SALINAN
MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA Yang Terhormat 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Para Menteri. Jaksa Agung. Panglima TNI. Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia. Para Pimpinan Lembaga. Para Gubernur di seluruh Indonesia. Para Bupati/Walikota di seluruh Indonesia.
di Tempat SURAT EDARAN NOMOR 09 TAHUN 2014 TENTANG KOMPETISI INOVASI PELAYANAN PUBLIK TAHUN 2015 DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN/LEMBAGA DAN PEMERINTAH DAERAH Dalam rangka melaksanakan gerakan One Agency, One Innovation guna mempercepat peningkatan kualitas pelayanan publik, dengan hormat bersama ini disampaikan, sebagai berikut: 1. Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi mengharapkan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah untuk mengikuti Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik Tahun 2015 dengan mengikutsertakan inovasi pelayanan publik dalam jumlah yang tidak dibatasi. Proposal inovasi disampaikan secara online dengan alamat http://sinovik.menpan.go.id. 2. Setiap Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota) akan diberikan ID Pengguna dan Sandi. Pimpinan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah agar menugaskan pejabat yang bertanggungjawab dalam
pengelolaan pelayanan publik sebagai pemegang ID Pengguna dan Sandi. Selanjutnya pemegang ID Pengguna dan Sandi tersebut bertanggung jawab untuk membuatkan ID Pengguna dan Sandi masing-masing pengusul inovasi yang akan disampaikan kepada Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. 3. Jadwal sementara untuk penyelenggaraan Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik adalah sebagai berikut: No 1
2
3 4 5 6 7
Tanggal 30 Oktober s.d. 30 November 2014 1 Desember 2014 s.d. 31 Januari 2015 Januari 2015 Februari 2015 Maret 2015 Awal April 2015 Akhir April 2015
Kegiatan
Keterangan
Sosialisasi Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik
Penyampaian secara online inovasi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah Evaluasi Administrasi Evaluasi Proposal
Alamat:
http://sinovik.menpan.go.id
Presentasi dan Wawancara Evaluasi lapangan Penyerahan Penghargaan
Bersamaan dengan acara Musrenbang Nasional 2015
4. Petunjuk teknis lebih lanjut mengenai pelaksanaan Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik Tahun 2015 dapat dilihat dalam lampiran Surat Edaran ini. Demikian agar menjadikan maklum.
Dikeluarkan di Jakarta Pada tanggal 20 Oktober 2014 Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, ttd Azwar Abubakar Salinan sesuai dengan aslinya KEMENTERIAN PANRB Kepala Biro Hukum, Komunikasi dan Informasi Publik, ttd Herman Suryatman
Lampiran Surat Edaran Menteri PANRB Nomor : 09 Tahun 2014 Tanggal : 20 Oktober 2014
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam rangka melaksanakan gerakan One Agency, One Innovation guna mempercepat peningkatan kualitas pelayanan publik melalui pembangunan dan pengembangan inovasi pelayanan publik secara kompetitif di lingkungan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota), Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kementerian PANRB) bekerjasama dengan pihak-pihak terkait melaksanakan Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik tahun 2015. B. Pengertian 1. One Agency, One Innovation adalah gerakan yang mewajibkan kepada setiap Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota) untuk menciptakan minimal 1 (satu) inovasi pelayanan publik setiap tahun. 2. Inovasi Pelayanan Publik adalah terobosan jenis pelayanan baik yang merupakan gagasan/ide kreatif orisinal dan/atau adaptasi/modifikasi yang memberikan manfaat bagi masyarakat, baik secara langsung maupun tidak langsung. Dengan kata lain, inovasi pelayanan publik sendiri tidak mengharuskan suatu penemuan baru, tetapi dapat merupakan suatu pendekatan baru yang bersifat kontekstual dalam arti inovasi tidak terbatas dari tidak ada kemudian muncul gagasan dan praktik inovasi, tetapi dapat berupa inovasi hasil dari perluasan maupun peningkatan kualitas pada inovasi yang ada. 3. Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik yang selanjutnya disebut dengan kompetisi adalah kegiatan seleksi, penilaian, dan pemberian penghargaan yang diberikan kepada inovasi pelayanan publik yang dilakukan oleh Kementerian/Lembaga /Pemerintah Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota). 4. Administrator Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang selanjutnya disebut Admin Kementerian adalah pejabat yang ditugaskan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi untuk mengelola sistem informasi kompetisi inovasi pelayanan publik (SiNoviK). 5. Administrator Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah yang selanjutnya disebut dengan Admin Lokal adalah pejabat yang ditugaskan oleh pimpinan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah untuk mengelola usulan inovasi pelayanan publik di lingkungan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah melalui sistem informasi kompetisi inovasi pelayanan publik (SiNoviK).
