MANUAL APLIKASI FORECASTING SATKER (AFS) 2011
1.
Installasi Paket Aplikasi Forecasting Satker Paket Aplikasi Forecasting Satker ini terdiri dari file sebagai berikut: - InstallAFS12.exe Ketentuan instalasi Paket Aplikasi Forecasting Satker adalah sebagai berikut : Klik ganda pada file InstallAFS12.exe maka akan muncul menu instalasi dengan default direktori/folder tujuan di C:\AFS12 (yang akan terbentuk secara otomatis) dan shortcut aplikasi akan terbentuk di halaman depan (desktop) komputer server. Apabila terdapat kegagalan dalam proses intallasi yang disebabkan oleh pembatasan antivirus dan/atau sistem operasi (misal: Windows) terhadap aplikasi maka dapat dilakukan proses ulang installasi dengan terlebih dahulu melakukan sebagai berikut: • Antivirus: Non Aktifkan atau matikan sementara antivirus sebelum menjalan proses instalasi AFS 2012 sampai proses installasi AFS 2012 selesai. • Sistem Operasi: Pada saat menjalankan proses intallasi disarankan untuk menjalankannya sebagai administrator yaitu dengan klik kanan pada file install aplikasi kemudian pilih ’Run as Adminsitrator’ (Windows Vista dan Windows 7).
Apabila proses intallasi masih gagal, maka diperlukan pengaturan ’User Account Control’ oleh user pada sistem operasi windows. Pengaturan ini dilakukan dengan masuk ke Menu ’Control Panel’ – ’User Accounts and Family Safety’ – ’User Accounts’ – ’Change User Account Control Setting’ – lakukan penurunan level kontrol sampai yang terendah (Windows 7) atau matikan/disable fungsi kontrol (Windows Vista) – Tekan tombol OK dan Restart Komputer.
2. Petunjuk Operasional Aplikasi Forecasting Satker A. Login Klik ganda pada ikon AFS.exe di desktop maka akan muncul halaman depan aplikasi seperti pada gambar dibawah ini:
Masukkan user dan pass Aplikasi Forecasting Satker (default User : afs dan Password : afs) dengan huruf kecil. Setelah login, maka akan muncul halaman utama Aplikasi Forecasting Satker.
B.
Menu Setting Didalam menu Setting terdapat 3 sub menu : setting pejabat, setting satker,dan setting user.
1. Setting Satker
Combo box: Input kode Satker
Combo box: Input kode kewenangan isian kode anak satker (berisi 3 digit angka)
Dalam form ini ,terdapat combo box isian kode satker. Masukkan kode satker kantor anda, dan secara otomatis parameter satker, kode departemen, nama departemen, unit, karwas dan lokasi kppn pembayaran akan muncul. Kode Anak Satker digunakan hanya untuk Satker besar yang mempunyai banyak kegiatan, misalnya untuk satker-satker yang ada di kantor pusat. Perlakuan aplikasi terhadap kode anak satker adalah sebagai berikut: a. Satker yang tidak mempunyai anak satker atau sub satker diharuskan mengisi kode anak satker dengan angka 000. b. Satker besar yang mempunyai anak satker atau sub satker, maka berlaku sebagai berikut: 1) Satker induk, satker dengan kode anak satker 000 yang berfungsi hanya mengumpulkan data dari anak satker dibawahnya dan data bersifat kumulatif dari anak-anak satker. 2) Satker anak/sub satker, satker dengan kode anak satker selain 000 (misal: 001, 003, 004, dan sebagainya). Pembagian kode anak Satker ditentukan sendiri oleh Satker tersebut. Lakukan verifikasi terlebih dahulu apakah semua parameter isian satker sudah benar sesuai data riil kantor anda dan pastikan parameter isian satker sudah sesuai dengan parameter satker pada Aplikasi RKAKL-DIPA (untuk perencanaan bulanan), jika benar maka anda pilih kode kewenangan kantor anda, sesuaikan kode kewenangannya dan tekan tombol “SIMPAN” jika sukses, maka akan keluar pesan berikut :
Namun jika terdapat parameter satker yang tidak sesuai, tekan tombol “edit referensi satker” .
Maka semua isian kolom parameter satker yang tadinya terkunci, akan terbuka untuk dilakukan perubahan. Setelah perubahan dilakukan jangan lupa masukkan “kode kewenangan” dan tekan tombol “Simpan” Sedangkan tombol “Rekam Satker Baru”, digunakan jika ada satker yang belum terdata dalam referensi satker aplikasi ini.
