MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV

MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI SÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV Echo Innovációs Műhely M

Dokumentum verzió: Legutóbbi módosítás dátuma: Legutóbbi módosítást végezte:

1.0 2014. Feb. 15. Domokos Tamás

1

Tartalomjegyzék Bevezetés .............................................................................................................................................. 5 1. Az tagok minőségpolitikai elvárásai ................................................................................................ 6 2. Az egyesület minőségpolitikája ....................................................................................................... 7 2.1 Küldetésnyilatkozat ......................................................................................................................... 7 2.2 A Echo Innovációs Műhely minőségpolitikai nyilatkozata ........................................................... 8 2.3 A minőségirányítási kézikönyv használatának és karbantartásának rendje ............................. 9 3. A szervezet bemutatása ................................................................................................................. 10 3.1 Alapadatok .................................................................................................................................... 10 3.2 Alapítás .......................................................................................................................................... 10 3.3 Az Egyesület céljai és feladatai ................................................................................................... 11 3.4 Foglalkoztatottak és önkéntesek ................................................................................................. 12 3.5 A működés technikai feltételei ..................................................................................................... 13 3.6 Szolgáltatások ............................................................................................................................... 15 3.6.1 Fogyasztóvédelmi Információs és Oktató Pont működtetése............................................ 15 3.6.2 Ifjúságszakmai módszertani központ (ISZMK) .................................................................... 15 3.6.3 EU pályázati mentorálás ....................................................................................................... 16 3.6.4 Severus Közösségfejlesztő Program .................................................................................. 16 3.6.5 Fejér Megyei Civil Információs Centrum .............................................................................. 17 3.6.7 Echo Szociológiai Kutatóintézet ........................................................................................... 17 3.6.8 Önkéntes pontok működtetése ............................................................................................. 18 3.6.9 Kapocs Foglalkoztatási Iroda szolgáltatásai ....................................................................... 18 3.7 Együttműködő Partnerek.............................................................................................................. 19 3.8 Az Egyesület szervezeti felépítése ............................................................................................. 20 3.8.1 Közgyűlés ............................................................................................................................... 20 Dokumentum verzió: Legutóbbi módosítás dátuma: Legutóbbi módosítást végezte:


2

3.8.2 Elnök ....................................................................................................................................... 21 3.8.3 Felügyelő bizottság................................................................................................................ 22 3.8.4. Szakmai igazgató ................................................................................................................. 22 3.8.5 Stratégiai igazgató ................................................................................................................. 23 3.8.6. Gazdasági igazgató .............................................................................................................. 24 3.8.7. Irodavezetők.......................................................................................................................... 25 3.8.8 Cég- és szervezetvezetők..................................................................................................... 25 4. Egyesület minőségirányítási rendszere ........................................................................................ 26 4.1. Az Egyesület minőségirányítási rendszere ............................................................................... 26 4.2. A vezetés elkötelezettsége és felelőssége................................................................................ 27 4.2.1. Jogszerű működés ............................................................................................................... 27 4.2.2. Az Egyesületi információáramlás rendszere ...................................................................... 27 4.3. Humán erőforrás biztosítása és fejlesztése .............................................................................. 28 4.4. Az Egyesület legfontosabb stratégiai dokumentumai............................................................... 29 4.5. Vezetői ellenőrzés ....................................................................................................................... 31 4.5.1 A szakmai munkával kapcsolatos feladatok ellenőrzése ....................................................... 32 4.5.2 A gazdálkodással és a működéssel kapcsolatos feladatok ellenőrzése .............................. 33 4.6 Rendelkező hivatkozások és belső szabályzatok felsorolása .................................................. 33 4.7 Az Echo Nonprofit Network minőségirányítási rendszerének ismertetése és önellenőrzési folyamatának módszertana ................................................................................................................ 34 4.8 Az Egyesület mérési és értékelési rendszere ............................................................................ 35 4.8.1 Az alkalmazottak értékelésének folyamata ............................................................................. 36 4.8.2. A vezetői teljesítményértékelés szempontjai és az értékelés rendje ................................... 38 4.8.3 Önkéntesek értékelésének rendje ........................................................................................... 39 4.9 Az Egyesület teljes körű önértékelésének rendje ...................................................................... 40 4.9. 1. Az Egyesületi önértékelés célja ............................................................................................. 40 4.9.2. Az önértékeléssel szembeni elvárások .................................................................................. 40 5. Az Egyesület partnerkapcsolatai ................................................................................................... 43 5.1. A partneri igény és elégedettség mérés szabályozása ............................................................ 43 5.2. Kommunikáció a partnerekkel .................................................................................................... 44



3

5.3. Panaszok kezelése...................................................................................................................... 45 6. A Minőségirányítási kézikönyv közzététele, nyilvánosságra hozatala ....................................... 45 Függelék .............................................................................................................................................. 46



4

Bevezetés Az Echo Innovációs Műhely magánszemélyek hozták létre az egyesülési törvény alapján 1997-ben azzal a céllal, hogy fejlesztő programjain és szolgáltatásian keresztül segítse a rendszerváltoztatás utáni magyar társadalomban jelentkező problémák kezelését. Az egyesület általános és specifikus fejlesztési koncepciók, stratégia tervek kidolgozásával, kutatás programokkal, képzési projektekkel, szolgáltatás- és szervezetfejlesztéssel segíti elő a helyi közösségek életét. A Műhely tagságát alapvetően szociológusok, szociálpolitikusok és közgazdászok alkotják, de tevékenységét több hazai és külföldi szakember segíti a humán menedzsment, jog, pszichológia, pedagógia, művelődésszervezés és a közigazgatás területéről. Mivel a jelen társadalmi problémákat jellemzően csak széles társadalmi összefogással lehet mérsékelni, megoldani, ezért az egyesület együttműködünk az állami, önkormányzati szervezetekkel, a tudományos kutatóműhelyekkel, a felső- és közoktatási intézményekkel és civil szervezetekkel egyaránt. Az Echo Innovációs Műhely alapelve, hogy multidiszciplináris jellegű projekteket valósítson meg, azaz egy-egy probléma köré összegyűjtse több terület szakembereit, akik együtt holisztikus szemléletmóddal újszerű válaszokat tudnak adni a kérdésre. A Műhely keretet és lehetőséget kíván teremteni fiatal, pályakezdő szakembereknek arra, hogy gyakorlatot szerezzenek konkrét projektekben dolgozva és valós társadalmi problémákra megoldást nyújtó programokkal induljanak el a szakmai fejlődés útján. Ennek szellemében saját ösztöndíjprogramot működtet. Az Echo célja, hogy hosszú távon is független, több lábon álló erős civil szervezet maradjon, mely professzionális tagja lehet a modellértékű Echo Nonprofit Networknek. Az Egyesület munkalehetőség is teremt a fiatal, pályakezdő szakembereknek arra, hogy gyakorlatot szerezzenek konkrét projektekben dolgozva és tapasztalatokkal induljanak el a szakmai fejlődés útján. Az Egyesület stratégiai célja, hogy az modell értékű Echo Nonprofit Network tagjaként az nemzetközileg is ismert, az ország meghatározó társadalmi kutató és fejlesztő műhelyévé váljon.



5

A Egyesület az Echo Nonprofit Network tagjaként működik, így napi munkáját, szolgáltatásait, projektjeit, programjait, erőforrás-gazdálkodását és minőségpolitikai elveit és protokolljait összehangolja az Echo Nonprofit Network más tagszervezeteivel.

1. Az tagok minőségpolitikai elvárásai A Echo Innovációs Műhelyt létrehozó egyesületi tagok alapítói minőségükben nemcsak a szervezet célját határozták meg, hanem általános érvényű minőségpolitikai elvárásokat is definiálakt. Az Echo Nonprofit Networkhöz való csatalakozás után az alábbiak elvek szerint kell működni az Echo Nonprofit Network tagjaként működő önálló szervezeteknek, így a Echo Innovációs Műhelynek: 1. Saját kezdeményezésű, társadalmi célokat szolgáló, humán szemlélet megvalósítása, K+F+I modell alkalmazása. Innovatív programok kezdeményezése indítása a célterületeken, a programokhoz további együttműködő partnerek keresése, bevonása. 2. A feltárt problémáinak, kutatási eredményeknek, fejlesztéseknek, megoldásoknak a legnagyobb célirányos nyilvánosság biztosítása. Tematikus konferenciák, szakmai műhelyek szervezése, hírlevél, szakmai anyagok kiadása, újságban való megjelenés, sajtótájékoztató tartása. 3. Az érdekeltek célterületek szerinti megszólítása, az együttműködői körbe tartozó, illetve abba adott feladat kapcsán bevont szervezetekkel, módszerekkel. A célterületekhez igazodó módszerek kialakítása. A célterületek minél szélesebb körű lefedése, a saját erőforrásokon túl, a lefedés szélesítését szolgáló együttműködői kör kialakítása 4. A célcsoportokkal, célzott rétegekkel folyamatos kapcsolattartás, számukra támogató szolgáltatások, tájékoztatások, képzések nyújtása. Réteg specifikus irodák, elérési pontok napi működésének biztosítása. Valamennyi szakmai programba tervszinten épüljön bele a célterületekkel kialakított – és az adott célterület aktuális kérdésekre összpontosító – élő kapcsolat működtetése. 5. Az Echo Nonprofit Network céljaival megegyező, ahhoz kapcsolódó más szervezetek, intézmények, tevékenységének, programjainak támogatása, kapcsolati partnerkeresés segítése. Konzorcium keretében történő együttműködés, konferenciák közös szervezése, civil szervezetek működtetésével kapcsolatos szakmai információk átadása.



6

6. Az Echo Nonprofit Network programjaiban közreműködő személyek fejlődésének segítése, az önfejlesztés elősegítése. Belső képzések tartása, külső képzések vásárlása, pszichológusi segítésnyújtás önkénteseknek, kreatív problémamegoldó képesség fejlesztése. A fejlődés igényének látható megnyilvánulása a kézenfekvő tanulási források – munkák, kollégák, konferenciák, irodalom – hasznosításában, a forrásokból származó tudás megjelenése a végzett szakmai munka színvonalának növekedésében. 7. Tudásbázis létrehozása, arra alapozott működés kialakítása. Folyamatos megújulás elősegítése. A munkával szerzett, a képzés és önképzés során szerzett, a bevonással hozott tudás feldolgozása, tudásbázisba helyezése, szervezetivé tétele. A saját tudásbázis kiegészítése az együttműködésekbe esetenként bevonható más szervezetek kompetencia térképével. Minden szakmai munka zárásának részeként történjen meg a szerzett tapasztalat öntanulás célú feldolgozása és a hasznosítható részek tudásbázisba töltése.

