Minőségügyi eljárások gyűjteménye

Budapest, XVIII. kerület Pestszentlőrinc-Pestszentimre Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának

Minőségügyi eljárások gyűjteménye Tartalomjegyzék: I.

A JOGFORRÁSOK KEZELÉSE

II.

A BELSŐ KÉSZÍTÉSŰ, A NAPI MUNKAVÉGZÉS SORÁN HASZNÁLT FELJEGYZÉSEK ÉS A MINŐSÉGÜGYI FELJEGYZÉSEK KEZELÉSE

III.

VEZETŐSÉGI ÁTVIZSGÁLÁS

IV.

SZEMÉLYI FELTÉTELEK, OKTATÁS, KÉPZÉS

V.

A POLGÁRMESTERI HIVATALI FOLYAMATOK FEJLESZTÉSE

VI.

BESZERZÉS, BESZÁLLÍTÓK MINŐSÍTÉSE

VII. MÉRŐESZKÖZÖK KEZELÉSE VIII. KAPCSOLATTARTÁS A LAKOSSÁGGAL, A LAKOSSÁG, AZ ÜGYFELEK ÉS A KÉPVISELŐ-TESTÜLET ELÉGEDETTSÉGÉNEK MÉRÉSE IX.

MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER BELSŐ AUDITÁLÁSA

X.

A POLGÁRMESTERI HIVATALI FOLYAMATOK ELLENŐRZÉSE, MEGFELELŐSÉGÜK MÉRÉSE, A MEGFELELŐSÉGEK KEZELÉSE

XI.

A HELYESBÍTŐ ÉS A HELYESBÍTŐ-MEGELŐZŐ TEVÉKENYSÉG SZABÁLYOZÁSA

EH – 01

MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS I.

1.

A JOGFORRÁSOK KEZELÉSE

AZ ELJÁRÁS CÉLJA

Az eljárás célja a polgármesteri Hivatal által használt külső készítésű jogforrások kezelésének és a belső készítésű jogforrások készítésének, jóváhagyásának, módosításának, hatályon kívül helyezésének, elosztásának és nyilvántartásának szabályozása. 2.

AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA

2.1

A Polgármesteri Hivatal tevékenységét szabályozó jogforrások Külső készítésű jogforrások • Törvények • Rendeletek • Szabványok Belső készítésű jogforrások • • • • • •

Önkormányzati rendeletek, Képviselő-testületi határozatok Bizottsági határozatok A polgármesteri hivatal szervezeti és működési szabályzata (SZMSZ) Egyéb szabályzatok Utasítások (jegyzői, polgármesteri, polgármesteri-jegyzői együttes, irodavezetői utasítások), • jegyzői intézkedések, irodavezetői intézkedések • Minőségügyi Kézikönyv 2.2

Külső készítésű jogforrások kezelése

A Polgármesteri Hivatal feladatainak ellátásához szükséges közlönyöket, szabványokat a Jegyzői Kabinet Iroda kijelölt munkatársa rendeli meg az irodavezetők javaslata alapján, a Jegyző jóváhagyását követően. A közlönyöket az irodavezetők titkárságai tárolják 1 évig, ezt követően a Jegyzői Kabinet Irodának adják át. A közlönyök 2 évenként selejtezhetők. A szabványokat irodánként egy központi helyen kell tárolni, érvényességük figyelését a közlönyökben az irodavezetők által kijelölt munkatárs végzi. A jegyző irodavezetői értekezleten, az irodavezetők pedig irodaértekezleten (az erről készített emlékeztetőben dokumentálva), vagy írásos formában tájékoztatják a munkatársakat az új, módosított, illetve hatályon kívül helyezett jogforrásokról az EH01/F02 sz., kötött formátumú feljegyzésen. A jogforrásokról szóló tájékoztatók a számítógépes hálózaton is hozzáférhetők. Hatálybalépés dátuma: 2005. 11. 01. Változat: 2 Oldal: 2/3

EH – 01

MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS

Számítógépes hálózati hozzáféréssel nem rendelkező munkatársaknak az írásos tájékoztató mellékleteként az illetékes irodavezetőnek a jogforrás másolatát is meg kell küldenie. A külső jogforrások (a közlönyökön kívül) a számítógépes hálózaton (jogtár) is rendelkezésre állnak és a hálózati hozzáférési jogosultsággal rendelkező munkatársak számára olvashatók. A DVD jogtár frissítéséről, az aktuális változatnak a hálózatra való feltételéről az Informatikai Csoport vezetője köteles gondoskodni 2.3 Belső készítésű jogforrások készítése, jóváhagyása, módosítása, hatályon kívül helyezése, elosztása, nyilvántartása és felülvizsgálata A belső készítésű jogforrás (a továbbiakban: jogforrás) elkészítését, módosítását, illetőleg hatályon kívül helyezését a jegyző által megbízott munkatárs végzi el. A belső készítésű jogforrások készítésére, nyilvántartására és automatikus elosztására az EH-01/M01. sz melléklet szabályai vonatkoznak. A jogforrások aláírt – hiteles – példánya a jegyzőhöz kerül az EH-01/F01 sz. (kötött formátumú) fedőlappal ellátva.. A jóváhagyott jogforrást (annak hiteles példánya alapján) a jegyző által megbízott munkatárs felteszi a számítógépes hálózatra. A számítógépes hálózati hozzáférési (olvasási) jogosultsággal rendelkező munkatársak számára ez egyúttal a jogforrás automatikus elosztását is jelenti. A hatályon kívül helyezett jogforrásokat a számítógépes hálózaton az adott dokumentumfajta főkönyvtárán belül a jogforrás megnevezése, száma után, valamint annak minden oldala tetején „hatályon kívül helyezte a ……. sz. belső jogforrás év hó napjától” felirattal is el kell látni. A módosított jogforrások egységes szerkezetbe foglalását a jegyző által kijelölt munkatárs végzi, a jogalkotásról szóló törvény, valamint az ahhoz kapcsolódó hatályos jogforrások rendelkezéseinek megfelelően. A számítógépes hálózathoz való hozzáférés szabályait az Informatikai Szabályzat írja le, az egyes felhasználók jogosultságait az Informatikai Csoport tartja nyilván. A jegyző irodavezetői értekezleten, az irodavezetők pedig irodaértekezleten (az erről készített emlékeztetőben dokumentálva) vagy írásos formában tájékoztatják a munkatársakat az új, módosított, illetve hatályon kívül helyezett jogforrásokról az EH01/F02 kötött formátumú feljegyzésen. Számítógépes hálózati hozzáféréssel nem rendelkező munkatársaknak az írásos tájékoztató mellékleteként az illetékes irodavezetőnek a jogforrás másolatát is meg kell küldenie. A kinyomtatásra kerülő jogforrások a munkavégzés során csak akkor használhatók, ha a hatályos jogszabályok alapján hitelesítésre kerülhetnek. A hitelesítés annak igazolására szolgál, hogy a hitelesítés időpontjában a kiadott jogforrás-másolat a hatályos jogforrással megegyezik. A nem hitelesített másolatok csak tájékoztató jellegűek. Hatálybalépés dátuma: 2006.09.22.

Változat: 3

Oldal: 3/3

EH – 01


A jogforrások folyamatos felülvizsgálatáról az érintett irodavezető és a jegyző által kijelölt jogi referens köteles gondoskodni, szükség esetén elkészíti a jogforrás módosítását, hatályon kívül helyezését, az új jogforrást, a jogalkotásról szóló törvény, valamint az ahhoz kapcsolódó hatályos jogforrások rendelkezéseinek megfelelően. A jegyző két évenként, illetve szükség esetén elrendeli a belső készítésű jogforrások felülvizsgálatát, amelyet a folyamatos felülvizsgálat szabályai szerint az általa kijelölt munkatársak végeznek el. 3. MELLÉKLETEK: EH-01/M01: Belső készítésű jogforrások kezelése EH-01/F01: Belső készítésű jogforrás hiteles példányának fedőlapja EH-01/F02: Tájékoztató új módosított, hatályon kívül helyezett külső és belső készítésű jogforrásokról

Hatálybalépés dátuma: 2006.09.22.

Változat: 3

Oldal: 4/3

EH – 01

MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS Belső készítésű jogforrások kezelése

Jogforrás megnevezése Önkormányzati rendelet

Készítője

Jóváhagyása

A jegyző által megbízott munkatárs A jegyző által megbízott munkatárs A jegyző által megbízott munkatárs A jegyző által megbízott munkatárs A jegyző által megbízott munkatárs A jegyző által megbízott munkatárs A jegyző által megbízott munkatárs A jegyző által megbízott munkatárs A jegyző által megbízott munkatárs Irodavezető

Képviselőtestület

Irodavezetői intézkedések

Irodavezető

Irodavezető

Minőségügyi Kézikönyv

A jegyző által mb. Polgármester munkatárs és jegyző

Képviselőtestületi határozat Bizottsági határozat Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata Egyéb szabályzatok Polgármesteri utasítások Jegyzői utasítások Polgármesterijegyzői együttes utasítások Jegyzői intézkedések Irodavezetői utasítások

Jogforrások nyilvántartása, automatikus elosztása Hatályos Módosított Hatályon kívül helyezett G–REND-TAR G-REND-TAR, G-RENDTAR, REND”év” EGYSEGES HATKIVUL alkönyvtárban alkönyvtárban alkönyvtárban


G-KTHAT, évszám alkönyvtárban

Bizottság

G-BIZHATG-BIZHATG-BIZHATbizottság neve bizottság neve bizottság neve alkönyvtárban alkönyvtárban alkönyvtárban


G-SZABALYZ, HATALYOS alkönyvtárban „HSZMSZ” néven G-SZABALYZ HATALYOS könyvtárban

G-SZABALYZ, HATALYOS alkönyvtárban „HSZMSZ” néven Jegyző és/vagy G-SZABALYZ polgármester HATALYOS könyvtárban Polgármester

Jegyző

Polgármester és jegyző Jegyző Irodavezető

Hatálybalépés dátuma: 2005. 11. 01.



G-SZABALYZ, HATKIVUL alkönyvtárban G-SZABALYZ HATKIVUL könyvtárban

G-UTASITG-UTASITG-UTASITPMUTAS – PMUTAS – PMUTAS – HATALYOS HATALYOS HATKIVUL alkönyvtárban alkönyvtárban alkönyvtárban G-UTASITG-UTASITG-UTASITJEGYUTAS – JEGYUTAS – JEGYUTAS – HATALYOS HATALYOS HATKIVUL alkönyvtárban alkönyvtárban alkönyvtárban G-UTASIT-PMG-UTASIT-PMG-UTASIT-PMJUTAS – JUTAS – JUTAS – HATALYOS HATALYOS HATKIVUL alkönyvtárban alkönyvtárban alkönyvtárban G-INTEZK G-INTEZK G-INTEZK HATALYOS HATALYOS HATKIVUL alkönyvtárban alkönyvtárba alkönyvtárba G-IRODA IRODA NEVE UTASIT HATALYOS alkönyvtárba G-IRODA IRODA NEVE INTEZKED HATALYOS alkönyvtárba G-MINOSEGBKEZIKOHATALYOS

Változat: 1

G-IRODA IRODA NEVE UTASIT HATALYOS alkönyvtárba G-IRODA IRODA NEVE INTEZKED HATALYOS alkönyvtárba G-MINOSEGBKEZIKOHATALYOS

G-IRODA IRODA NEVE UTASIT HATKIVUL alkönyvtárba G-IRODA IRODA NEVE INTEZKED HATKIVUL alkönyvtárba G-MINOSEGBKEZIKOHATKIVUL

Oldal: 1/1

EH – 01/F01

MELLÉKLET

BELSŐ KÉSZÍTÉSŰ JOGFORRÁS HITELES PÉLDÁNYÁNAK FEDŐLAPJA

Budapest XVIII. kerület Pestszentlőrinc- Pestszentimre Önkormányzat Polgármesteri Hivatal

A jogforrás fajtája: új a …………………………………………… sz. jogforrást módosító, … sz. változat a …………………………………………… sz. jogforrást hatályon kívül helyező, …. sz. változat A jogforrás tulajdonosának neve: Erdősné dr, Balogh Zsuzsanna jegyző

Jogforrás száma, megnevezése, címe: ………………………………………………………….………………………………………….. ………………………………………………………….…………………………………………..

A jogforrás készítője:

Hatályba lépés dátuma:

Aláírás:

……………………………… ……………………………… ……………………………… A jogforrást felülvizsgálta: Felülvizsgálat időpontja: Aláírás: A jogforrást felülvizsgálta:

Felülvizsgálat időpontja:

Aláírás:

A jogforrást felülvizsgálta:


Aláírás:

A jogforrást felülvizsgálta:


Aláírás:


Változat: 2

Oldal: 1/1

Budapest XVIII. kerület Pestszentlőrinc- Pestszentimre Önkormányzat Polgármesteri Hivatal TÁJÉKOZTATÓ ÚJ, MÓDOSÍTOTT, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZETT KÜLSŐ ÉS BELSŐ KÉSZÍTÉSŰ JOGFORRÁSOKRÓL jogforrás száma és megnevezése

Új

Az általa módosított jogforrás száma megnevezése

B u d a p e s t, ……. év ….. hó ….. nap


Az általa hatályon kívül helyezett jogforrás száma megnevezése

Megtalálható (olvasható) az alábbi helyen

……………………………………………….. aláírás Változat: 1

oldal: 1/1

EH - 02 II.

1.

MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS A BELSŐ KÉSZÍTÉSŰ, A NAPI MUNKAVÉGZÉS SORÁN HASZNÁLT FELJEGYZÉSEK ÉS A MINŐSÉGÜGYI FELJEGYZÉSEK KEZELÉSE

AZ ELJÁRÁS CÉLJA

Az eljárás célja a Polgármesteri Hivatal napi munkavégzése során használt, belső készítésű feljegyzések (a továbbiakban: belső készítésű feljegyzések) és a minőségirányítási rendszerének működésével összefüggő minőségügyi feljegyzések kezelésének szabályozása. 2.


2.1.

A belső készítésű feljegyzések és a minőségügyi feljegyzések formái

2.2

•

Kötött formátumúak: azok a belső készítésű feljegyzések és minőségügyi feljegyzések, amelyek az általános eljárások mellékleteiben és az EH-02/M01 sz. mellékletben kötött formátumban szerepelnek.