Masukkan kode satker
Setelah mengisi kode satker dan parameter satker lain, tekan tombol “SIMPAN” 2. Setting Pejabat
Pilih ‘Tambah’ untuk menambah referensi Pejabat Penandatangan. Isikan Nama, NIP/NRP, Jabatan, dan Pangkat Pejabat Penandatangan dokumen cetakan perencanaan kas yang akan dikirim ke KPPN dan pastikan semua isian terisi dengan benar kemudian tekan tombol “Simpan” yang berada di sebelah kanan isian. Untuk mengubah pejabat penandatangan yang telah direkam sebelumnya, pilih nama yang akan dihapus, kemudian tekan tombol ‘Ubah’
Pilih tombol ‘Hapus’ untuk menghapus isian Pejabat Penandatangan dengan terlebih dahulu memilih nama yang ada di dalam tabel. Pilih nama Pejabat Penandatangan yang ada pada tabel, kemudian klik tombol ‘Default’ untuk menyetting default Pejabat yang akan menandatangani dokumen cetakan perencanaan kas 3. Setting User Form Setting User dilakukan jika operator aplikasi ingin menambah user baru yang sesuai dengan setting satker nya. Jadi pada Aplikasi AFS 2012 ini bisa digunakan oleh beberapa user dengan setting satker yang berbeda-beda.
Isikan nama user yang akan dibuat (max. 9 karakter). Apabila user belum pernah diinput, maka akan muncul pesan sebagai berikut:
Tekan tombol “yes” jika ingin menambah user baru kemudian masukkan password dan nama pegawai yang dikehendaki
Tekan tombol “yes” jika ingin mengubah atau menghapus data user yang telah dibuat sebelumnya kemudian masukkan password dan nama pegawai yang dikehendaki. Setelah itu isikan setting satker yang akan digunakan oleh user tersebut. Kemudian klik “Simpan”. Sedangkan untuk menghapus atau mengubah sebuah user, anda harus mengetik nama user yang akan dihapus/diubah di kolom user. Tekan tombol “Hapus” untuk menghapus atau “Simpan” untuk menyimpan data yang diubah. C.
Menu Input Data Menu ini berfungsi untuk melakukan berbagai perekaman, pengubahan, penghapusan, pengolahan, pembentukan ADK, dan pencetakan data.
Menu Input Data dibagi menjadi 3 sub menu, yaitu: Bulanan, Mingguan, dan Harian 1. Sub Menu Bulanan Perencanaan bulanan merupakan perkiraan penarikan dana dalam 1 (satu) tahun anggaran yang dirinci dalam 12 bulan. Pemuthakhiran perencanaan bulanan dilakukan tiap bulan dan disampaikan paling lambat 3 (tiga) hari kerja sebelum bulan perkiraan. Bulan penyusunan merupakan bulan pada saat user melakukan pemutakhiran/update. Data awal Perkiraan Penarikan Dana Bulanan diambil dari ADK ‘Kirim’ DIPA pada Aplikasi RKAKL-DIPA. Data ini berfungsi sebagai parameter perencanaan bulanan, sehingga satker tidak melakukan rencana penarikan bulanan diluar koridor yang ditentukan (kecuali untuk SKPA atau sumber lainnya).
Terdapat beberapa tombol dalam sub menu bulanan, sebagai berikut: a. Impor RKAKL-DIPA Menu ini berfungsi untuk mengambil data pagu DIPA dari Aplikasi RKAKL-DIPA (menu utiliti – Kirim Data DIPA) dengan ADK berekstensi ‘.12’, (contoh: PDSP0150810027.12)
Tombol Penerimaan ADK dari RKAKLDIPA
Pilih ADK yang akan diimpor dan pastikan ADK berisi data yang sesuai dengan setting satker yang telah dilakukan sebelumnya. Dalam melakukan impor data RKAKL-DIPA sebaiknya tidak dilakukan berulang-ulang karena setiap kali mengimpor akan menghapus semua data perencanaan yang sudah ada. Impor data RKAKL-DIPA umumnya hanya dilakukan pada saat penerbitan DIPA pertama kali atau pada saat terdapat revisi DIPA maupun DIPA Luncuran. Tekan “Proses” maka akan muncul konfirmasi seperti pada gambar di bawah ini
Pilih “Yes” apabila ingin menimpa data perencanaan yang ada di Aplikasi AFS dengan data perencanaan di Aplikasi RKAKL-DIPA. Pilih “No” apabila tetap ingin menyimpan data perencanaan yang telah diinput sebelumnya di Aplikasi AFS, sehingga data perencanaan yang telah diinput sebelumnya tidak akan hilang. Apabila berhasil, maka akan muncul kotak pesan seperti di bawah ini
b. Kode Anak Per Grup Submenu ini merupakan alternatif lain bagi induk satker untuk membagi POK untuk beberapa anak satker dengan cara mengisikan Program, Kegiatan, Output, Sub Output, Komponen, dan Sub Komponen sesuai dengan kode anak satkernya.
c. Tambah Detail Menu ini berfungsi untuk merekam sumber dana pagu yang berasal dari SKPA atau Sumber lainnya (pencairan dana yang tidak memerlukan pagu, misal: Pengembalian Pajak, Imbalan Bunga, dan sebagainya).
