(LQGUDSSRUW5HYLHZ'HOIW&OXVWHULQWUDQHW

(LQGUDSSRUW5HYLHZ'HOIW&OXVWHULQWUDQHW

Contactpersoon

:

Drs. J.M.Nobbe (GeoDelft)

Datum

:

31 december 2002

Author(s)

:

Drs. J.M. Nobbe Dr.ing. P.R. van der Weerd

Opdrachtgever

:

Delft Cluster

Project naam

:

Review Delft Cluster intranet

Project nummer

:

07.02.02-01

Aantal pagina’s

:

54 (hoofdtekst, complete rapport incl. bijlagen 81)

Aantal tabellen

:

3 (in hoofdtekst)

Aantal figuren

:

32 (in hoofdtekst)

Aantal bijlagen

:

4

Keverling Buismanweg 4 Postbus 69 2600 AB Delft 015-2693793 015-2693799 [email protected] www.delftcluster.nl Delft Cluster verricht lange-termijn fundamenteel strategisch onderzoek op het gebied van duurzame inrichting van deltagebieden.

3URMHFWJURHS Tijdens de uitvoering van de Review Delft Cluster intranet bestond de Delft Cluster thema 7 ‘Kennismanagement’ groep uit: Rol Thema Trekker Thema Duwer Thema leden

Datum 1-8-2001

Naam R.K. Price A.E. Mynett

Organisatie IHE WL Delft Hydraulics

Eindrapportage Review Delft Cluster intranet / 07.02.02-01

Pagina 1

%HWURNNHQSHUVRQHQ Bij de totstandkoming van dit rapport waren betrokken: • Hans Nobbe • Marcel Groosman • Slavco Velickov • Neno Kukuric • Paul van der Weerd • Carel Keuls • Oscar Treur Geïnterviewden waren: • Neno Kukuric (TNO-NITG) • Ruud Stoevelaar (GeoDelft) • Jurjen van Deen (GeoDelft) • Jenny Omvlee (TU Delft Bibliotheek) • Slavco Velickov (IHE) • Lily Derksen (WL Delft Hydraulics) • Leen van Nieuwenhout (TNO-Corporate)

Datum 1-8-2001


Pagina 2

0DQDJHPHQW6XPPDU\

Title

Final Report Review Delft Cluster intranet

Author(s)

Drs. J.M. Nobbe

Date

August 1, 2001

Project number

07.02.02

Report number

07.02.02-01

7RLQVSLUH This review concerns the currant intranet of Delft Cluster. It provides a starting point for improvements. During the creation of this report it turned out that a sole analytic approach there was a need for an inspiring document as well. Therefore we incorporated on-going developments at Delft Cluster partners, the market sector and others. We also looked at implementation experiences elsewhere. Moreover we will address the consequences of the growing pains that a maturing intranet can have on organisations. In its current form this report might first of all serve as a means of inviting discussion. The central question is: What would Delft Cluster like to achieve with its intranet and which ambition level should we pursue? 3UREOHPVWDWHPHQW Delft Cluster is using an intranet to which all members of the Delft Cluster community have access. The intranet is used for announcements of the Delft Cluster program directors and it provides an environment in which members of projects can store, retrieve and disseminate their documents. The actual application of the intranet has been lower than expected. Causes might be found in two directions: 1. The functionality does not meet the needs of the users. It does not support the work process sufficiently. 2. The concern and motivation of the project members have been low. The use and participation has had little priority of project members. We have studied these two directions from three points of view: providing an ICT-, an organisational and a culture and people perspective. ,&7SHUVSHFWLYH Delft Cluster unites five organisations. Each organisation has used an intranet for several years. Most organisations have gone through an evolutionary process on that matter. What had often started as a pioneering initiative has grown up over the years to become a mature communication medium. The first versions of the corporate intranets were often ‘static’, having fixed pages of texts that were refreshed on a regular basis. In the mean time users tend to deal much more interactively with texts, and intranets with ‘dynamic’ pages have emerged. The content management of an intranet has become much easier and users can now add their texts themselves. Some intranets also provide the possibility of sharing documents, using digital calendars or using activity lists.

Datum 1-8-2001


Pagina 3

The Delft Cluster intranet is based on technology developed by TNO-FEL. At the moment of implementation this system was state-of-the-art. Since its application for Delft Cluster in 2000 no new developments have been incorporated. The market for intranets has been booming during the last few years. A number of big suppliers such as IBM (Lotus Notes) en Open Text (Livelink) have developed new instruments that exceeds the possibilities of the TNO-FEL product by far. Microsoft too has shown an interest in this market by adapting Office XP and developing their SharePoint portal server. Users of the current Delft Cluster intranet mainly complain about its user friendliness and limited functionality. It does not concern the system chosen as such but most and for all the (rigid) structure of it. Especially better navigation, information change triggering and more ‘fun’ are necessary, which would at least solve the problems of direction 1. 2UJDQLVDWLRQDOSHUFHSWLYH The use of an intranet could be initiated from a central point in the organisation. Depending on the primary goal of the intranet this central point would normally be the communication – or the IT department. After ‘maturing’ over time the intranet will be managed and added to by several departments and individuals in the organisation. In the pioneering phase of the intranet its use has been limited by technical constraints, but at present the users of the intranet are leading in determining the application of the intranet. The organisation has become the facilitator of the needs. The users have become the critical success factor. The increase of user participation will make direction 2 (concern and sufficient motivation) more and more important. &XOWXUHDQG3HRSOH The provision of an optimal working environment does not include that it will be optimally be used as well. Human and cultural aspects play and important role in this process. There should exist a personal advantage in order to get an employee to use the offered facilities. It has to do with job priorities and available time for your daily tasks. In reverse, offered facilities should keep in mind the interest and advantages of the employee. Sometimes classical resistance to change will obstruct the proper use of the intranet. A change of mind is necessary in order to see the advantages rather than threats. The priority to use the intranet would normally not be that high. In the conduction of project members to improve on the intranet use there are many possibilities left unused. Clearly some necessary steps have been omitted to ensure their concern en to improve intranet priority. Apparently employees of Delft Cluster projects delegate little work and perform their tasks autonomously. Therefore a lot of functionality’ s offered by Collaborative Working tools do not emerge properly. 3RVVLEOHVROXWLRQV Whatever choice we make to get improvements, assuring user commitment should be the major point of it. Shared decision making will be crucial for success and should be accompanied with the experience of ‘tension’ to achieve a joint result. This tension should be made aware both for Delft Cluster partner organisations as well individual project members.

Datum 1-8-2001


Pagina 4

One of the goals of Delft Cluster is to support collaborative work; one of the means to do that is an intranet. Each Delft Cluster partner has pursued the same goal and means internally. The point in evolutionary development of each intranet differs per partner. A number of possible options for continuation emerge: 1. DC will further develop and extend the existing intranet 2. DC will adopt the intranet system of one of the partners 3. DC will independently choose a successor for the current intranet and encourages the partners to adopt this system 4. All partners will agree on the use on a particular system and DC adheres to this choice 5. All partners will agree on the standardisation on the document level (e.g. XML) The exchange of information will succeed only if DC chooses the last option, if all DC-partners use the same intranet system. In all other options we must face the partial replication of information and several locations for keeping the information up-to-date. The advice would therefore be to get all DC-partners to use the same intranet system in order to make coupling as simple as possible. Option 5 is a precondition to ensure a meaningful information use by the different corporate intranet systems. If the DC-partners will not be able to comply with the same intranet system, the advice would be to appoint a content manager who will monitor the intranets of all DC-partners and who will extract the relevant information to put on the Delft Cluster intranet. After all the optimal use it is important that the intranet contains information, and practice has shown that it does not come about by itself. Regularly changing news on the opening page of the DC-intranet has to attract the attention of the users. In this case the base technology of the current intranet system has to change and visual improvements have to be made. Special attention is needed to make the intranet navigation more intuitively. If the appointment of a content manager will turn out to be unfeasible, then Delft Cluster will be limited to leave the intranet use up to spontaneous action. There will always be a group of ‘early adopters’ that will use the intranet system despite of its shortcomings. The outcome of this alternative is uncertain and out of control. Increasing promotion of the intranet use is required to get some result at least. Organising courses to help users could work out beneficially. The intranet system itself could remain unchanged in this alternative.

Datum 1-8-2001


Pagina 5

Datum 1-8-2001


Pagina 6

0DQDJHPHQWVDPHQYDWWLQJ Titel

Eindrapportage Review Delft Cluster intranet

Auteurs

Drs. J.M. Nobbe

Datum

1 augustus 2001

Project nummer

07.02.02

Rapport nummer

07.02.02/01

,QVSLUHUHQ De review kijkt naar het huidige intranet van Delft Cluster. Het vormt het vertrekpunt van verbeteringen. Bij het opstellen van het rapport bleek dat er naast een analytische benadering van de review ook behoefte was aan een inspirerend document. Daarom is ook gekeken naar ontwikkelingen bij de Delft Cluster partners, de sector en daarbuiten. Daarnaast is gekeken naar de ervaringen die elders zijn opgedaan bij de implementatie. Tevens wordt ingegaan op de gevolgen van het volwassen worden van het intranet en de gevolgen die dat op organisaties kan hebben. In z’ n huidige vorm dient het rapport ook om discussie uit te lokken. De centrale vraag is antwoord te krijgen op de vraag; wat moet het Delft Cluster met haar intranet willen bereiken. Welk ambitieniveau moet worden nagestreefd? 3UREOHHPVWHOOLQJ Delft Cluster heeft een intranet in gebruik waar alle leden van de Delft Cluster gemeenschap toegang toe hebben. Het intranet wordt gebruikt voor mededelingen van de Delft Cluster programmadirectie en het biedt een omgeving waar medewerkers van projecten informatie kunnen opslaan, beschikbaar stellen en opzoeken. Het gebruik van het intranet blijft achter bij de verwachtingen. De oorzaak kan in 2 richtingen gezocht worden: 1. De functionaliteit voldoet niet aan de behoefte van de gebruikers. Ondersteunt het werkproces niet. 2. De betrokkenheid en motivatie van de projectleden bij het project zijn laag. Hierdoor heeft het gebruik (en participatie) heeft onvoldoende prioriteit bij de projectleden. Deze twee vragen hebben wij vanuit een drietal invalshoeken bestudeerd: ICT-, organisatorischen culture en people perspectief. ,&7SHUVSHFWLHI Bij het Delft Cluster zijn 5 organisaties aangesloten. Ieder instituut heeft sinds enkele jaren een intranet. De meeste intranetten hebben al een evolutie meegemaakt. Vaak begonnen als een initiatief met een pioniersfunctie en intussen uitgegroeid tot een volwassen communicatiemedium. De eerste versies van bedrijfsintranetten waren vaak ‘statisch’ , dat wil zeggen vaste teksten die met een bepaalde regelmaat ververst werden. Intussen is er veel meer interactie met de gebruiker mogelijk en hebben de ‘dynamische’ pagina’ s hun intrede gedaan. De inhoud van het intranet is hiermee eenvoudiger actueel te houden en ook door de gebruikers Datum 1-8-2001


Pagina 7

zelf aan te vullen. Sommige intranetten bieden nu ook mogelijkheden om documenten te delen, een digitale agenda te delen of taken uit te zetten. Het Delft Cluster intranet is gebaseerd op technologie die door TNO-FEL ontwikkeld is. Ten tijde van de implementatie was het systeem state-of-the-art. Sinds de ingebruikname in 2000 heeft geen verdere ontwikkeling plaatsgevonden. De markt heeft de afgelopen jaren een stormachtige ontwikkeling meegemaakt. Een aantal grote leverancier als IBM (Lotus Notes) en Open Text (Livelink) hebben instrumenten op de markt gebracht met uitgebreidere mogelijkheden dan het TNO-FEL product. Ook Microsoft is zich nu uitdrukkelijk op deze markt aan het profileren met Office XP en SharePoint Portal. Door de gebruikers wordt vooral aangeven dat de gebruiksvriendelijkheid en de gebruiksmogelijkheden te wensen overlaat. Dit betreft niet zozeer de keuze van het intranet maar vooral de inrichting hiervan. Vooral een betere navigatie, attenderen op veranderingen en meer ‘fun’ . Dit geeft in elk geval een pleidooi voor het wegnemen van oorzaak 1. 2UJDQLVDWRULVFKSHUVSHFWLHI Het gebruik van een intranet kan geïnitieerd worden vanuit een centrale plek in de organisatie. Afhankelijk van het primaire doel van een intranet is dat bijvoorbeeld de afdeling communicatie of de IT afdeling. In een meer volwassen fase wordt het intranet beheerd en gevuld vanuit verschillende delen van de organisatie. Waar de technische mogelijkheden in de pioniersfase het intranet bepaalden zijn het nu de gebruikers die bepalen wat er met het intranet gebeurt. De organisatie is daarin meer faciliterend. De gebruikers worden hiermee vervolgens wel een kritische succesfactor. De toename in participatie maakt oorzaak 2 (voldoende motivatie en betrokkenheid van de medewerkers) steeds belangrijker. &XOWXUHDQG3HRSOH Het optimaal beschikbaar stellen van een werkomgeving betekent niet dat er ook optimaal gebruik van gemaakt wordt. Menselijke en culturele aspecten spelen een belangrijke rol bij het gebruiken van een optimale werkomgeving. Er moet een belang zijn bij de gebruiker om gebruik te maken van de geboden faciliteiten. Dit heeft te maken met de prioriteit van de werkzaamheden, de tijd die hij/zij eraan mag/kan besteden. Omgekeerd moet geboden faciliteiten rekening houden met de belangen van de gebruiker. Los daarvan is er soms sprake van een klassieke weerstand tegen verandering. Dat kan betekenen dat er ‘een knop om’ moet als het gaat om het actief delen van kennis. Sommigen zien het als bedreiging. De prioriteit om van het intranet gebruik te maken ligt niet hoog. In de aansturing van de projectmedewerkers om tot een goed resultaat te komen zijn de mogelijkheden maar beperkt benut. Duidelijk is dat er een aantal stappen, die nodig waren voor het verkrijgen van betrokkenheid en verhogen van de prioriteit, bij de deelnemers zijn overgeslagen. Ook is gebleken dat medewerkers aan Delft Cluster projecten relatief weinig werkzaamheden delegeren of autonome deelwerkzaamheden verrichten. Veel functies die door Collaborative Work-tools geleverd worden komen daardoor niet goed uit de verf.

