Magazín KpWin SQL č. 1 Dobrý den, rádi bychom Vám představili nový elektronický občasník pro uživatele programu KpWin SQL, v tomto „časopisu“ budete moci nalézt rady a informace o funkcích programu, doporučené postupy při správě databáze, popisy novinek, zprávy o změnách v ceníku. Doufáme, že naše články budou mít hlavu i patu a budou pro Vás znamenat pomocnou ruku naší firmy pro řešení standardních problémů s provozem knihovny.
Přejeme Vám i Vašim kolegům klidné prožití Vánočních svátků a úspěšné vykročení do nového roku. V něm potom hodně zdraví a úspěchů v osobním i pracovním životě.
1. Bezpečnost dat Co si představit pod tímto pojmem a jak dosáhnout cílů, které definuje? Obvykle si představíme, že bezpečnost dat znamená jen zabezpečení dat proti neautorizovanému přístupu, nebo zcizení dat. To je ale pouze jedna strana mince a upřímně řečeno ta méně důležitá. Tím největším problémem pro bezpečnost dat je zajištění proti selhání operačního systému, hardware nebo i samotnému SQL serveru. Toho lze dosáhnout pouze a jedině pravidelným zálohováním databáze. Pod pojmem záloha databáze si můžete představit kopii databázového souboru, bohužel tato metoda není z různých důvodů ideální – databáze je zbytečně velká, může také dojít ke změnám v DB v průběhu kopírování souboru. V programu je proto integrována funkce zálohování databáze. Zálohu může provádět pouze superuživatel (uživatel s úrovní 0). Funkci naleznete v Servisním modulu – Nastavení a správa databáze – Záloha databáze.
Pokud nemáte tuto volbu aktivní, jste pravděpodobně uživatel s omezenými právy a je nutné se přihlásit pod jiným účtem, ve výchozím nastavení má superuživatelská oprávnění pouze uživatel „SU“. Při otevírání formuláře program zjišťuje, zda je na vašem počítači soubor GBAK153.exe, který provádí vlastní zálohu databáze. Jedná se o program dodávaný přímo výrobcem databázového serveru. Pokud KpWin nenajde tento soubor v adresáři programu (typicky c:\Program Files\KpWinSQL), oznámí to obsluze a neumožní spustit zálohu, text funguje jako WWW odkaz na stránku s aktualizacemi programu, kde si jej můžete stáhnout.
Pokud je vše v pořádku, zobrazí se formulář v této podobě:
Soubor zálohy je souborem do kterého se uloží zazálohovaná databáze, může být vytvořen na vašem počítači, ale i přímo na serveru (v tom případě, ale musí být cesta zadána lokálně z pohledu serveru). Provést zálohu databáze na server – záloha na server vyžaduje, aby měl SQL server (resp. uživatel pod jehož účtem je spouštěn) právo zápisu do vybraného adresáře, dále je třeba pamatovat i na to, že selže-li HW na serveru, je zde nebezpečí ztráty databáze i její zálohy najednou. Neodstraňovat neplatné verze řádků – toto nastavení použijte v případě, kdy zálohujete databázi při provozu (při zálohování není důvod přerušit práci na jiných stanicích). Konvertovat …, Ignorovat … - tyto přepínače používejte jen v případě, že máte nějaký problém s provedením zálohy bez nich. Vypisovat zprávy o průběhu … - pokud zaškrtnete tuto volbu, v pravé části okna se vám bude zobrazovat výpis průběhu zálohy, na rychlost zálohy tato volba nemá vliv. Pokud provádíte zálohy na stejný počítač, kde máte SQL server – jednouživatelské verze, uživatelé bez vyhrazeného serveru, zálohy prováděné na server – velice důrazně doporučujeme si tuto zálohu zkopírovat na – jiný počítač, USB flash disk, přepisovatelné CD/DVD – jinak se totiž nezbavíte nebezpečí, že v důsledku selhání serveru o svá data přijdete. Tip: pokud soubor se zálohou zkomprimujete (WinZip, WinRar, 7Zip), můžete dosáhnout úspory místa 70 – 80%, což už je pro USB flash disk zajímavá hodnota. Doporučená frekvence záloh je minimálně jednou týdně u knihoven bez výpůjčního modulu, u knihoven s výpůjčkami doporučujeme zálohovat vždy na začátku, nebo konci dne. U okresních a větších knihoven potom doporučujeme provést jednu zálohu i v průběhu dne, kdy je menší provoz. Tip: pokud nechcete neustále myslet na to zda jste zálohu provedli nebo ne, napište nám zprávu, ke které přiložíte váš INI soubor a cestu k souboru se zálohou a my vám připravíme dávku, kterou si budete moci spouštět z naplánovaných úloh ve Windows.
