Működtetett kommunikációs fórumok

II. fázis III. kötet

Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal

Működtetett kommunikációs fórumok Javaslat

A polgármesteri hivatalok fejlesztése című pályázatban ÁROP1.A.2/A-2008-0138 vállalt feltételek szerinti szervezet-fejlesztési és képzési szolgáltatás biztosítása az Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal vonatkozásában

Pécs, 2010

Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal A polgármesteri hivatalok fejlesztése ÁROP 1.A.2/A-2008-0138

A dokumentum rendszer célja és tartalmi elemei Jelenen dokumentum rendszer a polgármesteri hivatalok fejlesztése című pályázatban ÁROP-1.A.2/A-2008-0138 vállalt feltételek szerinti szervezet-fejlesztési és képzési szolgáltatás biztosítása az Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal számára megnevezésű projektben készült.

A dokumentumok az alábbiak szerint készültek el: I. kötet

I. Fázis

II. kötet

III. kötet

Szervezeti és működési Diagnózis – jelentés Szervezeti és működési Diagnózis Jelentés – Szociometriai vizsgálat alapján Szervezeti és Működési Diagnózis – jelentés Prezentáció

I. kötet

Összefoglaló javaslatok

II. kötet

Javaslatok a belső szabályozások módosítására • Szervezeti és Működési Szabályzat - Ügyrend • Munkaköri leírások

II. Fázis

III. kötet

Működtetett kommunikációs fórumok – Javaslat

IV. kötet

Összefoglaló javaslat - prezentáció

V. kötet

Képzési oktatási program

VI. kötet

A Körjegyzőség változásmenedzsment Terve

Kommunikációs

és

Alsómocsolád, 2010. szeptember 30.

2 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Tartalomjegyzék

1.

MŰKÖDTETETT KOMMUNIKÁCIÓ FÓRUMOK - ÉRTEKEZLETI REND ...................................... 4

2.

KÖRJEGYZŐSÉGI SZINTŰ ÉRTEKEZLETEK, MEGBESZÉLÉSEK ............................................. 4 2.1 2.2 2.3 2.4

3.

ALSÓMOCSOLÁD HIVATALHOZ KAPCSOLÓDÓ ÉRTEKEZLETEK, MEGBESZÉLÉSEK ....... 9 3.1 3.2 3.3 3.4

4.

POLGÁRMESTEREK TANÁCSA ................................................................................................................ 4 LEGNAGYOBB ADÓZÓK TÁJÉKOZATÓ ÉRTEKEZLETE (KÖRJEGYZŐSÉGI) .............................................. 5 PROJEKTIRÁNYÍTÁSI TESTÜLETI ÜLÉS .................................................................................................. 6 PROJEKTVEZETŐI ÉRTEKEZLET ............................................................................................................. 7

INTÉZMÉNYI TÁJÉKOZTATÓ ÉRTEKEZLET ............................................................................................... 9 ÉV ÉRTÉKELŐ ÉRTEKEZLET ................................................................................................................. 10 KÜLFÖLDIEK ÉVES TÁJÉKOZTATÓJA .................................................................................................... 11 VEZETŐI ÉRTEKEZLET ......................................................................................................................... 12

INTÉZMÉNYI, BELSŐ ÉRTEKEZLETEK, MEGBESZÉLÉSEK .................................................... 14 4.1 4.2 4.3

LAKÓGYŰLÉS (ŐSZI FÉNY IDŐSEK OTTHONA ..................................................................................... 14 DOLGOZÓI TÁJÉKOZTATÓ .................................................................................................................... 15 NŐVÉRGYŰLÉS .................................................................................................................................... 16


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


1.

Működtetett kommunikáció fórumok - Értekezleti rend

A kommunikációs fejlesztésének meghatározó iránya a szóbeli kommunikáció alapját képező értekezleti rend rögzítése. Ezen belül az érintettek köre szint tagoltuk az értekezleteket, így alakult ki az alábbi három csoport: • Körjegyzőség szintű értekezletek, megbeszélések • Alsómocsoládi hivatalhoz kötődő értekezletek • Intézményi, belső értekezletek. A kommunikáció fejlesztésének részét képezi - a folyamatok között tárgyalandó – négy folyamat is melyek a következők: • • • •

2.

