MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV Felnőttképzés

Bárczay János Mezőgazdasági Szakképző Iskola és Kollégium

MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV Felnőttképzés ISO 9001:2000 MSZ EN ISO 9001:2001 4. kiadás

Hatályba léptetve: 2014. január 1. Ellenőrzött példány Nem ellenőrzött példány

Bárczay János Mezőgazdasági Szakképző Iskola és Kollégium Felnőttképzési Minőségirányítási Kézikönyve

Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék ........................................................................................................................... 1 1 Alkalmazási terület ............................................................................................................... 4 1.1 Alkalmazási terület és érvényesség ............................................................................... 4 1.2 Kizárások ....................................................................................................................... 4 1.3 A minőségirányítási kézikönyv célja ............................................................................. 4 2 Intézmény minőségpolitikája ............................................................................................... 4 3 Bárczay János Mezőgazdasági Szakképző Iskola és Kollégium bemutatása...................... 6 3.1 A felnőttképzési intézmény adatai ................................................................................. 6 3.2 Az felnőttképzési intézmény tevékenysége: .................................................................. 7 3.3 A felnőttképzési intézmény rövid története: .................................................................. 7 3.4 Az iskolákban a minőségirányítási bevezetése négy nagy érv köré csoportosítható: ... 8 3.5 Akkreditált képzések ..................................................................................................... 8 4 Fogalom meghatározások: .................................................................................................... 8 5 Minőségirányítási rendszer ................................................................................................ 11 5.1 Általános elvek a minőségirányítási rendszer működésével kapcsolatban ................. 11 5.2 A dokumentációs rendszer felépítése és kezelése ....................................................... 13 5.3 Minőségirányítási kézikönyv (továbbiakban: kézikönyv) ........................................... 13 5.3.1 Készítés, ellenőrzés, jóváhagyás .......................................................................... 14 5.3.2 Módosítás ............................................................................................................. 14 5.3.3 Kiadás ................................................................................................................... 14 5.3.4 A kézikönyv felülvizsgálata ................................................................................. 15 5.4 Minőségirányítási Eljárásleírás (továbbiakban: eljárás; rövidítése: ME) .................... 15 5.5 Feljegyzések ................................................................................................................ 15 5.6 Adatok, bizonylatok, egyéb külső és belső dokumentumok ....................................... 15 6 A vezetőség felelősségi köre .............................................................................................. 15 6.1 A vezetőség elkötelezettsége ....................................................................................... 16 6.2 Minőségpolitika ........................................................................................................... 17 6.3 Tervezés ....................................................................................................................... 18 6.3.1 Szakmai tevékenység tervezése............................................................................ 18 6.3.2 Erőforrások tervezése ........................................................................................... 18 6.4 Felelősségi kör, hatáskör és kommunikáció (ügyvitel) ............................................... 18 6.4.1 Felelősségi kör, hatáskör ...................................................................................... 18 6.4.2 Belső kommunikáció ............................................................................................ 19 6.5 Vezetőségi átvizsgálás ................................................................................................. 19 7 Gazdálkodás az erőforrásokkal .......................................................................................... 20 7.1 Gondoskodás az erőforrásokról ................................................................................... 20 7.2 Humán erőforrás .......................................................................................................... 20 7.2.1 Általános emberi erőforrás kezelési elvek ........................................................... 22 7.2.2 Felkészültség, tudatosság, képzés ........................................................................ 23 7.2.3 A képzésben résztvevő munkatársak értékelési rendszere ................................... 24 7.3 Infrastruktúra ............................................................................................................... 24 7.4 Munkakörnyezet .......................................................................................................... 25 8 Szolgáltatásnyújtás ............................................................................................................. 25 8.1 A felnőttképzési szolgáltatás tervezése ....................................................................... 26 8.2 A vevőkkel kapcsolatos folyamatok ............................................................................ 27 8.2.1 A szolgáltatásra vonatkozó követélmények meghatározása ................................ 27 8.2.2 A szolgáltatásra vonatkozó követelmények átvizsgálása ..................................... 28 8.2.3 Kapcsolattartás az ügyfelekkel, ügyfélszolgálat .................................................. 28 8.3 Tervezés és fejlesztés................................................................................................... 29 2


8.3.1 A program- és tananyagfejlesztés megtervezése .................................................. 29 8.3.2 A program- és tananyagfejlesztés bemenő adatai ................................................ 29 8.3.3 A program- és tananyagfejlesztés kimenő adatai ................................................. 29 8.3.4 A program- és tananyagfejlesztés átvizsgálása .................................................... 30 8.3.5 A program- és tananyagfejlesztés igazolása (verifikálás) .................................... 30 8.3.6 A program- és tananyagfejlesztés érvényesítése (validálása) .............................. 30 8.3.7 A tervezés és fejlesztés változtatásainak kezelése ............................................... 30 8.4 Beszerzés ..................................................................................................................... 31 8.4.1 A beszerzés folyamata .......................................................................................... 31 8.4.2 Beszerzési információk ........................................................................................ 31 8.4.3 A beszerzett termék igazolása (verifikálása) ........................................................ 31 9 Felnőttképzési tevékenységhez kapcsolódó folyamatok .................................................... 31 9.1 A felnőttképzési és értékelési folyamat ....................................................................... 32 9.1.1 Általános adatok ................................................................................................... 32 9.1.2 A folyamat lépései és szabályai............................................................................ 32 9.1.3 A képzési folyamat során kezelt dokumentumok ................................................ 34 9.1.4 A képzés lebonyolításában részt vevők számára a feladataik ismertetése ........... 34 9.1.5 Az értékelési folyamat leírása .............................................................................. 34 9.1.6 Az oktatók, munkatársak értékelése ..................................................................... 35 9.2 Felnőttképzési szolgáltatások folyamatleírása ............................................................. 36 9.2.1 Előzetes tudásszint felmérése és beszámítása ...................................................... 36 9.2.2 Álláskeresési technikák ........................................................................................ 37 9.3 A felnőttképzési tevékenység dokumentációs rendje .................................................. 38 10 Támogató folyamatok ........................................................................................................ 39 10.1 Információs rendszer ................................................................................................ 39 10.2 Panaszkezelés ........................................................................................................... 39 10.3 Ügyfélszolgálat működtetése ................................................................................... 40 11 MÉRÉS, ELEMZÉS, ÉRTÉKELÉS .................................................................................. 41 11.1 A képzésben részt vevő felnőttek igényei feltárásának és elégedettségük mérésének, valamint a mérési eredmények fejlesztésekbe történő visszacsatolásának folyamatleírása... 41 11.2 Önértékelési rendszer ............................................................................................... 42 12 FEJLESZTÉS ..................................................................................................................... 43 12.1 Folyamatos fejlesztés ............................................................................................... 43 12.2 Fejlesztési terv ......................................................................................................... 44 12.3 Helyesbítő és megelőző tevékenységek ................................................................... 44

3


1 Alkalmazási terület 1.1

Alkalmazási terület és érvényesség Jelen kézikönyvben megfogalmazottakat alkalmazni kell az intézmény felnőttképzési tevékenységével összefüggő valamennyi folyamatára, ill. ezen feladatainak ellátásához szükséges valamennyi tevékenységére. A rendszer kidolgozása során figyelembevételre kerültek az intézmény közoktatási és iskolarendszerű szakképzési tevékenységére vonatkozó Minőségirányítási Programban megfogalmazott alapelvek és célkitűzések. Az intézmény a felnőttképzési tevékenységét a képzésben résztvevők elvárásainak minél jobban megfelelve kívánja végezni. Ennek érdekében és az alkalmazandó jogszabályok követelményei szerint, a felnőttképzési folyamatait szabályozó, dokumentált, bevezetett, fenntartható, és a Szakmai Tanácsadó Testülete által jóváhagyott minőségirányítási rendszerrel rendelkezik. A szükségszerűséget felismerve az intézmény vezetése elhatározta, hogy a fenti tevékenység színvonalának folyamatos emelése érdekében az MSZ EN ISO 9001:2001/ISO 9001:2000 (továbbiakban: ISO 9001:2000) szabvány szerinti minőségirányítási rendszert vezet be, működtet és tart fenn. Az intézmény minőségirányítási kézikönyve a szabályozott folyamatokkal összefüggő és azok minőségét befolyásoló összes tevékenységi körre érvényes. Alkalmazása az intézményen belül kötelező érvényű!

1.2

Kizárások Az intézmény irányítási rendszer folyamataihoz mérőeszközöket nem alkalmaz, ezért ISO 9001:2000 szabvány 7.6. szakaszát kizárja.

1.3

A minőségirányítási kézikönyv célja A minőségirányítási kézikönyv a minőségirányítási rendszer feladatait, felelősségeit és követelményeit rendszerbe foglalja, megvalósítását koordinálja, irányelvet ad a koncepciók kidolgozásához, és a fejlesztésekhez. A felnőttképzésben résztvevők részére biztosítja, hogy a szerződéses kötelezettségeket az intézmény teljesíti, megfelel a vevői igényeknek, és garanciát nyújt a minőségirányítási rendszer hatékony működtetésének fenntartására és fejlesztésére. A minőségirányítási rendszer követelményeinek rögzítése során a minőségirányítási kézikönyv követi az ISO 9001:2000 szabvány szakaszainak felépítését. A rendszer igazodik az aktuális jogszabályok – elsősorban a felnőttképzésről szóló 2011. évi LXXVII. törvény, a 58/2013 (XII.13)NGM korm. rendelet, 59/2013 (XII.13) NGM rendelet, 56/2013 (XII.4) NGM korm. rendelet - követelményeihez. A minőségirányítási kézikönyv ellenőrzött és jóváhagyott. Az ellenőrzöttség állapotát, a tulajdonjogot és a másolás engedélyezését a borítólap tartalmazza. Minden esetben csak a magyar nyelvű kiadás a hiteles és mérvadó.

2

Intézmény minőségpolitikája

Az Abaújszántói Mezőgazdasági Szakképző Iskola célja, hogy a felnőttképzési folyamatok végzése során a vonatkozó törvényi, jogszabályi lehetőségeket figyelembe véve a képzésben résztvevők igényeknek minél jobban megfeleljen. Tudatában vagyunk, hogy olyan minőségű képzési szolgáltatásokat kell nyújtanunk, melyek kielégítik a ma és a holnap mezőgazdasági szakembereinek igényeit. 4


Hiszünk abban, hogy Ügyfeleinkkel, partnereinkkel és a képzésben résztvevőkkel együtt kell működnünk, elégedettségüket folyamatosan mérni kell ahhoz, hogy szolgáltatásaink minőségét fejleszteni tudjuk. Az intézmény küldetése a régióban tevékenykedő gazdálkodók, vállalkozók munkaerő-piaci igényeken alapuló szakmai ismeretekkel történő ellátása. Ennek érdekében hangsúlyozottan törekszünk, különös tekintettel a hátrányos helyzetű térségek lakosai számára az ingyenes (pályázati forrásból fedezett) vagy önköltséges felnőttképzés biztosítására, mezőgazdasági szakemberek képzésére. Szervezeti kultúránkat meghatározó értékek: 1. A munkaerő-piaci kereslet és a képzési kínálat összhangja: A képzési kínálatunk formálásánál az elégedettség és igényfelmérések, visszajelzések értékelése mellett a külső feltételek változását is szem előtt tartjuk. Célunk, hogy az általunk indított képzések kielégítsék a munkaerő-piaci igényeket és ott használható tudást képviseljenek. 2. Ügyfélközpontú tevékenység: törekszünk partnereink igényének figyelembevételével, szolgáltatásaink, képzéseink mind szélesebb kör számára való folyamatos és egyenletesen magas színvonalon történő hozzáférését elősegíteni. A partneri igényekre reagálva igyekszünk képzési skálánkat bővíteni, képzéseinket kihelyezni oda, ahol ezekre igény mutatkozik. 3. Szakképzett oktatói gárda: oktatóink kiválasztásánál fontos szempontnak tartjuk a munkakörnek megfelelő szakképzettség mellett, a segítőkészséget, nyitottságot és innovatív hajlamot is. Törekszünk a munkatársak által megszerzett tapasztalatok kollégák körében történő átadására, valamint munkatársaink számára széles körű szakmai

fejlődési

lehetőségek

biztosítására.

Oktatóinkat

ösztönözzük

a

továbbképzéseken való részvételre, innovációra. 4. Fejlődésorientáltság: igyekszünk a képzések tárgyi feltételeinek modernizálására, a korszerű technológiai eljárások megismertetésére, valamint a képzési helyszínek komfortosságának növelésére. 5. Kapcsolatépítés: törekszünk kapcsolataink bővítésére, ápolására, melynek során a személyes és folyamatos kontaktusra, megbízhatóságra, precizitásra, következetességre helyezzük a hangsúlyt, a jó partneri együttműködés kiépítése és fenntartása érdekében. Céljaink eléréséhez partnereink elvárásai alapján kívánjuk fejlesztési területeinket meghatározni, ennek érdekében a tevékenységünkről való visszajelzések folyamatos 5


gyűjtése és értékelése munkánk szerves része, melynek eredményeként tudatos és átgondolt fejlesztési folyamatokat kívánunk megvalósítani. 6. Fenntarthatóság:

képzéseink

és

szolgáltatásaink

kedvezményesebb

hozzáférhetőségének, valamint a fejlesztési törekvéseink anyagi forrásának bővítése érdekében igyekszünk kihasználni a pályázati lehetőségeket. 7. Jogszerűség: a szakmai követelményeknek és kötelezettségeinknek a jogszabályi előírások figyelembevételével kívánunk eleget tenni. Minőségpolitikánk, és az azt megvalósító minőségirányítási rendszerünk alapja a partneri megelégedettség, ennek megfelelően képzéseink résztvevőinek visszajelzései alapján folyamatosan fejlesztjük, javítjuk tevékenységeinket. Felnőttképzési programjainkat mindenkor a helyi szükségletek alapján, célra és személyre szabottan alakítjuk ki, valósítjuk meg. Folyamatosan követjük szervezetünk életét, működését meghatározó szabályozásokat, körülményeket, s az évenkénti felülvizsgálat eredményei, tapasztalatai alapján aktualizáljuk minőségpolitikánkat, minőségi céljainkat, valamint teljes minőségirányítási rendszerünket.

3 Bárczay János Mezőgazdasági Szakképző Iskola és Kollégium bemutatása 3.1

A felnőttképzési intézmény adatai A felnőttképzési intézmény neve: Bárczay János Mezőgazdasági Szakképző Iskola és Kollégium (továbbiakban: intézmény) Székhelye:

3881 Abaújszántó, Kassai út. 22-24.

Elhelyezkedése:

Borsod-Abaúj-Zemplén megye

Telefon:

06-47/330-075

Fax:

06-47/330-075

E-mail:

[email protected]

Honlap:

www. amszi.sulinet.hu

Adószám:

15823326-2-05

Bankszámlaszám:

MÁK- 10027006-00333764-00000000

Statisztikai számjel:

15823326-8532-312-05

OM azonosító:

202727

Nyilvántartási szám:

00532-2013

Akkreditációs lajstrom szám:

AL 2995

6


3.2

Az felnőttképzési intézmény tevékenysége: Alaptevékenység:

Jóváhagyott Pedagógiai Program alapján ellátja a szakközépiskolai, szakiskolai általános műveltséget megalapozó nevelés és oktatás feladatait, valamint a szakképesítésre előírt előképzettségi és egészségügyi feltételeknek megfelelt tanulók szakképesítés megszerzésére irányuló oktatását. Feladatát nappali oktatás keretében és felnőttoktatás keretében végzi.

