MANUÁL SEKCE FONDŮ EU PRO OPPI (MANS7-13)

MANUÁL SEKCE FONDŮ EU PRO OPPI 2007-2013 (MANS7-13) JMÉNO

DATUM PODPIS

Zpracoval

Ing. Viktor Chocholatý referent metodiky

Za správnost odpovídá

Ing. Pavel Večeřa, vedoucí oddělení metodiky a ISOP JUDr. Ing. Břetislav Grégr, MBA ředitel odboru koordinace strukturálních fondů Ing. Petr Očko, Ph.D. ředitel sekce fondů EU

Ověřil Schválil

Platnost od: 1.9.2012

Data podpisu ředitele sekce

Číslo vydání/číslo aktualizace:

7/0

1

MANS7-13

Manuál sekce fondů EU pro OPPI 2007 - 2013

Číslo vydání/aktualizace: 7/0

Platnost od: 1. 9. 2012

Obsah Úvod Organizační struktura sekce fondů EU Zásady a formy provádění úkonů Přiřazení agend dle Páteřního manuálu Technická pomoc Hodnocení projektů (Dotace) Autorizace plateb (Dotace) Oběh dokumentů schvalovaných v rámci OISF Úvod Tento interní manuál je doplňkem k Páteřnímu manuálu OPPI a stanoví se jím rozdělení činností upravených v Páteřním manuálu mezi jednotlivé odbory, oddělení, referáty a pracovníky sekce fondů EU. Manuál dále blíže specifikuje ty procesy prováděné SFEU, které by nebylo účelné upravovat podrobně pro vnitřní účely SFEU v Páteřním manuálu (např. interní oběh dokladů u záměrů TP zadávaných SFEU). Kapitoly Manuálu sekce odpovídají věcnému řazení dle Páteřního manuálu OPPI. Zkratky Manuál sekce fondů EU pro OPPI 2007-2013 Sekce fondů EU (Ředitel) odbor(u) koordinace strukturálních fondů (Ředitel) odbor(u) implementace strukturálních fondů (Ředitel) odbor(u) inovací – finanční nástroje (Vedoucí) Oddělení OP, veřejné podpory a evaluace (Vedoucí) Oddělení monitoringu a vzdělávání (Vedoucí) Oddělení metodiky a ISOP (Vedoucí) Oddělení kontroly a nesrovnalostí (Vedoucí) Oddělení technické pomoci a finančního plánu (Vedoucí) Oddělení autorizace plateb (Vedoucí) Oddělení programů pro výzkum a vývoj (Vedoucí) Oddělení programů pro MSP (Vedoucí) Oddělení energetických a infrastrukturálních programů (Vedoucí) Oddělení politiky MSP a maloobchodu (Vedoucí) Referát kontroly výběrových řízení Referent Interní projektový manažer (Sekretariát) Sekretářka Fyzická osoba Právnická osoba Zahraniční pracovní cesta Služební cesta Roční Komunikační Plán Centrální adresa Úřední věstník Evropské unie Ostatní použité zkratky viz Páteřní manuál OPPI

2

MANS7-13 SFEU (Ř)OKSF (Ř)OISF (Ř)OI-FN (V)OOP (V)OMV (V)OMI (V)OKN (V)OTP (V)OAP (V)OVV (V)OMSP (V)OEI (V)OPMSPM (V)RKVŘ R IPM S FO PO ZPC SC RKoP CA TED

MANS7-13




Organizační struktura sekce fondů EU SFEU je organizačně členěna na 3 odbory, které se dále člení na oddělení a referáty. Oddělení kontroly a nesrovnalostí je přímo podřízeno ŘSFEU. V rámci oddělení je současně zřízen referát kontroly VŘ. Všem příslušným pracovníkům jsou přiděleny specifické typové funkce, s nimiž je spojena příslušná agenda dle Páteřního manuálu. Přiřazení agend je provedeno v kapitole Přiřazení agend. Jmenovité přiřazení agend jednotlivým pracovníkům je provedeno v příloze č. 1 Funkce pracovníků SFEU. Jednomu pracovníkovi může být přiřazeno více typových funkcí, pokud o tom rozhodne příslušný VO a toto zařazení odpovídá kvalifikaci, schopnostem, motivaci a zkušenostem daného pracovníka. Zásady a formy provádění úkonů Schvalovací akty jsou úkony, jimiž se zakládají, upravují nebo ruší práva a povinnosti příjemců nebo jiných osob s nárokem na financování ze strukturálních fondů, a to zejména výše poskytnutých/proplacených peněžních prostředků a dále oficiální sdělení předávaná subjektům mimo MPO nebo jiným útvarům MPO. Příslušný schvalovací akt věcně připravuje příslušný pracovník, ověřuje jeho přímý nadřízený pracovník a schvaluje ředitel odboru/sekce. Mezi schvalovací akty patří především: 1) Schválení zápisu z jednání HK ŘOISF, 2) Rozhodnutí o poskytnutí dotace, 3) Prohlášení o schválení platby a příkaz k proplacení, 4) Schválení výše vrácených prostředků na finanční účet a uvolnění prostředků, 5) Schválení interního záměru, 6) Podpis objednávky, smlouvy, faktury, vyúčtování, cestovního příkazu, referátníku, stanoviska, dopisu, interního sdělení, zadávací dokumentace, plné moci, 7) Pověření k provedení kontroly apod. Schvalovací akty, které představují výkon veřejné moci (2,3,7) a jsou adresovány příjemcům dotací, jsou stvrzeny elektronickým podpisem nebo v listinné podobě opatřeny úředním razítkem. U některých schvalovacích aktů je nutné kromě schválení ředitelem odboru/sekce i souhlas (vyjádření) dalších útvarů MPO, popř. Evropské komise, ministra průmyslu a obchodu, Monitorovacího výboru apod., pokud tak stanoví právní předpis EU nebo ČR nebo interní předpis MPO nebo PMOP. Typ schvalovacího aktu Nejvyšší schvalující orgán (osoba) Dopis ministra Ministr Zahraniční pracovní cesta Smlouva

Připodepisuje

Schvalující dokument

Příslušné věcné útvary MPO Referátník (informace+dopis ministra) Ministr vedoucí oddělení zahr. Referátník (informace pro protokolu ministra+návrh na ZPC+objednávka dopravy), záměr Ministr (viz. Dle charakteru akce odbor Referátník (informace), opatření č. 1/daný informatiky (IT), odbor záměr, rok) hospodářské správy (ostatní Smlouva podepsaná majetek), dle potřeby ředitel ŘSFEU, objednávka příslušného odboru podepsaná ŘSFEU

Operační program

Evropská komise Monitorovací výbor Vláda ČR

Revize operačního programu Realokace mezi prioritními osami Realokace mezi oblastmi podpory

Evropská komise Monitorovací výbor, Ministerstvo financí (PCO) Evropská komise Monitorovací výbor Monitorovací výbor 3

