MEDEWERKERSVERVOERSPLAN

HET MEDEWERKERSVERVOERSPLAN VAN HET HAGAZIEKENHUIS

Datum: December 2008 Status: concept Stuurgroep Vervoersbeleid Hans Krikke - Manager PO&O (Eric Dirkes - Manager FB) (Anja Korteland - Org. Manager B&K)

DECEMBER 2008 1. INLEIDING .................................................................................................... 3 1.1 1.2 1.3 1.4

GESCHIEDENIS ........................................................................................................................................... 3 AANLEIDING .............................................................................................................................................. 3 DOELSTELLINGEN ...................................................................................................................................... 3 UITGANGSPUNTEN ..................................................................................................................................... 4

2. ONDERZOEK HUIDIGE MAATREGELEN ........................................................... 5 2.1 2.2 2.3

ONDERZOEKSMETHODE ............................................................................................................................. 5 STIMULEREN VS ONTMOEDIGEN................................................................................................................. 5 CONCLUSIES .............................................................................................................................................. 6

3. PLAN VAN AANPAK ........................................................................................ 7 3.1 INLEIDING .................................................................................................................................................. 7 3.2 PARKEERBELEID EN REISKOSTENVERGOEDINGEN ...................................................................................... 7 Parkeer- en vergoedingenmodel ...................................................................................................................... 7 Hoe werkt de OV vergoeding ........................................................................................................................... 9 Kosten en baten ................................................................................................................................................ 9 Randvoorwaarden .......................................................................................................................................... 10 3.3 VERBETERING OVERIGE REGELINGEN ...................................................................................................... 11 Fietsenstallingen ............................................................................................................................................ 11 Kwaliteit- en verbetercyclus........................................................................................................................... 11 Dienstfiets ...................................................................................................................................................... 12 FietsActie ....................................................................................................................................................... 12 3.4 AANVULLENDE MAATREGELEN ............................................................................................................... 13 Trappers ......................................................................................................................................................... 13 Haga carpool ................................................................................................................................................. 13 Gezondheidscampagne .................................................................................................................................. 13 3.5 SAMENVATTING VERBETERPLAN ............................................................................................................. 14 BIJLAGE I COMMUNICATIEPLAN ....................................................................... 15 BIJLAGE II ACHTERGROND EN BEREKENINGEN PARKEREN ............................. 17 BIJLAGE III BEREKENING OV VERGOEDING .................................................... 18 BIJLAGE IV OVERIGE BEREKENINGEN .............................................................. 20 BIJLAGE V IMPLEMENTATIEPLAN MAATREGELEN PO&O ................................... 22

2

DECEMBER 2008 1.

Inleiding

1.1

Geschiedenis

In 1998 is er een vervoersplan opgesteld voor de locatie Leyweg, vanwege mogelijke toekomstige parkeerproblematiek door de bouw van de nieuwe polikliniek. In 1997 is voor de locatie Sportlaan een afstudeeronderzoek afgerond gericht op het in kaart brengen van de bereikbaarheid en toegankelijkheid van deze locatie. In navolging daarop is in 1998 het mobiliteitgedrag in kaart gebracht van deze locatie, in verband met de huisvesting van het JKZ op hetzelfde RKZ-terrein. Deze verandering maakte een uitbreiding van het aantal parkeerplaatsen noodzakelijk. Op basis van deze plannen is op beide locaties onder andere een parkeerbeleid ingevoerd (betaald parkeren, pasjessysteem enz). Op de locatie Leyweg zijn er daarnaast bijvoorbeeld fietsenrekken geplaatst bij de polikliniek en is het fietsenplan ingevoerd als onderdeel van het meerkeuzesysteem. Als laatste zijn de dienstfietsen tussen beide locaties geïntroduceerd.

1.2

Aanleiding

Enerzijds is de huidige situatie dat het pakket aan maatregelen al jaren niet meer voldoende aansluit bij het reizigersprofiel dat de organisatie heeft, te merken onder andere aan de toegenomen parkeerdruk op de locatie Leyweg. Anderzijds tast het woon-werkverkeer van het Hagaziekenhuis de leefbaarheid van de stad aan, alsmede het milieu, vanwege o.a. de omstreden CO2 uitstoot. Daarom is het onderdeel van de milieuvergunning om een duidelijk beleid te voeren op vervoer van en naar de organisatie. Vertaald naar het HagaZiekenhuis is er dan veel te behalen op woon-werkverkeer omdat op dit dagelijks terugkerend verkeer meer invloed uit is te oefenen dan bijvoorbeeld bezoekers. Ook andere ziekenhuizen en partijen beamen dit. Als laatste wordt ingespeeld op de plannen voor de vernieuwbouw, waarbij er tijdens de verbouwing sprake zal zijn van een afname aan parkeerplaatsen en in de uiteindelijke situatie het aantal parkeerplaatsen naar schatting afgenomen zal zijn. Hiertoe is een vervoersbeleid opgesteld met visie voor de komende jaren in Sept. 2007 (zie notitie „vervoersmanagement1‟) dat kijkt vanuit de belangen van het ziekenhuis (bereikbaarheid), de medewerkers en het milieu. In deze notitie is het profiel van de organisatie onderzocht en een stand van zaken gegeven over de huidige vervoersmaatregelen die nu in werking zijn in het HagaZiekenhuis betrekking hebbende op alle soorten reizigers en vervoer dat plaatsvindt rondom het Ziekenhuis. Uit dit onderzoek is ook gebleken dat het grote prioriteit heeft om een vervoersplan op te stellen dat gericht is op medewerkers.

1.3

Doelstellingen

Doelstelling: Het terugdringen van gemotoriseerd verkeer van en naar het ziekenhuis onder medewerkers waarbij bereikbaarheid en toegankelijkheid, en een goed evenwicht tussen aantrekkelijk werkgeverschap en een gezonde bedrijfsvoering worden gewaarborgd. Hierbij richten wij ons met name op medewerkers die wonen binnen een straal van 7,5 km (in overeenstemming met onderzoek van Stadsgewest Haaglanden2). Dit realiseren wij door: a) het gebruik van gemotoriseerde vervoersmiddelen terug te dringen tot 25% van de medewerkers of minder, b) het gebruik van het alternatieve vervoersmiddelen zoals openbaar vervoer en de fiets actief te stimuleren en aantrekkelijk te maken voor medewerkers.