Datum 1-8-2001


Pagina 8

0RJHOLMNHRSORVVLQJULFKWLQJHQ Welke keuze ten aanzien van een oplossingsrichting ook gekozen wordt, commitment voor de te kiezen oplossing staat voorop. Gezamenlijke besluitvorming is hierbij cruciaal. Deze besluitvorming zal vergezeld moeten gaan met het opbouwen van ‘spanning’ om samen tot een goed resultaat te komen. Deze spanning moet zowel tussen de individuele partners onderling als bij de betrokken projectleden worden opgebouwd. Het Delft Cluster heeft onder meer als doelstelling het ondersteunen van Collaborative Work. Om dit doel te bereiken wordt het intranet ingezet. De partners van Delft Cluster hebben voor hun eigen bedrijfsvoering veelal ook een intranet, dat hetzelfde doel nastreeft. De mate van evolutie van het intranet verschil echter per partner. Het verder ontwikkelen van het DC intranet kan volgens een aantal lijnen 1. DC gaat op basis van het bestaande intranet verder 2. DC sluit zich bij de technologie van één van de partners aan 3. DC kiest zelfstandig voor een opvolger voor het TNO-FEL systeem en moedigt partners aan hiervan gebruik te maken 4. De partners komen overeen van hetzelfde systeem gebruik te gaan maken en het DC sluit zich hierbij aan 5. De partners besluiten tot een standaardisatie op document-niveau (bijv. XML), zodat een betekenisvol gebruik door verschillende intranet-systemen mogelijk is Uitwisseling van gegevens is alleen goed mogelijk bij optie 4 waarbij alle partijen gebruik maken van hetzelfde systeem. Bij alle andere opties worden gegevens dubbel opgeslagen en moeten medewerkers op verschillende plaatsen hun informatie up-to-date houden. Het advies is dan ook ernaar te streven dat alle partijen hetzelfde systeem gebruiken, zodat koppeling goed mogelijk is. Optie 5 is eigenlijk een minimale randvoorwaarde voor het kunnen combineren van informatie uit de verschillende bedrijfsintranetten. Indien het niet mogelijk blijkt alle partners op één lijn te krijgen dan is het advies om centraal bij Delft Cluster een content manager aan te stellen die actief de systemen van de partners bijhoudt en nuttige en relevante DC informatie overbrengt naar het DC intranet. Voor een optimaal gebruik moet het systeem immers gevuld zijn en de praktijk wijst uit dat het vullen niet vanzelf gaat. Regelmatig wisselend nieuws op de openingspagina moet bezoekers trekken. Het bestaande intranet moet bij deze oplossingsrichting wel worden opgefrist en van een andere basistechnologie voorzien worden. Speciale aandacht vraagt een meer intuïtieve navigatie binnen het Delft Cluster intranet. Mocht het niet mogelijk zijn het DC intranet gevuld te krijgen met assistentie van een content manager dan moet DC zich beperken tot het spontane gebruik van het intranet. Er zal altijd een groep enthousiaste ‘early adopters’ zijn die het systeem, ondanks de beperkingen zullen gebruiken. In dit geval is de uitkomst echter ongewis en is sturing nauwelijks mogelijk. Bij deze optie is het wel aan te bevelen meer ‘reclame’ voor het huidige intranet te maken. Het regelmatig laten plaatsvinden van gebruikscursussen kan hierbij ook helpen. Bij deze optie zou het huidige intranet in stand gehouden kunnen worden.

Datum 1-8-2001


Pagina 9

Datum 1-8-2001


Pagina 10

,QKRXG

1.1 1.2

,QWURGXFWLRQ Achtergrond van het onderzoek..................................................13 Opbouw van het rapport .............................................................13

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

%HJULSVEHSDOLQJLQWUDQHW Wat is een intranet ......................................................................15 Het internet .................................................................................15 Het intranet .................................................................................16 Zelf doen of uitbesteden .............................................................16 Intranet, extranet en internet.......................................................16

'RHOHQYUDDJVWHOOLQJYDQKHWRQGHU]RHN

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.6.1 4.6.2 4.7

2QWZLNNHOLQJLQWUDQHW Technologische ontwikkelingen .................................................21 Contentontwikkelingen...............................................................21 Communicatiedoelstellingen Delft Cluster ................................21 Collaborative Work ....................................................................22 Strategie en visie.........................................................................23 Trends en ontwikkelingen ..........................................................25 Ondersteunen van het werkproces..............................................25 Toenemende samenwerking .......................................................26 Dynamiek van het intranet..........................................................26

5.1 5.2 5.2.1 5.2.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.6.1 5.6.2 5.6.3 5.7

2QWZLNNHOLQJHQELMGH'HOIW&OXVWHUSDUWQHUV IHE .............................................................................................27 TNO............................................................................................27 TNO-NITG.................................................................................28 TNO Bouw .................................................................................28 WL Delft Hydraulics ..................................................................28 TU Delft .....................................................................................29 GeoDelft .....................................................................................30 Delft Cluster ...............................................................................30 Gebruikscijfers van het Delft Cluster intranet............................31 Spinn-offs Delft Cluster .............................................................32 Landelijk Hydrologen Platform..................................................32 Samenvatting ..............................................................................33

6.1 6.2 6.2.1 6.2.2

([WHUQHRQWZLNNHOLQJHQ Geonet, platform voor de geotechniek. Portal site .....................35 Grote multidisciplinaire samenwerkingsverbanden ...................36 Taskforce ICT en kennis ............................................................36 COB............................................................................................36

Datum 1-8-2001


Pagina 11

6.2.3 6.2.4

Cap Gemini Ernst & Young .......................................................37 Ministerie van Verkeer en Waterstaat ........................................37

7.1 7.2 7.3

6FKHWVYDQKHWLQWUDQHWYDQXLW,&7SHUVSHFWLHI Standaardisatie............................................................................39 Drie schema’ s voor de opzet van het DC-platform ....................39 ICT ontwikkelingen....................................................................42

6FKHWVYDQKHWLQWUDQHWYDQXLWRUJDQLVDWRULVFK SHUVSHFWLHI

6FKHWVYDQKHWLQWUDQHWYDQXLWKHWµSHRSOH FXOWXUH¶ SHUVSHFWLHI

$QDO\VHYDQGHVLWXDWLH Verbetervoorstellen ....................................................................49 Ervaringen elders........................................................................50

10.1 10.2

&RQFOXVLHVHQDDQEHYHOLQJHQ

5HIHUHQWLHV

%LMODJH$&RPXQLFDWLHVDPHQZHUNHQHQSURMHFWPDQDJHPHQW LQHHQYLUWXHOHNDQWRRURPJHYLQJ %LMODJH%(UYDULQJHQJHEUXLN&ROODERUDWLYH:RUNRPJHYLQJ LQ7KHPDYDQ'HOIW&OXVWHU %LMODJH&%HVFKLNEDUHWRROVYRRU&ROODERUDWLYH:RUN %LMODJH'*HEUXLNWHDINRUWLQJHQHQEHJULSSHQ

Datum 1-8-2001


Pagina 12

,QWURGXFWLRQ

$FKWHUJURQGYDQKHWRQGHU]RHN Sinds begin 2000 is het Delft Cluster intranet in gebruik. Het Delft Cluster bestuur heeft geconstateerd dat het gebruik achterblijft bij de verwachtingen. Het Delft Cluster wil graag inzicht in de redenen van het achterblijven van het gebruik en aanbeveling voor verbetering.

2SERXZYDQKHWUDSSRUW De term intranet bestaat nog niet zo lang. Om een gelijk vertrekpunt te verschaffen voor de lezers wordt in hoofdstuk 1 een korte begripsbepaling van het intranet gegeven. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de trends en ontwikkelingen en de strategische keuzes die gemaakt moeten worden. Hoofdstuk 3 gaat in op de intranetten bij de Delft Cluster partners en hoofdstuk 4 toont een aantal externe intranetten. In hoofdstuk 5, 6 en 7 wordt inhoudelijk dieper ingegaan op respectievelijk het intranet uit ICT perspectief, uit organisatorisch perspectief en uit het gebruikers (people & culture) perspectief. In het laatste hoofdstuk wordt tenslotte een analyse gegeven en een aantal verbetervoorstellen gedaan. Tenslotte is als bijlage een aantal artikelen bijgevoegd die handelen over de introductie van het gebruik van intranet.

Datum 1-8-2001


Pagina 13

Datum 1-8-2001


Pagina 14

%HJULSVEHSDOLQJLQWUDQHW

:DWLVHHQLQWUDQHW In het kort: intranet is het interne internet. Het is een internet dat is afgescheiden van de buitenwereld. Om een intranet te beschrijven is het eerst noodzakelijk het internet te beschrijven. In de volgende paragraaf wordt kort ingegaan op de achtergronden van het internet.

+HWLQWHUQHW Het internet bestaat sinds het midden van de jaren 80. Sinds halverwege de jaren 90 van de 20e eeuw heeft het internet een onvoorstelbare groei doorgemaakt. Wereldwijd zijn er intussen meer dan 400 miljoen gebruikers. Via het internet wordt vooral informatie uitgewisseld. Gebruikers hebben toegang tot een enorm potentieel aan informatie. Het internet wordt gekenmerkt door de beperkte sturing. Het internet beheer bestaat eenvoudigweg uit de registratie van de adressen van de aangesloten computers. Het Transmission Control Protocol / Internet Protocol (TCP/IP) vormt de basis van dit systeem. De aangesloten computers worden apart en onafhankelijk van elkaar beheerd. Dit staat een optimale vrijheid en flexibiliteit toe. Naast de koppeling van computers door middel van het TCP/IP protocol zijn er ook afspraken gemaakt voor de uitwisseling van informatie. Meest bekend is HTML voor de lay-out van web pagina’ s, POP en SMTP voor de uitwisseling van e-mail en NNTP voor de publicatie van nieuwsgroepen. Deze standaarden zij openbaar en er is een wederzijds belang tussen gebruikers om zich aan de standaard te houden. Om gebruik te kunnen maken van het internet is een computer noodzakelijk die toegang heeft tot het internet. Over het algemeen is hier een service provider bij nodig die toegang verzorgt tot het internet. De computer moet voorts beschikken over een web-browser die de internet pagina’ s toont aan de gebruiker.

