Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013
A meglepetések ereje
Esettanulmány
2013.
A meglepetések ereje
A toulon-i futball tornát évek óta megrendezik a vá rosban. A szervezők igyekeznek a lehető legjobb programot összeállítani, az idei tornát is már jó időben el kezdték szervezni.
1. A város bemutatása Toulon egy francia város Franciaország déli részén a Provance- Alpes- Cote d’Azur regióban. A város egy szinte teljesen zárt kettős öböl partjá n található, a szárazföld felől pedig hegyek koszorúzzák a várost. Nemcsak a francia flotta legn agyobb támaszpontja a Földközi-tengeren, hanem a tengerparti Var megye székhelye, fontos ipa ri, oktatási és kulturális központ. Lakossága 164.532 fő. Toulon fontos központja a halászatnak, borászatnak, gyártásának és papíriparnak.
haditengerészeti felszerelések
A város látnivalókban bővelkedik, például a kikötő vagy az óvárosi szökőkutak, múzeumok. Toulon városának mediterrán a klímája. Erős napsüté s, száraz nyarak és enyhe telek jellemzik, eső ritkán esik, de olykor igen heves. A tenger közelsége miatt a hőmérséklet enyhe. Legmelegebb hónap a július, éppen ezért a to rnát májusra tervezik. Toulon közlekedési csomópont, mely jól kiszolgálja a lakosságot. Vasúton, a kikötőből és a közeli regionális reptérről minden elérhető. Gasztronómiájára a mediterrán és provance-i ételek a jellemzők. Híres a „Cade Tolonnaise”, mely egy helyi specialitás, ami csicseriborsó liszt ből készül, illetve a provance-i fánk. (ezeket szeretnék is megkóstoltatni a focitorna résztvevőiv el) A sport fontos szerepet tölt be a város életében, t öbb sportágban is jeleskedik. A városnak első osztályú rögbi és női kézilabda csapata van, és más odosztályban játszó kosárlabda csapata. Saját focicsapata a negyed osztályban játszik.
2. A focitorna A város ad otthont az éves szinten megrendezendő toulon-i nemzetközi utánpótlás futball bajnokságnak. A focitorna több napos rendezvény az egész megyében , melyből 1 hétvége eseményei zajlanak Toulon-ban, méghozzá a 1 5-17 éves korosztály meccsei. A pihentető környezetben zajló versenyt kereső csap atoknak nem kell tovább keresniük: a toulon-i bajnokság épp nekik való. Toulon több évsz ázados kikötője mellett, kiváló sportpályákon, minőségi kiszolgáló egységekkel várj ák a csapatokat. Számos professzionális csapat, és alkalmanként a francia nemzeti csapat is itt tartja edzőtáborait. A szervezők dolga megoldani a résztvevők elszálláso lását. Választhatnak iskolai szállás, csoportos szállás (ifjúsági szállók és bungalók) va gy szállodák közül. A szállásokat gondosan válogatták, ahová a résztvevők beférnek, valamint k önnyen elérhető a sportpark, minőségi
szolgáltatást nyújtanak, menedzsment rugalmas.
sportcsoportok
igényeinek
megfelel,
biztonságosak,
és
a
A végleges sorsolást a csapatok 1 héttel a program kezdete előtt kapják meg.
Program: Érkezés és üdvözlés Toulon-ban / bejelentkezés. A T oulon-i kupával du. kapcsolatos minden szükséges információt megad a sz ervezők egy 19-ig képviselője. Ezután bejelentkezés a szálláshelyre. Péntek Csapatvezetők fogadása a Grand Hotel Dauphiné-ban. Kötetlen beszélgetés du. barátságos környezetben, ételek és italok társaságá ban. Tökéletes lehetőség 21:00 más csapatvezetők megismerésére, és emléktárgyaik á tadására. A Toulon-i kupa hivatalos megnyitója a város pályáj án. A csapatokat de. hivatalosan üdvözlik, és lejátsszák a nemzeti himnu szokat. Szórakoztatásul 08:30 zene és/vagy tánccsoportok produkciói lesznek látha tók. de. Szombat Csapatmérkőzések kezdődnek különböző kategóriákban. 09:30 este A mérkőzések utáni este remek lehetőséget kínál Tou lon városának és kb. gyönyörű történelmi épületeinek megismerésére. Szám os kávézó, pub és 20:00 étterem nyújt a belvárosban, sokféle remek szórakoz ási lehetőséget. de. A csapatmeccsek folytatása a meccstáblázat szerint. 9:00 kb du. Ünnepélyes díjátadó ceremónia. Az utolsó döntő után , a Toulon-i kupa Vasárnap 16:00 győzteseinek díjait a szervezők adják át. Minden já tékos érmet kap. Készüljön fel a meglepetésre, melyet a szervezők ál tal a ceremóniára kitalált látvány okoz majd... de. 8:00– Kijelentkezés a szállásról és hazautazás. Hétfő 10:00 A legfontosabb természetesen a futballmeccsek megre ndezése és tisztességes levezénylése volt, de a szervezők gondoltak a lazításra, kikapcs olódásra is. Ezért gondoltak arra, hogy a vacsoránál felszolgálják a helyi jellegű ételeket. Illetve szerették volna megmutatni városukat a szervezők, melyre méltán oly büszkék, és a fiatal oknak sem árt egy kis művelődés.
3. Problémák A szervezők egy tartalmas hétvégét kívántak rendezn i a fiataloknak és kísérőiknek, hogy ne csak a sport, de a kultúra is kicsit átszője ezt a pár napot. Bár igyekeztek minden részletre kiterjedően figyelni, több probléma mégis felmerült a szervezés során, ami mindenkit meglepetésszerűen ért. A csapatvezetők fogadására szervezett banketten sze rették volna a már említett toulon-i specialitásokat is megkóstoltatni a vendégekkel, ami sajnos nem úgy sikerült, ahogy remélték. Az ételek ugyan a többségnek ízlettek, de sajnos olyan gyomorproblémákat okozott néhány résztvevőnek (még szerencse, hogy csak a csa patvezető felnőttek voltak jelen), hogy
azonnal el kellett hagyniuk a helyszínt és a szobáj ukba tértek vissza pihenni, illetve 1-2 esetben pedig a másnapi, délelőtti meccseken sem tu dtak megjelenni. Ez sajnos hatással volt az érintett csapatok hangulatára és játékára is.
A következő gondok akkor merültek fel, amikor sor k erült a programban meghirdetett esti városnézésre. Nem minden gyermeknek tudtak eljönni a szülei, s nekik mivel nem volt, aki megtiltsa az esti programot, kimentek a városba a s zervezőkkel. Azon gyermekek közül, akik viszont a szüleik társaságában érkeztek, sokuknak a szálláson kellett maradniuk, mert a szüleik nem járultak hozzá egy ilyen kiruccanáshoz, a másnapi meccsekre hivatkozva. Mondván a várost meg tudják nézni az utolsó napon, a kijelentkezés után is. Sajnos ebből kerekedett egy kis vita, a szálláson maradt gyermek eket rosszul érintette, hogy ők kimaradnak a programból. Mint kiderült, nem volt egyértelműen letisztázva, hogy kísérők is jöjjenek-e a versenyre. Mivel 18 év alatti gyermekekről volt szó , sok szülő eleve kizártnak tartotta, hogy nélküle menjen a gyermek. Más szülők (és valójában a szervezők is) úgy gondolkodtak, hogy a gyerekek már elég nagyok, bizonyára voltak már má s jellegű táborokban is önállóan, illetve sok felnőtt volt jelen a szervezők és csapatok kapc sán.
Az i-re a pontot a díjátadó ceremóniára beharangozo tt meglepetés tette fel. Miután kihirdették a bajnokság győztesét, átadták a kupákat, a résztve vők már nagyon várták a beharangozott programot. Mint utóbb kiderült, egy félreértés miat t a szervezők nem utalták át időben a vendégművész előlegét, és ő nem jött el fellépni. A látványt hiába várta a kíváncsi közöns ég, csak a zene szólt a hangszórókból. Hosszas telefoná lgatás és ügyintézés után, körülbelül 1 órás késéssel megérkezett a fellépő 8szerencsére ne m vállalt erre az időszakra másik fellépést), aki csodálatos műsorával némileg kárpót olta a fáradt közönséget (a fellépésért járó díjat végül a helyszínen kifizették). Az este folya mán végül jól érezte magát mindenki, és a program méltó zárása volt a hétvégének.
A focitorna mindezen bakik ellenére sikeresen lezaj lott, és ismét egy színvonalas sporteseményt tudhatott magának a város. Szerencsér e a hibáknak nem volt túl nagy visszhangja, így továbbra is ebben a városban rende zhetik az évi focitornát. A szervezők természetesen utólag programértékelő ér tekezletet tartottak, ahol a felmerült problémák, gondok megoldására kerestek javaslatokat , hogy a jövőben minden rendben menjen.
Amennyiben Ön is részt venne ezen az értekezleten, milyen megoldásokat javasolna? A cél, hogy a helyi jelleg is megmaradjon, illetve legyene k kísérőprogramok is a torna folyamán, amelyek kiegészítik a sport programokat, és megadjá k a lazítás lehetősségét, de nem ellentétesek a sportszemlélettel.
Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013
Amikor túl sok a jóból
Esettanulmány
2013.
Amikor túl sok a jóból
A Bormustra egy lassan hagyománnyá váló régiós rend ezvény, melyet több éve rendeznek meg a Controguerra (Olaszország) kisvárosban. Bár a z eddigi évek gyakorlatával szemben a második napot nyilvánossá tették, a szervezők nem g ondoltak sem a helyszín, sem az ellátás bővítésére. Abruzzo Olaszország 20 régiója közül az egyik Dél-Olaszorsz ágban, Rómától keletre. Abruzzo (Abruzzi) borvidék az Appennini-félsziget k özponti részén fekszik. Északon Marche, nyugaton Lazio, délen Campania és Molise ré giók határolják, keleten pedig az Adriai-tenger (150 km hosszan). A domborzatának 65% -át hegyek, 34%-át dombvidékek alkotják, a fennmaradó 1%-ot pedig (elsősorban teng erparti) síkságok. A régió nyugati részét az Appenninek vonulatai foglalják el. Abruzzoban legalább 89.000 hektáron termelnek szőlő t, és évente több mint 3,5 millió hektoliter bort állítanak elő. Ezzel Olaszország öt ödik legnagyobb borvidéke, Szicília, Puglia, Veneto és Emilia-Romagna után. Abruzzo tökéletes hely a szőlőtermesztéshez. Bősége s napsütés, az elegendő csapadék és a változó éghajlat: meleg és száraz a tengerparton és a kontinentális (meleg nyáron és hideg télen) a szárazföldi területen. Tökéletes mikroklím a a szőlőnek. Bár a szőlőtermesztés az etruszkokig nyúlik vissza, sajnos a borászat hanyatlásnak indult a történelem folyamán. Az utóbbi 40-50 évben éli rene szánszát és vannak új törekvések a borkultúra terén. 2012 szeptemberének első hétvégéjén rendezték meg A bruzzo tartomány egy kisebb városában, Controguerra-ban az évi Bormustrát. 4 év e indította útjára a város életében az óta is meghatározó borszakmai rendezvényét az önkormány zat. Controguerra Abruzzo megye északnyugati részén fekszik. Lakossá ga 2491 fő. A kisvároshoz közeli hegyekben és völgyekben borkészí tés folyik. Többféle bort készítenek itt, úgymint, vörös, fehér és spumante. A vörösbort nagy részt Montepulciano szőlőből állítják elő, a fehéret pedig nagyobb százalékban Trebbiano szőlőből. A rendezvényen a térségben élő és gazdálkodó vállal kozások vesznek részt. Az évek során egyre többen szeretnének bemutatkozni. Ezért nem cs oda, hogy már évek óta 300 fölött van a benevezett minták száma. Az idén szám szerint 328 b ort neveztek be a gazdák, melyek zöme 224 tétel - fehér szőlőfajtából készült, illetve 34 rozé és 70 vörösbor képviselte a kékszőlőket. A termelők száma az idén 49 volt. Egy termelő átlag osan 6,7 bormintát nevezett be a borversenyre. A borvidéken fellelhető szinte valamennyi fajtából érkeztek minták a megmérettetésre. A bírálók két napon át ízlelgették a nedűket és a nem zetközileg is elfogadott 100 pontos rendszerben bírálták azokat. Hagyománnyá vált az el múlt években, hogy a hivatásos bírálók mellett működik egy társadalmi zsűri is, ahol olyan személyek foglalnak helyet, akik az elmúlt két évtizedben maguk is sokat tettek a régió szőlő-bor kultúrájáért.