3

DECEMBER 2008

Toelichting op de doelstelling Waarom terugdringen tot 25%? Het terugdringen van verkeer is uitgedrukt in cijfers om er gericht aan te kunnen werken en het toetsbaar te maken. Ter illustratie: op dit moment is de situatie aan de Leyweg zo, dat ongeveer de helft van het aantal medewerkers werkend op deze locatie een parkeerabonnement heeft. Dit aantal zou dus met deze doelstelling gehalveerd moeten worden. Waarom het stimuleren van alternatieven? Vanwege het evenwicht tussen aantrekkelijk werkgeverschap en een gezonde bedrijfsvoering, en om draagvlak te creëren voor de ontmoedigingsmaatregelen, zie 1.4, is het stimuleren van alternatieven een belangrijke doelstelling. Dat betekent het stimuleren van het openbaar vervoer en het fietsgebruik. Waarom werknemers? Vanwege het feit dat het woon-werkverkeer dagelijks een terugkerende grote stroom verkeer is van en naar het ziekenhuis, maar ook omdat de relatie werkgever-werknemer zich het beste leent voor het stellen van regels of beloningen door middel van arbeidsvoorwaarden, is er gekozen om in dit plan de doelgroep medewerkers uit te werken. Waarom is gekozen voor een straal van 7,5 km? Het Stadsgewest Haaglanden heeft onderzocht dat binnen een straal van 7,5 km in de stad de fiets het snelste vervoermiddel is en reizigers daarbinnen het meest bereid zijn om met de fiets naar hun bestemming te gaan1. Daarom is het keuzegedrag van deze doelgroep het meest beïnvloedbaar. Uit het profiel van het Hagaziekenhuis (zie „vervoersmanagement 2) blijkt dat de grootste groep medewerkers binnen deze straal van 7,5 km woont. Daarvan komt aan de Leyweg nu 41,5% met de auto (peildatum juni 2007). Vanuit deze wetenschap is het een logische stap van hen meer te vragen dan van medewerkers van ver weg. Om een beeld te krijgen: als de doelstelling (van 25%) aan de Leyweg voor deze groep wordt gehaald betekent dat op dit moment een daling van 260 parkeerabonnementen.

1.4

Uitgangspunten

Om de doelstelling te bereiken worden een aantal uitgangspunten gehanteerd: 1. Bij het beoordelen van het maatregelenpakket moet naar een verhouding gezocht worden van maatregelen waarbij een zo min mogelijk aantal ontmoedigingsmaatregelen bestaan tegenover een ruim aantal beloning en overredingsmaatregelen om draagvlak te creëren bij medewerkers. Voor de duidelijkheid: Ontmoedigingsmaatregelen: d.w.z. onaantrekkelijk of onmogelijk maken van ongewenst gedrag Beloningsmaatregelen: d.w.z. belonen voor gewenst gedrag Overredingsmaatregelen: d.w.z. gewenst gedrag aantrekkelijk maken. 2. De nieuwe maatregelen gaan gelden voor medewerkers van beide locaties van het Hagaziekenhuis: locatie Leyweg en locatie Sportlaan. 1

1

Regionale Nota Mobiliteit Haaglanden d.d. 29 juni 2005 (via www.haaglanden.nl)

4

DECEMBER 2008 2.

Onderzoek huidige maatregelen

2.1

Onderzoeksmethode

2

Voor dit onderzoek is voortgebouwd op informatie uit de profielen en maatregelen van de notitie vervoersmanagement2. De aanbevelingen daaruit zijn meegenomen in dit plan. De maatregelen die betrekking hebben op medewerkers zijn hieruit geselecteerd en vervolgens getoetst op de specifieke doelstelling van dit vervoersplan. Daarnaast is onderzoek gedaan naar nieuwe maatregelen. N.B.: cijfermatig materiaal mistte in veel gevallen om te gebruiken voor de beoordeling. Aanbevolen wordt des te meer om prestatie-indicatoren in beeld te brengen.

2.2

Stimuleren vs ontmoedigen

In lijn met de doelstelling zijn de maatregelen in de tabel beoordeeld op het wel of niet stimuleren van de fiets en het OV en het ontmoedigen van de auto. De beoordeling is als volgt weergegeven; Niet Zeer matig Matig Goed Zeer goed Uitmuntend Door het weergeven van het potentiële effect van elke maatregel daarnaast, wordt het duidelijk hoe zeer de maatregel het gehele beleid beïnvloedt en hoeveel prioriteit de maatregel heeft. Tabel 1: Maatregelen getoetst aan de doelstelling Maatregel/faciliteit Stimuleert

1 2

Facilitair Bedrijf/ Vastgoed Parkeerbeleid Fietsenstalling

3 4 5

Dienstfiets Douche- en kleedruimte Dienstauto

9 10

Personeel, Organisatie & Opleidingen Leaseregeling Fietsenplan –Meerkeuze Arbeidsvoorwaardensysteem Reiskostenvergoeding CAO woonwerkverkeer Reiskostenvergoeding zakelijk verkeer Verhuisregeling

11 12

Biesieklette jaarabonnement Fietsactie „Op de fiets werkt beter‟

13

Communicatie Routebeschrijving & reisinformatie internet/ intranet

6 7 8

2

Ontmoedigt

Potentieel effect

Fiets

OV

Auto

Zeer matig Matig Matig -

-

Niet

-

Nee

Klein Klein Klein

Matig/ Goed Nee

-

Nee -

Klein Middelmatig

Nee

Nee

Groot

Nee Zeer matig Matig Matig?

Nee Zeer matig -

Nee -

Middelmatig Klein

-

Klein Middelmatig

-

-

-

Klein

Groot Groot

Vervoersmanagement HagaZiekenhuis van de werkgroep vervoersmanagement 2007, status concept.

5

DECEMBER 2008

Toelichting bij: 1) Het parkeerabonnement kost nu €5 per maand aan de Leyweg, Sportlaan gratis. Dat nodigt uit tot parkeren. 2) De fietsenstalling Leyweg heeft 200 plekken voor de +- 2500 medewerkers. Dat is 1 op de 12,5 medewerker. Als je dat naast de normen van Den Haag legt (voor parkeren en fietsenstalling) of naast het aantal medewerkers dat binnen de 7,5 km woont, is dat erg weinig. Daarnaast is het nog eens een gedeelde stalling met bezoekers. Aan de Sportlaan zijn er 160 plekken voor de medewerkers. Ook dit is niet stimulerend. 3) Dienstfietsen worden nog niet zoveel gebruikt. De container voor het stallen aan de Sportlaan en het moeten terugbrengen voor half 5 zijn beide zeer ontmoedigend. 4) Douche en kleedruimte wordt naar horen zeggen weinig gebruikt en is geen bewezen reden om medewerkers op de fiets te krijgen. 7) Het aanschaffen van een fiets wordt er wel voordeliger door, maar het is nog geen bewezen reden om medewerkers te stimuleren. 8,9) Bij reiskostenvergoedingen wordt geen onderscheid gemaakt in vervoersmiddel 11) Op de fiets werkt beter is in principe een stimulerende maatregel om mensen op de fiets te krijgen, maar slechts 60 mensen doen jaarlijks mee (die misschien anders ook fietsen?) 12) Routebeschrijving & -info is slechts een hulpmiddel

2.3

Conclusies Er zijn geen beloningsmaatregelen en nauwelijks overredingsmaatregelen, maar wel maatregelen die als zodanig ingezet zouden kunnen worden (bv reiskostenvergoeding) Er zijn geen maatregelen die de auto ontmoedigen, ook niet voor de groep medewerkers die dichtbij wonen. Het grootste aantal maatregelen heeft betrekking op de fiets, maar toch lijkt het er niet op dat er veel medewerkers op de fiets komen. Er bestaat geen enkele maatregel om het Openbaar Vervoer te stimuleren. De maatregelen/ voorzieningen met het meeste effect op het geheel zijn het parkeerbeleid, en de reiskostenvergoedingen, daarnaast ook te noemen het fietsplan en de fietsactie. Dat wil zeggen dat, indien deze maatregelen goed zouden worden ingezet, dit een groot effect heeft op het beleid.