2. Exporty do CASLIN Protože všichni řešíme stejné problémy s exporty do CASLIN, rozhodli jsme se, že vám řešení nejčastějších problémů shrneme do jednoho článku. 1. Duplicita v poli 001 - Verze 1.0 program automaticky generuje při exportu pole 001 ve formátu „kpwFFxxx“, kde FF je dvojciferné číslo fondu a xxx je ID záznamu. Tímto je zajištěno, že žádné dva záznamy nemohou mít stejné pole 001 (od verze 1.0.0.274). 2. Duplicita v poli 001 – Verze 1.1 program umožňuje automatické generování pole 001 pro všechny záznamy, stačí nastavit v INI souboru v sekci [KATALOGIZACE] klíč Generovat001=ANO, potom je ještě možné volitelně definovat i prefix kódu klíčem KodOznačeniZaznamu=kpw, „kpw“ je výchozí hodnotou, tento prefix nesmí obsahovat číslice. 3. Exportovat včetně přírůstků Pozor !!! CASLIN nezná pole 980 a ani nemá zájem o vaše exemplářové údaje, takže je nutné nechat tuto volbu při exportu nezatrženou. 4. Smlouva s SK ČR – body 5 a 6 bod 5.a - uveďte URL adresu dotazu do lokální báze http://www.knihovna.cz/opacsql/zaznam.php?vers=1&detail_num= kde www.knihovna.cz nahradite adresou vaseho serveru s WWW OPAC bod 5.b - zaškrtnout „identifikační číslo záznamu“ bod 6.a - „mis“ - pokud posíláte v ISO2709, nebo „mar“ - pokud v řádkovém MARC21. bod 6.a - „wg“ - CP 1250 bod 6.b - pokud nevlastníte náš modul OAI, tak můžete vynechat 5. Přípona souboru Program ukládá soubor vždy s nějakou známou (ve Windows definovanou) příponou, není to výmyslem našeho programu, je to vlastností systémového dialogu pro výběr souboru ve Windows. Pro export do CASLIN je tedy nutné tuto příponu odstranit, tj. přejmenovat soubor. Tedy například – zlg001wg.mis_070924.iso přejmenujte na zlg001wg.mis_070924. Pokud máte s námi uzavřenou smlouvu o podpoře, nabízí program automatizovaný export do CASLIN a to včetně následné kontroly úspěšnosti importu. Program se postará o správné pojmenování souboru, jeho odeslání na FTP server SK a o nastavení informačního emailu pro paní Wágnerovou, navíc jsou takto odeslané záznamy přesunuty do statusu 5, tj. odesláno do CASLIN a takto jsou i vyhledatelné přes servisní hledání. Poté jakmile SK vystaví na své WWW stránky výsledek importu vašich dat do SK, můžete si přes program tuto stránku zpracovat a nalézt záznamy, které se nepodařilo převzít, včetně výmluvy SK proč to nešlo. Úspěšně naimportované záznamy jsou přesunuty do status 6, tj. přijaty do CASLIN. V našem diskuzním fóru naleznete odpovědi na tyto, ale i další postupně pokládané dotazy. Odkaz na stránku http://www.kpwin.cz/forum.php.
Formulář pro export ve ver. 1.1
Pokud zvolíte export do CASLIN, program automaticky zakáže exportovat přírůstky. Okno pro správu exportů do CASLIN naleznete v katalogizaci v servisních funkcích
Právo pracovat ve formuláři pro správu exportů do CASLIN lze přidělit v nastavení uživatelských oprávnění, sekce Katalogizace, vpravo dole – Servisní funkce. V formuláři máte seznam všech exportů prováděných systémem, včetně podrobných výsledků pro každý titul. Navíc si můžete tlačítkem „Ověřit stav“ načíst hodnoty pro zatím nezvalidovaný export.