•

Kötetlen formátumúak: azok a belső készítésű feljegyzések és minőségügyi feljegyzések, amelyek készítésére vonatkozóan a hatályos jogszabályok, illetőleg az általános eljárások rendelkezéseket tartalmaznak, de formátumukat nem határozzák meg. A kötött formátumú feljegyzések nyilvántartása, felülvizsgálata

készítése,

módosítása,

jóváhagyása,

A kötött formátumú feljegyzések módosítását, új kötött formátumú feljegyzések bevezetését belső készítésű feljegyzések esetén az illetékes irodavezető, minőségügyi feljegyzések esetén a minőségügyi vezető javaslatára a jegyző engedélyezi. A kötött formátumú belső készítésű feljegyzések jóváhagyott (hiteles) példányait a minőségügyi vezető őrzi bizonylati albumban. A feljegyzések egyedi azonosítása 1-től kezdődő sorszámozással történik, a per szám a változat számát jelöli, pl. „1/1, 1/2” stb. Amennyiben a feljegyzés használata megszűnik, azt a feljegyzés áthúzásával és a megszűnés dátumával kell jelezni. A kötött formátumú minőségügyi feljegyzések az általános eljárások mellékletét képezik. A kötött formátumú feljegyzéseket két évenként, illetőleg, amennyiben jogszabályi változás indokolja, azzal összefüggésben soron kívül felül kell vizsgálni. A minőségügyi feljegyzések felülvizsgálata a minőségügyi vezető, a belső készítésű, napi munkavégzés során használt feljegyzések felülvizsgálata az illetékes irodavezető feladata. A felülvizsgálat eredményéről az illetékes irodavezető a minőségügyi vezetőt, a minőségügyi vezető pedig a jegyzőt írásban köteles tájékoztatni.


Változat: 5

Oldal: 1/2

EH - 02


A kötött formátumú minőségügyi feljegyzések számítógépes hálózatra való feltételéről a minőségügyi vezető, a kötött formátumú belső készítésű feljegyzések számítógépes hálózatra való feltételéről pedig az illetékes irodavezető köteles gondoskodni. A kötött formátumú belső készítésű feljegyzésekhez a számítástechnikai csoport vezetője csak azoknak a munkatársaknak biztosít írási jogosultságot, akiknek a feljegyzés használata a feladat- és munkakörébe tartozik. 2.3

A minőségügyi feljegyzések kezelése (megnevezése, formátuma, a feljegyzés készítését előíró általános eljárás, készítője, aláírója, elosztása, eredeti példányának tárolása és megőrzési ideje)

A minőségügyi feljegyzések kezelésére vonatkozó szabályokat az EH-02/M01. sz. melléklet tartalmazza. Mind a kötött, mind pedig a kötetlen formátumú minőségügyi feljegyzéseket a központi iktatórendszerben a minőségügyi vezető nevére iktatni kell. 2.4

A belső készítésű, napi munkavégzés során használt feljegyzések kezelése (megnevezése, formátuma, a feljegyzés készítését előíró általános eljárás, készítője, aláírója, elosztása, eredeti példányának tárolása és megőrzési ideje)

A belső készítésű feljegyzések kezelésére vonatkozó szabályokat az EH-02/M02. sz. melléklet tartalmazza. 3.

MELLÉKLETEK EH-02/M01 EH-02/M02 összesítése

Minőségügyi feljegyzések összesítése Belső készítésű, napi munkavégzés során használt feljegyzések


Változat: 5

Oldal: 2/2

EH-02/M01

MELLÉKLET MINŐSÉGÜGYI FELJEGYZÉSEK ÖSSZESÍTÉSE

Feljegyzés megnevezése

Formátuma (kötött formátum esetén azonosító száma)

A feljegyzés készítését előíró általános eljárás

Készítője és aláírója

Éves felülvizsgálathoz benyújtott éves értékelések, javaslattétel kötetlen

EH-03

Irodavezető

Éves minőségügyi összefoglaló jelentés vezetőségi átvizsgálásra Kötetlen

EH-03

Minőségügyi vezető

Kötetlen

EH-03


Minőségügyi oktatások emlékeztetői

Kötetlen

EH-04

Fejlesztési tanulmány

Kötött

EH-05

Fejlesztési lap

Kötött EH-05/F01

EH-05

Minőségügyi vezető A fejlesztési tanulmány készítésével megbízott munkatárs Készítője: A témafelelős aláírói: témafelelős, jegyző, minőségügyi vezető

Éves vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyve és az éves minőségprogram

Hatályba lépés dátuma: 2005. 11. 01..

Változat: 5

Oldal: 1/5

Elosztása

1 példányban a minőségügyi vezetőnek 5 példányban a vezetői értekezlet részt vevőinek G-MINOSEGBEMLEKEZTETO Könyvtárban G-MINOSEGBEMLEKEZTETO könyvtárban

Eredeti példány tárolása (iktatva)

megőrzési ideje

Minőségügyi vezetőnél

Nem selejtezhető


Nem selejtezhető


Nem selejtezhető


5 év

Minőségügyi vezetőnek


Nem selejtezhető



Nem selejtezhető

EH-02/M01 Feljegyzés megnevezése

MELLÉKLET Formátuma (kötött formátum esetén azonosító száma)


Beszállítók minősítési lapja

Kötött EH-06/F01

EH-06

Elfogadott beszállítók listája

Kötött EH-06/F02

EH-06

Írásbeli tájékoztató a beszállítók nem megfelelő teljesítéséről Beszállítókkal kapcsolatos reklamációk, ezzel kapcsolatos levelezések nyilvántartása

Kötetlen


Irodavezető Minőségügyi vezető

Elosztása

Eredeti példány tárolása

megőrzési ideje



Nem selejtezhető


G-MINOSEGB BESZALL könyvtárba


Nem selejtezhető

EH-06

Irodavezető



Nem selejtezhető

Kötetlen

EH-06

Levél aláírója

---------

Érintett iroda vezetőjénél

Iratkezelési szabályzat szerint

Beszállítók éves értékelésének emlékeztetője

Kötetlen

EH-06


G-MINOSEGB EMLEKEZTETO Könyvtárba

Nem selejtezhető

Mérőeszközök nyilvántartása

Kötött EH-07/F01

EH-07

Nem megfelelő állapotú mérőeszközök bejelentése

Kötetlen

EH-07

Jegyzői Kabinet Iroda kijelölt munkatársa Irodavezető

Minőségügyi vezetőnél Jegyzői Kabinet Iroda kijelölt munkatársánál Jegyzői Kabinet Iroda kijelölt munkatársánál


Változat: 5

Oldal: 2/5

-----Jegyzői Kabinet Iroda kijelölt munkatársának

Nem selejtezhető Iratkezelési Szabályzat szerint


Nem megfelelő állapotú mérőeszközzel történt mérési esetek kivizsgálása és a megfelelő intézkedések megtétele A hivatal tevékenységére, munkatársaira vonatkozó (megalapozott és nem megalapozott) panaszok és válaszok nyilvántartása

MELLÉKLET Formátuma (kötött formátum esetén azonosító száma) Kötetlen

A feljegyzés készítését előíró általános eljárás EH-07


Irodavezető

Kötött EH-08/F01 és EH-08/F02

EH-08

Kísérőlevél készítője: Irodavezető

Ügyfél elégedettség kérdőíve

Kötött EH-08/F03

EH-08

Kitöltője: Ügyfél

Ügyfél elégedettségi kérdőívek összesítése és értékelése

Kötetlen

EH-08 és EH-11


EH-08

Jegyző

Éves tájékoztató a polgármesteri Kötetlen Hivatal munkájáról

Minőségirányítási rendszer belső Kötött auditálásának terve és EH-09/F01 nyilvántartása


Változat: 5

EH-09

Készíti: Minőségügyi vezető Jóváhagyja: jegyző Oldal: 3/5

Elosztása

Jegyzői Kabinet Iroda kijelölt munkatársának G-MINOSEGBPANASZOK „Megal” („Nemmegal”) alkönyvtárba Kitöltött kérdőívek: Minőségügyi vezetőnek


megőrzési ideje

Jegyzői Iratkezelési Kabinet Iroda Szabályzat kijelölt szerint munkatársánál Irodavezetőnél Az Iratkezelési Iktatva Szabályzat szerint Minőségügyi vezetőnél

Nem selejtezhető

G-MINOSEGBEMLEKEZTETO Könyvtárba GEMLEKEZTETOK BESZAMOL Könyvtárba


Nem selejtezhető

Jegyzőnél Iktatva

Nem selejtezhető

G-MINOSEGB, AUDIT könyvtárba


Nem selejtezhető


Értesítés a belső audit várható időpontjáról

MELLÉKLET Formátuma (kötött formátum esetén azonosító száma) Kötetlen

Minőségirányítási rendszer belső Kötött auditálásának kérdőíve és EH-09/F02 felülvizsgálatának kiértékelése

Írásos beszámoló a tárgyévben végzett helyesbítő-megelőző tevékenységekről Tárgyévi helyesbítő-megelőző tevékenységek összesítése Tájékoztató új, módosított, hatályon kívül helyezett jogforrásokról Hatályba lépés dátuma: 2005. 11. 01..


EH-09


G-MINOSEGBAUDIT Könyvtárba

Minőségügyi vezető Kérdőívet kitöltik, aláírják: Minőségügyi Belső auditorok vezetőnek És az irodavezető Kiértékelést végzik és aláírják: Belső auditorok Minőségügyi vezető Új eljárás indítását, audit lezárását aláírja: Minőségügyi vezető

Kötetlen

EH-11

irodavezető

Kötetlen

EH-11


Kötött EH-01/M02

EH-01

Irodavezető

Változat: 5

Elosztása

Oldal: 4/5


megőrzési ideje


Nem selejtezhető


Nem selejtezhető

Minőségügyi vezetőnek 5 példányban a vezetői értekezlet részt vevőinek


Nem selejtezhető


Nem selejtezhető

Érintett munkatársaknak

Irodavezető

Iratkezelési Szabályzat szerint





Éves irodavezetői jelentések

Kötetlen

EH-10

Irodavezető

Éves minőségügyi értékelés

Kötetlen

EH-10


Éves minőségügyi értekezlet emlékeztetője Jegyző utasítása helyesbítőmegelőző tevékenység végzésére Döntés helyesbítő-megelőző tevékenységekről

Kötetlen

EH-10


Kötetlen

EH-11

Jegyző

Kötetlen

EH-11

Irodavezető

Általános eljárások Irodai eljárások

Kötött Kötött

Minőségügyi Kézikönyv

Minőségügyi vezető Irodavezető Jóváhagyja: minőségügyi vezető Készítő: jegyző által kijelölt munkatárs, aláíró az EH-01. 2.4 pontja szerint

Minőségügyi Kézikönyv Belső készítésű jogforrás hiteles Kötött példányának fedőlapja EH-01/M01


Változat: 5

EH-01

Oldal: 5/5

Elosztása

Minőségügyi vezetőnek 5 példányban a vezetői értekezlet részt vevőinek + G-MINOSEGB MINERT könyvtárba G-MINOSEGB EMLEKEZTETO Könyvtárba


megőrzési ideje


Nem selejtezhető


Nem selejtezhető

G-MINOSEGBALTELJ

Nem selejtezhető Iratkezelési Jegyzőnél szabályzat Iktatva szerint Irodavezetőnél Iratkezelési iktatva szabályzat szerint Minőségügyi Nem vezetőnél selejtezhető

G-MINOSEGBIRODAELJ


Érintetteknek írásban Érintetteknek írásban


Az EH-01 sz. Az EH-01 sz. eljárás 2.4 pontja eljárás 2.4 szerint pontja szerint

Nem selejtezhető Nem selejtezhető

EH-02/M02

MELLÉKLET BELSŐ KÉSZÍTÉSŰ, NAPI MUNKAVÉGZÉS SORÁN HASZNÁLT IRATOK ÖSSZESÍTÉSE

Irat megnevezése Kinevezés

Munkaszerződés

Formátuma (kötött formátum esetén azonosító száma) Kötött

Kötött

Eskü okmány


EH-04

EH-04 Kötött Jogszabály határozza meg


Elosztása

Készítője: személyügyi 1 eredeti példány referens a munkatársnak Aláírója: jegyző Készítője: személyügyi 1 eredeti példány referens a munkatársnak Aláírója: jegyző Készítője: személyügyi -----referens Aláírója: jegyző


megőrzési ideje

Személyügyi referens

Nem selejtezhető


Nem selejtezhető


Nem selejtezhető

Vagyon-nyilatkozat

Kötött Jogszabály határozza meg

EH-04

érintett munkatárs

1 eredeti példány a munkatársnak


Nem selejtezhető

Munkaköri leírás

Kötött

EH-04

Készítője: irodavezető Aláírója: jegyző

1-1 eredeti példány munkatársnak, irodavezetőnek


Nem selejtezhető

Minősítés

Kötött Jogszabály határozza meg

EH-04


Nem selejtezhető


Változat: 1

Készítője: irodavezető Aláírója: jegyző

1 példány az érintett munkatársnak Oldal:1/4

EH-02/M02



Teljesítmény-követelmény

Kötött

EH-04

Irodavezető

Teljesítmény-értékelés

Kötött

EH-04

Irodavezető

Helyi éves továbbképzési terv

Kötetlen

EH-04

Emlékeztetők, jegyzőkönyvek 1

Kötetlen

Belső oktatásokról (EH-04), Vezetői értekezlettől (EH05), Jegyző, aljegyző, tisztségviselők félfogadásáról (EH08), Közmeghallgatásról (EH-08)

Irat megnevezése

1


Készítője: Személyügyi referens Aláírója: jegyző Az általános eljárásokban meghatározott munkatárs

Elosztása

1-1 példány az érintett munkatársnak és a személyügyi referensnek 1-1 példány az érintett munkatársnak és a személyügyi referensnek G-OKTATAS könyvtárba GEMLEKEZTETO Könyvtárba, Kivéve: a jegyző, aljegyző, tisztségviselők Félfogadásáról készült emlékeztetőket, melyeket az érintett

Jegyzőkönyvet kell felvenni a közmeghallgatásról.