2. Az egyesület minőségpolitikája 2.1 Küldetésnyilatkozat Az Egyesület erőforrásait alapvetően humán szakemberek alkotják, tevékenységét szakember segíti a szociálpolitika, a szociológia, jog, pszichológia, pedagógia, foglalkoztatáspolitika, közgazdaságtan és a szociális munka területéről. Mivel a helyi közösségek helyzetének javítása komplex feladat, csak széles társadalmi összefogással lehet hatékony szolgáltatást szervezni, ezért az Egyesület munkája során együttműködünk az állami, önkormányzati szervezetekkel, forprofit és nonprofit szolgáltatókkal, kormányzati intézményekkel, a tudományos kutatóműhelyekkel, az oktatási intézményekkel és más civil szervezetekkel egyaránt. Az Egyesület alapelve, hogy helyi közösség igényeihez leginkább igazodó, fenntartható humán szolgáltatásokon, hosszabb projekteken és eseti akcióprogramokon keresztül, önkéntesek és alkalmazottak bevonásával érje el alapítói céljait. Az Egyesület lehetőséget kíván teremteni fiatal, pályakezdő szakembereknek arra, hogy gyakorlatot szerezzenek konkrét projektekben dolgozva és valós problémákra megoldást nyújtó programokkal és tapasztalatokkal induljanak el a szakmai fejlődés útján. Az Egyesület stratégiai célja, hogy az modell értékű Echo Nonprofit Network tagjaként az nemzetközileg is ismert, az ország meghatározó társadalmi kutató és fejlesztő műhelyévé váljon.



7

Az Egyesület jövőképe: „Az Echo Innovációs Műhely olyan humán szolgáltató nonprofit szervezet, mely a helyi közösség igényeire valós helyzetképen alapuló komplex programokkal reagál egy modell értékű társadalmi kutatási, fejlesztési és innovációs hálózat nemzetközileg is elismert tagjaként.”.

2.2 A Echo Innovációs Műhely minőségpolitikai nyilatkozata A Echo Innovációs Műhely vezetői és munkatársai teljes mértékben elkötelezettek arra nézve, hogy az általuk nyújtott szolgáltatások minősége megfeleljen, sőt elébe menjen az alapító, a partnerei, a célcsoport és a társadalom elvárásainak. Ennek alátámasztására a vezetőség közvetlenül irányítja az önértékelésen alapuló minőségirányítási rendszer létrehozására, fenntartására és folyamatos fejlesztésére vonatkozó munkálatokat. Kiemelt fontosságúnak tekintjük a szolgáltatások folytonos és rugalmas fejlesztését annak érdekében, hogy az Egyesület szervezeti felépítése, tevékenység szerkezete, működési szabályai, személyi és tárgyi feltételei mindenkor megfeleljenek partnereink igényeinek és a változó környezet elvárásainak. Meggyőződésünk szerint ezen erőfeszítések segítenek bennünket a következő célok elérésében: a) A helyi demokrácia erősítése a civil társadalom formális és informális csoportjainak fejlesztése és kontroll szerepének erősítése útján. b) A munkaerőpiacon hátrányos helyzetű rétegek képzésének, foglalkoztatásának elősegítése. c) Alternatív nevelési és oktatási modellek, a nemformális és globális nevelés módszertanának széles körű megismertetése az oktatásban dolgozó szakemberekkel alkalmazás-központú modellek kidolgozása révén. d) Rendszeresen figyelemmel kísérni a magyar oktatási rendszer formai kereteinek és tartalmának alakulását, problémáit. e) Holisztikus szemléletű életfoma-modellek közvetítése a fiatalok számára, a testi, mentális, közösségi, környezettel való harmóniában élő komplex személyiségfejlődést központba állító szemlélet erősítése. f) Az interkulturális társadalom sokféleségéből adódó kihívásokra felkészíteni a helyi társadalmat (elsősorban a fiatalokat) az alkalmazkodás, a kommunikáció, az interetnikus tolerancia fejlesztésével és az interkulturális tanulás szemléletének kialakításával. A Echo Innovációs Műhely minden munkatársának minőségtudatos magatartásával kell az Egyesület magas szakmai szintet biztosító munkájához hozzájárulni.



8

Az Egyesület vezetése határozottan magáénak tekinti a szervezet magas minőségi szinten való működtetését, amely feladatnak sikeres elvégzéséhez kérjük, és elvárjuk minden érintett munkavállalónk, önkéntesünk, partnerünk és szállítónk közreműködését.

2.3 A minőségirányítási kézikönyv használatának és karbantartásának rendje A kézikönyv célja a szervezeten belüli egységes munkavégzés biztosítása, az új és meglévő munkatársak képzésének elősegítése, valamint a rendszeres önellenőrzés feltételeinek biztosítása. A kézikönyv mindenkori tartalmát a egyesület elnöke hagyja jóvá. A szervezet minőségbiztosítási politikája alapján gondoskodni kell a minőségirányítási kézikönyv naprakészen tartásáról, a módosítások egyértelmű követéséről, valamint az információk megfelelő elosztásáról a szervezeten belül. A kézikönyv elosztása elektronikus módon a szervezet által működtetett fájlszerveren történik. Ezzel egyidőben az aktuális verzió papíralapon is kinyomtatásra kerül, a kinyomtatott anyag az Egyesület központi irodájában található szervezeti gyűrűs mappában található. A kézikönyv bárminemű módosításáról az tagságot írásban értesíteni kell, ezzel egyidőben pedig az összes nyomtatott változat aktualizált frissítéséről gondoskodni kell. A kézikönyv tartalmának felülvizsgálatát a szervezet elnöksége végzi el, mely során javaslatokat tesz az egyes tartalmi változtatásokra. Az aktuális verziószám, a legutóbbi módosítás dátuma, valamint a legutóbbi módosítást végző személy neve a kézikönyv láblécében található. Az aktuális verziószámot, a kézikönyv elektronikus formátumban tárolt változatának fájlneve is tartalmazza a következő formátumban: Példa: echo_minosegiranyitasi_kezikonyv_vX.X.docx



9

3. A szervezet bemutatása 3.1 Alapadatok A szervezet teljes neve: Gazdálkodási formakód (KSH kód): Adószám: Bankszámla szám: Statisztikai szám: Bírósági nyilvántartási száma: Alapítás éve Képviselő Cím: Telefon/fax: Mail Honlap

Echo Innovációs Műhely 529 18924842-1-07 10918001-00000006-36760015 18924842-8299-529-07 1610/2008 1997 Zugor Zsuzsanna 8000 Székesfehérvár, Tobak u. 17. 22/502-276, 22/379-622 [email protected] www.echoinn.hu

3.2 Alapítás A Echo Innovációs Műhely jogelődjét az Echo Oktatáskutató Műhelyt az egyesület tagjainak 1997. május 17. napján összehívott alakuló ülése hozta létre az alapszabály elfogadásával, mely a megyei bíróságon történt bejegyzéssel nyerte el jogi státuszát. Az alapszabályt az 1999. október 16-i és a 2005 július 30-i közgyűlése módosította. A jelenleg érvényben lévő Alapszabályt az egyesület 2008. január 19-re összehívott Közgyűlése tárgyalta és hagyta jóvá. A szervezet jogi személyiségét 1997. májusában nyerte el, közhasznú besorolását pedig 1999-ban szerezte a Veszprémi Törvényszéken került bejegyzéssel. Magánszemélyek hozták létre az egyesülési törvény alapján azzal a céllal, hogy fejlesztő programjain és szolgáltatásian keresztül segítse a rendszerváltoztatás utáni magyar társadalomban jelentkező problémák kezelését. Az egyesület általános és specifikus fejlesztési koncepciók, stratégia tervek kidolgozásával, kutatás programokkal, képzési projektekkel, szolgáltatás- és szervezetfejlesztéssel segíti elő a helyi közösségek életét.



10

3.3 Az Egyesület céljai és feladatai Az Echo Inovációs Műhely célja hogy segítse a rendszerváltoztatás utáni magyar társadalomban jelentkező problémák megismerését és kezelését. Az egyesület általános és specifikus fejlesztési koncepciók, stratégia tervek kidolgozásával, kutatás programokkal, képzési projektekkel, szolgáltatás- és szervezetfejlesztéssel segíti elő a helyi közösségek életét. Az Egyesület konkrét céljai: -

-

Alternatív nevelési és oktatási modellek, a nemformális és globális nevelés módszertanának széles körű megismertetése az oktatásban dolgozó szakemberekkel alkalmazás-központú modellek kidolgozása révén. Rendszeresen figyelemmel kísérni a magyar oktatási rendszer formai kereteinek és tartalmának alakulását, problémáit. Holisztikus szemléletű életfoma-modellek közvetítése a fiatalok számára, a testi, mentális, közösségi, környezettel való harmóniában élő komplex személyiségfejlődést központba állító szemlélet erősítése. Az interkulturális társadalom sokféleségéből adódó kihívásokra felkészíteni a helyi társadalmat (elsősorban a fiatalokat) az alkalmazkodás, a kommunikáció, az interetnikus tolerancia fejlesztésével és az interkulturális tanulás szemléletének kialakításával. Elősegíteni, hogy a helyi társadalom, különösen az oktatás- és iskolaügy, a helyi demokrácia és a fiatalok problémái a lehető legnagyobb nyilvánosságot kapják. A helyi demokrácia erősítése a civil társadalom formális és informális csoportjainak fejlesztése és kontroll szerepének erősítése útján. A munkaerőpiacon hátrányos helyzetű rétegek képzésének, foglalkoztatásának elősegítése.

Az egyesületi célok megvalósítása érdekében a Echo Innovációs Műhely konkrét feladatai: -

Rendszeres társadalomtudományi kutatásokat végezni, különös tekintettel a nemformális nevelés, a közoktatás, a helyi demokrácia, a munkaerőpiac valamint az ifjúság területére. Elméleti és módszertani központok kialakítása és fejlesztése, támogatása a formális és nemformális valamint az informális nevelés és közösségfejlesztés érdekében. Az egyesület munkájában résztvevő tagok szakmai fejlődése, továbbképzése. A kutatások, megfigyelések eredményeinek, a megfogalmazódó javaslatoknak rendszeres nyilvánosságra hozatala, publikálása.



11

-

A magyar társadalom helyzetének javításával kapcsolatos képzési és oktatási tevékenység folytatása. Szakértői közreműködéssel és mediátori tevékenységgel segíteni a települési és ágazati konfliktusok megoldását. Helyi ifjúsági fejlesztő programokkal segíteni a települési közösségeket ifjúsági feladataik hatékonyabb ellátásában. Az egyesület által alapított szervezetek munkájának koordinálása, az Echo Network mint civil kutatási és fejlesztési hálózat működtetése. Aktív kapcsolattartás a hasonló jellegű hazai és nemzetközi szervezetekkel, intézményekkel. Foglalkoztatást és foglalkoztathatóságot segítő szakmai szolgáltatások működtetése Fejér megyében Szakértői közreműködés az államigazgatási és önkormányzati szervezeteknél és a szolgáltatásfejlesztés tervezésénél, stratégiák és koncepciók kidolgozásánál. Az európai uniós és Nemzeti Fejlesztési Terv keretében meghirdetésre kerülő pályázati lehetőségekről információ szolgáltatása és tanácsadások szervezése.