Oktatáshoz kapcsolódó kiegészítő tevékenységei:  Felnőttképzés, továbbképzések, tanfolyamok szervezése  tanműhelyek, gazdasági kereskedelmi, és szolgáltatási tevékenysége 3.3

A felnőttképzési intézmény rövid története: A 30-as évek közepén Bárczay János abaújkéri földbirtokos 1 millió pengőt kapott egy mezőgazdasági tanintézet felépítéséhez. Az iskolát 80 tanuló elméleti és gyakorlati képzésére, valamint diákotthoni elhelyezésére tervezték és rendezték be. 1943. szeptember 1-jén kezdődött az Állami Gazda – és Gazdasszonyképző iskolában a tanítás. A tanítás télen kiegészült Aranykalászos gazdatanfolyamokkal. 1945 szeptemberétől kereskedelmi középiskolai oktatás kezdődött, ami 1949. évtől fokozatosan megszűnt. A mezőgazdasági képzés 3 éves technikumi képzéssé alakult. 1954. évtől már 4 éves rendszerű mezőgazda-sági technikusi osztályok indultak. 1955. évben párhuzamos osztályként 2 éves mezőgazdasági szakiskolai képzés indult. 1957–59-es években Téli Mezőgazdasági Iskola néven „Aranykalászos Gazdákat” képeztek. 1960. évtől középfokú levelező képzés indult, először mezőgazdasági technikus, majd 1970. évtől növénytermesztő és állattenyésztő szakközépiskolai bizonyítványt adva. 1967. évtől 3 éves szarvasmarha, majd sertéstenyésztő szakmában szakmunkástanuló képzés indult, 1981. évtől ez bővült baromfitenyésztő és juhtenyésztő szakmákkal. 1970 évtől növénytermesztő és állattenyésztő szakközépiskolai képzés indult nappali és levelező tagozaton. Az iskola felvette a Gyárfás József nevet. 1978 évben szakmunkás célú középiskolai tagozat indult szarvasmarha tenyésztő szakmában. 1981. szeptemberében indult a mezőgazdasági áruforgalmi szakközépiskolai oktatás és 1987 évben az állattenyésztő-állategészségügyi technikus képzés. 1990. évben állattenyésztő szak került bevezetésre a szakmunkás tagozaton, 1991-től pedig kísérleti jelleggel agrárpiac-gazdasági technikus képzés indult. 1988 évtől szakiskolai képzés 9-10. osztály, szakközépiskolai képzés 9-12. osztály és szakképzés folyik. A szakképzés állattenyésztő, 2 éves érettségire alapozott állattenyésztő és állategészségügyi technikus, mezőgazdasági áruforgalmazó technikus és gimnáziumi érettségire épülő 2 éves állattenyésztő és állategészségügyi technikus valamint mezőgazdasági áruforgalmi technikus tagozaton folyik. 2002. évtől az állattenyésztő és állategészségügyi technikus képzést felváltotta a mezőgazdasági technikus és 2004. évtől elindult a mezőgazdasági vállalkozó képzés. 2012-es tanévtől állattenyésztő és állategészségügyi technikusokat valamint gazdákat oktatunk. A felnőttképzés 1999. évben indult egy ezüstkalászos gazdatanfolyammal, majd ez folytatódott aranykalászos tanfolyammal és 2004. évben kibővült a mezőgazdasági vállalkozó tanfolyammal. Folyamatosan indultak minden évben a tanfolyamok. Az agrárkamarával együttműködve ÚMVP-s támogatások keretein belül aranykalászos gazda 7


illetve TÁMOP 2.1.6 Újra tanulok uniós projekt keretén belül: segédmezőgazdász – állattartás és mezőgazdasági munkás képzést folytattunk. Az intézményünk régen és jelenleg is – kisebb megszakításokkal - gazdálkodik is. A tanüzem Süvegesen állattenyésztéssel, növénytermesztéssel és kertészettel is foglalkozik. A munkájukat már két alkalommal 2002. évben és 2005. is bronzkoszorús minősítéssel ismerte el a minisztérium. A régió szakképzésben több mint 70 éve jelentős szerepet játszik a Bárczay János Mezőgazdasági Szakképző Iskola és Kollégium. 3.4

Az iskolákban a minőségirányítási bevezetése négy nagy érv köré csoportosítható: Szakmaiság: teljes elszántsággal kell törekedni, hogy az intézmény a legjobb minőségű szolgáltatást nyújtsa a felnőttképzésben résztvevők számára. Erkölcs: a lehetőségek optimális megteremtésével a kötelező oktatási idő befejezéséig a lehető legjobb eredményt érjék el a felnőttképzésben résztvevők. Ez nagy felelősség az oktatók és az intézmény vezetése számára. Az erkölcsi követelmény szorosan kapcsolódik a szakmai követelményekhez, hiszen a „vevők” igényei kötelezettséget jelentenek az iskola számára. Verseny-túlélés: nap mint nap találkozni iskolák összevonásával, bezárásokkal, kollégák elbocsátásával. A beiskolázások számának csökkenésével az iskolák nem lesznek életképesek, amennyiben nem tudják kielégíteni az iskolát használók igényeit. Az iskolák vezetőinek egyik legfontosabb célja az iskola megtartása, a fennmaradás biztosítása, a képzési kínálat kiszélesítése a felnőttképzés területén. Ellenőrizhetőség: az iskola ellenőrzésének és vizsgálatának növekvő szerepe olyan belső stratégia kialakítását teszi szükségessé, ami biztosítja a korrekt és racionális ellenőrzések-vizsgálatok megfelelő alátámasztását. Ezen érvrendszerek alapján a minőségirányítás bevezetése az intézményekben olyan eszköz lehet az iskola számára, mely megfelel a társadalom által kialakított és elvárt igényeknek.

3.5

Akkreditált képzések Képzés megnevezése Mezőgazdasági munkás

Nyilvántartásba

Nyilvántartásba vételi

vételi száma

időpont

E-000040/2013 A001

2013. november 12.

E-000040/2013 B001

2013. november 12.

21 62102 Segédmezőgazdász állattartás

4 Fogalom meghatározások: A minőségirányítási kézikönyvben és a minőségirányítási rendszerben alkalmazott legfontosabb kifejezések et a felnőttképzésről szóló 2013. évi LXXVII. törvény alapján használjuk. E jogszabályok hatályos változata a szervezet képzésért és minőségirányításért felelős vezetőjénél elektronikus formában elérhetők. A képzésért felelős vezető által kezelt és tárolt jogszabályok: 8


- 2013. évi LXXVII. törvény felnőttképzésről - 56/2013 (XII.4.) NGM rendelet a felnőttképzés tevékenység folytatásának engedélyezési eljárás során fizetendő igazgatási szoláltatási díj mértékéről, befizetésének és felhasználásnak szabályairól. - 58/2013 (XII.13) NGM rendelet a felnőttképzési minőségbiztosítási keretrendszerről - 59/2013 (XII.13) NGM rendelet a felnőttképzés szakmai programkövetelmények nyilvántartásba vételének követelményeiről és eljárásrendjéről, valamint a szakmai végzettség megszerzésének igazolásáról - 2011. évi CLXXXVII. törvény a szakképzésről - 2011. évi CLV törvény a szakképzési hozzájárulásról és képzés fejlesztésének támogatásáról - 315/2013 (VIII.28) Kormányrendelet a komplex szakmai vizsgáztatás szabályairól A jogszabályok tekintetében gondoskodni kell a hatályon kívül helyezett változatok archiválásáról. Az archiválását úgy kell végezni, hogy az adatok védelme, rendelkezésre állása legalább 5 év időtartamra biztosított legyen. Az archivált állományok tekintetében azonosíthatónak kell lennie a hatályosságnak. Az azonosítás elsődleges megoldása a hatályosság keretdátumainak fájlnévben való szerepeltetése.  Alvállalkozó: Az intézménnyel szerződéses kapcsolatban álló jogi vagy magánszemély, amely/aki az intézmény részére valamilyen munkát végez, ami a folyamatok teljesítéséhez szükséges.  Beszállító: Az intézménnyel szerződéses kapcsolatban álló jogi vagy magánszemély, amelytől/akitől az intézmény valamilyen terméket vásárol, amit a folyamataiban felhasznál.  Eljárás: Egy tevékenység vagy folyamat elvégzésének előírt módja.  Eltérési engedély: Az intézmény azon tevékenysége, mely a szolgáltatás létrehozása előtt hozzájárul egy szolgáltatás eredetileg előírt egy vagy több követelménytől való eltéréshez.  Eredményesség: Az intézmény által végzett tevékenységek megvalósításának és a tervezett eredmények elérésének mértéke.  Felhasználási engedély: Hozzájárulás az előírt követelményeknek nem megfelelő termék vagy szolgáltatás felhasználásához vagy továbbengedéséhez.  Felső vezetés (vezetőség): Azon személyek csoportja, akik az intézményt a legfelsőbb szinten vezetik, és szabályozott állapotban tartják.  Folyamat: Az intézmény által szabályozott feltételek között tervezett egymással kapcsolatban vagy kölcsönhatásban álló tevékenységek olyan sorozata, melynek végrehajtása során igazoltan értéket hoz létre.  Folyamatos fejlesztés: Az intézmény által támasztott követelmények teljesítési képességének növelésére irányuló ismétlődő tevékenység.  Hatékonyság: Az intézmény által elért eredmény és a felhasznált erőforrások viszonya.  Helyesbítés: Az intézmény tevékenysége egy észlelt nem-megfelelőség megszüntetésére.  Helyesbítő tevékenység: Az intézmény tevékenysége egy észlelt nemmegfelelőség vagy más nem kívánatos lehetséges helyzet okának kiküszöbölésére. 9


 Infrastruktúra: Az intézmény működéséhez szükséges feltételek, berendezések és szolgáltatások rendszere.  Javítás: Az intézmény azon tevékenysége, mely egy nem-megfelelő terméket szándék szerinti használatra elfogadhatóvá tesz.  Képesség: Az intézmény minőségirányítási rendszerének, folyamatainak az a lehetősége, hogy olyan terméket állítson elő, szolgáltatást valósítson meg, mely kielégíti a vevő és a vonatkozó jogszabályok követelményeit.  Különleges folyamat: Az olyan folyamat, amely esetében a megfelelőséget nem lehet közvetlenül vagy gazdaságosan igazolni.  Megelőző tevékenység: Az intézmény tevékenysége egy lehetséges nemmegfelelőség vagy más nem kívánatos lehetséges helyzet okának kiküszöbölésére.  Megfelelőség: Az előírt követelmények teljesülése. E meghatározás egy vagy több minőségi jellemzőnek vagy a minőségirányítási rendszer egy vagy több elemének az előírt követelményeknek való megfelelését jelenti.  Minőségbiztosítás: Az intézmény minőségirányítási rendszerének az a része, amelynek középpontjában a minőségi követelmények teljesüljenek vizsgálata, az esetleges nem-megfelelőségek megszüntetése áll.  Minőségcél: Az intézmény által megfogalmazott törekvések konkrét meghatározása a vevői igények kielégítésére, a minőségirányítási rendszer fejlesztésére és a minőségpolitikában kinyilvánított célkitűzések megvalósítására, ill. olyan dokumentum, mely előírja, hogy kinek, mikor, milyen eljárásokat és ezekhez milyen erőforrásokat kell alkalmaznia egy meghatározott projekthez, termékhez, folyamatokhoz vagy szerződéshez.  Minőségfejlesztés: Az intézmény minőségirányítási tevékenységének az a része, amelyet a magasabb színvonalú szolgáltatás érdekében a szervezet, illetve a folyamatok fejlesztésére irányul.  Minőségirányítás: Az intézmény folyamataira és annak minőségére ható összehangolt koordináló, irányító tevékenység a szervezet vezetésére és folyamatok ellenőrzésére.  Minőségirányítási felülvizsgálat (audit): Az intézmény minőségirányítási rendszerén végzett rendszeres és független felülvizsgálat annak meghatározására, hogy a minőségirányítási tevékenységek és ezek eredményei megfelelnek-e a tervezett intézkedéseknek (a minőségpolitikában kitűzött céloknak, ill. a minőségirányítási dokumentumokban rögzítetteknek), ezeket az intézkedéseket hatékonyan bevezették-e, az intézkedések alkalmasak-e a célok elérésére, valamint a megfelelő feljegyzések meglétének és áttekintésének igazolása.  Minőségirányítási kézikönyv: Olyan dokumentum, amely bemutatja az intézmény minőségirányítási rendszerét, a felelősségeket és hatásköröket az ügyfeleknek, valamint a független tanúsító szervezetek képviselőinek, továbbá meghatározza az intézmény munkatársainak minőséggel kapcsolatos feladatait.  Minőségirányítási rendszer: A szervezeti felépítés (struktúra), a feladatkörök, a tevékenységek, folyamatok egymással kapcsolatos vagy kölcsönhatásban álló elemeinek összessége, amely megadja a bevezetés, működtetés, fenntartás szervezett eljárásait és módszereit ahhoz, hogy az intézmény képes legyen eleget tenni a vevő és az alkalmazandó jogszabályok követelményeinek, hogy a szervezet által előállított termékek, nyújtott szolgáltatások az ISO 9001:2000 szabványban megfogalmazott követelményeket kielégítsék.  Minőségpolitika: Az intézmény felnőttképzési tevékenységére, minőségirányítására vonatkozó hivatalosan megfogalmazott és kinyilvánított általános szándéka és irányvonala. 10


 Minőségszabályozás: Az intézmény minőségirányítási rendszerének az a része, amely a minőségi követelmények teljesítésére irányul.  Minőségterv: Az intézmény által megfogalmazott minőségcél megvalósításának konkrét tevékenységre való tervszintű lebontása. Az erőforrások, felelősök, határidők megjelölésével a teendők sorrendjének meghatározása és feljegyzésben történő rögzítése.  Minőségtervezés: Az intézmény minőségpolitikájában kinyilvánított célkitűzések valamint operatív folyamatok és a minőségi tervben részletezett és rögzített célok eléréséhez szükséges erőforrások meghatározása.  Munkakörnyezet: Olyan feltételek köre (fizikai, társadalmi, lélektani és környezeti tényezők), amelyek között a munkavégzés történik.  Nem-megfelelőség: Az előírt követelmények nem teljesülése. E meghatározás egy vagy több minőségi jellemzőnek vagy a minőségirányítási rendszer egy vagy több elemének az előírt követelményektől való eltérését vagy hiányát jelenti.  Nyomon követhetőség: Az intézmény képessége arra, hogy a végzett szolgáltatás múltját, jelenét és állapotait be tudja mutatni.  Projekt: Egyedi folyamat, amely egy sor összehangolt és szabályozott, a kezdeti és a befejezési időpontok megjelölésével kitűzött olyan tevékenységekből áll, amelyeket konkrét követelményeknek megfelelő cél elérésére végeznek, figyelembe véve az idő, a költségek és az erőforrások korlátait.  Selejtezés: Az intézmény azon tevékenysége, mely a nem-megfelelő segédeszközök, dokumentumok vagy oktatási anyagok eredeti szándék szerinti felhasználását megakadályozza.  Szervezet: Egy vagy több folyamat, tevékenység végrehajtása érdekében létrehozott munkatársak csoportja és feltételrendszere, a felelőségi körök, a hatáskörök és a kapcsolatok elrendezésével.  Szerződés: Dokumentált megállapodás két fél között az elfogadott követelményekről, az igényekről és az elvárásokról.  Szolgáltatás (termék): Egy folyamat eredménye.  Tervezés és fejlesztés: Az intézmény minőségirányítási rendszerét felépítő folyamatok összessége, amely a követelményeket előírt jellemzőkké vagy egy termék, folyamat vagy rendszer előírásává alakítja át.  Továbbengedés: Az intézmény azon tevékenysége, mely hozzájárul egy folyamat következő szakaszába való továbblépéshez.  Vevő (ügyfél): A szervezet vagy személy, aki az intézmény termékeit, szolgáltatásait felhasználja.  Vevői elégedettség: Az ügyfél véleménye arról, hogy egy termék vagy szolgáltatás milyen mértékben nem elégítette ki igényeit és elvárásait.  Vevői megelégedettség: Az ügyfél véleménye arról, hogy egy termék vagy szolgáltatás milyen mértékben elégítette ki igényeit és elvárásait. Megjegyzés: Minden egyéb, minőséggel kapcsolatos fogalom meghatározás megtalálható az ISO 9000:2000 Minőségirányítási rendszerek. Alapfogalmak és szótár című szabványban.

