Ministerie van Financiën. Dienst Informatica BESTEK WEBHOSTING VAN DE INTERNETSITES VAN HET MINISTERIE VAN FINANCIEN

Ministerie van Financiën Dienst Informatica

BESTEK WEBHOSTING VAN DE INTERNETSITES VAN HET MINISTERIE VAN FINANCIEN

1

1. Deel 1 : Administratieve en contractuele bepalingen 1.1

Identificatie van de opdracht

1.1.1

Aanbestedende overheid – Leidende dienst – Leidende ambtenaar

1.1.1.1 Aanbestedende overheid : Ministerie van Financiën Algemeen Secretariaat Informaticadiensten Financietoren - RAC (28ste verdieping) Kruidtuinlaan 50, bus 45 1010 Brussel De aanbestedende overheid is verantwoordelijk voor de gunningsprocedure voor deze opdracht. 1.1.1.2 Leidende ambtenaar Leidend ambtenaar : Louis Collet Contactpersoon: Magali Durieux (tel. :02/210.41.03), e-mail : [email protected] De leidende ambtenaar is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze opdracht. 1.1.2

Aard van de opdracht:

Opdracht van diensten 1.1.3

Gunningswijze.

Algemene offerteaanvraag. 1.1.4

Voorwerp van de opdracht

De opdracht behelst de webhosting van de verscheidene bestaande Internetsites van het Ministerie van Financiën. De bestaande Internetsites van het Ministerie van Financiën zijn: www.minfin.fgov.be www.docufin.fgov.be www.fiscus.fgov.be www.treasury.fgov.be www.servicespatrimoniaux.be www.patrimoniumdiensten.be In het kader van de opdracht dient de aannemer, met de hulp van de Administratie, de initiële transfer van de gegevens naar zijn eigen server tot stand te brengen. Resultaatverbintens betreffende de transfer is 2

verplicht voor elke site van het Ministerie van Financiën. De opdrachtnemer dient ook het onderhoud van de server te verzekeren. Eveneens in het kader van de opdracht, dient de aannemer op de Internetsites van het Ministerie van Financiën een Full-text zoekmotor en een discussieforum te implementeren. 1.1.5

Duur van de opdracht.

Het initieel laden van de gegevens zal doorgaan op een datum af te spreken met de Administratie. Deze datum dient het de Administratie mogelijk te maken om functietesten uit te voeren. De webhosting vangt aan op het ogenblik dat de gegevens worden opgeladen en wordt afgesloten voor een periode van 36 maand met een mogelijke opzeg door de Administratie. De opzegging door de Administratie per brief zal worden betekend en drie maand vooraf per aangetekende zending verzonden worden. 1.1.6 Ontvangst van de offertes De inschrijvingen moeten uiterlijk op 12 november 2002 om 10 u. bij de dienst Beheer-Automatisering, t.a.v. de heer Lucien Schepens, Financietoren, 28ste verdieping, Kruidtuinlaan 50, 1010 Brussel toekomen. 1.1.7 Opening van de offertes De openbare zitting voor het openen van de offertes zal plaatshebben op 12 november 2002 om 10 u. te: Ministerie van Financiën Financietoren, eerste verdieping (inkomhal) Kruidtuinlaan, 50 1010 Brussel 1.2

Bepalingen die de uitvoering van de opdracht regelen

De opdracht is onderworpen aan de reglementering betreffende overheidsopdrachten voor zover deze niet wordt gewijzigd door de hierna vermelde bijzondere aannemingsvoorwaarden van het bestek. Reglementering -

Wet van 24 december 1993 (B.S. van 22.1.1994 en errata in B.S. van 25.2.1997) betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor de aanneming van werken, leveringen en diensten.

-

Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (B.S. van 26.1.1996 en errata in B.S. van 25.2.1997) betreffende de overheidsopdrachten voor de aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken.

-

Koninklijk besluit van 26 september 1996 (B.S van 18.10.1996) tot de bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken.

-

De bijlage bij het voorgaand Koninklijk besluit van 26 september 1996, de zogenaamde Algemene Aannemingsvoorwaarden.

-

Koninklijk besluit van 14 oktober 1996 betreffende het voorafgaand toezicht en de overdracht van de bevoegdheid inzake de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten voor aanneming van 3

werken, leveringen en diensten en inzake de gunning van concessies voor openbare werken op federaal niveau (B.S. van 24 oktober 1996). -

Alle wijzigingen aan de wet en de voornoemde besluiten, die van kracht zijn de dag van de opening van de offertes

Documenten eigen aan de opdracht -

Het bestek;

-

de in het Bulletin der Aanbestedingen aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen, die in het algemeen betrekking hebben op overheidsopdrachten, evenals de berichten en de rechtzettingen van deze opdracht, die per individuele aangetekende brief of per fax worden verzonden. Die berichten maken integraal deel uit van de contractuele voorwaarden en de inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er rekening mee gehouden te hebben bij het opstellen van zijn aanbod;

-

de offerte van de inschrijver.