3.4 Foglalkoztatottak és önkéntesek A Echo Innovációs Műhely kezdetben főállású munkavállaló nélkül és néhány fő önkéntessel kezdett dolgozni, a munkát legnagyobb részt az egyesület tagjai végezték. 1997-2001 között nem volt főállású munkavállaló, az irodai és szakmai feladatokat önkéntesek illetve alvállalkozók, eseti megbízottak látták el. 2002 és 2010 között 1-5 fő alkalmazott dolgozott a szervezetnél változó létszámban a programokhoz igazodva, 2012-től pedig már 15 fő. Az önkéntes száma változó, az utóbbi négy évben indult dinamikus növekedésnek, igazodva a szervezeti stratégiához, létszámuk 2010-tól minden évben 20 feletti volt. Ennek megfelelően a a szervezet hivatalos önkéntes fogadó szervezet is, élve a 2005. évi LXXXVIII. Törvény a közérdekű önkéntes tevékenységről adta lehetőségekkel. 2011-ben, amikor a szervezet beköltözött a Fehérvári Civil Központba költözött 5 fő munkavállalóval látta el a szolgáltatásokat, és az azt követő években (2012-2013) az elérhető pályázati források bővülése miatt egyre növelte a munkavállalók számát. Év 1997 1998 1999 2000 2001 2002

Társadalmi testület 4 4 4 4 4 4


Főállású Részmunkaidős munkavállaló munkavállaló 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1 0 1.0 2014. Feb. 15. Domokos Tamás

Állandó önkéntes 3 5 2 3 4 6

Eseti önkéntes 5 6 5 7 3 9

12

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

1 3 5 2 2 2 2 2 3 4 5

0 0 0 0 0 1 1 1 2 11 10

5 7 6 5 7 9 3 8 10 12 20

10 10 10 10 10 10 10 12 12 15 35

Évi átlagos statisztikai létszám (fő)

Az EU-s pályázatok megjelenésével és sikeres projektgenerálások után valamint a projekt szerű tevékenység átalakítása iroda rendszerű szolgáltatás-szervezésre magával hozta, hogy az egyesület jelentősen bővíteni tudta az egyesület a munkavállalói körét, 2012-ben már 4 főállású és 11 részmunkaidős alkalmazott dolgozott, miközben 27 önkéntes továbbra is segítette az eseti rendezvényeket, 2013-tól pedig részben a foglalkoztatási információs feladatok ellátására kötött szolgáltatási szerződésből fakadóan, részben pedig az új szolgáltatásokból fakadóan bővült a munkavállalók köre 16 főre, s 2014-ben várhatóan ez a szám megduplázódik. Ezeken túlmenően az Egyesület könyvelését és a projektek vezetését valamint egyes speciális szolgáltatásokat alvállalkozók vagy eseti megbízásos szerződéses szakemberek látják el.

3.5 A működés technikai feltételei Az Egyesület jelenleg a Fehérvári Civil Központban (8000 Székesfehérvár, Rákóczi u. 25.) két irodában működik. Az egyik iroda (35 nm) utcáról is megközelíthető, itt kapott helyet a Civil Információs Centrum ügyféltere. A másik iroda Kapocs Foglalkoztatási Iroda tanácsadó helyisége (14,8 nm). Ezen túl a háttér irodai munkát segíti a Tobak utca 17 szám alatti 70 nm-es ingatan, ahol a Kutatóintézet működik, várhatóan 2013 folyamán átköltözik ez az iroda is a Fehérvári Civil Központba. Az épület nem teljesen akadálymentes tekintve, hogy nincs benne akadálymentes mosdó. A kerekes székkel való közlekedést rámpa segíti a lépcső mellett. Az irodai és ügyfélforgalmat kiszolgáló helyiségek mellett az Egyesület előzetes egyeztetés és



13

igénybejelentés alapján használhatja az épület tárgyalóit, két 60 fős különtermét, oktatótermét illetve 250 fős színháztermét is. Ezen túl az egyesület foglalkoztatási mentor szolgáltatást nyújt a Fejér Megyei Kormányhivatal járási hivatalainak munkaügyi kirendeltségein az alábbi helyszíneken és címen: • • • • • • • •

Székesfehérvári Járási Hivatal Járási Munkaügyi Kirendeltsége (8000 Székesfehérvár, Piac tér 10.) Bicskei Járási Hivatal Járási Munkaügyi Kirendeltsége (2060 Bicske, Kisfaludy u.50.) Dunaújvárosi Járási Hivatal Járási Munkaügyi Kirendeltsége (2400 Dunaújváros, Gagarin tér 1/A. ) Gárdonyi Járási Hivatal Járási Munkaügyi Kirendeltsége (2483 Gárdony, Posta u.11. ) Enyingi Járási Hivatal Járási Munkaügyi Kirendeltsége (8130 Enying, Kossuth u.38.) Móri Járási Hivatal Járási Munkaügyi Kirendeltsége (8060 Mór, Kodály Z.u.1. ) Sárbogárdi Járási Hivatal Járási Munkaügyi Kirendeltsége (7000 Sárbogárd, Tury M.u.3. ) Martonvásári Járási Hivatal Járási Munkaügyi Kirendeltsége (2451 Ercsi, Fő u.34.)

Az Echo Nonprofit Network tagjaként további technikai erőforrásokra is jogosult a Echo Innovációs Műhely, ugyanis a Network tagjai használhatják a Bakonyalja Képző Központot infrastruktúráját, mely Ácsteszéren (Kossuth u. 11) található, s jelenleg bővítés alatt áll, 30 fős szálláskapacitással. Az egyesület itt minden nyáron ifjúsági táborokat tart 8-15 fő fiatalnak. Az Echo Innovációs Műhely saját gépjárművel rendelkezik (Skoda Roomster Praktik), mely a szállítási és logisztikai feladatokat támogatja és a külső rendezvényekhez való kitelepülést segíti szállítási kapacitásával. Az Egyesület rendszeres bérleti díjat a projekt helyszínek után, illetve a külön termek használatáért fizet a bérbeadónak, illetve az üzemeltetőnek. A szakmai munkát az egyesület tulajdonában lévő asztali és hordozható számítógépek, telefonkészülékek, fénymásoló, irodabútorok, nyomtató és irattartó szekrények, szkenner, projektor és videokamera valamint digitális fényképező gépek segítik. A működés infrastrukturális háttere teljes körűen biztosított.



14

Az Egyesület szakmai munkáját számos szakkönyv, kiadvány és video anyag segíti. Ezek az Echo Nonprofit Network által működtetett Mannheim Károly Kézikönyvtárban integráltan érhetők el, A szakkönyvtár jelenleg 1300 kötetet tartalmaz valamint 24 féle szakfolyóiratot gyűjt. A könyvtár fizikailag a Fehérvári Civil Központban van. Az Egyesület munkáját külön DVD-Videó gyűjtemény segíti. Az Egyesület saját szélessávú internet valamint mobiltelefon előfizetéssel rendelkezik. Vezetékes telefon minden irodában van, önálló mellékkel. A kommunikáció tekintetében más szervezet erőforrását is igénybe veszi az egyesület, kihasználva a flotta kedvezmény kínálta lehetőségeket. Az egyesület saját honlapokat: www.echonetwork.hu, www.echoinn.hu, www.onketespontok.hu, www.fejercic.hu domain alatt, közösségi oldalon (Facebook) is saját profilt tart fenn. A levelezést saját levelező szerver (echomail.hu) segíti.

3.6 Szolgáltatások A Echo Innovációs Műhely 1997-es indulása óta különböző szolgáltatásokat vezetett be, melyek közül van, amelyik folyamatosan hosszabb rövidebb ideig működött, van amelyik jelenleg is elérhető szolgáltatás, van amelyik pedig eseti jelleggel zajlott le. Jelenleg az alábbi szolgáltatásokat működteti az egyesület:

3.6.1 Fogyasztóvédelmi Információs és Oktató Pont működtetése A Fejér Megyei Fogyasztóvédelmi Információs és Oktató Pont a Gazdasági Versenyhivatal Versenykultúra Központjának támogatásával került kialakításra a Fehérvári Civil Központban, mely a szervezetek, intézmények és lakossági ügyfelek számára kíván segítséget nyújtani a fogyasztóvédelem területén. Az információs pont nem panasziroda, ilyen jellegű hatóság és civil szolgáltatás már elérhető Fehérváron. Az információs pont a hatósági általános információs munkát egészíti ki folyamatosan elérhető tanácsadóval, eseti rendezvények szervezésével és célzott oktatási programokkal, de ha szükséges feladatot vállal az ügyfelek irányításában is (mikor, mivel, kihez tudnak fordulni). A fogyasztóvédelmi információs és oktató pont elsődleges célcsoportja a helyi közösségek (média, társadalmi szervezetek, vállalkozások, önkormányzati intézmények), másodlagos célcsoport (elsősorban közvetetten) a lakosság egésze.

3.6.2 Ifjúságszakmai módszertani központ (ISZMK) A Szociális és Munkaügyi Minisztérium támogatásával induló, azóta saját forrásból megvalósuló ifjúsági módszertani központunk célja, hogy folyamatosan elérhető



15

szolgáltatásként szakmai-módszertani támogatást nyújthassunk Fejér megyében a vidéki településeken zajló ifjúsági munkához. A szakmai-módszertani támogatás keretében többféle szakértői szolgáltatásokat biztosítunk partnereinkkel együttműködve.

3.6.3 EU pályázati mentorálás A hazai civil szféra humán és anyagi forrásainak bővítése tekintetében fontos állomás az EU csatlakozás, mely nemcsak a szakmai standardok átvételében, hanem civil szervezetek által nyújtott helyi szolgáltatások fejlesztésében és működtetésében is érezhető változást eredményez. E folyamat fontosságát és a benne rejlő lehetőségeket felismerve az Echo Innovációs Műhely megalakulása óta segíti az ifjúsági és civil szervezeteket EU pályázati programok generálásával és a támogatott, sikeres projektek megvalósításának mentorálásval. Ez 2004 előtt az előcsatlakozási alapokat (Phare, Sapard), majd később a Nemzeti Fejlesztési Terv pályázatait valamint az EU közösségi kezdeményezéseket és programokat érintette, jelenleg pedig elsősőrban az Új Magyarország Fejlesztési Terv pályázati programjaira fókuszálunk.

3.6.4 Severus Közösségfejlesztő Program 2004 szeptemberében az Ifjúsági, Családügyi, Szociális és Esélyegyenlőségi Minisztérium programjaként indult el a Köztámháló, a Közösségi kezdeményezéseket segítő szakmai hálózat. 2009. áprilisa óta közhasznú egyesületünk látja el a Közösségi kezdeményezések szakmai segítő hálózat Fejér megyei koordinációját. A program célja: A demokrácia nyújtotta lehetőségek megismerése, közösségi élet erősítése, ezáltal az ott élő emberek élethelyzetének javítása, javulása. Segítségével a helyi közösségi kezdeményezések által információhoz jutunk, közük lesz egymáshoz. A közösségi kezdeményezések hozzájárulnak a települések megtartóerejének növeléséhez. 2011-ben a programot önállósítottuk és a Nemzeti Civil Alapprogram támogatásával átalakítottuk, hogy a Fejér megyei helyi közösségi fejlesztési igényekhez jobban közelíthessük. Új nevet is kapot, Lucius Septimus Severus római császár után - aki a régi Pannónia légióinak parancsnoki székéből emelkedett a császári székig, s tevékenysége során a római birodalomban számos közösségi szolgáltatást vezetett be (pl. közfürdők létesítése, parkok létrehozása, stadionok biztosítása, családalapítást segítő intézkedések) Severus Programra kereszteltük a közösségi kezdeményezéseket segítő programunkat.



16

A Severus Program keretén belül:segítjük a helyi közösséget a társadalmi problémáik megoldásában, közösségi mediációs programokkal fejlesztjük a településen belüli elfogadást, generáljuk a kistérségi civil együttműködéseket, minden ősszel szervezzük a Állampolgári Részvétel Hete rendezvénysorozatot, népszerűsítjük a deliberatív demokrácia technikákat, műhelymunkákat, tájékoztató fórumokat és konferenciákat szervezünk, támogatjuk az Integrált Közösségi Szolgáltató Terek működését Fejér megyében.

