MijnAccountantsPortal

MijnAccountantsPortal - gebruikershandleiding -

1 Gebruikershandleiding MijnAccountantsPortal

Inhoudsopgave 1

INLEIDING .................................................................................................................. 3

2

AANMELDEN BIJ MIJNACCOUNTANTSPORTAL ................................................ 4

3

JE PROFIEL BEHEREN ............................................................................................... 6

4

MIJN GEGEVENS ........................................................................................................ 7

5

CONTACTFORMULIER ............................................................................................ 9

6

DIGITALE DOSSIER................................................................................................. 10

7

HET FINANCIEEL DASHBOARD........................................................................... 12

8

AANGIFTE EN XBRL ............................................................................................... 14

Publiek en indeling .......................................................................................................................................................................... 3

Inloggen via Philipsen Accountants | Adviseurs ...................................................................................................................... 4 Rechtstreeks naar MijnAccountantsPortal ............................................................................................................................... 5

Tussentijds wisselen van organisatie .......................................................................................................................................... 6

Gegevens wijzigen........................................................................................................................................................................... 7

Een bericht versturen .................................................................................................................................................................... 9

Weergaven .....................................................................................................................................................................................10 Bestanden uploaden .....................................................................................................................................................................11

Overzichten....................................................................................................................................................................................12

Aangifte XBRL (type document) ...............................................................................................................................................14 Aangifte XBRL (type aangifte)....................................................................................................................................................18


1

Inleiding

MijnAccountantsPortal is een verzameling van webpagina’s waarmee de klant op een nieuwe, innovatieve manier communiceert met zijn accountant. Waar traditioneel veelal gebruik wordt gemaakt van brieven en diverse formulieren die via de brievenbus of via e-mail naar de klant worden gestuurd, kenmerkt de portal zich vooral door de digitale uitwisseling van gegevens tussen de klant en zijn accountant. Hierdoor wordt de beschikbaarheid van deze documenten aanzienlijk vergroot. De portal bestaat sinds de lancering uit de volgende functionele onderdelen:  overzicht klantgegevens  contactformulieren  digitaal dossier  financieel Dashboard  aangifteportaal De ontwikkelingen aan MijnAccountantsPortal staan echter niet stil. In de toekomst zal de functionaliteit verder worden uitgebreid met meerdere praktische onderdelen.

Publiek en indeling Deze handleiding is geschreven voor de medewerkers van Philipsen Accountants | Adviseurs en de klanten van kantoor. In de handleiding wordt beschreven hoe de klanten en hun gegevens worden beheerd en hoe de klant met zijn accountant via MijnAccountantsPortal (MAP) communiceert. In de handleiding wordt aan de hand van schermafdrukken getoond wat de mogelijkheden zijn van de portal. Stap voor stap wordt uitgelegd wat de diverse knoppen en schermen inhouden en welke invloed het wijzigingen op de achterliggende BackOffice hebben. Alvorens te beginnen, adviseren we om alle onderdelen aandachtig door te lezen om zo efficiënt mogelijk met de klant te communiceren en deze bij te staan in het gebruik van MijnAccountantsPortal. De volgende onderdelen komen aan bod:  Aanmelden In dit onderdeel wordt gekeken op welke manieren de portal benaderd kan worden en hoe de gebruiker zich aan dient te melden.  Instellingen Het lay-out van de portal kan op persoonlijke voorkeuren worden aangepast. Dit hoofdstuk behandelt alle instellingen die mogelijk zijn in de portal.  Mijn gegevens Hier wordt getoond hoe de klant zijn eigen gegevens kan raadplegen en wijzigingen kan voorstellen.  Contact Dit onderdeel behandelt hoe op een snelle en directe manier berichten vanuit de portal naar relevante contactpersonen bij de accountant kunnen worden gestuurd.  Dossier Een kenmerkend onderdeel van de portal is het digitale dossier. Dit hoofdstuk laat zien hoe het digitale dossier wordt beheerd en hoe een klant gegevens kan uploaden naar de accountant.  Dashboard In het Dashboard kunnen klanten zien hoe ze er financieel voorstaan. Dit onderdeel van de handleiding laat zien welke overzichten kunnen worden gegenereerd en hoe nieuwe gegevens in de portal kunnen worden ingelezen.  Aangifte Waar voorheen (belasting-)brieven en aangiften over en weer tussen accountant, klant, belastingdienst en andere overheidsinstellingen werden gestuurd, zorgt het onderdeel Aangifte voor een snelle en digitale communicatie tussen partijen. Dit hoofdstuk behandelt alle instellingen en handelingen hiervoor.


