MAKÓ VÁROS JEGYZŐJÉTŐL FROM THE NOTARY OF MAKÓ
ELŐTERJESZTÉS Ikt.sz.: I.2-454/2009 Üi.: Kalmár Endre
Tárgy: Stratégiai Ellenőrzési Terv módosítása Melléklet: 1 db
Makó Város Önkormányzati Képviselő-testülete MAKÓ Tisztelt Képviselő-testület! A Költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 19. §.-ban foglaltak szerint a belső ellenőrzési vezető stratégiai ellenőrzési tervet készít, amely - összhangban a költségvetési szerv hosszú távú céljaival – meghatározza a belső ellenőrzésre vonatkozó stratégiai fejlesztéseket, és az alábbiakat tartalmazza: a. a hosszú távú célkitűzéseket, stratégiai célokat; b. a belső kontrollrendszer értékelését; c. a kockázati tényezőket és értékelésüket; d. a belső ellenőrzésre vonatkozó fejlesztése tervet; e. a szükséges ellenőri létszám és az ellenőri képzettség felmérését; f. a belső ellenőrök hosszú távú képzési tervét; g. a belső ellenőrzés tárgyi és információs igényét; h. az ellenőrzés által vizsgált területeket, figyelembe véve a szervezet struktúrájában vagy tevékenységében szükséges változásokat. A Költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 180/2009 (IX. 4.) Korm. rendelet módosította a stratégiai ellenőrzési tervre vonatkozó szabályokat és előírásokat. Ezért a stratégiai ellenőrzési terv felülvizsgálatával átvezetésre kerültek a jogszabály által előírt fogalmi és tartalmi változások. Tisztelt Képviselő-testület! A belső ellenőrzési szervezet által összeállított stratégiai ellenőrzési tervre vonatkozó javaslatot beterjesztem megismerésre és jóváhagyásra a Képviselő-testület elé. HATÁROZATI JAVASLAT Makó Város Önkormányzati Képviselő-testülete a helyi és kisebbségi önkormányzatok és költségvetési szerveik, valamint a külső szervek, kedvezményezett szervezetek, továbbá a helyi önkormányzat többségi irányítást biztosító befolyása alatt működő társaságok gazdálkodására elkészített stratégiai ellenőrzési tervet elfogadja. HUNGARY 6900 MAKÓ, SZÉCHENYI TÉR 22. TEL.: +36-62-511-800 FAX: +36-62-511-801 E-MAIL:
[email protected] -1...
Felelős: Jegyző Határidő: az elfogadást követően A Képviselő-testület a határozat végrehajtásáról értesítést nem kér. Erről értesítést kap: - Makó Város Polgármestere - Makó Város Jegyzője - Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztály - Belső ellenőrzési vezető Makó, 2009. október 14.
Dr. Bánfi Margit jegyző
HUNGARY 6900 MAKÓ, SZÉCHENYI TÉR 22. TEL.: +36-62-511-800 FAX: +36-62-511-801 E-MAIL:
[email protected] -2...
Makói Kistérség Többcélú Társulása 6900 Makó Széchenyi tér 22.
KISTÉRSÉGI BELSŐ ELLENŐRZÉSI RENDSZER
STRATÉGIAI ELLENŐRZÉSI TERVE
2009-2016 év
A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) kormányrendelet 19. §a szerint előírt stratégiai ellenőrzési tervet kell alkotni. A kistérségi belső ellenőrzési rendszer A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 1. § (6) bekezdés c) pontja, 41. § (1), (4) bekezdés (Ötv.), a helyi önkormányzatok társulásairól és együttműködéséről szóló 1997. évi CXXXV. torvény 2., 8. §-a (Ttv.), a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 36. § (2) bekezdése alapján a makói kistérséghez tartozó helyi önkormányzatok képviselő-testületei a Makói Kistérség Többcélú Társulás Társulási Megállapodásban rögzítettek szerint, hogy a belső ellenőrzési kötelezettségről, annak közös megszervezéséről társulás keretében gondoskodnak. A kistérségi szinten, egységes belső ellenőrzési rendszer kialakításáról, működtetéséről, a szükséges források biztosításáról a Makói Kistérségi Többcélú Társulás keretében, a belső ellenőrzési feladat közös ellátásáról szóló külön Megállapodásban foglaltak alapján rendelkeztek. A belső ellenőrzési feladatot a székhely szerinti önkormányzat, Makó Város Önkormányzati Képviselő-testület Polgármesteri Hivatala belső szervezeti egysége, az Ellenőrzési Csoport látja el. A belső ellenőrzési szervezet hatóköre kiterjed a társulási feladatellátás körébe tartozó szervekre, a helyi önkormányzatokra és a helyi kisebbségi önkormányzatokra, az általuk felügyelt költségvetési szervekre (önkormányzati intézményekre), valamint alkalmazni kell az általuk létrehozott társulások, a többségi irányítás alatt működő gazdasági társaságok, valamint a nemzetközi támogatások kedvezményezettei, és az önkormányzat költségvetéséből céljelleggel nyújtott támogatások kedvezményezett szervezetek, személyek ellenőrzésére. A belső ellenőrzés tevékenységet a hatályos, vonatkozó jogszabályok: - a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény (Ötv.) - a helyi önkormányzatok és szerveik, a köztársasig megbízottak, valamint egyes centrális - alárendeltségű szervek feladat- és hatásköreiről szóló 1991. évi XX. törvény (Htv.), - a közpénzek felhasználásával, a köztulajdon használatának nyilvánosságával, - átláthatóbbá tételével és ellenőrzésének bővítésével összefüggő egyes törvények - módosításáról szóló 2003. évi XXIV torvény (Üvegzseb tv.) - az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. tv, (Aht.) XIII. fejezet, 120. § (2)-(3) bekezdése, 120/A. §, és 120/B §-a, - az á1lamháztartás működési rendjéről szóló 2176 1998.(XII. 30.) Korm. rendelet (Amr.), - a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003.(XI. 26.) Korm. rendelet Ber.), - valamint a nemzetközi és hazai pénzügyi irányelvek, módszertani útmutatók: - az államháztartás belső kontroll rendszerének fejlesztési stratégiája, - az egyes ellenőrzésekre vonatkozó módszertani útmutatók, - a Belső Ellenőrzés Szakmai Gyakorlatának Standardjai, - a pénzügyminiszter által kiadott Belső Ellenőrzési Kézikönyv minta, ill. az alapján kidolgozott Kézikönyv, - az Etikai Kódex szerint végzi. -
-
-
2