Vyhledávat takto exportované záznamy můžete pomocí servisního hledání v katalogizaci (ikonka ) , kde si můžete vybrat jak záznamy vyexportované, ale ještě nepřijaté, tak i záznamy již převzané CASLINem.
3. Modul MVS Firma KP-Sys přichází se zcela novým modulem MVS, modul umožňuje v přehledném rozhraní správu požadavků a výpůjček MVS, navíc díky integraci s WWW OPAC (může pracovat i bez něj) nabízí čtenářům a knihovnám rozhraní pro zadávání požadavků online. Modul samozřejmě rozšiřuje statistiku Deník veřejné knihovny o příslušný list, který je automaticky počítán při tisku Deníku, a je ke stažení z našich stránek s aktualizacemi tiskových sestav.
Modul zavádí evidenci knihoven, ve kterém si můžete nastavit nejen kontaktní údaje na knihovnu, ale i na osobu v této knihovně zodpovědnou za MVS. Potom není problém připravit pro ni emailovou zprávu s objednávkou.
Při převzetí knihy zapůjčené z jiné knihovny program automaticky nabídne odeslání oznámení o připravené MVS a dále se výpůjčka ve výpůjčním modulu chová jako odeslaná rezervace.
Program samozřejmě kontroluje výpůjční doby a generuje pokuty dle nastavení platného pro kombinaci kategorie čtenáře a kategorii výpůjčky pro MVS. Toto platí i pro výpůjčky jiným knihovnám – knihovny s dluhy jsou v seznamu knihoven červené. Pokud vrátíte výpůjčku MVS standarním způsobem přes výpůjční modul, program Vás upozorní na to, že se jedná o MVS a čtenáři zruší výpůjčku. Poté ještě musíte vrátit knihu v modulu MVS – kde ji takto vlastně vracíte knihovně, takže program nabízí okamžitý tisk adresního štítku. Výpůjčku můžete vrátit i rovnou v modulu MVS, tímto se provedou obě akce najednou – vrácení čtenářem, i vrácení knihovně. Modul umožňuje kompletní tisky seznamů knih vypůjčených z jiných knihoven, jiným knihovnám, konkrétním čtenářem, štítků s adresou knihovny a oznámení o připravené MVS. Modul je již připraven k použití a je k dispozici za ceny: 9 800,- pro neomezené verze 2 500,- pro školní a mini verze obě ceny jsou bez DPH
4. Smlouva o podpoře, vzdálená správa Rádi bychom vás informovali o možnosti uzavřít s naší firmou smlouvu o podpoře, co tím získáte a kolik vás to bude stát. Stejně tak i o možnosti vzdálené správy vaší databáze, tj. servis bez nutnosti platit za cestovní náklady, navíc je tento servis k dispozici každý pracovní den téměř okamžitě. Smlouva o podpoře – co vám zaručí : Budete mít vždy nejaktuálnější verzi našeho programu. Tímto není myšlena pravidelná aktualizace programu (opravy chyb, nové funkce), tím je myšlena situace, kdy firma vyvine novou verzi systému KpWinSQL 1.5, 2.0, 3.0, KpVista 1.0 …, nemusíte tedy již platit za žádné nové verze, již máte předplaceno. V období mezi vydáním starší a nové verze máte nárok na tzv. meziverzi, tj. verzi programu, do které přidáváme nové funkce dle vašich požadavků. Samozřejmě chyby jsou opravovány v obou verzích. Máte tedy klíčový vliv na vývoj programu. Zaručíme vám, že budete mít tu nejnižší sazbu za servisní práce, kterou máme v nabídce a to bez nutnosti uzavírat servisní smlouvu (v současnosti 390,- místo 600,- Kč bez DPH na hodinu). Konverzí dat na meziverzi, resp. novou verzi máte zdarma. Přednostní vyřízení vašich požadavků při souběhu požadavků z více knihoven. Smlouva o podpoře – co vás bude stát : Budete muset platit roční poplatek 10% (u mini verzí 20%) z ceny programu na který se vztahuje smlouva, tj. z ceny za kterou byste zakoupili nový program včetně přídavných modulů, které jsou integrovány přímo v programu – MVS, Revize, ZUpdate. Nepočítá se z modulů WWW OPAC a Z-Server, které jsou licencovány zvlášť. Příklad: knihovna vlastní licenci AKV pro 5 uživatelů a modul revize. Cena programu je tedy 155 900,- + 9 200,- = 165 100,Roční poplatek je 10% z této částky – 16 510,Pokud v průběhu platnosti smlouvy zakoupí knihovna nový modul, nebo rozšíří verzi programu – více uživatelů, rozšíření základních modulů (A, K, V), bude nutné podepsat dodatek ke smlouvě, který změní částku dle aktuálního stavu vašich licencí. Poplatky se poté mění od následujícího roku po roce, ve kterém došlo ke změně. Smlouva se uzavírá na minimálně 3 roky. Platby jsou jednou ročně.
