Managementrapportage
november 2013 t/m januari 2014
Inleiding Periodiek brengt het College van Bestuur een rapportage uit over diverse zaken die bij Tabijn aan de orde zijn geweest. Deze rapportage is in de eerste plaats bestemd voor de Raad van Toezicht. Daarnaast kunnen ook andere belangstellenden er kennis van nemen. Deze rapportage heeft betrekking op de maanden november 2013 t/m januari 2014.
Algemeen Nieuwe naam fusieschool Prinsenhof-Oranjehof: DURV! school
Schoolleidersregister
Beleid met betrekking tot weeralarm (code rood) Strategisch beleid 20142018
Organisatie Raad van Toezicht
GMR
Het CvB heeft het intentiebesluit genomen om de basisscholen Prinsenhof en Oranjehof in Alkmaar per 1 augustus 2014 te fuseren tot één school met drie locaties en met een nieuwe naam. Vooruitlopend hierop is de nieuwe naam in december 2013 al op één locatie bekend gemaakt, vanwege de opening van een nieuw schoolgebouw voor deze locatie. De nieuwe naam van de Prinsenhof Amstelstraat wordt: DURV! school Amstelstraat. DURV! staat voor Durven, Uitdagen, Respecteren, Volgende stap (“vinkje”). Op vrijdag 13 december 2013 zijn het nieuwe schoolgebouw en de nieuwe naam officieel geopend en gepresenteerd. De locaties Oranjehof Elgerweg en Prinsenhof Tochtwaard krijgen de nieuwe naam per 1 augustus 2014 en gaan dan: DURV! school Elgerweg en DURV! school Tochtwaard heten. Het CvB heeft conform de afspraken vastgelegd in de CAO PO besloten dat alle (adjunct)directeuren van Tabijn zich vóór 1 april 2014 gaan registreren bij het landelijke schoolleidersregister. Tevens wordt van hen gevraagd zelf zorg te dragen voor de herregistratie één keer in de vier jaar. Deze afspraken worden meegenomen in de managementoverleggen tussen de algemene directie en de scholen van Tabijn. Het CvB besluit omwille van de veiligheid dat in geval van een weeralarm “code rood” leerlingen zoveel mogelijk binnen dienen te worden gehouden. Dit zal worden opgenomen in het schoolveiligheidsplan. Op 27 januari 2014 heeft de slotbijeenkomst m.b.t. het nieuwe strategisch beleid 2014-2018 plaatsgevonden. Daarmee komt een eind aan een proces van ca. anderhalf jaar waarbij directeuren, leerkrachten, intern begeleiders en bovenschoolse medewerkers onder leiding van het CvB hebben gewerkt aan een nieuw strategisch beleidsplan voor de periode 2014-2018. Het plan zal nu ter goedkeuring aan de Raad van Toezicht en ter instemming aan de GMR worden voorgelegd, waarna het in het schooljaar 2014-2015 in werking zal treden.
De Raad van Toezicht (RvT) kwam bijeen op 17 december 2013. Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: de begroting 2014 (de RvT verleende goedkeuring), de financiële kwartaalrapportage t/m het derde kwartaal 2013, de resultaten van de interim-controle van de accountant, het financieel meerjarenperspectief van Tabijn, de gedragscode, de stand van zaken m.b.t. huisvesting en de herbenoeming van de RvT-leden R. Deen en S. de Boer (beiden werden herbenoemd). De Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) kwam bijeen op 21 november 2013 en 15 januari 2014. Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: het concept-strategisch beleidsplan 2014-2018, het
Directeurenberaad
Onderwijs en Kwaliteit Netwerkbijeenkomsten intern begeleiders
Werkgroep Plusleerlingen
Werkgroep Onderwijskwaliteit
Bijeenkomsten Passend Onderwijs
Onderwijsinspectie
vakantierooster 2014-2015 (de GMR verleende instemming), de verkiezing van de Ondersteuningsplanraden van de nieuwe samenwerkingsverbanden Passend Onderwijs, de samenstelling en omvang van de GMR, het verzuimbeleid (de GMR verleende instemming), de verdeelsleutel bovenschools – scholen van de zgn. prestatieboxmiddelen (de GMR verleende instemming), de opleidingsmogelijkheden voor (G)MR-leden. Het directeurenberaad kwam bijeen op 4 november, 18 november, 2 december en 16 december 2013. Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: verdere digitalisering van de HRM-werkprocessen, het vervolg van het programma leiderschapsontwikkeling (MD), de opzet van de studiereis voor directeuren naar Noorwegen (maart 2014), de werkwijze van de vertrouwenspersoon, de voortgang van de functiemix (invoering LB-functies), de resultaten van de pilot ‘nieuwe gesprekkencyclus’, de opzet van de Tabijn Academie, een presentatie van de nieuwe Arbodienst Perspectief, de begroting 2014, de inrichting van de nieuwe samenwerkingsverbanden Passend Onderwijs, het landelijke project Vensters PO (van de PO-Raad).