A hosszú távú célkitűzések, az azzal összhangban lévő belső ellenőrzési stratégiai célok (Ber. 19. §- a) A szervezet hosszú távú célkitűzései: − a képviselő-testület tevékenységét a törvényesség, hatékonyság és eredményesség szempontjainak szem előtt tartásával végezni; − a városi civil szervezetekkel, pártokkal, egyházakkal történő együttműködés; − kistérségi, regionális és nemzetközi együttműködés erősítése; − szolgáltató közigazgatás fejlesztése; − lakossággal való kapcsolattartás; − oktatás-nevelésbe történő befektetés; − a sport, mint az egészséges életmód és életminőséget meghatározó tényező biztosítása; − közművelődés elérhető minőséggel; − a szociális ellátásoknál a rászorultság és az emberközpontúság elvének érvényesítése; − városüzemeltetési feladatok ellátása; − vízgazdálkodás, hulladékgazdálkodás, növényvédelem és szúnyogirtás biztosítása; − járdák, úthálózat fejlesztése; − környezetvédelem, közterület- és parkgondozás gondozottabb, rendezettebb ellátása, valamint a gondozás alá vett területek bővítése; − településfejlesztési célok, városközpont revitalizációja, az egyéb városközpontok kialakítása, illetve revitalizációja, fejlesztése; − környezetvédelemmel összefüggő beruházások, szennyvízcsatorna-hálózat európai szintű megvalósítása, hulladéklerakási technológia kialakítása, valamint a megújuló energia-program kidolgozása és megvalósítása; − gyógy- és termálközpont létrehozása; − intézményfejlesztési célok megvalósítása, műemlékvédelem biztosítása; − akadálymentesítés továbbfejlesztése, ipari park, az egészségügy és sportolási lehetőségek fejlesztése, továbbá a városkép javítása; − a Makói Ipari Park betelepítése és működtetése; − pénzügyi- és vagyongazdálkodás, továbbá a költségvetési politika stabilitása, illetve önerőképesség növelése. A belső ellenőrzés stratégiai céljai A Belső Ellenőrök Nemzetközi Szervezetének 2100 számú gyakorlati standardjának meghatározása szerint a belső ellenőrzési tevékenység rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, ill. fejleszti az ellenőrzött szervezet kockázatkezelési, kontroll és szervezetirányítási rendszerek, eljárások hatékonyságát és hozzájárul azok javításához. Az Áht. és a Ber.-ben foglaltaknak megfelelően az államháztartási kontrollok alapvető célja az államháztartási pénzeszközökkel, vagyonnal történő szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás biztosítása. A belső ellenőrzés és a vezetésnek feladata annak vizsgálata, hogy a vezetés által kialakított és működtetett kockázatkezelési, ellenőrzési és irányítási rendszerek és eljárások megfelelnek-e követelményrendszernek. Az ellenőrzési hatóköre kiterjed mind a jogszabályok, mind a felhatalmazás és a saját hatáskörben helyileg kiadott szabályzatok, irányelvek, eljárások pontos betartásának, betartatásának ellenőrzésére.
3
A kistérség egészére kiterjedő egységes ellenőrzési rendszer keretében a folyamatos és rendszeres ellenőrzés alapjainak megteremtése, a továbbfejlesztés révén a környezeti változásokra - külső és belső- válaszoló ellenőrzés, amely követi: -
a közigazgatási — állami – helyi – rendszert; a települési önkormányzati rendszert; a társulási rendszert, a közös hivatali — intézményi rendszert; a közfeladatok, a feladat- és hatásköri rendszert, a helyi közszolgáltatási rendszerét, a feladatellátás módját; a gazdálkodás finanszírozási rendszerének - forrásorientált finanszírozási rendszer a gazdálkodás belső kontroll rendszerét; a szervezeti — strukturális változások (kistérségi társulás — közvetlen feladatellátás, közös hivatalok, közös intézmények fenntartása) rendszerét.
A belső kontrollrendszer a költségvetési szerv által a kockázatok kezelésére és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy a költségvetési szerv megvalósítsa a következő fő célokat: • a tevékenységeket (műveleteket) szabályszerűen, valamint a megbízható gazdálkodás elveivel (gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség) összhangban hajtsa végre; • teljesítse az elszámolási kötelezettségeket; • megvédje a szervezet erőforrásait a veszteségektől (károktól) és a nem rendeltetésszerű használattól. Elsődleges elvárás az egységes belső ellenőrzési rendszer kistérségi szinten történő kialakítása az új jogszabályi keretek között. A belső kontroll rendszerének megteremtése, a felügyeleti és belső ellenőrzési tevékenység egységes szervezeti keretben történő ellátása. Az új típusú, funkcionálisan független, egységes belső ellenőrzési rendszer kialakítását követően feleljen meg az Európai Unió elvárásainak, követelményeinek, korszerű, nemzetközi standardokon alapuló rendszert működtessen. A belső kontrollrendszerek értékelése A költségvetési szerv vezetője a szerv működésének folyamatára (tervezés, végrehajtás, beszámolás) és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani, működtetni és fejleszteni a FEUVE rendszerét, mely a belső kontrollrendszer részét képezi. A belső kontrollok kialakítása során figyelembe kell venni a pénzügyminiszter által közzétett, az államháztartási belső kontroll standardokra vonatkozó irányelvet. A FEUVE rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső szabályzatokat, melyek alapján a költségvetési szerv érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. A költségvetési szerv vezetője köteles szabályozni a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét, amely a szervezeti és működési szabályzat mellékletét képezi. A FEUVE helyi szintű szabályrendszerét, illetve egyes elemeinek - ellenőrzési nyomvonal, kockázatkezelés, kontrollkörnyezet, kontrolltevékenységek, információ és kommunikáció, monitoring, költségvetési szerv vezetőjének továbbképzése - előkészítését, kidolgozását, működtetését, felülvizsgálatát, nyilvántartási rendszerének kialakítását kell szabályozni. 4
A helyi szabályozási rendszer belső szabályzati felülvizsgált, hatályos, érvényes, összehangolt rendszerére kell alapozni, azzal összhangban kell állni, összehangoltan működtetni.