I.7.1.1 Elekronikus hírlevél I.7.1.2 Körjegyzőségi újság - Közös út I.7.1.3 Települési hírlevél - Mocsoládi Hírlevél I.7.3. Rendezvényszervezés

Körjegyzőségi szintű értekezletek, megbeszélések

2.1

Polgármesterek tanácsa

Célja: A Körjegyzőség polgármestereinek kölcsönös tájékoztatása a közös feladatokról, egyéb együttműködési lehetőségekről, működési problémákról. Résztvevők: • Körjegyzőség polgármesterei, • Körjegyző • Jegyzőkönyv vezető, (Igazgatási előadó) • Egyes témakörökhöz szakértők, felelősök esetileg meghívásra kerülhetnek, Összehívása: 4 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Igazgatási előadó hívja össze - Alsómocsoládi polgármester megbízásából – a tárgy hét előtti héten, email-ben, Időpontja: Két havonta , minden második hónap első hetének szerda délután 17 órakor, Időtartama: Maximum 2 óra, Előkészítés: • Éves munkaterv készül a tárgyalandó témakörökről (igazgatási előadó készíti) • Aktuális közös feladatokról helyzetértékelés (előre haladás, problémák, döntési szükséglet), Körjegyző állítja össze • Javaslatok előkészítő anyagai (Javaslattevő állítja, állítatja össze) Lebonyolítás • Alsómocsoládi polgármester vezeti le, • Témakörönként összefoglalja megállapodásokat, adódó feladatokat lediktálja. Dokumentálás: • Jegyzőkönyv készül, ami tartalmazza az elhatározott feladatokat, határidőket, felelősöket, a kialakított álláspontokat, esetleges külön véleményeket. • Jegyzőkönyvvezető elkészíti a jegyzőkönyvet, két munkanapon belül megküldi a polgármestereknek. Felelősség • Összehívás, program kialakítás, technikai előkészítés, hivatal oldali résztvevők „előadók” koordinálása, rendezvény dokumentálása Körjegyző felelőssége

2.2

Legnagyobb adózók tájékozató értekezlete (körjegyzőségi)

Célja: A Körjegyzőség legnagyobb adózói számára általános tájékoztatás a körjegyzőség szándékairól, terveiről. Információ gyűjtés a gazdálkodók fejlesztési elképzeléseiről. Együttműködési lehetőségek feltárása. Résztvevők: • Alsómocsoládi Körjegyzőség polgármesterei, • Körjegyző 5 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• Projekt iroda vezetője, • Gazdálkodó szervezetek vezetői, adózók (10 -15 meghívott) Összehívása: • Polgármester nevében tervezett időpont előtt három héttel kör e-mail-ben , illetve levélben postai úton, Időpontja: Évente, gazdálkodó szervezetek tervezési időszaka előtt, májusban. Időtartama: Maximum 2 óra, Előkészítés: • Prezentáció készítése a körjegyzőség tevékenységéről, a projektekről, tervezett fejlesztésekről, nagyobb feladatokról Lebonyolítás • Alsómocsoládi polgármester prezentál, • Gazdálkodók ismertetik fejlesztési elképzeléseket, • Workshop együttműködési lehetőségekről, • Összefoglaló, elhangzottakból adódó feladatok. Dokumentálás: • Emlékeztető résztvevők számára (Megküldendő három munkanapon belül) • Feladat lista (belső használatra) Felelősség • Összehívás, program kialakítás, technikai előkészítés, hivatal oldali résztvevők „előadók” koordinálása, rendezvény dokumentálása Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft. ügyvezető felelőssége

2.3

Projektirányítási Testületi ülés

Fő funkciója: Az Alsómocsoládi mikrotérség körjegyzőségi projektjei esetében a projektek legfelsőbb szintű irányítása, döntéshozó, ellenőrző és jóváhagyó feladatokat ellátó testülete. Közvetlenül felügyeli az Alsómocsoládi mikrotérség települési projektjeinek végrehajtását.


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Tagjai: • Mikrotérség településeinek polgármesterei, • Térségi Civil Egyesület elnöke, • Körjegyző, Rendszeres meghívott: • Projekt Iroda vezetője Ülésének gyakorisága: • Kéthavonta, Jellemzői és feladatai: • Annak biztosítása, hogy a települési projektportfoliók megfeleljenek a települési stratégiákban megfogalmazott céloknak, • Legfelső döntéshozói fórum projektirányítással kapcsolatos kérdésekben, • Projektirányításra vonatkozó működési szabályok jóváhagyása, betartatása, • Körjegyzőségi projektek esetében: o A Projekt Alapító Dokumentum elfogadása, o A projekt felügyelete a mérföldkő tervezés szintjén, jelentések, előterjesztések, és a projektvezető beszámoltatása alapján, o Projekt mérföldköveinek, munkaközi és zárójelentéseinek elfogadása, o A kockázatok és problémák kezelése, változások kezelése esetén a legmagasabb eszkalációs szint.