C. Prinsip Prinsip kompetisi inovasi pelayanan publik adalah: 1. Akuntabilitas. proses kompetisi inovasi pelayanan publik harus memenuhi aspek-aspek akuntabilitas sehingga hasilnya dapat dipertanggungjawabkan. 2. Transparansi. proses kompetisi inovasi pelayanan publik dapat diakses secara terbuka baik oleh pengusul maupun penilai. 3. Independen. proses kompetisi inovasi pelayanan publik dilakukan tidak berpihak dan bebas dari kepentingan. D. Tujuan Penyelenggaraan kompetisi inovasi pelayanan publik bertujuan untuk: 1. Menjaring inovasi pelayanan publik dari Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota). 2. Menetapkan inovasi pelayanan publik yang diberikan penghargaan dalam rangka pengembangan inovasi pelayanan publik. E. Ruang Lingkup Ruang lingkup kompetisi inovasi pelayanan publik meliputi: 1. Organisasi, peserta dan sarana. 2. Jenis, kategori dan kriteria. 3. Peningkatan kapasitas pelayanan publik. 4. Pemantauan dan evaluasi peningkatan kualitas pelayanan publik secara berkelanjutan.
BAB II ORGANISASI, PESERTA DAN SARANA
A. Organisasi Penyelenggaraan Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik Organisasi penyelenggaraan kompetisi inovasi pelayanan publik terdiri dari: 1. Kementerian PANRB adalah penyelenggara kompetisi inovasi pelayanan publik. 2. Dalam rangka menyelenggarakan kompetisi inovasi pelayanan publik, Kementerian PANRB bertugas memfasilitasi proses penjaringan, penyeleksian, dan penilaian inovasi pelayanan publik, serta membentuk sekretariat, tim evaluasi, dan tim panel independen dalam rangka penyelenggaraan kompetisi inovasi pelayanan publik. 3. Sekretariat bertugas melayani kesekretariatan penyelenggaraan inovasi pelayanan publik serta bertindak sebagai administrator sistem informasi inovasi pelayanan publik (Admin SiNoviK). 4. Tim Evaluasi, yaitu Tim yang ditetapkan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang terdiri antara lain dari akademisi yang kompeten di bidang pelayanan publik yang bertugas melakukan penilaian proposal inovasi pelayanan publik. 5. Tim Panel Independen yaitu Tim yang ditetapkan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang terdiri dari figur dan tokoh di luar pemerintahan yang memiliki reputasi pengetahuan dalam birokrasi pemerintahan. B. Peserta Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik 1. Peserta kompetisi inovasi pelayanan publik adalah Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota). 2. Pimpinan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dapat menugaskan unit atau satuan kerja di lingkungannya dalam memberikan fasilitasi proses pengajuan inovasi pelayanan publik dalam kompetisi inovasi pelayanan publik, sekaligus bertindak sebagai administrator lalu lintas pengajuan inovasi dalam sistem inovasi pelayanan publik (SiNoviK). 3. Unit atau satuan kerja atas inisiatif sendiri dan/atau permintaan pimpinan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah mengajukan inovasi pelayanan publik melalui aplikasi sistem inovasi pelayanan publik (SiNoviK) sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. 4. Setiap instansi/unit/satuan kerja dapat mengajukan lebih dari satu inovasi pelayanan publik. 5. Inovasi pelayanan publik yang pernah diajukan dalam kompetisi inovasi pelayanan publik tahun 2014 dapat diajukan lagi pada kompetisi tahun 2015. C. Sarana Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik Proses kompetisi inovasi pelayanan publik secara umum dilakukan secara online dengan menggunakan aplikasi sistem inovasi pelayanan publik (SiNoviK) berbasis web, dengan alamat http://sinovik.menpan.go.id
BAB III JENIS, KATEGORI DAN KRITERIA
A. Jenis Inovasi Jenis inovasi dapat berupa: 1. Pelayanan langsung kepada masyarakat, yaitu pelayanan yang dilakukan dengan cara kontak langsung antara pemberi dan pengguna layanan. 2. Pelayanan tidak langsung, yaitu upaya pembaharuan penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang mempunyai pengaruh terhadap peningkatan kualitas pelayanan publik. 3. Wujud pelayanan langsung dan pelayanan tidak langsung berupa: a. Proses, yaitu perubahan dalam proses penyediaan layanan; dan/atau b. Administrasi, yaitu penggunaan instrumen kebijakan atau sebagai hasil dari perubahan kebijakan; dan/atau c. Sistem, yaitu sistem baru atau perubahan yang mendasar dari sistem yang ada dengan membentuk institusi baru, interaksi ataupun partisipasi; dan/atau d. Konsep, yaitu perubahan dalam paradigma. B. Kategori Kompetisi inovasi tersebut dikelompokan ke dalam 4 (empat) kategori, yaitu; 1. Perbaikan Pemberian Pelayanan kepada Masyarakat. 2. Memperkuat Partisipasi dalam Pembuatan Kebijakan melalui Mekanisme yang Inovatif. 3. Mendorong Pemerintahan Berbasis Pendekatan Kolaboratif dalam Era Informasi. 4. Mendorong Responsif Gender dalam Pemberian Pelayanan kepada Masyarakat. Dalam rangka pengelompokan kategori tersebut, keikutsertaan dapat dilakukan sebagai berikut: 1. Satu inovasi hanya dapat diajukan dalam satu kategori berdasarkan kriteria yang harus dipenuhi; atau 2. Beberapa inisiatif kemungkinan dapat memenuhi lingkup lebih dari satu kategori, namun dapat memilih berdasarkan kriteria yang paling dominan.
