Mikrovoks-EDtR kezelői leírás. Készült a szoftver verzió alapján

Mikrovoks-EDtR kezelői leírás

Készült a 20100621 szoftver verzió alapján

Mikrovoks-EDtR kezelői leírás - szoftver verzió: 20100621

Tartalomjegyzék 1. A Mikrovoks-EDtR rendszerről . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.1. Teljes funkciólista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2. Fogalmak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Éles és teszt példány . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A szoftver verziói . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Szervezet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Szervezeti egység . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rendszer és szervezet szintű adminisztráció . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Törzsadattár, törzsadat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Személy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Döntéshozó . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Jogosultság . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Szerepkör . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3. Programverziók, frissítés újabb verzióra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Változások követése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Frissítés újabb verzióra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. Ismerkedés a kezelői felülettel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1. Ablakok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2. Fülek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3. Űrlapok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Egysoros szövegbeviteli mező . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Legördülő lista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Jelölőnégyzet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rádió gomb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4. Listák . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sorok kijelölése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Funkció gombok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Helyben szerkeszthető listák . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3. Adminisztráció . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1. Rendszer szintű adminisztráció . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Belépés a rendszer szintű adminisztrációs felületre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.1. Szervezetek felvitele, módosítása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.2. Bejelentkezési napló . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.3. Karbantartási üzenet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.4. Jelszó módosítás . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1.5. Levelező szerver beállításai . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2. Szervezeti szintű adminisztráció . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

2

6 6 9 9 9 9 9 9 10 10 10 10 11 11 11 12 15 15 16 17 18 18 20 20 20 23 23 23 25 25 25 26 30 30 31 31 33


Belépés a szervezeti szintű adminisztrációs felületre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 3.2.1. Szervezeti adatok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 3.2.2. Döntéshozók . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 3.2.3. Szerepkörök . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 3.2.4. Jogosultságok definíciója . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 3.2.5. Szervezeti egységek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 3.2.6. Személyek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 3.2.7. Igénylőlap sablonok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 3.2.8. Törzsadattárak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 3.2.9. Zárolások feloldása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 4. Belépés a rendszerbe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 4.1. A bejelentkezési űrlap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 4.2. Elérhető menüpontok a bejelentkezés után . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 A személy saját jelszavának módosítása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 5. Döntések . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 5.1. Új döntés rögzítése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 5.1.1. Ülés alap adatainak megadása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 5.1.2. Alap adatok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 5.1.3. Döntéshozatal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 5.1.4. Előzmények . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 5.1.5. Határidők és felelősök . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 5.1.6. Kapcsolódó döntések . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 5.1.7. Csatolt dokumentumok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 5.1.8. Felülvizsgálatok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 5.1.9. Egyéb adatok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 5.1.10. A döntés mentése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 5.1.11. Kivonat a rögzített döntésekről . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 5.2. Döntések keresése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 5.2.1. Egyszerű keresés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 5.2.2. Részletes keresés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 5.2.3. Gyorskeresések . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 5.2.4. Találati lista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 5.2.5. Döntés adatlapja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 5.3. Sorszám szakadás ellenőrzése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 5.4. Döntések publikációja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100 5.4.1. Publikáció az internetre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100 5.4.2. Publikáció a Közadattárba . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102 6. Jelentések, beszámolók . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103 6.1. Jelentés készítése, ellenőrzése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103 6.2. Beszámoló készítése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106 Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

3


6.3. Beszámolók listája . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108 Döntéshozói eredmény rögzítése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110 7. Beterjesztések . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112 Az egyszerűsített folyamat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112 A workflow alapú rendszer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112 7.1. Új beterjesztés készítése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113 7.1.1. Alap adatok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .113 7.1.2. Döntési javaslatok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .115 7.1.3. Mellékletek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116 7.1.4. Kapcsolódó döntések . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118 7.1.5. Készítők . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119 7.1.6. Előterjesztők / Képviselők . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .120 7.1.7. Az ügyben érintett döntéshozók . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121 7.1.8. A beterjesztés mentése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123 7.2. Beterjesztések listája . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123 Az ablak tartalma egyszerűsített folyamat esetén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124 Az ablak tartalma igénylőlapok használata esetén . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125 7.3. Beterjesztések keresése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .127 7.3.1. Egyszerű keresés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .128 7.3.2. Részletes keresés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129 7.3.3. Találati lista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .131 7.4. Beterjesztés adatlapja (igénylőlapok) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133 Véleményezési és jóváhagyási igénylőlapok . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135 Interpellációra adott válasz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142 8. Ülések . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143 8.1. Új ülés előkészítése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143 8.1.1. Ülés adatai . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144 8.1.2. Napirendi pont adatai . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148 8.1.3. Döntési javaslat adatai . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152 8.1.4. Alternatíva adatai . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157 8.2. Ülések listája . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .158 Az ülésen készült jegyzőkönyv csatolása . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .161 8.2.1. Döntések importálása a Mikrovoks-ból . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162 8.3. Ülések keresése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .164 8.3.1. Egyszerű keresés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166 8.3.2. Részletes keresés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .166 8.3.3. Találati lista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .169 8.4. Ülések publikációja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .170 8.4.1. Publikáció az internetre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .170 9. Statisztikák, vezetői lekérdezések . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .174 Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

4


9.1. Végrehajtások helyzetének elemzése . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .174 9.2. Döntéshozói statisztikák . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .176 9.3. Felelősi és hivatali felelősi statisztikák . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177 10. Munkatervek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .179

Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

5


1. A Mikrovoks-EDtR rendszerről Az önkormányzati hivatalok sokszor megoldatlan problémája a képviselőtestületek, bizottságok, kisebbségi önkormányzatok, tisztségviselők normatív rendelkezéseinek (rendeletek, határozatok, stb.) nyilvántartása, továbbá a végrehajtási folyamat kezelése, dokumentálása, nyomon követése, valamint - a kor igényeinek megfelelően - azok internetes publikálása. A Mikrovoks-EDtR, vagyis az Elektronikus Döntéstámogató Rendszer pontosan ezekre a problémákra nyújt teljeskörű megoldást. Alapvető feladata a döntések (határozatok, rendeletek, stb.) adatainak kezelése, azok visszakereshetősége, valamint a döntések során kitűzött határidők és a felelősök jelentéseinek nyomonkövetése. Emellett nagyon egyszerű módszert kínál a döntések publikálására az interneten: bármelyik önkormányzat számára lehetővé teszi, hogy a honlapján egy minimális módosítás elvégzésével elérhetővé tegye a publikált döntések megjelenítését. A szoftver másik fő funkciója a különféle ülések (testületi, bizottsági) megtervezése (beterjesztések kezelése, napirendi pontok, javaslatok, alternatívák rögzítése), valamint az ülésekre készült döntés-végrehajtási beszámolók elkészítése. Ez utóbbi folyamat végeredménye egy dokumentum, ami az ülés programtervezetét tartalmazza PDF (azaz kinyomtatható) formátumban. A Mikrovoks-EDtR rendszer másik nagy előnye, hogy képes kommunikálni a Globomax Kft. másik termékével, a Mikrovoks-sal. E rendszer fő funkciója az ülések minden mozzanatának rögzítése, kezdve a hanganyagtól, a felszólalásokon át, egészen a szavazási eredményekig. A Mikrovoks-EDtR rendszer a megtervezett ülések teljes anyagát képes átadni a Mikrovoks-nak, amely ezt, valamint a szavazások eredményeit felhasználva képes visszajuttatni a meghozott (vagy éppen elutasított) döntések adatait a Mikrovoks-EDtR-nek, ahol ezeket néhány kattintással le is lehet tárolni az adatbázisban. Mivel ez a folyamat teljesen összekapcsolódik, ezért a korábbi EDtR elnevezés helyett a Mikrovoks-EDtR nevet adtuk ennek a szoftvernek, ezzel is utalva arra, hogy szoros kapcsolatban áll a Mikrovoks szoftverrel. Azonban a két rendszer külön-külön is használható, nem függnek egymástól. A Mikrovoks-EDtR szoftver úgy lett megtervezve, hogy alkalmas legyen arra, hogy kistérségi társulások, körjegyzőségek egy közös szerveren üzemeltethessék a szoftvert, amelyet egymástól függetlenül, teljesen elszeparáltan használhatnak.

1.1. Teljes funkciólista Az alábbi felsorolásban a Mikrovoks-EDtR rendszer összes funkciója, működési jellemzője, Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

6


tulajdonsága olvasható végig. Telepítés, elérhetőség, kezelőfelület Egyszerű szoftver telepítés, amelyet csak egyetlen számítógépen (egy szerveren) kell elvégezni. Egyszerű, egykattintásos frissítési lehetőség az interneten keresztül. Böngészőből használható szoftver, így a munkaállomásokon nincs szükség külön szoftver telepítésére. Adott esetben lehetőség van arra is, hogy a képviselők, felhasználók akár otthonról is hozzáférjenek a szoftverhez és használhassák azt. Több szervezet (pl. önkormányzat, hivatal, intézmény) kezelésének lehetősége, amelyek 100%-osan el vannak szeparálva egymástól. Ideális megoldás kistérségek, körjegyzőségek számára, mivel csak egy szerver üzemeltetésére van szükség, amire a Mikrovoks-EDtR fel van telepítve, és az egyes önkormányzatok interneten keresztül férhetnek hozzá a szoftverhez (internetes böngészővel). Átlátható, egységes kezelőfelület. Beépített villámtanfolyamok, amelyek interaktív módon vezetik végig az új felhasználókat a szoftver egyes funkcióin. Adminisztráció, jogosultságok Külön adminisztrációs felület rendszer szinten (legfelsőbb jog), illetve szervezeti (pl. önkormányzati) szinten. Döntéshozók (testületek, bizottságok, stb.) és azok taglistájának rögzítése. Szerepkör alapú, többszintű, részletes jogosultsági rendszer. A jogosultságok kiosztása döntéshozónként is lehetséges, így korlátozni lehet, hogy ki milyen döntéshozó adataihoz férhet hozzá, milyen módon. Törzsadattárak, amelyek a szoftver telepítésekor már fel vannak töltve alap adatokkal, de ezek szabadon módosíthatók, törölhetők, illetve a törzsadattárak bővíthetők. Ilyen törzsadattár például a döntés típusok (határozat, rendelet, javaslat, stb.), szöveges határidők (folyamatos, értelem szerint, stb.), döntés kategóriák (adóügyek, városfejlesztési ügyek, stb.) A törzsadattárak (jogosultságtól függően) menet közben is bővíthetőek. Ha valaki éppen egy új döntést rögzít a rendszerben, és olyan kategóriába szeretné sorolni, ami eddig még nem létezett, akkor helyben bővíteni tudja a törzsadattárat anélkül, hogy meg kellene szakítania a döntés rögzítését. A programba való sikeres bejelentkezések és sikertelen bejelentkezési kísérletek naplójának megtekintési lehetősége. Rendszergazdai üzenet küldési lehetőség minden bejelentkezett felhasználó részére (hasznos például karbantartás előtt kérni a felhasználókat, hogy függesszék fel a munkát). Döntések nyilvántartása, publikálása Döntések rögzítési lehetősége. Tárolható adatok az alap adatok mellett: hatáidők és felelősök, kapcsolódó ülés és napirendi pont, a döntés meghozatalának körülményei (ülés Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

7


dátuma, formája, szavazatok száma, névszerinti szavazási eredmények), kapcsolódó döntések, csatolt dokumentumok, felülvizsgálatok és jogorvoslatok, kulcsszavak (a későbbi hatékony visszakereséshez). A döntésekről kivonat készíthető PDF formátumban. Döntések gyors visszakeresési lehetősége tetszőleges szempontok szerint. A gyakran használt keresések rögzíthetők úgynevezett gyorskeresésként, amelyek egy kattintásra lefutnak és az eredmény azonnal megjelenik. Ellenőrzési lehetőség a döntések sorszámainak szakadását illetően (azaz, megszakadt-e valahol a döntések sorszámozása, van-e hiányzó döntés). A döntések publikálásának lehetősége a www.hatarozatok.hu weboldalra, valamint a város saját honlapjára (ez utóbbi minimális programozói munkát jelent a weboldalon). Egyszerre akár egy egész év döntései is publikálhatók néhány kattintással, időt spórolva ezzel. Jelentés és beszámoló készítés Felelősök, hivatali felelősök jelentéseinek elkészítési lehetősége, igény szerint akár kétlépcsős rendszerben (jelentés megírása + jóváhagyás). A döntések végrehajtásainak és a felelősök jelentéseinek gyors áttekintési lehetősége. Beszámoló készítési lehetőség a döntéshozó számára a végrehajtott döntésekről. Kiválasztható, hogy mely döntések kerüljenek bele a mostani beszámolóba, és melyek fognak belekerülni egy későbbibe. A beszámoló készítése igény szerint kétlépcsős is lehet (beszámoló elkészítése + jóváhagyás). A rendszerben rögzített beszámolók szűrési lehetőségekkel listázhatók ki. Beterjesztések, ülések Beterjesztések (előterjesztések) rögzítése, azokról PDF formátumú kivonat készítési lehetőség. A rögzítési folyamat kétlépcsős: egy felhasználó rögzíti, egy másik felhasználó jóváhagyja (megfelelő jogosulság kell hozzá). A rendszerben rögzített beterjesztések szűrési lehetőségekkel listázhatók ki. Ülések (testületi vagy bizottsági) előkészítésének, a napirendi pontok megtervezésének lehetősége. A napirendek lehetnek nyíltak vagy zártak, hozzárendelhető a kapcsolódó beterjesztés, kapcsolódó dokumentumok csatolási lehetősége, a napirendi pontok sorrendje módosítható. A napirendi pontokhoz javaslatok rögzíthetők, esetlegesen alternatívák kezelésének lehetőségével, illetve határidők és felelősök megadásával. A javaslatok, alternatívák és felelősök sorrendje is bármikor módosítható. Párhuzamos munka: egy adott ülés napirendi pontjait egyszerre akár több felhasználó is rögzítheti párhuzamosan, meggyorsítva ez által az előkészítési folyamatot. Az ülés előkészítése után meghívó készítési lehetőség PDF formátumban, amely email-ben vagy kinyomtatva postai úton is kiküldhető az érintetteknek. Az előkészített ülés teljes anyagának átadási lehetősége a Mikrovoks Szavazatszámláló és Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

8


Konferencia Rendszerbe. A Mikrovoks-sal lehetőség van az ülés teljes menetét jegyzőkönyvezni (beleértve a hangfelvételeket is). Az ülés után a meghozott döntések átvihetők a Mikrovoks-EDtR rendszerbe.

1.2. Fogalmak Éles és teszt példány A Mikrovoks-EDtR rendszer telepítése és üzembehelyezése után, gyárilag két teljesen elkülönített példány jön létre. Az egyik az éles példány, amelyet a mindennapi munkához, valódi adatok tárolására kell használni. A másik a teszt példány, melynek célja az, hogy a szoftver újabb és újabb kiadott verzióit ki lehessen próbálni, vagy ha például új munkatárs érkezik, akkor ő ezen a példányon tudja próbálgatni a rendszer használatát. Mindkét példány teljesen külön adatbázist használ, így a teszt példány használatával semmilyen kár nem tehető az éles adatokban.

A szoftver verziói Mint a legtöbb szoftver, így a Mikrovoks-EDtR is folyamatos változtatásokon, hibajavításokon, bővítéseken esik át. Ennek megfelelően, minden kiadott verzió egyedileg meg van számozva, amit a verziószám reprezentál. A verziókról bővebben a Programverziók, frissítés újabb verzióra (1.3.) fejezetben olvashat.

Szervezet A Mikrovoks-EDtR rendszer úgy lett megtervezve, hogy alkalmas legyen arra, hogy kistérségi társulások, körjegyzőségek egy közös szerveren üzemeltethessék a szoftvert, amelyet egymástól függetlenül, teljesen elszeparáltan használhatnak. A szoftver legfelsőbb szintjén helyezkednek el a szervezetek, amelyek tulajdonképpen önkormányzatokat, hivatalokat jelentenek. A legtöbb önkormányzatnál csak egyetlen szervezet hozható létre a rendszerben, mégpedig maga az önkormányzat, amely megvásárolta a szoftver licencét. Kistérségi társulások, körjegyzőségek esetében fordul elő az, hogy a szoftver egynél több szervezetet kezel.

Szervezeti egység Minden szervezeten belül lehet definiálni külön egységeket, osztályokat. Ennek az a célja, hogy az egyes felhasználókat a megfelelő osztályba lehessen helyezni, továbbá a beterjesztések készítésénél a véleményezési és jóváhagyási folyamat átállítható legyen szervezeti egység alapúra. Ez utóbbi esetben az egyes igénylések a szervezeti egységek között fognak mozogni, ami az adott szervezeti egységen belül tovább delegálható egy másik személynek.

Rendszer és szervezet szintű adminisztráció A szoftverrel kapcsolatos rendszergazdai beállításokat, valamint a szoftver működésének Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

9


bizonyos paramétereit az úgynevezett adminisztrációs felületeken lehet módosítani. Mindegyik felületet külön-külön jelszóval lehet elérni. A legfelsőbb szinten a rendszer szintű adminisztrációs felület áll, amelyen az egész szoftverre kiható műveleteket lehet elvégezni, mint például szervezeti adatok módosítása, rendszergazdai üzenet küldése minden bejelentkezett felhasználónak, bejelentkezési napló áttekintése. A szoftver feltelepítése után rögtön ez a felület jelenik meg, amelyen első lépésként létre kell hozni magát a szervezetet. A szervezeti szintű adminisztrációs felület a rendszerben lévő minden szervezet számára különkülön érhető el, saját jelszóval. Ezen a felületen rögzíthetők azon törzsadatok, amelyek a napi munka során nem, vagy csak ritkán változnak. A törzsadatok mellett adminisztrálhatók a döntéshozók, a személyek (program felhasználók) és a felhasználói jogosultságok is.

Törzsadattár, törzsadat A törzsadattár egy (opcionálisan bővíthető) alap lista, amely már gyárilag tartalmazhat alap értékeket. A szoftver használata során a különféle lenyíló listákból a törzsadattárak értékei választhatók ki. Például, a döntéstípusok nevű törzsadattár alapból számos típust tartalmaz, mint például határozat, rendelet, bizottsági javaslat, stb. Ezek a listák minden szervezetnél különkülön bővíthetők.

Személy A Mikrovoks-EDtR rendszerben a személy szó együttesen jelenti a természetes személyeket, a jogi személyeket, egyéb cégformákat, hivatalokat. Összességében mindent, ami vagy aki felelősként (vagy hivatali felelősként) kijelölhető egy-egy döntés végrehajtásában, és/vagy használhatja a Mikrovoks-EDtR szoftvert a saját felhasználói nevével (azonosítójával) és jelszavával.

Döntéshozó A szoftverben letárolt döntések (határozatok, javaslatok, stb.) minden esetben valamilyen testület, bizottság döntéseként vannak számon tartva, amelyek közös elnevezése a döntéshozó. A döntéshozók listája egy külön törzsadattárba vihető fel, amelynek tipikus elemei lehetnek például: Közgyűlés, Képviselő Testület, Pénzügyi Bizottság, stb.

Jogosultság A szoftver jogosultsági rendszerének elemi egysége. Egy jogosultság valamilyen konkrét szoftver-funkció végrehajtását engedélyezi valamelyik döntéshozó vonatkozásában. Például, ha egy felhasználó rendelkezik a Zárt ülésen hozott döntések szövegeinek Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

10


megtekintése nevű jogosultsággal a Képviselő Testület döntéshozónál, akkor a Képviselő Testület döntései közül mindegyiknek el tudja olvasni a szövegét, még a zárt ülésen hozott döntésekét is. Ellenkező esetben, ha a felhasználó nem rendelkezik ezzel a jogosultsággal (vagy ha rendelkezik, de nem a Képviselő Testület nevű döntéshozónál), akkor a zárt ülésen hozott Képviselő Testületi döntések szövegét nem fogja számára megjeleníteni a program. A jogosultságok nem oszthatók ki közvetlenül a felhasználók számára (lásd Szerepkörök).

Szerepkör Több jogosultságot magába foglaló logikai egység. A felhasználók egy vagy több szerepkörhöz rendelhetők hozzá, ez által különféle jogosultságokkal ruházhatók fel.

1.3. Programverziók, frissítés újabb verzióra A Mikrovoks-EDtR szoftver egyes verzióinak jelölése eltér a hagyományos módszertől. Az elterjedt megoldás az, hogy a szoftvernek adnak egy főverzió számot, egy alverzió számot, esetleg még további alverzió számokat. Például: 1.6, 2.0.3 Ezzel ellentétben, a Mikrovoks-EDtR verziószámát egy nyolcjegyű számsor jelöli, ami a verzió kiadási dátumából van képezve. Például, ha 2008. augusztus 21-én megjelenik egy újabb verzió, akkor annak verziószáma 20080822 lesz. Ennek a módszernek két előnye is van. Egyrészt, két verziót összehasonlítva egyértelműen látszik, hogy melyik a frissebb (az, amelyiknek nagyobb a száma). Másrészt, minden verzió száma magában hordozza azt a dátumot, amikor az adott verziójú Mikrovoks-EDtR megjelent. A Mikrovoks-EDtR felületén bármikor megtekinthető annak verziószáma. A felső menüsor jobb szélén mindig ki van írva a verziószám (az alábbi példában a verzió 20080812):

Az aktuális verziószám mindig leolvasható a program fejlécében.

Változások követése Minden egyes Mikrovoks-EDtR verzió tartalmaz valamilyen változást az előző verzióhoz képest. Ez lehet továbbfejlesztés, kisebb-nagyobb módosítás, hibajavítás, stb. Ahhoz, hogy nyomon lehessen követni, mi változott az előző verzió óta, rendelkezésre áll egy információs ablak, amit a felső menüsorból lehet elérni a Súgó » Verzió változások követése menüpont alatt.


11


A verzió változások a Súgó menüből érhetőek el.

A menüpont kiválasztásával az alábbi ablak jelenik meg, amelyben kategóriákra lebontva lehet elolvasni a szoftver újdonságait. A ketegóriák között az ablak tetején lévő fülek segítségével lehet váltani.

Az aktuális és a korábbi verziók változásait gyorsan és könnyen át lehet tekinteni.

Frissítés újabb verzióra A szoftver két példányát (teszt és éles példány) külön-külön lehet frissíteni. Ezt azonban nem a szokványos webes (böngészős) felületről lehet megtenni, hanem egy külön szoftver segítségével. A frissítést csak arról a szerver számítógépről lehet elvégezni, amelyikre a Mikrovoks-EDtR telepítve lett. Mivel a szoftver frissítése az interneten keresztül történik, ezért a frissítés alapvető feltétele az, hogy a szerver számítógép csatlakoztatva legyen az internethez. A frissítéseket kezelő szoftvert a "Start menü » Programok » Mikrovoks-EDtR » A Mikrovoks-EDtR konfigurálása" menüponttal lehet elindítani. A program képernyője az alábbi Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

12


ábrán látható:

A konfigurációs programból lehet frissíteni az éles és teszt példány verzióját, külön-külön.

A szoftver éles és teszt példánya külön-külön fülön érhető el, kezdetben az éles példány felülete az aktív. Ahhoz, hogy megtudjuk, van-e újabb szoftver verzió, rá kell kattintani a Frissítés keresése gombra. Ha nincs új verzió, akkor ezt jelzi a program, ellenkező esetben kiírja a Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

13


legújabb elérhető frissítés verziószámát és megkérdezi, hogy szeretnénk-e most frissíteni ezt a példányt az új verzióra. Igen válasz esetén a frissítés teljesen automatikusan megtörténik az interneten keresztül.


14


2. Ismerkedés a kezelői felülettel A szoftver kezelői felülete nagyban hasonlít a "hagyományos" Windows-os programokéra. Alapvetően ugyanazok az elemek jelennek meg, és ugyanúgy működnek, mint egy nem-webes (más szóval desktop, vagy asztali) alkalmazás esetén. Ez a fajta kezelői felület azt az előnyt hordozza magában, hogy nem lesz idegen a számítógépes felhasználásban kevésbé jártas felhasználók számára sem, mivel szinte minden kattintás ugyanazt a műveletet eredményezi, mint egy desktop alkalmazásban.

2.1. Ablakok A programban az összes adat, táblázat, gomb, űrlap (egyszóval a kezelői felület elemei) ablakokban jelennek meg. Az ablakok az alábbi tulajdonságokkal rendelkezhetnek (nem minden ablak rendelkezik minden tulajdonsággal): A fejlécüknél "fogva" mozgathatók (viszont nem vihetők a képernyőn kívülre). Az ablak fejléce fölé mozgatva a kurzort, az négyirányú nyíllá változik, majd lenyomva tartva a bal egér gombot, az ablak szabadon mozgatható.

A keretüknél "fogva" átméretezhetők. Az ablak szélei vagy a sarkai fölé mozgatva a kurzort, majd lenyomva tartva a bal egér gombot, az ablak szabadon átméretezhető.

Bezárhatók: amennyiben az ablak jobb felső sarkában egy ikon található, arra rákattintva az ablak bezáródik. Teljes képernyőre méretezhetők: ha az ablaknál engedélyezve van az átméretezési funkció, akkor általában a fejlécének jobb oldalán található egy ikon is, amelyre kattintva az ablak teljes méretűre növekszik. Ekkor az ikon rajza megváltozik, és egy Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

15


ikon lesz belőle, amelyre kattintva az ablak visszanyeri az eredeti méretét. Tipp: Az ablakok teljes képernyőre való növelésének, illetve arról visszaállításának sokkal gyorsabb módja, ha duplán kattintunk az ablak fejlécére. A programban egyszerre több ablak is nyitva lehet, ezért az ablakok fedhetik egymást. Mindig az az ablak van legfelül, amelyik éppen aktív. Egy ablak aktiválásához egyszerűen csak rá kell kattintani magára az ablakra (vagy a fejlécére vagy a tartalmára).

2.2. Fülek Ha egy ablak mérete korlátozott, de mégis sok adatot, mezőt kell rajta elhelyezni, akkor úgynevezett "fülek" segítségével az ablak területe több oldalra van felosztva. Minden fül egy külön panelt (űrlapot, oldalt) tartalmaz, amelyek között szimpla egérkattintással lehet váltogatni. A kívánt fülre csak rá kell kattintani, és az alatta lévő rész a fülnek megfelelő tartalommal lesz feltöltve.

A több oldalból álló ablakokat fülek osztják több részre

Ha egy ablakon olyan sok fül van, hogy azok nem férnének el egymás mellett egy sorban, akkor a program automatikusan megjelenít egy-egy nyilat ábrázoló ikont az ablak két szélén, amelyre kattintva balra-jobbra lehet görgetni a füleket, így ezáltal minden fül elérhető lesz még a kisebb monitorokon is.

Ha olyan sok a fül, hogy nem férnek el vízszintesen, akkor a széleken lévő nyilakra kattintva lehet lapozni jobbra...


16


...és balra.

Ha egy összetett űrlap olyan sok mezőt tartalmaz, hogy azok több fülre vannak felosztva, és az űrlap mentése során valamelyik fül alatt hibás mező található, akkor az adott fül felirata piros színűre vált.

2.3. Űrlapok A szoftverben tárolt adatok kezelését (új adat létrehozása, módosítás) alapvetően űrlapokkal lehet elvégezni. Az űrlapok lehetnek egészen egyszerűek (1-2 mező), vagy nagyon komplexek (sok mező, akár fülekkel több részre osztva). Felépítését tekintve, egy űrlap az ablak nagy részét a mezőkkel tölti ki, és csak egy kis sávot hagy az ablak alján a vezérlő gombok (mentés, mégsem, stb.) számára. Példa egy egyszerűbb űrlapra:

Egyszerű űrlap, két beviteli mezővel, valamint Mentés és Mégsem gombokkal.

Ha egy űrlap nincs megfelelően kitöltve, a Mentés gomb inaktívvá válik, így nem lehet rákattintani:

Ha a Mentés gomb nem aktív, akkor az űrlap hibásan vagy hiányosan van kitöltve.


17


Ha valamelyik kötelező mező nincs kitöltve, vagy hibás adatot tartalmaz, a mező piros színnel lesz bekeretezve, amely fölé mozgatva a kurzort, egy buborékban elolvasható a hibaüzenet.

A piros színnel bekeretezett mező hibát jelez.

A hibás mező fölé mozgatva az egeret, láthatóvá válik a hibaüzenet.

Egy űrlapon többféle mező is szerepelhet. Ezen típusok ismertetése olvasható az alábbiakban.

Egysoros szövegbeviteli mező Egyszerű, formázatlan szöveges adatok tárolására szolgál, legtöbbször Megnevezés címen fordul elő. Példa:

Egyszerű, formázatlan szövegek bevitele.

Legördülő lista Az egysoros szövegbeviteli mező speciális fajtája, amelynél előre megadott fix elemek közül lehet (illetve kell) választani. A mező jobb szélén lévő nyílra kattintva nyitható le a lista, és a kívánt elemre kattintva, az beíródik a mezőbe.

A mező jobb szélén lévő lefelé mutató nyíl utal arra, hogy ez egy legördíthető lista.


18


A nyílra kattintva megjelennek a lehetőségek.

A kívánt elem kiválasztásának másik módja az, ha elkezdjük begépelni a keresndő elem nevét, melynek hatására megjelenik egy szűkített lista, ami már csak azokat az elemeket tartalmazza, amelyek a beírt betűkkel kezdődnek. Ha már kellően kevés elem van a listában, akkor a billentyűzeten lévő lefelé és felfelé nyilak megnyomásával lehet mozgatni a kijelölő csíkot, majd az Enter billentyű lenyomásával választható ki a kívánt elem.

Ha a legördülő mezőbe elkezdünk gépelni, akkor a választható elemek listája ennek megfelelően lesz leszűkítve.

Tipp: A keresendő szó gépelésekor nem kell ügyelnie a kis- és nagybetűkre, ugyanis keresés közben a program nem tesz különbséget a kis- és nagybetűk között. A legördülő listának két fajtája létezik: Csak a felkínált elemek közül lehet választani: Ebben az esetben korlátozottak a beviteli lehetőségek, ugyanis a program csak olyan értéket fogad el, amely szerepel a listában. Bővíthető lista: Amennyiben a felhasználó megfelelő jogosultsággal rendelkezik, ez a típusú lista bővíthető újabb elemekkel. Ilyen esetben, a mező neve mellett egy ikon jelenik meg. Erre az ikonra rákattintva, megjelenik egy ablak, amelyben az új elem adatait kitöltve az fel fog kerülni az adott törzsadattárba, és egyúttal kiválasztható lesz a legördülő listából. Figyelem! A listák bővítése minden esetben jogosultsághoz kötött, így előfordulhat, hogy annak ellenére, hogy a lista bővíthető, mégsem jelenik meg a ikon, mivel Ön nem rendelkezik a bővítéshez szükséges jogosultsággal. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

19


Jelölőnégyzet A jelölőnégyzet egy négyzet alakú igen-nem kapcsoló, amelybe egy szimpla egérkattintással tehető pipa, illetve vehető le onnan. A programban több helyen fordul elő az, hogy több jelölőnégyzet is szerepel egymás mellett vagy alatt. Ilyen esetben ezek a jelölőnégyzetek egymástól függetlenül pipálhatók ki.

A négyzet alakú jelölőnégyzetek egymástól függetlenül választhatók ki.

Rádió gomb Hasonló a jelölőnégyzethez, azzal a különbséggel, hogy mindig csoportban vannak megjelenítve, és egy csoporton belül egyszerre csak egy elem lehet kiválasztva. Továbbá, ha egy csoporton belül egyszer már ki lett választva egy elem, akkor arról már nem vehető le a "pipa", csak úgy, ha a csoporton belül egy másik elemet választunk ki. A rádió gombok kör alakúak.

A kör alakú rádió gombok közül egyszerre csak egy jelölhető ki.

2.4. Listák A programban számos helyen jelennek meg listák, táblázatok, amelyek általában valamilyen lekérdezés eredményét jelenítik meg. Egy ilyen lista legalább egy oszlopból áll, és annyi sort jelenít meg, amennyi egyszerre kifér a képernyőre (pontosabban amennyi belefér az ablakba). A lista tetején lehetnek még különféle vezérlő gombok is, amelyekkel a listában kijelölt sorokon végezhetők el műveletek. Példa egy törzsadat listára: Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

20


Egy hagyományos lista, több oszloppal és sorral, valamint különféle funkció gombokkal.

A legtöbb lista az alábbi tulajdonságokkal rendelkezik: Sorok rendezése: Lehetőség van bizonyos oszlopok szerint rendezni a listában megjelenő tételek sorrendjét. Ez történhet növekvő és csökkenő irányban is. A kívánt oszlop szerinti rendezéshez egyszerűen csak rá kell kattintani az oszlop fejlécére. A fejlécen megjelenő nyíl mutatja a rendezés irányát. Az ellentétes irányba való rendezéshez ismét rá kell kattintani a fejlécre. A másik módszer az, ha rákattintunk a rendezni kívánt oszlop fejlécében lévő nyílra, majd a megjelenő menüben kiválasztjuk a Növekvő vagy Csökkenő rendezést.

Szinte minden oszlop szerint lehet rendezni növekvő és csökkenő sorrendben.

Oszlopok átrendezése: Ha a lista valamelyik oszlopát át szeretnénk helyezni egy másik pozícióba, rá kell kattintani a fejlécére, és a bal egérgombot lenyomva tartva, az oszlop bal-jobb irányú mozgatásával kijelölhető az új pozíció. Az alábbi példában az Aktív? nevű oszlop kerül áthelyezésre a Megnevezés és a Beépített? nevű oszlopok közé:

Az oszlopok sorrendje felcserélhető.


21


Oszlopok elrejtése: Ha egy lista túl sok oszlopot tartalmaz, ami ezáltal sok helyet foglal el, lehetőség van a mellőzhető oszlopok elrejtésére. Ehhez rá kell kattintani valamelyik oszlop fejlécében lévő nyílra, majd a megjelenő menüben az Oszlopok menüpontot kiválasztva bejelölhető, hogy mely oszlopok legyenek láthatóak (pipa) és melyek ne (nincs pipa).

Az oszlopok elrejthetők.

Oszlopok átméretezése: Ha valamelyik oszlop szélessége nem elegendő a benne lévő adatok megjelenítéséhez, módosítható az oszlop szélessége. A fejlécben, a két oszlop közötti elválasztó vonalat az egérrel "megfogva" méretezhető át a két oszlop.

Az oszlopok alapértelmezett szélessége változtatható.

További sor-adatok megjelenítése: Bizonyos listáknál egy-egy sor olyan sok információt tartalmaz, hogy az nem férne ki vízszintesen. Éppen ezért, csak a leglényegesebb oszlopai kerülnek megjelenítésre, a többi adat viszont el van rejtve. Ezeket az adatokat a sor bal szélén lévő ikonra kattintva lehet "lenyitni", majd a ikonra kattintva lehet "visszazárni".


22

Mikrovoks-EDtR kezelői leírás - szoftver verzió: 20100621 Bizonyos esetekben lehetőség van kinyitni egy-egy sort, további adatokat megjelenítve ez által.

Sorok kijelölése Ha a lista egyes sorain elvégezhető valamilyen művelet (például módosítás, törlés), akkor a műveletek végrehajtása előtt ki kell jelölni egy (vagy adott esetben több sort). Egyetlen sor kijelöléséhez rá kell kattintani a kívánt sorra, ami így átszíneződik. Több sor kijelölésére két módszer van: Egyesével: A CTRL billentyű lenyomva tartásával sorban rá kell kattintani azokra a sorokra, amelyeket ki szeretnénk jelölni. Tól-ig kijelölés: Ezzel a módszerrel két sor közötti sorok jelölhetők ki. Először rá kell kattintani az egyik sorra, majd a SHIFT billentyű lenyomva tartásával rá kell kattintani a másik sorra is. Ennek hatására a köztes sorok is ki lesznek jelölve.

Funkció gombok Ha a lista elemein műveletek végezhetők el (például módosítás, törlés), akkor általában a lista tetjén (az oszlop fejléc felett) helyezkednek el a funkció gombok. Minden ilyen gomb egy ikonból és a funkció megnevezéséből áll. A műveletek végrehajtásához előbb ki kell jelölni azt a sort (vagy sorokat) a listában, amelyen végre kívánjuk hajtani a műveletet, majd rá kell kattintani a megfelelő funkció gombra. Az alábbi példában a bizottsági javaslat megnevezésű törzsadat módosítását hajta végre a felhasználó.

A funkció gombok általában a lista tetején találhatók meg.

Helyben szerkeszthető listák Bizonyos esetekben lehetőség van a lista egyes elemeinek (celláinak) helyben történő módosítására. Ilyen esetben duplán kell kattintani a módosítandó cellára, amelynek hatására az egy szerkeszthető mezővé változik. A mező típusa a cella által tárolt adat típusától füg. Ha például, egy törzsadat megnevezését Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

23


akarjuk módosítani, akkor a dupla kattintás után a cella egy sima egysoros szabadon gépelhető mezőre változik, amelyben módosítható a megnevezés. Ha viszont, a módosítandó cella egy fix legördülő lista (például törzsadatok), akkor a felkínált értékek közül lehet választani egy másikat. A szerkesztés megszakítása: Egy cella módosítása megszakítható az ESC billentyű lenyomásával, melynek hatására a cella visszanyeri a módosítás előtti értékét. Több cella egymás utáni szerkesztése: Ha a lista egy sorában több cellát is akarunk módosítani, akkor az első cella módosítása után a TAB billentyű lenyomásával tudunk a következő cellára továbblépni. Amint egy cella módosításra kerül, a bal felső sarkában megjelenik egy ikon, amely emlékeztet arra, hogy a cella módosítva lett. Ez az ikon csak addig marad ott, amíg a listában végrehajtott változtatások nincsenek elmentve.

Bizonyos listák cellái helyben módosíthatóak.

Ha egy cella hibás adatot tartalmaz, akkor piros vonallal lesz aláhúzva (vagy piros színnel lesz bekeretezve). Ekkor az egérrel a cella fölé mozogva, egy buborékban megjelenik a hibaüzenet:

A hibás cellák piros színnel vannak bekeretezve - föléjük mozgatva az egeret, láthatóvá válik a hibaüzenet.


24


3. Adminisztráció A szoftverrel kapcsolatos rendszergazdai beállításokat, valamint a szoftver működésének bizonyos paramétereit az úgynevezett adminisztrációs felületeken lehet módosítani. A Mikrovoks-EDtR rendszer úgy lett megtervezve, hogy alkalmas legyen arra, hogy kistérségi társulások, körjegyzőségek egy közös szerveren üzemeltethessék a szoftvert, amelyet egymástól függetlenül, teljesen elszeparáltan használhatnak. A szoftver legfelsőbb szintjén helyezkednek el a szervezetek, amelyek tulajdonképpen önkormányzatokat, hivatalokat jelentenek. A legtöbb önkormányzatnál csak egyetlen szervezet hozható létre a rendszerben, mégpedig maga az önkormányzat, amely megvásárolta a szoftver licencét. Kistérségi társulások, körjegyzőségek esetében fordul elő az, hogy a szoftver egynél több szervezetet kezel. Ezek alapján kétféle adminisztrációs felületen végezhetők el a különféle beállítások. A legfelsőbb szinten a rendszer szintű adminisztrációs felület áll, amelyen az egész szoftverre kiható műveleteket lehet elvégezni, mint például szervezeti adatok módosítása, rendszergazdai üzenet küldése minden bejelentkezett felhasználónak, bejelentkezési napló áttekintése. A szoftver feltelepítése után rögtön ez a felület jelenik meg, amelyen első lépésként létre kell hozni magát a szervezetet (vagy szervezeteket). A szervezeti szintű adminisztrációs felület a rendszerben lévő minden szervezet számára különkülön érhető el, saját jelszóval. Ezen a felületen rögzíthetők azon törzsadatok, amelyek a napi munka során nem, vagy csak ritkán változnak. A törzsadatok mellett adminisztrálhatók a döntéshozók, a személyek (program felhasználók) és a felhasználói jogosultságok is.

3.1. Rendszer szintű adminisztráció A rendszer szintű adminisztrációs felület kevés, azonban fontos funkciót kínál. Ezt a felületet leginkább a szoftver telepítése után kell használni, ezt követően már csak alkalmanként. A felületre csak a megfelelő jelszó megadása után lehet belépni. A szoftver telepítése során a program bekérte a választott jelszót a Mikrovoks-EDtR-t telepítő felhasználótól, így biztosan van legalább egy olyan személy, aki tudja a jelszót ehhez a felülethez. A jelszó természetesen bármikor megváltoztatható.

