CALDEA DAN EVAMECAL METODE UNTUK MENILAI TINGKAT KEMATANGAN MANAJEMEN KUALITAS INFORMASI M. Rachmat Gunawan Chomsa Hidayat Ahmad Sugiana Studi Kasus PT Kereta Api Indonesia
Sekilas PT KAI ●
● ●
●
Badan Usaha Milik Negara yang bergerak di bisnis perkeretaapian di Indonesia, berdasarkan UU 23 tahun 2007 Beroperasi di Jawa dan Sumatera Visi: Terwujudnya Kereta Api sebagai Pilihan Utama Jasa Transportasi dengan fokus keselamatan dan pelayanan Misi: Menyelenggarakan jasa transportasi sesuai keinginan stakeholder dengan meningkatkan keselamatan dan pelayanan serta penyelenggaraan yang semakin efisien.
Inisiatif Strategis Untuk Mencapai Visi dan Misi ● Digitalisasi Bisnis Proses dengan IT ● Produk dari Digitalisasi tersebut adalah Data dan Informasi
Data dan Informasi sebagai Produk ●
●
Data dan Informasi Sebagai Produk Æ Manufacturing Process Beberapa Faktor Kegagalan Proses adalah: − − − −
Tidak konsistennya komitmen Tidak adanya visibilitas manajemen terhadap progres Kualitas (rework, scrap, fungsi tidak berjalan semestinya, keluhan pelanggan) Moral yang tidak baik
Daya Ungkit Kualitas People
Process
People, Process, Technology Adalah penentu utama produk Quality, Cost, dan Delivery (QCD)
Technology
Sering kali ada miskonsepsi: -Saya tidak perlu proses yang baik, -Karena saya punya orang terbaik -Punya teknologi terbaik -Proses identik dengan -Birokrasi -Proyek besar
Permasalahan Bagaimana Potret PT KAI dalam mengelola Kualitas Informasi dan Data sebagai Produk? Jawabannya adalah dengan Menggunakan
CALDEA & EVAMECAL ●
●
●
●
CALDEA bukan PROSES,melainkan MATURITY MANAGEMENT MODEL CALDEA berdasarkan CMMI Model yang memberikan KARAKTERISTIK dari PROSES MANAJEMEN KUALITAS Informasi dan Data yang EFEKTIF EVAMECAL: metodologi penilaian dan peningkatan kualitas data dan informasi EVAMECAL terdiri dari langkah-langkah sebagai BASIS pengukuran manajemen kualitas data dan informasi. (Plan-Do-Check-Ack)
CALDEA 1. INITIAL LEVEL Tidak ada upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan kualitas informasi.
2. DEFINITION LEVEL
IMP telah didefinisikan dan direncanakan. KPA yang dipenuhi : ●
● ● ● ●
●
Information quality management team management (IQMTM) IMP project management (IPM) User requirement management (URM) Data sources and data targets management (DSTM) Database or data warehouse acquistion, development or maintenance project management (AIMPM) Information quality management in IMP components (DIQM)
CALDEA 3. INTEGRATION LEVEL Ada upaya untuk menjamin IMP memenuhi kebutuhan, standar dan kebijakan kualitas informasi dalam organisasi itu. KPA yang dipenuhi : ●
●
● ●
Information products and IMP components validation and verivication (VV) Risk and poor information quality impact management (RM) Information quality standardization management (IQSM) Organizational information quality policies management (OIQPM).