C. Kriteria Kriteria dari setiap kategori inovasi pelayanan publik, sebagai berikut: a. Perbaikan Pemberian Pelayanan kepada Masyarakat KRITERIA
DESKRIPSI
Meningkatkan Efisiensi
-
Memberikan Pelayanan yang Berkualitas
- Memberikan pelayanan publik dengan tepat waktu, sopan, mudah dan berorientasi pada pengguna pelayanan; dan - Mengurangi beban masyarakat dalam pekerjaan administrasi dan beban pekerjaan lain untuk memenuhi ketentuan.
Meminta Umpan Balik dari Warga
Secara aktif meminta masukan dan umpan balik dari warga mengenai kepuasan terhadap pelayanan publik.
Memperbaiki Akses dan Mempromosikan Keadilan
- Mempromosikan keadilan dalam pemberian pelayanan kepada kelompok rentan (misalnya kelompok miskin, perempuan, minoritas, pemuda, lansia, penyandang cacat, dan lain-lain) dan/atau - Memberikan pelayanan kepada penduduk yang lebih luas, terutama melalui mekanisme yang mempromosikan keterlibatan masyarakat.
Mempromosikan Kemitraan
Mempromosikan kemitraan antara sektor publik, masyarakat sipil dan sektor swasta dalam rancangan dan pelaksanaan pelayanan publik. Transformasi sebagian atau seluruhnya administrasi/birokrasi pelayanan dari aspek organisasi, sumberdaya manusia aparatur, sistem dan prosedur, dan budaya kerja dalam rangka perbaikan pemberian pelayanan kepada masyarakat.
Transformasi Administrasi/ birokrasi Memperkenalkan Konsep Baru
Merampingkan proses; Mengurangi kerumitan birokrasi; Memperbaiki koordinasi; dan Tindakan-tindakan lain dalam rangka meningkatkan efisiensi.
Memperkenalkan gagasan yang unik, pendekatan yang baru dalam penyelesaian masalah, atau kebijakan atau desain pelaksanaan yang unik, dalam rangka transparansi, akuntabilitas dan responsivitas dalam rangka perbaikan pemberian pelayanan kepada masyarakat.
b. Memperkuat Partisipasi Masyarakat dalam Pembuatan Kebijakan melalui Mekanisme yang Inovatif Kriteria Mempromosikan Responsivitas
Uraian - Meningkatkan responsivitas pemerintah terhadap permintaan dan kebutuhan warga masyarakat; - Mendorong partisipasi masyarakat terhadap penyelenggaraan tugas pemerintahan; dan - Adanya mekanisme keterbukaan publik dalam penyusunan kebijakan.
Mempromosikan Partisipasi melalui Mekanisme Kelembagaan yang Baru
Melaksanakan proses dan mekanisme dalam menyalurkan permintaan dan pandangan dari masyarakat yang mencakup sistem pendukung keputusan, jaringan pemerintah dan mekanisme konsultasi yang menghasilkan pembuatan kebijakan dan pelaksanaan yang lebih efektif, serta pendekatan holistik dalam penyelenggaraan dan pengelolaan pelayanan publik.
