Metodika pro elektronickou archivaci dokumentů do ISEPu pro FF MU Verze 0.4 3/13 Vypracoval: Mgr. Tomáš Bouda Kontakt:
[email protected]
Smysl a cíl metodiky Smyslem a cílem metodiky je poskytnout komplexní a jednoznačný návod pro elektronickou archivaci dokumentace projektů Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost (OPVK) realizovaných na MU do Informačního systému pro evidenci projektů (ISEP).
Elektronická archivace dokumentů v Informačním systém pro evidenci projektů (ISEP) Každý projekt financovaný z OPVK na MU se při archivaci řídí Pokynem kvestora MU č. 3/ 2012: Pravidla pro ukončování projektů OPVK realizovaných na MU. Z Pokynu vyplývá, že
za elektronickou archivaci je zodpovědný řešitel (Viz Článek č. 5, odstavec č. 1). dokumenty jsou archivovány v Editoru realizovaných projektů v ISEPu. řešitel je povinen si z Odboru pro rozvoj Rektorátu MU (OPR RMU) vyžádat po skončení projektu relevantní dokumenty a následně je zodpovědný za jejich vložení do systému (Viz Článek č. 5, odstavec č. 5). elektronické archivaci podléhá pouze část projektové dokumentace. Kompletní seznam dokumentů, které jsou určeny k elektronické archivaci, naleznete na poslední straně přílohy č. 8. Konzistence a standardizace elektronické archivace zajišťuje Metodika pro elektronickou archivaci dokumentů do ISEPu pro FF MU. V metodice je uvedena: o struktura archivovaných dokumentů a o názvy, pod kterými je nutné dokumenty do editoru nahrávat.
Struktura a názvy archivovaných dokumentů v ISEP Struktura archivovaných dokumentů je tvořena šesti adresáři. Po otevření záložky dokumenty v Editoru realizovaných projektů jsou k dispozici tyto adresáře:
01_Projekt 02_Kontrakt
03_Korespondence 04_Monitorovací zprávy 05_Audit 06_Ostatní
Do těchto adresářů vkládáte elektronické verze (skeny, excel, pdf a další) dokumentů k elektronické archivaci. Pojmenování vkládaných položek je dvojího druhu. Jedná se o:
Název souboru – jedná se o samotný název souboru (např. MZ_01_8504 nebo povereni_resitele_8504). Tento název vytvoříte ještě před vložením souboru do Editoru realizovaných projektů. Každý název souboru obsahuje také ID projektu (viz obrázek č. 1). Název dokumentu – jedná se o název, který specifikujete až při nahrávání souboru do Editoru realizovaných projektů (např. MZ 01 nebo pověření řešitele).
Příklad obou správně pojmenovaných položek v Editoru realizovaných projektů najdete na obrázku č. 2. a č. 3.
Obrázek č. 1: ID projektu
Obrázek č. 2: Správně pojmenované položky v Editoru realizovaných projektů při vkládání nové položky.
Obrázek č. 3: Správně pojmenované položky v Editoru realizovaných projektů po vložení nové položky.
Obrázek č. 4: Zobrazení dokumentu projektová žádost, který byl vložen do Editoru návrhu projektů, v Editoru realizovaných projektů.
Tabulka s kompletní strukturou a názvy jednotlivých souborů a dokumentů pro elektronickou archivaci Adresáře a podadresáře 01_Projekt
Název dokumentu projektová žádost s přílohami
evidenční záznam návrhu projektu část 2a a 2b
Pojmenování Název souboru projektova_zadost_id
evidencni_zaznam_2a_2b_id
Poznámky Tento dokument musí být vložen do Editoru návrhu projektů (ENP). Pokud tomu tak je, soubor se zobrazí ve spodní části Editoru realizovaných projektů (ERP) (Viz obrázek č. 4). Pokud se soubor v ERP nezobrazuje a nedisponujete přístupovými právy k ENP, pak kontaktujte projektovou podporu FF MU. Tento dokument musí být vložen do Editoru návrhu projektů (ENP). Pokud tomu tak je, soubor se zobrazí ve spodní části Editoru realizovaných projektů (ERP) (Viz obrázek č. 4). Pokud se soubor v ERP nezobrazuje a nedisponujete přístupovými právy k ENP, pak kontaktujte projektovou podporu FF MU.