CALDEA 4. QUANTITATIVE MANAGEMENT LEVEL Beberapa rencana terukur telah dikembangkan dan diterapkan, dan prosedur pengukuran hasil-hasilnya, baik kualitas maupun kuantitas, secara otomatis berjalan dan bisa dilakukan. KPA yang dipenuhi : ● ●
MP measurement management (MM) IMP measurement plan automation management (AMP)
CALDEA 5.OPTIMIZING LEVEL Bisa memanajemen IMP secara kuantitatif, pengukuran yang diperoleh digunakan untuk mengembangkan proses perbaikan berkelanjutan. KPA yang dipenuhi : ●
●
Causal analysis for defects prevention management (CADPM) Innovation and organizational development management (IODM)
EVAMECAL EVAMECAL-PLAN
(EMC-P)
EVAMECAL-DO
(EMC-D)
EVAMECAL-CHECK
(EMC-C)
EVAMECAL-ACT
(EMC-A)
EVAMECAL-PLAN EVAMECAL-PLAN
(EMC-P)
EMP-P.1. EMP-P.1.Penilaian Penilaiankondisi kondisisaat saatini initerhadap terhadapdata datadan dankualitas kualitasinformasi informasiIMP. IMP. EMC-P.1.1. EMC-P.1.1.Penilaian Penilaiandata datadan dantingkat tingkatkematangan kematanganmanajemen manajemenkualitas kualitas dari IMP dengan menggunakan seperangkat kuesioner. dari IMP dengan menggunakan seperangkat kuesioner. EMP-P.1.2. EMP-P.1.2.Penghitungan Penghitungannilai nilaikualitas kualitasinformasi informasi(IQV (IQV==information information quality values) untuk komponen IMP dengan mengukur quality values) untuk komponen IMP dengan mengukurdimensi dimensi kualitas informasi. kualitas informasi. EMC-P.2. EMC-P.2.Pendefinisian Pendefinisiantujuan tujuanperbaikan perbaikandalam dalamlingkup lingkuptingkat tingkatkematangan kematangan Kualitas data dan informasi Kualitas data dan informasi
EVAMECAL-DO
(EMC-D)
EVAMECAL-CHECK
(EMC-C)
EVAMECAL-ACT
(EMC-A)
EVAMECAL-DO EVAMECAL-PLAN
(EMC-P)
EVAMECAL-DO
(EMC-D)
EMC-D.1. EMC-D.1.Analisis Analisisdari daripenyebab penyebabpotensial potensialdan danpengembangan pengembangandari darirencana rencana perbaikan. perbaikan. EMC-D.1.1. EMC-D.1.1.Analisis Analisisdan danpemahaman pemahamanmengenai mengenaipermasalahan permasalahanuntuk untuk memeriksa apakah ada komponen yang dapat menimbulkan memeriksa apakah ada komponen yang dapat menimbulkanmasalah. masalah. EMC-D.1.2. EMC-D.1.2. Analisis Analisis detil detil dari dari penyebab penyebab nyata nyata suatu suatu masalah masalah yang yang bertujuan untuk menemukan penyebab masalah yang sebenarnya. bertujuan untuk menemukan penyebab masalah yang sebenarnya. EMC-D.1.3. EMC-D.1.3. Pengembangan Pengembangan rencana rencana untuk untuk perbaikan perbaikan dengan dengan menyertakan tujuan yang jelas. menyertakan tujuan yang jelas. EMC-D.2. EMC-D.2.Pelaksanaan Pelaksanaanrencana rencanayang yangtelah telahdiperbaiki diperbaiki
EVAMECAL-CHECK EVAMECAL-ACT
(EMC-C) (EMC-A)
EVAMECAL-CHECK EVAMECAL-PLAN
(EMC-P)
EVAMECAL-DO
(EMC-D)
EVAMECAL-CHECK
(EMC-C)
EMC-C.1. EMC-C.1.Memeriksa Memeriksaefisiensi efisiensidari darirencana rencanaperbaikan. perbaikan.
EVAMECAL-ACT
(EMC-A)
EVAMECAL-ACT EVAMECAL-PLAN
(EMC-P)
EVAMECAL-DO
(EMC-D)
EVAMECAL-CHECK
(EMC-C)
EVAMECAL-ACT
(EMC-A)
EMC-A.1. EMC-A.1.Memperoleh Memperolehkesimpulan. kesimpulan. EMC-A.2. EMC-A.2.Standarisasi Standarisasiyang yangtelah telahdipelajari dipelajariuntuk untukmenghindari menghindaripermasalahan permasalahan masa datang. masa datang.
TABEL KPA DAN CD
Evaluasi Maturity Level Berdasarkan Questionnaire PT KAI dapat dimasukkan ke dalam
Level Definisi.
1.
Telah diimplementasi Gugus Kendali Mutu sebagai Tim Managemen Mutu. Metodologi yang digunakan adalah Total Quality Management
2.
Telah diimplementasi Manajemen Proyek untuk setiap proses manajemen informasi
3.
Telah diimplementasi kebutuhan pelanggan
4.
Telah diimplementasi pengelolaan sumber data dan target data (berdasarkan standar pelaporan BUMN)
5.
Telah diimplementasi sebagian manajemen datawarehouse atau database. Sebagian lain masih dalam proses digitalisasi
6.
Telah diimplementasi informasi dan data.
sebagian
sebagian
proses
dan
manajemen
pengelolaan
mutu
untuk
STUDI KASUS PT. KAI IMP yang dipilih untuk dinilai menggunakan CALDEA dan EVAMECAL adalah sistem PENGGAJIAN yang sudah dikembangkan dan dipergunakan sejak lama dan dinilai telah matang secara internal.
EVALUASI: EVAMECAL-PLAN 1.
Information (IQMTM): •
2.
quality
management
team
(1) management
PT. Kereta Api mempunyai tim yang bertanggung jawab terhadap kualitas data dan informasi penggajian pegawai.
IMP project management (IPM) : •
Terdapat proses transformasi data antara data dari daerah ke database pada tingkat kantor pusat.