2

Aanmelden bij MijnAccountantsPortal

MijnAccountantsPortal kan op verschillende manieren worden opgestart. Rechtstreeks door naar de site www.mijnaccountantsportal.nl te gaan of via de website van Philipsen Accountants | Adviseurs (www.philipsen.nl ). Beide mogelijkheden worden hieronder beschreven.

Inloggen via Philipsen Accountants | Adviseurs

Inlog functionaliteit MAP

Sinds kort is het mogelijk om via de website van Philipsen Accountants | Adviseurs in te loggen op MijnAccountantsPortal. Om in te loggen via de website van Philipsen Accountants | Adviseurs dien je onderstaande stappen uit te voeren:  Start een browser en type het volgende in de adresbalk in: www.philipsen.nl . Je komt nu op de website van Philipsen Accountants | Adviseurs. Rechtsboven op onze website tref je de link MijnAccountantsPortal aan.  Klik op de link MijnAccountantsPortal. Hierdoor wordt je doorverwezen naar de website van MijnAccountantsportal.  Vul de Gebruikersnaam (het e-mailadres) en het Wachtwoord in en druk op de knop Enter.  Je krijgt vervolgens een verzoek om een code in te voeren. Deze krijg je per SMS op je telefoon binnen. Vul de ontvangen code in de vakjes achter SMS token. Druk vervolgens op Enter om in te loggen.


Ontvangen code via SMS invullen

Rechtstreeks naar MijnAccountantsPortal Inloggen via de website van Philipsen Accountants | Adviseurs biedt, naast de toegang tot MijnAccountantsPortal, ook andere voordelen die meerwaarde kunnen bieden voor de klant. Op de site is onder andere een link naar Personeelonline beschikbaar, betreffende het salarispakket Loket en er wordt informatie verstrekt over Philipsen Accountants | Adviseurs en actuele zaken in de accountancy. Hoewel het niet de aanbevolen route is om rechtstreeks in te loggen op MijnAccountantsPortal, is het weliswaar wel mogelijk. Onderstaande stappen laten zien hoe dit in zijn werk gaat. 

Start een browser en type het volgende in de adresbalk in: www.mijnaccountantsportal.nl . Je komt nu rechtstreeks op de website van MijnAccountantsPortal.



Vul de Gebruikersnaam en het Wachtwoord in en druk op de knop Ga verder. Je krijgt vervolgens een verzoek om een code in te voeren. Deze krijg je per SMS op je telefoon binnen.



Vul de ontvangen code in de vakjes achter SMS token. Druk vervolgens op Enter om in te loggen.


3

Je profiel beheren

In MijnAccountantsPortal is het mogelijk om je eigen gegevens te wijzigen. Instellingen, waaronder je gsm-nummer, en je wachtwoord kun je hier naar wens aanpassen.

Om je eigen profiel aan te passen klik je op Mijn profiel bewerken, rechtsboven in het browserscherm. Onderstaande gegevens kunnen worden aangepast. 

In het veld Mobiel kunt je het gsm-nummer wijzigen.

Dit nummer wordt gebruikt bij het verzenden van de SMS-code tijdens het aanmelden. Zie het voorgaande hoofdstuk voor verdere informatie hierover. 

Bij Voorkeursorganisatie kun je een keuze maken welk bedrijf standaard wordt getoond direct na het aanmelden bij MijnAccountantsPortal. Op deze plaats zie je alleen de bedrijven waartoe je rechten hebt.