Rozhodnutí Evropské komise Usnesení vlády Rozhodnutí Evropské komise Rozhodnutí Evropské komise Zápis z Monitorovacího výboru

MANS7-13



v rámci jedné prioritní osy Realokace v rámci jedné ŘSFEU oblasti podpory Školení v tuzemsku


Nové znění rozpočtu alokací podepsané ŘSFEU Záměr, Objednávka

Ředitel sekce/ŘO

Tuzemská služební cesta Ředitel sekce/ŘO Schválení dotace ŘOISF

Cestovní příkaz Schválení zápisu z jednání HK ŘOISF

Vydání rozhodnutí

Rozhodnutí o poskytnutí dotace

Změna rozhodnutí Žádost o platbu a proplácení dotace, případně krácení dotace Zamítnutí žádosti o platbu Záměr interního projektu, Uvolnění prostředků Agentuře/CT, vratky na finanční účet

ŘOISF (na základě plné moci ŘSFEU) ŘOISF (na základě plné moci ŘSFEU) ŘOISF

Dodatek Prohlášení o schválení žádosti o dotaci a příkaz k proplacení Oznámení o zamítnutí žádosti o platbu Záměr, Rozhodnutí o poskytnutí dotace, Prohlášení o schválení a podklad k zaúčtování, Návrh na vrácení finančních prostředků Prohlášení o schválení a příkaz k proplacení

ŘOISF ŘSFEU

Žádost o schválení způsobilých výdajů,

ŘOISF

Dohoda o realizaci programů OPPI s ČMZRB

Ministr

Vklady do Záručního fondu a do Úvěrového fondu

ŘOISF

Smlouvy o smlouvách budoucích – Seed/VC fond

ŘSFEU na

Smlouvy – Seed/VC fond

statutární orgán ČRUIF, a.s.

ŘOI-FN Ředitel odboru právního

Dohoda, Dodatky k dohodě Autorizace žádostí o vklad do Záručního fondu a do Úvěrového fondu Smlouva o smlouvě budoucí na poskytování služeb obhospodařovatele (+ dodatky), Smlouva o smlouvě budoucí na poskytování služeb depozitáře (+ dodatky) Smlouva o poskytování služeb obhospodařovatele (+ dodatky), Smlouva o poskytování služeb depozitáře (+ dodatky)

základě pověření usnesením vlády č. 862/2011 k výkonu vlastnických práv

4

MANS7-13




Úkony v ISOP7-13 jsou převádění projektů/záměrů/žádostí o platbu do příslušných aktuálních stavů, zpracování, tvorba a změny dokumentů apod. Úkony v ISOP7-13 provádí věcně příslušný pracovník dle přidělených agend. Některé rutinní, často se opakující úkony mohou být delegovány na programové asistenty. Funkce garanta (dle označení v aplikaci ISOP) náleží vedoucímu oddělení/referátu, případně jeho zástupci. Referent příslušného oddělení/referátu má roli pracovníka věcné nebo finanční kontroly. Role garanta, tedy ověřujícího pracovníka, stvrzuje, že kontrola byla provedena osobou oprávněnou či pracovníkem vyškoleným na danou problematiku. Pokud je daný úkon prováděn na základě schvalovacího aktu, může být v ISOP7-13 proveden až po dokončení schvalovacího aktu (v listinné podobě nebo elektronicky podepsané příslušným ředitelem). Každé oddělení zajistí pravidelný systém kontroly/inventarizace/rekonciliace, zda stavy a hodnoty údajů v ISOP7-13 odpovídají skutečnosti (tj. stavu dokumentů v listinné podobě – vydaná rozhodnutí, schválené žádosti o platbu apod.), aby byla zajištěna aktuálnost údajů ve statistikách. Ostatní úkony typu svolávání schůzek, odpovědí na jednoduché dotazy, u nichž jsou odpovědi již jasně upraveny v legislativě nebo metodických dokumentech OPPI, účast na oponentním řízení v rámci přidělené agendy, běžné provozní záležitosti ve vztahu k jiným útvarům MPO, Agentuře, kdy není nutný schvalovací akt, apod. vyřizuje příslušný referent dle přidělené agendy v Páteřním manuálu. Pokud není zřejmé, komu příslušný úkon přísluší, rozhodne věcně příslušný ředitel odboru. Pokud není zřejmé ani kterému z odborů úkon přísluší, rozhodne ředitel sekce. Přiřazení agend dle Páteřního manuálu Kapitola Oblast Kapitola 2 – Monitoring legislativy Právní základ Kapitola 4 – Výjimky Systém řízené Manuály dokumentace Stanoviska Změny pouze u příloh manuálu Předsednictví PS Metodika Kapitola 5 – Tvorba a vyhlášení OP Programování Revize textu OP Tvorba programů včetně výzev Revize programů Velké projekty REGIO

–

Realokace (příprava návrhu schvalovacího aktu) Velké projekty

Zajišťuje Ověřuje Referent právní VOMI agendy Referent metodiky VOMI

Schvaluje ŘSFEU

Referent metodiky

VOMI

ŘSFEU

VOMI

-

-

Referent OP

VOOP

ŘSFEU

Programový referent VO dle programu dle programu VOVV VOMSP VOEI DG programový referent Referent fin. plánování

VOTP

Programový referent VO dle programu dle programu ve spolupráci s referentem OP

5

ŘSFEU

ŘSFEU

ŘSFEU ŘSFEU

MANS7-13

Manuál sekce fondů EU pro OPPI 2007 - 2013 Veřejná podpora Velké projekty – DG COMP Informační povinnost poskytovatele veřejné podpory Sporné otázky v oblasti Veřejné podpory (ANNEX 1, de-minimis)

Referent podpory



veřejné VOOP, příslušný VO ŘOKSF, příp. dle programu ŘSFEU

VOOP ve spolupráci VOOP, příslušný VO ŘOKSF, s příslušným VO dle dle programu ŘSFEU programu a referent em veřejné podpory Předsednictví PS Veřejná VOOP podpora Kapitola 6 – RKoP Komunikační ŘOISF ŘSFEU Publicita úředník (VOTP)

Kapitola 7 – Monitorování

Kapitola 8 – Evaluace Kapitola 9 – Finanční řízení a certifi kace

Předsednictví PS Publicita Komunikační úředník (VOTP) Opatření k posilování Referent absorpční kapacity, např. monitorování semináře v regionech Zveřejňování dokumentů Referent na webových stánkách monitorování MPO Ostatní např. semináře Komunikační v regionech úředník Předsednictví PS Referent Monitorování monitorování Výroční zpráva Referent monitorování, spolupráce všechna ostatní oddělení Ostatní Referent monitorování Předsednictví PS VOOP Evaluace Ostatní Referent evaluace Fin. plánování + Globální Referent fin. rezervace plánování Alokace (jen evidence a aktualizace Rozpočtu) N+2(3) Předsednictví PS Referent fin. Rozpočet plánování Refundace VOAP nebo jím pověřený Referent autorizace plateb Certifikace – příprava Referent autorizace podkladů plateb Certifikace – vystavení Referent kontroly dokumentů (B1,B2) Referent autorizace plateb

6

-

-

VOMV

ŘSFEU

VOMV

ŘSFEU

ŘOISF

ŘSFEU

-

-

VOMV ŘOKSF

ŘSFEU

VOMV

ŘSFEU

-

-

VOOP VOTP

ŘSFEU ŘSFEU

-

-

VOAP

ŘSFEU

VOAP VOKN VOAP

příp.

