MIJN WERKTIJDEN Mijnwerktijden.nl is een personeels planningsprogramma die gekoppeld is met de salarisprogramma’s van Loonstrookgigant.nl
Mijn Werktijden is een planningsprogramma om eenvoudig en snel personeel te plannen. Alle handelingen voor de planner en de werknemer gaan via het internet en email. Globaal werkt het als volgt. Eerst wil de planner voor een bepaalde periode de beschikbaarheid van de werknemer(s) weten. De beschikbaarheid kan ook worden uitgeschakeld zodat u direct met de planning kunt beginnen. De aanvang en de lengte van de periode kan de planner zelf bepalen. De planner stuurt met behulp van de roosterpagina, door op de knop E-mailen over beschikbaarheid te klikken, een link naar de werknemer(s). Deze link wordt automatisch naar de werknemer(s) gemaild. Als de werknemer op de link klikt dan kan hij aangeven welke dagen hij beschikbaar, niet beschikbaar of beperkt beschikbaar is. In het roosterschema kan de planner aan de kleur van de velden per werknemer de beschikbaarheid zien. Als de planner met de muis op een veld gaat staan krijgt hij ook extra informatie. Nu de planner weet wanneer de werknemer(s) beschikbaar zijn kunnen de diverse dagen worden gepland. De planner klikt met de muis op de dag en er verschijnt een invulscherm. De begintijd is verplicht. Daarnaast kan de planner op het tabblad Instellingen aangeven of met een ( verwachte ) eindtijd wordt gewerkt. Als de planner met ( verwachte ) eindtijden werkt dan kunnen ook de geplande loonkosten en geplande uren van de werknemers worden berekend. Ook kan de planner op het tabblad Instellingen aangeven dat met ( verwachte ) pauzes wordt gewerkt. De pauze wordt van het aantal geplande uren afgetrokken. Als de werktijden zijn ingegeven dan stuurt de planner met behulp van de roosterpagina, door op de knop E-mailen over planning te klikken, een link naar de werknemer(s). Deze link wordt automatisch naar de werknemer gemaild. Als de werknemer op de link klikt dan kan de werknemer zien wanneer hij moet werken. De werknemer geeft aan dat hij akkoord gaat met de planning. Als de werknemer dit met de mobiele telefoon doet dan kan hij het werkschema automatisch aan zijn agenda toevoegen. Op de computer werkt dit toevoegen niet. In het roosterschema kan de planner aan de kleur van de velden de status zien, en dat de werknemer akkoord is met de planning. Op het tabblad Downloads staan o.a. formulieren waarop de werkelijk gewerkte begintijden, eindtijden en pauzes op ingevuld kunnen worden. Deze gegevens kan de planner op enig moment invoeren in het roosterschema. Als alle werkelijk gewerkte uren van de periode zijn ingegeven dan stuurt de planner met behulp van de roosterpagina, door op de knop E-mailen over werkelijke uren te klikken, een link naar de werknemer(s). Het mailen van de werkelijke uren kan ook worden uitgeschakeld als u deze optie niet wilt gebruiken. Als de werknemer op de link klikt dan kan de werknemer de werkelijk gewerkte uren die volgens de planner zijn gewerkt bekijken. De werknemer geeft aan dat hij akkoord gaat met de werkelijk gewerkte uren. In het roosterschema kan de planner aan de kleur van de velden de status zien, en dat de werknemer akkoord is met de gewerkte uren. Daarna kan via het tabblad Maanden versturen de gewerkte uren worden geëxporteerd naar de Urenregistratie van de Loonstrookgigant.
Tabblad Instellingen:
Uitleg van de diverse instellingen. Naam (hoofd)planner: deze naam wordt vermeld in de correspondentie met de werknemer. E-mailadres (hoofd)planner: dit adres wordt gebruikt in de correspondentie met de werknemer. Telefoonnummer (hoofd)planner: dit telefoonnummer wordt gebruikt in de correspondentie met de werknemer. Standaard plannings-periode: 7 dagen,14 dagen, 21 dagen, 28 dagen of maand. Bij het versturen van de gegevens naar de werknemer(s) kan de planner ook een andere periode ingeven. Gebruik maken van (verwachte) eindtijden in de planning: u kunt de verwachte eindtijd ingeven waardoor de verwachte loonkosten kunnen worden bepaald.