Untuk menginput SKPA, pastikan Jenis Dokumen yang dipilih pada saat Setting Satker adalah SKPA, kemudian pada menu ‘Tambah Detil’ pilih ‘SKPA’ untuk menginput SKPA. Pilih ‘Sumber Lain (SPM-KP, SPM-IB, dll)’ untuk menginput detil akun dari Sumber Lain tersebut. Isikan sesuai semua kode atau parameter sesuai dengan ketentuan yang ada dalam SKPA atau dokumen yang terkait dengan sumber lainnya. Setelah selesai semua parameter diisi, tekan tombol ‘Simpan’. d. Hapus Detail Menu ini berfungsi untuk menghapus detil akun yang dipilih. Sebaiknya user berhati-hati dalam menggunakan menu ini karena menu ini hanya untuk menghapus detil akun yang benar-benar tidak digunakan. Pilih detil akun (click pada tabel) yang akan dihapus kemudian tekan tombol ‘Hapus Detil’ maka akan muncul konfirmasi data detil akun yang akaun dihapus. Tekan tombol ‘OK’ untuk menghapus atau ‘Cancel’ untuk membatalkan.
e. Kirim ke KPPN Menu ini berfungsi untuk mengirimkan data perencanaan bulanan ke KPPN. Format nama ADK yang dihasilkan untuk dikirimkan ke KPPN adalah afm[kode satker][kode kementerian][kode unit][kode karwas] dengan ekstensi “.afm” yang secara default terbentuk di folder [directory AFS]\kirim\Bulanan\[tanggal terbentuknya ADK].
f. Data Bulanan Data Bulanan merupakan menu untuk melihat data resume/rekap dari data perencanaan bulanan yang dijadikan batas maksimal dalam perencanaan harian. Batas maksimal perencanaan harian dalam bulan tertentu didasarkan pada jumlah total nilai bersih pada perencanaan bulanan untuk bulan tertentu tersebut dengan tanggal impor data DIPA, bulan penyusunan, dan tanggal update yang terakhir.
Dalam menu ini juga menyediakan tombol hapus untuk menghapus data resume/rekap yang tidak benar atau tidak valid. Pilih data resume/rekap yang akan dihapus di tabel data bulanan (click pada tabel) kemudian tekan hapus, maka akan muncul konfirmasi data yang akan dihapus. Tekan tombol ‘Yes’ untuk menghapus atau ‘No’ untuk membatalkan. g. Cetak Menu ini digunakan untuk mencetak perencanaan bulanan yang telah disusun oleh Satker. Sebelum layar hasil cetakan muncul maka terdapat form isian untuk penandatangan dan isian lainnya.
Setelah user mengisi form tersebut, tekan tombol ‘Ok’ untuk menampilkan layar hasil cetakan.
h. Fasilitas Pencarian Untuk memudahkan pencarian detil akun, telah disediakan fasilitas untuk mencari detil akun dengan cara memasukkan kode atau uraian detil akun yang dimaksud
Isikan kode atau uraian detil akun yang dicari
Perekaman Perencanaan Bulanan Pada sub menu Bulanan terdapat hal paling penting untuk dilakukan sebelum melakukan perencanaan harian, yaitu perekaman perencanaan bulanan.
Tombol perekaman rencana penarikan bulanan
Tombol rencana penarikan bulanan ada di setiap akun detil pada tabel bulanan (kolom paling kanan pada tabel).