5 Minőségirányítási rendszer 5.1

Általános elvek a minőségirányítási rendszer működésével kapcsolatban 11


Az intézmény meghatározta a működéséhez igazodó minőségirányítási rendszer kapcsolatait, kölcsönhatásait, melyet az alábbi ábra szemléltet: Vevői igények Intézményvezetés, irányítási rendszer, minőségpolitika

Minőség tervezés, minőségcélok Dokumentációs rendszer

Szolgáltatás tervezés, stratégia

Minőségirányítási Kézikönyv

Minőségpolitikai nyilatkozat

Minőségirányítási eljárások ME 1 Dokumentumok és feljegyzések kezelése ME 2 Igény- és elégedettségmérés, a képzési terv összeállítása ME 3 Program- és tananyagfejlesztés ME 4 Képzési kínálat és felnőttképzési szolgáltatások ME 5 Tárgyi feltételek biztosítása ME 6 Humánerőforrás biztosítása ME 7 Tanfolyamszervezés, képzési és értékelési folyamatok ME 8 Ügyfélszolgálat és a panaszok kezelése ME 9 Belső ellenőrzés és az irányítási rendszer felülvizsgálata ME 10 Helyesbítő és megelőző tevékenységek ME 11 Önértékelés és vezetőségi átvizsgálás

Feljegyzések

Beszállítók Munkavállalók

Felnőttképzési folyamatok Támogató folyamatok Oktatás, képzés, erőforrások, munkakörnyezet

Jogszabályi követelmények

Vevők, ügyfelek

Mérés, elemzés Belső felülvizsgálat Helyesbítő tevékenységek Megelőző tevékenységek

Vezetőségi átvizsgálás és önértékelés

Vevői elégedettség

Rendszerfejlesztés

Az intézmény felnőttképzési folyamatainak legfontosabb kölcsönhatásait az alábbi ábra mutatja:

12


Szakmai Tanácsadó Testület

Igény felmérés

Éves tervezés

Az intézmény működtetése

Éves önértékelés és vezetőségi átvizsgálás

Erőforrások kezelése (gazdasági, pénzügyi, humán és tárgyi)

Elégedettség mérés

Felnőttképzési képzési folyamatok és értékelése Helyesbítő és megelőző tevékenységek

Dokumentumok és feljegyzések kezelése Felnőttképzési szolgáltatások

Tárgyi feltételek biztosítása

Ügyfélszolgálat és a panaszok kezelése

Program- és tananyagfejlesztés

Belső ellenőrzés és az irányítási rendszer felülvizsgálata

5.2

A dokumentációs rendszer felépítése és kezelése Az intézmény dokumentált minőségirányítási rendszert hozott létre és tart fenn. A dokumentációs rendszer a minőségirányítási rendszer részeként került kialakításra, melyben a szabályozásba bevont területeken alkalmazott összes dokumentum, adat és feljegyzés kezelése, kiadása, módosítása szabályozott, ellenőrizhető és fejleszthető. A dokumentációs rendszer hatékony eszköz annak biztosítására és fenntartására, hogy az intézmény folyamatait, tevékenységeit, ill. ezek eredményeit (terméket, szolgáltatást) a rendszerszabvány követelményeinek megfelelően teljesíteni és igazolni tudja. A dokumentációs rendszer úgy került kialakításra, hogy minőségirányítási rendszer szabályozása alá vont összes dokumentum és adat kezelése, kiadása, módosítása szabályozható és ellenőrizhető legyen.

5.3

Minőségirányítási kézikönyv (továbbiakban: kézikönyv) Ez a kézikönyv olyan alapdokumentum, amely bemutatja az intézményt, meghatározza a szabályozás területeit. Rögzíti a minőségirányítási rendszer követelményeit, a tevékenységek és folyamatok kapcsolatrendszerét, ill. meghatározza ezek folyamatos fejleszthetőségének elveit. A rendszer követelményeinek rögzítése során a kézikönyv követi az ISO 9001:2000 szabvány szakaszainak felépítését, és ezt mint külön-külön fejezeteket kezeli. A fejezetek leírják a minőségirányítási rendszer egyes elemeinek működtetésének, fenntartásának és fejlesztésének módját. A fejezetekben szükség szerint utalások találhatók a vonatkozó eljárásokra, műveletleírásokra és az alkalmazandó feljegyzésekre, ill. szükség szerinti külső dokumentumokra, jogszabályokra. 13


A kézikönyv jelen formátuma (a címoldal és a belső oldalak fejlécének tartalma és formája) kötött a későbbi módosítások során is.

5.3.1 Készítés, ellenőrzés, jóváhagyás A minőségirányítási megbízott által az ISO 9001:2000 szabvány alapján összeállított kézikönyvet kiadás előtt a Szakmai tanárok véleményezik, azt a tartalomjegyzék aláírásával az igazgatóhelyettes hagyja jóvá, és az intézmény képzésért felelős vezetője rendeli el. Az első kiadás az 1-es számot viseli. A kézikönyv és a benne foglaltak elrendelése a képzésért felelős vezető hatásköre. Jóváhagyó eredeti aláírását elégséges a tőpéldányon szerepeltetni. A kézikönyv információs mátrixa: Feladat

Készíti: Véleményezi Jóváhagyja és elrendeli: Kiadja és kezeli: Felülvizsgálja: Törzspéldányt kezeli:

Felelős

minőségirányítási megbízott Szakmai tanárok képzésért felelős vezető minőségirányítási megbízott Szakmai tanárok

Idő

szükség szerint szükség szerint szükség szerint szükség szerint szükség szerint

minőségirányítási megbízott

Megőrzési hely/mód/idő Használati példány: Számítógépen írásvédelemmel. Törzspéldány: Rongálódástól védve, érvénytelenítés után selejtezhető.

5.3.2 Módosítás A kézikönyv módosítását bármely munkatárs kezdeményezheti. A módosítási javaslatot a minőségirányítási megbízotthoz kell eljuttatni, aki kiállítja a Módosításra vonatkozó javaslat feljegyzést. A javaslatot véleményezi, ill. szükség szerint a javaslattevővel egyezteti. A módosító javaslat elfogadásáról, ill. elutasításáról a minőségirányítási megbízott értesíti a javaslattevőt. A módosítás fejezetenként történik, az aktuális módosított szakaszt az itt látható (jobb margó) kettős vonallal kell jelölni, ill. a fejezet módosítási számát eggyel növelni kell. A kézikönyv első kiadásának fejezetei 0. módosítási állapotúak. A fejezetek aktuális módosítást az MK 0. fejezetében is jelölni kell. A jóváhagyott módosítás átvezetése a minőségirányítási megbízott feladata és hatásköre. A kézikönyv módosítása a módosított MK 0. fejezetének hitelesítésével lép hatályba. A hitelesítés a készítő minőségirányítási megbízott, a jóváhagyó és elrendelő képzésért felelős vezető aláírásával történik. A kézikönyv módosítását a tartalomjegyzékben és Mesterlista feljegyzés formátumban kell regisztrálni.

5.3.3 Kiadás A kézikönyv felelős kiadója az intézmény képzésért felelős vezetője, a kezelést, forgalmazást, módosítását a minőségirányítási megbízott végzi. A kézikönyv az intézmény tulajdonát képezi. A kézikönyv egy példányban kerül kinyomtatásra. Használati példány elérhetősége: C:\FAT\Kézikönyv Amennyiben valamilyen okból másolati példány előállítása szükséges, úgy azt az képzésért felelős vezető engedélye alapján a minőségirányítási megbízott készíti el. Ennek átadása aláírás ellenében az Elosztó jegyzék feljegyzésen történik. 14


Minden esetben csak a magyar nyelvű kiadás a hiteles és mérvadó.

5.3.4 A kézikönyv felülvizsgálata A vezetőségi átvizsgálás alkalmával a minőségirányítási megbízott javaslata és előterjesztése alapján felülvizsgálatra kerül a kézikönyv, ennek során a felülvizsgálaton résztvevők áttekintik az előző felülvizsgálat óta történt változásokat. Szükség esetén döntenek a kézikönyv módosításáról, ill. az új kiadás (több módosítás, teljes átdolgozás szükségessége, stb.) elrendeléséről. 5.4

Minőségirányítási Eljárásleírás (továbbiakban: eljárás; rövidítése: ME) A kézikönyvben meghivatkozott, ill. 4.1. pontban feltüntetett eljárások készítését, ellenőrzését, jóváhagyását, elrendelését, ellenőrzött elosztását és módosítását az ME 1 Dokumentumok és feljegyzések kezelése c. eljárásleírás szabályozza. Az eljárásleírásokból egy-egy tőpéldány kerül kinyomtatásra. Használati példányok elérhetősége: C:\FAT\Eljárások Amennyiben valamilyen okból másolati példány előállítása szükséges, úgy azt az képzésért felelős vezető engedélye alapján a minőségirányítási megbízott készíti el. Ennek átadása aláírás ellenében az Elosztó jegyzék feljegyzésen történik.

5.5

Feljegyzések A kézikönyvben és az eljárásokban meghivatkozott, ill. jogszabályok és más szabályozó által igényelt feljegyzések készítését, ellenőrzését, jóváhagyását, elrendelését, használatát és módosítását az ME 1 Dokumentumok és feljegyzések kezelése c. eljárásleírás szabályozza. A feljegyzésekből egy-egy tőpéldány kerül kinyomtatásra, ill. szükség szerint. Tőpéldányok elérhetősége: C:\FAT\Feljegyzések Használati példányok elérhetősége: C:\FAT\Kitöltött feljegyzések

5.6

Adatok, bizonylatok, egyéb külső és belső dokumentumok A minőségirányítási és dokumentációs rendszerhez kapcsolódik számos - az intézmény tevékenységeivel kapcsolatos - utasítás, szabályzat, szakkönyv, szabvány, jogszabály, szoftver, ill. az intézménynél keletkező, adatok, bizonylatok. Továbbá a rendelkezésre bocsátott, alkalmazott egyéb külső és belső dokumentumok készítését, ellenőrzését, jóváhagyását, elrendelését, használatát és módosítását az ME 1 Dokumentumok és feljegyzések kezelése c. eljárásleírás szabályozza.

6 A vezetőség felelősségi köre Az alábbi kompetencia mátrix mutatja a felnőttképzéssel kapcsolatos legfontosabb tevékenységekhez, ill. munkakörökhöz kapcsolódó feladatokat és hatásköröket:

15

E E T T T E E V T E E

E T

E

E T T

E E E V

T E T

TD T T

V T T

V E E E E E

E

Szakmai Tanácsadó Testület

Oktatók

Iskolatitkár

VE E V V V VE E E VE V V VE VE V V V VE VE V

Tanüzemvezető

DE DV D D D DE DE DE DE D DE E E DV DE DV DE D DE

Gazdasági vezető

Felnőttképzési felelős, Minőségirányítási megbízott

Tervezés Kapcsolattartás Tanfolyam meghirdetés Reklám, propaganda Ügyfélszolgálat, adminisztráció Személyi feltételek biztosítása Tárgyi feltételek biztosítása Tanfolyamok pénzügyi tervezése Szerződéskötés (hallgatókkal) Tananyag biztosítás Tanfolyamindítás tájékoztató Oktatás, képzés Felnőttképzési szolgáltatás Tanfolyam értékelés Oktatók értékelése Vizsgaszervezés Fejlesztések és intézkedési tervek Panaszkezelés Éves értékelések

Igazgató, Képzésért felelős vezető,

Tevékenység


E E TE TE

E E V V T TE E TE TE TE

T T T T T T TD

Jelmagyarázat: D: dönt V: végrehajt és felelős E: együttműködik T: tájékoztatást kap

6.1

A vezetőség elkötelezettsége Az intézmény vezetése kinyilvánította elkötelezettségét az ISO 9001:2000 előírásainak és követelményeinek megfelelő minőségirányítási rendszer létrehozására, bevezetésére és fenntartására, valamint a folyamatos fejlesztésre és az eredményesség növelésére. A rendszer kiépítésénél és megvalósításánál figyelembe vettük az ISO 9004:2000 szabvány ajánlásait is. Az intézmény vezetése továbbá kinyilvánítja teljes elkötelezettségét:  A vevői igények és elvárások teljesítésének tudatosítása az intézmény minden szintjén.  A megvalósított és működtetett minőségirányítási rendszer fenntartása és folyamatos fejlesztése, a vevői elégedettség megtartásért és újabb ügyfelek megnyeréséért. 16


 A minőségpolitikai nyilatkozatban kinyilvánított célok meghatározásában, betartásában és elérésében, valamint a célok és a minőségirányítási rendszer rendszeres átvizsgálásában.  A minőségirányítási rendszer erőforrásainak biztosításáról gondoskodik.  Az intézmény minden munkatársának joga és kötelessége a folyamatok bármely fázisában észlelt - a minőséget károsan befolyásoló - jelenséget felismerve azt jelezni, ill. joga és kötelessége a megszüntetésre vonatkozóan javaslatot tenni. Az intézmény vezetése valamennyi ügyfele számára - fajra, származásra, nemre, felekezeti hovatartozásra való tekintet nélkül, diszkriminációmentesen - biztosítja a szolgáltatásaihoz való hozzáférést. Az intézmény képzésért felelős vezetője a felelős azért, hogy semmilyen tekintetben különösen az árak tekintetében - ne legyenek jogtalan feltételek a szolgáltatást igénybevevők részére. Ezeket a feltételeket az intézmény az aktuális képzési kínálatában rögzíti, az ügyfelek számára hozzáférhető módon közzéteszi. Az intézmény vezetése garantálja, hogy a képzésben résztvevő munkatársak jogszabályi követelményeknek megfelelő munkát végeznek, ill. biztosítja a hatósági ellenőrzések végrehajtásának lehetőségét. A minőségpolitika kijelöli azokat a fejlesztési irányokat, amelyek alapján éves minőségcéljainkat meghatározzuk. A minőségcélok esetében meghatározzuk a teljesülésük mérésére alkalmas kritériumokat, a célok teljesüléséért felelős személyt, a megvalósuláshoz szükséges határidőt és a megvalósításhoz felhasználható erőforrásokat. A minőségcélok kiterjednek a képzéssel kapcsolatos minden lényeges funkcióra és a képzésszervezésben érintett valamennyi szervezeti egységre, illetve személyre. A minőségpolitika teljesülését és a minőségcélok elérését évente vizsgáljuk vezetőségi átvizsgálások keretében. A vezetőségi átvizsgálás során áttekintjük a minőségirányítási rendszer működését, annak folyamatos továbbfejlesztése érdekében. A vezetőségi átvizsgálásokat megelőzi az éves teljes körű önértékelés. 6.2

Minőségpolitika Az intézmény vezetése gondoskodik a hosszú és rövidtávú minőségcélok meghatározásáról a stratégiai célkitűzések és valós igények figyelembevételével. Minőségpolitikánkat a megbízhatóság, átláthatóság, nyíltság, hatékonyság, eredményesség, folyamatos ellenőrzés és értékelés, hatékony kommunikáció szellemében építjük ki. Az intézmény vezetése által megfogalmazott a Minőségpolitikai nyilatkozat c. feljegyzésben került rögzítésre. A képzésért felelős vezető kötelessége a minőségpolitikai nyilatkozat munkatársakkal való megismertetése, ill. intézkedni a kifüggesztéséről olyan módon, hogy a kollégák és az ügyfelek számára jól látható és hozzáférhető legyen. A minőségpolitikát érintő változás esetén a szükséges módosításokat végre kell hajtani, ill. a változtatásoktól függetlenül - vezetőségi átvizsgálás keretében - azt felülvizsgálni és végrehajtását értékelni kell. A minőségpolitika kidolgozásáért a minőségirányítási megbízott, a jóváhagyásáért és elrendeléséért a képzésért felelős vezető a felelős. Az intézmény vezetése felelősséggel vállalja a minőségpolitikai nyilatkozatban megfogalmazottak mindenkori betartását, betartatását. Ennek megvalósítása érdekében:  Kinyilvánította elkötelezettségét a minőség, a minőségfejlesztés terén.  Betartja a működést szabályozó külső és belső jogrendszert, szabályozók előírásait. 17


 Meghatározta és rögzítette az intézmény küldetésnyilatkozatát, éves munkatervét, minőségpolitikáját és a minőségpolitikai célokat.  Biztosítja a szükséges erőforrásokat (tárgyi, szellemi, humán).  Szervezi és fenntartja a közvetett és közvetlen partnerekkel az együttműködést. 6.3

Tervezés

6.3.1 Szakmai tevékenység tervezése Szakmai tevékenységünk tervezését minden esetben a korábbi időszak teljesítményének értékelése, illetve a potenciális résztvevők előre jelzett vagy már feltárt igényei alapján végezzük el. A tevékenységértékelés kiemelt eszközei az éves önértékelés, a vezetőségi átvizsgálás, illetve a külső partnerekkel esetenként megvalósuló értékelő fórumok. Az ügyfél igények feltárásnak elsődleges eszközei a piaci helyzetelemzések, illetve a személyes egyeztetések.