6

DECEMBER 2008 3.

Plan van Aanpak

3.1

Inleiding

Voortbouwend op de conclusies moet het plan bestaan uit de volgende elementen: Vernieuwd parkeerbeleid, fietsenstallingsvoorzieningen en reiskostenvergoeding; Eén of meer maatregelen om het OV te stimuleren; Het beloning- en ontmoedigingselement

3.2

Parkeerbeleid en reiskostenvergoedingen

De werkgroep parkeren* is bezig geweest met de uitwerking van een nieuw parkeerbeleid en reiskostenvergoedingen. Achtergrondinformatie over huidige cijfers en berekeningen zijn terug te lezen in de bijlagen of in de notitie vervoersmanagement voor het hele overzicht. *Projectgroepleden A.C.C. de Bruijn E. Kroon M. Griffioen K.I. Rusche B.Bol H. Graveland

Org.manager PASA Unithoofd Salarisadministratie Milieu coördinator Staffunctionaris PO&O Beheerder toegangscontrole en parkeerbeheer Organisatorisch Manager Logistiek

Afstand woon-werk personeel Uitgaand van de situatie aan de Leyweg (juni 2007) hebben er 1189 medewerkers een parkeerabonnement. Van alle medewerkers aan de Leyweg wonen er: 1173 medewerkers binnen een straal van 0 tot 5 km, waarvan er 443 medewerkers een parkeerabonnement hebben afgesloten. Dit is 38% van de medewerkers binnen deze straal. 383 medewerkers binnen een straal van 5 t/m 7,5 km, waarvan er 211 medewerkers een parkeerabonnement hebben afgesloten. Dit is 55% van de medewerkers binnen deze straal. 836 medewerkers binnen een straal van 7,5 t/m 50+, waarvan er 535 medewerkers een parkeerabonnement hebben afgesloten. Dit is 64% van de medewerkers binnen deze straal. Het valt op dat meer dan de helft van het personeelsbestand locatie Leyweg een parkeerabonnement heeft en dat iets minder dan de helft woonachtig is binnen een straal tot 5 km.

Parkeer- en vergoedingenmodel Medewerkers kunnen kiezen uit één van de volgende drie mogelijkheden om te reizen naar hun werk: met de auto middels een verhoogd parkeerabonnement naar aantal dagen werkzaam; of met het OV middels een abonnement van de HTM (tram/bus of RR) of NS (trein) via het HagaZiekenhuis inclusief vergoeding naar aantal dagen werkzaam; of per fiets middels toegenomen ruimte om de fiets te stallingen en deelname aan de fiets-actie Trappers. Toelichting: Het geldt voor alle medewerkers in dienst van het HagaZiekenhuis of die te werk worden gesteld in het HagaZiekenhuis. Voor de kilometergrens wordt uitgegaan van de ANWB routeplanner (zoals ook bij de CAO berekening wordt gehanteerd) en de kortste route vanaf de werklocatie. Is een medewerker werkzaam op beide locaties, dan geldt de verste afstand, ten gunste van de medewerker. De keuze voor de OV vergoeding of het parkeerabonnement is halfjaarlijks te maken, nl per April en per Oktober. Zo kan een medewerker in de zomer besluiten met het OV te komen of met de fiets en in de wintermaanden met de auto.

7

DECEMBER 2008 De vergoeding komt bovenop de huidige CAO reiskostenvergoeding en wordt alleen verkregen indien een OV abonnement wordt afgesloten die wordt aangeboden. Het parkeerabonnement gaat omhoog op de volgende wijze: Woonafstand medewerker 0-5 km 5-7,5 km 7,5- 10 km 10 – 15 km 15 - ….km

Parkeerabonnement € € € € €

50/mnd 40/mnd 30 /mnd 25 /mnd 20 /mnd

Een medewerker betaalt naar het aantal dagen werkzaam een bepaald percentage van het parkeerabonnement: 5 en 4 dagen: 100% 3 dagen: 70% 2 dagen: 55% 1 dag: 40% „Aanvullend‟ parkeerbeleid Leyweg P1 en P3 Vanaf 14.00 uur tot en met 06.00 uur „s ochtends zal het parkeerterrein P1 en P3 gratis toegankelijk zijn voor alle medewerkers (met of zonder parkeerautorisatie) Vanaf 06.00-14.00 uur toegankelijk voor medewerkers met parkeerautorisatie P4(situatie ongewijzigd) Toegankelijk voor alle poortspecialismen met parkeerpas (max per specialisme) en personeel met een medische indicatie (hiervoor geldt dat zij een goedkeuring van de bedrijfsarts moeten hebben, waarop een termijn is aangegeven). Externen (gratis). Dit zijn gasten van de directie, huisartsen, verloskundige, artsen MCH, Parnassia en de GGD. Tussen 16.00-05.00 uur gedurende het gehele weekend toegankelijk voor iedereen met een parkeerautorisatie. Tussen 15.00-05.00 uur en gedurende het gehele weekend toegankelijk voor de arts assistenten van de Heelkunde met een parkeerautorisatie. Sportlaan Alle parkeerplaatsen excl zijterrein Vanaf 14.00 uur tot en met 06.00 uur „s ochtends gratis toegankelijk voor alle medewerkers, (met of zonder parkeerautorisatie) Vanaf 06.00-14.00 uur toegankelijk voor medewerkers met parkeerautorisatie Organisaties Organisaties die rondom het HagaZiekenhuis, locatie Leyweg of locatie Sportlaan, gelegen zijn en van onze parkeerplaats gebruik maken, kunnen een abonnement afsluiten van €35 per parkeerplaats per maand (AHZ, Occulentie, Langeveld, bewoners woonflat enz). Deze regeling geldt niet voor individuele personen. Uitrijkaarten Deze kaarten kunnen via de Servicedesk besteld worden tegen een tarief van €3 per kaartje. Vrijwilligers kunnen van het budget van hun afdeling via de organisatorisch manager een gratis uitrijkaart krijgen. Iedere OM-er kan uitrijkaarten tegen vergoeding bestellen. De OM-er bepaalt wie er in aanmerking komt voor een uitrijkaart.