MANS7-13

Manuál sekce fondů EU pro OPPI 2007 - 2013 Kapitola 10 – Součinnost poskytovaná Supervize kontrolním orgánům a auditorům Spolupráce interních auditů Komunikace s AO Winding-up Dohled nad činností agentur/ČMZRB/ČRUIF včetně procesní kontroly, kontroly na místě

Referent kontroly


VOKN

Referent kontroly VOKN (dle předmětu zaměření možná spolupráce při přípravě kontroly s metodikem, dále spoluúčast referenta referenti dle tematického zaměření kontrolní akce) Vyplnění 17_83_KL_Kon Referent kontroly VOKN trolní list pro kontrolu na místě Rizika Referent rizik, VOKN spolupráce referent metodiky Kapitola 11 – Vše Programový asistent VOEI Archivace Kapitola 12 – Vše Referent školení VOMV Lidské zdroje a vzdělávání Kapitola 13 – Předsednictví PS ISOP7- VOMI Informační 13 systémy Ostatní Referent pro IS VOMI Kapitola 14 – Jmenovací dekrety Programový asistent VO Hodnotitelské Administrativa Programový asistent VO komise Kapitola 15 – Správa databáze externích Správce databáze Externí hodnotitelů EH VOMSP hodnotitelé (změny údajů EH v databázi) Doplňování databáze EH Správce databáze VOMSP Schvalování nových EH externích hodnotitelů Rámcové smlouvy s novými EH nebo za základě změn u EH Vyřazování externích hodnotitelů v souladu s Rámcovou smlouvou Tvorba interních záměrů pro hodnocení projektů (odborné oponentní posudky EH pro projekty z příslušných programů dané výzvy)


ŘSFEU

ŘSFEU

ŘSFEU ŘSFEU ŘSFEU ŘSFEU ŘSFEU ŘSFEU ŘOISF ŘOISF

Správce databáze EH

VOMSP

ŘOISF

Správce databáze EH

VOMSP

ŘOISF

7

MANS7-13


Kapitola 16 – Poskytování informací žadatelům

Kapitola 17 Dotace



Nominace vylosovaných EH k projektům podle příslušných výzev programů Generování fakturačních dávek, tisk faktur a jejich průvodních listů,

Správce databáze EH podle výsledků losování PR

V programových otázkách, v oblasti hodnocení projektů, v oblasti autorizace plateb – jen záležitosti věcné kontroly V oblasti autorizace plateb - jen záležitosti finanční kontroly. V ostatních otázkách

Programový referent VO dle programu dle programu

ŘSFEU

Referent autorizace VOAP plateb

ŘSFEU

Správce EH

databáze VOMSP

ŘOISF

Komunikační ŘOISF ŘSFEU úředník Sporné případy ANNEX Referent veřejné VOOP, příslušný VO ŘOKSF, I, vyloučené sektory podpory dle programu ŘSFEU z veřejné podpory Vyplnění Referent veřejné VOOP 17_79_KL_Kontrolní list podpory de-minimis Vyplnění 17_84_KL_Kon Referent veřejné VOOP trolní list – veřejná podpory podpora malého rozsahu Sporné případy z hlediska Programový referent VO dle programu ŘOISF definice MSP dle programu /spolupráce referent metodiky / Vyplnění Programový referent VO dle programu 17_85_KL_Kontrolní list dle programu programová kontrola ZV Hodnocení projektů Programový referent VO dle programu ŘOISF schválení projektů, návrh dle programu Rozhodnutí o poskytnutí dotace včetně Podmínek Administrativa do fáze Programový asistent VO dle programu ŘOISF vydání Rozhodnutí ŘSFEU (včetně archivace) Administrativa po vydání Programový asistent VO dle programu ŘOISF Rozhodnutí (včetně ŘSFEU archivace) Odstoupení od projektu Programový referent VO dle programu ŘOISF Koordinace kontrole Kontrola VŘ

VŘ

ke VRKVŘ Programový referent VO dle programu dle programu Referent kontroly VRKVŘ výběrových řízení 8

příp.

MANS7-13




Vyplnění kontrolního listu Referent kontroly VRKVŘ dle 17_80_KL_Veřejné výběrových řízení zakázky

Odnětí dotace

Výzva k vrácení dotace Změnové řízení Dodatky

Kapitola 18 Interní projekty (technická pomoc a selfapplication) Aktualizovat ve vztahu k Interním projektům v programech OPPIPoradenství a Marketing

Předsednictví PS Hodnocení Věcná kontrola Žádosti o platbu Autorizace plateb – finanční kontrola Předsednictví PS Platby Opravy dokumentů – Rozhodnutí o poskytnutí dotace, Podmínky, Dodatky Zpracování záměru, zadávací dokumentace a následné předání OTP/RKVŘ, (příprava informace pro ministra a získání podpisu VOTP a dalších dotčených útvarů na referátník) Interní projektový manažer - odpovědný za projektové složky záměrů Věcná a formální kontrola interního záměru (obsah informace pro ministra z hlediska) a připodepsání na referátník Administrativa spojená se schvalováním záměru včetně vložení do ISOP centra Vyplnění 18_36_KL_Kontrolní list Technická pomoc

Programový referent VO dle programu dle programu /spolupráce oddělení kontroly a nesrovnal ostí, popř. oddělení metodiky/ Programový referent VO dle programu dle programu Programový referent VO dle programu dle programu

ŘOISF

Programový referent VO dle programu dle programu VOMI -

ŘOISF

Programový referent dle programu Referent autorizace plateb VOAP Programový referent dle programu

