MANAGEMENTCURSUS FMLS Najaar 2014
voor assistenten
Vereniging Artsen Laboratoriumdiagnostiek (VAL) Vereniging voor Klinische Embryologie (KLEM) Vereniging Klinisch Genetische Laboratoriumdiagnostiek (VKGL) College van Medisch Immunologen (CMI) Nederlandse Vereniging voor Klinische Chemie en Laboratoriumgeneeskunde (NVKC) Laboratoriumgeneeskunde
Academie voor Medisch Specialisten Orteliuslaan 750 3528 BB UTRECHT Postbus 8153 - 3503 RD UTRECHT Telefoon (030) 247 4224 www.academiemedischspecialisten.nl 1
Algemene gegevens Omvang van de cursus: De cursus bestaat uit 3 blokken van elk 7 dagdelen, inclusief 2 overnachtingen per blok. Daarnaast is er een tussentijdse opdracht en enig leeswerk. Totale studietijd: 10,5 dagen aanwezigheid en 1,5 dag huiswerk. De cursus wordt in het najaar 2014 gegeven. • Blok 1: maandagmiddag 8 t/m 10 september 2014 • Blok 2: maandagmiddag 27 t/m 29 oktober 2014 • Blok 3: maandagmiddag 8 t/m 10 december 2014 Locatie:
Villa Heidebad te Epe (onder voorbehoud)
Begeleiding:
Henk Ruven
Docenten:
Docenten zijn onder voorbehoud van beschikbaarheid. Als de genoemde docenten verhinderd zijn, wordt een gelijkwaardig alternatief geboden.
Organisatie en informatie: Academie voor Medisch Specialisten Orteliuslaan 750 - 3528 BB UTRECHT Postbus 8153 - 3503 RD UTRECHT Telefoon (030) 247 4197 e-mail:
[email protected] www.academiemedischspecialisten.nl Kosten: € 4295,Aantal deelnemers: Minimaal 12 en maximaal 18 per cursus Informatie FMLS: Voor overleg met de leden van de managementwerkgroep van de opleidingscommissie van de FMLS zie www.laboratoriumgeneeskunde.nl voor de namen van de leden van de werkgroep.
2
Achtergrond De cursus wordt georganiseerd door de Academie voor Medisch Specialisten in samenwerking met de Federatie Medisch Laboratorium Specialismen (FMLS). De FMLS is een samenwerkingsverband van beroepsgroepen in de medische laboratoriumdiagnostiek. De Federatie is in 2009 opgericht en omvat de volgende verenigingen: VAL: Vereniging Artsen Laboratoriumdiagnostiek KLEM: Vereniging voor Klinische Embryologie VKGL: Vereniging Klinisch Genetische Laboratoriumdiagnostiek CMI: College van Medisch Immunologen NVKC: Nederlandse Vereniging voor Klinische Chemie en Laboratoriumgeneeskunde De Academie voor Medisch Specialisten is een samenwerkingsverband van de Orde van Medisch Specialisten, VvAA en het instituut Beleid en Management in de Gezondheidszorg van de Erasmus Universiteit. De Academie verzorgt discipline overstijgende cursussen voor medisch specialisten en aios, zowel via open inschrijving als in opdracht. De Academie verzorgt al vele jaren een aantal managementcursussen per jaar voor aios, waaronder een tweedaagse cursus voor alle aios van Erasmus MC en VUmc en eveneens een 10,5 -daagse cursus voor aios Medische Microbiologie. Doelen en doelgroep De managementcursus heeft de volgende doelen. Deze zijn beschreven in de volgorde, waarin ze aan de orde komen in de cursus en geven geen prioriteit weer. Na afloop: 1. kunnen de cursisten een aantal ontwikkelingen beschrijven, die spelen in de omgeving van medische laboratoria (zorgstelsel, financiering, wetgeving, organisatie van ziekenhuizen) en zijn zij in staat om op grond daarvan een ontwerp te maken van een strategisch plan; 2. kunnen de cursisten beschrijven aan welke eisen de planning en control cyclus van een zorginstelling en een laboratorium dient te voldoen en zijn zij in staat om op grond daarvan een ontwerp te maken van een jaarplan, een projectplan en een kostprijsberekening; 3. kunnen de cursisten beschrijven aan welke eisen een goed functionerende vakgroep moet voldoen, hebben zij een aantal basale vaardigheden verworven met betrekking tot feedback geven, onderhandelen en conflicthantering en kunnen zij een beknopt persoonlijk ontwikkelingsplan schrijven; 4. kunnen de cursisten beschrijven wat er nodig is voor een goed management van het laboratorium en hebben zij een aantal basale vaardigheden verworven met betrekking tot situationeel leiding geven, vergadertechniek, feedback geven en het voeren van functioneringsgesprekken, sollicitatiegesprekken en slecht-nieuws-gesprekken; 5. hebben de cursisten een brede kijke op de kwaliteitsontwikkeling van een ziekenhuis en hebben zij basisvaardigheden t.a.v. het managen van kwaliteitsprojecten opgedaan.