•
Telah terdapat dokumentasi dari pelaksanaan penyelenggaraan proses pengajian dan pengoperasian perangkat lunak serta regulasi dan kebijakan tertulisnya (berupa peraturan, petunjuk pelaksanaan dan garis komando penggajian).
EVALUASI: EVAMECAL-PLAN 3.
User requirement management (URM) : •
4.
(2)
Kebutuhan terhadap pengguna berkaitan terhadap hasil akhir berupa gaji pegawai, terhadap IMP berupa ketersediaan informasi mengenai besar gaji, dan sebagainya, dan terhadap kualitas informasi dimana data yang akan diproses telah diperiksa dan diolah terlebih dahulu sehingga memberi manfaat dan data yang lalu masih tetap disimpan sebagai bahan pertimbangan.
Data sources and data targets management (DSTM) : • •
Tiap bulan di-generate tabel dan laporan gaji pegawai secara terpisah. Data berasal dari tiap daerah (berupa sekumpulan data yang akan dimasukkan ke dalam database) serta data dari bagian kepegawaian (mutasi-mutasi pegawai,dll.yang terjadi yang terkait dengan keuangan).
EVALUASI: EVAMECAL-PLAN 5.
Database or data warehouse acquistion, development or maintenance project management (AIMPM) : •
6.
(3)
Sistem penggajian pegawai memerlukan perawatan dan pengembangan database yang dilakukan dan ditempatkan pada Pusat Perencanaan dan Pengembangan (Pusrenbang).
Information quality management in IMP components (DIQM) : •
Untuk KPA ini, PT. Kereta Api tidak mempunyai cara pengukuran terhadap efisiensi IMP.
EVALUASI: EVAMECAL-PLAN 7.
Information products and IMP components validation and verivication (VV) : •
•
8.
(4)
Tiap data yang masuk dari bagian kepegawaian dan laporan yang keluar untuk pihak bank dan pegawai harus dilakukan pemeriksaan yang teliti terlebih dahulu. Pemeriksaan dilakukan secara bertingkat / bertahap sehingga data yang diproses valid.
Risk and poor information quality impact management (RM) : •
Informasi mengenai gaji dan tunjangan beserta proses-proses sebelumnya dan setelahnya yang tidak benar akan sangat beresiko terhadap perusahaan berupa kerugian finansial dan proses.
EVALUASI: EVAMECAL-DO 1.
2.
(1)
Belum adanya integritas FAQ (Frequently Asked Question) pada perangkat lunak sistem penggajian. Rencana perbaikannya adalah dengan penambahan fasilitas atau menu FAQ pada aplikasi penggajian yang mudah ditambahkan sehingga memudahkan proses penggajian pegawai untuk beberapa permasalahan yang ditemui. Integritas sistem penggajian dengan SIPEKA (sistem informasi kepegawaian). Rencana perbaikannya adalah melalui proses integrasi antara SIPEKA dengan sistem penggajian yang dilengkapi dengan fasilitas pengecekan validitas data.
EVALUASI: EVAMECAL-DO 3.
4.
5.
(2)
Perlu dilakukan peremajaan atau penggantian DBMS. Usulannya adalah dengan mengganti server sistem penggajian saat ini dengan server yang dilengkapi sistem operasi yang banyak dikuasai oleh tenaga dari PT. Kereta Api. Harus dibuat sebuah sistem pengukuran atau penilaian terhadap kualitas IMP sehingga diharapkan IMP menjadi lebih efisien, yaitu dengan menyertakan komponen seperti kepuasan manajemen dan pegawai, validitas data, dan sebagainya. Belum ada manajemen resiko dan sistem punishment and reward bagi pegawai atau tim yang mengurusi penggajian pegawai sehingga tim sering kehilangan sense dari pentingnya data.
EVALUASI: EVAMECAL-CHECK Pemeriksaan terhadap rencana yang diambil dilakukan terhadap semua langkah yang diambil dan disepakati bersama. Fokus utama sasarannya adalah efisiensi dan validitas data. Pemeriksaan merupakan proses setelah rencana-rencana yang disusun sudah diwujudkan atau dilaksanakan selama periode waktu tertentu.
EVALUASI: EVAMECAL-ACT Kesimpulan disusun dengan menganalisis pemeriksaan dari penerapan rencana yang dibuat dan disertakan pula kunci-kunci mana saja yang sudah berada pada sasaran yang diinginkan dan mana yang masih perlu dikembangkan lagi serta proses mana yang bisa tidak diperlukan karena dapat menghambat. Setelah disusun kesimpulan, bagan proses standar penggajian bisa disusun berikut daftar FAQ untuk dimasukkan ke dalam sistem sebagai knowledge management.
