TARTALOMJEGYZÉK AZ NCR KÖZÖS ÉRTÉKEI BEVEZETÉS / MAGYARÁZAT Jelen Etikai Kódex célja Etikai és Megfelelési Program Az etikai ügyek kezelése Útmutatás kérése Szabálysértés bejelentése / NCR Riasztási vonal (AlertLine) Hol találhatjuk az ebben az Etikai Kódexben idézett NCR irányelveket? MUNKAHELY Konfliktusrendezés A munkahelyi fizikai erőszak Diszkriminációmentesség A munkahelyi esélyegyenlőség / Megerősítő intézkedés Zaklatás A kábítószermentes munkahely Egyetértésen alapuló viszonyok Az infrastrukturális technológia erőforrásai A dolgozók adataira vonatkozó titoktartás / Munkahelyi referenciák ÖSSZEFÉRHETETLENSÉG Verseny vagy üzleti tevékenység az NCR-ral Elfogadhatatlan személyes juttatások Ajándékok és szívességek, szórakoztatás és megvesztegetés A VÁLLALATI VAGYON VÉDELME Vállalati eszközök és vállalati tulajdon Vállalati lehetőségek Szabadalmi oltalom alatt álló információk A vállalati nyilvántartás pontossága és tárolása Pénzügyi jelentések Befektetési szabályok és „bennfentes kereskedelem” A PIACI VISELKEDÉS Vásárlók a magánszektorból Állami vásárlók Beszállítók Versenytársak - Trösztellenes és verseny törvények - Ipari titkok Szerzői jogok és „Jogszerű felhasználás"
GLOBÁLIS KERESKEDELEM Exportellenőrzés Import törvények Nemzetközi gazdasági bojkottok Külföldi megvesztegetéssel foglalkozó törvény (FCPA) KÖRNYEZETI / MUNKAHELYI BIZTONSÁG EGÉSZSÉG-/ TERMÉKBIZTONSÁG Környezet Munkahelyi biztonság és egészség Termékbiztonság KÖZÖSSÉGI TEVÉKENYSÉG Jótékonysági hozzájárulások Politikai hozzájárulások ÖSSZEGZÉS
2
Az NCR KÖZÖS ÉRTÉKEI Az NCR Közös Értékei képezik az egymással, a vásárlókkal, a partnerekkel és a beszállítókkal folytatott üzleti kapcsolataink alapját. Ezek egy általános, az üzleti kapcsolatainkra vonatkozó, összefüggő keretet alkotnak. Viselkedésünk alapját az NCR Közös Értékei képezik és ezek irányítják azon döntéseinket, amelyekkel üzleti céljainkat igyekszünk megvalósítani. BECSÜLETESSÉG: A becsület legmagasabb normái Etikusan kell cselekednünk és minden üzleti tevékenységünk során bátran, méltányosan és becsületesen kell eljárnunk. Hibáinkat beismerve és tapasztalatainkból okulva teljesítsük kötelezettségeinket. Felelősek vagyunk azért, amit elérünk, valamint azért, ahogyan elérjük azt. Tudjuk, hogy hírnevünket minden egyes dolgozó viselkedése közvetlenül érinti és arra törekszünk, hogy az NCR név méltó maradjon a bizalomra. TELJESÍTMÉNY: Elkötelezettség a legkiválóbb teljesítményre Minden feladatkörben a legmagasabb szintű teljesítményre kötelezzük el magunkat. Vállalatunk sikerét személyes tulajdonunként kell kezelnünk, és együtt kell dolgozunk a teljesítmény folyamatos javítása és az iparágon belüli legjobb teljesítmény elérése érdekében. A legjobb minőségű termékeket és szolgáltatásokat kell mind a belső, mind a külső vásárlóink részére biztosítanunk. Tisztában vagyunk továbbá azzal is, hogy a profitábilis növekedés jelenti a vásárlóinknak nyújtott új üzleti megoldások alapját, és lehetőségeket teremt dolgozóink számára, de mindez egyben részvényeseink bizalmát és a dolgozóink erőfeszítéseinek jutalmát is jelenti. A VÁSÁRLÓINKKAL SZEMBENI ELKÖTELEZETTSÉG: A vásárlóink és azok sikerei iránti elkötelezettség Mi őszintén törődünk vásárlóinkkal, és teljes odaadással szolgáljuk ki őket. Ismerjük piacaikat, értjük a konkrét céljaikat, és olyan megoldásokat fejlesztünk ki, amelyek üzleti tevékenységük értekét növeli. Egymással és vásárlóinkkal csapatként kell együttműködnünk ahhoz, hogy számukra a lehető legmagasabb értéket hozzuk létre. Mindig a lehető leggyorsabban kell válaszolnunk. Hosszú távú vásárlói kapcsolatokra kell törekednünk a minőség, az újítás és az üzleti érték állandó biztosításával, ami megfelel a vásárlóink elvárásának – mindezt meglepetések nélkül. ÚJÍTÁS: Az újítás állandó keresése Folyamatosan keresnünk kell mind a folyamatbeli, mind a technológiai újításokat. Az NCR történelme folyamán az az a képesség jellemezte a vállalatot és határozta meg annak vezető szerepét, ahogy az új ötletekben rejlő lehetőségeket hasznosította és azokat gyakorlatban a vásárlók számára alkalmazni tudta. Ahogyan az új és a jobb megoldásokat keressük, és ahogy azokat az üzleti tevékenységünkben vevőink számára dinamikus új technológiák formájában biztosítjuk, ez az az innováció, amely a mostani és a jövőbeli sikereink motorját is hajtja. TISZTELET ÉS CSAPATMUNKA: Az egymás iránti tisztelet és csapatmunka A munka végzése során kapcsolatainkat a bizalomra és tiszteletre alapozzuk és elismerjük az NCR csapat minden tagjának hozzájárulását. Értékeljük az egyéni tulajdonságokat, készségeket és azt a hozzáállást, amit az egyén egyegy kihívás vagy lehetőség esetén nyújt, tudva azt, hogy mindaz, amit csapatban elérhetünk, egyénileg elérhetetlen lenne számunkra. Továbbá nyíltan kommunikálunk egymással és kiterjesztjük tiszteletünket, csapatszellemünket vásárlóinkra, partnereinkre, beszállítóinkra és azon közösségekre, amelyekben élünk és dolgozunk .
3
BEVEZETÉS/MAGYARÁZAT Jelen Etikai Kódex célja Az NCR Etikai Kódex a vállalat egyetlen, világszerte alkalmazott magatartási kódexe. Ez a vállalati értékeink fenntartására vonatkozó útmutatás és referencia. Bár részletesen tartalmazza az üzletvitelre vonatkozó elveinket, kódexünk nem foglalkozik minden lehetséges helyzettel, és nem állítja fel az összes szabályt. Az NCR vállalati irányelveinek és eljárásainak, valamint az etikus és törvénytisztelő viselkedés iránti egyéni elkötelezettségnek kell minden NCR dolgozót vezérelnie. Ez a kódex minden NCR dolgozóra vonatkozik, beleértve a felső vezetést, az igazgatókat, a független beszállítókat és az ügynököket. A felső vezetőkre, vagy az igazgatókra vonatkozó, a kódex alól történő bármilyen felmentést csakis az NCR Igazgatótanácsa, vagy annak Igazgatói és Vállalatirányítási bizottsága hagyhat jóvá és azt a megfelelő módon a részvényesek tudomására kell hozni. Ez megerősíti a becsület normáinak legmagasabb szintje iránti elkötelezettségünket az egymással, valamint a vásárlóinkkal, a beszállítóinkkal és a részvényeseinkkel fenntartott kapcsolatainkban. A velünk üzleti kapcsolatban álló beszállítóktól és alvállalkozóktól is elvárjuk, hogy hasonló értékekhez és normákhoz tartsák magukat. Mivel minden NCR munkavállalónak kötelessége, hogy betartsa ennek az etikai kódexnek az előírásait, a dolgozóktól elvárjuk, hogy elolvassák, értelmezzék azokat, és az irányelveknek megfelelő módon viselkedjenek. Továbbá bármilyen kérdés is merüljön fel, a dolgozók felelőssége, hogy azok tartalmát a feletteseikkel, az Humánerőforrási Osztállyal, az Etikai és Megfelelési Felelőssel, az NCR riasztási vonallal (AlertLine), a Jogi Osztállyal, vagy a Vállalati Biztonsági Szolgálattal tisztázzák. Etikai és Megfelelési Program Ez az etikai kódex fontos elemét képezi a vállalat etikai és megfelelési programjának. Az NCR Igazgatótanácsa, Igazgatói és Vállalatirányítási Bizottsága a vállalati etikai és megfelelési programmal útmutatást és irányvonalat nyújt, és egyben kijelöli a bizottság számára az NCR etikai programjára vonatkozó átláthatósági feladatkört. Ez a bizottság, amely Etikai és megfelelési vezetői csapatként is ismert, a vállalat felső vezetőinek számos tagját magában foglalja. Az NCR minden üzleti egysége és infrastrukturális szervezete felelős azért, hogy tagjai minden jogi és etikai előírásnak megfeleljenek. Az Etikai és megfelelési felelős támogatja ezen szervezetek törekvéseit. Az Etikai és Megfelelési Felelős támogatja az egyes üzleti egységek, regionális és osztályvezetők azon erőfeszítéseit, amelyek ennek az etikai kódexnek, a vállalati irányelveknek és más érvényes törvényeknek betartására irányulnak. Amikor a dolgozók számára kellemetlen az, hogy a felettesükhöz forduljanak, akkor az Etikai és Megfelelési Felelősnél vagy az NCR riasztási vonal (AlertLine) névtelen bejelentési rendszerénél kérhető azonnali támogatás, akkor is, ha a dolgozók megfelelési szabálysértést sejtenek, vagy kérdéseik, esetleg aggályaik vannak bizonyos megfelelési ügyekben az NCR-on belül. A Jogi Osztály, a Globális Humán Erőforrások Osztálya, a Vállalati Belső Ellenőrzés, a Vállalati Kontrolling Osztály, a Vállalati Biztonsági Szolgálat támogatja az Etikai és Megfelelési Felelős és az Etikai és Megfelelési Bizottság erőfeszítéseit. Az etikai ügyek kezelése Az etikai és a jogi normák betartása mindenkire nézve kötelező. Gyakran szembesülünk etikai dilemmákkal és olyankor nem mindig egyértelmű, hogy mi a leghelyesebb, amit tehetünk. A következő kérdések a dolgozók segítségére lehetnek akkor, amikor nem biztosak abban, hogy mi a teendő. • Miért tűnik helytelennek az adott helyzet? • Ellentétes-e ez az adott helyzet a vállalat szabályzatával vagy a jogszabályokkal? • Hogyan érinti majd ez a részvényeseket? • Hogyan érint ez majd engem? Ezen túlmenően, a másokra felügyelő munkatársakra különös felelősség hárul, mert példát kell mutatniuk a becsület iránti elkötelezettségből mind szavakban, mind tettekben. A vezetőknek különösen fontos feladatuk: • •
Annak biztosítása, hogy csapatuk tagjai megértik az NCR Közös Értékeit és ennek a Kódexnek az előírásait és amennyiben szükséges, további oktatást tartsanak. Az indokolt lépések megtétele annak biztosítására, hogy az általuk felügyelt területen előforduló etikátlan viselkedést felfedjék, kezeljék, és bejelentsék.
4
• •
Egy adott dolgozó felelős pozícióba történő kinevezése előtt annak mérlegelése, hogy az a személy követi-e kódexünk előírásait. Olyan környezet megteremtése, amely elősegíti az előírások betartását, bátorítja a dolgozókat az irányelvvel kapcsolatos kérdések, aggályok felvetésére és tiltja azok büntetését.
Minden NCR munkavállalónak be kell tartania az érvényes törvényeket, ennek az etikai kódexnek az előírásait, és más vállalati irányelveket és eljárásokat. Ha azonban olyan országban dolgozik, ahol a helyi törvények ellentétesek ezen kódex előírásaival, a munkavállalóknak a helyi jogi szabályozásokhoz kell tartani magukat. Útmutatás kérése Viselkedésünk a saját felelősségünk. Egyikünknek sem szabad semmilyen becstelen, destruktív vagy törvénytelen dolgot elkövetnie – akkor sem, ha a felettese vagy kollégája utasítja erre – és mi sem utasíthatunk senkit semmilyen szabálytalanság elkövetésére. Ezen túlmenően, egy dolgozónak sem szabad eltérnie az NCR irányelveitől, vagy utasításaitól, még akkor sem, ha ennek elkövetése vállalati érdeknek tűnik. Amennyiben kérdése, vagy aggálya van egy konkrét irányelv alkalmazásával kapcsolatban, olvassa el az irányelv kézikönyvét, vagy lépjen kapcsolatba azzal, aki a szabályzatért felelős. Szabálytalanság bejelentése / NCR Riasztási vonal (AlertLine) Ha valamilyen etikátlan vagy törvénysértő viselkedést gyanít, figyel meg, vagy ilyenről tudomást szerez, erről azonnal értesítenie kell a felettesét, és az esettől függően a Jogi Osztályt, a Humán Erőforrás Osztályt, az Etikai és Megfelelési Felelőst, illetve a Vállalati Biztonsági Szolgálatot. Az NCR Riasztási vonalát (AlertLine) is hívhatja bármilyen szabálytalanság név nélküli bejelentéséhez. Az adatvédelmi és titkotartási kötelezettségek miatt néhány országban nem megengedett bizonyos típusú panaszok bejelentése az NCR AlertLine-on keresztül. Az Egyesült Államokban az NCR AlertLine telefonszáma 1-888-256-5678; az Egyesült Államokon kívül az NCR AlertLine könnyen elérhető az AT&T Direct hívásával. Ha nem ismeri az AT&T Direct számát a saját országából, hívja a nemzetközi szolgálatot és kérje az AT&T Direct-et. Ha már kapcsolatba kerül az AT&T Direct-tel, tárcsázza a 888256-5678 számot. Az NCR elkötelezett aziránt, hogy betartson minden érvényes értékpapírtörvényt és jogszabályt, könyvviteli normát, könyvviteli ellenőrzést és auditálási gyakorlatot. Az CFAP #109 NCR irányelv tisztázza a problémák azon típusait, amelyek bejelentése kötelező, és azt, hogy ezeket a kérdéseket hogyan kell a vállalaton belül kezelni. Azoknak a dolgozóknak, akik tudnak bármilyen, az NCR-nál előforduló szabálytalanságról, vagy megkérdőjelezhető viselkedésről, fel kell venniük a kapcsolatot az Etikai és Megfelelési Felelőssel, az NCR AlertLine-nal, a Jogi Osztállyal, a Belső Ellenőrzéssel, vagy a Vállalati Biztonsági Szolgálattal. A szabálytalanságok bejelentése, beleértve a név nélküli bejelentést is, kivizsgálásra kerül, amit a megfelelő alkalommal visszaigazolunk Önnek. Az Egyesült Államok törvényei védelmet biztosítanak az NCR, annak tisztségviselői, munkavállalói, vagy ügynökei részéről előforduló büntetésként történő elbocsátással, vagy a hátrányos munkahelyi megkülönböztetéssel szemben, ha az bármely olyan dolgozó ellen irányul, aki (i) felettesének, a szövetségi kormánynak, vagy a Kongresszusnak információt nyújt, amikor a dolgozó jogosan úgy véli, hogy szövetségi, vagy csalás elleni törvények megsértése forog fenn, vagy (ii) írásban bejelent, vallomást tesz, részt vesz, vagy egyéb módon segséget nyújt bármilyen tevékenységben, ha a dolgozó jogosan úgy véli, hogy az a szövetségi értékpapír törvény vagy csalás elleni törvény megsértéséről értesül. A SZABÁLYTALANSÁGOT BEPANASZOLÓ VAGY A BEJELENTÉST TEVŐ SZEMÉLY NEM BOCSÁTHATÓ EL, ÉS NEM SÚJTHATÓ SEMMILYEN BÜNTETÉSSEL. A szabálytalanságra vonatkozó jóhiszemű panasz vagy bejelentés büntetése önmagában e kódex súlyos megsértését jelenti és fegyelmi intézkedést, vagy akár munkaviszony megszüntetést is vonhatja maga után. NCR nem tűri az olyan személyek megbüntetését, akik jóhiszeműen bejelentettek egy feltételezett szabálytalanságot és ezért személyazonosságukat a törvény és az NCR irányelvek által lehetővé tett mértékben a legmesszebbmenőkig megvédi. Hasonlóképpen, azokat a munkavállalókat, akik szándékosan téves bejelentést tesznek, fegyelmező szankciókkal, akár a munkaviszony megszüntetésével is sújthatják. Az Etikai és megfelelési programra és a bejelentésre vonatkozó további információkat, lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek 900 pontjában: „Etikai és megfelelési eljárás” alatt.