Internet Intranet Servers

Intranet

Firewall Internet Servers Binnen de organisatie

Datum 1-8-2001

Buiten de organisatie


Pagina 15

+HWLQWUDQHW Een intranet is een voor de buitenwereld afgescheiden deel van het internet. Voor het opzetten van een intranet wordt gebruik gemaakt van dezelfde technologieën en protocollen als het internet. Ook de gebruiker moet voor de toegang tot het intranet over dezelfde voorzieningen beschikken als voor het internet. In velerlei opzichten lijkt het intranet op het internet. In veel organisaties Veel organisaties zijn de laatste jaren overgegaan tot de implementatie van een intranet. In het algemeen werden de eerste stappen gezet zonder een allesomvattend ‘masterplan’ waar het intranet in verweven was. Geheel conform de ongeleide ontwikkeling van het internet hebben de meeste organisaties de initiële ontwikkeling van het intranet de vrije hand gegeven. In veel gevallen is er na een aantal jaren pionieren behoeft aan meer structuur en inbedding in de organisatie. Fasen in de ontwikkeling van een intranet 1. de pioniersfase 2. de verbeterfase 3. de innovatiefase. De ontwikkeling van de Delft Cluster intranet volgt dezelfde lijn als elders gezien wordt. Het eerste initiatief is gekomen bij de oprichting van het Delft Cluster. Het was nog niet duidelijk hoe het Delft Cluster er op termijn uit zou gaan zien. Het Delft Cluster intranet bevond zich in de pioniersfase. Nu het in gebruik is wordt het duidelijker wat de verwachtingen omtrent het intranet zijn. De aanbevelingen die uit de review komen leiden het intranet in de verbeterfase. Bij de werkelijke acceptatie en een efficiënt gebruik van het intranet volgt dan de innovatiefase, waarbij een werkelijk andere manier van werken ontstaat.

=HOIGRHQRIXLWEHVWHGHQ Het Delft Cluster heeft zelf geen voorzieningen om een intranet te hosten. Men is daarvoor afhankelijk van de diensten van derden. In eerste instantie komen de Delft Cluster partners in aanmerking voor het verlenen van deze diensten. In tweede instantie commerciële dienstverleners (trusted third parties), zoals KPN, Libertel, Cistron of ander ISP’ s (Internet Service Providers). Op dit moment draait het intranet fysiek bij GeoDelft met ondersteuning van het software bedrijf Antares, waar de software in licentie beheerd wordt. Deze software is ontwikkeld door TNO-FEL en de programmacode is overgedragen aan Antares. Er vindt op dit moment geen doorontwikkeling van de software plaats voor Delft Cluster. De markt ontwikkelt ook steeds meer producten die op basis van internet technologie vergelijkbare producten levert als het TNO-FEL product. Een vraag die later aan de orde komt is of moet worden doorontwikkeld op basis van het huidige intranet.

,QWUDQHWH[WUDQHWHQLQWHUQHW Technisch gezien lijken intranet, extranet en internet sterk op elkaar. De belangrijkste overeenkomst is dat er een web-browser nodig is om toegang te krijgen. Het belangrijkste verschil is aan wie toegang verleend wordt. Het intranet is in principe alleen binnen een bedrijf

Datum 1-8-2001


Pagina 16

voor de medewerkers toegankelijk, het extranet is een intranet dat ook voor geautoriseerde externe gebruikers toegankelijk is en het internet is voor iedereen toegankelijk. Veel bedrijven hebben wel een intranet maar verlenen de medewerkers geen toegang tot het internet. De Delft Cluster partners verlenen hun medewerkers toegang tot het internet. Voor de Delft Cluster partners is dit een vanzelfsprekendheid maar voor de sector om ons heen is dit allerminst zo. Verschillende instanties (zoals waterschappen) kennen geen algemeen toegang tot het internet. Dat geldt ook voor een aantal ingenieursbureaus. Een aparte aandachtspunt is het verschil in beveiligingspolitiek dat is aangetroffen bij de Delft Cluster partners. TNO kent bijvoorbeeld een bijzonder hoog beveiligingsniveau (o.a. in verband met afspraken die met het Ministerie van Defensie gemaakt zijn). Dit heeft consequenties voor technische keuzes die gemaakt worden voor het al dan niet inzetten van bepaalde hard- en software.

Datum 1-8-2001


Pagina 17

Datum 1-8-2001


Pagina 18

'RHOHQYUDDJVWHOOLQJYDQKHWRQGHU]RHN Het gebruik van het Delft Cluster intranet blijft achter bij de verwachtingen. Daarnaast is er commentaar van de gebruikers op de mogelijkheden van het Delft Cluster intranet. De doelstelling van dit onderzoek is inzage te verkrijgen in het gebruik van het Delft Cluster intranet. De daaruit afgeleide vraagstelling is met verbetervoorstellen te komen voor het bestaande Delft Cluster intranet.

Datum 1-8-2001


Pagina 19

Datum 1-8-2001


Pagina 20

2QWZLNNHOLQJLQWUDQHW

7HFKQRORJLVFKHRQWZLNNHOLQJHQ Een internet-jaar duurt 3 maanden wordt wel eens gezegd. Anderen maken het nog bonter door te stellen dat ieder internetjaar gelijk staat aan 7 ‘gewone’ jaren. Of het waar is en welke getallen daarvoor aangehouden moeten worden is niet interessant, feit is dat ontwikkelingen elkaar snel opvolgen. In 1965 heeft Gordon Moore een gedenkwaardige observatie gedaan. Hij stelde vast dat de snelheid van computer iedere 18 maanden verdubbelt. Sindsdien staat deze ontwikkeling bekend als de Wet van Moore, en tot op de dag van vandaag is deze wet van kracht. Dat ontwikkelingen snel gaan is dus niet nieuw maar de gemiddelde werknemer wordt wel steeds meer met de consequenties van deze snelle ontwikkelingen geconfronteerd. In de beginjaren van de computerontwikkelingen vonden de snelle ontwikkelingen plaats bij gespecialiseerde afdelingen en in laboratoria waar slechts een beperkt aantal personen weet van hadden. Dit is veranderd in de jaren 80 van de 20e eeuw met de introductie door IBM van de Personal Computer (PC). De computer werd betaalbaar en kwam vervolgens in huishoudens. In de kantoren hebben zich revoluties voorgedaan. Schrijfmachines verdwenen uit beeld en op veel kantoren is een netwerk aangelegd. Dat netwerk heeft zich wereldwijd vertakt en vanaf veel werkplekken is de hele wereld aan te roepen via internet en e-mail. Tot zover in vogelvlucht de technische ontwikkelingen van de laatste 35 jaar. En de ontwikkelingen staan nog niet stil. Er is nu een mobiele revolutie in gang gezet. Nog steeds kan alles kleiner. Daarmee kan ook van alles mobiel gemaakt worden. Dat betekent dat het intranet op elke plaats en op elk tijdstip geraadpleegd kan gaan worden.

&RQWHQWRQWZLNNHOLQJHQ Naast de technologische ontwikkelingen hebben zich ook ontwikkelingen voorgedaan op gebied van inhoud (content). Via internet is veel meer informatie voorhanden dan voorheen. Dat heeft zich niet alleen op computergebied voorgedaan. Ook bijvoorbeeld de kabeltelevisie heeft ertoe geleid dat steeds meer kanalen zijn om uit te kiezen. Waar de televisiekijker 35 jaar geleden kon kiezen uit twee kanalen is het nu al mogelijk uit minimaal 30 kanalen te kiezen. Meer betekent niet altijd beter. De gebruiker zal steeds meer keuzes moeten maken en zelf moeten bepalen wat waardevol is en wat niet. De aanbieders van de informatie moeten ook steeds beter nadenken hoe ze de gebruikers kunnen bereiken en welke middelen daarvoor ter beschikking staan. Dit leidt tot een planmatige aanpak van communicatie.

&RPPXQLFDWLHGRHOVWHOOLQJHQ'HOIW&OXVWHU In 2001 wil het Delft Cluster de volgende doelstelling bereikt hebben (uit: Communicatie Jaarplan 2001, Delft Cluster): ³'HOIW&OXVWHULVELMUHOHYDQWHPDUNWSDUWLMHQKXLGLJHHQQLHXZH DIQHPHUVKXLGLJHHQQLHXZHSDUWQHUVVXEVLGLsQWHQRYHUKHLGSRWHQWLHHOSHUVRQHHOPHGLD HQ ELMGHPHGHZHUNHUVYDQGHSDUWQHUVEHNHQGDOVKqWPRQGLDOHNHQQLVQHWZHUNRSKHWJHELHGYDQ

Datum 1-8-2001


Pagina 21

GXXU]DPHLQULFKWLQJHQRQWZLNNHOLQJHQEHKHHU YDQGHOWDJHELHGHQKHWQHWZHUNGDWNRVWHQ HIIHFWLHINHQQLVRQWZLNNHOWGLHQRGLJLVRPKHWILQDQFLHHOHQPDDWVFKDSSHOLMNUHQGHPHQWYDQ LQYHVWHULQJHQLQGHI\VLHNHLQIUDVWUXFWXXUYDQGHOWD¶VWHYHUEHWHUHQ 'HFRPPXQLFDWLHULFKW]LFKRS'HOIW&OXVWHUDOVKp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´ Het Delft Cluster intranet is één van de communicatiemiddelen om deze doelstelling te bereiken. Voorwaarde is dat iedereen vanaf welke plek dan ook toegang heeft tot het Delft Cluster intranet. Dit moet een veilige omgeving zijn waar kan worden samengewerkt, waar privé toegang is tot bedrijfsdocumenten, waar financiële voortgang van projecten in te zien is. In het Communicatie Jaarplan 2001 van het Delft Cluster wordt intranet zelfs gepositioneerd als middel voor kennismanagement (met name aandacht voor communities of practice). Communicatiedoelstellingen • actuele nieuwsberichten en mededelingen • informatie die noodzakelijk is in werkprocessen • elektronische wie-is-wie • informatie over andere bedrijfsonderdelen • informatie over veranderingen in de omgeving • informatie over nieuwe projecten • mogelijkheid om zelf te publiceren • informatie over het strategisch beleid van de organisatie • informatie over arbeidsvoorwaarden, doorgroeimogelijkheden etc. • informatie over de prestaties van de organisatie

&ROODERUDWLYH:RUN Eén van de meest opmerkelijk ontwikkelingen de laatste jaren is de tendens dat het intranet gaat fungeren als een centrale plaats in het werkproces voor het opslaan en delen van documenten. [5] Peter Cuijpers en Erik Jan Hengstmengel hebben over deze verschuiving en de betekenis ervan voor organisaties een helder boek geschreven. Een aspect waar zij in het bijzonder aandacht voor vragen is de verandering van de communicatiestromen die plaatsvindt bij de introductie van een intranet. De traditionele topdown communicatie maakt plaats voor meerrichtingscommunicatie. De medewerker bepaalt als consument welke informatie hij nodig heeft en gaat daar ook zelf naar op zoek. Deze nieuwe manier van werken legt nieuwe eisen op aan het hergebruik van informatie en kennis. Dit aspect verdient bijzondere aandacht waarbij het de vraag is welke rol Delft Cluster daarbij kan of wil spelen.

Datum 1-8-2001


Pagina 22

6WUDWHJLHHQYLVLH Om antwoord te geven op de vraag in welke mate het ondersteunen van collaborative work een rol moet spelen bij de inrichting van het Delft Cluster intranet is het noodzakelijk een visie op intranet en de betekenis ervan voor Delft Cluster neer te zetten. Delft Cluster is een onderzoeksprogramma met als hoofdthema het “Werken aan de duurzame inrichting van dichtbevolkte deltagebieden”. Vijf Delftse kennisinstituten, werkzaam op het gebied van de grond-, wegen waterbouw, hebben hun krachten gebundeld in Delft Cluster. De samenwerkingsvorm is een open netwerk dat zich ten doel stelt kennis op dit gebied te ontwikkelen en te verspreiden. Door samenwerking tussen deze instituten wordt de efficiency van onderzoeksprogramma' s vergroot en de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en advisering verbeterd. Het open netwerk dat Delft Cluster vormt moet door de vijf kennisinstituten worden vormgegeven. Hier staan verschillende kanalen voor ter beschikking, waarvan het intranet er één is. Elk kanaal heeft zijn eigen kracht en zwakte en een goede afstemming en inzet van de kanalen is dan ook essentieel. Deze visie beperkt zich tot de inzet van het intranet. De belangrijkste ingrediënten voor de strategie en visie voor het Delft Cluster intranet worden gegeven door het communicatieplan en het businessplan van Delft Cluster. In het businessplan staan twee belangrijke doelstellingen die het Delft Cluster met het intranet wil faciliteren. 1. interne communicatie 2. kennismanagement )DFLOLWHLWHQ

Kennisgenereren IT

Kennistoepassen Kennis delen Teams

&XOWXXU

De centrale communicatiedoelstelling van Delft Cluster is nader uitgewerkt in het Communicatiejaarplan 2001. De uitvoering van de centrale communicatiedoelstelling vindt plaats op drie niveaus (Communicatiejaarplan 2001, november 2000): 1. Kennis, het bekend maken en houden van de naam en inhoud van Delft Cluster 2. Houding, het opbouwen van erkenning en waardering voor Delft Cluster 3. Gedrag, het meer willen weten over Delft Cluster en is bereid de kennis over Delft Cluster uit te dragen. Het Delft Cluster intranet moet uiteraard aansluiten op deze algemene communicatiedoelstellingen.