8

DECEMBER 2008

Hoe werkt de OV vergoeding Om voor de OV vergoeding in aanmerking te komen dient een OV-abonnement aangeschaft te worden. Dit is een jaartrajectkaart van de NS voor de trein of van de HTM voor tram/ bus/ Randstadrail. Een maandkaart behoort ook tot de mogelijkheden, dan geldt dat er maximaal 10 maandkaarten per jaar kunnen worden aangeschaft. In de praktijk zal de categorie medewerkers tot 20km meestal een bus/ tram abonnement aanschaffen en daarboven een kaart voor de trein. Vergoeding De medewerker ontvangt een vergoeding van het Hagaziekenhuis op het abonnement dat via het Haga wordt aangeschaft, naar het aantal dagen dat men werkt. Deze vergoeding is maximaal 50%, en verder op de volgende wijze opgebouwd: 5 en 4 dagen werkzaam: 50% 3 dagen werkzaam: 35% 2 dagen werkzaam: 27,50% 1 dag werkzaam: 20% Extra is de korting van rond de 2% tot 5% (onder voorbehoud) die de reisorganisatie verstrekt. De medewerker krijgt een persoonlijke inlogcode zodat hij via internet zijn eigen trajectkaart kan bestellen en er zo min mogelijk administratie voor hem en voor het Hagaziekenhuis overblijft. Het bedrag wordt maandelijks van zijn salaris ingehouden en de korting ermee verrekend. MkSA Het OV abonnement kan deels ingezet worden via het MKSA. Deelname aan deze regeling is fiscaal gezien aantrekkelijk, omdat over het bedrag geen loonheffing en andere werknemerspremies betaald worden. Hierdoor heeft de medewerker een belastingvoordeel dat kan variëren van 32 tot 52%. De verlaging van het brutoloon kan echter wel een nadeel zijn voor de hoogte van een eventuele WW- of WIA (voorheen WAO) uitkering. Brutoloonverlaging kan invloed hebben op de berekeningsgrondslag voor het vakantiegeld, de eindejaarsuitkering, de eventuele jubileumgratificatie en/of overheidstoeslagen. Bus/tram De prijs van een gewoon HTM (jaar-)abonnement voor bus en tram is voor 1 ster (een zone) €381,50, voor 2 sterren €632,50. In de praktijk zullen veel medewerkers het 2 sterren abonnement nodig hebben vanwege de ligging van de zones. Heel het gebied Den Haag, Rijswijk, Nootdorp, Delft, Wateringen, Naaldwijk, Monster tot en met s‟Gravenzande is, indien bereikbaar, met een 2 sterrenabonnement te bereizen. Randstadrail Randstadrail rijdt op het traject naar Zoetermeer. Randstadrail geeft jaartrajectkaarten uit, ook verkrijgbaar via de HTM, die voordeliger zijn dan de 3-sterrenabonnementen. Een jaarkaart van regio Hagaziekenhuis naar bv Leidschenveen kost 630,-, een kaart naar Zoetermeer kost 871,(zonder de korting). Met deze kaart kan op dit traject altijd gereisd worden met de Randstadrail en op eind- of vertrekbestemming met een aansluitende bus of tram. Trein Met een trajectabonnement reist men onbeperkt op een vast traject per trein. Dit traject is de reis tussen bv Den Haag Centraal of Hollands Spoor en het dichtst bij huis zijnde station van de medewerker. Met deze kaart krijgt men tevens in de voordeeluren 40% korting op andere NStrajecten en kunnen weekendretours worden aangeschaft. Over het algemeen is een trajectkaart voordelig als men gemiddeld drie á vier keer per week reist met een enkele reisafstand van minder dan 80 kilometer. De kosten van een NS (maand)trajectkaart (2e klas) zijn afhankelijk van de afstand die men aflegt. Stel dat men reist van station Leiden naar station Den Haag CS. Dit traject kost met een jaartrajectabonnement € 823,- (zonder de korting).

Kosten en baten Inkomsten bezoekersparkeren Het AMT heeft ingesteld dat bezoekersparkeren omhoog kan tot € 1 per uur.

9

DECEMBER 2008 Een gemiddeld bezoekduur varieert van 30 minuten tot en met 2 uur. Onderstaand een schema van de nieuw te hanteren bezoekerstarieven. Een bezoeker is nu gemiddeld €3 aan parkeerkosten kwijt per bezoek. 1e 20 minuten gratis 1e uur € 1,00 2e uur € 1,00 3e uur € 1,00 4e uur € 1,00 enz Een verloren kaart € 15,Naar verwachting leidt deze tariefsverhoging tot een meeropbrengst van circa €157.000 per jaar; deze inkomsten zijn verwerkt in tabel 2. Daarnaast is de verwachting dat een parkeerplek 3x verhuurd zal worden; deze extra inkomsten zijn niet meegenomen in tabel 2. Ook de parkeeropbrengst medewerkers gaat omhoog, verwerkt in tabel 2, zie bijlage II. Tabel 2: Samenvattend kostenplaatje: structureel jaarlijkse kosten Parkeeropbrengst medewerkers1

Parkeeropbrengst bezoekers2

CAO3

Exploitatie kosten parkeerbeheer4

OV vergoeding5

Totale Kosten/ baten vervoer

Oud

+ € 77.220

+€ 325.000

- € 517.000

- € 228.000

geen

- € 342.780

Nieuw

+ € 365.469

+€ 482.000

- € 517.000

- € 265.000

- € 261.264 tot - € 401.558

- € 195.795 tot - € 336.389

+€ 157.000

0

- € 37.000

- € 261.264 tot - € 401.558

+ € 146.985 tot + € 6.691

Verschil + € 288.249 (kostenbaten) 1

)Nieuwe situatie op basis van schatting dat 25% zijn gedrag verandert, zie bijlage II ) De parkeeropbrengst bezoekers is op basis van de huidige gegevens uitgaand van een verhoogd parkeertarief. 3 ) Zie bijlage IV 4 ) Dit zijn personele kosten, terrein kosten, fietsenstalling enz. Situatie nieuw: + 1fte PASA 5 ) Kosten voor de vergoeding vallen waarschijnlijk nooit hoger uit dan de 2,5 ton omdat schatting deelname aan de hoge kant is en extra inkomsten via MKSA hier niet bij inbegrepen zit. Zie voor welke aannames gedaan zijn de uitgebreide berekening in bijlage III 2

Tabel 3: Eenmalige Implementatiekosten Maatregel Kosten 2 Fte 3 maanden* € 65.000,00

Verantwoordelijk PO&O

*

Eenmalige kosten zijn benodigd tijdens de implementatie fase vanwege het inhuren van een externen, gedurende 3 maanden 2 fte. Wat betekent dat er rekening gehouden moet worden met een uurtarief van ongeveer € 70,00 per uur. (totaal € 65.000,00 excl. b.t.w.)

Randvoorwaarden Capaciteit fietsenstalling aanpassen, zie 3.3 Slagboom plaatsen bij het M-gebouw en parkeermeters bij het oogziekenhuis Voldoende menskracht om het systeem te implementeren, met name bij de afdeling PASA en Communicatie. De implementatie tijd is ongeveer 3 maanden en er zijn hiervoor 2 fte benodigd. N.B. Bij invoer per April 2009 is een definitief besluit nodig op uiterlijk 1 Januari 2009. Structurele functie vervoerscoördinator Geschat wordt op 1 Fte. (inclusief administratie HTM en NS, MKSAvervoer e.d.) Deze dient te worden opgenomen in de begroting. Na invoer vindt evaluatie plaats na 6 maanden op tenminste de volgende criteria:

10

DECEMBER 2008 Kosten en baten. Het AMT beoordeelt opnieuw of kosten voor de OV vergoeding naar draagkracht zijn De beoogde doelstellingen Overige voor- en nadelen

3.3

Verbetering overige regelingen

Fietsenstallingen Bij invoeren van het nieuwe vervoersbeleid is het van groot belang dat voldoende fietsenstallingen gerealiseerd zullen worden. Het is een belangrijke randvoorwaarde bij het invoeren van het parkeerbeleid. Leyweg Stel dat van de groep medewerkers die binnen een straal van 7,5 km woont de helft met de fiets gaat reizen, zullen er nog eens 315 extra rekken in gebruik genomen moeten kunnen worden. Voor de berekening en overige aanbevelingen, zie bijlage IV. Sportlaan Stel dat 25% van de groep medewerkers die binnen een straal van 7,5 km woont ervoor kiest om met de fiets te komen, dan zullen ongeveer 180 extra rekken in gebruik genomen moeten kunnen worden. Voor de berekening en overige aanbevelingen, zie bijlage IV.