Isian rencana penarikan dana /atau realisasi bulanan
Pada perekaman perencanaan bulanan terdapat isian sebagai berikut: a. Kode Anak (tidak dapat diganti) Kolom ini menunjukkan detil akun yang memiliki kode anak satker tertentu. Penjelasan kode anak sudah ada pada pembahasana ‘Setting Satker’ dan penjelasan lebih rinci akan dibahas pada bahasan ‘Kode Anak Satker dan Penjelasan’. b. Kolom Jumlah Pagu Kolom ini berisi isian jumlah pagu total untuk detil akun yang ditentukan sendiri oleh user apakah termasuk kontrak dan/atau non kontrak dengan memasukkan jumlah dana tertentu. Apabila pada perekaman Kolom jumlah pagu dan user memasukan seluruh/sebagian dana pagu pada isian ‘kontrak’ maka secara otomatis isian Kolom kontrak terbuka dan user mengisikan detil kontrak. c. Kolom Kontrak Kolom ini berfungsi untuk mengisikan detil kontrak yang meliputi nilai pagu yang masuk kategori kontrak dari detil akun tersebut, tanggal kontrak ([tanggal]/[bulan]/[tahun]), dan nomor kontrak. d. Kolom Rencana Penarikan/Realisasi Kolom ini berfungsi untuk memasukkan jumlah rencana penarikan bulanan (warna dasar putih) untuk detil akun sekaligus sebagai isian untuk realisasi (warna dasar merah) yang terdiri dari kolom perkiraan dana (nilai kotor) dan kolom potongan. Penggunaan batas maksimal dalam perencanaan harian merupakan nilai bersih (kolom perkiraan dana (kotor) dikurangi potongan) dari jumlah total rencana penarikan setiap detil akun pada bulan berkenan. Setiap selesai melakukan perekaman perencanaan bulanan, maka aplikasi secara otomatis akan membuat resume/rekap perencanaan bulanan yang dapat dilihat dengan menekan tombol ‘Data Bulanan’. Perencanaan harian akan akan menggunakan data yang terakhir dari rekap perencanaan bulanan (penjelasan pada sub menu bulanan (e) data bulanan). Warna dasar akan berubah menjadi kuning jika jumlah rencana penarikan (termasuk realisasi) sama dengan pagu
Tombol akan berwarna biru jika sudah pernah dilakukan perekaman perencanaan bulanan
Setelah selesai mengisi kolom rencana penarikan/realisasi, tekan tombol “Simpan”. Terdapat 2 (dua) pilihan metode penyimpanan data, yaitu a. Ubah sesuai bobot Apabila data pada komponen atau subkomponen diubah, maka data yang ada pada detil di bawahnya akan berubah sesuai dengan b. Hitung ulang sesuai prosentase Apabila data pada komponen atau subkomponen diubah, maka data yang ada pada detil di bawahnya akan berubah sesuai dengan prosentase
2. Sub Menu Mingguan Sub menu mingguan berfungsi untuk mencetak rencana penarikan dan mengirimkan ADK perencanaan mingguan ke KPPN.
Perencanaan mingguan merupakan perkiraan dalam 1 (satu) bulan yang dibuat dalam 4 (empat) periode/minggu. Perencanaan mingguan disusun setiap 2 (dua) bulan dan disampaikan paling lambat 5 (lima) hari kerja sebelum minggu pertama penarikan. Pemutakhiran atau update perencanaan mingguan dilakukan setiap bulan dan disampaikan paling lambat 2 (dua) hari kerja sebelum minggu pertama perkiraan. Dalam sub menu perencanaan mingguan hanya bersifat rekap/jumlah dari perencanaan harian. Tidak ada perekaman perencanaan mingguan dalam sub menu ini. Pada saat user melakukan perekaman harian (perekaman harian dapat dilakukan hinggu 10 (sepuluh) minggu ke depan) maka secara otomatis user menyusun perencanaan mingguan. Oleh karena itu, dianjurkan kepada user untuk melakukan pengiriman ADK perencanaan mingguan setiap terjadi perubahan dalam perencanaan
harian atau dilakukan pengiriman ADK mingguan setiap user melakukan pengiriman ADK harian. Sub menu mingguan terdiri atas beberapa isian dan pilihan serta tombol sebagai berikut: a. Tahun Anggaran Isian tahun anggaran perencanaan mingguan. b. Bulan Pilihan Bulan yang akan dilakukan pencetakan maupun pengiriman data perencanaan mingguan. Pilihan bulan terdiri dari 2 (dua) bulan sekaligus yang sudah ditentukan oleh aplikasi. c. Pilihan Nilai Bersih atau Nilai Kotor Pilihan tampilan dan pencetakan yang akan dilakukan yaitu nilai bersih (nilai perencanaan setelah potongan) atau nilai kotor (nilai perencanaan sebelum potongan). Pilihan ini tidak berlaku untuk pengiriman ADK perencanaan mingguan karena data akan dikirimkan secara paket nilai bersih dan nilai kotor. d. Kirim Data Tombol ini berfungsi untuk membentuk ADK perencanaan mingguan yang akan dikirimkan ke KPPN. Pada pengiriman mingguan, dibuat metode pengiriman dua bulan sekali, sesuai dengan PMK 192 tahun 2009 tentang perencanaan kas dan untuk mempermudah satuan kerja memproses perkiraan penarikan dana, serta untuk menghindari tumpang tindihnya data pengiriman. Klik tombol “Kirim Data” untuk membentuk ADK pengiriman data mingguan ke KPPN (Aplikasi Forecasting KPPN). ADK kiriman data mingguan mempunyai nama file dengan format “[Kode Satker][kode kementerian][kode unit][Kode Kewenangan][Jenis Dokumen][Nomor Karwas][bulan awal data].afw” terbentuk dalam folder “C:\AFS12\Kirim\Mingguan\....”