VO dle programu

ŘOISF

VOAP

ŘOISF

-

-

Věcně referent

příslušný Věcně příslušný VO

Referent TP Referent KVŘ

VOTP VRKVŘ

Referent TP Referent KVŘ

VOTP VRKVŘ

Referent TP

VOTP

Referent TP

VOTP

9

ŘOISF ŘOISF

-

ŘOISF, ŘOKSF

MANS7-13



Přiřazení členů do jednotlivých oponentních komisí Přiřazení členů do jednotlivých oponentních komisí –SA Organizace I.Oponentního řízení (zápis, předání podkladů pro rozhodnutí/zamítnutí ŘSFEU) Kontrola zadávací dokumentace, inzerátu Výběr dodavatele (vyhláše ní výběrového řízení, předání všech podkladů OTP, účast ve výběrové komisi) Odpovědnost za zveřejnění vyhlášení zakázky (dle finančních limitů na webu MPO, CA, TED) Výběr dodavatele shromáždění nabídek, vypořádání připomínek, administrativní zajištění VŘ Návrh smlouvy – (úpravy vzorového znění, zajištění podpisu druhé smluvní strany) a zajištění podpisu ŘSFEU, předání jednoho originálu sekretariátu OISF a jednoho originálu OTP Kontrola a schválení výstupu zakázky

VOTP

VOTP

Formální a věcná kontrola faktur dle 18_32 KL_, případně realizace II. oponentního řízení (včetně vyhotovení zápisu) II. oponentní řízení - SA + kontrola faktur

Referent TP/RKVŘ VOTP/VRKVŘ Spolupráce věcně příslušného referenta


ŘSFEU


ŘSFEU

Referent TP

VOTP

ŘSFEU

Referent KVŘ

VRKVŘ

Věcně referent


Věcně referent


ŘSFEU

Referent TP ve VOTP spolupráci s věcně příslušným referentem

ŘOISF, ŘOKSF

Věcně příslušný Věcně příslušný VO referent ve spolupráci s referentem TP

ŘSFEU

Referent VRKVŘ KVŘ/referent TP VOTP Spolupráce věcně příslušného referenta

Programový referent VO dle programu ŘOISF dle programu podepisuje fakturu za věcnou správnost dle podpisových vzorů

10

MANS7-13

Manuál sekce fondů EU pro OPPI 2007 - 2013 Příprava žádosti o schválení ZV za záměr MPO Příprava žádosti o schválení ZV za záměr – SA MPO Autorizace plateb TP – věcná a finanční kontrola (záměry MPO, SA), předání RaF k proplacení, předání složky OTP k archivaci Evidence záměrů a výstupů včetně archivace Inventury včetně vyhotovení zápisu Inventury včetně vyhotovení zápisu - SA Shromáždění zápisů z inventur od všech navrhovatelů a jejich vyhodnocení Shromáždění zápisů z inventur od všech navrhovatelů a jejich vyhodnocení (SA) Finanční toky Agentury/CT (schválení etapy a uvolnění prostředků, vratky na finanční účet) -– TP + SA Kompletace a archivace složek záměrů interních projektů a etap Kompletace a archivace složek interních záměrů a etap (SA) Vyhodnocení (podklady pro výroční zprávu)

Mzdové přehledy shromáždění za pracovníky MPO PS Technická pomoc

Referent TP


VOTP


ŘOISF


ŘOISF

Referent autorizace VOAP plateb

ŘOISF

Referent TP

VOTP

Referent TP

VOTP

Programový referent VO dle programu dle programu Referent TP VOTP

Programový referent VO dle programu dle programu Referent TP (TP) VOTP Programový referent VO dle programu dle programu (SA) Referent TP

ŘSFEU

VOTP

Programový referent VO dle programu dle programu Referent TP VOTP, /spolupráce VO dle programu programový referent a referent monitorování/Progra mový referent dle programu Referent FP VOTP Referent TP

VOTP

ŘS Technická pomoc VOTP ŘSFEU Kapitola 19 – Smlouvy, dodatky Programový referent VOMSP Finanční ČMZRB, ČRUIF, dle programu 11

ŘOKSF ŘOISF

Ministr

MANS7-13

Manuál sekce fondů EU pro OPPI 2007 - 2013 nástroje

Kapitola 20 – Nesrovnalosti

Kapitola 21 – Koordinace s VaVpI


Vyplnění Programový referent 19_17_KL_Kontrolní list dle programu pro ČMZRB a SEED FOND Předsednictví PS ČMZRB VOMSP nebo jím pověřený programový referent Vklad do fondů - věcná Programový referent kontrola Vklad do fondů - finanční Referent OAP kontrola Smlouvy, dodatky, Referent OPMSPM Strategické dokumenty Seed/VC fond Předsednictví PS SEED Referent OPMSPM Nesrovnalosti Referent nesrovnalostí Insolvence Referent nesrovnalostí Vedení knihy dlužníků Referent nesrovnalostí Synergie Evidence Programový referent synergií, Účast na dle programu hodnotitelských komisích MŠMT, Připomínkování výzev OP VaVpI Účast na MV OP VaVpI ŘSFEU

12


VOMSP

VOMSP

ŘSFEU

VOAP

ŘOISF

VOPMSPM, ŘOI-FN, Představenstvo ŘSFEU ČRUIF VOPMSPM, ŘOI-FN VOKN

ŘSFEU ŘOKSF

VOKN

ŘOKSF

VOKN VOVV

ŘSFEU

MANS7-13




KAPITOLA 6 – PUBLICITA Pravidla pro publikování dokumentů vztahujících se k OPPI na webových stránkách MPO Dokumenty, vztahující se k Operačnímu programu Podnikání a inovace se publikují na webových stránkách MPO, v obsahové sekci Podpora podnikání, podsekci Operační program Podnikání a inovace (OPPI) 2007-2013. Za řádné a včasné publikování dokumentů zodpovídá referent monitorování. Za věcný obsah publikovaných dokumentů zodpovídá vedoucí oddělení, které materiál zpracovalo a předalo referentu monitorování k publikaci. Předání dokumentů probíhá elektronickou formou (emailem), jejíž nedílnou součástí je, vedle dokumentů určených k publikaci a průvodních textů, které budou zveřejněny na webových stránkách MPO, také souhlas vedoucího oddělení nebo, v době jeho nepřítomnosti, jím pověřeného pracovníka, s jejich publikací na web MPO. Současně věcně příslušný referent zasílá dokumenty ke zveřejnění dle platného OM 2/2012 viz. kapitola 18 PMOP. KAPITOLA 11 – ARCHIVACE Archivace projektové složky je zahájena ve chvíli, kdy je vydáno Rozhodnutí o poskytnutí dotace a následně jsou do projektové složky průběžně přidávány Dodatky a listinné přílohy ŽOPL. Rozhodnutí o poskytnutí dotace Programový referent předá na sekretariát OISF 1 výtisk v případě PO (2 výtisky u FO) zapečetěné Rozhodnutí o poskytnutí dotace včetně Podmínek a příloh uvedených v Podmínkách, v případě FO včetně dopisu pro příjemce dotace. Sekretariát OISF po podpisu ŘOISF předává všechny uvedené dokumenty programovému asistentovi k založení do projektové složky. Programový asistent zapíše na evidenční štítek, dokumenty, které zakládá do projektové složky k archivaci viz. příloha Manuálu sekce 01_03_F_Evidenční štítek projektové složky. U všech dotačních programů předává Programový asistent složku projektu programovým referentům přes předávací protokol. Programový referent odpovídá za obsah projektové složky, pokud si je vyžádá na vypůjčení. Změnové řízení Po schválení změnového řízení ŘOISF předá Programový referent Programovému asistentovi seznam požadovaných změn v listinné podobě k evidenci. Dodatek Programový referent předá na sekretariát OISF 1 výtisk v případě PO (2 výtisky u FO) Dodatku, který zaeviduje, zapečetí dokument a předá na sekretariát OISF k podpisu ŘOISF. ŘOISF podepíše v listinné podobě Dodatek a předá zpět programovému asistentovi ( v případě FO podepíše 2x Dodatek a dopis na žadatele, který sekretariát odešle žadateli spolu s jedním výtiskem Dodatku. Kopii Dopisu předá Programovému asistentovi včetně druhého výtisku Dodatku). Programový asistent zajistí vložení do projektové složky a zapsání na evidenční štítek, viz. příloha Manuálu sekce 01_03_F_Evidenční štítek projektové složky. Výstupy z kontroly na místě Za komplexní výstupy z kontrol a za jejich předání plně odpovídá Vedoucí kontrolní skupiny. Vedoucí kontrolní skupiny předává 1 x měsíčně výstupy z ukončených kontrol na OAP s označením, že u daného projektu proběhla kontrola na místě. Referent OAP založí výstupy z kontrol do příslušné projektové složky spolu s Žádostí o platbu.