Op 10 december zijn de intern begeleiders bij elkaar gekomen. Naast de vaste agendapunten, Ontwikkelingen in ESIS, Ontwikkelingen in de samenwerkingsverbanden en Halen en Brengen hebben drie intern begeleiders verslag gedaan over het bezoek van de inspectie bij hen op school. Er is m.n. aandacht besteed aan kwaliteitsaspect 8, en m.n. over 8.2,8.3, 8.4. Het gaat hier om de wijze waarop de school bepaalt welke leerling welke zorg krijgt en de planmatigheid en de wijze waarop er wordt geëvalueerd wat de effecten zijn. Vervolgens gingen de intern begeleiders in groepjes uiteen om ervaringen uit te wisselen en ideeën op te doen. De bijeenkomst werd als erg zinvol ervaren. Op 13 november en 8 januari is de werkgroep Plusleerlingen bij elkaar geweest. Deze werkgroep heeft de opdracht om vorm en inhoud te geven aan het beleid voor de Plusleerlingen op de scholen van Tabijn. Op SharePoint is ruimte gemaakt voor producten van scholen en van de werkgroep. De werkgroep bestaat uit: Lisette Dijkstra (Bareel), Lonneke Heijne (Willem-Alexanderschool), Ilona Terlien (Duif), Mariska Buurmeijer (Molenhoek), Annemiek Rijk (Visser ’t Hooft), Nico Sloep (sector ICT) en Wim Noom (lid algemene directie). Op 15 januari is de werkgroep bij elkaar geweest. Er is vooral gesproken over de ontwikkelingen m.b.t. Passend Onderwijs, zoals het nieuwe ondersteuningsplan van de SWV’s, het handelingsgericht diagnosticeren en werken. Ook is er gesproken over het gebruik van SCOL,het leerlingvolgsysteem voor de sociaalemotionele ontwikkeling. Binnenkort komt de werkgroep hier met een voorstel over. Op 21 januari zijn de directeuren en intern begeleiders van de Tabijnscholen die deelnemen aan het SWV PO Noord-Kennemerland bij elkaar geweest om met elkaar te praten over de conceptversie van het ondersteuningsplan. Op 28 januari hebben de directeuren en intern begeleiders van het SWV PO IJmond ook met elkaar gesproken over het ondersteuningsplan van hun samenwerkingsverband. Beide bijeenkomsten werden zeer gewaardeerd. Ze waren informatief en men heeft met het CvB kunnen praten over de wijze waarop Passend Onderwijs op de scholen wordt vormgegeven. Op 7 november 2013 heeft de onderwijsinspectie, in het kader van het vierjaarlijks onderzoek, basisschool Cunera bezocht. Naast dit reguliere onderzoek heeft de inspectie ook onderzoek gedaan naar wereldoriëntatie. De Inspectie beoordeelt de kwaliteit van het onderwijs op de Cunera als voldoende. De school kenmerkt zich door de duidelijke structuur. De leerlingen, de leraren en de directie van de school weten wat er van hen verwacht wordt. De
Toekenning subsidie Platform voor studiereis naar Noorwegen in maart 2014
Lancering Website Tabijnacademie
Driehoeksmeting Tevredenheid ouders, leerkrachten en leerlingen
Werkgroep Excellentie
Kwaliteitszorg: Zelfevaluatie en Audit
Personeel Benoemingen
Thema werk en gezondheid
teamleden gaan op een professionele wijze met elkaar om en creëren daarmee een prettige werksfeer voor de leerlingen. Op bijna alle onderzochte onderdelen scoort de school voldoende (een 3 op een 4-puntschaal) en op een onderdeel een goed (een 4 op een 4-puntschaal): Leerlingen die op onderdelen uitvallen en dus extra zorg nodig hebben, worden tijdig gesignaleerd en krijgen extra begeleiding. Margriet Speklé (directeur van de Otterkolken), Conny Goedel (directeur van de Paulus) en Franciska Loth (lid algemene directie) hebben een studiereis naar Noorwegen voorbereid. Dertien directeuren, voorzitter CvB, sectormanager HRM en één lid van de algemene directie hebben zich voor deze reis opgegeven. Een subsidieaanvraag voor deze studiereis bij het Europees Platform is positief gewaardeerd. De studiereis vindt plaats van 17 maart tot 21 maart 2014. Alle scholingsactiviteiten van Tabijn worden zo veel mogelijk ondergebracht in de Tabijnacademie. Het aanbod van de Tabijnacademie is te vinden op www.Tabijnacademie.nl. De lancering van deze website vond feestelijk plaats tijdens de nieuwsjaarbijeenkomst op 9 januari 2014 in basisschool De Bareel. Het aanbod is op dit moment beperkt tot een drietal trajecten: Post-Hbo