Változat: 1

Oldal:2/4


megőrzési ideje

Irodavezető

Nem selejtezhető

Irodavezető

Nem selejtezhető


2év

Az emlékeztető készítője Iktatva

Az iratkezelési szabályzat szerint

EH-02/M02

MELLÉKLET Lakossági fórumról (EH-08)


Változat: 1

irodavezetője kap meg

Oldal:2/4

EH-02/M02



Szerződések

Kötetlen

EH-06

A hatályos belső A hatályos belső utasítások utasítások szerint szerint

Iktatva

Az Iratkezelési szabályzat szerint

Megrendelések

Kötetlen

EH-06


Iktatva


Ajánlat kérések

Kötetlen

EH-06


Iktatva


Fellebbezések felterjesztése

Kötetlen

EH-11


Iktatva


Éves belső ellenőrzési terv

Kötetlen

EH-10

Jegyző

Iktatva


Éves belső ellenőrzési terv végrehajtásáról szóló jelentés

Kötetlen

EH-10

Jegyzőnél iktatva

Kötetlen

Hatályos jogszabályok

Az ellenőrzést végző munkatárs A hatályos belső utasítás szerint

Az Iratkezelési szabályzat szerint Iratkezelési Szabályzat szerint

Irat megnevezése

Határozatok, egyéb hivatalos iratok, levelek Hatályba lépés dátuma: 2005. 11. 01..

Változat: 1


Elosztása

A hatályos belső utasítások szerint 1-1 példány érintett iroda vezetőjének és a jegyzőnek A hatályos jogszabályok szerint Oldal:3/4


Ügyiratban Iktatva

megőrzési ideje

EH-02/M02 MELLÉKLET Formátuma A Irat (kötött feljegyzés Készítője megnevezése formátum készítését és aláírója esetén előíró azonosító általános száma) eljárás Vezetői és Kötött ---Érintett irodai fejléces vezető levélpapírok irodavezető Segély- és Kötött ---Jegyző Illetményelőleg iránti kérelem Testületi Kötött --Testületi előterjesztések előterjesztés borítólapja összeállítója


Változat: 1 Oldal:3/4

Elosztása

1 példány a címzettnek Pénzügyi iroda


Ügyiratban

megőrzési ideje

Iratkezelési Szabályzat szerint Pénzügyi Iratkezelési Irodán Szabályzat szerint Képviselő- Testületi és Iratkezelési testület Koordinációs Szabályzat tagjainak Irodán szerint

EH-03


III. 1.

VEZETŐSÉGI ÁTVIZSGÁLÁS

ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja a minőségirányítási rendszer vezetőségi átvizsgálásának szabályozása. Jelen eljárás meghatározza az átvizsgálás módját, adatait, előírva a felelősségeket és a feljegyzési kötelezettségeket.

2.

ELJÁRÁS LEÍRÁSA

2.1.

A vezetőségi átvizsgálás célja, gyakorisága A Polgármesteri Hivatal vezetősége (polgármester, alpolgármesterek, jegyző, aljegyző, és a minőségügyi vezető) a minőségirányítási rendszer működésének, hatékonyságának, a minőségpolitika, a minőségcélok és a minőségprogram gyakorlati megvalósításának, teljesülésének értékelése céljából a tárgyévet követő év januárjában, illetve szükség esetén vezetői értekezlet keretében - vezetőségi átvizsgálást tart.

2.2.

A vezetőségi átvizsgálás szempontjai A vezetőségi átvizsgálás értékeli • a minőségirányítási rendszer belső és külső auditálásának eredményeit, • az ügyfelek visszajelzéseit, észrevételeit, esetleges panaszait, (az ügyfél elégedettségi kérdőíveket), • a működési folyamatok megfelelőségét, • a helyesbítő és a megelőző tevékenységek megtörténtét, hatékonyságát, • a korábbi átvizsgálásból következő tevékenységeket, • a Polgármesteri Hivatal minőségcéljait tartalmazó minőségprogram és intézkedési terv teljesülését, illetve • mindazon változásokat, melyek a rendszer működését befolyásolhatják. A felülvizsgálathoz az értékelési adatokat, illetve az ezekhez tartozó javaslattételt a minőségügyi vezető összefoglaló jelentésben készíti el és terjeszti elő. Az összefoglaló értékeléshez az irodavezetők benyújtják a saját területük értékelését, a minőségcélok megvalósulását, illetve az új minőségcélokra vonatkozó javaslatukat.

2.3.

A vezetőségi átvizsgálás lefolytatása, eredményei A vezetői értekezlet megtárgyalja és megvitatja a minőségügyi vezető előterjesztését. Az abban foglaltak, valamint a megbeszélés alapján döntés születik azokról az intézkedésekről, melyek szükségesek az esetleges hiányosságok kiküszöbölésére, a rendszer tökéletesítéséhez, az ügyfélkövetelmények kielégítéséhez, hozzárendelve a szükséges erőforrás-szükségletek. A vezetőségi átvizsgálás kiterjed a minőségpolitika és a minőségcélok megvalósulásának elemzésére is. A vezetői értekezlet értékeli, szükség esetén kezdeményezi azok módosítását, illetve teljesülésük esetén új célkitűzéseket hagy jóvá. A vezetői értekezlet a minőségügyi vezető előterjesztése alapján - figyelembe véve az irodavezetői javaslatokat - meghatározza és jóváhagyja a Polgármesteri

Hatálybalépés: 2005. 11. 01.

Változat: 2.

oldal: 2/2

EH-03

MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS Hivatal éves minőségprogramját. A minőségprogram megvalósításához szükséges erőforrásokat az éves költségvetés elfogadásához betervezi.

2.4.

A vezetőségi átvizsgálás eredményeinek feljegyzése A vezetőségi átvizsgálásról jegyzőkönyv készül, melyben rögzítésre kerülnek a megállapítások, a hozott intézkedések, a kijelölt felelősök, illetve mellékleteként megjelenik az elfogadott minőségprogram, benne az új minőségcélok, az azok megvalósításához szükséges feladatok, illetve a célok megvalósulásának mérési módszere, határideje és felelőse. A jegyzőkönyvet a minőségügyi vezető állítja össze és a tisztségviselők írják alá. A jegyzőkönyvet a minőségügyi vezető megküldi az irodavezetőknek és a felelősöknek.

2.5.

Az eljárásban szereplő minőségügyi feljegyzések kezelése

A jelen eljárásban felsorolt minőségügyi feljegyzések kezelésére az EH-02/M01. sz. melléklet vonatkozik, amely tartalmazza ezen minőségügyi feljegyzések megnevezését, formátumát, a feljegyzés készítőjét, aláíróját, elosztását, eredeti példánya tárolásának helyét és megőrzési idejét. 3.

MELLÉKLETEK -

Hatálybalépés: 2005. 11. 01.

Változat: 2.

oldal: 2/2

EH - 04

MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS IV.

1.

SZEMÉLYI FELTÉTELEK, OKTATÁS, KÉPZÉS

AZ ELJÁRÁS CÉLJA

Az eljárás célja a Polgármesteri Hivatal személyi feltételeinek biztosítása, képesítési, képzettségi követelmények meghatározása, a képzési feladatok tervezésének, szervezésének és nyilvántartásának szabályozása. Jelen eljárás meghatározza a feladatok elvégzésének módját, a felelősségeket és a nyilvántartási kötelezettségeket. 2.


2.1

A munkatársak felvétele

A közszolgálati jogviszony, illetve munkaviszony létesítése a hatályos jogszabályok alapján történik, melyről a munkáltatói jogkör gyakorlója (a jegyző) dönt. A jelentkezők kiválasztása pályázati eljárás keretében, vagy álláshirdetés útján, személyes meghallgatás keretében történik. Ezt követően kerül sor a köztisztviselő, vagy ügykezelő kinevezésére, illetve fizikai dolgozók esetén a munkaszerződés megkötésére. A jegyző utasítása alapján a személyügyi referens készíti el a határozatlan vagy határozott időre szóló kinevezést, munkaszerződést a hatályos jogszabályok rendelkezéseinek megfelelően. A kinevezési és a munkaszerződési okmányok elkészítése a megfelelő okiratok alapján számítógépes „Wintiszt” program alkalmazásával történik. A köztisztviselő vagy ügykezelő kinevezése előtt a személyügyi referens megszervezi az eskütételt. Az irodavezető és a munkatársak előtt a köztisztviselők leteszik az esküt, esküokmányuk titoktartási nyilatkozatukat is tartalmazza. A Köztisztviselők jogállásáról szóló törvény (Ktv.) előírásainak megfelelően, illetve a Képviselő-testület által meghatározott munkakörökben dolgozó köztisztviselők vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségét a jegyző elrendeli. Közszolgálati jogviszony nem létesíthető azzal, aki megtagadja vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségét. A személyi alapnyilvántartás a „Wintiszt” számítógépes program, illetve a papír alapú személyi anyagok alapján történik. A személyügyi referens évente egy alkalommal adatszolgáltatást teljesít a KÖZIGTAD részére a hatályos jogszabályoknak megfelelően. 2.2

A munkakörhöz előírt követelmények

A közszolgálati jogviszony létesítésének feltételeit a Ktv. és a képesítési előírásokról szóló, hatályos kormányrendelet határozzák meg. A Jegyző az illetékes irodavezető bevonásával további követelményeket is előírhat. 2.3

Munkaköri leírás

A munkaköri leírás az adott munkakörre vonatkozó feladatokat és követelményeket tartalmazza, melyet az illetékes iroda vezetője készít el és a munkáltatói jogkör gyakorlója, (a jegyző) és a munkavállaló ír alá. Hatálybalépés dátuma: 2005.11.01.

Változat: 2

Oldal: 1/3

EH - 04


A munkaköri leírások elkészítéséért és naprakész állapotáért az adott iroda vezetője a felelős. 2.4

A minősítés

A köztisztviselőt előmeneteli pályáján a hatályos rendelkezéseinek megfelelően a jegyzőnek minősíteni kell. 2.5

jogszabályok,

szabályzatok

A teljesítmény-követelmény és a teljesítmény-értékelés

A köztisztviselő teljesítmény-követelményeit a munkatárs munkaköri feladatainak és a képviselő-testület által meghatározott általános hivatali célkitűzések figyelembevételével az irodavezetők évente előre, írásban határozzák meg. A teljesítmény-követelmények teljesítését az irodavezetők évente írásban értékelik. 2.6

Oktatás, képzés, továbbképzés

2.6.1 Az oktatás, képzés, továbbképzés formái A hatályos jogszabályok alanyi jogot biztosítanak a köztisztviselőknek az előmenetelhez szükséges továbbképzéshez való részvételre, másrészt kimondják, hogy a köztisztviselő és a vezető köteles minden olyan képzésben, továbbképzésben vagy átképzésben részt venni, melyet számára jogszabály vagy a munkáltatója előír. A köztisztviselők továbbképzésének kötelezettségét, rendszerességét és tervszerűségét a hatályos jogszabályok tartalmazzák. A Fővárosi Közigazgatási Hivatal felhívására a jegyző a személyügyi referens közreműködésével az éves továbbképzési tervhez adatokat bocsát rendelkezésre. Az éves továbbképzési terv tartalmazza: a.) az ügykezelői, a közigazgatási alap- és szakvizsga letételére kötelezettek nevét, b.) a vizsga tervezett időszakát, c.) a felsőoktatásban tanulókat. A felkészítő tanfolyamokra és a vizsgákra történő jelentkezéseket a személyügyi referens előzetesen egyezteti az érintettekkel és az irodavezetőkkel. A vizsgára történő jelentkezéseket a jegyző hagyja jóvá. Az éves továbbképzési tervben meghatározottakon kívül belső oktatások szervezésére is sor kerülhet a jegyző döntése alapján. A belső oktatások szempontjait, az oktatandó ismereteket a jegyző határozza meg. Az oktatásokat a jegyző által megbízott munkatársak, vagy külső szakértők tartják meg. A minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos oktatást a minőségügyi vezető tartja meg, amelyről kötetlen formátumú minőségügyi feljegyzés készül. Külön jogszabályok vonatkoznak a biztonságos munkavégzéssel összefüggő munka - és tűzvédelmi ismeretek elsajátítására. Ezen területek belső szabályozásának meglétéért,


Változat: 2

Oldal: 2/3

EH - 04


aktualizálásáért, valamint az oktatási és vizsgáztatási tevékenység lebonyolításáért, nyilvántartásáért a munka-, baleset- és tűzvédelmi feladatok ellátásával, a jegyző által megbízott külső munkatárs felelős. 2.6.2 Az oktatások, dokumentálása

képzések,

továbbképzések

eredményességének

mérése,

Az oktatásokon, képzéseken, továbbképzéseken való részvétel dokumentálása: az ún. távozási füzetben történik, az illetékes irodavezetővel előzetesen egyeztetve. a.) a belső oktatások esetében az oktatásról készült emlékeztetők és az annak mellékletét képező jelenléti ívek, b.) minőségügyi oktatások esetében az oktatásról készült emlékeztetők és az azok mellékleteit képező jelenléti ívek, c.) a külön jogszabályok alapján megtartott oktatások (pl. tűzvédelmi, munkavédelmi oktatás) esetében az oktatásról készült emlékeztetők és az azok mellékleteit képező jelenléti ívek. Az oktatásokon, képzéseken, továbbképzéseken való részvétel eredményességének mérése: a.) ügykezelői, közigazgatási alapvizsga, illetőleg szakvizsga bizonyítvány, b.) az iskolarendszeren kívüli eredményességét tanúsító okirat,

továbbképzés,

vezetőképzés

esetében

az

annak

c.) iskolarendszerű továbbképzés esetében a bizonyítvány (oklevél), megléte, vagy hiánya. d.) a belső oktatások e.) a külön jogszabályok alapján megtartott oktatások (pl. tűzvédelmi, munkavédelmi oktatás) esetében a külső és belső törvényességi ellenőrzések megfelelőséget és/vagy nem megfelelőséget tartalmazó írásos megállapításai. f.) minőségügyi oktatások esetében a belső és külső auditok megfelelőséget és/vagy nem megfelelőséget tartalmazó megállapításai, valamint a folyamatok mérése során felfedezett nem megfelelőségek (hibák, hiányosságok) alapján elrendelt helyesbítő-megelőző tevékenységek, illetőleg a külső és belső törvényességi ellenőrzések megfelelőséget és/vagy nem megfelelőséget tartalmazó írásos megállapításai. Az oktatások, képzések, továbbképzések eredményességének értékelése A személyügyi referens az oktatások, képzések, eredményességéről az irodavezetői értekezleten ad tájékoztatást a.) közigazgatási alapvizsga, illetőleg szakvizsga Hatálybalépés dátuma: 2005.11.25.