5
Hol találhatjuk az ebben az Etikai Kódexben idézett NCR irányelveket? Erre az Etikai Kódexre számos fontos NCR irányelv utal. Ezeknek az irányelveknek a teljes szövege könnyen megtalálható az NCR belső számítógépes hálózatán. Ha el kíván jutni a vállalati irányelvekhez, kövesse ezeket az utasításokat: 1. Lépjen be a http://www.iis.ncrnet.ncr.com/cfo/cfo/corppolicies.html honlapra. 2. Kattintson a „Corporate Finance & Accounting Policies (CFAP)” (Vállalati Pénzügyek és Könyvviteli Irányelvek), vagy a „Corporate Management Policies (CMP)” (Vállalati Menedzsment Irányelvek). 3. Kattintson arra az irányelvre, amelyhez hozzá kíván férni. MUNKAHELY Konfliktusrendezés NCR elismeri, hogy az egyének között konfliktusok keletkezhetnek, mert egy adott munkahelyen mindenki különböző készségekkel, tulajdonságokkal és egyéniségekkel rendelkezik. Azért, hogy minden dolgozó az elsődleges célunkra – a termelékeny növekedésre – összpontosíthasson, a konfliktusok korai rendezése mindenkinek a legfőbb érdeke. Az NCR folyamatokat és eljárásokat biztosít a tevékenységének minden területén annak érdekében, hogy segítse a dolgozókat és a vezetőket szinte minden, a munkahellyel kapcsolatos konfliktus megoldásában. Minden munkavállalót arra ösztönözünk, hogy a konfliktusok megoldásával kapcsolatos információért forduljon a vezetőjéhez vagy a Humán Erőforrás szervezet munkatársához. Az NCR számos területi és országos szervezeténél található vitarendezési folyamat, amelynek részletes ismertetője a munkavállalói kézikönyvben vagy a dolgozónak eljuttatott, erre a célra szolgáló könyvecskében található. Az Egyesült Államokban például, az Internal Dispute Resolution (IDR)) (Belső vitarendezés) biztosít egy olyan két lépésből álló vitarendezési folyamatot, amely minden, nem kollektív szerződéssel rendelkező egység dolgozóit érintő munkahelyi kérdésekre vonatkozik. Az NCR-en belül a belső vitarendezésre és a konfliktusok rendezésére vonatkozó további információt lásd a Vállalati Menedzsment Irányelv 706. pontjában: „IDR: Internal Dispute Resolution (IDR: Belső vitarendezés)” alatt. További utmutatásokat lásd a Kérdések és Válaszok, vagy az Ön feladatai alatt. A munkahelyi fizikai erőszak Az NCR arra kötelezte el magát, hogy a munkavállalók és az NCR telephelyeket látogatók számára biztonságos munkahelyi környezetet biztosít. Az NCR területén mindenki köteles tisztelettel és udvariasan bánni másokkal. Az NCR nem tűr erőszakos megnyilvánulásokat, vagy erőszakkal történő fenyegetést. Az NCR „zéró tolerancia” alapelve szerint mind a dolgozóknak, mind az NCR telephelyek látogatóinak jelenteniük kell az NCR irodákban ténylegesen megtörtént erőszakos cselekményeket, vagy az erőszakkal történő fenyegetéseket. Az NCR Munkahelyi erőszak ellenes irányelve útmutatást nyújt arra vonatkozóan, hogy mi a megfelelő intézkedés abban az esetben, ha a dolgozók és a látogatók erőszakos cselekmények, vagy erőszakkal történő fenyegetés tanúivá válnak. Az eset természetétől és súlyosságától függően, az NCR bevonja a helyi rendészeti szerveket, helyszíni biztonsági őröket, az önkormányzati mentálhigiéniás gondozókat, vagy a Humán Erőforrás szervezet munkatársait, hogy azonnal távolítsák el, fegyelmezzék meg, vonják be mentálhigiéniás tanácsadásba, vagy kezdeményezzenek bűnvádi eljárást minden olyan személy ellen, aki az NCR területén biztonsági kockázatot jelent, vagy erőszakos cselekményt követ el. Az NCR tiltja a munkahelyen történő fegyverviselést. Az NCR-nál érvényes, a munkahelyen megnyilvánuló erőszakos cselekményekre vonatkozó további információt lásd a Vállalati Menedzsment Irányelv 708. pontjában: „Munkahelyi erőszakos cselekmények” alatt. További útmutatást lásd a Kérdések és Válaszok, vagy az Ön feladatai alatt. Diszkriminációmentesség Az NCR arra kötelezette el magát, hogy olyan munkahelyi környezetet biztosít, amely a helyi törvények által megkívánt legteljesebb mértékben mentes minden törvénysértő megkülönböztetéstől a faj, bőrszín, vallás, nemzeti
6
hovatartozás, nem, kor, rokkantság, szexuális orientáció, nemi azonosság, vagy az önkifejezés, a családi állapot, vagy más törvénysértő tényező alapján. A munkerőfelvételre, a teljesítményértékelésre, és az előléptetése vonatkozó döntéseket a törvény által megengedett tényezők alapján hozzák meg. Az Egyesült Államokban például ezeket a tényezőket a dolgozó képzettségére, készségeire és érdemeire korlátozzák. Ennek elérése érdekében NCR betartja az érvényben levő emberi jogi és az egyenlő munkahelyi bánásmódra vonatkozó törvényeket. Továbbá nem diszkriminálunk törvénysértő módon az alkalmazás semmilyen vonatkozásában sem, beleértve a toborzást, a felvételt, a fizetést, az előléptetést és a munkaviszony megszüntetést. Munkahelyi esélyegyenlőség/ Megerősítő intézkedés Az NCR megerősíti a munkahelyi esélyegyenlőség iránti elkötelezettségét, egyenlő lehetőséget biztosítva minden dolgozónak és munkára jelentkezőnek az érvényes helyi törvények, irányelvek, valamint a szövetségi, állami és helyi közigazgatási testületek és intézmények szabályozó rendelkezéseinek megfelelően. Mindent elkövetünk annak érdekében, hogy vállalatként tisztelettel bánjunk a dolgozóinkkal, és amikor a munkavállalókkal kapcsolatos kérdésekről van szó, csak a lényeges, teljesítménnyel kapcsolatos tényezőket vesszük figyelembe. Az NCR az irányelve értelmében különösen: • Betart a munkaviszonyra vonatkozó minden érvényben levő törvényt és szabályozást mind a törvény betűje, mind annak szelleme szerint, • Minden munkavállaló és munkára jelentkező számára egyenlő bánásmódot biztosít, • Megfelelő megerősítő intézkedéseket tesz a tényleges munkahelyi esélyegyenlőségre, • Megfelelő körülményeket biztosít a megváltozott munkaképességű szakképzett munkavállalók és felvételre jelentkezők számára, • Gondoskodik arról, hogy a kisebbségek, vagy a nők üzleti vállalkozásai az NCR-nál az áruk és szolgáltatások beszállítóiként, vállalkozóiként és alvállalkozókként a legnagyobb esélyhez jussanak, • Betartja a szövetségi, állami és helyi beszerzési szabályozásokat és programokat, valamint az ügynöki tevékenyeségre vonatkozó követelményeket. Minden munkavállalónak kötelessége a vállalat munkahelyi esélyegyenlőség iránti elkötelezettségének támogatása. Az NCR vezetőknek meg kell értenie, és végre kell hajtania a munkahelyi esélyegyenlőség minden vonatkozását. Mivel az NCR dolgozóinak közel fele az Egyesült Államokban él, különösen fontos, hogy ez a kódex az Egyesült Államokban érvényes munkahelyi esélyegyenlőségi és megerősítő intézkedési törvényekre irányítsa a figyelmet. A Globális Humán Erőforrás szervezet helyi munkatársa és a Jogi Osztály tud választ adni az esetlegesen felmerülő kérdéseire. Az NCR diszkriminációmentességéről lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek 701. pontját: „Diszkriminációmentes foglalkoztatási egyenlőség” alatt és a 705. pontját: „Változatosság a globális munkahelyen” alatt. További útmutatást lásd a Kérdések és Válaszok, vagy az Ön feladatai alatt. Zaklatás Az NCR nem tűri az olyan viselkedést, ami megfélemlítő vagy sértő munkahelyi környezetet teremt. Az ilyen viselkedés körébe tartoznak, de azokra nem korlátozódnak a (a) faji, vallásos, szexuális, vagy etnikumra tett megjegyzések vagy viccek; (b) nem szívesen fogadott szexuális közeledések vagy illetlen fizikai kontaktusok; vagy (c) nem szívesen vett szexuális tartalmú gesztusok, képek, viccek, vagy megjegyzések. Amennyiben Ön úgy érzi, hogy diszkriminatív, vagy zaklató viselkedés áldozata, jelentse ezt a vezetőjének, vagy a Globális Humán Erőforrás szervezet munkatársának. Az ilyen viselkedésről névtelen bejelentést is tehet az NCR AlertLine-on. Bizonyos adatvédelmi és titoktartási tényezők miatt néhány országban nem megengedett bizonyos típusú panaszok bejelentése az NCR AlertLine-on keresztül. Minden jóhiszemű panasz gyors kivizsgáláson esik át, a panasz bejelentőjével szembeni bármilyen büntetés nélkül. Az NCR-nél a zaklatással szembeni zéró toleranciát illető további információkat lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek 702. pontjában: „Zaklatás” alatt. További útmutatást, lásd a Kérdések és Válaszok, vagy az Ön feladatai alatt. A kábítószermentes munkahely Az NCR a kábítószermentes munkahely elkötelezettje. Mind a legális, mind az illegális kábítószerekkel való visszaélés a vállalat területén, vagy vállalati üzleti tevékenység során tilos. Az NCR tiltja az illegális drogok
7
használatát, birtoklását, terjesztését, vagy eladását a vállalat területén, járműveiben, vagy az NCR üzleti tevékenységek során. Továbbá azt is elvárja a dolgozóitól, hogy azok ne folytassanak NCR-ral kapcsolatos üzleti tevékenységet alkoholos vagy illegális drogok által befolyásolt állapotban. Ezen irányelv megvalósulásának elősegítésére a helyi törvények által biztosított kereteken belül az NCR drogszűrési tesztet végez minden felvételre jelentkezőnél. Az NCR kábítószermentes munkahelyi környezet biztosítása iránti elkötelezettségére vonatkozó további információt lásd a Vállalati Menedzsment Irányelv 219. pontjában: „Kábítószermentes munkahely” alatt. További útmutatást, lásd a Kérdések és Válaszok, vagy az Ön feladatai alatt. Egyetértésen alapuló viszonyok NCR nem kíván a dolgozói személyes kapcsolataiba beavatkozni. Azonban, ha egy dolgozónak magán jellegű viszonya van egy másik dolgozóval, akkor néha olyan zavarok merülhetnek fel, amelyek munkahelyi problémákhoz vezethetnek. A káros munkahelyi következmények elkerülésére fontos, hogy a dolgozó teljesen szakszerű, illő és érett módon viselkedjék. Ezen túlmenően, a vezetői feladatkörrel megbízott dolgozóknak azzal is tisztában kell lenniük, hogy a szervezeten belül egy alacsonyabb beosztású dolgozóval fenntartott bennsőséges kapcsolat bizonyos vonatkozásaiban gátolhatja az üzleti tevékenység irányítását, vagy másképpen vezethet problémákhoz a munkahelyen. Ezért a vállalat erősen int az olyan kapcsolatoktól, amelyben egy dolgozó együtt él, randevúzik, vagy viszonyt létesít egy másik személlyel, akivel a dolgozó alá- és fölérendeltségi viszonyban, felvételi folyamatban, vagy fegyelmezési függőségben van. Azok a vezetők/beosztottak, akik ilyen viszonyt kezdenek, vagy már ilyen viszonyt létesítettek, azonnal kötelesek kapcsolatukat bejelenteni a Humán Erőforrások osztályának vagy az Etikai és Megfelelési Felelősnek annak érdekében, hogy a vállalat megfelelő intézkedést tegyen az olyan problémák kezelésére, amelyeket a kapcsolatuk felvethet. Az infrastruktúra technológiai erőforrásai Az NCR elektronikus információs és infrastrukturális rendszerét az NCR üzleti tevékenységének előmozdítására kell használni. Semmilyen NCR dolgozó, vállalkozó, vagy partner nem használhatja ezeket az elektronikus erőforrásokat személyes, politikai, vagy vallásos nézetek támogatására, vagy bármely nem üzleti jellegű ügy, vagy esemény támogatásának közvetítésére. Minden egyén saját felelőssége, hogy a vállalati IT infrastruktúrát felelősségteljesen, etikusan és a törvényeknek megfelelően használja. A munkavállalók esetenként használhatják a vállalat erőforrásait, mint például nyomtatókat, másolókat, internetet, telefont vagy e-mailt személyes célokra is. A vállalat erőforrásainak személyes célra történő felhasználása eseti és korlátozott jelleggel elfogadható, mindaddig, amíg az NCR IT és más irányelveit betartják, nincsenek mérhető költségei, vagy az semmilyen negatív hatást sem gyakorol az NCR üzleti tevékenységére, valamint nem zavarja a többi dolgozót. Az elfogadott NCR üzleti célok közvetlen támogatása érdekében az IT erőforrások használatát a nyilvános interneten történő bármely szolgáltatás igénybevételére kizárólag az NCR munkavállalók és vállalkozók használhatják, de azokat a dolgozók esetenként a fent felsorolt kritériumok alapján is igénybe vehetik. Nem látogathatók olyan, az NCR Közös Értékeivel ütköző Internet anyagok, amelyek a termelékeny munkahelyi környezettel nem egyeztethetők össze. Az ilyen természetű anyagok felkeresése szintén felvetheti az NCR törvényes felelősségének a lehetőségét is. A tiltott oldalak közé tartoznak többek között a nem üzleti témájú chat csoportok, a pornográfia, a bűncselekmények elkövetését és a törvénysértő tevékenységeket lehetővétételét biztosító oldalak (beleértve azokat, amelyek a hálózati biztonsági ellenőrzés áthágásával kapcsolatosak), ismerkedési szolgáltatások és beszélgetések, az illegális, vagy szabadidős drogok vásárlása és használata és az olyan tartalmak, amelyek, szélsőséges, vagy obszcén anyagok, szerencsejátékok, gyűlöletbeszéd, játékok és szórakozás témakörébe tartoznak. Az NCR munkavállalók által, az internetes chat szobákban közzétett, a vállalatra vonatkozó bármilyen kommunikációra, az NCR bizalmas, vagy szabadalmi oltalom alatt álló információk nyilvánosságra hozatalára vonatkozó irányelvei vonatkoznak. Sok internet felhasználó, aki részt vesz befektetéssel kapcsolatos csoportos megbeszélésekben, állítja azt, hogy „bennfentes” információval rendelkezik a vállalatról. Mások üzeneteket tesznek közzé híresztelések keltése céljából. Az ilyen internetes beszélgető csoportokban résztvevő dolgozóknak szem előtt kell tartaniuk, hogy az NCR irányelvek és az érvényes törvények alapján a következő szabályokat kell betartaniuk:
8
• • •
Nem vehet részt olyan chat szobákban, ahol az NCR-ről, vagy az NCR-rel üzleti kapcsolatban álló cégekről folyik beszélgetés. Nem tárhat fel anyagot, belső információt, vagy más bizalmas és/vagy szabadalmi oltalom alatt álló információt az NCR-ről, vagy más olyan cégről, amellyel az NCR-nél végzett munkája során kapcsolatba került és Nem fűzhet megjegyzést híresztelésekhez, vagy nem terjesztheti azokat.