e. Cetak Klik tombol “Cetak” untuk mencetak Laporan perencanaan mingguan. Isikan tempat dan tanggal penandatanganan Laporan kemudian klik ‘OK’.
Tekan ikon bergambar printer untuk melakukan pencetakan. Kertas berukuran A4 atau lebih
Pastikan user telah melakukan perekaman pejabat penandatangan dalam menu “Setting – Setting Pejabat Penandatangan” terlebih dahulu sebelum melakukan pencetakan. 3. Sub Menu Harian Perkiraan penarikan dana harian disusun oleh Satker berdasarkan perkiraan nilai SPM yang akan diajukan kepada KPPN selama satu minggu (senin s.d. jumat) berikutnya. Penyampaian rencana harian dilakukan paling lambat hari kamis minggu sebelumnya. Penyampaian perubahan/pemutakhiran/updating rencana harian disampaikan ke KPPN paling lambat 1 (satu) har kerja sebelum tanggal penarikan/perencanaan.
a. Menu Perekaman Setelah kita klik tombol “Rekam” maka akan masuk ke tampilan sebagai berikut: Kolom tanggal
Pada kolom tanggal secara otomatis akan terinput tanggal awal perkiraan penarikan dana harian (PPDH) satu minggu berikutnya dari tanggal sekarang pada komputer anda (present day), jadi harap dipastikan bahwa setting waktu atau ”time and date” pada komputer user sesuai dengan tanggal yang valid.
Bulan Penyusunan adalah bulan disusunnya perencanaan bulanan. Tanggal Impor adalah tanggal pada saat Satker melakukan impor data bulanan (ADK bulanan) dari Aplikasi RKAKL-DIPA (lihat sub menu bulanan – impor RKAKLDIPA).
Tanggal Update adalah tanggal terakhir kali Satker melakukan perubahan/update pada perencanaan bulanan. Pagu Perencanaan Bulanan adalah jumlah pagu perencanaan bulanan seluruh detil akun Satker bersangkutan pada bulan bersangkutan. Pagu yang sudah direncanakan/direalisasikan adalah jumlah perencanaan/perkiraan dan/atau realisasi yang telah dimasukkan atau di-input (rekam/ubah/realisasi) oleh satker pada bulan bersangkutan diluar tanggal harian (current) pada kolom tanggal. Harian (current) adalah jumlah perencanaan/perkiraan dan/atau realisasi yang ada pada kolom tanggal dalam bulan bersangkutan. Saldo (sisa) adalah saldo dari perencanaan bulanan yang belum dilakukan perekaman perencanaan atau realisasi harian atau mingguan. Satuan kerja memasukkan jumlah perkiraan penarikan dana harian di tiap tiap kolom isian per hari sesuai perencanaan sekaligus memperkirakan jumlah potongan. Jika telah selesai memasukkan rencana satu minggu ke depan, Klik tombol “Simpan” atau klik “batal” untuk membatalkan. Perhatikan bahwa jumlah Perkiraan penarikan dana harian untuk satu periode harus dibawah Pagu perencanaan dana bulanan, Jika lebih maka aplikasi akan memberi peringatan dan menolak untuk menyimpan. Pada aplikasi AFS 2012 ini, jika kita pernah merekam perkiraan penarikan dana harian (PPDH) untuk satu periode mingguan misal minggu kedua dalam suatu bulan, maka jika kita kembali menekan tombol “rekam” akan secara otomatis menuju ke perkiraan penarikan dana harian (PPDH) minggu ketiga atau minggu selanjutnya dalam bulan bersangkutan. b. Menu Pengubahan Menu ini berfungsi untuk mengubah kembali jumlah perkiraan penarikan dana harian (PPDH) yang pernah kita rekam dengan syarat dalam tanggal kelompok (periode) tersebut terdapat tanggal yang belum melewati tanggal sekarang. Pilih (klik) tanggal kelompok yang akan kita ubah pada tabel tampilan menu awal lalu klik tombol “Ubah”.
