MUNKAUTASÍTÁSOK LISTÁJA

NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság SZERVEZETI ÜGYREND SE-GFI-NGUI-SZR-M03

MUNKAUTASÍTÁSOK LISTÁJA SE-GMF-NETGUI-MU-01 RENDEZVÉNYSZERVEZÉS SE-GFI-NETGUI-MU-02 GAZDASÁGI CSOPORT MUNKAUTASÍTÁSA SE-GFI-NETGUI-MU-03 A LELTÁR MUNKAUTASÍTÁSA SE-GFI-NETGUI-MU-04 VILLAMOS ÜZEMZAVAR UTÁNI KÖTELEZŐ VISSZAKAPCSOLÁSI ÉS ELLEN ŐRZÉSI FELADATOK SE-GFI-NETGUI-MU-05 HULLADÉKKEZELÉSI UTASÍTÁS

A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI-SZR-M03 Érvénybelepés idő pontja: 2015.10.01.

Oldal: 1/1 Verziószám: 02

r-

SZERVEZETI ÜGYREND NET

Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság

TARTALOMJEGYZÉK

1.

3

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1.1.

SZERVEZETI EGYSÉG JOGÁLLÁSA, IRÁNYÍTÁSA, ADATAI

3

1.2.

ÜGYREND SZEMÉLYI HATÁLYA

3

A SZERVEZETI EGYSÉG FELÉPÍTÉSE, BELSŐ STRUKTÚRÁJA

2.

3

2.1. 2.2.

A SZERVEZETI EGYSÉG VEZETÉSI STRUKTÚRÁJA, HUMÁNERŐFORRÁSA

3 4

2.3.

KÉPZÉS, TOVÁBBKÉPZÉS

5

SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ FELÉPÍTÉSE

3.

A SZERVEZETI EGYSÉG FELADATAI

5

4.

A SZERVEZETI EGYSÉG BELS Ő MUNKAMEGOSZTÁSÁNAK RENDJE

6

4.1. 4.2. 4.3.

VEZETŐK FELADATAI, KIFEJEZETTEN A VEZET ŐI TEVÉKENYSÉG TEKINTETÉBEN

6

KÖZALKALMAZOTTAK FELADATAI

11

SZERZŐDÉSES (MEGBÍZÁSI) JOGVISZONYBAN TÖRTÉN Ő FELADATELLÁTÁS KŐRE, AZ EZZEL ÖSSZEFÜGG Ő

33

FELADATOK RENDJE

A SZERVEZETI EGYSÉG MŰKÖDÉSÉNEK RENDJE

5.

5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. 5.8. 6.

33

HELYETTESÍTÉS RENDJE

33

SZIGNÁLÁS RENDJE

IRATKEZELÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ SZABÁLYOK

33 33 33 33

KAPCSOLATTARTÁS, EGYÜTTMŰKÖDÉS

34

INFORMÁCIÓÁRAMLÁS

34 34

KIADMÁNYOZÁS RENDJE NYILVÁNTARTÁSOK VEZETÉSE

BÉLYEGZŐK HASZNÁLATA

A VEZETŐI ELLENŐRZÉSSEL, MUNKASZERVEZÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ SZABÁLYOK 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6.

mumcmr058.8 VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK SZABADSÁGOK KIADÁSÁRA VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK MUNICAKI5R1 LEÍRÁSOK ELKÉSZÍTÉSE, AKTUALIZÁLÁSA, FELÜLVIZSGÁLATA A FOLYAMATBA ÉPÍTETT VEZET ŐI ELLENŐRZÉS ESZKÖZEI, MÓDSZEREI, TÍPUSAI A SZERVEZETI EGYSÉG MŰKÖDÉSÉVEL ÖSSZEFÜGGŐ KOCKÁZATOK KEZELÉSE MUNKÁLTATÓI JOGKÖR GYAKORLÁSÁNAK RENDSZERE

34 34 35 35 35 35 36

7.

HIVATKOZÁSOK LISTÁJA

36

8.

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

37

9.

MELLÉKLETEK

37

ADATLAPOK

37

10.

A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés id őpontja: 2015. 05.15.

Oldal: 2/37 Változat száma: 01

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság

1. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK 1.1. SZERVEZETI EGYSÉG JOGÁLLÁSA, IRÁNYÍTÁSA, ADATAI A szervezeti egység elnevezése:

Nagyvárad téri Elméleti Tömb Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság

A szervezeti egység rövidített elnevezése: NGÜI A szervezeti egység típusa: Igazgatóság, amely az Egyetem költségvetésén belül önálló keretgazdálkodási jogkörrel rendelkez ő, az Egyetem m űködése szempontjából kiemelt feladatokat ellátó szervezeti egység, amelynek vezet ője az igazgató, A Nagyvárad Téri Elméleti Tömb a Semmelweis Egyetem Budapest Nagyvárad tér 4. sz. alatti épületében, elhelyezkedő szervezet, mely az egyetem Szervezeti és M űködési Szabályzatában foglaltak alapján jött létre. A Tömb olyan decentralizáltan gazdálkodó szervezeti egységek közössége, amelyben a közös, üzemeltetési és működtetési feladatokat a NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság (továbbiakban NGÜI) látja el. Az Üzemeltetési Igazgatóság a Semmelweis Egyetem Gazdasági Főigazgatósága keretein belül m űködik. A tömb gazdálkodási feladatait a gazdasági főigazgató, az üzemeltetési feladatok ellátását a m űszaki főigazgató szakmai módszertani iránymutatása alapján végzi

A Tömb szervezeti egységei szervezetüket tekintve önállóak, a Semmelweis Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzatának megfelel ően saját ügyrenddel rendelkeznek. A szervezeti egység székhelye: 1089 Budapest, Nagyvárad tér 4. 1.2. ÜGYREND SZEMÉLYI HATÁLYA a) Jelen szabályzat hatálya kiterjed a NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatósággal közalkalmazotti, vagy olyan egyéb jogviszonyban álló személyekre, akiknek feladata az Egyetem működésével, fenntartásával, szakmai tevékenységének ellátásával összefügg ő feladatok biztosítása, b) mindazon ügyekre, amelyek a hatályos jogszabályi rendelkezések az Igazgatóság kötelez ő feladatát képezik, 2. A SZERVEZETI EGYSÉG FELÉPÍTÉSE, BELS Ő STRUKTÚRÁJA 2.1. SZERVEZETI EGYSÉG BELSŐ FELÉPÍTÉSE Az NET gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság a Gazdasági F őigazgatósághoz tartozó szervezeti egység, melynek vezet ője az igazgató. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés időpontja: 2015. 05.15.


SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság Az Igazgatóság a kővetkező egységeket foglalja magában: a) gazdasági csoport: • • • • • • •

gazdasági csoportvezet ő gazdasági ügyintéz ők pénztár leltározók titkárság postázó raktár

b) műszaki osztály: • • • • •

műszaki osztályvezet ő műszaki csoportvezető gondnok műszaki ügyintéző karbantartók

c) program koordinátor: • •

tantermi technikusok takarítónők

d) biztonságtechnikai ügyintéz ő e) központi állatház • • 2.2.

állatház vezető állatgondozók

A SZERVEZETI EGYSÉG VEZETÉSI STRUKTÚRÁJA, HUMÁNER ŐFORRÁSA

A főállású közalkalmazotti foglalkoztatottak száma jelenleg 40 f ő (4 fő gyes-en van) A munkakörök betöltéséhez szükséges szakképzettséget, a munkaid őt, a munkaköri leírások, illetve az azokat kiegészítő rendelkezések szabályozzák. Munkakör igazgató gazdasági csoportvezet ő műszaki osztályvezető műszaki csoportvezető gondnok program koordinátor gazdasági ügyintéz ő felelős számadó biztonságtechn. ügyintéző raktáros

Szakképzettség felsőfokú szakirányú felsőfokú szakirányú felsőfokú szakirányú felsőfokú szakirányú felsőfokú szakirányú középfokú középfokú szakirányú középfokú szakirányú középfokú szakirányú

A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépes időpontja: 2015. 05.15.

Létszám 1 1 1 1 1 1 5 2 1 1 -

Munkaidő 40 órás 40 órás 40 órás 40 órás 40 órás 40 órás 40 órás 40 órás 40 órás 40 órás Oldal: 4/37 Változat száma: 01

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság pénztáros postá7ó kézbesítő tantermi technikus villanyszerelő gépész víz és hálózatszerel ő karbantartó állatház vezet ő állatgondozó takarító

2.3.

középfokú szakirányú szakirányú alapfokú középfokú szakirányú szakirányú középfokú szakirányú szakirányú szakirányú felsőfokú szakirányú szakirányú szakirányú

1 1 3 3 3 2 1 1 1 2 7

40 órás 40 órás 40 órás 40 órás 40 órás 40 órás 40 órás 40 órás 40 órás 40 órás 40 órás

KÉPZÉS, TOVÁBBKÉPZÉS

Évente készül oktatási terv, mely alapján az Igazgatóság biztosítja a dolgozói részére a szükséges továbbképzéseken való részvételt, (pl. az új programok megismerése, szinten tartása a Kontrolling Igazgatóság által meghirdetett SAP-tanfolyam). Ezen kívül a lehetőség van a szakmai továbbképzéseken, konferenciákon, tanfolyamokon való részvételre. Iskolai, tanfolyami továbbképzésre lehet őség nyílik egyénileg, a munkáltató ehhez esetenként támogatást nyújthat. A munka, és tűzvédelmi oktatáson évente egyszer minden dolgozónak kötelez ő részt vennie. 3. A SZERVEZETI EGYSÉG FELADATAI a) Az intézetek részére központi ügyviteli szolgáltatások nyújtása: munkaügyi, személyzeti, bérügyi, pénzügyi és számviteli ügyintézés, leltárkezelés; m űszaki ügyintézés, beszerzés, költség-kontrolling; az SAP rendszer kezelése, SAP HR id őrögzítői feladatok, kézbesítés, eszközraktározás, textilellátás b) biztonsági, feladatok: t űzvédelem, vagyonvédelem, biztonságvédelem, munkavédelem, környezetvédelem c) informatikai feladatok: hálózat-üzemeltetés, számítástechnikai eszközpark felügyelete, az oktatási és tudományos munka segítése d) műszaki feladatok: épület-felügyelet és karbantartás. Gépészeti-, villamos-, és biztonsági berendezésekre vonatkozó kötelez ő felülvizsgálatok elvégzése végeztetése, hibaelhárítás elvégzése illetve elvégeztetése épületgépészeti elemek (felvonók, klímák, laboratóriumok, energia-ellátás, közm űrendszerek stb.) felügyelete és üzemeltetése; hulladékkezelés, kertészet, bels ő eszközmozgatás e) ingatlanhasznosítási és rendezvényszervezési feladatok: szabadkapacitások értékesítése bérbeadás útján f) Kísérleti állatok tenyésztése A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés időpontja: 2015. 05.15.


SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság 4. A SZERVEZETI EGYSÉG BELS Ő MUNKAMEGOSZTÁSÁNAK RENDJE 4.1.

VEZETŐK FELADATAI, KIFEJEZETTEN A VEZETŐI TEVÉKENYSÉG TEKINTETÉBEN

4.1.1.

IGAZGATÓ FELADATAI

a) Az Igazgatóság gazdálkodási rendszerének irányítása, m űködtetése, működésének ellenőrzése és folyamatos korszerűsítése. b) Meghatározza az Igazgatóság szervezeti felépítését, gondoskodik a m űködéséhez és feladatainak ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek fedezetér ől. e) Az Igazgatóságon a közalkalmazotti és munkavégzésre irányuló további jogviszonyban foglalkoztatottak esetében a kinevezés, kinevezés módosítás, felmentés, fegyelmi tekintetében gyakorolja a munkáltatói jogokat. d) A költségvetési el őirányzatával és az igazgatóság által ellátandó feladatokkal összhangban megtervezi a működéshez szükséges létszám, bér, dologi és felhalmozási kereteket. A vezet ői költségvetésben elfogadott keretek felhasználásának elveit ellen őrzi és végrehajtatja. e) Gondoskodik az üzemeltetési folyamatok m űködéséről, a gazdálkodási tevékenységek bels ő szervezettségének, szabályszer űségének feltételrendszerér ől, azok betartatásáról és korszerűsítéséről. A szabályzatokban rögzített vezet ői ellenőrzéseket elvégzi. f) A humánerőforrás gazdálkodást érint ő kérdésekben az Emberier őforrás-gazdálkodási Főigazgatóság által meghatározott elvek szerint, állásfoglalásokban, körlevelekben, tájékoztatókban foglaltak alapján jár el, illetve egyeztet az Emberier őforrás-gazdálkodási Főigazgatósággal. g) Feladata az el őirányzatok, a gazdálkodási keretek betartatása, a bevétel el őírások és a kötelezettségvállalások nyilvántartásának m űködtetése. h) Gondoskodik a gazdálkodáshoz szükséges gazdasági adatok és információk összegy űjtéséről, rendszerezéséről, nyilvántartásáról és rendelkezésre bocsátásáról az Egyetem és a Gazdasági Főigazgatóság el őírásai szerint. i) Elkészíti a közvetlen irányítása alá tartozó közalkalmazottak munkaköri leírását. j) Összehangolja, operatív módon irányítja a feladatok megvalósulását, beszámoltatja és tájékoztatja közvetlen beosztottjait k) Előkészíti a NET Operatív Egyeztet ő Testületének (OET) üléseit 1) Ellátja a NET Operatív Egyeztető Testületének titkári funkcióit m) Igény szerinti gyakorisággal tájékoztatja a gazdasági főigazgatót és az OET-et az Igazgatóság gazdálkodási helyzetér ől, kereteinek pillanatnyi állásáról és várható alakulásáról. n) Figyelemmel kíséri a területét érint ő törvényeket, jogszabályokat, egyetemi szabályzatokat és utasításokat; illetve ellen őrzi megvalósításukat. o) Ellátja mindazokat a további feladatokat, amelyeket számára a gazdasági f őigazgató meghatároz. p) A gazdálkodási keretek betartásának és az erre irányuló intézkedések ellen őrzése. q) Az előírt feladatok, a rektori, főigazgatói vagy igazgatói körlevelek, utasítások, értekezleti határozatok végrehajtásának ellen őrzése. r) Az aláírási jogkör gyakorlása során az aláírandó kimen ő iratok tartalmi és formai ellen őrzése



r

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság A min őségirányítással kapcsolatos feladatai a) Az NGÜI ügyrend elkészíttetése és naprakész állapotának biztosíttatása. b) Az Egyetem és NGÜI min őségirányítási rendszerével kapcsolatos feladatok elvégzése a minőségirányítással kapcsolatos szabályzó dokumentumokban rögzítettek szerint. c) A területén elrendelt és kiadott min őségcélok megvalósítása. d) A területén észlelt, a min őségirányításhoz kapcsolódó nem-megfelel őségek megszüntetése vagy megszüntetésének kezdeményezése. e) az egység minőségirányítási dokumentációjának felügyelete és jóváhagyása, a) hatékony, minőségorientált közösségi szervezet m űködtetése, b) az egységszintű minőségcélok megfogalmazása és azok megvalósítása, c) a minőségirányítási rendszer m űködtetéséhez szükséges feltételek, er őforrások, munkaer ő biztosítása, d) helyesbítő intézkedések kezdeményezése, megtétele és a végrehajtás ellen őrzése, e) f) g) h)

az egységre vonatkozó jogszabályok figyelemmel kísérése a gazdasági- tervezési fegyelem, a munkahelyi rend a minőségügyi információk megfelel ő áramlásának biztosítása a munkatársak között, az egység dolgozói számára szakmai oktatási terv meghatározása