Ezen túlmenően, más erőforrásokhoz hasonlóan az e-mail sem használható sértő, zaklató, obszcén, vagy fenyegető üzenetek létrehozására, vagy váltására; bejegyzett, szabadalmi oltalom alatt álló információk küldésére, illetve hirdetések, felhívások, levélláncok, vagy más kéretlen nem üzleti témájú e-mail létrehozására vagy váltására. Az NCR információs technológiai erőforrásainak használatára vonatkozó további információkat lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek 1404. pontjában: „Információs Technológia Infrastuktúra irányelvek” alatt. További útmutatást lásd a Kérdések és Válaszok, vagy az Ön feladatai alatt. A dolgozók adataira vonatkozó titoktartás / Munkahelyi referenciák Az NCR csakis azokat a munkavállalói adatokat kéri be és tartja meg, amelyek üzleti, jogi, vagy szerződéses okoknál fogva szükségesek. Az adatok hozzáférhetősége is azokra a személyekre korlátozódik, akiknek törvényesen szükségük van ezekre az információkra. Amikor egy munkavállalóra vonatkozó referenciát vagy igazolást kérnek az NCR-tól, az NCR csakis a vállalatnál fennálló munkaviszonyra vonatkozó időpontokat és a betöltött állás(oka)t közli. Az NCR a vásárlói adatokat szintén csak a vásárló utasítása, vagy a törvényes előírásoknak megfelelően kéri be és tárolja. Az NCR a munkavállalóira és a vevőire vonatkozó adatok begyűjtését és felhasználását azon adatokra korlátozza, amelyek szükségesek, segíthetik a jogszerű üzleti célok telesítését, vagy a helyi törvényi előírások szerint szükségesek, és ezeket az adatokat csakis indokolt és törvényes módon szerzi be. NCR közölheti ezeket az információkat a társvállalataival, független szolgáltatókkal, alvállalkozókkal, vagy a vele társas viszonyban nem levő harmadik felekkel, bizonyos korlátozások szerint, amennyiben azok szükségesek a fent leírt módon történő felhasználáshoz. Ez az adatoknak az országhatáron túlra történő továbbítását is magában foglalhatja. NCR nem adja el, vagy adja bérbe az ilyen információkat, az érintett üzleti folyamat eladásának esetét kivéve. Az NCR-nál a munkavállalók adatainak titkos kezelésére vonatkozó további információkat lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek 204. pontjában: „Személyes adatok védelme” alatt és a 205. pontjában: „A védett egészségügyi információk titkos kezelése” alatt. További útmutatást, lásd a Kérdések és Válaszo, vagy az Ön feladatai alatt. A munkavállalók adatainak titkos kezelésére, valamint az egyéb munkahelyi kérdésekre vonatkozó törvények országonként jelentősen eltérhetnek. A munkahelyi irányelvekre vonatkozó további információkért, kérjük lépjen kapcsolatba a Humán Erőforrás Szervezet helyi munkatársával vagy a Jogi Osztállyal.
ÖSSZEFÉRHETETLENSÉG Összeférhetetlenség áll fenn, ha egy NCR munkavállaló személyes érdeke befolyásolja, vagy úgy tűnik, hogy befolyáshatja az ítélőképességét, illetve azt a képességét, hogy az NCR érdekeinek leginkább megfelelő módon járjon el. Általában mindig a kellő távolság fenntartásával és az NCR érdekeinek figyelembevételével kell intézkednie, amikor az NCR képviseletében külső felekkel üzleti tevékenységet folytat, és kerülje el azokat a lépéseket, vagy olyan érdekeltségek megszerzését, ami az NCR számára történő objektív és hatékony munkavégzést megnehezítené. A külső feleket is méltányosan és tárgyilagosan kell kezelnie, a személyes szempontokon alapuló kedvezményektől, vagy preferenciáktól mentesen. Ösztönözzük azt, hogy a lehetséges érdekütközéses konfliktusokat a felettesével, a Humán Erőforrás szervezet munkatársával, a Jogi Osztállyal, vagy az Etikai és Megfelelési Felelőssel a lent leírt módon megbeszélje. Az NCR igazgatóinak évente meg kell erősíteniük, hogy az NCR-ral fennálló munkaviszonyukban nincs érdekütközés. Minden munkavállalónak fel kell tárnia a lehetséges személyes érdekütközést az Etikai Kódex elfogadási folyamata során. Ha egy lehetséges érdekütközési kérdés merül fel, azt azonnal jelenteni kell.
9
Verseny, vagy üzleti tevékenység az NCR-ral Az NCR-ral fennálló versenyre vonatkozó irányelvünk világos: nem vehet részt olyan tevékenységben, amely versenyt jelent az NCR jelenlegi, vagy lehetséges jövőbeni üzleti tevékenységére nézve, és nem csatlakozhat olyan tevékenységekhez sem, amelyek az ilyen körülmény fennállásának akár csak a látszatát is kelthetik. Ezen túlmenően, nem ténykedhet NCR-nál és egyidejűleg közvetlenül, vagy közvetve egy olyan cég képviseletében, amely üzleti kapcsolatban áll az NCR-ral, vagy üzleti kapcsolatra törekszik (mint egy jelenlegi, vagy egy lehetséges vásárló, szolgáltató, vagy stratégiai partner). A társult vállalatoknál, vagy a versenytársaknál fennálló érdekeltségek, amelyek összeférhetetlenséget jelenthetnek, magukban foglalják többek között a jelentős tőkebefektetés esetét, egy közeli hozzátartozónak egy ilyen cégnél fennálló pozícióját, tanácsadói, vagy részmunkaidős pozíció betöltését ezeknél a cégeknél. Nem elfogadhatató személyes juttatások Az NCR munkavállalók fizetést kapnak, és a szokásos üzleti tevékenység során felmerülő költségeik is megtérítésre kerülnek. Összeférhetetlenség merül fel azonban, ha a dolgozók a vállalat részéről nem elfogadhatató személyes juttatásokban részesülnek. A helytelen viselkedésnek még a látszatát is elkerülendő, tilos a cég részéről személyes hitelek nyújtása, vagy személyes kötelezettségek garantálása. További példák az elfogadhatatlan személyes juttatásokra, amelyek összeférhetetlenséghez vezethetnek, többek között; a vállalati tulajdonnak az NCR irányelvek által meg nem engedett személyes használata, valamint az olyan személyes utazási költségek, vagy személyes vendéglátás és az ehhez kapcsolódó költségek saját célú felhasználása, amelyeket NCR megtérít. Ajándékok, szívességek, szórakoztatás és megvesztegetés Ajándékok és szívességek Az ajándékozási szokások az egész világon különböznek. Az ajándékokat általában azért adják, hogy jóindulatot kapjanak érte cserébe és a világ bizonyos részein az ajándék visszautasítása sértésnek számít. Más részről viszont az ajándék elfogadása összeférhetetlenséget, vagy annak látszatát jelentheti. Az érdekütközésből eredő konfliktus elkerülése érdekében NEM (1) fogadhat el ajándékot azoktól, akik az NCR–ral üzleti tevékenységet folytatnak (például a vevőktől, beszállítóktól, vagy stratégiai partnerektől), (2) fogadhat el drága ajándékot, amely várhatóan befolyásolja döntését, (3) fogadhat el – semmilyen körülmények között sem – fizetést, hitelt, titkos jutalékot, különleges jogokat, vagy szolgáltatásokat senkitől sem NCR üzletért cserébe, vagy (4) adhat – semmilyen körülmények között – fizetséget, hitelt, titkos jutalékot, különleges jogokat, vagy szolgáltatásokat a jelenlegi, vagy lehetséges vevőknek, beszállítóknak, vagy stratégiai partnereknek. Amennyiben az NCR összeférhetetlenségi irányelvei értelmében Önnek egy ajándékot, vagy szívességet vissza kell utasítania, udvariasan magyarázza el, hogy az NCR irányelve tiltja annak elfogadását. Hasonlóképpen, kérjük, gondoljon arra is, hogy a világ olyan részén, ahol szokás az ajándékozás és annak visszautasítása károsan érintheti az NCR-t, ez a körülmény jogossá teheti annak elfogadását – amennyiben ezzel nem követ el törvénysértést, vagy teszi hiteltelenné az NCR-t, és az ajándékot nem kérte és az nem befolyásolás a céljai teljesítésében. Ilyen körülmények között az NCR nevében elfogadhatja az ajándékot; azonban azt azonnal be kell jelentenie a felettesének és arról le kell mondania az NCR javára. Szórakoztatás Az állami alkalmazottakat kivéve, elfogadhat olcsó ételeket, vagy szerény árú szórakoztatást külső felektől, az üzleti tevékenység során nyújtott udvariasság jeleként. Azok a munkavállalók, akik állami alkalmazottakkal dolgoznak, kötelesek megismerni a helyi törvényeket és szabályokat az állami alkalmazottak eladói-vásárlói kapcsolatrendszerére vonatkozóan. Megvesztegetés a megrendelés megszerzése vagy fenntartása érdekében Szívességek, pénz, nem megengedett ajándékok, vagy bármilyen más szokatlan vagy drága ajándék átadása az üzlet megszerzése vagy fenntartása érdekében, megvesztegetésnek minősülhet. Ez sérti a megvesztegetésre vonatkozó NCR irányelvet, és több országban is, ahol az NCR üzleti tevékenységet folytat, törvényt sért. Semmilyen körülmények között sem fogadhat el, vagy vesztegethet meg valakit semmilyen formában sem – függetlenül attól, hogy adott helyen ez kulturálisan elfogadott.