6.3.2 Erőforrások tervezése Intézmény minden évben elkészíti a humánerőforrás-tervet, amely tartalmazza az oktatók kiválasztására, rendelkezésre állására, valamint továbbképzésére vonatkozó szabályokat. A tárgyi erőforrások tekintetében önálló tervezési lépéseket nem végzünk. Ez alól kivétel képez, amennyiben a tárgy eszközrendszer, illetve a tárgyi feltételek vonatkozásában az iskola vezetés önálló minőségcélt tűz ki a vezetőségi átvizsgálása során. A felnőttképzési tevékenység pénzügyi teljesítményét, illetve elvárt mutatóit évente elemezzük a vezetőségi átvizsgálás keretében.

6.4

Felelősségi kör, hatáskör és kommunikáció (ügyvitel) Az intézmény ügyvitelének kidolgozásáért, szabályozásáért és bevezetésért, ill. a belső kommunikációs rendszer kialakításáért és az információ áramlás fenntartásáért a képzésért felelős vezető és a szakterületi helyettesek a felelősek. A munkatársak elkötelezettek a minőségirányítási rendszer iránt, és a megfelelően kialakított dokumentációs rendszer, valamint a belső kommunikáció segítségével hatékonyan együttműködnek a folyamatos minőség fejlesztés érdekében. A szervezeti felépítést és a függelmi viszonyokat az MK 2 Az intézmény bemutatása c. fejezet tartalmazza.

6.4.1 Felelősségi kör, hatáskör Az intézmény a vezetőségének és munkatársainak felelősség körét és hatáskörét az egyes beosztásokra nézve a szervezeti felépítés, munkaszerződés és munkaköri leírás rögzíti. A munkaköri leírás minden munkatárs számára tartalmazza a munkakör megnevezését, a munkakör betöltéséhez szükséges szakmai képesítést és ismereteket, a közvetlen felettes megnevezését, függelmi viszonyokat, jogállását, a munkakör szakmai feladatait, az ellenőrzési feladatokat, az információhoz jutás jogait és lehetőségeit, ill. a jelentési és dokumentációs kötelezettségeket. A munkaköri leírást a szakterületi helyettesek készítik, és a képzésért felelős vezető hagyja jóvá. Minden munkatárs felelős az általa végzett munka minőségéért! Az intézmény minőségirányítási vezetője (felnőttképzés) Feladata: - az intézmény minőségirányítási rendszerének működtetése 18


- az intézmény folyamatainak felügyelet, fejlesztése - a minőségirányítással kapcsolatos képzések szervezése és lebonyolítása - a minőségirányítási dokumentumok, jogszabályok kezelése - a helyesbítő és megelőző tevékenységek felügyelete - a minőségüggyel összefüggő információk összegyűjtése, elemzések készítése - a reklamációk, panaszok kivizsgálása

6.4.2 Belső kommunikáció Az intézmény rendszeresen tart munkaértekezleteket a képzésért felelős vezető és/vagy a szakterületi vezető irányításával. A belső kapcsolattartás rendszeres formái:  heti vezetőségi ülések  nevelőtestületi és alkalmazotti értekezletek  havi munkaközösségi értekezletek  évnyitó és- záró értekezlet A munkaértekezletek biztosítják a képzési tevékenységet, a minőségirányítási rendszert és az intézmény működését érintő kérdésekben az információcserét. A közzétett igazgatói körlevelek és utasítások is a belső kommunikációt szolgálják. Az érintettek az átvételt aláírással igazolják, és hozzáférhetők az intézmény bármely dolgozója számára az iktatóban. A minőségirányítási rendszer működését érintő napirendi pontokról a minőségirányítási megbízott feljegyzést készít a Vezetőségi feljegyzés formátumnak megfelelően, mely feljegyzést a szükséges intézkedések megtételéhez az érintettek rendelkezésére bocsátja. A munkatársak közötti, ill. munkatársak és a képzésért felelős vezető, ill. szakmai helyettesek közötti kapcsolattartás szóban és telefonon történik. Az intézmény munkatársainak munkaköri leírása szabályozva biztosította és kiépítette a munkatársak jogát és felelősségét a minőségirányítási rendszer nem-megfelelőségeinek azonnali jelzésére és a nem-megfelelőségek helyesbítésére az Eltérési feljegyzés formátumban. 6.5

Vezetőségi átvizsgálás

A vezetőségi átvizsgálás és dokumentálása Az intézmény a minőségirányítási rendszer működésének, alkalmasságának és hatékonyságának ellenőrzése céljából vezetőségi átvizsgálás rendszert működtet, melyet évente legalább egy alkalommal végrehajt. A vezetőségi átvizsgálás célja a minőségpolitikában meghatározott célok teljesülésének vizsgálata, a rendszer hatékonyságának értékelése a kézikönyv, eljárások és feljegyzések vizsgálatán, ill. a megkezdett és végrehajtott feladatokon keresztül. Célja továbbá a belső és külső minőségirányítási felülvizsgálatok tapasztalatainak értékelése, javaslatok megtétele, a helyesbítő és megelőző intézkedések hatékonyságának elemzése, valamint a képzési szolgáltatást igénybevevők igényeinek kielégítését biztosító folyamatok hatékonyságának értékelése. Az értekezletet az iskola igazgatója hívja össze. A vezetőségi átvizsgálás napirendje: 19


1. Az egyes szakmai, munkaközösségi vezetők beszámolja az elvégezett tevékenységekről és eredményekről ezen belül a. a tárgyévre meghatározott minőségcélok, akciótervek teljesülésének értékelése b. megrendelői észrevételek, követelmények illetve az ezekből eredő fejlesztési igények elemzése. c. reklamációk, panaszok kezelése d. erőforrások helyzete, erőforrás-szükséglet 2. Folyamatok elemzése, értékelése 3. Az éves működés pénzügyi elemzése 4. Beszállítók értékelése 5. Minőségpolitika felülvizsgálata 6. Éves önértékelés eredményeinek áttekintése, önértékelési jelentés elkészítése, illetve jóváhagyása 7. Következő időszak tervezése, tárgyévi minőségi célok meghatározása 8. A szervezeti működési meghatározó aktualitások

7 Gazdálkodás az erőforrásokkal Az intézmény vezetése a Minőségpolitikai nyilatkozat c. feljegyzésben rögzített célok eléréséhez időben biztosítja a szükséges erőforrásokat a minőségirányítási rendszer fenntartásához és működtetéséhez. Az intézmény rendelkezik a szabályozott területekre vonatkozó dokumentációkkal, információkkal és erőforrásokkal, ill. meghatározza és időben biztosítja a szükséges erőforrásokat a minőségirányítási rendszer fenntartásához és működtetéséhez. Az intézmény vezetése a képzési tervben és képzési programokban határozza meg azokat emberi erőforrásokat és tárgyi feltételeket, amelyek ahhoz szükségesek, hogy a képzési tevékenységek folyamatainak megvalósításban a minőségirányítási rendszer elvárásai teljesüljenek, ill. a továbbfejlesztés képessége biztosított legyen. Ezen keresztül biztosítható, hogy az ügyfeleink elégedettek legyenek a nyújtott szolgáltatásokkal. Az erőforrások biztosításáért a képzésért felelős vezető a felelős. 7.1

Gondoskodás az erőforrásokról Az intézmény vezetése a működéséhez, továbbfejlesztéséhez szükséges, valamint a vevői követelmények teljesüléséhez, a vevői megelégedettség eléréséhez szükséges személyi, pénzügyi, tárgyi és információs feltételek időben történő rendelkezésre állásáról. Az intézmény felnőttképzési és minőségirányítási céljainak eléréséhez szükséges tevékenységek megtervezésével válik lehetővé az erőforrások tervezése is.

7.2

Humán erőforrás A képzési stratégia kialakításának egyik legfontosabb eleme a humánerőforrás megtervezése. Meg kell állapítani, fel kell becsülni, hogy milyen képzésekre lesz igény, és ehhez kell hozzárendelni a különböző szakértelemmel, kompetenciákkal rendelkező szakembereket. A felnőttképzési programok folytatásához szükséges - a képzés minőségét döntően befolyásoló - munkatársak és oktatók bevonásának, értékelésének, továbbképzésének módszerét az ME 6 Humánerőforrás biztosítása c. eljárás szabályozza.

Humánerőforrás - terv Oktatók kiválasztásának elve: 20


Sorszám 1. 2. 3.

4.

5. 6. 7.

Tevékenység A képzési terv alapján az éves felnőtt oktatói szükséglet megállapítása A foglalkozásra irányuló jogviszony kialakítása Az oktatáshoz kapcsolódó végzettségeik, a gyakorlati időre vonatkozó elvárások és kompetencia követelmények meghatározása Oktatók kiválasztása - önéletrajzok elemzése, szelektálása - személyes interjú - döntés a felvételről, illetve elutasításról Felnőtt oktatók alkalmazása megállapodások megkötése Felnőtt oktatók képzése Felnőtt oktatók teljesítmény értékelése

Felelős Képzésért felelős vezető Képzésért felelős vezető Képzésért felelős Intézményvezető

Intézményvezető Minőségirányítási vezető Képzésért felelős vezető

Képzettség és gyakorlati idő Oktatói szerep Végzettség Nyelvismeret Szakmai gyakorlat Oktatói gyakorlat Felnőttképzési gyakorlat Foglalkozásra irányuló jogviszony jellege

Kinyilvánított elvárások főiskola/egyetem nem szükséges min. 5 év min. 5 év nem szükséges megbízás

Dokumentálás diploma másolat munkaszerződés munkaszerződés megbízási szerződés

Oktatók rendelkezésre állása: Feltételeit az oktatókkal kötött szerződésben rögzítjük. Az oktatásszervező előzetes megbeszélés alapján egyeztet és biztosítja az oktató rendelkezésre állását a tanfolyamokon, majd órarendet készít. Az oktatásszervező előre gondoskodik az esetleges helyettesítésekről, helyettesítő tanár biztosításával, óracserével. Továbbképzési terv: Minden oktatónknak belső továbbképzést tartunk a minőségirányítás rendszeréről, az alkalmazott oktatási módszertanról, megismertetjük velük a tárgyévi minőségi célokat, a képzési tervet, az intézmény éves önértékelési tanulságait. - Munkaerő – ellátás oktatók kiválasztása: A hatékony munkaerő-ellátás eredményeként az intézmény számára megfelelő időben, helyen, minőségben, mennyiségben és megfelelően motivált munkaerő áll rendelkezésre, meghatározott költségkereteken belül. - Munkaerő nyilvántartás: Személyi dosszié: Önéletrajz, bizonyítványok másolata a képzettség igazolása, munkaköri leírás, munkaszerződés – megbízási szerződés Új belépő dolgozók képzése:

21


-

-

-

-

Valamennyi új alkalmazott minőségirányítási és szakmai oktatásban, munka- és tűzvédelmi oktatásban kell részesíteni. A minőségirányítási oktatást a minőségirányítási vezető, vagy külső szakértő végzi. Az állományban lévő munkatársak továbbképzése: Helyzetelemzés: A törvényi előírások vizsgálata a kötelező továbbképzések meghatározására. A dolgozók képzettségének megvizsgálása után meg kell határozni azt, hogy kinek kell tovább képeznie magát. Az egyeztetés évente történik. A továbbképzés megtervezése: A továbbképzési kínálatból ki kell választani azokat, amelyek közül a dolgozók választhatnak, majd a dolgozókkal meg kell beszélni a konkrét továbbképzést, ennek alapján személyre szólóan a továbbképzési terv elkészítése. A tervezéskor figyelembe kell venni a kidolgozott támogatási szempontokat. Nevelőtestületi előterjesztés: A nevelőtestületi elfogadás esetén megkezdődhet a beiskolázás. Beiskolázás: A beiskolázást az intézmény a dolgozóval közösen végzi. Nyomon követés: A tanfolyam vagy több féléves továbbképzést végző dolgozó beszámol a továbbképzés végeredményéről, illetve a féléves eredményt bemutatja vezetőjének. Partnerek tájékoztatása: A továbbképzések eredményeiről a partnerek tájékoztatása, illetve a továbbképzés tapasztalatainak továbbadása. A dolgozók oktatási igényét az intézményvezető méri fel, majd az igények függvényében elkészíti az éves képzési tervet.

Egyéb oktatások: Az alkalmazottak szakmai oktatáson, továbbképzésen vehetnek részt, amelyek indulását maguk is figyelik. Részvételi szándékukat az intézményvezetőnek jelzik. Az elvégzett tanfolyamokról a képzést szervező intézmény által kiadott bizonyítvány a dokumentum. Az oktatás eredményességének ellenőrzése: Az oktatás eredményességét a munkavállaló megfelelésével lehet felmérni, amit a közvetlen felettese ellenőrzései során tud megítélni.

7.2.1 Általános emberi erőforrás kezelési elvek Az intézmény vezetése csak olyan képzési folyamatok, tevékenységek elvégzésére vállalkozik, amelyekhez rendelkezik megfelelő személyi feltételekkel. Az intézmény olyan szakembereket alkalmaz, akiknek szakirányú végzettségük, szükséges minősítésük van, és megfelelő gyakorlati tapasztalattal, készséggel rendelkeznek a képzési tevékenységek elvégzéséhez. Az irányító, végrehajtó és igazoló tevékenységeket képzett személyzet végzi. A személyzet képességeinek naprakészen tartása képzésekkel és tréningekkel történik. Az intézmény vezetése nagy figyelmet fordít arra, hogy minden kollégáját motiválja képességeinek, tudásának fejlesztésére. Célunk az irányítási rendszer működtetéséhez megfelelő szellemi erőforrás biztosítása képzéssel, oktatással.

22


Az intézmény személyzeti politikája arra irányul, hogy a kollégák rendelkezzenek a vevők igényeinek kielégítéséhez szükséges felkészültséggel, felelősségtudattal és döntési képességgel.