1.2 Offertes Opstellen van de offertes 1.3.1.1 Inhoud van de offerte De inschrijvers stellen hun offertes op volgens het model bijgevoegd in bijlage 1 van het bestek en vullen de inventaris in, bijgevoegd in bijlage 2 van het bestek. De documenten zijn ondertekend door de inschrijver of door zijn mandataris (KB, Art. 89). De documenten gevraagd door het bestek moeten aan de offerte worden toegevoegd (KB, Art. 90 § 2). De inschrijver moet de structuur voor de voorstelling van zijn offerte zoals opgelegd door de Ministerie van Financiën volgen. De offerte van de inschrijver moet worden opgemaakt in drie delen: Deel 1 : administratief gedeelte -

-

Offerteformulier Kwalitatieve selectie o uitsluitingsgronden o economische en financiële capaciteit o technische capaciteit Volmacht van mandataris Informatie omtrent de onderaannemers

Deel 2 : financieel gedeelte -

Antwoorden op de kostprijs van het voorstel : detailleer en vat de kostprijs samen

Deel 3 : technische voorstelling 4

Elk voorstel van de inschrijver dat deze vorm niet volgt zal worden verworpen. 1.3.1.2 Mandatarissen Elke offerte ingediend door mandatarissen moet de juridische entiteit voor wiens rekening de mandatarissen optreden vermelden. De mandatarissen voegen bij de offerte de authentieke of de onderhandse akte van hun volmacht of een voor eenvormig verklaarde kopie. Zij mogen ook het nummer vermelden van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de mandaten werden gepubliceerd. 1.3.1.3 Verbintenissen van de partijen Door het indienen van zijn offerte verzaakt de inschrijver automatisch aan zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. De inschrijvers zijn verplicht zich uitdrukkelijk aan alle administratieve en contractuele bepalingen van het bestek te houden. Elk voorbehoud of het afwijzen van één van deze bepalingen kan de onregelmatigheid van de offerte tot gevolg hebben. 1.3.2 Taal van de offerte De offerte moet verplicht hetzij in het Nederlands, hetzij in het Frans opgesteld worden. 1.3.3

Aantal exemplaren

De offerte zal in drie exemplaren worden ingediend, waarvan één origineel. De offerte wordt ingediend in een grondig gesloten omslag waarop enkel de volgende vermeldingen staan: − De datum van de opening van de offertes − De referentie van het bestek: Hosting De offerte wordt vóór de openingszitting ingediend: -

ofwel aan de voorzitter van de zitting zelf vóór de opening van de zitting; ofwel in persoon, tegen ontvangstbewijs, aan iemand van de bevoegde dienst, ten laatste op de werkdag voorafgaand aan de dag waarop de offertes worden geopend; ofwel, via de post, gericht aan de bevoegde dienst (zie punt 1.1.1.1).

Bij indiening via de post, als gewoon of als aangetekend stuk, wordt de gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschoven, die het adres van de plaats van indienen en de vermelding 'OFFERTE' draagt. Het adres voor de indiening wordt vermeld in punt 1.1.1.1. De inschrijver draagt de volledige verantwoordelijkheid voor de wijze van toezending en voor de ontvangst van zijn offerte binnen de gestelde termijnen. Alle de buiten de termijn ingediende offertes worden uitgesloten. In het geval dat een laattijdige offerte via de post ten laatste vier dagen voor de uiterste datum werd verzonden, kan de aanbestedende overheid deze in overweging nemen indien ze haar beslissing nog niet heeft genotificeerd. 5

1.3.4

Gestanddoeningstermijn

De gestanddoeningstermijn van de offerte mag niet minder zijn dan 120 dagen. Deze termijn vangt aan op de uiterste datum die voor het indienen van de offerte werd bepaald. 1.3.5

Vrije varianten

Varianten zijn niet toegelaten. 1.3.6 Formuleren van de prijzen 1.3.6.1 Voorstelling van de prijzen De prijzen zijn in euro excl. BTW. De inschrijver gebruikt het formulier in bijlage 2 om de prijzen voor zijn offerte op te geven. Fouten in de prijs zullen als onontvankelijk beschouwd worden. Prijzen op een andere locatie in de offerte zullen niet in beschouwing worden genomen. 1.3.6.2 Prijs van de verschillende prestaties Voor de opdracht wordt een globale prijs gevraagd, alle kosten inbegrepen. 1.3.6.3 Clausules van prijsherziening Alle prijzen mogen naar beneden toe herzien worden, in functie van de evolutie van de markt. 1.3 Gunning van de opdracht De opdracht kan maar worden gegund na een evaluatie van de offertes, bestaande uit verschillende stappen 1. De aanbestedende overheid onderzoekt de bekwaamheid van de inschrijvers overeenkomstig de kwalitatieve selectieregel. 2. De aanbestedende overheid gaat de regelmatigheid van de offertes na. 3. De opdracht wordt gegund op basis van de regelmatige offerte die het interessantst bevonden is. 1.4.1

Kwalitatieve selectie

De aanbestedende overheid verricht de kwalitatieve selectie van de inschrijvers (KB 8 januari 1996, Art 110 §1). De kwalitatieve selectie van de inschrijvers gebeurt volgens de artikelen 68 tot 74 van het KB van 8 januari 1996 houdende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken. 1.4.1.1 Regelmatigheid van de toestand van de inschrijvers - uitsluitingscriteria Er wordt de inschrijvers gevraagd om de regelmatigheid van hun situatie de bewijzen door volgende documenten aan hun offerte toe te voegen : 1. Een getuigschrift van de R.S.Z. of equivalent van het voorlaatste trimester rekening houdend met. de limietdatum waarop de offertes moeten ingediend zijn. 6

2. het bewijs dat de inschrijver geen aangifte van faillissement heeft gedaan of het voorwerp van een procedure van vereffening is geweest, van een gerechtelijk akkoord of van een gelijkaardige procedure, bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen 3. De inschrijver voegt een attest bij van het ontvangstkantoor van de Directe Belastingen betreffende de naleving van zijn fiscale verplichtingen 4. De inschrijver voegt een attest bij van het ontvangstkantoor van de BTW betreffende de naleving van zijn fiscale verplichtingen. 1.4.1.2 Economische en financiële draagkracht Er wordt de inschrijver gevraagd om z’n economische en financiële draagkracht te bewijzen door bij z’n offerte de volgende informatie te voegen: -

Een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van dienstverleningen waarop de opdracht betrekking heeft, die door de onderneming in de loop van de drie laatste jaren werden verwezenlijkt.