Belépés a rendszer szintű adminisztrációs felületre A szoftver felső menüsorából ki kell választani az Adminisztráció » Rendszer szintű adminisztráció menüpontot.


25


A rendszer szintű adminisztrációs felület elérése.

Ekkor egy megjelenő ablakban a program kéri a jelszót, és csak akkor lehet belépni az adminisztrációs felületre, ha a megadott jelszó helyes.

Csak külön jelszóval lehet belépni.

Sikeres belépés után, egy ablak nyílik, amelyen négy fül található. Ezekkel érhető el a négy fő funkció.

A rendszer szintű adminisztrációs felület négy fülből áll.

3.1.1. Szervezetek felvitele, módosítása A Szervezetek fülre kattintva megjelenik egy lista, amelyben fel vannak sorolva a rendszerbe Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

26


korábban már felvitt szervezetek.

A listában látható a rendszerbe felvitt szervezetek listája.

Amennyiben a vásárló (aki megvásárolta a Mikrovoks-EDtR szoftvert) rendelkezik annyi licensszel, hogy fel tudjon vinni még egy szervezetet, akkor az Új szervezet felvitele gombra kattintva teheti ezt meg. A megjelenő ablakban egy űrlapot kell kitölteni, megadva az új szervezet adatait. Az űrlapon az alábbi adatokat kell megadni:


27


Űrlap egy új szervezet felviteléhez.

Szervezet neve: A szervezet teljes megnevezése (pl: "XYZ Város Polgármesteri Hivatala") Rövidített név: Bizonyos esetekben, a programban (helyhiány miatt) egy szervezetnek csak a rövidített neve tud megjelenni. Ilyen esetben a program ezt a mezőt fogja megjeleníteni. Szervezet típusa: Egy fix, nem bővethető listából kell kiválasztani a szervezet típusát, mint például önkormányzat, polgármesteri hivatal, kft, stb. Irányítószám: A szervezet címéből az irányítószám. (Ebbe a mezőbe csak számokat enged begépelni a program!) Település: A program tartalmazza a teljes magyarországi település listát, így ebből kell kiválasztani azt a települést, ahol a szervezet van. Célszerű elkezdeni begépelni a település nevét, majd ha már kellően le van szűkítve a találati lista, a billentyűzeten lévő lefelé Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

28


nyíllal, majd az Enter lenyomásával ki kell választani a megfelelő települést. Utca, házszám: A szervezet címéből az utca és házszám (illetve ha más közterület, akkor azt kell beírni). Hivatalos email cím: A szervezet hivatalos (nyilvános) email címe. Ha a program során bármikor email kiküldésre kerül sor, akkor feladóként az itt megadott email cím fog szerepelni. Jelszó és Jelszó megerősítése: Ugyanúgy, mint a rendszer szintű adminsztrációs felületre, úgy az egyes szervezetek saját szervezeti szintű adminisztrációs felületeire is csak külön jelszóval lehet majd belépni. Itt lehet megadni, hogy ennek az új szervezetnek mi legyen a szervezeti szintű adminisztrációs jelszava. Felelősi ellenőrzés: Egy döntéshez tartozó határidő-felelős bejegyzés jelentését elkészítheti a felelős, a hivatali felelős, vagy egy olyan harmadik személy, aki rendelkezik jelentés készítési jogosultsággal. Ha Ön bejelöli ezt az opciót, akkor a megírt jelentések csak akkor lesznek véglegesnek tekintve, ha a felelős jóváhagyja azokat. Amíg a jelentés nincs jóváhagyva, addig nem kerülhet bele a beszámolóba sem. Ha Ön nem jelöli be ezt az opciót, akkor a hivatali felelős (vagy egyéb harmadik személy) által megírt jelentés rögtön véglegesítve lesz, és belekerülhet a beszámolóba - a felelős külön engedélye nélkül. Igénylőlapok: A szervezetnél engedélyezhető az igénylőlapok használata, ami nem más, mint egy workflow rendszer a beterjesztések készítésének, valamint véleményézi és jóváhagyási folyamatainak kezelésére. Erről bővebben a Beterjesztések (7.) fejezetben esik szó. Szervezeti egységek: Ennek az opciónak csak akkor van hatása, ha az előbbi "Igénylőlapok" opció is engedélyezve van. Ennek az opciónak a bekapcsolása leginkább a nagyobb hivatalok számára ajánlott, ott, ahol szigorú szervezeti struktúra szerint működnek a folyamatok. Ennek az opciónak a használatával, néhány funkciónak a jogosultság ellenőrzése szigorúbb lesz, és a program ellenőrzi, hogy az adott személy melyik szervezeti egységhez tartozik. Továbbá, igénylőlapok használata esetén az igényeket immáron nem lehet közvetlenül személyeknek továbbítani, hanem csak szervezeti egységek felé lehet, ahol a szignálásra jogosult személyek kapják meg a feladatot. Természetesen, ők szükség szerint tovább tudják azt delegálni. Beterjesztő elnevezése: Vannak önkormányzatok, ahol a beterjesztést benyújtó személyt nem előterjesztőnek hívják, hanem képviselőnek. Éppen ezért ez az opció lehetőséget ad arra, hogy ezt beállítsuk. Jelenleg két értéke van: előterjesztő és képviselő. Az egész szoftveren belül ennek megfelelően vagy az egyik vagy a másik szót fogja használni a program. Scriptor rendszer használata: A Mikrovoks-EDtR szoftver kapcsolódni tud a Scriptor nevű dokumentum kezelő rendszerhez. Ezt az opciót csak akkor szabad bepipálni, ha valóban van egy Scriptor rendszer, amihez csatlakozni tud. Bepipálás után látható lesz néhány újabb mező, ahova a kapcsolódás adatait kell beírni. Ezek pontos tartalma felől a Scriptor rendszert telepítő illetékes személynél kell érdeklődni. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

29


A Mentés gombra kattintva az új szervezet rögzítésre kerül.

3.1.2. Bejelentkezési napló Ez az oldal csak egy listából áll, amelyen meg lehet tekinteni az egyes szervezetekbe történt sikeres vagy sikertelen belépési kísérleteket.

Lista a sikeres és sikertelen belépési kísérletekről.

3.1.3. Karbantartási üzenet Előfordulhat, hogy valami miatt újra kell indítani a szervert (azt, amelyikre a Mikrovoks-EDtR telepítve lett), vagy a Mikrovoks-EDtR szoftver frissítve lesz, és a rendszergazda szeretné közölni a program felhasználóival, hogy fejezzék be a munkát, mentsék el az adatokat, majd lépjenek ki a programból. Az üzenetet minden olyan felhasználó meg fogja kapni, aki éppen használja a Mikrovoks-EDtR szoftvert - az üzenet egy ablakban fog megjelenni. Ezt az üzenet küldést egyszerűen meg lehet tenni erről a felületről. A Karbantartási üzenet fülre kattintva először aktiválnunk kell az üzenet küldést. Tegyünk egy pipát a "Karbantartási üzenet megjelenítése..." felirat melletti négyzetbe.

Az üzenet megírásához először aktiválnunk kell az üzenet küldést.

Ezt követően, a megjelenő ablakba gépeljük be az üzenetet, majd kattintsunk az Alkalmaz gombra. Néhány másodpercen belül minden felhasználó látni fogja az üzenetet. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

30


Az üzenetet, ami akár többsoros is lehet, a megjelenő ablakban kell megírni.

Figyelem! Miután elvégeztük a teendőket, ami miatt ki kellett lépni a programból, ne felejtsük el inaktiválni a rendszergazdai üzenetet, különben mindvégig látható marad a felhasználók számítógépén!

3.1.4. Jelszó módosítás Ezen az oldalon a rendszer szintű adminisztrációs jelszót lehet módosítani. Meg kell adni a jelenlegi jelszót, valamint kétszer az új jelszót. A Módosítás gombra kattintva megtörténik a jelszó módosítása.

A jelszó módosításához meg kell adni a jelenlegi jelszót is.

3.1.5. Levelező szerver beállításai Ezen az oldalon lehet beállítani, hogy a Mikrovoks-EDtR az email küldések során melyik Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

31


levelező szervert (azaz SMTP kiszolgálót) vegye igénybe és milyen beállításokkal.

Űrlap az SMTP szerver beállításához.

A beállításokat olyan személynek javasolt elvégeznie, aki a hivatal számítógépes hálózatáért felel. Hoszt név vagy IP cím: Az SMTP szerver hoszt neve vagy IP címe. Ha azon a szerveren, amelyre a Mikrovoks-EDtR is telepítve lett, van SMTP kiszolgáló program, akkor elegendő a localhost szót beírni. Port: A port, amelyen az SMTP szoftver fut. Ez szinte minden esetben 25. 'HELO' domain: Amikor egy szoftver email-t szeretne küldeni és ehhez egy SMTP kiszolgálóhoz fordul, akkor úgymond a "nevén" kell, hogy szólítsa. Ezt egy speciális, "hello" paranccsal teszi meg a kommunikáció kezdetén. A "hello" parancs tartalmával bizonyos SMTP szerverek nem törődnek, viszont vannak olyanok, amelyek megkövetelik, hogy azt a hoszt nevet kapják meg, amelyen ők maguk is működnek. A legjobb az, ha ebbe a mezőbe az SMTP szerver hoszt nevét (és nem az IP címét!) írjuk be, vagyis ugyanazt, mint amit a Hoszt név mezőbe is írtunk. Az SMTP kiszolgáló hitelesítést igényel: A legtöbb SMTP kiszolgáló úgy van beállítva, hogy (védekezve a SPAM, azaz a kéretlen levelet küldők ellen), megköveteli a küldő féltől, hogy azonosítsa magát. Ha a küldő fél regisztrálva van az SMTP kiszolgálón (azaz van érvényes email postafiókja a szerveren), akkor a szerver engedélyezi az email küldését. Ebbe a négyzetbe pipát téve adhatjuk meg a hitelesítés adatait.


32


Hitelesítési beállítások.

Felhasználónév: Egy érvényes email postafiókhoz tartozó felhasználónév. Bizonyos SMTP szerverek esetén elgenedő az email címnek a kukac jel előtti részét beírni, más SMTP szerverek esetén a teljes email címet be kell írni. Jelszó: A "Felhasználónév" mezőben megadott postafiókhoz tartozó jelszó. Hitelesítés módja: Háromféle hitelesítési mód közül lehet választani. Ezek nincsenek lefordítva magyarra, hanem az eredeti angol elnevezésük szerepel a listában. Nézzünk utána, hogy a használni kívánt SMTP szerver melyik hitelesítési módot támogatja. Általában a "Login" mód a támogatott. Mielőtt elmentenénk az új beállításokat, érdemes letesztelni, hogy valóban jók-e az adatok. Ezt egy teszt email küldésével tehetjük meg. Írjunk be egy valós email címet az E-mail cím mezőbe (természetesen olyat, amit meg fogunk tudni nézni), majd kattintsunk a Próba email kiküldése a fenti címre gombra, melynek hatására a szoftver megpróbál egy próba email-t küldeni a megadott beállítások alapján. Hibás küldés esetén értesíteni fog a hiba okáról, ellenkező esetben nyugtázó üzenetet ír ki. Várjunk kb. egy percet, majd nézzük meg az email postafiókunkat, hogy valóban érkezett-e egy próba email "Mikrovoks-EDtR" feladóval. Tipp: Lehetőleg ne a hivatalon belüli email címünkkel teszteljük le a küldést, hanem valamilyen külső email címmel, például valamelyik ingyenes email szolgáltatónál létrehozott email címmel. Ennek az az oka, hogy amíg a hivatalon belüli email küldés működhet hitelesítés nélkül is, addig egy külső email címre már egyáltalán nem biztos, és erről muszáj meggyőződnünk. A Beállítások mentése gombra kattintva a fenti beállítások mentésre kerülnek.

3.2. Szervezeti szintű adminisztráció A rendszerbe rögzített összes szervezet külön-külön beállításokkal rendelkezhet, és ezeket külön felületen, külön jelszóval lehet módosítani. A szervezeti szintű beállításoknél lehet létrehozni a szervezet jogosultsági rendszerét, itt lehet karbantartani a felhasználókat, törzsadattárakat. Mindegyik szervezeti szintű adminisztrációs felületre csak az adott szervezet saját jelszavával lehet belépni (ezt a jelszót a szervezet rögzítésekor kellett kiválasztani).

Belépés a szervezeti szintű adminisztrációs felületre


33


A szoftver felső menüsorából ki kell választani az Adminisztráció » Szervezeti szintű adminisztráció menüpontot, majd azon belül ki kell választani azt a szervezetet, amelyiknek az adminisztrácós felületére be szeretnénk lépni.

A szervezeti szintű adminisztrációs felület elérése.

Ekkor egy megjelenő ablakban a program kéri a szervezethez tartozó jelszót, és csak akkor lehet belépni az adminisztrációs felületre, ha a megadott jelszó helyes.

Csak külön jelszóval lehet belépni.

Belépés után egy olyan ablak jelenik meg, amely számos füllel rendelkezik. Olyan sok a fül, hogy a legtöbb monitoron ki sem fér egy sorban, így a fülek sorának két szélén lévő nyilakra kattintva lehet lapozni a fülek között.

A füleket a sor szélein lévő nyilakra kattintva lehet lapozni.

3.2.1. Szervezeti adatok Erre a fülre kattintva csak egy gomb jelenik meg (Szervezet adatainak módosítása), amelyre kattintva módosíthatók a szervezet alap adatai. A módosító adatlap kissé más, mint az az űrlap, amivel létrehoztuk a szervezetet, így érdemes ezt is áttekinteni.


34


A gombra kattintva módosíthatók a szervezet alap adatai.

A szervezeti adatmódosító űrlap majdnem ugyanolyan, mint az új szervezet rögzítési űrlap, de azért van egy kis eltérés.


35

Mikrovoks-EDtR kezelői leírás - szoftver verzió: 20100621 Szervezet adatainak módosítása űrlap.

A két jelszó mező immáron nem kötelező. Azokat csak akkor kell kitölteni, ha meg akarjuk változtatni a szervezeti szintű adminisztrációs jelszót. Láthatóvá vált három legördülő lista, amelyekből egy-egy személyt lehet kiválasztani. Ha nem sokkal a szervezet felvitele után léptünk erre az űrlapra, akkor a listákban még nincsenek választható személyek. Ebben az esetben, először létre kell hozni a megfelelő személyeket (lásd Személyek bekezdés), majd ismét vissza kell ide térni. Választott vezető: Általában a polgármestert szokás itt kijelölni. Kinevezett vezető: Általában a jegyzőt szokás itt kijelölni. Kivonat hitelesítő: Az a személy, aki a kivonatok hitelességéért felel. A kivonatok készítésekor, a dokumentum alján az ő neve fog megjelenni a kivonat hitelesítő résznél. A Mentés gombra kattintva lehet elmenteni a módosításokat.

3.2.2. Döntéshozók Ezen a fülön jelenik meg a szervezetbe felvitt döntéshozók listája.

A szervezethez tartozó döntéshozók listája.

A listában látható a döntéshozó teljes és rövidített megnevezése, valamint az, hogy aktív-e. Néhány szó a törzsadatok "Aktív?" mezőjéről: A Mikrovoks-EDtR szoftverben nagyon sok törzsadathoz (listaelemhez) tartozik egy olyan paraméter, hogy "Aktív?". Ez igen/nem állású lehet, és azt jelöli, hogy ez a törzsadat vagy listaelem logikailag létezik-e még vagy sem. Ha például a valós életben egy döntéshozó korábban létezett, de megszűnt (például egy bizottság csak ideiglenesen jött létre), és szeretnénk, ha már nem lehetne hozzá több döntést és ülést rögzíteni, akkor inaktívvá tehetjük. Ez által nem fog eltűnni a rendszerből, mindössze annyi történik, hogy bizonyos műveleteknél nem lesz engedélyezett a használata. Ugyanakkor, a lekérdezés típusú műveleteknél (például döntések keresése) továbbra is használható lesz. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

36


Egy másik példa lehet a döntéscsopotok törzsadattára. Ha korábban használtunk olyan csoportot a döntések kategorizálásához, hogy "adóügyek", de ez megszűnt, és helyette valami mást szeretnénk használni a jövőben, akkor egyszerűen inaktívvá kell tenni ezt a törzsadatot, s ezentúl már nem lesz hozzárendelhető egyetlen döntéshez sem. Azonban, azoknál a döntéseknél, amelyeknél korábban ez a csoport volt megjelölve, nem történik változás, azok továbbra is ebbe a csoportba fognak tartozni. Végezetül, azáltal, hogy egy döntéscsoport inaktív, attól még lehetőség van olyan keresést indítani, amelyben szeretnénk látni azokat a döntéseket, amelyek ebbe a csoportba tartoznak. Összefoglalva, egy listaelem inaktívvá tétele nem törli azt a rendszerből, csak megtiltja a jövőbeli felhasználását. Minden döntéshozónál lehetőség van rögzíteni, hogy kik a tagjai. A fenti listában, minden döntéshozó sora előtt látható egy ikon, amelyre kattintva láthatóvá válik a tagok listája.

A sorok előtti ikonra kattintva megjelenik a tagok listája.

Bizonyos esetekben szükség van arra, hogy frissítsük a lista megjelenítését. Ehhez rá kell kattintani a Frissítés gombra, aminek hatására a teljes lista újra betöltődik. Új döntéshozó rögzítése Egy új döntéshozó rögzítéséhez kattintsunk a lista tetején lévő Új döntéshozó felvitele nevű funkció gombra. A megjelenű ablakban egy összetett űrlap jelenik meg, két részre bontva. A baloldali részén kell megadnunk az új döntéshozó megnevezését (pl. Képviselő Testület), illetve a rövidített nevét, ami lehetőleg csak néhány betű legyen - általában javasolt a döntéshozó kezdőbetűit felhasználni, például a képviselő Testület esetén KT. Ugyanitt jelölhető ki, hogy ez a döntéshozó aktív-e vagy sem - erről kicsivel feljebb már volt szó. Természetesen, egy új döntéshozót nem érdemes inaktívvá tenni, mivel azzal a céllal hozzuk létre, hogy adatokat (pl. döntéseket) rögzítsünk hozzá.


37


Az új döntéshozó alap adatainak megadása.

A következő lépésben (az alap adatok rész alatt) kiválaszthatjuk azokat a törzsadatokat, amelyeket ennél a döntéshozónál használni szeretnénk. A Mikrovoks-EDtR rendszerben számos törzsadattár létezik, azonban az itteni beállítás csak kettőt érint ezek közül: az ülésformák és a szöveges határidők törzsadattárát. A szervezet "ülésformák" és "szöveges határidők" nevű törzsadattáraiban számos törzsadat létezhet, azonban megadhatjuk, hogy ezek közül melyeket szeretnénk használni ennél a döntéshozónál. Amelyik törzsadat mellett pipa van, az használható lesz - alap esetben mindegyik létező törzsadat ki van jelölve.

Kiválaszthatjuk, hogy mely törzsadatokat szeretnénk használni ennél a döntéshozónál.

Az ablak jobb oldalán egy lista kapott helyet, ami ráadásul helyben szerkeszthető. Ebben a listában lehet rögzíteni a döntéshozóhoz tartozó tagokat. Ezt csak azután lehet megtenni, miután rögzítettük a megfelelő személyeket a szervezetben (lásd Személyek fejezet).

Az ablak jobb oldalán lévő listát bővítve tudjuk megadni a döntéshozó tagjait.

Az Új tag hozzáadása gombra kattintva egy új üres sor lesz beszúrva a listába, aminek minden celláját ki kell töltenünk. A Név mező egy legördülő lista, és a szervezethez már felvitt személyek listája jelenik meg benne. A Jogállás szintén egy legördülő lista. A Mandátum kezdete és Mandátum vége mezők dátumot várnak, amelybe ÉÉÉÉ-HH-NN formátumban (pl. 2007-05-11) kell megadni a dátumot. A dátum kiválasztásában segít a mező jobb oldalán lévő Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

38


ikon, amelyre kattintva egy naptár jelenik meg. Miután végeztünk egy sor kitöltésével, egyszerűen csak folytassuk a rögzítést egy újabb sorral (kattintunk ismét az Új tag hozzáadása gombra). Ha egy sor valamelyik celláját módosítani szeretnénk, akkor kattintsunk duplán a cellára, majd módosítsuk az értékét. Ha valamelyik sort törölni szeretnénk, akkor kattintsunk rá (ez által ki lesz jelölve - a sor hátterének színe megváltozik), majd kattintsunk a Tag törlése gombra. Miután minden adatot megadtunk a döntéshozóhoz, az ablak alján lévő Mentés gombra kattintva rögzíthetjük a rendszerben. Döntéshozó módosítása Ha egy korábban már rögzített döntéshozót módosítani szeretnénk, akkor a döntéshozók listájában jelöljük ki a sorát, majd kattintsunk a Módosítás gombra. A megjelenő ablak ugyanúgy néz ki és ugyanúgy működik, mint az új döntés rögzítésekor megismert ablak. Döntéshozó végleges törlése A rendszerben lehetőség van véglegesen törölni egy döntéshozót, azonban ezen a téren nagyon szigorú a program. Gyakorlatilag csak a téves rögzítést engedi törölni, ugyanis, ha már a programon belül legalább egy utalás történt egy adott döntéshozóra (például lett hozzá döntés rögzítve), akkor egészen addig nem törölhető, amíg ezek a hivatkozások egytől egyig meg nem szűnnek. Általában azonban, ezeknek a hivatkozásoknak a törlése nem megoldható, éppen ezért minden döntéshozót megfontoltan kell rögzíteni a rendszerben.

3.2.3. Szerepkörök A Mikrovoks-EDtR rendszer jogosultsági rendszerét a megfelelően kialakított szerepkörök alkotják. Egy szerepkör nem más, mint elemi jogosultságok halmaza. A Mikrovoks-EDtR rendszerben lévő felhasználókat egy vagy több szerepkörbe lehet sorolni, így ez által ruházhatók fel különféle jogosultságokkal. A Szerepkörök fület kiválasztva, a megjelenő listában láthatóak a szervezethez felvitt szerepkörök.

A listában vannak felsorolva a korábban már rögzített szerepkörök.


39


Új szerepkör létrehozása Egy új szerepkör létrehozásához kattintsunk az Új szerepkör felvitele gombra. Egyszerre két ablak fog megjelenni: egy nagyobb a háttérben, és egy kisebb az előtérben. A kisebbik (aktív) ablakban rögtön lehetőségünk van néhány előre elkészített sablon közül választani. Ha teljesen üres űrlappal akarunk dolgozni (tehát ha teljesen a nulláról szeretnénk felépíteni az új szerepkört), akkor válasszuk ki az "Üres űrlap" opciót. Az OK gombra kattintva eltűnik ez a kisebbik ablak, és aktívvá válik a mögötte lévő tényleges szerepkör űrlap. A kiválaszott sablonnak megfelelően már ki lesz tölve az űrlap (kivéve, ha üres sablont választottunk).

Új szerepkör létrehozásakor lehetőségünk van előre elkészített sablonokból kiindulni.

Legelőször a szerepkör űrlapjának tetején lévő Megnevezés mezőbe be kell írnunk a szerepkör megnevezését. A megnevezés lehetőleg utaljon a magába foglalt jogosultságokra, illetve beosztásra (pl. adatrögzítő, ügyintéző, jegyző, polgármester, képviselő, stb). Néhány szó a jogosultságok két típusáról A legtöbb jogosultság kiosztható külön-külön döntéshozónként, ez által megtehető az, hogy valaki csak a "Képviselő Testület" nevű döntéshozó dolgaihoz férjen hozzá, de az is megtehető, hogy valaki minden döntéshozó döntését meg tudja tekinteni, azonban ne tudja azokat módosítani. Van azonban néhány jogosultság, amelyek úgymond globálisak (mármint a szervezeten belül). Ilyenek tipikusan a törzsadattárak bővítését engedélyező jogosultságok. Mivel a törzsadattárak magához a szervezethez vannak kapcsolva, így ezeket a jogosultságokat nem lenne értelme döntéshozóhoz kötni. A szerepkör űrlapján lévő első szakaszban a globális jogosultságok engedélyezhetők (az űrlapon a Törzsadatok bővítési lehetősége cím alatt találhatók). Minden sorban egyetlen jogosultság neve szerepel, és a sora végén lévő négyzetbe kattintva pipa kerül a négyzetbe, ami azt jelenti, hogy ebben a szerepkörben ez a jogosultság aktív lesz (magyarul, aki majd bele fog tartozni ebbe a szerepkörbe, az rendelkezni fog a bejelölt jogosultsággal).


40


Jogosultságok kijelölése a négyzetekbe tett pipával.

Az egyes jogosultságok pontos magyarázatát lásd a Jogosultságok definíciója (3.2.4.) fejezetben. Tipp: Ha az összes jogosultságot egyszerre szeretnénk bejelölni vagy a pipát levenni, akkor keressük meg a négyzetek oszlopa alatti ikont, majd kattintsunk bele az alatta lévő négyzetbe. Ekkor a nyíl által mutatott oszlop összes négyzetébe pipa kerül, illetve üres lesz.

Az ÖSSZES KIJELÖLÉSE feliratnál lévő négyzetbe kattintva a felette lévő összes négyzetbe pipa kerül, illetve üres lesz. A kis nyilak iránya utal arra, hogy a kijelölés melyik oszlopra vonatkozik.

A következő szakaszokban következnek azok a jogosultságok, amelyeket külön-külön döntéshozónként lehet kiosztani. Ezek a jogosultságok csoportokra vannak osztva, hogy könnyebb legyen azokat megtalálni. Minden jogosultság sorában annyi négyzet van, ahány döntéshozó van jelenleg a rendszerben. Azt, hogy melyik négyzet melyik döntéshozóra vonatkozik, onnan tudhatjuk meg, hogy megnézzük az oszlop tetején lévő rövidítést (itt a Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

41


döntéshozók rövidített neve jelenik meg). Ha esetleg nem tudjuk, hogy egy-egy rövidítés melyik döntéshozót jelenti, vigyük az egeret a rövidítés fölé, mire a program kiírja a döntéshozó teljes nevét.

A döntéshozók rövidítése megjelenik az oszlopok fölött - ha rámozgatjuk az egeret, látható lesz a döntéshozó teljes neve.

Ha például pipát teszünk a "Döntések törlése" nevű jogosultság sorában a "PB" oszlopban lévő négyzetbe, de a "KT" oszlopban lévő négyzetbe nem, akkor az a személy, aki majd ebbe a szerepkörbe fog tartozni, képes lesz törölni a Pénzügyi Bizottság döntéseit, viszont a Képviselő Testület döntéseit nem. Ezeknél a jogosultságoknál is van lehetőség egy kattintással több négyzetet bejelölni, hasonló módon, mint fent. Miután beállítottuk a szükséges jogosultságokat, kattintsunk a Mentés gombra, melynek hatására létrejön a rendszerben az új szerepkör. Szerepkör módosítása Ha módosítani szeretnénk egy már meglévő szerepkört, válasszuk ki a listában (kattintsunk a sorára), majd kattintsunk a Módosítás gombra. Meg fog jelenni a szerepkör űrlapja, ami teljesen azonos az új szerepkör felvitelekor használt űrlappal. Szerepkör törlése Ha egy szerepkörre többé már nincs szükség, lehetőség van a törlésére. Válasszuk ki a szerepkört a listában (kattintsunk a sorára), majd kattintsunk a Törlés gombra. Ha ez a szerepkör már egyetlen személyhez sincs hozzárendelve, akkor a program törölni fogja - ellenkező esetben figyelmeztet arra, hogy a szerepkör addig nem törölhető, amíg van olyan személy, akihez hozzá van rendelve. Jogosultságok lekérdezése A jogosultságok lekérdezése egy hasznos funkció arra, hogy megtudjuk, mely személyek rendelkeznek egy adott jogosultsággal (pl. választ kaphatunk egy olyan kérdésre, hogy kiknek van jogosultsága törölni a Képviselő Testület döntéseit). A Jogosultságok lekérdezése gombra kattintva egy ablak jelenik meg, amelyben először ki kell választani a kérdéses jogosultságot, majd - amennyiben a jogosultság döntéshozó függő - a kérdéses döntéshozót is. A Keresés gomb hatására az alatta lévő listában fel lesznek sorolva azok a személyek, akik rendelkeznek a Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

42


kiválasztott jogosultsággal.

Egyszerűen kideríthető, hogy egy adott jogosultsággal kik rendelkeznek.

3.2.4. Jogosultságok definíciója Ebben a fejezetben részletesen ismertetésre kerülnek az egyes jogosultságok. Törzsadatok bővítési lehetősége Beterjesztés csoport törzsadattár bővíthetősége: A beterjesztés csoport törzsadattár olyan törzsadatokat tartalmaz, amelyeket a beterjesztések csoportosításához adhatunk meg minden egyes beterjesztés űrlapján - ilyen törzsadat például a "koncepciók, programok", "munkatervben szereplő napirendek", stb. Ennek a jogosultságnak a megléte azt teszi lehetővé, hogy ezt a törzsadattárat menet közben lehessen új törzsadatokkal bővíteni. Vagyis, ha egy legördülő listából ennek a törzsadattárnak az elemeit lehet kiválasztani, akkor a lista mellett meg fog jelenni egy ikon, amelyre kattintva új törzsadattal bővíthető a törzsadattár - mindez anélkül, hogy félbe kellene hagyni az elkezdett folyamatot. Beterjesztés forma törzsadattár bővíthetősége: A beterjesztés forma törzsadattár olyan törzsadatokat tartalmaz, amelyeket egy új beterjesztés típusának adhatunk meg - ilyen törzsadat például az "előterjesztés", "interpelláció", stb. Ennek a jogosultságnak ugyanaz a funkciója, mint a "Beterjesztés csoport törzsadattár bővíthetősége" jogosultságnak, csak éppen erre a törzsadattárra vonatkozóan. Döntéscsoport törzsadattár bővíthetősége: A döntéscsoport törzsadattár olyan törzsadatokat tartalmaz, amelyeket egy döntés kategorizálása során használhatunk - ilyen törzsadat például az "adóügyek", "építkezési ügyek", stb. Ennek a jogosultságnak ugyanaz a funkciója, mint a "Beterjesztés csoport törzsadattár bővíthetősége" jogosultságnak, csak éppen erre a törzsadattárra vonatkozóan. Döntés kapcsolat típus törzsadattár bővíthetősége: A döntés kapcsolat típus törzsadattár olyan törzsadatokat tartalmaz, amelyeket két döntés között létrehozott kapcsolat típusaként használhatunk - ilyen törzsadat például a "módosítás", "új határidő kijelölése", stb. Ennek a jogosultságnak ugyanaz a funkciója, mint a "Beterjesztés csoport törzsadattár bővíthetősége" jogosultságnak, csak éppen erre a törzsadattárra vonatkozóan. Döntéstípus törzsadattár bővíthetősége: A döntéstípus törzsadattár olyan törzsadatokat Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

43


tartalmaz, amelyeket egy döntés típusaként adhatunk meg - ilyen törzsadat például a "határozat", "rendelet", stb. Ennek a jogosultságnak ugyanaz a funkciója, mint a "Beterjesztés csoport törzsadattár bővíthetősége" jogosultságnak, csak éppen erre a törzsadattárra vonatkozóan. Felülvizsgálati ok törzsadattár bővíthetősége: A felülvizsgálati ok törzsadattár olyan törzsadatokat tartalmaz, amelyeket egy döntés felülvizsgálatainak okainak megadásához használatunk - ilyen törzsadat például a "Közigazgatási Hivatal kifogásolta", stb. Ennek a jogosultságnak ugyanaz a funkciója, mint a "Beterjesztés csoport törzsadattár bővíthetősége" jogosultságnak, csak éppen erre a törzsadattárra vonatkozóan. Jogállás törzsadattár bővíthetősége: A jogállás törzsadattár olyan törzsadatokat tartalmaz, amelyeket egy személy jogállásaként adhatunk meg - ilyen törzsadat például a "polgármester", "ügyvezető", stb. Ennek a jogosultságnak ugyanaz a funkciója, mint a "Beterjesztés csoport törzsadattár bővíthetősége" jogosultságnak, csak éppen erre a törzsadattárra vonatkozóan. Jogorvoslat törzsadattár bővíthetősége: A jogorvoslat törzsadattár olyan törzsadatokat tartalmaz, amelyeket egy felülvizsgálatainak végeredményeként, jogorvoslatként adhatunk meg - ilyen törzsadat például az "elutasítva", stb. Ennek a jogosultságnak ugyanaz a funkciója, mint a "Beterjesztés csoport törzsadattár bővíthetősége" jogosultságnak, csak éppen erre a törzsadattárra vonatkozóan. Kulcsszó törzsadattár bővíthetősége: A kulcsszó törzsadattár olyan törzsadatokat tartalmaz, amelyeket egy döntéshez kapcsolt kulcsszavak megadása során használhatunk fel (a kulcsszavak elősegítik a későbbi visszakereshetőséget). Ennek a jogosultságnak ugyanaz a funkciója, mint a "Beterjesztés csoport törzsadattár bővíthetősége" jogosultságnak, csak éppen erre a törzsadattárra vonatkozóan. Szöveges határidő törzsadattár bővíthetősége: A szöveges határidő törzsadattár olyan törzsadatokat tartalmaz, amelyeket egy döntés határidejének megadásához használhatunk, amennyiben nem fix dátumos határidőt kívánunk megadni - ilyen törzsadat például a "folyamatos", "rendelet szerint", stb. Ennek a jogosultságnak ugyanaz a funkciója, mint a "Beterjesztés csoport törzsadattár bővíthetősége" jogosultságnak, csak éppen erre a törzsadattárra vonatkozóan. Ülésforma törzsadattár bővíthetősége: Az ülésforma törzsadattár olyan törzsadatokat tartalmaz, amelyeket egy ülés típusaként adhatunk meg - ilyen törzsadat például a "rendes", "rendkívüli", stb. Ennek a jogosultságnak ugyanaz a funkciója, mint a "Beterjesztés csoport törzsadattár bővíthetősége" jogosultságnak, csak éppen erre a törzsadattárra vonatkozóan. Személy törzsadattár bővíthetősége: A személy törzsadattár valójában a rendszerben lévő személyeket (felhasználókat) tartalmazza, és számos helyen használható fel (pl. felelős kijelölésekor). Ennek a jogosultságnak ugyanaz a funkciója, mint a "Beterjesztés csoport törzsadattár bővíthetősége" jogosultságnak, csak éppen erre a törzsadattárra vonatkozóan. Munkatervek Munkatervek megtekintése: Ezzel a jogosultsággal meg lehet tekinteni a rendszerbe Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

44


felvitt munkaterveket és az azokhoz tartozó ülésterveket. Új munkaterv rögzítése, meglévő munkaterv módosítása és törlése: Ezzel a jogosultsággal módosíthatók és törölhetők a munkatervek és az azokhoz tartozó üléstervek. Az alábbi jogosultságok mind külön-külön oszthatók ki az egyes döntéshozókhoz. Ha tehát például olyan szöveg olvasható az alábbi magyarázatban, hogy "az összes döntés", akkor azt úgy kell értelmezni, hogy "azon döntéshozók összes döntései, amelyeknél ki lett osztva ez a jogosultság". Beterjesztések Beterjesztések adatainak megtekintése (kivéve zárt anyagú beterjesztések): Ez a jogosultság engedélyezi az összes beterjesztés megtekintését, függetlenül annak státuszától (kivéve a zárt ülsére szánt beterjesztéseket, mert azokhoz külön jogosultság kell). Zárt anyagú beterjesztések adatainak megtekintése: Ez a jogosultság engedélyezi az összes zárt beterjesztés megtekintését, függetlenül annak státuszától. Beterjesztések adatainak megtekintése szervezeti egységtől függetlenül (csak igénylőlapok használata, valamint szigorított szervezeti egységek esetén): Ezzel a jogosultsággal bármelyik beterjesztés adatlapját meg lehet tekinteni függetlenül attól, hogy a felhasználó melyik szervezeti egységbe tartozik. Új beterjesztés rögzítése, meglévő beterjesztés módosítása: Ez a jogosultság engedélyezi egy új beterjesztés létrehozását. Beterjesztésekhez törvényességi észrevétel csatolása: Ez a jogosultság szükséges ahhoz, hogy egy beterjesztés csak-olvasható (azaz nem szerkeszthető) adatlapán törvényességi észrevételt lehessen csatolni. Beterjesztéseknél a jogi kontroll státuszának módosítása: Egy beterjesztés adatlapján a "Jogi kontroll státusza" nevű mezőt csak azok a személyek módosíthatják, akik rendelkeznek ezzel a jogosultsággal. Beterjesztések jóváhagyása, elutasítása: Egyrészt, lehetőség van az "Előkészítés alatt" státuszban lévő beterjesztések véglegesítésére - külön jóváhagyás nélkül. Másrészt, lehetőség van a "Jóváhagyásra vár" státuszban lévő beterjesztések jóváhagyására, illetve elutasítására. A 'Bizottsági véleményezés alatt' státuszú beterjesztések néhány adatának módosítása: Amennyiben egy beterjesztésnek a státusza 'Bizottsági véleményezés alatt', akkor csak azok a személyek tudják módosítani a "Döntési javaslatok" és a "Döntéshozók véleményei" fülek tartalmát, akik rendelkeznek ezzel a jogosultsággal. Beterjesztések törlése: Ezzel a jogosultággal törölhetők a beterjesztések. Ülések Ülések adatainak megtekintése (kivéve zárt napirendi pontok adatai): Ez a jogosultság engedélyezi az összes ülés adatainak megtekintését, kivéve az ülések zárt napirendi pontjait. Ha tehát egy ülés napirendi pontjai között van nyílt és zárt, akkor a nyílt napirendeket meg lehet nyitni, de a zártakat nem - ez utóbbihoz egy kiegészítő jogosultság Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

45


szükséges (lásd a következő jogosultságot). Ülések zárt napirendi pontjainak megtekintése: Ez a jogosultság ad lehetőséget arra, hogy az ülések zárt napirendi pontjait is meg lehessen nyitni. Ez a jogosultság csak az "Ülések adatainak megtekintése (kivéve zárt napirendi pontok adatai)" nevű jogosultsággal együtt használható. Új ülés előkészítése, meglévő előkészítés módosítása: Azok a személyek, akik rendelkeznek ezzel a jogosultsággal, új ülést tudnak előkészíteni, illetve módosítani tudják a meglévő ülések adatait. Ebbe bele tartoznak a zárt napirendi pontok is. Továbbá ezzel a jogosultsággal lehet lezárni az előkészítési szakaszt ("Előkészítés lezárása" gomb), amely által az ülés státusza "Előkészítve" lesz. Szintén ez a jogosultság ad lehetőséget az ülés lezajlottá nyilvánítására is ("Az ülés lezajlott" gomb). Ülés státuszának visszaállítása 'Előkészítés alatt'-ra: Ha valaki az ülés státuszát átállította "Előkészítve" állapotba, akkor ezzel jelezte, hogy az ülés teljes anyaga fel lett töltve. Ebből az állapotból azonban lehetőség van visszalépni az "Előkészítés alatt" állapotba ("Előkészítés újranyitása" gomb), de ezt csak az teheti meg, aki rendelkezik ezzel a jogosultsággal. Ülések törlése (kivéve a 'Lezajlott' státuszúakat): Aki rendelkezik ezzel a jogosultsággal, az bármelyik ülést, amelyik nem "Lezajlott" státuszban van, véglegesen törölni tudja a rendszerből. A "Lezajlott" státuszú üléseket már senki sem törölheti a rendszerből! MikroVoks-ból kapott adatok feldolgozása: Ha az önkormányzat rendelkezik a Mikrovoks Szavazatszámláló és Konferencia Rendszerrel, és egy adott üléshez már rendelkezésre áll importálandó adat a Mikrovoks rendszerből, akkor ezzel a jogosultsággal van lehetőség a Mikrovoks-sal meghozott döntések beemelésére a Mikrovoks-EDtR rendszerbe. Meghívó készítése: Az "Előkészítve" illetve "Lezajlott" státuszú ülésekhez ezzel a jogosultsággal lehet meghívót készíteni. Meghívó kiküldése email-ben: Az "Előkészítve" illetve "Lezajlott" státuszú ülésekhez elkészített meghívót lehet egyszerre több személynek kiküldeni email-ben. Ülések publikálása a külső portálra: Ezzel a jogosultsággal van lehetőség üléseket publikálni a www.hatarozatok.hu weboldalra, illetve a szervezet saját honlapjára. Döntések Döntések adatainak megtekintése (kivéve a zárt ülésen hozott döntések szövegei): Ez a jogosultság lehetőséget ad az összes döntés összes adatának megtekintésére, kivéve a zárt ülésen hozott döntések szövegeit (ilyen esetben a döntés összes adata megtekinthető, kivéve magát a szöveget). Ha azt szeretnénk, hogy a felhasználó a zárt ülésen hozott döntések szövegeit is láthassa, akkor ki kell osztanunk a "Zárt ülésen hozott döntések szövegeinek megtekintése" nevű jogosultságot is. Zárt ülésen hozott döntések szövegeinek megtekintése: Ez a jogosultság kizárólag arra ad felhatalmazást, hogy a zárt ülésen meghozott döntések szövegeit is meg lehessen tekinteni. Önmagában nincs értelme használni, csak az előbbi "Döntések adatainak megtekintése (kivéve a zárt ülésen hozott döntések szövegei)" nevű jogosultsággal együtt. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

46


Kézi döntésrögzítés, meglévő döntések módosítása: Egy új döntés manuális rögzítésére ad lehetőséget (azért fontos kiemelni, hogy manuális, mert a Mikrovoks-EDtR szoftver képes kommunikálni a Mikrovoks rendszerrel, amelyből át tudja emelni az ülésen meghozott döntések adatait). Ezen kívül ez a jogosultság lehetővé teszi a már meglévő döntések adatainak módosítását is. Döntések törlése: Lehetőséget ad a döntések végleges (visszavonhatatlan) törlésére. Döntések publikálása a külső portálra: Ezzel a jogosultsággal van lehetőség döntéseket publikálni a www.hatarozatok.hu weboldalra, illetve a szervezet saját honlapjára. Jelentések, beszámolók Bármely jelentés elkészítése: Alap esetben egy döntéshez tartozó határidő-felelős bejegyzéshez csak a kijelölt felelős vagy hivatali felelős írhatja meg a jelentést. Ha azonban valaki rendelkezik ezzel a jogosultsággal, akkor olyan jogokkal lesz felruházva, mint a hivatali felelős (amennyiben volt hivatali felelős megadva - ha nem volt, akkor olyanokkal, mint a felelős), és így meg tudja írni a jelentést. Bármely jelentés felülbírálása (jegyzői jogkör): Ha a szervezeti beállításoknál be van kapcsolva a "Felelősi ellenőrzés" opció (lásd a Szervezetek felvitele, módosítása (3.1.1.) fejezetet), akkor a hivatali felelős (vagy a "Bármely jelentés elkészítése" nevű jogosultsággal rendelkező személy) által megírt jelentést a felelősnek jóvá kell hagynia. Amíg nem hagyja jóvá, addig a jelentés nem kerülhet bele a soron következő üléshez készült beszámolóba. Aki rendelkezik ezzel a jogosultsággal, az a felelős helyébe lépve épp úgy jóvá tudja hagyni (vagy épp vissza tudja utasítani) a jelentést, mint a felelős. Beszámolók megtekintése: Aki rendelkezik ezzel a jogosultsággal, az meg tudja tekinteni az összes beszámolót - függetlenül azok státuszától. Beszámolók elkészítése: Ezzel a jogosultsággal lehetőség van az ülésekre beszámolót készíteni. Beszámolók jóváhagyása, elutasítása: Lehetőséget ad a "Függőben" státusszal rendelkező beszámolók jóváhagyására, illetve elutasítására. Továbbá, ha valaki rendelkezik ezzel a jogosultsággal, valamint a "Beszámolók elkészítése" jogosultsággal is, akkor az általa létrehozott beszámolók rögtön "Elkészült" státuszba fognak kerülni, azaz ilyen esetben nem lesz szükség a jóváhagyási procedúrára. Beszámolók törlése: Ezzel a jogosultsággal törölhetők a beszámolók (kivéve a "Lezárva" státuszú beszámolókat - ezek ugyanis már nem törölhetők a rendszerből). Végrehajtási fázis lezárása a beszámoló elfogadása/elutasítása után: A jóváhagyott (tehát véglegesített) beszámolók a döntéshozó következő ülésén lesznek előterjesztve. Ekkor a döntéshozó szavaz arról, hogy a beszámolóban szereplő jelentések közül melyeket fogadja el és melyeket utasítja vissza. Mindezt a döntését egy határozatban rögzítik. Egy külön funkció lehetőséget ad arra, hogy az egyes beszámolóknál megadhassuk, hogy a döntéshozó melyik határozatával döntött a beszámolóról, valamint azt, hogy melyik jelentést fogadta el és melyiket nem. Ezt a funkciót csak az veheti igénybe, aki rendelkezik ezzel a jogosultsággal.