7.2.2 Felkészültség, tudatosság, képzés A képzések szervezésekor különös gondot és figyelmet kell fordítani az új kollégák felkészültségére. Beilleszkedésüket belső képzéssel és a követelményrendszer oktatásával kell elősegíteni. A felvételre jelentkező új munkaerő felkészültségéről és alkalmasságáról felvételi elbeszélgetésen kell meggyőződni. A kiválasztásakor különös gondot fordít arra, hogy a leendő kolléga kellő szakmai, törvényi, és jogszabályi ismeretekkel rendelkezzen a munkakör ellátásához. A felvett munkatársat oktatásban kell részesíteni, ahol megismerheti a betöltendő munkakör elvárásait, a felelősségeket, az intézmény minőségpolitikáját és minőségcéljait, ill. kapcsolatát a minőségirányítási rendszerrel. Az oktatást Oktatási feljegyzésen kell rögzíteni. Az egyes munkakörök betöltéséhez szükséges végzettségeket, képzettségeket és képesítéseket a személyzeti és munkaügyi referens tartja nyilván, ill. mellékletként csatolásra kerülnek a végzettségeket igazoló bizonyítványok, oklevelek, egyéb dokumentumok másolatai. A követelményeknek való megfelelésről a vezetőség felvételkor győződik meg, ill. szükség szerint felülvizsgálja azt, figyelembe véve a változó körülményeket. Az intézmény szükség esetén újrafogalmazza és dokumentálja a munkakörök betöltésének feltételeit. A személyi feltételek megteremtése a képzésért felelős vezetőnek és helyetteseinek feladata és felelőssége. Az intézmény - minőségirányítási rendszerének fenntartása és folyamatos fejlesztése érdekében - biztosítja a munkatársak szakirányú és minőségirányítási oktatását, valamint rendszeres továbbképzését. Továbbá biztosítja az érintett területeken újonnan belépő munkatársak minőségirányítási és szakmai kiképzését. Az intézmény vezetése gondoskodik a megfelelő képzési programokról az alkalmazottak:  belépéskori alapismereteinek,  minőségirányítási ismereteinek,  szakmai felkészültségének,  munka-, tűz- és balesetvédelmi ismereteinek, szinten tartása és folyamatos fejlesztése érdekében. Az intézmény vezetése biztosítja dolgozóinak a vonatkozó jogszabályokban és felettes szervek előírásaiban meghatározott képzésekben való részvételét, ill. támogatja a szakmai fejlődésre való törekvésüket. A Továbbképzési tervet az intézmény vezetése állítja össze, a képzésért felelős vezető hagyja jóvá és rendeli el, biztosítva a megvalósításhoz szükséges erőforrásokat. A megvalósult külső képzésekről a személyzeti és munkaügyi referens nyilvántartást vezet. Minden belső minőségügyi oktatásról Oktatási feljegyzés készül, valamint a munkavédelmi és tűzvédelmi oktatások a Munkavédelmi Naplóba kerülnek rögzítésre. 23


Az intézmény vezetése a tervezett új képzéseket elsődlegesen a rendelkezésre álló személyi erőforrásaira alapozza, figyelembe véve a továbbképzési lehetőségeket. Az intézmény vezetése fejlesztésére.

nagy hangsúlyt

fektet

munkatársai

minőségtudatának

A munkatársaknak az önképzéséhez szükséges feltételeket a racionális igények összegyűjtésével, az igények rendszeres felülvizsgálatával, a szakterületek vezetőinek javaslata alapján a képzésért felelős vezető biztosítja. A külső és belső szakmai továbbképzések feltételeinek biztosítása a képzésért felelős vezető feladata.

7.2.3 A képzésben résztvevő munkatársak értékelési rendszere Az intézmény a képzések minőségének biztosítása érdekében kiemelt tényezőként kezelik a képzésben résztvevő munkatársak értékelését. Az értékelés alapvetően két elemre bontható:  Az oktatók értékelése képzésben résztvevő által.  Az intézmény vezetősége a lefolytatott képzések tapasztalatai alapján értékeli az oktatók teljesítményét. Az értékelést az intézmény vezetői és az érintett szakterületek vezetői végzik, és azt figyelembe veszik a következő képzések szervezése során. Az értékelési követelményeket és módszereket az ME 6 Humánerőforrás biztosítása c. eljárás szabályozza részletesen. 7.3

Infrastruktúra Az intézmény csak olyan felnőttképzési tanfolyamok megvalósítására vállalkozik, amelyekhez rendelkezik a szükséges tárgyi feltételekkel. Az intézmény rendelkezik azokkal az eszközökkel, amelyek a felnőttképzési tevékenységek szakszerű és hatékony elvégzéséhez, ill. ellenőrzéséhez szükségesek valamint alkalmazásukat jogszabály, rendelet írja elő. Ezen feltételek biztosítása a képzésért felelős vezető és szakterületi helyetteseinek feladata és felelőssége. Az intézmény vezetése biztosítja a vonatkozó előírásokban és jogszabályokban meghatározott tárgyi feltételeket, hogy ezáltal szinten tartsa és fejlessze a szolgáltatás minőségét. Az intézmény olyan telephelyen működik, ahol az előírt hatósági engedély részére azt lehetővé teszi. Az intézmény rendelkezik a szükséges oktatási eszközökkel, amelyek kielégítik a tárgyi erőforrásokkal szemben támasztott követelményeket. Az intézmény olyan helyen működik, amely könnyen megközelíthető az ügyfelek részére, ill. rendelkezik a szükséges fogadó és kiszolgáló feltételekkel. Az intézmény rendelkezik a minőségirányítási rendszer dokumentációjának kidolgozásához és karbantartásához, állagának kifogástalan állapotban való megőrzéséhez szükséges irat- és eszköztároló felszerelésekkel. Az intézmény az együttműködő partnereivel kötött együttműködési megállapodás keretében biztosítja a képzéseihez szükséges tárgyi feltételeket. Állandó képzési helyszíneink azonos az intézmény által folytatott iskolarendszerű képzés képzési helyszínével. A felnőttképzéshez szükséges infrastrukturális feltételek és az 24


általános oktatástechnikai felszereltség (projektor, számítógép, interaktív tábla) biztosított. 4 db szaktanterem, melynek alapterülete 50 m2, 25 – 30 férőhelyes. A gyakorlati oktatás egy része iskolánkba, a gyakorlatigényes órák pedig az iskolához tartozó tanüzemben folyik. Kihelyezett képzésekre vonatkozó szabályok: A megrendelői elvárásoknak megfelelően a képzések megvalósítását kihelyezett, az állandó képzési helyszíntől eltérő helyszínen is vállaljuk. Ebben az esetben az adott képzési helyszín megfelelőségének ellenőrzése a képzésért felelős vezető felelőssége. A kihelyezett képzési helyszín biztosítását igazoló dokumentumnak (pl. bérleti szerződés) egyértelműen azonosítania kell a megfelelés tényét, a rendelkezésre álló feltételek meghatározásánál.

7.4

Munkakörnyezet Az intézmény vezetése biztosítja a jogszabályokban előírt munka- és munkakörnyezeti feltételeket. Az intézmény vezetése gondoskodik a helyiségek és a felszerelések, eszközök karbantartásáról és megfelelő állapotról. A szolgáltatások teljesítése során a munkatársak számítógépes adatállományokkal is dolgoznak, ezért nagy hangsúlyt helyeznek az adatvédelemre. Az adatvédelmi tevékenységet az Informatikai Szabályzat tartalmazza. A munkakörnyezet rendjének, tisztaságának fenntartása az ott munkát végzők feladata és felelőssége. Az intézmény vezetése biztosítja az oktatási segédeszközök és berendezések állapotának folyamatos ellenőrzését, azok biztonságos elhelyezését, állagmegóvását a kijelölt tároló helyeken. Az intézmény vezetése biztosítja a gyakorlati képzések biztonságos elvégzéséhez szükséges egyéni és kollektív védőeszközöket és berendezéseket. A védőeszközök és berendezések rendeltetésszerű használata, állaguk megőrzése a oktatók feladata és felelőssége. A munkakörnyezeti feltételek fenntartása a képzésért felelős vezető, az igazgatóhelyettes, az oktatók feladata és felelőssége. A felnőttképzési programok folytatásához szükséges infrastruktúra biztosítását, fejlesztését az ME 5 Tárgyi feltételek biztosítása c. eljárás szabályozza.

8 Szolgáltatásnyújtás Az intézmény a minőségirányítási rendszerében a felnőttképzési folyamatok és tevékenységek vitelét, annak megvalósítását eljárásleírásokban szabályozta, amelyek kiterjednek:    

a felnőttképzési tevékenység stratégiai szintű tervezésére, a program- és tananyagfejlesztésre, a felnőttképzési szolgáltatások megvalósítására, a felnőttképzésben résztvevők igényeinek felmérésére, vonatkozó elemzésekre,

elégedettségükre 25


 a képzések tárgyi feltételeinek biztosítására,  a képzések személyi feltételeinek biztosítására,  a szerződések és a megállapodások megkötésére, valamint átvizsgálására aláírás vagy elfogadás előtt,  a felnőttképzési szükségletek követelményekké való alakítására gondoskodva arról, hogy ezeket a megvalósításban közreműködő munkatársak megértsék és teljesítsék,  az ügyfelekkel való kapcsolattartási feladatokra annak érdekében, hogy  a szolgáltatásról minden szükséges információval rendelkezzenek,  ismerjék a felnőttképzési és vizsgáztatási eljárásainkat,  oktatók megfelelően feldolgozzák a felnőttképzési résztvevők véleményeit,  az ügyféli észrevételek, panaszok kezelésére, és az ezekkel kapcsolatos tapasztalatok értékelésére. Az intézmény törekszik a szolgáltatásait az ügyfelek elégedettségét legjobban biztosító körülmények, ár és határidő mellett megvalósítani. Az intézmény vezetése és a minőségirányítási rendszere biztosítja, hogy amennyiben új képzési forma, szolgáltatás vagy folyamat kerül megtervezésre és bevezetésre, akkor azt a rendszerrel összhangban, szabályozottan integrálja a fenntartott tevékenységeibe. Amennyiben az új felnőttképzési forma, szolgáltatás vagy folyamat az intézmény jövőképében stratégiai fontossággal kerül bevezetésre, akkor biztosítja annak szabályozott, dokumentált bevezetését és fenntartását. 8.1

A felnőttképzési szolgáltatás tervezése A folyamatokat szabályozó eljárásokban megtervezésre kerültek a folyamatok és tevékenységek, valamint azok sorrendje és kapcsolatrendszere. A vonatkozó eljárásleírások meghatározzák a feladattal és felelősséggel felruházott munkaköröket, a szükséges feljegyzéseket, igazolásokat és a kapcsolódó külső, belső dokumentumokat, azok létrehozását, kezelését, tárolását és megőrzésre vonatkozó információkat. A felnőttképzési tevékenység stratégiai szintű tervezésének folyamatát az ME 2 Igény- és elégedettségmérés, a képzési terv összeállítása c. eljárásleírás rögzíti. A Képzési tervben megfogalmazott stratégiai célok eléréséhez szükséges célokat, minőségi követelményeket az aktuális 12 hónapos időszakra az intézmény a Minőségcél, terv formátumban fogalmazza meg. Ebben meghatározza azokat a területeket, tevékenységeket, erőforrásokat, módszereket, amelyek szükségesek az adott folyamat minőségi megoldásának szinten tartásához és javításához. A Minőségcél, terv feljegyzésben rögzítettek végrehajtását a vezetőségi átvizsgálásokon kell értékelni. A képzések tervezésének folyamatát az ME 3 Program- és tananyagfejlesztés c. eljárás szabályozza. Minden egyes előkészítő, támogató és szolgáltató folyamat tervezésekor kiemelt szempontként lett figyelembe véve:     

a stratégiai és taktikai célok teljesülése, az erőforrások megléte, ill. megteremtése, az ellenőrzés, visszacsatolás megvalósulása, az értékelési és elfogadási kritériumok meghatározása, az igazolások, bizonylatok és feljegyzések tervezése, kezelése és megőrzése. 26


8.2

A vevőkkel kapcsolatos folyamatok Az intézmény eredményes működéséhez, felnőttképzési szolgáltatásainkban résztvevők bizalmának megszerzéséhez és megtartásához, a megfelelő partneri kapcsolatokhoz elengedhetetlenül szükséges, hogy igényeiknek megfelelő szolgáltatásokat nyújtsunk. A vevőkkel kapcsolatos folyamatokat a ME 8 Ügyfélszolgálat és a panaszok kezelése c. eljárás szabályozza. A felnőttképzési tevékenységekkel kapcsolatban időközönként felmérésre kerülnek a vevői igények. A vevői igények felmérése kiterjed:  a felnőttképzési szolgáltatást igénylők által megfogalmazott követelményekre és igényekre,  a szakmai szempontból indokolt és általunk meghatározott követelmények vevők általi véleményezésére,  a jogszabályi, hatósági és rendeleti követelményekre. A vevői igények felmérése, a kialakított módszer és annak dokumentumai folyamatosan felülvizsgálatra kerülnek.

8.2.1 A szolgáltatásra vonatkozó követélmények meghatározása A felnőttképzésre vonatkozó követelmények több szinten is megjelennek.  Jogszabályi követelmények A felnőttképzés folytatásának feltételei, ill. a szolgáltatásra vonatkozó követelmények jelentős része jogszabályokban rögzített. A vonatkozó aktuális jogszabályokat a Külső dokumentumok listája feljegyzés tartalmazza.  Intézményi szintű követelmények Az intézmény belső követelményrendszerét több szinten is megfogalmazza. A felnőttképzéssel kapcsolatos alapvető koncepcióját a Minőségpolitikai nyilatkozat tartalmazza. A minőségirányítási követelmények érvényesítésére, megvalósítására az intézmény minőségcélokat tűzött ki, és ezek végrehajtására terveket készített a Minőségcél, terv formátumban. A minőségcél meghatározza azokat a területeket, tevékenységeket, erőforrásokat, módszereket, amelyek szükségesek az adott folyamat minőségi megoldásának szinten tartásához, javításához.  Megfogalmazott vevői követelmények Az intézmény a képzési tevékenységeinek és folyamatainak kialakításánál előtérbe helyezte a felnőttképzést igénylők által elvárt követelmények megvalósíthatóságát, ill. tervezi és kidolgozza a nyújtani kívánt szolgáltatásokat. A tanfolyamok indításakor igényfelmérő, a befejezéskor elégedettségmérő kérdőíveket kell kitöltetni a felnőttképzésben résztvevőkkel az irányítási rendszer fejlesztési irányainak meghatározásához.  Meg nem fogalmazott (látens) vevői követelmények Az intézmény meghatározta azokat a követelményeket, amelyeket külső szabályozó dokumentum nem ír elő, a felnőttképzésben részvevő kifejezett igényei között nem szerepel, de növeli a szolgáltatás minőségi színvonalát. Az intézmény törekszik arra, hogy azon vevői igényeket és követelményeket is beépítse folyamataiba és tevékenységeibe, melyeket a felnőttképzésben résztvevő konkrétan nem jelölt meg. 27


8.2.2 A szolgáltatásra vonatkozó követelmények átvizsgálása Az intézmény a felnőttképzési folyamatainak, tevékenységeinek vállalása előtt megvizsgálja az adott képzés során alkalmazandó:  jogszabályokat,  képzési és vizsgakövetelményeket,  központi programokat vagy program akkreditációs dokumentumokat,  egyéb, külső dokumentumban megjelenő követelményeket. Ennek során különös gondot kell fordítani a vonatkozó követelmények aktualizálására. Ezek alapján összehasonlításra kerülnek az előírt szakmai és minőségi követelmények és a szellemi, technikai erőforrások rendelkezésre állása. A követelmények figyelembevétele elsősorban az ME 7 Tanfolyamszervezés, képzési és értékelési folyamatok c. eljárásleírásban rögzített tevékenységek során kell érvényesíteni. A követelményeket meg kell jeleníteni a képzésben résztvevőkkel megkötött szerződésekben. Amennyiben a szolgáltatásra vonatkozó követelményekben bármilyen okból (szerződésmódosítás, jogszabály-, szabályozóváltozás, technikai fejlesztés stb.) módosításra van szükség, erről a módosítást kezdeményezőnek tájékoztatni kell az érintett munkatársakat, ill. meg kell győződni az átvezetés végrehajtásáról. Az intézmény vezetése biztosítja és a munkatársaktól is elvárja, hogy a felnőttképzési tevékenysége diszkriminációmentesen működjön, és minden ügyfél azonos feltételekkel hozzáférjen a nyújtott szolgáltatásokhoz. A szolgáltatással kapcsolatos követelményként jelenik meg a képzésben résztvevők által megfogalmazott igényrendszer. A vevői igények felmérése az ME 7 Tanfolyamszervezés, képzési és értékelési folyamatok c. eljárásleírásban rögzített módon történik.

8.2.3 Kapcsolattartás az ügyfelekkel, ügyfélszolgálat Az intézmény az ügyfeleivel a képzésért felelős vezetőn és helyettesein, a titkárságon, az ügyfélszolgálaton, oktatókon keresztül tartja a kapcsolatot. A kapcsolattartás eszközei a személyes információcsere, a telefon, a fax, az e-mail, ill. levél. Ügyfélszolgálati tevékenység középpontjában az ügyfelek tájékoztatása, véleményük megismerése, a reklamációk, panaszok, észrevételek fogadása és az ügyfél számára kedvező megoldása áll. Ügyfelek panaszait az ügyfélszolgálati tevékenységet végző munkatársaink kötelesek korrektül és előítéletektől mentesen kezelni. Az ügyféllel kapcsolatba kerülő munkatársak az ügyfél kérdéseire udvariasan és segítőkészen válaszolnak, azonosítják az egyes ügyfeleket, fogadják bejelentésüket és gondoskodnak arról, hogy az észrevétel a lehető leghamarabb eljusson az illetékeshez. Az illetékes az ügyfelet szükség szerint írásban értesíti a reklamáció, panasz kezeléséről meghozott intézkedésről. Az ügy elintézését követően az ügyintéző köteles a minőségirányítási megbízott részére annak feljegyzéseit átadni elemzés céljából. A minőségirányítási megbízott a reklamációs feljegyzéseket áttekinti, és szükség esetén helyesbítő, vagy megelőző intézkedést kezdeményez és hajt, ill. hajtat végre. A képzéssel kapcsolatban érdeklődőkkel, illetve a képzésben résztvevőkkel való kapcsolattartást az ME 8 Ügyfélszolgálat és a panaszok kezelése c. eljárás szabályozza.