Az eddigi évek gyakorlatával ellentétben nem volt t eljesen zárt a rendezvény. Az első szakmai nap után, a második nap, amikor az eredmény hirdetést tartották, nyilvános volt. Külön programot nem készítettek, és nem meghívásos alapon várták a vendégeket, csak a helyi médiumokban hirdették a lehetőséget. Délután 17.00 órakor volt a kapunyitás, belépőt nem szedtek. Szervezőket nagy meglepetés érte, hisz en nem számítottak ilyen mérvű érdeklődésre. Kisebb tömeg gyűlt össze a bejáratnál , akiknek már nem mondhatták azt, hogy mégsem mehetnek be a rendezvényre. A program leírásban szerepelt, hogy lehetőség lesz a borok kóstolására, és borkorcsolyával is kínálják a vendégeket. Zsúfolásig megtelt a különt erem, ahol az ünnepélyes eredményhirdetést tartották. Röviden ismertették a bírálóbizottságok elnökeinek tapasztalatait, melyet a munka végeztével foglaltak össze mindkét n apon. A rendezvény fővédnökének összefoglalója után tájék oztatták a közönséget, hogy a pincészetek borait meg lehet kóstolni. A tömegnek t öbb sem kellett, a borászok standjait megrohamozták. „Rengetegen voltak! Próbáltunk hozzáférni egy-egy s tandhoz, hogy az általunk még nem kóstolt borokat is megízleljük, de teljesen elment a kedvem az egésztől. Nem értem, egy ekkora rendezvényt miért ilyen kicsi teremben rendeznek…?” (egy résztvevő hölgy) A borászok kis standjai is rendkívül szorosan állta k egymás mellett, alig kaptak levegőt, verte őket a víz, s bármilyen szívesen is beszéltek volna egy-egy kedvenc borukról, sem lehetőségük, sem kedvük nem volt hozzá. „Én nagyon örülök, hogy ilyen sokan kíváncsiak ránk , de így a szakmai szépsége veszik el a dolognak! Így nem is lehet igazán élvezni egy bort. Jobban végig kellet volna gondolni ezt a nyilvános napot. Az előző években nem volt semmi il yen jellegű gond.” (visszatérő borász) A rendezvény koordinátora próbálta nyugalomra inten i a borra szomjas közönséget, de a tömeg figyelmét nehezen tudta magára vonni. Hiába a kartak már rendszert teremteni a káoszban, erre már nem volt lehetőség. Sajnos ezutá n felmerült a következő probléma: a tömegben terjedni kezdett a hír, hogy az emeleten s védasztal várja a finom falatokra éhes résztvevőket. A leggyorsabbak és szerencsésebbek pi llanatok alatt lekapkodták a tálakról az ételeket. Látszott, hogy az ételek mennyisége nem á llt arányban a résztvevők számával. Sokan csalódottságuknak adtak hangot. „Bár nem jóllakni jöttem ide, tudom, hogy nem erről szól ez a rendezvény, de igazán megkóstoltam volna egy-két falatot.” (egy hölgy, ak i először vett részt ilyen jellegű rendezvényen) A szervezők, mikor meglátták a nagy létszámú érdekl ődőt, sürgősen rendeltek még pogácsát a közeli pékségből, ami tűzoltásnak jó volt ugyan, de sajnos a közönség nem volt túl jó véleménnyel róla. Meglehetős vehemenciával ismételg ették, hogy a programban nem ez szerepelt. A szervezők és borászok alig várták a rendezvény vé gét. A kapuzárást 20 órára hirdették. A tömeg kiterelése sem ment simán. A koordinátor több szöri kérésére tették le poharaikat az emberek, akik egyre jobban kezdték élvezni az ingye nes borkóstolgatást.
„Nem is értem hogyan gondolták ezt a szervezők. Én sejtettem, hogy ebből gond lesz, ennyi embert kordában tartani szinte lehetetlen! Tudom, h ogy jót akart a Fővédnök Úr is, de ezt így nem szabadott volna meghirdetni” (az egyik hostess) Az emberek végül elhagyták a helyszínt, ki elégede tten, ki morgolódva. Az biztos, hogy még napokig erről a rendezvényről beszéltek a városban. Mindent összevetve, jól éreztük magunkat, ami a tár saságnak, a borászok kedvességének, finom boraiknak volt köszönhető; de sajnos a rendez és hagyott némi kivetnivalót maga után.(egy résztvevő fiatalember) „Ha lesz ilyen jövőre is-márpedig miért ne lenne?- akkor biztosan eljövök megint. Jól éreztem magam, legfeljebb majd otthon megvacsorázok előtte… ”(egy idősebb hölgy)
Megoldás A szervezők, a Fővédnök és a borászok közül is a re ndezvény után még maradtak a helyszínen, miután az utolsó vendéget is kedvesen k itessékelték a teremből. Át kellett beszélniük az új tapasztalatot, mivel a Bormustra e ddigi történetében ilyen jellegű gondok nem adódtak. Az elgondolás jó volt, miszerint a kör nyéken lakókat is bevonják a helyi borok és borászok megismerésébe, csak a megvalósítás nem volt teljesen kidolgozva, végiggondolva. Be kell látnunk, hogy a rendezvényünk alapból is so kat bővült az elmúlt évek során (gondolok itt a résztevők és a borok számára) és nagyobb hely re van szükségünk ahhoz, hogy színvonalas Bormustra-t tartsunk a jövőben. Azt ped ig alaposan végig kell gondolnunk, hogy a helyi lakosokat hogyan vonjuk be a rendezvénybe, illetve mit ígérünk nekik. Mindenképpen a legjobbat szeretnék, hogy a rendezők, a borászok és a látogatók is jól érezzék magukat.”(az egyik főszervező)
A szervezők a következő ötleteket gyűjtötték: -
legyen belépő (sajnos az ingyenesség sok olyan embe rt is vonz, akit a rendezvény nem a valódi célja miatt vonz) mindenképpen nagyobb teremre van szükség, esetleg s zabadtéri megrendezés is szóba jöhetne több termes megrendezéssel külön helyszínt biztosít hatnának az ételeknek, a borászoknak, beszélgetéseknek nincs szükség nyilvános napra nincs szükség svédasztalra, csak ropogtatni valóra
Ön egyet ért-e ezekkel az ötletekkel, megvalósíthat ónak tartja-e, illetve kiegészítené- e még valamilyen javaslattal a szervezők elgondolásait?
Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013
Az ördög a részletekben rejlik
Esettanulmány
2013.
Az ördög a részletekben rejlik
Franciaország vezető gyógyszervállalata 3 napos kon ferenciára invitálta vezetőit egy jó nevű wellness hotelbe, egy novemberi hétvégére. A 40 fős konferencia megszervezésével a szálloda managementjét bízták meg.
A szálloda bemutatása Egy nyugat-európai kisfaluban valamikor az 1970-es években ivóvíz kutat szerettek volna fúrni, ehelyett termálvíz tört a felszínre. A kisfa lu mindössze kb. 1000 fős lélekszámú, a legközelebbi városok 25 illetve 30 km-re helyezkedn ek el, ezen kívül további két fürdőhely is található a környékén. Nagyon szép természeti körny ezetben fekszik, környéken sok kirándulás tehető. A termálvizes fürdőt lassan kezdték kiépíteni, elős zör egy egyszerű, kétmedencés falusi fürdőhely lett, így üzemelt sokáig, veszteségesen, majd a mai formáját a 2000-es évek elején, magántőke bevonása után érte el, mely jelenleg is folyamatosan fejlődik. Elmondható, hogy a település egészére meghatározó hatást gyakorol. Új utcák nyílnak, sok az új és felújító építkezés. Úgy az állandó, mint az ideiglenes lakos aink száma az elmúlt években lassan, de folyamatosan növekszik. Munkalehetőséget jelenleg m ár nem csak a fürdő, a helyi önkormányzat intézményei az iskola, óvoda, művelődé si házak, vagy a megyei önkormányzat intézménye jelent, hanem a községen megtelepedő, a turizmushoz kapcsolódó, különböző szolgáltatások bővülése is. A termálfürdő kiépítése majd a közvetlenül hozzáépü lt 4 csillagos szálloda mára már országos, sőt nemzetközi hírnévre tett szert. A Hotelben 42 szoba található, minden szoba francia ággyal, telefonnal, minibárral, széffel, televízióval, zuhanyzós vagy kádas fürdőszobával, h ajszárítóval, bekészített fürdőköpennyel, törülközővel, strandtörülközővel, ingyenes internet elérhetőséggel rendelkezik. Konferenciák megrendezéséhez is kiváló felszereltséggel bír a sz álloda. A hotelhez, az 1. emeleten 120 fő befogadására alka lmas, légkondicionált, média technikával ellátott, sötétíthető konferenciaterem tartozik, me ly igény szerint elválasztható 2 vagy akár 3 kisebb teremmé is. A rendezvényszervezést éttermi s zolgáltatásokkal is ki tudják egészíteni. A szállodához tartozó, belső folyosón megközelíthet ő gyógy- és élményfürdő 2.400 m² vízfelülettel, mediterrán belső terekkel, 13 medenc ével, csúszdával, szabadtéri 34-36 °C fokos meleg vizes- és gyógymedencékkel, pezsgőszigettel, sodrómedencével várja vendégeit. A gyógyvíz forráshőmérséklete 49 °C, amely a medencék be érkezve kellemes 34-36 °C-ra hűl le. A kalcium-magnézium hidrogén-karbonátos ásványv íz szulfidion tartalma magas (3,3 mg/l), ezért a kénes gyógyvizek csoportjába tartozi k. Radont nem tartalmaz. Kiválóan alkalmas idegrendszeri, nőgyógyászati, bőrgyógyásza ti és mozgásszervi problémák megelőzésére és gyógyítására.