1.4.1.3 Technische bekwaamheid Er wordt de inschrijver gevraagd om z’n technische bekwaamheid te bewijzen door bij z’n offerte de volgende informatie te voegen: − Een lijst met de belangrijkste analoge diensten, uitgevoerd gedurende de drie laatste jaren, de overeenkomstige bedragen, de datum en de bestemmelingen. Voor elke referentie wordt er een certificaat gevraagd met volgende informatie: het bedrag, de datum, de bestemmeling en een contactpersoon bij de klant: indien het een levering aan een publieke overheid betreft, dient het certificaat opgesteld of ondertekend te worden door deze overheid; indien het een levering aan een privé persoon betreft, wordt het certificaat door de koper opgesteld. In dit laatste geval is eveneens een declaratie van de leverancier toegelaten. De inschrijver moet in z’n offerte, voor elke referentie, beschrijven: a) de server configuratie b) de snelheid en betrouwbaarheid van de toegang van z’n netwerk tot het Internet c) de eventuele multi-hosting d) de gegevensbanken en de toegelaten en compatibele softwares geleverd op de servers e) de backuplijnen f) het veiligheidssysteem − Een certificaat uit de serie ISO 9000 of equivalent is wenselijk maar niet noodzakelijk. − De vermelding of de inschrijver beroep doet op onderaanneming met de aanduiding van het deel van de opdracht dat in onderaanneming wordt geleverd en van de naam van de onderaannemers 1.4.2

Regelmatigheid van de offertes

De offertes van de geselecteerde kandidaten zullen onderzocht worden naar regelmatigheid volgens de artikelen 89 en volgende van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 en de bepalingen van het bestek. Elk financieel voorstel of kostprijs die onvolledig is, tegenstrijdigheden of significant onjuistheden bevat of die de in het bestek vermelde vereisten op het vlak van kostprijs niet respecteert, kan onregelmatig worden verklaard. 7

1.4.3

Gunningscriteria

De gunning van de opdracht zal gebeuren op basis van de regelmatige offertes en rekening houdend met de volgende criteria: 1° Technische kwaliteit (60 %) a) Initieel laden van de gegevens met resultaatverbintenis voor elke site van het Ministerie van Financiën (“modus operandi”) (8 %) b) Beschikbaarheid van de servers (7%) c) Beveiliging van de sites en van de transferten van de bestanden per repertorium en subrepertorium (login en paswoord) (7%) d) Kwaliteit en frequentie van back-up’s (7%) e) Kwaliteit van protectiediensten (7%) f) Dienstverlening van de tweetalige techdesk (beschikbaarheid – efficiëntie) (7%) g) Gedetailleerde logfile en statistieken (5 %) h) Zoekmotor (kracht, eenvoud van beheer en aanpasbaarheid aan de bestaande sites van het Ministerie van Financiën) (5%) i) Forum (gebruikersvriendelijkheid, eenvoud van beheer en aanpasbaarheid aan de bestaande sites van het Ministerie van Financiën) (5%) j) Tweetalige Webmaster-opleiding (opleidingsdag en handleiding voor het beheer, voor de controle, het onderhoud en de bijwerking van de gegevens; voor het forum; en voor de zoekmotor) (2%) 2° de prijs (30 %) 3° de SLA en de voorgestelde boetes indien men de SLA niet nakomt (8 %) 5° de kwaliteit en duidelijkheid van de opgestelde offerte (2%) Aan elk criterium is er een gewichtscoëfficiënt toegekend met dewelke de score zal worden vermenigvuldigd. Voor het eerste criterium en de sub-criteria’s (a, b, c, d, e, f, g, h), moet de inschrijver 60% van de punten halen toegekend aan dit criterium of sub-criteria. Wanneer dit niet het geval is, zal de offerte niet verder behandeld worden. De inschrijver voegt aan zijn offerte alle nuttige informatie toe, nodig voor de evaluatie van z’n offerte, rekening houdend met de gunningscriteria. 1.4.4 Presentatie van de offerte Enkel de inschrijvers waarvan de offerte na een eerste klassering batig gerangschikt is, kunnen worden uitgenodigd om een presentatie te geven van hun offerte. De presentatie zal doorgaan op een datum die door de Administratie wordt vastgelegd. Deze omvat een uiteenzetting ter verduidelijking van de mogelijkheden van de voorgestelde oplossing, rekening houdend met de vraag van het Ministerie en met de gunningcriteria. 1.5

Bepalingen verbonden aan de uitvoering van de opdracht

1.5.1

Bekendmaking van de gunning van de opdracht

De inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund zal worden ingelicht omtrent de aanvaarding van zijn offerte via aangetekend schrijven. De bekendmaking zal gebeuren volgens de modaliteiten voorzien in artikelen 117 en 119 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996.

8

De inschrijvers van wie de offerte niet werd gekozen worden hierover door de aanbestedende overheid ingelicht overeenkomstig de modaliteiten van artikel 80 van het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996. De aanbestedende overheid deelt, binnen 15 dagen, vanaf de ontvangst van de schriftelijke vraag, mee: -

aan iedere niet geselecteerde inschrijver, de redenen van zijn niet-selectie; aan iedere inschrijver van wie de offerte onregelmatig werd verklaard, de redenen van zijn uitsluiting; aan iedere inschrijver van wie de offerte niet werd gekozen, de gemotiveerde beslissing van de gunning van de opdracht.