Loonkosten vermelden: de loonkosten worden in het roosterschema en op de diverse overzichten vermeld. Gebruik maken van standby dienst: indien u niet zeker weet of een werknemer een bepaalde dag moet werken, bijvoorbeeld in verband met weersomstandigheden, dan kan dit in de planning worden aangegeven. De planner klikt met de rechtermuis op de dag en daar kunt u aangeven dat het een standby dienst is. U geeft het tijdstip van bellen in. U kunt aangeven of de Standaard actie bij standby dienst is: Bedrijf belt werknemer, of de Werknemer moet het bedrijf bellen. Afhankelijk van de gekozen optie wordt het telefoonnummer van de planner of van de werknemer vermeld. Extra gegevens per dag. -Dagindeling: als de planner in het roosterschema op de datum klikt dan kunnen daar de gegevens van de dag worden ingegeven. Als de planner de uren gaat plannen dan ziet u onderaan het invulscherm de dagindeling. -Benodigde werknemers: Indien ja. De planner kan in het roosterschema het aantal benodigde werknemers voor die dag ingeven door op dit veld te klikken. Worden er werknemers gepland dan worden deze automatisch geteld. Zolang het werkelijk aantal geplande werknemers niet gelijk is aan de benodigde werknemers dan is dit veld rood van kleur. Ook kunt u met het ingeven van de benodigde werknemers voorkomen dat er teveel werknemers kunnen aangeven dat ze niet beschikbaar zijn. Stel u heeft 10 werknemers. U geeft bij benodigde werknemers 6 in. Op het moment dat 4 werknemers hebben aangegeven dat zij niet beschikbaar zijn dan kunnen de overige werknemers alleen nog maar doorgeven dat zij beschikbaar zijn. Dit stimuleert de werknemers ook om de ( niet ) beschikbaarheid snel door te geven. -Maximaal aantal uren: Indien ja. De planner kan in het roosterschema het aantal benodigde uren voor die dag ingeven door op dit veld te klikken. Worden er werknemers gepland dan worden de uren automatisch geteld. Zolang het werkelijk aantal geplande uren niet gelijk is aan de benodigde uren dan is dit veld rood van kleur. Deze optie is alleen mogelijk als de ( verwachte ) eindtijden op ja staan. Toegestane afwijking maximaal aantal uren: omdat het aantal benodigde uren en geplande uren moeilijk precies gelijk te krijgen zijn, kan de planner een percentage afwijking ingeven. Zijn de geplande uren binnen deze afwijking dan wordt het veld zwart. Dan weet de planner dat de benodigde uren en geplande uren juist zijn.
-Maximale loonkosten: Indien ja. De planner kan in het roosterschema het aantal benodigde loonkosten voor die dag ingeven door op dit veld te klikken. Worden er werknemers gepland dan worden de loonkosten automatisch geteld. Zolang het werkelijk aantal geplande loonkosten niet gelijk is aan de benodigde loonkosten dan is dit veld rood van kleur. Deze optie is alleen mogelijk als de ( verwachte ) eindtijden op ja staan. Toegestane afwijking maximale loonkosten: omdat het aantal benodigde loonkosten en geplande loonkosten moeilijk precies gelijk te krijgen zijn, kan de planner een percentage afwijking ingeven. Zijn de geplande loonkosten binnen deze afwijking dan wordt het veld zwart. Dan weet de planner dat de benodigde loonkosten en geplande loonkosten juist zijn. De planner kan kiezen of hij gebruik wil maken van de vier hierboven genoemde opties. Er kan ook voor één of meerdere opties gekozen worden. De opties zijn slechts hulpmiddelen bij het planne Werknemers met vast maandloon: Standaard pauze. Indien ja. In de planning wordt een standaard pauze vermeld. Deze kan bij het ingeven van de werkelijke uren eventueel worden aangepast. Werknemers zonder vast maandloon: Standaard pauze. Indien ja. In de planning wordt een standaard pauze vermeld. Deze kan bij het ingeven van de werkelijke uren eventueel worden aangepast.