A konferencia programja A szálloda értékesítési csapata a következő program ot állította össze a szervezők igénye szerint, melyet a konferencia szervezői el is fogad tak a 40 főre készített árajánlattal együtt. Első nap - péntek 10.00 órától regisztráció, szobák elfoglalása 12.00 órától ebéd, kávé 13.30 órától előadások a konferenciateremben (közbe n szünet, frissítők) 17.30 órától vacsora az étteremben 18.00-20.00 óráig fürdőzés a hotel saját élményfürd őjében Második nap - szombat 07.30 órától reggeli 09.00 órától előadások a konferencia teremben (közb en szünet, frissítők) 12.30 órától ebéd, kávé 14.00 órától előadások a konferencia teremben (közb en szünet, frissítők) 18.00 órától állófogadásos gálavacsora a fürdő fele tti galérián zenével, táncolási és fürdési lehetőséggel (fürdés csak 20 óráig) Harmadik nap - vasárnap 07.30 órától reggeli 10.00 órától kijelentkezés, szobák elhagyása (igény esetén a fürdő használta 12 óráig megengedett)
Árajánlat 40 főre (az összegek az ÁFA-t tartalmazzá k) 20 db kétágyas szoba, félpanzióval (ital nélkül), f ürdőhasználattal: 60 Euro / fő /éj Konferencia terem használat, médiatechnikával: 35 E uro / óra Kávék, frissítők: 3 Euro / fő / alkalom Díszítés: 170 Euro Gálavacsora all inclusive italfogyasztással (alkoho los és alkoholmentes italok): 20 Euro / fő
Összesen: 6720 Euro / 40 fő A szálloda alaposan felkészült a rendezvény megszer vezésére, tökéletes, minden igényt kielégítő rendezvényt szerettek volna lebonyolítani , mely tovább viszi a szállodakomplexum hírnevét. A gyógyszercég vezetői kiválóan érezték magukat, de sajnos történt pár olyan dolog, amire a szálloda dolgozói nem voltak felkészülve. 1. Mind a két este a 20.00 óráig tartó fürdő nyitvatar tási idő rövidnek bizonyult! A konferencia résztvevői jól érezték magukat, szerett ek volna még a fürdőben lazítani. Kisebb szervezés árán (az úszómester, fürdő dolgozó inak túlórafizetés, takarítószemélyzet berendelése) a nyitva tartást me ghosszabbították 21.30 óráig. A szombat esti fürdőzést viszont már nem állt módjába n a szállodának meghosszabbítani, technikai okokból nem volt kivite lezhető. Ez a plusz másfél órás menetrenden kívüli nyitva ta rtás (energia, dolgozók) 350 Euro többletköltséget okozott a szállodának. 2. A gálavacsora lebonyolításához az állandó felszolgá lói személyzeten kívül a szálloda gyakornokainak munkáját is igénybe vette a vezetősé g, hogy a catering gördülékeny legyen. A gyakornokok nagyon segítőkésznek bizonyul tak, de a hirtelen jött étel- és ital kánaán elvarázsolta őket, és a már rutinos fel szolgálók biztatása mellett -„ennyit úgy sem vesznek észre”- meg-meg dézsmálták a tálaka t, süteményeket és megkóstoltak egy-egy pohár bort és pezsgőt. Bár ez a kis pluszfogyasztás nem sokkal, alig 40 Eu roval rövidítette a szálloda hasznát, de mindenképpen figyelmeztette a vezetőség et arra, hogy a felszolgálóknak és a gyakornokoknak is jobban a körmére kell nézniü k, és a rendezvények előtt külön elmondani a dolgozóknak, hogy mit és mennyit szabad fogyasztaniuk a felszolgálni szánt ételekből. 3. Sajnos az all inclusive italfogyasztás a gálavacsor ánál nem a kitűzött célját érte el. A szálloda értékesítése azt remélte, hogy a kikészíte tt italok önkiszolgáló jellege megkönnyíti a szórakozást, így nem kell a vendégekn ek a pultnál sorakozniuk, ha inni szeretnének valamit. A szállodásokban fel sem merül t, hogy nem lesz elegendő az előzetes árajánlatba belekalkulált röviditalok és b orok mennyisége! A 40 fős csapat azonban a záró esten nagyon is jól érezte magát, és igényelte az utánpótlást. A plusz italok biztosítása 600 Euro többletköltsége t okozott a szállodának. Azokat a plusz költségeket, amelyeket a résztevők m egnövekedett igénye okozott, természetesen utólagos megbeszéléssel a gyógyszercé g megtérítette, szerencsére ebből nem is adódott félreértés, a cég tisztában volt a saját fe lelősségével. Tulajdonképpen mindkét fél elégedetten zárta magába n ezt a 3 napot. A résztvevők jól érezték magukat, ők azt látták, hogy mindent megtesznek ért ük. A szálloda részéről pedig tanulságosak voltak a felmerülő problémák. Mindenké ppen végiggondolják, hogy ezekre a problémákra legközelebb milyen megoldásokat lehetne felkínálni, javasolni.
A fogyasztást végül is nem fizettették ki a felszol gálókkal és a gyakornokokkal, szóbeli figyelmeztetést kaptak, és megkérték őket, hogy a j övőben tartózkodjanak az ilyen viselkedéstől. Ön mit gondol, a szálloda helyesen járt el, hogy el tért az ajánlatban elfogadott kikötésektől, és teljesítette a résztvevők igényeit vagy ragaszko dnia kellett volna az eredeti programhoz, vállalva esetleg azt, hogy a résztvevőknek ez nem t etszik? Ön szerint a szálloda alaposan megszervezte a programot, vagy gondolniuk kellett v olna a felmerült problémákra?
Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013
Csapatépítés és szakmai továbbképzés forgatókönyve
Esettanulmány
2013.
Csapatépítés és szakmai továbbképzés forgatókönyve
2012. 09.06.-09.08. között egy cég vendégül látta t elephelyeinek vezetőségi tagjait és üzletkötőit egy szakmai konferenciával egybekötött csapatépítő tréningre, amit Egerben szerveztek. A találkozó további célja volt, hogy a szakmai tréningen kívül lehetőség nyíljon a telephelyek közötti tapasztalat cserére. Mindezt ol yan kereteken belül, hogy szórakoztató, kötetlen programokat biztosítottak a személyes kapc solatok fejlődése érdekében. A rendezvényen 180 résztvevő volt.
A megrendelő cég 1995 óta folytat nagykereskedelmi tevékenységet NyugatMagyarországon. Jelenleg 10 telephelyen működik. A siófoki székhelyű cég Siófokon, Kaposváron, Pécsen, Nagykanizsán, Székesfehérváron, Mázán, Szigetváron, Balatonbogláron, Balatonkenesén várja viszonteladó kiskereskedő és gasztronómiai üzleti partnereit, ahol mintegy 3 800-4 000 db cikkelemből álló áruból válogathatnak. Telephelyeikről saját tulajdonú tehe rgépkocsin szállítják termékeiket Somogy, Zala, Veszprém, Baranya, Tolna és Fejér megyébe. Az üzletkötőknek kiemelkedő jelentősége van a cégnél, hisz ők azok, akikkel a v evők és partnerek állandó kapcsolatban vannak. A cég ezért kiemelten foglalkozik velük és rendszeresen szervez számukra kommunikációs és egyéb továbbképzéseket és csapatép ítő tréningeket, hisz bár mindenki a saját területén próbál érvényesülni, attól még közö s célért dolgoznak. Amikor rendezvényt szervezünk, a jól megválasztott eseménystílus adja magát a megfelelő hangulat közvetítéséhez. Válasszunk olyan stílust, amely jól visszaadja az eseménycéljainkat és olyan érzelmeket közvetít, amelyek egyedivé tehe tik a rendezvényünket. A csapatépítő tréning célja, egy közösségben dolgozó emberek telj esítményének fokozása, az összetartás erősítése. Minden rendezvényszervezési folyamatnak fontos elem e a briefing készítés. A briefing a célok és elvárások írásba foglalt összessége. Ez a rövid írásos anyag továbbá tartalmazza a rendezvény minden fontos paraméterét, a feladat meg határozását és a kidolgozáshoz szükséges információkat. Nevezhetjük úgy is, hogy a megrendelő kívánságlistája. Ennek alapján alakítja ki a szervező a rendezvény koncepc ióját, majd a forgatókönyvét. A forgatókönyv a rendezvény lebonyolításának részlete s logisztikai ütemterve. Forgatókönyv „részlet” 2012. 09.06. (csütörtök)- 09.08. (szombat) 09.06-án: 15db 2 ágyas szoba (1éjszakára) 09.07-08.: 90db 2 ágyas szoba (2 éjszaka) 09.06-án: büféebéd biztosítása 30 fő részére 09.06-án: vacsora (2 fogásos ültetett) 30 fő részér e 09.06-án: italcsomag vacsorához 30 fő részére 09.07-én: büféreggeli 30 fő részére 09.07-én: büféebéd 180 fő részére 09.07-én: italcsomag az ebédhez 180 fő részére 09.06-07-08: büfé biztosítása összesen 4 alkalommal 09.07-én: vacsora (2 fogásos ültetett) 180 fő részé re, 15fős csoportokban, 10 étteremben+ 30fő 1 külön helyszínen (összesen 11 helyszínen)
09.07-én: italcsomag a vacsorához 09.08-án: büféreggeli 180 fő részére 09.08-án: büféebéd 180 fő részére 09.08-án: italcsomag az ebédhez 180 fő részére 09.08-án: italcsomag a formabontó vacsorához 180 fő részére 09.08-án: formabontó vacsora 18 fő részére: Egy főzőverseny megszervezése Eger egy patinás hely színén 10db 15 fős csapat részvételével. A csapatok feladata egy összességébe n 3 fogásos menü (előétel/leves, főétel, desszert) elkészítése összesen 180 adagban. Továbbá gondoskodni kell a résztvevők szórakoztatásáról is (a helyszínhez illő előadás, b emutató, zene a vacsora alatt). Igények, feladatok: 2012. 09.06. 30 fős szekcióterem biztosítása 11 órától 30 fős szekcióterembe hangosítás 2012.09.07. Vezetői asztalra 4fős ásványvíz bekészítés Egész napra előadó terem biztosítása 200 fő részére, wifi rendszerrel, egy internet végponttal 1db nagyteljesítményű projektor 1db multimédiás laptop Hangosítás 2012.09.08. 7-7 darab szekcióterem wifi rendszerrel (kb.23 fős) Termenként 1db projektor Termenként 1db multimédiás laptop 2012.09.06-08. 1 fő DJ biztosítása 21.00-02.00 (alkalmanként 5 órá ra) Főzőprogram megvalósításához: Főzőverseny helyszínének biztosítása/bérlése Kb. 10db hő gomba 20db sörpad garnitúra Bográcsok, állványok és egyéb eszközök 10 csapat ré szére Félkész alapanyagok 180fő részére Háttérzene a vacsora alatt Szórakoztató programok a vacsorához A program időtartama: 17.00-19.00 A program helyszíne: az egri vár. Sejtelmes, izgalmas, megannyi titkot és kihívást rejtő varázslatos program. A hoteltől díszbe öltözött vitézek kísérik fel a vendégeket a várba, a program helyszínére. A várban a már előkészített főzőhelyszíneken 10 csapatra bontva in dul a verseny. A csapat egészére szükség van, mindenki kreativitása, ügyessége, találékonysá ga előtérbe kerül. 10 bográcsban indul a főzés. A csapat dolga a saját séfjük kiválasztása é s a bográcsgulyás, slambuc, kürtöskalács közös elkészítése. Instrukció nincs, a csapat szakt udásán és közös munkáján múlik a siker. Az alábbi programelemek színesítik a programot:
Fáklyás megvilágítás Vitézi kíséret a várig Zenés táncház végvári vitézek énekével a főzőprogra m ideje alatt Fegyver és vitézbemutató, díszlövéssel. Költségterv Költségcsoport Szállás Ellátás
Terem Technikai eszközök
Egyéb szolgáltatás
Költségek megnevezése Szállás 30 fő részére 1 éjszakára Szállás 180 fő részére 2 éjszakára Büféreggeli 180fő részére 3 alkalommal Büféebéd Vacsora (2 fogásos felszolgált) Vacsora (2 fogásos felszolgált) Italcsomag (2*2dl üdítő/ásványvíz/meleg ital) Büfé (kávé/tea/víz, aprósütemény) Előadó terem 1,5 napra Szekcióterem 1,5 napra/db 3db interaktív tábla 2 napra
Mennyiségi megnevezés 30 360 540 540 30 180 900 180 1,5 14 3
Hangosítás 1 napra 30főre Hangosítás az előadó teremhez 1,5 napra 1 db nagy fényerejű projektor 1,5 napra 1db multimédiás laptop 1,5 napra Internetkapcsolat 1,5 napra (1 végpont)
1 1,5 1,5 1,5 1,5
Helyi technikus Bekészítés vezetői asztalra 4főre/ 2 alkalom Hő gomba Bográcsok és állványok Sörpad garnitúra Félkész alapanyagok DJ 3 alkalommal Jelmezek kb. 60fő részére Háttérzene a vacsora alatt Végvári játékok a vacsora után Szállítás
4 8 10 10 10 180 60 1 1 240
Összesen:
FELADAT: A fenti elemek ismeretében állítsa össze a rendezvény részletes forgatókönyvét!
Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013
Elfogadható ár vgay színvonalas rendezvény?
Esettanulmány
2013.