10
Az NCR és az összeférhetetlenségi konfliktusokat illetően további információkat lásd a Vállalati Mendezsment Irányelv 901. pontjában: „Összeférhetetlenség” alatt és a 912 pontjában: „Ajándékok és Szórakoztatás” alatt. További útmutatást lásd a Kérdések és Válaszok, vagy az Ön feladatai alatt. Az NCR-nak ajándékokkal, szórakoztatással és szívességekkel kapcsolatos álláspontjára vonatkozó további információkat lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek 904. pontjában: „Az Üzleti viselkedés normái (Külföldi megvesztegetéssel foglalkozói törvény)” és a 901. pontjában: „Összeférhetetlenség” alatt. További útmutatást lásd a Kérdések és Válaszok, vagy az Ön feladatai alatt. A Jogi Osztály és a Globális Beszerzési Osztály további információkat nyújthat. Az állami beszerzések terén dolgozó NCR munkavállalók további útmutatást az ajándokokra, szórakoztatásra és szívességekre vonatkozóan a Jogi Osztálytól szerezhetnek be. A VÁLLALATI TULAJDON VÉDELME Vállalati pénzeszközök és vállalati vagyon Minden NCR dolgozó felelősséget vállal a vállalati eszközök elvesztés, eltulajdonítás vagy nem engedélyezett felhasználás elleni védelmére. A vállalati eszközök magukban foglalják a védjegyeket és szolgáltatási jegyeket; a vállalati munkaidő kimutatást; bank- és hitelkártyákat; földterületet és épületeket; feljegyzéseket; járműveket; berendezéseket, beleértve a faxokat, a fénymásolókat és a telefonokat; a számítógépes hardvert és szoftvert; az Internetet, intranetet és más hálózatokat; a selejtezett és elavult berendezéseket. Az NCR elektronikai információs rendszere az NCR üzleti tevékenységének előmozdítására szolgál. A munkavállalók alkalmanként használhatják a vállalt eszközeit, mint például a vállalati nyomtatót, fénymásolót, internet hozzáférést, telefont, vagy e-mailt személyes célokra is. A vállalat eszközeinek személyes használata esetenként és korlátozott mértékben elfogadható az NCR-nak IT-re vonatkozó és egyéb irányelveinek betartásával, ha az nem okoz mérhető költséget vagy nem jár káros hatással az NCR üzletmenetére; és ha az a kollégákat nem zavarja. Egyetlen NCR dolgozó sem használhatja az elektronikus információs rendszert személyes, politikai, vagy vallásos nézetek, illetve bármely ügy vagy esemény támogatására. Az NCR fenntartja magának azt a jogot, hogy minden, az elektronikus rendszerén kiküldött, fogadott, vagy tárolt anyagot áttekintsen. Vállalati lehetőségek A munkavállalók, tisztségviselők, igazgatók számára tilos az olyan személyes lehetőségek kihasználása, ami a vállalati tulajdon, információ, vagy egy bizonyos helyzet kiaknázása során válik számukra ismertté; és tilos vállalati tulajdon, információ, vagy pozíció felhasználása személyes haszonszerzés, valamint a vállalattal szembeni verseny céljából. A munkavállalók, tisztségviselők és igazgatók tartoznak a vállalatnak azzal, hogy előmozdítsák annak jogos érdekeit, amikor csak arra lehetőség adódik. Szerzői jogok A szabadalmi oltalom alatt álló információ olyan tudás, ami az NCR döntése alapján nem tárható fel másoknak, kivéve, ha azt a törvény előírja vagy a vállalati irányelv lehetővé teszi. A szerzői jogok magukban foglalnak minden olyan, nem publikus információt, amely az NCR versenytársainak hasznára lehet, vagy károsan érintheti a vállalatot, vagy annak vásárlóit, mint például: • • • • • • • • •
Kutatás és fejlesztés, köztük a találmányok, szabadalmi kérelmek, valamint a műszaki és labor naplók. Munkavállalói, vásárlói, részvényesi és beszállítói információk. Hálózatkezelői információk. Bizalmas gyártási folyamatok és eljárások. Üzleti stratégiák és eredmények, be nem jelentett termékekre és szolgáltatásokra, koncepciókra és tervekre, marketing tervekre, árakra és pénzügyi adatokra vonatkozó információk. Bizalmas szervezeti információk, beleértve a szervezeti felépítést. Az NCR által egy harmadik félről beszerzett bizalmas információi. A potenciális felvásárlás és a vagyonátruházás információi. Vállalati pénzügyi kilátások és projekciók.
11
A tulajdonjoggal védett információk nyilvánosságra hozatala sértheti az NCR versenyhelyzetét és pénzügyi tekintetben is káros lehet. Néhány esetben ezek nyilvánosságra hozatala zavarhatja dolgozóink, vásárlóink, beszállítóink, vagy partnereink érdekeit. A nyilvánosságra hozatalt egyszerűen az is tilthatja, hogy az információ mások tulajdona és az NCR vállalta azok titokban tartását. Amikor az NCR-en kívülről üzleti szempontból elfogadott igény merül fel szabadalmi oltalom alatt álló információk megismerésére, erre egy jogi kötelezettséggel járó titoktartási szerződés megkötése lehet a megfelelő mód. Az ilyen helyzetekben konzultáljon a Jogi Osztállyal. Adatszerzés és adatfelhasználás a versenytársakról A szokásos üzletmenet során nem szokatlan más szervezetekről, beleértve a versenytársainkat is, törvényes és etikus eszközökkel nyilvános információk beszerzése. Az NCR dolgozóknak azonban tartózkodniuk kell a versenytársakat illető információk beszerzésétől bármilyen nem nyilvános módon, ha tudják vagy jogosan feltételezhető, hogy az adat szabadalmi oltalom alatt áll vagy titkos. Szabadalmi oltalom alatt álló adatok megszerzése a tulajdonos hozzájárulása nélkül, vagy valamely korábbi vagy jelenlegi dolgozó rábírása a saját vállalatáról szóló adatok kiszolgáltatására, tilos. Hasonlóképpen az NCR munkavállalók nem használhatnak fel harmadik felet bizonyos adatoknak nem megengedett módon való megszerzésére. Konzultáljon a Jogi Osztállyal a további útmutatásért a versenytársakra vonatkozó információk megszerzését vagy felhasználását illetően. A vállalati nyilvántartás pontossága és tárolása Az NCR-nek a pénzügyi, jogi, továbbá a vezetőséggel szembeni kötelezettségeinek teljesítéséhez pontos és teljes dokumentációra van szüksége. Ezt az információt a vevők, a beszállítók, a részvényesek, a munkavállalók és az állami szervek felé fennálló kötelezettségeink teljesítéséhez használjuk fel. A vállalati feljegyzések magukban foglalják a fő- és alszámlákat, dolgozói személyi és béradatokat, a nyugtákat, a vevői számlákat, a munkaidőjelentéseket, a szerződéseket, a számlázási feljegyzéseket, a norma és mérési adatokat, a munkavállalói és vásárlói felmérések eredményeit, a teljesítmény és a termelési feljegyzéseket, és más, a pénzügyi és üzleti döntésekhez lényeges adatokat. Követnie kell a vállalati belső ellenőrzést és eljárásokat annak biztosítására, hogy (1) minden tranzakció megfelelően engedélyezett legyen, (2) az NCR vagyona megfelelően biztosítva legyen a jogosulatlan és illetéktelen használattal szemben, és (3) minden tranzakció megfelelően rögzítésre és bejelentésre kerüljön az NCR irányelveknek megfelelően. Az adatok megfelelő dokumentálása azért fontos, mert az biztosítja a rendszerezettséget, valamint azt, hogy az adatok tárolása megfelel a vállalati és a hatósági előírások támasztotta igényeknek. Minden NCR szervezet felelős a teljes dokumentációs megőrzési terv elkészítéséért, amely nem csak a nyilvántartás megőrzésének kritériumait, hanem azok rendszeres selejtezését is tartalmazza. Az NCR dokumentum-tárolási irányelveire vonatkozó további információkat lásd a Vállalati Pénzügyi és Könyvviteli irányelv 111. pontjában: „Dokumentumok megőrzése” alatt. Pénzügyi jelentések Az NCR etikus viselkedést vár el a pénzügyi menedzsment gyakorlásában és minden pénzügyi és adminisztratív területen dolgozótól megköveteli, hogy évente megerősítsék az NCR Etikai Kódexének betartását. Az NCR pénzügyi jelentések pontossága fontos, mind az elkészítésük idejét, mind a tartalmukat és a megfelelő kísérő dokumentációt illetően. Ezen felül, minden olyan információt, amelyet a vállalatnak nyilvánosságra kell hoznia az Egyesült Államok Értékpapír és Tőzsde Bizottságához benyújtandó jelentésben, megfelelően kell rögzíteni, feldolgozni és összegezni az NCR felső vezetése számára, kellő időt biztosítva az adatok nyilvánosságra hozatalával kapcsolatos döntések megjozatalára. A pénzügyi felsővezetést tájékoztatni kell minden lényeges, az NCR-t érintő pénzügyi és nem pénzügyi információról. A Vállalati Pénzügyi és Könyvviteli irányelvben és a Pénzügyi és Adminisztratív rész a Vállalati Menedzsment Irányelvekben részletes tájékoztatást nyújt az NCR információinak és más eszközeinek védelméről. A munkavállalóknak ismerniük kell minden irányelvet, de különösen a Vállalati Pénzügyi és Könyvviteli irányelv 112. pontját: „A kiadások jogszerű leírása”, és Vállalati Menedzsment irányelv 1402. pontját: „Adatvédelem az NCR-nál”. Továbbá olvassa el a Vállalati Pénzügyi és Könyvviteli kézikönyvbe, a belső könyvviteli ellenőrzésre (IAC) vonatkozó 1800-as sorozatú irányelveket. További útmutatást lásd a Kérdések és Válaszok, vagy az Ön feladatai alatt.
12
A Pénzügyi Igazgató irodája (937-445-7801) is további útmutatást nyújthat. Befektetési szabályok és a „bennfetes kereskedelem” Az értékpapírtörvények és az NCR irányelvek tiltják az olyan munkavállalók számára az NCR értékpapírokkal történő kereskedést, akik akár közvetlenül, akár közvetve lényeges bennfentes adatokkal rendelkeznek a vállalattal kapcsolatban. Ez a tiltás vonatkozik más nyilvános vállalatok részvényeivel történő kereskedésre is, lényeges belső (vagy nem nyilvános) információk alapján. Ez ugyanúgy törvénytelen, mint a vállalati irányelvet megsértve az NCR-ra vagy más vállalatra vonatkozó lényeges információ közlése kívülállóknak, barátoknak, családtagoknak, vagy egyéb harmadik félnek. A lényeges bennfentes információ egy olyan, bármely széles körben nyilvánosságra nem hozott adatként határozható meg, amely valószínűleg befolyásolná a befektetőt az NCR részvények megvásárlásában, eladásában, vagy megtartásában. Lényeges bennfentes információ különböző képpen jelenhet meg. Ennek példái közé tartoznak a cégvásárlási, vagy vagyonértékesítési tervek; jelenlegi, vagy jövőbeni tevékenységre vonatkozó pénzügyi információk; új szerződések, termékek, vagy felfedezések; nagyobb szervezeti változások; vagy egyéb üzleti tervek. Gondoljon arra, hogy munkája során gyakran szembekerül más cégek lényeges bennfentes információival. Az NCR bennfentes kereskedési irányelvét betartva (1) soha se adjon ki lényeges információt NCR-ról olyanoknak, akik ezen információ alapján részvényeket vennének vagy eladnának, (2) tegyen óvintézkedéseket az NCR-ra vagy más cégre vonatkozó lényeges bennfentes információk hozzáférhetőségét illetően úgy, hogy a hozzáférését azokra korlátozza, akiknek üzleti okokból ismerniük kell az adott információkat, (3) kerülje más személyek tanácsokkal való ellátását, vagy bátorítását a vállalat részvényeivel való kereskedésre, ha Ön a vállalatról lényeges információval rendelkezik, és (4) soha ne vásárolja vagy adja el az NCR vagy más vállalat értékpapírjait, amikor ezekkel kapcsolatban olyan ismeretek birtokában van, amit nem hoztak nyilvánosságra. Mivel a bennfentes kereskedésre vonatkozó értékpapírtörvények megsértése súlyos pénzügyi és büntetőjogi következményekkel járhat, az NCR irányelvek, hogy még a szabálytalanságok látszatát is elkerülhessék, tiltanak bizonyos tranzakciókat. Először is az NCR-en belül betöltött pozícióik miatt bizonyos NCR alkalmazottak („korlátozott bennfentesek”) nem vásárolhatnak vagy értékesíthetnek NCR értékpapírokat a meghatározott „blackout időszakokban” a vállalat éves és negyedéves mérlegének bejelentése előtt és után, kivéve ha az ügylet a vállalat által jóváhagyott, előre meghatározott értékesítési terv keretében történik. Ez a korlátozás a blackout időszak alatt a Munkavállalói Részvényvásárlási Terv keretében a befektetési irány megváltoztatására (csökkentve vagy növelve a vásárolt NCR részvények értékét) vagy a vállalat megtakarítási tervére vonatkozik (többet vagy kevesebbet fektetve be az NCR értékpapírokba). Másodsorban, minden NCR dolgozó számára mindenkor tilos az NCR származtatott értékpapírjaival kereskedni. A származtatott értékpapírok általában magukban foglalják az eladási és a vételi opciókat (nyilvános értékpapír eladási és vételi „jogokat” egy meghatározott áron egy meghatározott számú hónappal előre) és a fedezet nélküli eladásokat (kölcsönvett értékpapírok eladása, amikor az eladó számításai szerint azok alacsonyabb áron lesznek majd kaphatók akkor, amikor ezek értékét le kell szállítani). Végezetül, a munkavállalók nem bonyolíthatnak olyan tranzakciókat sem, amely során az NCR értékpapírok értékében bekövetkező rövidtávú spekulatív ármozgásokból tehetnek szert haszonra. Az NCR bennfentes kereskedésre vonatkozó irányelvét illetően további információkat lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek 922. pontjában: „Bennfentes kereskedés” alatt és 922. pontjában: „Az NCR bennfentes kereskedési irányelveivel kapcsolatos munkavállalói kérdések és válaszok” alatt. További útmutatást, lásd a Kérdések és Válaszok, vagy az Ön feladatai alatt. Ezen felül, a Jogi Osztály nyújt további útmutatást. Betekintési kérések, vagy polgári peres eljárások Az NCR egy nagy és sokrétű szervezet, amelynek működését világszerte sok állami szerv szabályozza. Ennek eredményeként számos állami tisztségviselő, auditor, nyomozó, rendőrség, ügyész, jogász és más hivatalos személy látogatja vagy keresi meg az NCR munkavállalókat információkéréssel. Az NCR ragaszkodik ahhoz, hogy az adott helyen dolgozók tartsák be az érvényes törvényeket, szabályozásokat és az etikai normákat. A vállalat együttműködik az állami szervek vizsgálatai során tiszteletben tartva a részvényesek és a munkavállalók törvényes jogait.