2.4

Projektvezetői értekezlet

Projektirányítási rendszer fejlesztésére vonatkozó javaslatok között található a leírása. Célja: A projektek előrehaladásának és tervezett feladatainak áttekintése, problémák egyeztetése, szükséges vezetői intézkedések kezdeményezése. Időpontja: Havonta rendszeresen Résztvevők: • Projekt Irodavezető, 7 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• Projekt koordinátor • Projekt asszisztens • Projektek vezetők,

Előkészítő anyagai: • Kétheti projektjelentések, Keletkező anyagok: • Jegyzőkönyv,


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


3.

Alsómocsolád hivatalhoz kapcsolódó értekezletek, megbeszélések

3.1

Intézményi tájékoztató értekezlet

Célja: Az Alsómocsolád hivatal és intézmények munkatársai számára tájékoztató értekezlet a futó és a leendő projektekről, a lezárt projektek eredményeiről, jelentősebb feladatokról, eseményekről, valamint az önkormányzat működéséről. Résztvevők: • Alsómocsoládi hivatal munkatársai, • Alsómocsoládhoz kötődő intézmények munkatársai Összehívása: • Tervezett időpont előtt két héttel kör e-mail-ben, illetve vezetői értekezleten történik az összehívás. (Azokat a munkatársakat, akiknek nem számítógépes a munkahelyük, a munkahelyi vezetőjük értesíti) • Hivatal hirdetmény falára kikerül a meghívó. Időpontja: Évente két alkalommal, egyik a költségvetések elfogadása utáni időszakban, a másik szabadságolások után szeptemberben Időtartama: maximum 4 óra, Előkészítés: • Összefoglaló készítése projektek előrehaladási jelentéseiből, • Tervezett projektekről tájékoztató készítése (projekt definíciós lapok alapján) • Körjegyzőség+intézmények működéséről értékelő beszámoló (történések, problémák, következő időszak projekteken kívüli nagyobb feladatai) Lebonyolítás • Alsómocsoládi polgármester levezeti, • Projektekről tájékoztatást ad Projekt Iroda vezetője, • Alsómocsoládi polgármester hivatal+intézmények értékelését megtartja, 9 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Dokumentálás: • Formális dokumentálás nincs • Az esemény kommunikálása történik Közös Útban és települési honlapon, Felelősség • Összehívás, program kialakítás, technikai előkészítés, hivatal oldali résztvevők „előadók” koordinálása, rendezvény dokumentálása Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft. ügyvezető felelőssége

Megjegyzés: • Idősek Otthonára + Faluházra bontva lenne szerencsés megtartani

3.2

Év értékelő értekezlet

Célja: Az év munkájának az értékelése, a kiemelkedő teljesítmények elismerése, összetartozás erősítése. Résztvevők: • Alsómocsolád Körjegyzőség alkalmazottai, • Alsómocsoládi intézmények alkalmazottai, • Civil szervezetek vezetői, illetve operatív munkában résztvevő tagjaik.

Összehívása: • Polgármester nevében tervezett időpont előtt egy hónappal vezetők értesítése e-mail-ben, illetve vezetői értekezleten. Intézményvezetők tájékoztatják saját munkatársaikat. Időpontja: Évente, decemberben, de az ünnepek előtt, hét utolsó munkanapján, késő délután. Időtartama: Maximum 4 óra, Előkészítés: 10 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Prezentáció készítése a körjegyzőség tevékenységéről, a projektekről, tervezett fejlesztésekről, Lebonyolítás • Alsómocsoládi polgármester értékeli az évet, megemlékezik a kiemelkedő teljesítményekről, • Belső díjak átadása, kiemelkedő teljesítmények díjazása • A hivatalos részt követően kötetlen szórakozás Dokumentálás: • Formálisan nincs, • Cikk az eseményről a „Közös Útban” Felelős • Összehívás, program kialakítás, technikai előkészítés, hivatal oldali résztvevők „előadók” koordinálása, rendezvény dokumentálása Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft. ügyvezető felelőssége

3.3

Külföldiek éves tájékoztatója

Célja: Az itt élő külföldi állampolgárok tájékoztatása az év során fejlesztésekről, eseményekről településhez való kötődésük erősítése.

megvalósuló

Résztvevők: • Alsómocsoládi külföldi ingatlantulajdonosok, • Polgármester, • Körjegyző, • Civilszervezetek képviselői,