Elfogadható ár vagy színvonalas rendezvény? (2013-as Canvas Campus-ról készült esettanulmány) Az angliai Hampshire-ben megrendezett Canvas Campus célja, hogy az alternatív terápiával és gyógynövény gyógyászattal foglalkozó bejegyzett szakembereknek továbbképzési lehetőséget biztosítson egy évente megrendezésre ke rülő 4 napos továbbképző tábor keretein belül. Az idén megrendezett tábor tapasztalatait sz eretném ebben az esettanulmányban összefoglalni. A 2013-as Canvas Campus szervezői £300/ fő áron hirdették meg az idei 4 napos tábort, szeptember 12-15ig. A részvételi díj az alábbiakat foglalta magában: kempingben szállás, bio reggeli, vacsora, szauna, forró fürdő és CPD (continuous professional development= folyamatos szakmai fejlődés) szakmai előadások. A tábort egy Hampshire-i bio farmon rendezték meg. A résztvevőket tájékoztatták arról, hogy saját sátorban, illetve a helyi fogadóban tudnak megszállni. Továbbá, azt is közölték a meghívó levélben, hogy minden résztvevő vigyen széket, ebédet és saját evőeszköz készletet magával. A résztvevők biztosítva lettek afelől, hogy minőségi szakmai előadásokat fognak hallani a szakma által legelismertebb előadóktól, elfogadható áron. A regi sztrált részvevőket direct mail-en keresztül értesítették. 104 főnek küldtek emailben meghívót, melyből 68-an vettek részt végül a rendezvényen. A rendezvénnyel kapcsolatos szervezési feladatok Ahhoz, hogy olyan rendezvényt tervezzünk, amelynek segítségével teljesülnek a céljaink és megtérül a rendező cég által befektetett idő, pénz és energia, az eseménynek meg kell felelnie mind a vendégek, mind a cég elvárásainak. Mielőtt n ekilátnánk megtervezni az eseményünket, tisztában kell lennünk azzal, hogy mi ért rendezzük a rendezvényt. Ez az esemény célkitűzéseinek a definiálása. A célkitűzés ek meghatározása és a legmegfelelőbb eseménytípus kiválasztása után olyan stratégiát ter vezhetünk, amely az igényekhez fog igazodni. A következő döntés a rendezvény méretének meghatározása. Ezt két tényező befolyásolhatja: a pénz és a célkitűzések. Az esemé nycéloknak értékesnek kell lenniük a rendező cég és a résztvevők szempontjából, valamint át kell hidalniuk a szakmai és az egyéni előnyök közötti különbséget. A Canvas Campus szervezők célja az volt, hogy elfogadható áron kínáljanak minőségi, szakmai előadásokat. A ré sztvevők célja pedig a szakmai fejlődés és tapasztalatcsere lehetősége volt. Akkor sikeres egy esemény, ha túlteljesítette az előzetes célkitűzéseket. Az eseménycélok kitűzése után a koncepció felvázolá sa a legfontosabb kiindulópont egy rendezvény megtervezésekor. Sokat segít, ha táblázatba szedjük az eseményekről alkotott elképzeléseinket. Eseménytervezési alapelvek: 1. Eseményelemek- amelyekből összeáll az esemény 2. Elengedhetetlen részek- a kötelező elemek 3. Eseményünk környezete- helyszín és stílus 4. Energia- hangulatteremtés 5. Érzések- érzelmek, amelyeket ki akarunk váltani A tervezés során feltétlenül észben kell tartanunk, hogy minden elem hatással van az utána következőre. Ha egy elemet figyelmen kívül hagyunk, az veszélyezteti az egész esemény sikerét. Az összes olyan összetevő időzítését, logisztikáját és szervezését át kell gondolnunk, amely az esemény előtt, alatt vagy után fontos lehet. Ide tartozhatnak az alábbiak:
• A vendégek utaztatása és szállítása • A vendégek elszállásolása • Tárgyak szállítása • Helyszín előkészítése, felszerelés bérlése • Bérleti díjak, munkadíjak, egyéb költségekkel való számolás • Engedélyek, örző-védő szolgáltatás, egyéb feltételek biztosítása… Az eseménytervezés célja, hogy az események legyene k: 1. Tanulságosak 2. Felemelőek 3. Ösztönözzék cselekvésre az egész csoportot 4. Segítsék elő a feltöltődést 5. Fejlesszék szórakoztatva a résztvevők készségeit. A szervezési feladatok és az eseménycélok ismerete tükrében nézzük meg, hogy a Canvas Campus szervezése milyen sikerrel valósult meg. A rendezvény célkitűzéseinek és gyakorlati megvalósításának a szembeállítása Nap
7.158
Csüt. Szept.12
Reggeli 8-9
Előadások 9.30-10.45 Tea 11.1512.30 Megérkezés, sátrak felállítása Nyitórendezvény 11órakor Gyógynövényszemle a farmon
Péntek Szept.13
Jóga
Cristina Cromer – Az immunrendszer megerősítésére irányuló eljárások
Szombat Szept.14
Jóga
Steve Taylor – Minden a jó humorban rejlik- a nyugati egészség pszichológia használata a gyakorlatban
Vas. Szept.15
Alison ADHD
Morton
Ebéd
Előadások Vacsora 14.00-15.15 19.00 Tea 15.4517.00 Sharing our knowledge – Szakmai ötletelés a gyakori kezelési stratégiákról Francis Hambly – Védőoltások – az élet első évében & Dedj Leibbrandt Olivia Cliff – Hagyományos módon készült gyógyszerek
–
Susan Allshorn – Éberség Záró rendezvény 17óra
A szervezők a rendezvényt egy bio farmra tervezték, hogy illeszkedjen a helyszín a továbbképzés témájához. Az eredeti ötlet jónak bizo nyult, mivel a farmnak saját gyógynövénykertje van és a természet közelsége is hitelesíti a rendezvényt. A kényelmi szempontokat viszont figyelmen kívül hagyták, hisz a résztvevők többségének nem volt ínyére a kempingezés, a panzió viszont távol volt, így akik ott szálltak meg, kimaradtak az esti beszélgetésekből. A helyszínválasztás abból a szempontból sem volt szerencsés, hogy 10 mérföldre volt a vasútállomás, a farm nehezen volt megközelíthető és a résztvevők elmondása alapján a „puszta közepén” volt. Tena, az egyik résztvevő mesélte: „ én vonattal érkeztem és megbeszéltük, hogy valaki kijön értem a z állomásra. Mivel nem érkezett meg senki, stoppal és gyalogosan jutottam el a farmig.” A tábor 4 blokkból állt: a sátrak, a vizesblokk és a szauna, az előadások helyszíne és e gy közösségi tér, ahol a reggeli jóga is volt. A vizesblokk tiszta volt, de kézmosási lehetőség csak távol volt. A zuhanyzóban pedig nem volt mindig meleg víz. A szaunázás tetszett a résztvevőknek, mert jókat beszélgettek és nevettek. Az étkezéssel azonban több probléma is ad ódott. Házi készítésű reggeli és vacsora biztosítását vállalták a szervezők. Ebédről a résztvevőknek gondoskodniuk kellett. Mivel nem volt bevásárlási lehetőség a közelben, akik nem autóval érkeztek, nekik körülményes volt az ebéd megoldása. Az ételeket nem a helyszíne n készítették, hanem úgy szállították oda, és gyakran megkéstek az előre kihirdetett időp ontokhoz képest. Továbbá, többen is nehezményezték, hogy nem gondoltak a különleges étr endűekre. A rendezvény elsődleges célja a továbbképzés volt, mely szintén nem úgy tel jesült, ahogy azt a résztvevők várták. A képzés helyszíne és színvonala sem volt megfelelő. A résztvevők a következőképpen nyilatkoztak a rendezvényről: Alan: „Az utolsó pillanatig nem kaptam információt a végleges programról. Ez azért nem volt szerencsés, mert engem leginkább az előadások menete érdekelt, nem pedig a szórakozás.” Betty: „Az előadások egy nagy sátorban voltak, ami nem volt az alkalomnak megfelelően berendezve. Párnákon és szőnyegeken ültünk. Az előadások színvonala is messze elmaradt az elvárttól.” Meg: „Az előadások nem voltak túl jók. 2 előadás volt jó, a többi mellébeszélés (alig esett szó a gyógynövényekről). Volt, hogy az előadó teljesen másról beszélt, mint amilyen témát meghirdetett.” Nina: „Nagyon örültem a jógának egészen addig, amíg el nem kezdtük. Az oktató nem volt képzett. Én jobb jóga órát tartottam volna.” Eve: „Esténként unatkoztam. Nem vittem magammal könyvet, mp3-at, vagy valamit, amivel szórakoztatom magam. Minden este volt tábortűz és egy srác gitározott, de szerintem eléggé unalmas volt. Nem voltak kiegészítő programok. A csapat amúgy jó volt.” Vic: „Jól éreztem magam, de szakmailag időpocsékolás vol t.” Összegzés: Ha összevetjük a rendezvény célját a résztvevők elv árásaival, akkor meg kell állapítani, hogy a két törekvés nem igazán találkozott. A rendezvény sikere pedig abban áll, ha elégedettséggel tölti el a résztvevőket. A fenti me gjegyzések elégedetlenségről tanúskodnak, hisz többeknek volt hiányérzete a kapott szolgáltat ásokkal kapcsolatban. Ők biztosan nem fognak legközelebb részt venni ezen a rendezvényen. Az alapvető szükségletek, mint szállás, étkezés és tisztálkodás feltételeit sem tudták a szervezők maradéktalanul biztosítani, nem beszélve a kiegészítő szolgáltatásokról és a rendez vény fő célkitűzéséről, a minőségi előadásokról.
Amit a szervezők meghirdettek Kiemelkedő minőségű szakmai továbbképzés Tapasztalt, elismert előadók Ízletes, házi készítésű reggeli és vacsora Tea, kávé Szauna, meleg zuhany, forró fürdő Bár, tábortűz esténként Sátras kemping lehetőség (saját sátorban) vagy szállás a helyi panzióban (saját költség)
Amivel a résztvevők szembesültek Inkább csapatépítő tréning jellege volt 2 előadó volt csak szakmailag értékelhető Nem volt ízletes és nem gondoltak a különleges igényű résztvevőkre (pl. vegetáriánus, laktóz érzékeny…) A szauna jó volt, a meleg víz limitált volt Az esti tábortűz unalmas volt A sátrakkal minden rendben volt, csak az infrastruktúrával nem (10 mérföldre volt a vasútállomás, nem volt biztosítva az odaszállítás, bevásárlási lehetőség nem volt a közelben…
Fontos! A szervezőknek el kellene dönteni, hogy csapatépít ő tréninget kívánnak szervezni kalandos, vadregényes környezetben, vagy minőségi s zakmai továbbképzést. A lényeg, hogy amit meghirdetnek, ahhoz biztosítsák a megfelelő fe ltételeket, mert akinek a szakmai fejlődés fontos, ő minőségi előadásokat szeretne kapni. A mi nőségi előadásoknak pedig ára van, de nem ilyen ára, mint amit a 2013-as Canvas Campus résztvevőinek kellett fizetni. Feladat: Az árra vagy a színvonalra helyezzük a hangsúlyt? Tegyen javaslatot a fent megismert eset alapján arra, hogy miként lehetne a 2014-es Canvas Campus rendezvényét szervezési és tartalmi szempontból egy sikeres rendezvénnyé kovác solni.
Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013
Hagyomány vagy újítás?
Esettanulmány
2013.
Hagyomány vagy újítás?
Egy osztrák határ menti faluban, Brauch településen minden évben nagy hagyománya van a nyárvégi Kukoricafesztiválnak. Brauch egy a hegyvidéktől távol eső, zömmel mezőgazdasági tevékenységből élő kb. 5000 lélekszámú határ menti település, melynek lakosságára jellemző az elöregedés. A fiatalok a közeli városokba mennek tanulni, sokan szülőfalujuktól távol telepednek le. A mezőgazdaságból való megélés nem alternatíva a fiatal felnőtteknek, kevesen maradnak vagy térnek vissza, hogy szüleik, nagyszüleik háztájiját gondozzák, esetleg a növénytermesztés és állattenyésztés legyen megélhetési forrásuk. A faluban élő közép- és időskorú korosztályra jellemző az összetartás, a hagyományok tisztelete és fenntartása. Viszonylag sok közösségépítő, szórakoztató rendezvényt tartanak, például Gyereknap vagy Szüreti Bál a Faluházban. Külsős vendégeket ritkán hívnak, a zenekarok helyi zenészekből állnak, fellépő vendégek mindig a faluban élő, szerepelni vágyó lakosokból kerülnek ki.
1. Hagyományos kukoricafesztivál A Kukoricafesztivál megrendezése nagyon fontos a helyieknek. A termés bőségétől függetlenül ünneplik a kukoricát, mely fő megélhetési forrása a falunak. A rendezvényt mindig a helyi futballpályán és környékén tartják. Helyiek kínálják portékájukat, főzőversenyt tartanak kukoricás ételekből, a színpadon fellépők váltják egymást, lejátsszák a szokásos focimeccset valamelyik szomszéd falu csapatával, este pedig zenés mulatság zárja a napot. A program bizonyos részeit az önkormányzat finanszírozza, de a költségek viszonylag csekélyek, melyet minden évben ki tudnak szorítani a költségvetésből.