13
A vállalat jogi osztálya kezeli a vállalatot, valamint annak leányvállalatait érintő jogi ügyeket. A Jogi Osztály saját döntése alapján közvetlenül nyújthat jogi szolgáltatást, vagy egy külső ügyvédet kérhet fel. A Jogi Osztályt azonnal értesíteni kell az NCR-t, vagy annak leányvállalatait illető minden polgári peres eljárásról. További információkat, amit minden munkavállalónak ismernie kell, lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek 916. pontjában: „Információ és telephelyi kivizsgálásra vonatkozó állami kérések megválaszolása” alatt és a Vállalati Menedzsment Irányelvek 918. pontjában: „A külső ügyvéd felkérése és az azzal fenntartott kapcsolat” alatt. A PIACI VISELKEDÉS Részvénykibocsátó vállalatként, az NCR rendszeresen közöl információkat és kommunikál a médiával. Fontos, hogy a kommunikáció pontos és ellentmondásoktól mentes legyen, valamint kellő időben jelenjen meg, mivel a közönség – legyenek azok munkavállalók, befektetők, vásárlók, lehetséges vásárlók és beszállítók – megszólítása a médián keresztül rendkívül fontos. A további információkat, amelyet minden munkavállalónak ismernie kell, lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek 1104. pontjában: „Kapcsolat a médiával” alatt. Az NCR és annak munkavállalói igyekezzenek méltányosan bánni a vállalat vevőivel, beszállítóival, stratégiai partnereivel, azok munkavállalóival és versenytársaival. Ez azt jelenti, hogy ne használjanak ki senkit valótlan tényekkel, manipulációval, csalással, bizalmas információval történő visszaéléssel vagy bármilyen más, helytelen gyakorlat révén. Vásárlók a magánszektorból Az NCR csak akkor lehet sikeres, ha termékeivel és szolgáltatásaival meghaladja a vásárlói elvárásokat és teljesíti kötelezettségeit. Állami vásárlók Különös gondosságot követel meg az állami vásárlókkal való bánásmód. A magánszektort képviselő vevőkkel szemben érvényes helyes lépések helytelenek, sőt törvénysértők is lehetnek az állami alkalmazottakkal fenntartott kapcsolatokban. Az USA kormányával kapcsolatban álló munkavállalóknak további információkért el kell olvasniuk az NCR Vállalati/Személyes becsület program (C/PIP) kézikönyvét. A munkavállalók, köztük azok, akik más állami szervekkel is dolgoznak, további információkért kapcsolatba léphetnek a Jogi Osztállyal. Beszállítók Az NCR a beszállítóit azok érdemei szerint választja ki, olyan tényezők figyelembevételével, mint az ár, a minőség, a szállítási lehetőségek, a technológia, a szolgáltatás megjelenítése és az üzleti hírnév. Kölcsönös megállapodások Az NCR irányelve az, hogy tartózkodjék a viszontvásárlásoktól és -eladásoktól, vagyis amely megállapodás során az első fél vásárol a második féltől, azzal a kifejezett feltétellel, hogy a második félnek vásárolnia kell az első féltől. Az NCR-nak a vevőivel és a beszállítói fenntartott kapcsolatáról lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek 901. pontját: „Összeférhetetlenség” alatt, a 104. pontját: „Multinacionális Marketing” alatt, a 904. pontját: „Az üzleti viselkedés normái (Külföldi megvesztegetésekkel foglalkozó törvény)” alatt, a 905. pontját: „Termékpromóciós anyag” alatt, a 913. pontját: „Szerződések” alatt, a 1016. pontját: „Az NCR Multinacionális Vevői Marketing Irányelv – Szellemi tulajdon” alatt, a 902. pontját: „Az USA Trösztellenes törvényének betartása az NCR-nál” és CFAP 815. pontját: „Globális Beszerzési Irányelv” alatt. Ezen felül a Vásárlási és beszállítói kapcsolatok (Globális Beszerzés) kézikönyve szolgálhat további tanácsokkal. A további útmutatást lásd Kérdések és Válaszok vagy az Ön feladatai alatt. Versenytársak
14
Trösztellenes, vagy az üzleti versenyre vonatkozó törvények számos országban léteznek a vevők védelme és a verseny elősegítése érdekében. Jóllehet ezek hatálya változó, tiltják a monopolizációt és a versenytársak közötti törvénysértő megállapodásokat. Az NCR gyakorlata az, hogy minden olyan ország trösztellenes és versenytörvényét betartsa, ahol tevékenységet folytat. Szerzői jog és „Jogszerű használat” A nemzetközi szerzői jogok védik az eredeti szellemi termékeket, mint például az írott anyagokat, művészi alkotásokat és a zenét. Ezek a törvények tiltják a védett alkotások jogosulatlan másolását, terjesztését, ábrázolását és előadását. Az NCR munkavállalók kötelesek különösen körültekintően eljárni az engedély nélküli szoftverek használatát illetően, mert azzal szerzői jogot sértenek. A szerzői jogok megsértése büntetőjogi következményekkel járhat, amely a törvény által megszabott büntetéseket vonhat maga után mind a vállalatunkra, mind az egyénekre nézve. Az NCR és a szerzői jogokkal kapcsolatos további információkat lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek: 906. pontjában: „A szerzői jogokra vonatkozó irányelv” alatt. GLOBÁLIS KERESKEDELEM Exportellenőrzések Az olyan high-tech vállalatoknak, mint az NCR, figyelembe kell venniük a termékeik exportjára, valamint reexportjára vonatkozó export törvényeket. Az Egyesült Államokban bejegyzett vállalatként az NCR különösen szem előtt tartja az USA exportellenőrzését. Az exportellenőrzési törvények hatálya alapján a hardver, szoftver és műszaki információk ellenőrzés alá esnek az egyik országból a másikba történő szállításuk, átvitelük, vagy átjátszásuk során, sőt akkor is, amikor az országon belül egyik állampolgár egy másik állam polgárának adja azt át. Az olyan, műszaki információkat tartalmazó kommunikáció esetében (pl. telefon beszélgetések, faxok, elektronikus levelek), amely egy másik országba, vagy egy másik ország polgárához irányul, az információ ellenőrzés alá eső exportnak minősülhet. Az export ellenőrzési törvények fontosak az NCR és más, az eladási folyamatot támogató eladási szervezetek számára, mivel ezek korlátozást jelenthetnek azon vásárlókra, vagy országokra vonatkozóan, ahová termékeink eladhatók. Az export törvények jellegzetesen a következő kérdések mérlegelését követelik meg: 1. Mi az exportálandó termék, szoftver, vagy műszaki információ? 2. Hová exportálják a terméket? 3. Ki a szándék szerinti végfelhasználó? 4. Hogyan kerül felhasználásra a termék? Az NCR-nál a Vállalati Exportmegfelelési Iroda felelős az exportellenőrzési törvények betartásáért. Ezen túlmenően, bizonyos kiválasztott szervezetek felelnek egy exportmegfelelési vezető kijelöléséért és egyben az NCR export megfelelési programjának a saját szervezetükbe történő bevezetéséért. Az exportellenőrzés és az NCR témakörét illető további kérdésekért kérjük, lépjen kapcsolatba a Vállalati Exportmegfelelési Szervezettel a 937-445-207-es telefonszámon, és ehhez még lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek 919. pontját: „Exportellenőrzési megfelelés” alatt. További útmutatást lásd a Kérdések és válaszok, vagy az Ön feladatai alatt. Import törvények A legtöbb országban, köztük az Egyesült Államokban, vannak importellenőrzési törvények és az országba behozott termékekre vonatkozó vámszabályok. Ezek a törvények jellemzően azt szabályozzák, hogy mi hozható be az országba, az egyes cikkeket milyen megjelöléssel kell ellátni, hogyan kell azok értékét meghatározni és milyen vám fizetendő utánuk. A Vállalati Import/Export Megfelelési Szervezet koordinálja az NCR-nál az import törvények betartását. Az import tevékenységben dolgozó minden szervezetnél ki kell jelölni egy Import Megfelelési Koordinátort.
15
Az importellenőrzésre és az NCR-ra vonatkozó további tudnivalókért kérjük, lépjen kapcsolatba az Import Megfelelési Szervezettel, továbbá tekintse meg a Vállalati Menedzsment Irányelvek 917. pontját: „Import megfelelés” alatt. Nemzetközi gazdasági bojkottok Az Egyesült Államokban bejegyzett vállalatként az NCR köteles betartani az USA kormánya által nem tűrt, az USA gazdasági bojkottok támogatására vonatkozó tilalmának szabályozásait, mint amilyen az Arab Liga Izrael-ellenes bojkottja. Az NCR köteles jelenteni az USA kormányának minden bojkottal kapcsolatban kapott kérést, még akkor is, ha az NCR a kérést nem teljesíti. A bojkottal kapcsolatos kérések szóban, vagy ajánlattételi felhívás, tender dokumentumok, megrendelések, szerződések, hitellevelek, szállítási dokumentumok, vagy más írásos kommunikáció formájában érkezhetnek. Az USA bojkottellenes szabályozása tiltja az NCR számára: • • • • •
A üzleti kapcsolatok megtagadását bojkottált országgal, annak polgáraival, vállalkozásaival. Bojkott céljából diszkrimálni bármely személy ellen a faji, vallási, nemi, vagy nemzeti hovatartozás alapján. Információt nyújtani az NCR-nak a bojkottált országgal, annak polgáraival vagy a feketelistán szereplő vállalataival, egyéneivel fenntartott üzleti kapcsolatait illetően. Egy egyén faji, vallási, nemi, nemzeti hovatartozásáról, vagy jótékonysági tevékenységéről a bojkott céljára információt nyújtani. Tiltott bojkott feltételeket tartalmazó hitelleveleket kiállítani vagy teljesíteni.
Az NCR bojkottellenes gyakorlatát illetően lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek 903. pontját: „Megfelelés a bojkott-ellenes törvénynek” alatt. További útmutatást lásd a Kérdések és Válaszok, vagy az Ön feladatai alatt. Külföldi megvesztegetésekkel foglalkozó törvény (FCPA) Az Egyesült Államokban bejegyzett vállalatként, NCR köteles betartani az USA Külföldi megvesztegetésekkel foglalkozó törvényének előírásait. Az FCPA tiltja az NCR számára azt, hogy pénzt, vagy bármilyen értéket adjon vagy ígérjen az Egyesült Államokon kívül állami hivatalnokoknak megrendelések megszerzése vagy fenntartása céljából. (Az ilyen viselkedés az USA-n belül is tilos az USA törvényeinek, mint például bűnüldözési jogszabályokkal értelmében.) Hasonló módon szintén megengedhetetlen közvetítő (azaz ügynök) igénybevétele az ilyen fizetések teljesítése céljából. A fizetések törvényességének fenntartására az FCPA megköveteli, hogy az NCR pontos és teljes könyvviteli nyilvántartást vezessen. Az FCPA nem tiltja az állami hivatalnokok számára kifizetett kisebb juttatásokat a rutinszerű hivatalos eljárások felgyorsítására (ezeket gyakran könnyítő fizetségeknek nevezik). Mivel a könnyítő fizetések és a törvény megsértése közötti különbség nem minden esetben egyértelmű, az ilyen kifizetéseket előzetesen a Jogi Osztállyal ellenőriztetni kell. Az Egyesült Államok Külföldi megvesztegetésekkel foglalkozó törvényének előírásait és az NCR vonatkozó irányelvét illetően lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek 904. pontját: „Az üzleti viselkedés normái (Külföldi korrupt gyakorlatok elleni törvény)” alatt. További útmutatást lásd a Kérdések és Válaszok, vagy az Ön feladatai alatt. KÖRNYEZETI/MUNKAHELYI BIZTONSÁG VALAMINT EGÉSZSÉG- ÉS TERMÉKBIZTONSÁG Környezet Az NCR gyakorlata az, hogy betartson minden törvényt és szabályozást, ami a környezet védelmét és az üzleti tevékenységeknek a környezetre gyakorolt, nem kívánatos hatásának a minimálisra való csökkentését szolgálja. A környezetvédelemre és az NCR-ra vonatkozó további információkat lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek sorozat 600. pontjában: „Környezeti biztonság” alatt.
16
Munkahelyi biztonság és egészség Az NCR gyakorlata az, hogy betartson minden, az egészség védelmét és a személyes biztonságot szolgáló szabályozást, olyan munkahelyi feltételeket biztosítva ezzel az emberi egészség védelmében, amely mentes minden ismert halált, fizikai károsodást, vagy betegségek okozó munkahelyi veszélyforrástól. Az NCR-nál érvényes egészséget és biztonságot szolgáló szabályozásokat lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek 602. pontjában: „Az egészséget szolgáló környezetvédelmi és biztonsági oktatás” alatt. Termékbiztonság NCR arra kötelezi el magát, hogy a vevőinek olyan biztonságosan használható termékeket nyújt, amelyek az érvényes törvényi előírásoknak és az elfogadott ipari és állami szabványoknak is megfelelnek. A termékbiztonsággal és NCR-ral kapcsolatos további információkat lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek 1303. pontjában: „Termékminősítés és megfelelés” alatt. A konkrét környezeti, egészségvédelmi és biztonsági kezdeményezésekkel kapcsolatos tudnivalókért lépjen kapcsolatba a hely, vagy az üzleti egységnél dolgozó Környezetvédelmi és Biztonsági Vezetővel. További útmutatásért, olvassa el a Kérdések és Válaszo, vagy az Ön feladatai alatt, vagy lépjen kapcsolatba a Jogi Osztállyal. KÖZÖSSÉGI TEVÉKENYSÉG Jótékonysági hozzájárulások Az NCR világszerte arra bátorítja munkavállalóit, hogy vegyenek részt különböző jótékonysági szervezetek munkájában és közösségi tevékenységekben. A dolgozóknak meg kell azonban arról is győződniük, hogy nem áll fenn – tényleges vagy lehetséges – összeférhetetlenség az NCR-nél fennálló munkaviszonyuk, valamint közéleti vagy közösségi szerepvállalásuk kötelezettségei között, legyen az választott vagy kinevezés alapján felmerülő, fizetett vagy önkéntes tisztség. Míg az NCR dolgozóit arra bátorítja, hogy aktívan vegyenek részt a közösségi tevékenységekben, a munkavállalók minden ilyen részvételének önkéntes alapon kell történnie, akár az idő, pénz vagy egyéb forrás igénybevételével történik. Politikai hozzájárulások Az NCR támogatja a politikai folyamatokban történő dolgozói részvételt, például a szavazást a választásokon, vagy személyes hozzájárulásokat a jelöltek, vagy a választott part támogatására. A munkavállalók kifejezhetik a kormánnyal, törvénykezéssel és más helyi vagy nemzeti érdekű ügyekkel kapcsolatos nézeteiket. Az ilyen tevékenységek azonban csakis a dolgozó szabadidejében és saját költségre végezhetők. Az NCR továbbá azt sem szabja meg a dolgozónak, hogy mely politikai pártot vagy nézetet támogassa. Semmilyen körülmények között nem téríti meg a dolgozónak az egyéni politikai hozzájárulást, függetlenül attól, hogy ezáltal kiérdemelt vagy elvesztett egy remélt munkaviszonyt, előléptetést, legyen az egy politikai adomány következtében, vagy annak elmulasztása miatt. Számos országban, ahol az NCR tevékenykedik, törvény tiltja az NCR számára azt, hogy politikai adományokat juttasson bármely politikai pártnak vagy jelöltnek a parlamenti választásokhoz kapcsolódóan. Ez magában foglalja a készpénzes, a javakban vagy szolgáltatásokban, a hitelek, ingatlan vagy az NCR telephelyeinek használata formájában történő hozzájárulást is. (Az Egyesült Államokban ez a tiltás nem célozza a hozzájárulást az NCR Polgári Alapjához, amely önkéntes személyes hozzájárulást fogad el az arra jogosult, fizetetett alkalmazottaktól.) Ennek eredményeképpen, NEM (1) kötelezhető el vállalati pénzeszköz, vagy más vagyontárgy politikai jelöltek, pártok vagy más politikai tevékenységek számára, a közösségi politikai kezdeményezéseket vagy népszavazást is beleértve – az NCR Állami Ügyekért Felelős Alelnökének előzetes jóváhagyása nélkül, (2) adható, vagy ígérhető pénz vagy bármilyen érték állami hivatalnoknak megrendelés megszerzése vagy megtartása érdekében, vagy (3) engedélyezhető vállalati helyiség vagy berendezés felhasználása politikai tevékenység céljából az NCR Állami Ügyekért Felelős Alelnökének előzetes hozzájárulása nélkül.