Kwaliteit- en verbetercyclus Een groot knelpunt in het onderzoek was het gebrek aan statistische gegevens over het gebruik en de beleving van medewerkers naar het gebruik van de fiets, het OV of de auto voor woonwerkverkeer. Daarnaast werd het ook duidelijk dat de meeste maatregelen niet effectief worden ingezet. Daarom wordt beoogd een kwaliteit- en verbetercyclus op te zetten voor vervoersmaatregelen. Dit geldt voor alle genoemde maatregelen uit het vervoersmanagement, waarvan in dit plan alleen de maatregelen gericht op medewerkers genoemd zijn. Voor elke maatregel is de huidige verantwoordelijke aangesteld om het volgende te doen: Het implementeren en hanteren van prestatie-indicatoren, zoals hieronder een aanzet is gegeven Het periodiek evalueren van de maatregel Meer bekendheid geven aan de maatregel om zoveel mogelijk medewerkers de mogelijkheid te geven mee te doen De prestatie-indicatoren zullen periodiek worden geleverd aan een „vervoerscoördinator‟ die een jaarlijkse bondige rapportage maakt voor het management. Dit ook in het kader van het evalueren van het vervoerbeleid. Hieronder is een aanzet gegeven voor prestatie-indicatoren die van belang zijn. Een deel hiervan is niet in gebruik / geïmplementeerd. 1 -

Parkeerbeleid: Aantal parkerende medewerkers per tijdspad (uur/dag/week/maand) per locatie Aantal parkerende bezoekers per tijdspad (uur/dag/week/maand) per locatie

2 -

Fietsenstalling Aantal fietsende medewerkers per dag, week, maand per locatie Aantal fietsende bezoekers per dag, week, maand per locatie Aantal beschikbare fietsenrekken per medewerker/bezoeker in verhouding tot norm Aantal medewerkers dat met de fiets komt in verhouding tot totaal aantal medewerkers/medewerkers dat met de auto komt/ enz

3

Dienstfiets

11

DECEMBER 2008 -

Aantal medewerkers dat gebruik maakt van dienstfiets per locatie Gemiddeld aantal dienstfietsen per dag die gebruikt worden

4 -

Douche- en kleedruimte Aantal gebruikers per week

5 -

Dienstauto Aantal ritten per dag, week, maand

6 -

Leaseregeling Aantal lease-auto‟s in bedrijf Milieuvriendelijke labels van lease-auto‟s (A t/m G)/ milieuvriendelijke voorzieningen

7 -

Fietsenplan –Meerkeuze Arbeidsvoorwaardensysteem Aantal medewerkers dat per jaar instapt per geld-/ tijdbron

8 -

Reiskostenvergoeding CAO woon-werkverkeer Woonafstand medewerkers per kilometer Kosten per maand, jaar, medewerker in woongebied

9 -

Reiskostenvergoeding zakelijk verkeer Aantal medewerkers dat gebruik maakt van vergoedingen Aantal vergoeding per auto (kilometers, bedrag) Kosten per maand, jaar, medewerker in woongebied

10 Verhuisregeling Aantal medewerkers dat gebruik maakt van de verhuisregeling per maand/jaar 11 Biesieklette jaarabonnement Aantal medewerkers dat gebruik maakt van abonnement 12 Fietsactie „Op de fiets werkt beter‟ Aantal medewerkers dat meedoet per jaar Aantal gereden kilometers per medewerker Woonafstand van medewerker 13 Routebeschrijving & reisinformatie internet/ intranet Aantal medewerkers/ bezoekers dat pagina bezoekt per dag/week enz.

Dienstfiets Aanbevelingen: Een betere stalling aan de Sportlaan en bij voorkeur in het zicht (bv de fietsenstalling), dit is gratis promotie voor het gebruik ervan Mogelijk maken dat de medewerker zijn fiets niet meer hoeft terug te brengen naar locatie, bv doordat logistiek de fietsen met huidige goederenbusjes terugbrengt (zodat extra rijden niet of nauwelijks nodig is). Eventueel meer fietsen aanschaffen als blijkt dat er op deze wijze meer gebruik van wordt gemaakt. FietsActie De actie „Op de fiets werkt beter‟ kan een grotere rol spelen in het nieuwe vervoersbeleid. Hiertoe zou meer PR gedaan moeten worden. De actie kan ook achterwege gelaten worden door invoering van de ludiekere actie waar het beloningselement meer inzit, zoals Trappers. Zie paragraaf 3.4, aanvullende maatregelen.

12

DECEMBER 2008 3.4

Aanvullende maatregelen

Op basis van onderzoek naar de mogelijkheden op dit gebied is een aantal makkelijk beheersbare en zoveel mogelijk kostenneutrale maatregelen gevonden die worden aanbevolen om in te zetten:

Trappers Medewerkers kunnen punten sparen met elke fietsrit, die worden geregistreerd met een „tag‟ aan hun fiets. Het aantal punten per rit wordt afgesproken met de werkgever. Op de trapperswebsite heeft de medewerker zijn eigen pagina waarop hij/ zij zijn gespaarde punten kan inzien en wat hij ervoor kan krijgen. Zo kan men allerlei leuke producten krijgen in de webshop die thuis worden bezorgd. In deze regeling zit een competitie- en beloningselement. De PR wordt gedaan door Trappers zelf, zie www.trappers.net N.B. Een medewerker kan maar één keer kiezen voor een vergoeding, hetzij voor Reizend Rijk, hetzij voor een OV abonnement of Trappers.

Haga carpool Het HagaZiekenhuis kan carpoolers ondersteunen bij het zoeken van een carpoolpartner. Zo kan er een link gemaakt worden op intranet naar een eigen Haga-carpoolsite. Meerijden.nl heeft deze service en deze is gratis (eigen domeinnaam aanmaken). HagaZiekenhuis moet alleen zorgen voor PR om bekend te maken dat de carpoolmogelijkheid bestaat. Carpoolen heeft het extra voordeel dat collega‟s van verschillende afdelingen elkaar leren kennen, het doet goed aan de cultuur van het HagaZiekenhuis. Zie www.meerijden.nu

Gezondheidscampagne Medewerkers in de gezondheidszorg zijn dagelijks bezig met gezondheid, des te meer kan dit nieuwe vervoersbeleid kracht bijgezet worden in combinatie met een „gezondheidscampagne‟ over meer bewegen e.d. Zo wordt het fietsen gestimuleerd waarbij een link wordt gelegd naar het ziekenhuis en een positieve bijkomstigheid.