Változat: 2

oldal: 1/3

EH - 04


b.) az iskolarendszeren kívüli továbbképzés, vezetőképzés c.) iskolarendszerű továbbképzés d.) az éves továbbképzési terv, illetve az azon túl elrendelt belső oktatások e.) a külön jogszabályok alapján megtartott oktatások (pl. tűzvédelmi, munkavédelmi oktatás) tekintetében. A minőségügyi oktatások eredményességét a minőségügyi vezető írásban értékeli a vezetőségi átvizsgáláskor. Az értékelés elfogadásáról, illetőleg ezzel kapcsolatban szükség esetén helyesbítő-megelőző tevékenység elrendeléséről a vezetői értekezlet dönt. A vezetői értekezlet döntéséről a minőségügyi vezető emlékeztetőt készít, melynek automatikus elosztásáról a számítógépes hálózati hozzáféréssel rendelkező munkatársak részére a GMINOSEGB-OKTATÁS könyvtárán keresztül gondoskodik. A számítógépes hálózati hozzáférési jogosultsággal nem rendelkező munkatársaknak pedig postakönyvvel az emlékeztető másolatát megküldi. 2.7

Az oktatások, képzések, továbbképzések nyilvántartása

A külső oktatásokon, képzéseken való részvételt, a megszerzett bizonyítványokat a személyügyi referens tartja nyilván a dolgozó személyi anyagában. A belső oktatásokról emlékeztető készül a résztvevők és az oktatás tárgyának feltüntetésével, jelenléti ívvel. 2.8 Az eljárásban szereplő belső készítésű, a napi munkavégzés során használt dokumentumok kezelése A jelen eljárásban felsorolt belső készítésű, napi munkavégzés során használt dokumentumok kezelésére az EH-02/M02. sz. melléklet vonatkozik, amely tartalmazza ezen iratok megnevezését, formátumát, az irat készítőjét, aláíróját, elosztását, eredeti példánya tárolásának helyét és megőrzési idejét. 3. ----

MELLÉKLETEK


Változat: 2

oldal: 2/3

EH - 05


V.

A POLGÁRMESTERI HIVATALI FOLYAMATOK FEJLESZTÉSE

1. AZ ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja a hivatali folyamatok fejlesztésének szabályozása. Jelen eljárás meghatározza a fejlesztés lefolytatásának módját, felelőseit, adatait, előírva a felelősségeket és a feljegyzési kötelezettségeket. 2. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA A Polgármesteri Hivatal tevékenységében új feladat egyrészt jogszabályi előírásokban jelenik meg feladat ellátási kötelezettséggel, másrészt saját elhatározás alapján fogalmazódik meg. A jogszabályban előírt új feladatot a Polgármesteri Hivatal köteles végrehajtani, mérlegelési jogköre nincs. Új, önként vállalt feladat az önkormányzat saját elhatározása alapján, önkormányzati rendeletben, vagy határozatban, illetőleg vezetői döntésben jelenik meg. A második esetben a saját elhatározás önkormányzati határozatban, vagy vezetői döntésben jelenik meg 2.1

A fejlesztési feladat, a témafelelős kijelölése és a készítése

rendeletben

vagy

fejlesztési tanulmány

Egy új fejlesztési feladat előkészítésére a fejlesztési lapon (EH-05/F01) a jegyző jelöli ki a témafelelőst. A témafelelős elkészíti a fejlesztési tanulmányt, amely tartalmazza a fejlesztés ütemtervét, a fejlesztéshez szükséges személyi és tárgyi feltételeket, a fejlesztésre vonatkozó gazdasági, pénzügyi számításokat és költségtervet. A fejlesztési tanulmányt előzetesen az arra jogosult más szerv, vagy személy bírálja el. Ha az előzetes előbírálásra jogosult szerv a fejlesztéshez nem járul hozzá a témafelelős a fejlesztési tanulmányt átdolgozza. 2.2

Döntés a fejlesztésről A képviselő-testület, vagy a vezetői értekezlet a fejlesztési tanulmány, illetőleg az átdolgozott fejlesztési tanulmány alapján dönt a fejlesztés jóváhagyásáról vagy elutasításáról és végrehajtásának határidejéről. A döntést a képviselő-testület határozatban hozza meg, míg a vezetői értekezlet döntését a vezetői értekezletről készült emlékeztető tartalmazza. A fejlesztés jóváhagyásáról szóló döntés meghozatalára jogosult felelőssége a fejlesztéshez szükséges személyi, tárgyi eszközök, valamint a pénzügyi források biztosítása.

2. 3

A fejlesztés ütemezése A témafelelős a döntést követően az EH-05/F01 sz., kötött formátumú fejlesztési lapon rögzíti a fejlesztés alapadatait, elkészíti a fejlesztési feladatok ütemezését,

Hatálybalépés dátuma: 2006.02.01..

Változat: 2

Oldal: 1/2

EH - 05


megjelöli a felelősöket és a határidőket, melyeket a jegyző hagy jóvá. 2. 4

A fejlesztés lefolytatása A jóváhagyott fejlesztés határidőre történő végrehajtása a témafelelős és a fejlesztési lapon megjelölt felelősök feladata.

2. 5

A fejlesztés eredményének átvizsgálása, igazolása, ellenőrzése Az egyes részfeladatok végrehajtását a „fejlesztési lap”-on a jegyző aláírásával igazolja.

2.6

A fejlesztés módosítása, idő előtti lezárása, felfüggesztése A fejlesztési folyamat során a módosításokat a témafelelős a fejlesztési lapon rögzíti a vezetői értekezlet, illetőleg a képviselő-testület döntése alapján. A módosításokra vonatkozó döntések a felelősöket és a határidőket is meghatározzák. A fejlesztési folyamat során döntés születhet a fejlesztés felfüggesztésére, illetve idő előtti lezárására is. A módosítás, felfüggesztés, illetve az idő előtti lezárás tényét a témafelelős rögzíti a fejlesztési lapon. A felfüggesztés időtartamát követően a fejlesztési feladatok végrehajtását folytatni kell.

2. 7

A fejlesztés lezárása A fejlesztést a jegyző hagyja jóvá, ha pedig a fejlesztés elutasításra került, vagy a fejlesztés befejeződött, a fejlesztést a jegyző zárja le a fejlesztési lapon.

2. 8 Az eljárás minőségügyi feljegyzéseinek megnevezése, formátuma, készítője, aláírója, elosztása, eredeti példányának tárolása és megőrzési ideje Az eljárás minőségügyi feljegyzéseinek megnevezését, formátumát, készítőjét, aláíróját, elosztását, eredeti példánya tárolásának helyét és megőrzési idejét az EH02 sz. általános eljárás EH-02/M01. sz. melléklete tartalmazza. 3.

MELLÉKLETEK

EH-05/F01 Fejlesztési lap


Változat: 2

Oldal: 2/2

BUDAPEST XVIII: KERÜLET POLGÁRMESTERI HIVATAL

FEJLESZTÉSI LAP A FEJLESZTÉS ELŐKÉSZÍTÉSE Az előkészítendő fejlesztési feladat: 1 1.) Jogszabályban előírt új feladat leírása és a jogszabály megjelölése: 2.) Új, önként vállalt, tervezett feladat leírása: A fejlesztés témafelelősi feladatainak ellátására kijelölt munkatárs: B u d a p e s t,

év

hó

nap Jegyző aláírása: A fejlesztési tanulmány

A fejlesztés ütemterve: A fejlesztéshez szükséges személyi feltételek: A fejlesztéshez szükséges tárgyi feltételek: A fejlesztésre vonatkozó gazdasági, pénzügyi számítások: A fejlesztés költségterve: B u d a p e s t,

év

hó

nap

Témafelelős aláírása:

1


Változat: 2

Oldal: 1/5

ELŐZETES DÖNTÉS A FEJLESZTÉSRŐL Más szerv, - a fejlesztés megvalósításához szükséges – előzetes döntése: 2

B u d a p e s t,

év

hó

nap Témafelelős aláírása:

A FEJLESZTÉSI TANULMÁNY ÁTDOLGOZÁSA

A fejlesztési tanulmányt csak akkor kell átdolgozni, ha a fejlesztéshez más szerv az előzetes döntését nem adta meg. 3

A fejlesztés ütemterve: A fejlesztéshez szükséges személyi feltételek: A fejlesztéshez szükséges tárgyi feltételek: A fejlesztésre vonatkozó gazdasági, pénzügyi számítások: A fejlesztés költségterve: Egyebek: B u d a p e s t,

2 3

év

hó

nap

A döntést a fejlesztési laphoz mellékelni kell. Hatálybalépés dátuma: 2006.02.01..

Változat: 2

Oldal: 2/5

Témafelelős aláírása:

DÖNTÉS A FEJLESZTÉSRŐL

Képviselő-testület döntése: 4 1.) Jóváhagyás: 2.) Elutasítás: 5 Vezetői értekezlet döntése: 6 1.) Jóváhagyás: 2.) Elutasítás: 7 B u d a p e s t,

év

hó


JÓVÁHAGYOTT ÜTEMEZÉSE

FEJLESZTÉS

Fejlesztési feladat 8

Felelős, határidő

Végrehajtás megtörténtének Igazolása (dátum, jegyző aláírása)

A határozat-kivonatot mellékelni kell. Elutasítás esetén a fejlesztést le kell zárni. 6 A vezetői értekezletről készült emlékeztetőt mellékelni kell. 7 Elutasítás esetén a fejlesztést le kell zárni. 4 5

8


Változat: 2

Oldal: 3/5

B u d a p e s t,

év

hó

nap témafelelős aláírása: Jegyző jóváhagyása:

DÖNTÉS A FEJLESZTÉS MÓDOSÍTÁSÁRÓL Képviselő-testület döntése: 9 1.) a fejlesztés felfüggesztéséről: 2.) a fejlesztés idő előtti lezárásáról: 3.) a fejlesztési feladatok módosításáról: 10 Vezetői értekezlet döntése: 11 1.) a fejlesztés felfüggesztéséről: 2.) a fejlesztés idő előtti lezárásáról: 3.) a fejlesztési feladatok módosításáról:12 B u d a p e s t,

év

hó


A FEJLESZTÉS FELADATAI

13

MÓDOSÍTOTT

A határozat-kivonatot mellékelni kell. A döntésben a felelősöket és határidőket is meg kell jelölni. 11 A vezetői értekezletről készült emlékeztetőt mellékelni kell. 12 A döntésben a felelősöket és határidőket is meg kell jelölni. 9

10

13


Változat: 2

Oldal: 4/5

Fejlesztési feladat

B u d a p e s t,

év

hó

Felelős, határidő

Végrehajtás megtörténtének Igazolása (dátum, jegyző aláírása)


A FEJLESZTÉS JÓVÁHAGYÁSA

A végrehajtott fejlesztés JÓVÁHAGYÁSA:

év

hó

nap

Jegyző aláírása:

A FEJLESZTÉS LEZÁRÁSA

A végrehajtott fejlesztés lezárása :

év

hó

nap

Elutasított fejlesztés lezárása

év

hó

nap

:

Jegyző aláírása: 14

14


Változat: 2

Oldal: 5/5

EH - 06

MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS VI.

1.

BESZERZÉS, BESZÁLLÍTÓK MINŐSÍTÉSE

ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja a hivatali beszerzési folyamatok szabályozása. Jelen eljárás meghatározza a beszerzések folyamatát, a beszállítók minősítését, előírva a felelősségeket és a feljegyzési kötelezettségeket.

2.

ELJÁRÁS LEÍRÁSA

2.1

Beszerzési folyamatok A közbeszerzésről szóló 2003. évi CXXIX. tv. (Kbt.) hatálya alá tartozó beszerzések A törvény hatálya alá tartoznak a Polgármesteri Hivatal, valamint az Önkormányzat intézményeinek alábbi beszerzései: • árubeszerzés, • szolgáltatás megrendelése, • építési beruházás, a jogszabályban rögzített mindenkori értékhatárok mellett. Ezen beszerzések során alkalmazandó ajánlatkérési, minősítési, döntéshozatali, szerződéskötési folyamatokat, a felelősöket és a dokumentálás módját a törvény, valamint a Közbeszerzési Szabályzat kiadásáról szóló, 5/2005. (VII. 15.) számú polgármesteri-jegyzői együttes utasítás rögzíti. 1 A Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések Az éves költségvetési törvényben előírt értékhatár alatti értékű, a közbeszerzés körébe nem tartozó áruk és szolgáltatások beszerzésére, a Polgármesteri Hivatal eseti szerződéseket köt, illetve megrendeléseket készít a Budapest XVIII.ker. Pestszentlőrinc-Pestszentimre Önkormányzata és intézményei beruházási és felújítási tevékenysége előkészítésének, jóváhagyásának, megvalósításának rendjéről szóló, többször módosított 16/1999.(VI.2.)sz. rendeletben (Beruházási rendelet) foglaltak betartásával.