Smlouva o podpoře – co vám nabídne právě teď a v nejbližším období : 1. Automatizovaný export do CASLIN, včetně ověření jeho úspěšnosti 2. Rozšířené funkce ve formuláři – Hromadné úpravy 3. Automatická kontrola aktuálnosti verze a její aktualizace 4. Automatický přesun nově přidané položky VF na aktuální pozici v cirkulaci 5. V editaci souboru VF jsou dodatečné informace – počet svazků, celková cena 6. Rozšířené možnosti servisního hledání – možnost kombinovat všechny 3 typy hledání ve vyhledávacím formuláři 7. U položky faktury tlačítko pro přepočet ceny bez 5% DPH na cenu s DPH (často jsou na fakturách ceny bez DPH) 8. Možnost definovat generování kontrolních polí v MARC21 – 001 (včetně definovatelného prefixu), 003 – definovatelný text, 910 – vždy přepis pole 9. Možnost založit fakturu zkopírováním existující (zkopírováním všech položek) 10. Možnost definovat slevu na kupní ceně knihy, program vkládá do tabulky přírůstků nesníženou cenu, ale v modulu akvizice pracuje s cenou nižší. 11. Zoptimalizována struktura tabulek výpůjčního systému – zrychlení prohlížení výpůjček i listování v katalogu.
12. Kurzy měn v nastavení číselníků lze automaticky zaktualizovat dle kurzovního lístku Národní banky. 13. Výchozí hodnoty pro pole 007 nejen dle fondu, ale také dle druhu dokumentu (1. znak v poli 007), např. 007#t=tc 14. Program umožňuje odesílat i upozornění na končící výpůjční lhůtu, a to s definovatelným předstihem pro každou kategorii, odesílá pouze přes E-mail 15. Rozdělovník na pobočky již není definovatelný pouze pro titul/ročník, ale také v akvizici pro položku objednávky, faktury. 16. Volitelně lze vypnout zobrazení tlačítek pro nejčastější funkce (velká tlačítka vlevo) 17. V revizi je dostupná i informace o výsledku předchozí revize (lze takto i filtrovat zobrazení záznamu) 18. Nový formulář pro platby čtenáře s možností předdefinovat si zobrazované položky k zaplacení. 19. Možnost volitelně skrýt tlačítko „Dohledat“ na formuláři pro půjčování 20. V rezervacích možnost zjištění dostupnosti titulu (stejně jako v katalogu Alt+V) a mnoho dalších drobných změn, které přispívají k většímu komfortu při práci s programem. V nejbližší době připravujeme i možnost kombinovat výsledky z více samostatných hledání (rešerše). Vzdálená správa databáze : Nabízíme naším zákazníkům servis jejich databáze přímo ze sídla naší firmy. Výhody tohoto přístupu jsou jasné – rychlost, úspora peněz za cestovní náklady. Navíc není nutné mít v knihovně osobu, která by přesně rozuměla správě databáze, přes vzdálenou plochu můžeme nastavit pravidla zálohování DB souboru, nakonfigurovat FB server, upravit konfiguraci INI souboru aplikace. Zákazník neplatí za běžný servis hodinově, ale pouze paušální poplatek. Ceny jsou 6000,-, 12000,- a 24000,- Kč / rok dle velikosti vaší DB (mini / do 100tis. titulů a nad 100tis. titulů). Vzdálená podpora může být realizována – pouze přístupem k databázi, vzdálenou plochou nebo VNC klientem, přes virtuální privátní síť. Zákazník musí zajistit konektivitu na vzdálený počítač. Pokud se obáváte o bezpečnost Vaší sítě, lze např. omezit pouze pro přístup z naší firemní IP adresy.
Za firmu KP-SYS spol. s r.o. Ing. Tomáš Krejzek