3.2.5. Szervezeti egységek Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

47


Ezen az oldalon van lehetőség szervezeti egységeket létrehozni osztályok, titkárságok számára (például "Pénzügyi Osztály").

3.2.6. Személyek Ezen a fülön jelenik meg a szervezetbe felvitt személyek listája.

A szervezethez tartozó személyek listája.

Új személy rögzítése Egy új személy felviteléhez kattintsunk az Új személy felvitele gombra. Ekkor egy új ablakban megjelenik egy üres űrlap.


48


Űrlap egy új személy rögzítéséhez.

Az űrlapon az alábbi mezőket kell (lehet) kitölteni: Név előtag: Ha természetes személyről van szó, és a neve tartalmaz előtagot (pl. dr, ifj), akkor azt itt kell külön megadni. Név: A személy neve. Természetes személy esetén vezetéknév és utónév, egyéb esetben a teljes megnevezés. E-mail cím: A személy e-mail címe. Jelenleg a szoftver csak akkor használja az email címet, amikor az ülések meghívóit akarjuk kiküldeni. Ekkor ugyanis a kiválasztott személyek email címeire lesznek kiküldve az ülés előkészítési anyagok és a meghívó. Az e-mail cím megadása nem kötelező. Szervezeti egység: Minden személyt hozzá lehet rendelni valamelyik szervezeti egységhez, de ez nem kötelező. Ha viszont a szervezet adatlapján be lett kapcsolva az "Igénylőlapok" és a "Szervezeti egységek" üzemmód, akkor a program megfelelő működéséhez mindenképp szükséges az, hogy minden egyes személy valamelyik szervezeti egységhez legyen hozzárendelve. Szignálói státusz: Ennek a beállításnak csak akkor van hatása, ha a személy hozzá lett rendelve valamelyik szervezeti egységhez. Kiválasztható, hogy ez a személy a megadott szervezeti egységben rendelkezik-e szignálói joggal, és ha igen, akkor hanyadlagos szignálónak számít. Minden szervezeti egységben legfeljebb csak egy elsődleges, egy másodlagos és egy harmadlagos szignáló lehet. Ha a személy egy külső intézményt vagy céget képvisel, akkor annak neve: Ezt a Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

49


mezőt csak akkor kell kitölteni, ha a rögzíteni kívánt személy egy természetes személy, és fontosnak tartjuk tárolni azt is, hogy melyik intézményhez, céghez tartozik. Ezt akkor érdemes jelölni, ha például egy cég vezetőjét rögzítjük éppen, aki majd felelősként fog szerepelni valamelyik döntésnél. De ide beírható például a képviselt párt neve is, ha ez a fontos. Ha természetes személy, jogállása: Szintén csak akkor van értelme megadni, ha természetes személyről van szó. Itt adható meg, hogy a szervezetben vagy pedig az imént megjelölt intézményben milyen jogállást tölt be. Választható felelősnek?: Ezzel azt tudjuk állítani, hogy ez a személy szerepeljen-e a abban a felelősi listában, amiből kiválaszthatóak a döntések felelősei. Választható hivatali felelősnek?: Ezzel azt tudjuk állítani, hogy ez a személy szerepeljene a abban a hivatali felelősi listában, amiből kiválaszthatóak a döntések hivatali felelősei. Beléphet az EDtR rendszerbe? Ha ebbe a négyzetbe nem teszünk pipát, akkor ez a személy nem lesz Mikrovoks-EDtR felhasználó (valójában senki olyan számára nem érdemes engedélyezni a rendszer használatát, akinek nincs rá szüksége). Ha azonban azt szeretnénk, hogy ez a személy használhassa a Mikrovoks-EDtR szoftvert, akkor tegyünk pipát a négyzetbe. Ekkor újabb lehetőségek jelennek meg.

Ha a személy számára engedélyezzük a Mikrovoks-EDtR-be való belépést, akkor további adatokat is meg kell adnunk.

Belépési azonosító: Ahhoz, hogy a személy (mint Mikrovoks-EDtR felhasználó) be tudjon jelentkezni a rendszerbe, kell számára választani egy belépési azonosítót. A legjobb, ha a belépési azonosítót a személy nevéből képezzük úgy, hogy nem használunk ékezetet, szóközt, és nagybetűket sem. Például "Kovács István" esetén az azonosító lehet például "kovacs.istvan" vagy akár "kovacsi". Jelszó és Jelszó megerősítése: A belépési azonosító mellé választani kell egy jelszót is, amit a biztonság kedvéért kétszer is meg kell adni. Érdemes valamilyen nehezen kitalálható jelszót választani a számára, amit ő majd később - ha szeretné és van hozzá jogosultsága - meg tud majd változtatni. Meg tudja változtatni a jelszavát?: Ha azt szeretnénk, hogy a felhasználó ne tudja megváltoztatni a saját jelszavát, akkor vegyük ki a pipát ebből a négyzetből. Az alábbi szerepkörökbe tartozzon: Ebben az elkerített szekcióban fel van sorolva a rendszerben lévő összes szerepkör neve, mindegyik előtt egy jelölőnégyzet. Itt lehet hozzárendelni a személyhez az egyes szerepköröket. Ha a személy több szerepkörhöz is Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

50


hozzá van rendelve, akkor az egyes szerepkörök jogosultságai "összeadódnak", vagyis a személy az összes kiválasztott szerepkörhöz tartozó jogosultsággal fel lesz ruházva. Miután kitöltöttük az űrlapot, kattintsunk a Mentés gombra, így az új személy rögzítve lesz a rendszerben. Személy adatainak módosítása A listában jelöljük ki azt a személyt, akinek az adatait módosítani szeretnénk, majd kattintsunk a Módosítás gombra. Ekkor meg fog jelenni a személy űrlapja, ami majdnem ugyanúgy néz ki, mint az új személy felviteli űrlap. A különbség csak annyi, hogy amennyiben a személy számára engedélyezve van a rendszerbe való belépés, akkor a jelszó mezők üresek. Ide csak akkor kell új jelszót beírni, ha meg szeretnénk azt változtatni. Személy törlése Ha törölni szeretnénk egy személyt, akkor válasszuk ki a listából (kattintsunk a sorára), majd kattintsunk a Törlés gombra. Ha erre a személyre van legalább egy hivatkozás a rendszeren belül (például valamelyik döntésnél felelősnek van megjelölve), akkor a rendszer nem engedi a törlést. Ilyen esetben javasolt inaktívvá tenni a személyt. Az inaktív személyek nem választhatók ki semmilyen listából (azaz például nem választhatók felelősnek), és a rendszerbe sem tudnak belépni, még akkor sem, ha a belépés egyébként engedélyezve van számukra.

3.2.7. Igénylőlap sablonok Ennek a fülnek az oldalán van lehetőség az egyes döntéshozókhoz igénylőlap sablonokat definiálni. Az igénylőlapokról bővebben a Beterjesztések (7.) fejezetben lehet olvasni. A fül oldalán megjelenik egy lista, amiben a döntéshozók vannak felsorolva (értelemszerűen ez a funkció addig nem használható, amíg a szervezethez nincs rögzítve egyetlen döntéshozó sem).


51


Döntéshozók listája.

A kívánt döntéshozót kiválasztva, majd a Sablonok készítése és szerkesztése gombra kattintva egy új ablak jelenik meg, amelyben látható a kiválasztott döntéshozóhoz rögzített sablonok listája.


52


A döntéshozóhoz tartozó igénylőlap sablonok listája.

A listában láthatók az egyes sablonok, az előre beállított sorrendben. Mindegyik sorban látható a sablon neve, az igény leírása, határidő, átugorható-e a sablon lépés, valamint az, hogy pozitív, illetve negatív jóváhagyás esetén kihez kerüljön a beterjesztés, illetve elutasítás esetén melyik sablon lépéssel folytatódjon a folyamat. A lista tetején az alábbi gombok találhatóak: Új: Egy űrlap jelenik meg, melyet kitöltve egy új sablon rögzíthető. A részleteket lásd lejjebb. Módosítás: A kiválasztott sablon űrlapja módosítható. Léptetés feljebb: A kiválasztott sablon eggyel feljebb léptethető a listában. Léptetés lejjebb: A kiválasztott sablon eggyel lejjebb léptethető a listában. Törlés: A kiválasztott sablon törlésre kerül. Frissítés: A lista frissítésre kerül. Új igénylőlap készítésekor az alábbi űrlap jelenik meg:


53


Egy új igénylőlap űrlapja.

Sablon neve: Minden sablonnak kötelező nevet adni, amit ebbe a mezőbe kell begépelni. A sablon neve lehetőleg utaljon arra, hogy mi a feladat, illetve hogy miért kell kitölteni ezt a sablont (pl. "Törvényességi ellenőrzés"). Átugorható? Ha az igen opciót választjuk, akkor végrehajtható a beterjesztés teljes folyamat anélkül, hogy erre a sablonra sor került volna (azaz anélkül, hogy akár egyetlen igénylőlap is be lett volna küldve ezen sablon alapján). Ellenkező esetben előbb-utóbb kötelező lesz beküldeni egy olyan igénylőlapot, ami ezt a sablont használja. Igény leírása: Ez tulajdonképpen annak a kérésnek a megfogalmazása, amit a felsorolt személyekhez intézünk ennek az igénylőlapnak a beküldésével. Például: "Kérném a beterjesztés törvényességi ellenőrzését". A sor végén lévő "Módosítható?" legördülő menüben állítható be, hogy ezen sablon alkalmazása során az "Igény leírása" mező módosítható lesz-e a felhasználó által. Határidő: Egy legördülő menüből három opció választható ki. A "Nincs előre meghatározva" azt jelenti, hogy az igénylőlapon üres marad a határidő mező, és a felhasználónak kell majd a határidőt megszabnia. A "Törvényességi ellenőrzésre való leadás határideje előtt" opciót kiválasztva megjelenik még egy lista, amelyből kiválaszthatunk egy napot 1 és 60 között. A program az igénylőlap indításakor automatikusan ki fogja számítani a határidőt úgy, hogy a beterjesztés adatlapján megadott Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

54


"Törvényességi ellenőrzésre (határidő)" mező dátumából kivonja az itt megadott napok számát. A sor végén lévő "Módosítható?" legördülő menüben állítható be, hogy ezen sablon alkalmazása során a "Határidő" mező módosítható lesz-e a felhasználó által. A "Polgármesteri Titkárságra való leadás határideje előtt" opció pontosan úgy működik, mint az előző, csak éppen a "Polgármesteri Titkárságra (határidő)" mezőben lévő dátumból fogja kivonni a megadott napokat. Végrehajtási mód: Ebből a legördülő menüből két opció választható ki. A "Sorrendben egymást követő" mód azt jelenti, hogy az alább felsorolt személyek (illetve szervezeti egységek) egyesével, a listán feltüntetett sorrendben hajthatják végre a kiírt feladatot, és az email-ben való értesítéseket is ebben a sorrendben fogják kapni. Azaz, az igénylőlap beküldése után a listán szereplő első személy (illetve szervezeti egység elsődleges szignálója) kapni fog egy email értesítést arról, hogy van egy új véleményezési és/vagy jóváhagyási feladata ezzel a beterjesztéssel. Ekkor kizárólag ő írhat véleményt (illetve szervezeti egység esetén a másodlagos és harmadlagos szignálók is), illetve csak ő hagyhatja jóvá, még akkor is, ha a listán más személyek is szerepelnek. Miután az első személy (illetve szervezeti egység) végrehajtotta a feladatot, akkor a sorrendben őt követő második személy (illetve szervezeti egység elsődleges szignálója) kap értesítést, és így tovább. Az igénylőlap akkor kerül lezárásra, ha az utolsó személy (illetve szervezeti egység) is végrehajtotta a feladatot. Ha a kiválasztott mód "Párhuzamos", akkor az igénylőlap beküldése után egyszerre kap minden személy (illetve szervezeti egység) email értesítést, és tetszőleges sorrendben, egymástól függetlenül hajthatják végre a feladatot. Az igénylőlap akkor kerül lezárásra, miután az összes személy (illetve szervezeti egység) végrehajtotta a feladatot. A sor végén lévő "Módosítható?" legördülő menüben állítható be, hogy ezen sablon alkalmazása során a "Végrehajtási mód" mező módosítható lesz-e a felhasználó által. Véleményezők és/vagy jóváhagyók: Itt személyeket (illetve szervezeti egységeket amennyiben a "szervezeti egység mód" be van kapcsolva) lehet felsorolni, és mindegyiküknél meg lehet adni, hogy mi a feladata, ami háromféle lehet: csak véleményezés, csak jóváhagyás, illetve véleményezés és jóváhagyás. Az Új személy hozzáadása gombra kattintva egy új üres sor lesz hozzáadva az eddigiekhez, amelyben kiválasztható a személy és a feladat. Ha egy sort mégis törölni szeretnénk, akkor kattintsunk a sorban lévő Törlés gombra. Ha a "Sorrendben egymást követő" módot választottuk, akkor számít a személyek sorrendje, amely módosítható. A sorok előtti ikonra kattintva és az egér gombját nyomva tartva, az egér fel-le mozgatásával kijelölhető a megfogott sor új pozíciója, majd az egérgomb elengedésével rögzítésre kerül az új sorrend. A "szervezeti egység mód" esetén szervezeti egységek választhatók ki, azonban a program csak azokat tünteti fel a listában, amelyekhez van rendelve elsődleges szignáló személy. Kihez kerüljön? (Ha minden személy jóváhagyta): Minden esetben meg kell azt adni, hogy mely személyhez kerüljön a beterjesztés abban az esetben, ha vagy csak véleményeket kértünk be, vagy ha jóváhagyási kérelem is volt, akkor azok közül egyik Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

55


sem volt elutasítás. Az igénylőlap lezárása után az itt kiválasztott személyhez fog kerülni a beterjesztés, és egyúttal ez a személy értesítést fog kapni email-ben. A sor végén lévő "Módosítható?" legördülő menüben állítható be, hogy ezen sablon alkalmazása során ez a mező módosítható lesz-e a felhasználó által. Itt szintén igaz, hogy "szervezeti egység mód" esetén a program csak azokat a szervezeti egységeket tünteti fel a listában, amelyekhez van rendelve elsődleges szignáló személy. Igénylőlap indítás: Lehetőség van arra, hogy amennyiben mindenki jóváhagyta az igénylőlapot, akkor automatikusan induljon egy új igénylőlap az itt kiválasztott sablon alapján. Ebben a listában a program csak azokat az igénylőlap sablonokat tünteti fel, amelyeknél minden mező ki van töltve - pontosabban csak azok, amelyeket ha kézzel választanánk ki egy új igénylőlap indítása esetén, akkor nem kellene semmin sem módosítani, mert rögtön beküldhető lenne a rendszerbe. Kihez kerüljön? (Ha legalább egy személy elutasította): Azt szintén meg kell adni, hogy amennyiben legalább egy személy elutasította a beterjesztést, akkor kihez kerüljön a beterjesztés (hasonlóan az előző ponthoz, az igénylőlap lezárását követően az itt megjelölt személy fog email-ben értesítést kapni). A sor végén lévő "Módosítható?" legördülő menüben állítható be, hogy ezen sablon alkalmazása során ez a mező módosítható lesz-e a felhasználó által. Itt szintén igaz, hogy "szervezeti egység mód" esetén a program csak azokat a szervezeti egységeket tünteti fel a listában, amelyekhez van rendelve elsődleges szignáló személy. Ugrás sablonhoz (Ha legalább egy személy elutasította): Elutasítás esetén nem elég azt megadni, hogy kihez kerüljön a beterjesztés, hanem azt is ki kell választani, hogy a folyamat legközelebb hol folytatódhat, vagyis hova ugorjunk vissza a teljes folyamatban. Lehetőség van közvetlenül bármelyik meglévő sablon után ugrani, de arra is van mód, hogy a folyamat ugyanennél a pontnál maradjon, illetve arra is, hogy a teljes folyamat elölről kezdődjön. A sor végén lévő "Módosítható?" legördülő menüben állítható be, hogy ezen sablon alkalmazása során ez a mező módosítható lesz-e a felhasználó által. A Mentés gombra kattintva a sablon rögzítésre kerül.

3.2.8. Törzsadattárak A Mikrovoks-EDtR szoftverben többféle törzsadattár létezik, amelyek a program telepítésekor rendelkeznek bizonyos számú alapértelmezett törzsadattal. A törzsadattárak tartalmát a szervezeti szintű adminisztrációs felületen lehet módosítani. A szoftverben az alábbi törzsadattárakat lehet módosítani: Szöveges határidők Döntéscsoportok Döntés kapcsolat típusok Döntés típusok Jogállások Ülésformák Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

56


Beterjesztés csoportok Beterjesztés formák Jogorvoslat típusok Felülvizsgálati okok Kulcsszavak Az egyes törzsadattárak listáját, valamint a módosításukhoz szükséges funkció gombokat a nevükkel megegyező feliratú fülre kattintva lehet elérni. Mivel mindegyik törzsadattár adminisztrációja teljsen azonosan működik, így most csak a Szöveges határidők törzsadattár használatát mutatjuk be.

Minden törzsadattár ugyanúgy működik - a képen a Szöveges határidők törzsadattár látható

Törzsadatok felvitele és módosítása Új törzsadat felviteléhez kattintsunk az Új törzsadat felvitele gombra. Ekkor egy egyszerű űrlap jelenik meg, amelyben meg kell adni magát a törzsadatot, majd a Mentés gombra kattintva az új törzsadat rögzítésre kerül.

Új törzsadat felvitele

Egy meglévő törzsadat módosításához jelöljük azt ki (a listában kattintsunk a sorára), majd kattintsunk a Módosítás gombra. A megjelenő űrlapon módosíthatjuk az adatokat. Törzsadat törlése Ha törölni szeretnénk egy törzsadatot, akkor válasszuk ki a listából (kattintsunk a sorára), majd kattintsunk a Törlés gombra. Ha erre a törzsadatra van legalább egy hivatkozás a rendszeren Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

57


belül, akkor a rendszer nem engedi a törlést. Ilyen esetben javasolt inaktívvá tenni a törzsadatot. Törzsadatok összevonása Előfordulhat, hogy korábban két külön törzsadatot használtunk valamire, de később ezek azonos értelműek lesznek, és már csak az egyiket (vagy egyiket sem, hanem helyettük egy harmadikat) szeretnénk használni, de például akkor is szükség lehet két törzsadat összevonására, ha tévedésből duplán rögzítettük őket a rendszerbe, és csak az egyikre van szükség. Ekkor lehetőség van az összevonásukra. Egyszerre mindig csak két törzsadat vonható össze egymással. Első lépésben ki kell jelölnünk azt a két törzsadatot, amelyet össze szeretnénk vonni. Először kattintsunk az egyik törzsadat sorára, majd nyomjuk meg a billentyűzeten a CTRL gombot (és tartsuk lenyomva), majd kattintsunk a másik törzsadat sorára. Ennek hatására a listában két sor is ki lesz jelölve. Ekkor kattintsunk az Összevonás gombra.

Két törzsadat összevonása

Van néhány szabály, ami két törzsadat összevonására vonatkozik. Ehhez tudni kell, hogy a rendszer megkülönbözteti az eredetileg ("gyárilag") beépített törzsadatokat és az utólag, a felhasználó által rögzítetteket. Azt, hogy egy törzsadat beépített-e, a listában lévő "Beépített?" oszlopban láthatjuk. A két összevonandó törzsadat aktivitása meg kell, hogy egyezzen (tehát vagy mindkettő legyen aktív, vagy egyik se legyen az). Két beépített törzsadat nem vonható össze egymással. Ha egy beépített és egy nem beépített törzsadatot vonunk össze, akkor az új közös név kötelezően a beépített törzsadat neve lesz. Két nem beépített törzsadat összevonásakor tetszőleges nevet választhatunk az új közös törzsadatnak. Mi történik két törzsadat összevonásakor? Ha az "A" és "B" törzsadatokat vontuk össze, és az új közös név "A" lett, akkor a programban minden "B"-re való hivatkozás át lesz módosítva "A"-ra, és a "B" törzsadat inakítvvá válik - és ugyanez fordítva is igaz. Hasonlóan, ha az "A" és "B" törzsadatokat vontuk össze, de az új közös név "C" lesz, akkor a programban minden "A"-ra és Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

58


"B"-re való hivatkozás át lesz módosítva "C"-re, és mind az "A", mind a "B" törzsadat inaktívvá válik.

Két nem beépített törzsadat összevonásakor tetszőleges nevet választhatunk az új közös törzsadatnak.

3.2.9. Zárolások feloldása A Zárolások feloldása fül alatt van lehetőség az ülés előkészítés során véletlenül "beragadt" zárolások feloldására. Ennek a fülnek az oldalán az alábbi lista jelenik meg:

A listában a jelenleg zárolt ülések és napirendek láthatóak.


59


A listában vannak felsorolva azok az ülések és napirendi pontok, amelyek jelen pillanatban zárolva vannak. A Frissítés gombra kattintva a lista aktualizálódik. A listában látható, hogy melyik ülésről van szó (Ülés oszlop), melyik napirendi pont van zárolva (Napirendi pont oszlop - ha maga az ülés van zárolva, akkor "A teljes ülés zárolva" felirat jelenik meg), valamint az, hogy ki zárola és mikor. Egy zárolás feloldásához kattintsunk a kívánt sorra, majd a Zárolás feloldása gombra. Előtte azért győződjünk meg arról, hogy valóban "beragadt" zárolásról van szó, vagyis kérdezzük meg az illetőt, hogy valóban nem dolgozik már az adott ülésen illetve napirendi ponton.


60


4. Belépés a rendszerbe A Mikrovoks-EDtR szoftver érdemi funkcióit (döntések és ülések kezelése, adatkarbantartás, keresés, stb.) a rendszerbe (pontosabban valamelyik szervezet rendszerébe) belépve lehet elérni. A belépés alapvető feltétele, hogy a szervezethez legyen legalább egy olyan személy rögzítve, aki rendelkezik a belépéshez szükséges engedéllyel, továbbá megfelelő jogosultságokkal van felruházva. Ezek beállítását lásd a Szerepkörök (3.2.3.), Jogosultságok definíciója (3.2.4.) és a Személyek (3.2.6.) fejezetekben.

4.1. A bejelentkezési űrlap A Mikrovoks-EDtR elindításakor rögtön látható lesz a képernyő közepén helyet foglaló bejelentkezési űrlap.

A bejelentkezési űrlap.

A belépéshez mind a három mezőt ki kell töltenünk. Az első mező (Szervezet) valójában egy legördülő lista. A listában a rendszerben lévő szervezetek vannak felsorolva. Ha ez a lista még üres, akkor a kezdeti lépések még nem lettek elvégezve. Ehhez lásd a Szervezetek felvitele, módosítása (3.1.1.) fejezetet. Az azonosító és jelszó mezőkbe annak a személynek a belépési azonosítóját és jelszavát kell beírni, akinek a nevében be szeretnénk lépni a kiválasztott szervezetbe. Egészen pontosan mik a feltételei annak, hogy be lehessen lépni egy kiválaszott szervezetbe? A kiválasztott szervezet "személyek" nevű listája tartalmazzon legalább egy személyt (lásd Személyek (3.2.6.)). Az "azonosító" és "jelszó" mezőbe érvényes azonosító és jelszó legyen begépelve. Vagyis, a kiválasztott szervezet "személyek" nevű listája tartalmazzon egy olyan személyt, akinek ez az azonosítója és a jelszava. A személy, akinek a nevében be kívánunk lépni, legyen aktív státuszú, és engedélyezve legyen számára a belépés a Mikrovoks-EDtR rendszerbe.


61


A belépési űrlap kitöltése után kattintsunk a Belépés gombra, melyet követően a rendszer ellenőrzi a megadott adatokat. Ha az adatok megfelelőek, akkor az adott személy bejelentkezése megtörténik. Ezt azzal jelzi a program, hogy a bejelentkezési űrlap eltűnik, az oldal felső részén egy beúszó üzenetablak tájékoztat a sikeres bejelentkezésről, továbbá a képernyőn újabb menüpontok és gombok jelennek meg.

4.2. Elérhető menüpontok a bejelentkezés után Bejelentkezés után újabb komponensek jelennek meg a szoftver képernyőjén:

A szoftver képernyőjének felépítése a bejelentkezés után.

Újabb menüpontok: Ezeken a menüpontokon keresztül lehet elérni a szoftver különféle funkcióit (pl. döntések, ülések, beterjesztések, stb). Ezekről részletesebben a további fejezetekben esik szó. Bejelentkezési információk: A program tájékoztató jelleggel kiírja, hogy kinek (mely személynek) a nevében jelentkeztek be a rendszerbe, valamint azt is, hogy melyik szervezetben vagyunk éppen. Gyorskeresések: A bejelentkezett személy saját gyorskereséseit tudja itt elindítani, illetve adminisztrálni. Ezt a témát egy külön fejezetben tárgyaljuk részletesen. Jelszó módosítás: Amennyiben a bejelentkezett személy számára engedélyezve van a saját jelszavának módosítása, akkor ide kattintva tudja módosítani a jelszavát (részletesebben Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

62


lásd kicsivel lejjebb). Ha nincs számára engedélyezve, akkor ez a menüpont nem is jelenik meg. Kijelentkezés: Erre a gombra kattintva a személy kijelentkezik a rendszerből (előtte a program megerősítést kér).

A személy saját jelszavának módosítása A jelszó módosításához kattintsunk a Jelszó módosítás gombra (feltéve, hogy megjelent a gomb - ha nem, akkor nincs számunkra engedélyezve a jelszó módosítása). A megjelenő űrlapon meg kell adnunk a jelenlegi jelszót, valamint az új jelszót kétszer. A Módosít gombra kattintva megtörténik a jelszó módosítása.

A bejelentkezett személy meg tudja változtatni a saját jelszavát.


63


5. Döntések A Mikrovoks-EDtR szoftver elsődleges és legalapvetőbb funkciója az önkormányzati és intézményi döntések (pl. határozat, rendelet) nyilvántartása, visszakereshetősége, internetes publikációja. Egy-egy döntésről eleve jónéhány adatot kell kötelező jelleggel tárolni, de ezeken kívül további számos adat, információ is rögzíthető. Később bármelyik adat alapján lehetőség lesz a döntések között keresni. A döntések rögzítését, keresését, publikációját ellátó funkciókat a Döntések menü alatt lehet megtalálni. Az egyes funkciókról a következő fejezetekben esik szó.

A döntésekkel kapcsolatos funkciók ebben a menüpontban érhetőek el.

5.1. Új döntés rögzítése A döntéseket kétféleképpen lehet rögzíteni a rendszerben. Az egyik a manuális felvitel, amikor a felhasználó a döntés űrlapjának minden mezőjét kitölti. A másik lehetőség akkor érhető el, ha a szervezet rendelkezik a Globomax Kft. másik termékével, a Mikrovoks-sal. Ekkor ugyanis lehetőség van arra, hogy a Mikrovoks-ban létrejött jegyzőkönyv alapján a meghozott döntéseket egyszerűen át lehessen emelni a Mikrovoks-EDtR szoftverbe. Ebben a fejezetben az előbbi, vagyis a manuális döntésrögzítésről esik szó. A döntések kézi döntésrögzítéséről egy külön villámtanfolyam készült, amelyet a Súgó » Villámtanfolyamok » "Döntések rögzítése" menüpontból lehet elindítani. Egy új döntés rögzítéséhez minimálisan az alábbi jogosultságok szükségesek: "Kézi döntésrögzítés, meglévő döntések módosítása" Ajánlott az alábbi jogosultságok megléte is: "Döntéscsoport törzsadattár bővíthetősége" "Döntés kapcsolat típus törzsadattár bővíthetősége" "Döntéstípus törzsadattár bővíthetősége" "Felülvizsgálati ok törzsadattár bővíthetősége" "Jogorvoslat törzsadattár bővíthetősége" "Kulcsszó törzsadattár bővíthetősége" "Szöveges határidő törzsadattár bővíthetősége" Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

64


"Ülésforma törzsadattár bővíthetősége" "Személy törzsadattár bővíthetősége" "Döntések adatainak megtekintése (kivéve a zárt ülésen hozott döntések szövegei)" "Zárt ülésen hozott döntések szövegeinek megtekintése" Válasszuk ki a Döntések » Új döntés rögzítése menüpontot.

Az új döntés rögzítése funkció ebből a menüpontból érhető el.

5.1.1. Ülés alap adatainak megadása Új döntés rögzítésekor az első ablak, ami megjelenik, egy olyan űrlapot tartalmaz, amelyen meg kell adnunk annak az ülésnek az adatait, amelynek a jegyzőkönyve alapján döntéseket fogunk rögzíteni. Azért lett ez így kitalálva, mivel a gyakorlatban legtöbbször az fordul elő, hogy az adatrögzítő felhasználó fog egy ülés jegyzőkönyvet, és az ülésen meghozott döntéseket sorra berögzíti a rendszerbe.

Első lépésben az ülés adatait kell megadnunk.


65


Azt kell tudni erről az űrlapról, hogy a legelső döntés rögzítése előtt még üresek a mezők, viszont a második döntéstől kezdve mindig ki lesznek töltve az előző állapot szerint. Ha tehát egy üléshez 30 döntést kell rögzíteni, akkor nem kell 30-szor megadni az ülés adatait, hanem elég csak egyszer, a legelső döntés rögzítése előtt. Az egyes mezők magyarázata: Döntéshozó: Az a testület vagy bizottság (közös nevükön döntéshozó), amelynek a döntéseit rögzíteni kívánjuk. Ebben a listában csak azok a döntéshozók lesznek felsorolva, amelyekhez a bejelentkezett személy rendelkezik a "Kézi döntésrögzítés, meglévő döntések módosítása" nevű jogosultsággal. Ülés dátuma: Annak az ülésnek a dátuma, amelynek a jegyzőkönyve alapján döntéseket kívánunk rögzíteni. Ülésforma: Annak az ülésnek a formája (típusa), amelynek a jegyzőkönyve alapján döntéseket kívánunk rögzíteni. Ez a legördülő lista csak akkor válik aktívvá (vagyis csak akkor választható belőle listaelem), ha már kiválasztottuk a döntéshozót. Ez amiatt van, mert döntéshozónként más-és-más lehet a választható ülésformák listája. Nyílt vagy zárt: Ebből a legördülő listából kell kiválasztanunk, hogy az az ülés, amelynek döntését most rögzíteni kívánjuk nyílt vagy zárt volt-e. Döntés típusa: Meg kell adnunk a soron következő döntés típusát (pl. határozat, rendelet). Ennek alapján a szoftver fel fogja tudni ajánlani a soron következő döntés sorszámát. A folytatáshoz kattintsunk a Tovább gombra. Ezt követően ez az ablak eltűnik, és helyette megjelenik a döntés adatlapja, ami a szoftverben található legkomplexebb űrlap. Emiatt fülekre van felosztva, melyeknek használatát a következő fejezetekben tárgyaljuk.

5.1.2. Alap adatok Az "Alap adatok" fül oldalán adhatók meg a döntés legalapvetőbb adatai.


66


Az "Alap adatok" fülhöz tartozó oldal.

Szám: A Mikrovoks-EDtR szoftverben minden döntést négy adat azonosít egyértelműen: évszám, éven belüli sorszám, döntéshozó, döntés típusa - például: 27/2008. Képviselő Testületi határozat. Ez egyúttal azt is jelenti, hogy a rendszerben (pontosabban egy adott szervezeten belül) nem szerepelhet több olyan döntés, amelyeknek ez a négy adata megegyezik. Az űrlapon a szám mezőt már eleve kitöltötte a program - ez a sorszám a soron következő szabad döntésszám a megadott évben, a megadott döntéshozóval és döntéstípussal. Természetesen a sorszám átírható, ha nem megfelelő, vagy ha nem a soron következő döntést rögzítjük. Év: A döntés azonosító négy adata közül az év a második, amelyet itt kell megadni. Ez a mező már ki van töltve, ami a program az ülés dátumából olvasott ki. Hónap: Egy döntés azonosító pontos formája így néz ki: 27/2008. (II. 03.) Képviselő Testületi határozat. A zárójelben lévő dátum a döntéshozatal - illetve rendelet esetén a kihirdetés - dátumát jelöli. Ebben a legördülő listában a hónapot kell kiválasztani, amit a program már automatikusan kiválasztott az ülés dátuma alapján. Nap: A döntés azonosítójában a zárójelben feltüntetett dátuma napja. Döntéshozó: Azt a döntéshozót jelöli, amely a döntést meghozta. Technikai okokból itt nem változtatható meg a döntéshozó. Ha másik döntéshozót szeretne, akkor a Mégsem gombra kattintva szakítsa félbe a döntés rögzítését, majd a megjelenő űrlapon válasszon ki egy másik döntéshozót. Döntés típusa: Ebből a legördülő listából lehet kiválasztani a döntés típusát. Ezt már meg kellett tenni az előző ablakban, így itt nem kell újra kiválasztani, de ettől függetlenül módosítható. Amennyiben egy olyan döntés típust szeretnénk itt megadni, ami még nem Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

67


létezik, lehetőségünk van itt helyben bővíteni ezt a listát (pontosabban a hozzá tartozó törzsadattárat). Ezt azonban csak akkor tehetjük meg, ha rendelkezünk az ehhez szükséges jogosultsággal - egészen pontosan a "Döntéstípus törzsadattár bővíthetősége" nevű jogosultsággal. Ezt onnan tudhatjuk, hogy a "Döntés típusa:" felirat után megjelent egy ikon. Ha megjelent, akkor rákattintva egy űrlap jelenik meg, amellyel új elemet rögzíthetünk ehhez a listához (azaz új elemmel bővíthetjük a "Döntéstípusok" nevű törzsadattárat). A rögzített elem ezentúl minden felhasználó számára látható és használható lesz. Hatályos? Itt adható meg, hogy ez a döntés hatályos-e vagy sem. A program alapértelmezésként feltételezi, hogy hatályos döntést rögzítünk - ha mégsem, akkor itt tudjuk ezt módosítani. Tárgy: Minden döntéshez kötelező megadni egy tárgyat, ami utal a tartalmára. A tárgyat ebbe a mezőbe kell begépelni. Döntéshozatal dátuma: Itt lehet megadni azt a dátumot, amikor a döntést meghozták. Nem kötelező kitölteni, azonban van egy szabály, miszerint a döntéshozatal dátmua, kihirdetés dátuma és hatályba lépés dátuma mezők közül legalább az egyiket kötelező megadni. Kihirdetés dátuma: Itt lehet megadni azt a dátumot, amikor a döntést kihirdették. Nem kötelező kitölteni, azonban van egy szabály, miszerint a döntéshozatal dátmua, kihirdetés dátuma és hatályba lépés dátuma mezők közül legalább az egyiket kötelező megadni. Hatályba lépés dátuma: Itt lehet megadni azt a dátumot, amikor a döntés hatályba lép. Nem kötelező kitölteni, azonban van egy szabály, miszerint a döntéshozatal dátmua, kihirdetés dátuma és hatályba lépés dátuma mezők közül legalább az egyiket kötelező megadni. A döntés szövege: Ebben az elkerített részben található egy szövegszerkesztő ablak. Itt kell megírni (vagy más dokumentumból bemásolni) a döntés szövegét. A szövegszerkesztő támogatja az olyan alapvető formázási lehetőségeket, mint például félkövér, dőlt, igazítás balra-középre-jobbra, felsorolás számozással vagy anélkül, betűszín, betűtípus, betűméret, táblázatok rajzolása, stb. Felhívjuk azonban a figyelmét, hogy bár látszólag hasonlít a Microsoft Word szövegszerkesztőre, mégis jóval elmarad annak tudásától, így előfordulhat az, hogy egy Word-ből ide bemásolt szöveg nem lesz megfelelően beformázva. A ikonra kattintva lehet teljes képernyőre kinagyítani a szövegszerkesztőt, és ugyanezzel lehet visszaállítani is. Megjegyzés: Ebben az elkerített részben van lehetőség bármiféle megjegyzést írni a döntéshez. A megjegyzés több sorba is tördelhető, azonban maga a szöveg nem formázható. Ezt a mezőt nem kötelező kitölteni.