Pilih (Klik) Periode yang akan diubah (warna hijau adalah warna terpilih)
Lalu Klik tombol “ubah”
maka kita akan masuk ke tampilan berikut :
Lakukan Edit Perubahan yang dikehendaki
Tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan
Lakukan perubahan yang dikehendaki, kemudian klik tombol “Simpan” untuk menyimpan perubahan atau klik tombol ”batal” jika ingin kembali ke menu sebelumnya tanpa melakukan perubahan. Jika didalam periode tersebut terdapat tanggal yang telah melewati tanggal sekarang maka kolom pada tanggal tersebut akan tertutup (tidak dapat diubah).
c. Menu Realisasi Menu ini berfungsi untuk menyesuaikan data PPDH untuk suatu periode yang telah dikirim dan telah terjadi realisasi atas perkiraan periode tersebut. Input data dapat dilakukan hanya pada tanggal yang telah lalu sampai dengan tanggal sekarang (terdapat realisasi/tanggal yang telah lewat pada periode tersebut). Data disesuaikan agar sisa dana lebih dari perkiraan - realisasi suatu periode bisa disesuaikan untuk masuk menambah Pagu PPDH periode berikutnya. Setelah kita Klik tombol ”Realisasi” kita akan masuk ke form berikut :
Lakukan input realisasi yang telah terjadi
Tekan tombol “Simpan” untuk menyimpan data realisasi Tekan tombol “Ambil data SPM” untuk mengambil data realisasi dari database Aplikasi SPM
Terdapat tombol ’Ambil data SPM’ yang berfungsi untuk mengambil data realisasi dari database aplikasi SPM secara langsung. Beberapa ketentuan yang harus dipenuhi dalam pengambilan data realisasi dari database SPM adalah sebagai berikut: 1) Telah terinstal ODBC Connector versi 5.1 (installer disertakan dalam folder aplikasi AFS)
2) Komputer terhubung secara langsung dengan database SPM baik secara localhost maupun jaringan. 3) Masukkan user dan password aplikasi SPM dan IP komputer/server tempat database SPM terinstal.
4) Jika berhasil terhubung dengan database SPM maka kolom realisasi akan otomatis terisi dengan nilai realisasi beserta nilai potongan. Jika tidak berhasil (muncul pesan tidak terkoneksi) maka realisasi harus direkam secara manual. 5) Aplikasi AFS hanya akan mengambil data realisasi dari aplikasi SPM dengan ketentuan bahwa data SPM sudah terealisasi menjadi SP2D yang ditandai dengan pengisian nomor SP2D pada aplikasi SPM. Setelah kita sesuaikan data PPDH periode yang telah lewat dengan realisasi. maka di tabel tampilan data menu awal PPDH periode tersebut akan berubah menjadi warna orange. d. Menu Penghapusan Jika kita ingin menghapus satu periode PPDH, maka kita pilih satu periode tersebut dalam tabel tampilan menu awal, dan kemudian kita klik tombol “Hapus” Seperti tampilan berikut:
Pilih Periode yang akan dihapus (warna hijau)
Tekan tombol “Hapus” untuk Menghapus 1 periode PPDH
Maka kita akan masuk ke menu penghapusan. Klik tombol ”Hapus” lalu akan muncul Konfirmasi penghapusan, Klik “yes” untuk menghapus periode PPDH tersebut.
Perlu dilakukan secara hati-hati untuk menu penghapusan. Lakukan penghapusan pada data yang benar-benar akan dihapus. Penghapusan data atas data yang sudah melewati tanggal sekarang tidak akan dapat direkam kembali. e. Menu Cetak & Kirim Harian Menu ini berfungsi untuk mencetak perencanaan harian dan membentuk ADK perencanaan harian untuk dikirimkan ke KPPN. Pilih periode PPDH yang akan dikirim pada tabel, kemudian klik "Cetak dan Kirim Harian". Klik tombol "Kirim Data" untuk membentuk ADK pengiriman perencanaan harian ke KPPN dengan format ”[kode satker][kode kementerian][kode unit][kode kewenangan][jenis dokumen][nomor karwas][tanggal kelompok/periode].afd” yang terbentuk dalam folder C:AFS12\kirim\harian\....
Klik tombol "Cetak" untuk mencetak Laporan perencanaan harian. Isikan tempat dan tanggal penandatanganan laporankemudian klik ’OK’.
Sebelum muncul tampilan laporan yang akan dicetak, aplikasi akan memberikan konfirmasi apakah nilai bersih atau kotor yang akan dicetak. Tekan ’Yes’ untuk mencetak nilai Kotor, tekan ’No’ untuk mencetak nilai kotor, atau ’Cancel’ untuk membatalkan.
