Makalah Seminar Tugas Akhir APLIKASI SISTEM INVENTORI MATERIAL BERBASIS WEB PADA INDUSTRI MANUFAKTUR Jujuk Aris Wahyudi1, Eko Handoyo2, R. Rizal Isnanto3 Abstrak Dengan semakin berkembangnya dunia industri dewasa ini, terutama industri manufaktur, berdampak semakin ketatnya persaingan perusahaan-perusahaan manufaktur untuk dapat memproduksi produk-produk yang bermutu dengan harga jual yang murah. Selain itu perusahaan manufaktur dituntut untuk dapat memuaskan konsumen dengan cara menyelesaikan pesanan konsumen tepat waktu. Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian tugas akhir ini adalah dihasilkannya suatu aplikasi berbasis web yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan yang dapat diakses oleh pengguna sistem melalui perangkat komputer dalam menangani barang inventori di lingkungan perusahaan. Sistem Inventori Material merupakan gudang penyimpanan data informasi secara elektronik mengenai status barang inventori di lingkungan perusahaan sehingga mampu mendukung proses bisnis yang terjadi di lingkungan perusahaan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis dan metode perancangan, dengan mengambil tempat penelitian di Perusahaan Industri Plastik. Aplikasi dibangun dengan menggunakan Apache sebagai web server, PHP sebagai bahasa pemrograman yang berjalan di sisi server, dan MYSQL sebagai sistem basisdata. Hasil dari tugas akhir ini adalah suatu aplikasi Sistem Inventori Material yang merupakan bagian dari sebuah sistem informasi lebih besar dari sistem perusahaan manufaktur yang dapat diakses melalui web browser dari komputer desktop (PC). Aplikasi ini dapat menampilkan laporan stok barang inventori dan laporan riwayat inventori yang digunakan untuk mendukung proses bisnis di perusahaan serta menghasilkan laporan dalam bentuk PDF dan Excel. Laporan yang dapat di cetak dalam format Excel tentunya akan memberikan sifat mudah untuk dapat diolah secara bebas ke bentuk laporan yang lebih beragam. Kata-kunci: Sistem Inventori, Material, online, Manufaktur. I.
Tentunya semua kebutuhan material tersedia dengan kuantitas dan kualitas dengan standart yang telah di tentukan. Sasaran mendasar dalam sistem Inventori dalam rantai pasokan adalah menjaga keseimbangan antara barang-barang yang di produksi dengan besarnya permintaan pasar sehingga menghindari menumpuk persediaan yang akan menimbulkan besarnya biaya persediaan atau bisa juga berhentinya produksi karena kehabisan material sehingga bisa berakibat tidak terpenuhinya permintaan pelanggan atau hilangnya penjualan[10].
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Dalam suatu sistem industri, kegiatan produksi mencakup 3 (tiga) pertanyaan mendasar, yaitu apa yang diproduksi, bagaimana cara memproduksi, dan untuk siapa barang yang di produksi tersebut[9]. Ketiga pertanyaan mendasar tersebut akan benar-benar menjadi masalah karena sumber daya untuk kegiatan produksi tersebut tersedia secara terbatas. Salah satu sumber daya dalam kegiatan produksi tersebut adalah sumber daya material, sehingga diperlukan pengelolaan dan penanganan secara spesifik dan terjadwal.
1.2 Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian tugas akhir ini adalah:
Untuk dapat memenuhi tuntutan pasar yang semakin ketat perusahaan manufaktur harus memiliki pelayanan kebijakan dan kuantitas produk yang dapat diandalkan, sebuah sistem produksi di butuhkan untuk merubah barang material menjadi barang yang berguna [1] untuk dapat memuaskan konsumen. Sehingga, perlu ditunjang oleh suatu sistem produksi yang efisien. Untuk dapat menciptakan sistem produksi yang efisien maka diperlukan sutu perencanaan jadwal produksi yang baik.
1.
Menghasilkan suatu aplikasi berbasis Web yang dapat diakses oleh pengguna sistem.
2.
Membangun aplikasi yang dihasilkan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan manufaktur pada penanganan barang-barang inventori.