3.6.5 Fejér Megyei Civil Információs Centrum A Fejér Megyei Civil Információs Centrum 2012. július 1-én kezdte meg működését a Közigazgatási és Igazságügyi Miniszter döntése értelmében. A Civil Információs Centrumot megyénkben az Echo Innovációs Műhely közhasznú egyesület működteti 2014 végéig az Európai Unió és Magyarország társfinanszírozásával. A Fejér Megyei Civil Információs Centrum a Civil Információs Centrumok országos hálózatának tagjaként működik, a civil szervezetknek, önkormányzati intézményeknek, vállalkozásoknak és állami intézményeknek térítésmentesen szolgáltató független információs és tanácsadó iroda.

3.6.7 Echo Szociológiai Kutatóintézet A kilencvenes évek változásai jelentős átrendeződést okoztak a kelet-európai társadalmi struktúrákban. Az új kihívásokkal, problémákkal szemben új életstratégiák fogalmazódtak meg, a megszokott magatartásformák átalakultak, újak keletkeztek, és a hétköznapi élet a legtöbb területen megváltozott. A mai társadalmi állapotok egy fokozatosan kikristályosodó, sajátos kelet-európai kapitalizmus jellegzetességeit mutatják. E jellegzetességek, aktuális társadalmi, szociológiai problémák kutatására alapította meg az Echo Oktatáskutató Műhely 2003-ban az Echo Szociológiai Kutatóintézetet. A kutatások során a szociológiai megismerés valamennyi eszközét használjuk a kérdőíves adatfelvételtől a különböző interjútechnikákig, a fejlesztések hatékonyságát pedig szakértői részvétellel és monitoring eszközökkel is segítjük. Hisszük, hogy a jó módszertan komplex megismerési elemekből áll és nem redukálódik le pusztán kvantitatív és kvalitatív eszközökké. Nem csupán a nemzetközi tudományos életben való részvétel, hanem a társadalomtudományi kutatások és fejlesztési programok általánosságban is megkövetelik a szigorú módszertani elvek és követelmények betartását. Ez munkánk során elsődleges prioritás. Ezen túl kutatóintézetünk szerepet kíván vállalni a kelet-európai társadalomkutatás tudományfejlesztési munkájában, ezért intézeti könyvtárral, képzési programokba való Dokumentum verzió: Legutóbbi módosítás dátuma: Legutóbbi módosítást végezte:


17

bekapcsolódással, hazai és nemzetközi workshopok szervezésével és szakmai konzultációs lehetősséggel segítjük a társadalomkutatás iránt érdeklődő fiatal kutatókat.

3.6.8 Önkéntes pontok működtetése Mindenki ért valamihez! A program keretében a nyertes Echo Innovációs Műhely a Bakonyalja térség 40 településén önkéntesekkel valósítja meg azt a közösségi szabadegyetemet, ahol leendő Önkéntes Pontok szervezésében - Móron, Zircen és Ácsteszéren- mindenki átadhatja közösségének azt a tudást, ami benne rejlik. Cél növelni a programban résztvevők tudását, tudásbázisát, növelve ezáltal munkaerő piaci esélyeiket. Önkénteseik segítségével létre kívánja hozni azt a települési tudástárt, ami egyrészt a helyi lakosságot kovácsolja össze, illetve az önkéntesek fogadószervezetekhez, intézményekhez való közvetítésében is segítségére van az Önkéntes Pontoknak.

3.6.9 Kapocs Foglalkoztatási Iroda szolgáltatásai A Kapocs Foglalkoztatási Iroda többféle szolgáltatást nyújt. Egyrészt munkaerő-piaci mentori szolgáltatást a Kormányhivatal Munkaügyi központja TAMOP 112 programjában résztvevők számára Fejér megyében. A szolgáltatást a megye 8 járásában nyújtjuk 1-1 mentor közreműködésével, célja a hátrányos helyzetű aktív korú nem foglalkoztatott személyek munkaerő-piaci helyzetének javítása, a munkavállalásuk és munkahely megtartásuk elősegítése. Az Iroda nyújt munkavállalói kulcsképességeket és kulcskompetenciákat fejlesztő csoportos foglalkozásokat, ennek célcsoportja pályakezdő munkanélküliek, 50 feletti munkanélküliek, pártfogó felügyelet alatt állók, hátrányos helyzetű munkavállalók. A munka során követelményként támasztott képességek és kompetenciák feltárása, fejlesztése, melyeknek köszönhetően a munkát keresők nagyobb eséllyel lesznek képesek állásba és képzésbe kerülni, a képzést elvégezni, illetve állásukat megtartani, ezáltal javul az életminőségük. A fenti célcsoportnak motivációs csoportos foglalkozást is szervezünk. A szolgáltatás célja, hogy segítse a munkát keresők munkavégzéssel kapcsolatos motivációjának felkeltését, erősítését és fenntartását. Végezetül együttműködésben partner szervezetünkkel munkaerő-piaci és foglalkozási információk nyújtása munka iránt érdeklődőknek szolgáltatást nyújtunk Fejér megyében. A szolgáltatás célja a munkaerő-piaci lehetőségek, folyamatok, támogatások átláthatóságának előmozdítása, hozzájárulás a munkaerő-piaci kereslet és kínálat egyensúlyának javításához a kínálati oldal informáltságának biztosításával.



18

3.7 Együttműködő Partnerek Egyesületünk munkája során együttműködik az állami, önkormányzati szervezetekkel, minisztériumi intézményekkel, az oktatási intézményekkel és civil szervezetekkel egyaránt. Együttműködő partnerek feladat-ellátási vagy szolgáltatási szerződés alapján: • • • • •

Székesfehérvár Megyei Jogú Város Önkormányzata (2010-2012) Fejér Megyei Kormányhivatal Munkaügyi központja (2013-tól) Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium (2012-től) Emberi Erőforrás Minisztériuma (2012-től) Országos Foglalkoztatási Alapítvány Nonprofit Kft. (2013-)

Együttműködés konzorciumi partnerségben: • • • • • • • •

Székesfehérvár Megyei Jogú Város Önkormányzata (KDOP 3.1.1) Székesfehérvár és Környéke Közbiztonságáért Vagyonvédelmi Alapítvány (TAMOP 5.6.1) Fejér Megyei Kormányhivatal Igazságügyi Szolgálat (TAMOP 5.6.1) Fejér Megyei Rendőr-főkapitányság (TAMOP 5.6.1) Fejér Megyei Művelődési Központ (ISZMK) Dunaújvárosi Ifjúsági Közalapítvány (ISZMK) Fejér Megyei Kereskedelmi és Iparkamara (TAMOP 1.4.6) Székesfehérvári Fogyasztóvédelmi Egyesület (Phare Access 2003)

Eseti, projektekhez kapcsolódó együttműködők: • • • • • • • • • • •

Agóra Vidékfejlesztési Alapítvány Székesfehérvár Városi Rendőrkapitányság Fejér Megyei Kormányhivatal Munkaügyi Központ Klebelsberg Iskolafenntartó Központ (városban középiskolák) Humán Szolgáltató Intézet, Székesfehérvár Fehérvári Civil Központ Zirc Város Önkormányzata Kőszárhegy Község Önkormányzata Mór Város Önkormányzata Ácsteszér Község Önkormányzata Városi Pedagógiai Intézet (1998-2002)



működő

általános

19

és

3.8 Az Egyesület szervezeti felépítése

Network gazdasági igazgató

FEB

Network stratégiai igazgató

Elnök

Network szakmai igazgató

Echo cégvezetők

Irodavezetők

Közgyűlés Egyesületi tagok Önkéntesek

Alkalmazottak

Alvállalkozók

3.8.1 Közgyűlés A Közgyűlés az egyesület legfőbb szerve. Évente legalább egyszer ülésezik, de az elnök, a irodavezető vagy a tagok felének javaslatára rendkívüli Közgyűlés hívható össze. A Közgyűlés időpontjáról, helyéről és a tervezett napirendről a tagokat az ülés előtt legalább 10 nappal, írásban kell értesíteni. A Közgyűlésen minden tag egy szavazattal rendelkezik, amely át nem ruházható. A Közgyűlés határozatképes, ha a tagok legalább 2/3-a jelen van. Amennyiben a Közgyűlés határozatképtelen, az egyesület elnöke feloszlatja és 10 napon belül újra összehívja. A Közgyűlés másodszori



20

összehívásakor a megjelent tagok számától függetlenül határozatképes. Közgyűlésnek döntési jogköre van az egyesülettel kapcsolatos minden kérdésben.

A

A Közgyűlésnek kizárólagos döntési jogköre van a következő kérdésekben: • • • • • • • • • •

az elnök megválasztása; a titkár megválasztása; a pénzügyi beszámoló elfogadása; az éves beszámoló és közhasznúsági jelentés elfogadása; az éves munkaterv elfogadása; a tagdíj mértékének megállapítása; más szervezethez való csatlakozás; az egyesület feloszlatása; belső szabályzatok elfogadása, módosítása; a Szervezeti- és Működési Szabályzat módosítása;

3.8.2 Elnök Az egyesület tagjai közül választja a Közgyűlés három évre. Az elnök újraválasztható. Az elnök jogai és kötelezettségei: • • • • • • •

az éves, valamint a rendkívüli Közgyűlés összehívása; elkészíti és a Közgyűlés elé terjeszti a pénzügyi beszámolót és a közhasznúsági jelentést; az egyesület általános képviselete során aláírási jogkörrel rendelkezik; gondoskodik a közgyűlés határozatainak végrehajtásáról. kinevezi az irodavezetőt és gyakorolja a munkáltatói jogokat; az elnök feladatát társadalmi munkában látja el, de költségtérítés megilleti. a bankszámla felett utalványozási joggal rendelkezik.

Önállóan dönt az egyesült ügyviteli feladatainak ellátására szóló megbízásokról, az egyesület működési költségeinek felhasználásáról. Közgyűlési beszámolási kötelezettség mellett dönt a költségtérítésekről, szerződéses ellenértékekről és egyéb az alapító okiratban foglalt célokat szolgáló kifizetésekről, teljesítésekről, vagyonfelhasználásokról. Önállóan dönt az egyesület szakmai feladatainak ellátását esetenként segítő szakértők és projektvezetők felkéréséről, megbízásáról. Köteles gondoskodni a gazdálkodás legfontosabb adatainak és közhasznúsági jelentésének elkészítéséről. A munkáltatói jogok gyakorlója.



21

3.8.3 Felügyelő bizottság Az egyesület működését és az elnök valamint az igazgatók és irodavezetők ténykedését a felügyelő bizottság ellenőrzi. A felügyelő bizottság saját hatáskörében vizsgálja és ellenőrzi: •

az egyesület céljainak elérése érdekében végzett feladatok alapszabályban foglaltak szerinti végrehajtását; • az elnök és a titkár döntéseinek és intézkedéseinek szabályszerűségét; • az egyesület gazdálkodását; • véleményezi az éves közhasznúsági beszámolót; • megállapításairól és tapasztalatairól a közgyűlésnek évente egy alkalommal beszámol. A felügyelő bizottság az elnök és az igazgatók munkáját segíti javaslataival, megállapításaival. A Felügyelő Bizottság három tagból áll, akiket a közgyűlés választ három évre. Az elnök és a titkár nem választható a felügyelő bizottság tagjának. A felügyelő bizottság tagjai munkájukért tiszteletdíjat nem kapnak, de költségtérítés illeti meg őket. A felügyelő bizottság szükség szerint, de legalább évente egy alkalommal ülésezik. A felügyelő bizottságot össze kell hívni, ha azt a tagság fele vagy az elnök vagy a titkár kezdeményezi. Jelentését, döntéseit nyílt szavazással egyszerű többséggel hozza meg. A felügyelő bizottság csak akkor határozatképes ha mindhárom tag jelen van. A felügyelő bizottság ülésein részt vesz az elnök és titkár, illetve a felügyelő bizottság kérése alapján az egyesület más tagja. A felügyelő bizottság jogosult betekinteni az egyesület nyilvántartásaiba, jegyzőkönyveibe, dokumentumaiba.