Összehívása: Polgármester nevében tervezett időpont előtt egy hónappal levélben, és hirdetmény hivatali hirdető táblán (angol és esetleg német nyelven) Időpontja: Évente egy alkalommal, (minél inkább az év elején, másrészt olyan időszakban, amikor jellemzően itt tartózkodnak) (opció lehet az Európai Unió napja – május 19.) 11 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Időtartama: Maximum 2 óra, Előkészítés: Prezentáció készítése az év tervezett fejlesztéseiről, eseményeiről, Lebonyolítás • Alsómocsoládi polgármestere tájékoztatója, • Meghívottak igényeinek, elvárásainak gyűjtése, együttműködési lehetőségek gyűjtése, • Kiegészítő lehetőség egybekötött esemény

egy

adott

nemzet

kultúrájának

bemutatásával

Dokumentálás: • Prezentáció megjelenítése honlapon, • Ismertetés Közös Útban • Igények, elvárások írásos rögzítése, (feladatgenerálás) Felelősség • Összehívás, program kialakítás, technikai előkészítés, hivatal oldali résztvevők „előadók” koordinálása, rendezvény dokumentálása Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft. ügyvezető felelőssége Megjegyzés: • „lista” összeállítása arról, hogy mi okozott nehézséget, problémát a külföldi számára beköltözésekor

3.4

Vezetői értekezlet

Célja: A körjegyzőségi hivatal és intézményeinek operatív irányításának támogatása. Résztvevők: • Polgármester, • Körjegyző, • Projekt Iroda vezető • Település üzemeltetés vezető 12 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• Mocsoládi Civilház Nonprofit Kft. ügyvezetője • Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft. ügyvezetője Összehívása: • Külön összehívás nélkül, automatikusan. (Ha nem kerül megtartásra, arról megy ki értesítés) Gyakorisága: Minden hétfőn 8 órakor, (jelenleg 10.30 – 12.00 óra) Időtartama: Maximum 2 óra, Előkészítés: Írott, előkészített anyag esetileg Lebonyolítás Előző hét eseményeinek megbeszélése, Következő hét feladatainak áttekintése, Dokumentálás: • Feladatokról, felelősökről, határidőkről központi feljegyzés, emlékeztető készül, Felelősség • Összehívás, technikai előkészítés, dokumentálás Körjegyző felelőssége


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


4.

Intézményi, belső értekezletek, megbeszélések

4.1

Lakógyűlés (Őszi Fény Idősek Otthona

Célja: Az Idősek Otthon lakóinak tájékoztatása az intézmény működéséről, változásokról. A lakók problémáinak összegyűjtése. Résztvevők: • Polgármester, • Intézmény vezető, • Étkezési vezető, • Jogtanácsos, • Érdekképviseleti fórum o Idősek o Nővérek o Hozzátartozók képviselői. Összehívása: Hirdető táblán meghirdetik, illetve szóban tájékoztatnak. Gyakorisága: Évente két alkalommal

Időtartama: Maximum 1 óra,

Előkészítés: • Évértékelés összeállítása, • Szükséges és lehetséges beruházások összegyűjtése, • Beszámoló készítés a térítési díjakról Lebonyolítás • Évértékelés, 14 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


• Szükséges és lehetséges bemutatások ismertetése, • Térítési díjak ismertetése, • Várható változások ismertetése a lakók számára, • Problémák gyűjtése, • Minden esetben készül jegyzőkönyv. Dokumentálás: • Problémákról emlékeztető készül, Felelősség • Összehívás, technikai előkészítés, napirendi pontok előkészítése, és a Lakógyűlés dokumentálása az intézményvezető felelőssége

4.2

Dolgozói tájékoztató

Célja: Az Idősek Otthonában dolgozó munkatársak részére általános tájékozató értekezlet. Résztvevők: • Intézmény vezető, • Étkezési vezető • Munkatársak Összehívása: Hirdető táblán meghirdetik, Gyakorisága: Évente három alkalommal Időtartama: Maximum 1 óra, Előkészítés: Lebonyolítás Működési problémák, események megbeszélése. Dokumentálás: 15 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Problémákról emlékeztető készül, Felelősség Összehívás, technikai előkészítés, napirendi pontok előkészítése, és a dokumentálás az intézményvezető felelőssége

4.3

Nővérgyűlés

Célja: Az Idősek Otthonában dolgozó munkatársak részére operatív irányítást, belső koordinációt segíteni. Résztvevők: • Intézmény vezető, • Étkezési vezető, • Ápolószemélyzet. Összehívása: Szóban, Gyakorisága: Évente két alkalommal, valamint szükség esetén Időtartama: Maximum 1 óra, Előkészítés: • Előző év értékelésének elkészítése • Elkövetkező változások összegyűjtése • Működési és otthon-szintű problémák összegyűjtése Lebonyolítás • Előző időszak felkészülés,

feladatainak

értékelése,

következő

időszak

feladataira

• Működési problémák, események megbeszélése. Dokumentálás: • Problémákról emlékeztető készül, Felelősség 16 ⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯ Az RFH Csoport Tagja

⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯


Összehívás, technikai előkészítés, napirendi pontok előkészítése, és a dokumentálás az intézményvezető felelőssége


⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯

Működtetett kommunikációs fórumok

Recommend Documents