17
Az NCR Washington-i székhelyű Állami Ügyek Hivatala további útmutatást nyújthat az Egyesült Államokban és az Európai Közösségben kifejtendő politikai tevékenységét illetően és ez a 202-347-6744 telefonszámon érhető el. További útmutatástt lásd a Kérdések és Válaszok, vagy az Ön feladatai alatt. A többi országban végzett politikai tevékenységre vonatkozó információért lépjen kapcsolatba a Jogi Osztállyal. ÖSSZEFOGLALÁS Minden NCR munkavállaló kötelessége az NCR Közös értékeinek fenntartása és az Etikai Kódex betartása. E feladatok teljesítése során időnként segíteni szeretnénk másoknak is a döntéshozatalban. A legtöbb estenben az Ön felettese lesz a legjobb tanácsok forrása; alkalmanként azonban mások segítségére is szüksége lehet. A kódexben többször hivatkozott személyekkel vagy szervezetekkel történő kapcsolatfelvételen túl (köztük a Jogi Osztály, az Etikai és Megfelelési Hivatal, a Vállalati Biztonsági Szolgálat), az üzleti gyakorlatot és viselkedést illető kérdések vagy aggályok felmerülése esetén az NCR AlertLine is igénybe vehető. Az NCR Riasztási Vonal (AlertLine) Az U.S.A-ban hívja az 1-888-256-5678 számot. Az U.S.A-n kívül, hívja az AT&T Direct-et; majd amikor kapcsolatba kerül az AT&T Direct-tel, tárcsázza a 888-256-5678 számot.
KÖZÖSSÉGI TEVÉKENYSÉG Kérdések és Válaszok K: Közhivatal elnyeréséért indulok a közösségemben. Hogyan érintheti ez az NCR állásomat? V: Az NCR bátorítja a dolgozók részvételét a közösségi életben. NCR dolgozóként elfogadott dolog az, hogy közéleti megbízást keres vagy tart fenn, amíg a közéleti szereplés nem gátolja az NCR-rel szembeni kötelességeinek teljesítésében. A közéleti szerepre törekvő dolgozók nem kampányolhatnak vagy kérhetik munkatársaik támogatását, valamint nem használhatják fel vállalati munkaidejüket, vagy a vállalat erőforrásait sem az ilyen célok szolgálatában. Amennyiben közösségi szerepeik folyamán olyan döntési helyzetbe kerülnek, amelyben az NCR-t is érinti, tartózkodnia kell a döntéshozatali folyamatban való részvételtől.
18
A PIACI VISELKEDÉS Kérdések és Válaszok K: Adhat-e egy NCR dolgozó értékes ajándékot egy vevőnek vagy egy beszállítónak? V: A legtöbb esetben, az NCR dolgozók adhatnak olcsóbb promóciós cikkeket vagy ajándékokat. Az NCR dolgozók azonban nem adhatnak olyan ajándékokat egyik vevőjüknek vagy beszállítójuknak sem, amelyek a beszállítót vagy a vevőt az NCR-rel fenntartott üzleti kapcsolatában hozott ítéletében befolyásolhatják, vagy a befolyásolási kísérlet látszatát kelthetik. K: A vevő telephelyén egy rendkívül hosszú projekt befejezését követően egy arany karórát ajánlottak fel nekem. Elfogadhatom-e azt köszönetként? V: Nem. NCR dolgozó nem fogadhat el ingyenes juttatást, vagy ajándékot az elvégzett munkájával kapcsolatban, ha az az NCR-ral szembeni kötelességük teljesítésében meghozandó ítéletüket hátrányosan érintheti. Az ajándék értéke az a kritérium, amit mérlegelni kell. K: A párom, aki nem NCR dolgozó, elkísér az üzleti utamra. A beszállító, akit az NCR képviseletében felkeresek, felajánlotta, hogy kifizeti a párom utazási költségeit. Elfogadhatom azt? V: Nem. Ön, vagy bizonyos esetekben az NCR felel azokért a költségekért, amelyek a párja utazásával kapcsolatban merülnek fel. Az NCR dolgozók nem fogadhatnak el értékes ajándékokat vevőktől vagy beszállítóktól.
19
KÖRNYEZETI/ MUNKAHELYI EGÉSZSÉG ÉS BIZTONSÁG /TERMÉKBIZTONSÁG Kérdések és Válaszok K: Ha kifröccsen egy kis mennyiségű oldószer, amelynek címkéje azt „veszélyesként" tünteti fel, egyszerűen feltakaríthatom azt? V: Mindig azonnal jelentse a helyi Környezetvédelmi és Biztonsági Vezetőnek, ha a veszélyes anyagok bármilyen mennyiségben környezetbe jutnak. Az NCR-nél vannak olyan dolgozók, akik különleges oktatásban részesültek az ilyen szennyeződések kezelésére és ezen felül a vállalatnak bejelentési kötelezettsége is lehet az ilyen esetekben. Hacsak nem kapott Ön is megfelelő oktatást a veszélyes anyagokra vonatkozóan, és a megfelelő semlegesítésére alkalmas berendezésekkel és anyagokkal rendelkezik, ne próbálja azt feltakarítani, vagy semlegesíteni. K: Mi a teendő, ha a vizsgálati eredmények a termékeinket rossz minőségben tüntetik fel? V: Készítsen elő és végezzen el minden vizsgálatot a jóváhagyott, írott eljárásoknak megfelelően. Semmilyen körülmények között sem változtathatja meg a vizsgálatok eredményeit azért, hogy az NCR termékek jobbnak tűnjenek fel. Minden vizsgálati eredményt pontosan kell rögzíteni és bejelenteni.
20
AJÁNDÉKOK/SZÓRAKOZÁS/SZÍVESSÉGEK Kérdések és Válaszok K: A párom egy kis munkaerő-közvetítő ügynökséget vezet ideiglenes foglalkoztatásra és megkérdezte, hogy felajánlhatja-e szolgáltatásait az NCR számára. Mit mondhatok neki? V: Az ilyesmi elfogadható feltéve, hogy Ön és párja nem használja fel az NCR-rel fennálló viszonyát az ilyen marketing tevékenység befolyásolására. Azt azonban a vezetői számára fel kell tárnia, hogy az NCR-rel üzleti tevékenységre törekvő beszállító Önnek rokona és Ön nem vehet részt a beszállító kiválasztásában, vagy nem befolyásolhatja a beszállító kiválasztását. K: A gyermekem munkát keres és érdeklődik az NCR iránt. Milyen szerepet játszhatok abban, hogy lehetőségeket derítsek fel a gyermekem számára? V: Az Ön gyermeke nyugodtan jelentkezhet felvételre az NCR-nál. Ön azonban nem használhatja a pozícióját arra, hogy bármilyen módon is befolyásolja a felvételi folyamatot. Az Ön gyermeke továbbá nem lehet az Ön beosztottja, és gondoskodnia kell arról is, hogy a szoksásos üzleti ellenőrzés és felügyelet nem szenved csorbát. K: A párom egy nagy számítógépes cégnél dolgozik, amely az NCR közvetlen versenytársa. Összeférhetetlenséget jelent-e ez? V: Lehetséges, ez a párjának a vállalatánál betöltött pozíciójától függ. Önnek közölnie kell ezt a viszonyt a felettesével, aki majd erről dönthet. Ezen túlmenően, különös gondot kell fordítania a Vállalati Menedzsment Irányelvek betartására a szabadalmi oltalom alatt álló adatokra vonatkozóan. K: Az NCR-nál számítógépes rendszereket fejlesztek és tervezek pénzügyi vásárlók részére. Dolgozhatok-e szabadidőmben számítógépes rendszertanácsadóként azoknál a vállalatoknál, amelyek nem az NCR vevői? V: Nem. Általában Önnek tilos bármilyen mellékes munkviszonyt elvállalnia, ami lényegét tekintve hasonlít az NCR-nél végzett munkájához. Ebben a konkrét esetben az ilyen munkával saját maga támasztana versenyt az NCRrel. K: A munkaidőmön kívül szabadúszó író vagyok. Ajánlhatom-e ezt a szolgáltatást az NCR-nak? V: Nem. NCR munkavállalók nem lehetnek NCR beszállítók. K: Részvénytulajdon az NCR versenytársainak vállalataiban összeférhetetlenséget jelent-e? V: Nem szükségszerűen. Az Ön tulajdonában levő részvények mennyisége határozza meg azt, hogy a személyes portfólióját be kell-e jelentenie. A versenytárs vállalatban fennálló pénzügyi érdekeltség nem feltétlenül jelent érdekütközést. Ha igen, akkor a portfólióját felül kell vizsgálni. Általánosságban elfogadható egy olyan közös alapban fennálló részvénytulajdon, amelyet a versenytárs értékpapírjaiba fektet. K: A vevői vendéglátás milyen formái elfogadhatóak? V: A legtöbb esetben elfogadhatók a vevők vagy lehetséges vevők vendéglátása a NCR által finanszírozott kulturális vagy sporteseményeken és eseti meghívások szerény üzleti étkezésekre, feltéve, hogy az ilyen tevékenység nem sérti a vállalati irányelveket. Ha a kérdéses vásárló azonban állami tisztségviselő, nem vehet részt ilyen tevékenységekben a Jogi osztály véleményének előzetes kikérése nélkül. K: Sok üzleti és magán úton veszek részt. Megtarthatom-e az üzleti útjaim alapján járó, nem készpénzes juuttatásokat (pl. kilométerpontokat), hogy azokat a saját egyéni utazásaimra használjam fel? V: Igen. Megtarthatja a kilométerek után járó jutalompontokat, és azokat felhasználhatja a magáncélú utazásaira is. Nem befolyásolhatja azonban a vállalat hivatalos utazásszervező ügynökei által szervezett útitervek összeállításában, vagy megváltoztatásában az ilyen, vagy ehhez hasonló promóciós juttatás. Ezekkel ugyanis az
21
NCR irányelveket duplán sérti. Először is, a személyes érdekei ütköznek azzal a vállalati követelménnyel, miszerint a legalacsonyabb árú repülőjegyet kell megvásárolnia. Másodszor visszaél a vállalat anyagi forrásaival, ha így az utazása többe kerül, mintha azt a hivatalos utazásszervező intézte volna azt.
22
GLOBÁLIS KERESKEDELEM Kérdések és Válaszok K: Én nem az Egyesült Államokban dolgozom. Itt az állami hivatalnokoknak fizetett pénzek elfogadottak a megrendelések megszerzése érdekében. Ezek a juttatások is sértik a Külföldi megvesztegetésekkel foglalkozó törvényt? V: Jóllehet az üzletkötéseknek ez elfogadott módja az Ön által említett országában, a kifizetés sértheti az USA Külföldi megvesztegetésekkel foglalkozó törvényét. A Jogi Osztállyal kell konzultálnia. K: Egy vásárló megkért arra, hogy igazoljam, a terméket nem Izraelben gyártották. Hogyan válaszoljak erre? V: Az ilyen igazolás sérti az USA bojkottellenes szabályát. Ön nem teljesíthet semmilyen bojkottellenességgel kapcsolatos kérést anélkül, hogy konzultált a vállalat Jogi Osztályának Import/Export Megfelelési Irodájával. K: Egy lehetséges vásárló egy fejlett számítógépes rendszert kíván rendelni, de nem kéri a telepítést, és semmilyen más támogatást, valamint nem hajlandó feltárni a rendszer szándék szerinti használatát sem. Elfogadhatjuk-e a rendelést? V: A vásárló viselkedése figyelmeztetés lehet arra nézve, hogy a terméket nem elfogadható végfelhasználónak szánják, úgyismint egy nukleáris, kémiai vagy rakétakilövő állomás, vagy egyéb engedélyezett rendeltetésű végfelhasználás. Nem fogadhatja el a megrendelést a Jogi osztályon belül működő vállalati import/export megfeleltetési iroda iránymutatása nélkül. K: Az irodám kapott egy megrendelést egy terjesztőtől. Feltételezhető, hogy a terjesztő viszonteladásra készül egy iráni végfelhasználó számára. Elfogadhatjuk-e a rendelést? V: Az Egyesült Államok kereskedelmi embargót foganatosított néhány országgal szemben, köztük Iránnal szemben is. Az olyan megrendelés elfogadása, amelynél jogosan feltételezi, hogy a tranzakcióban egy embargóval sújtott rendeltetés is szerepel, az USA törvényeinek megsértését jelentheti. Nem fogadhatja el a megrendelést anélkül, hogy útmutatásért fel nem keresi a Jogi osztályon belül működő vállalati import/export megfelelési irodát.