28


8.3

Tervezés és fejlesztés Az intézmény program- és tananyagfejlesztés rendszere biztosítja, hogy szabályozott, céltudatos és ellenőrzött folyamatban az elvárásokat, a szakmai követelményeket kielégítő program és tananyag készüljenek, amelyek kivitelezése az intézmény felnőttképzési feltételeivel hajtható végre. Az intézmény program- és tananyagfejlesztési tevékenységét az ME 3 Program- és tananyagfejlesztés c. eljárásleírás szabályozza.

8.3.1 A program- és tananyagfejlesztés megtervezése Az intézmény biztosítja ügyfeleit, hogy az általuk igényelt felnőttképzési igény megtervezését kellően képzett, szükséges jogosítványokkal rendelkező és az adott feladat elvégzésre legalkalmasabb munkatársakra, ill. szükség szerint alvállalkozóra bízza. Amennyiben a program- és tananyagfejlesztési tervezést alvállalkozó végzi, úgy az intézmény szerződés tervezetben rögzíti az alvállalkozóval szembeni igényeit. A szerződés a továbbiakban rögzíti a tervezési feladatot, a határidőt, a felelősségeket és a dokumentációt.

8.3.2 A program- és tananyagfejlesztés bemenő adatai Az intézmény meghatározza a program- és tananyagfejlesztési folyamatnak azokat a bemenő adatait, amelyek befolyásolják a felnőttképzés tervezését és fejlesztését, valamint megkönnyítik a folyamatok eredményes és hatékony működését, hogy kielégítsék a képzésben résztvevők igényeit és elvárásait. Ezek az igények és elvárások – összekapcsolva az intézmény igényeivel és elvárásaival – alakíthatók át a program- és tananyagfejlesztési folyamatok bemeneti követelményeivé. A program- és tananyagfejlesztési folyamat legfontosabb bemenő adatai:  a felnőttképzés és felnőttképzési szolgáltatások funkcionális és az alkalmassági követelményeinek meghatározása,  a vonatkozó jogszabályi és más szabályozó követelmények figyelembevétele,  korábbi felnőttképzési folyamatokból leszármaztatott információk,  a felnőttképzésben résztvevőkre vonatkozó egyéb követelmények, amelyek a program- és tananyagfejlesztés számára lényegesek. Az intézmény fenti adatokat átvizsgálja abból a szempontból, hogy megvalósíthatóak-e. Az intézmény vizsgálja, hogy a program- és tananyagfejlesztés folyamat során támasztott követelmények teljesek, egyértelműek és ellentmondásmentesek legyenek. Az intézmény a program- és tananyagfejlesztés bemenő adatait, a tervezési folyamat lépéseit, az eredményeket és a változtatásokat igazoló ellenőrzésnek (verifikálásnak) kell alá vetni. A program- és tananyagfejlesztés tervezésnek bemenő adatainak dokumentációját és azok változtatását felügyelet alá kell vonni a tervezési dokumentációk összeillesztése, ellenőrzése, illetőleg a hatályát vesztett dokumentumok használatból történő kivonása céljából. Olyan megoldásokat kell alkalmazni, amelyek biztosítják a további munkálatot végzők számára, hogy csakis az érvényes és helyes dokumentáció legyen hozzáférhető.

8.3.3 A program- és tananyagfejlesztés kimenő adatai Az intézmény a program- és tananyagfejlesztés kimenő adatait olyan formában készíti el, hogy az a bemenő adatokkal összehasonlítható és igazolható (verifikálható) legyen. A program- és tananyagfejlesztés legfontosabb kimenő adatai:  kielégítik a bemenő adatok követelményeit,  megfelelő információt adnak a képzési szolgáltatás nyújtásához, 29


 meghatározzák a képzési szolgáltatás elfogadási kritériumait, vagy hivatkoznak azokra,  előtérbe helyezik a képzési szolgáltatás azon jellemzőit, amelyek a szolgáltatás megfelelő alkalmazása, használata szempontjából lényegesek.

8.3.4 A program- és tananyagfejlesztés átvizsgálása Az intézmény gondoskodik arról, hogy képzési szolgáltatás olyan módszeres átvizsgáláson menjen át, amely meg tudja állapítani a program- és tananyagfejlesztés céljainak elérését. Ezeket az átvizsgálásokat az intézmény a program- és tananyagfejlesztés folyamatának közbenső sarok pontjain és befejezésekor végezi el. Az eljárás során az eltéréseket és a nem-megfelelőségeket fel kell tárni, az eltérésekre az ME 10 Helyesbítő és megelőző tevékenységek eljárásleírás szerinti helyesbítő és megelőző intézkedéseket kell hozni.

8.3.5 A program- és tananyagfejlesztés igazolása (verifikálás) A tervezett felnőttképzési szolgáltatások, elkészített dokumentációk verifikálását a lektor, ill. szakértők által végrehajtott felülvizsgálat igazolja. Az igazolás (verifikálás) eredményeiről és a szükséges intézkedésekről feljegyzések készülnek.

8.3.6 A program- és tananyagfejlesztés érvényesítése (validálása) A program- és tananyagfejlesztési elképzelések verifikálásával az adott szerződéses tevékenység lezárása megtörténik, de ez nem jelenti a folyamat végleges befejezését. A felnőttképzési gyakorlat végzése, tevékenységek karbantartása és folyamatos fejlesztése az intézménynél feladatként jelentkezik, amennyiben a vonatkozó előírások vagy jogszabályok azt megkövetelik. Amennyiben a bevezetett program- és tananyagfejlesztési elképzelés megfelel az elvárt követelményeknek, ill. program akkreditációs eljáráson megfelel, úgy a folyamat érvényesítése (validálása) megtörténik.

8.3.7 A tervezés és fejlesztés változtatásainak kezelése Tervezési változtatásokat, beleértve a követelmények megváltoztatását is és mindazon tényezőket, amelyek szükségességét a szolgáltatásnak és ellenőrzésnek a tapasztalatai indokolnak, felügyelet alá kell vonni. Változtatások esetén azok okát is dokumentálni kell. A program- és tananyagfejlesztési terv megváltoztatása nem okozhatja a tervezés, a szolgáltatás, a tevékenység minőségének romlását. A javasolt változtatásokat abból a szempontból is értékelni kell, hogy milyen hatásuk van a szolgáltatás eredeti leírásában szereplő összes jellemzőre. A program- és tananyagfejlesztésben eszközölt változtatásokat ki kell mutatni, és az erre vonatkozó feljegyzéseket meg kell őrizni. A változtatásokat át kell vizsgálni, igazolni (verifikálni) és érvényesíteni (validálni) kell, ha ez szükséges, és jóvá kell hagyni, mielőtt bevezetnék. A program- és tananyagfejlesztésben eszközölt változtatások átvizsgálásának fel kell ölelnie a változtatások hatását a már elvégzett képzésekre vagy átadott dokumentációkra is. A program- és tananyagfejlesztés módosítását ugyanolyan folyamatban kell elvégezni, mint az eredeti tervezési tevékenységet. A változtatások átvizsgálásának eredményeiről és a szükséges intézkedésekről készült feljegyzéseket meg kell őrizni. 30


8.4

Beszerzés Az intézmény a felnőttképzési folyamatainak, tevékenységeinek megvalósításához, ill. fenntartásához külső fél által előállított terméket és szolgáltatást szerez be.

8.4.1 A beszerzés folyamata A beszerzett termékek, szolgáltatások az intézmény folyamatainak és tevékenységeinek részei lesznek, közvetlenül befolyásolva ezzel annak minőségét. Ezért olyan beszállítókat értékelő rendszert kell működtetni, mellyel biztosítható a képzésben résztvevőkkel kötött szerződésekben rögzített követelmények teljesítése. A képzési alvállalkozók bevonásának és értékelésének folyamatát az ME 6 Humánerőforrás biztosítása c. eljárásleírás szabályozza. A képzés tárgyi feltételeinek biztosításához kapcsolódó beszerzések és a beszállítók minősítésének folyamatát az ME 5 Tárgyi feltételek biztosítása c. eljárásleírás szabályozza. A beszerzések szabályozása és a beszállítók minősítése a felnőttképzési tevékenység minőségére jelentős hatással bíró beszerzésekre, meghatározó oktatási alvállalkozói tevékenységekre terjed ki.

8.4.2 Beszerzési információk A beszerzéskor minden szükséges adatot fel kell tüntetni a megrendelésben. Az adatok foglalják magukba a jellemzőket, a szolgáltatás vagy termék egyértelmű azonosítását, az igazolásának megkívánt módját, a szállítás, teljesítés időpontját, a fizetési feltételeket és a különleges követelményeket. A megrendeléseket a szakterületi vezetők javaslatára a képzésért felelős vezető vagy az igazgatóhelyettes hagyja jóvá.

8.4.3 A beszerzett termék igazolása (verifikálása) Az intézmény beszállítóit és azok szükséges adatait nyilvántartja a Képzési alvállalkozók jegyzéke és a Beszállítók jegyzéke formátumban. Évente értékeli a képzési alvállalkozóit, a beszállítóit abból a szempontból, hogy mennyiben képesek eleget tenni az elvárt követelményeknek. A képzési alvállalkozók és beszállítók értékelése az ME 6 Humánerőforrás biztosítása és az ME 5 Tárgyi feltételek biztosítása c. eljárásleírás szerint történik. Az értékelés eredményét az adott időszakban a Képzési alvállalkozók minősítése és a Beszállítók minősítése feljegyzés dokumentálja. A beszállítók, alvállalkozók és szolgáltatók (továbbiakban: beszállítók) elfogadása, az elfogadható beszállítók közül történő választás, valamint az elvégzett ellenőrzés foka és fajtája függ a termék vagy szolgáltatás típusától, a beszállítók teljesítményétől, az ügyfelek és az intézmény által megszabott követelményektől, valamint - szükség esetén a piaci helyzettől.

9 Felnőttképzési tevékenységhez kapcsolódó folyamatok Felnőttképzési tevékenység alapdokumentumait az Fktv. előírásainak megfelelő képzési programok. Abban az esetben, ha a vevői elvárások, követelmények teljesítése érdekében el kell térnünk képzési programjainktól, külön dokumentumban rögzítjük az általános programtól való eltéréseket. 31


9.1

A felnőttképzési és értékelési folyamat

9.1.1 Általános adatok

Folyamat célja

Folyamatgazda Input Output A folyamat kimenetével szemben elvárt eredmények

A folyamat eredményességének mérőeszközei

A megrendelői és résztvevői elvárásoknak megfelelő, a résztvevők megelégedését szolgáló, a szervezet számára pénzügyi eredményt biztosító képzési szolgáltató tevékenység. Képzésért felelős vezető Megrendelői impulzus, képzési szükséglet Képzési eredmény, képzettség, kompetencia • A képzési tartalmak, fejlesztő elemek alkalmazása a mindennapokban • Vevői elégedettségben megnyilvánuló sikerélmény • Pozitív pénzügyi eredmény, költséghatékonyság • Általános résztvevői, megbízói elégedettség -

Résztvevői elégedettségmérés

-

A képzés lezárását 3-4 héttel követő találkozó a megrendelővel

-

Projekt pénzügyi zárása

9.1.2 A folyamat lépései és szabályai A képzés előkészítése (lépések és szabályok) - A képzési igények felmérése - A képzési igények meghatározása - Döntés a képzések indításáról - A képzési programok elkészítése - A személyi feltételek meghatározása és biztosítása - A tárgyi feltételek meghatározása és biztosítása - Képzési ajánlat, tájékoztató elkészítése - A képzési kínálat közzététele, meghirdetése Abaújszántói Mezőgazdasági Szakképzőiskola Felnőttképzési Minőségirányítási Kézikönyv - A partnerek képzési igényeinek és az igények alapján indítandó képzési kínálat meghatározásáról az iskola fenntartója dönt. - Az egyes folyamatok operatív végrehajtásában az adott területen dolgozó munkatársak is részt vesznek (pl. iskolatitkár, rendszergazda) a vezetők utasítása alapján. A felnőttképzési tevékenység előkészítésében az iskolai vezetés szerepe rendkívül fontos. A képzési piacon való megfelelő tájékozottság és a céges partnerek döntéshozóival való kapcsolattartás alapvetően meghatározó a képzési lehetőségek kialakítása szempontjából. Az 32


előkészítés során a felnőttképzési vezető a képzéssel kapcsolatos folyamatokban mindenkor figyelembe veszi a vonatkozó felnőttképzési előírásokat: - a képzési programok kialakításánál -

a személyi tárgyi feltételek kialakításakor

-

az OKJ-s képzéseknél a vonatkozó érvényes SZVK-kat és központi programokat.

9.1.2.1 A képzés megszervezése és beindítása (lépések és szabályok) - Érdeklődők tájékoztatása - A képzésbe való bekapcsolódás feltételeinek (dokumentumok) vizsgálata - Jelentkezési lap kitöltése - Előzetes tudásszint-felmérés - A jelentkezők nyilvántartása - Csoportbeosztás kialakítása - A résztvevők értesítése a képzés indításáról - Felnőttképzési szerződés előkészítése, aláírása, nyilvántartása - A képzési díjak számlázása, befizetése, befizetések nyilvántartása - Végleges tantárgyfelosztás, az ütemterv szerint - Oktatók kiválasztása és értesítése - Oktatók szerződtetése - Képzési dokumentáció előkészítése - A résztvevői igény- és elégedettségmérő kérdőívek elkészítése - Tárgyi feltételek ellenőrzése - Tananyagok biztosítása. A képzési folyamatban a szervezés és beindítás a legösszetettebb feladat, amelynek végrehajtásában - a képzésért felelős vezető irányításával - a felnőttképzési tevékenységben érintett minden munkatárs részt vesz. Éppen ezért a képzésért felelős vezető – különös tekintettel arra, hogy az intézmény a felnőttképzési tevékenységet a közoktatási feladatai mellett látja el – a képzések megkezdése előtt minden részfeladat ellenőrzését személyesen tekinti át, ügyelve arra, hogy a dokumentumok összeállítása (pl. haladási napló, felnőttképzési szerződés) a vonatkozó felnőttképzési jogszabályok szerint történjék. A képzési tanácsadás a képzésért felelős vezető segítségével az ügyfélszolgálaton – iskolatitkárságon – történik, általában személyesen vagy pedig telefonon ill. e-mail-en. A szolgáltatás igénybevételéről az iskolatitkárság nyilvántartást vezet. A képzésre való jelentkezés után a résztvevők a jelentkezési lapon aláírásukkal igazolják a szolgáltatás nyújtásának tényét, hogy megkapták a szükséges tájékoztatót.

9.1.2.2 A képzés lebonyolítása (lépések és szabályok) Az oktatásnak a képzési ütemtervben meghatározottak szerint kell történnie. Az oktatás/képzés során vezetett dokumentumok, illetve elvárt feladatok: - Jelenléti ívek, nyilvántartás kezelése - Az oktatás ellenőrzése - A jelenlét és a haladás és ezek dokumentálásának ellenőrzése - Változások, problémák kezelése - A modul lezárása: teszt megoldása vagy vizsga - Záró értékelés, teszt vagy vizsga értékelése - A képzésben részt vevők igény- és elégedettség mérése.