-
—
-
A konkrét ellenőrzések, valamint az éves ellenőrzési jelentések összegző, szintetizált tapasztalatai — a Ber. előírásának megfelelően — alapján elő kell segíteni a helyi rendszerek szabályozásának, kiépítésének, működtetésének, felülvizsgálatának során tapasztalt hiányosságok, mulasztások, hibák korrigálását. Helyi rendszerek kiépítését, szabályozottságát követően a vizsgálati eljárások előterébe kell helyezni, ill. külön eljárás keretében vizsgálni, továbbá el kell végezni FEUVE rendszer elemzését, értékelését. A szabálytalanságok kezelésével, a kockázatkezeléssel kapcsolatos rendszer működésének, kockázatelemzésnek a felülvizsgálatát nyomon kell követni, folyamatosan a vizsgálat tárgyává kell tenni.
Folyamatok és folyamatgazdák Költségvetési főösszegek tervezési, megvalósulási folyamata Értékalkotás főbb jellemzői 1. Felső szintű vezetés
2. Előirányzat teljesülés
Folyamatok 1. 1. Költségvetés tervezés bevételi oldal 1. 2. Költségvetés tervezés kiadási oldal 1. 3. Összehangolás bevétel és kiadás, s azok szakfeladati megoszlása között 2. 1. Bevételi oldal teljesülése alakulásának figyelése
Folyamatfelelősök Jegyző Jegyző, szakfeladatok felelősei Jegyző Pénzügyi vezető
2. 2. Bevételi oldal bővítési lehetőségeinek feltárása
Jegyző
2. 3. Kiadási oldal teljesülése alakulásának figyelése
Pénzügyi vezető Szakfeladatok felelősei
5
A költségvetésen belüli előirányzat megvalósulási folyamata Értékalkotás főbb jellemzői 1. Előirányzat gazdálkodás
2. Likviditás rnenedzselés
3. Előirányzat módosítás
Folyamatok 1. 1. Az előirányzatok felhasználása 1. 2. A támogatásokra vonatkozó általános szabályok betartása 1. 3. A személyi juttatási előirányzat gazdálkodás 1. 4. A felújítás, beruházás előirányzat gazdálkodás 2. 1. Az előirányzatok időbeni lekötésének és pénzügyi teljesítésének összhangja 2. 2. A rövid lejáratú hitelek igénybevételére indítvány 2. 3. Hosszúi lejáratú hitelek visszafizetésére likviditásbiztosítás 3. 1. Az előirányzat módosítások engedélyokirati megléte 3. 2. Az előirányzat módosításokhoz kapcsolódó pénzügyi forrás biztosítása
Folyamatfelelősök Jegyző Szakfeladatok felelősei Pénzügyi vezető Jegyző Szakfeladatok felelősei Projektvezetők Pénzügyi vezető Pénzügyi vezető Pénzügyi vezető Jegyző Pénzügyi vezető
Általános kockázatok felmérése (kockázatok azonosítása, kockázati tényezők, a kockázat szintjének meghatározása) A bevételi előirányzat meghatározásának és teljesülésének kockázata (költségvetési tervezés bevételi oldal folyamatához kapcsolódóan) Kockázat leírása
Hatás
Kockázat
Magas
Bekövetkezési valószínűég Közepes
1. A költségvetési szerv bevételi előirányzata magas összegű bevételi összetevőket ír elő 2. A bevételi összetevők egyes tényezői elmaradnak a tervezettől 1. 1. Folyamat összkockázata
Közepes
Alacsony
Alacsony
Magas
Közepes
Megjegyzés: Egyes önkormányzatok csak biztos bevételeket terveznek meg. A kis önkormányzatok sebezhetősége magas.