Onderwijs en nieuwe media, coöperatieve werkvormen en 1 module excellentie. In de derde week van januari is de driehoeksmeting Tevredenheid onder ouders, leerlingen en leerkrachten gestart. Het onderzoek wordt voor de eerste keer in eigen beheer uitgevoerd. Dagelijks kregen scholen een overzicht van de responspercentages. Dit leidde ertoe dat een leuke concurrentiestrijd tussen scholen ontstond om het hoogste responspercentage te behalen. De school met het hoogste percentage ontvangt de wisselbeker en een cheque van € 750, de tweede plaats een cheque van € 500 en de derde plaats een van € 250. In het kader van het onderzoek naar het predicaat Excellentie gaan zes scholen van Tabijn en de algemene directie op bezoek bij twee scholen die dit predicaat hebben gekregen. Het gaat om basisschool De Venen in Reeuwijk en de Van Ostadeschool in Den Haag. Dit schooljaar is het eerste jaar van de vierjaarlijkse cyclus waarin de Tabijnscholen een zelfevaluatie schrijven en een audit ondergaan. De scholen die de spits afbijten zijn Het Rinket, Cunera, Visser ‘t Hooft en De Duif. De auditteams bestaan uit directeuren en IB-ers van Tabijn en een directeur van stichting Salomo uit Haarlem.
Marga van Lieshout is per 1 december 2013 benoemd in de functie van adjunctdirecteur op de Bareel in Heemskerk. Margriet Speklé is per 1 december 2013 benoemd in de functie van directeur op de Otterkolken in Heemskerk. Per 13 januari 2014 is Hans Groot benoemd tot directeur a.i. van de J.D. van Arkel school. Vanaf 1 januari 2014 is Tabijn een nieuwe samenwerking gestart met Arbodienstverlener Perspectief. In de begeleiding van medewerkers die zich hebben ziek gemeld wordt nu gewerkt met een bedrijfsarts en verzuimconsultant. Folko Jan Wijnhold van Perspectief heeft op 2 december 2013 een presentatie gegeven in het directeurenberaad (zie ook HRM-thema’s in het directeurenberaad). Wanneer het verzuimbeleidsplan officieel door de GMR is goedgekeurd volgt meer informatie in een Tabijn nieuwsbrief. Op 6 november 2013 is gestart met de hernieuwde training hartcoherentie. Deze training wordt verzorgd door Wim Gijzen van Heartmath Benelux. In totaal zijn 12 deelnemers gestart. Ook is in het laatste kwartaal van 2013 een aantal individuele trajecten gestart.
Bijeenkomst startende leerkrachten en mentorentraining
Personeelsraad Adjuncten-netwerk
HRM-thema’s in het directeurenberaad
ICT Werkgroep ICT
Profielen SharePoint
Vervangingsplan
OSO
It’s Learning
ICT-coördinatoren en agendacommissie
BIC-netwerk
De interne opleiders hebben op 15 januari 2014 de tweede bijeenkomst voor startende leerkrachten georganiseerd. Ook voor deze bijeenkomst was Hans Ploeg, directeur Kornak, uitgenodigd om het vervolg te geven aan het werken met Action Type (een instrument om eigen kwaliteiten en de kwaliteiten van een team in kaart te brengen). Deel 1 en deel 2 van de training voor mentoren heeft ook januari 2014 plaatsgevonden. Op 12 november 2013 heeft de sectormanager HRM het conceptverzuimbeleidsplan met de leden van de personeelsraad doorgesproken. Op 7 november heeft de tweede bijeenkomst van het adjuncten netwerk plaatsgevonden. Tijdens deze bijeenkomst van een dag is met Jonne Gaemers het concept strategisch beleidsplan 2014-2018 besproken. Na deze bespreking vonden de hele dag schoolbezoeken plaats. Tijdens deze schoolbezoeken werden de adjunct directeuren rondgeleid door de verschillende scholen en was er plenair gelegenheid om actuele thema’s en vraagstukken met elkaar te bespreken. Tijdens het directeurenberaad van 4 november heeft de sectormanager HRM een vervolgpresentatie verzorgd rondom het thema Management Development. Doelstelling van de presentatie was de terugkoppeling over de inventarisatie en de inhoud van de 2-daagse in februari 2014. Folko Jan Wijnholds van Perspectief heeft op 2 december 2013 een presentatie in het directeurenberaad gegeven. Doelstellingen van deze presentatie waren het informeren van de directeuren over de visie en werkwijze van Perspectief en het delen van wetenschappelijke achtergrondinformatie over psychische klachten, interventies en het onderwijs.