5.1.3. Döntéshozatal A "Döntéshozatal" fül oldalán lehet rögzíteni az üléssel és magával a szavazással kapcsolatos adatokat.


68


A "Döntéshozatal" fülhöz tartozó oldal.

Döntés csoport: Minden döntést kötelező valamilyen csoportba, kategóriába sorolni. Ez tulajdonképpen hasznos is, mivel a későbbi visszakereshetőséget segíti elő. Ebből a legördülő listából kell kiválasztani a kívánt kategóriát (csoportot). Ha a bejelentkezett személy rendelkezik a "Döntéscsoport törzsadattár bővíthetősége" nevű jogosultsággal, akkor helyben tudja bővíteni ezt a listát. Ülésforma: Annak az ülésnek a formája (típusa), amelyen ezt a döntést meghozták. Ha a bejelentkezett személy rendelkezik az "Ülésforma törzsadattár bővíthetősége" nevű jogosultsággal, akkor helyben tudja bővíteni ezt a listát. Ez a mező már automatikusan ki van töltve az előzetesen megadott adatok alapján, de módosítható, ha szükséges. Nyílt vagy zárt? Ebből a legördülő listából kell kiválasztanunk, hogy az az ülés, amelyen ezt a döntést meghozták, nyílt vagy zárt volt-e. Ez a mező már automatikusan ki van töltve az előzetesen megadott adatok alapján, de módosítható, ha szükséges. Döntésforma: Ez az adat arra utal, hogy milyen módon (milyen formában) történt maga a szavazás. Három listaelem közül választhatunk: nylít, titkos vagy névszerinti. Határozat képesség: A mező pontos megnevezése az, hogy "határozat képességi küszöb". Két lehetséges értéke van: egyszerű többség vagy minősített többség. Szavazás eredménye: Azt lehet megadni, hogy milyen eredménnyel zárult maga a szavazás. Három lehetséges értéke van: elfogadva, elutasítva, érvénytelen. Ezt a mezőt nem kötelező kitölteni. Igen: A döntésről való szavazás "igen" szavazatainak száma. Ezt a mezőt nem kötelező kitölteni, viszont csak nemnegatív egész számokat enged beírni a program. Nem: A döntésről való szavazás "nem" szavazatainak száma. Ezt a mezőt nem kötelező Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

69


kitölteni, viszont csak nemnegatív egész számokat enged beírni a program. Tartózkodott: A döntésről való szavazás "tartózkodott" szavazatainak száma. Ezt a mezőt nem kötelező kitölteni, viszont csak nemnegatív egész számokat enged beírni a program. Nem szavazaott: Azon szavazó személyek száma, akik a döntésről való szavazás során az előző három lehetőség közül egyiket sem jelölték meg. Ezt a mezőt nem kötelező kitölteni, viszont csak nemnegatív egész számokat enged beírni a program. Távollévők: Azon személyek száma, akik nem voltak jelen a döntésről való szavazáskor. Ezt a mezőt nem kötelező kitölteni, viszont csak nemnegatív egész számokat enged beírni a program. Névszerinti szavazás eredménye Amennyiben rendelkezésre áll a névszerinti szavazás eredménye, lehetőség van az egyes tagok szavazatainak rögzítésére is. Ráadásul ezt úgy lehet megtenni, hogy ha egy döntési javaslathoz több alternatíva is tartozott és több szavazás történt, akkor minden szavazás eredményét be lehet rögzíteni. Egy új szavazás eredményének felviteléhez kattintsunk az Új szavazási tárgy létrehozása gombra. Ennek hatására egy új bejegyzés jelenik meg, ami tulajdonképpen egy "mini űrlap" a nagy űrlapon belül.

Új névszerinti szavazás eredményének megadása.

A Tárgy mezőbe kell beírni a szavazás tárgyát, majd az Új szavazati eredmény hozzáadása gombra kattintva lehet megadni az első szavazati eredményt. Ezt a gombot annyiszor kell majd megnyomni, ahányan részt vettek a szavazásban. A gomb megnyomása után egy-egy újabb kis űrlap jelenik meg, amit ki kell tölteni.

Egyesével lehet megadni, hogy az egyes döntéshozói tagok jelen voltak-e, és hogyan szavaztak.

Döntéshozói tag: Azt a személyt kell kiválasztani a listából, akinek a szavazatát rögzítjük. Jelen volt? Meg kell adnunk, hogy a kiválasztott személy jelen volt-e a szavazáskor. Ha a "nem" opciót választjuk, akkor a további két mező inaktív lesz, így nem is tölthetők ki. A döntéshozatalban részt vett? Meg kell adnunk, hogy a kiválasztott személy részt vett-e Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

70


a döntéshozatalban. Ha a "nem vett részt" opciót választjuk, akkor a következő mező inaktív lesz, így nem is tölthető ki. A döntéshozatalban részt vett? Meg kell adnunk, hogy a kiválasztott személy részt vett-e a döntéshozatalban. Ha a "nem vett részt" opciót választjuk, akkor a következő mező inaktív lesz, így nem is tölthető ki. Szavazata: Amennyiben a kiválasztott személy részt vett a szavazásban, itt adható meg a szavazata. Lehetőség van törölni egy-egy szavazati eredményt, vagy egy egész szavazást, ha rákattintunk a törölni kívánt sorban lévő Törlés gombra.

5.1.4. Előzmények Az "Előzmények" fül oldalán lehet megadni néhány olyan további adatot, ami a döntés meghozatalának körülményeit írja le. Az itteni adatok megadása opcionális.

Az "Előzmények" fülhöz tartozó oldal.

Ezen az oldalon megadható, hogy az ülésnek mely napirendi pontján lett meghozva a döntés, mi volt a konkrét (határozati) javaslat tárgya és szövege, valamint milyen dokumentumok voltak hozzácsatolva a napirendi ponthoz és magához a javaslathoz. Ha az az ülés, amelyen ezt a döntést meghozták, korábban már elő lett készítve a MikrovoksEDtR szoftverben, akkor nem kell kézzel megadni a fent felsorolt adatokat, hanem a Kapcsolódó Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

71


előkészítés kiválasztása listából gombra kattintva kiválaszthatjuk a megfelelő ülést, és azon belül azt az előkészített napirendi pontot vagy javaslatot (esetleg alternatívát), amit megszavaztak és a jelenleg rögzítendő döntés született meg.

A kapcsolódó ülés anyag böngészése

A megjelenő ablak bal oldalán struktúráltan láthatjuk a döntéshozó üléseit, azok napirendi pontjait, javaslatait, alternatíváit. Az egyes csomópontokat az előttük lévő ikonra kattintva nyithatjuk le, illetve csukhatjuk be. Ha rákattintunk valamelyik napirendi pontra, javaslatra vagy alternatívára, akkor a jobb oldalon megjelennek a hozzá kapcsolódó adatok. Ha a döntést (amelyet éppen most rögzítünk) egy olyan javaslat vagy alternatíva alapján hoztak meg, ami eredetileg is szerepel az előkészített anyagban, akkor keressük ki a listából, kattintsunk rá, majd kattintsunk az ablak alján lévő Kiválaszt gombra. Ekkor az ablak bezáródik, majd a kiválasztásnak megfelelő adatok beíródnak az egyes mezőkbe (amelyek egyúttal csak olvashatóvá válnak, azaz nem módosítható a tartalmuk). Ha a döntést, amelyet most rögzítünk, egy olyan napirendi pont alatt hoztak meg, amely szerepel az előkészítésben, viszont egy olyan határozati javaslat alapján, ami nem lett előkészítve (azaz ott helyben az ülésen alkották meg a javaslatot), akkor csak magát a napirendi pontot kell kiválasztani. Ha a döntést egy rögtönzött (azaz nem előkészített) napirendi ponton belül hozták meg, akkor pedig egyáltalán ne is nyissuk meg ezt a böngésző ablakot, hanem kézzel töltsük ki az adatokat az "Előzmények" fül oldalán. Az Előzmények fül oldalán az alábbi mezőket lehet kitölteni: Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

72


Napirendi pont száma: Itt adható meg, hogy hanyadik napirendi pontban hozták meg ezt a döntést. Javaslat tárgya: A döntési javaslat tárgya. Javaslat szövege: A döntési javaslat szövege. Az előterjesztéshez, javaslathoz kapcsolódó fájlok: Több fájl (dokumentum) csatolható, amelyek a döntés kapcsán lettek létrehozva. Az Új dokumentum hozzáadása gombra kattintva egy új kis űrlap jelenik meg, amelyen kiválasztható a feltölteni kívánt fájl, illetve opcionálisan leírás fűzhető a fájlhoz. Ha egy dokumentumre mégsincs szükség, akkor a Törlés gombra kattintva törölhető. A feltöltött dokumentumok sorrendje éppúgy módosítható, mint a határidő-felelős bejegyzéseké. Ehhez lásd a Határidők és felelősök (5.1.5.) fejezet végét.

5.1.5. Határidők és felelősök Minden döntés lehet azonnali végrehajtású, vagy rendelkezhet egy vagy több határidővel és felelőssel. Ezeket az adatokat a "Határidők és felelősök" fül oldalán lehet megadni.

A "Határidők és felelősök" fülhöz tartozó oldal.

Legelőször két opció közül kell választani egyet (kötelező valamelyiket kiválasztani): Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

73


A döntés azonnali végrehajtású: Ezzel az opcióval jelölhetjük, hogy a döntés azonnali végrehajtású, és így jelentést és beszámolót sem igényel. Ebben az esetben nincs is más dolgunk ennek a fülnek az oldalán. A döntéshez az alábbi határidők és felelősök vannak hozzárendelve: Ha ezt az opciót választjuk ki, akkor lehetőségünk van egy vagy akár több határidőt és felelőst megjelölni a döntéshez. Az opció kiválasztása után a program megkér, hogy vigyünk fel legalább egy határidő-felelős bejegyzést. Ezt az Új határidő és felelős hozzáadása gombra kattintva tehetjük meg.

Új határidő-felelős bejegyzés hozzáadása.

Dátumos vagy Szöveges határidő: A határidő kétféle lehet - vagy egy konkrét dátum, vagy pedig egy szöveges határidő (pl. "folyamatos", "rendelet szerint", stb). Ha dátumot akarunk megadni, akkor azt a "Dátumos" mezőben kell megadnunk, míg a szöveges határidőt a "Szöveges határidő" feliratú legördülő menüből választhatjuk ki. Ez utóbbi helyben bővíthető, amennyiben a felhasználó rendelkezik a "Szöveges határidő törzsadattár bővíthetősége" nevű jogosultsággal. A dátumos és szöveges határidő közül csak az egyik adható meg, és kötelező valamelyiket megadni. Felelős: Minden határidő-felelős bejegyzéshez kötelező egy felelőst megadni, amit itt tudunk kiválasztani. Ez egy legördülő menü, amelyben azon személyek vannak felsorolva, amelyek aktívak, továbbá az adatlapjukon be volt ikszelve az a lehetőség, hogy választható felelősnek. Ha egy olyan személyt szeretnénk felelősnek megjelölni, aki még nem létezik a rendszerben, vagy pedig létezik, de nem választható ki felelősnek, akkor a listát helyben bővíteni kell. Ez akkor tehető meg, ha a felhasználó rendelkezik a "Személy törzsadattár bővíthetősége" nevű jogosultsággal. Ilyen esetben, a bővítés kicsit másképp működik, mint más törzsadattárak esetén. Bővítéskor a program először felkínálja annak a lehetőségét, hogy a rendszerben lévő, de felelősnek nem jelölhető személyek közül kiválasszunk egyet, ami/aki ez által már felelősként választható lesz a továbbiakban, így belekerül a legördülő menübe (" Felelősnek jelöl és kiválaszt" gomb). Ha viszont a személy egyáltalán nem szerepel a rendszerben, akkor arra is van lehetőség, hogy újként rögzítsük a rendszerben ("Új személy felvitele" gomb). Ez utóbbi esetben az új személy úgy lesz rögzítve a rendszerben, hogy később felelősként is ki lehessen választani.


74


A felelős legördülő menü helyben bővítésének első lépése.

Hivatali felelős: Opcionálisan megadható a hivatali felelős is. Ez szintén egy legördülő menü, szintén személyek szerepelnek benne, de ebben csak azon személyek vannak felsorolva, amelyek aktívak, és az adatlapjukon be volt ikszelve az a lehetőség, hogy választható hivatali felelősnek. Ez a lista ugyanúgy bővíthető, mint a "Felelős" mező listája - de ezúttal a hivatali felelősökre vonatkozóan. A feladat rövid leírása: Ha több határidő és felelős bejegyzést rendelünk hozzá egy döntéshez, akkor érdemes mindegyiknél megemlíteni, hogy milyen részfeladat tartozik hozzá. Ezt a mezőt nem kötelező kitölteni. Státusz: Egy meglévő határidő-felelős bejegyzés esetén itt látható az adott bejegyzés státusza. Ha éppen most rögzítünk egy új határidő-felelős bejegyzést, akkor az " (Alapértelmezett)" szó jelenik meg. Amennyiben most viszünk fel egy új bejegyzést, vagy pedig egy korábbi bejegyzés még nincs lezárva, akkor a "Lezárás jelentés nélkül" gombra kattintva megjelenik egy ablak, amelyet kitöltve anélkül is lezárható a bejegyzés, hogy az végigmenne a rendszer folyamatán (jelentés készítés, beszámoló). Erre legtöbbször akkor lehet szükség, ha egy olyan régebbi döntést rögzítünk a rendszerben, ami már le is van zárva. A megjelenő ablakban meg kell adni a végrehajtás dátumát, valamint kiválasztható, hogy a döntéshozó végül elfogadta-e a végrehajtást vagy sem. Opcionálisan ki is választható az a döntés, amellyel elfogadták, illetve elutasították a végrehajtást. Az Új határidő és felelős hozzáadása gombra kattintva további határidő-felelős bejegyzéseket rendelhetünk a döntéshez. Ha valamelyik bejegyzésre mégsincs szükség, akkor a sorában lévő Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

75


Törlés gombra kattintva törölhetjük. A bejegyzések sorrendjének módosítása A döntéshez rendelt határidő-felelős bejegyzések olyan sorrendben kerülnek rögzítésre, amilyen sorrendben láthatóak a képernyőn. Ez a sorrend a későbbiekben is megmarad, ami azt jelenti, hogy ha például kivonatot készítünk a döntésről, akkor a hozzárendelt határidők és felelősök pontosan abban a sorrendben lesznek kiírva, amilyen sorrendben a rögzítési űrlapon egymást követték. Azonban lehetőség van arra, hogy utólag módosítsuk a bejegyzések sorrendjét. Ezt a soruk bal szélén látható ikonnal tehetjük meg a következőképpen: Kattintsunk annak a bejegyzésnek az ikonjára, amelyet át szeretnénk helyezni, és tartsuk lenyomva az egér gombját. Az egér fel-le irányú mozgatásával kijelölhető a bejegyzés új pozíciója a többi bejegyzéshez képest. Az egér gombjának elengedése után "ledobhatjuk" a megfogott bejegyzést az új helyére.

5.1.6. Kapcsolódó döntések Többször előfordul, hogy egy döntéshez logikailag kapcsolódik egy másik (vagy akár több) döntés. Például az egyik döntés módosítja a másikat, vagy új határidőt jelöl ki a számára. Ezeket a kapcsolatokat a "Kapcsolódó döntések" fül oldalán tudjuk megadni.


76


A "Kapcsolódó döntések" fülhöz tartozó oldal.

Kezdetben az oldal mindössze egy gombot tartalmaz, amelyre kattintva egy újabb kapcsolat adatai rögzíthetők. Kattintsunk az Új kapcsolódó döntés hozzáadása gombra. Ekkor egy új bejegyzés (egy kis űrlap) jelenik meg, amit ki kell tölteni.

Egy új döntés kapcsolat adatainak megadása.

Kapcsolódó döntés: Első lépésben ki kell választanunk azt a döntést, amelyet hozzá szeretnénk kapcsolni ehhez a döntéshez. Kattintsunk rá a Tallóz... gombra, melynek hatására egy új ablakban megnyílik a döntés böngésző. Ebből tudjuk kikeresni és kiválasztani a kapcsolódó döntést.


77


A kapcsolódó döntés kiválasztása.

Az ablak két részre van osztva. Bal oldalon struktúráltan lehet böngészni az összes döntés között. Legfelső szinten vannak a döntéshozók. Valamelyiket kiválasztva, alatta évszámok jelennek meg (ezek olyan évek, amelyekhez van döntés rögzítve a rendszerben). A megfelelő évet kiválasztva, alatta döntés típusok jelennek meg, és ezek közül egy kiválasztva, alatta fel lesznek sorolva azok a döntések, amelyekre teljesül az imént kiválasztott három feltétel. Ha rákattintunk valamelyik döntésre, akkor az ablak jobb oldali részén megjelennek a döntés adatai. Ha megtaláltuk azt a döntést, amit kapcsolni szeretnénk, akkor nyomjuk meg az ablak alján lévő Kiválaszt gombot. Ennek hatására a döntés böngésző ablak bezáródik, majd a kiválasztott döntés azonosítója megjelenik a "Kapcsolódó döntés" oszlopban. Kapcsolat típusa: Ebből a legördülő menüből kötelező kiválasztani, hogy a jelenlegi és a kiválaszott döntés milyen kapcsolatban van egymással. A lista helyben bővíthető, amennyiben a felhasználó rendelkezik a "Döntés kapcsolat típus törzsadattár bővíthetősége" nevű jogosultsággal. A kapcsolat leírása: Ha szükséges, bármilyen kiegészítő magyarázat adható meg ehhez a kapcsolathoz. Nem kötelező kitölteni. Az Új kapcsolódó döntés hozzáadása gombra kattintva további kapcsolódó döntéseket rendelhetünk hozzá ehhez a döntéshez. Ha valamelyik bejegyzésre mégsincs szükség, akkor a sorában lévő Törlés gombra kattintva törölhetjük. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

78


A bejegyzések sorrendjének módosítása A kapcsolódó döntések sorrendje éppúgy módosítható, mint a határidő-felelős bejegyzéseké. Ehhez lásd a Határidők és felelősök (5.1.5.) fejezet végét.

5.1.7. Csatolt dokumentumok A Mikrovoks-EDtR szoftverben lehetőség van minden döntéshez tetszőleges számú kapcsolódó dokumentumot (pl. szöveges fájl, kép, hang, videó) csatolni. A dokumentumok csatolását a " Csatolt dokumentumok" fül oldalán tudjuk megtenni.

A "Csatolt dokumentumok" fülhöz tartozó oldal.

Kezdetben az oldal mindössze egy gombot tartalmaz, amelyre kattintva egy újabb dokumentum csatolható. Kattintsunk az Új dokumentum hozzáadása gombra. Ekkor egy új bejegyzés (egy kis űrlap) jelenik meg, amit ki kell tölteni.

Egy új dokumentum csatolása.

Fájl: Első lépésben ki kell választanunk azt a dokumentumot (fájlt), amit csatolni szeretnénk. Kattintsunk a Tallózás... gombra, majd a megjelenő ablakban keressük ki a számítógépünkön lévő, csatolandó fájlt. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

79


Leírás: Ebben a mezőben van lehetőségünk valamilyen megjegyzést, magyarázatot írni a csatolt dokumentumhoz. Nem kötelező kitölteni. Az Új dokumentum hozzáadása gombra kattintva további dokumentumokat csatolhatunk. Ha valamelyik dokumentumra mégsincs szükség, akkor a sorában lévő Törlés gombra kattintva törölhetjük. A bejegyzések sorrendjének módosítása A csatolt dokumentumok sorrendje éppúgy módosítható, mint a határidő-felelős bejegyzéseké. Ehhez lásd a Határidők és felelősök (5.1.5.) fejezet végét.

5.1.8. Felülvizsgálatok Előfordulhat, hogy egy-egy döntést valamilyen okból felül kell vizsgálni, ha például a Közigazgatási Hivatal kifogásolta. A vizsgálatnak tehát van egy eredendő oka, valamint egy kezdeti időpontja. A vizsgálat valamikor le fog zárulni egy jogorvoslattal. Ezeket az adatokat a " Felülvizsgálatok" fül oldalán tudjuk rögzíteni.

A "Felülvizsgálatok" fülhöz tartozó oldal.

Kezdetben az oldal mindössze egy gombot tartalmaz, amelyre kattintva egy újabb felülvizsgálat adatai adhatók meg. Kattintsunk az Új felülvizsgálat hozzáadása gombra. Ekkor egy új bejegyzés (egy kis űrlap) jelenik meg, amit ki kell tölteni. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

80


Egy új felülvizsgálat adatainak rögzítése.

Felülvizsgálat dátuma: Ki kell választani azt a dátumot, amikor ez a felülvizsgálat elkezdődött. Felülvizsgálat oka: Ebben a legördülő listában a "Felülvizsgálati okok" törzsadattár elemei jelennek meg. Ezek közül kell egyet kiválasztni. A lista helyben bővíthető, amennyiben a felhasználó rendelkezik a "Felülvizsgálati ok törzsadattár bővíthetősége" nevű jogosultsággal. Leírás: Ebben a mezőben írhatóak le a felülvizsgálattal kapcsolatos kiegészítő megjegyzések, vagy a felülvizsgálat bővebb magyarázata. Nem kötelező kitölteni. Elbírálás dátuma: Itt lehet megadni azt a dátumot, amikor a felülvizsgálat befejeződött és jogorvoslat született. Nem kötelező kitölteni. Jogorvoslat: Ebben a legördülő listában a "Jogorvoslatok" törzsadattár elemei jelennek meg. Ezek közül lehet egyet kiválasztni. A lista helyben bővíthető, amennyiben a felhasználó rendelkezik a "Jogorvoslat törzsadattár bővíthetősége" nevű jogosultsággal. Nem kötelező kitölteni. Leírás: Ebben a mezőben írhatóak le a jogorvoslattal kapcsolatos kiegészítő megjegyzések, vagy a vizsgálat eredményének bővebb leírása. Nem kötelező kitölteni. Az Új felülvizsgálat hozzáadása gombra kattintva további felülvizsgálatokat rögzíthetünk. Ha valamelyik bejegyzésre mégsincs szükség, akkor a sorában lévő Törlés gombra kattintva törölhetjük. A bejegyzések sorrendjének módosítása A felülvizsgálatok sorrendje éppúgy módosítható, mint a határidő-felelős bejegyzéseké. Ehhez lásd a Határidők és felelősök (5.1.5.) fejezet végét.

5.1.9. Egyéb adatok Az "Egyéb" fül oldalán olyan adatokat lehet megadni a döntéshez, amelyek nem kapcsolódnak a többi fülhöz. A szoftver jelenlegi verziójában ezen az oldalon kulcsszavakat rendelhetünk hozzá a döntéshez. Ez azért hasznos, mert elősegíti a későbbi visszakereshetőséget. Ezen kívül felsorolhatók azok a személyek, akiknek értesülniük kell a döntésről. A program nem küld nekik értesítést, ez csak egy felsorolás, ami megjelenik (megjelenhet) a döntésről készült kivonaton.


81


Az "Egyéb" fülhöz tartozó oldal.

A "Hozzárendelt kulcsszavak" feliratú táblázatban vannak felsorolva azok a kulcsszavak, amelyek jelenleg hozzá vannak rendelve a döntéshez. Kezdetben ez a lista üres, és nekünk kell egyesével hozzáadni az egyes kulcsszavakat. Egy új kulcsszó hozzárendeléséhez először ki kell választanunk magát a kulcsszót a "Kulcsszó hozzárendelése" feliratú legördülő listából. Ez a lista a "Kulcsszavak" nevű törzsadattár elemeit tartalmazza, de helyben bővíthető, amennyiben a felhasználó rendelkezik a "Kulcsszó törzsadattár bővíthetősége" nevű jogosultsággal. A megfelelő kulcsszó kiválasztása után kattintsunk a "Hozzárendelés" gombra, amelynek hatására a kulcsszó belekerül a "Hozzárendelt kulcsszavak" feliratú táblázatba. Ha egy (vagy több) kulcsszóra mégsincs szükségünk, akkor a táblázatban jelöljük ki a soraikat (a CTRL+egérkattintás illetve a SHIFT+egérkattintás műveletekkel), majd kattintsunk a "Kijelült kulcsszavak eltávolítása" gombra. Ekkor a kijelölt kulcsszavak lekerülnek a listáról. A "Személyek, akik kapni fognak egy példányt a döntés kivonatából" feliratú táblázatban vannak felsorolva azok a személyek, akik kapni fognak (vagy kapniuk kell) egy-egy példányt a döntés kivonatából. Kezdetben ez a lista üres, és nekünk kell egyesével hozzáadni az egyes személyeket. Egy új személy hozzárendeléséhez először ki kell választanunk magát a személyt a "Személy hozzárendelése" feliratú legördülő listából. Ez a lista a "Személyek" nevű törzsadattár elemeit tartalmazza, de helyben bővíthető, amennyiben a felhasználó rendelkezik a "Személy törzsadattár Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

82


bővíthetősége" nevű jogosultsággal. A megfelelő személy kiválasztása után kattintsunk a " Hozzárendelés" gombra, amelynek hatására a személy belekerül a "Hozzárendelt személyek" feliratú táblázatba. Ha egy (vagy több) személyre mégsincs szükségünk, akkor a táblázatban jelöljük ki a soraikat (a CTRL+egérkattintás illetve a SHIFT+egérkattintás műveletekkel), majd kattintsunk a "Kijelült személyek eltávolítása" gombra. Ekkor a kijelölt személyek lekerülnek a listáról.

5.1.10. A döntés mentése Miután a döntés minden adatát megadtuk (azaz végigmentünk az összes fülön és minden szükséges mezőt kitöltöttünk), a döntés rögzítéséhez kattintsunk az ablak alján lévő Mentés gombra. A program ellenőrzi a megadott adatok helyességét, és ha hibát észlel, akkor jelzi ezt, majd minden olyan mezőt és fület kipirosít, ahol valamilyen rögzítési hiba történt. Miután korrigáltuk a hibát, ismét kattintsunk a Mentés gombra. Ha ezúttal minden adat helyes volt, akkor a döntés rögzítésre kerül. Sikeres rögzítés után Ha a döntés sikeresen rögzítésre került, akkor a döntés rögzítési ablak bezárul, és visszakapjuk azt az ablakot, ami a döntés rögzítésének legelső lépésében jelent meg. Ennek az ablaknak a mezői már ki lesznek töltve a legutóbbi állapot alapján.

A döntés rögzítése után visszakapjuk a legelső űrlapot - kitöltve.

Ha egy újabb döntést szeretnénk rögzíteni, akkor kattintsunk az Újabb döntés rögzítése gombra. Ha kell, előtte módosíthatjuk bármelyik adatot ezen az űrlapon. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

83


Ha már nem szeretnénk több döntést rögzíteni, akkor kattintsunk a Befejez gombra. A program ekkor meg fogja kérdezni, hogy szeretnénk-e most kivonatot készíteni a rögzített döntésekről. Az Igen gombra kattintva a kivonat készítési ablakhoz kerülünk, a Nem gombra kattintva véglegesen befejezzük a döntés rögzítési folyamatot - kivonat készítés nélkül. Természetesen, később bármikor elkészíthetők a kivonatok a rögzített döntésekhez.

5.1.11. Kivonat a rögzített döntésekről A Mikrovoks-EDtR szoftverben minden döntésről készíthető kivonat, ami egy PDF formátumú dokumentum, ami megfelelően formázva tartalmazza a döntés alapvető adatait. Alap esetben a döntésekről külön-külön kell elkészíteni a kivonatot, azonban a szoftver lehetőséget ad arra, hogy ha egymás után több döntést rögzítettünk a rendszerben, akkor ezekről egy lépésben, egyszerre lehessen kivonatot készíteni, ami utána rögtön ki is nyomtatható. A döntések rögzítésének befejezése után a program felajánlja a kivonat készítést. Ha itt igennel válaszolunk, akkor az alábbi ablak fog megjelenni:


84

Mikrovoks-EDtR kezelői leírás - szoftver verzió: 20100621 Több döntés rögzítése után lehetőségünk van egyszerre mindegyikről kivonatot készíteni.

Az ablakban lévő listában azok a döntések vannak felsorolva, amelyeket az imént rögzítettünk. Az ablak felső részén leírt utasításoknak megfelelően jelöljük ki azokat a döntéseket, amelyekről most kivonatot szeretnénk készíteni, majd kattintsunk a Kivonatok elkészítése gombra. Kis idő elteltével elkészül a döntésekről készített, összefűzött kivonat (a kivonatban minden döntés új oldalon kezdődik). Egy ablak jelenik meg, amelyen kattintsunk rá az Összefűzött kivonatok letöltése gombra. Ekkor letölthetjük vagy megnyithatjuk a kivonatot PDF formátumban.

Az elkészült kivonat letöltése.

A letöltés vagy megnyitás után a Bezár gombra kattintva tudunk kilépni.

5.2. Döntések keresése A döntéseket számos szempont szerint lehet visszakeresni a programban. A döntések visszakereséséhez minimálisan az alábbi jogosultságok szükségesek: "Döntések adatainak megtekintése (kivéve a zárt ülésen hozott döntések szövegei)" Amennyiben szeretnénk, hogy a zárt ülésen hozott döntések szövegeit is el tudjuk olvasni, rendelkezni kell az alábbi jogosultsággal is: "Zárt ülésen hozott döntések szövegeinek megtekintése" Válasszuk ki a Döntések » Döntések keresése menüpontot.


85


A döntések keresése funkció ebből a menüpontból érhető el.

A döntések keresésének első lépése a keresési szempontok megadása. A döntés keresési menüpont kiválasztása után az alábbi ablak fog megjelenni:

Döntések közti keresés szempontjainak megadása.

Alapvetően kétféle keresési módszer van: egyszerű keresés, illetve részletes keresés.

5.2.1. Egyszerű keresés Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

86


Az egyszerű kereséssel a döntés azonosítójának négy adata szerint (szám, év, döntéshozó, döntés típus) lehet keresni. Ezt akkor érdemes használni, ha gyorsan rá akarunk keresni például egy adott döntéshozó 2007-es határozataira. Az egyszerű keresés a keresési ablak felső részén található, és az alábbi négy feltétel közül legalább az egyiket meg kell adni: Szám: Szűrés az itt megadott szám szerint - csak azon döntések jelennek meg az eredmény listában, amelyeknek a száma az itt megadott értékkel egyezik meg. Év: Szűrés az itt megadott évszám szerint - csak azon döntések jelennek meg az eredmény listában, amelyeknek az év jelzése az itt megadott értékkel egyezik meg. Döntéshozó: Szűrés az itt megadott döntéshozó szerint - csak azon döntések jelennek meg az eredmény listában, amelyek az ebben a legördülő listában kiválasztott döntéshozóhoz tartoznak. Döntés típusa: Szűrés az itt megadott döntéstípus szerint - csak azon döntések jelennek meg az eredmény listában, amelyeknek az ebben a legördülő listában kiválasztott típusba tartoznak. Az itt felsorolt négy mező közül akár többet is kitölthetünk, még tovább szűkítve ez által az eredmény listát. A mezők melletti Keresés gombra kattintva elindul a keresés, majd megjelenik az eredmény lista (lásd a Találati lista (5.2.4.) fejezet).

5.2.2. Részletes keresés A részletes kereséssel lehetőségünk van olyan szempontok szerint is keresni, amire nem ad lehetőséget az egyszerű keresés. Ez a keresési lehetőség az egyszerű keresés feliratú rész alatt található. Az alapvető működési elve az, hogy sorban adogathatunk hozzá egyre több keresési feltételt. Minél több feltételt adunk meg, nagy valószínűséggel annál szűkebb lesz a találati lista. Kezdetben egyetlen feltétel sincs megadva, így tehát legalább egy feltételt meg kell adnunk ahhoz, hogy használhassuk ezt a keresési módot. Egy új keresési feltétel hozzáadásához válasszuk ki a kívánt keresési szempontot a "Keresési feltétel hozzádása" feliratú legördülő menüből. Amint kiválasztottuk a kívánt elemet, az ennek megfelelő szűrési paraméterek meg fognak jelenni. Példa: ha kiválasztjuk a "Döntéshozatal dátuma" szempontot, akkor lehetőségünk lesz megadni egy kezdő és/vagy egy vége dátumot, így csak azok a döntések kerülnek kilistázásra, amelyeket a megadott időintervallumban hoztak meg.


87


Példa 1. lépése: szűrés a döntéshozatal dátuma szerint.

Példa 2. lépése: a megadott feltételek alapján a 2008. április hónapban meghozott döntések kerülnek leválogatásra.

Egy újabb keresési szempont hozzáadásához ismét ki kell választanunk a kívánt szempontot a " Keresési feltétel hozzádása" feliratú legördülő menüből, majd meg kell adnunk a paramétereket. Alap adatok Szám: A döntés száma szerint lehet szűrni. Megadható egy tól-ig intervallum, de az is lehetséges, hogy az intervallumnak csak az egyik végét adjuk meg. Év: A döntés évszáma szerint lehet szűrni. Megadható egy tól-ig intervallum, de az is lehetséges, hogy az intervallumnak csak az egyik végét adjuk meg. Döntéshozó: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva az összes döntéshozó. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak a kiválasztott döntéshozók döntései fognak megjelenni. Döntéstípus: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva a "döntéstípus" törzsadattár összes eleme. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak a kiválasztott típusú döntések fognak megjelenni. Hatályos-e? Egy igen-nem opciókkal rendelkező legördülő menü jelenik meg. A Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

88


kiválaszott opciónak megfelelően csak a hatályos, illetve csak a nem hatályos döntések fognak megjelenni a keresés eredményében. Döntéshozatal dátuma: A döntés meghozatalának dátuma szerint lehet szűrni. Megadható egy tól-ig intervallum, de az is lehetséges, hogy az intervallumnak csak az egyik végét adjuk meg. Kihirdetés dátuma: A döntés kihirdetésének dátuma szerint lehet szűrni. Megadható egy tól-ig intervallum, de az is lehetséges, hogy az intervallumnak csak az egyik végét adjuk meg. Hatálybalépés dátuma: A döntés hatályba lépésének dátuma szerint lehet szűrni. Megadható egy tól-ig intervallum, de az is lehetséges, hogy az intervallumnak csak az egyik végét adjuk meg. Tárgy: A mezőben megadott szavak, kifejezések alapján lehet keresni a döntések tárgyában. Döntés szövege: A mezőben megadott szavak, kifejezések alapján lehet keresni a döntések szövegében. Megjegyzés szövege: A mezőben megadott szavak, kifejezések alapján lehet keresni a döntések "megjegyzés" mezőjében. Döntéshozatal Döntéscsoport: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva a "döntéscsoport" törzsadattár összes eleme. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak a kiválasztott csoportba sorolt döntések fognak megjelenni. Ülésforma: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva az "ülésforma" törzsadattár összes eleme. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak azok a döntések fognak megjelenni, amelyek a kiválasztott formájú ülésen lettek meghozva. Döntésforma: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva a "döntésforma" törzsadattár összes eleme. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak azok a döntések fognak megjelenni, amelyeket a kiválasztott döntési formával szavaztak meg. Zárt ülésen hozták? Egy igen-nem opciókkal rendelkező legördülő menü jelenik meg. A kiválaszott opciónak megfelelően csak a zárt, illetve csak a nyílt ülésen hozott döntések fognak megjelenni a keresés eredményében. Határozat képesség: Egy legördülő menü jelenik meg, benne két opcióval: "egyszerű többség", illetve "minősített többség". A kiválaszott opciónak megfelelően csak azok a döntések fognak megjelenni a keresés eredményében, amely megszavazásánál a kiválasztott határozat képességi küszöb volt érvényben. Igen szavazatok száma: Az "igen" szavazatok száma szerint lehet szűrni. Megadható egy tól-ig intervallum, de az is lehetséges, hogy az intervallumnak csak az egyik végét adjuk meg. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

89


Nem szavazatok száma: A "nem" szavazatok száma szerint lehet szűrni. Megadható egy tól-ig intervallum, de az is lehetséges, hogy az intervallumnak csak az egyik végét adjuk meg. Tartózkodók száma: A tartózkodók száma szerint lehet szűrni. Megadható egy tól-ig intervallum, de az is lehetséges, hogy az intervallumnak csak az egyik végét adjuk meg. Nem szavazók száma: Azok száma szerint lehet szűrni, akik jelen voltak a szavazáskor, de nem adtak le semmilyen voksot. Megadható egy tól-ig intervallum, de az is lehetséges, hogy az intervallumnak csak az egyik végét adjuk meg. Távollévők száma: Azok száma szerint lehet szűrni, akik nem voltak jelen a szavazáson. Megadható egy tól-ig intervallum, de az is lehetséges, hogy az intervallumnak csak az egyik végét adjuk meg. Határidők és felelősök Azonnali végrehajtású? Egy igen-nem opciókkal rendelkező legördülő menü jelenik meg. A kiválaszott opciónak megfelelően csak az azonnali végrehajtású, illetve csak a határidővel rendelkező döntések fognak megjelenni a keresés eredményében. Felelősként szerepel: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva a "személy" törzsadattár összes eleme. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak a azok a döntések fognak megjelenni, amelyeknél a kiválasztott személyek közül valamelyik felelősként szerepel. Hivatali felelősként szerepel: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva a "személy" törzsadattár összes eleme. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak a azok a döntések fognak megjelenni, amelyeknél a kiválasztott személyek közül valamelyik hivatali felelősként szerepel. Határidő: A döntés dátumos határideje szerint lehet szűrni. Megadható egy tól-ig intervallum, de az is lehetséges, hogy az intervallumnak csak az egyik végét adjuk meg. Szöveges határidő: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva a "szöveges határidő" törzsadattár összes eleme. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak azok a döntések fognak megjelenni, amelyeknél a kiválasztott szöveges határidők közül legalább az egyik ki lett jelölve. Feladat szövege: A mezőben megadott szavak, kifejezések alapján lehet keresni a döntések határidő-felelős bejegyzéseinél megadott "a feladat megnevezése" mezőben. Végrehajtás státusza: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel vannak sorolva a lehetséges végrehajtási státuszok (ezek magyarázatát lásd egy későbbi fejezetben). A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak a kiválasztott végrehajtási státusszal rendelkező döntések fognak megjelenni. Végrehajtás dátuma: A döntés végrehajtásának dátuma szerint lehet szűrni. Megadható egy tól-ig intervallum, de az is lehetséges, hogy az intervallumnak csak az egyik végét adjuk meg. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

90


Jelentés szövege: A mezőben megadott szavak, kifejezések alapján lehet keresni a döntések jelentéseinek szövegében. Egyéb adatok Kulcsszavak: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva a "kulcsszó" törzsadattár összes eleme. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak a kiválasztott kulcsszavakkal felruházott döntések fognak megjelenni. Van-e kapcsolt döntés? Egy igen-nem opciókkal rendelkező legördülő menü jelenik meg. A kiválaszott opciónak megfelelően csak azok a döntések fognak megjelenni a keresés eredményében, amelyekhez tartozik legalább egy kapcsolt döntés, illetve csak azok, amelyekhez egy sem tartozik. Van-e csatolt dokumentum? Egy igen-nem opciókkal rendelkező legördülő menü jelenik meg. A kiválaszott opciónak megfelelően csak azok a döntések fognak megjelenni a keresés eredményében, amelyekhez tartozik legalább egy csatolt dokumentum, illetve csak azok, amelyekhez egy sem tartozik. Van-e felülvizsgálat? Egy igen-nem opciókkal rendelkező legördülő menü jelenik meg. A kiválaszott opciónak megfelelően csak azok a döntések fognak megjelenni a keresés eredményében, amelyekhez tartozik legalább egy felülvizsgálati bejegyzés, illetve csak azok, amelyekhez egy sem tartozik. Ha végeztünk a keresési feltételek megadásával, akkor kattintsunk a Keresés gombra, melyet követően meg fog jelenni a találati lista (lásd a Találati lista (5.2.4.) fejezet). Ha teljesen elölről szeretnénk kezdeni a keresési paraméterek megadását, akkor kattintsunk az ablak alján lévő Újrakezd gombra.