Környezetvédelmi feladatai a) Az Egyetem és NGÜI környezetirányítási rendszerével kapcsolatos feladatok irányítása, a szabályzók ismeretében, az igazgatóságot érint ően. b) A saját egység dolgozói környezetvédelmi kultúrájának fejlesztése, c) Felméri az általa vezetett egység tevékenységének környezetre gyakorolt hatását, d) Kinevezi a saját egységében a környezetvédelmi megbízottat és a hulladékgazdálkodási felelőst e) Gondoskodik a helyi hulladékgazdálkodási utasítás kidolgozásáról és betartatásáról, 1) Biztosítja a környezetvédelmi ellen őrzések, bejárások lebonyolítását g) Az ellenőrzések során talált környezeti nem-megfelel őségekre hibajavító, megel őző tevékenységeket indítványoz és ellen őrzi annak hatásosságát. Hatáskör, jogkör a) Jogosult az Igazgatóság képviseletére. b) Az Igazgatóság nevében aláírási és saját kereteire f őigazgatói delegálás szerinti kötelezettség-vállalási jogkörrel rendelkezik. c) A más szervezeti egységek gazdálkodására vonatkozóan a kancellár és a gazdasági főigazgató által delegált jogkörrel, kancellári egyetértési valamint pénzügyi ellenjegyzési, érvényesítési jogkört gyakorol. d) Munkáltatói jogkört gyakorol az Igazgatóság közalkalmazottaira vonatkozóan. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés időpontja: 2015. 05.15.


r

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság e) Kapcsolatot tart az egyetemi szervezeti egységek vezet őivel, igény szerint a szállítókkal, beruházást, felújítást és szolgáltatást végz ő külső szervezetekkel. f) Részt vesz a vezet ői értekezleteken, és ezekr ől tájékoztatja vezet ő munkatársait.

Felelősség a) Az Igazgatósághoz tartozó feladatok megbízható, pontos, színvonalas elvégzéséért, a vezetése alá rendelt szervezet tevékenységéért, a munkafegyelem, a jogszabályok és a határid ők betartásáért. b) Az Igazgatóság működési feltételeinek biztosításáért, a rendszeres gazdasági adatszolgáltatásért, felettese tájékoztatásáért, az egyetemi szabályzatok betartásáért és betartatásáért. c) Munkatársai továbbképzésért.

Döntési jog a) Dönt az Igazgatóság gazdálkodási rendszerének kialakításáról, irányításáról, m űködtetéséről, működésének ellenőrzéséről és folyamatos korszerűsítéséről. b) Meghatározza az Igazgatóság szervezeti felépítését, a rendelkezésére bocsátott kereteken belül dönt a működéséhez és feladatainak ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételek fedezetéről. c) Rendeltetési céljainak megfelel ően dönt az Igazgatóság költségvetési kereteinek felhasználásáról, e keretekre kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkezik. d) Az Igazgatóság nevében aláírási és saját kereteire f őigazgatói delegálás szerinti kötelezettségvállalási jogkörrel rendelkezik. e) Munkáltatói jogkört gyakorol az Igazgatóság közalkalmazottaira vonatkozóan.

Javaslattételi jog a) Javaslatot tesz az Igazgatóság által ellátandó feladatokra és a feladatellátások fedezetére. b) Javaslatot tesz az Igazgatóság költségvetési kereteire.

Ellenőrzési jog a) Ellenő rzi az Igazgatóság, valamint a partner szervezeti egységek gazdálkodási kereteinek betartását és az erre irányuló intézkedések megvalósulását. b) Ellenőrzi az el őírt feladatok, a rektori, főigazgatói vagy igazgatói körlevelek, utasítások, értekezleti határozatok végrehajtását, illetve a határid ők betartását. c) Az aláírási jogkörei gyakorlása során ellen őrzi az aláírandó kimenő iratok tartalmi és formai követelményeinek teljesülését.

Aláírási jog a) Az Igazgatóság nevében aláírási jogkörrel rendelkezik. b) Az Igazgatóság saját költségvetési keretei tekintetében kötelezettségvállalási jogkörének gyakorlásával kapcsolatban, c) Munkáltatói jogkörének gyakorolásával kapcsolatosan aláírási jogot gyakorol.



r-

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság d) Rektori felhatalmazás alapján kötelezettségvállalói, kancellári felhatalmazás alapján kancellári egyetértési, gazdasági főigazgatói felhatalmazás alapján pénzügyi ellenjegyzési jogkörrel rendelkezik 4.1.2. Műszaki osztályvezető feladatai a) Gondoskodik az üzemeltetési folyamatok m űködéséről, az üzemeltetési tevékenységek bels ő szervezettségének, szabályszer űségének feltételrendszerér ől, azok betartatásáról és korszerűsítéséről. b) Közvetlenül ellenőrzi, irányítja a műszaki és üzemeltetési osztályhoz tartozó karbantartó csoportvezető, gondnok, villanyszerel ők és gépészek, valamint az udvari munkások munkáját. c) A NET működésével összefüggő műszaki és üzemeltetési feladatok és az ehhez kapcsolódó műszaki szolgálat tevékenységének irányítása, szervezése, ellen őrzése. Az üzemeltetési feladatok ellátásának megszervezése. d) Biztosítja és biztosíttatja a munkavédelmi, balesetvédelmi, vagyonvédelmi és t űzvédelmi előírásokat, jogszabályi elvárásokat és megfelel őséget. e) Hatáskörében leghatékonyabb vagyon és energia-gazdálkodás megvalósítására törekszik. f) Az osztály működését érintő jogszabályok, utasítások, állásfoglalások figyelemmel kísérése, az abban foglaltak végrehajtásának megszervezése és ellen őrzése. g) Beszámolási, jelentési, adatszolgáltatási és tájékoztatási kötelezettség teljesítése. h) Éves költségvetési tervezet készítése a NET m űszaki kérdéseire vonatkozóan. i) Gondoskodik a műszaki munkák felméréséről, előkészítéséről a vonatkozó beszerzési előírásoknak megfelel ően j) Teljesítésigazolások, munkalapok aláírása, az elvégzett munkák kontrolálása, m űszaki átvétele k) Munkakapcsolat kialakítása a NET-ben m űködő intézetek vezet őivel, az Egyetem Gazdasági és Műszaki vezetésével. 1) Elkészíti a közvetlen irányítása alá tartozó közalkalmazottak munkaköri leírását. m) Szervezeti egységek vezet ői és saját felettese részére problémák azonnali jelzése szóban, illetve ezt követően írásban is, a probléma megoldásáról visszajelzés n) Koordinálja és felügyeli a vagyoni és felel ősségi károk ügyintézését. o) Az NGÜI igazgató helyettesítése az ingatlangazdálkodási és üzemeltetési feladatok tekintetében. p) Ellátja mindazokat a feladatokat, amelyeket számára az igazgató meghatároz. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés időpontja: 2015. 05.15.


r


q) Összehangolja, operatív módon irányítja a feladatok megvalósulását, beszámoltatja és tájékoztatja a csoportvezet őt és beosztottait r) Rendszeresen beszámol az igazgatónak az el őírt feladatok, illetve a rektori, f őigazgatói vagy igazgatói körlevelek, utasítások, értekezleti határozatok végrehajtásáról, határid ő szerinti teljesítéséről. A minőségirányítással kapcsolatos feladatai: a) Az Egyetem és az NGÜI minőségirányítási rendszerével kapcsolatos feladatok elvégzése a minőségirányítással kapcsolatos szabályzó dokumentumokban rögzítettek szerint. A területén elrendelt és kiadott min őségcélok megvalósítása. A területén észlelt, a min őségirányításhoz kapcsolódó nem - megfelel őségek megszüntetése vagy megszüntetésének kezdeményezése. b) MIR auditálásban a szervezeti egység támogatása, MIR alapkövetelmények ismerete Környezetvédelmi feladatai: Az Egyetem és az NGÜI környezetirányítási rendszerével kapcsolatos szabályok betartása Hatásköre: a) Kapcsolatot tart az egyetemi szervezeti egységek munkatársaival, igény szerint a küls ő szervezetek munkatársaival feladatainak elvégzéséhez kapcsolódóan. b) Részt vesz a vezet ői értekezleteken, és ezekr ől tájékoztatja munkatársait. c) Feladatainak elvégzése, ezzel kapcsolatos feladat kiadás-átadás, véleményezés és javaslattétel, ellenőrzés. d) Munkatársainak továbbképzésével kapcsolatos javaslattétel. e) Javaslattétel jutalmazás és elmarasztalás vonatkozásában saját és hozzá tartozó szervezeti egység tekintetében. f) A beosztott dolgozói munkájának irányítása, szervezése, beosztása ellen őrzése, Felelősség: a) Feladatainak határid őre és megfelel ő minőségben történ ő elvégzése. b) Munkatársainak ellenőrzése, szakmai felügyelet, szakmai támogatás. c) Megfelelő szintű és időben tájékoztatás-nyújtás a saját, a NET szervezeti egységek és közvetlen felettese részére. d) Munkája kapcsán a leghatékonyabb és legoptimálisabb, tervszer ű gazdálkodás biztosítása. e) Az Egyetemi vagyonvédelme, a munka, tűz és balesetvédelmi jogszabályok betartása, A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés id őpontja: 2015. 05.15.


r

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság betartatása, pénzügyi és egyéb határid ő betartása és betartatása. t) A NET szervezeti egységek informálása, tájékoztatása az változásokról, szabályozásokról.

őket érintő eseményekről,

g) Kötelezettségvállalási szabályzat betartása, betartatása. h) Helyettesít: a NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság igazgatóját megbízása alapján i) Ezen kívül is köteles ellátni a munkaköréhez kapcsolódó, de itt nem szabályozott eseti vagy ciklikus feladatokat, ha annak szükségessége felmerül, illetve indokolt, vagy erre a munkahelyi irányítójától utasítást kap.

4.2.

KÓZALKALMAZOTTAK FELADATAI

GAZDASÁGI CSOPORT 4.2.1. Gazdasági csoportvezet ő feladatai a) Szükség esetén az árajánlatok beszerzése a kompetens szervezeti egységeken keresztül, vagy saját hatáskörben. b) A szervezeti egységben jelentkez ő hibák (informatikai, oktatástechnikai, távközlési) bejelentése az Operatív Irányító Központ felé, a bejelentett hibák nyomon követése a megoldásig. c) Megrendelések elkészítése, iktatott számlák kezelése Megrendelések továbbítása közvetlen a szállító felé vagy az illetékes szervezeti egységek felé. d) Készpénzes számlák ellenjegyzése, ellen őrzése, e) pénztár ellenőri feladatok ellátása, f) keretek figyelése, betartása, g) kimenő számlák kiállítása. h) Többletfeladatok, illetménykiegészítések elkészítése szükség esetén, ha az adott hónapban valamely dolgozó más, munkakörében nem szerepl ő feladattal lett megbízva. i) Többletfeladatok, illetménykiegészítések továbbítása, feladása az Emberier őforrásgazdálkodási Igazgatóság, valamint a bérosztály felé. j) Munkaidőn kívül és hétvégi rendezvényeken ügyeletvezet ői feladatok ellátása szükség szerint, egyetemi és nem egyetemi rendezvények esetén. k) Szükséges nyomtatványok megismertetése a dolgozókkal, illetve a titkársággal, továbbá ezekben segítség nyújtás szükség esetén. 1) Szerződések kezelése, lejáratok figyelése titkársággal együttm űködve, az el őkészített megállapodások továbbítása az illetékes igazgatóságra véleményezésre, majd az aláíratások után azok lefűzése a titkárságon. m) Szükség esetén a határozott idej ű munkatársak szerz ődés lejáratának figyelése, indokolt esetben a hosszabbítás el őkészítése, továbbítása, az elkészült kinevezés módosítás aláíratása. n) A határozatlan idej ű munkatársak esetében is szükség esetén a kinevezés módosítások átvétele, azok tartalmának megismertetése a dolgozóval, aláírása, aláíratása, majd visszaküldése. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés időpontja: 2015. 05.15.


r

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság o) A gazdasági ügyintéz ők által előkészített vidéki, gépjárm ű és helyi közlekedési elszámolások ellenőrzése, aláírása, végül átadása további ügyintézésre. p) Létszámjelentések ellen őrzése, q) szabadságok egyeztetése, kiíratása, a nyilvántartásra kijelölt kollégával, r) szabadságok engedélyezése a gazdasági csoporthoz tartozóknak, s) raktári megrendelések ellenőrzése, feladása, t) kilépők, belépők ügyeinek intézése, u) álláshirdetés feladások intézése, intéztetése.