D. Utiliti
Menu ini terdiri dari 6 sub menu, yaitu: Backup, Restore, Bersihkan data sampah, Perbaikan Data, Bantuan, dan Tentang Aplikasi AFS 2012.
1. Menu Backup Menu ini disediakan untuk membentuk file ADK ( Arsip Data Komputer ) yang bersifat cadangan dan bersifat mobile sehinggga jika terjadi hal–hal yang tidak diinginkan terhadap komputer, user tidak perlu lagi melakukan perekaman dari awal kembali. Langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan backup adalah sebagai berikut: a. Tekan tombol ‘Proses’ untuk melakukan proses backup b. Apabila proses backup telah selesai, maka akan muncul jendela informasi bahwa proses backup telah selesai. File ADK backup (format: AFS_[tanggal backup]_[kode satker].bck) akan berlokasi default di C:\AFS12\Backup\....
2. Menu Restore Menu ini digunakan untuk mengembalikan data pada file (ADK) cadangan (yang terbentuk melalui menu backup) yang ada kembali ke dalam database aplikasi. Langkah-langkah dalam melakukan restore adalah sebagai berikut: a. Tekan tombol
untuk mengambil file ADK hasil backup
b. Tekan tombol ‘proses’ untuk melakukan proses restore, maka akan muncul konfirmasi seperti pada gambar di bawah ini
Proses restore akan menimpa/menghapus data yang sudah ada pada aplikasi (jika ada) dengan data yang ada pada file backup sehingga satker yang telah melakukan perekaman pada aplikasi AFS sebelumnya akan diperbaru0000000i dengan data
pada file backup yang telah direstore. Tekan OK untuk melanjutkan proses dan Cancel untuk membatalkannya. c. Apabila proses restore berhasil akan muncul pesan seperti gambar dibawah:
3. Menu Bersihkan Data sampah Menu ini berfungsi untuk melakukan penghapusan secara permanen data-data yang sudah tidak diperlukan dan memperbaiki data-data yang salah. Klik tombol “proses” untuk melakukan proses pembersihan dan perbaikan data. Proses pembersihan data sampah selesai dengan munculnya pesan berikut:
4. Perbaikan Data Submenu ini digunakan untuk mengubah setting No.Karwas, Kode KPPN, dan Kode Anak Satker jika data perencanaan sudah terlanjur diinput. Sesuaikan data dengan mengisi isian pada kolom “Menjadi” kemudian tekan tombol “Simpan”.
Jika berhasil, maka akan muncul informasi bahwa data telah berhasil diubah
5. Bantuan Menu ini berfungsi sebagai bantuan dan panduan untuk user dalam mengoperasikan aplikasi ini.
Masukkan kata kunci yang user ingin ketahui dari aplikasi pada kolom ‘Bantuan’. Aplikasi secara otomatis akan mencari dan memberikan tema bantuan atau panduan yang paling mendekati dengan kata kunci tersebut. Pilih tema yang disediakan dalam daftar yang berada tepat dibawah kolom ‘Bantuan’ dengan menekan ‘enter’ atau klik pada daftar tersebut maka secara otomatis penjelasan dari tema bantuan akan muncul.