Memfasilitasi Partisipasi
Transformasi Administrasi/Birokra si
Memperkenalkan Konsep Baru
- Menyediakan sarana dan/atau mekanisme dalam rangka mendukung pemerintah pembuat kebijakan dan pejabat publik untuk berinteraksi secara lebih baik dengan publik, terutama warga masyarakat secara individu, dan memungkinkan warga masyarakat, misalnya mengungkapkan kebutuhan mereka secara lebih baik, berpartisipasi dalam dan mempengaruhi pembuatan kebijakan; - Memberikan komentar tentang pelaksanaan kebijakan; - Menyampaikan umpan balik tentang pelayanan pemerintah (pelayanan online dan offline); dan - Mengelola pengaduan. Transformasi sebagian atau seluruhnya administrasi/birokrasi pelayanan dari aspek organisasi, sumberdaya manusia aparatur, sistem dan prosedur, dan budaya kerja dalam rangka memperkuat pastisipasi masyarakat dalam pembuatan kebijakan melalui mekanisme yang inovatif. - . Memperkenalkan gagasan yang unik, pendekatan yang baru dalam penyelesaian masalah, atau kebijakan atau desain pelaksanaan yang unik, dalam rangka transparansi, akuntabilitas dan responsivitas dalam rangka memperkuat partisipasi masyarakat dalam pembuatan kebijakan melalui mekanisme yang inovatif.
6
c.
Mendorong Pemerintahan Berbasis Pendekatan Kolaboratif dalam Era Informasi
Kriteria Mempromosikan Kerangka Regulasi dan Kelembagaan untuk Menyelaraskan Kebijakan dan Program dan Mengintegrasikan Pelayanan
Uraian - Menyelaraskan secara jelas visi pembangunan holistik pemerintah dengan strategi, tujuan, peranan dan tanggung jawab antar lembaga; - Mempromosikan kerjasama horizontal dan vertikal diantara berbagai tingkat pemerintahan, memberikan pelayanan yang terpadu; dan - Menetapkan kerangka dan mekanisme kelembagaan yang menjamin keseimbangan yang tepat antara kerjasama lintas sektoral dan akuntabilitas sektoral.
Meningkatkan Kepemimpinan, Kapasitas Sumber Daya Manusia dan Budaya Organisasi Kolaboratif
- Mempunyai visi yang jelas, kemauan politik dan pemahaman tentang perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) untuk meningkatkan fungsi-fungsi pemerintah dan kapasitas sumber daya manusia untuk bekerja di lintas batas organisasi melalui pembelajaran, pelatihan dan kegiatan peningkatan kapasitas lain secara berkelanjutan; dan - Mempromosikan budaya organisasi yang mendorong kerjasama untuk mewujudkan tujuan dan hasil bersama guna meningkatkan nilai publik.
Meningkatkan Kinerja Organisasi, Interoperabilitas danStandar SecaraTerbuka
- Meningkatkan kinerja
organisasi dengan mengintegrasikan pelayanan vital pemerintah di berbagai instansi dengan menggunakan standar dan data secara terbuka dan mendorong penggunaan sistem bersama seperti komputasiawan untuk integrasi yang mulus (seamless integration); - Meminimalkan tumpang tindih upaya dan mengurangi biaya melalui pertukaran pengetahuan dan pertukaran data, penempatan sumber daya yang lebih efektif melalui integrasi operasi “back-end office”, pemanfaatan saluran dan perangkat yang inovatif seperti perangkat TIK, dan dengan menyediakan, antara lain, layanan satu atap, situs online dan bergerak yang menghimpun pelayanan pemerintah agar mudah ditemukan dan diakses; dan - Memungkinkan sistem-sistem yang berbeda bertukar informasi, menggabungkan informasi dengan sumber informasi lain dan selanjutnya mengolah informasi dengan cara yang bermakna, secara horisontal maupun vertikal. Mempertimbangkan isu privasi dan keamanan seraya mewujudkan interoperabilitas antar sistem.
7
Kriteria Mempromosikan Keikutsertaan Masyakarat dan Kolaborasi antara Instansi Pemerintah dan Masyarakat
Uraian - Mempromosikan keikutsertaan masyarakat dengan menjangkau penduduk rentan yang meliputi (i) kelompok miskin; (ii) perempuan; (iii) penyandang cacat; (iv) penyandang tuna aksara; (v) pemuda; (vi) lansia; (vii) penduduk migran; dan (viii) masyarakat adat; - Meningkatkan komunikasi dan interaksi antara instansi pemerintah dan masyarakat dengan tujuan untuk meningkatkan arus informasi, transparansi dan akuntabilitas; dan - Melibatkan saluran-saluran untuk partisipasi warga secara aktif dan mekanisme pemantauan dan evaluasi terhadap pengelolaan pembangunan dalam upaya bersama untuk menciptakan nilai publik menuju tata kelola pemerintahan publik.