3
Het is wenselijk dat de cursisten al enige ervaring hebben opgedaan met het functioneren binnen een medisch laboratorium voordat ze aan de managementcursus deelnemen. De cursus is daarom met name bedoeld voor cursisten, die in de eindfase c.q. tweede helft van hun opleiding tot laboratoriumspecialist zitten. Cursisten, die vlak voor hun afstuderen zitten, krijgen voorrang.
4
Programma Lunches en diners zijn niet steeds apart benoemd. Blok 1 8 september 2014 (14:00 tot 17:00 uur): de organisatie van het ziekenhuis 14.00 – 15:00 Kennismaking, inventariseren leerdoelen, uitleg programma 15.00 – 17:00 Bespreking organisatie van het ziekenhuis en de medische staf Trefwoorden: historie, lezen organogrammen, wel en niet gekantelde ziekenhuizen, verschil UMC’s en periferie, positie laboratoria, organisatie en functioneren medische staf, functies medisch managers, ziekenhuiscommissies, planning en control cyclus ziekenhuis en rol medisch managers en medische staf hierin Docent: Ton de Goeij, Partner, Organisatie-adviseur en Coach, De Kort&Partners BV. 19.00-22.00
Samenwerking binnen de vakgroep Trefwoorden: kenmerken goed functionerende vakgroep, taakverdeling, informatiesystemen, vergaderen en besluitvorming, omgangsvormen en afspraken daarover, vormgeving medisch beleid, aandacht voor ieders ontwikkeling; daarna concreet oefenen met elkaar feedback geven Docent: Wout Raadgers, VvAA Opleidingen & Teamcoaching
9 september 2014 9.00-12.30 Functioneren van het zorgstelsel Trefwoorden: wetgeving, macrokader zorg, functioneren van de zorgmarkt, financiering van de zorg (FB, DBC’s, DOT), financiering van laboratoria, honorering van medisch specialisten, consequenties voor organisatie en strategie van zorgaanbieders, consequenties voor laboratoria Docent: Nico Cuppen, Cuppen Consulting 13.30-17.00
De bedrijfseconomie van het lab Financieel management: kenmerken ondernemend leiding geven, het lab als business unit, maken ondernemingsplan, maken van een begroting, onderscheid exploitatieen investeringsbegroting, opstellen business cases (adhv. casus investering), maken kostprijsberekening (adhv. casus) Docent: Nico Cuppen, Cuppen Consulting
19.30-22.00
Vergadertechniek Trefwoorden: Inventarisatie vergaderproblemen. Vergaderitis. De belangrijkste valkuilen. Videoanalyse vergadering. Belang goede voorbereiding, rol voorzitter, opstellen agenda, tijdsbewaking. Oefening vergadercasus. Manieren van besluitvorming. Beleidsmatig werken. Het voorkomen van vergaderen. Taakverdeling, mandatering, rapportage. Uitleg over en oefenen met het omgaan met lastige vergaderaars. Docent: Mascha Gibbs-de Ridder, VvAA opleidingen & teamcoaching.