A rendezvényhez szükséges Finanszírozás eszközök, programok Fellépők Főzőverseny alapanyagok, eszközök Főzőversenyhez, zenéhez energia Esti mulatsághoz zene Főzőverseny jutalmak Gyerekversenyek jutalmai Egyéb, előre nem látható ktsg-k Összesen
Összeg
Falubeliek ingyen (pl. 0 Euro népdalkör, gyermektánc stb) Résztvevők hozzák 0 Euro önkormányzat biztosítja
170 Euro
falubeliek ingyen Önkormányzat biztosítja Önkormányzat biztosítja Önkormányzat biztosítja
0 Euro 70 Euro 70 Euro 190 Euro 500 Euro
Bár a fesztivál népszerű, évek óta csak az idősebbek és gyermekek vesznek részt a programokon. Ők viszont nagyon készülnek a fesztiválra, süteményeket sütnek, tanulják a szerepeiket, amivel felléphetnek a színpadon. Azonban olyan vélemények is terjednek a
faluban, hogy mindig ugyanaz történik, kezd kicsit unalmassá válni a fesztivál. Évek óta ugyanazok a fellépők vannak, a programok sem nagyon változnak. Viszont sokan vannak, főleg az idősebbek, akik a fesztivált így szeretik, a gyerekeknek pedig mindig öröm egy ilyen jellegű program. 2. Kukoricafesztivál új köntösben Tavaly a falu önkormányzatánál gyakorlaton tudott elhelyezkedni egy olyan kreatív fiatal helyi egyetemista lány, Luisa, aki felismerte, hogy bár a hagyományőrzés nagyon fontos egy település életében, szükség van az újításokra. Főleg azért gondolta így, mert olyan rendezvényt szeretett volna megvalósítani, amelyre hazajönnek a fiatalok, legalább a rendezvény hétvégéjére, együtt vannak a családjukka l, miközben a falu hagyományainak ápolására is lehetőségük van. Luisa, mivel sok falubeli fiatallal tartja a kapcsolatot a modern technikáknak köszönhetően, tudja, hogy a szokásos családlátogatásokon kívül is hazatérnének a fiatalok, esetleg még a barátaikat is elhoznák, ha olyan programot tudnának biztosítani nekik, melyeken jól érzik magukat, amelyre kíváncsiak. Luisa, elsőként a faluban pályázatot nyújtott be, melyen olyan rendezvényekre lehetett forrást nyerni, melyek ötvözik a hagyományok ápolását a modern felfogással. Pályázata sikeres lett, 2500 Euro-t nyert a megrendezéshez. A hír, hogy új szervezője lesz a fesztiválnak és kicsit másmilyen lesz, mint eddig, felforgatta a falu életét. Sokan kíváncsian várták és szívesen felajánlották a segítségüket. Voltak, akik kétkedve fogadták az újítást, mivel féltek, hogy az eddigi, évek óta jól sikerült fesztivál már nem lesz olyan, mint régen. És egy kicsit ez is volt a cél! Luisa a szervezésbe ugyanúgy bevonta az addigi szervezőket is természetesen, a hagyományos programok megmaradtak, melyek oly fontosak és megszokottak voltak. Viszont számos új ötlettel állt elő, melyek finanszírozása megoldott lett a pályázati pénzből. Országosan ismert előadókat hívott, melyek a fiataloknak vonzóak lehetnek. Olyan focimeccseket rendeztek, ahol az apák a fiaikkal, nagyapák unokáikkal játszottak. A közeli, határ másik oldalán lévő település fellépőit is meghívta, illetve a főzőversenyben való részvételre invitálta őket, hogy új dolgokat is megismerjenek Brauch falucska lakói. Fotóversenyt rendezett 15-30 éves korosztály számára, „Így látom a falumat” címmel. Nem csak a gyerekeknek, hanem a fiatal felnőtteknek is rendeztek versenyeket, ahol akár több generáció is együtt tudott működni. A rendezvényhez szükséges eszközök
Finanszírozás
Összeg
Országosan ismert fellépő Országosan ismert fellépő fiataloknak Apa-fia-unokája focimeccs kupa Szomszéd falu fellépőinek úti költsége Kül. versenyek jutalma jutalmai Fotóverseny díja Emlék póló készítése díjazottaknak, fellépőknek, vásárlóknak Rezsi Egyéb, előre nem látható ktsg-k Összesen:
Pályázat Pályázat Pályázat Pályázat Pályázat Pályázat
350 Euro 670 Euro 70 Euro 70 Euro 300 Euro 100 Euro
Pályázat
400 Euro
Pályázat Pályázat
340 Euro 200 Euro 2500 Euro
A rendezvény finanszírozását teljes mértékben fedezte a pályázaton nyert összeg, Luisa pedig szabad kezet kapott a szervezésben. Szerencsére élvezte a polgármester támogatását is, aki ugyan nem tette le a voksát senki véleménye mellett, de azon volt, hogy lehetőséget biztosítson a fiatalságnak.
3. Összefoglalás Az új Kukoricafesztivál nagyon jól sikerült, hazatért sok fiatal erre a hétvégére, hogy az édesapjával focizzon, vagy hogy megnézze az esti koncertet. Úgy látszott, nagyon megérte több pénz ráfordításával belevágni a szervezésbe. Egy színvonalas, mozgalmasabb fesztivál kerekedett és Luisa örült a sok pozitív visszajelzésnek. Úgy érezte jól gazdálkodott a pénzzel, indenre jutott, amire szerette volna, és sok újdonságot tudott mutatni a falu lakóinak. A versenyeken bővült a nevezők száma, talán az értékesebb díjaknak is köszönhetően. A koncertet és a fellépőket is tömött sorok várták. Azonban az idősebb korosztály nagyon megosztott véleménnyel bírt. A negatív hozzászólók a következőket jelezték a polgármester és Luisa felé: -
semmi szükség puccos fellépőkre, aki akar ezek nélkül is hazatér, nagyon megfelelnek a falubeliek a szomszéd falu fellépői sem különbek, mint a hazaiak, kár ezért pénzt fizetni félnek attól, hogy a több fiatal miatt „elvadul” majd a fesztivál nem biztos, hogy minden évben sikerül pénzt nyerni a nagyobb volumenű fesztiválra, az önkormányzat viszont nem tudja ezt finanszírozni nincs szükség értékes jutalmakra, nem kell hogy a g yerekek azt tanulják meg, hogy csak a drága dolgokért érdemes küzdeni jobban tetszik a már megszokott, hagyományos menetrend úgy érzik az idősebbek, hogy megfosztják őket valamitől, ha ez a rendezvény modernizálásra kerül, annyira beépült az életükbe ez a hagyomány
Mivel Luisa-nak és a polgármesternek is fontos a falu elégedettsége, boldogsága, nem hagyják ennyiben a dolgot. Falugyűlést szeretnének tartani, ahol mindenki kifejtheti a véleményét és közösen megbeszélhetik a felmerülő problémákat.
Ön mit tenne Luisa helyében? Folytatná az újítást a Kukoricafesztivál, esetleg más rendezvények terén is? „Szembe szállna” az idősebbekkel és minden évben megpróbálná pályázati vagy egyéb források lévén bővíteni a lehe tőséget, mondván, hogy majd az idősebbek is megszeretik? Vagy nem bolygatná tovább a megszokott medrében folyó eseményeket?
Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013
Mit is takar a városnézés?
Esettanulmány
2013.
Mit is takar a városnézés? (A Patras Egyetem strandröplabda versenyhétvégéjének tanulsága) Korinthosz városa már évek óta otthont ad a Patras Egyetem által szervezett nyári strandröplabda versenyhétvégének. A rendezvény programját rendszerint az Egyetem Testnevelési Intézetének munkatársai állítják össze, akik a kötelező sportprogramok mellett különböző kiegészítő programokat szerveznek a tábor résztvevői számára. 1. A rendezvény ismertetése A Patras Egyetem célja, hogy a sportágat minél szélesebb körben népszerűsítése, versenyzési lehetőséget biztosítson a röplabdát, mozgást kedvelő amatőr, vagy aktív sportoló részére a strandröplabda versenyhétvége kereti között. A versenyhétvégén férfi és női párosok egyaránt részt vehetnek előzetes nevezés után, korosztály tekintetében pedig elsősorban a környékbeli egyetemistákat várják. A mérkőzések egy nyert játszmáig, 25 pontig, 2 pont különbséggel tartanak. A szabályok tekintetében a nemzetközi röplabdaszövetség hivatalos strandröplabda szabályai a mérvadóak. Egy játékos csak egy párosban nevezhet, sérülés esetén megengedett egy addig nem nevezett játékos beállása. A versenysorozat pénteken délután sorsolással kezdődik. A nevezett csapatok pénteken és szombaton selejtező mérkőzéseket vívnak, vasárnap kerülnek sorra a döntők. Mindkét nemnél a kiesett játékosok, illetve a hozzátartozók, érdeklődők részére parkröplabda és/vagy 4-4 elleni versenyeket biztosítanak a hétvége egész folyamán. A parkröplabda mérkőzések füves pályán, 4-4 ellen, a fentiekkel megegyező szabályok szerint zajlanak, a nevezők számától függő lebonyolítási rendszerben. 2. A rendezvény szervezési aspektusai A 3 napos versenyhétvége minden évben Korinthoszban kerül megrendezésre, 2013-ban augusztus 16-18 között. A verseny szervezője, rendezője és lebonyolítója a Patras Egyetem Testnevelési Intézete. A szervező bizottság tagjai közül kerülnek ki a verseny bírói, a hoszteszek és kísérők egyaránt. A szervező csapat 8 főből áll. A rendezvényre előzetes nevezés szükséges, mely a versenyhétvégét megelőző hét utolsó munkanapja (2013-ban augusztus 9-e). A nevezés során 5 EUR/játékos díj befizetése kötelező, továbbá a 2 éjszakás szállás, a napi háromszori étkezés és a kiegészítő programok díja 48 EUR/fő. A versenyhétvége költségvetése résztvevői létszámtól függően jellemzően 3.500-3.800 EUR között mozog, melynek mintegy 70%-át fedezi a versenyzők általi befizetés. A fennmaradó összeget az Egyetem részben kormányzati támogatásból, részben saját, egészséges életmódra nevelő programjának alapjából finanszírozza. 2013-ban az immár 4. alkalommal megrendezésre kerülő rendezvényre 24 csapat nevezett, amely 48 fő részvételét jelentette a versenyhétvégén. Ez a szám a korábbi évekhez képest emelkedést mutat: 2010-ben 12 csapattal indult el az immár hagyományos versenyhétvége, 2011-ben 15, 2012-ben 21 csapat vett részt a strandröplabda bajnokságon. A szervezők kommunikációs téren is igyekeznek mindent megtenni annak érdekében, hogy a versenyzők gondtalanul készülhessenek a következő megmérettetésre, vagy épp
kipihenhessék a nap fáradalmait. A rendezvény alatt számos kommunikációs eszközt alkalmaznak annak érdekében, hogy a rendezvény résztvevői mindig jól informáltak legyenek: • •
•
óriásplakátokat helyeztek ki a verseny valamennyi pályája mellett, amelyeken nem csak a versenykiírás, de a 3 napos rendezvény részletes programja is szerepel a versenybírók minden versenyfázis után mikrofon és hangosbemondó segítségével tájékoztatják a csapatokat a következő programokról, étkezések időpontjáról, találkozók helyszínéről stb. kísérők segítik a csapatokat a tájékozódásban
A rendezvény helyszínén tehát a kommunikáció megfelelőnek tűnik. Számos versenyző azonban így sem volt elégedett a kommunikáció minőségével. 3. Kommunikációs probléma lép fel A versenyzők a nevezés előtt megtekinthették a három napos rendezvény programját, mely a következőképp alakult: Augusztus 16. péntek 13:00 – 13:30 13:30 - 16:00 16:00 – 16:30 16:30 – 18:30 19:00 -
Köszöntők, megnyitó Selejtezők (női) Szünet Selejtezők (férfi) Vacsora tábortűznél
Augusztus 17. szombat 8:00 – 9:00 9:00 – 10:30 10:30 - 11:00 11:00 – 12:30 12:30 – 13:30 13:30 - 16:00 16:00 – 16:30 16:30 – 18:30 19:00 –
Reggeli Selejtezők II. kör (női) Szünet Selejtezők II. kör (férfi) Ebéd Elődöntők (női) Szünet Elődöntők (férfi) Vacsora, városnézés
Augusztus 18. vasárnap 8:00 – 9:00 9:00 – 10:30 10:30 - 11:00 11:00 – 12:30 12:30 – 13:30 13:30 -
Reggeli Bronzmérkőzés (női és férfi) Szünet Döntők (női és férfi) Ebéd Záró ünnepség, díjátadás, táborbontás
A szervezés a programnak megfelelően zajlott, valamennyi versenyző elégedett volt a versenyhétvégével. Egészen a második nap kiegészítő programjáig. A rendezvény résztvevői számára szombat este derült ki, hogy a városnézés során sor kerül egy színházi műsor megtekintésére is, mely számos versenyző számára problémát okozott, mivel nem hoztak magukkal megfelelő ruhát a táborba.