2.2

Beszállítók minősítése A Polgármesteri Hivatal a beszállítóit azon az alapon választja ki, hogy milyen mértékben képesek az előírt követelményeket – beleértve a minőségi követelményeket – megvalósítani z új beszállítókat az ajánlatkérés, a megrendelés és/vagy szerződéskötés előtt az érintett irodák vezetői (továbbiakban: irodavezetők)és a minőségügyi vezető együttesen értékelik és csak ezután kerülhetnek felvételre - minősítő lap (EH-06/F01) alapján - a " Beszállítók listájá"-ra (EH-06/F02). Az előzetes értékelést és a minősítést az alábbi módszerek közül azzal kell végezni, amely a beszerzés előtt a legalkalmasabb az előzetes információszerzésre. Ez lehet: • előzetes kérdőív, amelyet a minőségügyi vezető állít össze eseti jelleggel, • az adott szolgáltatás ellátására vonatkozó felkészültség, jogosultság igazolt


Változat: 3

Oldal: 1/4

EH - 06

MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS ellenőrzése,


Változat: 3

Oldal: 2/4

EH - 06

MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS • szakmai referenciák bekérése és vizsgálata, • áruk esetében a beszállító termékvizsgálati eredményeinek megkérése, közbeszerzési eljárás során a pályázó gazdasági, pénzügyi, műszaki (ezen belül minőségi) alkalmasságára vonatkozó nyilatkozatának a Közbeszerzési törvény szerint elvégzett megfelelőségi vizsgálata, vagy egyéb más igazolható módszer, • közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések során a pályázó gazdasági, pénzügyi, műszaki (ezen belül minőségi) alkalmasságára vonatkozó nyilatkozatának a Beruházási rendelet szerint elvégzett megfelelőségi vizsgálata, vagy egyéb más igazolható módszer,

A beérkező és rendelkezésre álló információkat a megkívánt és/vagy előírt értékekkel összevetve, valamint a Hivatal rendelkezésére álló információk és nyilvántartások felhasználásával születik döntés a beszállítói listára való felkerülésről. A kiválasztott beszállító első teljesítését követően a beszerzésben érintett irodák vezetői (vezetője) feljegyzésben értékelik (értékeli) a beszállító teljesítését. A feljegyzés alapján a minőségügyi vezető a beszállítókat minősíti. A minősítés szempontjai a beszállított termék/szolgáltatás minősége, valamint a határidőre történő teljesítés. (EH-06/F01). A minősítés alapján a beszállítókat • elfogadott beszállító ("A" kategória), • feltételesen elfogadott beszállító ("B" kategória), • nem elfogadott beszállító ("C" kategória) kategóriákba lehet sorolni. Közbeszerzési eljárás kapcsán a közbeszerzési folyamatban- közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések esetén pedig a Beruházási rendelet alapján lebonyolított pályázatra - beérkező ajánlatok érvényességi és szakmai bírálatát követően a minőségügyi vezető a nyertesnek minősített ajánlattevőt felveszi a „Beszállítók listájá"-ra ”A” kategóriás elfogadott beszállítóként. Automatikusan felkerülnek a listára az Önkormányzat intézményei, illetve az általa alapított Társaságok, közhasznú társaságok ”A” kategóriás elfogadott beszállítóként. Korábbi - a Minőségügyi Kézikönyv hatályba lépése előtt már alkalmazott beszállítóknál a Polgármesteri Hivatal figyelembe veszi a múltban tanúsított alkalmasságukat, felkészültségüket. Ha folyamatos teljesítésük megfelelő volt, akkor a beszállítók az irodavezetők és a minőségügyi vezető közös jegyzőkönyve alapján felkerülnek a "Beszállítók listájá"-ra ”A” kategóriás elfogadott beszállítóként. A „Beszállítók listájá"-t a minőségügyi vezető kezeli (módosítja), érvényes példánya a minőségügyi vezetőnél van, számítógépes hálózaton viszont minden dolgozó számára elérhető. A számítógépes hálózattal nem rendelkező dolgozók számára hozzáférési lehetőséget – kinyomtatott formátumban – biztosítani kell, melyek során az EH-01.sz. eljárásban foglalt eljárási rendet be kell tartani. A beszállítók teljesítményéhez, illetve az általuk beszállított áruk vagy szolgáltatás minőségéhez kapcsolódó nem megfelelőségről (késedelmes beszállítók, nem teljesítő beszállítók, nem megfelelő minőségben teljesítő beszállítók stb.) az irodavezetők írásban tájékoztatják minőségügyi vezetőt, aki elvégzi a „Beszállítók listájá"-nak szükség szerinti korrigálását, a minősítések megváltoztatását. Hatálybalépés dátuma: 2006.08.24.

Változat: 3

Oldal: 3/4

EH - 06


A minőségügyi vezető az irodavezetőkkel közösen a beszállítók alkalmasságát a beszerzett termékek vagy szolgáltatások megfelelőségének, a szállítási (rendelkezésre állási) határidők betartásának és a közvetlen felhasználók tapasztalatainak tekintetbe vételével évente rendszeresen felülvizsgálja és a vizsgálat eredményeit a jegyzőkönyvben rögzíti. A beszállítók minősítésétől függően, az alábbiak szerint kell eljárni: • elfogadott beszállítók korlátozás nélkül vehetők figyelembe a beszerzési folyamat során, • feltételesen elfogadott beszállítóknak a minőségügyi vezető megküldi a ¾ Polgármesteri Hivatal vele kapcsolatban támasztott (minőségjavítási) elvárásait ¾ és az arra adott válasza, illetve a megtett intézkedései alapján dönt a beszállító minősítési kategóriájának megváltoztatásáról a "Beszállítók listájá"-n. • nem elfogadott beszállítók a beszerzési eljárásoknál nem vehetők figyelembe. Jelen szabályozás nem vonatkozik: • a közszolgáltatókra (közművekre), • a központi állami, államigazgatási szervekre, helyi államigazgatási szervekre, továbbá az Államháztartási tv. alrendszerébe tartozó egyéb szervekre abban az esetben, ha a beszerzések folyamán más beszállítóval nem helyettesíthetőek, • azokra a kereskedelmi forgalmazókra, akiknél a hivatal a „napi” beszerzéseit végzi, és a hivatal főfolyamatainak minőségét nem befolyásolja. 2.3Beszerzési adatok A Polgármesteri Hivatal beszerzési ajánlatkéréseiben, illetve szerződéseiben, megrendeléseiben egyértelműen meghatározza a beszerzendő árukat, szolgáltatást rögzítve: • az áru, szolgáltatás szabatos megnevezését, • a műszaki - minőségi jellemzőiket, illetve közbeszerzés esetén a Kbt. által meghatározott egyéb előírásokat, • a mennyiséget, árat, határidőt, szállítási feltételeket, • a minőségtanúsítás szükségessége esetén a minőségellenőrzési (tanúsítási) követelményt és annak módját, • szolgáltatások esetén - amennyiben ez szükséges - az adott tevékenységre való jogosultság igazolását. A beszerzési adatok meghatározásáért a beszerzést intéző iroda ügyintézője, ellenőrzéséért az irodavezető a felelős, akik ezt a megrendelésen/szerződésen szignójukkal igazolják. 2.4

Beszerzési megrendelések, szerződéskötés A Polgármesteri Hivatal kötelezettségvállalással járó beszerzéseit az éves költségvetésében tervezi meg. A tárgyévi költségvetésről szóló önkormányzati rendeletben megállapított eredeti előirányzatok törzsszám szerinti felosztását a Pénzügyi Iroda előterjesztése alapján a jegyző hagyja jóvá.


Változat: 3

Oldal: 3/4

EH - 06


A szerződések, megrendelések aláírási, ellenjegyzési jogosultságait a 3/2006. (IV. 15.) sz. Polgármesteri és Jegyzői együttes utasítás határozza meg.

Hatálybalépés dátuma: 2006. 10.2.

Változat: 3

Oldal: 4/4

EH - 06


Az ajánlat elfogadása, a megrendelés vagy a szerződés véglegesítése és kiadása előtt az irodavezetőnek meg kell győződnie arról, hogy a kiválasztott beszállító rajta van-e a "Beszállítók listá"-ján. Amennyiben a beszállító nincs rajta a listán, akkor kezdeményezi a beszállító minősítését a minőségügyi vezető felé, aki a 2.2 szakaszban leírtak szerint jár el. Megrendelés, illetve a szerződés kizárólag az "elfogadott" (A) minősítés esetén terjeszthető fel a további aláírásokra, véglegesítés céljából. A megrendeléseket, szerződéseket (a kötelezettségvállalást) a pénzügyi Iroda tartja nyilván és annak teljesítését rögzíti az átvevő irodák által megküldött, a teljesítés tényét igazoló bizonylatok alapján. A követendő eljárást a 2/2006. (IV. 15.) sz. Polgármesteri és Jegyzői együttes utasítás rögzíti. 2.5

Beérkező termék, szolgáltatás ellenőrzése A megrendelést összeállító munkatárs (továbbiakban: témafelelős) ellenőrzi a beszerzett áru, illetve nyújtott szolgáltatás mennyiségét, megfelelőségét. Az ellenőrzés alapja a szerződésben, megrendelésben rögzítettek maradéktalan teljesítése (szállítólevél, számla, átvételi elismervény, teljesítés igazolás aláírása stb.). Az ellenőrzés alapján történik a teljesítés, illetve a számla igazolása a 3/2000.sz. Polgármesteri és Jegyzői együttes utasításban meghatározottak szerint.

2.6

Reklamáció Amennyiben a beszállított áruk, illetve nyújtott szolgáltatások nem megfelelőek, ennek tényét a témafelelős az átvételi igazolásokon vagy ahhoz csatolt feljegyzésen rögzíti. A feladata a felhasználhatóság eldöntése, illetve a szükséges intézkedések kezdeményezése (reklamációs eljárás megindítása, szankcionálás, megbízás visszavonás, stb.) A reklamáció intézésében szükség szerint bevonja a Hivatal egyéb irodáit. Nyilvántartja a reklamációs folyamat során keletkezett levelezést, majd annak befejezésekor a reklamáció tényéről, eredményéről írásban tájékoztatja a minőségügyi vezetőt is, aki összesítő nyilvántartást vezet a reklamációkról és ezek adatait figyelembe veszi a beszállítók éves értékelésénél.

3.

MELLÉKLETEK EH-06/F01 EH-06/F02

Beszállítók minősítési lapja Beszállítók listája


Változat: 3

Oldal: 4/4

BUDAPEST XVIII. KERÜLETI POLGÁRMESTERI HIVATAL

BESZÁLLÍTÓK MINŐSÍTÉSI LAPJA

Lapszám:

BESZÁLLÍTÓ NEVE: ............................................................................................................ .............................................................................................................................................. CÍME: ................................................................................................................................... .............................................................................................................................................. ÁRU/SZOLGÁLTATÁS MEGNEVEZÉSE.:........................................................................... .............................................................................................................................................. MINŐSÍTÉS ALAPJA:

MINŐSÍTÉS INDOKLÁSA:

MINŐSÍTÉS: ELFOGADOTT (A): FELTÉTELESEN ELFOGADOTT (B): NEM ELFOGADOTT (C):

DÁTUM:

.................................................... irodavezető EH-06/F01/2002.06.01.

................................................... minőségügyi vezető Változatszám: 1

oldalszám: 1/1

BUDAPEST XVIII. KERÜLETI POLGÁRMESTERI HIVATAL Sorszám

Lapszám:

BESZÁLLÍTÓK LISTÁJA

Beszállító neve, címe

EH-06/F02/2002.06.01

Beszállított áru/szolgáltatás

.Változatszám:1

Minősítés Dátum, min. vez. (A, B, C) aláírása

Oldalszám: 1/1

EH - 07

MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS VII.

1.

MÉRŐESZKÖZÖK KEZELÉSE1

AZ ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja a Polgármesteri Hivatal által használt mérőeszközök kezelésének szabályozása Jelen eljárás rögzíti a mérőeszközök nyilvántartásának, jelölésének, hitelesítésének/kalibrálásának rendjét, előírva a felelősségeket és a kötelezettségeket.

2.


2.1

Általános elvek A Polgármesteri Hivatal a mérőeszközök kezelése során figyelembe veszi a hatályos jogszabályok. előírásait. A Polgármesteri Hivatal ügyfelei - amennyiben kérik - meggyőződhetnek arról, hogy a Hivatal által használt mérőeszközök megfelelnek az előírt követelményeknek.

2.2

A mérőeszközök nyilvántartása A Polgármesteri Hivatal által a tevékenysége során felhasznált, minden saját tulajdonú mérőeszközt nyilvántartásba vesz. A mérőeszközök nyilvántartását - a kalibrálási, hitelesítési kötelezettség feltüntetésével a Jegyzői Kabinet Iroda Gondnoksági Munkacsoportjának vezetője (továbbiakban: Gondnokság vezetője) végzi a kötött formátumú mérőeszköz nyilvántartási lapon (EH-07/F01). Ennek kezelésére az EH-02/M01. sz. mellékletben foglaltak irányadók. A mérőeszközök élettartama alatt minden beavatkozást a gondnokság ezen rögzít. A nyilvántartás mellékletei: a jegyzőkönyvek, munkalapok. A mérőeszközt a gyártási száma azonosítja. Ennek hiányában azonosítóként a leltári számot kell használni.

2.3

A mérőeszközök mérésre való alkalmasságának biztosítása A mérőeszközök mérésekre való alkalmasságának biztosítására a szolgáló eljárások: a.) hitelesítés az OMH vagy az általa minősítésre feljogosított szervezet végzi, melynek tényét a hitelesítési bizonyítvány és a mérőeszközön elhelyezett tanúsító jel (bélyegzés) igazolja. b.) kalibrálás a kalibrálásokat az OMH által feljogosított szervezet (akkreditált laboratórium) végzi. A gondnokság vezetőjének felelőssége a mérőeszközök hitelesített, kalibrált állapotának biztosítása. A nyilvántartás alapján a mérőeszköz hitelesítésének, kalibrálásának lejárati időpontját megelőzően intézkedik az ismételt hitelesítés, kalibrálás elvégzéséről.

1


EH-06/F02/2002.06.01

Változat: 2

.Változatszám:1

Oldal: 1/2

Oldalszám: 1/1

EH - 07


Ha a mérőeszköz hitelesíttetését, kalibrálását meghibásodás miatt, vagy más, a hitelességet, kalibráltságot érvénytelenítő okból kell elvégezni, akkor azt a mérőeszközt használó iroda vezetője kezdeményezi a Gondnokság vezetőjénél. A Gondnokság vezetője a hitelesítés, kalibrálás tényét, dátumát a mérőeszköz nyilvántartásban rögzíti és annak mellékletében megőrzi az ezt igazoló feljegyzéseket. 2 2.4

A mérőeszközök megjelölése, használata A mérőeszközön fel kell tüntetni a hitelesítettség, kalibráltság állapotát. A jelölések: • hitelesítetett mérőeszköz esetén: OMH szerinti jelölés • kalibrált mérőeszköz esetén: kalibráló jelölése, lejárati idő • tájékoztató használatú mérőeszköz esetén: "csak tájékoztató mérésre feliratú sárga címke • nem megfelelő mérőeszköz esetén: "nem használható" feliratú, piros címke A mérőeszközt használó iroda vezetőjének felelőssége a mérőeszközökön a hitelesített, kalibrált állapot jelzésének ellenőrzése.

2.5

A mérőeszközök karbantartása, a nem megfelelő mérőeszköz kezelése A mérőeszközök rendszeres karbantartását a Gondnokság vezetője a hitelesítés, kalibrálás alkalmával, illetve szükség szerint végezteti el. A karbantartásokat a mérőeszköz-nyilvántartásba bejegyzi és ahhoz a munkalapokat mellékeli. A nem megfelelő mérőeszközt az azt használó irodavezető bejelentése alapján a gondnokság vezetője megjelöli, gondoskodik elkülönített tárolásáról és kizárja azt a használatból. A nem megfelelő mérőeszközt vagy megjavíttatja, vagy kezdeményezi annak selejtezését. A javítást, illetve a selejtezést a mérőeszköz-nyilvántartásba bejegyzi, a munkalapot vagy a selejtezés igazolását pedig ahhoz mellékeli.