6
A kiadási előirányzat meghatározása és teljesülésének kockázata (költségvetési tervezés kiadási oldal folyamatához kapcsolódóan) Kockázat leírása
Hatás
Kockázat
Magas
Bekövetkezési valószínűég Közepes
1. A költségvetési szerv kiadási előirányzata alacsony összegű kiadási összetevőket ír elő 2. A kiadási összetevők egyes tényezői túllépik az előirányzatot 3. A felügyelet alá tartozó részben önálló intézmények költségtúllépése miatt működési elégtelenség léphet fel 4. A kiadási összetevők felmérésénél nem pontosan veszik számba a megvalósult fejlesztések belépő üzemelési költségkihatásait 1. 2. Folyamat összkockázata
Közepes
Alacsony
Alacsony
Magas
Alacsony
Közepes
Közepes
Alacsony
Alacsony
Magas
Közepes
A kiadási előirányzatok igényekhez viszonyított szűkössége (költségvetési tervezés kiadási oldal folyamatához kapcsolódóan)
Kockázat leírása 1. A költségvetési javaslat, az irányelvek alapján nem veheti teljes körűen figyelembe az igényeket (kiadás) 2. Az elemi költségvetés megállapítása további költségcsökkentést valósít meg 1. 3. Folyamat kockázata
Hatás
Bekövetkezési valószínűég
Kockázat
Közepes
Magas
Közepes
Közepes
Alacsony
Alacsony Közepes
7
Az előirányzat lekötési nyilvántartások pontatlanságából eredő kockázat (előirányzat felhasználás folyamatához kapcsolódóan)
Kockázat leírása 1. A lekötött előirányzatok nyilvántartása nem teljes körű 2. A szerződés nyilvántartások rögzítése, pénzügyi ütemezéseinek likviditási követése, áthúzódó hatások rögzítése nem teljes körű 1. 4. Folyamat összkockázata
Hatás
Bekövetkezési valószínűég
Kockázat
Közepes
Alacsony
Közepes
Közepes
Közepes
Közepes
Közepes
A jogszabályi előírások értelmezésében és betartásában rejlő kockázatok
Kockázat leírása 1. A törvényi előírások be nem tartásában rejlő kockázatok 2. Egyes működési, illetve szakfeladatok magas jogi bonyolultsággal bírnak 3. A megkötött szerződések nem tartják maximálisan szem előtt az önkormányzat érdekeit 4. A jogi-gazdasági környezet hiánytalan átfogó ismerete nem biztosított 1. 5. Folyamat összkockázata
Hatás
Bekövetkezési valószínűég
Kockázat
Magas
Alacsony
Közepes
Közepes
Alacsony
Alacsony
Közepes
Alacsony
Alacsony
Közepes
Alacsony
Alacsony Közepes
Az erőforrás optimális arányának megsértésében és felhasználási szabálytalanságaiban rejlő kockázatok
Kockázat leírása
Hatás
Bekövetkezési valószínűég
Kockázat
1. A működés, az erőforrás gazdálkodás szabálytalanságában rejlő kockázatok 2. A működésre és
Magas
Alacsony
Közepes
8
fejlesztésre fordítandó források helyes arányának hosszú távú megsértése, fejlesztési forráshiány, vagy egyéb ok miatt 1. 6. Folyamat összkockázata
Közepes
Közepes
Közepes
Közepes
Előirányzat módosítások szabályainak be nem tartásában rejlő kockázatok (likviditás menedzselése és előirányzat módosítás folyamatához kapcsolódóan)
Kockázat leírása 1. Előirányzat módosítások hatásköri szabályainak és felülvizsgálatának nem pontos végzése 2. Előirányzat módosítások nem időben történő végrehajtása 3. Az évközi módosítások nyilvántartása nem pontos és teljes körű 4. Likviditás menedzselés nem pontos és előrelátó 1. 7. Folyamat összkockázata
Hatás
Bekövetkezési valószínűég
Kockázat
Közepes
Alacsony
Alacsony
Közepes
Alacsony
Alacsony
Közepes
Alacsony
Alacsony
Magas
Alacsony
Közepes Közepes
Nyilvántartások, elszámolások pontatlanságában rejlő kockázatok
Kockázat leírása 1. Analitikák teljes körének pontos, zárt rendszerben való biztosítása a főkönyvhöz történő illesztéshez 2. Bizonylati fegyelem megsértésében rejlő kockázatok 3. nyilvántartások nem megfelelőségében rejlő kockázatok 4. Pénzügyi elszámolások pontossága, helyessége 5. A pénzügyi elszámolások alapjául szolgáló számviteli nyilvántartások megfelelősége,
Hatás
Bekövetkezési valószínűég
Kockázat
Magas
Alacsony
Közepes
Magas
Alacsony
Közepes
Magas
Alacsony
Közepes
Közepes
Alacsony
Alacsony
Magas
Alacsony
Közepes
9
hitelessége 6. Az elszámolások esetleges nem megfelelőségében rejlő kockázatok 7. Helytelen bevallásokban rejlő kockázatok 1. 8. Folyamat összkockázata
Közepes
Alacsony
Alacsony
Magas
Alacsony
Alacsony Közepes
A támogatások igénylése és elszámolása kapcsán nem pontos értelmezési problémákban rejlő kockázatok (bevétel tervezés és előirányzat gazdálkodás folyamatához kapcsolódóan)
Kockázat leírása 1. A normatívák jogszabályi előírás szerinti igénylésében, illetve annak nem pontosan megfelelő igénylési módjában rejlő kockázatok 2. A normatívák felhasználásában és elszámolásában a jogszabályi előírások nem pontos értelmezésében rejlő kockázatok 1. 9. Folyamat összkockázata
Hatás
Bekövetkezési valószínűég
Kockázat
Közepes
Alacsony
Alacsony
Közepes
Alacsony
Alacsony
Alacsony
A feladat finanszírozás szabályainak pontatlan betartásában rejlő kockázatok (előirányzat gazdálkodás folyamatához kapcsolódóan)
Kockázat leírása 1. A feladat finanszírozás okmányainak teljes körűségében hiányosság, a feladatfinanszírozás körébe vont előirányzatok felhasználásának, eljárási szabályainak be nem tartása 2. A feladatfinanszírozás pénzügyi lebonyolításának szabályosságában, az ellenőrzés nem teljes körűségében a
Hatás
Bekövetkezési valószínűég
Kockázat
Közepes
Alacsony
Alacsony
Közepes
Alacsony
Alacsony
10
beszámolásban, feladat lezárásban felmerülő pontatlanságban rejlő kockázatok 1. 10. Folyamat összkockázata
Alacsony
A pályázati támogatások igénybevételében vagy azok elmulasztásában rejlő kockázatok (a felújítás, beruházás, előirányzat gazdálkodás folyamatához kapcsolódóan)
