Ministerie van VROMI Land Sint Maarten
IFO
Rapportage ten behoeve van de Voortgangscommissie Sint Maarten
4e kwartaal 2013
De Minister voor Volkshuisvesting Ruimtelijke Ontwikkeling Milieu en Infrastructuur (VROMI) Datum 15januari 2014
1. Inleiding: Voor u ligt de voortgangsrapportage van het 4e kwartaal van 2013. Een kwartaal met nieuwe ontwikkelingen en gestage voortgang in de nadere uitwerking van de onderwerpen waarover verslag uitgebracht wordt aan de voortgangscommissie,
2. Geboekte voortgang gedurende het afgelopen kwartaal De onderwerpen in relatie tot de voortgangsrapportage zijn personeel, training en opleiding, verbetering vergunningverlening en handhaving, wet en regelgeving, administratieve organisatie, 1Cr Organisatie, archief en aanbestedingsregels. De bijgevoegde actielijst laat de voortgang en actuele stand van zaken zien. Personeel: Ondanks een tijdelijke personeelsstop is er een akkoord verkregen op het advies van het ministerie van VROMI voor het werven van een aantal kritieke functies. Het handelt hierbij om de volgende 9 functies Voor het stafbureau een beleidsadviseur, een kwaliteitsmanager en een Public relations medewerker. Voor de dienst inspectie 2 Inspecteurs en een technisch administrateur. Voor de beheersdienst een hoofd medewerker en een diesel monteur. Voor domeinbeheer een administratief e 4 assistent. De werving is inmiddels in gang gezet. Voorts is er het kwartaal een nieuwe medewerker vergunningen aangevangen. De technisch administrateur van de dienst inspectie heeft een nieuwe functie aanvaard, daarom wordt er nu eveneens een nieuwe kandidaat geworven. —
Personeel Boven formatie: Zoals in de eerdere rapportages vermeldt ligt de nadere uitwerking van het plan van aanpak “bovenformatieven” grotendeels buiten het ministerie VROMI. Dit betekend dat het Ministerie van VROMI afhankelijk is van de behandeling door andere instanties, zoals het pensioenfonds en het bureau voor ziektekosten verzekering, dat verantwoordelijk is voor medische herkeuring van personeel. Er zijn momenteel in totaal nog 5 functies als boven-formatie aangemerkt, waarvan 1 tewerk is gesteld binnen het ministerie (deze positie moet nog geformaliseerd worden) en voor 1 een ontslagprocedure loopt. Training en opleiding: Het afgelopen kwartaal is het gelukt om een training te geven aan een grote groep van verschillende diensten binnen het Ministerie. De status van trainingen: -
-
-
4 medewerksters hebben het afgelopen jaar deelgenomen aan de training informatiebeheer en hebben de training nog voor de jaarwisseling succesvol voltooid. In november hebben 45 medewerkers en managers van de verschillende diensten deelgenomen aan de training conflict management. Het laatste kwartaal 2013 is gestart met voorbereidingen van verschillende trainingen voor de diensten inspectie en vergunningverlening.