evidenční záznam realizovaného projektu 3c pověření řešitele
evidencni_zaznam_3c_id
pověření dalších osob
povereni_dalsich_osob_id (zip)
MŠMT
korespondence s MŠMT
korespondence_msmt_id (zip)
partneři
korespondence s
korespondence_partneri_id (zip)
povereni_resitele_id (zip)
02_Kontrakt 03_Korespondence
V případě více řešitelů soubory vložte do archívu ZIP V případě více řešitelů soubory vložte do archívu ZIP Do kontraktu řešitel není povinen vkládat žádné dokumenty. Do této složky se ukládá korespondence s MŠMT a partnery. Ukládejte pouze komunikaci týkající se: nestandardních postupů, schvalování větších nákupů,
partnery
04_Monitorovací zprávy V případě, že archivujete monitorovací zprávy vyhotovené před 30. 6. 2011, postačí monitorovací zprávy se všemi přílohami uložit jako jeden soubor (př. mz_01_id). Žádné další adresáře se nevyplňují.
MZ_01 Monitorovací zpráva01
Zadávací řízení01
Rozpisy rozpočet01 Výpisy
MZ01
mz_01_id
MZ01 žádost o platbu podpisové vzory souhrnné informace o realizaci projektu text oznámení o zahájení zadávacího/výběrového řízení (výzva k podání nabídky) zápis o posouzení a hodnocení podaných nabídek smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem text oznámení o výsledku výběrového řízení rozpisy rozpočet
mz_01_zadost_o_platbu_id mz_01_podpisove_vzory_id (zip) mz_01_souhrnne_informace_id (zip)
výpisy z projektového
mz_01_vypisy_projektovy_ucet_id
nepodstatných změn. Emailovou komunikaci nejlépe stáhněte na disk. V případě krátkých zpráv můžete využít printscreen. V případě, že V případě, že jste některé archivujete dokumenty po monitorovací zprávy připomínkách MŠMT vyhotovené před 30. opravovali, vkládejte pouze 6. 2011, postačí tyto. monitorovací zprávy se všemi přílohami uložit jako jeden soubor (př. mz_01_id). Žádné další adresáře se nevyplňují.
Pouze v poslední MZ. Pojmenování těchto souborů je shodné s praxí pojmenovávání Elektronické monitorovací zprávy pojmenování o EMZ.
mz_01_rozpisy_rozpocet_id
z bankovních účtů01 Doklady01
účtu výpisy z provozního účtu cestovní doklady knihy jízd s vyznačením jízdy v rámci projektu, kopie technického průkazu prvotní doklady režijních výdajů, včetně metodiky výpočtu alikvotního podílu na služby, nájem apod. faktury přijaté faktury vydané výdajový pokladní doklad
je-li relevantní
mz_01_prvotni_naklady_id (zip)
je-li relevantní
je-li relevantní
Smlouvy realizačního týmu + DPP a DPČ
Výkazy práce01 Smlouvy01
pracovní výkazy
mz_01_faktury_prijate_id (zip) mz_01_faktury_vydane_id (zip) mz_01_vydajovy_pokladni_doklad_id (zip) mz_01_prijmovy_pokladni_doklad_id (zip) mz_01_vykazy_id (zip)
smlouvy
mz_01_smlouvy_id (zip)
Publicita01 Výstupy01
publicita výstupy KA
mz_01_publicita_id (zip) mz_01_vystupy_KA_id (zip)
Připomínky k MZ01
připomínky k MZ včetně reakce
mz_01_id_pripominky (zip)
příjmový pokladní doklad
MZ_02
(zip) mz_01_vypisy_provozni_ucet_id (zip) mz_01_cestovni_doklady_id (zip) mz_01_knihy_jizd_id (zip)
prezenční listiny, fotografie, printscreeny je-li relevantní Stejně jako MZ_01, názvy adresářů jsou však opatřeny jiným pořadovým číslem. Např. Monitorovací zpráva02,
Dokumenty 02 apod... Stejně jako MZ_01, názvy adresářů jsou však opatřeny jiným pořadovým číslem. Např. Monitorovací zpráva03, Dokumenty 03 apod...
MZ_03
Audit
Ostatní
závěrečný externí audit kontroly poskytovatele kontroly Finančního úřadu soupis hmotného majetku zápisy z porad realizačního týmu nově získané akreditace v rámci nových/inovovaných produktů licenční smlouva
zaverecny_externi_audit_id (zip) kontroly_poskytovatele_01_id (zip) kontroly_financniho_uradu_01_id (zip) soupis_majetku_id
je-li relevantní je-li relevantní
zapisy_z_porad_realizacniho_tymu_id (zip) nove_ziskane akreditace_id (zip)
je-li relevantní
licencni_smlouva_id
je-li relevantní