Om het wachtwoord te wijzigen dien je in de velden Nieuw wachtwoord en Bevestig wachtwoord twee keer hetzelfde wachtwoord in te geven. Dit wachtwoord wordt gebruikt bij het aanmelden bij MijnAccountantsPortal.

Om de gewijzigde gegevens op te slaan druk je op de knop Opslaan. Om de wijzigingen ongedaan te maken klik je op Reset.

Tussentijds wisselen van organisatie Het is na het inloggen ook mogelijk om tussentijds te wisselen van organisatie. Hiervoor selecteer je de betreffende organisatie en klikt op de knop Wisselen.


4

Mijn gegevens

In het onderdeel Mijn gegevens staan de gegevens van het bedrijf vermeld zoals deze bij Philipsen Accountants | Adviseurs in het CRM (Customer Relation Management) van AFAS staan. Het scherm is ingedeeld in drie groepen:  Organisatie Hierin staan de gegevens van het gekozen bedrijf vermeld. 

Contactpersonen van organisatie Dit zijn personen die bij het bedrijf als contactpersoon zijn te benaderen.



Contactpersonen bij kantoor Hieronder staan de contactpersonen van het accountantskantoor die de zaken van het gekozen bedrijf behartigen en waarmee de klant in verbinding kan treden.

Gegevens wijzigen De gegevens onder Organisatie en Contactpersonen van organisatie kunnen gewijzigd worden vanuit MijnAccountantsPortal. De gegevens worden niet rechtstreeks in het CRM gewijzigd, maar er wordt een e-mail gemaakt met een verzoek om de gegevens in het CRM te wijzigen. Na aanpassing in het CRM worden de aangepaste gegevens automatische in MijnAccountantsPortal zichtbaar.

Organisatie wijzigen Door op het knopje Wijzigen gewijzigd.

te klikken kunnen de gegevens van de organisatie worden

Breng de gewenste wijzigingen aan in de betreffende velden en druk op Verzoek versturen om de gegevens naar de beheerder te sturen. Door op de knop Herstel te klikken worden alle waarden hersteld naar de status voor eventuele wijzigingen. Na het versturen ontvang je een melding dat het verzoek tot wijziging door de accountant wordt beoordeeld en eventuele wijzigingen pas na enige tijd zichtbaar zijn.

Let op: De Contactpersonen bij kantoor kunnen alleen rechtstreeks in het CRM worden gewijzigd.


Contactpersonen van de organisatie aanmaken, wijzigen en verwijderen Aan een organisatie kunnen contactpersonen worden gekoppeld. Deze contactpersonen fungeren als aanspreekpunt van de organisatie. Aanmaken van contactpersonen Om een contactpersoon toe te voegen, druk je op de knop Aanmaken. In het hierna volgend scherm kun je de gewenste velden invoegen. Daarna druk je op de knop Aanmaken. De gegevens worden niet automatische toegevoegd in het CRM-systeem van de accountant. Dit wordt pas gedaan na goedkeuring. Het kan daarom enige tijd duren voordat de nieuwe contactpersoon zichtbaar is. Wijzigen van een contactpersoon Bestaande contactpersonen kunnen gewijzigd worden door op de knop Wijzigen te klikken. Hiervoor dient deze persoon eerst te worden geselecteerd. In het hier opvolgende scherm kun je de wijzigingen die je wenst doorvoeren. Door op de knop Verzoek versturen te klikken wordt het verzoek tot wijziging naar de beheerder gestuurd. Nadat deze dit verwerkt heeft in het CRM worden de wijzigingen zichtbaar op MijnAccountantsPortal. Indien je gegevens hebt veranderd, maar het verzoek nog niet verstuurd is, kun je de waarden van de velden herstellen door op de knop Herstel te klikken. Druk op Terug om terug te keren zonder wijzigingen aan te brengen. Verwijderen van een contactpersoon Indien je de gegevens van een bestaand contactpersoon wilt verwijderen, dien je de betreffende persoon eerst te selecteren. De gekozen contactpersoon wordt met een kleur aangegeven. Druk op de knop Verwijderen om de betreffende contactpersoon te verwijderen. Druk nogmaals op Verwijderen om de verwijdering te bevestigen. De verwijdering van een contactpersoon gebeurt uiteraard niet automatisch en meteen. Door de beheerder moet dit nog worden goedgekeurd. Na het verwijderen ontvang je daarom eerst een melding dat de verwerking hiervan enige tijd kan duren.