Datum 1-8-2001


Pagina 23

Het intranet is een middel ter ondersteuning van de interne communicatie. Invulling van het intranet te komen moet eerst een aantal functies onderscheiden worden. Huib Koeleman en anderen [6] definiëren vier hoofdfuncties van interne communicatie die moeten terugkomen in een intranet: 1. het faciliteren van werkprocessen, 2. het optimaal gebruiken van aanwezige kennis (kennismanagement), 3. het richten van de organisatie, 4. het motiveren en (ver-)binden van medewerkers. Daarnaast krijgt het intranet een toenemend belang in het faciliteren van het werkproces van medewerkers. De web-browser speelt in een steeds centralere rol in de kantoorautomatisering. De rol van intranet bij de hoofdfuncties van interne communicatie )XQFWLHV 6RRUWLQIRUPDWLH YLDWUDGLWLRQHOH ELMYRRUEHHOG FRPPXQLFDWLH Faciliteren werkinstructie Handboeken werkproces procesinformatie Inwerk-programma’ s commerciële informatie Gesprekken met collega’ s

YLDLQWUDQHW databases E-mail discussieplatform

Kennismanagement

expliciete kennis impliciete kennis

Handboeken Smoelenboek

best practices competentie profielen medewerkers

Richten van de organisatie

informatie over beleid meedenken over beleid

Informatiebulletins Personeelsbladen Werkoverleg Toespraken Bijeenkomsten

nieuwssites of – pagina’ s databases van notulen discussieplatform

Motivatie

feedback op functioneren informatie over beleid sociale informatie

Functioneringsgesprekken Informele gesprekken Personeelsblad

E-mail nieuwspagina discussieplatform

Delft Cluster is een netwerk waarvan de kern bestaat uit de 5 Delftse kennisinstituten. Het intranet richt zich primair op de medewerkers van de 5 instituten. Per functie uit bovenstaande tabel is het de vraag welke rol het Delft Cluster intranet daarin vervult. Kijkend naar de beschrijvingen in de tabel dan richten de communicatiedoelstellingen van het Delft Cluster zich met name op kennismanagement, richten van de organisatie en motivatie. Het faciliteren van het werkproces (Collaborative Work) wordt door Delft Cluster niet als zodanig benoemd. De vraag die zich voordoet is in welke mate moet Delft Cluster zich moet gaan richten op het faciliteren van het werkproces (door het beschikbaar stellen van bijvoorbeeld een centrale agenda, opslagfaciliteiten voor bestanden, documenten, etc.). Bij een brede definitie van faciliteren van het werkproces is er overigens ook een overlap met kennismanagement. Een vraag die hier uit voorvloeit is een nadere invulling van de definitie van kennismanagement in de Delft Cluster context. Door Roland Price is hiervoor een eerste stap gezet in zijn stuk ³.QRZOHGJH0DQDJHPHQWDQG'HOIW&OXVWHU´. Dit rapport is echter inventariserend en beschouwend van aard en maakt geen expliciete keuzes. Vragen 1. de beschrijving van de hoofdfuncties van een intranet. Wordt deze onderschreven en vormt het een basis voor het Delft Cluster intranet? 2. Op welke elementen van het werkproces wil Delft Cluster faciliteren? 3. Op welke wijze wil Delft Cluster faciliterend zijn op het gebied van kennismanagement? 4. Op welke wijze wil Delft Cluster het intranet inzetten voor het richten van de organisatie?

Datum 1-8-2001


Pagina 24

5. Op welke wijze wil Delft Cluster het intranet inzetten voor motivatie van medewerkers?

7UHQGVHQRQWZLNNHOLQJHQ Voorafgaande is een indeling zoals die de afgelopen jaren is gehanteerd en die in de literatuur gehanteerd wordt. De ICT wereld is echter dynamisch en langzamerhand treden er een aantal verschuivingen op. De communicatieboodschap blijft hetzelfde maar de betekenis van intranet voor het werkproces en kennismanagement krijgt meer invulling. De belangrijkste trends voor 2001 zijn: %HODQJULMNHLQWUDQHWWUHQGV 1. Gebruikers zijn het brandpunt van het intranet 2. Informatie gaat waar het nodig is 3. Het web wordt een gewoonte 4. Het wordt geïntegreerd in alle werkprocessen 5. Het leidt tot toenemende samenwerking 6. Er komen meer interessante toepassingen op de markt 7. Er ontwikkelen zich meer geraffineerde ontwikkelingsmethoden en strategieën 8. Minder is meer 9. Een toenemend aantal bedrijven is actief met kennismanagement 10. Het leidt tot nieuwe dienstverlening en opbrengsten (naar: Tim Horgan, 1999) Een aantal van de genoemde trends zijn reeds realiteit voor Delft Cluster. Twee aspecten worden in de volgende paragrafen nader toegelicht. 2QGHUVWHXQHQYDQKHWZHUNSURFHV De eerste intranetten waren digitale prikborden die de papieren directiememo’ s, uitnodigingen voor lezingen en OR mededelingen vervingen. Een eerste stap op weg naar het ‘paperless office’ . Los van het feit of het paperless office ooit bereikt zal worden is intussen een volgende fase in de ontwikkeling waar te nemen: het intranet als marktplaats en pakhuis van informatie. Rapporten, bespreekverslagen, afsprakenlijstjes en agenda’ s worden nu via het intranet gedeeld. Het faciliteren van het werkproces krijgt hiermee een steeds duidelijker invulling. Met de toenemende functionaliteit neemt ook de complexiteit toe. Was het met de eerste intranetten mogelijk zelf de functionaliteit te ontwikkelen op basis van eenvoudige software, nu is geavanceerde software nodig waarbij de afhankelijkheid van een goed beheer steeds groter wordt. Een vergelijking van functionaliteit van enkele commercieel beschikbare systemen is opgenomen in Bijlage C. Daarnaast is er een tendens waar te nemen waarbij workflow elementen onderdeel gaan uitmaken van een intranet. Dit blijkt onder meer doordat Groupware-systemen steeds dichter richting intranet schuiven. Een tegengestelde trend is ook waarneembaar: in plaats van zoveel mogelijk functionaliteit op te nemen in één enkel systeem gaat men over op het koppelen van onafhankelijk werkende systemen middels een zogenaamde ‘portal’ . De portal (een website) presenteert in feite de onderliggende systemen als een samenhangend geheel aan de gebruiker.

Datum 1-8-2001


Pagina 25

7RHQHPHQGHVDPHQZHUNLQJ Het Delft Cluster is voor een belangrijk deel een virtual community. Virtual Communities zijn gemeenschappen van mensen en organisaties die niet fysiek op één plaats aanwezig zijn. De gemeenschap heeft een gezamenlijk belang, men werkt bijvoorbeeld aan hetzelfde project of deelt een zelfde interesse. Zolang medewerkers op één locatie zitten is samenwerking laagdrempelig. Dat geldt voor vergaderingen maar ook voor technische faciliteiten als een bedrijfsnetwerk. Zodra de medewerkers over verschillende vestigingen of bedrijven verdeeld zijn komen er al beperkingen in het samenwerken. Traditionele communicatiemiddelen zoals post, telefoon en fax staan de medewerker ter beschikking maar men heeft geen toegang tot elkaars computernetwerk. Gedeeltelijk kan deze beperking worden opgeheven door het gebruik van e-mail. Een intranet kan hierbij een belangrijke aanvullende rol spelen.

'\QDPLHNYDQKHWLQWUDQHW Internet ontwikkelingen gaan snel. Belangrijke aanjager van de snelle ontwikkelingen is de snelheid waarmee hard- en software zich ontwikkelt. Veel nieuwe technieken volgen elkaar op waarmee de mogelijkheden voor de gebruiker tegelijkertijd toenemen. Dezelfde trend is waar te nemen bij de intranet toepassingen. Microsoft heeft zich in de beginperiode van het internet verkeken op het medium maar is tot het inzicht gekomen dat het internet een bijzonder belangrijke ontwikkeling is. Veel bedrijfsmatige software die door Microsoft op de markt is gebracht (Windows, Office, etc.) wordt in de nieuwe versies voorzien nu van allerlei internet en intranet functionaliteit (Windows XP en Office XP). Het aantal internet aansluitingen op het werk groeit nog steeds. De Delft Cluster partners hebben op alle werkplekken aansluiting tot het eigen- en het DC intranet. Dit is overigens landelijk nog niet vanzelfsprekend. Veel kantoren zijn voorzien van een netwerk met internet en/of intranet toegang maar buiten de kantooromgeving is de toegang tot netwerken of internet minder beschikbaar. Op de bouwplaats, langs de weg of in het buitengebied is snelle toegang tot een bedrijfsnetwerk of internet (nog) niet mogelijk. Het is overigens de verwachting dat een algemeen snelle toegang tot het internet een kwestie van tijd is. Technologieën zoals ADSL, GPRS en UMTS gaan de komende jaren de mogelijkheid bieden op veel meer plaatsen dan nu snelle toegang tot het internet tot stand te brengen. De mogelijkheden om het intranet op de bouwplaats te brengen is overigens één van de elementen van het Delft Cluster project Digitale Bouwkeet dat samen met GigaPort uitgevoerd wordt.

Datum 1-8-2001


Pagina 26

2QWZLNNHOLQJHQELMGH'HOIW&OXVWHUSDUWQHUV Bij alle Delft Cluster partners is een intranet in gebruik. De meeste medewerkers hebben kennis kunnen maken met de functionaliteit van een intranet. Door het medium te gebruiken begint zich ook langzamerhand een verwachting te ontwikkelen. De gebruiker wordt volwassener maar tegelijkertijd vaak ook kritischer. Er is een ontwikkeling waar te nemen waarbij het intranet ook onderdeel gaat vormen van het werkproces. Het internet biedt basis faciliteiten voor de opslag van documenten of is een prikbord voor informatie van een lopend project.

,+(

Het intranet dat bij IHE in gebruik is bestaat uit 2 niveau’ s. Er is een algemeen kader dat de index vormt en voor navigatie bedoeld is. Iedere afdeling heeft vervolgens de vrijheid zijn eigen pagina’ s in te vullen. Hier zijn geen regels voor. In september 2001 wordt het nieuwe intranet van IHE gelanceerd. Dit biedt meer mogelijkheden voor collaborative work. Een pilot met centrale agenda is mislukt en maakt daarom ook geen deel uit van het nieuwe intranet. Het nieuwe intranet is gebaseerd op Lotus Notes technologie van IBM.

712 TNO is een organisatie die bestaat uit 14 instituten en een hoofdkantoor. Vanuit het hoofdkantoor wordt onder andere de ICT infrastructuur gecoördineerd en het centrale intranet beheerd. De afzonderlijke instituten zijn vrij naast het centraal aangeboden intranet een eigen intranet op te tuigen.

Datum 1-8-2001


Pagina 27

7121,7*

TNO-NITG heeft in feite 2 intranetten. Er is een corporate TNO intranet dat voor alle 5000 medewerkers beschikbaar is. Daarnaast is er het eigen intranet dat in het bijzonder is gericht op de NITG medewerkers. De twee systemen vullen elkaar aan, hoewel er hier en daar een overlap is. Het intranet wordt door een medewerker van NITG geredigeerd maar het is wel mogelijk interactief gepersonaliseerde informatie op te vragen, zoals projectvoortgang en financiële informatie. 712%RXZ Het intranet van TNO Bouw bestaat, net zoals bij TNO-NITG, uit een corporate deel en een TNO Bouw deel. Het intranet van TNO Bouw wordt op dit moment geheel herzien en is vanaf medio september 2001 weer beschikbaar. Door de herziening is geen informatie te geven over het ‘oude’ intranet.

:/'HOIW+\GUDXOLFV

Het intranet van WL Delft Hydraulics staat ter beschikking van de werknemers en wordt niet geredigeerd. Het beidt verschillende diensten, die door de afdelingen of betrokkenen zelf worden bijgehouden. Er draaien talloze webservers en applicaties als technische basis voor het intranet. In een recent tevredenheidsonderzoek dat onder de medewerkers van WL Delft Hydraulics is gehouden scoorde het intranet matig. Met name de navigatie binnen het intranet,

Datum 1-8-2001


Pagina 28

de actualiteit en de beschikbare alternatieve informatiebronnen werden als knelpunt aangegeven. Najaar 2001 wordt een nieuwe versie van het intranet gelanceerd.