13

DECEMBER 2008

3.5

Samenvatting verbeterplan

Maatregel/activiteit Verhoging parkeerabonnement medewerkers OV jaarkaarten vergoeding

Verantwoordelijk FB

Uitbreiden fietsenstallingen Leyweg en Sportlaan

Vastgoed/ FB

Kwaliteit- en verbetercyclus

Maatregel afhankelijk

Dienstfietsen service verbeteren

FB

Fiets stimuleren door verbetering fietsactie en/of „Trappers‟

PO&O

Haga-carpool intranet

Milieu

Gezondheidscampagne

PO&O, Communicatie

PR

Communicatie e.a.

PO&O

Motto: Al dat wat je doet, is het waard om goed te doen.



14

DECEMBER 2008 Bijlage I Communicatieplan 1.

Inleiding

Het HagaZiekenhuis wil een nieuw vervoersplan vaststellen. De reden hiervoor is de groeiende parkeerproblematiek op de locaties Leyweg en Sportlaan. Deze problematiek zal naar verwachting toenemen tijdens en na de aanstaande verbouwingsactiviteiten. In het vervoersplan richten de te nemen maatregelen zich specifiek op de medewerkers van het HagaZiekenhuis. De reden hiervoor is de verwachting dat bij de medewerkers het meeste rendement valt te behalen. De te nemen maatregelen zijn overwegend beperkend en kostenverhogend van aard. Hierdoor valt te verwachten dat de medewerkers niet vanzelfsprekend achter het vervoersplan gaan staan. Het HagaZiekenhuis zal derhalve een adequaat communicatiebeleid moeten voeren om bij de medewerkers begrip voor het vervoersplan te bewerkstelligen. Dit communicatieplan vormt hiervoor de leidraad. 2. Communicatiedoel Het doel van het nieuwe vervoersplan is het terugdringen van de parkeerproblemen. De communicatie draagt ertoe bij dat medewerkers begrip hebben voor de te nemen maatregelen. 3. Doelgroep Medewerkers HagaZiekenhuis 4. -

Communicatiedoelstellingen de medewerkers hebben begrip voor de maatregelen de medewerkers zijn goed op de hoogte van de alternatieve maatregelen die hen geboden wordt, zoals de OV vergoeding, de fietsactie enz de medewerker is zich meer bewust dat alternatief vervoer beter is voor hun gezondheid en/of voor het milieu de medewerkers werken actief mee om de parkeerproblemen terug te dringen de medewerkers weten dat de problemen tijdens de verbouwing (tijdelijk) nog kunnen toenemen

5. Communicatieboodschap Het HagaZiekenhuis komt met een nieuw vervoersplan om parkeerproblemen te verminderen. 6. Communicatiestrategie De te kiezen communicatiestrategie hangt voor een deel af van de inhoud van het vervoersplan, in het bijzonder de maatregelen die als negatief of als positief kunnen worden ervaren door de medewerkers. Want: hoe pijnlijker de maatregelen, hoe zorgvuldiger en scherper de communicatie; Maar ook: hoe sympathieker het stimuleringsbeleid, hoe duidelijker en positiever de communicatie. Te volgen communicatiestrategie in de volgende fasen: 1. Kennismaken 2. Nut en noodzaak 3. Bewijsvoering 4. Bewustwording afhankelijk van de definitieve inhoud van het vervoersplan. Hoe? Informatieverstrekking: door planmatig georganiseerde communicatie worden medewerkers op het juiste kennisniveau gebracht over nut en noodzaak en het resultaat. Het accent ligt op de inhoud. Wanneer? Vlak voor en tijdens de uitvoering, na afronding van een fase en bij weerstand. Hiervoor kunnen de bestaande middelen worden aangewend, zie paragraaf 8. 7. Budget voor communicatiemiddelen Budgetverantwoordelijk: P&O en/of FB (afhankelijk van maatregel) Budgetoverzicht in overleg met communicatie:

15

DECEMBER 2008 8.

uren (tijdschrijven) middelen: offertes

Communicatiemomenten en –middelen tijdens genoemde fasen

De stuurgroep bepaalt de planning van de organisatie. Dit gebeurt in overleg met afdeling Communicatie om tijdige communicatieactiviteiten en/of middelen voor te bereiden. Datum

Actie

Middel

Nog in te vullen De bestaande middelen kunnen worden aangewend: M-Brief, intranet, HagaActueel, informatieblad, informatiebijeenkomsten, werkoverleg, desgewenst, afhankelijk van het uiteindelijke vervoersplan, aan te vullen met speciaal te ontwikkelen gelegenheidsmiddelen zoals flyers, posters, gadgets. 9.

Evaluatie …..

16

DECEMBER 2008 Bijlage II Achtergrond en berekeningen parkeren Aantal Parkeerplaatsen Leyweg P1 730 stuks (bezoekers en personeels parkeerplaats) P3 67 stuks (personeels parkeerplaats) P4 47 stuks (personeels parkeerplaats voor een select gezelschap) Parkeerbeugels 20 stuks voor de Apotheek en 25 stuks bij het M-gebouw. De parkeerplaatsen bij het m-gebouw zijn bestemd voor de SEH, P&O, medewerkers m-gebouw en de telefonisten. Sportlaan Zijterrein Binnenterrein Hoofdterrein Personeels parkeerplaats

48 36 98 33

stuks stuks stuks stuks

Parkeerabonnementen Op dit moment hebben er 1287 (juni 2007) medewerkers een parkeerabonnement. Het tarief is €5 per maand voor de locatie Leyweg, ongeacht het aantal dagen dat er gewerkt wordt. Op de locatie Sportlaan kunnen de personeelsleden geen abonnement afsluiten. 1189 abonnementhouders zijn werkzaam op de Leyweg of beide locaties. Er zijn 98 abonnementhouders werkzaam op de Sportlaan die een abonnement hebben van de Leyweg. Voor de berekeningen nemen wij de abonnementhouders van de Sportlaan niet mee. Deze medewerkers werken alleen op de Sportlaan en de verwachting is dat zij geen abonnement zullen aanschaffen. Bij de opbrengsten huidige situatie nemen wij ze wel mee in de berekening, zodat er een reëel beeld ontstaat van het verschil in kosten/opbrengsten. De 1189 abonnementen op de locatie Leyweg zijn onderverdeeld in: 443 medewerkers 0 tot 5 km 211 medewerkers 5 t/m 7,5 km 84 medewerkers 7,5 t/m 10 km 160 medewerkers 10 tot en met 15 km 291 medewerkers 15 km en meer Medewerkers tot en met 7,5 km zullen naar verwachting deels hun abonnement afzeggen. In de berekeningen is geschat dat 300 medewerkers (van de 1287 die nu een abonnement hebben, bij benadering 25%) hun abonnement opzeggen.

