Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Administratie Land- en Tuinbouw Afdeling Duurzame Landbouw
HANDLEIDING BIJ HET AANVRAAGSCHEMA VOOR STEUN BIJ : PROJECTEN TER BEVORDERING VAN KWALITEITSVOLLE HOEVE- EN/OF STREEKPRODUCTEN IN VLAANDEREN 2004
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Administratie Land – en Tuinbouw Afdeling Duurzame Landbouw t.a.v. ir. J. Relaes, afdelingshoofd Leuvenseplein 4 1000 Brussel tel : 02/553.63.56 fax : 02/553.63.60
Handleiding projecten ter bevordering van kwaliteitsvolle hoeve- en/of streekproducten in Vlaanderen 2004-1-
1.
INDIENING De aanvragende instelling is diegene die voor de realisering van het project verantwoordelijk is. Uitsluitend organisaties en instellingen zonder commerciële doelstellingen kunnen projecten indienen. In sommige gevallen zullen meerdere instellingen betrokken zijn bij de indiening van de aanvraag en de uitvoering van het project. Het is evenwel absoluut noodzakelijk dat voor van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap slechts één instelling aangeduid wordt als verantwoordelijke voor de indiening van de aanvraag en de uitvoering van het project. Gelieve informatie te verstrekken over het doel en de werking van de aanvragende instelling en eventueel een exemplaar van de statuten en de samenstelling van de beheersorganen in bijlage te voegen. Gelieve aan te stippen of de aanvragende instantie al dan niet BTW-plichtig1 is.
1
BTW kan uitsluitend in rekening worden gebracht voor het niet-terugvorderbaar gedeelte. Daartoe dient in elke aanvraag steeds het geldend BTW-statuut van de aanvrager vermeld en gestaafd te worden.
Handleiding projecten ter bevordering van kwaliteitsvolle hoeve- en/of streekproducten in Vlaanderen 2004-2-
2.
PROJECTBESCHRIJVING
2.1.
Geef de titel van het project. Deze benaming zal steeds gebruikt worden in de dossiers, de briefwisseling en de publicaties in verband met het project. Gelieve in de titel de inhoud van het project te geven. Zorg voor een eenduidige en beknopte titel.
2.2.
Geef een inhoudelijke omschrijving van het project en ga daarbij nader in op: • • • • • •
de strategische en operationele doelstellingen van het project de voorgestelde werkwijze, aanpak, methodologie de verschillende stadia van uitvoering of de mijlpalen de wijze waarop de sturing en opvolging van het project zullen gebeuren de relatie met de sector en andere instanties andere relevante elementen.
2.3.
Geef de concrete aanvangs- en einddatum van het project. Er kan worden gestart vanaf 15 november 2004. Het project moet uiterlijk op 15 november 2005 beëindigd zijn.
2.4.
Geef het geografisch gebied op waarin de uitvoering van het project gerealiseerd wordt.
2.5.
Geef aan voor welke aspecten van het project een beroep doet op externe partners. Vermeld welke partners u wenst te betrekken bij uw project en in hoeverre er reeds formele afspraken werden gemaakt omtrent samenwerking. Voeg, indien mogelijk, het samenwerkingsprotocol toe.
Handleiding projecten ter bevordering van kwaliteitsvolle hoeve- en/of streekproducten in Vlaanderen 2004-3-
3. SITUERING EN VERANTWOORDING VAN HET PROJECT 3.1.
Om in aanmerking te komen voor steun dient een projectaanvraag in de eerste plaats inhoudelijk te beantwoorden aan de opgegeven thema's. Daarnaast zal elke projectaanvraag in het bijzonder getoetst worden op de inhoudelijke waarde van het project. Gelieve dus duidelijk aan te kruisen onder welk van de opgegeven thema's uw project zich situeert.
3.2.
Op welke doelgroep zijn de acties van het project gericht? Voorbeelden zijn: alle land- en tuinbouwers of producenten in bepaalde sectoren, actief in een bepaalde regio, … In voorkomend geval aan te duiden met: − kenmerken van de betrokken sector(en) − cijfergegevens over de betrokken doelgroep(en) − resultaten van voorgaande projecten en/of verwezenlijkingen van uw organisatie.