13

MANS7-13




Proces Žádosti o platbu Sekretariát přidělí programovému asistentovi na předávacím protokolu Žádosti o platbu č.j. a programový asistent zajistí evidenci a předání příchozích příloh Žádosti o platbu (oproti podpisu Předávacího protokolu) příslušnému programovému referentovi k věcné kontrole. Po dokončení věcné kontroly předává programový referent přílohy k Žádosti o platbu na finanční kontrolu referentu autorizace plateb. Po dokončení finanční kontroly referent autorizace plateb předá podklady k Žádosti o platbu a všechny návazné dokumenty programovému asistentovi. Programový asistent složku zkompletuje a doplní údaje na evidenční štítek projektových desek. V případě, že projekt má více než jednu etapu, jsou všechny dokumenty uchovávány na OAP do poslední autorizované etapy. Podklady k Žádosti o platbu předává OAP předávacím protokolem jednou měsíčně Programovému asistentovi. V případě, že projekt má více než jednu etapu, programový asistent uloží do příručního archivu (kancelář P217) projektovou složku. Po ukončení projektu uloží do úložiště dokumentů (archiv v budově Politických vězňů) a po uplynutí monitorovací lhůty tj. definitivní ukončení projektu doplní skartační znak a předá do Spisovny (budova MPO, Na Františku). KAPITOLA 15 – EXTERNÍ HODNOTITELÉ S externími hodnotiteli jsou uzavírány Rámcové smlouvy o vypracování odborného posudku ve 4 stejnopisech s platností originálu, kdy jeden výtisk obdrží externí hodnotitel, jeden OTP, jeden RaF a jeden archivuje OMSP. Generování, tisk a distribuci výtisků Rámcových smluv zajišťuje správce databáze EH. -

-

Proces losování EH Správce databáze vygeneruje ze statistiky ISOP-Centra „Seznam EH dle CZ-NACE pro vybrané programy a výzvy“ aktuální databázi externích hodnotitelů příslušného programu/výzvy. Aktuálně platný počet EH hodnotících danou výzvu správce databáze předá programovému referentu na vyžádání. Programový referent provede losování pomocí funkce generování náhodných čísel, které poté setřídí vzestupně. Programový referent přiřadí k jednotlivým projektům vylosovaná pořadová čísla z celkového počtu externích hodnotitelů, a to včetně náhradníků ke každému hodnotiteli. Počet zadávaných posudků stanoví 17_06_M_Metodika třídění projektů pro účely hodnocení. Výsledky losování programový referent zapíše do formuláře - 15_01_F Zápis z losování EH, který podepisuje, referent provádějící losování a jeden další zástupce OISF. Pro každé losování vygeneruje programový referent novou statistickou sestavu “Seznam EH pro vybrané programy a výzvy“ dle požadovaného programu/výzvy a pokračuje v postupu uvedeném výše. Pokud je u projektu externí hodnotitel vylosován jako technický hodnotitel, nemůže být nominován u stejného projektu jako ekonomický hodnotitel.

-

V případě, že někteří vylosovaní externí hodnotitelé včetně vylosovaných náhradníků odmítnou zpracování posudku a vylosovaný počet náhradníků není dostatečný, zorganizuje programový referent na žádost správce databáze nové losování. Dodatečně losování EH k projektu budou uvedeni na novém formuláři 15_01_F Zápis z losování.

-

Správce databáze je povinný předávat OISF informace o projektech ve stavu „Projekt předán do dalšího hodnocení“ nejpozději do 5 dnů, kdy tuto informaci obdrží ze systému ISOP-Centrum. Správce databáze udržují aktuální seznam disponibilních EH vlastnících certifikát o proškolení EH.

-

Programový referent provede losování nejpozději do 7 dnů ode dne, kdy mu byla předána informace o projektu ve stavu „Projekt předán do dalšího hodnocení“. Programový referent předává podepsanou kopii zápisu správci databáze 15_01_F_Zápis z losování EH. Originál 15_01_F_Zápis z losování EH archivují příslušný PM na OISF.

-

Správce databáze EH dále

14

MANS7-13




-

připravuje Interní záměry pro hodnocení projektů (odborné oponentní posudky EH pro projekty příslušných programů dané výzvy),

-

zajišťuje generování aktuálních seznamů EH (pouze pořadová čísla) příslušného programu/výzvy s číselným pořadím pro losování EH programovým referentem,

-

provádí nominaci EH pro vypracování odborného posudku projektu v příslušném programu/výzvy na základě podepsané kopie zápisu z losování EH. Originál zápisu z losování EH uchovává programový referent příslušného programu,

-

1x měsíčně generuje fakturační dávku návrhů faktur z objednávek splněných za uplynulé období. Po příjmu doplněných faktur EH v ISOP-centru, zaevidování v EIS, faktury s průvodním listem vytiskne a předá k další administraci OTP,

-

Aktualizuje databázi EH na základě informací EH o změnách v údajích EH, včetně změny právní formy EH a adresy sídla (generování nové Rámcové smlouvy).