33


9.1.2.3 A képzés lezárása - A résztvevők értesítése az értékelés eredményéről - A bizonyítványok (oklevél, tanúsítvány, igazolás) kiállítása - A bizonyítványok eljuttatása a résztvevők számára - Dokumentumok archiválása - A képzés egészének értékelése, lezárása A folyamatokat a felnőttképzési vezető irányítja, ellenőrzi, az egyes képzések végrehajtását az ütemtervben kijelölt oktatók végzik. Az adminisztratív feladatok, és az esetleges felmerülő problémák kezelésében az ügyfélszolgálati munkatársak – iskolatitkárság - is részt vesznek. A képzésben részt vevők igény- és elégedettség mérésének, valamint a mérési eredmények fejlesztésekbe történő visszacsatolásának módja az adott folyamatleírás alapján történik.

9.1.3 A képzési folyamat során kezelt dokumentumok Alkalmazott űrlapok a következők: • Jelentkezési lap • Felnőttképzési/képzési szerződés • Haladási napló és nyilvántartás a képzésen való részvételről • Jelenléti ív • Résztvevői elégedettségmérő kérdőív a kurzus végén • Elismervény a bizonyítvány átvételéről A képzéshez kapcsolódó egyéb dokumentumok, amelyeket az adott képzési dokumentációval együtt kell tárolni: • képzési program • a modulok tematikája/ütemterve •a jogszabályokban által előírt, a képzési tevékenység tervezéséhez és a képzésmegvalósításának tanúsítására szolgáló, kapcsolódó dokumentumok

9.1.4 A képzés lebonyolításában részt vevők számára a feladataik ismertetése A képzés megkezdése előtt feladatlista vagy forgatókönyv, vagy eljárásrend formájában emailen vagy kinyomtatva juttatjuk el a résztvevőknek, vagy kurzusindító megbeszélésen ismertetjük velük a képzés teljesítésével összefüggésben szükséges/elvárt feladatokat. Minden esetben ellenőrizzük, hogy mindenki megkapta és tudomásul vette a felelősségébe tartozó feladatot.

9.1.5 Az értékelési folyamat leírása Az értékelés a képzési folyamatok minden részében szerepel. Az értékelés eredményétől függnek a különböző irányú fejlesztések, amely alapján a képzés színvonala javítható ill. fenntartható. Az értékelés főbb területei a következők: - A résztvevők teljesítményének értékelése - Az oktatók, munkatársak munkájának értékelése - Külső partnerek értékelése - Az infrastrukturális feltételek értékelése - A felnőttképzési tevékenység értékelése - Minőségirányítási rendszer értékelése - Önértékelési rendszer működtetése az adottságok és eredmények tekintetében.

34


A résztvevők teljesítményének értékelése: A kurzusaink mindegyike modulokra épülő képzés. A képzés során az egyes modulok tematikájában, illetve akkreditált képzés esetén a képzési programban rögzítésre kerül az ellenőrzések, értékelések gyakorisága, és módja. A képzés típusától függ továbbá (pl. OKJ-s képzések), hogy az adott képzés záróvizsgával zárul-e. Ebben az esetben az értékelés módja – szóbeli, elméleti, gyakorlati vizsga – mindig az adott képzéshez tartozó vizsga vizsgaszabályzata alapján történik: ugyanígy a minősítések is az adott képzést lezáró vizsgaszabályzatban foglaltak szerint kerülnek megállapításra. Amennyiben a képzéshez nem tartoznak külön, az iskolától független szervezet által előírt, jogszabályban rögzített vizsgakövetelmények és vizsgaszabályzat, úgy az értékelés általános módszerei és elvei a következők: - Minden foglalkozáson az otthon elvégezett feladatok szóbeli értékelése - Az egyes tematikai egységek elvégzése után – de legalább minden 5 tanórai foglalkozás után önálló feladatmegoldás/teszt/szóbeli beszámoló - Modulzáró teszt - A minősítés kategóriái: o 91 -100 % - kiválóan megfelelt o 81 - 90 % - jól megfelelt o 71 - 80 % - megfelelt o 51 - 70 % - részt vett o 50 % alatt - nem felelt meg, ismétlésre kötelezett A résztvevők képzésen nyújtott teljesítésének módját és teljesítményének értékelését a haladási naplóban kell rögzíteni, a záróvizsgák eredményét pedig az erre a célra használatos bizonyítványban, illetve mindig az adott vizsgaszabályzatban rögzítettek alapján.

9.1.6 Az oktatók, munkatársak értékelése Az értékelési rendszer a felnőttképzésben közreműködő munkatársi állomány minden részére kiterjed, a következő fő csoportokban: - Iskolavezetés - Oktatók - Egyéb munkatársak Az iskolavezetés értékelése a külső és belső partnerek visszajelzése alapján az évente elkészítendő önértékelésben történik. Oktatók értékelésének formái: - önértékelés - tanulók elégedettségmérése - óralátogatási minősítések - szakmai – vezetői értékelés alapján történik. Az oktatók értékelése a következő, a kérdőívek alapján felmért szempontok szerint történik: - szakmai felkészültség és fejlődésképesség - az oktatási módszerek hatékonysága, - a megbízhatóság, - az adminisztráció pontossága, - az együttműködési készség és a megfelelő kommunikációs készségek megléte. Az egyéb, nem oktatói státuszú munkatársak értékelése a képzési folyamatokban meghatározott feladatok teljesítése szerint - vezetői értékelés - önértékelés - a tanulói kérdőívekben az infrastrukturális és ügyfélszolgálati tevékenységre vonatkozó rész szerinti értékelés. A felnőttképzési tevékenység értékelése, a minőségirányítási rendszer értékelése 35


A működésről, a felnőttképzési tevékenységről évente önértékelési jelentés formájában átfogó értékelés készül, figyelembe véve az egyes értékelési területek eredményeit. Az éves beszámolóban értékelni kell az éves minőségcélok teljesülését is. A beszámolót a teljes munkatársi kör számára ismertetni kell. A minőségirányítási rendszer éves, egyszeri átfogó elemzése kapcsán értékelni kell a rendszer fenntarthatóságát, illetve gondoskodni kell az esetleges változtatások megvalósításáról, és a változások nyomon követéséről a minőségirányítási rendszer dokumentációjában. A felnőttképzési tevékenység és a minőségirányítási rendszer értékelése a képzésért felelős vezető feladata. 9.2

Felnőttképzési szolgáltatások folyamatleírása

9.2.1 Előzetes tudásszint felmérése és beszámítása Az előzetesen megszerzett tudás felmérése a képzéseink iránt érdeklődő, képzéseinkre jelentkező potenciális résztvevők számára biztosított díjmentes szolgáltatás. A szolgáltatás célja: • Annak felmérése, hogy a képzési kínálatunkban szereplő képzési program iránt érdeklődő a program megvalósítása során elsajátítható kompetenciák közül melyekkel rendelkezik előzetes tanulmányai, munkavégzése során megszerzett tapasztalatai alapján. • A képzési programnak a képzésben résztvevő felnőttek eltérő előképzettségéhez és képességeihez való igazítása az előzetesen megszerzett tudás (kompetenciák) figyelembe vételével. A szolgáltatatás megvalósításának fő tevékenységei/folyamata: 1. Képzési programjaink esetében a képzési programban megfogalmazott követelményekből kiindulva végezzük el az előzetesen megszerzett tudás felmérését. Ehhez az egyes képzési programok esetében az elsajátított kompetenciák értékeléséhez használt mérőeszközöket, módszereket alkalmazzuk. 2. A szolgáltatás megvalósítása során vizsgáljuk, hogy milyen hasonló képzésekben vett részt a szolgáltatást igénybevevő, amelyek a vizsgált képzési program szempontjából relevánsak lehetnek, illetve milyen munkakörökben szerezhetett szakmai előélete során olyan ismereteket, munkatapasztalatokat, amelyek a képzési program során elsajátítható ismeretek körébe tartoznak. 3. Képzési programjaink egy részének megvalósítása a kiscsoportos képzés dinamikai feltételeire alapoz, ezeknél a képzéseknél a képzési idő csökkentésére nincs mód. Azonban a kiscsoportos és önálló feladatok meghatározásánál, differenciált képzési módszerek alkalmazásával figyelembe vesszük az előzetesen megszerzett tudás mérésének eredményeit. 4. Elsődlegesen nagyobb óraszámú képzési programjaink esetében megvizsgáljuk a képzési idő csökkentésének lehetőségét. Ilyen irányú döntést csak a képzési tevékenységért felelős vezető hozhat. 5. A szolgáltatás megvalósulását rögzíteni kell a felnőttképzési szolgáltatások igénybe vételét azonosító nyilvántartásban. A dokumentálás felelőse a képzésért felelős vezető. A szolgáltatás megvalósításával kapcsolatos főbb elvárások: Legyen: • Nyomon követhető • Az eredmény igazolható 36


• A képzés jellegétől függően a módszer differenciált • Lehetőleg térjen ki a személyiség jegyekre • Szükség szerint kapcsolódjon egyéb szolgáltatásokhoz.

9.2.2 Álláskeresési technikák Az álláskeresési technikák a képzéseink résztvevők számára biztosított, OKJ-s képzések esetében díjmentes szolgáltatás, egyéb esetekben a szolgáltatási díj a résztvevővel egyeztetett módon, az igénybe vett képzés jellegének és óraszámának figyelembe vételével történik. Alapelvek: Ha valaki állást keres, akkor van a legnagyobb esélye, ha egyszerre minél több módszerrel dolgozik. Az sem árt persze, ha pontosan tudja, mit akar, és reálisan mire számíthat. A képzéseinkre jelentkezők részére, olyan szolgáltatást biztosítunk, amelynek keretében elsajátíthatják az álláskeresés különböző módszereit. Célszerű az álláskeresést - miként a pályaválasztást is - azzal kezdeni, hogy tisztázzuk elképzeléseinket és lehetőségeinket; azt tehát, hogy milyen tapasztalattal és képességekkel rendelkezünk, mit várunk jövőbeni munkahelyünktől és munkakörünktől. Ha ezekre, a kérdésekre megtaláltuk a választ, könnyebben indul az álláskeresés, mert már tudjuk, hogy milyen cégekhez és milyen pozíciókra érdemes jelentkezni. A szolgáltatás célja: Célunk olyan, a résztvevők szükségleteihez igazodó, valós élethelyzetekre, szituációkra épülő, a munkaerőpiacon jól hasznosítható gyakorlati ismeretek átadása, amelyek segítenek az álláskeresés folyamatában. Az álláskeresők segítése pályaismeretük, önismeretük bővítése, valamint álláskeresési ismeretek és technikák átadása révén történik. Álláskeresést, elhelyezkedést elősegítő ismeretek: o Álláslehetőségek feltárásának technikái. o Munkáltatóval való kapcsolatfelvétel személyesen, telefonon o Munkajogi ismeretek o Önéletrajzírás, kísérő és motivációs levél o Kommunikációs ismeretek o Állásinterjú o Állás megtartása, beilleszkedés o Egyéni terv készítése a résztvevők számára A szolgáltatásnyújtás fő blokkjai: o Mit kínálhatunk fel a munkaerőpiacon? - Önismeret én-építés. Hol és hogyan keressük, vagy találjuk meg a megfelelő állást? Cégtípusok, cégjellemzők, cégelvárások, és az álláskeresők elvárásai – avagy másképp működünk? Hirdetéselemzés (ami a sorok mögül kiolvasható) o Sikeres kapcsolatfelvétel, üzenetek, kommunikáció, (sima és éles helyzetgyakorlatokkal, lehetőség szerint videós elemzésekkel) o A jó önéletrajz (célja, típusai, tartalmi elemek, formai elemek, milyet hová érdemes, amit a kézzel írott önéletrajznál vizsgálnak, fényképes önéletrajz,) és a kísérő dokumentumok (e-mailes jelentkezés, jelentkező levél, motivációs levél, formai jellemzőik, mikor mit hova) o Felkészülés az interjúra. Stresszinterjú, értékelési szempontok a különböző helyeken, várható kérdések, kérdéscsoportok, Mi mit kérdezzünk? Béralku. Megállapodások, az interjú zárása. Az álláskeresési technikák felnőttképzési szolgáltatásának nyújtása a résztvevők igényeihez igazodva a képzés ütemezéséhez szervesen kapcsolódik. Ennek megfelelően megvalósulási folyamata a képzési folyamattal azonos elvek szerint szerveződik. A szolgáltatás megvalósulását rögzíteni kell a felnőttképzési szolgáltatások igénybe vételét azonosító nyilvántartásban. A dokumentálás felelőse a képzésért felelős vezető.

37


9.3

A felnőttképzési tevékenység dokumentációs rendje

A felnőttképzési tevékenység során felhasznált dokumentumok kezeléséért a képzésért felelős vezető a felelős, ő gondoskodik a dokumentációs rend betartásáról. A felnőttképzési tevékenyég dokumentumaira általános szabály, hogy azokon minden esetben szerepeltetni kell az intézmény felnőttképzési nyilvántartási számát. A képzésekhez kapcsolódó dokumentumokkal szemben alapvető követelmény az azonosíthatóság, ezért minden dokumentumnak egyértelműen besorolhatónak kell lennie, mely képzési tevékenységhez kapcsolódik. Ennek elsődleges eszköze a képzési dokumentumokon a képzés megnevezésének és/vagy azonosítójának szerepeltetése. A dokumentumokat azonosító jogszabályok: Fktv.: 2013. évi LXXVII. tv. a felnőttképzésről A képzési folyamat során kötelezően kezelt dokumentumok köre – intézményi szinten • Bejelentési kötelezettség teljesítését igazoló dokumentum(ok) • Képzési program • A képzési helyszínekről és a programok megvalósításáról szóló naprakész kimutatás, amely tartalmazza a képzési helyszínek pontos címét, a képzések megnevezését, a képzések indításának időpontját, óraszámát és a befejezés idejét. • Kimutatás az igénybe vett felnőttképzési szolgáltatásokról • Képzésért felelős vezető és az oktató(k) foglalkoztatásra irányuló jogviszonya fennállását igazoló dokumentum másolata. • Képzésért felelős vezető és az oktató(k) vonatkozásában a Köv.R. l. számú mellékletben meghatározott végzettséget igazoló dokumentumainak másolata • Képzésért felelős vezető és az oktató(k) gyakorlati idejére vonatkozó nyilatkozat. A képzési folyamat során kötelezően kezelt dokumentumok köre – képzésenként: - képzésről és a felnőttképzési szolgáltatásról szóló tájékoztató - képzés lebonyolításának az oktatók beosztását is tartalmazó ütemterve - a képzésben részt vevő felnőtt személyi adatainak nyilvántartása - a képzés megkezdéséhez és folytatásához szükséges feltételek meglétét igazoló eredeti dokumentumok vagy azoknak a felnőttképzési intézmény által hitelesített másolata. - felnőttképzési szerződés - az elméleti tanórán, gyakorlati foglalkozáson, illetve konzultáción vezetett, a képzésben részt vevő felnőtt által aláírt jelenléti ív/ a képzésen való részvétel követésére alkalmas nyilvántartás - esetleges elektronikus úton folytatott szakmai felkészítés, ellenőrzést igazoló dokumentumok - a képzésnek a képzési programszerinti megvalósítását, valamint a résztvevők hiányzásait dokumentáló haladási napló - A képzésben részt vevő felnőttnek a sikeres vizsga letételét, illetve a képzés elvégzését igazoló bizonyítványának annak kiállítója által hitesesített másolatát - A képzés elvégzését igazoló bizonyítvány átvételéről szóló elismervény eredeti példányát. - A képzés megvalósításához szükséges személyi és tárgyi feltételek biztosítását szolgáló szerződések egy eredeti példánya - Személyi feltételek megfelelését igazoló dokumentumok - Tárgyi feltételek megfelelését igazoló dokumentumok - A statisztikai adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését igazoló adatlap eredeti példánya A képzési folyamat dokumentumait a képzés lezárásának naptári évét követő 5 évig kell megőrizni.