5
10 september 2014 (09.00-17.00 uur): management van het lab 09.00 - 11:00 Organisatie van innovatie Docent: Hans Kristian Ploos van Amstel, hoofd sectie genoomdiagnostiek 11.00 – 12:30 Strategie in een marktomgeving – het perspectief van een huisartsenlab Docent: Peter Bijster, voormalig voorzitter Raad van Bestuur Lab Noord 13.30 – 15:00 Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid Docent: Rosemarie Doppegieter, zelfstandig juridisch adviseur 15.00 – 16:30 Ervaringen van een ervaren hoofd van een lab – van theorie naar werkelijkheid Docent: Cees Doelman, klinisch chemicus in Medisch Spectrum Twente 16.30
Afsluiting (evaluatie en afspraken)
Tussentijdse opdracht: De deelnemers krijgen de opdracht om kleine groepjes te vormen (maximaal 5 groepen) en gezamenlijk onderzoek te doen naar de vraag hoe een bepaalde vakgroep haar ambities tracht te realiseren (via haar strategie of een onderdeel daarvan). Daartoe selecteren ze een lab uit van hun keuze, lezen van te voren relevante documenten van dit lab (zoals jaarverslag en beleidsplan) en maken een afspraak om gezamenlijk een aantal mensen op dit lab (van hoofd tot analist) te interviewen met het oog op de beantwoording van hun onderzoeksvraag. Op basis hiervan bereiden ze een presentatie voor aan de hele groep. Zie de bijgevoegde instructie (bijlage). Blok 2 27 november 2014 14.00-17.00 Presentatie van het huiswerk Presentatie en bespreking huiswerk: adhv. powerpointpresentaties van de verschillende werkgroepen worden een aantal algemene principes met betrekking tot het vormgeven van de ambitie van de vakgroep besproken Docent: Ton de Goeij, Partner, Organisatie-adviseur en Coach, De Kort&Partners BV. 19.00-21.30
Verandermanagement Trefwoorden: het vormgeven van een strategie, van ambitie naar werkelijkheid, soorten veranderingsprocessen, voorwaarden voor effectieve verandering, de harde en zachte kanten van veranderingen, veranderingen van onderop en van bovenaf, projectmanagement, aansluiting bij de beleidscycli van het ziekenhuis, zelf oefenen met een overzichtelijke opdracht Docent: Ton de Goeij, Partner, Organisatie-adviseur en Coach, De Kort&Partners BV.
28 november 2014 09.00-17.00 Leiding geven Algemene inleiding: aspecten van HRM-beleid, stijlen van leiding geven, management van professionals; inleiding in en oefenen van - situationeel leiding geven: instructie, motiveren, coaching, controle - functioneringsgesprekken en IFMS (360 graden feedback): onderscheid tussen gesprekken met labmedewerkers en labspecialisten 6
- slecht-nieuws-gesprekken Docent: Mascha Gibbs-de Ridder, VvAA Opleidingen & Teamcoaching 19.00-21.30
Vervolg leiding geven Docenten: Mascha Gibbs-de Ridder, VvAA Opleidingen & Teamcoaching
29 november 2014 09.00–16.00 Onderhandelen en conflicthantering Trefwoorden: mix van inleidingen in theorie en concrete oefeningen, vooral gericht op helder communiceren en voorkomen van conflicten, zowel binnen de vakgroep als ten opzichte van anderen in het ziekenhuis en daarbuiten. Docent: Mascha Gibbs-de Ridder, VvAA Opleidingen & Teamcoaching 16.00-17.00
Afsluiting door de begeleider:
Meegeven van een tussentijdse opdracht verandermanagement, ter behandeling in blok 3 De deelnemers vormen een nieuwe groep (maximaal 5 groepen) en bespreken en beschrijven, voorafgaand aan het derde blok, een verandertraject in een laboratorium naar keuze. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de behandelde lesstof uit blok 1 en 2, worden diverse stakeholders bij de verandering geinterviewd. De ‘oude situatie wordt beschreven’ evenals de beoogde verandering. Daarna wordt de wijze waarop het veranderproces heeft plaatsgevonden beschreven, inclusief een SWOT van het verandertraject. De resultaten worden in een PPT presentatie gezet en in het 3e blok gepresenteerd. Zie de bijgevoegde instructie (bijlage).
Maandag 8 december 2014 14.00 - 17.30 uur