3.8.4. Szakmai igazgató Az egyesület szakmai irányítását az Echo Nonprofit Network együttműködési rendje alapján szakmai igazgató irányítja. Feladata: • • • • • •

a mindenkori stratégiához igazodó, hálózati és munkaszervezeti szintű szakmai feladatok meghatározása, munkaszervezeti struktúra – szakmai feladatokhoz igazodó – fejlesztési irányainak meghatározása, a feladatok szakmai összetételének és jellegének megfelelő külső és belső személyi erőforrások meghatározása, a feladatértelmezés azonosságának és megfelelőségének biztosítása a munkát végzők és a munkát igénylők körében, munkaszervezetek és projektszervezetek szakmai irányításának ellátása, az ütemezés és a biztosítható erőforrás összhangjának megteremtése,



22

•

a feladatvégzés során felmerülő váratlan akadályok elhárítása.

Kiemelt feladatok: • • • • • • • • •

munkaszervezetek közötti szakterületi megosztás meghatározása, szakmai koordináció végzése, munkaszerveztek szakmai munkájának felügyelete, projektszervezet létrehozásának előkészítése, projekt megbízások kiadása, feladatvégzéshez szükséges személyi és tárgyi erőforrás meghatározása, szükség esetén erőforrások átcsoportosításának kezdeményezése, az ezzel kapcsolatos egyeztetések lefolytatása, szakmai támogatás biztosítása a beosztott vezetők részére (vezető II.), a munkaszervezeteknek kiadott szakmai munkák előrehaladásának ellenőrzése, közbülső döntések meghozatala, az ehhez szükséges egyeztetések lebonyolítása, eltérések kezelése, minőség kontroll végzése, vagy végeztetése, a belső nyilvánosság felügyelete.

3.8.5 Stratégiai igazgató Az egyesület stratégiai irányítását az Echo Nonprofit Network együttműködési rendje alapján stratégiai igazgató irányítja. A stratégiai szintű összehangolás és irányítás célja • • • • • •

az Echo Network jövőképének, profilösszetevőinek, tagjai együttműködésének stratégiai időhorizontra vonatkozó meghatározása, a szervezeti keretek és működés fejlesztése, hálózatépítési, kapcsolatépítési céljainak és eszközeinek kimunkálása, azok alkalmazásának biztosítása, külső és belső kommunikációs stratégiájának meghatározása, gyakorlati alkalmazásának biztosítása, tudástárának, személyi, módszerbeli és erőforrás fejlesztési programjának kialakítása, megvalósításának felügyelete, az ezekkel kapcsolatos tagi egyeztetések lefolytatása, az elhatározott programok megvalósításának irányítása.

Kiemelt feladatok • • •

az Együttműködési rend karbantartása, a hálózat szintű belső szabályozások kialakítása, az együttműködés szervezetei rendszerének átstrukturálása, új munkaszervezetek létrehozása,



kialakítása,

fejlesztése,

23

• • • •

• • • • • • • •

szakmai iránymutatás a szakterületek fejlesztési kérdéseiben, kialakításában, projektszervezetek létrehozásának jóváhagyása, ad hoc teamek létrehozása eseti feladatokra, az együttműködő felek által, a közös feladatok végzése céljából, rendelkezésre bocsátott erőforrások feletti rendelkezési jog gyakorlása, illetve a hálózati szintű vezetőtárasak (vezető I.) és a beosztott vezetők (vezető II.) felhatalmazása e jogok meghatározott részének gyakorlására, az együttműködés stratégiai tervének kialakítása, a különböző szakterületi, időhorizonti tervek összehangolása, a hálózatfejlesztést szolgáló stratégiai és eseti együttműködések kialakítása, folyamatos kapcsolattartás a stratégiai partnerekkel, közreműködés a kiemelt projektek megtervezésének és megvalósításának folyamatában, külső nyilvánosság tervezése és szervezése, a munkaszervezetek felé a tevékenység specifikus továbbszabályozási feladatok meghatározása, időhorizonti és eseményhez kötött értékelések rendszerének kialakítása és működtetése.

3.8.6. Gazdasági igazgató A gazdasági igazgató közvetlen felettese az elnök. A gazdasági igazgató magasabb vezető. A pénzügyi vezető általános feladta a számviteli feladatok végzésének, pénzügyi elszámolásának és kontrolljának szervezése. Feladata: •

az adott munkák számviteli feladataira és pénzügyi elszámolására vonatkozó jogi, megrendelői és szerződés szerinti előírások betartása és betartatása, • a munkavégzésben közreműködő szervezetek gazdálkodási érdekeinek érvényesítése, • a kifizetések és bevételek tervezett ütemének tartása, • a saját és igénybevett idegen források szabályszerű és takarékos felhasználásának biztosítása. Kiemelt pénzügyi feladatok: • • • • •

pénzügyi terv készítése, készíttetése az együttműködésben végzett feladatokra, pénzügyi terv teljesülésének rendszeres ellenőrzése, a szükséges intézkedések megtétele, pénzügyi forrásokkal való gazdálkodás összehangolása, házipénztár működetése számlázások, számla befogadások, pénzügyi és számviteli műveletek koordinálása, irányítása,



24

• • •

belső erőforrás munkajogi lekövetése, az átcsoportosítások költség vonzatainak nyomon követése, az ezzel kapcsolatos elszámolások végzése, együttműködésben résztvevő tagok és munkaszervezetek közötti belső elszámolások végzésének koordinálása, irányítása, az együttműködésben végzett feladatokkal kapcsolatos kimutatások, jelentések, beszámolások készítése.

3.8.7. Irodavezetők • • •

•

Az irodavezető szervezi, irányítja és összefogja az adott szakmai iroda munkáját és a szolgáltatások működtetését. Széleskörűen tájékozódik a szolgáltatások társadalmi és szakmai környezetéről. Gondoskodik az egyesület programjainak tervszerű, időarányos megvalósításáról. Az elnökkel és a pénzügyi vezetővel való konzultáció után dönt az egyes pályázati programokban való feladatok ellátásról. Szakmódszertani segítséget nyújt a szolgáltatásokat végző munkatársaknak. A rendszeres kapcsolatot tart a networkön kívüli intézményekkel, szervezetekkel. Elkészíti az iroda munkájáról a beszámolót és az éves munkatervet, melynek betartását folyamatosan ellenőrzi. Felelős az előírt statisztikai nyilvántartások és monitoring lapok vezetéséért, az irodai szabályzat betartásáért. Összeállítja a munkatársak személyre szóló munkaköri leírásait, gondoskodik állandó foglalkoztatásukról. Javaslatot tesz a munkatársak erkölcsi és anyagi elismerésére. Dönt a szabadságolásról, ellenőrzi a beosztottak munkavégzését.

3.8.8 Cég- és szervezetvezetők •

• •

Az egyesület szakmai munkájának támogatására illetve más szakmai szolgáltatások biztosítására saját, önálló jogi személyiséggel rendelkező szervezeteket hozhat létre. Ezen szervezetek formája az alábbi lehet: nonprofit kft, alapítvány, forprofit kft, zrt. Az egyesület által létrehozott vállalkozások illetve cégek vezetőit a közgyűlés nevezi ki, az alapítványok kezelőit a közgyűlés választja. A cégek, szervezetek működését önálló szabályzatok határozzák meg,



25

4. Egyesület minőségirányítási rendszere 4.1. Az Egyesület minőségirányítási rendszere A minőségirányítási rendszer a TÁMOP-2.6.2-12/1-2012-0142 pályázat részeként készült el. Az Egyesület vezetése vállalja, hogy működteti minőségirányítási programját és folyamatosan tökéletesíti az ügyfél és partneri elégedettség megtartása és javítása céljából. Az Egyesület elnöke a minőségirányítási rendszer kiépítésére és működtetésére minőségügyi vezetőt nevezett ki. A minőségügyi vezető a szükséges hatáskörrel rendelkezik ahhoz, hogy: • • • • • •

a minőségirányítási rendszert az előírásoknak megfelelően működtesse, kidolgozza és a közgyűlés elé tárja az éves minőségi tervet, biztosítsa a minőségpolitikában és a minőségi célokban megfogalmazott elvek, feladatok megvalósítását, rendszeres felülvizsgálatát, megelőzze a nem megfelelő szolgáltatások kialakítását, koordinálja a rendszer folyamatos javításának munkálatait, beszámoljon az Egyesület vezetésének és a tagságnak a minőségirányítási rendszer működéséről, hatékonyságáról.

Az Egyesület munkavállalói és önkéntesei felelősséget viselnek a program megvalósításáért, a minőségi célok eléréséért, a minőséget befolyásoló folyamatok előírásszerű végrehajtásáért. Minden munkatársunk joga és kötelessége a szolgáltatásaink bármely fázisában észlelt, a minőséget károsan befolyásoló jelenséget felismerve azokat a hatáskörrel felruházott kollégáknak jelezni és a probléma megszűntetésre vonatkozó javaslatot tenni. Az ellenőrzés kiterjed az alábbiak területekre: • • • • • • •

partneri elégedettség és kifogások belső ellenőrzések eredményei erőforrások helyzete szolgáltatások hatékonysága, megfelelősége helyesbítő, megelőző tevékenységek korábbi átvizsgálások eredményeinek vizsgálata a szükséges változtatások



26

• •

erőforrások fejlesztése szolgáltatások fejlesztése

Az elnökség az átvizsgálás megállapításait és a hozott intézkedéseket feljegyzésben dokumentálja.

4.2. A vezetés elkötelezettsége és felelőssége A Echo Innovációs Műhely vezetése biztosítja a folyamatos fejlesztéshez és a szervezeti kultúra fejlesztéséhez szükséges erőforrásokat a partneri elvárásoknak megfelelően, a külső és belső jogrendszer és szabályozók előírásainak betartásával,a minőségpolitikai nyilatkozatban és a minőségcélokban foglaltak szem előtt tartásával, az szolgáltatási protokollok éves felülvizsgálatával, éves munkatervek készítésével, az évenkénti irányított önértékelés elkészítésével.

4.2.1. Jogszerű működés Az Egyesület vezetése folyamatosan gondoskodik arról, hogy az Egyesület működését szabályozó jogi dokumentumok, a különböző szintű szabályzatok valamint az Egyesület belső szabályozói hozzáférhetőek legyenek, azokat az Egyesület alkalmazottai és önkéntesei megismerjék és betartsák. A irodai munkát érintő dokumentumokat az irodában, a gazdasági működést szabályozó dokumentumokat a gazdasági vezetőnél helyezzük el. Az Egyesület legfontosabb dokumentumait megismertetjük az Egyesület alkalmazottaival és önkénteseivel, gondoskodunk arról is, hogy az újonnan belépők is megismerjék a munkakörükhöz kapcsolódó szabályozókat. A minőségpolitikát rögzítő dokumentumot az Egyesület ügyfélszolgálati irodájában helyezzük el. Az Egyesület működését meghatározó általános és szakmai dokumentumok az elnöknél, az irodavezetőnél és az Echo Nonprofit Network könyvtárában mindenki számára hozzáférhetők.