Kockázat leírása 1. A fejlesztési támogatásokra kiírt pályázatok igénybevételének elmulasztásában rejlő kockázatok 2. Az elbírált pályázatokhoz kapcsolódó szerződéskötés nem teljes körűen az önkormányzat érdekei szerint történik 3. A támogatás(ok) folyósítási szakaszolása, pénzügyi likviditási nehézségeket okoz az önkormányzatnál a megvalósulási ütemhez viszonyítottan 4. A program lezárása, az elszámolás esetleges pontatlanságában rejlő kockázat 1. 11. Folyamat összkockázata
Hatás
Bekövetkezési valószínűég
Kockázat
Közepes
Alacsony
Alacsony
Közepes
Alacsony
Alacsony
Közepes
Közepes
Közepes
Közepes
Alacsony
Alacsony Alacsony
A belső ellenőrzésre vonatkozó fejlesztés irányai, tervei (Ber. 19. § d)) -
a kistérségi rendszer, a feladat- és hatásköri rendszer, a közigazgatási közszolgáltatási rendszer keretei között alakítani, további irányait követni és annak megfelelően fejleszteni tovább,
-
a kistérségi szintű ellenőrzési rendszer kiépítése, működtetésének megszervezése,
-
a be1ső ellenőrzési feladatellátás kereteinek, szervezeti,- személyi-, tárgyi, infrastruktúrális feltételrendszerének megteremtése, továbbképzési rendszerének biztosítása,
-
folyamatosan részévé kell válnia az irányítási — vezetői rendszer elemévé, a vezetés egyik legfontosabb elemeként növelnie kell a helyi önkormányzatok és az általuk felügyelt költségvetési szervek eredményességét, hatékonyságát, 11
-
az új típusú ellenőrzésre, ellenőrzési munkára vonatkozó általános követelményeinek, ezek teljesítésének, az ellenőrzési eljárások és módszerek elsajátítása, folyamatos fejlesztése,
-
az ellenőrzés megelőző szerepének megerősítése az ellenőrzések tapasztalatainak általánosítható, fontosabb, kiemelt -, eredményeinek bemutatása, továbbadása útján.
Az ellenőrzés szakmai — módszertani — ellenőrzési technikák —fejlesztési irányai - a szakmai szabályozás alapvető kereteinek megteremtése, az ellenőrzés szakmai szabályozási rendszerének kialakítása — a nemzetközi ellenőrzési standardok, módszertani útmutatók, - valamint folyamatos fejlesztése, az alkalmazás, - az ellenőrzési tapasztalatok alapján a rendszeres felülvizsgálata, betartásának értékelése, támaszkodva más ellenőrzési rendszerek tapasztalataira, - a szakmai szabályok betartásának rendszeres felülvizsgálata, ellenőrzési kézikönyv —annak elemeinek — alapszabály, etikai kódex, módszertani mellékletek, iratminták - az ellenőrzési irányelvek, elvek, az ellenőrzési standardok, a szakmai útmutatók, módszertanok, módszertani útmutatók, — belső - folyamatos figyelemmel kísérése, megismerése, alkalmazása, jobb ellenőrzési gyakorlatok átvétele, - az ellenőrzési tapasztalatok, eredmények év közben - rendszeres időközönként -, ill. évenként történő közreadása, bemutatása, az ellenőrzések tapasztalatainak hasznosulása, a szabálytalanságok megelőzése érdekében, - az ellenőrzés tervezésének, az ellenőrzési feladatok végrehajtásának, nyilvántartási rendszerének módszertani támogatása, - a belső ellenőrzés tanácsadási tevékenységének, az ellenőrzés minőségbiztosítási feladatainak az ellenőrzési tevékenység ill. azok megbízhatósága érdekében, - az ellenőrzési rendszer információ, informatikai technológiai, kapcsolati rendszerének kialakítása, hátterének megteremtése, informatikai eszközökkel támogatni az ellenőrzési tevékenységet, - számítógéppel támogatott dokumentum és nyilvántartási rendszer kiépítését, - támogatni kell módszertannal, informatikailag az ellenőrzési kritériumok meghatározásával, a bizonyítékok megszerzésével, értékelésével, az alkalmazott módszerek és technikák kiválasztásával kapcsolatos tevékenységet. - az államháztartás rendszerében jelentkező problémák, azzal szemben támasztott követelmények A 1312-es standardnak, a Ber-nek megfelelően külső értékelésnek (minőségbiztosításnak) is alá kell vetni a belső ellenőrzési tevékenységet.
12
Belső ellenőrzési fejlesztési terv elemei A kistérségi feladat-ellátási rendszer (megállapodási, szabályrendszere):
keretében
történő
elhelyezés,
behelyezés,
-
a kistérség szintjén egységes ellenőrzési rendszer kialakítása, működtetése, megfelelő tapasztalatok megszerzését követően felülvizsgálata és továbbfejlesztése,
-
az ellenőrzési rendszer, az ellenőrzési tevékenység hozzáigazítása a kistérségi rendszerű, többcélú társulás keretében történő — feladatellátás — közvetlen kistérségi feladatellátás, helyi önkormányzatok közös feladatellátása, közös intézmény fenntartás — intézményfenntartó társulások -, egyéb társulások keretében társulási feladatellátás –
-
rnegfeleltetni az ellenőrzés rendszerére vonatkozó hazai jogszabályi környezetnek, továbbá a nemzetközi ellenőrzési standardoknak, a pénzügyminiszter harmonizációs és koordinációs hatáskörében kiadott módszertani útmutatók, az ellenőrzési módszertanok, a belső ellenőrzési kézikönyvnek
-
az ellenőrzés módszertana által felállított szakmai követelményeknek fokozatosan meg kell felelni,
-
az államháztartás belső pénzügyi rendszerének fejlesztési stratégiája, a pénzügyminiszter által kiadott Belső Ellenőrzési Kézikönyvminta, a Belső Ellenőrzés Szakmai Gyakorlatának Standardjai, az egyes ellenőrzésekre vonatkozó módszertani útmutatók támaszkodni kell a jobb ellenőrzési gyakorlatokra – nemzetközi, hazai ellenőrzési szervek tapasztalataira,
-
az új vizsgálati eljárások, módszerek, ellenőrzési technikák megismerése, fokozatos bevezetése, alkalmazásuk útján magas szakmai követelményszintnek,
-
a megelőzést előtérbe helyező ellenőrzési tevékenységet kell folytatni, a tevékenység hangsúlyát a szabálytalanságok megelőzésére kell helyezni,
-
az ellenőrzési tapasztalatok eredményeinek hasznosulása érdekében az eredményeket meg kell jeleníteni, közre kell adni.