Transformasi Administrasi
Transformasi sebagian atau seluruhnya administrasi/birokrasi pelayanan dari aspek organisasi, sumberdaya manusia aparatur, sistem dan prosedur, serta budaya kerja dalam rangka mendorong pemerintahan berbasis pendekatan kolaboratif dalam era informasi.
Memperkenalkan Konsep Baru
Memperkenalkan gagasan yang unik, pendekatan yang baru dalam penyelesaian masalah, atau kebijakan atau desain pelaksanaan yang unik, dalam rangka transparansi, akuntabilitas dan responsivitas dalam rangka mendorong pemerintahan berbasis pendekatan kolaboratif dalam era informasi.
d. Mendorong Responsif Gender dalam Pemberian Pelayanan kepada Masyarakat Kriteria Memberikan Pelayanan yang Berkualitas kepada Perempuan Mempromosikan Akuntabilitas Pelayanan kepada Perempuan
-
Uraian Memberikan akses yang lebih besar terhadap pelayanan yang berkualitas dan terjangkau bagi perempuan; dan Adanya mekanisme pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perempuan, khususnya yang menyelesaikan risiko keamanan tertentu, beban perawatan, mobilitas dan akses yang dihadapi perempuan.
- Adanya pemanfaatan dokumentasi dan publikasi dalam rangka -
-
terpenuhinya hak-hak perempuan oleh pemerintah; Adanya mekanisme yang mendukung perempuan untuk mendapatkan informasi dengan mudah mengenai aksi-aksi pemerintah, melakukan penelitian atau diberikan kompensasi bilamana perlu; dan Adanya peraturan/ketentuan yang memastikan terjaminnya kebutuhan dan perlindungan untuk perempuan termasuk sanksi ketika kebutuhan perempuan diabaikan haknya.
8
Kriteria Mempromosikan Transparansi dalam Pelayanan kepada Perempuan
Uraian Menciptakan mekanisme untuk meningkatkan kemampuan perempuan dalam mengamati, memantau dan menganalisis pengambilan keputusan pemerintah dan prosesnya, termasuk proses penganggaran dan perencanaan partisipatif, dan mekanisme umpan balik warga.
Mempromosikan Responsivitas terhadap Kebutuhan Perempuan
- Meningkatkan responsivitas pemerintah terhadap permintaan dan kebutuhan perempuan, khususnya yang tinggal di daerah pedesaan yang terpencil; - Memperlihatkan keterbukaan melalui mekanisme konsultasi dengan perempuan dan perwakilan perempuan; dan - Melaksanakan proses dan mekanisme kelembagaan yang baru untuk menyalurkan permintaan dari sudut pandang perempuan yang mencakup sistem pendukung keputusan, jaringan pemerintah dan mekanisme konsultasi yang menghasilkan pembuatan kebijakan dan pelaksanaan yang lebih efektif serta pendekatan multisektoral dan horizontal dalam penyelenggaraan dan pengelolaan pelayanan publik.
Mempromosikan Kesetaraan Gender dalam Pelayanan Publik
Memperkenalkan insentif dan perubahan dalam kebijakan kepegawaian, termasuk kebijakan perekrutan, promosi, pelatihan, kompensasi dan pengelolaan karir, dalam rangka meningkatkan jumlah perempuan di sektor publik di semua level, termasuk pekerja yang melayani masyarakat secara langsung (frontline) dan ditingkat pengambil keputusan.
Transformasi Administrasi
Transformasi sebagian atau seluruhnya administrasi/birokrasi pelayanan dari aspek organisasi, sumberdaya manusia aparatur, sistem dan prosedur, dan budaya kerja dalam rangka mendorong responsif gender dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat.
Memperkenalkan Konsep Baru untuk Partisipasi Perempuan dalam Pembuatan Kebijakan
Memperkenalkan gagasan yang unik, pendekatan yang baru dalam penyelesaian masalah, atau kebijakan atau desain pelaksanaan yang unik, dalam rangka transparansi, akuntabilitas dan responsivitas dalam rangka mendorong responsif gender dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat. .
9
BAB IV PROPOSAL INOVASI PELAYANAN PUBLIK A. Penyusunan Proposal Proposal inovasi pelayanan publik disusun berdasarkan uraian mengenai inovasi pelayanan publik yang diajukan dalam kompetisi inovasi pelayanan publik yang kolomnya sudah tersedia dan difasilitasi oleh SiNoviK. Hal yang dinilai, bobot penilaian dan penjelasannya sebagaimana matriks sebagai berikut: Hal Yang Dinilai dan Bobot Penilaian A. Analisis 1. Apa masalah Masalah (5%) yang dihadapi sebelum dilaksanakannya inisiatif ini?