1.3 Batasan Masalah Pada Tugas Akhir ini pembahasan akan dibatasi pada hal-hal berikut:
Salah satu kegiatan perencanaan dan pengendalian produksi tentunya harus didukung kecukupan material bahan produk. Perencanaan dan pengendalian dilakukan sedemikian rupa agar dapat melayani kebutuhan bahan baku dengan tepat dan dengan biaya yang rendah. Dalam dunia Industri bidang yang menangani penyediaan material disebut sebagai Logistik. Logistik adalah beberapa proses yang dilakukan untuk memastikan bahwa material yang akan digunakan telah tersedia[13]. 1
1.
Sistem Inventori di buat dengan menggunakan bahasa pemprograman PHP dan MySQL sebagai basisdata
2.
Masalah dibatasi pada penanganan kebutuhan akan barang inventori yang meliputi stok barang dalam
lokasi inventori/gudang serta mengetahui riwayat barang inventori. 3.
2.3 Unified Modelling Language (UML) Dalam suatu perancangan Sistem Informasi di perlukan adanya suatu systems development life cycle (SDLC). SDLC adalah proses memahami bagaimana sebuah sistem informasi dapat mendukung kebutuhan bisnis, merancang sistem, bangunan itu, dan memberikan kepada pengguna[4].
Dalam pengujian penerimaan Sistem Inventori, data yang digunakan tidak secara keseluruhan tetapi hanya menggunakan sistem sampel.
II. LANDASAN TEORI
Jika Anda membuat program dan hanya anda yang mengerti program tersebut, ini terdengar sangat sederhana bagi anda. Sayangnya menjadi sesuatu yang komplek bagi perusahaan/pelanggan anda jika proyek program tersebut berhenti di tengah jalan atau di tinggalkan oleh programernya. Akan menjadi suatu yang komplek dan tentunya perusahaan/pelanggan anda akan mengeluarkan biaya yang tidak sedikit untuk memulai proyek ulang Sistem Informasi tersebut.
2.1 Sistem Inventori pada Industri Manufaktur Pengendalian persediaan (inventory controll) merupakan salah satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam operasional industry manufaktur, karena kebijakan persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam suatu perusahaan. Pengaturan persediaan ini berpengaruh terhadap semua fungsi bisnis ( operasional, penjualan, keuangan). Berkaitan dengan persediaan ini terdapat konflik kepentingan diantara fungsi bisnis tersebut. Finance menghendaki tingkat persediaan yang rendah, sedangkan Marketing dan operasi menginginkan tingkat persediaan yang tinggi agar kebutuhan konsumen dan kebutuhan produksi dapat dipenuhi.
Unified Modelling Language (UML) merupakan bagian dari SDLC sebuah "bahasa" yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasi. UML mendefinisikan notasi dan sintaks/semantik. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk menggambarkan berbagai diagram piranti lunak. Setiap bentuk memiliki makna tertentu, dan sintaks UML mendefinisikan bagaimana bentuk-bentuk tersebut dapat dikombinasikan. ntasikan sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem
Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap jumlah persediaan, baik bahanbahan maupun produk jadi, sehingga kebutuhan proses produksi maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu yang telah ditentukan sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin.
2.4 Definisi & Konsep Web 2.0 Web 2.0 merupakan sebuah platform bagi aplikasi[8]. Mereka mendeskripsikan hal ini sebagai sebuah software yang berjalan melalui media internet dengan bantuan web browser dan tidak perlu diinstalasi terlebih dahulu seperti software-software yang umumnya kita gunakan seharihari.
2.2 Peramalan Peramalan adalah proses untuk memperkirakan berapa kebutuhan di masa datang yang meliputi kebutuhan ukuran kuantitas, kualitas, waktu dan lokasi yang dibutuhkan dalam rangka memenuhi permintaan barang atau jasa[9].
Beberapa praktisi internet telah mengenal kemampuan Web 2.0 tersebut dalam AJAX (Asynchorous Javascript and XML), yang menggabungkan teknologi HTML, CSS, Javascript, dan XML dalam menciptakan aplikasi website yang dinamis.