KAPITOLA 17 - DOTACE Posouzení výběrových řízení V případě potřeby či pochybností v postupu u výběrového řízení je ŘOISF oprávněn na základě interních dokumentů vyslat dohledovou návštěvu z referátu KVŘ k žadateli. Programový referent předává dokument 17_72_F po schválení ŘOISF v papírové podobě programovému asistentovi k založení do projektové složky. Interní evidence dotačních projektů Programový asistent vede níže uvedenou evidenci a archivuje zápisy z jednání HK spolu se Schválením zápisu z jednání HK ŘOISF, zakládá a archivuje složky projektů v členění na Rozhodnutí, Platby, Monitorování, Kontroly na místě a zajistí minimálně 1 x měsíčně inventuru stavu projektů ISOP 7-13 v porovnání se skutečností. Zápis z inventury projektů ISOP 7-13 bude přístupná na disku S:/. Provedení inventury ověřuje příslušný VO. Číslo projektu

Název projektu Příjemce dotace Částka dotace

Datum Datum projednání v HK vydání rozhodnutí

Příslušní programoví referenti zajistí kontrolu projektů, které se opožďují oproti stanoveným lhůtám v Páteřním manuálu a minimálně čtvrtletně informují ŘOISF o vývoji těchto projektů. Číslo projektu

Příjemce

Datum přijetí projektu

Počet dnů od Odchylka přijetí lhůty

od Aktuální stav

Interní evidence ŽoPl dotačních projektů Evidence plateb dotací Datum přijetí

Datum přijetí na VK

Datum Č.j. předání z VK – OAP

1.1.2010 2.1.2010 6.1.2010

Program

Číslo Číslo Počet projektu etapy etap

4633/10 5.3 NM01 213

15

1

1

Žadatel

Dotace

ABCDEF 9 200 000

MANS7-13




Programoví asistenti a referent autorizace plateb vedou výše uvedenou evidenci žádostí o platbu. Přehled čerpání – seznam ŽoPl Pořa Opa Progr Číslo dové tření am/Su ŽoPl číslo bjek 123

2.1

Částka Částk Částk Datum Č.j. při Propl Odklik Souhr Certif celkem a SF a SR odeslán odeslán aceno nuto nná ikace í na PJ í na PJ v MSC žádost č.

Záruk 2.1 123 a Z 052 000 /012/2 000 0092.

110 000 000

13 000 000

24.12.2 4578/2 009 009

A

A

7/09

2

Referent finančního plánu zajistí kontrolu plateb, které se opožďují oproti lhůtám stanoveným v Páteřním manuálu, a minimálně čtvrtletně informuje ŘOISF o vývoji těchto plateb. Referent finančního plánu zajistí kontrolu projektů, u kterých do 3 měsíců od data ukončení nebyly podány Žádosti o platbu, a minimálně čtvrtletně informuje ŘOISF o vývoji těchto projektů. ŘOISF rozhodne o dalším postupu (kontrola na místě, výzva příjemci, využití služeb externí firmy)

KAPITOLA 18 – INTERNÍ PROJEKTY (TP A SA) Postup pro Záměry interních projektů, kdy je navrhovatelem MPO Roli navrhovatele u záměrů MPO plní věcně příslušný referent dle přidělené agendy. Referent TP/KVŘ zajišťuje pro věcně příslušného referenta administrativní podporu spojenou se schvalováním záměru. Věcně příslušní referenti jsou povinni poskytnout referentovi TP/KVŘ odbornou podporu ve formě doplňujících informací, vysvětlení podkladů, právních předpisů, seznam vhodných dodavatelů k oslovení apod. Věcně příslušný referent vykonává jednotlivé činnosti v oblastech, které mu přísluší dle přiřazených agend (viz výše) – např. v případě konferencí a propagačních předmětů – komunikační úředník nebo jím pověřený referent, v případě studií a analýz pro účely evaluace OP - referent evaluace, v případě metodických a procesních analýz - referent metodiky. Věcně příslušný referent podepisuje záměr, za věcnou správnost záměru odpovídá přímý nadřízený. Referent TP zakládá záměr v ISOP7-13. V případě SA plní roli navrhovatele programový referent. Stanovení oponentní komise pro interní záměry Referent TP jednou ročně navrhuje okruh osob, které zasedají v oponentních komisích. OISF nominuje jednotlivé členy do konkrétních oponentních komisí dle charakteru záměru a dle příslušné odbornosti jednotlivých členů komise z okruhu členů jmenovaných ŘSFEU. ŘSFEU schválí nebo zamítne nominaci jednotlivých osob. I. oponentní řízení, kontrola a schválení záměru interního projektu Zpracovatel interního záměru SFEU (vyjma záměrů OTP) Procesní schéma interního záměru SFEU viz. příloha Manálu sekce 01_04_M_Procesní schéma záměry SFEU. Zpracovatel vytvoří záměr, který předá referentu TP ke kontrole po formální a obsahové stránce.

16

MANS7-13




Referent TP zajistí věcnou kontrolu interního záměru dle 18_33_KL, který bude opatřen dvěma různými podpisy. V případě formální a obsahové správnosti interního záměru referent TP realizuje I. Oponentní komisi, která buď záměr doporučí ŘSFEU ke schválení nebo záměr doporučí k zamítnutí či vrací k doplnění. V případě zamítnutí se záměr nevrací zpracovateli, referent TP pouze informuje zpracovatele o výsledku I. Oponentní komise a rozhodnutí ŘSFEU . Poté zpracovatel předá před zveřejněním ZD referentu KVŘ ke kontrole obsahové správnosti dle 18_34_KL I. část, který bude opatřen dvěma různými podpis. Zpracovatel odpovídá za zveřejnění ZD na příslušné web. adrese po příslušnou lhůtu. Po uplynutí lhůty pro předkládání nabídek předá zpracovatel všechny přijaté nabídky referentu TP, který administrativně zajistí konání výběrového řízení. Po ukončení VŘ a zároveň před podpisem smlouvy s dodavatelem referent KVŘ provede věcnou kontrolu podkladů z VŘ, kontrolu smlouvy dle II. části 18_34_KL_Kontrolní list pro kontrolu veřejných zakázek faktury před uzavřením smlouvy, dokument bude opatřen dvěma různými podpisy. Po realizaci interního záměru, zpracovatel předá referentu TP výstupy dle PM 18_12_M. Referent TP zkontroluje přijaté faktury dle 18_32_KL_Kontrolní list faktury, který bude opatřen min. dvěma různými podpisy. Tento dokument slouží jako jeden z podkladů pro autorizaci žádosti o schválení způsobilých výdajů. Zpracovatel interního záměru OTP Procesní schéma interního záměru OTP viz. příloha Manuálu sekce 01_05_M_Procesní schéma záměry OTP. Zpracovatel (OTP) vytvoří záměr, který předá referentu KVŘ ke kontrole po formální a obsahové stránce. Referent KVŘ zajistí věcnou kontrolu k internímu záměru dle 18_33_KL, který bude opatřen dvěma různými podpisy. V případě formální a obsahové správnosti interního záměru, referent KVŘ realizuje I. Oponentní komisi, která buď záměr doporučí ŘSFEU ke schválení nebo záměr doporučí k zamítnutí či vrací k doplnění. V případě zamítnutí se záměr nevrací zpracovateli, referent KVŘ pouze informuje OTP o výsledku. Poté zpracovatel předá ZD referentu KVŘ ke kontrole obsahové správnosti. Před vyvěšením ZD musí referent KVŘ provést její kontrolu dle 18_34_KL I. část, který bude opatřen dvěma různými podpisy. U těchto záměrů referent TP odpovídá za zveřejnění ZD na příslušné webové adrese po příslušnou lhůtu. Po uplynutí lhůty pro předkládání nabídek referent TP realizuje výběrové řízení. Po výběru dodavatele a zároveň před podpisem smlouvy předá všechny podklady týkající se VŘ referentu KVŘ. Referent KVŘ provede před podpisem smlouvy věcnou kontrolu VŘ, kontrolu smlouvy dle II. části 18_34_KL_Kontrolní list pro kontrolu veřejných zakázek faktury. Dokument bude opatřen dvěma různými podpisy. Po realizaci interního záměru referent TP předá referentu KVŘ výstupy dle PM 18_12._MReferent KVŘ zkontroluje dle 18_32_KL_Kontrolní list faktury, který bude opatřen min. dvěma různými podpisy. Tento dokument slouží jako jeden z podkladů pro autorizaci žádosti o schválení způsobilých výdajů. Specifické interní záměry (ZPC, ekonomické analýzy, pořizování IT a jiné)