5.2.3. Gyorskeresések A Mikrovoks-EDtR rendszer lehetőséget ad arra, hogy minden egyes felhasználó létre tudjon hozni saját maga részére tetszőleges számú - úgynevezett - gyorskeresést. Egy gyorskeresés nem más, mint egy-egy gyakran használt keresés szűrési feltételeinek tárolt változata. Minden gyorskeresésnek adni kell egy nevet, ami utal arra, hogy ha elindítjuk, akkor milyen eredménylista fog megjelenni. Ha például sokszor akarjuk kilistázni azokat a 2008-as határozatokat, amelynél a "Teszt Tamás" nevű személy a felelős, akkor létrehozhatunk egy gyorskeresést, ahol ezeket a feltételeket adjuk meg, és a gyorskeresésnek például a "Határozatok, Teszt Tamás 2008." nevet adjuk. Egy új gyorskeresést úgy tudunk létrehozni, hogy a részletes keresési felületen először kiválasztjuk a kívánt szűrési feltételeket, majd belekattintunk a Gyorskeresés létrehozása felirat melletti négyzetbe. Ekkor meg fog jelenni egy mező Gyorskeresés elnevezése felirattal. Ide gépeljük be az új gyorskeresés nevét. Ekkor még mindig nem kerül rögzítésre az új gyorskeresés, hanem csak akkor, ha ténylegesen elindítjuk a keresést a Keresés gombra való kattintással. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

91


Egy új gyorskeresés létrehozása.

A gyorskereséseket a képernyő alján lévő "Gyorskeresések" gombra kattintva lehet elérni. A gombra kattintás után egy menüben megjelenik a bejelentkezett felhasználó által létrehozott összes gyorskeresés. Bármelyikre rákattintva, a tárolt szűrési feltételek alapján rögtön megjelenik az eredménylista.

A gyorskeresések menüpont a képernyő alján található meg.

A korábban rögzített gyorskeresések megjelennek a listában - rákattintva az egyikre, azonnal elindul a keresés.

Ha egy már meglévő gyorskeresést módosítani vagy törölni szeretnénk, akkor kattintsunk a Gyorskeresések » Gyorskeresések adminisztrációja menüpontra. Ekkor az alábbi ablak fog megjelenni:


92


Gyorskeresések adminisztrációja.

Egy gyorskeresés átnevezéséhez kattintsunk rá a sorára, majd az Átnevezés gombra, és a megjelenő ablakban írjuk át a gyorskeresés nevét. Egy gyorskeresés törléséhez kattintsunk rá a sorára, majd a Törlés gombra.

5.2.4. Találati lista Akár az egyszerű, akár a részletes, akár a gyors kereséseket használtuk, az eredmény mindig ugyanaz: egy ablak, amiben a keresési feltételeknek megfelelő döntések vannak kilistázva.


93


A keresés utáni találati lista ablaka.

Az ablak nagy részét maga a találati lista foglalja el. Ez egy táblázat, aminek több oszlopa is van - lehetőség van bármelyik oszlop szerint rendezni a találatokat. Az ablak jobb alsó részén láthatjuk, hogy összesen hány döntést talált a rendszer a keresési paraméterek alapján. Ha a keresés során olyan sok a találat, hogy nem férne ki egy képernyőre, akkor a program több oldalra bontja fel a listát. Az oldalak között lapozni az ablak bal alsó részén lévő vezérlő elemekkel lehet.

Lapozási vezérlő elemek.

Az egyes vezérlő gombok jelentése balról jobbra haladva: Ugrás a legelső oldalra Ugrás az előző oldalra Ugrás a megadott oldalra (a mezőbe be kell írni a kívánt oldalszámot, majd meg kell nyomni az ENTER billentyűt) Ugrás a következő oldalra Ugrás a legutolsó oldalra A lista frissítése


94


Ha rákattintunk az ablak bal alsó részén található Előnézet ki/be gombra, akkor ki/be tudjuk kapcsolni az előznézeti ablakot. Ez egy jobb oldalról beúszó ablak, amiben a kiválasztott döntés legfontosabb adatai olvashatók. A találati listában kattintsunk rá valamelyik döntés sorára, így az előnézeti ablakban meg fognak jelenni az adatok. Ha egy döntésnek látni szeretnénk a teljes adatlapját, akkor a találati listában kattintsunk a sorára, majd kattintsunk az ablak bal felső részén található Adatlap gombra. Tipp: Az adatlap megnyitásának sokkal gyorsabb módja az, ha duplán kattintunk a megnyitni kívánt döntés sorára. Ha egy döntés adatain módosítani szeretnénk, akkor az Adatlap gomb helyett a Módosítás gombra kattintsunk. A módosítási űrlap teljesen azonos azzal az űrlappal, mint amit egy új döntés rögzítésénél használunk (lásd az Új döntés rögzítése (5.1.) fejezetet). Lehetőség van arra is, hogy egy PDF kivonatot készítsünk a teljes találati listáról (vagyis azok a döntések is rajta lesznek a kivonaton, amelyek éppen nem láthatóak a lapozás miatt). Rákattintva a PDF kivonat a teljes találati listáról feliratú gombra, egy ablak jelenik meg, amelyen be lehet állítani a kivonat paramétereit.

PDF kivonat beállításai ablak.


95


A megjelenő ablakban be lehet állítani, hogy milyen szöveg szerepeljen a kivonat fő- és alcímsorában. A program felajánl egy-egy alapértelmezett címsort, de ezek átírhatók vagy akár ki is törölhetők. Az ez alatti részben be lehet pipálni azokat az adatokat, amelyek minden döntésnél fel legyenek tüntetve (a döntés azonosítónak mindenképp szerepelnie kell a listán, így erről nem vehető le a pipa). Végül megadható, hogy a kivonaton (a lap alján) szerepeljenek-e oldalszámok. A PDF kivonat elkészítése gombra kattintva a PDF kivonat elkészül, majd letölthető lesz.

5.2.5. Döntés adatlapja Egy döntés adatlapján megtekinthető a döntés összes adata. Az adatlapot a keresés utáni találati listából lehet megnyitni. Az adatlap gyakorlatilag teljesen azonos felépítésű a döntés rögzítési adatlappal, csak éppen egyik mező tartalma sem módosítható.

Egy döntés adatlapja.

Van azonban néhány funkció, amit csak az adatlapon érhetünk el. Felelősök jelentései, végrehajtási státuszok Ha a döntés nem azonnali végrehajtású, akkor a "Határidők és felelősök" fül oldalán vannak felsorolva a döntéshez kijelölt határidők és felelősök. Mindegyik egy-egy külön bejegyzés, és mindegyiknél fel van tüntetve a dátumos vagy a szöveges határidő, a felelős, a hivatali felelős, valamint egy státusz. A státusz az adott határidő-felelős bejegyzés állapotára utal. A MikrovoksEDtR rendszerben az alábbi státuszok léteznek (most olyan sorrendben soroljuk fel a státuszokat, Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

96


amilyen sorrendben egy bejegyzés felveheti azokat, azaz időrendben): Végrehajtás alatt: A döntésnek ezen részfeladata (hiszen ha több határideje is van egy döntésnek, akkor tulajdonképpen több részfeladatról beszélünk) még a végrehajtási fázisban van, vagy már végre lett hajtva, de a jelentést még nem írták meg hozzá. A felelős a jelentés elkészítési jogát átadta a hivatali felelősnek: Ezt a státuszt csak akkor veheti fel, ha meg van adva a hivatali felelős is. Akkor kerül ebbe a státuszba, ha a felelős úgy dönt, hogy a jelentés megírását szeretné feladatként kiosztani a hivatali felelős részére. Ezt egy gomb megnyomásával teheti meg a jelentés készítési felületen. A jelentés felelősi jóváhagyásra vár: Ha a felelős helyett a hivatali felelős írta meg a jelentést, és a szervezeti beállításoknál be van jelölve a "Felelősi ellenőrzés", akkor a a bejegyzés ebbe a státuszba fog kerülni, így a megírt jelentést a felelősnek jóvá kell hagynia. A hivatali felelősi jelentést a felelős újrafogalmazásra visszaadta: Ha a felelős nem hagyja jóvá a hivatali felelős által megírt jelentést, akkor egy megjegyzés kíséretében ebbe a státuszba fog kerülni az adott határidő-felelős bejegyzés. Ekkor a hivatali felelősnek módosítania kell a jelentés szövegén. A jóváhagyott (hivatali) felelősi jelentés döntéshozói beszámolóra vár: A megírt jelentés elkészült és - ha szükséges volt - a felelős jóvá is hagyta. A jelentés készen áll arra, hogy belekerüljön a következő üléshez készülő beszámolóba. A jelentés leválogatásra került egy beszámolóba: A jelentés már belekerült egy beszámolóba. Ha egy határidő-felelős bejegyzés ebben a státuszban van, akkor többször már nem kerülhet bele a beszámolóba - kivéve, ha törlik azt a beszámolót, amibe eredetileg belekerült, mert ilyen esetben a státusza visszakerül "A jóváhagyott (hivatali) felelősi jelentés döntéshozói beszámolóra vár" státuszba. A végrehajtást a döntéshozó elfogadta: A beszámoló, amibe ennek a bejegyzésnek a jelentése belekerült, már a döntéshozó elé lett terjesztve az egyik ülésen, és a döntéshozó elfogadta ezt a jelentést (pontosabban, ennek a döntésnek vagy részfeladatnak a végrehajtását). A végrehajtást a döntéshozó nem fogadta el: A beszámoló, amibe ennek a bejegyzésnek a jelentése belekerült, már a döntéshozó elé lett terjesztve az egyik ülésen, de a döntéshozó nem fogadta el ezt a jelentést (pontosabban, ennek a döntésnek vagy részfeladatnak a végrehajtását). A határidő-felelős bejegyzés státusza mellett van egy Jelentés megtekintése gomb is. Erre kattintva tekinthető meg a bejegyzéshez megírt jelentés - amennyiben már elkészült. Azonban a jelentést nem tekintheti meg akárki, csak az alábbi személyek: A felelős, a hivatali felelős, illetve minden olyan személy, aki rendelkezik a "Bármely jelentés elkészítése" nevű jogosultsággal Kapcsolódó döntések Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

97


A Kapcsolódó döntések fül oldalán lehet megtekinteni azokat a döntéseket, amelyeket ehhez a döntéshez kapcsoltak hozzá. Rákattintva a kapcsolt döntés azonosítójára, az adatlapja megnyílik egy külön ablakban. A kapcsolódó döntések oldalon egy másik szemszögből is fel vannak sorolva a döntések, ugyanis azok a döntések is láthatók, amelyehez ez a döntés kapcsolódik (tehát azok a döntések, amelyeknek a kapcsolódó döntések oldalára ezt a döntést vitték fel). Csatolt dokumentumok A Csatolt dokumentumok fül oldalán lehet megtekinteni a döntéshez csatolt fájlokat, dokumentumokat. Mindegyik neve mellett látható egy ikon, ami a fájlt típusára utal. Továbbá fel van tüntetve a fájl mérete és a fájlhoz kapcsolódó leírás. Rákattintva a fájl nevére, letölthető vagy megnyitható a fájl. Egyéb műveletek A döntés adatlap ablakának alján található néhány ikon, amelyek egy-egy művelet elvégzését jelentik.

A döntés adatlapjának alján lévő funkciógombok.

Kivonat készítése: Ha korábban nem készítettünk kivonatot a döntéshez, akkor erre az ikonra kattintva elkészíthetjük, majd le is tölthetjük vagy megnyithatjuk. Kivonat letöltése: Ha korábban készült kivonat a döntéshez, akkor ide kattintva letölthetjük vagy megnyithatjuk. Módosítás: Ide kattintva megnyithatjuk a döntést módosításra. Ehhez azonban szükségünk van a "Kézi döntésrögzítés, meglévő döntések módosítása" nevű jogosultságra. A döntés végleges törlése: Ide kattintva véglegesen törölhetjük a döntést a rendszerből. Ehhez azonban szükségünk van a "Döntések törlése" nevű jogosultságra.

5.3. Sorszám szakadás ellenőrzése A Mikrovoks-EDtR rendszer nem követeli meg, hogy a döntéseket sorrendben rögzítsük, így előfordulhat, hogy "rések" keletkeznek a döntések sorszámában. Ennek kiderítésére lett kitalálva a sorszám szakadás ellenőrzési funkció. A funkció használatához minimálisan az alábbi jogosultság szükséges: "Döntések adatainak megtekintése (kivéve a zárt ülésen hozott döntések szövegei)" Válasszuk ki a Döntések » Sorszám szakadás ellenőrzése menüpontot.


98


A sorszám szakadás ellenőrzése funkció ebből a menüpontból érhető el.

A megjelenő ablakban három paramétert adhatunk meg opcionálisan. Ezekkel a paraméterekkel szűkíthetjük az ellenőrzés hatókörét. Ha egyik paramétert sem adjuk meg, akkor a teljes döntés adatbázis kerül ellenőrzésre. Lehetőségünk van szűrni évre, döntéshozóra és döntés típusra.

Megadhatjuk, hogy az ellenőrzésnek mekkora legyen a hatóköre.

Az Ellenőrzés gombra kattintva elkezdődik az ellenőrzés, majd a program vagy azt írja ki, hogy nincs szakadás a sorszámokban, vagy pedig egy ablakban felsorolja a hiányzó döntéseket.


99

Mikrovoks-EDtR kezelői leírás - szoftver verzió: 20100621 Ebben a példában hiányzik a 2/2008-as KT határozat, valamint hiányoznak a KT határozatok az 5/2009-től egészen a 8/2009-ig.

5.4. Döntések publikációja A Mikrovoks-EDtR rendszer lehetőséget ad a döntések publikációjára valamilyen külső rendszerbe. Jelenleg egyféle publikáció támogatott, mégpedig az internetes publikáció. A Közadattárba való publikáció funkciója később kerül beépítésre a programba.

5.4.1. Publikáció az internetre A szoftver egyszerű módszert kínál a döntések internetes publikációjára. Amikor egy döntést az internetre publikálunk, akkor egyrészt felkerül a www.hatarozatok.hu honlap adatbázisába, így bárki megtekintheti, másrészt lehetőséget kínál arra, hogy a szervezet (város) a saját honlapján is közzétegye azt - mindezt automatizáltan. A funkció használatához minimálisan az alábbi jogosultságok szükségesek: "Döntések adatainak megtekintése (kivéve a zárt ülésen hozott döntések szövegei)" "Döntések publikálása a külső portálra" A funkció eléréséhez válasszuk ki a Döntések » Publikáció » Internetes portálra menüpontot.

Az internetes publikáció menüpontja.


100


Az internetes publikáció ablaka.

A publikációs ablak három részre van osztva: a felső részben bal és jobb oldalt egy-egy struktúrált lista van, alul pedig egy széles ablak. A szoftverben a publikáció úgy működik, hogy ki kell jelölni azokat a döntéseket, amelyeket publikálni szeretnénk, majd el kell indítani a publikációs folyamatot. A bal oldalon lévő listában ("Nem publikált döntések") vannak felsorolva azok a döntések, amelyek jelenleg nincsenek publikálva (azaz nem jelennek meg az internetes portálon). Ez a lista struktúrált, és szintekre van bontva. Első szinten vannak a döntéshozók, alattuk az évek, azok alatt a döntés típusok, végül pedig maguk a döntések. A struktúra szintjeit rájuk kattintva lehet lenyitni. Ha egy konkrét döntésre kattintunk rá, akkor az alsó ablakban ("Előnézet") láthatóak lesznek a kiválaszott döntés legfontosabb adatai. A jobb oldalon lévő listában ("Publikált döntések") vannak felsorolva azok a döntések, amelyek jelenleg publikálva vannak, és láthatóak az internetes portálon. Ez a lista ugyanúgy működik, mint a bal oldali, azaz struktúrált és a döntések adatai megtekinthetőek a lenti előnézeti ablakban. Ha azt szeretnénk, hogy egy döntés (vagy akár egy egész csoportnyi döntés) ki legyen publikálva, akkor keressük ki a bal oldali listából a döntést (vagy ha például egy egész évnyi döntést szeretnénk egyszerre kipublikálni, akkor az adott évet), kattintsunk rá, majd kattintsunk az ablak közepén lévő Publikál » gombra. Ekkor a kijelölt döntés (vagy ha egy csomópontot jelöltünk ki, akkor az alatta lévő összes döntés) át fog kerülni a jobb oldali listába. Ezzel azonban még nem történik meg a tényleges publikáció, ezzel csak kijelöltük a publikálandó döntéseket. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

101


Ezt a műveletet akárhányszor megismételhetjük - tehát rakjunk át minden olyan döntést a jobb oldalra, amit ki szeretnénk publikálni. Az ellenkező művelet teljesen hasonlóan működik. Ha azt szeretnénk, hogy egy publikált döntés (vagy akár egy egész csoportnyi publikált döntés) többé már ne legyen kipublikálva, akkor keressük ki a jobb oldali listából a döntést (vagy ha például egy egész évnyi döntést szeretnénk egyszerre visszavonni a publikálásból, akkor az adott évet), kattintsunk rá, majd kattintsunk az ablak közepén lévő « Publikálásból visszavon gombra. Ekkor a kijelölt döntés (vagy ha egy csomópontot jelöltünk ki, akkor az alatta lévő összes döntés) át fog kerülni a bal oldali listába. Miután végeztünk a döntések oda-vissza rakosgatásával, ténylegesen végre kell hajtanunk a publikációs módosításokat. Ezt az ablak alján lévő Változások aktualizálása gombra kattintva lehet megtenni. A program felhívja a figyelmünket, hogy ez a folyamat kis ideig eltarthat, viszont a háttérben fog történni, így folytathatjuk munkát, vagy akár ki is léphetünk a Mikrovoks-EDtR szoftverből. Addig viszont, amíg a feldolgozás tart, nem tudunk újabb publikációs feladatot indítani. Hol érhetőek el a publikált döntések? A publikált döntések egyrészt a www.hatarozatok.hu online határozat- és rendelettár adatbázisában lesznek megtalálhatóak. Másrészt, lehetőség van egy olyan hivatkozást elhelyezni a szervezet saját honlapján, ami egy hasonló lekérdező felületre mutat, mint amilyen a www.hatarozatok.hu portál keresője. A technikai részletekkel kapcsolatban kattintson a publikációs ablak felső részén lévő "Hol jelennek meg a publikált döntések?" feliratú fülre, és olvassa el az ottani útmutatót.

5.4.2. Publikáció a Közadattárba Ez a funkció később lesz kifejlesztve, így még nem használható. Figyelje a szoftver frissítéséről szóló email-eket, hogy értesüljön arról, ha már működik a funkció.


102


6. Jelentések, beszámolók Ha egy döntés nem azonnali határidejű, akkor rendelkezik legalább egy határidővel és felelőssel. A döntésben meghatározott feladatot végre kell hajtani a kitűzött határidőig, majd jelentést kell írni a végrehajtásról. A döntéshozó soron következő ülésére el kell készíteni egy beszámolót, amit a végrehajtott döntések jelentéseiből áll. A követkeőp a fejezetben a jelentések és beszámolók készítéséről lesz szó.

6.1. Jelentés készítése, ellenőrzése Ki készítheti el a jelentést? A felelős A hivatali felelős Bárki, aki rendelkezik a "Bármely jelentés elkészítése" nevű jogosultsággal (ilyen esetben ez a személy a hivatali felelős, vagy ha az nincs kijelölve, akkor a felelős "bőrébe bújva" tudja megírni a jelentést) A jelentés készítési funkciót a Jelentések » Jelentések megírása, ellenőrzése menüpontból érhetjük el.

A jelentés készítési funkció elindítása.

A jelentés készítési funkció úgy lett megtervezve, hogy egy felületen lehessen látni több jelentésre váró döntést, és sorban mindegyikhez meg lehessen írni a jelentést. A menüpont kiválasztása után az alábbi ablak jelenik meg, amelyben megadható, hogy milyen feltételek szerint legyenek leválogatva a jelentésre váró döntések.


103


A jelentés készítés első lépése: listázási feltételek kiválasztása.

A Kötelező adatok részben két mezőt kell kitöltenünk. A Határidő mezőben azt a dátumot kell kiválasztanunk, ameddig a dátumig lejáró döntéseket látni szeretnénk a listában. A Döntéshozó legördülő listából válasszuk ki azt a döntéshozót, amelynek a döntéseihez jelentést szeretnénk készíteni. Ha tehát 2009. február 27-ét és a Képviselő Testületet választottuk ki, akkor azok a döntések fognak megjelenni, amelyek: Dátumos határidejűek, és ez a határidő kisebb vagy egyenlő, mint 2009. február 27. VAGY szöveges határidejűek ÉS A Képviselő Testület által meghozott döntések ÉS Hatályosak ÉS A hozzájuk tartozó jelentés olyan állapotban van, hogy a felhasználó (aki indítja ezt a lekérdezést) el tudja végezni a következő műveletek valamelyikét: jelentés megírása, jóváhagyása, elutasítása. A keresés még tovább szűkíthető az által, hogy a két kötelező mező mellett megadjuk a Döntés csoport, Felelős és Hivatali felelős mezök közül valamelyiket (vagy akár mindegyiket). A megjelenő ablak felső részében van a találati lista. Minden sora egy döntésnek egy határidőfelelős bejegyzését tartalmazza. A listában látható a határidő, felelős, hivatali felelős és a jelentés státusza. Az egyes státuszok jelentését a Döntés adatlapja (5.2.5.) fejezetben mutattuk be. Rákattintva valamelyik sorra, az ablak alsó részén lévő előnézeti ablakban láthatóak lesznek a döntés adatai. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

104


Jelentésre, illetve jóváhagyásra váró döntések listája.

Egy bejegyzéshez tartozó jelentés megírásához vagy ellenőrzéséhez kattintsunk a kívánt sorra, majd kattintsunk a Jelentés készítése/ellenőrzése gombra. Ekkor a felső lista helyett egy űrlap jelenik meg, amelyen meg kell adnunk a végrehajtás dátumát, illetve meg kell írnunk a jelentés szövegét. A Mentés gombra kattintva az adatok rögzítésre kerülnek, majd visszakerülünk a listához, de eltűnik belőle az imént kiválasztott sor. Ha a bejelentkezett felhasználó egy olyan döntésre kattintott, amelyben ő maga a felelős, és van a döntéshez hivatali felelős is rendelve, akkor a jelentés készítési űrlapon megjelenik még egy gomb: Készíttetés a hivatali felelőssel. Erre kattintva ennek a határidő-felelős bejegyzésnek a státusza átvált "A felelős a jelentés elkészítési jogát átadta a hivatali felelősnek" státuszba, ami azt jelenti, hogy mostantól a hivatali felelős feladata a jelentés megírása. Ha a megnyitott bejegyzés jelentésének megírása korábban át lett adva a hivatali felelősnek, és ő megírta a jelentést, akkor ezt jóvá kell hagyni (vagy ha nem megfelelő, akkor el kell utasítani). Ilyen esetben, a Mentés gomb helyett lesz egy Jóváhagy és egy Megjegyzéssel elutasít gomb. A Jóváhagy gombra kattintva a jelentés jóváhagyásra kerül - itt érdemes tudni, hogy ha belemódosítunk a jelentésbe, akkor az általunk módosított szöveg lesz a jelentésben. Az Elutasít gombra kattintva elutasítható a jelentés - ekkor meg kell adnunk az elutasítás okát. Ezek a visszautasítások naplózva lesznek, és a naplót a Felelősi megjegyzés megtekintése gombra kattintva lehet megtekinteni.

6.2. Beszámoló készítése Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

105


Beszámolót mindig egy adott üléshez szoktunk készíteni. A beszámoló az előző ülés óta eltelt időben lezárt és lejelentett döntéseket tartalmazza (ez alól kivétel, ha egy adott jelentést szándékosan egy későbbi beszámolóba szeretnénk majd beletenni). Egy új beszámoló készítéséhez minimálisan az alábbi jogosultságok szükségesek: "Beszámolók elkészítése" Ajánlott az alábbi jogosultságok megléte is: "Döntések adatainak megtekintése (kivéve a zárt ülésen hozott döntések szövegei)" "Zárt ülésen hozott döntések szövegeinek megtekintése" "Beszámolók megtekintése" Egy új beszámoló készítéséhez válasszuk ki a Jelentések » Új beszámoló készítése menüpontot.

Egy új beszámoló készítésének menüpontja.

A beszámoló készítése kétlépéses. Első lépésben megjelenik egy ablak, amelyben a beszámoló alap adatait kell megadnunk. Második lépésben az itt megadott adatok alapján egy lista jelenik meg azokról a jelentésekről, amelyek még nem lettek beszámolva. A listából kiválaszthatjuk, hogy melyeket szeretnénk belevenni a mostani beszámolóba.


106

Mikrovoks-EDtR kezelői leírás - szoftver verzió: 20100621 Az új beszámoló alap adatainak megadása.

Döntéshozó: A legördülő listából válasszuk ki azt a döntéshozót, amelyiknek az ülésére a beszámolót készítjük. Ülés dátuma: Válasszuk ki annak az ülésnek a dátumát, amelyikre a beszámolót készítjük. Csak azon döntések listázása, amelyeknél minden felelős jelentett: Ha pipát teszünk ebbe a jelölőnégyzetbe, akkor a következő lépésben csak olyan döntések kerülnek bele a listába, amelynél az összes határidő-felelős bejegyzés le lett jelentve. Ellenkező esetben olyanok is megjelennek, ahol például az egyik felelős már jelentett, de a másik feladat még végrehajtás alatt van - ilyenkor a kettő közül csak az a határidő-felelős bejegyzés kerül bele a listába, amely le lett jelentve. A Tovább gombra kattintva megjelenik egy lista azokról a döntésekről (pontosabban határidőfelelős bejegyzésekről), amelyekre teljesülnek az előbbi ablakban megadott feltételek.

A listában láthatóak azok a jelentések, amelyek belekerülhetnek a beszámolóba - kijelölhetjük, hogy melyeket szeretnénk belevenni.

A listában vannak felsorolva az egyes határidő-felelős bejegyzések. Minden sorban látható a döntés azonosítója, amelyikhez tartozik, a kijelölt határidő, felelős és hivatali felelős. A legelső " Beszámolóban?" oszlopban jelölnégyzetek vannak, és alapból mindegyikben pipa van. Ezzel jelezzük a rendszer számára, hogy mely jelentéseket szeretnénk belevenni ebbe a mostani beszámolóba. Ha pipa van a jelölőnégyzetben, akkor az a jelentés bele fog kerülni. Bármelyik négyzetbe kattintva levehetjük - vagy akár visszatehetjük - a pipát. A táblázat tetején lévő Összes kijelölése/törlése gombra kattintva egyszerre tudjuk levenni, illetve visszatenni a pipát minden Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

107


sorban. Ha a táblázat bármelyik sorára rákattintunk (de nem magára a jelölőnégyzetre), akkor az ablak alsó részén lévő "Részletek megtekintése" feliratú ablakban megjelennek az adott bejegyzés adatai. Láthatjuk a végrehajtás dátumát, a jelentés szövegét, valamint magának a döntésnek az adatait. Az ablak alján lévő Beszámoló elkészítése gombra kattintva elkészül a beszámoló, amelybe a kijelölt jelentések fognak belekerülni. Minden új beszámolónak át kell esnie a jóváhagyási procedúrán, azaz egy arra jogosult személynek jóvá kell hagynia az új beszámolót. Ez a jogosultság a "Beszámolók jóváhagyása, elutasítása". Ha az a személy, aki készítette a beszámolót, nem rendelkezik ezzel a jogosultsággal, akkor a beszámoló egyelőre "Függőben" státuszba kerül, és egy másik személynek (aki rendelkezik az említett jogosultsággal) jóvá kell azt hagynia (vagy el kell utasítania). A beszámoló elkészítése után a beszámolók listájának ablaka jelenik meg. Ezen lehet megtekinteni, jóváhagyni vagy elutasítani, törölni, valamint letölteni a beszámolókat. Lásd a Beszámolók listája (6.3.) fejezetet.

6.3. Beszámolók listája A beszámolók listájában lehet megtekinteni a rendszerben lévő összes beszámolót. Egy új beszámoló készítése után automatikusan megjelenik ez az ablak, de a szoftver menüjéből is bármikor elérhető. Ehhez válasszuk ki a Jelentések » Beszámolók listázása, megtekintése menüpontot.

A beszámolók listájának menüpontja.

A menüpont megnyitásához minimálisan az alábbi jogosultságok szükségesek: "Beszámolók megtekintése" A menüpontra való kattintás után az alábbi ablak jelenik meg:


108


Beszámolók listája.

Az ablak legfelső részén két mező található - ezekkel tudjuk szűrni az alatta lévő listában megjelenő beszámolókat. Év: A beszámolók szűrése a kiválaszott évre. Alap esetben az aktuális év van kiválasztva. Döntéshozó: A beszámolók szűrése a kiválaszott döntéshozóra. Amint egy másik szűrési opciót választunk ki, rögtön aktualizálva lesz a lista. A megjelenő listában látható minden beszámoló sorában, hogy melyik döntéshozó melyik üléséhez készült, ki készítette és mikor, valamint mi a beszámoló státusza. Bármelyik sorra rákattintva, az ablak alsó részén lévő "Részletek" feliratú területen látható lesz a kiválasztott beszámoló. A lista alján különféle funkciógombok találhatóak, amelyek a kiválasztott beszámoló státuszától, valamint a bejelentkezett felhasználó jogosultságaitól függően aktívak vagy inakítvak.


109


Kivonat letöltése: Letölthető a beszámoló PDF formátumban, ami ez által kinyomtatható. Ez a gomb csak akkor aktív, ha a beszámolót már jóváhagyták (a státusza "Elkészült" vagy "Lezárva"). Döntéshozói eredmény rögzítése: Lásd lejjebb. Jóváhagy: Ha a beszámoló "Függőben" státuszban van, és a bejelentkezett felhasználó rendelkezik a "Beszámolók jóváhagyása, elutasítása" nevű jogosultsággal, akkor jóvá hagyhatja a beszámolót, ami ez által "Elkészült" státuszba fog kerülni. Megjegyzéssel elutasít: Ha a beszámoló "Függőben" státuszban van, és a bejelentkezett felhasználó rendelkezik a "Beszámolók jóváhagyása, elutasítása" nevű jogosultsággal, akkor elutasíthatja a beszámolót. A program egy megjelenő ablakban kérni fogja az elutasítás okának begépelését. Ezt követően a beszámoló "Elutasítva" státuszba fog kerülni. Ilyen esetben már semmi mást nem lehet kezdeni ezzel a beszámolóval, csak törölni, majd újra elkészíteni. Ha egy elutasított beszámolóra kattintunk a listában, továbbá a bejelentkezett személy vagy az, aki készítette a beszámolót, vagy pedig az, aki elutasította, akkor az alsó ablakban látszódni fog ez elutasító személy neve, az elutasítás időpontja és oka. Törlés: Amennyiben a bejelentkezett felhasználó rendelkezik a "Beszámolók törlése" nevű jogosultsággal, akkor törölheti a beszámolót. Ekkor a beszámolóban lévő jelentések státusza vissza lesz állítva, így ismét belekerülhetnek egy újabb beszámolóba (ugyanis, ha egy jelentés egyszer már belekerült egy beszámolóba, akkor több beszámolóba már nem kerülhet bele - kivéve ha azt a korábbi beszámolót törlik).

Döntéshozói eredmény rögzítése Egy beszámoló azért készül, hogy a döntéshozó számára be lehessen terjeszteni az általa meghozott döntések végrehajtásáról szóló jelentéseket. Ez minden esetben a döntéshozó ülésén történik meg, amelyen a döntéshozó minden jelentéshez (egyszerre, vagy külön-külön) megszavazza, hogy elfogadja-e az adott döntés végrehajtását vagy sem. Dönthet arról is, hogy egy adott döntés határidejét módosítja, esetleg új felelőst jelöl ki. Mindezt egy határozatban foglalja össze. A Mikrovoks-EDtR szoftverben lehetőség van arra, hogy minden beszámolónál rögzítsük ezeket az adatokat. A beszámolók listájában az "Elkészült" státuszú beszámolók esetén aktív lesz a " Döntéshozói eredmény rögzítése" feliratú gomb. A funkció használatához minimálisan az alábbi jogosultságok szükségesek: "Kézi döntésrögzítés, meglévő döntések módosítása" "Beszámolók megtekintése" "Végrehajtási fázis lezárása a beszámoló elfogadása/elutasítása után" A funkciógombra való kattintás után az alábbi ablak jelenik meg:


110


Döntéshozói eredmény rögzítése

Első lépésben ki kell választanunk azt a döntést, amellyel a döntéshozó szavazott a beszámolóban lévő döntések végrehajtásának elfogadásáról. Természetesen, ennek feltétele, hogy ez a bizonyos döntés rögzítve legyen a rendszerben. A Döntés tallózása... gombra kattintva egy új ablakban kereshetjük ki ezt a döntést. Itt ugyanazzal a módszerrel tudjuk kikeresni a döntést, mint ahogyan a kapcsolódó döntések kiválasztásánál is lehet (lásd a Kapcsolódó döntések (5.1.6.) fejezetet). Miután kiválasztottuk a döntést, egymás alatt meg fog jelenni az összes határidő-felelős bejegyzés, ami szerepelt a beszámolóban. Mindegyik sora előtt lesz két rádió gomb (egymást kizáró gomb). A baloldali az "Elfogadva" oszlopban, míg a jobboldali az "Elutasítva" oszlopban található. Alap esetben mindegyik bejegyzésnél az "Elfogadva" gomb van kiválasztva. Ha valamelyik jelentést a döntéshozó nem fogadta el, akkor a sorában nyomjuk meg az "Elutasítva" gombot. Az ablak alján lévő Mentés gombra kattintva rögzíthetjük ezeket az adatokat. A mentés után az elfogadott jelentések státusza "A végrehajtást a döntéshozó elfogadta" lesz, míg az elutasítottaké "A végrehajtást a döntéshozó nem fogadta el" lesz.


111


7. Beterjesztések A Mikrovoks-EDtR szoftverben lehetőség van külön kezelni a beterjesztéseket (pl. előterjesztés, interpelláció). Később, az ülések napirendi pontjainak összeállításakor ki lehet majd választani a kapcsolódó beterjesztést. Ez abban az esetben jelent egyszerűsítést, ha egy ügyet több bizottságnak is tárgyalnia kell - így nem kell többször berögzíteni a rendszerbe a beterjesztési anyagot. A beterjesztések rögzítésére, jóváhagyására két megoldás lehetséges, van egy egyszerűsített és egy folyamat (workflow) alapú. Az előbbit inkább a kisebb önkormányzatok számára ajánlott alkalmazni, ahol szinte csak 1-2 emberen megy keresztül a beterjesztés anyaga, míg a workflow rendszert inkább a nagyobb önkormányzatok, hivatalok tudják megfelelően kihasználni. Az alábbiakban bemutatásra kerül a két módszer, ezek közül is a workflow alapú megoldás lesz kirészletezve.

Az egyszerűsített folyamat Ebben az esetben egy illetékes személy összeállítja és rögzíti a rendszerben a beterjesztést, amit utána egy gombnyomással átállít "Jóváhagyásra vár" státuszba. Ekkor egy arra jogosult személy egy gombnyomással jóvá tudja hagyni, vagy pedig el tudja utasítani (megjegyés kíséretében) a beterjesztést. Elutasítás esetén ismét a szerkesztő személynek cselekednie, méghozzá az instrukcióknak megfelelően kell módosítania a beterjesztés anyagát, amit utána ismét át kell adnia jóváhagyásra. Jóváhagyás esetén a beterjesztés végleges állapotba kerül, így bekerülhet az ülés napirendjei közé.

A workflow alapú rendszer A workflow rendszer alapját az úgynevezett "Véleményezési és jóváhagyási igénylőlapok" képezik. Ezek olyan űrlapok, amelyet megfelelően kitöltve egy vagy több személy véleményét és/vagy jóváhagyását lehet kikérni a beterjesztés aktuális tartalmához. A rendszer attól lesz folyamat alapú, hogy minden esetben megadható, hogy pozitív elbírálás esetén kihez kerüljön a beterjesztés, illetve elutasítás esetén ki kapja vissza a beterjesztést. A folyamatkezelés további lényeges eleme az, hogy előre definiálhatók különféle igénylőlap sablonok, amelyeknek bizonyos adatai fixek is lehetnek (azaz a felhasználó nem tudja megváltoztatni, amikor az adott sablont felhasználja egy tényleges igénylőlap kitöltéséhez). Ezen felül megadható, hogy melyek azok a sablonok, amelyeket a teljes folyamat alatt mindenképp el kell egyszer érni, azaz nem hagyhatók ki. A fenti két módszer konkrét használatát az egyes fejezetekben tárgyaljuk. Minden esetben külön jelöljük, hogy egy-egy rész csak akkor igaz, ha nem használnak igénylőlapokat (azaz egyszerűsített folyamatkezelést alkalmaznak), vagy csak akkor érvényes, ha az igénylőlapok engedélyezve vannak (azaz workflow alapú folyamatkezelés van). Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

112


7.1. Új beterjesztés készítése Egy új beterjesztést a Beterjesztések » Új beterjesztés rögzítése menüpontban lehet rögzíteni. A funkció használatához minimálisan az alábbi jogosultságok szükségesek: "Új beterjesztés rögzítése, meglévő beterjesztés módosítása" Ajánlott az alábbi jogosultságok megléte is: "Beterjesztés csoport törzsadattár bővíthetősége" "Beterjesztés forma törzsadattár bővíthetősége" "Személy törzsadattár bővíthetősége" "Beterjesztések adatainak megtekintése"

Egy új beterjesztés ebben a menüpontban készíthető.

Ezt követően megjelenik a beterjesztés adatlapja, ami a komplexitásából adódóan fülekre van felosztva. Az egyes fülek használatát a következő fejezetekben tárgyaljuk.

7.1.1. Alap adatok Az "Alap adatok" fül oldalán adhatók meg a beterjesztés alapvető adatai.


113


Az "Alap adatok" fülhöz tartozó oldal.

A beterjesztés formája: Minden beterjesztéshez kötelező megadni annak formáját (típusát). Ebben a legördülő listában a "Beterjesztés forma" törzsadattár elemei jelennek meg, és ezek közül kell kiválasztani a kívánt beterjesztés formát. Ha a bejelentkezett személy rendelkezik a "Beterjesztés forma törzsadattár bővíthetősége" nevű jogosultsággal, akkor helyben tudja bővíteni ezt a listát. Döntéshozó: Ebből a legördülő listából kell kiválasztani azt a döntéshozót, amely számára eredetileg készül ez a beterjesztés. Ha például eredetileg a Képviselő Testület elé lesz beterjesztve, de előtte még más bizottságoknak is véleményezniük kell, akkor a Képviselő Testületet kell kiválasztani a listából. Ülés tervezett dátuma: Ha már ismert, hogy melyik napon lesz az az ülés, amelyre ez a beterjesztés készül, akkor itt megadható az ülés dátuma. Ezt a mezőt nem kötelező kitölteni. Sorszám / Iktatószám: A beterjesztéshez opcionálisan megadható egy sorszám (vagy iktatószám), ami tulajdonképpen tetszőleges karaktereket tartalmazhat (betű, szám, kötőjel, stb). Tárgy: Ebben a mezőben kell begépelni a beterjesztés tárgyát. Csoportosítás: Minden beterjesztést kötelező valamilyen csoportba sorolni. Ebben a legördülő listában a "Beterjesztés csoport" törzsadattár elemei jelennek meg, és ezek közül kell kiválasztani a kívánt csoportot. Ha a bejelentkezett személy rendelkezik a "Beterjesztés csoport törzsadattár bővíthetősége" nevű jogosultsággal, akkor helyben tudja bővíteni ezt a listát. Arra az esetre, ha mégsem lehet egyik csoportba sem sorolni ezt a beterjesztést, akkor a listából a nem besorolt opciót kell kiválasztani. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

114


Nyílt vagy zárt? Itt kell meghatározni, hogy a beterjesztés nyílt vagy zárt ülésen legyen-e tárgyalva. Rendszer kompatibilitási okokból, a már meglévő beterjesztéseknél ez a mező üresen marad, és nem is kötelező a kitöltése. Azonban, új beterjesztés rögzítésekor már megköveteli a program, hogy megadjuk, nyílt vagy zárt ülésen fogják-e tárgyalni. Törvényességi ellenőrzésre (határidő): Ebben a mezőben lehet megadni azt a határidőt, ameddig törvényességi ellenőrzésre le kell adni ezt a beterjesztést. Nem kötelező kitölteni. Polgármesteri Titkárságra (határidő): Ebben a mezőben lehet megadni azt a határidőt, ameddig át kell adni a kész beterjesztést a Polgármesteri Titkárságnak (ez főleg nagyobb hivataloknél létezik, más helyeken itt azt az osztályt vagy személyt kell érteni, ami vagy aki felel az ülés napirendjeinek összeállításáért). Nem kötelező kitölteni. Sajtóanyag készül? Ebben a mezőben lehet megadni, hogy fog-e sajtóanyag készülni ehhez a beterjesztéshez vagy sem. Nem kötelező kitölteni. Jogi kontroll státusza: Egy lenyíló menüből lehet kiválasztani, hogy a beterjesztés átesett-e már jogi kontrollon, és ha igen, akkor milyen módon. Lehetséges esetei: "Határidőre érkezett, jogi kontrollal", "Határidő után érkezett, jogi kontrollal", "Határidő után érkezett, jogi kontroll nélkül". Fontos megjegyezni, hogy ennek a mezőnek a megadása külön jogosultságohoz kötött. Csak azok tudják módosítani, akik rendelkeznek a "Beterjesztéseknél a jogi kontroll státuszának módosítása" nevű jogosultsággal. A beterjesztés szövege: Az ablak nagy részét kitöltő szövegszerkesztő mezőben kell megírni magának a beterjesztésnek a szövegét. Ha a szöveg eredetileg egy másik dokumentumban található (pl. Word dokumentum), akkor a szöveget ide kell bemásolni. Egy új beterjesztés rögzítésekor rögtön eltárolásra kerül az a személy, aki készítette a beterjesztést (pontosabban, aki megnyomta az "Új beterjesztés létrehozása" gombot), valamint az a szervezeti egység, amelybe a létrehozás pillanatában ez a személy tartozott. Így, ha esetleg később átkerül ez a személy egy másik szervezeti egységhez, attól még rögzítve marad, hogy ez a beterjesztés melyik szervezeti egységben készült. A beterjesztés adatlapján, a "Készítők" fül oldalán mindig látható lesz, hogy melyik szervezeti egység készítette ezt a beterjesztést.