Versterking inspectie, handhaving en vergunningverlening: Het project “Versterking vergunningverlening en Inspectie leidt stapsgewijs tot implementatie van de voorgestelde Organisatie verbeteringen. De laatste 2 deelprojecten zijn nog in volle gang maar zullen in het le kwartaal van 2014
2
voltooid zijn. Dit betekend dat de externe ondersteuning zal eindigen voor implementatie van een workflow managementsysteem en verbetering wet en regelgeving. Vergunningverlening: Concrete cijfers 1-1-2014: Totaal aangevraagde vergunningen van 2006 tot en met 2010 Totaal afgehandeld vôér 2011 Achterstand van voorgaande jaren op 1-1-2011 Achterstand van voorgaande jaren op 1-1-2012 Achterstand van voorgaande jaren op 1-1-2013 Totaal afgehandeld in 2013 van achterstand van 2006 t/m 2010 Huidige achterstand van 2006 t/m 2010
1901 1338 563 354 271 249 22
Totaal aangevraagde vergunningen in 2011 Totaal afgehandelde vergunningen van 2011 Nog niet afgehandeld van 2011
259 239 20
Totaal aangevraagde vergunningen 2012 Totaal afgehandelde vergunningen van 2012 Nog niet afgehandeld van 2012
291 238 53
Totaal aangevraagde vergunningen 2013 Totaal afgehandeld van 2013 Nog niet afgehandeld van 2013
277 110 167
Totaal nog te behandelen vergunningen aanvragen op 1-1-2014
262
In het eerste kwartaal van 2013 is het plan van aanpak voor het weg werken van de achterstand aan vergunning aanvragen in werking gezet. Doel was om de juridisch haalbare gevallen binnen 4 maanden af te wikkelen. Dit bleek in de praktijk niet haalbaar. Van de 270 bouwaanvragen die het achterstand vormen van de jaren 2006 t/m 2010 zijn 249 bouwaanvragen in 2013 afgehandeld. De resterende 22 aanvragen zijn nog in behandeling, en betreffen vooral de meest ingewikkelde gevallen. De meeste van deze gevallen zijn handhavingszaken waarover zeer zorgvuldig dient te worden geadviseerd. De dienst inspectie is nu, in overleg met de dienst Vergunningen bezig met handhaving gebaseerd op een case bij case evaluatie van de situatie ter plekke. De werk belasting van de inspectiedienst is door deze extra inspecties aanmerkelijk hoog. Desalniettemin is er de afgelopen maanden hard gewekt binnen de dienst inspectie om de reguliere werkzaamheden te verrichten en de achterstand dossiers van de dienst Vergunningen af te handelen. Wet en regelgeving: Zoals in de eerdere rapportages vermeld wordt er in het kader van het project versterking vergunningverlening en inspectie” door een externe partij gewerkt aan een update van wet en regelgeving. Afgelopen kwartaal zijn alle concept wetgevingstukken, zoals gepland opgeleverd door de consultant. Een gedeelte van de concepten is beoordeeld en van commentaar voorzien, wat vervolgens leidt tot de definitieve concepten. Vervolgens zal het grootste deel verder gespecificeerd moeten worden alvorens het de vaststellingsprocedure in kan gaan. Vast staat dat er inmiddels veel werk verzet is. Planning is de externe ondersteuning van het deelproject wetgeving het komend kwartaal af te ronden. Van belang is om te waken voor een zorgvuldige voltooiing.
Administratieve Organisatie: Zoals in eerdere rapportage vermeld is de administratieve organisatie opgenomen binnen de procesbeschrijvingen van de diensten vergunningverlening en inspectie. Daarnaast zijn de primaire processen beschreven binnen de diensten Nieuwe Werken, Domeinbeheer en voor een deel bij de Beheersdienst. Hierbij worden eveneens de documentstromen in kaart gebracht. Daarnaast dient DECOS als Document management systeem voor alle binnenkomende en uitgaande documenten. Binnen de diensten Vergunningverlening en Inspectie worden de documentstromen binnen DECOS WorkFlow Management vastgelegd. Hiermee vorderen de ontwikkelingen m.b.t. beheersing en verbetering van de administratieve Organisatie. ICT organisatie: Helaas zijn de vorderingen met implementatie van het WFM systeem het afgelopen
kwartaal niet voorspoedig verlopen. Er blijven een aantal zaken in relatie tot het systeem en de implementatie die om nadere uitwerking vragen, voor de diensten vergunningverlening en inspectie. Vast staat dat de (project) ondersteuning van Decos voor implemetatie van het systeem, het eerste kwartaal van 2014 zal beëindigen. Dit maakt het van groot belang om nu nog de benodigde activiteiten op te volgen. Tevens zijn er opnieuw vorderingen m.b.t. het invoeren van gegevens in het Geografisch Informatie Systeem voor VROMI, dit wordt opgezet door de beleidsafdeling VROM. Een koppeling van het WFM systeem met GIS zal in de nabije toekomst o.a. zorgen voor heldere locatiegegevens voor de diensten Inspectie en Vergunningverlening. Archief: Het opschoonproject is zoals eerder gemeld bijzonder omvangrijk en nog in volle gang.