78'HOIW

Bij de TU Delft is geen centraal intranet in gebruik voor alle medewerkers. Op faculteiten en afzonderlijke diensten zoals de bibliotheek zijn wel intranetten in gebruik. In dit voorbeeld wordt het intranet van de TU bibliotheek gegeven. Het intranet, ofwel Binnenweb, is gestart in 1995 en in 1997 is de tweede generatie van het intranet van start gegaan. Tot op heden is deze versie in gebruik. Opvallend is de eenvoudige maar efficiënte opzet, waarbij een heldere navigatie voorop staat. Het intranet wordt volledig geredigeerd. Naast de zakelijk en praktische inhoud is ook ruim aandacht geschonken aan een persoonlijke invulling. Dit gedeelte met de naam ‘Binnenpret’ is het ‘fun’ gedeelte met lief en leed maar ook bijvoorbeeld recepten. Dit gedeelte van het intranet wordt veel geraadpleegd en speelt een belangrijke rol bij de introductie van nieuwe medewerkers.

Datum 1-8-2001


Pagina 29

*HR'HOIW

GeoDelft is in 1997 begonnen met haar intranet: het Infonet. Sinds 1 januari 2001 is het vernieuwde Infonet in gebruik onder de naam Geosfeer. Met het nieuwe intranet is een verschuiving gerealiseerd van informeren naar communiceren. Dat wil zeggen dat er een actieve rol aan de gebruikers is gegeven om het intranet te vullen. Daarmee is het intranet ook sterker geïntegreerd in het werkproces van GeoDelft. Omdat het nieuwe intranet een actieve rol geeft aan de medewerkers is een introductieprogramma ontwikkeld waarbij alle medewerkers een halve dag training in het gebruik hebben gekregen. Daarnaast konden de medewerkers gebruik maken van een helpdesk waarop individueel niveau nadere ondersteuning werd gegeven. Het intranet van GeoDelft is sterk gekoppeld aan het werkproces. Het intranet is gebaseerd op de Livelink technologie van Open Text.

'HOIW&OXVWHU

Het Delft Cluster intranet is in gebruik sinds 2000. Het wordt voornamelijk centraal geredigeerd maar op projectniveau kunnen, mits de gebruiker de juiste rechten heeft, documenten geplaatst worden. Het intranet is vanaf elke locatie (dus ook vanuit bijvoorbeeld een internetcafé) Datum 1-8-2001


Pagina 30

toegankelijk. Dit is een groot voordeel in vergelijking met de intranetten van de Delft Cluster partners. *HEUXLNVFLMIHUVYDQKHW'HOIW&OXVWHULQWUDQHW Door Nedstat wordt het gebruik van de Delft Cluster websites bijgehouden. De volgende cijfers gelden alleen voor het intranet. "# $% &' (*)# + , -. + &/ - # %' 0- % 1 0# -321 0*4 &+ '56 66*- 7 4 &+ '5 668 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 8/7/2000 9/4/2000 1/8/2001 2/5/2001 3/5/2001 4/2/2001 7/9/2001 8/6/2001 7/24/2000 8/21/2000 9/18/2000 10/2/2000 1/22/2001 2/19/2001 3/19/2001 4/16/2001 4/30/2001 5/14/2001 5/28/2001 6/11/2001 6/25/2001 7/23/2001 8/20/2001 10/16/2000 10/30/2000 11/13/2000 11/27/2000 12/11/2000 12/25/2000

Aantal unieke gebruikers

Maximum aantal hits

! 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10

6/ 28 /2 6/ 001 29 /2 6/ 001 30 /2 0 7/ 01 1/ 20 7/ 01 2/ 20 7/ 01 3/ 20 7/ 01 4/ 20 7/ 01 5/ 20 7/ 01 6/ 20 7/ 01 7/ 20 7/ 01 8/ 20 7/ 01 9/ 2 7/ 001 10 /2 7/ 001 11 /2 7/ 001 12 /2 7/ 001 13 /2 7/ 001 14 /2 7/ 001 15 /2 7/ 001 16 /2 7/ 001 17 /2 7/ 001 18 /2 7/ 001 19 /2 7/ 001 20 /2 7/ 001 21 /2 7/ 001 22 /2 7/ 001 23 /2 7/ 001 24 /2 7/ 001 25 /2 00 1

0

Aantal unieke gebruikers

Maximum aantal hits

Uit de statistieken blijkt dat gemiddeld 10 personen per dag gebruik maken van het Delft Cluster intranet. Gezien het aantal medewerkers dat deelneemt aan Delft Cluster projecten (circa 400) is het gebruik van 10 unieke gebruikers uitermate teleurstellend.

Datum 1-8-2001


Pagina 31

6SLQRIIV'HOIW&OXVWHU Thema 4 Stedelijke Infrastructuur

In Thema 4 wordt gebruik gemaakt van een Collaborative Work omgeving gebaseerd op Livelink. Het is een test waarin bijlage 2 nader op ervaringen wordt ingegaan

/DQGHOLMN+\GURORJHQ3ODWIRUP

Het Landelijk Hydrologen Platform heeft een eigen website ontwikkeld. Onderdeel van deze website vormt een omgeving voor Collaborative Work, gebaseerd op de technologie van BSCW.

Datum 1-8-2001


Pagina 32

6DPHQYDWWLQJ De diverse intranetten die in gebruik zijn bij de Delft Cluster partners zijn geanalyseerd en ruwweg beoordeeld op geboden functionaliteit. Het is lastig een kwantitatief onderling vergelijk van de intranetten te maken. De functies van het intranet lopen uiteen zodat er niet zomaar een algemene vergelijking te maken valt. Een paar rode draden zijn wel aan te geven. Binnen de instituten voldoen de intranetten redelijk als het gaat om bedrijfscommunicatie en functies zoals een medewerkerslijst of smoelenboek. Over het algemeen wordt informatie gepresenteerd die ook via andere kanalen verspreid wordt. Voor de medewerkers is een groot voordeel dat deze informatie nu via één portal toegankelijk is. De gebruikers zijn positief over deze centrale functionaliteit. Bij geen van de intranetten is sprake van een werkelijke successtory. Alle Delft Cluster partners ervaren dat de medewerkers vaak te weinig tijd menen te hebben om uitgebreid gebruik te maken van het intranet. Het aantal werkelijk enthousiaste gebruikers is beperkt. Op het gebied van kennis delen zijn de verschillende intranetten nog niet zover gevorderd. Bij de meeste instituten wordt gebruik gemaakt van een centrale opslagfaciliteit voor documenten. In enkele gevallen wordt die faciliteit ook geboden via het intranet. De zoekmogelijkheden voor het vinden van kennis en informatie zijn in alle gevallen beperkt. Inherent aan een intranet is dat de genoemde mogelijkheden alleen beschikbaar zijn voor de eigen medewerkers. Tevens is het intranet alleen toegankelijk via het bedrijfsnetwerk of via rechtstreekse inbelfaciliteiten (dus niet via bijvoorbeeld een internetcafé). De intranetten zijn tussen de instituten niet toegankelijk. Als aan één Delft Cluster project medewerkers van verschillende instituten deelnemen kunnen zij niet op elkaars intranet kijken. Men kan dan ook geen gebruik van gezamenlijke faciliteiten maken. Gebruik van gezamenlijke faciliteiten is wel mogelijk op het Delft Cluster intranet. De geboden voorzieningen zijn echter beperkt. Bij alle intranetten valt overigens wel op dat het zelden bestaande communicatiemiddelen naar de medewerkers vervangt. Het is een extra kanaal naast de bestaande communicatiemiddelen. Veel bedrijven hebben nog steeds een gedrukt personeelsblad, een gedrukte telefoonlijst en een map met arbeidsvoorwaarden voor de medewerkers.

Datum 1-8-2001


Pagina 33

Datum 1-8-2001


Pagina 34

([WHUQHRQWZLNNHOLQJHQ

*HRQHWSODWIRUPYRRUGHJHRWHFKQLHN3RUWDOVLWH

Geonet is de internet portal voor de geotechniek. Geonet heeft als doel de doorstroom van kennis en informatie op geotechnisch gebied te bevorderen. Dat is dus een brugfunctie tussen kennisvragers en kennisaanbieders. Om die brugfunctie goed te kunnen vervullen moet Geonet zowel de vraag- als aanbodkant zo goed mogelijk op elkaar afstemmen. Geonet heeft hiervoor een actieve redactie. De site richt zich primair op Nederland. De informatie is langs een aantal lijnen gerangschikt: • • • • •

Nieuws en recente ontwikkelingen Studie (cursussen, lezingen en congressen) Kennis (publicaties, software, links, normen) Discussieplatform Vacaturebank

Door deze invulling worden twee De doelstelling van Geonet is tweeledig: het bieden van een samenwerkingsomgeving en het vormen van het ‘institutioneel geheugen’ . De inhoud van Geonet wordt geheel geregisseerd, de externe input is minimaal. De inhoud wordt verzorgd door een afzonderlijke redactie. Om een indruk te krijgen van de kosten de volgende indicatie. De kosten van Geonet bedragen NLG 150.000 – NLG 200.000 per jaar. Aan de redactie worde hoge eisen gesteld.

Datum 1-8-2001


Pagina 35

*URWHPXOWLGLVFLSOLQDLUHVDPHQZHUNLQJVYHUEDQGHQ Hierbij moet onderscheid gemaakt worden naar tijdelijke samenwerkingsverbanden en meer structurele samenwerkingsverbanden. Bij tijdelijke samenwerkingsverbanden (een projectteam van maximaal 25 personen) kan volstaan worden met een gezamenlijke werkomgeving. Bij een groter en langduriger functionerend samenwerkingsverband krijgt het intranet ook een samenbindende functie en kan niet volstaan worden met alleen een gezamenlijke werkomgeving. 7DVNIRUFH,&7HQNHQQLV Een tijdelijk samenwerkingsplatform is bijvoorbeeld de Taskforce ICT en kennis. http://www.taskforce-ict-en-kennis.nl/ Deze taskforce heeft een eenvoudige website met een extern gefaciliteerd intranet.

Het intranet is primair een omgeving om projectdocumenten te delen. Daarnaast biedt het mogelijkheden voor groep discussies, een agenda, indeling voor bezoekers en een adresboek. Het intranet is alleen beschikbaar voor geautoriseerde deelnemers. Toegang kan verkregen worden via een willekeurige werkplek die een internet verbinding heeft. &2% Een voorbeeld van een langdurig samenwerkingsverband is het COB (Centrum voor Ondergronds Bouwen). http://www.cob.nl

Datum 1-8-2001


Pagina 36

Het COB is ook bezig met een pilot om een omgeving ter beschikking te stellen waar deelnemers aan het COB kennis kunnen delen en gegevens (documenten) kunnen opslaan. Naar verwachting wordt deze omgeving medio 2001 ter beschikking van gebruikers gesteld. Op dit moment kunnen nog geen ervaringen gemeld worden. &DS*HPLQL(UQVW
Het ministerie van Verkeer en Waterstaat heeft voor haar medewerkers een intranet ter beschikking gesteld. Het is een centraal geredigeerd intranet met een dagelijks wisselende nieuwspagina. De omvang van een ministerie maakt het ook mogelijk een uitgebreide redactie op het intranet te zetten. Er worden pogingen gedaan de functionaliteit uit te breiden richting actief kennismanagement en collaborative work. Een testomgeving is de ‘Kenniskrijger’ , een sterk visueel ingerichte zoekmachine voor informatie binnen het ministerie. Aan het intranet van V&W is veel aandacht besteed aan de vormgeving en de intuïtieve navigatie.

Datum 1-8-2001


Pagina 37

Datum 1-8-2001


Pagina 38

6FKHWVYDQKHWLQWUDQHWYDQXLW,&7SHUVSHFWLHI Door Delft Cluster is gevraagd aan te geven welke eisen vanuit het ICT perspectief aan een intranet gesteld mogen worden. De ICT-managers van de instituten waren unaniem van oordeel dat een zo groot mogelijke standaardisering de belangrijkste eis is. De standaardisatie kan op verschillende fronten plaatsvinden. Aan de gebruikerskant door een zoveel mogelijk gestandaardiseerde user-interface. Of aan de provider-kant door zoveel mogelijk gebruik te maken van dezelfde componenten (technologieën) of door zoveel mogelijk gebruik te maken van gestandaardiseerde methoden van opslag, zodat onderlinge uitwisseling tussen systemen mogelijk is. De ICT managers zijn zich er echter van bewust dat de ultieme standaardisatie, namelijk alle instituten maken gebruik van dezelfde technologie, een utopie is. Daarom wordt gepleit voor een maximale standaardisatie voor zover dat wel mogelijk is.