17

DECEMBER 2008 Bijlage III Berekening OV vergoeding Onderstaand is een globaal kostenplaatje van vergoedingen die het HagaZiekenhuis kwijt zal zijn aan OV vergoeding indien zij deze regeling toepast. Er is gerekend met afrondingen en schattingen. Verder zijn de aannames zo ruim mogelijk gedaan zodat de kosten in de praktijk altijd mee zullen vallen. Voordeelkosten via het MkSA zijn er nog niet ervan afgetrokken, renteverliezen als gevolg van het voorschieten via het salaris zijn er niet bijgeteld. Verder is gebruik gemaakt van bestanden van de personeelsadministratie uit 2007. Prijzen abonnementen: HTM geeft 2% korting ongeacht het aantal afname abonnementen. Meer dan dat is niet gebruikelijk. Een jaarabonnement kost 10 keer de prijs van een maandabonnement. De korting die de NS geeft bedraagt 5%. Tarieven zijn voor 2008, geldig voor 2009. HTM Een 2 sterren abonnement HTM kost: € 63,25 per maand, € 632,50 (jaarkaart). Incl. 2% korting HTM: € 619,80 p/jr. Een 3 sterren abonnement HTM kost: € 94,00 per maand, € 940,00 (jaarkaart). Incl 2% korting HTM: € 921, 20 p/jr. NS Een jaarkaart van de NS gaat per tariefeenheden, dat meestal overeenkomt met het aantal kilometers reisafstand. Daarom is de gemiddelde reisafstand berekend van alle medewerkers met een woon werkafstand vanaf 20km. De gemiddelde woonafstand is in dit geval 33,7km ver weg, waarbij een tariefeenheid past van 34. Een jaartrajectabonnement voor deze afstand kost € 1679,exl. supplement. Een supplement is een toevoeging aan de jaarkaart om van het station naar de bestemming te reizen per tram/bus/OV. Omdat de mogelijkheid wordt geboden om voor dit supplement te kiezen, wordt in de aannames het supplement meegerekend. De gemiddelde jaarkaart plus 2 zonesupplement (Leyweg naar omliggende stations) kost: (€ 1679,- + € 39.-=) € 1718,-. Inclusief 5% korting van de NS: €1632,10 De OV-fiets is een goed alternatief in het kader van milieuvriendelijkheid en beweging. Echter, het vergoeden van zowel een jaartrajectabonnnement als een OV fiets vergoeding is helaas niet mogelijk omdat het niet aangeboden wordt door de NS als een supplement en geldt dat de werkgever dit niet onbelast kan vergoeden. Namelijk, de fiscale ruimte kan slechts één keer benut worden. Men kan zelf uiteraard wel kiezen om een fiets op het station neer te zetten of een OV fiets abonnement te nemen. Vergoeding door Haga Haga verstrekt een vergoeding aan de medewerker naar het aantal dagen werkzaam op de volgende wijze: 5 en 4 dagen werkzaam: 50% 3 dagen werkzaam: 35% 2 dagen werkzaam: 27,50% 1 dag werkzaam: 20% Maximaal is Haga kwijt aan vergoeding: HTM 2 sterren: € 619,80 x 50% = max € 309,92 per jaar per medewerker HTM 3 sterren: € 921, 20 x 50% = max € 460,60 per jaar per medewerker NS gemiddelde jaarkaart plus suppl: € 1718,- x 50% = gemiddeld € 859,- per jaar per medewerker. Waarbij dit gemiddelde geldt als een maximum per medewerker per jaar omdat ver weg wonen niet gestimuleerd wordt en haaks tegenover de verhuisvergoeding staat. In deze berekening gaan we er voor t gemak ervan uit dat medewerkers: kiezen voor een jaarabbonnement i.p.v. losse maandabonnementen omdat dit significant voordeel en minder werk oplevert; met een woon-werkafstand tot 15 km kiezen voor een 2 sterrenabonnement HTM; met een woon-werkafstand vanaf 15 km kiezen voor een 3 sterabonnement HTM (RR) als zij geen NS abonnement nemen; met een woon-werkafstand onder de 20 km geen NS abonnement afsluiten. Indien zij kiezen voor een NS abonnement, ook voor een supplement (tram/RR/bus) kiezen om van het station naar de Leyweg/ Sportlaan te komen.

18

DECEMBER 2008

Uitgaven OV vergoedingen Haga Een aantal scenario‟s worden hieronder geschetst. Afstand woon-werk

Aantal medewerkers

HTM/NS kaart

Schatting Deelname reeel

Jaarlijkse Uitgaven Haga reel

Schatting deelname hoog

Jaarlijkse Uitgaven Haga hoog

0 tot 15 km

2912

HTM 2 ster HTM 3 ster NS

25%

€ 191.116,10

35%

€ 279.389,57

20%

€ 15.763,05

30%

€ 31.526,11

15%

€ 54.385,65

25%

€ 90.642,75

20%

€ 261.264,81

30%

€ 401.558,43

15 tot 20 km 263 20km en hoger Totaal

493 3668

Toelichting: De schattingen van deelname van het aantal medewerkers dat kiest voor een HTM jaarkaart zijn hoger dan het aantal medewerkers dat kiest voor een jaarkaart van de NS vanwege het feit dat de tram/ bus en RR goed aansluiten en medewerkers ook naast hun werk eerder voordeel hebben van dit vervoersbewijs. Na overleg met de vervoersorganisaties liggen de schattingen in de eerste kolom het meest in de verwachting. Desondanks is een hoge deelname voor de beeldvorming ook meegenomen.