23
A VÁLLALAT ESZKÖZEINEK VÉDELME Kérdések és Válaszok K: Hogyan határozható meg az, hogy a vállalati információ szabadalmi oltalom alatt áll, ha ez nincs megjelölve? V: Ha Ön bizonytalan, akkor abból kell kiindulnia, hogy az információ szabadalmi oltalom alatt áll. Majd lépjen kapcsolatba azzal a személlyel vagy szervezettel, aki/amely az információt létrehozta. Annak a dolgozónak, vagy szervezetnek kell eldöntenie, hogy az információ szabadalomi oltalom alatt áll-e vagy sem. De bármilyen esetben a kövtekező szempontok alapján, Vállalati Menedzsment Irányelvek 1402. pontjával összhangban mérlegelhet az információ természetét illetően • az információ érzékenysége • az információ értéke az NCR számára • az személy, akinek az információt szánták – munkavállaló, alvállalkozó, beszállító, lehetséges vevő vagy a nagyközönség. Ha nem sikerült tisztáznia, hogy az információ szabadalmi oltalom alatt áll-e, érdeklődjön a felettesétől, a Jogi Osztálytól vagy a Globális Adatbiztonsági Osztálytól. K: Mi a teendő, ha az NCR szerzői jogainak vagy védjegyének megsértését, vagy jogtalan használatát fedezem fel? V: A munkavállaló az NCR jogainak védelmé érdekében az ilyen eseteket köteles azonnal jelenteni a Jogi Osztálynak. K: Az NCR bennfentes keresekedelemre vonatkozó irányelve tiltja az NCR értékpapírjaival a „rövid távú spekulációt.” Ez mit jelent? V: A törvényes kereskedés néhány fajtája a bennfentes információk jogtalan felhasználásának a benyomását keltheti. A szabálytalanság látszatának elkerülése érdekében nem vásárolhat, vagy adhat el NCR értékpapírokat a szabad piacon (mint a New Yorki Tőzsde) 6 hónapos időtartamon belül. Ha például 100 NCR részvényt vásárol októberben, nem adhat el 25 NCR részvényt decemberben. Ez a szabály azonban nem érvényes két körülmény fennállása esetén: (a) ha nyomós személyes oka van az NCR részvénye eladására, amelynek nincs köze az értékpapírok értékéhez; például sürgős egészségügyi kiadások léptek fel; és (b) ha nem rendelkezik lényeges bennfentes információval az NCR-ről. K: Ha bennfentes információkkal rendelkezem az NCR-ről, eladhatok az NCR részvényeimből pusztán személyes okok miatt? Például, ha szabadság miatt szükségem van a pénzre? V: Nem. A szabálytalanságnak még a látszatát is elkerülendő, ki kell várnia azt az időt, amikor már nem rendelkezik lényeges bennfentes információval az NCR részvényeinek eladását megelőzően. K: A bennfentes kereskedésre vonatkozó irányelv vonatkozik-e az NCR Takarékossági Terv keretében történő NCR befektetéseimre? V: Általánosságban, nem. Az NCR Takarékossági Terv keretében a megbízott által az NCR részvényekbe történő befektetés mentesül ez alól az irányelv alól. Ha azonban úgy dönt, hogy a Takarékossági Terv keretében megváltoztatja a befektetés irányát – úgy, hogy több vagy kevesebb pénzt fektet NCR részvényekbe, felszámolja a Takarékossági Terv egészét, vagy annak egy részét kiveszi az NCR részvény alapból vagy ebbe az alapba tesz– akkor követnie kell az irányelv szabályait. K: Gondot okozhat-e szoftverek másolása és telepítése a munkahelyi számítógépemre? V: Csakis megfelelő engedéllyel rendelkező és az NCR által jóváhagyott szoftverek telepíthetők a számítógépére. K: A vevő pénzügyi igazgatója információt kér a pénzügyi ellenőrzési folyamatainkat illetően a vállalatánál előkészítés alatt levő benchmark elemzéshez. Kiadhatom-e ezt az információt?
24
V: Az NCR pénzügyi könyvelésének bármely típusa iránti érdeklődést esetenként kell felülvizsgálni. A helyzettől függően a kockázat a vállalat biztonsági rendszerének fenyegetettségétől az értékpapír és trösztellenes törvény megsértéséig terjedhet. Az ilyen esetekben útmutatásért vegye fel a kapcsolatot a Jogi Osztállyal. K: Felelős vagyok-e a szabadalmak védelmét illetően, amikor már nem az NCR-nál dolgozom? V: Igen. NCR szabadalmakat nem használhat fel, és nem tehet közzé akkor sem, amikor már nem áll NCR alkalmazásában.
25
MUNKAHELY Kérdések és Válaszok K: Alkalmanként tanúja voltam bizonyos faji és szexuális megjegyzéseknek a felettesem jelenlétében. Tudom, hogy ezek a megjegyzések helytelenek, de nem akarok csapaton kívülállónak tűnni, vagy nem szeretném esteleg a munkámat elveszíteni. Melyek a lehetőségeim? V: Egy vezető részéről tanusított ilyen viselkedés nem elfogadható az NCR-nál. Amikor egy munkavállaló egy ilyen helyzettel szembesül, egy névtelen bejelentést tehet az NCR Riasztási vonalán (AlertLine) keresztül, egy magasabb beosztású vezető intézkedését kérheti, vagy – az Egyesült Államokban dolgozók esetében – az IDR intézkedését is kérheti. Adatvédelmi és titoktartási szempontok miatt, néhány országban nem megengedett a panaszok bizonyos típusának bejelentése az NCR Riasztási vonalán (AlertLine) keresztül. Minden jóhiszemű bejelentést azonnal kivizsgálnak a jelentést tevővel szembeni bármilyen büntetés nélkül. K: A megerősítő intézkedés jelenti-e azt is, hogy az NCR-nál kvótát alkalmaznak a kisebbségek és a nők felvételénél, vagy előléptetésénél? V: Nem. Az NCR nem alkalmaz kvótát. A kvóták aláássák az egyenlő esélyek elvét az alkalmazás terén. Az NCR csak a jogszerű tényezőket veszi figyelembe a dolgozók felvétele és előléptetése során. K: Az igazgatóm többször megkért, hogy találkozzam vele munkaidő után. Mindig visszautasítottam, de a meghívásai még mindig folytatódnak és aggódom, hogy ez a karrieremet is érintheti. Mit tehetek? V: Ha aggódik, lépjen kapcsolatba a Humán Erőforrás szervezet helyi munkatársával vagy hívja az NCR AlertLinet.
26
A VÁLLALAT PÉNZESZKÖZEI ÉS A VÁLLALAT TULAJDONA AZ ÖN FELADATAI • • • •
• • • •
Az elköltött pénzről vezessen pontos és teljes nyilvántartást. Ügyeljen arra, hogy a költségeket hivatalos, üzleti célokra használja. A vállalati hitelkártyát csakis üzleti célokra, a meghatározott vállalati utasításoknak megfelelően veheti igénybe. Ügyeljen arra, hogy a számítógép és a kommunikációs eszközök és rendszerek (köztük a jelszavak és az adatok hozzáféréséhez és továbbításához szükséges egyéb módszerek), valamint a rajtuk tárolt információk védettek legyenek a jogosulatlan hozzáféréssel, használattal és nyilvánosságra hozatallal szemben. Lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek 1404. pontjában: „Információs technológiai infrastruktúra” alatt. Az NCR védjegyeit és szolgáltatási jegyeit csakis a vállalati irányelveknek megfelelően használja. Lásd a Vállalati Menedzsment Irányelvek 907. pontjában: „Védjegyek” alatt. Emlékezzen arra, hogy a rossz helyre küldött e-mail üzenetek vagy az NCR információs rendszeréhez történő jogosulatlan hozzáférés az NCR bizalmas információinak véletlenszerű nyilvánosságra hozatalát eredeményezheti. Ne engedje meg az internet használatát az NCR-hez nem tartozó személyeknek vagy szervezeteknek az NCR irányelvével összhangban levő eseteket kivéve. Azonnal jelentsen be minden tényleges vagy feltételezett veszteséget, kárt, jogosulatlan felhasználást, lopást, vagy a vállalati eszközök megrongálását a felettesének, vagy a Vállalati Biztonsági Szolgálatnak, a Vállalati Pénzügyi és Könyvviteli Irányelv 109. pontjának megfelelően: „Rendellenességek” alatt, vagy jelentse be az incidenseket az NCR AlertLine segítségével.
27
VERSENYTÁRSAK AZ ÖN FELADATAI • •
• • • •
Soha ne tárgyaljon vagy állapodjon meg a versenytársakkal az árak manipulációjára, vagy a piacok megosztására vonatkozóan. Legyen óvatos olyan megbeszélések vagy társadalmi események látogatásakor, ahol a versenytársak is jelen vannak és a jelenlegi vagy jövőbeni árak, költségek, haszon, piaci részesedés vagy más versenyt érintő téma kerülhet szóba. Nem vehet részt olyan beszélgetésekben, amelyek az iparágunkban a versenytársakkal való megegyezés látszatát kelthetik. Amikor szakmai szervezetek találkozóin vesz részt, győződjön meg arról, hogy az iparági versennyel kapcsolatban semmit nem tárgyalnak meg. Amennyiben kétségei vannak, kérje ki a Jogi Osztály tanácsát. A versenytárssal ne állapodjon meg olyasmiben, amivel korlátozza bármely fél jogát (a) bármely termék gyártására, (b) valamely szolgáltatás nyújtására, vagy ami (c) egy harmadik fél részére történő értékesítést vagy vásárlását korlátozna. Ne állapodjon meg egy vásárlóval sem semmiben, amivel a vevő önálló döntését korlátozná az NCR termékek használatát vagy újraeladását illetően, illetve amely befolyásolhatná a termék eladását vagy megvásárlását csakúgy, mint egy másik NCR termék vagy szolgáltatás igénybevételét illetően. Szakmai kiállítások látogatásakor ne vegyen részt a versenytársakkal semmilyen árpolitikáról, haszonkulcsokról, költségekről, ajánlatokról, eladási kikötésekről vagy feltételekről, eladási területekről, piaci részesedésről, vagy egyéb versenyinformációról folytatott beszélgetésekben. Amennyiben ilyen típusú beszélgetés alakul ki az Ön jelenlétében, kérjen elnézést és távozzon, valamint jelentse be az esetet a Jogi Osztálynak. A Jogi Osztálytól kapott útmutatás alapján korlátozott kivétel tehető az olyan versenytársakkal, akik egyben NCR vásárlók, beszállítók, vagy jövőbeli partnerek.
28
ÖSSZEFÉRHETETLENSÉG AZ ÖN FELADATAI • •
• • • •
Ne szerezzen, vagy tartson fenn döntő pénzügyi érdekeltséget egy versenytárs vállalatban, vagy az NCR bármely beszállítójánál vagy vevőjénél. Ne versenyezzen az NCR-ral, vagy segítsen valamely fel nem hatalmazott, NCR-on kívülálló személyt a – családtagokat is beleértve – az NCR-ral való versengésben termékek vagy szolgáltatások eladásával, tervezésével, szervízelésével, terjesztésével, vagy olyan termékek promóciójával, amelyek versenyt jelentenek az NCR hasonló termékeire vonatkozóan, vagy olyan tevékenységek esetén, amelyeket az NCR is végezhet. Ne kapcsolódjon be az NCR üzleti tevékenységébe (saját maga, vagy egy rokonával együtt), a felettese és a Jogi Osztály előzetes jóváhagyása nélkül. Nem vállalhat el egy más vállalkozásban pozíciót (mint az NCR beszállítói, vagy vásárlói), amely befolyással lehet az Ön NCR feladataira. Tájékoztassa felettesét, vagy a Humán Erőforrás szervezet munkatársát minden cégen kívül elvállalt megbízatásáról (a jótékonysági, oktatási, vagy vallási), amely az NCR-nál fennálló feladataival ütközhet. Tárjon fel minden pénzügyi érdekeltséget vagy pozíciót (beleértve a konzultánsként vagy tanácsadóként végzett munkát is), amellyel Ön az NCR versenytársaknál, beszállítóknál, vagy vásárlóknál bír.
29
SZERZŐI JOGOK ÉS JOGSZERŰ HASZNÁLAT AZ ÖN FELADATAI • • •
Ne másoljon, terjesszen, vagy változtasson meg szerzői jogi védelem alatt álló anyagokat könyvekből, szakmai folyóiratokból, számítógépes szoftverekből, újságokból, folyóiratokból, zenei felvételekből, vagy kazettáról a szerzői jog szerinti tulajdonos, vagy annak felhatalmazott ügynökének engedélye nélkül. Ügyeljen arra, hogy az NCR üzleti tevékenysége során használt szoftver megfelelően engedélyezett legyen és a licensznek megfelelő díj megfizetésre kerüljön. Ne másoljon le NCR szabadalmi oltalommal védett, vagy védjeggyel ellátott szoftvert személyes használatra.
30
KÁBÍTÓSZERMENTES MUNKAHELY AZ ÖN FELADATAI • •
Ne hozzon kábítószert az NCR területére, és ne használjon kábítószert, amíg az NCR alkalmazásában áll. Ne folytasson kábítószeresen vagy alkoholosan befolyásolt állapotban az NCR számára üzleti tevékenységet.
31
MUNKAVÁLLALÓK TITKOSÍTOTT ADATAINAK KEZELÉSE AZ ÖN FELADATAI • • •
Tegye meg a szükséges biztonsági lépéseket annak érdekében, hogy a munkatársak személyes információit gondosan és tisztelettel kezeljék. Ön köteles a munkavállalók információinak kezelésére vonatkozó minden törvényt betartani, beleértve az országhatárokon túlra történő továbbítást korlátozó intézkedéseket is. Forduljon minden munkaköri referenciát, vagy munkaköri igazolását érintő kéréssel a Humán Erőforrás szervezet munkatársához. Ha egy NCR munkavállalót vagy igazgatót felkérnek arra, hogy egy jelenlegi vagy korábbi munkavállalóra vonatkozó referenciával szolgáljon, ők nem kötelesek ezt megtenni. Ha úgy döntenek, hogy referenciával szolgálnak, tisztázniuk kell, hogy ezt nem az NCR képviseletében teszik, hanem személyes véleményüket fogalmazzák meg.
32
SZÓRAKOZTATÁS AZ ÖN FELADATAI • • •
Bízzon az ítélőképességében. Ne fogadjon el semmi olyan kikapcsolódásra vonatkozó ajánlatot, ami negatív fényt vethet az NCR-re. Hasonlóan szerény meghívással viszonozza azt ésszerű határidőn belül; a viszonzás azonban nem megengedett, ha Ön állami hivatalnokokkal dolgozik. Amennyiben egy vevő vagy beszállító olyan kikapcsolódásra tesz javaslatot, ami nem nevezhető szerénynek, egyeztessen a felettesével a meghívás elfogadását megelőzően.
33
A KÖRNYEZET AZ ÖN FELADATAI • • •
Ismerje meg és tartsa be az érvényben levő és az Ön feladatkörébe tartozó tevékenységre vonatkozó környezetvédelmi törvényeket, szabályokat és NCR gyakorlatát. Működjön együtt az állami testületekkel, a beszállítókkal és a közösségekkel a környezet védelmében kifejtett tevékenységük terén. Legyen környezettudatos és vegye figyelembe a döntéseinek környezeti hatásait.
34
EXPORTELLENŐRZÉSEK AZ ÖN FELADATAI • • • •
Értelmezze és tartsa be az Ön eladásaira, vagy export tevékenységre érvényes exportellenőrzési törvényeket. Működjön együtt a helyi Exportmegfelelési Koordinátorral és a Vállalati Import/Export Megfelelési Irodával az NCR exportmegfelelési programjának az Ön szervezeti egységén belüli bevezetésére és betartására. Legyen figyelemmel azokra a rendkívüli körülményekre, amelyekből arra lehet következtetni, hogy az export végfelhasználása, végfelhasználója, vagy annak rendeltetése nem elfogadható. Ha ilyen figyelmeztető jeleket észlel, vagy egyéb exportellenőrzési problémák merülnek fel, vegye fel a kapcsolatot a Vállalati import/export megfelelési irodával a Jogi osztályon belül.