Tabblad Rooster:
Hierboven de verschillende stappen en kleuren die daarbij horen. Stap 1. de beschikbaarheid van de werknemer opvragen ( lichtpaars ). Stap 2. de werknemer is niet beschikbaar ( rood ) , beschikbaar ( middenpaars ) of beperkt beschikbaar ( donkerpaars ). Met de rechtermuis klikken op een veld gaat u terug naar stap 1. Stap 3. ingeven van de concept planning ( lichtgeel ). Ingeven van concept standby dienst ( lichtgrijs ). Stap 4. concept planning versturen naar werknemer ( middengeel ). Concept standby dienst versturen naar werknemer ( middengrijs ). Stap 5. planning akkoord ( donkergeel ). Standby dienst akkoord ( donkergrijs ). Met de rechtermuis klikken op een veld gaat u terug naar stap 3. Stap 6. ingeven van de concept werkelijke uren ( lichtgroen ). Stap 7. de concept werkelijke uren versturen naar werknemer ( middengroen ). Stap 8. de werkelijke uren akkoord ( donkergroen ) Met de rechtermuis klikken op een veld gaat u terug naar stap 6. Stap 9. de uren zijn verzonden naar loonstrookgigant ( donkerblauw ).
De velden Werknemers, Uren en Loonkosten kunt u op het tabblad Instellingen aan of uit zetten. Dit zijn hulpvelden die u kunt gebruiken bij het plannen. Klikt u op het veld Werknemers, Uren of Loonkosten dan kunt u de benodigde werknemers, uren of loonkosten ingeven. Klikt u op de datum dan kunt u een dagindeling voor die dag ingeven. De dagindeling wordt zichtbaar als u gaat plannen. U kunt kiezen voor een overzicht van een maand of van 2 weken. Het beeld dat u nu ziet is van een maand. Met de enkele pijl gaat u 1 dag vooruit of achteruit. Met de dubbele pijl gaat u 1 week vooruit of achteruit. U kunt de TAB toets instellen zodat deze standaard van boven naar beneden gaat door het rooster of van links naar rechts gaat door het rooster. Aan de kleuren kunt u zien in welke fase van de planning u zit. Gaat u met de muis op een veld staan dan krijgt u extra informatie. De tijden zijn in minuten.
Selecteer een werknemer of meerdere werknemers door een vinkje te plaatsen voor de naam van de werknemer. Klik op de knop E-mailen over beschikbaarheid.
U krijgt onderstaand scherm te zien. De begindatum is altijd een dag later dan de einddatum van de vorige keer. De einddatum wordt bepaald door de planningsperiode die u heeft ingegeven bij Instellingen. U kunt de einddatum ook handmatig aanpassen.
Als u de e-mail heeft verstuurd dan krijgt u onderstaand scherm.
De werknemer krijgt onderstaande e-mail. Dit kan de werknemer ontvangen op de pc of mobiele telefoon.
Door op de link te klikken krijgt de werknemer onderstaand scherm. De werknemer kan aanklikken wanneer hij niet beschikbaar, beschikbaar of beperkt beschikbaar is.
Zie onderstaand scherm.
De werknemer klikt op bevestigen en de werknemer ziet onderstaand scherm.
De werknemer krijgt ter bevestiging een e-mail waarop hij de beschikbaarheid kan zien.
Wil de werknemer de beschikbaarheid wijzigen dan moet hij nogmaals op de link klikken.
De werknemer krijgt onderstaand scherm te zien. Hier kan de werknemer invullen wat de vraag of opmerking is. Door op verzenden te klikken ontvangt de planner de e-mail van de werknemer. Deze kan door de planner verder worden afgehandeld.