De inschrijvers kunnen, op schriftelijke aanvraag, de bestuursdocumenten van het dossier raadplegen, toelichtingen en kopies verkrijgen, met uitzondering van de bestuursdocumenten die vertrouwelijke informatie bevatten inzake de onderneming of fabricagegegevens (Wet van 11.04.1994, art. 4, 5 en 6, § 1, 7°, M.B. 30.06.1994). 1.5.2 1.5.2.1

Opvolging van de uitvoering van de opdracht Te gebruiken middelen

De inschrijvers zullen de middelen preciseren (het materiaal, de software en het personeel) die zij zullen aanwenden om het beheer van het project te garanderen . 1.5.2.2

Stuurgroep (Steering-committee)

De stuurgroep bestaat uit, enerzijds, de projectverantwoordelijke bij de aannemer, vergezeld van de verschillende bij de ontwikkeling betrokken chefs volgens de staat van vooruitgang van het project, en, anderzijds, de begeleidende Cel van het project die de Administratie vertegenwoordigd. De begeleidende Cel is de enige instantie met wie de aannemer rekening moet houden. Zij laat zich bijstaan door de interne projectgroep die belast is met de opvolging van de uitvoering van de opdracht. De stuurgroep heeft een zeer ruime bevoegdheid : zij staat in voor de contractuele, administratieve en technische aspecten van de uitvoering van de opdracht (levering, ontvangsten, waarborg, respecteren SLA, vooruitgang van het project, kwaliteit van de uitvoeringen…). Zij is de zetel van rapportering. 1.5.2.3

Rapportering

Periodiek, d.w.z driemaandelijks, volgens een gemeenschappelijk gedefinieerde kalender opgesteld tijdens de « kick-off »-vergadering, maakt de aannemer een compleet rapport over aan de stuurgroep (steering-committee). Hij zet uiteen welke problemen hij heeft vastgesteld, met voorstellen voor oplossingen. 1.5.2.4 “ KICK-OFF “vergadering Binnen een termijn van maximaal 1 week, te rekenen vanaf de gunning van de opdracht, zal de aannemer en het Ministerie/de Administratie verplicht hun eerste sturende vergadering houden, genoemd KICK-OFF-vergadering. Deze eerste vergadering laat toe de respectievelijke ploegen met hun samenstelling en hun competenties voor te stellen, de kalender van de vergaderingen van rapportering en van de stuurgroep te regelen. 1.5.3

Borgtocht

9

De aannemer stelt zijn borgtocht overeenkomstig artikel 5 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden. Binnen de 30 kalenderdagen volgend op de dag van de bekendmaking van de gunning, levert de aannemer het bewijs van het stellen van zijn borg aan de aanbestedende overheid Het niet tijdig voorleggen van het bewijs van borgtocht leidt tot het inhouden van een boete. De borgtocht zal bij definitieve oplevering op verzoek van de aannemer vrijgegeven worden 1.5.4

Onderaannemers

Het feit dat de aannemer het geheel of een deel zijn verplichtingen aan derden toevertrouwt bevrijdt hem niet van zijn verantwoordelijkheid jegens de Administratie. Deze erkent geen enkele contractuele band met deze derden (A.A.V, art. 10). Wanneer de inschrijver een deel van de prestaties van de opdracht toekent aan derde,, dient hun naam vermeld te worden in de offerte. De inschrijver geeft aan voor welke prestatie de onderaannemer tussenkomt. 1.5.5

Oplevering

De oplevering van de opdracht bestaat in de verificatie door de aanbestedende overheid van de conformiteit van de door de aannemer uitgevoerde prestaties volgens de regels van de kunst alsook volgens de clausules en de voorwaarden van de opdracht. De prestaties worden maar opgeleverd nadat ze voldoen aan de verificaties (A.A.V. art.10). Alle kosten verbonden aan de oplevering zijn ten laste van de aannemer. 1.5.6

Betalingsmodaliteiten

De prestaties van de opdracht zijn te betalen per maand na het vervallen van de termijn (50 kalenderdagen) voor zover de aanbestedende overheid in het bezit is van alle bewijsdocumenten. Voor elk verschuldigd bedrag zal de aannemer een factuur opstellen en dit op de datum waarop het bedrag betaalbaar is. De facturen worden in vier exemplaren toegestuurd naar volgend adres: Algemeen Secretariaat van het Ministerie van Financiën Dienst Automatisering - Beheer R.A.C. - Financietoren bus 45 Kruidtuinlaan 50 1010 Brussel De betalingen zullen gedaan worden volgens de reglementering op de Rijkscomptabiliteit. 1.5.7

Veiligheid en vertrouwelijkheid

De aannemer verbindt zich ertoe om, alle gegevens en informatie, van welke aard dan ook, die hem zullen meegedeeld worden of waarvan hij tijdens zijn taak kennis zal krijgen, vertrouwelijk te houden en dit zowel tijdens als na de uitvoering van de opdracht. De aannemer waarborgt dat zijn personeel en zijn onderaannemers de vertrouwelijkheid van de gegevens eerbiedigen. Hij zal aan zijn personeelsleden en aan die van zijn onderaannemers die rechtstreeks bij de opdracht zijn betrokken zijn slechts die gegevens bekend maken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering opdracht. 10