2.6

A mérések visszamenőleges megbízhatósága Ha a mérőeszközről kiderül, hogy nem megfelelő állapotú (meghibásodott, hitelesítettsége, kalibráltsága kétséges), akkor a gondnokság vezetője gondoskodik a mérőeszköz javításáról, illetve újra hitelesítéséről, újra kalibrálásáról, és írásban jelzi ezt a mérőeszközt használó iroda vezetőjének. Az írásbeli jelzés másolata a mérőeszköz-nyilvántartás mellékletét képezi. Az irodavezetõ kivizsgálja azokat az eseteket, melyek a nem megfelelő állapotú mérőeszközzel történt mérések által érintettek voltak, illetve lehettek és dönt a további intézkedésekről.

3.

2

MELLÉKLETEK


EH-06/F02/2002.06.01

Változat: 2

.Változatszám:1

Oldal: 2/2

Oldalszám: 1/1

EH - 07 EH-07/F01

MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS Mérőeszköz nyilvántartási lap

EH-06/F02/2002.06.01

.Változatszám:1

Oldalszám: 1/1

EH-07/F01

Mérőeszköz nyilvántartási lap

BUDAPEST XVIII. KERÜLETI POLGÁRMESTERI HIVATAL

Lapszám:

MÉRŐESZKÖZ NYILVÁNTARTÁSI LAP 1 mérőeszközönként

Mérőeszköz megnevezése:

Típusa:

Gyári száma:

Azonosítószám:

Hitelesített

Kalibrált

Tájékoztató mérésre

Hitelesítés, kalibrálás helye, ideje és minősítése és a lejárat ideje, a gondnokság vezetőjének aláírása

Javítás ideje

Selejtezés ideje:

Gondnokság vezetőjének aláírása

Elfogadott mérési pontosság: (+/-): Bizonyítványszáma, kelte, minősítés, megjegyzés, a gondnokság vezetőjének aláírása

Az eszköz használatáért felelős neve, beosztása: A mérőeszköz átvétele:

év

A mérőeszköz visszavétele:

hó év

nap az eszköz használatáért felelős aláírása: hó

nap a gondnokság vezetőjének aláírása:

Az eszköz használatáért felelős neve, beosztása: A mérőeszköz átvétele:

év

A mérőeszköz visszavétele:

1

EH-07/F01/2006. 02. 01.

hó év

nap az eszköz használatáért felelős aláírása: hó

nap a gondnokság vezetőjének aláírása:

Változat: 2

Oldal: 1/1

EH - 08 VIII. 1.

MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS KAPCSOLATTARTÁS A LAKOSSÁGGAL, A LAKOSSÁG, AZ ÜGYFELEK ÉS A KÉPVISELŐ-TESTÜLET ELÉGEDETTSÉGÉNEK MÉRÉSE1

AZ ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja a Polgármesteri Hivatal lakossági kapcsolatainak, a tőlük érkező bejelentések, javaslatok, panaszok kezelésének, valamint megelégedettségük mérésének szabályozása. Jelen eljárás rögzíti ezen tevékenységek folyamatát, rögzítve a felelősségeket és a dokumentálási kötelezettségeket.

2.


2.1.

Kapcsolattartás a lakossággal Ügyfélfogadás A Polgármesteri Hivatal köztisztviselői a Polgármesteri Hivatal Szervezeti- és Működési Szabályzatában szabályozott ügyfélfogadási időben fogadják az ügyfeleket. Vezetők ügyfélfogadási rendje A polgármester, az alpolgármesterek, a jegyző és az aljegyző havonta egyszer tart fogadónapot, míg az irodavezetők az általános ügyfélfogadási rend szerint fogadják az ügyfeleket. Közmeghallgatás A polgármester (vagy alpolgármester) vezetésével évente legalább egyszer közmeghallgatás megtartására kerül sor, melyen a polgármester a lakosságot tájékoztatja a kerületben, az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal életében történt legfontosabb – közérdeklődésre számottartó – eseményekről. A közmeghallgatást megelőzően írásban benyújtott, illetve a közmeghallgatáson elhangzott kérdéseket, javaslatokat a jelenlévő tisztségviselők, képviselők vagy irodavezetők a helyszínen, vagy később írásos formában a kérdésfelvető részére megválaszolják. A közmeghallgatásról jegyzőkönyv készül, melyet a a Testületi és Koordinációs Irodának a jegyző által kijelölt munkatársa készít el. A közmeghallgatásra vonatkozó részletes szabályokat a Képviselő-testület Szervezeti és Működési Szabályzata tartalmazza. Képviselői beszámolók Évente egyszer a képviselők a polgármesternél történő bejelentést követően választókerületükben beszámolót tartanak, melyen a jegyző kijelölése alapján vesznek részt az illetékes irodavezetők. A felmerült kérdéseket, javaslatokat a részt vevő képviselő, illetve irodavezető a helyszínen, vagy később írásban a képviselő,

1


Változat:2

Oldal: 1/3

EH - 08


vagy az illetékes irodavezető válaszolja meg. Lakossági fórum 2 A lakosság, a társadalmi szervezetek közvetlen tájékoztatása, a tervezett döntések előkészítésébe való bevonása céljából a polgármester illetve önkormányzati képviselő lakossági fórumot hívhat össze. A jegyző, illetve a polgármester felkérésére a lakossági fórum szervezésében részt vesz a Polgármesteri Hivatal kijelölt munkatársa. A fórumon jelen van a szakmai szempontok szerint illetékes alpolgármester és a jegyző által kijelölt hivatali munkatárs. A hivatali szervezésben lezajlott fórumon elhangzottakat, felmerült véleményeket jegyzőkönyvben kell rögzíteni, melyet a Testületi és Koordinációs Irodának a jegyző által kijelölt .munkatársa készít el. Az önkormányzati lakossági fórumra vonatkozó részletes szabályokat a Képviselőtestület Szervezeti és Működési Szabályzata tartalmazza. Lakossági tájékoztatás, figyelemfelhívás A Testületi és Koordinációs Iroda kijelölt munkatársa a Képviselő-testület SZMSZében foglaltak szerint gondoskodik arról, hogy a képviselő-testületi ülések napirendjei a Polgármesteri Hivatal és az Önkormányzat intézményeinek hirdetőtábláin közzétételre kerüljenek. A képviselő-testületi ülésen elfogadott önkormányzati rendeletek az SZMSZ-ben meghatározottak szerint a Polgármesteri Hivatal hirdetőtábláján kihirdetésre kerülnek (a Testületi és Koordinációs Iroda munkatársának közreműködésével), a helyi írott vagy elektronikus sajtóban a Képviselő-testület döntésének megfelelően teljes terjedelemben vagy kivonatos formában közzétételre kerülnek, melyről a Polgármesteri Kabinet Iroda kijelölt munkatársa gondoskodik. A képviselő-testületi ülésen elfogadott, egyéb határozatokról a lakosság tájékoztatása a helyi írott sajtóban (Városkép c. újság) kivonatos formában történik, melynek megtörténtéért a Polgármesteri Kabinet Iroda kijelölt munkatársa a felelős. Ezeken túlmenően, minden esetben - a jegyző által meghatározott módon és tartalommal, a jegyző által kijelölt munkatárs közreműködésével - a Polgármesteri Hivatal felhívja a figyelmet az országos és helyi választásokra, népszavazásra. 2.2.

Bejelentések, javaslatok, panaszok kezelése Közérdekű bejelentések, javaslatok és panaszok kezelésére vonatkozó eljárást a hatályos jogszabályok rendelkezéseinek betartásával minden iroda a saját hatáskörébe tartozó ügyekben köteles lefolytatni, s annak eredményéről az irodavezető köteles hivatal vezetését (és a minőségügyi vezetőt) írásban tájékoztatni. Egyéb, a Polgármesteri Hivatal tevékenységére, illetve munkatársaira vonatkozó bejelentéseket, panaszok kezelésére az EH-10 sz. általános eljárás irányadó.

2


Változat:2

Oldal: 2/3

EH - 08 2.3.


Elégedettség mérés Ügyfelek 3 A Polgármesteri Hivatal saját munkájáról az ügyfeleinek véleményét a napi munka során kapott eseti visszajelzéseken túl rendszeresen, kérdőíves és/vagy megkérdezéses formában is kikéri. A kötött formátumú kérdőíveket melyek tartalmát az EH08/M01.sz.formanyomtatvány tartalmazza - a minőségügyi vezető (által megjelölt időpontban) évente két alkalommal, egy hónapon keresztül a Hivatal épületeinek bejáratainál, valamint minden emeleten a jegyző által kijelölt munkatárs kihelyezi, gondoskodva megfelelő gyűjtéséről. A visszaküldött (levél, gyűjtőláda) kérdőíveket évente két alkalommal a minőségügyi vezető és az általa felkért munkatárs együttesen kiértékeli. A minőségügyi vezető összesítést, értékelést készít a kiértékelésről, és szükség esetén javaslatot tesz helyesbítő-megelőző tevékenységre. A kérdőívek kiértékelését a vezetői értekezlet elé terjeszti. A vezetői értekezlet az előterjesztést megtárgyalja és dönt a helyesbítő-megelőző tevékenységekről. A vezetői értekezlet döntéseit a vezetői értekezletről szóló emlékeztető tartalmazza. Az ügyfél-elégedettségi mérés alapján feltárt hibák, hiányosságok kiküszöbölésére szolgáló helyesbítő-megelőző tevékenységek kezelésére az EH-11 sz. eljárás irányadó. Képviselő-testület A képviselő-testület, a bizottságok, illetve a polgármester az előterjesztések kapcsán folyamatos kapcsolatban van a Hivatallal és - döntésük alapján - a Hivatal munkájáról, a jegyzőtől, esetenként kérhetnek összefoglaló beszámolót, melynek keretében véleményt alkotnak a Hivatal munkájáról. Az eseti beszámoltatásokon túlmenően a jegyző tárgyévet követően évente egy alkalommal írásbeli előterjesztésben tájékoztatást ad az egész hivatal munkájáról. A bizottság, illetőleg a képviselő-testület javaslatai alapján elindítandó helyesbítőmegelőző tevékenységek kezelésére az EH-11 sz. eljárás irányadó.

3.

MELLÉKLETEK EH-08/M01 Ügyfél – elégedettség mérés kérdőíve

33


Változat:2

Oldal: 3/3

EH-08/M010

MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS MILYENNEK LÁTJA HIVATALUNKAT? 1 Tisztelt Ügyfelünk, Partnerünk!

Pestszentlőrinc – Pestszentimre Polgármesteri Hivatala vezetői és munkatársai évek óta fáradoznak az „ügyfélbarát hivatal” kialakításán. Munkánk értékeléséhez, javításához szükség van arra is, hogy megismerjük a hozzánk látogató ügyfelek és vendégek véleményét is. Kérjük, hogy a kérdőív kitöltésével, a kérdések megválaszolásával segítsen minket ahhoz, hogy szervezetünk tevékenysége jobb, az ügyfelek kiszolgálása hatékonyabb legyen! Köszönjük, hogy megosztotta velünk tapasztalatait és ötleteivel hozzájárult munkánk eredményességének javításához. És kérjük ne feledje el: ösztönzőleg hat munkánkra az elismerés is. Erdősné dr. Balogh Zsuzsanna jegyző

Dr. Mester László polgármester

Elégedett Ön a hivatal szolgáltatásaival? Ügyének intézéséhez megfelelő, elegendő információt kap? Elégedettségét az iskolai érdemjegyeknek megfelelően fejezheti ki: abszolút elégedetlen: 1, abszolút elégedett: 5. Véleményét névvel, vagy név nélkül is kifejtheti.

Ön hogyan látja …? 1.

Ön szerint megfelelő tájékoztatást kap-e arról, hogy milyen ügyben mely irodához kell fordulnia?

□

1

□2 □3 □4 □5

2. Kit, vagy mely szervezeti egységet keresett már fel ügyfélként (partnerként) a hivatalban? ______________________________(szobaszám feltüntetése is lehetséges) 3.

Megfelelőnek tartja-e a hivatal épületének belső felépítését (ügyfélfogadó helyiségek nagysága, kérelmek kitöltésének lehetősége, stb.)?

□ 4.

1

□2 □3 □4 □5

Elégedett-e a 30 (egyes ügycsoportokban 60) napos ügyintézési határidő betartásával?

□ 1

□2 □3 □4 □5

Elégedett-e a hivatal munkatársainak szakmai felkészültségével?

□ 5.

1

1


□2 □3 □4 □5

Változat:2

Oldal: 1/3

EH-08/M010


6. Ügyfélközpontúak-e az ügyintézők, vezetők (probléma meghallgatása, udvariasság, segítőkészség, korrektség, stb.)? 1

□

1

□2 □3 □4 □5

7. Kap-e elegendő információt az Önt érintő jogokról és kötelességekről?

□

1

□2 □3 □4 □5

8. Honnan kapja általában a hivatallal kapcsolatos információkat? (legritkább: 1, leggyakoribb: 5; ugyanaz a minősítés többször is előfordulhat és létezik a két véglet közötti megítélés is. Szíveskedjen a megfelelő kockába tett X jelöléssel kifejezni a véleményét!) Hirdetőtábla (ügyfélszolgálat, polgármesteri hivatal) Városkép újság TV 18 Kábel televízió TV 18 Kábel televízió képújságja Internet Civil szervezet Barát, ismerős Ügyfélszolgálati irodák munkatársai Ügyintéző Irodavezető-irodavezető helyettes Csoportvezető

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2

3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 4

5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5

A MAI ÜGYINTÉZÉSRE VONATKOZÓ ADATOK 9. Kit, vagy mely szervezeti egységet keresett fel a mai napon a hivatalban: (csak szobaszám vagy csak a munkatárs beosztásának feltüntetése is lehetséges): 10. Mennyi időt töltött várakozással mielőtt fogadták Önt? Azonnal fogadták

1

□

30 percen belül fogadták


Változat:2

□

1 óra eltelte után

fogadták

Oldal: 2/3

□

EH-08/M010 Ma nem fogadták


□ Miben látja ennek okát?

2

………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………… 11. Milyennek értékeli egy öt fokozatú skálán az önnel foglalkozó személy szakmai felkészültségét? udvariasságát? érthetőségét? segítőkészségét? az ügyintézés körülményeit?

1 1 1 1

2 2 2 2

3 3 3 3

4 4 4 4

5 5 5 5

1 2 3 4 5

korrektségét?

1 2 3 4 5

humánusságát, megértését?