De werkgroep ICT komt regelmatig bijeen. De laatste onderwerpen die behandeld zijn o.a.: Profielen SharePoint, vervangingsplan, OSO en It’s Learning. Deze worden hieronder toegelicht. In het Strategisch beleidsplan is o.a. opgenomen dat talenten met specifieke kennis zichtbaar moeten worden. In de werkgroep is voorgesteld hiervoor een persoonlijke plek binnen SharePoint te gebruiken. Met de Caesargroep (onze partner voor SharePoint beheer en toepassingen) wordt gezocht naar een juiste indeling van deze OneDrive zodat het bruikbaar wordt. In de werkgroep ICT is voorgesteld dat scholen voortaan een keuze kunnen maken voor pc’s en/of tablets binnen het bestaande vervangingsplan. Het bestuur is met dit voorstel akkoord gegaan. Een werkgroep bestaande uit vertegenwoordigers van SVOK (voortgezet onderwijs), Fedra en Tabijn is bijeengeweest en heeft afspraken gemaakt over het digitaal uitwisselen van leerling gegevens (vooral groep 8) Er zijn testbestanden gebruikt die prima ingelezen worden in de systemen van het VO. Om dit te kunnen doen moeten de scholen gecertificeerd zijn. Alle Tabijnscholen zijn gecertificeerd. Ook diverse VO scholen uit het noordelijke gebied doen mee met deze digitalisering. It’s Learning heeft een demo gegeven in de werkgroep ICT. It’s Learning is een ELO inclusief een digitaal portfolio. Op zich ziet dat er goed uit. Het is echter weer een ander pakket en besloten is eerst SharePoint als Digitaal Portfolio in te zetten. Voor het nog beter inhoudelijk vullen van de ICT/bijeenkomsten is een agendacommissie in het leven geroepen bestaande uit ICT-coördinatoren. Actuele thema’s zijn o.a. digitale rapportage, digitaal portfolio, 3d printing, nieuw verschenen Apps, hoe wordt ICT ingezet op “mijn” school. Het BIC-netwerk bestaat dit jaar tien jaar. Dit jaar wordt afgesloten met een seminar op 5 juni verzorgd door en voor BICCERS. (bovenschools ICTcoördinatoren/ ICT-managers) Zeer nadrukkelijk ook bestemd voor bestuurders.