4.2.2. Az Egyesületi információáramlás rendszere Az elnök irányításával évente egy alkalommal elnökségi ülést tartunk. Az ülésre meghívót kapnak a vezető munkatársak (irodavezető, gazdasági vezető), a titkár és a felügyelőbizottsági tagok. Az ülésről emlékeztető készül, amelyet a résztvevők kézhez kapnak. Az elnök és a vezetők közötti napi szóbeli kapcsolattartás kiterjed a rendszer működésének minden kérdésére. A munkatársak közötti kapcsolattartás formája a szóbeli közlés.



27

Az információáramlás eszközei: • • • • • •

belső email levelezés, körözvény, rendezvények, bemutatók, kiállítások, értekezletek, megbeszélések, jegyzőkönyvek, naplók az Egyesület honlapja

4.3. Humán erőforrás biztosítása és fejlesztése Célunk a megfelelő szakképzett munkaerő kiválasztása, a munkatársak teljesítményének javításával, növelésével és fejlesztésével a szervezet célkitűzéseinek elérése, az ügyfelek és a partnerek igényeinek kielégítése. Ennek érdekében •

kidolgozzuk a belépő új munkatársak kiválasztására vonatkozó eljárásainkat,

•

a továbbképzési tervet úgy alakítjuk ki, hogy az összhangban legyen Egyesület küldetéstudatával, szakmai standardjaival és a belső kompetenciafejlesztés elvárt eredményességével.

•

törekszünk a belső képzési lehetőségek mind hatékonyabb kihasználására.

A nem szakmai továbbképzéséről a helyi szükségletek és lehetőségek figyelembe vételével az Egyesület elnöke dönt. Az erőforrások biztosításáért a teljes felelősség az elnöké. Az Egyesület csak olyan szolgáltatások megvalósítására vállalkozik, amelyekhez rendelkezik a szükséges személyi és tárgyi feltételekkel. Az egyes szolgáltatásokhoz szükséges végzettségeket, képzettségeket az egyes szolgáltatások protokollja tartalmazza (lásd MIR függelék). A követelményeknek való megfelelést az elnökség a minőségirányítási vezetőn keresztül rendszeresen figyelemmel kíséri, figyelembe veszi a változó körülményeket, a partneri igényeknek megfelelően szükség esetén módosítja, újra fogalmazza a munkakörhöz kapcsolódó feladatokat és az egyes szolgáltatásokat. A személyi feltételek megteremtése az elnök feladata.



28

Az Egyesület kialakítja a szakmai alkalmazottak és önkéntesek ösztönzésére szolgáló értékelési rendszerét, anyagi és erkölcsi elismerésük Egyesületi alapelveit, és az értékelésük rendjének szabályait.

4.4. Az Egyesület legfontosabb stratégiai dokumentumai •

Echo Nonprofit Network Együttműködési rendje

•

Minőségirányítási kézikönyv

•

Szolgáltatások szakmai protokollja

•

Éves munkaterv és beszámoló

•

Továbbképzési terv (az éves irodai munkatervek részeként)

A stratégiai éves tervezés részének tekintjük a szolgáltatásfejlesztési koncepciót. A partneri és ügyfél elégedettségmérés eredményeit, illetve az irányított önértékelés elemzése során nyert tapasztalatokat a stratégiai tervezéshez felhasználjuk. Az Egyesület tevékenységi körét az alapító okirat, legfontosabb szervezeti és működési kérdéseit a Szervezeti és Működési Szabályzat rögzíti. Az Egyesület minden alkalmazottjának van munkaköri leírása. A minőségirányításban résztvevők jogosítványait és hatásköreit, az együttműködés és kommunikáció rendjét és formáit a Szervezeti és Működési Szabályzat tartalmazza. Az elnök és a munkatársak felelősségi körét és hatáskörét az Echo Innovációs Műhely Szervezeti és Működési Szabályzata és a munkaköri leírások rögzítik. Minden munkatárs felelős az általa végzett munka minőségéért. Az irodai munkaterv meghatározza az Egyesület szakmai munkáját, szolgáltatásait. Szabályozza időben és felelősökre lebontva az éves feladatokat. A stratégiai tervezés tartalma: Az Egyesület alapvető dokumentumai az Egyesület alapszabálya, szervezeti és működési szabályzata, szolgáltatási protokollja, minőségirányítási programja és az éves munka tervezésének dokumentumai. A stratégiai tervek szervezeten belüli megismertetése: A stratégiai terveket a dolgozók az elkészülés vagy módosítás időpontjában, az új dolgozók belépéskor elolvasás útján ismerik meg. Dokumentum verzió: Legutóbbi módosítás dátuma: Legutóbbi módosítást végezte:


29

A stratégiai tervezés szempontjai: arra törekszünk, hogy a tervező munka legyen összhangban a ügyfelek és a partneri igények és elégedettségek tapasztalataival, kezelje a maga helyén megfelelő súllyal az elégedetlenséget, panaszt, kritikát. Épüljön a szervezeti kultúra fejlődésének eredményeire és a változtatási szükségletekre, az Egyesület tevékenységét meghatározó dokumentumok beválására, kritikai elemzésére. Teremtsen összhangot a partneri igények, az egyesületi célok és társadalmi szükségletek, valamint a rendelkezésre álló feltételek között. Biztosítsa az Egyesületi vezetés felelősségének és elkötelezettségének érvényesülését. Ügyeljen az Egyesület speciális jellemzőinek megőrzésére, az újabb igényekkel való összhang megteremtésére, a sajátos arculat karakterisztikusabbá tételére. A szakmai protokollok módosítása: a protokollok módosítására • • • • •

az Egyesület elnöke, az Egyesület igazgatója, az Egyesület irodavezetője, a szakmai munkatársak az Egyesület más tisztségviselője tehet javaslatot.

A szakmai programokban megfogalmazott célok, és feladatok megvalósulását a vezetés folyamatosan vizsgálja. A szakmai protokollok módosítását a elnök fogadja el és a szakmai igazgató jegyzi ellen. A módosított szakmai protokollt az ellenjegyzést követő hónap 1-én kell bevezetni. Az éves munkaterv elkészítésének rendje: az éves munkatervben megfogalmazott célok az ügyfelek és partnerek elvárásainak megfelelő működés elérését, a célok minél eredményesebb megvalósítását szolgálják. A munkaterv elkészítésénél figyelembe kell venni az előző évben végzett munka ellenőrzésének és értékelésének eredményeit, a partneri visszajelzéseket, az alapítói javaslatokat, a külső ellenőrzések tapasztalatait, az Echo Nonprofit Network más szervezetinek projektjeit. A munkaterv konkrét, mérhető célokat, pontos minőségfejlesztési és szakmai feladatokat, felelősöket és határidőket tartalmaz. A kitűzött minőségi célok indikátorai a feladattervek. A munkatervet az irodavezető készíti el és terjeszti az elnökség elé. Elfogadására a közgyűlés jogosult. A munkaterv teljesülését évente kétszer kell ellenőrizni. Az ellenőrzést az elnök és network szakmai igazgató végzi. Bizonylatai: jegyzőkönyv, jelenléti ív. Határidő: a munkatervet minden év december 15-ig el kell készíteni.



30

4.5. Vezetői ellenőrzés Az Egyesület vezetése az érintettek bevonásával kialakítja, és a gyakorlatban működteti az Egyesületben foglalkoztatottak és önkéntesek munkájának ellenőrzési, értékelési rendszerét. A vezetői ellenőrzés célja adatgyűjtés az értékeléshez és a fejlesztéshez. Az Egyesület elnöke meghatározza, és nyilvánossá teszi az Egyesület működésével, folyamatainak ellenőrzésével kapcsolatos hatásköröket. A vezetői ellenőrzési terv megjelöli, hogy melyek a működés azon területei, folyamatai, amelyeket az elnök személyesen kíván ellenőrizni. Meghatározza az alkalmazandó módszereket, időpontokat, az ellenőrzés során nyert információk felhasználásának módját. Az Egyesület működésének összegző értékelését az Egyesület vezetése a félévi és év végi értékelő beszámolójában rögzíti. Ezekben a beszámolókban az Egyesület vezetése meghatározza a fejlesztendő területeket, és a következő év munkatervében kijelöli a konkrét feladatokat. A szabályozás célja: az Egyesületen belüli ellenőrzés kialakítása annak érdekében, hogy a szabályzatoknak és szabályozásnak megfelelő működés biztosított legyen. Hatókör: az ellenőrzésben részt vevők, vezetők. Felelős: elnök. Dokumentumok, bizonylatok: jegyzőkönyv, jelenléti ív, emlékeztető. Az ellenőrzés szempontok szerint történik, amelyet minden dolgozó ismer. Szempont a jogszabálynak való megfelelés és az ellenőrzési vagy az önellenőrzési lapon található szempontsor. Az ellenőrzés lefolytatása után legfeljebb 3 munkanapon belül visszajelzést kell adni az ellenőrzés eredményéről. Ha az ellenőrzés komoly hibát tár fel, azt azonnal jelezni kell az elnökség felé. Az ellenőrzést végzők évente kétszer kötelesek beszámolót készíteni az ellenőrzésen tapasztaltakról. Ezt a féléves és az év végi beszámoló elkészítésekor az elnöknek át kell adni. Az elnöknek a tárgyévet értékelő beszámolóban, jelentésben ki kell térnie az éves ellenőrzés során szerzett tapasztalatokra. Az ellenőrzést értékelés kell, hogy kövesse, amely az alábbi intézkedésekkel zárulhat: • utasítás javításra, hiánypótlásra, • továbbképzésen való részvételre kötelezés • módszertani eszköztár valamelyik elemének kötelező használata • fegyelmi felelősségre vonás • javító team működtetése • folyamatszabályozás • az intézkedés módja egyedi esetben ezektől eltérhet Utóellenőrzés: Dokumentum verzió: Legutóbbi módosítás dátuma: Legutóbbi módosítást végezte:


31

•

6 hónap múlva kontroll, ha az ellenőrzés során hiányosság, szabálytalanság merült fel

4.5.1 A szakmai munkával kapcsolatos feladatok ellenőrzése Az ellenőrzés Területei

Módszerek, eljárások

Külső és belső dokumentumoknak való megfelelés A szakmai Alapdokumentumok (Protokollok) Munkaterv végrehajtása Az EQS szerinti Működés

dokumentumelemzés, Évente helyszíni ellenőrzés

Elnök

Ellenőrzőlap

dokumentumelemzés, Évente

Elnök

Ellenőrzőlap

dokumentumelemzés, Évente

Elnök

Ellenőrzőlap

mérések, dokumentum és mérési eredmények elemzése, interjú Dokumentumelemzés

Évente

Minőségügyi vezető

interjú lap, mérőlapok, ellenőrzőlap, beszámolók

Munkaterv szerint

Elnök

Monitoring lapok

Beszámoltatás, dokumentumelemzés interjú, beszámoltatás, dokumentumelemzés

Évente

Elnök

Ellenőrzőlap

Évente

Elnök

Interjú

Szolgáltatással kapcsolatos dokumentumok: statisztikák Esélyegyenlőség érvényesülése Az IKT tevékenység szabályozása, rendje



Gyakoriság Az ellenőrzést végző személy

Dokumentum

32

4.5.2 A gazdálkodással és a működéssel kapcsolatos feladatok ellenőrzése Az ellenőrzés területei

Módszerek, eljárások

Gyakoriság Az ellenőrzést végző személy

Dokumentum

A gazdálkodással kapcsolatos szabályzatok A költségvetés időarányos teljesítése Házipénztár

dokumentumelemzés, Évente beszámoltatás

Gazdasági vezető

Ellenőrzőlap

Dokumentumelemzés

3 havonta

Gazdasági vezető

Ellenőrzőlap

Dokumentumelemzés

Évente

Ellenőrzőlap

Projektek elszámolása

Dokumentumelemzés

Havonta

Gazdasági vezető Gazdasági vezető

Ellenőrzőlap

4.6 Rendelkező hivatkozások és belső szabályzatok felsorolása A Echo Innovációs Műhely működését és szolgáltatásait az alábbi dokumentumok határozzák meg, melyek rendelkező hivatkozásként értelmeződnek.