Belső ellenőrzés szervezeti, személyi feltételrendszere (Ber. 19. § e) fj) - szervezeti feltételrendszer Az ellenőrzési tevékenység ellátása a Ber.-ben a belső ellenőrzés funkcionális függetlenségére, valamint a belső ellenőrzési feladatellátásra vonatkozó Társulási Megállapodásban foglalt rendelkezéseknek megfelelően, a feladatot ellátó székhely Önkormányzat polgármesteri hivatala keretében önálló belső szervezeti egység útján történik. (Ber. 6.§) A hivatali rendszerben a végrehajtási szervektől elkülönített szervezeti egység, a belső ellenőrzési szervezet szervezeti és feladatköri függetlenségét a székhely önkormányzat és hivatala alapdokumentumaiban — szervezeti és működési szabályzatban — meg kell jeleníteni. (Ber. 4. § (2) (helyi önkormányzat és szervei Szervezeti és Működési Szabályzata, 13
Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata) - személyi feltételrendszer A társulási feladatellátás humánerőforrás feltételét a társulási megállapodásban foglaltaknak megfelelően meg kell teremteni. A Ber., valamint a feladat-ellátási társulási megállapodás előírásának figyelembe vételével függetlenített belső ellenőrök látják el a belső ellenőrzést. A belső ellenőrzés személyi feltételrendszerének megteremtése a belső ellenőrzési munkatársak közszolgálati jogviszonyban — köztisztviselői státuszban — történő foglalkoztatásával történik a Ber., valamint a köztisztviselők jogállásáról szóló torvényben (Ktv.) foglaltaknak megfelelően. A feladatellátás támogatási rendszere keretében a személyi feltételrendszerre vonatkozó előírás alapján normatíva van - költségvetési szervek számának figyelembe vételével meghatározott létszámfeltételre figyelemmel kell biztosítani a létszámkeretet. A belső ellenőrzési szervezet keretében meg kell teremteni a tevékenység ellátásához szükséges szakmai tudást és gyakorlatot. A személyi összetétel útján biztosítani kell, hogy a tevékenységhez szükséges jogi, igazgatási, pénzügyi-számviteli, ellenőrzési ismeretek, továbbá ellenőrzési gyakorlat, rendelkezésre álljon a szervezet keretében. A belső ellenőrök kiválasztási, beléptetési rendszerét a Ber. általános és szakmai, valamint gyakorlati követelményrendszerének figyelembe vételével kell kialakítani. Belső ellenőrök képzettségi felmérése, képzettsége A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI.26.) Korm. rendelet 1. § (1) bekezdésében előírt általános és szakmai képesítésre, képzettségre, valamint szakmai gyakorlatra vonatkozó követelményeket érvényesíteni kell a belső ellenőrzési munkatársak alkalmazása során. A Ber. által szabályozott, indokolt esetben lehet élni a felmentés és a halasztás lehetőségével. (Ber. 11. § (2)) Belső ellenőrök képzési tervének elemei A belső ellenőröket foglalkoztató polgármesteri hivatal gondoskodik a belső továbbképzési rendszer kialakításáról, a külső - központi - és helyi továbbképzési rendszer keretében a belső ellenőrök továbbképzéséről. A köztisztviselői jogviszonyban foglalkoztatott belső ellenőrzési munkatársak továbbképzései a Ktv. által előírtak alapján a polgármesteri hivatal középtávú és éves továbbképzési tervébe beépítésre kerülnek. A belső ellenőrzési vezető figyelemmel kíséri a belső ellenőrök szakmai fejlődését, és 14
egyénileg határozza meg a továbbképzés irányát, a továbbképzési tervben foglaltak figyelembe vételével. A belső ellenőrzési vezető a Ber. alapján a belső ellenőrök tekintetében külön egyéni továbbképzési tervet készít, amelyet évenként kiegészít, illetve évenként megtervez. A képzési és továbbképzési terv a belső ellenőrök készség, tudás felmérésén, tudásszintjén alapul. A belső ellenőrök képzéséről, továbbképzéséről külön nyilvántartást vezet a belső ellenőrzési szervezet. A belső képzési rendszer szakmai, informatikai, uniós képzési valamint egyéb oktatási és továbbképzési formákon és önképzésen alapul. A képzési rendszer keretében élni lehet a távoktatás formáival, eszközeivel. - szakmai képzés, alapozó képzés: - az új típusúi ellenőrzési rendszerrel kapcsolatos alapvető ismereteket biztosító képzések, -
irányítás, felügyelet, ellenőrzés rendszerismeretek, az államháztartás új belső ellenőrzési rendszer, kontrollrendszer ismeretek,
-
az ellenőrzési irányelvek, nemzetközi standardok, ellenőrzési
-
módszertanok, ellenőrzési technikák, a mintavételi módszerek, eljárások, helyi közszolgáltatási rendszerek, gazdálkodási rendszerek, intézményrendszer, aktuális: közigazgatási, szakmai ágazati
-
informatikai képzés - alapvető ismereteket biztosító képzés, - informatikai stratégia, informatikai szabályozás, - számítástechnikai alapismeretek, operációs rendszerek, - szövegszerkesztés, dokumentumkészítés, táblázatkezelés,
-
uniós ismeretek képzése
-
-
-
EU intézményrendszer, támogatási rendszer,
-
EU támogatások igénylése, kezelése, felhasználása
minőségbiztosítási/irányítási rendszerekkel kapcsolatos képzés -
ISO rendszer
-
CAF rendszer ellenőrzési minőségbiztosítási rendszer
alkalmazási, gyakorlati képzés
Egyéb oktatási és továbbképzési formák: - szakmai konferenciák, előadások, tanfolyamok, konzultációk, -
Önképzés keretében szakmai anyagok tanulmányozása - belső ellenőrzési rendszerjogi alapjai, belső szabályanyag, - közigazgatási, közszolgáltatási rendszerek jogi alapjai, 15
-
-
-
módszertanok, eljárási technikák, ellenőrzési tapasztalatok tanulmányozása, - szabályszerűségi, teljesítményellenőrzés, - ellenőrzési szervek vizsgálati tapasztalatainak tanulmányozása, - uniós támogatások ellenőrzési tapasztalatai, vizsgálat-felkészülés, vizsgálatfelkészítés, adatgyűjtés, adatfeldolgozás módszertana, kérdőív-, munkalap - szerkesztés alapismeretek, a feldolgozás módszertana, gyakorlata, jelentésírás, kockázatelemzés, kockázatkezelés.