Als de werknemer de beschikbaarheid heeft verzonden dan krijgt de planner onderstaand scherm te zien. U ziet de volgende kleuren. Middenpaars: de werknemer is deze dagen beschikbaar. Rood: de werknemer is niet beschikbaar. Donkerpaars: de werknemer is beperkt beschikbaar. Door met de muis op een veld te gaan staan krijgt u extra informatie.
Door op de datum te klikken met de rechtermuis kunt u een dagindeling ingeven. Als u wilt gaan plannen dan klikt u op de betreffende dag. U krijgt een invulscherm te zien. Ook ziet u de dagindeling eindtijd ( als u deze op ja heeft gezet in het tabblad Instellingen ). In het invulscherm kunt u de begintijd, de ( verwachte ) eindtijd ( als u deze op ja heeft gezet in het tabblad Instellingen ) en de ( verwachte ) pauze ( als u deze op ja heeft gezet in het tabblad Instellingen ). Met de TAB toets klikt u door de velden. De tijden zijn in minuten.
Als een werknemer beperkt beschikbaar is dan ziet u dit in het invulscherm staan.
Als de begintijd, de ( verwachte ) eindtijd en de ( verwachte ) pauze zijn ingeven dan worden de werknemers, de uren en de loonkosten opgeteld. Zijn de kleuren van de cijfers rood dan kunt u direct zien dat het aantal geplande werknemers, geplande uren en geplande loonkosten niet gelijk zijn aan de benodigde werknemers, uren en loonkosten. U kunt ook alleen voor werknemers, uren of loonkosten kiezen of een combinatie daarvan. Op het tabblad Instellingen kunt u dit ingeven.
Heeft de werknemer doorgegeven, door opnieuw op de link te klikken, dat de beschikbaarheid toch anders moet worden dan klikt u met de linkermuis op de betreffende dag. U krijgt een venster te zien met de volgende opties. Werknemer is toch niet beschikbaar of u kunt een standby dienst ingeven. Door op de Werknemer is toch niet beschikbaar te klikken met de linkermuis wordt het veld alsnog rood. Klikt u met de rechtermuis op een rood veld dan krijgt u een venster met de volgende optie. De werknemer is toch beschikbaar. Door op de Werknemer is toch beschikbaar te klikken wordt het veld alsnog middenpaars. U kunt deze dag eventueel plannen.
Klikt u op Standby dienst dan ziet u onderstaand scherm. Standby diensten zijn dagen waarop meestal op de dag zelf wordt bepaald of de werknemer moet werken. Dit kan bijvoorbeeld zijn als dit afhankelijk is van het weer. Het veld wordt lichtgrijs. U geeft een tijdstip in. Afhankelijk van de keuze die u heeft gemaakt in het tabblad Instelling is de keus: Het bedrijf belt de werknemer. De planner krijgt een overzicht waarop het tijdstip en telefoonnummer van de werknemer staat. Of de werknemer belt het bedrijf. De werknemer krijgt als de planning is verzonden het tijdstip van bellen door en de telefoonnummer van de planner.
Selecteer een werknemer of meerdere werknemers door een vinkje te plaatsen voor de naam van de werknemer. Klik op de knop E-mailen over planning. U krijgt onderstaand scherm te zien. De begindatum is altijd een dag later dan de einddatum van de vorige keer. De einddatum wordt bepaald door de planningsperiode die u heeft ingegeven bij Instellingen. U kunt de einddatum ook handmatig aanpassen. De einddatum wordt door mijnwerktijden automatisch ingevuld. De einddatum is gelijk aan de einddatum die is gebruikt bij de beschikbaarheid.