6WDQGDDUGLVDWLH Met de komst van Windows is het uiterlijk van veel programma’ s in grote mate gestandaardiseerd. De GUI (Graphical User Interface) die populair geworden is met de komst van Windows bestaat uit een aantal standaard kenmerken die bij veel programma´s terugkomen. Zo bevind zich boven aan een ‘uitrolbare’ menu balk, daaronder vaak een knoppenbalk. Het centrale deel vormt de feitelijke werkomgeving en onderin vaak een infobalk. Deze grote mate van standaardisatie heeft de gebruikvriendelijkheid sterk vergroot. In de loop van de tijd zijn ook allerlei minder in het oog springende details gestandaardiseerd. Een gebruiker die gewend is met Windows te werken kan vrij vlot gebruik maken van een nieuw, hem onbekend programma. Dit gebruiksgemak laat zich vergelijken met de automobilist die van het ene merk auto overstapt in het andere merk auto. Alle noodzakelijke bedieningsorganen zijn zodanig gerangschikt dat men vrijwel direct met een onbekende auto kan wegrijden. De websites maken een ontwikkeling mee die vergelijkbaar is met de fase voorafgaand aan de komst van Windows. Ieder instituut heeft z’ n eigen user interface en er is nog geen sprake van standaardisering. Ook bij leveranciers die ‘out-of-the-box’ intranetten bieden is de standaardisatie nog ver te zoeken.

'ULHVFKHPD¶VYRRUGHRS]HWYDQKHW'&SODWIRUP Door de ICT managers van Delft Cluster is een aantal scenario´s geschetst voor mogelijke oplossingen voor een gemeenschappelijke intranet. 1. Centraal platform, groei naar standaard 1A. Centraal platform, standaard 2. Gedistribueerd platform, standaard 3. Combinatie centraal/gedistribueerd, standaard

Datum 1-8-2001


Pagina 39

ZV[\^]U_a`Nbdnfh]iTj k`` l3m>l `j oBpk_Nq^kp]BiT`` kVsj ìTt`*`kUt u | yvyUxgyUvx| ~| zB x3z*y y | zU~nz*xn*y<h | z x3zy ^v*ww x>v*yK y| }B*y | vNU*zr~ zv*x3vB| ~ | yr| ~ B yyUzUzx| | z}~Uyxyyx>rw}Ty |

ZV[\^]U_a`¢Ndg£g]t sj k3 ¡^]]Ukt mnl ` j o^p k_rqsj ìTt`*` k3t u vyEwnyUz}Ty~ y v*yn~ { yzU*zrv*y yUvx| ~| z x3z*y yUz *{z}^yUx3yzE}TyyzB | KB ~n*y<h| zB x3z*y

ZV[\^]U_a`Nbcedgfh]iBj k3`*`lmnl `j oTpk_rqsj ìTt`*` k3t u vw*w xnvyKyyUz*v{*| vT| }Byg~ *zv* *xv*w w*{z v*yE yvx| ~| zB x3z*y yzK|z | z U~gw}Ty | N| z yyx| UB | z}Tyz

Z[\T]U_<Èf>p_< []iTj k`` l ]t sj k3 ¡T]]UkUtq*sj ìTt`*` k3t u vy| zw{ vU*zr*y*yUz x3B y>ah| z x*z*y w x3v **z}By{* vNrywnyUz}Ty~ y v*yg~ {yzUzNv*y yUvx| ~| z x*z*y yUz

9;:<9>=? @BA CDE? FGH=I
Datum 1-8-2001


Pagina 40

De onderstaande tabel geeft een overzicht van de kenmerkende eigenschappen van de drie schema’ s. ¤

? ¥*DFB¦§¨TA*X ©CA*FB®TA*A*=®T? ¦A C? Dg@A*F XTO ACGH=UIa¯¦3H G C MA*=UD ©*°FT§¨T=HFT? ¦A C? DKYT? P ? F@THD=UDFFT? DL*M«Dg@*D=U¦? D¦ F CD¥*=UA C? Dn@BAF«9n=? @BACD¯ B S DF±N²E¯? FBGH=I
²HIWXBO Dµ? CD? C^@BA*F®TD A=U§¨B? CD§UCLTLT= ¤

@BHO LBC? DU¯IWH¥ DO ? P3Q ¨BD®TDF

©B§¨TDIWA«ª

©§¨TDIWA¬

©B§¨BDIWA

gedeeltelijk standaard

volledige standaard is voorwaarde

volledige standaard is voorwaarde

niet noodzakelijk

noodzakelijk

noodzakelijk

bij gestandaardiseerde DC-partners

bij alle DC-partners

bij alle DC-partners

bij gestandaardiseerde DC-partners minimaal

bij alle DC-partners minimaal

bij alle DC-partners minimaal

duidelijk

onduidelijk

onduidelijk

laag

hoog

hoog

groeipad naar Schema 3

groeipad naar Schema 1A

groeipad naar Schema 1A (volledige standaardisatie) groeipad naar Schema 3

De 3 alternatieve oplossingen staan overigens niet op zichzelf. Er zijn diverse groeispaden mogelijk waarbij een evolutie door de verschillende oplossingen kan worden doorgemaakt (zie onderstaande figuur).

£gkp] mn`t*]ij ¡s3s]iNs[\T]U_<`V¶ s u v*yn}Ty xw yUzVK| * yzE}TyyUzNv*yKyy~*nx~UB| zB | y xw*{* y*z*^v*y>}Ty~ | *ny v*yTK| yUzK|z ywxUy | ~U rw}By | ·*E*x>zB| y*g x3~UT|zB |

Datum 1-8-2001


Pagina 41

,&7RQWZLNNHOLQJHQ De Delft Cluster partners zijn autonoom in hun ICT ontwikkelingen. Over het algemeen zijn de normale werkplek PC´s van medewerkers uitgerust met Microsoft Windows als operating system en Microsoft Office als tekstverwerking-, spreadsheet- en presentatie software. Delft Cluster sluit zich hierbij aan en maakt ook gebruik van Microsoft software voor desktop automatisering. Voor overige automatiseringstaken is nauwelijks standaardisatie aanwezig. Dat geldt bijvoorbeeld voor e-mail, web-browser, databases, programmeertalen, netwerk, webservers, financiële software, et cetera. Al deze toepassingen kennen per instituut verschillende oplossingen. Voor de instituten zelf is dat geen probleem, zodra informatie uitgewisseld moet worden treden er beperkingen op. Uitwisseling van informatie is moeilijk. Standaardisatie is de enige oplossing voor optimale uitwisseling. Dit is echter een utopie. Voor de instituten gaat standaardisatie op korte termijn vaak gepaard met enorme desinvesteringen waar nauwelijks baten tegenover staan. Delft Cluster zal niet bereid zijn de kosten van standaardisatie bij de instituten te willen betalen. Op lange termijn kan standaardisatie min of meer natuurlijk plaatsvinden doordat er de-facto standaarden gaan ontstaan, zoals bij tekstverwerking (Word) of spreadsheets (Excel) is gebeurd.

Datum 1-8-2001


Pagina 42

6FKHWVYDQKHWLQWUDQHWYDQXLWRUJDQLVDWRULVFKSHUVSHFWLHI

De interne computernetwerken van organisaties nemen in hoog tempo de internettechnologie op, en veranderen zo in intranetten. Zodoende worden ook de werkprocessen in toenemende mate door deze technologie ondersteund. Enerzijds aangevuurd door de ICT-aanbodkant anderzijds door de innovatiegerichte medewerkers op alle niveau’ s zelf. Zij zien de mogelijkheden van werkwijze verbetering, kosten besparing, kwaliteitsverbetering, en niet de minst belangrijke, de mogelijkheden de organisatie aan te passen aan de eisen van de markt en de openingen die gegeven worden om nieuwe producten en diensten te ontwikkelen en te leveren. Het stuk ‘Communicatie, samenwerken en projectmanagement in een virtuele kantooromgeving’ van Marcel Groosman (bijlage A), geeft op grond van onderzoek en praktijkervaring, een heldere uiteenzetting over de mogelijke werkwijze van een virtueel kantoor. Met virtueel kantoor wordt de analogie opgeroepen met de fysieke kantooromgeving waar mensen bij elkaar gegroepeerd met elkaar communiceren, kennis ontwikkelen en toepassen, informatie vastleggen, opslaan en terugzoeken, hergebruiken enz. De Delft Cluster partners gaan mee in deze ontwikkeling door binnen hun intranetten kantoorfuncties vorm te geven of door zich te oriënteren op de mogelijkheden en beperkingen. Wanneer wij hier de mogelijkheden analyseren van een DC Intranet dan gaan we de toepassingen na die tussen die organisaties kunnen worden ingezet. Immers het gaat om de virtuele werkomgeving en de ondersteuning van managers en medewerkers van verschillende instituten die individueel en institutioneel samenwerken. Daarnaast zijn er ook de voorwaarden waaraan de toepassingen en de context ervan moet voldoen om ingezet te kunnen worden. Het intranet richt zich gewoonlijk op binnenkant van de organisatie en wordt intranet genoemd omdat alleen gekwalificeerde medewerkers van een organisatie toegang kunnen krijgen. Zodra men buitenstaanders toelaat binnen de eigen besloten virtuele werkomgeving spreekt men van een extranet. Websites zijn www-protocollen gebaseerde ‘werkplekken’ in een netwerk en komen dus voor in internet, intranet en extranet. Het is misschien wel doeltreffender om netwerken/websites te onderscheiden naar eigendom en beheer. Dit omdat een effect van de netwerkomgeving is dat de grenzen van organisaties aan het vervagen zijn. In de fysieke wereld is het meestal duidelijk wie de ingang van het kantoorgebouw, de kantoorkamer of het archief beheert. In de virtuele wereld vraagt het aspect WRHJDQJVEHKHHU in directe relatie tot de vormgeving van een (project)RUJDQLVDWLH in cyberspace veel aandacht. We maken daarbij tenminste onderscheid naar toegang tot websites en de toegang tot documenten. Daarbij is differentiatie naar soort recht punt van overweging. Onderscheid wordt gemaakt naar lees-, schrijf- en commentaarrechten, afhaal- en wegzetrechten, vrijgaverechten en dergelijke, vaak ook afhankelijk van het soort applicatie. In de praktijk blijkt meestal een of enkele personen daadwerkelijk mutatierechten op een document te krijgen in verband met het versiebeheer en consistentie van de documenten. Een groter aantal heeft het recht om commentaar te leveren (red-lining bijvoorbeeld op tekeningen), veelal niet meer dan 10 personen. Tenslotte is het inzien van stukken nodig voor een veel groter aantal (project)medewerkers. Het werk speelt zich vervolgens af binnen projecten. 3URMHFWPDQDJHPHQW is dus een van de eerste taakgebieden. Daarbinnen vindt het primaire proces van feitelijke SURGXFWRQWZLNNHOLQJ plaats.