3.3.
Beschrijf kort hoe u te werk gaat om uw doelgroep te bereiken en welke reactie u verwacht van deze doelgroep (b.v. aantal vragen om informatie). Ook het effect op lange(re) termijn dient aangegeven te worden.
3.4.
Tot welke resultaten moet uw project leiden? Aan de hand van welke indicatoren kan nagegaan worden of u deze resultaten bereikt heeft?
3.5.
Van welke factoren is de realisatie van de doelstellingen van uw project afhankelijk (kritische succesfactoren) en op welke garanties kan u zich beroepen om deze doelstellingen te bereiken?
3.6.
Geef de samenstelling aan van de stuurgroep die het project gaat begeleiden.
3.7.
Bedoeld worden o.a. positie, organisatiestructuur, representativiteit, ervaring, knowhow van de aanvragende instelling.
Handleiding projecten ter bevordering van kwaliteitsvolle hoeve- en/of streekproducten in Vlaanderen 2004-4-
4.
FINANCIERING
4.1.
De gevraagde steun mag maximaal 50.000 euro bedragen en moet worden gestaafd met de geschatte reële kosten. Bij de eindafrekening zijn deze kosten te bewijzen. De gevraagde steun mag bovendien maximaal 85% van het totale projectbedrag bedragen.
4.2.
Algemeen principe Er worden uitsluitend uitgaven aanvaard die zich tijdens de duurtijd van het project voordeden en waarvoor facturen en betalingsbewijzen kunnen worden voorgelegd. BTW kan uitsluitend in rekening worden gebracht voor het niet-terugvorderbaar gedeelte. Daartoe dient in elke aanvraag steeds het geldend BTW-statuut van de aanvrager vermeld en gestaafd te worden. Investeringsuitgaven: Als investeringsuitgaven worden slechts kosten aanvaard die in de loop van het project gemaakt worden, die betrekking hebben op het project en verifieerbaar zijn. Investeringskosten komen enkel in aanmerking voor de afschrijvingsperiode die overeenkomt met de projectduur en niet voor de volledige aanschaffingskost. Personeelskosten: Als personeelskosten worden uitsluitend de loonkosten van de rechtstreeks bij het project betrokken personeelsleden in aanmerking genomen, voor zover deze niet op een andere manier door de overheid gefinancierd worden.. Alle personeelskosten dienen per maand aangerekend te worden (ook vakantiegeld, eindejaarspremie,...). In de tabellen van deze rubriek moeten de directe brutosalarissen van bedienden en/of brutolonen van arbeiders met inbegrip van de wettelijk verplichte werknemers- en werkgeversbijdragen worden ingevuld. Alleen de personeelskosten van de personeelsleden die bij het project betrokken zijn, mogen - in verhouding tot de tijd die zij hieraan besteden - worden vermeld. Daarom dient u als bijlage (verantwoording van de kosten) een omschrijving te geven van het aantal + de functie (leidinggevend, kader, bediende of arbeider) van de personeelsleden die voor het project werken. Bovendien moet u een raming maken van het aantal uren dat ieder personeelslid aan het project zal besteden. De promotor houdt hiertoe een register bij met de namen van de personen en de door elk van hen aan het project bestede tijd. Als personeelskosten worden niet aanvaard: − bijdragen voor extralegale voordelen zoals groepsverzekeringen, extralegaal pensioen,...); − loonkosten voor “supervisie”(meestal door de ondernemingsleider).