17

MANS7-13




V případě ZPC věcně příslušný referent zasílá zpracovanou informaci formou referátníku ke schválení ministrovi s tím, že referátník vždy podepisuje VOTP, ŘSFEU. I. oponentní řízení u ZPC nahrazuje informace pro ministra. U zakázek typu ekonomických analýz je nutno získat stanovisko (formou podpisu na referátník nebo interního sdělení) odboru ekonomických analýz, v případě pořizování IT stanovisku odboru informatiky, v případě pořizování jiného hmotného majetku odboru hospodářské správy. V případě doporučení interního záměru ke schválení předkládá referent TP interní záměr k podpisu ŘSFEU. Zpracovatel zajistí průběh výběrového řízení včetně zveřejnění na webových stránkách MPO po příslušnou dobu. Zpracovatel může zahájit jednání k podpisu smlouvy až po ukončení všech právních náležitostí výběrového řízení. Vedoucí OTP předá smlouvu k podpisu ŘSFEU. Výběr dodavatele Zpracovatel provede výběr dodavatele, u kterého zvolí postup dle předpokládané hodnoty zakázky viz. PMOP, kapitola 18 – Interní projekty (TP a SA) a přílohou PMOP 17_17_M_ Pravidla pro výběr dodavatelů. Výběr dodavatele lze uskutečnit až po schválení záměru ŘSFEU. Před zadáním zakázky je věcně příslušný referent povinen zajistit souhlasné stanovisko odboru právního na MPO, oddělení metodiky veřejných zakázek MPO. Ve složitých případech může prostřednictvím VOTP věcně příslušný referent využít externího subjektu i při tvorbě zadávací dokumentace a vyhlášení nadlimitní zakázky (např. otevřené výběrové řízení). Věcně příslušný referent musí vždy předložit zadávací dokumentaci ke kontrole OTP a to před vyhlášením výběrového řízení. Věcně příslušný referent vypracuje zadávací dokumentaci, předloží interní záměr referentu TP. Věcně příslušný referent vždy zasílá zadávací dokumentaci interních projektů na oddělení metodiky veřejných zakázek na posouzení dle opatření ministra č. 2/2012. Výběr dodavatelů není třeba provádět u skupiny záměrů „Školení a zahraniční cesty“ a „Mzdy“, pokud hodnota jedné akce nepřesáhne 2 mil Kč. Skupina záměrů Školení, ZPC, Mzdy jsou řešeny dle aktuálních potřeb. V případě, že výběr dodavatele provedl jiný odbor (např. odbor informatiky) pro sekci fondů EU, bude ve složce interního záměru informace o umístění kompletní složky na jiném odboru včetně přesného popisu a o osobě odpovědné za její vedení. Smlouva Zpracovatel použije ve většině případů jeden ze vzorů uložených na disku S:\61130 METODIKA a ISOP\VZORY SMLUV. V případě použití jiné smlouvy, zasílá zpracovatel návrh smlouvy ke kontrole na odbor právní. Smlouvy jsou předkládány k podpisu ve 3 originálech. Zpracovatel zajistí podpis objednávky/smlouvy příslušným/i vedoucím/i pracovník/y MPO (ředitel odboru, ředitel sekce, náměstek, ministr), popř. i spolupracujících útvarů (odbor informatiky u nákupu IT a softwaru, odbor hospodářské správy při nákupu kancelářské techniky, nábytku, personální odbor v oblasti mzdových prostředků apod.). Po podepsání ŘSFEU zpracovatel zajistí předání originál smlouvy na OTP, sekretariát OISF a druhé smluvní straně. V případě MPO jsou řediteli sekce fondů EU vždy předkládány k podpisu nové objednávky, záměry, smlouvy popř. smlouvy, které se prodlužují dodatkem.