7.1.2. Döntési javaslatok Ezen az oldalon lehet külön rögzíteni a döntési javaslatokat. Egy döntési javaslathoz az alábbi mezőket kell, illetve lehet megadni: Sorszám Tárgy Melyik döntéshozó javaslatára került a beterjesztésbe? A döntés formája (nyílt, titkos, névszerinti) A döntés típusa (pl. határozat) Határozat képesség (egyszerű vagy minősített többség) Döntés csoport (pl. adóügyek) A javaslat szövege A program lehetőséget nyújt arra, hogy a döntési javaslatok felvitelekor csak a kötelező mezők Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

115


legyenek kitöltve, és utólag egyetlen beállítással lehet megmondani azt, hogy a javaslatok többi adata milyen értéket vegyen fel. Ezt "A javaslatok paramétereinek egységesítése" gombra kattintva lehet megtenni. A megjelenő ablakban négyféle adatot lehet egyszerre módosítani minden döntési javaslatnál. Később, az ülés összeállításakor, egy új napirendi pont létrehozásakor, miután a tallózás gomb segítségével kiválasztottuk ezt a beterjesztést, akkor a program automatikusan átemeli a döntési javaslatokat a napirendi pont alá. A beterjesztésnél, az egyes döntési javaslatoknál ki nem töltött mezőket itt most mindenképp kérni fogja a program.

7.1.3. Mellékletek Ezen az oldalon a beterjesztés mellékleteit, illetve az egyéb kapcsolódó dokumentumokat (fájlokat) csatolhatjuk.

A "Csatolt dokumentumok" fülhöz tartozó oldal.

Kezdetben az oldal mindössze egy gombot tartalmaz, amelyre kattintva egy újabb dokumentum csatolható. Kattintsunk az Új dokumentum hozzáadása gombra. Ekkor egy új bejegyzés (egy kis űrlap) jelenik meg, amit ki kell tölteni.

Egy új dokumentum csatolása.


116


Fájl: Első lépésben ki kell választanunk azt a dokumentumot (fájlt), amit csatolni szeretnénk. Kattintsunk a Tallózás... gombra, majd a megjelenő ablakban keressük ki a számítógépünkön lévő, csatolandó fájlt. Leírás: Ebben a mezőben van lehetőségünk valamilyen megjegyzést, magyarázatot írni a csatolt dokumentumhoz. Nem kötelező kitölteni. Az Új dokumentum hozzáadása gombra kattintva további dokumentumokat csatolhatunk. Ha valamelyik dokumentumra mégsincs szükség, akkor a sorában lévő Törlés gombra kattintva törölhetjük. A mellékletek sorrendjének módosítása A csatolt dokumentumok sorrendje éppúgy módosítható, mint a döntés rögzítési űrlap "Határidők és felelősök" fülének oldalán lévő bejegyzéseké. Ehhez lásd a Határidők és felelősök (5.1.5.) fejezet végét. Törvényességi észrevétel csatolása Amennyiben egy beterjesztést nem most rögzítünk újként, hanem egy már meglévőt módosítunk, akkor lehetőség van törvényességi észrevétel csatolására, amely egy darab dokumentum csatolását jelenti. Ez a mező egy külön bekeretezett részben jelenik meg.

Törvényességi észrevétel csatolása.

Törvényességi észrevételt nem csak szerkesztés alatt lévő beterjesztéshez lehet csatolni, hanem ez megtehető a beterjesztés csak-olvasható adatokkal rendelkező adatlapján is. Ilyen esetben viszont követelmény az, hogy a bejelentkezett felhasználó rendelkezzen a "Beterjesztésekhez törvényességi észrevétel csatolása" nevű jogosultsággal.


117


Törvényességi észrevétel csatolása a beterjesztés adatlapján.

Rákattintva a "Törvényességi észrevétel csatolása" gombra, az alábbi űrlapon lehet feltölteni a törvényességi észrevételt.

Törvényességi észrevétel csatolása a beterjesztés adatlapján.

7.1.4. Kapcsolódó döntések Előfordul, hogy egy beterjesztés a szövegében hivatkozik egy (vagy akár több) döntésre is. A " Kapcsolódó döntések" fülhöz tartozó oldalon lehetőség van külön felsorolni ezeket a kapcsolódó döntéseket.


118


A "Kapcsolódó döntések" fülhöz tartozó oldal.

Ennek az oldalnak a működése teljesen megegyezik a döntés űrlapján lévő "Kapcsolódó döntések" fül oldalával, amelyről részletesen a Kapcsolódó döntések (5.1.6.) fejezetben lehet olvasni.

7.1.5. Készítők Egy beterjesztést sok esetben nem egy, hanem több személy készít el. A "Készítők" fül oldalán lehet felsorolni a beterjesztés készítőit. A program minden új beterjesztésnél eltárolja, hogy az azt létrehozó személy éppen melyik szervezeti egységhez tartozik. Amennyiben ez nem került tárolásra (mert például akkor az a személy nem tartozott egyik szervezeti egységhez sem), akkor utólag van lehetőség beállítani A beterjesztést készítő szervezeti egységet. Ezt szintén ennek a fülnek az oldalán lehet beállítani.


119


A "Készítők" fülhöz tartozó oldal.

A "Készítő személyek" feliratú táblázatban vannak felsorolva azok a személyek, amelyek jelenleg hozzá vannak rendelve a beterjesztéshez, mint készítők. Kezdetben ez a lista üres, és nekünk kell egyesével hozzáadni az egyes személyeket. Egy új személy hozzárendeléséhez először ki kell választanunk magát a személyt a "Válasszon személyt" feliratú legördülő listából. Ez a lista a "Személy" nevű törzsadattár elemeit tartalmazza, de helyben bővíthető, amennyiben a felhasználó rendelkezik a "Személy törzsadattár bővíthetősége" nevű jogosultsággal. A megfelelő személy kiválasztása után kattintsunk a " Hozzáadás a listához" gombra, amelynek hatására a személy belekerül a "Készítő személyek" feliratú táblázatba. Ha egy (vagy több) személyt mégsem szeretnénk meghagyni a listában, akkor a táblázatban jelöljük ki a soraikat (a CTRL+egérkattintás illetve a SHIFT+egérkattintás műveletekkel), majd kattintsunk a "Kijelült személyek eltávolítása" gombra. Ekkor a kijelölt személyek lekerülnek a listáról.

7.1.6. Előterjesztők / Képviselők Egy beterjesztést általában egy személy terjeszt elő (illetve képvisel), de előfordulhat, hogy több előterjesztője van (illetve többen is képviselik). A szervezeti szintű adminisztrációs felületen beállítható, hogy a szervezetnél melyik szó használatos inkább: előterjesztő vagy képviselő. Ettől függően lesz ennek a fülnek a felirata "Előterjesztők", illetve "Képviselők". A fül oldalán lehet felsorolni a beterjesztést előterjesztő, illetve képviselő személyeket.


120


Az "Előterjesztők", illetve "Képviselők" fülhöz tartozó oldal.

Ennek az oldalnak a kezelése teljes megegyezik a "Készítők" fül oldalának működésével, így itt nem ismertetjük még egyszer. Lásd a Készítők (7.1.5.) fejezetet.

7.1.7. Az ügyben érintett döntéshozók Gyakori eset, hogy egy beterjesztést több más döntéshozónak (pl. bizottságnak) is tárgyalniuk, majd véleményezniük kell. Ezeket a döntéshozókat, valamint az általuk alkotott vélemény szövegét "Az ügyben érintett döntéshozók" fül oldalán tudjuk megadni.


121


"Az ügyben érintett döntéshozók" fülhöz tartozó oldal.

Kezdetben az oldal mindössze egy gombot tartalmaz, amelyre kattintva egy újabb döntéshozó rendelhető hozzá a beterjesztéshez. Kattintsunk az Új döntéshozó hozzáadása gombra. Ekkor egy új bejegyzés (egy kis űrlap) jelenik meg, amit ki kell tölteni.

Egy új döntéshozó hozzárendelése.

A Döntéshozó feliratú legördülő menüből válasszuk ki a döntéshozót. A legördülő menü alatt található egy lefelé mutató nyilat ábrázoló ikon, mellette "A döntéshozó véleménye" felirattal. Az ikonra kattintva ez a blokk lenyílik, és egy szövegszerkesztő ablak jelenik meg. Ide írható be a döntéshozó véleménye. Valószínűleg a beterjesztés rögzítésekor még egyik döntéshozó sem alkotott véleményt a beterjesztéssel kapcsolatban, így ezt csak a későbbiek folyamán fogjuk tudni kitölteni (a jelen beterjesztés megnyitásával és módosításával). A felsorolt döntéshozók sorrendje módosítható, mégpedig úgy, mint a döntés adatlapján a határidő-felelős bejegyzéseké. Ehhez lásd a Határidők és felelősök (5.1.5.) fejezet végét. Az Új döntéshozó hozzáadása gombra kattintva további döntéshozókat rendelhetünk hozzá a beterjesztéshez. Ha valamelyik döntéshozót mégsem szeretnénk hozzárendelni, akkor a sorában Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

122


lévő Törlés gombra kattintva törölhetjük.

7.1.8. A beterjesztés mentése Miután a beterjesztés minden adatát megadtuk (azaz végigmentünk az összes fülön és minden szükséges mezőt kitöltöttünk), rögzíthető a beterjesztés. Ennél a pontnál kétféle lehetőség van attól függően, hogy a szervezetnél engedélyezve vannak-e az igénylőlapok vagy sem. Egyszerű folyamatkezelés esetén az ablak alján a "Mégsem" gomb mellett csak egy Mentés gomb található, amelyre kattintva a beterjesztés rögzítésre kerül. A mentés után a beterjesztések listájának ablaka jelenik meg. Ezen lehet megtekinteni, jóváhagyni vagy elutasítani, törölni a beterjesztéseket. Az új beterjesztés egyelőre "Előkészítés alatt" státuszba kerül. Ezt követően még tetszőleges számú alkalommal módosíthatjuk az adatait. Miután elkészültünk a végleges változattal, a beterjesztést egy arra jogosult személynek jóvá kell hagynia. Erről a következő fejezetben fogunk írni. Igénylőlapok használata esetén az ablak alján a "Mégsem" gomb mellett található egy Mentés és egy Mentés és verzió lezárása gomb. Az előbbivel a beterjesztés rögzítésre kerül, azonban a státusza egyelőre "Szerkesztés alatt" marad, ami azt jelenti, hogy még nem készült el teljesen, és később folytatva lesz. Ilyen esetben a beterjesztés megnyitásakor ismét módosíthatóak lesznek az adatai. A Mentés és verzió lezárása gombra kattintva jelezzük, hogy a beterjesztés tartalmilag elkészült és készen áll a véleményezésre és/vagy jóváhagyásra. Ekkor a beterjesztés státusza "Várakozik"-ra fog átváltani, és emellett nyilván lesz tartva, hogy jelenleg a beterjesztés annál a személynél van, aki lezárta (ennek a személynek a neve zárójelben látható a beterjesztések listázása oldalon a státusz mögött). Mentés után bezárul ez a szerkesztési ablak, viszont rögtön meg is nyílik csak-olvasható állapotban. Ennek az adatlapnak az ismertetését a Beterjesztés adatlapja (igénylőlapok) (7.4.) fejezet tartalmazza. Ha a beterjesztést nem most rögzítjük újként, hanem módosítunk egy meglévőt, továbbá az igénylőlapok használata engedélyezve van, akkor az űrlap alján megjelenik egy Korábbi verziók megtekintése gomb, amelyre kattintva egy ablakban megtekinthetők a beterjesztés korábbi szerkesztési verziói mellékletekkel együtt.

Az űrlap alja abban az esetben, ha az igénylőlapok használata engedélyezve van.

7.2. Beterjesztések listája A beterjesztések listájában lehet megtekinteni a rendszerben lévő összes beterjesztést. Egy új beterjesztés készítése után automatikusan megjelenik ez az ablak, de a szoftver menüjéből is Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

123


bármikor elérhető. Ehhez válasszuk ki a Beterjesztések » Beterjesztések listázása, megtekintése menüpontot.

A beterjesztések listájának menüpontja.

A menüpont megnyitásához minimálisan az alábbi jogosultságok szükségesek: "Beterjesztések adatainak megtekintése" A menüpontra való kattintás után megjelenő ablak kétféle módon jelenhet meg attól függően, hogy a szervezetnél engedélyezve van-e az igénylőlapok használata vagy sem.

Az ablak tartalma egyszerűsített folyamat esetén

Beterjesztések listája egyszerűsített folyamat esetén.

Az ablak legfelső részén három mező található - ezekkel tudjuk szűrni az alatta lévő listában megjelenő beterjesztéseket. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

124


Típus: A beterjesztések szűrése a kiválaszott típusra (pontosabban beterjesztés formára). Döntéshozó: A beterjesztések szűrése a kiválaszott döntéshozóra. Készítés éve: A beterjesztések szűrése a készítésük éve alapján - csak a kiválasztott évben létrehozott beterjesztések lesznek kilistázva. Alap esetben az aktuális év van kiválasztva. Amint egy másik szűrési opciót választunk ki, rögtön aktualizálva lesz a lista. A megjelenő listában látható minden beterjesztés sorában, hogy milyen típusú, melyik döntéshozó számára lesz beterjesztve, melyik ülésre, mi a beterjesztés tárgya, státusza, és mikor készült. Bármelyik sorra rákattintva, az ablak alsó részén lévő "Részletek" feliratú területen látható lesz a kiválasztott beterjesztés. A lista alján különféle funkciógombok találhatóak, amelyek a kiválasztott beterjesztés státuszától, valamint a bejelentkezett felhasználó jogosultságaitól függően aktívak vagy inakítvak. Új: Egy új beterjesztést lehet rögzíteni. Adatlap: Megtekinthető a beterjesztés adatlapja. Egy új ablak fog megnyílni, ami tulajdonképpen ugyanolyan felépítésű, mint a beterjesztés rögzítési űrlap, de egyik mező sem módosítható. Kivonat letöltése: Letölthető a beterjesztés PDF formátumban, ami ez által kinyomtatható. Ez a gomb csak akkor aktív, ha a beterjesztés nem "Szerkesztés alatt" státuszban van. Módosítás: Ha a felhasználó rendelkezik az "Új beterjesztés rögzítése, meglévő beterjesztés módosítása" nevű jogosultsággal, akkor megnyithatja a beterjesztést űrlapját és módosíthatja az adatokat. Átadás jóváhagyásra / Véglegesítés: Miután befejeztük a beterjesztés előkészítését, akkor jóvá kell hagyatnunk. Erre a gombra kattintva a beterjesztés "Jóváhagyásra vár" státuszba kerül - kivéve, ha a bejelentkezett felhasználó rendelkezik a "Beterjesztések jóváhagyása, elutasítása" nevű jogosultsággal, ugyanis ekkor a beterjesztés rögtön "Jóváhagyva" státuszba fog kerülni. Jóváhagy: Ha a beterjesztés státusza "Jóváhagyásra vár", és a bejelentkezett felhasználó rendelkezik a "Beterjesztések jóváhagyása, elutasítása" nevű jogosultsággal, akkor jóvá tudja hagyni a beterjesztést, ami ez által "Jóváhagyva" státuszba fog kerülni. Megjegyzéssel elutasít: Ha a beterjesztés státusza "Jóváhagyásra vár", és a bejelentkezett felhasználó rendelkezik a "Beterjesztések jóváhagyása, elutasítása" nevű jogosultsággal, akkor el tudja utasítani a beterjesztést. A program egy megjelenő ablakban kérni fogja az elutasítás okának begépelését. Ezt követően a beterjesztés "Elutasítva" státuszba fog kerülni. Ha egy elutasított beterjesztésre kattintunk a listában, akkor az alsó ablakban látszódni fog ez elutasító személy neve, az elutasítás időpontja és oka. Egy elutasított beterjesztést ismét meg lehet nyitni módosításra (akár egymás után többször is), majd miután végeztünk a megfelelő módosítással, ismét át kell adnunk jóváhagyásra. Törlés: Amennyiben a bejelentkezett felhasználó rendelkezik a "Beterjesztések törlése" nevű jogosultsággal, akkor törölheti a kiválasztott beterjesztést.

Az ablak tartalma igénylőlapok használata esetén Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

125


Beterjesztések listája igénylőlapok használata esetén.

Az ablak csak a lista alatti funkciógombokban tér el attól, mint amilyen az egyszerűsített folyamat esetén megjelenő ablak. A funkciógombok: Új: Egy új beterjesztést lehet rögzíteni. Adatlap: A beterjesztés státuszától, valamint a bejelentkezett felhasználó jogosultságaitól függően vagy szerkeszthető, vagy csak olvasható formában jelenik meg a beterjesztés adatlapja. Amennyiben a szervezet esetén be van kapcsolva a "szervezeti egység mód", akkor a jogosultsági feltételek kicsit összetettebbek, amelyeknek a részletes leírását lásd lejjebb. Kivonat letöltése: Letölthető a beterjesztés PDF formátumban, ami ez által kinyomtatható. Ez a gomb csak akkor aktív, ha a beterjesztés státusza "Lezárva, elkészült". Törlés: Amennyiben a bejelentkezett felhasználó rendelkezik a "Beterjesztések törlése" nevű jogosultsággal, akkor törölheti a kiválasztott beterjesztést. Az "Adatlap" gombra kattintva a következő történik (státuszok szerint külön ismertetve, továbbá abban az esetben, ha be van kapcsolva a "szervezeti egység mód"): "Szerkesztés alatt": A program ellenőrzi, hogy a felhasználó rendelkezik-e beterjesztés módosítási jogosultsággal az adott döntéshozó esetén, ÉS a felhasználó ahhoz a szervezeti egységhez tartozik-e, amelyik készítette a beterjesztést. Ha ezek teljesülnek, akkor módosítható a beterjesztés, ellenkező esetben hibaüzenet. "Várakozik": A program ellenőrzi, hogy a felhasználó rendelkezik-e beterjesztés Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

126


megtekintési jogosultsággal az adott döntéshozó esetén, ÉS a felhasználó ahhoz a szervezeti egységhez tartozik-e, amelyik készítette a beterjesztést, vagy amelyiknél éppen várakozik, vagy pedig a felhasználó rendelkezik a "Beterjesztések adatainak megtekintése szervezeti egységtől függetlenül" jogosultsággal az adott döntéshozó esetén. Ha ezek teljesülnek, akkor megtekinthető a beterjesztés, ellenkező esetben hibaüzenet. "Véleményezésre/jóváhagyásra vár": A program ellenőrzi, hogy a felhasználó rendelkezik-e beterjesztés megtekintési jogosultsággal az adott döntéshozó esetén, ÉS a felhasználó ahhoz a szervezeti egységhez tartozik-e, amelyik készítette a beterjesztést, vagy amelyik küldte a legutóbbi igénylőlapot, vagy amelyik kapta a legutóbbi igénylőlapot, vagy pedig a felhasználó rendelkezik a "Beterjesztések adatainak megtekintése szervezeti egységtől függetlenül" jogosultsággal az adott döntéshozó esetén. Ha ezek teljesülnek, akkor megtekinthető a beterjesztés, ellenkező esetben hibaüzenet. "Bizottsági véleményezés alatt": A program ellenőrzi, hogy a felhasználó rendelkezik-e beterjesztés módosítási jogosultsággal az adott döntéshozó esetén, ÉS a felhasználó ahhoz a szervezeti egységhez tartozik-e, amelyik készítette a beterjesztést. Ha ezek teljesülnek, akkor módosíthatók a döntési javaslatok, valamint a döntéshozói vélemények. Ellenkező esetben a program ellenőrzi, hogy a felhasználó rendelkezik-e beterjesztés megtekintési jogosultsággal az adott döntéshozó esetén, ÉS a felhasználó ahhoz a szervezeti egységhez tartozik-e, amelyik készítette a beterjesztést, vagy pedig a felhasználó rendelkezik a "Beterjesztések adatainak megtekintése szervezeti egységtől függetlenül" jogosultsággal az adott döntéshozó esetén. Ha ezek teljesülnek, akkor megtekinthető a beterjesztés, ellenkező esetben hibaüzenet. "Lezárva, elkészült": A program ellenőrzi, hogy a felhasználó rendelkezik-e beterjesztés megtekintési jogosultsággal az adott döntéshozó esetén. Ha nem, akkor hibaüzenet, ha igen, akkor az alábbi lehetőségek valamelyike történik: - Ha a beterjesztés nyílt: Nincs további ellenőrzés, megjelenik a beterjesztés adatlapja, így az megtekinthető. - Ha a beterjesztés zárt: A program ellenőrzi, hogy a felhasználó rendelkezik-e ZÁRT beterjesztés megtekintési jogosultsággal az adott döntéshozó esetén. Ha igen, akkor megjelenik a beterjesztés adatlapja, így az megtekinthető, ellenkező esetben hibaüzenet. A beterjesztésekkel kapcsolatos minden további művelet (pl. igénylőlapok, véglegesítés) az adott beterjesztés adatlapjáról érhető el, melyet a Beterjesztés adatlapja (igénylőlapok) (7.4.) fejezet tárgyal részletesen.

7.3. Beterjesztések keresése A beterjesztéseket számos szempont szerint lehet visszakeresni a programban. A beterjesztések visszakereséséhez minimálisan az alábbi jogosultságok szükségesek: "Beterjesztések adatainak megtekintése" Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

127


Válasszuk ki a Beterjesztések » Beterjesztések keresése menüpontot.

A beterjesztések keresése funkció ebből a menüpontból érhető el.

A beterjesztések keresésének első lépése a keresési szempontok megadása. A beterjesztés keresési menüpont kiválasztása után az alábbi ablak fog megjelenni:

Beterjesztések közti keresés szempontjainak megadása.


7.3.1. Egyszerű keresés Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

128


Az egyszerű kereséssel a beterjesztés két alapvető adata szerint (év, döntéshozó) lehet keresni. Ezt akkor érdemes használni, ha gyorsan rá akarunk keresni például egy adott döntéshozó 2007es beterjesztéseire. Az egyszerű keresés a keresési ablak felső részén található, és az alábbi két feltétel közül legalább az egyiket meg kell adni: Év: Szűrés az itt megadott évszám szerint - csak azon beterjesztések jelennek meg az eredmény listában, amelyeknél meg van adva az ülés tervezett dátuma, és ez a dátum az itt megadott évben van. Döntéshozó: Szűrés az itt megadott döntéshozó szerint - csak azon beterjesztések jelennek meg az eredmény listában, amelyek az ebben a legördülő listában kiválasztott döntéshozóhoz tartoznak. A mezők melletti Keresés gombra kattintva elindul a keresés, majd megjelenik az eredmény lista (lásd a Találati lista (7.3.3.) fejezetet).

7.3.2. Részletes keresés A részletes kereséssel lehetőségünk van olyan szempontok szerint is keresni, amire nem ad lehetőséget az egyszerű keresés. Ez a keresési lehetőség az egyszerű keresés feliratú rész alatt található. Az alapvető működési elve az, hogy sorban adogathatunk hozzá egyre több keresési feltételt. Minél több feltételt adunk meg, nagy valószínűséggel annál szűkebb lesz a találati lista. Kezdetben egyetlen feltétel sincs megadva, így tehát legalább egy feltételt meg kell adnunk ahhoz, hogy használhassuk ezt a keresési módot. Egy új keresési feltétel hozzáadásához válasszuk ki a kívánt keresési szempontot a "Keresési feltétel hozzádása" feliratú legördülő menüből. Amint kiválasztottuk a kívánt elemet, az ennek megfelelő szűrési paraméterek meg fognak jelenni. Példa: ha kiválasztjuk az "Ülés tervezett dátuma" szempontot, akkor lehetőségünk lesz megadni egy kezdő és/vagy egy vége dátumot, így csak azok a beterjesztések kerülnek kilistázásra, amelyek a megadott időintervallumba eső ülések valamelyikén lesznek tárgyalva.


129

Mikrovoks-EDtR kezelői leírás - szoftver verzió: 20100621 Példa 1. lépése: szűrés az ülés tervezett dátuma szerint.

Példa 2. lépése: a megadott feltételek alapján a 2009. október hónapban tárgyalandó beterjesztések kerülnek leválogatásra.

Egy újabb keresési szempont hozzáadásához ismét ki kell választanunk a kívánt szempontot a " Keresési feltétel hozzádása" feliratú legördülő menüből, majd meg kell adnunk a paramétereket. Döntéshozó: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva az összes döntéshozó. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak a kiválasztott döntéshozók számára benyújtott beterjesztések fognak megjelenni. Ülés tervezett dátuma: A szerint lehet szűrni, hogy mikori ülésen lesz a beterjesztés tárgyalva. Megadható egy tól-ig intervallum, de az is lehetséges, hogy az intervallumnak csak az egyik végét adjuk meg. Beterjesztés forma: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva a "beterjesztés forma" törzsadattár összes eleme. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak a kiválasztott típusú beterjesztések fognak megjelenni. Beterjesztés csoport: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva a "beterjesztés csoport" törzsadattár összes eleme. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak a kiválasztott csoportba sorolt beterjesztések fognak megjelenni. Sorszám: A beterjesztések sorszám mezőiben lehet keresni. Törvényességi ellenőrzésre (határidő): A törvényességi ellenőrzésre való leadás határideje szerint lehet szűrni. Megadható egy tól-ig intervallum, de az is lehetséges, hogy az intervallumnak csak az egyik végét adjuk meg. Polgármesteri Titkárságra (határidő): A Polgármesteri Titkárságra való leadás határideje szerint lehet szűrni. Megadható egy tól-ig intervallum, de az is lehetséges, hogy az intervallumnak csak az egyik végét adjuk meg. Sajtóanyag készül? Egy igen-nem opciókkal rendelkező legördülő menü jelenik meg. A kiválaszott opciónak megfelelően csak azok a beterjesztések fognak megjelenni a keresés eredményében, amelyeknél az azonos nevű mezőben a megadott válasz van megadva (igen vagy nem). Tárgy: A mezőben megadott szavak, kifejezések alapján lehet keresni a beterjesztések tárgyában. Beterjesztés szövege: A mezőben megadott szavak, kifejezések alapján lehet keresni a beterjesztések szövegében. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

130


Státusz: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel vannak sorolva a lehetséges státuszok. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak a kiválasztott státuszban lévő beterjesztések fognak megjelenni. Van-e kapcsolt döntés? Egy igen-nem opciókkal rendelkező legördülő menü jelenik meg. A kiválaszott opciónak megfelelően csak azok a beterjesztések fognak megjelenni a keresés eredményében, amelyekhez tartozik legalább egy kapcsolt döntés, illetve csak azok, amelyekhez egy sem tartozik. Van-e csatolt törvényességi észrevétel? Egy igen-nem opciókkal rendelkező legördülő menü jelenik meg. A kiválaszott opciónak megfelelően csak azok a beterjesztések fognak megjelenni a keresés eredményében, amelyekhez csatoltak törvényességi észrevételt, illetve csak azok, amelyekhez nem. Van-e csatolt melléklet? Egy igen-nem opciókkal rendelkező legördülő menü jelenik meg. A kiválaszott opciónak megfelelően csak azok a beterjesztések fognak megjelenni a keresés eredményében, amelyekhez tartozik legalább egy csatolt melléklet, illetve csak azok, amelyekhez egy sem tartozik. Készítőként szerepel: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva a "személy" törzsadattár összes eleme. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak a azok a beterjesztések fognak megjelenni, amelyeknél a kiválasztott személyek közül valamelyik szerepel a készítők listáján. Előterjesztőként / Képviselőként szerepel: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva a "személy" törzsadattár összes eleme. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak a azok a beterjesztések fognak megjelenni, amelyeknél a kiválasztott személyek közül valamelyik szerepel az előterjesztők / a képviselők listáján. Ha végeztünk a keresési feltételek megadásával, akkor kattintsunk a Keresés gombra, melyet követően meg fog jelenni a találati lista (lásd a Találati lista (7.3.3.) fejezetet). Ha teljesen elölről szeretnénk kezdeni a keresési paraméterek megadását, akkor kattintsunk az ablak alján lévő Újrakezd gombra.

7.3.3. Találati lista Akár az egyszerű, akár a részletes keresést használtuk, az eredmény mindig ugyanaz: egy ablak, amiben a keresési feltételeknek megfelelő beterjesztések vannak kilistázva.


131



Az ablak nagy részét maga a találati lista foglalja el. Ez egy táblázat, aminek több oszlopa is van - lehetőség van bármelyik oszlop szerint rendezni a találatokat. Az ablak jobb alsó részén láthatjuk, hogy összesen hány beterjesztést talált a rendszer a keresési paraméterek alapján. Ha a keresés során olyan sok a találat, hogy nem férne ki egy képernyőre, akkor a program több oldalra bontja fel a listát. Az oldalak között lapozni az ablak bal alsó részén lévő vezérlő elemekkel lehet.


Az egyes vezérlő gombok jelentése balról jobbra haladva: Ugrás a legelső oldalra Ugrás az előző oldalra Ugrás a megadott oldalra (a mezőbe be kell írni a kívánt oldalszámot, majd meg kell nyomni az ENTER billentyűt) Ugrás a következő oldalra Ugrás a legutolsó oldalra A lista frissítése Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

132


Ha rákattintunk az ablak bal alsó részén található Előnézet ki/be gombra, akkor ki/be tudjuk kapcsolni az előznézeti ablakot. Ez egy jobb oldalról beúszó ablak, amiben a kiválasztott beterjesztés adatai tekinthetők meg. A találati listában kattintsunk rá valamelyik beterjesztés sorára, így az előnézeti ablakban meg fognak jelenni az adatok. Ha egy beterjesztésnek látni szeretnénk a teljes adatlapját, akkor a találati listában kattintsunk a sorára, majd kattintsunk az ablak bal felső részén található Adatlap gombra. Tipp: Az adatlap megnyitásának sokkal gyorsabb módja az, ha duplán kattintunk a megnyitni kívánt beterjesztés sorára. Ha egy beterjesztés adatain módosítani szeretnénk, akkor az Adatlap gomb helyett a Módosítás gombra kattintsunk. A módosítási űrlap teljesen azonos azzal az űrlappal, mint amit egy új beterjesztés rögzítésénél használunk (lásd az Új beterjesztés készítése (7.1.) fejezetet). Ez a gomb csak akkor jelenik meg, ha az igénylőlapok használata engedélyezve van az adott szervezetnél, ellenkező esetben csak az Adatlap gomb használható, ami a kiválasztott beterjesztés státuszától függően a csak-olvasható adatlapot vagy pedig a beterjesztés szerkeszthető űrlapját fogja megnyitni.

7.4. Beterjesztés adatlapja (igénylőlapok) Alapvetően a beterjesztés ablaka pontosan úgy néz ki, mint a beterjesztés rögzítési ablak, csak éppen egyik mező sem módosítható. Ez a fejezet legfőképpen azon önkormányzatoknak szól, akik engedélyezték a szervezeti szintű beállításoknál az igénylőlapok használatát, vagyis a beterjesztések workflow alapú kezelését, ugyanis az ablak alján különféle funkciógombok jelennek meg, illetve az ablakon egy plusz fül is található ("Véleményezési és jóváhagyási igénylőlapok" címmel). Ellenkező esetben (azaz egyszerűsített beterjesztés kezelés esetén) a beterjesztés ablakán nincsenek funkciógombok az ablak alján, valamint az említett plusz fül sem jelenik meg. Ha a szervezeti szintű beállításoknál engedélyezve lett az igénylőlapok használata, továbbá a beterjesztés státusza nem "Szerkesztés alatt", akkor az alábbi módon néz ki a beterjesztés adatlapja:


133


A beterjesztés adatlapja igénylőlapok (azaz workflow rendszer) használata esetén.

Egy fontos tudnivaló: Igénylőlapok használata esetén, ha egy beterjesztés még nincs véglegesítve (azaz a státusza nem "Lezárva, elkészült"), akkor az adatlapját csak azok a személyek tekinthetik meg, akik szerepelnek a beterjesztés érintettjei között, vagy pedig rendelkeznek a "A beterjesztések érintettjei között mindig szerepel (csak igénylőlapok használata esetén)" nevű jogosultsággal annál a döntéshozónál, amelyikhez be lesz nyújtva az adott beterjesztés. A beterjesztés érintettjeinek listája nem más, mint a "Készítők" és az "Előterjesztők/Képviselők" fülön felsorolt személyek összesített listája. Az ablak alján megjelenő funkciógombok attól függően láthatóak, illetve engedélyezettek, hogy a beterjesztés milyen státuszban van, továbbá a bejelentkezett felhasználónak milyen jogosultságai vannak. Újranyitás szerkesztésre: Ez a gomb csak akkor látható, ha a beterjesztés státusza "Várakozik". A gomb megnyomása után a beterjesztés visszakerül "Szerkesztés alatt" státuszba, és egyúttal a jelenlegi szövege, valamint mellékletei archiválásra kerülnek, azaz megtekinthetőek lesznek, ha valaki rákattint a Korábbi verziók megtekintése gombra. Újranyitás: Ez a gomb csak akkor látható, ha a beterjesztés státusza "Lezárva, elkészült", továbbá a bejelentkezett felhasználó rendelkezik a "Beterjesztések újranyitása a lezárás után (csak igénylőlapok használata esetén)" nevű jogosultsággal. A gomb megnyomása után a beterjesztés "Várakozik" státuszba kerül, így ismét készíthető hozzá igénylőlap, illetve akár a tartalma is szerkeszthetővé válik (ehhez azonban még rá kell kattintani az "Újranyitás szerkesztésre" gombra is). Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

134


Továbbítás: Ez a gomb csak akkor látható, ha a beterjesztés státusza "Várakozik", továbbá a bejelentkezett felhasználónál várakozik a beterjesztés. Ezzel a funkcióval egy másik személy számára lehet továbbítani a beterjesztést, így ezentúl nála fog várakozni, és neki kell a további lépéseket megtennie. A gombra kattintva egy ablak jelenik meg, amelyben ki kell választani azt a személyt, akinek továbbítani szeretnénk, továbbá opcionálisan valamilyen üzenetet adhatunk át neki. Az átadást követően a kiválasztott személy emailben értesítést fog kapni, és az email-ben lesz feltüntetve az üzenet. Új igénylőlap beküldése: Ezzel a gombbal lehet készíteni egy új igénylőlapot, amelyen egy vagy több személy véleményét és/vagy jóváhagyását lehet kérni a beterjesztés aktuális tartalmát illetően. Ennek a funkciónak a részletes ismertetését lásd lejjebb. Beterjesztés végleges lezárása: Ez a funkció csak akkor érhető el, ha a beterjesztés státusza "Várakozik". A gombra kattintva jelezhető, hogy ez a beterjesztés végleges állapotba került, így bekerülhet az ülés napirendjei közé. A gomb megnyomása után a program megkérdezi, hogy lesz-e bizottsági véleményezés. Nemleges válasz esetén a beterjesztés rögtön "Lezárva, elkészült" státuszba kerül. Ellenkező esetben "Bizottsági véleményezés alatt" státuszba. Ez egy olyan speciális állapot, amikor már csak két adat módosítható a beterjesztésen, és azok is csak külön jogosultsággal ("A 'Bizottsági véleményezés alatt' státuszú beterjesztések néhány adatának módosítása"). Ez a két adat a döntési javaslatok, valamint "Az ügyben érintett döntéshozók" fül tartalma. A döntési javaslatoknál lehetőség van akár teljesen új javaslat felvitelére is, ekkor azonban meg kell adni azt is, hogy ez a javaslat melyik döntéshozó (tipikusan bizottság) javaslatára kerül bele az előterjesztésbe. Korábbi verziók megtekintése: A gombra kattintva egy felnyíló ablakban időrendi sorrendben fel vannak sorolva a beterjesztés korábbi verziói. Egy-egy verzió magát a szöveget, valamint a csatolt mellékleteket foglalja magába. Természetesen az egyes mellékletek letölthetők.

Véleményezési és jóváhagyási igénylőlapok A szoftverben lehetőség van arra, hogy amikor egy beterjesztésnek elkészült egy (nem feltétlenül végleges) verziója, akkor tetszőleges számú személy véleményét és/vagy jóváhagyását lehet kikérni. Erre szolgálnak a véleményezési és jóváhagyási igénylőlapok. Egy új igénylőlap akkor indítható, ha a beterjesztés státusza "Várakozik", továbbá minden korábban indított igénylőlap le van zárva. Igénylőlapot csak az a személy indíthat, akihez éppen tartozik az adott beterjesztés (azaz a beterjesztések listájában a státusz mögötti zárójelben lévő személyről van szó), továbbá a beterjesztés érintettjei között is szerepel (ennek definícióját lásd e fejezet elején). Ez azonban csak akkor igaz, ha a nincs bekapcsolva a "szervezeti egység mód". Ha ugyanis be van kapcsolva, akkor változnak a szabályok: igénylőlapot csak azok a személyek indíthatnak, akik ahhoz a szervezeti egységhez tartoznak, ahol a beterjesztés várakozik. Az Új igénylőlap beküldése gombra kattintva indítható egy új igénylőlap. A gombra kattintva az alábbi űrlap jelenik meg:


135


Új igénylőlap készítése.

Sablon: Legelső lépésként ki kell választanunk azt az igénylőlap sablont, ami alapján kitöltjük az igénylőlapot. Az már a kiválasztott sablontól függ, hogy hány kitöltendő mező marad. A lenyíló listában vannak felsorolva a döntéshozóhoz tartozó sablonok, a megfelelő sorrendben. Azok a sablonok lépések, amelyeken már áthaladt a folyamat, ki vannak szürkítve, így ezek már nem választhatók ki (ez csak abba az esetben válnak ismét kiválaszthatóvá, ha valamelyik igénylőlapot elutasítja valamelyik személy (illetve szervezeti egység), és az adott sablonnál az lett beállítva, hogy a folyamat ugorjon visszább egy megadott pontra - ekkor ugyanis olyan, mintha még csak azon a ponton járna a folyamat, ahova az ugrás történt, és így az utána következő sablon lépések aktívak lesznek). Másrészt, ha van egy olyan sablon lépés, amelyhez az lett beállítva, hogy nem ugorható át, akkor ezen sablon utáni sablon lépések is ki vannak szürkítve (és felirattal jelezve lesz, hogy az a sablon nem ugorható át).


136


A sablon legördülő menü.