Dokumentum megnevezése Alapszabály Szervezeti és Működési Szabályzat Számviteli politika Kiküldetési szabályzat Pénzkezelési szabályzat Echo Szociológiai Kutatóintézet működési szabályzata Fejér Megyei Civil Információs Centrum működési szabályzata Kapocs Foglalkoztatási Iroda működési szabályzata Projekt Iroda működési szabályzata Adatkezelési és adatvédelmi szabályzat Ügyfélszolgálati és panaszkezelési szabályzat Echo Nonprofit Network együttműködési rendje Esélyegyenlőségi terv Munkaerő-piaci mentori szolgáltatás protokoll Motivációs csoportos foglalkozás szolgáltatási protokoll Munkavállalói kulcsképességeket és kulcskompetenciákat fejlesztő csoportos foglalkozás szolgáltatási protokoll



Hatálybalépés dátuma 1997.05.17 2013.12.19 2012.12.17 2012.12.17 2012.12.17 2013.11.06 2013.11.06 2013.11.06 2013.11.06 2013.12.19 2013.12.19 2013.11.06 2013.06.30 2013.12.19 2013.12.19 2013.12.19

33

Munkaerő-piaci és foglalkozási információk nyújtása munka iránt 2013.12.19 érdeklődőknek szolgáltatási protokoll Informatikai erőforrások használatára és internetes 2013.12.19 kommunikációra vonatkozó irányelv és Felhasználói nyilatkozat

4.7 Az Echo Nonprofit Network minőségirányítási rendszerének ismertetése és önellenőrzési folyamatának módszertana Az Echo Nonprofit Network tagjai, így a Echo Innovációs Műhely egyedi, network szintű önellenőrzésen alapuló minőségbiztosítási rendszert használ, melynek célja az egyes belső eljárásmódok és szabályzatok hiánytalan betartásának és betartatásának, valamint a mindenkori jogrendnek megfelelő működés biztosítása. A rendszer neve EQS (Echo Quality Standards) Az önellenőrzés rendszeres elvégzése és lekövetése a szervezet működésének átláthatóságát biztosítja szervezet vezetősége, felügyelő bizottsága, valamint a partner szervezetek számára. Az szervezet operatív működésével kapcsolatos rendelkezések, valamint az egyes munkakörökhöz tartozó folyamatok ismerete, dokumentálása, valamint az operatív feladatok jogszerű és megfelelő szakmai hátterű elvégzése elengedhetetlen a szervezet sikeres működéséhez. E célkitűzés biztosításához rendszeres önellenőrzésre és annak lekövetésére van szükség. Az egyes szakmai és jogi önellenőrzések elvégzését, valamint azok eredményének és lekövetésének kiértékelését az adott szervezet vezetősége félévente egyszer ellenőrzi. Az önellenőrzések végrehajtása a szervezetek irodavezetői felelőssége. Az önellenőrzések benyújtásának határideje: I. félév: tárgyév július 1-ig II. félév: tárgyév december 31-ig Az önellenőrzés a kézikönyv szerves részét képező, a függelékben található Ellenőrző lista kitöltésével történik az azon található kérdések „Igen”, „Nem” és „NR” válaszokkal történő megválaszolásával. Amennyiben az ellenőrzőlista bármely kérdésére a „Nem” választ jelölik be, az adott ponthoz tartozóan kötelező lekövetést végezni, ezt pedig a kapcsolódó Önellenőrzési intézkedési terven is feltüntetni, melynek végrehajtásáról az önellenőrzést követő 30 Dokumentum verzió: Legutóbbi módosítás dátuma: Legutóbbi módosítást végezte:


34

napon belül kell gondoskodni. Az intézkedés elvégzéséért, valamint a végrehajtás ellenőrzéséért felelős személy nevét az intézkedési terv tartalmazza. Az önellenőrzési dokumentumot az ellenőrzés elvégzése után az irodavezető aláírással látja el, majd pedig a dokumentumokat (Ellenőrző lista és Intézkedési terv) eljuttatja a szervezet vezetőjének, aki a dokumentumokat, azok áttekintése után szintén aláírja. A kitöltött dokumentumokat a szervezet minőségirányítási feladatokkal megbízott munkatársa lefűzi, majd az önellenőrzés utáni további 3 évig megőrzi.

4.8 Az Egyesület mérési és értékelési rendszere Feladat

Felelős

Módszer

Az egyének kiválasztásához a szempontok meghatározása A szempontok alapján a értékeltek kiválasztása, beosztása A kiválasztott munkatársak Tájékoztatása Az értékelés menetének ütemezése az értékelt munkatárssal A szempontok alapján az értékelő lapok kitöltése A szempontok alapján az önértékelő lapok kitöltése Megbeszélés az értékelést Végzőkkel Értékelő megbeszélés az értékelt

Elnök, network Irányított szakmai igazgató Beszélgetés

Határidő

Dokumentálás

Évente

Jegyzőkönyv

Elnök, network A Június 1. szakmai igazgató szempontoknak megfelelő kiválasztás

Értékeltekről lista, írásos tájékoztatás

Elnök

Közlés

Június hete

első Jegyzőkönyv

Elnök

Megbeszélés

Június hete

első Jegyzőkönyv

Elnök, network Értékelő lapok szakmai igazgató, kitöltése irodavezető

Folyamatos

Értékelő lapok

Értékelt munkatárs

Folyamatos

Önértékelő lapok

Az értékelés ütemezése szerint Az értékelés ütemezése szerint

Jegyzőkönyv

Önértékelő lapok Kitöltése

Elnök, network Megbeszélés szakmai igazgató, irodavezető Elnök, network Értékelés szakmai igazgató, irodavezető



Írásos megállapodás

35

munkatárssal A megállapodás rögzítése

4.8.1 Az alkalmazottak értékelésének folyamata A szakmai munkát végző munkatársak teljesítményértékelésének szempontjait a Függelék tartalmazza Gyakoriság: évente Felelős: elnök Az ellenőrzési folyamatot végzik: elnök, irodavezető, Echo Network szakmai igazgató Érintettek köre: szakmai munkát végzők, irodavezető(k) Módszer: Adatgyűjtés, látogatások, vezetői- és önértékelés Dokumentálás: Az értékelés során elkészült dokumentum aláírás után bekerül az értékelt személyi anyagába. A teljesítményértékeléssel kapcsolatos alapelvek szerint az értékelés legyen • személyre szóló, • ösztönző hatású, • tárgyszerű, • fejlesztő szándékú, • az Egyesület szakmai programjában megfogalmazott célokon alapuljon. Az értékelés egységes követelményrendszer, az egyenlő elbírálás elve alapján működik, amelyet mindenkinek ismerni kell. Az értékelés célja • Visszajelzés a vezetők és a szakmai munkatársak munkájáról. • Fejlődjön a szakmai munka minősége a szervezetnél. • Az önértékelésének képességének fejlesztése. • Minősítés. Az értékelés módja • Szóbeli és írásbeli vezetői értékelés • Szóbeli és írásbeli vezetői önértékelés • Ügyfelek értékelése • Társak értékelése A végleges értékelés írásban történik, a dokumentum az erősségek mellett magába foglalja a fejlesztendő területeket is. Az értékelést az értékelt munkatárs aláírja, de egyet nem értés esetén jogában véleményét az értékelő lapon írásban megfogalmazni.



36

Az értékelés menete • szempontok meghatározása az értékelendő munkatársak kiválasztásához • értékelendő munkatársak kiválasztása • a kiválasztott tájékoztatása • az értékelés menetének ütemezése az értékelt munkatárssal • adatgyűjtés, interjúk, foglalkozások látogatása • értékelő lapok kitöltése • önértékelő lapok kitöltése • értékelő megbeszélés • korrekciós lehetőség • a megállapodás rögzítése • dokumentálás Értékelési területek • Munkavégzéssel kapcsolatos dokumentumok, szabályok ismerete és betartása - Az SZMSZ-ben foglaltak következetes betartása és betartatása - Munkaköri leírásból következő feladatok betartása - A Szakmai protokollokban foglaltak következetes betartása, betartatása - Munka-, környezet-, tűzvédelmi szabályzatok és szempontok betartása és betartatása • Szakmai munkával kapcsolatos területek - Tanácsadói munka - Foglalkozás tervezése, - Csoportvezetés, motiváció - Csoporton belüli differenciálás, fejlesztés - Ügyfelek munkájának segítése, értékelése - Eszközök, segédanyagok használata - Munkaformák változatossága - A kitűzött célok megvalósítása - Belső és külső mérések eredményei - Monitoring mérőlapok • Az irodán kívül végzett tevékenységek - Irodán kívüli programok szervezése - Önképzés, továbbképzéseken való részvétel - Kapcsolattartás a ügyfelek hozzátartozóival - Együttműködés a külső partnerekkel • Szakmai alapfeladatok - Munkafegyelem (munkaidő, határidő, ügyelet) - Szabályok betartása - Dokumentumok pontos vezetése (naplók, monitoring lapok, jegyzőkönyvek, feladattervek, stb.) - A munkaköri leírásban megfogalmazott feladatok végrehajtása



37

•

•

Kommunikáció - Kapcsolat az ügyfelekkel - Együttműködés a kollégákkal - Egymás munkájának segítése - Problémamegoldás, konfliktuskezelés Segítő –szakmai kompetenciák - Szakmai felkészültség, hitelesesség - Nyitottság, érdeklődés, önképzés - Továbbképzéseken való részvétel - Innovációkban való részvétel - Megbízhatóság - Önértékelés - Empátia - Egészségtudatosság és környezettudatosság

A szakmai munkatársak értékelésének folyamata A teljesítményértékelést az elnök rendeli el a mérés évében. A minőségügyi vezető irányításával a kollégák kitöltik önértékelő lapjukat. Ugyanezt az értékelő lapot kitölti a munkahelyi vezető is. Folyamatos értékelő lapot töltenek ki az ügyfelek, ennek összesítést a minőségügyi vezető végzi. Az értékelő megbeszélésen részt vesz az érintett kolléga, az elnök és az irodavezető. Közösen beszélik meg az erős és gyenge területeket, a megbeszélés eredményeként meg kell határozni a fejlesztendő területeket, és ki kell tölteni az egyéni fejlesztési tervet, amelynek teljesültsége a következő teljesítménymérés alapja lesz. A keletkezett dokumentumot az értékelt és az értékelést végzők aláírásukkal hitelesítik, majd ezt követően értékelt személyi anyagában kell elhelyezni.