A belső ellenőrzés kiemelt képzési tárgykörei: ellenőrzés, államháztartás, költségvetés, pénzügyek, önkormányzati gazdálkodás, önkormányzatok, kistérség, ágazati-szakmai képzések, számítástechnika, minőségbiztosítás, értékelemzés, EU továbbképzések, kommunikáció, igazodva a közigazgatás képzési rendszeréhez. Belső ellenőrzés tárgyi és információs igénye A társulási megállapodásban, valamint a szakmai jogszabályok és szakmai szabályok figyelembe vételével a szakmai feladatellátás hátteréül szolgáló munkafeltételeket és munkakörülményeket a társulási tanács, valamint a feladatot ellátó székhely önkormányzat polgármesteri hivatala biztosítja. Ki kell építeni a kapcsolati és kommunikációs rendszert a kistérség egészére, a helyi önkormányzatokra és költségvetési szerveikre kiterjedően. Ki kell alakítani, továbbá az ellenőrzés dokumentum és nyilvántartási rendszerét, amelyet folyamatosan tovább kell fejleszteni. A kistérségi rendszerű feladatellátáshoz szükséges IT infrastrukturális feltételek lehetőséget, fejlesztését folyamatosan meg kell teremteni. A belső ellenőrzés ügykezelési, ügyviteli — dokumentum és nyilvántartási - feladataival, érdemi — alkalmazói, jelentésírás, dokumentumszerkesztés, — feladatainak informatikai támogatottságának feltételeit biztosítani kell. Ki kell alakítani az ellenőrzés általános mappáját, amelyet évenként, ill. a változásokat követően folyamatosan felülvizsgálni, aktualizálni. A dokumentumrendszer magába foglalja az ellenőrzési folyamat — eljárás dokumentumait — ellenőrzési tervet, értesítő levelet, megbízós levelet, ellenőrzési programot, jelentést — intézkedési tervet, a végrehajtásról szóló beszámolás dokumentumát. A papír formátumú rendszer mellett ki kell alakítani az elektronikus rendszerét is, külön elektronikus mappába el kell helyezni a társult önkormányzatok és a felügyelt költségvetési szervek dokumentumait, - alapító okirat, SZMSZ, szervezeti, működési, gazdálkodási szabályzatok teljes körét —. Elsőként ki kell alakítani a helyi szabályrendszer — belső szabályzat — dokumentumrendszerét, amely a helyi önkormányzat, a költségvetési szervek —polgármesteri hivatal, körjegyzőségi hivatal, önkormányzati intézmények — kötelezően előírt, ill. helyileg kialakított szabályanyagát foglalja magába. 16
Az ellenőrzésekről vezetett nyilvántartási rendszert az ellenőrzés körébe tartozó helyi önkormányzatok számára fokozatosan elérhetővé kell tenni. A tevékenység szabályszerűségének biztosításához — a jogi szabályozás hozzáférhetőségének — Jogtár, helyi önkormányzati rendeletek, belső szabályzatok tára — feltételeit meg kell teremteni. A kistérségi, helyi kapcsolatrendszer kiépítése érdekében biztosítani kell a telekommunikációs az internetes használati lehetőséget, e-mail kapcsolatot, kifejleszteni a belső kommunikációs rendszert — intranet - a helyi önkormányzatokkal. Az ellenőrzéshez szükséges adat- és információ szolgáltatás — adatátadás- átvétel — adattovábbítás - feltételrendszerének megteremtése az ellenőrzésekhez történő felkészüléséhez, az ellenőrzési tervezéshez szükséges adatbázisok kialakításához. Az ellenőrzési tevékenység — írásba foglalás, dokumentumszerkesztés, nyilvántartás: az ellenőrzési javaslatok nyomon követésének - informatikai támogatottságát - hardver: személyi számítógép, notebook, szoftver: alkalmazási rendszerek— vizsgálni kell és folyamatosan meg kell alapozni. A tárgyi és dologi feltételrendszer: - az ellenőrzési tevékenység a belső ellenőrzési szervezet elhelyezésének helyiség igényeit, feltételeit, - iratanyag elhelyezés, őrzése - a helyszíni ellenőrzések — gépkocsi, számítógép — feltételeit, - költségigényeit normatív, valamint helyi önkormányzatok hozzájárulásával a társulási tanács, ill. a székhely önkormányzat polgármesteri hivatala biztosítja a társulási megállapodásban foglaltaknak megfelelően. Az ellenőrzési területen jelentkező felhasználói igények változása folytán további fejlesztéseket kell megvalósítani a szakmai feladat kiszolgálására, vizsgálatok informatikai támogatottsága. Az ellenőrzés által vizsgálat területek (Ber. 19. § h)) Az utólagos belső ellenőrzési rendszer keretében megjelent új ellenőrzési típusokat a szabályszerűségi és a pénzügyi ellenőrzések mellett fokozatosan be kell vezetni, ki kell teljesíteni. A kistérségi rendszerű tevékenység bevezetésének időszakában a szabályszerűségi, illetve a szabályszerűségi és pénzügyi ellenőrzés Az átfogó ellenőrzés helyébe lépett rendszerellenőrzést— az ágazati - közoktatási, minőségirányítási programok - jogszabályi követelmények figyelembe vételével — kell alkalmazni, meghatározott időszakonként lefolytatni. A teljesítmény ellenőrzés bevezetése, alkalmazása képzést és felkészítést, felkészülést igényel. A megbízhatósági ellenőrzés figyelemmel a jogszabályi bevezetés, alkalmazás időpontjára - a —
17
módszertan elsajátítását, megismerését képzés keretében kell biztosítani. Megfelelő képzés, felkészítési folyamat után helyeződhet teljesítményellenőrzésre, valamint a rendszerellenőrzésre.