Het project opschoning archief loopt heel goed. Er wordt momenteel gewerkt aan de bouwvergunningen uit 1986, dus 15 jaar gedaan. Ondanks de inconvenienten is er heel hard gewerkt. De arbeidsproductiviteit ligt tussen de 90 en 100% per dag en door middel van o.a. DECOS is het controleerbaar en transparant. De strijd tegen de zilvervisjes is bijna gestreden, want binnen 4 a 6 weken valt er niets meer te behandelen met Ozon. Onlangs zijn de archiefmaterialen( archiefdozen, mappen, tekeningen enveloppen, zip-clips etc.), volgens afspraak door de leverancier geleverd, dus kan er nu efficiënt gewerkt worden. Wel moeten onafgewerkte dossiers opnieuw uit de rekken gehaald worden, om de werkzaamheden te voltooien. Behalve de bouwvergunningen, zijn ook de hinder vergunningen en de Planning Permits tot en met 2010 opgeschoond. De te vernietigen dossiers worden systematisch op de vernietigingslijst geplaatst en in januari 2014 wordt de eerste officiële VROMI proces-verbaal van vernietiging aan de SG ter goedkeuring aangeboden. Aanbestedingsregels: Het proces van advisering over de nieuwe aanbestedingsregels valt grotendeels buiten de werkzaamheden van VROMI. Er is het afgelopen kwartaal geen informatie ontvangen betreffende de stand van zaken voor aanpassing van de comptabiliteitslandsverordening en updaten van de aanbestedingsregels. Verantwoordelijke partij in dit proces is de afdeling BAK, onder het Ministerie van Algemene Zaken.
4
3. Financiële paragraaf De belangrijkste Organisatie verbeteringsprojecten zijn tot nu toe gefinancierd met middelen beschikbaar gesteld door USONA vanuit Nederlandse samenwerkingsmiddelen. Het betreft in totaal ongeveer ANG 1,6 mln. voor projecten betreffende de afdeling VROM en de diensten Vergunningen en Inspectie. Deze bron van financiering is nu formeel afgelopen, behalve waar het gaat om het voltooien van bepaalde acties en projecten die reeds van start zijn gegaan. Deze projecten waren gepland om in 2013 te sluiten. Voor een aantal is een aantal maanden verlenging aangevraagd tot maart 2014.
Cijfermatig: Het concept budget voor 2013 voor VROMI was van oorsprong ANG 34.4 miljoen en vervolgens bijgesteld tot ANG 34.1 miljoen. De gebudgetteerde personeelskosten zijn met 4% gedaald in 2013 als gevolg van algehele bezuinigingen, hierdoor konden formeel maar maximaal 3 vacatures worden ingevuld ter vervanging van posities die vrijgekomen zijn. Zie verder onder “Personeel”. Op dit moment behelst de lijst van kritieke vacatures voor 2014 in totaal 10 functies, waaronder vervanging van een tweetal functies.M.b.t. het budget voor 2014 is de verwachting dat deze in januari 2014 in het Parlement behandeld wordt, echter ook hierin is er weinig ruimte voor groei t.o.v. voorgaande jaren. Het concept budget voor 2014 is (voorlopig) vastgesteld op ANG 33.5 miljoen, ca. 2% lager dan het voorgaand budgetjaar. Integriteit:
Zoals bekend is het onderwerp “integriteit” volop onder de aandacht. Het is vooralsnog aan de overheid om te bepalen op welke wijze er uitvoering gegeven dient te worden aan nadere uitwerking van dit onderwerp binnen de verschillende Ministeries.