Alle inlichtingen die aan het personeel van de aannemer worden verstrekt, alle documenten die hem worden toevertrouwd, alle gesprekken waaraan zij deelnemen, worden als strikt vertrouwelijk beschouwd. 1.5.8

Bezwaren en geschillen

1.5.8.1 Verweermiddelen van de aanbestedende overheid De verweermiddelen van het Ministerie van Financiën worden bepaald in de artikelen 20 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden. De opdracht moet overeenkomstig het Belgisch recht worden opgevat, beschouwd en ten uitvoer gelegd. De partijen verbinden zich ertoe om hun verplichtingen te goeder trouw na te komen en om samen te werken met het oog op het welslagen van de onderneming. De geschillen inzake de verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen die de opdracht regelen, moeten in overleg worden geregeld. 1. De partijen zullen alvorens enig ander rechtsmiddel aan te wenden, de zaak moeten proberen in der minne te regelen. Daartoe, zal de meest gerede partij de andere partij per eenvoudig aangetekend schrijven de slechte uitvoering van het contract betekenen. Indien mogelijk zal er een oplossing bij deze kennisgeving gevoegd worden. De andere partij beschikt over een termijn van 15 dagen, te rekenen vanaf de verzending van de aangetekende brief, om de ontvangst ervan te bevestigen en in te stemmen met de voorgestelde oplossing. 2. Bij gebrek aan overeenkomst en alvorens een rechtsvordering in te stellen, zullen de partijen proberen om een compromis te vinden door onderhandelingen aan te vatten van zodra gebleken is dat de zaak niet in der minne kan worden geregeld. De onderhandelingen zullen plaatsvinden op het adres vermeld in punt 1.1.1.1, in aanwezigheid van de personen, die daartoe door beide partijen zijn aangeduid. Behoudens andere afspraken, zullen de onderhandelingen de duur van 30 dagen, te rekenen vanaf de toezending van de eerste aangetekende brief, niet mogen overschrijden. 3. Indien in dit stadium van het geschil nog geen overeenstemming is bereikt, wordt de zaak verder gezet voor de rechtbanken te Brussel, die alleen bevoegd zijn. 1.5.8.2 Boetes voor vertraging Onverminderd de voorschriften betreffende de ambtshalve opgelegde maatregelen uit de artikels 20 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden, en indien de levering van een fase van een lot niet heeft plaats gehad 3 maanden na de overeengekomen datum van uitvoering en als de aannemer in de tussentijd geen verlenging van de leveringstermijn heeft verkregen, houdt de Administratie zich het recht voor het contract te ontbinden (cfr Art 9. K.B. van 26 september 96).

11

2. Deel 2: Technische bepalingen 2.1. Domeinnaam De inschrijver dient in te staan voor de overdracht (naar de server(s)) van de domeinnamen die reeds geregistreerd zijn. Volgende bestaande domeinnamen moeten worden hernomen: minfin.fgov.be of www.minfin.fgov.be docufin.fgov.be of www.docufin.fgov.be of www.docufin.be of docufin.be fiscus.fgov.be of www.fiscus.fgov.be treasury.fgov.be of www.treasury.fgov.be www.servicespatrimoniaux.be of www.patrimoniumdiensten.be . Elke site is onafhankelijk in die zin dat de ene site niet het subrepertorium uitmaakt van een andere site. . De hulpmiddelen (resources) en componenten zijn verschillend voor de verscheidene sites (dll,…). . De server van de inschrijver dient toegankelijk te zijn via poort 80, die gebruikt wordt voor het protocol http. 2.2. Server Het Ministerie van Financiën eist dat de sites (docufin.fgov.be, fiscus.fgov.be, treasury.fgov.be, servicespatrimoniaux.be en patrimoniumdiensten.be) op een server Windows draaien. De site minfin.fgov.be van het Ministerie van Financiën mag, zo nodig, op een andere server worden geherbergd. Een toepassing die deel uitmaakt van de site fiscus.fgov.be en die draait onder PHP4 en MySQL, mag ook op een andere server worden ondergebracht. De sites van het Ministerie van Financiën dienen te worden geplaatst op (een) server(s) in een machinezaal met beveiligde toegang, voorzien van klimatisering en van een stabiele voeding. 2.3. Capaciteit De inschrijver voorziet in zijn offerte minstens 22,7 Gigabytes opslagruimte op de server(s); het verkeer wordt geschat op 50 Gigabytes per maand voor de 6 sites van het Ministerie van Financiën. 2.4. Controle, onderhoud en bijwerking De webmasters van het Ministerie van Financiën moeten de sites op directe en onbeperkte wijze kunnen controleren. Bij de offerte dient een tweetalige (in het Nederlands en het Frans) verklarende handleiding ten behoeve van de webmasters gevoegd betreffende de controle, het onderhoud en de bijwerkingen. Deze handleiding moet op papier worden afgedrukt. De inschrijver geeft in zijn offerte aan of het bijwerken van de sites via een gehuurde en voor dit gebruik toegewezen lijn, denkbaar is.