5

Contactformulier

Het devies van MijnAccountantsPortal is communicatie. Het onderdeel Contact in de portal is de meest basale wijze waarbij de klant berichten kan sturen aan een contactpersoon bij de accountant.

Een bericht versturen In het contactformulier staan standaard al een heel aantal zaken voor ingevuld, zoals:    

Bedrijf Contactpersoon Telefoon E-mailadres

Deze gegevens kunnen alvorens het bericht wordt verstuurd worden aangepast. In het veld Medewerker dient de persoon gekozen worden waaraan het bericht moet worden verzonden. De medewerkers die hier gekozen kunnen worden zijn afhankelijk van de contactpersonen die bij Mijn Gegevens onder Contactpersonen bij kantoor staan vermeld. Naast het intypen van een vraag of opmerking is het mogelijk om een bestand mee te zenden. Door op de knop Bladeren… te klikken verschijnt een venster waarin een document kan worden gekozen. Druk uiteindelijk op Versturen om het bericht naar de gekozen contactpersoon te zenden. Let op: Deze manier van communiceren staat ongeveer gelijk aan het versturen van een gewoon e-mailbericht. Omdat alle gegevens via een onbeveiligde verbinding over het internet worden gestuurd, wordt afgeraden om vertrouwelijke berichten en/of bestanden via deze manier te sturen. Om vertrouwelijke bestanden te versturen wordt het gebruik van Dossier aangeraden.


6

Digitale dossier

Het digitale dossier wordt gebruikt voor de opslag van documenten en het online ter beschikking stellen van deze documenten aan de klant. Tevens kan de klant in dit onderdeel zelf bestanden beveiligd aanbieden aan de accountant.

Weergaven In eerste instantie worden de beschikbare documenten ongeordend weergegeven. Door op de knop Meest recent te klikken wordt de lijst van documenten gesorteerd op datum van toevoeging, waarbij het laatst toegevoegde document boven aan de lijst verschijnt. Sorteren op alfabet gebeurt door op de knop Alfabetisch te klikken. Door op de knop Toon categorie te klikken verschijnt een overzichtelijke structuur.

Het is niet uitgesloten dat deze structuur op termijn wordt aangepast c.q. uitgebreid. In principe is de documentstructuur 3 niveaus diep. Daar waar geen 3 niveaus aanwezig zijn, wordt een fictieve map Algemeen aangemaakt. Er worden slechts mappen getoond indien er bestanden aanwezig zijn. Achter elke beschikbare map wordt tussen haakjes aangegeven hoeveel documenten aanwezig zijn. Om een document inhoudelijk te bekijken dient er op het bestand geklikt te worden. Door op de knop Verberg categorie te klikken worden alle beschikbare documenten weer ongeordend onder elkaar weergegeven.


Bestanden uploaden Naast het beschikbaar stellen van documenten in het digitale dossier door de accountant, is het ook voor de klant mogelijk om bestanden digitaal beschikbaar aan te bieden. Het uploaden van bestanden kan door op de knop Een document uploaden worden gedaan. Druk vervolgens op de knop Bladeren… om een document te selecteren. Nadat het geselecteerde document is gekozen verschijnt de verwijzing naar het bestand in het tekstvak. Druk tenslotte op de knop Uploaden om het gekozen bestand beveiligd naar de accountant te sturen. Het bestand dat op deze manier naar de accountant gestuurd is, wordt uiteindelijk bij de relatiebeheerder via de interne e-mail afgeleverd.


7

Het financieel Dashboard

Bij het verschijnen van deze gebruikershandleiding was het onderdeel Financieel Dashboard nog niet operationeel. De handleiding wordt later aangevuld met schermafdrukken om dit onderdeel van de portal inzichtelijk te maken. Dit onderdeel wordt later vrijgegeven. In het onderdeel Dashboard worden financiële gegevens overzichtelijk cijfermatig of in grafieken weergegeven.

