Medco E&P Natuna Ltd. Vendor Event
eInvoice Process Menara 165 | Selasa, 20 Desember 2016
www.medcoenergi.com
Delivering Value
Agenda 1. Vendor BPM Invoice Type 2. Invoice With Reference Flow (MM/LIV Invoice (With PO/Contract) a. Invoice Submission Requirement (MM Invoice – PO/SO Service) b. Invoice Submission Requirement (MM Invoice – PO Material) 3. Invoice Without Reference Flow (Finance Invoice – Without PO/Contract) a. Invoice Submission Requirement (Finance Invoice – Without PO/Contract) 4. Invoice Submission Schedule 5. Invoice Creation “Example Guide” 6. BPM User Guide 7. Account Payable Hotline Services 8. Tax Update 2
VENDOR BPM Invoice Type
With PO/SO (with Reference)
3 Way Matching 1. Purchase Order 2. GR or WAN 3. Invoice
BPM eInvoice Initiated by vendor
Without PO (without Reference)
Invoice w/o PO Non 3 Way Matching
BPM FB60/ Direct Payment Initiated by user/ accounting
Vendor Invoice
Invoice with reference is also named as MM/LIV Invoice (With PO/Contract) and Invoice without reference is also named as FI Invoice (Without PO/Contract)
3
INVOICE WITH REFERANCE FLOW (MM/LIV Invoice (With PO/Contract)
VENDOR ePartner • GR Initiation • E‐WAN Initiation
MEDCO USER
BPM • GR or E‐WAN Approval
ePartner • E‐INVOICE Initiation • Invoice Hardcopy Submission
MEDCO FINANCE
• Receiving Invoice • BPM‐Invoice Approval
• Finance Review & Verification • Payment Transfer Page 4
4
INVOICE SUBMISSION REQUIREMENT (MM Invoice – PO/SO Service) • • • • • • • • •
MM Invoice – PO/SO Service Invoice asli bermaterai + 1 salinan Salinan eFaktur (Faktur Pajak) 5 rangkap Salinan Purchase Order/Service Order Salinan Work Acceptance Notice (WAN) Work order (for call out basis) Time sheet/service ticket atau work acceptance (yang telah ditandatangan oleh perwakilan Medco E&P Natuna Ltd) Salinan price list of the contract (exhibit C/D) Mancantumkan Bank Account sesuai yang telah terdaftar didalam SAP vendor master data (BPM)
Jika penyerahan invoice merupakan pembayaran atas penyerahan barang dan atau jasa yang lebih dari 3 bulan, maka wajib membuat justifikasi alasan atas keterlambatan menyampaikan invoice tersebut 5
INVOICE SUBMISSION REQUIRENMENT (MM Invoice – PO Material) MM Invoice – PO Material • Invoice asli bermaterai + 1 salinan • Salinan eFaktur (Faktur Pajak) 5 rangkap • Salinan Purchase Order • Asli Delivery Order (DO) yang telah ditandatangan asli oleh perwakilan Medco E&P Natuna Ltd. (Warehouse Material Receiver) • Mancantumkan Bank Account sesuai yang telah terdaftar didalam SAP vendor master data (BPM)
Jika penyerahan invoice merupakan pembayaran atas penyerahan barang dan atau jasa yang lebih dari 3 bulan, maka wajib membuat justifikasi alasan atas keterlambatan menyampaikan invoice tersebut
6
INVOICE WITHOUT REFERANCE FLOW (Finance Invoice – Without PO/Contract)
VENDOR
MEDCO USER
MEDCO FINANCE • Receiving Invoice • BPM – Initiation by AP