Kwaliteitsbeleid Het eerste deel heeft een wat meer beschouwende insteek waarbij de cursisten worden uitgedaagd om na te denken over hun eigen functioneren rondom kwaliteit. Trefwoorden: wat houdt kwaliteit van zorg in, worden kwaliteitsinstrumenten ook gebruikt als positioneringsinstrument, wat is het belang van een kwaliteitscultuur, hoe ontwikkel je een kwaliteitscultuur, hoe kom je van minimum eisen naar ‘high performance’, wat is de zin en onzin van kwaliteitsbeleid, hoe geef je hier leiding aan? Docent: CBO / IGZ
19.00 - 20.30 uur
Presentatie van het huiswerk uit blok 2 Presentatie en bespreking huiswerk: aan de hand van powerpoint presentaties van de verschillende werkgroepen wordt de wijze waarop een veranderproces heeft plaatsgevonden besproken waarbij er een analyse wordt gegeven van de sterke en zwakke(re) kanten in dit proces en de kansen en bedreigingen voor het verander- of implementatietraject in het ziekenhuis. Docent: cursus moderator
20.30 – 21.30 uur
Presentatie van een Jonge Klare over de ervaringen in de praktijk 7
Dinsdag 9 december 2014 Kwaliteitssystemen en accreditatie 9.00 – 10.15
Kwaliteitsinstrumenten als strategie Vragen die in dit uur beantwoord zullen worden zijn: lijft de accreditatie zich ontwikkelen? Wat is de toekomst van accreditatienormen, en (waar) eindigt dit? Op welke wijze kunnen accreditatienormen als strategische instrumenten worden ingezet? Docent: Docent raad voor accreditatie
10.30 – 12:00
Verbeterinstrumenten Trefwoorden: PDCA cyclus, 4xO-systeminhoud, ISO-certificering, risicoanalyse Docent: Kerteza
12.00 – 12:15
Inleiding in de praktijkopdracht In groepen uitwerking presentatie over een korte casus mislukking invoering verbeterinstrumenten
12.15 – 13.30
Lunch inclusief de uitwerking van de praktijkopdracht
13.30 - 15:00
Normen en richtlijnen Trefwoorden: toepassing van de professionele standaard klinische chemie en laboratoriumgeneeskunde, toepassing essentiële richtlijnen voor klinisch diagnostische laboratoria, discussie wat met essentiële richtlijnen wordt bedoeld. Docent: Kerteza
15.15 - 16:30
Kwaliteitsmanagement Trefwoorden: ontwikkeling, implementatie en onderhoud van het kwaliteitssysteem, organisatie en personeel, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in een kwaliteitssysteem, aansluiting kwaliteitssysteem met ARBO, Veiligheid/Milieu en wetgeving, documentbeheer, beheer van goederen en apparatuur. Docent: Kerteza
16.30 – 18:15
Validatie Trefwoorden: Validatie van processen / risico-inventarisatie en – management: hoe ontwerp je een validatieproces, hoe verricht je een pdca op een validatieproces?, hoe valideer je het laboratorium informatie systeem / LIS, pré en post-analytische kwaliteit, hoe ondersteun je de aanvragers? Docent: Kerteza 8
18.15 – 19:15
Diner
19.30 – 21.00 uur
Bespreking uitwerking casus ‘mislukte invoering verbeterinstrumenten’
Docent: Kerteza
Woensdag 10 december 2014 Praktijk en afsluiting 09.00–11.00 uur
Evaluatie van het kwaliteitssysteem en laboratoriumprocessen Trefwoorden: eigen rol bij interne en externe audits (voorbereiding, uitvoering, evaluatie en follow-up, hoe geef je leiding aan dit proces), hoe leidt je een management review, hoe geef je leiding aan klachten- en complicatie-registratie, hoe hou je een verantwoorde incident analyse met 4O systematiek, hoe vraag en geef je feedback, interpretatie van tevredenheidsonderzoeken, hoe geef je gericht leiding aan een vakgroepsvisitatie, hoe kunt je de optimalisatie van processen (Lean, Six Sigma) begeleiden. Docent: ?
11.00 – 12.30
Praktijkdocent kwaliteitsmanagement
12:30
Lunch
13.30 – 15.30 uur
Persoonlijke ervaring met optimalisatie van processen Trefwoorden: vanuit de praktijk zal een praktijkdocent zijn persoonlijke verhaal vertellen over zijn (pogingen tot) optimalisatie van processen in zijn eigen organisatie. Welke valkuilen warren er, welke momenten werd dr druk persoonlijk te groot, en vooral op welke wijze heeft hij/zij dingen toch voor elkaar gekregen. Docent: Praktijkdocent / Robert de Jonge?