Overzichten Aan de linkerzijde van het scherm treft u het menu aan waarin voor alle hoofdoverzichten kan worden gekozen. Indien er een pijltje voor de menukeuze staat, kan hierop worden geklikt om een submenu zichtbaar te maken. Hieronder volgt een opsomming van de overzichten en de inhoud hiervan.

Resultaten Onder dit menu bevinden zich de volgende opties: 1.

Netto omzet De omzet, naar wens uitgesplitst tot op grootboekniveau. Het Dashboard laat alleen grootboekrekeningen zien waarop daadwerkelijk is geboekt.

2.

Bruto marge Gelijk aan bovenstaand overzicht, met inbegrip van de grootboekrekeningen van de inkoopwaarde van de omzet.

3.

Bedrijfskosten Alle bedrijfskosten, eventueel uitgesplitst op grootboekrekening. Ook hiervoor geldt dat alleen de grootboekrekeningen worden getoond, waarop daadwerkelijk is geboekt.

4.

Bedrijfsresultaat Dit is het gecombineerde overzicht van optie 2 (Bruto marge) en optie 3 (Bedrijfskosten). Ook hier kan ingezoomd worden op niveau van grootboekrekening.

Winst- en verliesrekening Het menu-onderdeel Winst- en verliesrekening geeft een specificatie van het resultaat weer. Hierbij kan volledig ingezoomd worden tot op grootboekniveau. Inzoomen op een grootboekrekening kan eenvoudig door op het betreffende grootboek te klikken. Na het inzoomen wordt bovenin het blok van de Winst- en verliesrekening het ‘pad’ getoond waarop gezoomd wordt. Om terug te keren naar een hoger niveau dient het juiste niveau in dit pad te worden geklikt.

Balans Onder het menu Balans wordt de balans getoond. Standaard wordt dit op hoofdniveau gedaan, maar door op dit niveau te klikken, kan een verdere specificatie worden opgevraagd. Om terug te keren naar het hoofdniveau dient gebruik te worden gemaakt van het ‘pad’ bovenin het blok Balans.


Kengetallen Naast cijfers worden in het financieel Dashboard eveneens een groot aantal financiële kengetallen getoond. Deze kengetallen dienen als hulpmiddel om de financiële toestand van de onderneming te beoordelen en te meten. De volgende kengetallen worden weergegeven:  Rentabiliteit van het eigen vermogen  Rentabiliteit van het totale vermogen  Werkkapitaal  Current ratio  Quick ratio  Solvabiliteit  Omloopsnelheid van de voorraad  Omloopsnelheid van de debiteuren  Omloopsnelheid van de crediteuren De zichtbaarheid van de diverse kengetallen is in sommige gevallen afhankelijk van de aanwezigheid van een vergelijkend boekjaar. Daar waar dit vereist, doch niet aanwezig is, wordt een melding gegeven dat de gevraagde data niet aanwezig is. Het laatste menu-onderdeel Uploads en voortgang komt hieronder bij de behandeling van de XAF Lite bestanden aan de orde. Deze technische handelingen worden later opgenomen.


8

Aangifte en XBRL

Onderdeel aangifte en accordering Binnen het aangifte gedeelte van MijnAccountantsPortal kunnen aangiftes, publicatiestukken en andere type documenten aan de klant worden gepresenteerd ter accordering. Na accordering door de klant wordt het geaccordeerde document verder in het proces afgewikkeld. Dit betekent in het geval van XBRL Publicatiestukken dat deze direct na accordering worden doorgestuurd naar de Digipoort van de Kamer van Koophandel. Bij andere documentstromen wordt akkoordmelding van de klant teruggekoppeld aan het fiscale software pakket of een medewerker van kantoor, waarbij de aangifte verder afgehandeld wordt.