B. Pendekatan Strategis (25 %)
C. Pelaksanaan dan Penerapan (30 %)
2. Siapa saja yang telah mengusulkan pemecahannya dan bagaimana inisiatif ini telah memecahkan masalah tersebut? 3. Dalam hal apa inisiatif ini kreatif dan inovatif?
4. Bagaimana strategi ini dilaksanakan?
5. Siapa saja pemangku kepentingan yang terlibat dalam pelaksanaan?
Deskripsi - Uraikan situasi yang ada sebelum inisiatif ini dimulai, paling banyak 500 kata; - Apa saja masalah utama yang perlu diselesaikan? - Kelompok sosial mana saja, misalnya kelompok miskin, buta huruf, penyandang cacat, manula, imigran, perempuan, pemuda, minoritas etnis, yang terpengaruh; dan - dalam hal apa? - Paling banyak 600 kata, ringkaskan inisiatif ini tentang apa dan bagaimana inisiatif ini telah memecahkan masalah yang dihadapi; dan - Uraikan strategi yang telah dilakukan, termasuk tujuan utama dan kelompok sasarannya. - Paling banyak 200 kata, ilustrasikan apa yang menjadikan inisiatif ini unik; - Bagaimana inisiatif ini telah menyelesaikan masalah dengan caracara yang baru dan berbeda; dan - Sebutkan pendekatan-pendekatan kreatif dan inovatif yang membuat inisiatif ini berhasil. - Paling banyak 600 kata, uraikan unsurunsur rencana aksi yang telah dikembangkan untuk melaksanakan strategi ini, termasuk perkembangan dan langkah-langkah kunci, kegiatankegiatan utama serta kronologinya; dan - Unggah rencana pelaksanaan anda (ukuran file maksimum 2MB atau kurang dari 5 halaman). - Paling banyak 300 kata, sebutkan siapa saja yang telah berkontribusi untuk desain dan/atau pelaksanaan inisiatif ini, termasuk pegawai negeri yang relevan, instansi pemerintah, organisasi, warga 10
Hal Yang Dinilai dan Bobot Penilaian
Deskripsi masyarakat, LSM, sektor swasta dan lain-lain.
6. Sumber daya apa saja yang digunakan untuk inisiatif ini dan bagaimana sumber daya itu dimobilisasi?
- Paling banyak 500 kata, sebutkan biaya untuk sumber daya keuangan, teknis dan manusia yang berkaitan dengan inisiatif ini; dan - Bagaimana proyek ini dibiayai dan siapa yang mendukung pembiayaan tersebut?
7. Apa saja keluaran (output) yang paling berhasil?
Paling banyak 400 kata, sebutkan paling banyak lima keluaran konkrit yang mendukung keberhasilan inisiatif ini.
8. Sistem apa yang diterapkan untuk memantau kemajuan dan mengevaluasi kegiatan?
Paling banyak 400 kata, uraikan bagaimana anda memantau dan mengevaluasi pelaksanaan strategi ini.
9. Apa saja kendala utama yang dihadapi dan bagaimana kendala tersebut dapat diatasi?
Paling banyak 300 kata, uraikan masalah utama yang dihadapi selama pelaksanaan serta cara penanggulangan dan penyelesaiannya.
D. Dampak dan 10. Apa saja manfaat Keberlanjutan utama yang (40 %) dihasilkan inisiatif ini?
- Paling banyak 700 kata, uraikan dampak dari inisiatif ini; - Berikan beberapa contoh konkrit bagaimana inisiatif ini berhasil membuat perubahan dalam penyelenggaraan pelayanan publik; - Uraikan bagaimana perbaikan pelayanan publik tersebut telah memberikan dampak positif kepada masyarakat; dan - Jelaskan bagaimana dampak tersebut diukur.
11. Apakah inisiatif ini berkelanjutan dan direplikasi?
- Paling banyak 500 kata, uraikan bagaimana inisiatif ini sedang dilanjutkan (misalnya, dalam hal berkelanjutan secara keuangan, sosial dan ekonomi, budaya, lingkungan, kelembagaan dan peraturan); dan - Jelaskan apakah inisiatif ini sedang direplikasi atau didiseminasi untuk seluruh pelayanan publik di tingkat nasional dan/atau internasional dan/atau bagaimana inisiatif ini dapat direplikasi.