38


10 Támogató folyamatok 10.1 Információs rendszer Információs rendszerünk működése a minőségirányítási rendszerünkben dokumentált elvek szerint történik. A tevékenység az alábbi célokat szolgálja: a) A szolgáltatásokat igénybe vevők követelményeinek megállapítása A képzési tevékenység megkezdése előtt felmérjük és egyértelműen meghatározzuk a szolgáltatást igénylők követelményeit az adott tanfolyamra. Ennek során feltárjuk a szolgáltatással kapcsolatos valamennyi elvárást, kitérve azokra is, amelyeket a vevő első pillanatban nem határozott meg vagy nem támasztott követelményként, de a későbbiek során jelentősége lehet a célnak való megfeleléshez. A szolgáltatással kapcsolatos kötelezettségek közé tartoznak a gazdasági élet külső szereplői és a szolgáltatást igénylő felnőttek által megfogalmazott követelmények feltérképezése. A „vevői” követelmények pontos meghatározása, azok árajánlatban, vagy szerződéstervezetben történő megfogalmazása a felnőttképzés szervezéséért felelős személy feladata. b) A konkrét tanfolyamra vonatkozó követelmények átvizsgálása A szolgáltatást igénylők elvárásainak felmérése, kikérdezése, írásban történő rögzítése biztosítja, hogy egyértelmű legyen a résztvevő elvárása mielőtt létrejön a megállapodás, és hogy „vevők” is pontosan megértsék milyen szolgáltatást kínálunk számukra. A kiadott ajánlatokat, a kapott megrendeléseket és a szerződéseket aláírás előtt a tanfolyam szervezéséért felelős személy átvizsgálja, annak érdekében, hogy biztosítsa a következőket: • A szolgáltatást igénylők által támasztott követelmények pontos meghatározását és dokumentálását; • Az esetleges eltérések tisztázását; • Annak vizsgálatát, hogy rendelkezünk-e az igény által támasztott követelmények teljesítéséhez szükséges képességgel az erőforrások (személyi és tárgyi) és a határidők tekintetében is. A megrendelővel egyeztetett szerződés aláírása az iskola igazgatójának hatásköre. Amennyiben egy aláírt szerződésen módosítani kell, a módosítás menete és a felelősök megegyeznek az eredeti szerződés átvizsgálásánál és aláírásánál meghatározottakkal. c) Tájékoztatás A tanfolyamszervező a tanfolyam megkezdése előtt szóban tájékoztatja a hallgatókat a tanfolyammal és a vizsgával kapcsolatos tudnivalókról. Ellenőrzi, hogy mindenki beadta-e a szükséges anyagokat (jelentkezési lap, amely egyben adatlap is; képzési szerződés; bizonyítvány másolatok; stb.). Ismerteti a résztvevőkkel: - a tanfolyamon való részvétellel kapcsolatos követelményeket (az oktatás kezdése, befejezése), - a vizsgára bocsáthatóság feltételeit - azt, hogy a tanfolyam során felmerülő bármilyen kérdésük, észrevételük vagy problémájuk, esetleg reklamációjuk esetén kihez és hol fordulhatnak. Az erre vonatkozó szabályzatot az ügyfélszolgálati irodában megtalálják. 10.2 Panaszkezelés A Bárczay János Mezőgazdasági Szakképző Iskola és Kollégium tevékenységét érintő panasz kezelésénél a hatályos panaszkezelési eljárásrend szerint járunk el. Panasz felvétele, panaszkezelés indítása Az ügyfél panaszát a következő módokon teheti meg: 39


- Írásban a képzés oktatójának vagy bármely munkatársnak, panaszőr lapon átadva panaszát/észrevételét. - Írásban postai úton vagy elektronikus levélként az Iskolának vagy bármely munkatársának címezve. Ebben az esetben a panasz fogadójának fel kell vennie a panaszt panaszőrlapra, amelyhez mellékelni kell az írásos bejelentést. Amennyiben lehetséges a panaszt felvevő személy az azonnali orvoslás érdekében saját hatáskörében tesz kísérletet a panasz okának kivizsgálására és elhárítására. Ha a panasz okát nem sikerül elhárítani, a panasz tényéről, és körülményeiről tájékoztatni kell a minőségirányítási vezetőt. Amennyiben a minőségirányítási vezető bármilyen okból nem érhető el, úgy a képzésért felelős vezető felé kell jelezni a panasz tényét. Az átadott panaszt az információ fogadója köteles regisztrálni, majd ezt követően meghatározza a kivizsgálás módját, határidejét és felelősét. A panasz okának feltárására, a szükséges intézkedések megtételére, valamint a panaszos tájékoztatására vonatkozó információkat a panaszőrlapon kell rögzíteni. Panaszok kivizsgálása, rendezése Az Iskola alapvető célja, hogy a panasz kivizsgálásának időtartama lehetőség szerint az ügyfél bejelentésének / panasz beérkezésének időpontjától számított 3 munkanapot ne haladja meg. Panasz elutasítása esetén az ügyfél tájékoztatásának legfeljebb 15 napon belül kell megtörténnie. Jogos panasz rendezését és az ügyfél tájékoztatását legfeljebb 30 napon belül le kell zárni. Amennyiben a fenti időtartamnál várhatóan hosszabb időt vesz igénybe a panasz kivizsgálása, az ügyfelet a bejelentéstől/beérkezéstől számított 10 napon belül írásban kell értesíteni az érdemi válasz várható időpontjáról. A válaszlevélben az ügyfél által felvetett valamennyi kérdésre teljes körű választ kell adni, amennyiben az ügyfél kérelme elutasításra kerül, akkor a válasznak az indoklást is tartalmaznia kell. Dokumentálás A panaszt és annak kivizsgálását minden esetben panaszőrlapon kell felvenni és vezetni. A felvett panaszőrlapokat a minőségirányítási vezető kezeli, sorfolytonos számozással. A felvett panaszokról a minőségirányítási vezető nyilvántartást vezet. Ha az ügyfél bizonylattal vagy egyéb irattal is kiegészíti bejelentését, akkor annak tényét is dokumentálni kell, és másolatát csatolni kell a jelentéshez. 10.3 Ügyfélszolgálat működtetése Az ügyfélszolgálat működtetésével célunk a partnerközpontú működés fenntartása, fejlesztése, a partnerek igényeinek, elégedettségének folyamatos figyelemmel kisérése. Iskolánk tevékenységének és célcsoportjának jellemzője, hogy elsősorban a gazdasági élet szereplői számára ajánl képzéseket, mely képzések a megrendelő társaság által behatárolt körre irányulnak, így ezek a képzések ilyen értelemben zárt csoportos képzéseknek tekinthetők. Ez a sajátosság alapvetően meghatározza a képzések résztvevőivel, illetve a megrendelő partnerekkel folytatott kommunikáció módját. A – potenciális és valós – megrendelőinkkel folytatott kommunikáció tartalomegyeztetési kérdésekben elsősorban személyes tárgyalások keretében valósul meg, jellemzően partnereink infrastruktúráján. Mindemellett ügyfélszolgálatunk szintén alkalmas a személyes találkozók, egyeztetések megszervezésére. A személyes kommunikációt egészíti ki a különböző közvetett kommunikációs csatornákon megvalósuló egyeztetések, amelyek eszközei elsősorban a telefonos és e-mailben folytatott kommunikáció. Szervezeti kommunikációnkat információs adatbázis támogatja. A felnőttképzési tevékenységgel kapcsolatos kommunikáció rendjét szervezetünk Felnőttképzési és értékelési folyamata tartalmazza. A szervezettel való közvetett kommunikáció, illetve információközlés céljára honlapot működtetünk. 40


Iskolánk ügyfélfogadási rendje a következő: Hétfőtől – Pétekig: 8:00 – 15:00 Cím: 3881 Abaújszántó, Kassai út 22-24. Telefon/Fax: 06/47 330-075 E-mail: [email protected] Honlapunk: www.amszi.sulinet.hu Célunk, hogy segítsük a felnőttképzésben résztvevőket problémájuk megoldásában. Ezért a „vevői” kapcsolatot, ügyfélszolgálati tevékenységet úgy alakítottuk ki, hogy: • az érdeklődések, igények és megrendelések kezelése teljes értékű egyértelmű szolgáltatás információkat tartalmazzon, beleértve a módosításokat is; • A teljesítés után felmérjük a vevői megelégedettséget a szolgáltatással kapcsolatban; • A vevői panaszok kezelését gyorsan és hatékonyan végezzük.

11 MÉRÉS, ELEMZÉS, ÉRTÉKELÉS 11.1 A képzésben részt vevő felnőttek igényei feltárásának és elégedettségük mérésének, valamint

a

mérési

eredmények

fejlesztésekbe

történő

visszacsatolásának

folyamatleírása Általános adatok Folyamat célja

Folyamatgazda Input

Output A folyamat kimenetével szemben elvárt eredmények A folyamat eredményességének mérőeszközei

A megrendelői igényeknek megfelelő, illetve az igények figyelembe vételével megvalósított képzési szolgáltató tevékenység Képzésért felelős vezető Képzési igényjelzés a megrendelők, részvételi szándékot kifejező természetes személyek részéről Vevői visszajelzések alapján szabályozott képzési szolgáltatói tevékenység Vevői megelégedettség Folyamatosan fejlesztett képzési szolgáltatói tevékenység A képzésben résztvevők megelégedettségének mérése elégedettségi kérdőív alkalmazásával Megrendelői visszajelzések kezelése A szervezet munkatársainak bevonásával megvalósuló értékelő/tervező találkozó

A folyamat szabályozása A képzési igények feltárása elsődlegesen az iskolarendszerű működés alapján történik. Képzési szükségletre vonatkozó adatok forrásai: o Iskolarendszerű képzésben érintett tanulók és szüleik o Az iskolarendszerű képzés megvalósításában közreműködő, gyakorlati képzési helyszínt biztosító gazdálkodó szervezetek. A képzési igények feltárását szolgálják továbbá közvetlenül az elégedettségmérések adatai, amelyek ugyan nem egy adott résztvevő közvetlen szükségleteit fejezik ki, de információt adnak a trendek meghatározásához, elemzéséhez. 41


A képzésben résztvevők megelégedettségének mérését az értékelési folyamat keretében meghatározottak szerint végezzük, a különböző vizsgálati területekre kiterjedő elégedettségméréssel. Az adatok feldolgozása eseti jelleggel a képzéseket követő oktatói egyeztetéseken, illetve tervezett módon, az éves szinten megvalósuló vezetőségi átvizsgálás és az értékelő/tervező találkozások alkalmával kerül sor. A résztvevők kompetenciáinak, teljesítményének értékelése a képzés megvalósítása során témakörönként történik írásbeli és szóbeli oktatói értékelési módszerek alkalmazásával. A teljesítményértékelés módjáról az oktató dönt a képzési tevékenységért felelős vezetővel egyeztetve a képzési program alapján. A képzési programjaink esetében a sikeres teljesítés követelménye az értékelési folyamatban való aktív részvétel. A képzés lezárásakor a hallgatók kitöltik a képzési program megvalósulásának, eredményességének mérésére alkalmas elégedettségmérő kérdőívet. Tevékenység Felelős Végrehajtó Dokumentum folyamatos értékelés vezető oktató oktató feljegyzések ( nem kötött formátum) záró értékelés/vizsga képzésért felelős oktató értékeléssel kapcsolatos feljegyzések elégedettségmérő képzésért felelős oktató elégedettségmérő kérdőív kitöltése kérdőívek és összesítésük az elégedettségi képzésért felelős képzés szervező összesítés kérdőívek összesítése 11.2 Önértékelési rendszer A minőségirányítási rendszerünk eredményességének ellenőrzésére, tevékenységünk megfelelőségének igazolására adatgyűjtést és elemzést, és teljes körű önértékelést végzünk. A mutatószámok alkalmazásával elérhető a tények alapján történő tájékozódás és döntés, a trendek felismerése, a folyamatokra vonatkozó intézkedések hatásának lemérhetősége, valamint a gyors reagálás lehetősége. Az adatgyűjtés és önértékelési tevékenység szempontjából fontos feltétel, hogy egyszerre ne túl sok adatot gyűjtsünk; az adatok alkalmasak legyenek a kívánt információ megjelenítésére, követésére; valamint, hogy a mutatószámrendszer áttekinthető legyen. Az adatgyűjtés mellett egyéb önértékelő és értékelő módszereket is alkalmazunk. A gyűjtendő adatokat foglaltak a következő területekhez rendeltük: Adottságok Az eljárás módszere

Eljárásban érintettek

Önértékelési kérdőív, a kitöltött kérdőívek alapján a képzésért felelős vezető által készített önértékelés, majd vezetői jóváhagyás. Az önértékelési adatgyűjtés és adatfeldolgozás önálló, strukturált adatbázisban, évente külön elektronikus dokumentummal történik. Felnőttképzésben közreműködő oktatók és oktatásszervezők, valamint a képzésért felelős vezető, igazgató. 42


Önértékelési területek: a) a vezetés szerepe a minőségi kultúra fejlesztésében, b) az emberi erőforrások menedzselése, c) az intézmény stratégiájának meghatározása és megvalósítása, d) a partnerkapcsolatok és a partneri igények figyelembevételének módja, e) a teljes folyamatszabályozás Eredmények Az eljárás módszere

Eljárásban érintettek

Éves nyomon követéssel és adatfrissítéssel adatgyűjtés, a képzésért felelős vezető által készített önértékelés, majd vezetői jóváhagyás. Az önértékelési adatgyűjtés és adatfeldolgozás önálló, strukturált adatbázisban, évente külön elektronikus dokumentummal történik. Képzésért felelős vezető, igazgató.

Önértékelési területek: a) az intézmény szakmai és civil közéletben kifejtett tevékenysége b) a képzésben résztvevők képzést értékelő véleményének bemutatása a tanfolyam szervezéséről, a tananyag minősítéséről, az előadók, az oktatók értékeléséről, a felnőttképzési szolgáltatásokról, az előzetes tudásszint méréséről, illetve az ennek lehetőségéről való intézményi tájékoztatásról, a tárgyi feltételek megfelelőségéről c) az intézmény alkalmazottainak és az oktatóknak az intézményről és a képzésben nyújtott teljesítményéről alkotott véleménye, d) az intézmény képzési tevékenységének kulcsfontosságú eredményei, illetve mutatói. Az önértékelés eredményét vezetői értékelés keretében értékeljük. A teljes körű önértékelést a vezetőségi értékelést megelőzően, évente egy alkalommal végezzük el. A teljes körű önértékelés végrehajtásának felelőse a képzésért felelős vezető. Az önértékelésről önértékelési jelentés készül, amelynek a feltárt problémákat, fejlesztési területeket tartalmazó összefoglalója a vezetőségi értékelésre készített előterjesztés részét képezi. Az önértékelésben a szervezet valamennyi munkatársa részt vesz.

12 FEJLESZTÉS 12.1 Folyamatos fejlesztés A minőségirányítási rendszerünk folyamatos fejlesztése a terv szerint megvalósult folyamatok tökéletesítéséről, a minőségirányítási rendszer eredményességének fejlesztéséről szól. Fenti célkitűzések elérésének fontosabb eszközei: o minőségpolitika o minőségcélok o adatelemzés o vezetőségi átvizsgálás o helyesbítő tevékenységek o megelőző tevékenységek

43


12.2 Fejlesztési terv A fejlesztési terv az önértékelés időpontját követő tárgyéves időszakra kijelöli a minőségfejlesztési területeket. 12.3 Helyesbítő és megelőző tevékenységek Amennyiben eltérést találunk az általunk nyújtotta szolgáltatásban, illetve a minőségirányítási rendszerünkben, elemezzük az okokat. Az analízis eredménye alapján intézkedéseket hozunk úgy, hogy azok a teljes problémakör megoldására alkalmasak legyenek. Mindig törekszünk az eltérések okainak részletes, teljes felderítésére. Javító tevékenységet indítunk az eltérés, nem megfelelőség kijavítására, illetve az újbóli előfordulást megakadályozandó helyesbítő tevékenységet végzünk. Megelőző tevékenység indítását indokolhatja az eltérés bekövetkezésének feltételezhetősége. Társaságunk jellemzően az alábbi információk alapján dönthet úgy, hogy szükséges-e helyesbítő tevékenységet indítani: - vevői reklamációk, észrevételek, javaslatok - teljesítés közben előforduló hibajelentések, jegyzőkönyvek - önértékelés eredményei - vezetőségi átvizsgálás feljegyzései - belső javaslattétel, adatelemzések eredményei

44

MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV Felnőttképzés

Recommend Documents