4.2.2. Pénzügyi ügyintéz ő feladatai Á tutalásos szállítói számlákkal kapcsolatos feladatok: a) árajánlat beszerzése a szervezeti egységt ől, megrendelés készítése az SAP rendszerben ME21N, b) a megrendelés továbbítása a szállítóhoz, a postán beérkezett számla beküldése a Pénzügyre iktatásra, c) árubeérkezés rögzítése MIGO, a számla összehozása a megrendeléssel a ZIK02-ben, d) aláíratás, fénymásolás, beküldés a Pénzügyre. e) tárgyi eszközök leltárba vételéhez az anyag bevételezési bizonylat kitöltése, Eszközanalitikára küldése, a visszaérkez ő vonalkód eljuttatása a szervezeti egységhez. f) SAP rendszerben keretek figyelése Vev ő számlákkal kapcsolatos feladatok: a) Vevőkód kérése, vevőszámla készítése az SAP rendszerben, postázása a tanfolyam résztvevőinek, fizetés nyomon követése. Fizetési felszólítás késedelmes fizetés esetén Kiküldetéssel kapcsolatos feladatok: a) külföldi konferenciára az utazók igényeinek begy űjtése az Egyetemi szabályzatok szerint (regisztráció, szállás, repül őjegy, utasbiztosítás), b) Beszerzési minősítő lap-, regisztrációs lap-, specifikációs adatlap kitöltése, aláíratása, beküldése a Beszerzési Igazgatóságra, c) közvetítés a Beszerzési Igazgatóság, illetve. az utazók között a foglalásokkal kapcsolatban, d) beérkezett számlákhoz külföldi kiküldetési rendelvény-, külföldi kiküldetési utasítás költségelszámolása nyomtatvány kitöltése, külföldr ől hozott számlák elszámolása, Pénzügyre küldése e) belföldi kiküldetés lebonyolítása, számla bekérése a konferenciaszervez ő cégtől, elszámolása f) Központi raktári rendelés elküldése g) készpénzes számlánál el őleg felvételéhez pénztári utalvány kitöltése, aláíratása h) számlákkal kapcsolatos reklamációk intézése i) utazási költségelszámolás: személygépkocsival vidékr ől munkába járáshoz, illetve bérletek elszámolásához a nyomtatvány kitöltése, aláíratása, beküldése a Pénzügyi Igazgatóságra. j) Szervezeti egységeknél szabadságok, betegállományok rögzítése az SAP rendszerben.



r

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság 4.2.3. Gazdasági ügyintéző feladatai a) Intézetek megrendeléseinek elkészítése az SAP-ban. b) Az elkészült megrendelés elküldése faxon vagy e-mailben a szállítónak. c) Szükség esetén keretátcsoportosítást kérése a Kontrolling Igazgatóságtól, ha OTKA rendelésről van szó. d) Engedélyköteles eszköz és vegyszer vásárlásánál beszerzés min ősítő lap, regisztrációs és specifikációs adatlap kitöltése, illetve szükség esetén árajánlatok bekérése. e) A pénzügyről érkező, iktatott számlák felszerelése, azaz a megrendelés és számla egyeztetése, „összepárosítása" majd a számlakísér ő utalvány nyomtatása; - miután a kötelezettségvállaló, a szakmai teljesítésigazoló és az ellenjegyz ő aláírta - fénymásolása, majd az eredeti példányok (számlakísérő, számla, megrendelés, szállítólevél) beküldése a pénzügyre. f) A postán beérkező számlák pénzügyre küldése iktatásra. g) Belföldi és külföldi kiküldetések elszámolása, azaz a kiküldött leadja a számláit (szállás, repülőjegy, taxi, regisztrációs díj) és a megfelel ő nyomtatványok kitöltése után aláíratás, majd beküldés a Deviza-csoporthoz. h) Készpénzes számlákhoz pénztári utalvány kitöltése és aláírattatása, illetve ha kell, el őleg kiírása majd elszámolása i) Az intézetek által leadott szabadságok, betegállományok rögzítése az SAP-ban. j) NGÜI szabadságok kiírása, vezetése, jelenléti ívekkel egyeztetése és őrzése. k) Hó elején a Kórélettani Intézet, Mikrobiológiai Intézet és az NGÜI utazási költségeinek elszámolása (bérletek, gépjárm űvel munkába járás). 1) Az alleltár könyvek egyeztetése a SAP rendszerrel. Készletfelvételi lapok nyomtatása és aláírattatása az alleltárosokkal.

4.2.4. Pénztáros feladatai a) A házipénztár működésével összefüggő feladatok az Egyetem Pénzkezelési Szabályzatában foglaltak szerint történnek. b) A pénztárban tartott készpénz meg őrzése, kezelése teljes anyagi felel ősséggel és a pénztárral kapcsolatos nyilvántartások, elszámolások vezetése. c) A Pénzkezelési Szabályzatban meghatározott be- és kifizetések lebonyolítása. d) Előleg felvételek nyilvántartása, elszámoltatása SAP rendszerben. e) Befizetések és kifizetések teljesítése. Készpénz szükséglet felmérése. f) Év eleji nyitás és év végi zárás pénzügyi és adminisztrációs lebonyolítása (ellátmány felvétele, év végén elszámolás a F őpénztárral). g) Étkezési utalványok, SZÉP kártyák, stb. átvétele, felvétele a F őpénztárból, kiosztása a dolgozóknak. Átvételi listák ellen őrzése, egyeztetése, továbbítása a Bérosztály felé. h) Pénztári utalvány és a hozzá tartozó bizonylatok, számlák tartalmi, formai ellen őrzése, az esetleges hiányosságok pótlása. i) Bevételi és kiadási bizonylatok kiállítása SAP rendszerben, amelyekhez minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapokmányokat. j) Pénztári mozgások lekönyvelése. Napi pénztárjelentés, pénztári napló elkészítése, lezárásra, ellenőrzésre, átadás az SAP rendszerbe. Pénztári bizonylatok, alapokmányok összekészítése.



r

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság k) Napi készpenzállomány nyilvántartása (címletenkénti részletezéssel); napi zárlatkor a pénztárban tétel nem maradhat. A pénztári jelentésben megállapított egyenleget egyeztetni kell a valóságos készpénz állománnyal. Az egyeztetés megtörténtét igazolni kell a pénztárjelentésben, melynek tényét a pénztári ellen őr ugyancsak aláírásával köteles igazolni. Az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérés okát még a megállapítás napján fel kell deríteni, illetve ha ez nem vezet eredményre az eltérést rendezni kell. Az eltérés rendezésér ől jegyzőkönyvet kell felvenni, amit a pénztári ellen őrnek (gazdasági csoportvezető) is alá kell írni, illetőleg az igazgatónak is láttamoznia kell. 1) A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, a hiányt pedig a pénztárosnak be kell fizetni. m) Tételes összesítést kinyomtatja az SAP rendszerb ől a pénztári bevételekről, kiadásokról (Pénztári napló napi, heti). n) Heti egyszeri elszámolás készítése kincstári tranzakciós kódok szerint a heti pénztári napló alapján. o) A Semmelweis Egyetem Pénzügyi Igazgatóságával történ ő elszámolás lebonyolítása. Ehhez kapcsolódóan a heti bizonylatok — mellékletekkel együtt történ ő — összekészítése és beszállítása a Főpénztárba. Egyeztetés, esetleges hiánypótlás, javítások elvégzése. p) Befizetés esetén a bevétel postai feladása, vagy befizetése a F őpénztárba 24 órán belül. q) Ellátmány felvétele, a F őpénztárból heti rendszerességgel és az ezzel kapcsolatos adminisztratív feladatok. A pénztár ellátmánya 1.000.000,- Ft. r) Pénztár átadás (szabadság, betegállomány) szabályos lebonyolítása - jegyz őkönyv készítése, pénztári kulcsok nyilvántartásának vezetése. s) A házipénztárban használatos szigorú számadású nyomtatványok személyes átvétele a raktárból, ezen bizonylatok őrzése, nyilvántartás vezetése, kiadása. t) Bizonyos esetekben (év eleje, SAP rendszer leállás) kézi bevételi és kiadási pénztár bizonylatok kiállítása, pénztárkönyv vezetése. Majd utólag rögzítés az SAP rendszerben. u) Munkaidő befejezése után a pénztárhelyiség biztonságos lezárása, riasztó üzembe helyezése. v) A pénztár és a trezor kulcsainak kezelése, őrzése majd átadása a rendészetnek ahol a kulcsnyilvántartást végzik. w) Minőségirányítási és környezetvédelmi elvárások szerinti munkavégzés. x) A pénztár az egyetem pénzkezelési és —szállítási szabályainak megfelel ően működik. y) Minden Intézetnek figyelnie kell, hogy készpénz ellenében történ ő vásárlásnál, ha közbeszerzés alá esik a termék csak abban az esetben számolható el, ha olyan cégt ől történt a beszerzés, ami közbeszerzés alá tartozik. Abban az esetben, ha nem olyan cégt ől történt a vásárlás, nem számolható el a számla, illetve az Intézetnek a beszerzés el őtt engedélyt kell kérnie a pénzügyi igazgatótól a beszerzésre. z) A számla csak abban az esetben fogadható el, ha az tartalmazza a megfelel ő aláírásokat, a pontos költséghelyet, CO rendelés számot és a pénzügyi alapot. Tárgyi eszközt tartalmazó számla esetén mellékelni kell hozzá az SAP megrendelést, eszközbevételi bizonylatot, ezután bekerül a Pénzügyi Osztályra iktatásra, anyagkönyvelésre, majd miután visszaérkezett bekerül az elszámolásba. Az anyagokat, szolgáltatásokat tartalmazó számla az elszámoláskor csak a Pénzügyi Osztályra kerül beküldésre. Amennyiben az elszámolás során az adott számlához nincs megfelelő gazdasági esemény hozzárendelve, abban az esetben a központi cikktörzs karbantartó csoportot kell meglcémi a cikkszám felvételére. aa) Bizonylatok, számlák másolása, lefilzése, bizonylatok irattarozásra való el őkészítése. bb) A referensek, gazdasági ügyintéz ők pénzügyi, számviteli adminisztrációjának segítése, szükség esetén besegítés egyéb adminisztratív területek (pl. postázó) munkájába. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés időpontja: 2015. 05.15.


r-

SZERVEZETI ÜGYREND

NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság cc) A munkájához kapcsolódó szabályzatok, utasítások, szabályozók ismerete, betartása, betarttatása és betartásának ellen őrzése. dd) MIR auditálásban a szervezeti egység támogatása, MIR alapkövetelmények ismerete — saját szervezetére és a hozzá tartozó szervezeti egységek tekintetében. ee) Figyelemmel kíséri a területét érint ő törvényeket, jogszabályokat, egyetemi szabályzatokat és utasításokat; illetve ellen őrzi megvalósításukat. ff) Hetente, havonta biztosítja a szükséges kimutatásokat, statisztikákat és elemzéseket a saját és a hozzá tartozó szervezeti egységekre vonatkozóan. gg) Negyedévente alleltári önrovancs készítése. 4.2.5. Leltározók feladatai a) A kis- és nagy értékű tárgyi eszközök állományba vétele számla és megrendelés alapján, a megfelelő bevételi bizonylat kitöltése és számla mellé csatolása. (Kivétel: Népegészségtani Intézet; Orvosi Mikrobiológiai Intézet, Kórélettani Intézet). b) Az „Üzembe helyezési jegyz őkönyv" kiállítása és számla mellé csatolása. c) Amennyiben szükséges (ha nem az Intézet küldi be az eszköznyilvántartó csoporthoz) a bevét eljuttatása az Számviteli osztály, eszköznyilvántartásához, akik SAP rendszerbe viszik be és az eszköz itt kapja meg a leltári számot és SAP számot is. d) Az eszköznyilvántartás (NET szinten) visszaküldi a bevételeket, ami alapján a megfelel ő Intézet megjelölt alleltárába, SAP rendszerben kerül kihelyezésre az eszköz, majd az Intézettől (alleltárostól) bekért „Alleltár könyvbe" is bevezetésre kerül. e) Az eredeti, könyvelt bevételi bizonylatok az Intézetek nyilvántartásába kerülnek, amit NGÜI őriz. f) Az eszközosztályonként és leltárszám szerint sorba rendezett nyilvántartások folyamatos frissítése, a selejtezett eszközök kartonjainak archiválása. g) Az Intézetek kérésére a SAP rendszerben az esetleges áthelyezések végrehajtása. h) Intézetek folyamatos tájékoztatása és új listák lehúzása kérésre. i) Segítségnyújtás egyes eszközök beazonosításához papír alapú bevételi bizonylatokkal vagy SAP rendszerben. j) Leltározás a) NET szinten (NET GÜl; Ellenőrzési Igazgatóság; Genetikai Sejt- és Immunbiológiai Intézet; Kórélettani Intézet, Népegészségtani Intézet; Orvosi Mikrobiológiai Intézet; Magatartástudományi Intézet; Farmakológiai és Farmakoterápiás Intézet; Kísérletes és Sebészeti Műtéttani Intézet; Gyógyszerhatástani Intézet; Orálbiológiai Intézet; Nanomedicina Intézet; Eurest Étterem az éves leltárok lebonyolítása. b) A megfelelő nyomtatványok kitöltése, egyez őség megállapítása. c) A leltározó Intézet vezet őivel a leltárhoz szükséges nyomtatványok aláírattatása, valamint meghatározott id őben történő eljuttatása a leltárellen őr részére. d) A leltárhoz szükséges kódolvasó átvétele a leltárellen őrzésen. e) Az Intézet valamennyi alleltárának kinyomtatása SAP rendszerb ől, ami szükséges a leltározáshoz. f) Az Intézet által elkészített leltározási ütemterv alapján az ott megjelölt id őben az alleltáros bemutatása alapján az eszközök meglétének igazolása, azaz kódolvasóval történ ő beolvasása valamint a kinyomtatott eszközlistában a beolvasás tényének rögzítése. g) Az állományban nem szerepl ő eszközök fellelése. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés id őpontja: 2015. 05.15.


SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság h) A saját tulajdonként szerepl ő eszközökhöz az Intézet vezet ője által adott engedély meglétének vizsgálata. i) ITAR eszközök nyilvántartásának bekérése és annak leltárellen őrhöz eljuttatása. j) Amennyiben eszközök átkerülnek másik alleltárba, arra a leltár során lehet őség van, ezt a leltárellenőrzés SAP rendszerb ől nyomtatja ki („Eltérő alleltár"), amit ellenőrizni kell, majd megfelelő magyarázattal és aláírással ellátva beküldésre kerülnek a leltárellen őrzésre. k) A leltár lebonyolítása és esetleges tényleges hiányok megállapítása után a kódolvasó visszavitele a leltárellen őrnek. 1) Az esetlegesen, utólag megtalált eszközök kézi felvétele a letár nyilvántartásba (kézi készletfelvételi lap alapján). A leltárellen őr a megfelel ő nyomtatványokat a SAP rendszerb ől kinyomtatja és az Intézet részére ezeket eljuttatásra kerülnek. m) A leltárellenőr tájékoztatása után az aktuális SAP végs ő leltári készletfelvételi lapok kinyomtatása az aktuális mellékletekkel együtt, az Intézet alleltárosaihoz aláírásra továbbításra kerülnek, az aláírt, 1 példányban lemásolt készletfelvételi lapok a leltár mellékletét képezik. n) Az évente elkészített leltári anyagok irattárazása. Selejtezés a) Az Intézetek által elkészített selejtezni kívánt eszközök listája alapján a SAP rendszerben „Selejtezési jegyz őkönyv" készítése. b) A jegyzőkönyv alapján meg kell vizsgálni, hogy minden tétel értéke 0-ra futott-e ki, ellenkez ő esetben, a selejtezés nem hajtható végre. c) A listán szerepl ő eszközökre (kivéve a bútorok), selejtezhet őségi javaslatot kell kérni szervizektől vagy az Egyetem által kijelölt kollégáktól, melyhez az adatokat a SAP rendszerből kell megadni. Majd előzetes egyeztetés alapján ellen őrzésre kerülnek az eszközök, mely alapján megadják a javaslatot vagy visszatartják az eszközt. d) A javaslatok beérkezése után, a selejtezési jegyz őkönyv sorszámának feltüntetése a javaslatokra, majd a jegyzőkönyv aláíratása az Intézettel és minden eredeti javaslattal együtt eljuttatása a Selejtezési Bizottsághoz e) A Selejtező Bizottság értesítést küld a selejtezés napjáról, amit az Intézettel egyeztetni kell és egyben felhívni a figyelmet, hogy a selejtezés napjára az eszközöket készítsék össze. f) A selejtezés napján, ha az Intézet vagy a Selejtez ő Bizottság kéri, segítségnyújtás a selejtezés lebonyolításában. g) A selejtezés lebonyolítása után az Eszközanalitikai csoport megküldi a hivatalosan leselejtezett eszközök jegyz őkönyvét, mely alapján az Intézet alleltárosaitól bekért alleltár könyvekből, a leselejtezett eszközöket ki kell vezetni. h) A leselejtezett eszközök kartonjainak archiválása. Pénztár helyettesi munka: a) A pénztáros távolléte esetén a pénzkészlet átvétele a megfelel ő nyomtatványokon. b) A helyiség és a páncélszekrény kulcsának átvétele. c) A helyettesítés alatt a kifizetések rögzítése SAP rendszerben. d) Napi pénztárzárás elvégzése. e) A pénztáros visszaérkezésekor a pénztár átadás — átvétele az el őbbiekben leírtak szerint. f) Az átadás tényének igazoltatása a Gazdasági vezet ővel és az ellenjegyz ő Igazgatóval.



r-

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság Veszélyes hulladék: a) A NET épületében lév ő intézetek által összegyűjtött veszélyes és fert őző hulladékok mért adatai alapján a szállítólevelek és „sz" kísér ők kitöltése. b) Kapcsolattartás e-mailben vagy telefonon a veszélyes hulladékot elszállító Septox Kft.-vel. c) Szállítólevél pótoltatása „sz" kísér őbő l, ha valamelyik Intézetnek a Septox Kit nem küld szállítólevelet, (melyeket a Septox mindig pótol, hogy zavartalan legyen a szállítás, mivel „sz" kísérő nélkül nem lehet elküldeni a hulladékot). d) A BTI által megadott, ún. KIR programban a szállítólevélen szerepl ő adatok rögzítése és összesítése havonta, illetve év végén. e) A mért adatok felvitele az intézeti kartonokra. f) A szállítólevelek, az „sz" kísér ők és a mérésről kapott adatok lefűzése és őrzése. 4.2.6. Titkárnő feladatai NGÜI Igazgató munkájának támogatása a) Biztosítja az igazgató zavartalan munkavégzését. Figyelemmel kíséri az igazgató programjait, igény szerint szervezi azokat. Fogadja az igazgatóságra beérkez ő hívásokat, valamint munkájából adódó hívásokat kezdeményez. Kezeli a titkársági faxot, nyomtatót. b) Kapcsolatot tart a NET-ben lév ő intézetekkel. Naprakész állapotban tartja, frissíti a NET belső információs adatállományát. c) Beérkező és kimentő iratok kezelése az egyetemi Iratkezelési Szabályzatában foglaltaknak megfelelően. d) Iratok iktatása számítógépen a Poszeidon ügyviteli rendszerben. Iktató rendszeren keresztül érkezett levelek átvétele a szervezeti egység várható materiális példányai közül. Beérkez ő levelek aláírókönyvbe történ ő besorolását követő en, igazgatónak aláírásra történ ő beadása. e) Vezetői szignálás után, a nyomon követhet őség érdekében határidő s levelekből, körlevelekből másolatok készítése, majd érintetteknek történ ő átadása. A titkárságon keletkezett levelek borítékolása, címzése, postázóba történ ő átadása. Az iratok iktatószám szerinti lef űzése a megfelelő iratgyűjtőbe. Jelenléti ívek kezelése f) Minden hónap elejére megírja az NGÜI jelenléti íveit, majd figyelemmel kíséri annak naprakész állapotát. Hónap végén átadja azokat az id őrögzítésre. Nyomtatványok g) A Pénzügyi Igazgatóságtól érkez ő nyomtatványokat sokszorosítja, kitölteti az NGÜI dolgozóival, majd határid őre visszajuttatja azokat. Irodaszer rendelés, irodagépek karbantartása h) Rendszeresen összegy űjti az igazgatóságon dolgozók irodaszer igényét, továbbítja a raktár felé, majd szétosztja az igényeknek megfelel ő en. Figyelemmel kíséri a titkársági nyomtató, faxgépek működéséhez szükséges festékkazetták igényét, valamint a gépek karbantartására vonatkozó jelzését. Megrendeli a javíttatást, festékkazettákat, felügyeli a karbantartást. Kapcsolatot tart a szervizzel. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés id őpontja: 2015. 05.15.


r

SZERVEZETI ÜGYREND

NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság Az igazgatóság honlapjának karbantartása i) Folyamatosan figyelemmel kíséri az igazgatóság honlapját. Változások esetén felveszi a kapcsolatot az egyetem honlapjáért felel ő s rendszergazdával módosítások végrehajtása érdekében. Szerz ődések j) Előkészíti a tartós bérbeadási szerz ődéseket, figyelemmel kíséri azok határid őit. Egyeztet az egyetem társigazgatóságaival a törvényi megfelel ősség érdekében.

4.2.7. Postázó feladatai a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)

Levelek, küldemények intézetekt ől történő átvétele majd beiktatása a körposta könyvbe. Körposta átvétele, majd az intézetek könyveibe való beiktatása. Postai küldemények szétválogatása, majd beiktatása az intézeti postakönyvekbe. Intézetektő l átvett levelek lemérése, beárazása, beiktatása majd összesítése a napi nyilvántartási jegyzékbe. Belföldre és külföldre küldend ő levelek beírása a Magyar Posta által rendszeresített postakönyvbe. Posta által küldött díjhitelezésr ő l szóló számla leegyeztetése a NET postázóban vezetett nyilvántartással. Kapcsolattartás az intézetek gazdasági vezet őivel, titkárnőkkel, kézbesítőkkel. Kézbesítő hiányzása esetén az ő feladatkörének teljes ellátása. Másolási, leftlzési feladatok. Postázáshoz szükséges nyomtatványok, postakönyv beszerzése.

4.2.8. Kézbesítő feladatai a) b) c) d) e) f) g) h) i)

Levelek átvétele az intézetekt ől és beiktatása a postakönyvbe. Postai küldemények átvétele a Magyar Postától, kézbesítése a NET postázóba, szétválogatása. NET Intézetek által feladott levelek elvitele a Magyar Postára. Munkahelyen belüli, illetve telephelyekre, intézetekbe, klinikákra küldemények, levelek kézbesítése. Külsős levelek kézbesítése. Postázóban besegítés a levelek feldolgozásánál, igény szerint. Postázó hiányzása esetén az ő feladatkörének teljes ellátása. Másolási, lefűzési feladatok ellátása. Postázáshoz szükséges nyomtatványok, postakönyvek beszerzése.

4.2.9. Anyag és textilraktáros feladatai a) Az épületben működő intézetek szennyes ruhájának begy űjtése, a szennyes ruha mennyiségének összegzése, bezsákolása. b) A mosodában a szennyes átadása a tiszta ruha átvétele. c) A beérkezett ruhák intézetek szerinti szortírozása, intézeteknek kiosztása. d) A z NGÜI dolgozóinak felmerül ő anyagigény begyűjtése, összesítése és továbbítása gazdasági csoportvezet ő felé. e) A központi raktár által beszállított anyag átvétele, mid az NGÜI, mind az intézetek részére. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés időpontja: 2015. 05.15.


r

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság H Az intézeteknek a beérkezett anyag tételes átadása. g) Az anyagraktár készleteinek, folyamatos nyilvántartása h) A beérkezett anyag lekönyvelése. i) Gondoskodni a folyamatos anyagellátás (tisztítószerek, irodaszerek) zavartalanságáról. j) Anyagkiadás az NGÜI dolgozói részére. k) Az anyagkiadások összesítése, kartonról kivezetése. 1) A raktárak takarítása.(tiszta ruha raktár, szennyes raktár, anyagraktár). m) Eszközök leltárra el őkészítése. n) Az épületben működő intézetekkel folyamatos kapcsolattartás. MŰSZAKI OSZTÁLY 4.2.10. Műszaki csoportvezető feladatai a) A NET működésével összefüggő valamennyi műszaki és üzemeltetési feladat és az ehhez kapcsolódó műszaki szolgálat tevékenységének irányítása, szervezése, ellen őrzése. b) A Műszaki Szolgálat működését érint ő jog-szabályok, utasítások, állásfoglalások figyelemmel kísérése, az abban foglaltak végrehajtásának meg-szervezése és ellen őrzése. c) Az üzemeltetési feladatok ellátásának megszervezése. d) Beszámolási, jelentési, adatszolgáltatási és tájékoztatási kötelezettség teljesítése. e) Munkakapcsolatban kell lennie a NET-be települt intézetek vezet őivel, az Egyetem Gazdasági és Műszaki vezetésével. H Az üzemeltetési osztályvezet ő helyettesítése üzemeltetési feladatokat illet ően. g) Napi rendszerességgel beszámol az osztályvezet őnek az előírt feladatok, a kötelez ő érvényű körlevelek, utasítások és határozatok végrehajtásáról. h) A NET működésével összefüggő műszaki és üzemeltetési feladatok feltárása i) Hatáskörében leghatékonyabb vagyon és energia-gazdálkodás megvalósítása j)

A helyiségek hőmérsékletének rendszeres ellen őrzése dokumentálása. Az eredmények alapján javaslatok megfogalmazása a hőmérséklet szabályozás módosítására.

k) Az épület működését érintő jogszabályok, utasítások, állásfoglalások figyelemmel kísérése, az abban foglaltak végrehajtásának megszervezése és ellen őrzése. 1) Beszámolási, jelentési és tájékoztatási kötelezettség teljesítése. m) Közreműködés az éves költségvetési tervezet készítése a NET m űszaki kérdéseire vonatkozóan. n) Közvetlen munkahelyi vezet ője tájékoztatása minden az épület üzemeltetésével kapcsolatos, tudomására jutott információról o) Felettese részére problémák, meg nem oldható esetek azonnali jelzése szóban, illetve ezt követően írásban is p) Napi gyakorisággal / folyamatosan végzi az üzemeltetési csoport operatív irányítását, a jelentkez ő feladatok elvégzését. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés időpontja: 2015. 05.15.