át
a
hangsúly
a
Az informatikai rendszer ellenőrzése külső erőforrás bevonásával, felkéréséve! történhet, egyes részterületeit, elemeit a szabályozottságot, a pénzügyi-számviteli területen alkalmazott programok, az engedélyezési, a hozzáférési jogosultság más ellenőrzési típusok keretében alkalmazni kell. —
-
Ugyancsak alkalmazni kell egyes elemeit a megbízható ellenőrzésnek más típusú ellenőrzések keretében. Az államháztartási törvényben előírtaknak megfelelően a belső ellenőrzésnek hozzá kell járulni a közpénzekkel, a közvagyonnal való gazdálkodás szabályszerűségének, eredményességének, hatékonyságának, továbbá átláthatóságának biztosításához. Az ellenőrzési tevékenységnek biztosítani kell az általános, központi és helyi normák betartását és betartását. -
Törekedni kell:
-
az ellenőrzési kötelezettségek, jogosultságok torvény szerinti teljesítésére (rendszeres, ill. eves ellenőrzési kötelezettségek) a felső vezetés ellenőrzési igényeinek, javaslatainak kielégítésére kockázatelemzésen, annak prioritásán alapulva a belső ellenőrzés fókuszába kell helyezni, az ellenőrzés lefedettségére, az ellenőrzött területek, költségvetési- pénzügyi-gazdálkodási, számviteli folyamatok főfolyamatok, ill. részfolyamatainak ellenőrzésére, az időszerű ellenőrzési témák, a környezeti változások figyelembe vételével, az üvegzseb törvényre figyelemmel kockázatos ellenőrzési területek (átláthatóság, nyilvánosság, közérdek) ellenőrzésére, az európai uniós, továbbá a hazai pályázati területi, térségi források bevonásával, hasznosításával, felhasználásával a belső kontroll rendszer: a munkafolyamatba épített ellenőrzési feladatok, kötelezettségek, az első szintű vezető és irányítási rendszer, a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer kialakításával, szabályozottságával, működtetésével, felülvizsgálatával kapcsolatos ellenőrzésre. —
—
—
-
-
—
—
-
- az ellenőrzési területek - tematikus ellenőrzések: -
törvényi kötelezettség, ill. jogosultság teljesítése (törvény szerinti rendszeres kötelezettség) - a közbeszerzési eljárásának szabályszerűsége (Kbt. 308. §) - választásokkal, népszavazásokkal kapcsolatos ellenőrzések (Ve., végrehajtási rendelet) - közpénzek felhasználásával, azok átláthatóságával, nyilvánosságával, a köztulajdon használatának nyilvánosságával, átláthatóbbá tételével és ellenőrzésével (üvegzseb tv.) - a céljelleggel nyújtott támogatások felhasználásával, elszámolásával (Aht.) -
18
- egyéb rendszeres ellenőrzési kötelezettségek, igények (éves kötelezettség, igény) -
normatíva igénylési rendjének - eljárás, felülvizsgálat normatíva felhasználásának, elszámolásának rendje
- a tevékenység, a folyamatok ellenőrzési lefedettsége (fontosabb főfolyamatok, ezen belül részfolyamatok) -
-
a feladat, a feladatellátás, a szervezet és működés, a gazdálkodás rendjének szabályozottsága, szabályszerűsége, a feladat- és a rendelkezésre álló források összhangja, a költségvetési tervezés eljárási rendje, a rendeletalkotás, a költségvetés végrehajtása, a költségvetési előirányzatok, módosítása, nyilvántartása, a költségvetési beszámolás eljárási rendje, a zárszámadási kötelezettség teljesítésének szabályszerűsége, az önkormányzati feladatok és a rendelkezése álló, a feladat meghatározás és szervezeti kereteinek, feladat finanszírozás a gazdálkodási és ellenőrzési jogkörök, a gazdálkodás operatív vitelével kapcsolatos jog és ellenőrzési jogkör gyakorlása, szabályszerűsége, a bizonylati rend és fegyelem szabályszerűsége, a számviteli feladatok, a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetés, dokumentáltság, folyamatba épített ellenőrzés, az önkormányzati vagyon nyilvántartása, számbavétele, a vagyonnal való gazdálkodás, vagyon hasznosítása, a céljelleggel nyújtott támogatások szabályszerűsége, hazai pályázati – területi -, európai uniós források igénylési és felhasználási rendje, a belső kontroll rendszer - a munkafolyamatba épített ellenőrzés, - a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés.
Makó, 2009. …………………
Dr. Buzás Péter Makói Kistérség Többcélú Társulása Polgármesterek Tanácsa elnöke Makó Város Önkormányzat polgármestere
Dr. Bánfi Margit Makó Város Önkormányzati Képviselő-testület Polgármesteri Hivatala jegyző
19
20
21
22
23
24
25
26