35
SZÍVESSÉGEK AZ ÖN FELADATAI • • •
Ne kérjen semmilyen személyes értéket képviselő dolgot NCR üzletért cserébe. Ne nyújtson semmilyen szokatlan értéket egy megrendelés megszerzéséért vagy megtartásáért. Ne nyújtson, vagy ígérjen pénzt, vagy bármilyen értéket állami hivatalnoknak egy megrendelés megszerzéséért vagy megtartásáért.
36
FCPA (Külföldi Megvesztegetésekkel Foglalkozó Törvény) AZ ÖN FELADATAI • • • • •
Ne nyújtson, vagy ígérjen pénzt, vagy bármilyen értékes dolgot egy állami hivatalnoknak egy megrendelés megszerzése vagy megtartása érdekében. Ne vegyen igénybe ügynököt sem egy olyan, állami hivatalnoknak folyósítandó juttatásra, amit az NCR nem folyósíthat. Vezessen teljes és pontos fizetési nyilvántartást, amelyben minden fizetés megtalálható Vegye fel a kapcsolatot a Jogi Osztállyal annak tisztására, hogy a rutinszerű fizetések ténylegesen könnyítő fizetésként értelmezhetők-e. Tanulmányozza az FCPA bejelentési kötelezettségeit.
37
PÉNZÜGYI JELENTÉSTÉTEL AZ ÖN FELADATAI • • •
Szándékosan soha ne vezessen be pontatlan, hamis, vagy félrevezető tételt a vállalati könyvelésbe vagy nyilvántartásba. Ha Ön felelős a tranzakciók nyilvántartásáért, a tranzakciós tevékenységek összefoglalásáért, vagy a pénzügyi jelentések elkészítéséért, értelmezze és kövesse az NCR könyvviteli gyakorlatát és belső ellenőrzési eljárásokat. Azonnal jelentsen be minden, az Ön területét érintő aggályt a felettesének, vagy a Vállalati Biztonsági Szolgálatnak, a Vállalati Pénzügyi és Könyvviteli irányelv 109. pontjának megfelelően: „Rendellenességek” c. fejezetben foglaltak szerint, vagy jelentse az esetet az NCR AlertLine-nak.
38
AJÁNDÉKOK AZ ÖN FELADATAI • • • •
Soha nem kérhet ajándékot egyetlen vevőtől vagy beszállítótól sem. Ne fogadjon el ajándékot, ami drága, vagy esetleg befolyásolja az ítéletalkotásában. Udvariasan utasítsa vissza az ilyen ajándékot és magyarázza meg, hogy az NCR irányelvei tiltják annak elfogadását. Nem fogadhat el – semmilyen körülmények között sem – fizetést, hitelt, csúszópénzt, kiváltságokat, vagy szolgáltatásokat senkitől egy NCR üzletért cserébe. Nem adhat – semmilyen körülmények között sem – fizetést, hitelt, csúszópénzt, kiváltságokat, vagy szolgáltatásokat a jelenlegi vagy lehetséges vásárlóknak vagy beszállítóknak.
39
ÁLLAMI VÁSÁRLÓK AZ ÖN FELADATAI • • •
Értelmezze és tartsa be a közbeszerzési eljárásra vonatkozó törvényeket, az állami vásárlókkal történő együttműködés során. Nem adhat, és nem ígérhet pénzt vagy bármilyen értéket állami hivatalnoknak egy megrendelés megszerzése vagy megtartása érdekében. Nem eszközölhet ügynök bevonásával sem olyan juttatásokat állami hivatalnok részére, amelyet az NCR sem folyósíthat.
40
ZAKLATÁS AZ ÖN FELADATAI • • •
Ne tegyen vagy tűrjön el valakinek a megjelenésére vonatkozó faji, szexuális, vallási, vagy etnikai vicceket, megjegyzéseket, vagy nyílt megjegyzéseket szexuális témákról, illetve ne mutasson szexuális jellegű, sértő viselkedést. Soha ne tegyen nem szívesen látott szexuális közeledést munkatársai, vagy bármely olyan személy felé, akivel kapcsolatba kerül NCR munkavállalói feladatkörének ellátása során. Ne állítson ki szexuális tartalmú tárgyat vagy képet a munkahelyén.
41
IMPORT TÖRVÉNYEK AZ ÖN FELADATAI • •
Értelmezze és tartsa be az Ön import tevékenységére vonatkozó import törvényeket. Lépjen kapcsolatba a Vállalati import/export megfelelési irodával, vagy a Jogi osztállyal az import szabályok alkalmazásával kapcsolatos útmutatásért.
42
NEMZETKÖZI GAZGASÁGI BOJKOTTOK AZ ÖN FELADATAI • •
Értelmezze az USA bojkottellenes szabályát, különösen abban az esetben, ha közel-keleti országokkal folytatott üzleti tevékenységben vesz részt. Azonnal jelentsen minden bojkottal kapcsolatos kérést a Jogi osztályon belül található Vállalati import/export megfelelési osztálynak.
43
BEFEKTETÉSI SZABÁLYOK ÉS BENNFENTES KERESKEDÉS AZ ÖN FELADATAI •
• •
•
• • • •
Soha ne adjon ki lényeges, az NCR-ra vonatkozó bennfentes információt olyanoknak, akik ezen információ alapján részvényt vásárolhatnak vagy adhatnak el. Szintén kerülni kell azt, hogy kívűlállókat tanácsokkal lásson el, vagy azt, hogy bárkit bátorítson a vállalat részvényeivel történő kereskedésére, ha az illető a vállalatról lényeges bennfentes adatokkal rendelkezik. Soha ne adjon el vagy vásároljon az NCR, vagy más nyilvánosan jegyzett tőkéjű cég részvényeiből, ha olyan lényeges információk birtokában van, amelyet még nem hoztak nyilvánosságra. Ne kereskedjen akkor sem, ha kétségei vannak afelől, hogy az adatokat nyilvánosságra hozták. Általában az értékpapírok vétele vagy eladása előtt várjon legalább két napot, az NCR ezen adatokat nyilvánosságra hozó sajtó tájékoztatójáttól számítva, különösen akkor, ha azok az adatok a jövedelmi adatokra vonatkoznak. Ellenőriztesse a felettesével, vagy a Jogi Osztállyal, ha nem biztos abban, hogy a tiltott kereskedési időszakot figyelembe véve Ön korlátozás alá eső bennfentesnek minősül-e. Vegye figyelembe, hogy ez a korlátozás az olyan munkavállalókra különösen érvényes, akik az NCR Menedzsment Részvény Csomagja keretében az utóbbi időben a teljes vállalat részére biztosított részvényopcióból részesedtek. Ne osszon meg lényeges bennfentes információt a családjával, barátaival vagy más személlyel; ne beszéljen ezekről nyilvános helyeken; ne faxolja azokat felügyelet nélküli faxgépekre; és ne küldje azokat elektronikus úton az NCR-on kívüli általános információs hírcsatornára. Tegyen meg minden ésszerű intézkedést azért, hogy az NCR vagy más vállalat lényeges bennfentes információhoz való hozzáférés azon munkavállalókra korlátozódjon, akiknek ezket információkat üzleti okokból „ismerniük kell”. Lásson el minden lényeges információt „NCR titkos” címkével, amikor azt olyan személyekhez juttatja el, akiknek ezeket az információkat ismerniük kell. Ne változtasson a Dolgozói részvényvásárlási csomagban (az NCR részvények vásárlásának növelésével, vagy csökkentésével), vagy a vállalati Takarékossági Csomagban (az NCR értékpapírokban való magasabb vagy alacsonyabb arányú befektetéssel), foglalt részvényeinek kereskedési startégiáján, ha az NCR-ról lényeges bennfentes információ birtokában van.
44
DISZKRIMINÁCIÓMENTESSÉG AZ ÖN FELADATAI • •
Ismerje meg, értelmezze, és kövesse a diszkriminációmentességi törvényeket a saját munkaterületén. Ne tegyen különbséget egyik munkavállalóval sem annak faja, vallása, neme, nemzeti hovatartozása, rokkantsága, szexuális preferenciái vagy orientáltsága, házassági vagy családi állapota, katonai szolgálati státusza, vagy más törvénysértő szempont alapján.
45
MUNKAHELYI EGÉSZSÉG ÉS BIZTONSÁG AZ ÖN FELADATAI • • •
Ismerje meg és tartson be minden érvényben levő, a munkahelyi egészségre és biztonságra vonatkozó törvényt, szabályozást és NCR gyakorlatot azon munkafolyamatok során, amelyek az Ön feladatkörébe tartoznak. Kísérelje meg ésszerű hozzáállásal is elkerülni a baleseteket és a sérüléseket. Hívja fel a vezetőség figyelmét minden olyan körülményre, amely annak orvoslása nélkül elkerülhető balesetet, sérülést vagy betegséget okozhat.
46
POLITIKAI HOZZÁJÁRULÁSOK AZ ÖN FELADATAI • • • •
Mutasson aktív érdekelődést azon közösségek jóléte iránt, ahol él és dolgozik. Ne fordítson vállalati pénzeszközöket, vagy egyéb eszközöket politikai jelöltek, pártok, vagy más politikai tevékenységek, köztük közéleti tevékenységek vagy népszavazás támogatására az NCR Állami Ügyekért Felelős Elnökhelyettesének előzetes jóváhagyása nélkül. A vállalat telephelyét vagy berendezéseit nem engedheti át politikai tevékenységek céljára az NCR Állami Ügyekért Felelős Elnökhelyettesének előzetes engedélye nélkül. Nem nyújthat vagy ígérhet pénzt, vagy bármilyen értéket állami tisztségviselőnek megrendelés elnyerése vagy megtartása céljából.
47
MAGÁNSZEKTORBÓL ÉRKEZŐ VÁSÁRLÓK AZ ÖN FELADATAI • • • •
Soha ne nyújtson hamis információt termékünkről vagy szolgáltatásunkról, még akkor sem, ha ez a megrendelés elvesztéséhez vezet. Osszon meg minden olyan információt, aminek elhallgatása a vásárlót félrevezetheti. Az egyértelmű és pontos komunikáció segítheti a vevőket abban, hogy a szerződési feltételeinket, köztük a teljesítményi kritériumokat, az ütemezést, az árakat és a felelősségeket könyebben értelmezhessék. Soha ne hívjon meg interjúra, toborozzon, vagy kíséreljen meg egy NCR vásárlónál dolgozó személyt alkalmazni, annak a kereskedelmi igazgatónak az előzetes jóváhagyása nélkül, akinek a felügyelete alá a vásárló tartozik.
48
TERMÉKBIZTONSÁG AZ ÖN FELADATAI •
Tanulmányozza, értelmezze és tartsa be az Ön tevékenységi körére vonatkozó, arra érvényes jogi, ipari és állami normákat.
49
SZABADALMI INFORMÁCIÓK AZ ÖN FELADATAI • • • •
• • •
Amennyiben Ön létrehoz, vagy más módon felelőssé válik bizalmas információ kezelésében, jelölje meg a dokumentációt szabadalomként a Vállalati Menedzsment Irányelvek 1402. pontjának: „Adatvédelem az NCR-ban” és a 911. pontjának: „Szabadalmi Műszaki Információ közzététele” megfelelően. Telepítse és használja az NCR által megkívánt biztonsági szoftvert az irányelveknek és az eljárásoknak megfelelően, és tárolja az NCR szabadalmi oltalom alatt álló információit mindig biztonságos helyen. Nem beszélheti meg az NCR szabadalmi oltalom alatt álló információit olyan nyilvános helyeken, mint repülőgép, lift és étterem, valamint a hordozható kommunikációs eszközök használata során. Minden NCR információt és nyilvántartást csakis a következő Vállalati Menedzsment Irányelvekek által megengedett módon kezelhet: 110. pont: „A Lényeges Vállalati Fejlesztésekre vonatkozó Információk és Érdeklődések”, a 1402. pont: „Információ-védelem az NCR-en belül”, a 820. pont: „NCR Pénzügyi információk megosztása”, a 911. pont: „Szabadalmi oltalom alatt álló műszaki információk közzététele”, a 916. pont: „Jogi információk, dokumentumok átadása külső feleknek”, a 1104. pont: „Hírek és a media kapcsolatok” és a Vállalati Pénzügyi és Könyvviteli Irányelv 106. pontja: „Külső jelentéstétel”. „Nincs hozzáfűznivalóm” választ kell adnia a fontos vállalati fejlesztésekre vonatkozó minden olyan kérdésre, amelyet azok a személyek tesznek fel, akikre nem vonatkozik a „tudniuk kell” elv az NCR üzleti szabályai szerint. Nem beszélhet az NCR szabadalmi oltalom alatt álló információiról a családjával vagy barátaival – mivel megeshet, hogy ők nem megfelelően értelmezik annak jelentőségét, és akaratlanul átadhatják olyanoknak, akiknek ezekről nem kellene tudomást szerezni. Azonnal jelentsen be a szabadalmi oltalom alatt álló információkat ért minden tényleges vagy feltételezett veszteséget, jogosulatlan felhasználást vagy lopást a vezetőjének, vagy a Vállalati Biztonsági Szolgálatnak a Vállalati Pénzügyi és Könyvviteli Irányelv 109. pontjának: „Szabálytalanságok” megfelelően, vagy jelentse be az esetet az NCR Riasztási vonalán (AlertLine) keresztül, vagy az Információvédelmi Csoportnak.
50
BESZÁLLÍTÓK
AZ ÖN FELADATAI • • •
Jelentsen be az igazgatójának minden olyan személyes viszonyt vagy érdekeltséget, ami az ítéletalkotást befolyásolhatja egy beszállítóval való együttműködés során. Soha ne fogadjon el munkát vagy érdekképviseletet egy beszállítótól. Soha se ígérjen NCR megrendelést annak fejében, hogy a beszállító valamilyen terméket vagy szolgáltatást vásárol az NCR-tól.
51
IPARI TITKOK AZ ÖN FELADATAI • • •
Sohase tulajdonítson el olyan bizalmas információt, amely versenyképességet meghatározza. Soha ne vesztegessen meg egy versenytársnál dolgozó alkalmazottat, vagy ne szerezzen meg egyéb módon olyan, a piaci versenyt érintő információt a versenytárs valamely alkalmazottjától, amellyel az a munkavállaló a versenytárs felé fennálló kötelességeit megszegné. Soha ne adjon megtévesztő információt az NCR-nál betöltött alkalmazotti státuszával kapcsolatban.
52