12. Apa saja pembelajaran yang dapat dipetik?
Paling banyak 500 kata, uraikan pengalaman umum yang anda peroleh dalam melaksanakan inisiatif ini, pembelajarannya serta rekomendasi anda untuk masa depan. 11
B. Pengajuan Proposal Pengajuan proposal dilakukan sebagai berikut: 1. Proposal diajukan oleh unit pelayanan secara online kepada Administrator Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota) melalui situs resmi Kompetisi Inovasi Pelayanan Publik, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, http://sinovik.menpan.go.id 2. Administrator Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah (Provinsi/Kabupaten /Kota) melanjutkan penyerahan proposal kepada Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi secara online atau melakukan koreksi sebelum diserahkan kepada Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi secara online. 3. Unit pelayanan dapat berupa satuan kerja terendah sampai dengan satuan kerja tertinggi di lingkungan Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota), dengan catatan inovasi memberikan dampak bagi Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota) yang bersangkutan. 4. Administrator Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah adalah Sekretaris Jenderal - Sekretaris Kementerian/ Sekretaris Utama Lembaga/ Sekretaris Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota) atau pejabat yang diberi wewenang. 5. Cara mengajukan proposal secara online sebagai berikut: a. Administrator Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah (Provinsi /Kabupaten/Kota) diberi ID Pengguna dan Sandi oleh Administrator Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. b. Administrator Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah membuatkan akun dan Sandi unit pelayanan. c. Unit pelayanan berdasarkan akun yang diberikan oleh Administrator Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota) dapat mengakses http://sinovik.menpan.go.id melakukan pengisian proposal. 6. Setelah proposal diterima oleh Administrator Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Rerormasi Birokrasi dan waktu pengajuan ditutup, sistem secara otomatis mengirimkan notifikasi ke setiap admin lokal melalui email yang berisi: a. Judul, akronim serta ID proposal yang sudah diterima; b. Nama program; dan c. Tanggal dan waktu diterima.
12
BAB V MEKANISME SELEKSI A. Mekanisme Seleksi 1. Seleksi Administrasi Untuk dapat memenuhi kualifikasi sebagai nominasi, praktik inovasi yang diusulkan akan melalui seleksi administrasi. Seleksi administrasi dilakukan oleh Administrator Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi secara sistem, dengan memperhatikan: a. Relevan dengan salah satu kategori penghargaan; b. Kelengkapan proposal pada aplikasi online; c. Secara penuh telah diimplementasikan minimal 1 (satu) tahun; d. Menyertakan rencana aksi dalam satu tahun terakhir; e. Telah dilembagakan dan memenuhi unsur keaslian; khusus bagi usulan di tingkat Daerah, bukan merupakan murni pilot project atau kebijakan unggulan di tingkat Pusat, program CSR atau pendampingan mitra pembangunan. Administrator Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi secara sistem akan memberikan notifikasi untuk melengkapi atau menyempurnakan proposal kepada Administrator di tingkat Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota). Pengajuan yang tidak memenuhi keempat prasyarat tersebut hingga akhir tenggat waktu akan didiskualifikasi tidak diikutsertakan ke dalam evaluasi. 2. Penilaian Proposal Tahap I Penilaian proposal tahap I merupakan tahap penilaian oleh Tim Evaluasi terhadap proposal yang secara administrasi berhak untuk dinilai dari substansi sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan. Penilaian proposal tersebut dilakukan sebagai berikut: a. Dilakukan secara individual oleh Tim Evaluasi dengan catatan setiap proposal dinilai minimal oleh 2 (dua) orang Evaluator. b. Nilai rata-rata yang diberikan sesuai urutan besaran nilai dan ditetapkan yang mempunyai nilai tertinggi, dengan mempertimbangkan jumlah proposal yang masuk serta keterwakilan kelompok Kementerian/Lembaga, Pemerintah Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota). c. Administrator Kementerian PANRB menyampaikan notifikasi mengenai nama hasil penilaian proposal melalui alamat email yang bersangkutan dan/atau mengumumkannya melalui media massa.