1 2 3 4 5

ügyfélközpontúságát?

1 2 3 4 5

Amennyiben nagyon elégedett volt, az 5-ös, míg ha nagyon elégedetlen az 1-es számot jelölje meg! Természetesen létezik a két véglet közötti megítélés is! 12. Amennyiben kérelme, elvárása nem teljesült, miben látja ennek okát?

13. Van-e ötlete, hogy miként javítsuk munkánkat?

Kérjük, hogy a kitöltött adatlapot dobja be bármelyik „Ön hogyan látja …?” feliratú gyűjtőládánkba, vagy küldje el levelében a polgármesteri hivatal címére! ( 1184 Budapest, Üllői út 400.) NAGYON KÖSZÖNJÜK!

2


Változat:2

Oldal: 3/3

EH - 09


IX. 1.

MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER BELSŐ AUDITÁLÁSA

ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja a minőségirányítási rendszer belső auditálásának szabályozása. Jelen szabályozás rögzíti a belső audit megtervezésének, végrehajtásának folyamatát, módját, rögzítve a felelősségeket és a dokumentálási kötelezettségeket.

2.

ELJÁRÁS LEÍRÁSA

2.1

A belső auditok tervezése A minőségügyi vezető minden év december 31-ig elkészíti a "Minőségirányítási rendszer belső auditálásának terve és nyilvántartása " formanyomtatványon (EH09/F01) a következő évi auditok tervét és ütemezését. Az audittervben minden, a minőségirányítási rendszerben szabályozott területek és folyamatok auditálására évente legalább egyszer sor kerül. Az auditterv kijelöli az audit idejét, témáját és az auditorok személyét, gondoskodva arról, hogy az auditorok képzettek és az auditált szervezeti egységtől, illetve témától független legyenek.

2.2

A belső auditok elrendelése A minőségirányítási rendszer auditálásának végrehajtását az auditterv jóváhagyásával a jegyző rendeli el. A minőségirányítási rendszer elégtelen működése, jelentős vagy ismétlődő minőségromlás esetén a minőségügyi vezető javaslatára a jegyző az éves audittervben előírtakon felül rendkívüli auditot is elrendelhet. A jóváhagyott auditterv automatikus elosztása a G-MINOSEGB-AUDIT könyvtárban a számítógépes hálózaton keresztül történik. Az elosztás a minőségügyi vezető feladata.

2.3

A belső auditok előkészítése A minőségügyi vezető felhívja az auditorok figyelmét az audit során figyelembe veendő dokumentumokra, valamint rendelkezésükre bocsátja a korábbi felülvizsgálatok eredményeit. A belső audit előtt az auditorokkal személyes egyeztetést tart, melyről emlékeztetőt készít. Az auditor áttekinti az auditálandó szervezeti egység és a kapcsolódó folyamatok korábbi felülvizsgálatait, valamint az auditálandó területekre vonatkozó dokumentumokat (ISO 9001, Kézikönyv, Eljárások, Szabályzatok) és ezek alapján összeállítja a "Minőségirányítási rendszer belső auditálásának kérdőíve és kiértékelése" formanyomtatványon (EH-09/F02) az auditálandó területre, folyamatra vonatkozó kérdéseit. A kérdéseknek minden esetben a jóváhagyott auditterv auditálandó folyamataihoz, témáihoz kell kötődniük. A minőségügyi vezető értesíti az auditálandó szervezeti egység vezetőjét az audit, az utóellenőrzés és az audit lezárásának végleges időpontjáról..


Változat:2

Oldal: 1/3

EH - 09

2.4


A belső auditok elvégzése és lezárása Az auditor az auditált szervezeti egység vezetőjének kíséretében a 2.3.pontban meghatározottak szerint összeállított kérdéslista alapján végzi az auditot. Az auditorok az audit során a hatályos jogszabályokban más szerv, vagy személy kizárólagos hatáskörébe tartozó ellenőrzést, vizsgálatot (pl. törvényességi ellenőrzés, munkatársak alkalmasságának megítélése, teljesítmény-követelmények értékelése, stb.) nem végezhetnek. Az auditorok hatásköre kiterjed a Minőségügyi Kézikönyvben foglaltak, az általános eljárások, az irodai eljárások és az eljárásjogi jogszabályok betartásának, a minőségcélok, a minőségprogram megvalósulásának ellenőrzésére. Az auditorok kitöltik a kérdéslistát, rögzítik a válaszokat és az eredményeket az EH09/F02 formanyomtatványon. Az audit során törekszenek a hibák és hiányosságok feltárására, jövőbeni előfordulásuk megelőzésére, valamint a tapasztalatok elemzésére. Az auditorok az audit végén kitöltik a Minőségirányítási rendszer belső auditálásának kérdőíve és kiértékelése formanyomtatvány (EH-09/F02) kiértékelő, minősítő és javaslattevő részét. Megbeszélik tapasztalataikat az auditált szervezeti egység vezetőjével, aki az audit megállapításait és a javasolt intézkedéseket az EH-09/F02 formanyomtatvány aláírásával veszi tudomásul. Amennyiben az auditált szervezeti egység vezetője ezek közül bármelyikkel nem ért egyet, azt írásban köteles indokolni. Ezt követően az auditorok a kérdőívet és kiértékelést megküldik a minőségügyi vezetőnek. Az irodavezető véleményének megalapozottsága tekintetében a jegyző és a minőségügyi vezető együtt dönt. Amennyiben az irodavezető véleményét megalapozottnak ítélik, az azokkal összefüggő – nem megalapozott – megállapításokat, kiértékeléseket a formanyomtatványról a minőségügyi vezető és a jegyző törli. Amennyiben az auditorok által javasolt intézkedésekkel a minőségügyi vezető egyetért, azokat jóváhagyja az EH-09/F02 formanyomtatványon Az utóellenőrzést az auditorok végzik el, s annak megállapításait írásban rögzítik az EH-09/F02 formanyomtatványon. Amennyiben az utóellenőrzés során az auditorok azt állapítják meg, hogy az intézkedések megfelelően megtörténtek a minőségügyi vezető az EH-09/F01 és F02 formanyomtatványokon az auditot lezárja. Ha az utóellenőrzés minősítése nem megfelelő, a minőségügyi vezető új eljárást indít, a helyesbítési intézkedéseket (felelősét és határidejét is) tartalmazó EH-09/F02 formanyomtatványt átadja a felelős vezetőnek és az auditoroknak A belső audit csak az utóellenőrzés eredményessége esetében zárható le.


Változat:2

Oldal: 2/3

EH - 09

2.5


A belső auditok tapasztalatainak összegzése A minőségügyi vezető beszámolóban összegzi az addig elvégzett auditokon feltárt hiányosságokat, az azok megszüntetése érdekében tett intézkedéseket, illetve azok utóellenőrzésének eredményeit és hatékonyságát, melyet a vezetői értekezlet elé terjeszt. Az auditok tapasztalatai összegzésének a számítógépes hálózaton történő automatikus elosztása a G-MINOSEGB-AUDIT könyvtárban történik. Az elosztás a minőségügyi vezető feladata.

3.

MELLÉKLETEK EH-09/F01 EH-09/F02 kiértékelése

Minőségirányítási rendszer belső auditálásának terve és nyilvántartása Minőségirányítási rendszer belső auditálásának kérdőíve és


Változat:2

Oldal: 3/3

EH-09/F01 MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER BELSŐ AUDITÁLÁSÁNAK TERVE ÉS NYILVÁNTARTÁSA BUDAPEST XVIII. KERÜLETI POLGÁRMESTERI HIVATAL Sorszám:

Tervezett időpont:

MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER BELSŐ AUDITÁLÁSÁNAK TERVE ÉS NYILVÁNTARTÁSA

Év: Lapszám:

Auditálandó terület, folyamat / szervezeti egység

Intézkedés Auditor:

Az audit tervet jóváhagyom és végrehajtását elrendelem .......... év, ............................... hó, ........ nap. …………….………….......... (jegyző) EH-09/F01/2004.01.08.

4

Változat: 2

Sorszám

Határidő

Utóellenőrzés Dátum

Aláírás

Lezárás Dátum:

Aláírás:

EH-09/F02 MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER BELSŐ AUDITÁLÁSÁNAK KÉRDŐÍVE ÉS KIÉRTÉKELÉSE Budapest XVIII. kerület Polgármesteri Hivatal

Audit dátuma:

év

hó

nap, sorszáma:

Auditorok neve:

Auditált szervezeti egység: Auditált területek, folyamatok:

Kérdések

EH-09/F02/2005.09.27.

Megállapítások

Változat: 2

Oldalszám:1/3

EH-09/F02 MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER BELSŐ AUDITÁLÁSÁNAK KÉRDŐÍVE ÉS KIÉRTÉKELÉSE Kiértékelés, a tapasztalatok összefoglalása:

Javaslatok a helyesbítésre, megelőzésre, kijavításra

Budapest,

év

hó

felelős

határidő

nap

Auditorok aláírása: Az auditált szervezeti egység vezetője a kiértékeléssel 1.) egyetért Budapest,

év

hó

nap

aláírása: 2.) nem ért egyet, az alábbiak miatt:

Budapest,

év

hó

nap

Auditált szervezeti egység vezetőjének aláírása: A jegyző és minőségügyi vezető az auditált szervezeti egység vezetőjének észrevételeit: 1.) megalapozottnak tartja, ezért az alábbi megállapításokat, kiértékeléseket törli:

2.) nem tartja megalapozottnak. Budapest,

év

hó

nap

Jegyző aláírása: EH-09/F02/2005.09.27.

minőségügyi vezető aláírása: Változat: 2

Oldalszám:2/3

A helyesbítésre, megelőzésre, kijavításra vonatkozó javaslatok alapján teendő intézkedések

Budapest,

év

hó

felelős

határidő

nap

Minőségügyi vezető aláírása: Auditált szervezeti egység vezetőjének aláírása: Utóellenőrzés :

év

hó

nap kiértékelése:

1.) Megfelelő Budapest,

év

hó

nap

Auditor aláírása: Minőségügyi vezető aláírása: 2.) Nem megfelelő, új eljárás elindítása szükséges: A helyesbítésre, megelőzésre, kijavításra intézkedések Budapest,

év

hó

felelős

határidő

nap

Minőségügyi vezető aláírása: Az új eljárás kiértékelése: :

év

hó

Audit lezárása Budapest,

év

hó

nap

Minőségügyi vezető aláírása:

EH-09/F02/2005.09.27.

Változat: 2

Oldalszám: 3/3

EH-10

MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS X.

A POLGÁRMESTERI HIVATALI FOLYAMATOK ELLENŐRZÉSE, MEGFELELŐSÉGÜK MÉRÉSE, A MEGFELELŐSÉGEK KEZELÉSE

1. Az ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja a Polgármesteri Hivatal folyamatai ellenőrzésének, valamint megfelelőségi mérésének szabályozása. Jelen eljárás rögzíti ezen tevékenységek folyamatát, rögzítve a felelősségeket és a dokumentálási kötelezettségeket. 2.


2.1.

A POLGÁRMESTERI HIVATALI FOLYAMATOK ELLENŐRZÉSÉNEK MÓDJAI: 1. önellenőrzés 2. kiadmányozás előtti ellenőrzés 3. ügyintézés közbeni (eseti, a vezető döntése alapján történő) vezetői ellenőrzés 4. jogorvoslatok megalapozottságának ellenőrzése 5. irattárba helyezés előtti, (eseti, a vezető döntése alapján történő) ellenőrzés 6. belső törvényességi ellenőrzés 7. külső törvényességi ellenőrzés 8. belső audit ellenőrzése 9. külső audit ellenőrzése 10. A polgármesteri hivatal tevékenységére, munkatársaira vonatkozó panaszok, bejelentések ellenőrzése 11. az ügyfél-elégedettségi mérések ellenőrzése 12. a belső készítésű dokumentumok ellenőrzése

2.2

AZ ELLENŐRZÉSEK KEZELÉSE Az ellenőrzés módja

önellenőrzés

kiadmányozás előtti ellenőrzés Ügyintézés közbeni vezetői ellenőrzés

1

Az ellenőrzést Az ellenőrzés dokumentálása végzi megfelelőség esetén Az adott ügyet Az általa intéző készített irat munkatárs szignálása – az ügyiratban

Az ellenőrzés dokumentálás nemmegfelelőség esetén

Kiadmányozásra Az irat jogosult kiadmányozásaaz ügyiratban Az előadó ív 1 vezető belső borítóján „ellenőriztem, rendben” aláírás, dátum

Az EH-11. eljárás 3.3 pontja szerint

Vezető: a csoportvezető, irodavezető-helyettes, irodavezető, jegyző, aljegyző

Hatálybalépés: 2006.02.01.

Változat: 2

Oldal:8/69

EH-10


Az ellenőrzés módja

Az ellenőrzést Az ellenőrzés végzi dokumentálása megfelelőség esetén

Jogorvoslatok megalapozottságának ellenőrzése

Vezető

Irattárba helyezés előtti ellenőrzés

Vezető

Ügyirathátralék ellenőrzése

Vezető

Az EH-11/M01 mellékletben – minőségügyi vezetőnél iktatva

Belső törvényességi ellenőrzés

Az ellenőrzést végző munkatárs

Az ellenőrzésről készült jelentésben – jegyzőnél iktatva

Külső törvényességi ellenőrzés

Az ellenőrzést végző szerv

Az ellenőrzésről készült jelentésben – jegyzőnél iktatva

Belső audit ellenőrzése

Auditorok, minőségügyi vezető

Külső audit ellenőrzése

Külső auditor



Felterjesztés a felettes szervhez – az ügyiratban Az előadói ív elején az irattár rovat szignálása dátummal


Az EH-09/F02 sz. mellékletben – minőségügyi vezetőnél iktatva Az „irányítási rendszer tanúsítása összefoglaló jelentés”-ben – minőségügyi vezetőnél iktatva

Változat: 2

Oldal:9/69

EH-10


Az ellenőrzés módja

A polgármesteri hivatal tevékenységére, munkatársaira vonatkozó panaszok, bejelentések ellenőrzésre Ügyfél-elégedettség mérések ellenőrzése

Belső készítésű dokumentumok ellenőrzése (felülvizsgálata)

Vezetői átvizsgálás ellenőrzése

Az ellenőrzést Az ellenőrzés végzi dokumentálása megfelelőség esetén

Vezető

Válaszlevél a panaszra, bejelentésre – az ügyiratban


Előterjesztés vezetői értekezletre – minőségügyi vezetőnél iktatva



Az EH-01 sz. Az EH-01. sz. általános szerint általános eljárás megbízott szerint – munkatárs minőségügyi vezetőnél iktatva Vezetői értekezlet

Vezetői értekezletről szóló emlékeztető – minőségügyi vezetőnél iktatva

Az ellenőrzés alapjául szolgáló követelményeket a vonatkozó jogszabályok, szabványok, egyéb külső szabályozások, valamint belső szabályozások tartalmazzák.