r

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság Gondoskodik a munkalapos feladatok elvégzésér ől és nyilvántartásáról. r) Az épületek m űszaki állapotának rendszeres ellen őrzése, a szükséges felújítási, karbantartási és (tervezhet ő) javítási munkák nyilvántartása s) Ellátja mindazokat a feladatokat, amelyeket számára az igazgató és üzemeltetési osztályvezet ő meghatároz. t) Biztosítja és biztosíttatja a munkavédelmi, balesetvédelmi, vagyonvédelmi és t űzvédelmi előírásokat, jogszabályi elvárásokat és megfelel őséget. u) Igény szerinti gyakorisággal tájékoztatja a partner szervezeti egységek vezet őit és igazgatót a NET üzemeltetési és m űszaki helyzetéről. A min őségirányítással kapcsolatos feladatai: a) Az Egyetem és az NGÜI minőségirányítási rendszerével kapcsolatos feladatok elvégzése a minőségirányítással kapcsolatos szabályzó dokumentumokban rögzítettek szerint. b) A területén elrendelt és kiadott min őségcélok megvalósítása. c) A területén észlelt, a minőségirányításhoz kapcsolódó nem - megfelel őségek megszüntetése vagy megszüntetésének kezdeményezése. d) MIR auditálásban a szervezeti egység(ek) támogatása, MIR alapkövetelmények ismerete saját szervezetére és a hozzá tartozó szervezeti egységek tekintetében. Környezetvédelmi feladatai: a) Az Egyetem és az NGÜI környezetirányítási rendszerével kapcsolatos szabályok betartása 4.2.11. Gondnok feladatai a) Az épület közös tereinek felügyelete, b) az épület területi felosztásának dolcumentálása szervezeti egységek szerinti bontásban, excel táblázatban, c) a szemétszállítás zavartalanságának biztosítása, d) a felvonók üzemképességének ellenőrzése, szükség szerinti intézkedések megtétele, kisebb beavatkozások megtétele, felvonókból történ ő mentés, e) az épület karbantartó személyzet és vállalkozók munkájának felügyelete, f) a Főtáv által szolgáltatott fűtési rendszer a hő és melegvíz-szolgáltatás m űködésének ellenőrzése, felügyelete, üzemzavar esetén bejelentés a F őtáv diszpécserének, g) elektromos kapcsolótér (elektromos főelosztó helyiség) ellen őrzése, h) az épület gépészeti szintjeinek ellen őrzése, a szükséges intézkedések megtétele, i) az épület fűtés-hűtés rendszerének ellen őrzése, felügyelete, működtetése, j) készenléti szolgálat beosztásának el őkészítése, k) az épület karbantartásával üzemeltetésével kapcsolatos problémák megoldásában segítség nyújtás, -

A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés időpontja: 2015. 05.15.


r-

SZERVEZETI ÜGYREND

NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság 1) a műszaki vezető értesítése jelent ősebb javítási igények felmerülése esetén, m) az épület bejárásával azok biztonságának ellen őrzése, n) a szükség szerinti megel őző karbantartási feladatok ellátása érdekében intézkedések megtétele, o) az épület beléptet ő rendszerének üzemeltetése, új belép őkártyák programozása, illetve a kilépett dolgozók kártyájának törlése, meghibásodott, elveszett kártyák cseréje, törlése, pótlása, p) a portai számítógépek és rendszerek m űködésének ellenőrzése (tűzjelző,- audio rendszer, video megfigyelő rendszer, felvonók helyzetét jelz ő rendszer, kulcskiadó rendszer, parkoló rendszer), q) a szervezeti egységben található számítógépek m űködtetésében segítség nyújtás, szükség szerint kisebb beavatkozások elvégzése, felhasználóknak segítség nyújtás, r) amennyiben szükséges, számítógép hardveregységek összeszerelése és beállítása; s) hardver- és szoftverproblémák diagnosztizálása szükséges intézkedések megtétele t) összeomlott rendszer helyreállítása, u) e-mail címek igénylése, a számítógépekre kliens feltelepítése beállítása, v) poszeidon iktató rendszerben rendszer adminisztrátori feladatok ellátása. 4.2.12. Műszaki ügyintéz ő feladatai a) Mű szaki és üzemeltetési feladatok és az ehhez tartozó m űszaki szolgálat munkavégzésével kapcsolatos adminisztratív és dokumentációs jelleg ű feladatok ellátása; ügyintézési folyamataiban részvétel. b) A NET Intézetek sürgő s, illetve napi hibabejelentéseinek fogadása. c) Az érkező „Munkaigénylő lap" —ok (karbantartási munka igények, bútorszállítási, pakolási igények) átvétele, iktatása, ezek gy űjtőjegyzékbe foglalása, nyilvántartása részlegenként. d) Az elvégzendő munkák műszaki vezetővel egyeztetése (határid ő megszabása), karbantartók részére átadása. e) A munkafolyamatok nyomon követése, megrendel ő Intézettel kapcsolattartás, igény esetén információadás a munkákkal kapcsolatban. f) A munka elvégzésének dokumentálása, illetve rögzítése számítógépre, a megrendel ő által leigazolt munkalap visszaérkezése után g) Munkalapon érkez ő belépő kártya igények átvétele, ügyintézése, nyilvántartása, továbbítása gondnok felé, aki a portán található számítógépen elkészíti, felprogramozza a kártyát majd az elkészült kártya átadása az igényl ő részére (munkalap aláíratása). h) A belépőkártya igénylő munkalapok éves összesítése, majd átkönyvelésre átadása a gazdasági csoportvezet őnek. i) Egyeztetés a megrendel ő intézettel a részükre kiadott belép őkártyák mennyiségéről, a kilépett dolgozók kártyáinak törlésérő l. j) Foglalkozás-egészségügyi alkalmassági vizsgálatok megszervezése a munkavállalók részére, ezzel kapcsolatos adminisztráció, kapcsolattartás az üzemorvossal, az elkészült alkalmassági dokumentáció kezelése. k) Adminisztratív segítségnyújtás a vezet őnek, munkatársaknak. 1) Adatok, információk gyűjtése, rögzítése, nyilvántartása. m) Az ellátott szakmai terület által meghatározott kapcsolattartási feladatok végzése. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés id őpontja: 2015. 05.15.


r

SZERVEZETI ÜGYREND

NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság n) Számítógépes adatbeviteli feladatok végzése; írásbeli dokumentumok, iratok, levelek el őállítása, szerkesztése, sokszorosítása, továbbítása. o) Jegyzőkönyvek, munkaköri leírások, munkautasítások, szabályzatok készítése szakmai irányítással. p) Iratok, egyéb dokumentumok kezelése, tárolása; határid ők nyomon követése, betartása; ügyfélmegkeresések (Intézetek) továbbítása; beszámolás a vezet őnek. q) Írásos anyagok gépelése piszkozatokból, javított szövegekb ől, az elkészült munka ellen őrzése helyesírás, nyelvtan, és formázás szempontjából. r) Helyettesítés esetén titkárn ői, leltározói, illetve postázói feladatok ellátása. MIR megbízotti feladatok a) A Működési Szabályzat karbantartása, b) Az egység munkautasításainak/protokolljainak karbantartása, c) Belső auditok el őkészítése és az azokon való részvétel, d) Az egység minőségcéljainak kitűzése (igazgató közrem űködésével), éves oktatási terv összeállítása, majd ezek nyomon követése, megvalósulásuk dokumentálása, e) Éves vezetőségi átvizsgálás dokumentációjának elkészítése, f) Az egységben folytatott helyesbít ő és megelőző tevékenységek felügyelete, g) Nem-megfelelő tevékenységek kezelése, helyesbít ő és megelőző tevékenységek, h) Megrendel ői elégedettség, reldamációk, kezelése, i) Az egységszintű dosszié összeállítása, kezelése, karbantartása, j)

Az egység dolgozóinak bels ő MIR oktatása és annak dokumentálása,

k) Kapcsolattartás az Egyetem Minőségbiztosítási Osztályával. KARBANTARTÓK

4.2.13. Villanyszerel ők feladatai Szakmai feladatok: a) Az épület hálózat működéséhez szükséges elosztószekrények, kapcsoló berendezések, védelmi automatikák, fázisjavító eszközök folyamatos felügyelete, karbantartása. b) Villamos energia továbbítására szolgáló távvezeték, kábelhálózat szerelése, ellen őrzése. c) Villamos gépek (ventillátorok, elszívó, befújó berendezések, légcserél ők) üzemvitelének felügyelete, karbantartása. d) Világító berendezések, biztonsági világítás, javítása, cseréje. e) Védőföldelések kialakítása és a földelési ellenállás rendszeres ellen őrzése. f) a villamos-rendszer meghibásodása esetén a hibahely behatárolása (zárlatos, szakadt vagy összeégett vezetékszakaszok, meghibásodott szerelvények, zárlatos fogyasztó, kiégett világítótestek stb.) és javítása. g) Elektromos vezetékek, berendezések és szerelvények elrendezésének és telepítésének tervezése a feladat meghatározásnak és a vonatkozó szabványoknak megfelel ően. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR

Érvénybelépés idöpontja: 2015. 05.15.


r

SZERVEZETI ÜGYREND

NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság h) Erősáramú új berendezések szállítása, beüzemelése, hálózat kiépítése. Hőközpont felügyelet: a) A számítógépes távfelügyelet folyamatos ellen őrzése, szükség szerinti beavatkozás. b) 24 órás házi készenlét esetén hibák elhárítása távfelügyelettel vagy helyszíni beavatkozással. Egyéb feladatok: a) Tanácsterem, díszterem, aula rendezvény el őkészítés, bútorok berendezések mozgatása, alaprend visszaállítása b) Napi szintű anyagbeszerzés. c) Kiselejtezett bútorok, eszközök szállítása, rendezése. d) Gazdasági udvar, parkoló szemétszedés. e) Kisebb lakatos munkák, zárak, ablakok javítása f) Szemináriumok, laborok függönyök tartószerkezetének javítása. g) Polcok, szekrények, asztalok szerelése és javítása. h) Takarító gépek javítása. i) Hóeltakarítás.

4.2.14. Vezeték és cs őhálózat - szerelő (víz, gáz, fűtés) a) Víz-, gáz,-, csatorna-, szennyvízrendszereket és hozzájuk kapcsolódó épületgépészeti berendezéseket összeállítása, szerelése, javítása és karbantartása b) csőszerelési munka végzése; c) csővezetékek előkészítése, szerelésre, csövek rögzítése, szigetelése; d) elkészült cs őhálózat nyomáspróbájának végzése; e) víz- és csatornaszerelési munka végzése; f) pótszigetelés végzése; g) fűtés-szerelés végzése; h) alagsor, 'A emelet, 12., 23., 24. emeletek, tet ő gépészeti rendszerek napi szint ű ellenőrzése, karbantartása, i) légnyelőaknák takarítása, szűrők cseréje és tisztítása, azok h őmérséklet függő szabályozása, j) alagsor, földszint, zsibongó, lepény épület, toronyépület wc-k, öltöz ők helyiségeinek napi szintű ellenőrzése, karbantartása, k) intézetek által megrendelt, illetve selejtezéseknél és rendezvényeknél pakolások elvégzése, költöztetés, 1) az épület körül és közlekedési területek felügyelete baleset és t űzvédelmi előírások figyelembe vételével, azok takarítása és szabaddá tétele, m) a munkalapokhoz a szükséges anyagok központi raktárból történ ő igénylése, vagy hiány esetén azok felkutatása, megrendelése, beszerzése, n) az alleltárak kezelése, ellen őrzése előírásoknak megfelel ően, o) külső cégek által végzett munkáknál szükség szerinti közrem űködés, p) hétvégi és éjszakai hibariasztás eseti hibaelhárítása, q) Spinkler hidrofor és toronytölt ő szivattyúk napi, heti ellenőrzése és karbantartása karbantartása; készülékek gáz alá helyezése, beüzemelése, r) gázrendszer,beépítésre kerül ő csövek, idomok, szerelvények ellen őrzése, méretre vágása, munkaárokba helyezése; s) vízzárósági vizsgálat végzése (cs őszakasz lezárás, feltöltés, ellen őrzés, hibajavítás); A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés időpontja: 2015. 05.15.

Oldal. 23/37 Változat száma: 01

r

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság t) víznyelő megépítése (elemek elhelyezése, beépítése, víznyel őrács szintbehelyezése); u) baleset- és munkavédelmi utasítások betartása és betartatása, véd őeszközök alkalmazása; v) vízelvezető-, vízszolgáltató- és szennyvízrendszerek alkatrészeinek és szerelvényeinek mérése, vágása, azokra menet vágása, hajlítása, illesztése, összeszerelése, felszerelése, karbantartása és javítása; w) gázzal működő berendezések, mosogatógépek és vízmelegít ők, konyhai mosogatók és vécék felszerelése kéziszerszámokkal és gépek segítségével; x) porcelán-, beton- vagy öntöttvas csövek fektetése árkokba szennyvíz, vízelvezetés vagy vízszolgáltatás céljából, vagy más célokból; y) nyomásmérő műszerrel, hidrosztatikus teszteléssel, megfigyeléssel vagy más módokon a felszerelt rendszerek és csövek vizsgálata, ellen őrzése és kipróbálása; Szellőző-, h űtő- és klímaberendezések karbantartási feladatai a) Légkondicionáló és hűtőrendszerek és- berendezések szerelése, javítása és karbantartása, műszaki tervek és leírások áttanulmányozása; b) ventillátor, hűtő- és klímaberendezések, h ősugárzók szerelése; c) a meghibásodott szell őző berendezések javítása; d) csövek el őkészítése, kiválogatása, méretre vágása, hajlítása, menetek vágása az elágazásoknál; e) T-idomok beépítése, a csövek fokozatos sz űkítése és összeer ősítés; f) tekercselt alumíniumból légcsatoma készítése; g) ventillátor vagy fúvó beszerelése; h) légszűrő és léghevítő beépítése; i) párologtató berendezés beszerelése a légcsatomába; j) hűtőrendszer kialakítása, a cs ővezeték hűtőegységhez kapcsolása; k) rendszer bekapcsolása és optimális m űködésének beállítása; 1) esetleges tömítetlenségek felderítése és elhárítása; m) szenzorok, mérés- és automatikai elemek tartóinak rögzítése.