Datum 1-8-2001


Pagina 43

Het kennisresultaat in de actieve archieffase tijdens de productontwikkeling en in de passieve archieffase na afsluiting van een project, wordt vastgelegd in documenten. (Document wordt hier gebruikt als samenvattende term voor: ‘een gestructureerde hoeveelheid door mensen waarneembare informatie die kan worden uitgewisseld tussen gebruikers en systemen’ ). 'RFXPHQWPDQDJHPHQW is derhalve het volgende taakgebied. In direct verband daarmee staat het beheer van de product- of ontwerptechnische gegevens binnen de documenten. Hiervoor zijn metadata, gegevens over gegevens, nodig om ze te indexeren en terugvinden. Dit wijst ons op de noodzaak te kunnen beschikken over classificaties/ontologiën, terminologieën, thesauri, en andere hulpmiddelen die ook bij NHQQLVPDQDJHPHQW een rol spelen. (thinkmap, webthesaurus, aquabrowser, zie ook The Semantic Web van Berners-Lee , www.sciam.com/2001/0501issue/0501berners-lee.html ). In het algemeen bevindt kennis zich behalve in documenten ‘tussen de oren’ , en is ingebouwd in hardware. De bijbehorende applicaties zijn CV’ s, en inventarissystemen. Beide zijn meestal niet gedocumenteerd vanuit kennismanagement perspectief. Dit zijn instrumenten die mede vorm geven aan het collectief geheugen dat ook Joost Wentink in zijn werkboek “E-Beelden bouwen” institutioneel geheugen noemt. De vraag is natuurlijk aan de orde of Delft Cluster zelf een institutioneel geheugen wil opbouwen of dat men gebruik wil maken van de institutionele geheugens van de partners. In alle managementfuncties speelt FRPPXQLFDWLH een kernrol. Managers hebben tot taak leiding te geven en te organiseren. Plaats en doel te bepalen, wegen uit te stippelen, condities te scheppen, te navigeren, te sturen. Structuur aan te brengen in de groep, verhoudingen te ordenen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden toekennen, en afspraken vast te leggen. Inputs, processen en outputs te bewaken, alles naar de bekende aspecten Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie en Organisatie. Per saldo moet het management op de hoogte zijn en blijven van veranderingen, en de activiteiten monitoren die individueel en gezamenlijk plaatsvinden en slechts effect hebben als zij gecommuniceerd worden. Naast communicatie-instrumenten die zonder meer basisfuncties genoemd kunnen worden, zijn bij professioneel management ZHUNVWURRPEHKHHU- en SODQQLQJsapplicaties onmisbaar en in de productontwikkeling toepassingen die daadwerkelijk groepsprocessen ondersteunen (ThinkWire, Mindmap,..). Met de aspecten NRSSHOEDDUKHLG en LQWHJUDWLH wordt bedoeld op welke wijze applicaties zijn geïntegreerd of opgenomen in de kantooromgeving en op welke wijze de kantooromgeving communiceert met applicaties die daarin niet aanwezig zijn (en die bijvoorbeeld elders in het internet of binnen de netwerken van DC partners draaien) of die op de desktop, laptop, palmtop/gsm van de medewerker draaien. Tenslotte zijn QLHWGLUHFW IXQFWLRQHOH]DNHQ als gebruikskosten, beveiliging, referenties, leveranciersbetrouwbaarheid en ondersteuning, gebruik open standaards, gebruiksvriendelijkheid, aanpasbaarheid en personalisatie, infrastructuur eisen en dergelijke van belang bij de afwegingen al of niet een intranet uit te bouwen en te kiezen voor zelf maken of inkopen van applicaties. In de onderstaande tabel is het bovenstaande samengevat en uitgebreid met detailelementen op een lager niveau. De lijst is een aanzet tot een prestatiebeschrijving die enerzijds als basis

Datum 1-8-2001


Pagina 44

gebruikt kan worden voor inventarisatie van wensen en eisen en anderzijds voor de evaluatie van eigenschappen die door applicaties/leveranciers geboden worden.

FUNCTIES

MODULEN ¸

Toegangsbeheer, Organisatie ¸ ¸ ¸

Communicatie en simpele werkregeling ¸ ¸ ¸ ¸ ¸ ¸ ¸

Projectmanagement ¸ ¸ ¸

Documentmanagement ¸ ¸ ¸ ¸ ¸ ¸

Productdatamanagement ¸ ¸ ¸ ¸

Koppelbaarheid en integratie ¸ ¸

Rechten van nivo web, organisatieeenheid, project, folder, document tot data. TVB schema.

Adresboek (deelnemers) Contacten (niet-deelnemers) Mail en berichtenverkeer, notificatie Logboek Agenda Takenlijst Viewers

Audittrail Integratie met MS Outlook bijv. Van forum en viewer, naar mail met notificatie, redlining en markup, naar geschiedenis van opmerkingen NL, UK versies

Zoekmachine Werkstroombeheer Planning

Formulieren, voortgangsrapportage, RFI, Digitaal accorderen, hulpbrontoewijzing, prioriteren

Metadata Rechtenbeheer Versiebeheer Back-ups Mappenstructuur Interlinking

Flexibiliteit, schaalbaarheid Multimedia

Metadata Terminologie/Thesaurus Ontologie Collaborative work

Multimedia (MP7) Toekomstige ontwikkelingen (Step, Lexicon..) Werkprocessen

FUNCTIONELE EIGENSCHAPPEN ¸

Algemeen

Beveiligingsmethoden Gebruikskosten Referenties Leveranciersbetrouwbaarheid ¸ ¸ ¸ ¸

Gebruiksvriendelijkheid

Simpel login/password, SSL, PGP, Digitaal Certificaat ed. Abonnement, per user, per Mb

Aanpasbaarheid Gebruiksvriendelijkheid Ondersteuning Taal ¸ ¸ ¸ ¸

Infrastructuur en software ¸ ¸

Datum 1-8-2001

Organigram Toegangslijst (deelnemers) Kennisprofielen (deelnemers)

Handige koppelingen Van geen naar collectieve-, individueleen administratieve tools Koppeling back- en front-office Koppeling naar andere EDMS systemen Omgang fax en externe mail Ondersteunen (specifieke) software eisen ¸ ¸

NIET DIRECT

OPMERKINGEN

Unix, NT, Database,… Modulaire opbouw Open Standaarden


Pagina 45

Datum 1-8-2001


Pagina 46

6FKHWVYDQKHWLQWUDQHWYDQXLWKHWµSHRSOH FXOWXUH¶SHUVSHFWLHI De menselijke factor mag niet onderschat worden bij het gebruik van moderne technologie, zoals het intranet. Bij de introductie van veel nieuwe technologieën is een driedeling van de gebruikers aan te geven: 1. early adopters (10%) 2. gemiddelde gebruikers (80%) 3. achterblijvers (10%) Het is van belang de gemiddelde gebruiker mee te krijgen. De early adopters hebben weinig aandacht nodig, die komen uit zichzelf. De achterblijvers zijn moeilijk te overtuigen en uiteindelijk moeten ze wel of ze haken af. Los van het type gebruiker zijn er nog andere aspecten die van belang zijn. Het blijkt dat de behoeften van gebruikers sterk uiteenlopen. Sommigen voeren complexe projecten uit met een groot aantal participanten afkomstig van de verschillende Delft Cluster partners. Daartegenover staan eenmansprojecten met een duidelijk afgebakende taakomschrijving, zonder dat er veel met anderen wordt samengewerkt. Een complex project stelt heel andere eisen aan ondersteuning dan een eenmansproject. De verwachtingen ten aanzien van de geboden oplossing via het intranet lopen dan ook sterk uiteen. De één is pas tevreden met uitgebreide functionaliteit, inclusief een gedeelde agenda, documentopslag met versiebeheer, etc, terwijl het eenmansproject geen enkele verwachting heeft ten aanzien van een centrale werkomgeving. De verwachtingen verschillen ook per instituut. Dat heeft sterk te maken met de aard van de organisatie en de heersende bedrijfscultuur. Het Delft Cluster is een virtuele organisatie zonder een langdurige historie en zonder een heersende bedrijfscultuur. Met het werken in teams en een instituutsgrensoverschrijdend delen van informatie en kennis worden werkmethoden geïntroduceerd die binnen de instituten nog nauwelijks van de grond gekomen zijn. Nu biedt dat natuurlijk een uitstekende kans om nieuwe werkwijzen te introduceren maar daar moet wel een sterke visie en een aantal trekkende personen achter zitten met voldoende gereedschappen en middelen om dit te realiseren. Een voorzet voor een visie is gegeven in paragraaf 4.5. Deze visie moet bediscussieerd worden binnen Delft Cluster en de mensen en middelen moeten volgen. Het introduceren van een nieuwe manier van werken mag niet onderschat worden. Zelfs bij bedrijven die dichter bij de ICT technologie zitten is het een meerjarig proces. Cap Gemini Ernst & Young zijn al 5 jaar bezig en men heeft het gewenste resultaat nog niet bereikt. Om een eerste indruk te krijgen hoe het intranet op basis van Livelink is ervaren wordt in bijlage B een analyse gegeven van 4 maanden gebruik van Livelink in Thema 4 van Delft Cluster.

Datum 1-8-2001


Pagina 47

Datum 1-8-2001


Pagina 48

$QDO\VHYDQGHVLWXDWLH De geschetste voorbeelden van intranetontwikkelingen maken duidelijk dat er veel mogelijkheden zijn. De ruime mogelijkheden maken het noodzakelijk voor Delft Cluster keuzes te maken. Het nut en de noodzaak voor een Delft Cluster intranet wordt breed onderkend. Of er een intranet komt met beperkte mogelijkheden of met uitgebreide mogelijkheden hangt bepaalt Delft Cluster zelf. Gezien de nadruk die gelegd wordt bij de rol van Delft Cluster op het gebied van Kennismanagement en het vinden van kennis moeten uitgebreide technische, organisatorische en personele investeringen gedaan worden. Alvorens de consequenties in detail uit te werken is een discussie binnen Delft Cluster noodzakelijk om het ambitieniveau aan te geven. Daarnaast is een aantal relatief eenvoudige stappen te nemen om op korte termijn tot een verbetering van het intranet te komen. In de verbetervoorstellen worden die stappen verder toegelicht.

9HUEHWHUYRRUVWHOOHQ Het Delft Cluster moet voor zichzelf vaststellen wat de ambities zijn voor het intranet. Op basis van de gesprekken en de mogelijkheden is het meest voor de hand liggend dat Delft Cluster kiest voor een geredigeerd eigen intranet, vergelijkbaar met Geonet. Gezien de omvang van het Delft Cluster en de ambitie om meer bedrijven en instanties uit de sector aan Delft Cluster te laten deelnemen vervaagd de grens tussen internet en intranet. Het Delft Cluster intranet wordt daarmee een portal voor degenen die kennis en informatie zoeken over de duurzame inrichting van dichtbevolkte deltagebieden. Eigenlijk kunnen we dan nauwelijks meer spreken van een ‘intranet’ . Het bieden van een geïntegreerde omgeving waarin een gecontroleerde toegang tot delen van intranetten van de Delft Cluster partners gerealiseerd kan worden lijkt vooralsnog een stap te ver maar het is wel de eerste groeistap die gezet kan worden zodra het geredigeerde intranet een goede basis blijkt te vormen. De belangrijkste motivatie voor die keuze is dat het technisch en organisatorisch bijzonder moeilijk is de verschillende onderliggende systemen van de Delft Cluster partners aan elkaar te knopen. Daarnaast is bij de Delft Cluster partners een tendens waar te nemen dat het intranet binnen die organisaties steeds verder geïntegreerd wordt in het werkproces. De integratie van het intranet in het werkproces van de individuele instituten is een autonoom proces waar Delft Cluster weinig tot geen vat op heeft. Dit wordt nog gecompliceerder als ook de sector toegang krijgt tot de gedeelde intranetomgeving van de Delft Cluster partners. Het huidige intranet trekt onvoldoende bezoekers. In het licht van het voorafgaande moet een verbetering niet gezocht worden in een functionele uitbreiding maar in een inhoudelijke verbetering. Een veelgehoorde klacht is de moeilijke navigatie, met name voor degenen die niet bekend zijn met de Delft Cluster indeling naar thema´s en projecten. Iemand die over een bepaald gebied kennis wil vindt zijn weg moeilijk via de interne Delft Cluster projectorganisatie. Daarnaast laat de actualiteit te wensen over. Zeker op de openingspagina verandert weinig. De bezoeker wordt niet geprikkeld door actueel nieuws of wetenswaardigheden. Om de

Datum 1-8-2001


Pagina 49

veranderingen te vinden moet men enkele niveaus dieper klikken om te zien wat er veranderd is. Een minstens wekelijks maar liefst dagelijks wisselende openingspagina trekt bezoekers. Tenslotte is het Delft Cluster intranet behoorlijk ‘dichtgetimmerd’ . Dat wil zeggen, er is weinig ruimte voor gebruikers om te experimenteren. De mogelijkheid met functionaliteit te kunnen experimenteren heeft bij de Delft Cluster partners geleid tot ideevorming en via kleine verbeteringen ontstaat een betrokkenheid van de gebruikers. Meer ruimte voor de gebruikers zal helpen het gebruik van het intranet te stimuleren. Om bovenstaande te bereiken moeten twee zaken gebeuren. 1. er moet een professionele redactie aangesteld worden om het intranet te vullen 2. er moet een technische basis onder het intranet komen die eenvoudig te wijzigen is een aan te passen is aan de wensen van de gebruikers Het is sterk aan te bevelen deze twee zaken bij het Delft Cluster zelf te laten plaatsvinden. Dat betekent het aanstellen van twee medewerkers, waarvan één belast is met de inhoud en één belast is met de techniek. Daarnaast is het aan te raden voor het ontwerp van de gebruikersinterface professionele hulp in te schakelen. Het op korte termijn centraal inrichten van een Delft Cluster platform voor Collaborative Work wordt als te ambitieus gezien. Het vereist een vorm van standaardisatie die met de huidige technologie nog niet te bereiken is. Decentraal worden op kleine schaal oplossingen geboden en gebruikt maar die vormen geen basis voor een Delft Cluster brede oplossing. Het wordt wel aanbevolen op kleine schaal te experimenteren met de mogelijkheden voor het centraal ontsluiten van informatie. De verachting is dat de techniek zich de komende jaren dusdanig gaat standaardiseren dat koppeling wel mogelijk is. Om inzicht te krijgen in de problematiek kunnen twee pilotprojecten worden uitgevoerd: 1. decentrale opslag en centrale toegang tot telefoonlijsten van medewerkers 2. centrale toegang tot de verschillende decentrale bibliotheeksystemen van de partners Last but not least: zorg voor meer ‘fun’ op het intranet. De meest succesvolle internet- en intranet toepassingen zijn serieuze sites die gelardeerd zijn met prettige elementen (fun!). Dat kan een aantrekkelijke vormgeving zijn, een column, de mogelijkheid videofragmenten te bekijken, een wedstrijd, et cetera. Kijk naar de krant, zelfs het meest serieuze nieuwsblad heeft strips, een recept of een column.