Peramalan mampu memberi informasi agar masa depan dapat “dikendalikan” dan perubahan-perubahan dapat diperkirakan berdasarkan pola di masa lalu. Salah satu medote yang di Gunakan dalam Peramalan adalah Metode Moving Average. Moving Average di peroleh dengan merata-rata permintaan berdasarkan data masa lalu terbaru[9]. Yang dapat didefinisikan sebagai berikut :
2.5 PHP Merupakan bentuk skripting dari bahasa pemprograman PHP yang di rancang dalam mengembangkan web untuk menghasilkan halaman web secara dinamis. Kode-kode skrip PHP ditempatkan pada sisi server dan diproses di server yang hasilnya akan dikirimkan ke client, tempat pemakai menggunakan browser.
n
MA n =
∑d t =1
t
n
Ket: n = jumlah perioda dt = demand pada bulan ke t
HTML merupakan bahasa standar untuk membuat halaman web, skrip PHP berkedudukan sebagai tag dalam bahasa HTML. Model kerja PHP diawali dengan permintaan pada suatu halaman web oleh browser. Berdasarkan URL (Uniform Resource Locator) atau alamat internet, browser akan mendapatkan alamat dari web server, mengidentifikasi halaman yang dikehendaki, dan menyampaikan segala informasi yang dibutuhkan
Dalam implementasi besarnya periode permintaan di hitung dari 3 (tiga) bulan kebelakang dari masa yang diramalkan.
2
oleh web server[6]. Selanjutnya web server akan mencarikan berkas yang diminta dan isinya segera dikirim ke mesin PHP, kemudian mesin PHP memproses dan memberikan hasilnya (berupa kode HTML) ke web server lalu menyampaikannya ke client.
Mutasi barang dari gudang induk ke gudang produksi dan sebaliknya. 4. Pengiriman barang pesanan ke konsumen. Dengan begitu Sistem mampu mencetak laporan stok dan riwayat dari barang inventori.
Dalam mengembangkan aplikasi berbasis web PHP menjadi sebuah plaform yang handal di karenakan semakin besarnya cakupan yang dapat dilakukan oleh pemprograman aplikasi berbasis web dari aplikasi yang paling sederhana seperti online new hingga aplikasi entreprise seperti SCM, CRM, GIS. Zeef Suraski dalam sebuah wawancara menyatakan ”untuk PHP kelanjutan di masa datang, terutama di kalangan pengguna enterprise, sangat penting penggunaan berorientasi obyek dalam penguasaan kelas pertama. Untuk itulah kami mengembangkan Zend Engine 2 sebagai inti dari PHP 5 yang akan datang” [2]. Sebagai programer PHP, mau tidak mau Anda harus mempersiapkan diri dalam menghadapi tantangan ini, tentunya tidak mungkin kita membangun aplikasi dalam tingkatan enterprise dengan hanya menyisipkan kode-kode php diantara tag-tag HTML
Sementara itu berbagai kondisi yang ada juga menuntut pemenuhan kebutuhan non-fungsional. Kondisi ini diantaranya adalah ketersediaan jaringan mengingat rencana pengembangan yang berbasis web. Serta adanya Server yang digunakan sebagai web server dan server basisdata sehingga aplikasi Inventori dapat diakses oleh pengguna, gambaran umum bentuk jaringan dapat di lihat pada Gambar 3.1
3.
2.6 MySQL MySQL merupakan software yang tergolong sebagai DBMS (Database Management System) yang bersifat Open Source, yang berarti bahwa program ini di lengkapi dengan source code nya. Pada awalnya MySQL dibuat oleh perusahaan konsultan bernama TcX yang berlokasi di Swedia. Saat ini pengembangan MySQL berada di bawah naungan perusahaan MySQL AB. Serta pada Januari 2008 telah di akusisi oleh SUN Microsystem. Sebagai perangkat lunak DBMS, MySQL memiliki sejumlah fitur seperti yang dijelaskan di bawah ini [7]: a. Multiplatform b. Handal, cepat, dan mudah digunakan c. Jaminan Keamanan Akses d. Dukungan SQL
Gambar 3.1. Bentuk Jaringan Sistem
3.2 Sistem Inventori Material Sistem Inventori yang mencakup dalam perencaaan sumber daya material untuk membantu perusahaan manufaktur mangatasi kebutuhan akan item-item secara lebih baik dan efisien guna menjamin terpenuhinya jadwal produksi untuk produk akhir. Dengan adanya Sistem Inventori akan terpenuhinya persyaratan sebagai berikut. 1. Terpenuhinya kebutuhan akan barang yang diproduksi pada saat yang tepat. 2. Terpenuhinya kebutuhan minimal akan barang yang di produksi. 3. Dapat di gunakan sebagai data dalam melakukan penjadwalan pemesanan barang ke pemasok. 4. Data dari proses yang telah dilakukan dapat di gunakan sebagai rujukan apabila ada pemesanan barang spesifik sama sehingga perusahaan langsung dapat menentukan kebutuhan akan material dan kapan barang selesai diproduksi. Data Sistem Inventori merupakan dokumen yang bersifat penting dalam mendukung proses bisnis perusahaan, sehingga tidak semua pengguna dapat mengakses dengan bebas. Oleh karena itu, aplikasi Sistem Inventori harus bersifat tertutup dan aman.