4.2.15. Karbantartó, udvari munkás feladatai a) A főbejárat előtti és az Egyetem körüli járdák, parkoló, gazdasági udvar takarítása. b) A bejárat el őtt és a parkolóban elhelyezett virágok gondozása, locsolása. c) Az Egyetem körüli (parkoló, bejárat) füves terület nyírása, bokrok, fák, sövények karbantartása. d) Téli hónapokban a főbejárat el őtti járda, a lépcsők, a parkoló, valamint a parkoló fel őli bejárat előtti terület, a gazdasági udvar, Metro lejárat felé az utak csúszásmentesítése, takarítása. e) A lepényépület tetejének havi egyszeri megtisztítása különösen a szell őzőknél és sarkoknál. f) A takarítószolgálat hatáskörén kívüli területeken a szemét ürítése. g) Papír tároló, valamint veszélyes hulladék tároló takarítása. h) Kari Tanácsra, egyetemi és küls ő rendezvényekre terem berendezése, majd elpakolása, székek, asztalok, széksorok ki- és bepakolása. i) Rendezvény el őtti, alatti, utáni takarítás elvégzése. j) Postázás, kézbesítés szükség szerinti helyettesítése. k) Intézetektől a veszélyes hulladék elszállítása, mérése, tárolóba elhelyezése.



SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság 1) Intézeteknél a folyékony nitrogén palackok, CO2 palackok cseréje, valamint udvari tárolóba le- és felvitele. m) Intézeteknél a selejtezési anyagok, eszközök pakolása, udvarra történ ő leszállítása. n) Intézetek laborjainak, termeinek berendezése, ki- és bepakolása, bútorok emeletr ől le- és felvitele. o) Alagsori folyosók takarítása, cs őtörés esetén víz felszedése. p) Intézeteknél zárak javítása, függönyök, képek, tablók, bútorok szerelése, javítása. q) Intézetek által megrendelt nagyobb méret ű eszközök, tárgyak felvitele. 4.2.16. Program koordinátor feladatai a) Regisztrálja a foglalásokat a Nagyvárad téri Elméleti Tömb rendezvény termeire, valamint az Oktatási Csoporttal történő egyeztetést követ ően az oktatást figyelembe véve az oktató termeire. b) Nyilvántartást vezet az épület - hozzá tartozó — termeinek foglaltságáról. c) Elkészíti a rendezvényekkel kapcsolatos dokumentációt. d) Visszaigazolja a teremigényléseket, árajánlatot készít a Nagyvárad téri Elméleti Tömb Árképzési és Helyiségértékesítési Szabályzata alapján. Elkészíti a megállapodásokat és gondoskodik az átadásukról, postázásukról. A kalkulációkat átadja a gazdasági vezet őnek számlázásra, illetve egyetemen belül az átkönyvelési táblázatok elkészítésére. e) Egyeztet a rendezvények szervez őivel személyesen, telefonon, írásban. Nagyobb kiállítások, zenés-táncos rendezvények esetén megszervezi a rendezvény részleteinek pontosítására szolgáló egyeztetést, amelyre meghívja a szervez őt és a Biztonságtechnikai Igazgatóság képvisel őit is. f) Kapcsolatot tart és együttm űködik a NET Biztonságtechnikai ügyintéz őjével, valamint a Biztonságtechnikai Igazgatóság dolgozóival. Felhívja a rendezvények szervez őinek figyelmét az egyetem Rendezvényszervezési Szabályzatában foglaltakra és a Biztonságtechnikai Igazgatóságra történő bejelentési kötelezettségre. g) Megszervezi a rendezvényekben résztvev ő dolgozók munkáját, a Nagyvárad téri Elméleti Tömb Árképzési és Helyiségértékesítési Szabályzata alapján elkészíti a dolgozók (ügyeletvezet ők, technikusok, takaritók, villanyszerel ők, pakolók) felé a munkaid őn túli munkavégzésre az egyszeri illetménykiegészítéshez a nyomtatványt, majd átadja a gazdasági vezet őnek további ügyintézésre. h) Ügyeletvezetőként részt vesz rendezvények lebonyolításában, irányításában, valamint felügyeli a rendezvények utómunkálatait is. i) Elkészíti a Rendezvény Lebonyolítási Forgatókönyvet és gondoskodik annak aláíratásáról. j) Kapcsolatot tart és folyamatosan egyeztet az egyetem Oktatási Csoportjával. k) Havi szinten elkészíti a Nagyvárad téri Elméleti Tömb rendezvényei és órarenden kívüli teremfoglaltságairól az összesítést. E-mailen átküldi az érintett társigazgatóságok dolgozóinak, valamint az NGÜI érintett dolgozóinak, továbbá kifüggeszti a földszinti és 2. emeleti liftel őtérbe azokat és egy példányt a portára lead.



SZERVEZETI ÜGYREND

NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság 1) Rendezvényekről, valamint az órarenden kívüli elfoglaltságokról és a kulcsfelvev ő nevéről írásban értesíti a portát. Éjszakába nyúló rendezvények esetén elkészíti, majd leadja a portára az ügyeletvezet ői felhatalmazást. m) Egyeztet az Üzemeltetési Osztályvezet ővel az esetleges meghibásodások, hiányosságok elhárítása érdekében. Tantermi technikusok irányítása n) Az épület — NGÜI-hez tartozó — termelnek foglaltságáról vezetett nyilvántartás alapján kiadja az oktatás technikusok számára az órarendi elfoglaltságokon kívüli feladataikat. o) Egyedi technikai igény ű előadások esetén egyeztet az el őadóval és továbbítja az igényeket az oktatás technikusok felé. p) Rendezvényeken egyezteti a technikai igényeket a szervez őkkel, majd tájékoztatja a technikusokat feladataikról. q) Havi szinten elkészíti a Nagyvárad téri Elméleti Tömb rendezvényei és órarenden kívüli teremfoglaltságairól az összesítést, melyet megküld az oktatás technikusoknak. r) Szabadságolások és egyéb távollétek esetén megszervezi a helyettesítéseket. s) Az oktatás technikusok által jelzett hibákat, hiányosságokat, meghibásodásokat továbbítja a megfelelő vezető felé. Technikai meghibásodást a gazdasági vezet őnek, műszaki problémákat az Üzemeltetési osztályvezet őnek jelzi. Takarítók irányítása t) A takarítói csoport munkájának koordinálása. u) Területek felosztása. Feladatvégzés ellen őrzése. Ad-hoc feladatok napi munkába történ ő beillesztése, az ezzel járó feladatok átszervezése. v) Az épület — NGÜI-hez tartozó — tenneinek foglaltságáról vezetett nyilvántartást alapján tájékoztatja a takarítói csoportot az órarendi elfoglaltságokkal járó feladatokon (napi feladatok) kívüli munkákról. w) Szabadságolások és egyéb elfoglaltságok esetén megszervezi a helyettesítéseket. x) Megszervezi a rendezvényeken jelentkez ő igények szerint a ruhatári, takarítói ügyeletek ellátását, valamint a rendezvények utáni takarítást. y) Folyamatosan kapcsolatban van azokkal az intézetekkel, ahol az NGÜI takarítói dolgoznak. z) Figyelemmel kíséri a csoport felszereléseit és szükség szerint elindítja a hiányzó eszköz beszerzését a gazdasági vezet őnél. aa) A takarítók által jelzett hibákat, hiányosságokat, meghibásodásokat továbbítja a megfelel ő vezető felé. Beszerzéssel járó problémákat a gazdasági vezet őnek, műszaki problémákat az Üzemeltetési osztályvezet őnek jelzi.



r-


4.2.17. Tantermi technikusok feladatai a) A feladatokat két fő délelőtt és egy fő délután látja el. A tantermi el őadások az épületben 8.00-kor kezdődnek. b) Zöld és Barna el őadótermek, 1. emeleti szemináriumi termek el őkészítése az el őadások zavartalan lebonyolítására (számítógépek, projektorok bekapcsolása, fények beállítása, mikrofonok, hang kipróbálása). c) Egész nap a fenti termekben lév ő előadásokhoz folyamatos technikai ügyeletet biztosítása. d) Amennyiben az el őadótermekben bármilyen hang és vetítéstechnikai jelleg ű probléma esetén az előadó, a teremben elhelyezett telefonszámokon kér segítséget, azonnal a helyszínre sietve a problémát el kell hárítani, segítséget kell nyújtani az el őadóknak. e) A 12 terem felügyeletének biztosítása. fi A Díszterem, Tanácsterem, Díszpáholy, Aula, (ahol nincsenek folyamatos tantermi órák, illetve előadások) havi programbeosztás alapján a szükséges technikák, a hangosítás, vetítés előkészítése és (esetenként már el őző nap) a rendezvények alatt a zavartalan m űködés biztosítása. g) Az épületben található, más intézetek tulajdonában lév ő oktatólaboratóriumokban a vetítéstechnikai eszközök problémája, meghibásodása, esetén szakmai tanácsadás, illetve apróbb gyors karbantartásban (sz űrő-égő csere) segítségnyújtás. h) A 3 nagy tanteremben folyó el őadások kép és hanganyagának folyamatos figyelemmel kísérése Mátrix-rendszerrel. (Ez a rendszer a dísztermi stúdióban van kiépítve, így onnan bármely pillanatban betekinthetünk a 3 el őadóban éppen folyó rendezvényekbe, illetve a rendszer alkalmas a különböz ő tennek előadásainak egymásba való átvetítésére is.) i) Külön beszerzést igényl ő meghibásodás esetén gazdasági titkárság tájékoztatása, a szükséges alkatrész beszereztetése. j) A megjavított, újonnan beszerzett eszközök beépítése, installálása. k) A fenti feladatok elvégzéséhez szükséges technikai eszközök (számítógépek, projektorok, hangtechnikai eszközök) karbantartása. 1) A számítógépek operációs rendszereinek frissítése, illetve a szükséges programok kérésre feltelepítése. m) A projektorok szűrőjének tisztítása. n) A nap végén a délutános technikus körbejárja a tantermeket, és lekapcsolja a technikát, az esetleges problémákat feljegyzi, és átadja a nappalos munkatársaknak. o) A nyári tanítási szünetben minden terem összes számítógépén lév ő operációs rendszer, és egyéb használatos programok újratelepítése. p) A számítógépházak kiporszívózása.



r

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság 4.2.18. Takarítón ők feladatai Az alábbi feladatokat 7 takarító látja el. Öten reggel 6.00-14.00-ig, ketten délutános m űszakban 13.00-21.00-ig.

Napi feladatok: közösségi területek takarítása (Aula, Aula-szélfogó, Zsibongó, márvány-lépcs ő, folyosók) a) leszemetelés, szennyfogó sz őnyeg porszívózása, b) aljzat százazinedves-gépi tisztítása, bejárati üveg felületek tiszítása c) mellékhelyiségek takarítása (alagsori, földszinti, I. emeleti-zsibongói), d) leszemetelés, wc kagylók, ül őkék, piszoárok, mosdók, csempék, kilincsek, nyomógombok vegyszeres/fert őtlenítős tisztítása, tükrök áttörlése, wc papírtartók és kézmosó-tartályok feltöltése, aljzat fert őtlenítős felmosása oktatási területek takarítása a) leszemetelés,

(Zöld és Barna el őadótemiek, valamint szemináriumi termek)

b) táblatörlés, c) fertőtlenítős vízzel történő felmosás, d) mosdó fertőtlenítővel történő kimosása, e) aljzat fertőtlenítős felmosása liftek takarítása a) oldalfalak és ajtókeretek vegyszeres áttörlése, b) tükrök tisztása, ajtórések porszívózása, c) aljzat fertőtlenítős felmosása II. emelet a) irodák: leszemetelés, b) asztalok/polcok/ablakpárkányok/szabad felületek nedves áttörlése, c) mosdók fert őtlenítős tisztítása, szőnyegek esetén porszívózás, aljzat vegyszeres felmosása d) mellékhelyiségek: leszemetelés, wc kagylók, ül őkék, piszoárok, mosdók, csempék, kilincsek, nyomógombok vegyszeres/fert őtlenítős tisztítása, tükrök áttörlése, wc papírtartók és kézmosó-tartályok feltöltése, aljzat fert őtlenítős felmosása, e) folyosók: aljzat nedves felmosása, bejárati üveg felületek tisztítása Az épületben működő intézetek területeinek takarítása a heti beosztásban meghatározott napokon és időpontokban A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés időpontja: 2015. 05.15.


SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság a) irodák: leszemetelés, asztaloldpolcoldablakpárkányoldszabad felületek nedves áttörlése, b) mosdók fertőtlenítős tisztítása, c) szőnyegek esetén porszívózás, d) aljzat vegyszeres felmosása, e) mellékhelyiségek: leszemetelés, wc kagylók, ül őkék, piszoárok, mosdók, csempék, kilincsek, nyomógombok vegyszeres/fert őtlenítős tisztítása, tükrök áttörlése, wc papírtartók és kézmosótartályok feltöltése, aljzat fert őtlenítős felmosása 4.2.19. Biztonságtechnikai ügyintéz ő feladatai Tevékenységi kör: a) Tűzvédelem b) Munkavédelem c) Környezetvédelem d) Vagyonvédelem e) Polgári védelem Napi feladatok:

a) b) c) d) e) f) g) h) i) j)

Jogszabályok/törvények követése SAP/ SE BTI hírek követése Audit. Rendellenességek/hibák jelentése a M űszaki csoport felé. Kapcsolattartás a Biztonságtechnikai Igazgatósággal. Kapcsolattartás a megbízottakkal. Tevékenységi napló vezetés. Nyilvántartások vezetése. Dokumentum kezelés. Adatbázis frissítés. Rendezvény ellenőrzés.