• Invoice Hardcopy Submission
• Hierarchy Approval • Charger Owner Approval
• Finance Review & Verification • Payment Transfer Page 7
7
INVOICE SUBMISION REQUIRENMENT (Finance Invoice – Without PO/Contract) FI Invoice • Invoice asli bermaterai + 1 salinan • Salinan eFaktur (Faktur Pajak) 5 rangkap jika non PKP harus menyerahkan surat Non PKP • Surat Penawaran Harga (Quotation) yang telah ditandatangan oleh user Medco E&P Natuna Ltd, atau sylabus untuk jasa training • Time sheet untuk jasa training, Delivery Order, work acceptance (yang telah ditandatangani oleh perwakilan Medco E&P Natuna Ltd) • Mancantumkan Bank Account sesuai yang telah terdaftar didalam SAP vendor master data (BPM)
Jika penyerahan invoice merupakan pembayaran atas penyerahan barang dan atau jasa yang lebih dari 3 bulan, maka wajib membuat justifikasi alasan atas keterlambatan menyampaikan invoice tersebut 8
INVOICE SUBMSSION Schedule
Jadwal penyerahan invoice : • • • •
Hari Jam Batas akhir Alamat
: Senin – Jumat (kecuali hari libur) : 08:30 – 11:00 dan 13:00 – 15:00 : Tanggal 26 setap bulan : Medco E&P Natuna Ltd. Ratu Prabu 2 Building JL.TB. Simatupang Kav.1B Jakarta 12560
– Attn: Account Payable – Finance Department
9
INVOICE CREATION Example Guide
INVOICE To : Account Payable Medco E&P Natuna Ltd. Gedung Ratu Prabu 2 Lantai 1,6‐9 JL.TB.Simatupang Kav.1B, RT.009 RW.03 Cilandak Timur Pasar Minggu Jakarta Selatan DKI Jakarta 12560 Invoice Date : 20 Desember 2016 Bank
: Mandiri KCP JKT Pondok Indah Name : PT.Bahagia Selalu Account : 3030 123 456
FAKTUR PAJAK Nama : Medco E&P Natuna Ltd. Alamat : Gedung Ratu Prabu 2 Lantai 1,6‐9 JL.TB.Simatupang Kav.1B, RT.009 RW.03 Cilandak Timur Pasar Minggu Jakarta Selatan DKI Jakarta 12560 NPWP : 01.001.235.9‐081.000 Faktur Pajak : Jakarta 20 Desember 2016 Bank : Mandiri KCP JKT Pondok Indah Name : PT.Bahagia Selalu Account : 3030 123 456
• Alamat eFaktur Pajak = Alamat Invoice Dapat diperoleh dari Purchase Order “Tax & Invoice Address“ • Tanggal Invoice = Tanggal eFaktur (Faktur Pajak) • Invoice Bank Account = Bank Account yang terdapat di SAP (BPM system) 10
BPM USER GUIDE Invoice Submission Web Link
Masuk ke Website Medco E&P Indonesia (http://extranet.medcoenergi.com)
1. Klik e‐Partner untuk masuk ke dalam sistem
1
Page 11
11
BPM E-INVOICE User Name and Password
2. Isi Username dan Password 3. Kemudian klik login
2
3
Untuk mendapat User ID dan Password harus terdaftar di portal CIVD SKKMigas https://www.civd-migas.com/#home/landingpage
Page 12
12
SUBMIT E-INVOICE New Invoice
4. Pada halaman BPM klik E‐INVOICE 5. Kemudian klik New Invoice
4
5
Page 13
13
INVOICE FORM
6. Vendor invoice number : Isi nomor invoice yang akan ditagihkan (Max. 18 digit) 7. Tax invoice number : Isi nomor seri faktur pajak 8. Tax Invoice Description: Isi sesuai dengan deskripsi dalam faktur pajak (Max.50 digit)