19

DECEMBER 2008 Bijlage IV Overige berekeningen Vergoedingen CAO 2006 Locatie werk

Bedrag per maand

Haga1 Leyweg Sportlaan

2.190,77 24.879,49 16.034,99 43.105,25

Op jaarbasis 26.289,24 298.553,88 192.419,88 517.263,00

Aantal werknemers 34 741 486 12612

1)Medewerkers die op beide locaties werken 2) Het totaal aantal medewerkers zijn de medewerkers die daadwerkelijk uitgekeerd krijgen, medewerkers tot 10km betalen een eigen bijdrage. Fietsenstallingen Leyweg Het invoeren van het parkeermodel heeft invloed op het aantal fietsenstallingen. Een schatting over het aantal plaatsen moet gebaseerd worden op het aantal medewerkers dat nu de stalling bezoekt en de toename van medewerkers door een stricter parkeerbeleid. Huidige cijfers: Biesieklette telt nu 200 fietsenrekken, waar ook bezoekers mogen staan. (De 100 rekken bij de Polikliniek zijn voor bezoekers en tellen in de berekening niet mee.) Aanname huidige situatie Van de 1100 medewerkers die weleens met de fiets kwamen in 2006 (cijfers uit notitie „vervoersmanagement‟) stalt nu een vijfde deel per dag zijn fiets: 220 medewerkers. Dit is al meer dan het aantal huidige rekken in de Biesieklette en bezoekers nemen hier ook ruimte in. Hoeveelheid is niet bekend. In de huidige situatie is voor medewerkers dan al een tekort van 20 rekken. Berekeningen nieuwe situatie Bij invoering van nieuwe parkeermodel waarbij parkeren duurder wordt en fietsen middels meer stallingen en de fiets-actie Trappers wordt gestimuleerd, ligt het in de verwachting dat meer medewerkers met de fiets zullen gaan. Stel dat van de groep medewerkers woonachtig binnen een straal van 7,5km die een parkeerabonnement heeft, de helft met de fiets gaat reizen, zullen er nog eens 315 extra rekken in gebruik genomen moeten kunnen worden. In totaal zijn dan ongeveer 335 extra rekken nodig. Ideeën om dit te realiseren: - Een uitbreiding van de huidige overdekte fietsenstalling zou mogelijk zijn door bijvoorbeeld een deel van de wand te verplaatsen. Naar schatting „kost‟ het 16 parkeerplaatsen om het huidige aantal fietsenrekken op die plek te vergroten. - Fietsenrekken plaatsen in kelder van het voormalig oogziekenhuis (100?) - In overleg met de apotheek gaan over het delen van gebruik van hun fietsenstalling (100?) - Fietsenstalling onder het opleidingengebouw *(HagaAcademie) in gebruik nemen voor medewerkers. Geschat aantal niet gebruikte plaatsen: tenminste 50. - Overige plaatsen dichtbij ingangen. Eventueel nieuwe ingangen in gebruik nemen. - De bouw van een nieuwe Biesieklette op een andere plaats. Overige aanbevelingen m.b.t. de vernieuwbouw: - Rekening houden met een grote, goed verlichte en ingerichte fietsenstalling nabij de ingang van het ziekenhuis dan wel inpandig - Afstemmen met de norm voor bouwen en parkeren in Den Haag (fietsenstalling: 1 plaats per 3 medewerkers) - De wens aangeven richting het Stadsgewest Haaglanden een „OV-fiets verhuurpunt‟ te bouwen bij het nieuwe OV transferpunt.* *De stichting OV-fiets heeft zelf niet de middelen om te investeren in uitbreiding van het aantal uitgiftepunten in de provincie. Gemeenten en provincie hebben baat bij een OV-fietsverhuurpunt en kunnen besluiten een startinvestering te doen, zodat vervolgens de stichting OV-fiets de exploitatie en verhuur op zich kan nemen.

20

DECEMBER 2008

Sportlaan Huidige situatie: Er zijn hier nog minder cijfers bekend over het aantal medewerkers dat met de fiets komt dan aan de Leyweg. De huidige fietsenstalling voor medewerkers staat over het algemeen wel vol (160 plaatsen) en het biedt geen ruimte voor uitbreiding. Berekeningen nieuwe situatie: Stel dat 1/4e deel van de groep medewerkers woonachtig binnen de straal van 7,5km die een parkeerabonnement heeft, kiest om met de fiets te komen, dan zullen ongeveer 180 extra rekken in gebruik genomen moeten kunnen worden. Aanbevelingen beide locaties - Zoveel mogelijk overdekt - Zo dicht bij de ingangen als mogelijk is - Realiseren tegelijk met het ingaan van het nieuwe parkeerbeleid

21

DECEMBER 2008 Bijlage V Implementatieplan maatregelen PO&O

Inleiding: Op dit moment bevindt de notitie zich in het besluitvormingstraject binnen het HagaZiekenhuis. Wanneer deze notitie is goedgekeurd, zullen de nieuwe maatregelen geïmplementeerd moeten worden. De administratie van de genomen maatregelen zal eveneens in het reguliere administratieve proces ingekaderd moeten worden. De druk en werkzaamheden liggen voornamelijk binnen PO&O, afdeling PASA. De werkzaamheden zijn te onderscheiden in de implementatiefase (3 maanden) en het reguliere proces. (continu) Op onderstaande processen moet actie uitgezet worden om tot de volgende resultaten te komen:

Resultaten implementatietraject 1. Procedures: Procedures en werkinstructies van de maatregelen zijn uitgeschreven conform NIAZ. 2. Invoeren in Beaufort/gemal De procedures zijn ingeregeld in het P.I systeem Beaufort/gemal Alle medewerkers zijn gemuteerd met betrekking tot de inhouding van parkeergelden en vergoeding reiskosten. 3. Kwaliteit-en verbetercyclus Er is een kwaliteit- en verbetercyclus opgezet voor de vervoersmaatregelen. Dit geldt voor de genoemde maatregelen uit het vervoersmanagement, waarvan in dit traject alleen de maatregelen gericht op medewerkers bedoeld zijn. Voor elke maatregel zijn er prestatie-indicatoren ontwikkeld. Er zal extra informatie gegeven worden over de maatregel om zoveel mogelijk medewerkers de mogelijkheid te geven mee te doen. 4. Fietsactie De actie “Op de fiets werkt beter” speelt een grotere rol in het nieuwe vervoersbeleid. Door extra communicatie en promotie is de fiets van de zaak onder de aandacht gebracht van de medewerkers. Een ludieke actie om de fietsactie te promoten is de actie Trappers. Dit proces is ingeregeld en administratief wordt dit goed begeleid. 5. Administratie NS en HTM Eén van de maatregelen is het aanbieden van kortingen bij de NS en HTM. Dit betekent dat alle abonnementen aangeschaft gaan worden via het HagaZiekenhuis. Dit is een service naar de medewerker toe, immers de medewerker hoeft niet per jaar een kaart te kopen maar dit wordt maandelijks via zijn salaris verrekend. Nadeel is dat de administratie voor een groot deel in handen ligt bij het HagaZiekenhuis. Dit is een niet te onderschatte administratie. Tijdigheid en nauwkeurigheid zijn hier van groot belang. De processen zijn ingeregeld en de uitvoerende medewerker is ingewerkt en bekend met de werkwijze.

Resultaten regulierproces Het implementatieplan levert ook voor het regulier proces (o.a.) de onderstaande resultaten. 1.Het periodiek evalueren van de maatregelingen door middel van managementrapportage. 2.Structureel meer bekendheid geven aan de maatregel om zoveel mogelijk medewerkers de mogelijkheid te geven mee te doen. Een spreekuur in de personeelswinkel is hier een goede optie voor. 3.Contactpersoon voor NS en HTM 4.Het uitvoeren van de administratie van NS en HTM 5.Het controleren van de financiële afrekeningen met NS en HTM 6.Het volgen van wet en regelgeving en eventueel voorstellen doen voor aangepast beleid.

22

DECEMBER 2008 Benodigde tijd en capaciteit De implementatie zal tijdens deze fase aan mankracht 2 fte vragen en zo‟n drie maanden in beslag nemen, uitgaande van het tijdspad dat de maand december voor de PASA niet beschikbaar is. Dit heeft te maken met de werkdruk op de PASA ivm het einde van het jaar en het project Reizend Rijk wat dan zijn bestek zal krijgen. Dit betekent wanneer het beleid per 1 april 2009 ingevoerd moet gaan worden, de besluitvorming uiterlijk 1 januari definitief moet zijn. De mankracht zal extern ingehuurd moeten worden, wat betekent dat er rekening gehouden moet worden met zo‟n uurtarief van € 70,00 per uur. (totaal € 65.000,00 excl. b.t.w.) Voor het regulier proces wordt geschat dat er (afhankelijk van deelname fietsactie‟s, NS/HTM abonnementen e.d.) structureel rekening gehouden moet worden met 1 Fte, functie vervoerscoördinator. Het profiel van deze functie zal nader uitgeschreven moeten worden. Deze formatie zal niet uit de bestaande formatie binnen PO&O gehaald kunnen worden en moet dus meegenomen worden in de begroting van 2009!

23