12

2.4.1. Toegang De inschrijver geeft toegang tot de server via FTP of via een andere webinterface, om het administratieve beheer voor de sites in al zijn aspecten (toevoegen/aanpassen/verwijderen van bestanden) mogelijk te maken. Wat het repertorium betreft, worden de webmasters van het Ministerie van Financiën vrij gelaten in hun keuze betreffende het plaatsen en organiseren van de bestanden. De webhost krijgt geen medezeggenschap in de keuze van de structuur en de inhoud van de repertoria en de bestanden die deel uitmaken van de verscheidene sites. Voor elk van de 6 sites dient men in het bijzonder voor welbepaalde repertoria en subrepertoria bijkomende beperkte toegang te voorzien (protectie via een “login” en paswoord). De protectie met behulp van een paswoord maakt het mogelijk om de toegang tot de repertoria en subrepertoria van de 6 sites te beveiligen, door gebruik te maken van onderling verschillende identificaties en onderling verschillende paswoorden. De beheerders van de sites dienen bijgevolg een identificatie en een paswoord in te voeren indien ze beschermde delen wensen te visualiseren. Het dient voor de beheerders eveneens mogelijk te zijn om hun paswoorden te wijzigen in functie van hun behoeften. Een officiële brief, voorzien van de handtekening van de leidende ambtenaar, zal daartoe naar de maatschappij worden verzonden. Na ontvangst van deze brief, dient de mogelijkheid tot het wijzigen van het paswoord binnen 24 uur operationeel te zijn. De inschrijver staat toe dat men op elk moment en op onbeperkte wijze: - paswoorden kan wijzigen; - extensies aan bestanden kan toevoegen of verwijderen indien dit noodzakelijk blijkt; - het gebruik van de vrije schijfruimte kan verifiëren. 2.4.2. Bewaren van de gegevens De inschrijver moet het dagelijks bewaren van de gegevens die hij herbergt, verzekeren. De server dient hiervoor, zowel op het niveau van de websites als op het niveau van de gegevensbanken, te beschikken over een systeem voor het opslaan van gegevens (back-up-syteem). Hierin moet ook de recuperatie van gegevens (recovery) verzekerd zijn binnen de termijnen voorgesteld in de SLA (zie punt 2.10). 2.4.3. Gedetailleerde statistieken en “log files” De inschrijver moet de consultatie van gedetailleerde statistieken betreffende de toegang (per dag, per week en per maand) tot de 6 sites en de subsites van het Ministerie van Financiën aanbieden. De dagelijkse statistieken preciseren het aantal bezoekers, de hits, de intensiteit van het verkeer en de pagina’s die het meest werden bezocht. Dagelijks dienen “log files”, die details bevatten over de visites van de sites, van op afstand (teleloading) te worden geladen of toegankelijk te zijn. Deze log files plaatst de inschrijver in een beveiligd repertorium, voor elk der 6 sites afzonderlijk. Het laden van op afstand en/of de toegang gebeurt via een URL die wordt beschermd met een paswoord. 2.4.4. Protectie De inschrijver garandeert de protectie van de sites tegen piraterij en virussen, en belast zich met de beveiliging en het bijwerken van de hardware en de software. De rapporten betreffende het goed functioneren van de server, evenals over de uitgewisselde 13

volumes, dienen trimesteriel aan de Administratie te worden overgemaakt. Het eerste trimester vangt aan, na het herbergen van de sites. 2.5. Database, software De werking van de Internetsites van het Ministerie van Financiën is afhankelijk van een aantal softwareprogramma’s, programmeertalen, bestanden, extensies en databases waarover de inschrijver, naargelang het geval, dient te beschikken of waarvan hij de installatie en het gebruik ervan dient te autoriseren, ten einde de continuïteit en de evolutie van de bestaande sites te verzekeren. De software, databases en programmeertalen zijn de volgende: MySQL / MS SQL Server / ODBC Tools voor beveiligd beheer en gegevensupdate op afstand van MySQL / MS SQL Server JAVA C++ PHP4 ASP scripts CGI extensies FrontPage Microsoft Index Server taal voor formulieren ActiveX filters ISAPI De inschrijver dient in zijn offerte expliciet te vermelden over welke software, databases en programmeertalen hij beschikt, en waarvan het gebruik of de installatie is geautoriseerd. 2.6. Assistentie 2.6.1. Techdesk De inschrijver moet tweetalige technische assistentie verzekeren die vooral betrekking heeft op de toegankelijkheid van de 6 sites en op het beheer van het forum en de zoekmotor. Tijdens de werkdagen dient het Ministerie van Financiën beroep te kunnen doen op een techdesk van 8 u tot 18u, door middel van een telefoonlijn (hot line) of via een welbepaald e-mail-adres. Professionele technici dienen al hun competenties ter beschikking te stellen om eventuele problemen op te lossen, binnen een tijdsbestek van maximaal 24 uur. De draagwijdte van deze assistentie dient expliciet in de offerte te worden vermeld. 2.6.2. Garantie betreffende de toegankelijkheid De opdrachtnemer garandeert de toegankelijkheid van de Internetsites van het Ministerie van Financiën, 24 uur op 24 en zeven dagen op zeven. De opdrachtnemer biedt een stabiele toegang aan tot de informatie die zich op de 6 Internetsites bevindt; stabiel op dusdanige wijze dat de informatie op een optimale wijze kan worden geconsulteerd. Indien de opdrachtnemer gedwongen is om de sites ontoegankelijk te maken, dan verbindt hij zich ertoe om het Ministerie van Financiën hiervan te verwittigen, minstens één werkdag vooraf gaande aan de ontoegankelijkheid van de sites. 14