6 7 8 9
9. Invoice type : Pilih with reference jika sudah ada nomor PO dan WAN/GR
10
10. Enter Comment : diisi komentar yang ingin disampaikan sehubungan telah selesainya pekerjaan.
11
11. Klik submit jika sudah selesai. Page 14
14
INVOICE WITH REFERANCE (MM Invoice – PO/SO Service)
Untuk pilihan With References : 12. Bank Account : Pilih Nama dan Bank Account serta currency yang sesuai dengan invoice
12 13
14
13. PO Number : isi nomor PO (Purchase Order) yang diterima
14 15 16
14. WAN/GR number : isi nomor WAN atau GR yang diterima 15. Invoice amount: isi jenis currency dan amount sesuai invoice yang ditagihkan 16. Physical Docs Submission Date: Isi sesuai tanggal dokumen fisik (hardcopy) yang akan diserahkan
17
18
17. Inv./Tax Inv.date : dsi tanggal eFaktur/Invoice
19
19. Klik submit
18. Enter Comment : diisi komentar sehubungan telah selesainya pekerjaan Page 15
15
WAN/GR Tracking WAN/GR Tracking • Untuk melakukan query terhadap Service Entry/Goods Received yag telah di approved oleh Medco E&P Natuna Ltd’s user Klik “E‐WAN”
1
2
Klik “WAN & GR Trackin” 3
Masukan BPM Number atau PO Number 4 5
WAN SAP Number atau GR SAP Number akan Nampak di bagian ini jika sudah di approve oleh Medco E&P Natuna Ltd user, selanjutnya untuk menyampaikan invoice segera Page 16
Klik “Print” 6
16
E- WAN View Result
WAN/GR Tracking view result : Work Acceptance Notice (WAN) dicetak kemudaian sebagai lampiran dalam menyerahkan invoice asli
Page 17
17
E-INVOICE Tracking Invoice Tracking • Invoice yang telah di Submit dapat dipantau perkembangannya secara real time untuk melihat posisi terakhir invoice. Klik “E‐INVOICE”
1
Klik “Trackin” 2
3
Masukan Invoice Number, BPM Number atau PO Number 4 5
Klik “Search”
Page 18
18
TASK TO DO
Task to Do: • Untuk melihat invoice yang di reject ke vendor kemudian untuk dilengkapi
1
Klik “E‐INVOICE”
Klik “E‐INVOICE”
2
3
Click salah satu invoice yang akan di cek kembali, kemudian lihat comment
Page 19
19
TASK TO DO
Page 20
20
Account Payable Hotline Services
+62 21 8082 4004 (Hunting)
BlockB‐
[email protected]
2 1
December 21, 2016
21
Medco E&P Natuna Ltd. Tax Update
Energy from Nature. For Nature Page 22
22
TAX ID Number of Medco E&P Natuna Ltd. No
Nama
Nomor NPWP
Alamat
Tanggal Efektif
1.
Medco E&P Natuna Ltd.
01.001.235.9‐081.000
Gedung Ratu Prabu 2 Lantai 1, 6‐9 Jl. TB Simatupang Kav 1B Rt 09 Rw 03 Cilandak Timur Pasar Minggu Jakarta Selatan DKI Jakarta 12560
13 Des 2016
Page 23
23
TAX PICKUP SERVICE WHT and VAT Payment Slip Jadwal pengambilan adalah sebagai berikut: • Hari • Jam • Alamat
: Selasa dan Kamis : 08:30 – 11:00 dan 13:00 – 15:00 : Medco E&P Natuna Ltd. Ratu Prabu 2 Building JL.TB. Simatupang Kav.1B Jakarta 12560
– Attn: Muhammad Yamin Note : Pengambilan Bukti Potong dan SSP PPN harus membawa Salinan invoice dan eFaktur (Faktur Pajak)
Medco E&P Natuna Ltd. tidak bertanggung jawab atas SSP dan Bukti Potong yang tidak diambil 4 bulan setelah Bukti Potong dan SSP terbit 24
PADMA Award 2003 & 2007
ISO/IEC 20000-1:2011
Kecelakaan Nihil 2007
Social Business Innovation 2013
SCMCF 2013 The Best KPI-KKKS Cat-II
MAKE Award 2007
Social Empowerment Award 2007
Terima Kasih The Best KPI KKKS Category II SCMCF 2012
Indonesia Green Company Achievement 2012
Green PROPER 2009 s/d 2015
Perhumas Ing Griya 2008
Gold PROPER 2011 s/d 2015
ISO 14001:2004 (2007 & 2009)
PT Medco E&P Indonesia Memiliki Semangat Juara!
CDM Award 2007, 2010 & 2011
E-Company Award 2009
MDGs Award 2009
Penghargaan Energi Pratama 2011