III. SISTEM INVENTORI MATERIAL 3.1 Kebutuhan Sistem Sistem Inventori dirancang untuk dapat memenuhi kebutuhan serta mendukung proses bisnis pada industri manufaktur pada studi kasus dilakukan. Pada tahap ini ditentukan kebutuhan apa saja yang harus dipenuhi oleh sistem. Kebutuhan sistem yang dimaksud meliputi kebutuhan fungsional meliputi fungsi-fungsi apa saja yang harus dapat dilakukan oleh sistem ini, beserta kebutuhan non-fungsional yang harus ada pada sistem meliputi performa, kelengkapan operasi pada fungsifungsi yang ada, serta kesesuaian dengan platform dan lingkungan penggunanya.
Untuk alasan keamanan, aplikasi ini membutuhkan autentikasi ID dan password tiap kali pengguna mengaksesnya. Jika autentikasi berhasil dilakukan, maka pengguna dapat melakukan akses ke dalam aplikasi dengan hak akses sesuai dengan tingkatnya.
Secara umum perangkat lunak yang dirancang adalah sebuah aplikasi inventory berbasis web. Sistem ini diharapkan dapat melakukan identifikasi data-data barang inventori perusahaan yang meliputi: 1. 2.
Dalam perancangan sistem menggunkan UML salah satunya terdapat diagram aktifitas. Gambar diagram 3.2 ini merupakan jalannya aplikasi Sistem Inventori.
Penerimanaan barang dari pemasok. Penentuan daftar kebutuhan bahan dari barangbarang yang di produksi. 3
Jika data masukan username dan password benar maka menu akan ditampilkan yang ditunjukkan pada Gambar 3.5. Halaman Home berisi Menu Inventori, Pelanggan, Pemasok, Produksi, Data Master, dan Admin. Menu-menu tersebut digunakan untuk mengolah data transaksi perusahaan.
Gambar 3.2 Diagram aktivitas pengguna
Login dibutuhkan untuk mengakses sistem. Fungsi login adalah untuk melakukan proses autentikasi apakah pengguna telah terdaftar dalam sistem. Autentikasi sangat penting bagi sistem karena untuk menghindari terjadinya penyalahgunaan penggunaan sistem yang dilakukan oleh pengguna luar sistem. tampilkan Form Login terlihat pada Gambar 3.3. Pengguna diminta memasukkan Username dan Password pada form yang telah disediakan serta tombol Login. Sistem mendeteksi masukan dan melakukan autentikasi dengan basisdata. Jika masukan salah maka menampilkan tulisan peringantan Gagal Login yang ditunjukkan pada Gambar 3.4.
Gambar 3.5. Halaman Home Dalam pengujian beta kita mengimplementasikan sistem dengan data sesungguhnya yang di peroleh data perusahaan studi kasus dengan memasukkan data real yang di gunakan dan proses pencetakan daftar stok barang seperti gambar 3.6 Tampilan Laporan Stok Barang.
Gambar 3.3. Form Login Sistem
Gambar 3.6 Tampilan Laporan Stok Barang
Laporan Riwayat Barang Inventori seperti dalam Gambar 3.7, Laporan Riwayat Barang inventori digunakan untuk melihat pergerakan dari barang inventori mulai dari penyesuaian jumlah inventori, hasil produksi, penerimaan barang dari pemasok, mutasi, kirim ke pelanggan serta saldo barang inventori, tampilan Laporan Riwayat inventori sebagai berikut
Gambar 3.4. Gagal Login
4
3.
Untuk penelitian lanjutan, agar dihasilkan penelitian yang lebih representatif, penelitian tidak hanya dilakukan di satu perusahaan tetapi banyak perusahaan manufaktur dengan keragaman industri, sehingga mampu menampung keragaman jumlah responden yang lebih kompleks.