18

MANS7-13




V případě interních záměrů u skupiny „Školení a zahraniční cesty“ MPO jsou ŘSFEU vždy předkládány k podpisu objednávky, záměry, smlouvy a v těchto případech informace pro ministra nahrazuje schvalovací akt I. oponentní řízení. Věcná kontrola faktur dle 18_32_KL, popřípadě realizace II. oponentního řízení Všechny faktury, které mají být proplaceny z TP, přijímá RaF. Údaje o fakturách v systému EIS jsou automaticky přenášeny do ISOP-Centra, Referent TP zajistí spárování faktur v systému EIS k danému záměru. Referent TP označí Průvodní list k fakturám dodavatelů (příloha č. 1 opatření ministra č. 3/2007) TP a číslem oblasti podpory (7.1 nebo 7.2) a číslem záměru dle ISOP7-13. Referent TP doplní příslušnou výdajovou položku (viz. příloha PMOP 18_25_M Metodika položek rozpočtové skladby pro účely evidence faktur interních projektů). U faktur EH vystavovaných elektronicky v ISOP-Centru jsou číslo oblasti podpory, číslo záměru a výdajová položka uváděny na průvodním listu faktury automaticky. Referent TP/refetent KVŘ zajistí po přijetí faktury 18_32_KL_Kontrolní list faktury – interní záměr, popřípadě provedení II. oponentního řízení. V případě pochybností má VOTP/VRKVŘ možnost u náročných akcí (finančně, časově, rozsahem, obsahem) zorganizovat II. Oponentní řízení za účelem vyhodnocení fakturovaných nákladů. V případě, že je II. oponentní řízení nahrazeno jiným schvalovacím aktem dle 18_12_M_Pravidla pro dokládání výstupů u akcí TP a SA (např. zahraniční služební cesta – schválení nadřízeným pracovníkem ŘO nebo ŘS), není potřeba provádět II. oponentní řízení. Skupiny záměrů, u nichž se výdaje pravidelně opakují v průběhu roku např. „Ostatní provozní výdaje“, jsou řešeny v rámci II. oponentního řízení jednou za půl roku. Referent TP připraví žádost o schválení způsobilých výdajů včetně příloh a předá je OAP minimálně 6 dní před splatností faktury. OAP zajistí finanční a věcnou kontrolu a předání RaF společně s žádostí, prohlášením o schválení a průvodním listem k faktuře nejméně 3 dny před datem splatnosti faktury. V případě zjištění nedostatků referent TP vrací fakturu dodavateli. Zahraniční faktury - navrhovatel MPO: Referent TP vystaví v cizí měně průvodní list a ten předá s fakturou referentovi autorizace. Referent autorizace vystaví v cizí měně 18_08_F Prohlášení o schválení způsobilých výdajů – interní projekty a zasílá je s interním sdělením na RaF. Po získání zpětné informace od RaF referent TP na základě částek v CZK vystaví 18_06_Žádost o schválení způsobilých výdajů (interní projekty), 18_08_F Schválení způsobilých výdajů – interní projekty, 18_22_F Prohlášení k žádosti o schválení způsobilých výdajů, které předá referentu autorizace. Referent autorizace zajistí standardní proces autorizace azajistí předání na RaF. Evidence Referent TP vede níže uvedené evidence a zajistí minimálně 1 x ročně inventuru stavu ISOP7-13 v porovnání se skutečností. V případě evidence faktur provádí kontrolu stavu evidence se stavem skutečně předaných faktur dle evidence faktur odboru 61200 1x ročně s účetní evidencí RaF. Provedení inventury ověřuje VOTP. Komplexní ověření interních záměrů za daný rok provádí min. 1 x ročně oddělení kontrol a nesrovnalostí na náhodně vybraném vzorku záměrů. Evidence záměrů TP/SA (akce SFEU, Agentura) 19

MANS7-13

Manuál sekce fondů EU pro OPPI 2007 - 2013 Číslo záměru dle Název záměru ISOP7-13

Částka celkem



Stav dle ISOP7-13 Datum schválení oponentního řízení

I.

Evidence faktur TP/SA (Pro akce SFEU) Číslo žádosti Číslo Číslo o schválení ZV záměru dle faktury ISOP7-13 (variabilní symbol)

Číslo dle Dodavatel účetního systému MPO

Předmět plnění

Částka fakturováno s DPH

Evidence faktur TP/SA (Pro záměry Agentury/CT) Číslo žádosti o schválení ZV

Číslo záměru dle ISOP713

Číslo faktury (variabilní symbol)

Dodavatel

Předmět plnění

Částka fakturováno s DPH

Odpovědná osoba/umístění majetku nebo výstupu akce

Evidence zakázek TP/SA Název zakázky

Cena

Druh zakázky Zhotovitel Počet (malého zájemců rozsahu/ nadlimitní/ podlimitní

Počet Důvody, pokud byl uchazečů osloven pouze 1 subjekt

Referent TP vede evidenci zakázek a plní informační povinnost dle opatření ministra ustanovující Metodiku veřejných zakázek v platném znění. Referent TP dále vede evidenci všech propagačních předmětů a materiálů, konferencí, pracovních cest, školení, studií. Věcně příslušný referent je povinen umístit zápis z ZPC, SC na síťovém disku sekce SF (S:). V těchto případech referent TP zajistí archivaci výstupů (studií, zpráv a jiných nosičů a předmětů) z realizovaných akcí v písemné nebo elektronické podobě (např. v ISOP7-13, na CD, DVD apod.) a vzorek 1 ks každého propagačního materiálu. Každý věcně příslušný referent předává výstup podle 18_12_M nejpozději s fakturou na OTP. V případě záměru jiného druhu vede evidenci pořízeného majetku a výstupů záměrů referent TP. Referent TP vede evidenci etap záměrů TP, které se opožďují oproti plánovanému datu, v níže uvedeném rozsahu, a minimálně 1 x za rok informuje ŘOISF. Těmto záměrům pak věnuje Referent kontroly a nesrovnalostí větší pozornost při prováděných inventurách. Číslo Název Zadavatel záměru/číslo záměru/název etapy etapy

Plánované Počet dnů od datum ukončení plánovaného data etapy ukončení

Aktuální stav

Vratky dotací přijaté na účet Finančního útvaru MPO Referent TP vede evidenci etap záměrů, kde nebyla vyčerpána plná výše uvolněných prostředků. Programový referent dle programu vede totéž u SA záměrů.

20

MANS7-13

Manuál sekce fondů EU pro OPPI 2007 - 2013 Číslo Název Zadavatel záměru/číslo záměru/název etapy etapy


Plánované Částka na Stav záměru datum etapu před ukončení schválením etapy


Částka na etapu po schválení

Archivace Složky záměru TP (složka žádostí o schválení ZV projektu a složka zápisů z oponentního řízení) vede referent TP. Složku záměru SA vede programový referent dle programu. Specifická ustanovení pro jednotlivé druhy záměrů ZPC -

postup dle opatření ministra k zajištění zahraničních pracovních cest zaměstnanců MPO v platném znění referent TP čtvrtletně od RaF získává vyúčtování všech ZPC pracovníků SFEU za uplynulé čtvrtletí a na základě něho připraví žádost o schválení ZV předá ji na RaF.

Specifické postupy u jednotlivých skupin akcí Mzdy Členem oponentní komise je vždy zástupce personálního odboru MPO a pokud se jedná o lidské zdroje Agentury, také zástupce personálního útvaru Agentury. Pracovní smlouvu s pracovníkem je možno uzavřít na dobu určitou tj. maximálně na dva roky pokud jsou mzdy hrazeny z TP. Externí hodnotitelé Fakturace odměn za posudky zadávané MPO. Referent TP zajistí podpis průvodního listu faktury u VO dle příslušného programu. Podpisem průvodního listu faktury stvrzuje věcně příslušný VO: 1) že externí hodnotitel byl vybrán dle postupů stanovených v kapitole 15 PMOP 2) že zpracovaný odborný posudek odpovídá kvalitě, věcnému účelu dle schváleného záměru a Rámcové smlouvy uzavřené s externím hodnotitelem 3) že souhrnná částka rozpočtu dle schváleného záměru nebyla překročena 4) že byl dodržen sazebník odměn pro externí hodnotitele dle kapitoly 15 PMOP

Přílohy – Formuláře, Kontrolní listy, Metodika a Pravidla Seznam příloh: 01_02_F_

Funkce pracovníků SFEU

21

MANUÁL SEKCE FONDŮ EU PRO OPPI (MANS7-13)

Recommend Documents