Amellett, hogy a listából előre elkészített sablonok közül választhatunk, nincs megtiltva az sem, hogy akár egy teljesen üres igénylőlapot töltsünk ki. Nem mindegy viszont, hogy ez az üres igénylőlap hol fog elhelyezkedni a teljes folyamatban. Éppen ezért a listában lévő összes sablon elé vagy után lehetőségünk van üres igénylőlapot (kitöltve) létrehozni. Arra azonban ügyelni kell, hogy egy adott pozícióban létrehozott üres igénylőlap azt fogja eredményezni, hogy az előtte lévő sablonokat már nem lehet kiválasztani (kivéve, ha a folyamat néhány lépéssel visszább kerül egy esetleges elutasítás esetén). Miután kiválasztottuk a kívánt sablont, az űrlap további mezői ki lesznek töltve adatokkal, illetve bizonyos mezők módosítása le is lehet tiltva - mindez attól függ, hogy a kiválasztott sablonnál mi lett beállítva. Ha véletlenül rossz sablont választottunk ki, akkor az Újrakezdés gombra kattintva az űrlap tartalma törlődik, és ismét sablont tudunk választani. Határidők (Törvényességi ellenőrzésre / Polgármesteri Titkárságra): Itt csak emlékeztetőül jelennek meg ezek a határidők, amelyek a beterjesztés adatlapján lettek megadva. Ezek alapján az igénylőlapot indító személy tudni fogja, hogy neki milyen határidőt kell kérnie a véleményezőktől és jóváhagyóktól. Igény leírása: Ez tulajdonképpen annak a kérésnek a megfogalmazása, amit a felsorolt személyekhez intézünk ennek az igénylőlapnak a beküldésével. Például: "Kérném a beterjesztés törvényességi ellenőrzését". Határidő: Meg kell adni azt a határidőt, ameddig a felsorolt személyeknek teljesíteniük kell a kitűzött feladatot (véleményezést és/vagy jóváhagyást). Végrehajtási mód: Ebből a legördülő menüből két opció választható ki. A "Sorrendben egymást követő" mód azt jelenti, hogy az alább felsorolt személyek (illetve szervezeti egységek) egyesével, a listán feltüntetett sorrendben hajthatják végre a kiírt feladatot, és az email-ben való értesítéseket is ebben a sorrendben fogják kapni. Azaz, az igénylőlap beküldése után a listán szereplő első személy (illetve szervezeti egység elsődleges szignálója) kapni fog egy email értesítést arról, hogy van egy új véleményezési és/vagy jóváhagyási feladata ezzel a beterjesztéssel. Ekkor kizárólag ő írhat véleményt (illetve szervezeti egység esetén a másodlagos és harmadlagos szignálók is), illetve csak ő hagyhatja jóvá, még akkor is, ha a listán más személyek is szerepelnek. Miután az első személy (illetve szervezeti egység) végrehajtotta a feladatot, akkor a sorrendben őt követő második személy (illetve szervezeti egység elsődleges szignálója) kap értesítést, és így Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

137


tovább. Az igénylőlap akkor kerül lezárásra, ha az utolsó személy (illetve szervezeti egység) is végrehajtotta a feladatot. Ha a kiválasztott mód "Párhuzamos", akkor az igénylőlap beküldése után egyszerre kap minden személy (illetve szervezeti egység) email értesítést, és tetszőleges sorrendben, egymástól függetlenül hajthatják végre a feladatot. Az igénylőlap akkor kerül lezárásra, miután az összes személy (illetve szervezeti egység) végrehajtotta a feladatot. Véleményezők és/vagy jóváhagyók: Itt személyeket (illetve szervezeti egységeket amennyiben a "szervezeti egység mód" be van kapcsolva) lehet felsorolni, és mindegyiküknél meg lehet adni, hogy mi a feladata, ami háromféle lehet: csak véleményezés, csak jóváhagyás, illetve véleményezés és jóváhagyás. Az Új személy hozzáadása gombra kattintva egy új üres sor lesz hozzáadva az eddigiekhez, amelyben kiválasztható a személy és a feladat. Ha egy sort mégis törölni szeretnénk, akkor kattintsunk a sorban lévő Törlés gombra. Ha a "Sorrendben egymást követő" módot választottuk, akkor számít a személyek sorrendje, amely módosítható. A sorok előtti ikonra kattintva és az egér gombját nyomva tartva, az egér fel-le mozgatásával kijelölhető a megfogott sor új pozíciója, majd az egérgomb elengedésével rögzítésre kerül az új sorrend. A "szervezeti egység mód" esetén szervezeti egységek választhatók ki, azonban a program csak azokat tünteti fel a listában, amelyekhez van rendelve elsődleges szignáló személy. Kihez kerüljön? (Ha minden személy jóváhagyta): Minden esetben meg kell azt adni, hogy mely személyhez kerüljön a beterjesztés abban az esetben, ha vagy csak véleményeket kértünk be, vagy ha jóváhagyási kérelem is volt, akkor azok közül egyik sem volt elutasítás. Az igénylőlap lezárása után az itt kiválasztott személyhez fog kerülni a beterjesztés, és egyúttal ez a személy értesítést fog kapni email-ben. Itt szintén igaz, hogy "szervezeti egység mód" esetén a program csak azokat a szervezeti egységeket tünteti fel a listában, amelyekhez van rendelve elsődleges szignáló személy. Igénylőlap indítás: Lehetőség van arra, hogy amennyiben mindenki jóváhagyta az igénylőlapot, akkor automatikusan induljon egy új igénylőlap az itt kiválasztott sablon alapján. Ebben a listában a program csak azokat az igénylőlap sablonokat tünteti fel, amelyeknél minden mező ki van töltve - pontosabban csak azok, amelyeket ha kézzel választanánk ki egy új igénylőlap indítása esetén, akkor nem kellene semmin sem módosítani, mert rögtön beküldhető lenne a rendszerbe. Kihez kerüljön? (Ha legalább egy személy elutasította): Azt szintén meg kell adni, hogy amennyiben legalább egy személy elutasította a beterjesztést, akkor kihez kerüljön a beterjesztés (hasonlóan az előző ponthoz, az igénylőlap lezárását követően az itt megjelölt személy fog email-ben értesítést kapni). Itt szintén igaz, hogy "szervezeti egység mód" esetén a program csak azokat a szervezeti egységeket tünteti fel a listában, amelyekhez van rendelve elsődleges szignáló személy. Ugrás sablonhoz (Ha legalább egy személy elutasította): Elutasítás esetén nem elég azt megadni, hogy kihez kerüljön a beterjesztés, hanem azt is ki kell választani, hogy a folyamat legközelebb hol folytatódhat, vagyis hova ugorjunk vissza a teljes folyamatban. Lehetőség van közvetlenül bármelyik meglévő sablon után ugrani, de arra is van mód, hogy a folyamat ugyanennél a pontnál maradjon, illetve arra is, hogy a teljes folyamat Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

138


elölről kezdődjön. Az Igénylőlap beküldése gombra kattintva rögzítésre kerül az igénylőlap, és a felsorolt személy(ek) email-ben értesítést fog(nak) kapni, egyúttal a beterjesztés státusza "Véleményezésre/jóváhagyásra vár" lesz. Ha viszont be van kapcsolva a "szervezeti egység mód", akkor a felsorolt szervezeti egységek szignálói fognak email-t kapni. A rögzítés után a beterjesztés adatlapján a "Véleményezési és jóváhagyási igénylőlapok" feliratú fül lesz aktív.

A "Véleményezési és jóváhagyási igénylőlapok" fül.

A fül oldalán időben csökkenő sorrendben vannak felsorolva a beterjesztéshez eddig beküldött igénylőlapok, azaz legfelül látható a legutóbbi. Mindegyik igénylőlapnál látható, hogy mi volt az igény szövege, ki küldte be és mikor, illetve hogy nyitott-e még az igénylőlap (Folyamatban felirat), vagy már le lett zárva, és ha igen, akkor mikor. Ezen felül fel vannak sorolva a személyek is, és mindegyikük sorában látható a feladat (csak véleményezés, csak jóváhagyás, illetve véleményezés és jóváhagyás), valamint az, hogy ha jóváhagyási igény volt, akkor a személy jóváhagyta-e, mi volt a vélemény, amit hozzáfűzött, és mi volt a fájl, amit csatolt (ez utóbbi le is tölthető). Az Igénylőlap megnyitása gombra kattintva megtekinthető az igénylőlap, illetve ha adottak a feltételek (lásd következő utáni bekezdés), akkor ki is lehet tölteni (vagyis végre lehet hajtani a véleményezési és/vagy jóváhagyási feladatot). Egy elindított igénylőlap még visszavonható, amennyiben még egyik felsorolt személy sem Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

139


foglalkozott vele (vagyis még senki sem írt véleményt, és senki sem hagyott jóvá, illetve utasított el). Csak az a személy tudja elvégezni a visszavonást, aki elindította az igénylőlapot. Az igénylőlapot a piros színnel jelölt Igénylőlap visszavonása gombra kattintva lehet visszavonni. Visszavonás esetén minden olyan személy értesítést kap email-ben a visszavonásról, aki az igénylőlap létrehozásakor is kapott. Ha a legutóbbi igénylőlap még nincs lezárva, és a bejelentkezett felhasználó is szerepel a felsorolásban, továbbá a végrehajtási mód vagy párhuzamos, vagy pedig sorrendben egymást követő, viszont a soron következő személy az, aki be van jelentkezve a rendszerbe, akkor meg fog jelenni egy "Kitöltés" gomb, amelyre kattintva az igénylőlap kitölthető. Ha a "szervezeti egység mód" be van kapcsolva a programban, akkor nem csak az elsődleges szignáló tudja kitölteni az igénylőlapot, hanem az ugyanabba a szervezeti egységbe tartozó másodlagos és harmadlagos szignáló is. A "Kitöltés" gombra kattintva az alábbi űrlap jelenik meg (két képet mutatunk attól függően, hogy milyen a feladat típusa):

Igénylőlap kitöltése csak véleményezés esetén.


140


Igénylőlap kitöltése véleményezés és jóváhagyás esetén.

A két ablak nagyon hasonló. Véleményt minden esetben kell írni, kivéve, ha a feladat "csak jóváhagyás" volt és a felhasználó a Jóváhagyás gombra kattint. Fájlt minden esetben lehet csatolni, de soha sem kötelező. Amennyiben a feladat "csak véleményezés", akkor az ablak alján lévő Vélemény mentése gombra kattintva rögzíthető a vélemény. Ha a feladat "csak jóváhagyás" vagy "véleményezés és jóváhagyás", akkor az ablak alján lévő Jóváhagyás vagy Elutasítás gombra kattintva jóvá lehet hagyni, illetve el lehet utasítani a beterjesztést. A programban lehetőség van a kapott feladat delegálására is egy másik személynek. A fenti ablakokon található egy "Delegálás" feliratú fül, amelyre kattintva lehetőségünk van delegálni ezt a véleményezési és/vagy jóváhagyási feladatot. Ekkor ki kell választanunk, hogy kinek delegáljuk, és ez a személy értesítést fog kapni email-ben. Amennyiben a "szervezeti egység mód" be van kapcsolva, akkor csak azokat a személyeket lehet kiválasztani, akik abba a szervezeti egységbe tartoznak, amelyikbe mi is. Ha időközben kiderül, hogy ez a személy nincs bent (például szabadságon van), akkor lehetőség van visszavonni a delegálást (ilyen esetben az érintett megint kap egy emailt, amelyben arról tájékoztatja a rendszer, hogy vissza lett vonva a feladata). Ha nem vonták vissza, akkor a delegált személy a rendszerbe való belépés után kitöltheti az igénylőlapot, de akár ismét tovább delegálhatja valakinek (ez végtelen mélységig terjedhet). Ha már nem delegálja tovább, és kitölti (azaz véleményezi és/vagy jóváhagyja a beterjesztést), akkor az a személy, aki neki delegálta, email értesítést kap arról, hogy jóvá kell hagynia, vagy el kell utasítania a delegált személy által kitöltött igénylőlapot. Elutasítás esetén ismét visszakerül a feladat a delegált személyhez, míg jóváhagyás esetén a program megnézi, Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

141


hogy esetleg ez a delegáló személy is mástól kapta meg ezt a feladatot (azaz ő maga is egy delegált személy). Ez a folyamat tehát visszagyűrűzik egészen a szignálóig, aki ha jóváhagyja, akkor az ő feladata az igénylőlapon lezárttá válik. Miután egy személy végrehajtotta a véleményezési és/vagy jóváhagyási feladatot, és az igénylőlapon a megadott végrejhajtási mód "sorrendben egymást követő" volt, akkor a soron következő személy fog email-ben értesítést kapni arról, hogy véleményezési és/vagy jóváhagyási feladata van. Ha az igénylőlapon felsorolt összes személy végrehajtotta a feladatot, akkor maga az igénylőlap is lezárul (a státusza ismét "Várakozik" lesz), és attól függően, hogy mindenki jóváhagyta-e vagy esetleg volt-e olyan, aki elutasította, az igénylőlapon megadott személyhez fog kerülni a beterjesztés, aki erről email-ben értesítést fog kapni, így innentől kezdve az ő feladata eldönteni, hogy mi legyen a beterjesztés további sorsa. Többször írtuk, hogy ha egy személy szerepel egy igénylőlapon, és rá kerül a sor, akkor emailben értesítést kap. Miután az illető ezt elolvasa és belép a rendszerbe, akkor a program rögtön jelzi számára, hogy van egy (vagy akár több) véleményezési és/vagy jóváhagyási feladata, és felajánlja a lista megtekintését. A listában azok a beterjesztések is meg fognak jelenni, amelyek a bejelentkezett felhasználónál várakoznak (illetve "szervezeti egység mód" esetén azok, amelyek annál a szervezeti egységnél várakoznak, amelyikben a felhasználó elsődleges szignáló).

A rendszerbe való belépés után a program figyelmeztet, ha feladat van.

Az Igen gombra kattintva megjelenik egy lista az aktív (lezáratlan) feladatokkal, pirossal jelölve azokat, amelyeknek már lejárt a határideje. Bármely sorra duplán kattintva megnyílik a kapcsolódó beterjesztés adatlapja, így rögtön ki is lehet tölteni az igénylőlapot.

Interpellációra adott válasz A program kezeli az interpellációkra adott válaszokat is. Amennyiben a beterjesztés egy interpelláció (azaz a beterjesztés formánál az "interpelláció" van kiválasztva), továbbá a beterjesztés státusza "Várakozik", akkor annál a személynél, akinél várakozik, a beterjesztés ablakán (az alap adatok fülön) megjelenik egy új gomb "Válasz" felirattal. Erre kattintva megjelenik egy ablak, amelyen három adatot lehet megadni: ki a válaszadó (listából választható ki a személy), a válasz szövege, valamint a válasz iktatószáma (ez utóbbi nem kötelező). Amennyiben a beterjesztés már "Lezárva, elkészült" státuszban van, akkor az "Interpellációra adott válasz" gomb mindig megjelenik, amelyre kattintva megtekinthető az említett három adat (de már egyik sem módosítható).


142


8. Ülések A Mikrovoks-EDtR rendszer másodlagos fő funkciója (a döntések nyilvántartása mellett) az ülések előkészítése. A rendszerben rögzített bármely döntéshozóhoz tetszőleges számú ülés tervezete készíthető el, amelyről egy PDF formátumú kivonat is készíthető, amit utána el lehet küldeni az érintett tagoknak, illetve egyéb személyeknek. A szoftver lehetőséget ad arra is, hogy a Globomax Kft. másik termékével, a Mikrovoks Szavazatszámláló és Konferencia Rendszerrel együttműködjön. A Mikrovoks-EDtR-ben elő lehet készíteni az ülés anyagát, majd az adatokat elektronikus úton át lehet adni a Mikrovoks rendszernek, amellyel az ülés teljes menetét (beleértve a meghozott döntéseket is) rögzíteni lehet. Az ülés után a meghozott döntések adatai egyszerűen beemelhetők a Mikrovoks-EDtR adatbázisába.

8.1. Új ülés előkészítése Egy új ülést az Ülések » Új ülés előkészítése menüpontban lehet rögzíteni. A funkció használatához minimálisan az alábbi jogosultságok szükségesek: "Új ülés előkészítése, meglévő előkészítés módosítása" Ajánlott az alábbi jogosultságok megléte is: "Döntéscsoport törzsadattár bővíthetősége" "Döntéstípus törzsadattár bővíthetősége" "Szöveges határidő törzsadattár bővíthetősége" "Személy törzsadattár bővíthetősége" "Ülések adatainak megtekintése (kivéve zárt napirendi pontok adatai)" "Ülések zárt napirendi pontjainak megtekintése"

Egy új ülést ebben a menüpontban lehet előkészíteni.

A menüpont kiválasztása után megjelenik az ülés előkészítési ablak, amelynek felső részén fülek Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

143


jelennek majd meg, de kezdetben csak egy fül (az Ülés adatai feliratú) található. Az egyes fülek funkcióit, valamint a teljes ülés előkészítési folyamatot a következő fejezetekben ismertetjük.

8.1.1. Ülés adatai Az "Ülés adatai" fül oldalán lehet megadni az ülés alapvető adatait. Ha egy új ülést készítünk elő, akkor az oldalon csak az "Alap adatok" feliratú bekeretezett rész aktív, az ablak többi része le van tiltva.

Az "Ülés adatai" fülhöz tartozó oldal.

Az ülés előkészítési ablak jobb alsó sarkában található egy Bezár feliratú gomb, amelyre kattintva - ha aktív, azaz nincs letiltva - a teljes ülés előkészítési ablak bezárható. Az ülés alap adatainál az alábbi adatokat kell vagy lehet megani: Döntéshozó: Ebből a legördülő listából kell kiválasztani azt a döntéshozót, amelynek az ülését készítjük most elő. Ülésforma: Ebből a legördülő listából kell kiválasztani az ülés formáját. A listában az Ülésformák nevű törzsadattár elemei jelennek meg, de csak azok, amelyek hozzá vannak rendelve a kiválasztott döntéshozóhoz. Ülés száma: Ez egy szabadon gépelhető mező (formai megkötés nélkül), és nem kötelező Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

144


megadni. Tervezett dátum: Meg kell adnunk, hogy mikor lesz az ülés. Ha nem tudjuk pontosan, akkor is kötelező megadni valamilyen dátumot, ami később bármikor átírható lesz. Időpont: Az ülés kezdetének időpontja óó:pp formátumban (pl. 09:30). Nem kötelező megadni. Helyszín: Az ülés helyszíne. Nem kötelező megadni. Meghívó aláírója: Az ülés meghívóját aláíró személy. Nem kötelező megadni. Beterjesztések leadási határideje: Ebben a mezőben opcionálisan megadható egy dátum, ami a többi munkatárs számára informatív jelleggel jelöli, hogy meddig kell leadni az ülés napirendejeihez tartozó véglegesített beterjesztéseket. A Mégsem gombra kattintva megszakíthatja az új ülés előkészítését. Ha Ön egy korábban már rögzített ülés alap adatait módosította, akkor a módosítások el lesznek vetve. A Mentés gombra kattintva az ülés rögzítve lesz a rendszerben (egyelőre napirendi pontok nélkül). Ha tehát ezt követően Ön bezárná az ülés előkészítési ablakot, akkor az ülés nem veszne el, mivel a mentés után azonnal rögzítésre került. A mentés után az "Alap adatok" részben lévő mezők átváltoznak statikus szöveggé (azaz nem lesznek módosíthatóak), továbbá aktívvá válik az "Ülés adatai" fül többi része (pontosabban a Napirendi pontok nevű lista). Ha az alap adatokat akár most, akár később módosítani szeretnénk, akkor kattintsunk a Fenti adatok módosítása gombra, melynek hatására ismét csak az "Alap adatok" rész lesz aktív, valamint a hozzá tartozó mezők módosíthatóvá válnak. Napirendi pontok listája A "Napirendi pontok" feliratú bekeretezett részben látható egy lista, amelyben fel vannak sorolva az üléshez rögzített napirendi pontok. A listában látható a napirendi pont kiosztott sorszáma, a napirendi pont tárgya, nyílt vagy zárt-e a napirendi pont, valamint az, hogy éppen melyik felhasználó zárolja a napirendi pontot. A Mikrovoks-EDtR szoftver ülés előkészítési funkciója úgy lett megtervezve, hogy egy adott ülést egyszerre több felhasználó is párhuzamosan rögzíthessen. Pontosabban, egyvalaki berögzíti magát az ülést, és utána az egyes napirendi pontokat egyszerre többen is rögzíthetik, illetve módosíthatják. Ha valaki megnyit egy napirendi pontot, akkor az a napirendi pont zárolva lesz az azt megnyitó felhasználó által, és a zárolás ideje alatt senki más nem tudja megnyitni a napirendi pontot. Azt, hogy éppen zárolja-e valaki az adott napirendi pontot (és ha igen, akkor ki zárolta és mikor), a lista "Zárolási adatok" oszlopában lehet látni. Egy napirendi pont zárolása addig tart, amíg a felhasználó szabályosan ki nem lép a napirendi pontból (pl. bezárja a napirendi pont adatait tartalmazó fület, vagy rákattint az ülés előkészítési ablak alján lévő Bezár gombra). Ha valami miatt szabálytalanul lépne ki (pl. lefagy a számítógépe, vagy bezárja a böngésző ablakot), akkor a zárolása továbbra is fennáll. Ilyen esetben a szervezeti szintű adminisztrációs felületen van lehetőség a "beragadt" zárolások feloldására. Ehhez lásd a Zárolások feloldása (3.2.9.) fejezetet.


145


A napirendi pontokat tartalmazó lista alján különféle funkciógombok találhatók: Új napirend hozzáadása: Egy új napirend rögzíthető az üléshez. Részletesebben lásd a Napirendi pont adatai (8.1.2.) fejezetet. Tárgyalandó beterjesztések felvétele: Ezt a funkciót leginkább bizottságoknál kell majd használni. Erre kattintva a következő történik: a program kikeresi a rendszerben azokat a beterjesztéseket, amelyeknek a státusza "Bizottsági véleményezés alatt", továbbá ez a döntéshozó (akinek az ülését készítjük éppen elő) fel volt tüntetve az "Ügyben érintett döntéshozók" fülön, valamint a beterjesztést ez a döntéshozó még nem vette fel egyik ülésén sem a napirendi pontok közé (magyarul még nem tárgyalta). Az összegyűjtött beterjesztéseket a program automatikusan napirendesíti, azaz létrehoz mindegyik beterjesztés számára egy-egy napirendi pontot, méghozzá úgy, hogy a napirendi pontot össze is köti magával a beterjesztéssel. Ezt követően még át kell emelni az egyes beterjesztésekből a döntési javaslatokat a napirendi pontok alá, de ezt már külön-külön kell megtenni úgy, hogy az adott napirendi pontot megnyitva rá kell kattintani a "Javaslatok átemelése a beterjesztésből" feliratú gombra. Napirend megnyitása: A listában rákattintva a megnyitni kívánt napirendi pont sorára, majd erre a gombra kattintva egy külön fülön megnyílik a napirendi pont oldala. A napirendi pont megnyitásának sokkal gyorsabb módja az, ha a listában duplán kattintunk a napirendi pont sorára. Egy napirendi pont csak akkor nyitható meg, ha nincs zárolva, vagy ha korábban mi zároltuk, de szabálytalanul léptünk ki az ülés előkészítésből, és így "beragadt" a zárolás. Napirend törlése: A kiválasztott napirend teljes egészében törölhető (azaz beleértve a hozzá tartozó összes csatolt dokumentumot, javaslatot, stb). Egy napirendi pont csak akkor törölhető, ha nincs zárolva, vagy ha korábban mi zároltuk, de szabálytalanul léptünk ki az ülés előkészítésből, és így "beragadt" a zárolás. Frissítés: A gombra kattintva a lista frissítve lesz. Átsorszámozás: A napirendi pontokat nem kötelező sorrendben rögzíteni. A program megengedi, hogy például először berögzítsük a hatodik napirendi pontot, utána az elsőt, utána a tizediket, stb. Sőt, ezek után még át is variálható a napirendi pontok sorrendje (lásd a "Sorrend módosítása" gombot). Mindezek után olyan eset állhat elő, hogy maguk a témák sorrendben vannak, de a hozzájuk tartozó sorszámok nincsenek sorrendben, esetleg még kihagyások is vannak. Ezen segít az átsorszámozás funkció, amelynek hatására a lista legtetején lévő napirendi pont megkapja az 1-es sorszámot, az alatta lévő a 2-eset, és így tovább. Az átsorszámozás csak akkor végezhető el, ha egyik napirendi pont sincs zárolva. Sorrend módosítása: Ezzel a funkcióval lehetőségünk van a napirendi pontok fizikai sorrendjét megváltoztatni. Rákattintva erre a gombra, minden gomb és mező inaktívvá válik, kivéve a napirendi pontok listáját. Ha egy adott napirendi pontot egy másik pozícióba szeretnénk áthelyezni, akkor kattintsunk rá a sorára és tartsuk lenyomva az egér gombját, majd függőleges irányban mozgatva az egeret kijelölhető a napirendi pont új helye. Ebben segít egy vastag pontozott vonal, ami mindig két másik napirendi pont között jelenik meg. Amikor elengedjük az egér gombját, akkor a "megfogott" napirendi pont oda fog kerülni, ahol a pontozott vonal megjelent. Egymás után akár több napirendi pont helyét is megváltoztathatjuk. Miután végeztünk az átrendezéssel, kattintsunk a lista alján lévő Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

146


Mentés gombra, melynek hatására az új sorrend rögzítésre kerül. Ha vissza szeretnénk állítani az eredeti sorrendet, akkor a Mégsem gombra kattintsunk.

A lista legalján lévő napirendi pont sorrendjét módosítjuk - a pontozott vonal jelöli az új pozíciót.

Mellőzött napirendi témák: Ezen menüpont alatt lehet megtekinteni, illetve feltölteni azokat a beterjesztéseket, amelyek valamilyen okból kifolyólag mellőzve lettek erről az ülésről. Rákattintva a gombra, az alábbi lista ablak jelenik meg:

A mellőzött napirendi témák listája.

A lista tetején az alábbi funkciógombok találhatók: Új: Új napirendi téma tölthető fel a mellőzés indoklásával együtt. A gombra kattintva az alábbi űrlap jelenik meg, amelyet ki kell tölteni:


147


Új mellőzött napirend feltöltése.

Az űrlapon kötelező megadni a napirendi tárgyát. Ezen kívül opcionálisan megadható a mellőzés indoklása, valamint feltölthető magának a beterjesztésnek a dokumentuma. A Mentés gombra kattintva rögzíthető a napirend, a Mégsem gombra kattintva mentés nélkül léphetünk ki. Módosítás: A kiválasztott sort kiválasztva, majd a Módosítás gombra kattintva módosítható a kiválasztott napirend. Léptetés feljebb, Léptetés lejjebb: Egy adott sort kiválasztva, majd a Léptetés feljebb gombra kattintva a kiválasztott sor eggyel feljebb ugrik a listában, míg a Léptetés lejjebb gomb hatására eggyel lejjebb ugrik. A sorrendnek azért van jelentősége, mert az ülés kivonatán is fel lesznek tüntetve a mellőzött napirendi témák, melyek az itt megadott sorrendben fognak megjelenni. Törlés: A kiválasztott sor törlésre kerül. Frissítés: A lista tartalma frissítve lesz.

8.1.2. Napirendi pont adatai A "Napirendi pont adatai" fül oldalán lehet megadni egy napirendi pont adatait. Ha egy új napirendet rögzítünk, akkor az oldalon csak az "Alap adatok" feliratú bekeretezett rész aktív, az ablak többi része le van tiltva.


148


A "Napirendi pont adatai" fülhöz tartozó oldal.

Ha be szeretnénk zárni ezt a fület, akkor kattintsunk a fül jobb felső sarkában lévő X gombra.

A "Napirendi pont adatai" fül bezárása.

Az "Alap adatok" feliratú elkerített részben az alábbi adatokat kell megadni: Sorszám: A napirendi pont sorszáma. Ha egy új napirendi pontot rögzítünk, akkor a program automatikusan beírja a soron következő sorszámot (az eddigi napirendi pontok sorszámai alapján). Nem fontos sorrendben rögzítenünk a napirendi pontokat, azaz gyakorlatilag bármilyen sorszám beírható, mivel utólag még lesz lehetőségünk átsorszámozni a napirendi pontokat, illetve módosítani a sorrendjüket. Ezt a mezőt kötelező kitölteni, és csak számok írhatók bele. Iktatószám: A napirendi pont iktatószáma (formai megkötés nélkül). Nem kötelező megadni. Kapcsolódó beterjesztés: A napirendi ponthoz hozzá lehet rendelni azt a beterjesztést, aminek kapcsán létrehoztuk ezt a napirendi pontot. Itt csak egy Tallóz... gomb szerepel, Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

149


amelyre kattintva egy ablak jelenik meg, amelynek segítségével kikereshetjük a rendszerből a kívánt beterjesztést. A megjelenő ablak két részre van osztva. Bal oldalon struktúráltan lehet böngészni az összes beterjesztés között. Legfelső szinten vannak a döntéshozók. Valamelyiket kiválasztva, alatta beterjesztés formák (típusok) jelennek meg (pl. előterjesztés, interpelláció). A megfelelő típust kiválasztva, alatta fel lesznek sorolva azok a beterjesztések, amelyekre teljesül az imént kiválasztott két feltétel. Ha rákattintunk valamelyik beterjesztésre, akkor az ablak jobb oldali részén megjelennek a beterjesztés adatai. Ha megtaláltuk azt a beterjesztést, amit kapcsolni szeretnénk a napirendi ponthoz, akkor nyomjuk meg az ablak alján lévő Kiválaszt gombot. Ennek hatására a beterjesztés böngésző ablak bezáródik, majd a kiválasztott beterjesztés azonosítója megjelenik a "Kapcsolódó beterjesztés" mezőnél. Fontos megjegyezni, hogy csak azok a beterjesztések választhatók ki, amelyek már jóvá lettek hagyva (ha egy beterjesztés még nincs jóváhagyva, akkor szürke színnel jelenik meg, és a mögötte lévő felirat is figyelmeztet erre). A beterjesztés kiválasztása után a program felajánlja, hogy a beterjesztés tárgyát bemásolja a napirendi pont "Tárgy" mezőjébe, ezt a felajánlást azonban el is utasíthatjuk. Ezt követően a program azt is felajánlja, hogy automatikusan átemeli a döntési javaslatokat. Ha az átemelést választjuk, akkor a döntési javaslatoknál ki nem töltött mezőket itt most mindenképp kérni fogja a program. Tárgy: Ide kell begépelni a napirendi pont tárgyát, ami utal a napirend témájára. Kötelező kitölteni. Nyílt vagy zárt? A legördülő menüből ki kell választani, hogy ez a napirendi pont nyílt vagy zárt ülés keretein belül fog lezajlani. A zárt napirendi pontok adatait csak azok a felhasználók tekinthetik majd meg, akik rendelkeznek az "Ülések zárt napirendi pontjainak megtekintése" nevű jogosultsággal. A Mégsem gombra kattintva megszakíthatja az új napirendi pont rögzítését. Ha Ön egy korábban már rögzített napirendi pont alap adatait módosította, akkor a módosítások el lesznek vetve. A Mentés gombra kattintva a napirendi pont rögzítve lesz a rendszerben. Ha tehát ezt követően Ön bezárná az ülés előkészítési ablakot, akkor ez a napirendi pont nem veszne el, mivel a mentés után azonnal rögzítésre került. A mentés után az "Alap adatok" részben lévő mezők átváltoznak statikus szöveggé (azaz nem lesznek módosíthatóak), továbbá aktívvá válik a "Napirendi pont adatai" fül többi része (pontosabban a A napirendhez csatolt dokumentumok, valamint a Döntési javaslatok nevű lista). Ha az alap adatokat akár most, akár később módosítani szeretnénk, akkor kattintsunk a Fenti adatok módosítása gombra, melynek hatására ismét csak az "Alap adatok" rész lesz aktív, valamint a hozzá tartozó mezők módosíthatóvá válnak. A napirendhez csatolt dokumentumok listája "A napirendhez csatolt dokumentumok" feliratú bekeretezett részben látható egy lista, amelyben fel vannak sorolva a napirendhez csatolt dokumentumok (PDF, Word dokumentum, képfájl, stb). Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

150


A listában látható a fájl neve, mérete és leírása. A lista bármely sorára duplán kattintva letölthető a kiválasztott fájl. A lista alján különféle funkciógombok találhatók: Új dokumentum feltöltése: Egy új dokumentum csatoltható a napirendi ponthoz. A gombra kattintva az alábbi ablak jelenik meg:

Dokumentum csatolása a napirendi ponthoz.

A Tallózás... gombra választhatjuk ki a feltölteni kívánt fájlt, a Leírás mezőbe pedig opcionálisan leírást írhatunk a csatolt fájlhoz. A Feltöltés gombra kattintva megtörténik a fájl csatolása. Dokumentum módosítása: Egy korábban már feltöltött dokumentum sorára, majd erre a gombra kattintva ismét megjelenik egy olyan ablak, mint az új dokumentum feltöltésekor, de most csak a leírás szövegét lehet módosítani. Dokumentum törlése: A kiválaszott dokumentum törölhető a rendszerből. Sorrend módosítása: A dokumentumok sorrendje módosítható pontosan ugyanúgy, mint ahogy a napirendi pontok sorrendjének módosításnál ismertettük. Döntési javaslatok listája A "Döntési javaslatok" feliratú bekeretezett részben látható egy lista, amelyben fel vannak sorolva a napirendhez rögzített döntési javaslatok. A gyakorlatban egy napirendi ponthoz legtöbbször csak egy döntési javaslat tartozik, de a Mikrovoks-EDtR szoftver lehetőséget ad több javaslat rögzítésére is. A listában látható a javaslat sorszáma, tárgya, típusa (pl. határozat, rendelet), valamint a meghozatalához szükséges határozat képességi küszöb (egyszerű vagy minősített többség). A lista alján különféle funkciógombok találhatók: Új javaslat hozzáadása: Egy új döntési javaslat rögzíthető a napirendhez. Részletesebben lásd a Döntési javaslat adatai (8.1.3.) fejezetet. Javaslatok átemelése a beterjesztésből: Amennyiben lett megadva kapcsolódó beterjesztés ehhez a napirendi ponthoz, akkor erre a gombra kattintva átemelhetők a beterjesztésnél rögzített döntési javaslatok a napirendi pont alá. Megjelenik egy ablak, benne a beterjesztésben rögzített döntési javaslatok. Az "Átemelés" gombra kattintva megtörténik az átemelés, azonban ez csak akkor tehető meg, ha az összes javaslatnak az összes mezője ki van töltve. Javaslat megnyitása: A listában rákattintva a megnyitni kívánt javaslat sorára, majd erre a gombra kattintva egy külön fülön megnyílik a javaslat oldala. A javaslat megnyitásának sokkal gyorsabb módja az, ha a listában duplán kattintunk a javaslat sorára. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

151


Javaslat törlése: A kiválasztott javaslat véglegesen törölhető. Átsorszámozás: A javaslatok újrasorszámozhatók 1-től kezdődően, pontosan ugyanúgy, mint ahogy a napirendi pontok átsorszámozásánál ismertettük. Sorrend módosítása: A javaslatok sorrendje módosítható pontosan ugyanúgy, mint ahogy a napirendi pontok sorrendjének módosításnál ismertettük.

8.1.3. Döntési javaslat adatai A "Döntési javaslat adatai" fül oldalán lehet megadni egy napirendi ponthoz tartozó döntési javaslat adatait. Ha egy új javaslatot rögzítünk, akkor az oldalon csak a fenti, alap adatokat tartalmazó mezők aktívak, az ablak többi része le van tiltva.

A "Döntési javaslat adatai" fülhöz tartozó oldal.


A "Döntési javaslat adatai" fül bezárása.


152


A fenti űrlapon az alábbi alap adatokat kell megadni (minden mezőt kötelező kitölteni): Sorszám: A javaslat sorszáma. Ha egy új javaslatot rögzítünk, akkor a program automatikusan beírja a soron következő sorszámot (az eddigi javaslatok sorszámai alapján). Nem fontos sorrendben rögzítenünk a javaslatokat, azaz gyakorlatilag bármilyen sorszám beírható, mivel utólag még lesz lehetőségünk átsorszámozni a javaslatokat, illetve módosítani a sorrendjüket. Ebbe a mezőbe csak számok írhatók. Tárgy: Ide kell begépelni a döntési javaslat tárgyát, ami utal a javaslat tartalmára. Döntés formája: Ebből a legördülő listából kell kiválasztani, hogy milyen módon fognak szavazni a javaslatról (nyílt, titkos, névszerinti). Döntés típusa: Ebből a legördülő listából kell kiválasztani a megszavazandó döntés típusát (pl. határozat, rendelet). A listában a Döntéstípusok nevű törzsadattár elemei jelennek meg, ami helyben bővíthető, amennyiben a bejelentkezett felhasználó rendelkezik a "Döntéstípus törzsadattár bővíthetősége" nevű jogosultsággal. Határozat képesség: Ebből a legördülő listából kell kiválasztani, hogy egyszerű vagy minősített többség kell a döntés megszavazásához. Döntés csoport: Ebből a legördülő listából kell kiválasztani, hogy a megszavazandó döntés milyen csoportba (kategóriába) legyen sorolva. A listában a Döntéscsoportok nevű törzsadattár elemei jelennek meg, ami helyben bővíthető, amennyiben a bejelentkezett felhasználó rendelkezik a "Döntéscsoport törzsadattár bővíthetősége" nevű jogosultsággal. A javaslat szövege: Ebben a szövegszerkesztő ablakban kell megírni (vagy máshonnan kell ide bemásolni) a döntési javaslat szövegét. Mivel elég kicsi a szövegszerkesztő ablaka, ezért célszerű teljes képernyőre nagyítani a ikonra való kattintással (ugyanezzel lehet majd visszaállítani normál méretűre is). A Mégsem gombra kattintva megszakíthatja az új döntési javaslat rögzítését. Ha Ön egy korábban már rögzített javaslat alap adatait módosította, akkor a módosítások el lesznek vetve. A Mentés gombra kattintva a javaslat rögzítve lesz a rendszerben. Ha tehát ezt követően Ön bezárná az ülés előkészítési ablakot, akkor ez a javaslat nem veszne el, mivel a mentés után azonnal rögzítésre került. A mentés után a felső űrlapon lévő mezők átváltoznak statikus szöveggé (azaz nem lesznek módosíthatóak), továbbá aktívvá válik a "Döntési javaslat adatai" fül többi része (pontosabban a A javaslathoz csatolt dokumentumok, valamint a Határidők és felelősök nevű lista). Ha az alap adatokat akár most, akár később módosítani szeretnénk, akkor kattintsunk a Fenti adatok módosítása gombra, melynek hatására ismét csak a fenti űrlap lesz aktív, valamint a hozzá tartozó mezők módosíthatóvá válnak. A javaslathoz csatolt dokumentumok listája "A javaslathoz csatolt dokumentumok" feliratú bekeretezett részben látható egy lista, amelyben fel vannak sorolva a javaslathoz csatolt dokumentumok (PDF, Word dokumentum, képfájl, stb). A listában látható a fájl neve, mérete és leírása. A lista bármely sorára duplán kattintva letölthető a kiválasztott fájl. A lista alján különféle funkciógombok találhatók, melyek pontosan ugyanúgy Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

153


működnek, mint a "Napirendi pont adatai" fülön található "A napirendhez csatolt dokumentumok" lista gombjai, így azok működését itt már nem ismertetjük még egyszer. A javaslathoz rendelt határidők és felelősök Minden javaslathoz tetszőleges számú határidő és felelős rendelhető. A "Határidők és felelősök" feliratú bekeretezett részben látható az a lista, amelyben fel vannak sorolva a javaslathoz rendelt határidők és felelősök. Minden bejegyzésnél látható a kijelölt határidő (dátumos vagy szöveges), a felelős, a hivatali felelős, valamint a határidőhöz kapcsolt megjegyzés. A lista alján különféle funkciógombok találhatók: Új határidő-felelős hozzáadása: Egy új határidő-felelős bejegyzés rendelhető hozzá a javaslathoz. A gombra kattintva az alábbi ablak jelenik meg:

Határidő-felelős hozzárendelése a döntési javaslathoz.

Első lépésben meg kell adni a határidőt. Két lehetőség van: vagy konkrét dátumot adunk meg (Dátumos mező), vagy választunk egy szöveges határidőt (Szöveges mező). Ez utóbbi egy legördülő lista, amelyben a Szöveges határidők nevű törzsadattár elemei jelennek meg, de csak azok, amelyek hozzá vannak rendelve ahhoz a döntéshozóhoz, amelynek az ülését éppen előkészítjük. A lista helyben bővíthető, amennyiben a bejelentkezett felhasználó rendelkezik a "Szöveges határidő törzsadattár bővíthetősége" nevű jogosultsággal. Ezen kívül kötelező választani egy felelőst (Felelős mező). Ebben a legördülő listában azok a személyek vannak felsorolva, akiknél be lett jelölve, hogy választhatók felelősnek. A lista helyben bővíthető, amennyiben a bejelentkezett felhasználó rendelkezik a "Személy törzsadattár bővíthetősége" nevű jogosultsággal.