Feladatok:

a) Végzi a Tömb területén új belép ő munkavállalók el őzetes elméleti munka-, t űz-, környezet-, vagyon- és katasztrófavédelmi, polgári védelmi oktatását, valamint a hallgatók, gyakornokok előzetes elméleti és gyakorlati munka- és t űzvédelmi oktatását. El őkészíti és megőrzi a vonatkozó nyilvántartásokat. b) Megtartja a munkavállalók munka. és t űzvédelmi oktatását. c) Végzi a gázpalack kezel ők képzését és a Biztonságtechnikai Igazgatósággal együttm űködve megszervezi a vizsgáztatást. d) Végzi a munkabalesetekkel kapcsolatban a munkáltató részére el őírt nyilvántartási feladatokat, munkabaleset esetén eleget tesz a Semmelweis egyetem Munkavédelmi Szabályzatának IX. fejezetében foglaltak szerinti bejelentési kötelezettségnek a Biztonságtechnikai Igazgatóság felé. e) Az általa észlelt t űz- munka vagy környezetvédelmi hiányosságot haladéktalanul jelenti az érintett szervezeti egység vezet őjének, valamint — a hiányosság jellegét ől függően — az Egyetem tűz-, vagy munkavédelmi vezet őjének, illetve a Biztonságtechnikai Igazgatóság felé. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés idöpontja: 2015. 05.15.


r

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság f) Közvetlen tűz-, illetve életveszély esetén leállítja a tevékenységet, intézkedik a veszélyes körülmények felszámolásáról. g) Részt vesz és az Egyetem érdekeit képviseli a hatósági ellen őrzéseken. A hatósági ellenőrzésekről minden esetben haladéktalanul tájékoztatja az adott szakterület osztályvezet őjét. h) Ellátja a NET GÜI munka- t űz-, vagyon- és környezetvédelmi megbízotti, valamint katasztrófavédelmi felel ősi feladatokat. E tevékenységet a hatályos egyetemi szabályzatok előírásainak megfelel ően végzi. i) Negyedévente elvégzi a tűzoltó készülékek, t űzcsapok készenlétben tartói ellen őrzését, gondoskodik az elvégzett ellen őrzés megfelelő dokumentálásáról, szükség esetén intézkedik az üzemképes állapot fenntartásáról. j) Ellenőrzi a tűzvédelmi rendszerek, berendezések id őszakos felülvizsgálatának elvégzését, személyesen végzi ezek el őírás szerinti üzembentartói ellen őrzését. (pl.: t űzoltó készülékek, beépített automatikus tűzjelző berendezés, tűzgátló ajtók, stb.) k) Részt vesz a keletkezett t űzesetek bels ő kivizsgálásában. 1) Közreműködik az Egyetem jogszabályokban meghatározott katasztrófavédelmi, polgári védelmi szervezeti egységeinek megalakításában, felkészítéseiben, felel ős az előírt tervek el őkészítéséért és a szükséges nyilvántartások naprakészen tartásáért, ellen őrzéséért. m) Részt vesz az Egyetem katasztrófavédelmi helyzetér ől, a végrehajtott feladatokról szóló évenkénti írásos jelentés előkészítésében. n) A Biztonságtechnikai Igazgatóság Rendezvénybiztosítási Csoportja és Rendészeti Csoportja részére biztosítja a rendezvény szervez őjével, a szervezeti egység képvisel őivel és társigazgatóságokkal együttm űködve a tűzvédelmi számítások elvégzéséhez és a biztonsági terv elkészítéséhez szükséges adatokat (alaprajzok, berendezési terv, program, stb.). o) Tűzvédelmet, munkavédelmet érint ő beruházások, szolgáltatások iránti igény felmerülése esetén gondoskodik a Beszerzés Szabályzatban el őírt árajánlatok bekérésér ől, valamint közreműködik a szerződések előkészítésében. p) Figyelemmel kíséri a Tömb területén valamennyi el őírt tűz- és munkavédelmet érint ő felülvizsgálat érvényességét, a felülvizsgálatokról megfelel ő adattartalmú nyilvántartást vezet, az érvényesség lejárta el őtt intézkedést kezdeményez a Tömb illetékes vezet őinél a szükséges felülvizsgálatok elvégeztetésére. Figyelemmel kíséri a felülvizsgálatok által feltárt hiányosságok kijavítását, gondoskodik a q) hibajavítások megfelelő dokumentálásáról. r) Kapcsolatot tart a Biztonságtechnikai Igazgatóság Környezetvédelmi Osztályának munkatársaival, a Tömbben felmerül ő környezetvédelmi kérdésekr ől konzultációt kezdeményez. s) Végzi a Tömbben a hulladékgazdálkodás adatainak nyilvántartását. t) Közreműködik a Tömbre vonatkozó környezetvédelmi szabályzók kidolgozásában. u) A külső, illetve a belső tűz-, munka- és környezetvédelmi ellen őrzések során feltárt hiányosságok megszüntetésére intézkedik, illetve intézkedést kezdeményez, szükség esetén javaslatot tesz a feltárt hiányosságok felszámolására. A munkavédelmi, tűzvédelmi, katasztrófavédelmi és polgári védelmi, környezetvédelmi, v) vagyonvédelmi tevékenységr ől, elvégzett feladatairól havonta jelentést készít. w) Érvényre juttatja — az Egyetem Vagyonvédelmi és Rendvédelmi Szabályzatával összhangban — a működési területen a vagyonvédelmi szabályokat. x) Tevékenységével el ősegíti a Tömb szervezeti egységei, illetve a Biztonságtechnikai Igazgatóság munkatársai közötti információáramlást.



T-

SZERVEZETI ÜGYREND

NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság y) Segítséget nyújt abban, hogy a Tömb szervezeti egységeinél bekövetkezett minden vagyonvédelemmel kapcsolatos rendkívüli esemény a lehet ő legrövidebb időn belül az épület vagyonvédelmi szolgálatához kerüljön bejelentésre. z) A Tömb szervezeti egységeit érint ő rendkívüli vagyonvédelmi eseményekkel kapcsolatos kivizsgálásban együttműködik a Rendészeti Csoport munkatársaival. aa) Együttműködik a Biztonságtechnikai Igazgatóság Vagyonvédelmi Osztály munkatársaival a létesítmény komplex védelmének tervezésében, szervezésében és irányításában. bb) Részt vesz a Tömb területén történ ő vagyonvédelmi mechanikai és elektronikai berendezések fejlesztésében, illetve - még a tervezés id őszakában - egyeztet a Biztonságtechnikai Igazgatóság Vagyonvédelmi Osztályával. KÖZPONTI ÁLLATHÁZ A Központi Állatház SPF zárt rendszer ű állatház, ahová csak az állatház vezet ő és az állatgondozók léphetnek be. A dolgozók feladata a Kísérletes Kutató Intézetek és a kutatók kísérleti állattal való ellátása. A Központi Állatházban szaporító patkány tenyészet Crl (WI) Br van.

4.2.20. állatház vezet ő feladatai a) Az állatház bels ő téri feladatai mindhárom alkalmazottnak ugyanazok, a vezet ői feladatokat mb. állatház vezet ő látja el. b) Napi szinten tartja a kapcsolatot telefonon és interneten a Kísérletes Intézetek vezet őivel, illetve a megbízott kutatóival. c) Az állat megrendeléseket, amik interneten érkeznek Poszeidon rendszeren keresztül, az állatházi rendszerbe be kell vinni, err ől nyomtatott példányt adni heti vezetésben a nevel őben dolgozó súlykategóriát kimérő kollégának. a) Hétfői állatkiadásra szállítólevelek készítése az Intézetek részére. b) Havi elszámolások összeállítása a kiadott állatokról ezek alapján készíthet ő el a számla. c) A takarmány és alom forgács felhasználásról összesít őt kell vezetni. d) Alomforgács és táp megrendeléseket kell végezni. e) Autoklávozást el kell végeztetni a már megkapott takarmányon, bels ő szállítást és hulladék elszállítást kell rendelni. f) Az állományváltozásról összesít őt kell vezetni. g) A belső térben mindenkori szükségleteknek megfelel ő számú szülőpárt kell beállítani, ennek figyelemmel kísérése és a kiöregedett vagy 30 napja nem ellet szül őpárok selejteztetése. h) Sentinel állatok beállítása, negyedévenkénti szerológiai vizsgálatra vitetés. i) Eszközök,(gumikesztyű , maszk, sapka stb.) tisztítószerek rendelése. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés id őpontja: 2015. 05.15.


SZERVEZETI ÜGYREND

NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság j)

Külső tér fertő tlenítésének rendelése havonta.

k) Működési szabályzat megírása, karbantartása, hulladék kezelési utasítás megírása, karban tartása. I) Napi kapcsolattartás a gazdasági csoportvezet ővel, az Állatházi munkacsoport megbeszélésein való részvétel.

4.2.21. Állatgondozók feladatai Napi feladatok: a) Etetés, itatás, dajkásítás, technológiai eszközök takarítása, tisztítása, fert őtlenítése, munkaruházat mosása a bels ő térben, helyiségek takaritása, bels ő téri napló-kártyák vezetése, külső téri tenyésztési napló, nevel ő napló, hőmérséklet és páratartalom napló vezetése, küls ő terek tisztítása. Feladatok a bels ő térben, napi bontásban: Hétfő: a) A tenyészetben a 18-21 napos állatok választása, ivar szerinti válogatása, új tenyészállat beállítás, teljes itatás, almozás, dobozkaparás, doboz áztatás, dajkásítás, tenyésztésb ől kiöregedett vagy tenyésztésre alkalmatlan állatok selejtezése. b) Hulladék kiadása zsilipen keresztül. c) Állatszobák felmosása, bels őfolyosó-kiszolgáló helyiségek felmosása. d) Nevelőben lévő összes állat átmérése súlykategória szerint, leválasztott állatok falkásítása a nevelőben, tenyészállat lerakás, almozás, teljes itatás. e) Állatkiadás az Intézetek részére zsilipen keresztül. f) Belsőtéri kártyák, napló vezetése. Kedd: a) Doboz, tetőmosogatás, dajkásítás, részleges etetés a nevel őben és tenyészetben, itatópalackok elmosogatása, portalanítás (fal, eszközök, állványok) b) Szellőzők kitakarítása, napi adminisztráció, felmosás. c) Takarmány- forgács beadás a heti elegend ő mennyiséget. Szerda: a) Teljes etetés, teljes itatás, portalanítás, felmosás, napi adminisztráció. Csütörtök: a) Almozás a nevelőben és tenyészetben, dajkásítás, takarítás, napi adminisztráció Péntek: a) Teljes etetés a nevel őben és tenyészetben, teljes itatás, dajkásítás takarítás, napi adminisztráció.



T-

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság Hétvégi és Ünnepnapokon:

a) Teljes etetés, teljes itatás, takarítás napi adminisztráció vezetése a bels ő és a külső naplókban. 4.3. SZERZŐDÉSES (MEGBÍZÁS!) JOGVISZONYBAN TÖRTÉN Ő FELADATELLÁTÁS KÖRE, AZ EZZEL ÖSSZEFÜGGŐ FELADATOK RENDJE A NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóságon nincs szerz ődéses (megbízást) munkavállaló. 5. A SZERVEZETI EGYSÉG MŰKÖDÉSÉNEK RENDJE 5.1. HELYETTESÍTÉS RENDJE A gazdasági és üzemeltetési igazgató távollétében a 4.1.1. pontban meghatározott jogköreinek gyakorlását egyedi intézkedéssel az általa irányított szervezeti egység fels őfokú végzettségű közalkalmazottjának átadhatja, illetve az átruházott jogkört visszavonhatja. A szervezeti egység közalkalmazottai a hasonló feladatkörben dolgozók egymást helyettesítik, a közvetlen irányító kijelölése alapján. 5.2. SZIGNÁLÁS RENDJE a) A titkárnő, ügyintéző az érkezett iratot köteles a jogosult szervezeti egység vezet őjének vagy a vezető megbízottjának továbbítani, aki kijelöli az ügyintézést végz ő személyt (szignálás). b) Az irat szignálására jogosult meghatározza az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (feladatok, határid ő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével írásban teszi meg. 5.3. KIADMÁNYOZÁS RENDJE Külső szervhez vagy személyhez küldend ő irat kiadmányként történ ő aláírására csak a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben, iratkezelési szabályzatban vagy a kiadmányozás rendjér ől szóló szabályzatban meghatározott kiadmányozási jog alapján kerülhet sor. A gazdasági és üzemeltetési igazgató gyakorolja a kiadmányozási jogot az általa irányított szervezeti egység feladatkörébe tartózó ügyekben. Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani, azaz kimen ő levelet csak az igazgató aláírásával lehet elküldeni. 5.4. NYILVÁNTARTÁSOK VEZETÉSE a) Biztonság és Tűzvédelen• Az épület biztonsági eszközeinek, rendszerének nyilvántartása. Tevékenységéhez köt ődik az épület (NET) t űzriadó terve, kiüritési terve. b) OET értekezletek jegyz őkönyvei c) Iktatókönyv és iktatási rendszer (titkárság vezeti) Poszeidon rendszerben. 5.5.