„Ez most nagyon kellemetlen, mert egyébként imádok színházba járni és a darabra is nagyon kíváncsi vagyok. De mégis hogyan üljek be egy színházba rövidnadrágban és pólóban?”- Helén, 19 „Én egy farmert ugyan hoztam magammal, de hát az sem épp a legmegfelelőbb darab… pláne nem sportcipővel…” – Dorotea, 22 „Nem tudom miért aggódnak ezen a lányok, élvezni kell az előadást és kész! Senki nem fogja azt nézni, hogy mi van rajtunk! Amúgy is sötét lesz!” - André, 18 „Ha lehetek őszinte én nagyon mérges vagyok a szervezőkre, amiért nem írták le pontosan, milyen programra számítsunk. Nem került volna sokkal több nyomdafestékbe odaírni a programra, hogy színházba fogunk jönni. Most mindenki minket bámul!” – Jeronima, 22 „Én arra készültem, hogy majd este tábortűz mellett sütögetünk, vagy a városban csatangolunk a különböző szórakozóhelyek között. Ki gondolta volna, hogy egy esti városnéző program színházlátogatást takar?” – Agenor, 20 Ahogy az interjúkból kiragadott részletekből is látszik, számos versenyzőt ért kellemetlen meglepetésként a színházi előadás, mivel a strandröplabda versenyre többnyire sportcipővel és tréningruhával érkeztek. Így kénytelenek voltak az előadást is ezen öltözékben végignézni dacára annak, hogy tisztában voltak viselkedésük illetlenségével. 4. A tanulság A Patras Egyetem által szervezett strandröplabda tábor szervezői számára a 2013-as esemény egyik legnagyobb tanulsága az volt, hogy egy rendezvény előkészületeire legalább akkora gondot kell fordítani, mint magának az eseménynek a lebonyolítására. Hiába törekedtek arra, hogy a szervezési és finanszírozási kérdések mellett a marketing és a versenyzőkkel való kommunikáció is tökéletes legyen, ezt az előkészítési fázisban nem sikerült hibátlanul véghezvinniük. Mint a szervezők is belátták, hiába a tökéletes szervezés és a rendezvény alatti hibátlan kommunikáció, egy este kellemetlenségei negatív élményeket adhat a rendezvény résztvevői számára. A meglepetés ereje és a titokzatosság ugyan lehet nagyon jó és szolgálhat plusz élményekkel a résztvevők számára, de az üzenet sajnos sokszor fordítva sül el, balul üt ki. Erazmus Héliosz, a Patras Egyetem Testnevelési Intézetének munkatársa, a strandröplabda versenyhétvége főszervezője a következőképp foglalta össze a tapasztalatait: „Mi tényleg csak jót akartunk. Azt szerettük volna, ha a tábor résztvevői a sporton és a kapcsolatépítésen kívül egy kicsit többet is kapnak, és a Korinthosz városi kultúrát is megismerik. Az egyik támogatónk volt olyan kedves és felajánlotta a jegyeket, nem utasíthattuk vissza. Való igaz, jobb lett volna, ha a sportolók, hallgatók felé is kommunikáljuk a terveinket, vagy legalább a programban feltüntetjük a színházlátogatást is. Azt hittük kellemes meglepetés lesz. Jövőre nem követjük el ezt a hibát.” Ön mit tett volna másképp?
Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013
Nemzetközinek tervezett nemzeti konferencia
Esettanulmány
2013.
Nemzetközinek tervezett nemzeti konferencia (Egy jól megszervezett konferencia technikai hibájának esettanulmánya) A 2013-as Nemzetközi Marketing Menedzsment konferenciát Varsóban szervezték június 5én. A helyszínt a Warsaw University adta. Országos szinten az adott témában ez a legnagyobb konferencia, melyet meghirdettek a környező országokban is. A kommunikáció fő eszköze az emailes levelezés volt. A konferencia felhívást és az egyéb tájékoztató dokumentumokat online küldték ki a témában érintett hazai és külföldi egyetemeknek. Egy külföldi phd hallgató, látván a szakmai fejlődés és együttműködés lehetőségét, regisztrált a konferenciára. Egy dologgal nem számolt csupán: a prezentációján kívül, az adott ország nyelvéből is fel kellett volna készülnie. A rendezvény ismertetése Varsó Lengyelország legnagyobb egyetemi városa. Itt van az ország négy legnagyobb egyetemének központja, de további több mint 62 kisebb felsőfokú tanintézet is található a városban. Itt tanul kb. 280 ezer hallgató. A tekintélyes egyetemek többsége nyilvános egyetem. Néhány egyetemet “főiskolának” hívnak, de ez csak a hagyományos név, valójában ezek is teljes jogú egyetemek. A Varsói Élettudományi Egyetem Gazdaságtudományi Kara szervezte az 1 napos konferenciát, melyen 98 egyetemről több mint 140 résztvevő volt jelen. A konferenciaszervezők célja az volt, hogy egy szakmai közönséget hívjanak össze a marketing menedzsment témakörben, hogy ez által lehetőség nyíljon közös kutatások és szakmai viták előremozdítására. Az alábbi témakörökre terjedt ki a konferencia: 1. Stratégiai marketing 2. Fogyasztói magatartás 3. Marketing kommunikáció 4. A marketing tevékenység szociális aspektusai A konferencia díja: 190 EUR az előadóknak 100 EUR a konferencia résztvevőnek (ha nem előadó) + 100 EUR a külföldi résztvevőknek (ami tartalmaz egy egész napos városnézést június 6-án, szállítással, belépőjegyekkel és ebéddel). A konferencia programja: 9.00-10.00 Regisztráció és kávé 10.00-10-15 Nyitó ceremónia 10.15-12.15 Plenáris ülés 1 (Kristály terem) 12.15-12.45 Kávészünet 12.45-14.15 Plenáris ülés 2 (Kristály terem) 14.15-15.00 Ebéd 15.00-17.00 Párhuzamos szekcióülések: Fogyasztói magatartás (Kristály terem) Marketing kommunikáció (7-es sz. épület, 116-os terem) Stratégiai marketing (7-es sz. épület, 101-es terem) 17.10-17.30 Értékelések és a konferencia zárása (Kristály terem) 17.30 Vacsora
A konferenciaszervezés főbb aspektusai A konferencia, különböző szervezetek, testületek, egyesületek olyan nagyobb szabású összejövetele, amelyen azonos hivatású, közös érdeklődési körű résztvevők jelennek meg, abból a célból, hogy meghatározott témában bővítsék szakmai tudásukat, és kicseréljék tapasztalataikat. Alapvető feladatai a rendezvényszervezés folyamatának a tervezés, előkészítés, szervezés, helyszíni lebonyolítás és az utómunkálatok. Mint minden rendezvénynél, a konferencia szervezés esetében is nagyon fontos a tervezés és a jó briefing (célok és elvárások írásba foglalása) elkészítése, hisz ezek segítenek abban, hogy a kitűzött célt sikeresen megvalósítsuk. 1. Programkészítés: a szervező elkészíti a rendezvény pontos programját a megrendelő kívánságainak figyelembe vételével. A program lényege az ülés hivatalos munkamenete és annak sikere. Az ülés munkameneténél mindig figyelembe kell venni az alábbiakat: - Az előadó ne lépje túl a rendelkezésre álló időt - A vendégek be- és kiáramlása időt jelent - A szünet hosszát befolyásolja a mosdók száma és távolsága a helyszíntől - A büfé gyorsasága, ruhatárak, transzferek… 2. Program: a program egy szép kivitelű információs füzet, amelynek tartalmaznia kell az alábbiakat: - A rendezvény neve, címe - A rendezvény tartalma, témája - Kinek a részvételére számítunk (szakmai indokok) - Mikor és hol kerül sor a rendezvényre - A munkaprogram és az előadók neve, funkciója - Költségek (és ezek tartalma) - Regisztrálás módja és feltételei - Különleges kikötések és feltételek - Szükséges adminisztratív tudnivalók - Társadalmi programok (különleges alkalmakhoz öltözeti vagy más előírások) - Szervezők neve, címe, pontos elérhetősége, PCO neve, címe, elérhetősége. 3. A rendezvény költségeinek aránya a részvételi díj százalékában: - Nyomdaköltség 28% - Alkalmi bérek 18% - Bérleti díjak 13% - Társadalmi alkalmak 12% - Fogadások 10,5 % - Szállítás, közlekedés 9% - Előadók szállás- és napidíja 7% - Postaköltség 2,5% A szakmai konferenciára való meghívás lépései: 1. Call for paper: a szakmai szervezőbizottság címlistája alapján szétküldi az első értesítőt, ami általános felhívást tartalmaz az ülésre és lehetővé teszi a jelentkezést.
2. 2nd Announcement vagy Preliminary program: a második értesítő, amikor megküldik az előzetes programot, a konferencia jelentkezési lapját és a szállodafoglalási nyomtatványt. (A részvételi díj nem tartalmazza a szállást.) 3. Jelentkezési lap: a konferencián való részvétel feltételeit, vendégek legfontosabb adatait kérik el. Rovatai: - Pontos név, foglalkozás, beosztás - Munkahelyi cím, telefon, telefax - Érkezési és elutazási időpont - Kísérőszemély - Programokon való részvétel igénye. A konferenciaszervezés főbb aspektusainak áttekintését követően, nézzük meg a Phd hallgatónk beszámolója alapján, minként lehet egy nagyon jól megszervezett, színvonalas nemzetközi konferenciát nemzetivé degradálni. A 2013-as Marketing Menedzsment konferencia tapasztalatai egy résztvevő Phd hallgató élményein keresztül „ A 2013-as varsói Marketing Menedzsment konferenciára nagy izgalommal és alapos szakmai felkészüléssel érkeztem. A konferencia híre témavezetőmtől jutott el hozzám, aki szintén emailben értesült a felhívásról. Rendelkeztem egy a témához illő kutatási anyaggal és angol nyelvtudással, hisz eredetileg a konferencia hivatalos nyelveként az angolt jelölték meg. Az előadásom anyagát is angolul kellett elküldenem. A regisztrációt követően hamarosan emailt kaptam a konferencia szervezőbizottság titkárától, akivel rendszeresen tartottam a kapcsolatot. Iwona nagyon segítőkész volt, és mindig rövid időn belül reagált az emailjeimre. Küldött tájékoztatást a főbb előadókról, előadások időtartamáról, a publikáció formai követelményéről, az absztrakt határidejéről, a részvételi díj összegéről és a fakultatív programról. Figyelt arra is, hogy külföldi résztvevő vagyok és küldött általános tájékoztatást Lengyelországról, Varsóról és még térképet is kaptam. Nagyon jól esett a segítőkészsége és a barátságos hangvitele, hisz olyan érzéssel vágtam neki az útnak, mintha egy barátom várna ott. Indulás előtt vásároltam pár hazai csokoládét és bonbont Iwonának, hogy személyesen is megköszönjem segítőkészségét. A konferencia összességében véve egy nagyon jól megszervezett, színvonalas rendezvény volt. Minden az előzetesen megküldött terv szerint haladt. Nagyon pontosan tartották a kiírt időpontokat, amit kiváltképp értékeltem. 9.00-10.00ig volt a regisztráció. Elsőként regisztráltam 9 órakor. Nagyon kedvesek voltak a szervezők. Közölték, hogy nagyon vártak már. Iwonát hamar megtaláltam, átadtam neki a csokoládé csomagot és beszélgetni kezdtünk. Megkaptam az ilyenkor szükséges konferencia csomagot, ami tartalmazott egy mappát az egyetemi logóval, benne az előadások összefoglalásaival, egy tollat és jegyzettömböt, egy pendrive-ot, és a névkitűzőmet. Külön kaptam tőle egy táskát, melyben volt egy könyv Varsóról és színes prospektusok+ várostérkép. Nagyon pozitív benyomást tett rám a fogadtatás. A konferencia kezdete előtt körbevezetett és megmutatta az épületet, bemutatott pár kollégájának és sütivel, kávéval kínált. A helyszín nagyon impozáns volt, a résztvevők elegánsak. A plenáris ülés a Kristály teremben kezdődött. Helyet foglaltam, majd Iwona odajött hozzám és közölte, hogy mivel én vagyok az egyetlen külföldi, nem rendeltek tolmácskészüléket. Ő majd ideül mellém és megpróbálja fordítani a beszédeket, bár a szaknyelvet nem tudja. Körülbelül, itt ért véget a tökéletes rendezvény élménye.