154


A felelős mellett opcionálisan kiválasztható a hivatali felelős is (Hivatali felelős mező). Ebben a legördülő listában azok a személyek vannak felsorolva, akiknél be lett jelölve, hogy választhatók hivatali felelősnek. A lista helyben bővíthető, amennyiben a bejelentkezett felhasználó rendelkezik a "Személy törzsadattár bővíthetősége" nevű jogosultsággal. A Leírás mezőben opcionálisan megjegyzést fűzhetünk ehhez a határidő-felelős bejegyzéshez. A Mentés gombra kattintva a határidő-felelős bejegyzés rögzítésre kerül. Határidő-felelős módosítása: Egy korábban már rögzített határidő-felelős bejegyzés sorára, majd erre a gombra kattintva ismét megjelenik egy olyan ablak, mint az új Határidő-felelős hozzáadásakor, így módosíthatók az adatok. Határidő-felelős törlése: A kiválaszott határidő-felelős bejegyzés törölhető a listából. Sorrend módosítása: A határidő-felelős bejegyzések sorrendje módosítható pontosan ugyanúgy, mint ahogy a napirendi pontok sorrendjének módosításnál ismertettük. Alternatívák kezelése Viszonylag ritkán, de előfordulhat, hogy egy döntési javaslat több lehetséges alternatívából áll, amelyekre az ülésen külön-külön kell majd szavazni. A Mikrovoks-EDtR rendszer ennek kezelésére is nyújt lehetőséget. Az ablak felső részén található Alternatívák kezelése gombra kattintva megváltozik a fül elrendezése, az alábbiak szerint:


155


A megváltozott felület az 'Alternatívák kezelése' gombra való kattintás után.

Látható, hogy eltűnt a javaslat szövege mező, valamint a "Határidők és felelősök" lista, viszont megjelent az "Alternatívák" lista. Valójában nem veszett el sem a javaslat szövege, sem pedig a hozzárendelt határidők és felelősök, csak éppen hozzá lettek rendelve az "A" jelzésű alternatívához, ami most látható is az "Alternatívák" feliratú listában. Ha ugyanis több alternatívát kezelünk, akkor ezek az adatok átkerülnek az alternatívák szintjére. Az alternatívák kezelése bármikor visszavonható az Alternatívák kezelésének visszavonása gombra való kattintással, amelynek viszont az a feltétele, hogy mindössze egy alternatíva szerepelhet az "Alternatívák" feliratú listában. Az alternatívák számozása már nem csak szám lehet, hanem betű is. A rendszer alapértelmezésként "A" jelű alternatívának nevezi el a legelsőt, de ez tetszőlegesen módosítható. Az alternatívák listájában mindössze az egyes alternatívák sorszáma látható. A lista alján különféle funkciógombok találhatók: Új alternatíva hozzáadása: Egy új alternatíva rögzíthető a javaslathoz. Részletesebben lásd a Alternatíva adatai (8.1.4.) fejezetet. Alternatíva megnyitása: A listában rákattintva a megnyitni kívánt alternatíva sorára, majd erre a gombra kattintva egy külön fülön megnyílik az alternatíva oldala. Az alternatíva megnyitásának sokkal gyorsabb módja az, ha a listában duplán kattintunk az alternatíva sorára. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

156


Alternatíva törlése: A kiválasztott alternatíva véglegesen törölhető. Átsorszámozás: Az alternatívák újrasorszámozhatók "A"-tól kezdődően (majd "B", utána "C", stb), pontosan ugyanúgy, mint ahogy a napirendi pontok átsorszámozásánál ismertettük. Sorrend módosítása: Az alternatívák sorrendje módosítható pontosan ugyanúgy, mint ahogy a napirendi pontok sorrendjének módosításnál ismertettük.

8.1.4. Alternatíva adatai Az "Alternatíva adatai" fül oldalán lehet megadni egy javaslathoz tartozó alternatíva adatait. Ha egy új alternatívát rögzítünk, akkor az oldalon csak a fenti, alap adatokat tartalmazó mezők aktívak, az ablak többi része le van tiltva.

Az "Alternatíva adatai" fülhöz tartozó oldal.


Az "Alternatíva adatai" fül bezárása.


157


A fenti űrlapon az alábbi alap adatokat kell megadni (minden mezőt kötelező kitölteni): Sorszám (betűjelzés): Az alternatíva sorszáma, ami tulajdonképpen lehet betű is. Nem fontos sorrendben rögzítenünk az alternatívákat, azaz gyakorlatilag bármilyen sorszám beírható, mivel utólag még lesz lehetőségünk átsorszámozni az alternatívákat, illetve módosítani a sorrendjüket. Alternatíva szövege: Ebben a szövegszerkesztő ablakban kell megírni (vagy máshonnan kell ide bemásolni) az alternatíva szövegét. Mivel elég kicsi a szövegszerkesztő ablaka, ezért célszerű teljes képernyőre nagyítani a ikonra való kattintással (ugyanezzel lehet majd visszaállítani normál méretűre is). A Mégsem gombra kattintva megszakíthatja az új alternatíva rögzítését. Ha Ön egy korábban már rögzített alternatíva alap adatait módosította, akkor a módosítások el lesznek vetve. A Mentés gombra kattintva az alternatíva rögzítve lesz a rendszerben. Ha tehát ezt követően Ön bezárná az ülés előkészítési ablakot, akkor ez az alternatíva nem veszne el, mivel a mentés után azonnal rögzítésre került. A mentés után a felső űrlapon lévő mezők átváltoznak statikus szöveggé (azaz nem lesznek módosíthatóak), továbbá aktívvá válik az "Alternatíva adatai" fül többi része (pontosabban a Határidők és felelősök nevű lista). Ha az alap adatokat akár most, akár később módosítani szeretnénk, akkor kattintsunk a Fenti adatok módosítása gombra, melynek hatására ismét csak a fenti űrlap lesz aktív, valamint a hozzá tartozó mezők módosíthatóvá válnak. Az alternatívához rendelt határidők és felelősök A "Határidők és felelősök" feliratú bekeretezett részben látható az a lista, amelyben fel vannak sorolva az alternatívához rendelt határidők és felelősök. Ennek a listának a felépítése és működése teljesen megegyezik a "Döntési javaslat adatai" fül oldalán található határidő-felelős listáéval, így annak működését nem ismertetjük újra.

8.2. Ülések listája Az ülések listájában lehet megtekinteni a rendszerben lévő összes ülést. Ehhez válasszuk ki az Ülések » Ülések listázása, megtekintése menüpontot.

Az ülések listájának menüpontja.


158


A menüpont megnyitásához minimálisan az alábbi jogosultságok szükségesek: "Ülések adatainak megtekintése (kivéve zárt napirendi pontok adatai)" A menüpontra való kattintás után az alábbi ablak jelenik meg:

Ülések listája.

Az ablak legfelső részén három mező található - ezekkel tudjuk szűrni az alatta lévő listában megjelenő üléseket. Ülésforma: Az ülések szűrése a kiválaszott típusra (pontosabban ülésformára). Döntéshozó: Az ülések szűrése a kiválaszott döntéshozóra. Év: Az ülések szűrése év alapján. Alap esetben az aktuális év van kiválasztva. Amint egy másik szűrési opciót választunk ki, rögtön aktualizálva lesz a lista. A megjelenő listában látható minden ülés sorában, hogy milyen típusú (mi az ülésforma), melyik döntéshozó üléséről van szó, mikor lesz az ülés, mi az ülés státusza, és mikor kezdték el rögzíteni ezt az ülést. Bármelyik sorra rákattintva, az ablak alsó részén lévő "Részletek" feliratú területen látható lesz a kiválasztott ülés. A lista alján különféle funkciógombok találhatóak, amelyek a kiválasztott ülés státuszától, valamint a bejelentkezett felhasználó jogosultságaitól függően aktívak vagy inakítvak. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

159


Új: Megjelenik az ülés rögzítési ablak, amelyen egy új ülést lehet rögzíteni. Megnyitás: Erre a gombra kattintva nyitható meg az ülés adatlapja. Ha az ülés még "Előkészítés alatt" státuszban van, akkor ugyanolyan űrlap fog megjelenni, mint amilyet egy új ülés rögzítése során ismertünk meg. Ha az ülés már nincs "Előkészítés alatt" státuszban (vagyis "Előkészítve" vagy "Lezajlott" a státusza), akkor szintén megnyílik az ülés adatlapja, de nem lesz lehetőség az adatok módosítására (hiányozni fognak a megfelelő funkciógombok). Kivonat letöltése: Letölthető az ülés teljes szövege anyaga PDF formátumban, ami ez által kinyomtatható. Ez a gomb csak akkor aktív, ha az ülés státusza "Előkészítve" vagy "Lezajlott". Ha az ülés tartalmaz zárt napirendi pontokat, viszont a bejelentkezett felhasználó nem rendelkezik az Ülések zárt napirendi pontjainak megtekintése nevű jogosultsággal, akkor a kivonatban a zárt ülések helyén egy felirat jelenik meg, miszerint a felhasználónak nincs jogosultsága megtekinteni a zárt ülések anyagait. Meghívó: Ez egy menü, ami további almenüpontokat tartalmaz. Ez a menü csak akkor aktív, ha a kiválasztott ülés "Előkészítve" vagy "Lezajlott" státuszú. Almenüpontok: Meghívó készítése: Egy PDF formátumú meghívó készíthető az ülésről. A meghívó tartalmazni fogja a döntéshozó nevét, az ülés dátumát, a napirendi pontokat (csak sorszám és tárgy), valamint a meghívó létrehozásának dátumát. A meghívó letárolásra kerül a rendszerben, így elég csak egyszer létrehozni, utána bárki meg tudja tekinteni, aki rendelkezik jogosultsággal az ülés megtekintéséhez. Ha egyszer már létre lett hozva a meghívó egy üléshez, és újat készítünk, akkor a régi meghívó törlésre kerül. A meghívó készítéséhez rendelkezni kell a "Meghívó készítése" nevű jogosultsággal. Meghívó letöltése: Ha már készült meghívó az üléshez, akkor ide kattintva lehet letölteni PDF formátumban. Meghívó kiküldése email-ben: A Mikrovoks-EDtR szoftverben lehetőség van arra, hogy ha már elkészült a meghívó egy üléshez, akkor a rendszerben lévő személyek közül bárkinek (akinél meg van adva a saját email címe az adatlapján) ki lehet küldeni a meghívót email-ben. A funkció végrehajtásához rendelkezni kell a "Meghívó kiküldése email-ben" nevű jogosultsággal. A menüpont kiválasztása után egy ablak jelenik meg, amelyben fel van sorolva a szervezethez felvitt összes személy neve és email címe. Tetszőleges számú személyt kijelölhetünk (de csak olyanokat, akiknek van email címe), majd a "Meghívók kiküldése" gombra kattintva mindenkinek egyesével kiküldésre kerül a meghívót tartalmazó email. A funkció feltétele az, hogy a szervezet adatlapján be legyen állítva a szervezet hivatalos email címe, továbbá a rendszer szintű adminisztrációs felületen be legyen állítva a levelező szerver (SMTP) - ez utóbbihoz lásd a Levelező szerver beállításai (3.1.5.) című fejezetet. Teljes anyag letöltése: Erre a gombra kattintva elkészül egy tömörített (ZIP) fájl, ami tartalmazza az ülésről szóló kivonatot, valamint az összes napirendi ponthoz csatolt dokumentumot, és az összes döntési javaslathoz csatolt dokumentumot. Ha az ülés tartalmaz zárt napirendi pontokat, viszont a bejelentkezett felhasználó nem rendelkezik az Ülések zárt napirendi pontjainak megtekintése nevű jogosultsággal, akkor a zárt Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

160


napirendi pontok mappája üres lesz, abban nem lesznek benne sem a csatolt dokumentumok, sem pedig a javaslatok. Előkészítés lezárása: Ha az ülés státusza "Előkészítés alatt", és a bejelentkezett felhasználó rendelkezik az "Új ülés előkészítése, meglévő előkészítés módosítása" nevű jogosultsággal, akkor az ülés státusza "Előkészítve" lesz. Ezzel jelezhetik az ülést rögzítő felhasználók, hogy végeztek a teljes ülés anyagának feltöltésével. Előkészítés újranyitása: Ha az ülés státusza "Előkészítve", és a bejelentkezett felhasználó rendelkezik az "Ülés státuszának visszaállítása 'Előkészítés alatt'-ra" nevű jogosultsággal, akkor az ülés státusza visszakerül "Előkészítés alatt" állapotba, így ismét módosíthatóvá válik. Az ülés lezajlott: Ha az ülés státusza "Előkészítve", és a bejelentkezett felhasználó rendelkezik az "Új ülés előkészítése, meglévő előkészítés módosítása" nevű jogosultsággal, akkor az ülés státusza átkerül a végleges "Lezajlott" állapotba. Ezzel lehet azt jelölni, hogy az ülés ténylegesen le is zajlott. Fontos tudni, hogy ezt követően az ülés státusza már semmilyen módon nem állítható vissza, továbbá nincs lehetőség az ülés törlésére sem. Mikrovoks import: Ha az ülés státusza "Előkészítve" és a bejelentkezett felhasználó rendelkezik a "MikroVoks-ból kapott adatok feldolgozása" nevű jogosultsággal, továbbá az üléshez már rendelkezésre áll importálandó adat a Mikrovoks rendszerből, akkor ezzel a funkcióval lehet a Mikrovoks-ban meghozott döntéseket a Mikrovoks-EDtR rendszerben rögzíteni. Ennek a funkciónak a részletes ismertetését lásd a Döntések importálása a Mikrovoks-ból (8.2.1.) című fejezetben. Törlés: Amennyiben az ülés státusza nem "Lezajlott", továbbá a bejelentkezett felhasználó rendelkezik az "Ülések törlése (kivéve a 'Lezajlott' státuszúakat)" nevű jogosultsággal, akkor törölheti a kiválasztott ülést.

Az ülésen készült jegyzőkönyv csatolása Ha agy ülés már "Lezajlott" státuszban van, és a bejelentkezett felhasználó rendelkezik az "Új ülés előkészítése, meglévő előkészítés módosítása" nevű jogosultsággal, akkor lehetősége van az üléshez csatolni a készült jegyzőkönyvet (ami lehet például egy PDF vagy egy Word dokumentum). Ehhez meg kell nyitni az ülés adatlapját, és a képernyő felső részén látható lesz a Csatolt jegyzőkönyv nevű mező.

Miután lezajlott az ülés, lehetőség van csatolni a jegyzőkönyvet.


161


A Feltöltés gombra kattintva az alábbi ablak jelenik meg:

A jegyzőkönyv csatolása.

A Tallózás... gombra kattintva válasszuk ki a jegyzőkönyv fájlt, majd kattintsunk a Feltöltés gombra. A jegyzőkönyv feltöltésre kerül, és ezentúl látható lesz az ülés adatlapján. A fájl nevére kattintva tölthető le a jegyzőkönyv.

A jegyzőkönyv a fájl nevére kattintva tölthető le.

Ha tévedésből rossz fájlt töltöttünk fel, akkor a Lecserél gombra kattintva egy másik jegyzőkönyv fájlt tölthetünk fel a jelenlegi helyébe.

8.2.1. Döntések importálása a Mikrovoks-ból A Mikrovoks-EDtR szoftver szoros kapcsolatban áll a Mikrovoks nevű rendszerrel, amellyel le lehet bonyolítani egy teljes ülést, rögzítve annak minden mozzanatát és állapotát. A fejlesztés során megoldottuk, hogy a két rendszer között "átjárási" lehetőség legyen. Ez konkrétan azt jelenti, hogy a Mikrovoks-EDtR szoftverben előkészített üléseket át lehet adni a Mikrovoks-nak, amellyel lefolytatják az ülést, majd a meghozott döntéseket beemelik (importálják) a MikrovoksEDtR rendszerbe. Az előkészített ülések szó szerinti átadása nincs konkrét funkcióhoz kötve. A Mikrovoks-EDtR szoftverben csak annyit kell tenni, hogy azt az ülést, amely készen áll a feldolgozásra, " Előkészítve" státuszba kell helyezni, és innentől kezdve már a Mikrovoks fogja kiolvasni a számára szükséges adatokat. Ebben a fejezetben arról írunk, hogy hogyan lehet a Mikrovoks-ban meghozott döntéseket a Mikrovoks-EDtR szoftverben rögzíteni. Alapvető feltétel az, hogy csak olyan jegyzőkönyvet lehet átemelni, amelynek az ülés előkészítése a Mikrovoks-EDtR-ben történt. Arra tehát nincs lehetőség, hogy egy olyan régebbi jegyzőkönyv fájl tartalmát olvastassunk be a Mikrovoks-EDtR-rel, amely nem lett előkészítve. Egy adott üléshez tartozó jegyzőkönyv feldolgozását az Ülések listája oldalról lehet kezdeményezni. A táblázatból ki kell választani a szóban forgó ülést, majd rá kell kattintani a Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

162


Mikrovoks import gombra. A funkció elindításának feltétele az, hogy az kiválasztott üléshez már tartozzon jegyzőkönyvi fájl. A jegyzőkönyvi fájlokat a Mikrovoks rendszerből lehet "átküldeni" a Mikrovoks-EDtR rendszerbe. Ehhez lásd a Mikrovoks szoftver kezelői leírását. Az importálás végrehajtásához minimálisan az alábbi jogosultságok szükségesek: "Kézi döntésrögzítés, meglévő döntések módosítása" "MikroVoks-ból kapott adatok feldolgozása" Ajánlott az alábbi jogosultságok megléte is: "Döntéscsoport törzsadattár bővíthetősége" "Döntés kapcsolat típus törzsadattár bővíthetősége" "Döntéstípus törzsadattár bővíthetősége" "Felülvizsgálati ok törzsadattár bővíthetősége" "Jogorvoslat törzsadattár bővíthetősége" "Kulcsszó törzsadattár bővíthetősége" "Szöveges határidő törzsadattár bővíthetősége" "Ülésforma törzsadattár bővíthetősége" "Személy törzsadattár bővíthetősége" "Döntések adatainak megtekintése (kivéve a zárt ülésen hozott döntések szövegei)" "Zárt ülésen hozott döntések szövegeinek megtekintése" A Mikrovoks import gombra kattintva az alábbi ablak jelenik meg:


163


A Mikrovoks-ban meghozott döntések importálása

Az ablakban egymás alatt vannak felsorolva a jegyzőkönyvben lévő napirendi pontok, és minden napirendi pont alatt az adott napirendi pontban meghozott (pontosabban megszavazott) döntések. Ugyanis, minden döntés sorában látható, hogy érvényes volt-e a szavazás. Ennek három állapota lehet: Elfogadva, Elutasítva, Érvénytelen. Az egyes döntések alatti Szöveg megtekintése gombra kattintva egy külön ablakban tekinthető meg a megszavazott döntés szövege. A Döntés importálása gombra kattintva rögzíthető a döntés a Mikrovoks-EDtR rendszerben. A gombra kattintva egy pontosan ugyanolyan űrlap jelenik meg, mintha a kézi döntésrögzítést választottuk volna, viszont minden rendelkezésre álló adat ki van töltve az űrlapon (pl. szám, év, döntéstípus, tárgy, szöveg, döntéscsoport, határidők és felelősök). Átnézve az űrlapot és az esetleges módosításokat elvégezve, a Mentés gombra kattintva rögzíthető a döntés a rendszerben. Minden döntést csak egyszer lehet beemelni a Mikrovoks-EDtR szoftverbe, így a korábban már beemelt döntéseknél a Döntés importálása gomb helyett a "Már importált" szöveg jelenik meg. Ha egy előkészített üléshez jegyzőkönyvi anyagot töltenek be a Mikrovoks rendszerből, akkor az ülés státusza "Lezajlott" lesz.

8.3. Ülések keresése Az üléseket számos szempont szerint lehet visszakeresni a programban. Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

164


Az ülések visszakereséséhez minimálisan az alábbi jogosultságok szükségesek: "Ülések adatainak megtekintése (kivéve zárt napirendi pontok adatai)" Válasszuk ki az Ülések » Ülések keresése menüpontot.

Az ülések keresése funkció ebből a menüpontból érhető el.

Az ülések keresésének első lépése a keresési szempontok megadása. Az ülés keresési menüpont kiválasztása után az alábbi ablak fog megjelenni:


165

Mikrovoks-EDtR kezelői leírás - szoftver verzió: 20100621 Ülések közti keresés szempontjainak megadása.


8.3.1. Egyszerű keresés Az egyszerű kereséssel az ülés két alapvető adata szerint (év, döntéshozó) lehet keresni. Ezt akkor érdemes használni, ha gyorsan rá akarunk keresni például egy adott döntéshozó 2007-es üléseire. Az egyszerű keresés a keresési ablak felső részén található, és az alábbi két feltétel közül legalább az egyiket meg kell adni: Év: Szűrés az itt megadott évszám szerint - csak azon ülések jelennek meg az eredmény listában, amelyeknél meg az ülés dátuma az itt megadott évben van. Döntéshozó: Szűrés az itt megadott döntéshozó szerint - csak azon ülések jelennek meg az eredmény listában, amelyek az ebben a legördülő listában kiválasztott döntéshozóhoz tartoznak. A mezők melletti Keresés gombra kattintva elindul a keresés, majd megjelenik az eredmény lista (lásd a Találati lista (8.3.3.) fejezetet).

8.3.2. Részletes keresés A részletes kereséssel lehetőségünk van olyan szempontok szerint is keresni, amire nem ad lehetőséget az egyszerű keresés. Ez a keresési lehetőség az egyszerű keresés feliratú rész alatt található. Az alapvető működési elve az, hogy sorban adogathatunk hozzá egyre több keresési feltételt. Minél több feltételt adunk meg, nagy valószínűséggel annál szűkebb lesz a találati lista. Kezdetben egyetlen feltétel sincs megadva, így tehát legalább egy feltételt meg kell adnunk ahhoz, hogy használhassuk ezt a keresési módot. Egy új keresési feltétel hozzáadásához válasszuk ki a kívánt keresési szempontot a "Keresési feltétel hozzádása" feliratú legördülő menüből. Amint kiválasztottuk a kívánt elemet, az ennek megfelelő szűrési paraméterek meg fognak jelenni. Példa: ha kiválasztjuk az "Ülés éve" szempontot, akkor lehetőségünk lesz megadni egy kezdő és/vagy egy záró évet, így csak azok az ülések kerülnek kilistázásra, amelyek a megadott időintervallumba eső években vannak megtartva.


166


Példa 1. lépése: szűrés az ülés éve szerint.

Példa 2. lépése: a megadott feltételek alapján a 2008-2009 években lezajlott/lezajló ülések kerülnek leválogatásra.

Egy újabb keresési szempont hozzáadásához ismét ki kell választanunk a kívánt szempontot a " Keresési feltétel hozzádása" feliratú legördülő menüből, majd meg kell adnunk a paramétereket. Alap adatok Döntéshozó: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva az összes döntéshozó. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak a kiválasztott döntéshozók ülései fognak megjelenni. Ülésforma: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva az "ülésforma" törzsadattár összes eleme. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak a kiválasztott ülésformával rendelkező ülések fognak megjelenni. Ülés dátuma: Az ülés dátuma szerint lehet szűrni. Megadható egy tól-ig intervallum, de az is lehetséges, hogy az intervallumnak csak az egyik végét adjuk meg. Ülés éve: Az ülés éve szerint lehet szűrni, ami tágabb keresésre ad lehetőséget, mint az ülés dátuma szerinti keresés. Megadható egy tól-ig intervallum, de az is lehetséges, hogy az intervallumnak csak az egyik végét adjuk meg. Státusz: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel vannak sorolva a lehetséges státuszok. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak a Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

167


kiválasztott státuszban lévő ülések fognak megjelenni. Beterjesztések leadási határideje: Aszerint lehet szűrni a keresés eredményét, hogy a beterjesztéseknek mi a leadási határideje. Megadható egy tól-ig intervallum, de az is lehetséges, hogy az intervallumnak csak az egyik végét adjuk meg. Tartalmaz olyan napirendi pontot, amelyre igaz, hogy... Napirend tárgya: A mezőben megadott szavak, kifejezések alapján lehet keresni a beterjesztésekhez tartozó napirendi pontok tárgyában. Nyílt vagy zárt? Egy igen-nem opciókkal rendelkező legördülő menü jelenik meg. A kiválaszott opciónak megfelelően csak azok az ülések fognak megjelenni a keresés eredményében, amelyekhez tartozik legalább egy olyan napirendi pont, amely nyílt, illetve zárt ülésen lesz tárgyalva. Van-e csatolt dokumentum? Egy igen-nem opciókkal rendelkező legördülő menü jelenik meg. A kiválaszott opciónak megfelelően csak azok az ülések fognak megjelenni a keresés eredményében, amelyekhez tartozik legalább egy olyan napirendi pont, amelyhez tartozik legalább egy csatolt dokumentum, illetve csak azok, amelyekhez egy sem tartozik. Tartalmaz olyan döntési javaslatot, amelyre igaz, hogy... Javaslat tárgya: A mezőben megadott szavak, kifejezések alapján lehet keresni a beterjesztésekhez tartozó napirendi pontok tárgyában. Döntéstípus: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva a "döntéstípus" törzsadattár összes eleme. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak azok az ülések fognak megjelenni, amelyek rendelkeznek olyan döntési javaslattal, amelyek a kiválasztott döntéstípusok egyikébe tartoznak. Határozat képesség: Egy legördülő menü jelenik meg, benne két opcióval: "egyszerű többség", illetve "minősített többség". A kiválaszott opciónak megfelelően csak azok az ülések fognak megjelenni a keresés eredményében, amelyek rendelkeznek olyan döntési javaslattal, amelyeknél a megadott határozat képességi küszöb van megadva. Döntésforma: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva a "döntésforma" törzsadattár összes eleme. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak azok az ülések fognak megjelenni, amelyek rendelkeznek olyan döntési javaslattal, amelyek a kiválasztott döntésforma egyikébe tartoznak. Döntéscsoport: Itt egy kis méretű lista jelenik meg, benne fel van sorolva a "döntéscsoport" törzsadattár összes eleme. A listából ki kell választani legalább egyet, de lehet többet is (a SHIFT+kattintás, illetve a CTRL+kattintás módszerekkel). A keresés eredményében csak azok az ülések fognak megjelenni, amelyek rendelkeznek olyan döntési javaslattal, amelyek a kiválasztott döntéscsoport egyikébe tartoznak. Van-e csatolt dokumentum? Egy igen-nem opciókkal rendelkező legördülő menü jelenik meg. A kiválaszott opciónak megfelelően csak azok az ülések fognak megjelenni a keresés eredményében, amelyek rendelkeznek olyan döntési javaslattal, amelyekhez tartozik Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

168


legalább egy csatolt dokumentum, illetve csak azok, amelyekhez egy sem tartozik. Javaslat/alternatíva szövege: A mezőben megadott szavak, kifejezések alapján lehet keresni a döntési javaslatok, illetve alternatívák szövegében. A keresés eredményében csak azok az ülések fognak megjelenni, amelyek rendelkeznek olyan döntési javaslattal (illetve döntési alternatívákkal), amelyek szövegében megtalálhatóak a megadott szavak. Ha végeztünk a keresési feltételek megadásával, akkor kattintsunk a Keresés gombra, melyet követően meg fog jelenni a találati lista (lásd a Találati lista (8.3.3.) fejezetet). Ha teljesen elölről szeretnénk kezdeni a keresési paraméterek megadását, akkor kattintsunk az ablak alján lévő Újrakezd gombra.

8.3.3. Találati lista Akár az egyszerű, akár a részletes keresést használtuk, az eredmény mindig ugyanaz: egy ablak, amiben a keresési feltételeknek megfelelő ülések vannak kilistázva.


Az ablak nagy részét maga a találati lista foglalja el. Ez egy táblázat, aminek több oszlopa is van Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

169


- lehetőség van bármelyik oszlop szerint rendezni a találatokat. Az ablak jobb alsó részén láthatjuk, hogy összesen hány ülést talált a rendszer a keresési paraméterek alapján. Ha a keresés során olyan sok a találat, hogy nem férne ki egy képernyőre, akkor a program több oldalra bontja fel a listát. Az oldalak között lapozni az ablak bal alsó részén lévő vezérlő elemekkel lehet.


Az egyes vezérlő gombok jelentése balról jobbra haladva: Ugrás a legelső oldalra Ugrás az előző oldalra Ugrás a megadott oldalra (a mezőbe be kell írni a kívánt oldalszámot, majd meg kell nyomni az ENTER billentyűt) Ugrás a következő oldalra Ugrás a legutolsó oldalra A lista frissítése Ha rákattintunk az ablak bal alsó részén található Előnézet ki/be gombra, akkor ki/be tudjuk kapcsolni az előznézeti ablakot. Ez egy jobb oldalról beúszó ablak, amiben a kiválasztott ülés adatai tekinthetők meg. A találati listában kattintsunk rá valamelyik ülés sorára, így az előnézeti ablakban meg fognak jelenni az adatok. Ha egy ülésnek látni szeretnénk a teljes adatlapját, akkor a találati listában kattintsunk a sorára, majd kattintsunk az ablak bal felső részén található Adatlap gombra. Tipp: Az adatlap megnyitásának sokkal gyorsabb módja az, ha duplán kattintunk a megnyitni kívánt ülés sorára.

8.4. Ülések publikációja A Mikrovoks-EDtR rendszer lehetőséget ad az ülések Interneten való publikációjára. A publikált ülések megjelennek a www.hatarozatok.hu weboldalon, továbbá megjelenhetnek az önkormányzat saját honlapján is.

8.4.1. Publikáció az internetre A szoftver egyszerű módszert kínál az ülések internetes publikációjára. Amikor egy ülést az internetre publikálunk, akkor egyrészt felkerül a www.hatarozatok.hu honlap adatbázisába, így Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

170


bárki megtekintheti, másrészt lehetőséget kínál arra, hogy a szervezet (város) a saját honlapján is közzétegye azt - mindezt automatizáltan. A funkció használatához minimálisan az alábbi jogosultságok szükségesek: "Ülések adatainak megtekintése (kivéve zárt napirendi pontok adatai)" "Ülések publikálása a külső portálra" A funkció eléréséhez válasszuk ki az Ülések » Publikáció » Internetes portálra menüpontot.

Az ülések internetes publikációjának menüpontja.

Az ülések internetes publikációjának ablaka.

A publikációs ablak három részre van osztva: a felső részben bal és jobb oldalt egy-egy Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

171


struktúrált lista van, alul pedig egy széles ablak. A szoftverben a publikáció úgy működik, hogy ki kell jelölni azokat az üléseket, amelyeket publikálni szeretnénk, majd el kell indítani a publikációs folyamatot. A bal oldalon lévő listában ("Nem publikált ülések") vannak felsorolva azok az ülések, amelyek jelenleg nincsenek publikálva (azaz nem jelennek meg az internetes portálon). Ez a lista struktúrált, és szintekre van bontva. Első szinten vannak a döntéshozók, alattuk az évek, azok alatt pedig maguk az ülések. A struktúra szintjeit rájuk kattintva lehet lenyitni. Ha egy konkrét ülésre kattintunk rá, akkor az alsó ablakban ("Előnézet") látható lesz a kiválaszott ülés adatlapja. Fontos tudni, hogy a listában nem jelennek meg az "Előkészítés alatt" státuszú ülések, mivel ezek publikációja nem megengedett. A jobb oldalon lévő listában ("Publikált ülések") vannak felsorolva azok az ülések, amelyek jelenleg publikálva vannak, és láthatóak az internetes portálon. Ez a lista ugyanúgy működik, mint a bal oldali, azaz struktúrált és az ülések adatai megtekinthetőek a lenti előnézeti ablakban. Ha azt szeretnénk, hogy egy ülés (vagy akár egy egész csoportnyi ülés) ki legyen publikálva, akkor keressük ki a bal oldali listából az ülést (vagy ha például egy egész évnyi ülést szeretnénk egyszerre kipublikálni, akkor az adott évet), kattintsunk rá, majd kattintsunk az ablak közepén lévő Publikál » gombra. Ekkor a kijelölt ülés (vagy ha egy csomópontot jelöltünk ki, akkor az alatta lévő összes ülés) át fog kerülni a jobb oldali listába. Ezzel azonban még nem történik meg a tényleges publikáció, ezzel csak kijelöltük a publikálandó üléseket. Ezt a műveletet akárhányszor megismételhetjük - tehát rakjunk át minden olyan ülést a jobb oldalra, amit ki szeretnénk publikálni. Az ellenkező művelet teljesen hasonlóan működik. Ha azt szeretnénk, hogy egy publikált ülés (vagy akár egy egész csoportnyi publikált ülés) többé már ne legyen kipublikálva, akkor keressük ki a jobb oldali listából az ülést (vagy ha például egy egész évnyi ülést szeretnénk egyszerre visszavonni a publikálásból, akkor az adott évet), kattintsunk rá, majd kattintsunk az ablak közepén lévő « Publikálásból visszavon gombra. Ekkor a kijelölt ülés (vagy ha egy csomópontot jelöltünk ki, akkor az alatta lévő összes ülés) át fog kerülni a bal oldali listába. Miután végeztünk az ülések oda-vissza rakosgatásával, ténylegesen végre kell hajtanunk a publikációs módosításokat. Ezt az ablak alján lévő Változások aktualizálása gombra kattintva lehet megtenni. A program felhívja a figyelmünket, hogy ez a folyamat kis ideig eltarthat, viszont a háttérben fog történni, így folytathatjuk munkát, vagy akár ki is léphetünk a Mikrovoks-EDtR szoftverből. Addig viszont, amíg a feldolgozás tart, nem tudunk újabb publikációs feladatot indítani. Hol érhetőek el a publikált ülések? A publikált ülések egyrészt a www.hatarozatok.hu online határozat- és rendelettár adatbázisában lesznek megtalálhatóak. Másrészt, lehetőség van egy olyan hivatkozást elhelyezni a szervezet saját honlapján, ami egy hasonló lekérdező felületre mutat, mint amilyen a www.hatarozatok.hu Globomax Kft. | 1155 Budapest, Dembinszky utca 1. | 06-1/306-5371 | www.globomax.hu

172


portál keresője. A technikai részletekkel kapcsolatban kattintson a publikációs ablak felső részén lévő "Hol jelennek meg a publikált ülések?" feliratú fülre, és olvassa el az ottani útmutatót.


173


9. Statisztikák, vezetői lekérdezések A szoftverben többféle statisztikát és lekérdezéseket lehet megjeleníteni, ami segít átlátni az aktuális munkafolyamatok állását. A statisztikai funkciókat a Statisztikák menüpontból lehet elérni.

9.1. Végrehajtások helyzetének elemzése A Statisztikák » Végrehajtások helyzetének elemzése menüpontban egy olyan funkció érhető el, amellyel egyetlen felületen át lehet látni a döntések végrehajtásának, lejelentésének és beszámolóinak állapotát.

A "Végrehajtások helyzetének elemzése" funkció menüpontja.

A funkció használatához minimálisan az alábbi jogosultságok szükségesek: "Döntések adatainak megtekintése (kivéve a zárt ülésen hozott döntések szövegei)" A menüpont kiválasztása után a megjelenő ablakban megadhatjuk, hogy az áttekintést mely évre és/vagy döntéshozóra szeretnénk leszűkíteni. Alap esetben az aktuális év van kiválasztva.

Szűrési feltételek megadása.

A Tovább gombra kattintva az alábbi ablak fog megjelenni:


174


Végrehajtások helyzetének elemzése.

Az ablak bal oldalán egy struktúra található, amelyben az előzőleg megadott feltételek alapján jelennek meg az egyes döntések. A legfelső szinten a döntéshozók vannak, alattuk az évek, és azok alatt maguk a döntések. A szintek melletti plusz/mínusz ikonokra kattintva lehet kinyitni/becsukni az adott szintet. Az ablak tetjén lévő Mindet kinyit és Mindet becsuk gombra kattintva a teljes struktúra kinyitható, illetve becsukható. Ha a struktúra valamelyik csomópontjára (egy döntéshozóra, évre vagy konkrét döntésre) kattintunk rá, akkor a jobb oldali nagy listában meg fog jelenni a kiválasztott csomópont alatti összes határidő-felelős bejegyzés. A jobb oldali listában lévő határidő-felelős bejegyzésekről azonnal látni lehet, hogy ki a felelőse és hivatali felelőse, mi a határideje, végre lett-e már hajtva (ami egyúttal azt is jelenti, hogy elkészült róla a jelentés), valamint azt, hogy belekerült-e már valamelyik beszámolóba. Az egyes sorok előtti zöld, illetve piros színű körök is jelzik, hogy az adott feladat végre lett-e már hajtva. Mivel egy döntéshez több határidő-felelős bejegyzés is tartozhat, ezért a bal oldali listában is látható egy ikon minden döntés azonosítója előtt, ami arra utal, hogy az adott döntés esetén hogyan állnak a feladatok végrehajtsai ("Minden feladat végrehajtva", "Nincs minden feladat végrehajtva", "Egyik feladat sincs végrehajtva"). A jobb oldali listában lévő bejegyzések mindegyikről megtekinthető egy összefoglaló adatlap. Ehhez kattintsunk a kívánt sorra, majd nyomjuk meg a lista felett lévő Összefoglaló adatlap gombot. Ennél azonban gyorsabb módszer az, ha duplán kattintunk az adott sorra. Az adatlapon megjelennek a döntés alap adatai, a döntés szövege, a kiválasztott határidő-felelős bejegyzés adatai, valamint a jelentés szövege.


175


Összefoglaló adatlap.

9.2. Döntéshozói statisztikák A Statisztikák » Döntéshozói statisztikák menüpontban egyetlen oldalon lehet áttekinteni, hogy az egyes döntéshozóknak hány döntése van, és ezek közül mennyi van végrehajtva.

A "Döntéshozói statisztikák" funkció menüpontja.


176


A "Döntéshozói statisztikák" funkció ablaka.

9.3. Felelősi és hivatali felelősi statisztikák A Statisztikák » Felelősi és hivatali felelősi statisztikák menüpontban van lehetőség arra, hogy egy adott döntéshozó döntéseihez tartozó felelősök és hivatali felelősök végrehajtási statisztikáit megtekintsük.

A "Felelősi és hivatali felelősi statisztikák" funkció menüpontja.

A menüpont kiválasztása után egy megjelenő ablakban ki kell választani a kívánt döntéshozót.


177


A döntéshozó kiválasztása.

A döntéshozó kiválasztása után egy ablakban megjelennek azok a felelősök és hivatali felelősök, akik a kiválasztott döntéshozó döntéseihez vannak hozzárendelve. Minden felelős, illetve hivatali felelős mellett látható, hogy hány döntéshez vannak hozzárendelve, és ebből mennyi van végrehajtva, illetve mennyinek késik a végrehajtása. Megjegyzés: az számít késésnek, ha a döntéshez megadott határidő fix dátumos, és a határidő korábbi a mai napnál.

A "Felelősi és hivatali felelősi statisztikák" funkció ablaka.


178


10. Munkatervek A programban lehetőség van munkatervek összeállítására. Egy munkaterv rögzítése esetén meg kell adni az évet, valamint opcionálisan egy megnevezést, amiben utalhatunk például egy negyedévre, félévre, de akár üresen is hagyható. A munkaterven belül rögzíthetők az egyes ülések adatai (más néven üléstervek), úgy mint: Döntéshozó (akinek az üléséről szó van) Ülés dátuma, időpontja, helyszíne Törvényességi ellenőrzésre való leadás határideje Polgármesteri Titkárságra való leadás határideje Sajtóanyag készül-e? Egy új beterjesztés rögzítésekor első lépésben egy ablak jelenik meg, amelyben fel vannak sorolva a rögzített munkatervek és azok üléstervei, és ezek közül kell kiválasztani a megfelelő üléstervet. Ha olyan beterjesztést szeretnénk rögzíteni, ami a munkatervben nem szerepel, akkor rá kell kattintani a "Munkaterven kívüli beterjesztés" gombra, így egy teljesen üres űrlapot kapunk. Egy munkaterv szerinti beterjesztés kiválasztása után megjelenik az új beterjesztés adatlapja, de már ki lesz töltve a munkatervben megadott adatokkal. A program megjegyzi, hogy a munkatervben szereplő mely ülésterv alapján lett létrehozva ez a beterjesztés. Így ha később változna a munkatervnek ezen ülésterve, akkor a program egy ablakot jelenít meg, amelyben megkérdezi, hogy a kapcsolódó beterjesztés anyagában is átírja-e a módosított adatokat, vagy sem. Egy új ülés rögzítésekor pontosan ugyanaz történik, mint az imént említett bekezdésben az új beterjesztések esetén.


179

Mikrovoks-EDtR kezelői leírás. Készült a szoftver verzió alapján

Recommend Documents