
Změna smlouvy 01.03/BDD
Kompletní dodávka a montáž ústředního vytápění - stavební práce Dodávka a montáž 92 ks bytových jednotek ENPLAN
18.5.2005
Dodávka a montáž filtrů na studenou vodu, regulačních armatur, seřízení průtoků topné vody do bytového zásobníku
19.1.2011
Ing. Kislinger Tomáš Dzian, Pavlína Šmerdová
22.11.2006
Ing. Kislinger
Dodávky tepla pro 2004-2019
Dodávky tepla pro 2010
Smlouva č. ST09Úklid domů 0042 Ostatní náklady hrazené Teplu-T
Smlouvu podepsal
Ing. Kislinger, 30.11.2004 Z. Quarda
Smlouva o dílo č. Výměna odvzdušňovacích ventilů ST11-0009 Dodatek č. 2 ke smlouvě č. 36 / 2003F Smlouva č. 01.03/BDD
Datum podpisu
drobné opravy a výměny ventilů, šroubení, vodoměrů drobné opravy a výměny ventilů, šroubení, těsnění výměna měřičů
2004
3 332 152
2005
Proplaceno Kč v roce … 2006 2007 2008
2009
2010
2011
22 829
2 569 524
40 788
889 146 683 933 1 232 977 1 136 889 1 459 248 1 484 808
31.12.2009
1.8.2009
zřejmě Ing. Kislinger Ing. Kislinger, Pavlína Šmerdová
1 383 424 1 421 745
53 084
130 715
128 568
18 486 11 209 130 448
3 332 152 3 276 285 2 122 123 1 136 889 1 459 248 1 556 378 1 525 348 1 721 549 16 129 969 Kč
7/7