Minden technikai felszerelés biztosítva volt (mikrofonok, hangtechnika, projektor), még a wifi kódot is kivetítették a vetítővászonra. Egyetlen dolog hiányzott csak, ami tulajdonképpen nekem a legfontosabb volt, a tolmácskészülék. Azt hirdették a szervezők, hogy angol lesz a konferencia nyelve. Ha így lett volna, akkor tolmácskészülékre sem lett volna szükség, de a 40 előadásból a sajátomon kívül összesen két angol prezentáció volt. Olyan élményem volt, mintha lengyel nyelvtanfolyamon ülnék, persze kezdőként a haladó csoportban. Délelőtt 10 órától 17 óráig lengyel előadásokat hallgattam. Hiába volt közben pazar kávészünet, finom süteményekkel és színvonalas ebéd, az, hogy semmit nem értettem a konferenciából, teljesen tönkretette a kezdeti pozitív élményt. Nem beszélve arról, hogy annyira belefáradtam a ’hallgatom a nem tudom mit’-be, hogy mire az én előadásom következett (16.10 kor), megértem magam kávéval összeszedni. Eléggé csalódott voltam, hisz nagyon érdekelt, hogy a lengyel kollégáknak milyen kutatásaik vannak marketing menedzsment témában. A prezentálás lehetőségén kívül fontos szempont volt számomra a szakmai információszerzés és a szakmai vitákban való részvétel. Ez sajnos, nem valósult meg. Vigaszdíj volt némiképp számomra, hogy a színvonalas pezsgős vacsorát követően több varsói kolléga is odajött hozzám (akik beszéltek angolul) és felajánlották szakmai együttműködésüket. Ha nem lett volna ez a mulasztás a szervezők részéről, ami beárnyékolta ennek a szakmai rendezvénynek az élményét, akkor beszélhettünk volna egy sikeres nemzetközi konferenciáról. „ Összegzés Ahogy azt a szakmai felvezetőben írtam, a konferencia, különböző szervezetek, testületek, egyesületek olyan nagyobb szabású összejövetele, amelyen azonos hivatású, közös érdeklődési körű résztvevők jelennek meg, abból a célból, hogy meghatározott témában bővítsék szakmai tudásukat, és kicseréljék tapasztalataikat. A mi phd hallgatónk esetében pontosan a konferencia célja nem tudott megvalósulni egy technikai hiba miatt. Kifizette a részvételi díját egy rendezvénynek, amelyen az elvárásainak töredék része tudott csak megvalósulni. Kérdés Ön mit tenne a szervezők helyében, hogy utólag helyrehozza ezt a hibát? Hogyan kompenzálná a phd hallgatót?
Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013
Serra da Estrela fejlesztési lehetőségei
Esettanulmány
2013.
Serra da Estrela fejlesztési lehetőségei 1. Serra da Estrela turisztikai kínálatának bemutatása Serra da Estrela Portugália középső vidékén elhelyezkedő, helyvidéki terület. A desztináció attrakciók tekintetében nem kiemelkedő, csupán néhány egyedülálló vonzerőt tudunk felsorolni, melyek viszont számos látogatók vonzanak a térségbe: Torre csúcs: Serra da Estreala legmagasabb csúcsa, mely aszfaltozott úton is elérhető, síparadicsom is található a csúcs közelében régi csillagvizsgáló maradványai nemzeti park területén különleges flóra és fauna található gasztronómia, tejtermékek (Serra da Estrela sajt) 23 múzeum a környező településeken tematikus útvonalak (zsidó történelem-, történelmi falvak-, kastélyok és várak-, felfedezők útja, gyapjú útvonal) tematikus ökoturisztikai útvonalak (jeges völgyek-, 4 folyó-, 5 lagúna-, természeti terültek útvonala) A desztináció szálláskínálata meglehetősen széles. A térségbe látogató síközpontok mellett számos wellness szálloda és családbarát hotel is működik Serra da Estrela térségében: Serra da Estrela közelében 32 szálloda biztosít összesen 3.269 ágyat a térségbe látogatók számára a szállodák többsége 3-4 csillagos kategóriájúak a szállodák átlagosan 35-50 szobások a legnagyobb szálloda 248 ággyal várja a vendégeket szállodák számával vetekszik a fizető vendéglátóhelyek száma, közel 50 magánszálláshely működik a térségben, melyek többsége szőlőműveléssel és bortermesztéssel is foglalkozik 8 kempinget is találunk a térségben, elsősorban a helyvidéki tavak és patakok mentén a térségben 3 panzió is működik, átlagosan 10-12 szobával A desztináció gasztronómiáját illetően elmondható, hogy kiemelt jelentőséggel bírnak a helyi termékekből előállított ételek és a térségre jellemző ízek bemutatása: számos helyi jellegű étterem zsidó étterem helyi jellegű ételek: xerovia (zöldségféle), beira leves, fair steak (húsféle), Malandrinho nyúl rizs, Papas de Carolo (desszert) A desztináció kiegészítő szolgáltatásokkal és rendezvényekkel várja a látogatókat:
középkori fesztivál helyi termék vására kerékpáros maraton fotókiállítások színházi meseestek
A desztináció legfontosabb turisztikai termékei: sportturizmus, köszönhetően elsősorban a síparadicsomnak bakancsos turizmus, köszönhetően a helyvidéken kialakított erdei ösvényeknek ökoturizmus, köszönhetően a nemzeti park által megőrzött területnek szolgáltatásainak
és
falusi turizmus, köszönhetően a térség falusias magánszálláshelynek borturizmus, köszönhetően a számos szőlőültetvénynek
jellegének,
számos
2. Serra da Estrela turisztikai keresletének bemutatása A turisztikai keresletet alapvetően három szempontból jellemezhetünk: utazási motiváció, diszkrecionális jövedelem, rendelkezésre álló szabadidő. Utazási motiváció tekintetében egy tavalyi felmérés azt mutatja, hogy a látogatók jelentős része (62 %) elsősorban sportolni, azon belül is síelni érkezik a térségbe. Őket követik azok, akik főleg wellness hétvégét töltenek a térségben, s preferálják az erre a turisztikai termékre specializálódott szállodákat. Ők idejük jelentős részét a szállodán belül töltik. A motivációs lista 3. helyén a kikapcsolódás, szabad levegőn tartózkodás, relaxálás áll. Ők azok a látogatók, akik szívesen barangolnak az erdei ösvényeken, felkeresik az tavakat, patakokat s sok időt töltenek túrázással. A felmérés azt is kimutatta, hogy Serra da Estrela desztinációjába érkezők több mint ¾-e családjával érkezik a térségbe, illetve sokan párjukkal, vagy baráti körükkel látogatnak el ide. Mindez azt árulja el nekünk, hogy olyan programokat és attrakciókat kell ajánlanunk, mely a család minden tagja számára biztosítja a kikapcsolódást. A látogatók kiemelkedő része országon belülről, tehát Portugáliából érkezik. A külföldi turisták közül pedig Spanyolország a legjelentősebb küldő terület. A látogatók diszkrecionális jövedelme szerint alapvetően két kategóriát különböztet meg a korábban is említett felmérés. Az első kategóriába tartoznak a síelők, aktív sportolók. Ők jelentős összegeket költenek a síparadicsomokban elsősorban belépőkre, bérletekre, de különböző eszközök bérlésére és kölcsönzésére is. E célcsoport jellemzően magas költési aránnyal bír, ugyanakkor keresik és kihasználják a családbarát szolgáltatásokat és kedvezményeket. A másik jelentősebb csoport a felmérés tanulsága szerint a kikapcsolódni, relaxálni vágyók csoportjához köthetők. Ők inkább a csendesebb, falusiasabb környéket keresik, ennek megfelelően magánszálláshelyeket vesznek igénybe. Költési hajlandóságuk messze elmarad az előző csoportétól. Ők elsősorban a szállásra és az étkezésre költenek, további szabadidős, vagy szórakozási kiadásaik elenyészőek. Szabadidős szempontból azt tapasztaljuk, hogy a látogatók 2/3-a hétvégéjét tölti Serra da Estrela környékén. Mindez elsősorban annak köszönhető, hogy a célcsoportok aktív korosztályúak, tehát jellemzően dolgoznak a hétköznapokon, s így a hétvégéik adottak a kikapcsolódásra. A sí központok és szállodák ajánlatai is ennek megfelelően alakulnak, számos csomagajánlat és kedvezmény köthető a hétvégékhez. Ki kell emelnünk a szezonalitás jelentőségét is. Serra da Estrelaban a főszezon inkább a téli hónapokban mutatkozik, a szobakihasználtság ilyenkor 90% feletti a térségben. A nyári hónapok is népszerűek, de a kapacitáskihasználtság ekkor jellemzően csak 70% körül mozog. Következésképp megállapíthatjuk, hogy a kereslet és a kínálat alapvetően egymásra talált a térségben. Az aktív és a falusi turizmus kiemelkedő jelentőségű a térségben, így a jellemző célcsoportok a családosok és a középkorúak.
3. A desztináció turisztika SWOT elemzése Erősségek
Gyengeségek
Portugália legmagasabb hegycsúcsa a desztinációban található síparadicsom helyi patakok és tavak, szép erdők és csodás kilátás nemzeti park Serra da Estrela sajt kiajánlott túraútvonalak (távolsággal, nehézségi szintekkel, teljesítési idővel) tartalmas térségi honlap számos múzeum és kiállítótér kijelölt tematikus utak kiépített túraútvonalak
síelőkön kívül más célcsoportok ritkán jelennek meg a térségben nemzeti park szolgáltatási palettája nem elég fogyasztóbarát szobakihasználtság hektikus, erősen szezonális magánszálláshelyek és kempingek színvonala gyenge rövid tartózkodási idő téli időszakban bizonyos területeken nehézkes a közlekedés helyi rendezvények turisztikai hatása alacsony
Lehetőségek
Veszélyek
Estrela Mountain Dog (Estrelai hegyikutya) használata a térségmarketingben és a márkázásban Serra da Estrela sajt használata a térségmarketingben és a márkázásban Moby-dick legendájának felhasználása, attrakciók, szolgáltatások építése a legendára tovább célcsoportok megszólítása globális turisztikai trendeknek megfelelően aktív időtöltés előtérbe kerülése hagyományok és hagyományos rendezvények iránti társadalmi igény erősödése
szállodai kapacitáskihasználtság hektikussága miatti szállodabezárások magánszálláshelyek elhanyagolása globális felmelegedés miatt mesterségesen kell életben tartani a sípályákat Portugália gazdasági instabilitásának kihatása a turizmusra tengerparti desztinációk látogató-elszívó hatása infrastrukturális fejlesztések elmaradása a térségben munkaerő piaci problémák miatt lehetséges szakképzetlen kiszolgáló személyzet
4. Feladat: A következőkben bemutatunk néhány általános rendezvénytípust.
Rendezvénytípus
Egyedi kínálati elem
Jellemző célcsoportok
gasztronómiai rendezvények speciális, térségre jellemző étel családosok gyerekprogramokkal és italkínálat sportversenyek
megfelelő helyszín, fiatalok lebonyolításra alkalmas aktív középkorúak személyzet (pl. bírók)
könnyűzenei fesztivál
előadók, megfelelő fiatalok hangtechnikai háttér, aktív középkorúak megfelelő terület biztosítása
nótaest és táncház
nótakör, megfelelő hangszerek
szakmai konferencia
konferenciaterem, további konferencia témájának kiszolgáló létesítmények szakmabelijei (szállás, étel, ital)
iskolai bemutatók, előadások
gyermekek felkészítéséhez gyermekek szükséges emberi és anyagi nagyszülei források
csapatépítő tréningek
extrém helyszínek, adrenalin fiatalok növelő játékok középkorúak
autós, motoros találkozó
nagy rendezvénytér, fiatalok, bemutatókhoz alkalmas középkorúak személyi és tárgyi háttér
szenior korosztály
szülei,
A desztináció turisztikai adottságainak, keresletének megfelelően, valamint a fent bemutatott rendezvénytípusok ismeretében Ön milyen típusú rendezvény szervezését támogatná Serra da Estrela térségében?