2.6.3. Initiële transfer van de gegevens Eveneens geheel binnen het kader van deze opdracht, is het de aannemer die, met hulp van de Administratie, zorgt voor het initieel laden van de gegevens naar zijn eigen server(s), met resultaatverbintenis voor elke site van het Ministerie van Financiën. De “modus operandi” dienen in de offerte te zijn gepreciseerd. Het initieel laden van de gegevens zal doorgaan op een datum die door de Administratie wordt vastgelegd. Vanaf die datum dient de opdrachtnemer de webhosting van de sites op zijn server(s) te verzekeren. De 6 Internetsites van het Ministerie van Financiën zullen in productie worden genomen vanaf 1 januari 2003. 2.7. Geavanceerde functionaliteiten 2.7.1. Forum In de offerte wordt een discussieforum “sleutel op de deur” geëist, dat aanpasbaar is aan de grafische stijl van het Ministerie van Financiën. Deze optie zal niet onmiddellijk worden gebruikt maar dient wel operationeel te zijn in de maand die volgt op de aanvraag van de Administratie. Naast de creatie van het forum, zal de inschrijver ook zorgen voor de implementatie ervan op de sites van het Ministerie van Financiën. Deze oplossing kan bijvoorbeeld gebaseerd zijn op een reeks van afdrukken (templates), ontworpen door de inschrijver. Het beheer van het discussieforum op de sites dient eenvoudig en snel te gebeuren. De inschrijver voegt bij zijn offerte een op papier afgedrukte, tweetalige (Nederlands, Frans) verklarende handleiding, ten behoeve van de beheerders van de sites. 2.7.2. Inwendige Full-text zoekmotor In de offerte is ook een interne Full-text zoekmotor inbegrepen, die aanpasbaar is aan de grafische stijl van het Ministerie van Financiën en die de 6 sites dekt. De zoekmotor dient krachtig te zijn en gemakkelijk in het gebruik. Bezoekers van de site moeten een opzoeking kunnen verrichten op basis van één of meerdere sleutelwoorden. De pagina’s voor de 6 verschillende sites die het/de gebruikte sleutelwoord(en) bevatten dienen als resultaat te worden getoond. De zoekmotor dient een “sleutel-op-de-deur” toepassing te zijn. Deze wordt op de sites van het Ministerie van Financiën geïmplementeerd door de aannemer. De beheerders moeten de gegevens van de zoekmotor gemakkelijk en snel kunnen bijwerken. Aan de offerte voegt men een op papier afgedrukte, tweetalige (Nederlands, Frans) verklarende handleiding, bestemd voor de beheerders van de sites. 2.8. Opleiding van de beheerders De opdrachtnemer verzekert een tweetalige (Nederlands, Frans) opleiding voor de Webmasters, van minstens een halve dag. Deze opleiding heeft tot doel dat de Webmasters het onderhoud van de sites van het Ministerie van Financiën kunnen verzekeren, evenals het beheer van de zoekmotor en van het discussieforum.

15

2.9. Intellectuele eigendomsrechten Het Ministerie van Financiën is verantwoordelijk voor de inhoud van de 6 sites. Het Ministerie van Financiën blijft eigenaar van de inhoud en kan deze op elk moment verkrijgen op een informaticaondersteunende drager. Voor redenen van beschikbaarheid en/of performantie, zal de aannemer het recht krijgen om de broncode van de gecompileerde programma’s van de minfin.fgov.be, docufin.fgov.be, fiscus.fgov.be, treasury.fgov.be, servicespatrimoniaux.be en patrimoniumdiensten.be te consulteren. De aannemer wordt aansprakelijk gesteld voor het eventueel verlies van de integriteit of de vertrouwelijkheid van de gegevens van de 6 sites van het Ministerie van Financiën. De aannemer is in geen enkel geval geautoriseerd, om publiciteit te maken via de Internetsites van het Ministerie van Financiën. 2.10. Vereisten voor de SLA De inschrijver maakt in zijn offerte een voorstel op van een Service Level Agreement (SLA) dat toestaat om via meetbare indicatoren, een appreciatie te geven van de kwaliteit van de webhosting, de beschikbaarheid, de effectiviteit van de techdesk en de verleende diensten, evenals van de kwaliteit van het forum en de zoekmotor van de sites. De inschrijver dient een performante service te garanderen, vanaf het ogenblik waarop gestart wordt met het initieel laden van de gegevens op zijn eigen server(s) met resultaatverbintenis voor elke site van het Ministerie van Financiën. Een performante service moet worden gewaarborgd voor het oplossen van problemen met protectie, evenals voor de procedures voor het bewaren en recupereren van gegevens. De inschrijver wordt eraan gehouden om in zijn offerte de procedures voor het bewaren en recupereren van de gegevens te expliciteren, evenals de interventietijd die nodig is in het geval van problemen met protectie of wanneer de sites of een deel ervan niet beschikbaar zouden zijn. De inschrijver stelt eveneens de toe te passen boetes voor, voor het geval men de voorwaarden van de SLA niet wordt nagekomen. De kwaliteit van de SLA en de boetes worden mee in rekening gebracht bij het toekennen van de huidige opdracht.