4.8.2. A vezetői teljesítményértékelés szempontjai és az értékelés rendje Az Egyesület vezetőinek vezetői teljesítményértékelésének szempontjait a Függelék tartalmazza. Gyakoriság: 2 évente Felelős: közgyűlés Az ellenőrzési folyamatot végzik: Echo Network szakmai igazgató Érintettek köre: a szervezet elnöke, elnöksége, titkára és felügyelőbizottsági tagjai, irodavezetői Módszer: Adatgyűjtés, látogatások, és önértékelés Dokumentálás: Az értékelés során elkészült dokumentum aláírás után bekerül az értékelt személyi anyagába. Vezetői értékelés területei



38

A teljesítményértékeléshez (önértékelés, beosztott munkatársak értékelése, magasabb vezető értékelése) használt kérdésterületek, szempontok: • Személyes tulajdonságok, vezetési stílus • Változáshoz való viszony • Tervezés • Szervezés • Erőforrás gazdálkodás • Motiválás • Ellenőrzés, értékelés • Informálás A vezetői értékelés folyamata Az önértékelő lapok kitöltése az előző fejezetben leírtak szerint történik. A beosztott kollégák szintén egyszerre végzik a kitöltést. A megbeszélés menete és dokumentálása az előzőekben leírtak szerint történik. Az elkészült dokumentumokat zárt helyen kell tárolni. A kitöltött kérdőíveket a következő mérésig meg kell őrizni. Az egyéni összesítőt és a fejlesztési tervet a személyi anyagban kell tárolni, és nem selejtezhető. Az értékelés lezárása után 3 héten belül az eszközöket felül kell vizsgálni, és szükség szerint módosítani kell, amelyért a minőségügyi megbízott a felelős. 4.8.3 Önkéntesek értékelésének rendje Az önkéntesek értékelésének alapelvei megegyeznek a szakmai munkatársak értékelésének alapelveivel. Gyakoriság: évente Felelős: elnök Az ellenőrzési folyamatot végzi: irodavezető Érintettek köre: szerződéses önkéntesek Módszer: adatgyűjtés, önértékelés Dokumentálás: Az értékelés bekerül az önkéntes személyi anyagába Az értékelés menete • Kiválasztáshoz a szempontok meghatározása • Kiválasztás szempontok alapján • Értékelés menetének ütemezése • Adatgyűjtés • Megbeszélés az értékelést végzőkkel • Értékelő megbeszélés az értékelt önkéntessel Az értékelést az értékelt és az értékelést végzők aláírásukkal hitelesítik, majd ezt követően bekerül az értékelt önkéntes személyi anyagába . Az értékelés ismertetésekor lehetőség van értékelt véleményének írásba foglalására is. Dokumentum verzió: Legutóbbi módosítás dátuma: Legutóbbi módosítást végezte:


39

Az értékelés célja: • Visszajelzés az önkéntes munkájáról • Önkéntes munkavégzés minőségnek javulása • Önértékelés fejlődése Az értékelés szempontjai: • Munkavégzés minősége • Munkatársakkal való kapcsolat

4.9 Az Egyesület teljes körű önértékelésének rendje Gyakoriság: 2 évente Időpont: november Felelős: elnök, minőségirányítási vezető Módszer: kérdőív, folyamatelemzés, dokumentumelemzés, adatgyűjtés Feldolgozás: team-munkában Résztvevők: az Egyesület alkalmazotti és önkéntes köre Dokumentálás. A keletkezett dokumentumokat 5 évig megőrizzük az irattárban Tájékoztatás: Éves állománygyűlés, közgyűlés Közzététel: az Egyesület honlapján 4.9. 1. Az Egyesületi önértékelés célja • az Egyesület adottságainak, eredményeinek felmérése, • erősségek, fejlesztendő területek meghatározása, • annak megállapítása, hogy az Egyesület stratégiai céljainak elérése irányába hald-e, • illeszkednek-e ahhoz a folyamatok, tevékenységek, • az egyesületi tagi elvárások teljesítésének elemzése, • az egyesület által végzett értékelés kapcsolódó pontjai, szükséges fejlesztések megállapítása. 4.9.2. Az önértékeléssel szembeni elvárások • Az önértékelésnek olyannak kell lennie, hogy az kellő információt nyújtson az Egyesületnek és az network más tagszervezetinek • Biztosítsa az Egyesület rendszeres időközönként történő önértékelésnek megismételhetőségét és a kapott információk fejlesztési célú felhasználást. • Felelős: elnök



40

4.9.3. Az irányított önértékelés eljárásrendje

Feladat

Felelős

Módszer

Határidő

Dokumentálás

Az irányított önértékelés elvégzésére team alakul A feladatok szétosztása, konkrét Ütemezése Kérdőívek áttekintése, kipróbálása, Véglegesítése Az irányított önértékelésbe bevontak pontos körének meghatározása A mérések, a vizsgálatok elvégzése Az adatok összegyűjtése, összegzése Eredmények összegyűjtése

Minőségirányítási vezető, elnök

Beszélgetés, Csoportalakítás

szept

Jegyzőkönyv, irattár


Csoportmunka

szept



Dokumentumelemzés szept

Irattár


Dokumentumelemzés Szept

Jegyzőkönyv


Adatgyűjtés

Okt

Feljegyzés


Adatgyűjtés

Okt

Irattár


Adatgyűjtés

Okt

Irattár


Diagram, táblázat, grafikon készítése

Nov



Intézkedési terv, ötletroham

Nov

Irattár


Szóban illetve írásban

Nov


Az elemzés elkészítése: erős és fejlesztésre szoruló területek, trendvizsgálat A fejlesztésre szoruló területek javítása érdekében intézkedési terv készítése Az irányított önértékelés eredményeinek ismertetése a



41

partnerekkel

Az önértékelés területei, módszerei Terület

Módszer

1.Vezetés 2. Egyesületi stratégia, szolgáltatások köre 3.Az alkalmazottak irányítása 4. Erőforrások 5. A folyamatok szabályozottsága


Kérdőív Kérdőív Kérdőív Kérdőív Kérdőív


42

5. Az Egyesület partnerkapcsolatai 5.1. A partneri igény és elégedettség mérés szabályozása A partneri igény és elégedettségmérés célja a partneri igény és elégedettségmérés ismételhetőségének és összehasonlíthatóságának lehetővé tétele. Hatókör: az Egyesület közvetlen partnerei (akikkel közvetlen szakmai kapcsolatba került az Egyesület programok vagy szolgáltatásokon keresztül) Az Egyesület közvetlen partnerei: • ügyfelek • alkalmazottak • önkéntesek • egyesületi tagok • Echo Nonprofit Network tagszervezetei • Helyi önkormányzat • Helyi oktatási intézmények • Megyei szociális intézmények • Egyházi partnerek • Sajtó A folyamat dokumentumai és bizonylatai: • Feladatterv • Ügyfél elégedettségi kérdőívek • Munkatársi elégedettségi kérdőív • Alapítói interjú kérdőív • Sajtó kérdőív • Intézményi/szervezeti kérdőív A felmérés kiterjed: • elvárásokra, igényekre, • elégedettségre, elégedetlenségre, • szakmai szolgáltatások véleményezésére. Az elégedettségmérés ideje: minden 2. év tavasza, kiinduló év 2014. A partneri igény és elégedettségmérés módszeréről, a minta nagyságáról a szervezet vezetése a vizsgálat évében dönt. Ezzel egy időben dönt az eljárásért felelős személyről is.



43

A vizsgálat során használt dokumentumokat külön, a dokumentumok számára kialakított dossziéban kell tárolni. A kitöltött kérdőíveket 1 évig, a kérdőívekről készült összesítőt 5 évig kell megőrizni. A használt eszközöknek alkalmasnak kell lenni arra, hogy pontosan megismerhető legyen a partnerek elvárása, elégedettsége, elégedetlensége. A vizsgálatok elvégzése után az adatokat elemezni kell, fel kell tárni a partnerek elégedetlenségének okait. Az elemzés után fontosság-megfelelés diagram készül. Az előző vizsgálat alapján mért adatokból készült fontosság-megfelelés diagramhoz viszonyítottan trendvizsgálatot kell végezni. Az elemzés eredményeként meghatározzuk azokat a területeket és folyamatokat, melyeket a partneri elvárásoknak megfelelően javítani, fejleszteni kell. A mérések eredményeiről a partnereket legkésőbb a vizsgálat elvégzésétől számított 60 napon belül tájékoztatni kell, az elemzés kifüggesztésével. A dolgozókat az Egyesület vezetője, vagy a minőségirányítási vezető szóban is tájékoztatja a vizsgálat eredményéről. 5.2. Kommunikáció a partnerekkel Célja, a közvetlen partnerek folyamatos tájékoztatási rendszerének meghatározása annak érdekében, hogy minden olyan információ eljusson hozzájuk, amely biztosítja kellő tájékozottságukat az Egyesület működésével kapcsolatban és ennek birtokában felelősséggel tudjanak dönteni a szolgáltatások őket érintő folyamatiban Partner

Alkalom/hely

Tartalom

Alkalmazottak

Irodai értekezetek

szóban írásban

Ügyfelek

Tanácsadás, tájékoztató fórum, Tájékozatató kiadvány Irodai értekezetek

Aktuális témák. Irodavezető Igényfelmérés eredményei . Aktuális témák Munkatársak Irányított önértékelés Eredménye Aktuális témák. Irodavezető Igényfelmérés eredményei . Informálódás, Elnök tájékozódás, tájékoztatás

szóban írásban

Informálódás, tájékozódás, tájékoztatás Informálódás Tájékoztatás

elnök

szóban írásban

Irodavezető

szóban írásban

Önkéntesek

Alapító

Network tagok

Intézményi szervezeti partnerek

értekezlet, személyes megkeresés, levél,telefon Irodavezetői értekezlet és Tájékoztató fórum, Személyes megkeresés



Felelős

Módszer

szóban írásban

szóban írásban

44

Az ügyfelekkel való kapcsolattartás egyéb eszközei az aktualitásnak megfelelő személyes információcsere, a telefonon történő beszélgetés, a tereplátogatás, munkahelykísérés, elektronikus és postai levél. Nyilvánosságra hozatal előtt az információ helyességéről Egyesületi szinten az elnök szolgáltatás szinten az irodavezető köteles meggyőződni. Az információáramlás ellenőrzése a keletkező dokumentumok ellenőrzésével történik. Felelős: minőségügyi vezető, elnök.

5.3. Panaszok kezelése A panaszok kezelésére vonatkozó eljárásrendet az Egyesület ügyfélszolgálati és panaszkezelési szabályzata tartalmazza.

6. A Minőségirányítási kézikönyv közzététele, nyilvánosságra hozatala Az Egyesület Minőségirányítási kézikönyve az Echo Nonprofit Network Könyvtárában és a központi irodában hozzáférhető a munkatársak, önkéntesek, ügyfelek és a partnerek számára. A Minőségirányítási Kézikönyv teljesülését minden év elején értékeljük, az értékelés a közhasznúsági beszámoló részét képezi, amit megküldünk a tagságnak.

Székesfehérvár, 2013. december 19.



45

Függelék



46

MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV

Recommend Documents