Magyarország-Horvátország IPA Határon Átnyúló Együttműködési Program 2007-2013
A projekt partnerség ára
Esettanulmány
2013.
A projekt partnerség ára (Karl Kaiser feljegyzése a döntéshozók felé a Basel-Mulhause Hídi Vásár előkészületeiről) Tisztelt Helmut Himmel Polgármester Úr! Tisztelt Közgyűlés! Az Európai Uniónak köszönhetően a határon átnyúló együttműködések és partnerségek világát éljük. Mind az Unió tagállamai, mind a csatlakozni kívánó országok számára elengedhetetlen, hogy részt vállaljanak különböző, nemzeteket összekapcsoló programokban, projektekben. Mindezt az Európai Unió számos forrással igyekszik támogatni. 1. A határon átnyúló projektek jellemzői A különböző pályázati rendszerek nagyszerű lehetőséget biztosítanak számunkra és számos egyéb szervezet számára, hogy önmagunkat fejlesztve még többet tehessünk céljaink eléréséért. Mindehhez azonban egy olyan követelményrendszer tartozik, mely sok esetben nehezítette már meg a nyertes pályázók dolgát, s nehezíti meg jelenleg a mi helyzetünket is. A partnerség elvének követelménye az egyik alapvető nehezítő tényező. Határon átnyúló, nemzetközi projektek nem valósulhatnak meg csupán egy országból származó partnerek közreműködésével, hiszen ez esetben elveszik a nemzeteket összefogó jelleg. A projekt jellegétől függően tehát minimum két ország összefogása szükséges. A Baseli Hídi Vásár szervezése során sikerült eleget tennünk ennek a kitételnek, partnerséget kötöttünk Mulhause városával. A partnerség elve ugyanakkor magával vonja azt is, hogy számos közös eseményt és rendezvényt kell szervezni a partnerségnek, mely biztosítja a fejlesztés párhuzamosságát és Európát összekötő jellegét. Ezen események részben projekttalálkozók lesznek, ahol lehetőségünk lesz megvitatni a projekt aktuális státuszát; lesznek különböző workshopok, munkacsoportok melyek egy-egy konkrét elvégzendő feladat köré épülnek; illetve a projektben vállaltunk reprezentatív jellegű eseményeket is, ahová úgymond „illik” meghívni a partnereinket. A partnerség elvén túl nem szabad megfeledkezni a kommunikációs és nyilvánossági követelményekről sem. Valamennyi Uniós pályázat előírja a projekt létrejöttének publikálását, közzé tételét. Nincs ez másképp a projektben zajló események kapcsán sem. Egy-egy rendezvény során kötelező elemeket, logókat kell feltüntetnünk valamennyi releváns dokumentumon, legyen az jelenléti ív, molinó, szórólap, plakát, rádió-, vagy TV hirdetés. A kommunikációs költségek minden projektben jelen vannak, s jellemzően projekt partnerként jelentős összeget kell erre szánnunk. A Hídi Vásár esetében ez a költség 5.000 EUR. A pályázati projekt finanszírozása kapcsán is számos szabályt kell betartanunk, önálló dokumentum szabályozza az elszámolható és el nem számolható költségek körét, valamint az egyes költségtételek elszámolásához szükséges dokumentációt. A rendezvényünket érintő, de el nem számolható költségek köre: • •
banki és pénzügyi műveletek költségei (bankszámlákkal kapcsolatos költségek, banki műveletek költségei, stb.) köztisztviselők/kormánytisztviselők/közalkalmazottak munkájáért fizetett ellenszolgáltatás, ha az elvégzendő tevékenység a kötelező hatósági feladatok
• •
ellátásához kapcsolódóan merült fel és szorosan kapcsolódik a munkaköri leírásában megnevezett feladatokhoz; reprezentációs célú beszerzések (pl. virág, csokoládé költsége); találkozók, rendezvények esetén a reprezentációs költségek (pl. virág, alkohol, ajándék, csokoládé)
A finanszírozási kérdések kapcsán további nehézséget okoz számunkra, hogy a beszerzésekhez PraG alkalmazása kötelező, melynek sajnálatos módon nincsenek szakértői a polgármesteri hivatalban. Ezért a költségek elszámolása és elszámolhatósága kapcsán kiemelt figyelemmel kell eljárnunk. 2. A Basel-Mulhause Hídi Vásár Engedjék, meg hogy röviden ismertessem a rendezvényt és a felmerült, megoldásra váró problémát. A Basel Hídi Vásár 2 napos rendezvény az idei évben is a vásártéren kerül megrendezésre. Mivel a Basel és Mulhause közti híd mintegy összeköti a két országot, az idei évben Mulhause-val közösen tervezzük a helyi termékeket, kézművességet és kultúrát népszerűsítő vásárt megszervezni. A Hídi Vásáron a mi részünkről a térség 27 településének termelői, iparosai, művészei vesznek majd részt. A kiállítók utcájában is számos környékbeli kézműves, fafaragó és további érdekes bemutató várja majd a látogatókat. A helyi termelőktől és kézművesektől helypénzt ezúttal sem kérünk, továbbá a vásár látogatását is ingyenessé kell tennünk, ezáltal biztosítva a projekt azon követelményét, hogy a rendezvény mindenki számára elérhető legyen. A színpadi programok összeállítása kapcsán kerültünk döntési szituációba. A korábbi évekhez hasonlóan különböző hazai előadók váltanák egymást a színpadon, de a rendezvény projektből való finanszírozása végett szóba került híres nemzetközi fellépők megkeresése is annak érdekében, hogy a projekt partnereink is élvezhessék a műsort. A tervezett marketing eszközök a következők: helyi TV-ben és rádióban hirdetnénk a rendezvényt, A3-as méretű plakátokat valamint szórólapokat helyeznénk el a közintézményekben és a város több pontján, molinót feszítünk ki a vásártér felé vezető úton. Amennyiben viszont a projektpartnereinket és városukból további látogatókat is várunk a rendezvényre, Mulhause környékén is hirdetnünk kell a rendezvényt. A korábbi években szinte kizárólag hazai látogatók érkeztek a vásárra, külföldi látogatót alig regisztráltak a turisztikai hivatal munkatársai. Ebből adódóan viszont nagyon alacsony volt a költési hajlandóság is, hiszen helyiek, helyi terméket nagyon ritkán és nagyon kis arányban vásárolnak. E tekintetben szerencsés lenne a környező ország látogatóinak, vagy legalább a partnerszervezetünk munkatársainak meghívása a rendezvényre. A projekt teljes költségvetés 110.000 EUR, ebből Basel része 55.000 EUR. A projektet az Európai Unió 85%-os finanszírozással támogatja. Költségvetésünk a fő sorokat nézve a következőképp alakul: személyi jellegű költségek szolgáltatások: • marketing • rendezvényszervezés • műhelytalálkozók költségei • úti költségek
18.000 EUR 23.000 EUR
• fordítás, tolmácsolás eszközbeszerzés (rendezvénysátor padokkal és asztalokkal) adminisztrációs költségek ÖSSZESEN
12.000 EUR 2.000 EUR 55.000 EUR
3. Rendezvény projekt partnerrel, vagy nélkülük? A fentiekben ismertetettek végett a rendezvényszervező csapat olyan választás elé került, melyben nem kompetens önállóan dönteni. Ezért készítettünk feljegyzést, melyben tájékoztatjuk a tisztelt közgyűlést a lehetséges alternatívákról és azok pénzügyi vonatkozásairól. 3.1 „A” alternatíva A rendezvényt továbbra is helyi eseményként, elsősorban a helyi látogatókra alapozva szervezzük meg, a projektpartnereket és Mulhause környéki látogatókat pedig nem invitáljuk meg az eseményre. Ennek megfelelően: Teendők
Költségvetési vonatkozás
Előny/hátrány
helyi médiában folytatunk a rendelkezésre álló 5.000 a rendezvényen többségben marketingtevékenységet EUR marketing költséget a lesznek a helyi, alacsony helyi médiára fordítjuk költésű látogatók a rendezvény programjában a a rendezvényszervezésre helyi fellépőket támogatjuk fordítható 6.000 EUR-t a helyi népdalkörre, tánccsoportra, fúvós zenekarra és operett énekesre költjük rendezvénysátor beszerzése a rendelkezésre álló 12.000 asztalokkal és székekkel EUR teljes egészében a beszerzésre fordítható
a rendezvény tovább ápolja a helyi kultúrát, de külföldi látogatót nem vonz
hosszú távú befektetésként évekig használható lesz a rendezvénysátor és a bútorok
Az alternatíva választásakor megmarad az eszközbeszerzésre szánt összeg, így mind a rendezvénysátor, mind az asztalok és székek beszerezhetők. A helyi látogatók továbbra is részt vesznek a rendezvényen, ám az ő költésük továbbra is szerény marad. Külföldi látogatókra ezen alternatíva választásakor nem számíthatunk; a projekt partnert ugyan meghívhatjuk az eseményre, de a nyelvi korlátok miatt problémák léphetnek fel. 3.2 „B” alternatíva A rendezvényt közös rendezvényként kezeljük, a projekt partnereket, valamint a velük érkező külföldi látogatókat meghívjuk és vendégül látjuk a Hídi vásáron. Ennek megfelelően: Teendők
Költségvetési vonatkozás
Előny/hátrány
határon átnyúló marketing költségek számos külföldi látogató a marketingtevékenységet növelése 4.000 EUR-val; rendezvényen, magasabb folytatunk eszközbeszerzési költségek költési hajlandóság csökkentése 4.000 EUR-val
a rendezvény programjának rendezvényszervezési színesítése neves, nemzetközileg költségek növelése 6.000 ismert előadókkal EUR-val; eszközbeszerzési költségek csökkentése 6.000 EUR-val reklámanyagok lefordítása, tolmácsolási és fordítási tolmács biztosítása a költségek növelése 2.000 rendezvényre EUR-val; úti költségek csökkentése 2.000 EUR-val
a külföldi látogatók és a projektpartnerek számára is vonzóvá válik a rendezvény reklámanyagok idegen nyelven is elérhetővé válnak, a program egy része tolmácsolásra kerül
Az alternatíva kiválasztásával tehát biztosítható, hogy a rendezvény a projekt partner és a környező települések lakosai számára is elérhető és érdekes legyen, amely bevételt generálhat a vásáron. Ugyanakkor ezért cserébe le kell mondani a rendezvénysátorról, az eszközbeszerzési soron megmaradó összeg csak asztalok és székek beszerzésére elegendő, valamint jelentős mennyiségű úti költségről is le kell mondani. 3.3 Az alternatívák összegzése Költségvetési sor személyi jellegű költségek összesen szolgáltatások összesen • marketing • rendezvényszervezés • műhelytalálkozók költségei • úti költségek • fordítás, tolmácsolás eszközbeszerzés összesen adminisztrációs költségek összesen ÖSSZESEN
„A” alternatíva 18.000 EUR 23.000 EUR 5.000 EUR 6.000 EUR 6.000 EUR 3.000 EUR 3.000 EUR 12.000 EUR 2.000 EUR 55.000 EUR
„B” alternatíva 18.000 EUR 33.000 EUR 9.000 EUR 12.000 EUR 6.000 EUR 1.000 EUR 5.000 EUR 2.000 EUR 2.000 EUR 55.000 EUR
Kérjük a tisztelt polgármester urat és a közgyűlést, hogy tegyenek javaslatot, a felvázolt alternatívák közül melyiket valósítsa meg a rendezvényszervező csapat! Tisztelettel, Karl Kaiser
Feladat: Figyelembe véve az 1. fejezetben bemutatott követelményeket és a 2. fejezetben ismertetett jellemzőket, Ön, mint a baseli önkormányzati közgyűlés egy tagja mely alternatívára voksolna? Költséghatékonyság, vagy a partnerség elvének tökéletes érvényesítése?