13
3. Penilaian Proposal Tahap II Penilaian proposal tahap II merupakan tahap penilaian terhadap kelengkapan bukti dan relevansinya dengan proposal yang diajukan. Oleh karena itu dalam tahap II ini dilakukan sebagai berikut: a. Meminta kepada yang lolos seleksi proposal Tahap I untuk menyampaikan dokumen pendukung secara online melalui fasilitas yang telah disediakan, minimal: 1) Referensi dari 2 (dua) instansi penerima manfaat atau pemangku kepentingan yang relevan dan terkait lainnya, yang setidaknya menunjukkan capaian penting dari inisiatif yang diajukan dan mengapa inisiatif ini layak memperoleh penghargaan dan menjadi acuan bagi transfer dan replikasi kebijakan reformasi birokrasi; dan 2) Hasil Survei Kepuasan Pengguna Layanan. Penyertaan publikasi lain akan memberikan nilai tambah terhadap proposal yang diajukan. b. Penilaian dilakukan oleh Tim Evaluasi untuk menentukan inovasi yang maju pada tahap Penilaian Presentasi dan Wawancara. 4. Penilaian Presentasi dan Wawancara Penilaian presentasi dan wawancara dilakukan terhadap inovasi yang dinyatakan lolos untuk mengikuti Tahap Presentasi dan Wawancara sebagai berikut: a. Administrator Kementerian PANRB menyampaikan notifikasi sekaligus mengundang inovasi pelayanan publik yang lolos untuk menyampaikan presentasi sekaligus wawancara dihadapan Tim Panel Independen. b. Tim Panel Independen memberikan waktu untuk melakukan presentasi yang dilanjutkan dengan wawancara. c. Masing-masing anggota Tim Panel Independen memberikan penilaian secara individual. d. Hasil penilaian presentasi dan wawancara merupakan nilai rata-rata yang diberikan oleh Tim Panel Independen. Penilaian Komponen dan unsur dalam presentasi dan wawancara dilakukan sesuai dengan matriks sebagai berikut: No
1
Komponen (K) Presentasi dan Wawancara (20%)
Unsur (U)
Nilai (N) (maksimal 100)
Perhitungan (KxUxN)
Hasil
a. Pemenuhan/pengaturan waktu penyajian presentasi serta kejelasan penyampaian dan penyajian presentasi (10%)
14
b. Pengetahuan mengenai inovasi pelayanan publik yang disampaikan (10%) 2
Materi (50%)
a. Unsur inovasi (20%) b. Kemanfaatan (15%) c. Replikasi dan Keberlanjutan (15%)
Jumlah
5. Penilaian Lapangan Penilaian lapangan, yaitu verifikasi dan observasi secara terbuka dan/atau tertutup mengenai keadaan dan kondisi untuk memberikan, meyakinkan hasil presentasi dan wawancara tersebut. Dalam hal secara terbuka, Tim Independen dapat menugaskan Tim Penilaian Lapangan untuk melakukan verifikasi dan observasi dengan mengedepankan integritas, profesionalitas, dan akuntabilitas. Dalam hal secara tertutup Tim Panel Independen dapat menugaskan Mistery Shopper untuk melakukan observasi secara tertutup atau diam-diam, melihat kondisi nyata inovasi pelayanan publik yang diajukan.Hasil observasi tersebut dilaporkan kepada Tim Panel Independen. Tim Independen berhak menguatkan, mengurangi, atau membatalkan hasil penilaian lapangan. 6. Penilaian Tahap Akhir Penilaian tahap akhir merupakan sidang Panel Tim Panel Independen untuk menentukan peringkat terbaik inovasi pelayanan publik dengan komposisi mempertimbangkan jumlah proposal yang masuk dan keterwakilan kelompok Kementerian/Lembaga, Pemerintah Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota).
15
BAB VI PUBLIKASI DAN BIMBINGAN TEKNIS Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi bersama instansi terkait melakukan publikasi melalui berbagai mekanisme mengumumkan dan mendiseminasikan penyelenggaraan kompetisi inovasi pelayanan publik, yaitu: 1. Surat Edaran. Pemberitahuan melalui Surat Edaran kepada seluruh Kemeterian/Lembaga dan Pemerintah Daerah (Provinsi/Kabupaten/Kota) untuk mengajukan inovasi di tiap unit kerja dalam lingkup wilayahnya; 2. Pemberitaan di sejumlah media dan pada Gelar Inovasi Pelayanan Publik; 3. Sosialisasi pada level Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Provinsi. Briefing dilakukan untuk mensosialisasikan instrumen sekaligus memberikan ID Pengguna dan Sandi kepada seluruh instansi dan pemerintah provinsi untuk dapat mengajukan proposal secara online. Akses Pemerintah Kabupaten/Kota diberikan kepada Provinsi untuk didistribusikan; 4. Coaching Clinic. Kementerian PANRB akan melakukan coaching clinic secara rotasi di beberapa Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Provinsi tiap tahunnya dengan dihadiri sejumlah Pemerintah Kabupaten/Kota.
Salinan sesuai dengan aslinya KEMENTERIAN PANRB Kepala Biro Hukum, Komunikasi dan Informasi Publik, ttd Herman Suryatman
16
17