Handleiding projecten ter bevordering van kwaliteitsvolle hoeve- en/of streekproducten in Vlaanderen 2004-5-
Werkingskosten: Als werkingskosten worden alleen kosten aanvaard die betrekking hebben op het project en die ook verifieerbaar zijn. Het zijn m.a.w. kosten en uitgaven die zich zonder het project niet zouden hebben voorgedaan. Als werkingskosten kunnen o.m. aanvaard worden: − de rechtstreeks aan het project verbonden uitgaven voor verbruiksmaterialen, hulpgoederen, grondstoffen en gereedschappen waarvan de verwachte levensduur de duur van het contract niet overschrijdt (b.v. papier, batterijen, ...); − huur die aan derden moet worden betaald voor het gebruik van gebouwen, lokalen, apparatuur en infrastructuur. − … Zijn o.m. niet aanvaardbaar als werkingkosten: − afschrijvingskosten voor het gebruik van bestaande infrastructuur (gebouwen, materieel, installaties, meubilair en rollend materieel, ...); − uitgaven in verband met distributie, marketing en reclame, tenzij in de projectaanvraag uitdrukkelijk gestipuleerd en gemotiveerd; − verhuur aan zichzelf of 'interne huuraanrekening'; dit is het aanrekenen van een huurprijs voor het ter beschikking stellen van een gebouw en infrastructuur; − computerkosten voor occasioneel gebruik; deze worden geacht deel uit te maken van de overheadkosten; − kosten aangerekend door onderwijs- of onderzoeksinstellingen voor het gebruik van de bestaande basisuitrusting wanneer de begunstigde de onderzoeksinstelling zelf is. Overheadkosten: Onder deze rubriek vallen allerhande vaste kosten die niet begrepen zijn in de andere kostenrubrieken. Het zijn m.a.w. kosten die man, zij het in mindere mate, ook zou hebben indien het project niet zou worden verwezenlijkt omdat die kosten hoe dan ook moeten worden gedragen voor het uitvoeren van de dagdagelijkse activiteiten. Het gaat hier o.a. om administratiekosten, beheerskosten, onderhoudskosten van gebouwen en infrastructuur, verwarming, verlichting, water, gas, elektriciteit, telefoon,… Overheadkosten kunnen voor maximaal 15% van de aanvaarde personeels- en werkingskosten voor subsidiëring in aanmerking worden genomen. Gelieve dan ook duidelijk te vermelden op basis van welke verdeelsleutel(s) de betrokken kosten aan het project werden toegewezen en tevens de vereiste verantwoordingsstukken terzake toe te voegen.
Handleiding projecten ter bevordering van kwaliteitsvolle hoeve- en/of streekproducten in Vlaanderen 2004-6-
Externe prestaties:
4.3.
Deze rubriek omvat de kosten van de prestaties die door externe organisaties in het kader van het project worden geleverd (b.v. vergoedingen voor studie-, engineerings- en consulentenbureaus). De maximale vergoedingen voor de externe prestaties zijn beperkt tot de barema's vastgesteld door de K.V.I.V.-Commissie. Financieringsplan: voorbeeld TOTAAL Bedrag (EUR) INVESTERINGSKOSTEN PERSONEELSKOSTEN WERKINGSKOSTEN OVERHEADKOSTEN EXTERNE PRESTATIES
% ..,..% ..,..% ..,..% ..,..% ..,..% ..,..%
ANDERE
100,00%
TOTAAL
AANGEVRAAGDE STEUN ANDERE FIANCIERING Het bedrag bij Andere financieringsbronnen moet minstens 15% van het totale projectbudget bedragen. 4.4.
Garanties van cofinanciering Bedoeld wordt: − de definitieve of principiële belofte van subsidiëring vanwege een overheid − een uittreksel uit de notulen van de bevoegde beheersorganen waaruit blijkt dat er een beslissing genomen is omtrent een eigen inbreng − een wettelijke/reglementaire verwijzing op grond waarvan bijstand wordt toegekend + referenties toekenningbeslissing.
5.
TOEZICHTSBEPALINGEN EN VERBINTENISSEN Handleiding projecten ter bevordering van kwaliteitsvolle hoeve- en/of streekproducten in Vlaanderen 2004-7-
Er moet op gewezen worden dat de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project en voor de ontvangen financiële middelen volledig bij de projectindiener ligt. Daarom wordt er reeds bij de indiening van een project gevraagd om bepaalde verbintenissen te onderschrijven.
Handleiding projecten ter bevordering van kwaliteitsvolle hoeve- en/of streekproducten in Vlaanderen 2004-8-