Als de planning is verzonden dan krijgt de planner onderstaand scherm te zien. U ziet de volgende kleuren. Middengrijs: de standby dienst is verzonden. Middengeel: de planning is verzonden. Middenpaars: de werknemer is deze dagen beschikbaar. Rood: de werknemer is niet beschikbaar. Donkerpaars: de werknemer is beperkt beschikbaar. Door met de muis op een veld te gaan staan krijgt extra informatie. In de geplande dagen staat u punt. De overige dagen zijn niet gepland.
Als de planner de planning heeft verzonden dan krijgt de werknemer onderstaande e-mail. Hier ziet de werknemer de geplande dagen en eventueel de standby diensten. Ook staat beschreven welke actie bij de standby dienst gedaan moet worden.
Door op akkoord te klikken krijgt de planner hiervan een bevestiging. Gaat de werknemer niet akkoord dan krijgt hij onderstaand scherm. Hier kan de werknemer invullen wat de vraag of opmerking is. Door op verzenden te klikken ontvangt de planner de e-mail van de werknemer. Deze kan door de planner verder worden afgehandeld.
Als de werknemer de planning heeft goedgekeurd dan ziet hij onderstaand scherm.
De werknemer krijgt ter bevestiging een e-mail waarop hij de beschikbaarheid kan zien.
Als de werknemer de planning heeft goedgekeurd dan ziet de planner onderstaand scherm. U ziet de volgende kleuren. Rood: de werknemer is niet beschikbaar. Donkergeel: de werknemer is akkoord met de planning. Door met de muis op een veld te gaan staan krijgt u extra informatie. In de geplande dagen staat een stip. De overige dagen zijn niet gepland.
Wil de werknemer de planning achteraf wijzigen dan moet hij nogmaals op de link klikken.
De werknemer ziet onderstaand scherm . Hier kan de werknemer invullen wat de vraag of opmerking is. Door op verzenden te klikken ontvangt de planner de e-mail van de werknemer. Deze kan door de planner verder worden afgehandeld.
De planner kan de reeds goedgekeurde planning aanpassen door met de rechtermuis op de dag te klikken. U ziet het volgende venster. Planning aanpassen. Door op Planning aanpassen te klikken krijgt u invulscherm. Hier kunt de juiste gegevens ingeven.
Als de planner de gegevens heeft gewijzigd dan ziet u onderstaand scherm. In de gewijzigde dag staat een uitroepteken en de dag heeft de status gekregen van concept planning. De kleur is lichtgeel. Rechts onderaan het scherm verschijn een correctie knop met de tekst Deze werknemer(s) emailen.
Als u op deze knop klikt dan verschijnt onderstaand scherm. Door de werknemer(s) te selecteren met een vinkje kunt u de correcties versturen door op E-mail versturen te klikken.
Als de e-mail is verstuurd dan verschijnt onderstaand scherm.
De planner ziet onderstaand scherm. De gewijzigde dag is nu middengeel geworden. Dat betekent dat de concept planning is verzonden naar de werknemer.
De werknemer krijgt onderstaand scherm. Hier kan de werknemer zien wat er is gewijzigd.
Als de werknemer op akkoord klikt dan krijgt de planner onderstaand scherm. De gewijzigde dag is nu donkergeel geworden. Dat betekent dat de planning door de werknemer is goedgekeurd.
De werknemer ontvangt onderstaande mail ter bevestiging.
Op enig moment gaat de planner de werkelijke begintijden, eindtijden en pauzes ingeven. U heeft op het tabblad Downloads een tabel geprint waar de werkelijke tijden zijn opgeschreven. U klikt op een dag waar een stip instaat. Er verschijnt een invulscherm. U geeft de werkelijke tijden in. Met de TAB toets loopt u door het invulscherm.
Als de planner door het invulscherm is gelopen dan wordt het veld lichtgroen. Dat betekent dat de concept werkelijke uren zijn ingegeven. Zijn de geplande tijden hetzelfde als de werkelijke tijden dan hoeft u niets in te geven. Zijn de tijden anders dan moet u deze aanpassen. De tijden zijn in minuten. Als alle concept werkelijke uren zijn ingegeven dan selecteert u de werknemer en klikt op de knop E-mailen over werkelijke uren. Het E-mailen over de werkelijke uren naar werknemers kunt u uitschakelen op het tabblad Instellingen als u de werkelijke uren niet wilt versturen.