DAFTAR PUSTAKA [1]Arnold, J.R.T., N.C. Stephen., and M.C. Lloyd., Introduction to Materials Management Sixth Edition, Pearson Education Inc, 2008 [2]Azis, Farid, Object Oriented Programing dengan PHP5, PT Elex Media Komputindo, Jakarta, 2005 [3]Cieminski, G.V., and P. Nyhuis., Modeling and analyzing logistic inter-dependencies in industrial-enterprise logistics, German Academic Society for Production Engineering, 2007
Gambar 3.7 Tampilan Laporan Riwayat Inventori
IV. PENUTUP
[4]Dennis, A., B.H. Wixom., and D. Tegarden, Systems Analysis and Design with UML Version 2.0, John Wiley & Sons, United States of America, 2005
Dari pembahasan mengenai Tugas Akhir dengan Implementasi Sistem Inventori Material pada Industri Manufaktur dengan studi kasus di Perusahaan XYZ dapat diambil beberapa kesimpulan dan saran yang dapat dipakai untuk mengembangkan lebih lanjut dari sistem ini.
[5]Dhewanto, Wawan., dan Falahah, ERP (Enterprise Resource Planning) Menyeleraskan Teknologi Informasi dengan Strategi Bisnis (Dilengkapi dengan Ulasan Fitur Berbagai Software ERP Terkemuka), INFORMATIKA, Bandung, 2007
4.1 Kesimpulan 1. Dengan dapat diketahui pencetakan laporan riwayat barang, diharapkan sistem mampu memberikan informasi mendasar tentang pergerakan barang inventori yang bersifat fast moving maupun slow moving sehingga perusahaan mampu menentukan barang inventori yang mana yang harus di simpan dalam jumlah besar maupun stok barang yang harus di batasi proses pengadaan barangnya. 2. Pada Sistem Pencetakan laporan dapat dipilih dalam format PDF dan Excel. Format PDF di buat dengan tujuan untuk dapat segera dicetak ke kertas sebagai laporan maupun arsip dan format Excel dibuat dalam rangka menciptakan fleksibilitas laporan yang dapat diolah secara independent oleh pegawai sehingga menciptakan laporan sesuai dengan keinginan yang lebih bebas.
[6]Kadir, Abdul, Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP, ANDI ,Yogyakarta, 2007 [7]Kadir, Abdul, Tuntunan Praktis Belajar Database Menggunakan MySQL, ANDI ,Yogyakarta, 2008, [8]Musser, John., Web 2.0 Principles and Best Practices, O’Reilly RadaR, Fall 2006 [9]Nasution, A.H., Manajemen Yogyakarta, 2006
2.
ANDI,
[10]Paschalidis, Ioannis CH., L. Yong., G. Christos., Cassandras., and P. Christos., Inventory Control for Supply Chains with Service Level Constraints: A Synergy between Large Deviations and Perturbation Analysis, Kluwer Academic Publishers, Netherlands, 2004
4.2 Saran 1.
Industri,
Perancangan dan sistem inventori ini jauh dari sempurna, diharapkan di masa depan dapat dilakukan penelitian untuk dapat mengintegrasikan aplikasi-aplikasi yang lebih kompleks dan lebih besar yang terpadu dengan mendukung proses bisnis seluruh perusahaan.
[11]Potter, M.E, Competitive Advantage; Creating and Sustaining Superior, The Free Press, 1985. [12]Stadtler, H., and K. Christoph., Supply Chain Management and Advanced Planning : Concepts, Models, Software, and Case Studies, Springer, Verlag Berlin Heidelberg, 2008
Dalam perancangan berbasis web saat ini dirasa sangat cukup oleh manajemen perusahaan, ke depannya mampu di rancang sistem yang mendukung perangkat bergerak dalam hal ini HP Smartphone dan PDA guna mendukung divisi penjualan yang membutuhkan keleluasaan dalam komunikasi bergerak.
[13]Whisnu, AP, Smart Bussiness Series : LOGISTIK PRAKTIS Cara Mudah Menguasai Ilmu Logistik, Elex Media Komputinso, Jakarta, 2008
5
BIODATA MAHASISWA Jujuk Aris Wahyudi (L2F307028) Kons. Informatika Komputer Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Lahir di Pati, 21 Oktober 1983 Surel : siji.tux @gmail.com
Semarang,
Desember 2011
Menyetujui dan mengesahkan,
Pembimbing I
Eko Handoyo, S.T., M.T. NIP: 197506082005011001 Tanggal.............................
Pembimbing II
R. Rizal Isnanto, S.T., M.T., M.M. NIP. 1970072000121001 Tanggal.............................
6