Social Media The Bett
Digiduif en YouConnect
O21 en ICT-competentie scan
Internationalisering, Erasmus+ en E-twinning
Financieel beleid Begroting 2014
Huisvesting Bareel
Van Arkelschool De Branding De Duif
Deelname is gratis en alleen op uitnodiging. De bijeenkomsten worden hoofdzakelijk gebruikt om praktisch met de verschillende groepen te werken en de vulling van het eindseminar vorm te geven. Meer informatie verschijnt later. Tabijn beschikt sinds kort over een eigen Facebook. Ook steeds meer scholen gebruiken dit instrument om nieuws te verspreiden. Met 8 collega’s hebben we the Bett in Londen bezocht, een grote ICT-beurs voor het onderwijs. Naast de sectormanager ICT en de ICT-consultant zijn 6 van onze ICT-toppers meegegaan. Vier van hen hebben de Apple conferentie bezocht en twee hebben scholen bezocht. Met heel veel indrukken en enthousiasme wordt er nu gewerkt aan de verslagen. De highlights zullen aan bod komen op de komende ICT-coördinatorenbijeenkomst en geplaatst worden op Facebook. Veel daarvan is direct in te zetten in de klas. (Augmented Reality Apps) Andere toepassingen, zoals o.a. 3d printing, hebben wat meer tijd nodig. De ICTe voortrekkers komen elke 1 maandag van de maand bijeen om elkaar te voeden. Tijdens the Bett is veel gebruik gemaakt van Social media (WhatsApp) om elkaar te informeren. Met Marco Quispel van Digiduif is regelmatig overleg over wensen met betrekking tot het product Digiduif. Het platform zal steeds meer in een behoefte voorzien om ouders te informeren. Rovict en Digiduif hebben onderling een contract getekend om gegevens te kunnen uitwisselen. Toetsgegevens en digitale rapporten zullen ontsloten worden. De App YouConnect (Digiduif) biedt ouders nu al diverse informatie. In het Strategisch beleidsplan wordt ook gesproken over ICT- competenties van leerkrachten. De tool Didactiek in Balans bestaat niet meer. O21 heeft een competentie scan ontwikkeld die voor Tabijn interessant kan zijn. De eerste besprekingen hieromtrent hebben ondertussen plaatsgevonden. De werkgroep ICT zal zich er verder over buigen. Contacten met Curaçao zijn gelegd maar hebben nog niet geleid tot concrete samenwerking met leerlingen. Dat is nog een kwestie van tijd. Men is wel enthousiast. Wel heeft Tabijn nog goed bruikbare, afgeschreven hardware geleverd. Erasmus+ (EU programme for education, training, youth and sport) heeft voor de komende 7 jaar bijna 15 biljoen euro beschikbaar voor internationale samenwerkingsprojecten. E-twinning is een platform dat beschikbaar wordt gesteld voor dit soort projecten. De sectormanager ICT onderzoekt de mogelijkheden.
De begroting 2014 komt uit op € 800.000 negatief. Vanwege de extra middelen van OCW ad € 1,3 miljoen (die grotendeels in de jaarrekening 2013 wordt verwerkt) is bijstelling van de begroting 2014 mogelijk. Eerder werd uitgegaan van een tekort van € 500.000 in 2014, teruglopend naar een sluitende begroting in 2016. Door de extra OCW-middelen wordt het tekort voor 2014 nu geraamd op € 800.000, teruglopend naar een sluitende begroting in 2017.
De tijdelijke omgevingsvergunning van het bestaande semi-permanente gebouw (Het Blok) moet worden omgezet naar een definitieve omgevingsvergunning per 1 juli 2014. De nieuwe omgevingsvergunning is in januari 2014 aangevraagd. Het schoolplein is nu geheel afsluitbaar. In december zijn er poorten en een hekwerk geplaatst om dit mogelijk te maken. In januari is het hekwerk aan de westzijde van de school vernieuwd. Er is overeenstemming met de gemeente Heiloo om de boeiboorden van de Duif te vervangen. De werkzaamheden worden in februari uitgevoerd.
Binnenmeer
Jaarplan 2014
Meerjarenonderhoud
Er is een eerste schetsplan gemaakt om te onderzoeken welke mogelijkheden het gebouw en de locatie Binnenmeer hebben. Hierbij gaat het om renovatie, onderwijskundige vernieuwingen, vernieuwen speelzaal en uitbreiding. Ook de mogelijke kosten zijn in beeld gebracht. De volgende stap is in overleg te treden met de gemeente Uitgeest. Doel is de huisvesting van de Binnenmeer te optimaliseren. In de maand januari zijn alle scholen bezocht en is met de directie overleg gevoerd wat er in 2014 moet worden gedaan op het gebied van de huisvesting. De basis hiervoor is het meerjarenonderhoudsplan. Ook de wensen van de scholen op het gebied van huisvesting , de kwaliteit van de schoonmaak en staat van het meubilair zijn besproken. Naar verwachting zal per 1 januari 2015 de Regeling Overheveling Buitenonderhoud in werking treden. Het budget voor het buitenonderhoud zal dan rechtstreeks vanaf het Rijk naar het schoolbestuur gaan. Momenteel loopt dit nog via de gemeenten. Door een extern adviesbureau is het meerjarenonderhoudsplan van onze gebouwen bijgesteld. Dit plan is basis voor het onderhoud van onze schoolgebouwen. De komende tijd zal overleg met de gemeenten worden gevoerd over de overgang van het buitenonderhoud naar ons. Hierbij richten wij ons op onze ambitie optimale huisvesting te creëren om goed onderwijs te kunnen geven.