3.

MELLÉKLETEK ---


Változat: 2

Oldal:10/69

EH-11


XI.

A HELYESBÍTŐ ÉS A HELYESBÍTŐ-MEGELŐZŐ TEVÉKENYSÉG SZABÁLYOZÁSA1

1.

AZ ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja a helyesbítő és helyesbítő-megelőző tevékenység szabályozása. Jelen eljárás meghatározza ezen tevékenységek folyamatát, rögzítve a felelősségeket és a dokumentálási kötelezettségeket.

2.

A POLGÁRMESTERI HIVATALI FOLYAMATOK MEGFELELŐSÉGE Megfelelő a polgármesteri hivatali folyamat, illetve ügyintézés, ha az annak során keletkezett iratok hibátlanok, hiánytalanok, tartalmilag és formailag is megfelelnek a hatályos külső és belső jogforrások, illetve minőségügyi eljárások előírásainak. A polgármesteri hivatali folyamatok megfelelőségének kezelését az EH-10 sz. általános eljárás tartalmazza.

3.

A POLGÁRMESTERI HIVATALI FOLYAMATOK NEM-MEGFELELŐSÉGE Nem megfelelő a polgármesteri hivatali folyamat, illetve ügyintézés, ha az annak során keletkezett iratok hibásak, hiányosak, vagy tartalmilag, illetve formailag nem felelnek meg a hatályos külső vagy belső jogforrások és a minőségügyi eljárások előírásainak. A nem-megfelelőség leheti eseti jellegű, vagy rendszeresen, nagy számban előforduló hiba, hiányosság. A helyesbítő, és/vagy helyesbítő-megelőző tevékenység elrendelésére jogosult személy vagy szerv dönt arról, hogy a két tevékenység közül melyiket kell elvégezni.

3.1

A HELYESBÍTŐ TEVÉKENYSÉG Ha az EH-10. sz. eljárásban szabályozott ellenőrzések során feltárt nem-megfelelőségek eseti jellegűek ún. helyesbítő tevékenységet kell elrendelni és végrehajtani. A helyesbítő tevékenységet elrendelő, arra feljogosított munkatárs utasítása tartalmazza a helyesbítés módját, az annak elvégzéséért felelős nevét és a végrehajtás határidejét is. A helyesbítő tevékenység célja: az eseti hibák, kijavítása, hiányosságok pótlása A helyesbítő tevékenység (a továbbiakban: helyesbítés) módjai: a.) kijavítás, b.) kiegészítés, c.) módosítás, d.) visszavonás, e.) kicserélés, f.) hiányosságok pótlása.

1

Hatálybalépés dátuma: 2006.02.01


Változat: 2 Változat: 2

Oldal: 1/8 Oldal:11/69

EH-11 3.2


A HELYESBÍTŐ-MEGELŐZŐ TEVÉKENYSÉG 2 Ha az EH-10. sz. eljárásban szabályozott ellenőrzések során feltárt nem-megfelelőségek nem eseti jellegűek, hanem rendszeresen, vagy jelentős számban fordulnak elő, s ez az érintett rendszer működését befolyásolja, ún. helyesbítő-megelőző tevékenységet kell elrendelni és végrehajtani. A helyesbítő-megelőző tevékenységet elrendelő, arra feljogosított munkatárs, illetőleg testület utasítása tartalmazza a helyesbítés módját, az annak elvégzéséért felelős nevét és a végrehajtás határidejét is. A helyesbítő-megelőző tevékenység célja: a hibák, hiányosság jövőbeni előfordulásának megakadályozása. A helyesbítő-megelőző tevékenységet elrendelő utasítás tartalma lehet: a.) Belső készítésű jogforrások módosítása, kiegészítése, hatályon kívül helyezése, új jogforrás megalkotása, amelyre az EH-01. sz általános eljárás 2.3 pontjában foglaltak irányadók. b.) Belső készítésű, napi munkavégzés során használt, illetve minőségügyi feljegyzések módosítása, kiegészítése, hatályon kívül helyezése, új feljegyzések készítése, amelyre az EH-02. sz általános eljárás 2.5 pontjában foglaltak irányadók. c.) Minőségcélok, minőségpolitika módosítása, új célkitűzések jóváhagyása, amelyre az EH03. sz. általános eljárás 2.3 pontjában foglaltak irányadók. d.) Oktatás, képzés, továbbképzés, amelyre az EH-04. sz. általános eljárás 2.6 és 2.7 pontja irányadó. e.) Döntés saját elhatározás alapján hivatali fejlesztésről, amelyre az EH-05 sz. általános eljárás irányadó. f.) A nem megfelelő mérőeszközök javítása, selejtezése, kivonása a használatból, amelyre az EH-07. sz. általános eljárás 2.5 pontja irányadó. g.) Felelősségre vonás, szankciók alkalmazása a hatályos jogszabályokban foglaltak alapján. h.) A hivatal szervezeti felépítésének, szervezeti tagozódásának, a feladatok szervezeti egységek közötti, illetőleg szervezeti egységeken belüli megosztásának megváltoztatása, a hatályos külső és belső jogforrásokban foglaltak betartásával. i.) Megfelelő munkaeszközök beszerzése, pótlása, javítása stb.

3.3

A helyesbítő és a helyesbítő-megelőző tevékenységek kezelése A helyesbítő és helyesbítő-megelőző tevékenységek elrendezésének alapjául szolgáló ellenőrzés fajtáját, a tevékenység elrendelőjét és dokumentálásának módját az alábbi táblázat tartalmazza:

2



Változat: 2

Változat: 2

Oldal: 2/8 Oldal:12/69

EH-11


Az ellenőrzés fajtája 3 Önellenőrzés

Kiadmányozás előtti ellenőrzés

--

A helyesbítőmegelőző tevékenység dokumentálása 5

Az irat helyesbítése az ügyintéző által és szignálása dátummal, aláírással

Kiadmányozásra A helyesbítendő iraton jogosult utasítás a helyesbítésre – az ügyiratba kerül, de nem kell iktatni

Ügyintézés közbeni vezetői ellenőrzés

Vezető 6

Jogorvoslatok megalapozottságának ellenőrzése

Vezető

Irattárba helyezés előtti ellenőrzés

Vezető

Ügyirathátralék ellenőrzése

Vezető

Belső törvényességi ellenőrzés Külső törvényességi ellenőrzés

3

A helyesbítő tevékenység dokumentálása 4

A tevékenység elrendelője

Vezetői utasítás - az ügyiratban iktatva Vezetői utasítás az irodán külön Vezetői utasítás a saját iktatva hatáskörben való döntésre – az ügyiratban iktatva

Vezetői utasítás - az ügyiratban iktatva

Jegyző


Vezetői utasítás, a jegyző sávján iktatva

Változat: 2

Oldal: 3/8

A felelőst és a határidőt minden esetben meg kell jelölni. A felelőst és a határidőt minden esetben meg kell jelölni. 6 A vezető: a csoportvezető, az irodavezető-helyettes és az irodavezető, az aljegyző, a jegyző 7 Hatálybalépés dátuma: 2006.02.01 Változat: 2 Oldal: 4/8 4 5


Változat: 2

Oldal:13/69

EH-11

MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS Az ellenőrzés fajtája 7

8 9

A helyesbítő tevékenység dokumentálása 8

A tevékenység elrendelője

Belső audit ellenőrzése

Minőségügyi vezető, Vezetői értekezlet, Polgármester, jegyző, irodavezető

EH-09/F02 sz. „minőségügyi rendszer belső auditálásának kérdőíve és kiértékelése” minőségügyi feljegyzésen, a minőségügyi vezető sávján iktatásra

Külső audit ellenőrzése

Külső auditor, vagy vezetői értekezlet, Vagy Polgármester, jegyző, irodavezető

Az „irányítási rendszer tanúsítása összefoglaló audit jelentés” minőségügyi feljegyzésen, a minőségügyi vezető sávján iktatva

A polgármesteri hivatal tevékenységére, munkatársaira vonatkozó panaszok, bejelentések ellenőrzése

Polgármester, Jegyző irodavezető, Vezetői értekezlet

Ügyfél-elégedettségi mérések ellenőrzése

Vezetői értekezlet, vagy polgármester, jegyző, irodavezető

Vezetői utasítás az ügyiratban iktatva


Vezetői értekezletről szóló emlékeztető, a minőségügyi vezető sávján iktatva vagy: vezetői utasítás az irodán külön iktatva

Vezetői értekezletről szóló emlékeztető a minőségügyi vezető sávján iktatva,. vagy vezetői utasítás az irodán külön iktatva

A felelőst és a határidőt minden esetben meg kell jelölni. A felelőst és a határidőt minden esetben meg kell jelölni.


Változat: 2

Oldal:14/69

EH-11

MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS A helyesbítő tevékenység dokumentálása 10

A tevékenység Az ellenőrzés fajtája elrendelője

Belső készítésű dokumentumok ellenőrzése (felülvizsgálata)

Az EH-01 sz. általános eljárás szerint megbízott munkatárs

Vezetői átvizsgálás ellenőrzése

Vezetői értekezlet


Az EH-01. sz. általános eljárás 2.3 pontja szerint (a hiteles példány a jegyzőhöz kerül)

Az EH-03. sz. általános eljárás 2.4 pontja szerint (a jegyzőkönvy a minőségügyi vezető sávján kerül iktatásra)

3.4 A helyesbítő és helyesbítő-megelőző tevékenységek összesítése A megfelelőségek, a helyesbítő és helyesbítő-megelőző tevékenységek és a hivatali folyamatok megfelelőségének értékelése, összesítése negyedévenként a hivatali folyamatok ellenőrzési eredményei, s a folyamatok megfelelőségének mérése alapján, az alábbiak szerint történik:

Az irodavezető negyedéves jelentésében 12 Összefoglalást készít az EH-11/M01 sz. melléklet szerint a minőségügyi vezető részére.

A minőségügyi vezető a hivatal vezetése részére készített előterjesztésében 1. Elkészíti a belső, külső audit, ügyfél-elégedettség, belső készítésű dokumentumok, hivatali szintű ügyirathátralék ellenőrzése tapasztalatainak összegzését 2. és összesíti az irodavezetők negyedéves jelentéseit a hivatal vezetése részére

4. MELLÉKLETEK EH-11/M01 Negyedéves jelentés a polgármesteri hivatali folyamatok ellenőrzésének tapasztalatairól. A felelőst és a határidőt minden esetben meg kell jelölni. A felelőst és a határidőt minden esetben meg kell jelölni. 12 Hatálybalépés dátuma: 2006.02.01 Változat: 2 10 11


Változat: 2

Oldal: 5/8

Oldal:15/69

EH-11


…………………………………………………..iroda 13 ……. év …… negyedév 1.) Az önellenőrzések, kiadmányozás előtti ellenőrzések, az ügyintézés közbeni és az irattárba helyezés előtti vezetői ellenőrzések tapasztalatai: a.) rövid értékelés: b.) Ha sor került helyesbítő-megelőző tevékenység elrendelésére: A helyesbítőmegelőző tevékenységet elrendelő utasítás száma

Az elrendelt helyesbítő-megelőző tevékenység

Végrehajtása Megtörtént Folyamatban Megfelelő

Nem megfelelő

2. A benyújtott jogorvoslatok megalapozottságának ellenőrzési tapasztalatai: db Saját hatáskörben elbírált helybenhagyott II. fokon Megváltoztatott Kiegészített Megsemmisített Megsemmisített és új eljárásra utasított összesen a.) rövid értékelés: b.) Ha sor került helyesbítő-megelőző tevékenység elrendelésére: A helyesbítőmegelőző tevékenységet elrendelő utasítás száma


Végrehajtása Megtörtént Folyamatban Megfelelő

13



Változat: 2

Változat: 2

Oldal: 6/8

Oldal:16/69

Nem megfelelő

EH-11


3. Ügyirathátralék ellenőrzésének tapasztalatai: 14 Ügytípus megnevezése

Iktatott ügyek száma

Határidőben elintézve

Határidőn túl Elintézve

Folyamatban

a.) rövid értékelés: b.) Ha sor került helyesbítő-megelőző tevékenység elrendelésére: A helyesbítőmegelőző tevékenységet elrendelő utasítás száma

Az elrendelt helyesbítőmegelőző tevékenység

Végrehajtása

Folyamatban

Megtörtént Megfelelő Nem megfelelő

4. A belső és külső törvényességi ellenőrzések tapasztalatai: Ebből az ellenőrzés hány esetben Törvényességi ellenőrzések száma Nem talált hibát, hiányosságot

Tárt fel hibákat, hiányosságokat

Külső Belső a.) rövid értékelés: b.) Ha sor került helyesbítő-megelőző tevékenység elrendelésére: A helyesbítőmegelőző tevékenységet elrendelő utasítás száma


Végrehajtása Megtörtént Folyamatban

Az irodák ügyiratforgalmáról, az intézési határidőkről a központi iktató negyedévente összesítő kimutatást készít Hatálybalépés dátuma: 2006.02.01 Változat: 2 Oldal: 7/8 14


Változat: 2

Oldal:17/69

EH-11

MINŐSÉGÜGYI ELJÁRÁS Megfelelő

Nem megfelelő

5. A polgármesteri hivatal tevékenységére, munkatársaira vonatkozó panaszok, bejelentések ellenőrzésének tapasztalatai: 15 Panaszok, bejelentések száma

Megalapozott

Nem megalapozott

A megalapozott panaszok okai: a.) rövid értékelés: b.) Ha sor került helyesbítő-megelőző tevékenység elrendelésére: A helyesbítőmegelőző tevékenységet elrendelő utasítás száma

Végrehajtása


Megtörtént Folyamatban Megfelelő

Az iroda munkájának rövid, összefoglaló értékelése:

B u d a p e s t, ….. év …. hó …. Nap Irodavezető aláírása:

15



Változat: 2

Változat: 2

Oldal: 8/8

Oldal:18/69

Nem megfelelő

Minőségügyi eljárások gyűjteménye

Recommend Documents