6. Tentang Aplikasi AFS 2012 Menu ini berfungsi sebagai informasi penerbit aplikasi AFS 2012 dan helpdesk sistem dan prosedur serta helpdesk aplikasi tentang Perencanaan Kas. Tekan ikon ”Pena”
KODE ANAK SATKER DAN PENJELASAN Kode Anak Satker digunakan hanya untuk Satker besar yang mempunyai banyak kegiatan, misalnya untuk satker-satker yang ada di kantor pusat. Perlakuan aplikasi terhadap kode anak satker adalah sebagai berikut: a. Satker yang tidak mempunyai anak satker atau sub satker diharuskan mengisi kode anak satker dengan angka 000. b. Satker besar yang mempunyai anak satker atau sub satker, maka berlaku sebagai berikut: 1) Satker induk, satker dengan kode anak satker 000 yang berfungsi hanya mengumpulkan data dari anak satker dibawahnya dan data bersifat kumulatif dari anak-anak satker. 2) Satker anak/sub satker, satker dengan kode anak satker selain 000 (misal: 001, 003, 004, dan sebagainya). Pembahasan lebih lanjut difokuskan pada butir b di atas. Secara garis besar prosedur aplikasi yang digunakan untuk Satker Induk membagi tugas perencanaan Kas kepada sub satker adalah sebagai berikut: Satker Induk (kode 000)
Restore ADK anak Satker
Pembagian kode sub satker (Sub Menu Bulanan)
ADK Backup anak Satker ADK Backup anak Satker ADK Backup anak Satker
Sub satker Sub Satker Sub Satker
a. Setting Satker b. Backup c. Proses perencanaan anak satker d. Backup oleh anak satker
Pembagian kode anak Satker ditentukan sendiri oleh Satker tersebut. Contoh pembagian kode anak satker sebagai berikut: Direktorat Jenderal Perbendaharaan (Eselon I) sebagai induk satker yang mempunyai sub satker (anak satker (Eselon II di Kantor Pusat) dan cucu satker (Eselon III di Kantor Pusat)). Direktorat Jenderal Perbendaharaan : Kode anak satker 000 (sebagai induk satker) Pembagian Kode Anak Satker Sekretariat Ditjen Perbendaharaan kode anak satker diberikan lingkup 001 s.d. 099 Bagian Kepegawaian : kode anak satker 001 Bagian Keuangan : kode anak satker 002 dan seterusnya Direktorat Pengelolaan Kas Negara Subdit PPK Subdit … dan seterusnya Direktorat Sistem Perbendaharaan
kode anak satker diberikan lingkup 100 s.d. 199 : kode anak satker 101 : kode anak satker 102 kode anak satker diberikan lingkup 200 s.d. 299
Subdit Pengembangan Aplikasi : kode anak satker 201 Subdit … : kode anak satker 202 dan seterusnya dan seterusnya Pembagian kode anak satker dilakukan sesaat setelah dilakukan ‘impor RKAKL-DIPA’ di menu bulanan. Data yang masuk pada tabel tersebut secara default akan terisi dengan kode anak satker 000. Lakukan perubahan secara langsung pada kolom ‘Kd Anak’ pada tabel bulanan di setiap detil akun sesuai dengan pembagian yang disepakati sebelumnya.
Pemberian kode anak satker pada setiap detil akun sesuai pembagian yang disepakati
Pembagian kode anak satker juga dapat dilakukan dengan memilih tombol ‘Kode Anak Pergrup’. Bagi Anak Satker dengan cara mengisi Program, Kegiatan, Output, Sub Output, Komponen, dan Sub Komponen yang menjadi tanggung jawab anak satker tersebut. Contoh, untuk Program 09, Kegiatan 1705, Output 01, dan Sub Output 001 menjadi tanggung jawab Anak Satker 002.
Setelah setiap detil akun dibagi sesuai kode anak satker yang dikehendaki, Ditjen Perbendaharaan sebagai induk satker (dalam contoh biasanya di koordinasi oleh Bagian Keuangan Setditjen Perbendaharaan) membagi ADK kepada anak/cucu satker sebagai sub satker.
Pembentukan ADK untuk sub satker ini dilakukan dengan melakukan perubahan pada setting satker terlebih dahulu kemudian melakukan backup data. Sebagai contoh pembentukan ADK untuk sub satker Bagian Keuangan – Setditjen Perbendaharaan dengan kode anak satker 002: 1. Menu Setting – Setting Satker: pada isian kode anak satker diubah menjadi 002 kemudian tekan tombol ’Simpan’ dan keluar dari menu setting. 2. Menu Utiliti – Backup: Lakukan Backup dengan menekan tombol Backup maka akan terbentuk ADK Backup dengan format ”AFS_[tanggal backup]_[kode satker]anak[kode anak satker].bck”
3.
ADK backup anak satker yang terbentuk setelah proses sebagaimana butir 2, direstore oleh sub satker dengan menggunakan AFS 2012 yang masing-masing sub satker. Proses restore oleh sub satker terlebih dahulu dengan melakukan setting anak satker sesuai dengan kode anak satker pada data backup anak satker.
Setelah proses restore anak satker selesai, anak satker melakukan proses perencanaan sesuai prosedur normal/biasa aplikasi karena data yang diproses hanya data anak satker tersebut. Setelah proses perencanaan oleh sub satker selesai, sub satker melakukan backup untuk kemudian ADK Backup tersebut diserahkan ke induk satker (dalam contoh: Bagian Keuangan sebagai induk – kode 000, bukan sebagai anggota Setditjen Perbendaharaan atau sub satker). Dalam aplikasi AFS sebagai induk satker (kode 000 yang mempunyai anak satker di dalam datanya) maka aplikasi secara otomatis menampilkan data rekap dari seluruh sub satker dan fungsi rekam/ubah/hapus pada perencanaan harian secara otomatis tidak hidup. Pengiriman data ke KPPN dilakukan hanya oleh induk satker.