15.30 – 16.10 uur
opstellen beknopt persoonlijk ontwikkelingsplan Trefwoorden: 10 minuten uur zelf opstellen, 10 minuten terugkoppeling in tweetallen, 20 minuten plenaire terugkoppeling
16.10– 16.30 uur
Afsluiting door de begeleider Trefwoorden: mondelinge en schriftelijke evaluatie hele cursus 9
Verzameling literatuur blok 3: o o
Input docenten Marc B.C. Rouppe van der Voort, G.G. (Frits) van Merode, Henricus G.N. Veraart. Duurzame procesverbetering met de ‘lean’ –filosofie. Nederlands Tijdschrift voor Geneeskunde 2013; 157: A5541
10
Literatuur: Voorafgaand aan de cursus krijgen de deelnemers de volgende literatuur toegezonden: P. Wijnsma, J. Kimpen – Hoofdstuk 2 en 3, Basics management voor medici, geheel herzien deel 1 serie Medicus en Management, Bohn Stafleu van Loghem, Houten, 2010. Bestuderen Organogrammen van diverse ziekenhuizen: Viecuri, Ruwaard ziekenhuis en VUmc De deelnemers ontvangen op de eerste cursusdag een syllabus met hand-outs en eventuele artikelen, alsmede de volgende boeken: P. Ramler, W. Raadgers. Samenwerken vergt onderhoud. VvAA, Utrecht, 2005. P.Ramler, W.Raadgers. De ring in. Onderhandelen binnen en namens (para)medische maatschappen. VvAA, Utrecht, 2011. o
o o
Bijlage
Flip de Kam en Jan Donders. Zonder zorg vaart niemand wel. In: Een economisch gezonde gezondheidszorg. Preadvies Koninklijke Vereniging van Staathuishoudkunde. Hoofdstuk 1 (pag. 15-45). P.Wijnsma, J.Kimpen. Basics management voor medici, geheel herzien deel 1 serie Medicus en Management, Bohn Stafleu van Loghem, Houten, 2010. Daaruit: hoofdstuk 2 en 3. Marc B.C. Rouppe van der Voort, G.G. (Frits) van Merode, Henricus G.N. Veraart. Duurzame procesverbetering met de ‘lean’ –filosofie. Nederlands Tijdschrift voor Geneeskunde 2013; 157: A5541
Tussentijdse opdracht na blok 1, presentatie in blok 2
De deelnemers worden gevraagd tijdens dan wel voorafgaande aan het eerste blok van de cursus groepjes te vormen van 3 tot 5 personen, die samen de tussentijdse opdracht gaan uitvoeren. De groepjes kunnen zowel monodisciplinair (klinisch chemie, klinische genetica, etc) zijn samengesteld als multidisciplinair. Het is verstandig om in totaal niet meer dan 5 groepen samen te stellen. De vraag, die de werkgroepen moeten beantwoorden luidt: “Hoe realiseert deze vakgroep in dit laboratorium haar ambitie?”. Daartoe selecteren zij een laboratorium naar keuze en informeren bij de vakgroep of deze bereid is om als ‘studieobject’ voor de werkgroep te dienen. Zo nodig kan de cursusleiding hierbij behulpzaam zijn. De ambitie, die onderwerp van studie is, kan betrekking hebben op een diversiteit aan kwesties, waaruit de werkgroep kan kiezen. Te denken valt aan de volgende onderwerpen: realisatie van de strategie van de vakgroep, tot stand komen van een fusie, realisatie van een belangrijke vernieuwing, realisatie van belangrijke verbeteringen in de organisatie of het personeelsbeleid, verbetering van de eigen marktpositie, e.d. De ‘studie’ bestaat vervolgens uit het bestuderen van een aantal relevante documenten, die de vakgroep ter beschikking stelt, het bezoeken van het lab en het voeren van enkele gesprekken met stafleden en eventuele anderen, indien gepast. Op grond hiervan wordt een PowerPointpresentatie 11
voorbereid voor de hele groep.. Voorafgaand aan het bezoek worden de relevante documenten opgevraagd. Het kan gaan om beleidsplannen, jaarplannen en -verslagen, projectplannen en -verslagen, organogrammen, reorganisatieplannen, business cases, e.d. Zo nodig kunnen tijdens het bezoek aanvullende documenten worden gevraagd voor latere bestudering. Het is van belang om afspraken te maken over eventuele vertrouwelijkheid. Het is van belang om zo snel mogelijk te beginnen met het formeren van werkgroepen, het selecteren van een lab en het plannen van data; zo mogelijk al voorafgaand aan het eerste blok, maar anders nog tijdens dit blok dan wel direct daarna. De tijd voor uitvoering van de opdracht is immers krap. Het spreekt vanzelf, dat het van belang is om van te voren goed na te denken over de vragen, die de groep beantwoord zou willen hebben De PowerPointpresentaties vinden plaats aan het begin van het tweede blok. Per presentatie, inclusief het gesprek met de groep daarover, is een half uur tot drie kwartier beschikbaar. Dat hangt af van het aantal presentaties. De voorbereiding van de presentatie is een verantwoordelijkheid van de hele groep. De presentatie zelf kan naar keuze door een of meer groepsleden gedaan worden. Er is in principe ruimte voor een presentatie van 20 minuten, exclusief het nagesprek hierover. Dat betekent, dat er scherp gefocust moet worden op de informatie, die direct relevant is voor de hoofdvraag van het onderzoekje. Overige informatie, zoals m.b.t. organisatie, personeel en productiegegevens, zo beknopt mogelijk houden en alleen voor zover relevant voor een goed begrip van de kwestie. Het verdient ook aanbeveling, dat de presentatie tijdens de cursus door 1 lid (en maximaal 2) van het werkgroepje wordt gedaan.
12