De planner ziet onderstaand scherm.
Als de concept werkelijke uren zijn verzonden dan krijgt de planner onderstaand scherm te zien. U ziet de volgende kleuren. Rood: de werknemer is niet beschikbaar. Middengroen: concept werkelijke uren zijn verzonden. Door met de muis op een veld te gaan staan krijgt u extra informatie.
Als de concept werkelijke uren door de planner zijn verzonden dan krijgt de werknemer de onderstaande e-mail.
Door op de link te klikken krijgt de werknemer onderstaand scherm te zien.
Door op akkoord te klikken ontvangt de werknemer een e-mail ter bevestiging van de werktijden.
Gaat de werknemer niet akkoord dan kan hij op niet akkoord klikken of alsnog een keer op de link klikken. Onderstaand scherm verschijnt. Hier kan de werknemer invullen wat de vraag of opmerking is. Door op verzenden te klikken ontvangt de planner de e-mail van de werknemer. Deze kan door de planner verder worden afgehandeld.
Als de werknemer akkoord is gegaan met de werkelijke uren dan ziet de planner onderstaand scherm. Alle velden zijn donkergroen. Dat betekent dat de werknemer de werkelijke uren heeft goedgekeurd.
De werknemer ontvangt onderstaande mail ter bevestiging.
Kloppen de werkelijke uren om wat voor reden toch niet. Dan kan de planner met de rechtermuis op de betreffende dag klikken. Er verschijnt een venster met de tekst Werkelijke uren aanpassen.
De planner klikt op de tekst Werkelijke uren aanpassen. Het onderstaande invulscherm verschijnt. Pas de niet correcte tijd aan.
Als de planner de gegevens heeft gewijzigd dan ziet u onderstaand scherm. In de gewijzigde dag staat een uitroepteken en de dag heeft de status gekregen van concept werkelijke uren. De kleur is lichtgroen. Rechts onderaan het scherm verschijnt een correctie knop met de tekst: Deze werknemer(s) emailen.
Door de werknemer(s) te selecteren met een vinkje kunt u de correcties versturen door op Email versturen te klikken.
De planner ziet onderstaand scherm.
De werknemer ontvangt een e-mail met een link.
Als de werknemer op onderstaande link klikt dan ziet hij onderstaand scherm met de wijzigingen.
Klikt de werknemer op akkoord dan ziet hij onderstaand scherm.
Ter bevestiging wordt een e-mail naar de werknemer verzonden.
Tabblad Werknemers bellen:
Als u werknemers heeft met standby diensten dan kunt de werknemers op deze pagina zien. U gaat naar het rooster om in te geven of de werknemer is ingepland of dat deze niet is ingepland.
Tabblad Extra planners: Heeft u werknemers die gaan plannen dan kunt u extra planners toevoegen. Ook kunt u gegevens van reeds bestaande planners wijzigen door op het potlood te klikken. U kunt werknemers verwijderen door op het rode kruis te klikken.
Als u een planner toevoegt dan krijgt u onderstaand scherm. Als u het veld Mag loonkosten zien niet aanvinkt, dan kan deze planner nergens in mijn werktijden de loonkosten zien.
Tabblad E-mailtemplates: In de e-mailtemplates kunt u de tekst wijzigen die wordt gebruikt bij het versturen van de beschikbaarheid, de geplande uren en de werkelijke uren. De tekst die tussen deze { } tekens staan moet u absoluut niet wijzigen. De overige tekst kunt u zelf naar gelang aanpassen. Wilt u bijvoorbeeld bij de beschikbaarheid verzenden naar werknemers, dat deze op bepaalde dagen geen vrij kunnen vragen dan kunt u daar een stuk tekst aan toevoegen. Bijvoorbeeld: Op 1e en 2e pinksterdag kan geen vrij worden gevraagd.