16

BIJLAGE 1 : MODEL VAN INDIENING 1. ONDERWERP VAN DE INDIENING 1.1 Bestek: Webhosting 1.2 Onderwerp van de opdracht : Webhosting van de internetsites van het Ministerie van Financiën 2.IDENTIFICATIE VAN DE INSCHRIJVER 2.1. Vennootschappen 2.1.1. Firmanaam of benaming: 2.1.2. Juridische vorm : 2.1.3. Nationaliteit : 2.2. Hoofdzetel: Straat : Plaats : Land : Telefoonnummer : Faxnummer : BTW-nummer : Inschrijvingsnummer en –plaats bij het Handelsregister : Contactperso(o)n(en) en telefoonnummer(s) :

Nr : Postcode :

Bus :

3. GELDIGHEIDSDUUR VAN DE OFFERTE Deze offerte blijft geldig tot :……………………………………. (minimum 8 maanden) 4. BETALINGEN Nummer en benaming van de rekening waarop betalingen moeten uitgevoerd worden:………………. 5. AANVULLENDE INLICHTINGEN Naam en nationaliteit van de eventuele onderaannemers waarop de inschrijver een beroep doet om de opdracht uit te voeren. 6. AAN DE ONDERHAVIGE OFFERTE TOE TE VOEGEN DOCUMENTEN -

De ingevulde en ondertekende inventaris van de prijzen (bijlage 2) RSZ attest attest van de Directe belastingen attest van de BTW het bewijs dat de inschrijver geen aangifte van faillissement heeft gedaan of het voorwerp van een procedure van vereffening is geweest, van een gerechtelijk akkoord of van een gelijkaardige procedure, bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen het document betreffende de bevoegdheden van de mandataris(sen) 17

-

-

vermelding van de totale omzet en de omzet in diensten waarop de opdracht betrekking heeft, die door de onderneming in de laatste drie jaren werden verwezenlijkt de lijst van de belangrijkste diensten die de inschrijver gedurende de afgelopen drie jaar heeft uitgevoerd en van gelijkaardige projecten die hij in die periode heeft gerealiseerd, hun bedragen, data en de overheids- of privé instanties waarvoor zij bestemd waren (minimaal 3 referenties) een certificaat van de reeks ISO 9000 of equivalent (gewenst maar niet verplicht) de vermelding van het eventueel beroep op onderaanneming, met vermelding van het gedeelte van de opdracht dat in onderaanneming wordt uitgevoerd en de naam van de onderaannemers

7. HANDETEKENING(EN) VAN DE GEVOLMACHTIGDE(N) 7.1 De inschrijver werd gemachtigd door : 7.2 Zijn bevoegdheden worden vermeld in : - De authentieke akte of de onderhandse akte die als bijlage wordt bijgevoegd - De kopie van de volmacht die conform het origineel is en als bijlage wordt bijgevoegd - De bijlage bij het Belgische Staatsblad nr ………….. van …………. waarin zijn bevoegdheden gepubliceerd zijn. Door het feit van deze offerte, aanvaard ik expliciet alle voorwaarden van het bestek en verzaak ik aan alle andere beschikkingen zoals ook aan mijn eigen verkoopsvoorwaarden. Anderzijds, verbind ik mij op mijn roerende en onroerende goederen ertoe om overeenkomstig de bepalingen van het bestek, de diensten te leveren die gedetailleerd worden opgenomen in het overzicht dat bij de offerte is gevoegd, en dit overeenkomstig de tarieven die er in bepaald zijn. Bovendien, sta ik de aanbestedende overheid toe om alle nuttige informatie (bijvoorbeeld van financiële aard) over mijn onderneming bij andere instanties in te winnen. Gedaan te: Datum: Naam: Handtekening1: De afwezigheid van de handtekening houdt de absolute nietigheid van de offerte in.

1

De offerte moet door de inschrijver of zijn gevolmachtigde ondertekend worden. Alle doorhalingen, overschrijvingen, bijvoegingen en de wijzigingen, zowel van de offerte als van zijn bijlagen, die de basisvoorwaarden van de offerte kunnen beïnvloeden, met name de prijs, de technische specificaties, moeten eveneens getekend worden door de inschrijver of door zijn gevolmachtigde.

18

BIJLAGE 2 : INVENTARIS – PRIJZENTABEL BTW-tarief van toepassing: Opmerkingen : 1) Deze tabellen moeten verplicht worden ingevuld. Indien de tabellen niet volledig ingevuld zijn, dan wordt de offerte weerhouden. 2) Prijzen die buiten deze tabellen vermeld worden, worden niet in overweging genomen. Initiële kostprijs Prestaties

Eenheidsprijs excl. BTW

Transfer van de domeinnamen Laden van de gegevens op een gedeelde server Installatie FTP toegang Bijkomende FTP toegang Wijziging van een paswoord Toevoegen/verwijderen van file-extensies Verificatie van het gebruik van de vrije schijfruimte Zoekmotor (installatie) Database My SQL MS SQL Server ODBC Programmeertalen JAVA C++ PHP4 ASP Scripts CGI Taal van de formulieren Software Frontpage extensies Microsoft Index Server ActiveX ISAPI filters Opleiding Opleiding voor wijzigingen (updaten) Opleiding voor de zoekmotor Opleiding voor het forum Andere TOTAAL

19

Totale prijs excl. BTW

Totale prijs incl. BTW

Terugkerende kosten Prestaties

Eenheidsprijs excl. BTW

Totale prijs excl. BTW (36 maand)

Totale prijs incl. BTW (36 maand)

Eenheidsprijs excl. BTW

Totale prijs excl. BTW (36 maand)

Totale prijs incl. BTW (36 maand)

Webhosting op een gedeelde server en assistentie (per maand) Back-up (per maand) Recovery (per maand) Protectie (per maand) Gedetailleerde statistieken (per maand) Log files (per maand) Zoekmotor (per maand) Bijkomende schijfruimte (per 1 GB) Bijkomend verkeer (per 1 GB) Andere TOTAAL Opties Prestaties (in opties) Laden van de gegevens op een toegewezen server Webhosting op een toegewezen server en assistentie (per maand) Forum (installatie) Forum (per maand) Toegewijde lijn (installatie) Toegewijde lijn (per maand) TOTAAL

Opgemaakt te : Datum : Naam : Handtekening :

20