IRATKEZELÉSSEL ÖSSZEFÜGGŐ SZABÁLYOK

A dokumentumok kezelését, iktatását és tárolását az Iratkezelési Szabályzat szerint végzik az ügyintézők, illetve a titkárság. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés id őpontja: 2015. 05.15.


r

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság Az elektronikus dokumentumok elérhetőek a belső informatikai hálózaton, az SAP rendszerben és Poszeidon rendszerben. Ezek kinyomtatása, tárolása, rendszerezése nem minden esetben szükséges. A postai küldeményeket iktatókönyvben iktatják. Iktatószám, dátum alapján a dokumentumok visszakereshet ők. 5.6.

KAPCSOLATTARTÁS, EGYÜTTM ŰKÖDÉS

Az NGÜI kapcsolatot tart a NET-ben m űködő Intézetek vezet őivel, az Egyetem gazdasági és műszaki vezetésével, a Jogi és Igazgatási F őigazgatóság Oktatási Csoportjával, Biztonságteclmikai Igazgatóságával. A munka- és tűzvédelmi feladatok ellátása, a rendkívüli események során keletkez ő veszély- és kárelhárításnál a ment őszolgálat, Polgári Védelem, Tű zoltóság, Katasztrófavédelem. Külkapcsolatok: Fővárosi Vízművek, Fővárosi Gázművek, FŐTÁV, ELMŰ, megrendelők 5.7.

INFORMÁCIÓÁRAMLÁS

A szervezeti egységen belül az információáramláshoz az Internet és a telefon a f ő kommunikációs eszköz. A postázó kezeli a kifelé induló és a befelé érkez ő leveleket. A műszaki osztályvezető minden reggel eligazítást tart a karbantartólmak a napi elvégzend ő feladatokkal kapcsolatban. 5.8.

BÉLYEGZŐK HASZNÁLATA a) Minden igazgatói aláírás mellett a szervezet körbélyegz ője szükséges. b) Minden szerző déses dokumentumon a igazgatói aláírás, vagy szignója alatt a névbélyegz ő használata kötelező. c) Kimenő leveleken/borítékon a szervezet hosszú bélyegz őjének lenyomta kötelez ő. d) Készpénz elszámolásokon a kötelezettségvállalási gazdasági bélyegz ő lenyomata szükséges. e) Minden iktatott levélen, kimenő levélen, szerz ődésen az aláírás mellett a dátumnak is szerepelnie kell — ennek figyelése a titkárság feladata.

6. A VEZET ŐI ELLENŐRZÉSSEL, MUNKASZERVEZÉSSEL ÖSSZEFÜGG Ő SZABÁLYOK 6.1.

MUNKAIDÓRE VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK

A hivatali munkaidő hétfőről csütörtökig 8.00-16.30-ig, pénteken 8.00-14.00-ig tart. A takarítószemélyzet munkaideje 6-14.15-ig, pénteken 6-13-ig tart. A délutános takarítók, illetve a tantermi technikus munkaid ő beosztása 13-21-ig tart. A karbantartók munkaideje hétfőtől csütörtökig 7.30-16-ig, pénteken7.30-14-ig tart. Ügyelet: 1 fő villanyszerelő a hét minden napján mobiltelefonos elérhet őséggel, hétköznap 16.000.30-ig, hétvégén 7.00-24.00-ig



T—

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság 6.2. SZABADSÁGOK KIADÁSÁRA VONATKOZÓ RENDELKEZÉSEK Az Igazgatóságon a szabadságok kiadására éves szabadságos terv alapján, a Mt. által meghatározottak figyelembevételével kerül sor. A szabadság kiadása a munkáltató joga és kötelezettsége, a kiadás el őtt azonban a munkáltatónak meg kell hallgatnia a munkavállalót. A szabadságot úgy kell kiadni, hogy annak tartama legalább tizennégy összefügg ő naptári napot elérjen, de ettől az előírástól a felek közös megegyezéssel eltérhetnek. A munkaviszony első három hónapját kivéve a munkavállaló jogosult arra, hogy hét munkanap szabadságot — év közben kezd ődő munkaviszony esetén ennek arányos részét — legfeljebb két részletben a kérésének megfelel ő időpontban adjon ki a munkáltató. A szabadság kiadásának időpontját legalább tizenöt nappal a szabadság kezdete el őtt kell közölni a munkavállalóval, és a munkavállalónak is ezt a határid őt kell megtartania a rendelkezési körébe tartozó hét munkanap szabadságot érintően. A szabadságot a munkaid ő-beosztás szerinti munkanapokra kell kiadni. 6.3. MUNKAKÖRI LEÍRÁSOK ELKÉSZÍTÉSE, AKTUALIZÁLÁSA, FELÜLVIZSGÁLATA A szervezeti egységben minden dolgozó rendelkezik munkaköri leírással. A munkaköri leírásokat az igazgató, a műszaki osztályvezet ő, illetve a gazdasági csoportvezet ő utasításai alapján a MIR megbízott készíti el. A régebbi munkaköri leírásokat kétévente szükséges felülvizsgálni, de változás esetén, szükség szerint aktualizálásra kerülnek. 6.4. A FOLYAMATBA ÉPÍTETT VEZETŐI ELLENŐRZÉS ESZKÖZEI, MÓDSZEREI, TÍPUSAI a) A gazdálkodás vonatkozásában a folyamatba épített ellen őrzés a kötelezettségvállalói és pénzügyi ellenjegyzői jogkör gyakorlásával valósul meg az aláírással dokumentálva. b) A házipénztár folyamatba épített ellen őrzésére az Ellenőrzési Nyomvonalak című szabályzat 7./b mellékletének megfelel ően történik. A műszaki és biztonsági berendezések ellen őrzését a kötelező felülvizsgálatok biztosítják. c) Az épületben folyó oktatási és kutatási tevékenységekre kiható m űszaki beavatkozások, valamint arculati változással járó változtatások esetén az Operatív Egyeztet ő Testület jóváhagyása illetve a testület részére történ ő rendszeres beszámoláson keresztül is megvalósul az ellenőrzés. d) A karbantartók által végzett javítások ellen őrzése a napi beszámoltatással történik, a dokumentálás a munkalapokon keresztül történik. e) A kísérleti állattenyésztés min őségének ellenőrzését a negyedévenként akkreditált laboratóriumban végeztetett szerológiai vizsgálat biztosítja

6.5. A SZERVEZETI EGYSÉG MŰKÖDÉSÉVEL ÖSSZEFÜGGŐ KOCKÁZATOK KEZELÉSE a) A szervezet gazdálkodását az egyetem fels ő vezetése által jóváhagyott éves költségvetési keret biztosítja. A keretek kezelése közvetlenül ellen őrizhető, így gazdálkodás alacsony kockázati tényez őnek minősül. A pénzügyi szabálytalanságok valószín űsége kicsi. A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés időpontja: 2015. 05.15.


r

SZERVEZETI ÜGYREND

NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság

b) A szabadkapacitás bevételszerz ő tevékenységre való értékesítésének vannak piaci és biztonsági kockázatai, amiket az egyetemi szabályozások szerinti engedélyezési eljárásokkal lehet kezelni. c) A tevékenységi kockázatok között az üzemeltetési kockázat magas az épület elavult m űszaki állapota miatt. A kockázat kezelése a m űszaki osztály által végzett napi rutinszer ű ellenőrzésekkel valósul meg, illetve munkaid őn túl a porta szolgálat ellen őrző bejárásán keresztül. A m űszaki kockázatok kezelésére csökkentési céllal m űszaki készenlétes szolgálatot teljesít munkaidő után egy karbantartó.

6.6.

MUNKÁLTATÓI JOGKÖR GYAKORLÁSÁNAK RENDSZERE

A NET Gazdasági és Üzemeltetési igazgatóságon az igazgató gyakorolja a munkáltatói jogokat a szervezeti egység közalkalmazotti munkakörben foglalkoztatottjainak tekintetében. — ideértve a megbízási jogviszony alapján végzett tevékenység keretében a megbízót megillet ő jogosultságokat — illetmény, illetve egyéb jogviszonyra tekintettel történ ő juttatás megállapítására a kancellár egyetértésével jogosult. a) kötelezettségvállalási jog: közalkalmazotti, munkaviszony, és egyéb munkavégzésre irányuló jogviszony létesítése, megszűntetése, kinevezés, kinevezés módosítás, munkaszerz ődés módosítása, vezet ő i megbízás és annak visszavonása, illetmény, illetménypótlékok, kereset- és illetménykiegészítés megállapítása, módosítása, jutalmazás. b) munkavégzéssel kapcsolatos irányítási , utasítási , ellenőrzési jogok: munkavégzésre irányuló további jogviszony engedélyezése, a munkáltatói engedélyhez nem kötött, további jogviszony létesítésének tudomásulvétele, összeférhetetlenség vizsgálata, más munkáltatóhoz való kirendelés, szabadság kiadása, fizetés nélküli szabadság engedélyezése, min ősítés a napi munkavégzéshez, vagyis a dolgozó munkaköri leírásában meghatározott, valamint az adott szervezeti egység feladatkörébe tartozó feladatok napi szint ű ellátását biztosító utasítási, ellenőrzési és irányítási jog, munkaid ő beosztás meghatározása. -

-

c) A munkáltatói jogok gyakorlásánál be kell tartani a jogszabályokban és az egyetemi szabályzatokban, valamint a rektori, illetve kancellári körlevelekben, utasításokban leírtakat, az azokban foglalt eljárási rendet, és egyeztetési kötelezettséget.

7. HIVATKOZÁSOK LISTÁJA Semmelweis Egyetem Szervezeti és M űködési Szabályzata Semmelweis Egyetem Tűzvédelmi szabályzata Semmelweis Egyetem Munkavédelmi szabályzata Semmelweis Egyetem Polgári védelmi szabályzata Semmelweis Egyetem Környezetvédelmi szabályzata Semmelweis Egyetem Gazdálkodási szabályzat Semmelweis Egyetem Pénzkezelési szabályzata A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI -SZR Érvénybelépés időpontja: 2015. 05.15.


r--

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság Semmelweis Egyetem Beszerzési szabályzata Semmelweis Egyetem Készletgazdálkodási szabályzata Semmelweis Egyetem Leltározási és Leltárkezelési Szabályzata Semmelweis Egyetem Kötelezettségvállalási szabályzata SE-GFI-NETGUI-MU-02 — Hulladékkezelés rendje

-

8. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Jelen szabályzat hatálybalépését követ ően az Egységszintű Működési Szabályzat (EMSZ) hatályát veszti. A Szervezeti Ügyrend 3 példányban készült, melyb ől 1. pld. a szervezeti egységnél marad 2. pld. az Emberierőforrás-gazdálkodási F őigazgatósághoz kell benyújtani. A Minőségbiztosítási Osztályra az aláírt, eredeti példány pdf-ben szkennelt változatát kell elektronikusan beküldeni, amely az intranetes MIR honlapon minden egyetemi dolgozó számára elérhetővé válik.

9. MELLÉKLETEK • • •

SE-GFI-NGUI-SZR-M01 — A szervezeti egység felépítésének bemutatása: organogram SE-GFI-NGUI-SZR-MO2 — A Szervezeti Ügyrend megismerésére vonatkozó nyilatkozatok az egység dolgozói részéről SE-GFI-NGUI-SZR-M03 — Munkautasítások listája: speciális munkafolyamatok leírása

10. ADATLAPOK Az adatlapokat a Bizonylati album tartalmazza.



SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság - Organogram SE-GFI-NGUI-SZR-M01

Gazdasági F ő igazgatóság

NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság (NGÜI)

Igazgató

M űszaki Osztály

Gazdasági Csoport

Program koordinátor

X

M űszaki osztályvezet ő

Tantermi technikusok

M űszaki csoportvezet ő

Takarítók

Biztoságtechnikai ügyintéz ő

Gazdasági csoportvezet ő

Állatház vezet ő

Gazdasági, pénzügyi ügyintéz ők

Titkárság

Gondnok

--____-M űszaki ügyintéző

Karbantartók

Leltározók

Pénztár

Postázó

Raktár

SE-GFI-NGUI-SZR-M01 Organogram 2015.

Központi Állatház

Állatgondozók

SZERVEZETI ÜGYREND NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság - A Szervezeti Ügyrend megismerésére vonatkozó nyilatkozatok az egység dolgozói részér ől SE-GFI-NGUI-SZR-MO2

A NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság Szervezeti Ügyrendjének megismerésére vonatkozóan:

Nyilatkozat

Aláírásommal igazolom, hogy a SE-GFI-NGUI-SZR Szervezeti Ügyrendjében és mellékleteiben foglaltakat megismertem, megértettem, a rám vonatkozó feladatokkal tisztában vagyok, és a leírtak szellemében végzem munkámat. Jelen nyilatkozattal vállalom, hogy az Ügyrendben rögzített, rám vonatkozó feladatokat, folyamatokat érintő változásokról a NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóságot id őben, a bekövetkezést megelőzően tájékoztatom. Budapest, 2015. május 15.

Jelen nyilatkozat aláírására kötelezettek:

Név

A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI-SZR-MO2 Érvénybelépés időpontja: 2015.

Beosztás

Aláírás

Oldal: 1 / 2 verziószam:01

A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI-SZR-MO2 Érvénybelépés id őpontja: 2015.

Oldal: 2 / 2 verzió szám:0 1

NET Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatóság SZERVEZETI ÜGYRE» SE-GFI-NGUI-SZR-M03

MUNKAUTASÍTÁSOK LISTÁJA SE-GMF-NETGUI-MU-01 RENDEZVÉNYSZERVEZÉS SE-GMF-NETGUI-MU-02 HULLADÉKKEZELÉSI UTASÍTÁS

A dokumentum kódja: SE-GFI-NGUI-SZR-M03 Érvénybelépés id őpontja: 2015.

Oldal: 1/1 Verziószám: 01

MUNKAUTASÍTÁSOK LISTÁJA

Recommend Documents