Aangiften Er zijn twee soorten aangifte stromen die MijnAccountantsPortal ondersteunt, namelijk de volgende stromen: 1. Aangifte XBRL (type document) Het betreft de fiscale aangifte waarbij MijnAccountantsPortal een koppeling heeft met het fiscale pakket. MijnAccountantsPortal fungeert hierbij als een goedkeuring/accordering tool. Ook kunnen via deze stroom “gewone” PDF-documenten aan de klant worden aangeboden ter accordering, zoals een LOR (bevestiging bij de jaarrekening) of machtigingsdocumenten. 2. Aangifte XBRL (type aangifte) Het betreft de aangiften van publicatiestukken en kredietrapportages aan o.a. de Belastingdienst, Kamer van Koophandel, CBS en Banken. Deze worden direct ingediend in de Digipoort en/of BIV (Bancaire Infrastructurele Voorziening).

1. Aangifte XBRL (type document) De fiscale aangiften worden niet direct ingestuurd naar de Digipoort. Er is gekozen om alleen de goedkeuring/accordering binnen MijnAccountantsPortal te houden en de daadwerkelijke verzending door de fiscale pakketten. Voor de (terug)koppeling met de fiscale softwarepakketten is een connector gebouwd, waarin de instellingen per fiscaal softwarepakket kunnen worden ingesteld. Verwerken nieuwe aangifte klant a.

De klant krijgt via de mail het verzoek tot goedkeuring van het voorstel Document: Omzetbelasting 2e kwartaal 2013. In de klantenportaal kan de klant de aangifte goed- of afkeuren.


b.

De klant zal na het inloggen zien dat er onder openstaande taken en bij Accordering, waar het cijfer 1 is opgekomen, ter goedkeuring de BTW aangifte 2e kwartaal 2013 wordt aangeboden.

c.

Voor de klant zijn onder Accordering de volgende menu opties beschikbaar:

d.

De klant heeft rechten om via Overzicht documenten de aangifte(n) in te zien;

Doormiddel van de velden bovenin is een selectie te maken van de aangifte. Op de volgende criteria kan er een filter worden toegepast: Status, Jaar en Type. Het goed- of afkeuren van een voorstel kan door op de regel te gaan staan en Openen te klikken.


De PDF/HTML wordt nu in het scherm getoond en wanneer het een voorstel betreft dan kan recht bovenin gekozen worden voor Goedkeuren of Afkeuren.

e.

Goedkeuren en afkeuren De klant krijgt bij het goedkeuren van de aangifte of het specifieke document een SMS-code toegestuurd. Deze code moet ingevuld worden voordat de aangifte doorgestuurd kan worden. Dit is voor extra controle dat het (echt) de klant is geweest die dit heeft uitgevoerd.


Na het goedkeuren krijgt u de onderstaande melding: Het document is succesvol goedgekeurd / Status Definitief.

Bij het afkeuren gebeurt in principe hetzelfde, maar daarbij is de klant tevens verplicht een reden op te geven waarom de aangifte afgekeurd wordt. De afgekeurde aangifte krijgt vervolgens de status afgekeurd. f.

De ingediende aangifte heeft de status Definitief gekregen. De koppeling met het onderliggende fiscale softwarepakket zorgt ervoor dat de aangifte weer wordt teruggeschoten naar het fiscale softwarepakket. De verdere afhandeling/het indienen van de aangifte verloopt vervolgens m.b.v. het fiscale softwarepakket.

g.

Bekijken aangifte Medewerkers van het accountantskantoor kunnen via Overzicht uploads de aangifte selecteren en vervolgens op Openen klikken om de aangifte te bekijken.

Bij het openen van de definitieve aangifte kan de Audit/Notificatie Trail bekeken worden. Zie onderstaand voorbeeld:


2 Aangifte XBRL (type aangifte) Het betreft verzenden XBRL/SBR documenten via het portal MijnAccountantsPortal. Hierbij gaat het om de volgende documenten: 1. SBR Publicatiestukken; 2. SBR Kredietrapportage De procedure van SBR Publicatiestukken en SBR Krediet Rapportage is voor de klant gelijk aan de hiervoor behandelde procedure voor aangifte XBRL (type document).

Veel plezier met MijnAccountantsPortal!


MijnAccountantsPortal

Recommend Documents