4. Resultaten! actielijst: Actie. nr
2
Omschrijving Beleid en strategie Invoering Performance management
Ontwikkeling Ministerie Plan inclusief beleidsdoelstellingen
3
Medewerkers Personeelsversterking algemeen
4
Oplossing boven formatie personeel
S
Trainingen
Planning
Status Performance management blijft een onderwerp dat voortdurend om sturing vraagt. Het ministerieplan 2012— 2014 is vastgesteld door de Minister. Daarnaast zijn door de nieuwe Minister van VROMI prioriteiten gesteld met name ten aanzien van projecten, waar het ministerie uitvoering aan zal gaan geven. e 4
Er is in het een nieuwe medewerker vergunningen aangesteld. De verantwoordelijkheid voor afhandeling van de dossiers ligt grotendeels bij P&O en SZV. Er staan nu nog 5 functies als bovenformatief geregistreerd. 4 medewerksters hebben de training
Doorlopend
4 Jaarlijks
Er loopt een wervings proces voor 10 functies Ontwikkelingen worden door VROMI gevolgd en ondersteund. Voltooit.
iriformatiebeheer gevolgd en succesvol voltooid. In november hebben 45 medewerkers en managers van de verschillende diensten deelgenomen
6 Voltooid
aan de training conflict management. Het laatste kwartaal 2013 is gestart met voorbereidingen van .
.
Eerste kwartaal 2014
verschillende trainingen voor de diensten inspectie en vergunningverlening. 6
Management van middelen Verbetering automatisering
7
Verbetering Document management —inventarisatie documentenstroom en wensen VROMI
8
Verbetering archief
9
Primaire processen Beschrijving en verbetering AO
Focus ligt op Decos. Zie verder de punten 7,9,11 en 12 DEC05 is geïmplementeerd als document management systeem.
Na evaluatie wordt verdere uitbouw van het DMS beoordeeld
Positieve ontwikkelingen. Er ligt veel werk maar men is enthousiast
Voltooiing van het huidige opschoon traject zal nog zeker tot 2018 duren
Na de diensten Inspectie en Vergunningverlening ligt de Focus op voltooiing van procesbeschrijvingen
Vaststelling proces projectmanagement Q 2014
e 1
10
Opstellen van een aanbestedingsprocedure voor goederen, werken en diensten.
11
Verbeteren van vergunningverlening en handhavingsproces.
11
Verbeteren van vergunningverlening en handhavingsproces.
12
Opstellen van procedure en administratie voor diverse typen vergunningen
binnen de diensten Nieuwe werken en domeinbeheer. Daarbij wordt eveneens de administratieve Organisatie in kaart gebracht. Eris door de Raad van Ministers een aanpassing van de Comptabiliteitslandsverordening goedgekeurd, zoals gemaakt door een extern juridische adviseur. De dienst vergunningen werkt sinds begin 2013 in DECOS workflow management. De dienst inspectie is aan de slag met daadwerkelijke invoer binnen het inspectie! enforcement proces. Het Hinderproces is vrijwel akkoord. Het elektrische proces wordt nog getest.
Ander onderdeel van dit project is update van wet en regelgeving gerelateerd aan Vergunningverlening en Inspectie. Dit deelproject verloopt volgens planning. Grotendeels gereed. De graafvergunning (voorheen Waiver) wordt behandeld door beheersdienst.
VROMI is afhankelijk van aansturing door AZ.
Zowel technische ICT, als systeem (Decos) als implementatie knelpunten zorgen voor vertraging in voltooiing van het deelproject “Decos”. Er is verlenging van het project aangevraagd tot le 0. 2014 e 1 2014
Overdracht van administratieve afhandeling gepland in 2014
7