(UYDULQJHQHOGHUV De uitdaging waar Delft Cluster voor staat is niet uniek. Grote instellingen die projectmatig werken zijn al jaren op zoek naar doeltreffende oplossingen. Dat betekent zelf doen of uitbesteden. Een veel gehoorde oplossing is in een aanloopfase de service af te nemen bij een ‘trusted third party’ . In veel situaties is het niet realiseerbaar om binnen of tussen grote partijen tot een zelfde systeem te komen. Per project, team of samenwerkingsverband wordt een geschikte service provider gezocht waar alle partijen toegang toe krijgen. De oplossing kan per situatie verschillend zijn, afhankelijk van de betrokken partijen en voorkeuren. Gebruikers kunnen geconfronteerd worden met verschillende werkomgevingen per project. Dit is voor de meeste gebruikers geen probleem, zolang de gebruiksinterface maar vergelijkbaar en intuïtief is. Het wordt wel al knelpunt ervaren als gegevens dubbel moeten worden opgeslagen (bijvoorbeeld in de gezamenlijke werkomgeving en werkomgeving). Dit leidt gemakkelijk tot synchronisatieproblemen.

Datum 1-8-2001


Pagina 50

&RQFOXVLHVHQDDQEHYHOLQJHQ

De conclusies van de Review van het intranet zijn de volgende: 1. het intranet wordt nauwelijks gebruikt 2. de technologie waarop het huidige intranet is gebaseerd leent zich niet voor uitgebreide aanpassingen 3. het zal niet mogelijk zijn tot één alles overkoepelende technische oplossing te komen De volgende aanbevelingen worden gegeven: 1. Stel het ambitieniveau voor het Delft Cluster intranet vast 2. Bepaal op basis van het ambitieniveau een strategisch plan op 3. Begin met een geredigeerd intranet (à la Geonet) 4. Zorg voor een betere navigatie binnen het intranet 5. Zorg voor meer actualiteit op het intranet 6. Geef de gebruiker meer vrijheid om binnen het intranet te experimenteren 7. Zorg voor meer ‘fun’ op het intranet 8. Doe een kleinschalige test met de nieuwe generatie ‘collaborative working tools’ en ‘portal servers’

Datum 1-8-2001


Pagina 51

Datum 1-8-2001


Pagina 52

5HIHUHQWLHV [1] Anonymous, Building a Corporate Portal using Microsoft Office XP and Microsoft SharePoint Portal Server 2001. White Paper, April 2001. [2] Avanta Magazine Intranet, Mei 2001 [3] Dave Chaffey, Groupware, Workflow and Intranets. Reengineering the Enterprise with Collaborative Software, 1998, ISBN 1 55558 184 6 [4] David Coleman, Groupware: collaborative strategies for corporate LANs and intranets, 1997, ISBN 0 13 727728 8 [5] Peter Cuijpers, Erik Jan Hengstmengel. Intranet, Een netwerk van mensen, 1997, ISBN 90 267 2671 6 [6] Huib Koeleman, Michiel van Delden, Jan-Jelle van Hassels, Leo van de Vorst. Intranet voor de communicatie professional, 2000, ISBN 90 14 063024 [7] Peter Lloyd & Paula Boyle, Web-Weaving intranets, extranets and strategic alliances, 1998, ISBN 07506 3866 4 [8] Martin van Staveren, Intranet as a Market Team Facilitator, Internal communication, March 2001 [9] Kornel Terplan, Intranet Performance Management, 2000, ISBN 0 8493 9200 4 [10] Mr. Marc de Vries, Met Elektronische overheidsinformatie het nieuwe millennium in: hoe het was, hoe het is en hoe het worden moet. Den Haag: Rathenau Insituut, 2001, Studie 42. ISBN 90 346 3913 4 [11] Joost Wentink, E-beelden bouwen. E-Learning in veranderingsprocessen, 2001

Datum 1-8-2001


Pagina 53

Datum 1-8-2001


Pagina 54

%LMODJH$&RPPXQLFDWLHVDPHQZHUNHQHQSURMHFWPDQDJHPHQWLQHHQ YLUWXHOHNDQWRRURPJHYLQJ (QLJHDOJHPHQHRYHUZHJLQJHQWHQDDQ]LHQYDQ:HERIILFHVHQ3URMHFWZHE¶VHQHHQVDPHQYDWWLQJ YDQGHIXQFWLRQDOLWHLWYDQ%RXZ'HVN3URZZZERXZGHVNQHWZZZERXZRQOLQHQO!ERXZGHVN ,U0*URRVPDQ Nu meer dan vijftig procent van de bedrijven en een veel groter deel van de consumenten een internet aansluiting heeft, is de bedrijfsleiding ervan overtuigd dat internettechnologie geen hype maar een blijver is. Het heen en weer sturen van e-mails, al of niet met een aangehangen document, is nu gemeengoed. Daarmee begint ook iedereen er achter te komen dat niet alleen de snelheid van communicatie toeneemt, maar ook de persoonlijke en bedrijfsmatige chaos van opbergen en terugvinden van stukken. Een virtuele kantooromgeving helpt een oplossing te vinden.

*URXSZDUH Dat e-mail tekort schiet bij communicatie werd door de vroege web gebruikers al snel opgemerkt. Als reactie begon men met het ontwerpen van Groupware. De eerste toepassingen van dit concept kwamen in 1998 op de markt. In vergelijking met Office producten gaat het niet om de op elkaar aansluitende familie van software zoals MsWord, Excel, en PowerPoint, maar vooral om diensten of ondersteuning van functies die in een professioneel communicatieproces tussen meer dan twee personen een rol spelen. En, zoals aangegeven, via het www en niet binnen de beveiligde omgeving van het eigen kantoornetwerk. Hiermee zag eigenlijk ook de ASP de Application Service Provider het licht. Er werden kantoortoepassingen ontwikkeld die ergens op een server in het internet draaien en waarop men kan inloggen op elk moment en vanuit elke werkplek waar die dan ook aansluiting geeft op het internet. Een ideale ondersteuning voor telewerken.

'RFXPHQWHQEHKHHU De bedrijfsomgeving waar grote hoeveelheden documenten –teksten, tabellen, tekeningen enz. werden geproduceerd kreeg behoefte aan opbergen terugvindsystemen binnen de kantoornetwerken. Automatiseerders antwoordden op die vraag met Elektronische Document Management Systemen. En een jaar of wat geleden werd daaraan WorkFlow toegevoegd. Bij elkaar dus systemen waarmee het maken, het van commentaar voorzien, het controleren, het goedkeuren, het distribueren, het opslaan en het terugvinden ten behoeve van raadpleging of het starten van een volgende bewerkingsronde werd ondersteund. Uiteraard waren dit oorspronkelijk zogenaamde Proprietary Systems die niet met anderen communiceerden. Maar met het internet en aanvaarding van de TCP/IP , HTML en recenter XML standaarden, werd het geschikt maken voor het Web van deze systemen nodig voor de overleving ervan. Zo zag men van twee kanten diensten op de internet markt komen: vanuit de behoefte aan communicatie en interactie, en vanuit de behoefte documenten van diverse aard gestructureerd te kunnen verwerken.

Datum 1-8-2001


Pagina 55

3URHIWRHSDVVVLQJ Begin 1999 deed IntraBouw een proef met het EDMS of beter EIMS –Engineering Information Managementsysteem van Bentley. Het programma werd geïnstalleerd op een server aan de beveiligde internet omgeving, het extranet, en er werd een proef gedraaid met het coördineren van de sparingstekeningen voor het World Port Center Project van de HBG in Rotterdam. Deze proef slaagde boven verwachting en de deelnemers uit GTI, Andriessen, Sulzer en HBG waren overtuigd van het nut van toepassing van documentmanagement in een netwerkomgeving. Vooral de omloopsnelheid van de tekeningen in het coördinatieproces liep terug van twee weken naar –in het snelste geval- een dag. De ASP toepassing omzeilde de verschillende netwerkconfiguraties bij de bedrijven en de stand van zaken met betrekking tot de inpassing van internet in de individuele organisaties. Men ‘sprong’ gewoon met een isdn-lijn over de firewall van de it-infrastructuur. De conclusie was echter dat er te weinig faciliteiten of functies beschikbaar waren die juist de communicatie over het internet tussen personen ondersteunden. En hoewel het gebruikte ProjectWise systeem als EIMS voortreffelijk functioneerde, kwamen wij toch tot de slotsom dat het voor kleinere projecten te complex was. Er zou ook een eenvoudiger oplossing moeten zijn als stap tussen simpele communityware en hoogwaardige professionele systemen zoals die aangeboden werden.1 Op dat moment , midden 1999, was er naast een aantal Amerikaanse aanbieders als Intranetics en Evolve alleen de Nederlandse start-up Netspanning bv met Viadesk operationeel geworden. IntraBouw legde daarmee contact en uit de samenwerking kwam in eerste instantie BouwDesk Basic voort. Met de ervaring van bovengenoemde proef werd de specificatie van BouwDesk Pro opgesteld. BouwDesk Basic is gratis en eigenlijk bedoeld voor losvaste groepjes die een werkplek – een virtueel kantoortje- in het net willen gebruiken. Het dient nu ook als kennismaking met een deel van de functionaliteit van de Pro versie. Inmiddels –2001- is een vernieuwde en wederom verbeterde Pro versie beschikbaar gekomen.

(IIHFWHQ Wat is nu het eerste effect van een dergelijk kantoor? Eigenlijk heel simpel. Inplaats dat iedereen met iedereen communiceert, dat wil zeggen berichten rondstuurt, afspraken maakt, versies van stukken enz. selectief of algemeen rondstuurt, met als gevolg dat niemand meer weet welke stukken die wel en niet heeft en zeker niet weet of hij de goede versie wel in handen heeft, wordt een communicatie-element op een centrale plaats neergezet. Er wordt alleen maar gemeld dat een document in het actieve archief is opgeslagen en iedereen die daar het recht toe heeft kan dat document inzien of bewerken en terugplaatsen, al of niet met een volgend versienummer of andere naam. Naast het bekende effect van papierloze distributie, iets anders dan het papierloze kantoor, is het uit het voorgaande duidelijk dat het aantal communicatierelaties en dus de kosten, sterk worden verminderd.

1

Inmiddels is Bentley medio 2000 met www.viecon.com op de markt gekomen.

Datum 1-8-2001


Pagina 56

Figuur 1 Communicatie-relaties verminderen

Recente ervaringen van architecten, aannemers en ingenieursbureaus die proefdraaien met deze applicatie bevestigen dit effect. Voorts noemt men het gemak van het telefonisch bespreken van centraal toegankelijke digitale foto’ s en de plaats en tijd onafhankelijke toegang tot het projectarchief. Men realiseert zich ook maar al te goed dat werken met een gezamenlijk archief dezelfde vraag naar orde opwerpt als het inrichten van een Kwaliteitssysteem binnen het individuele bedrijf. Het gebruik van het Virtuele Kantoor stimuleert het ontwerpen van een gezamenlijke archiefstructuur, het expliciet maken van werkprocessen en dergelijke. Tenslotte werd de ontwikkeling van een ander soort groepsgevoel opgemerkt, de activiteiten richten zich meer op samenwerken, ieders individuele bijdrage wordt zichtbaarder, en er is sprake van echte innovatie in de werkwijze. De term ‘innovatieve samenwerkingsvormen’ tussen ontwerpende en uitvoerende partijen krijgt echt inhoud.

9RRUZDDUGHQYRRUVXFFHV Er zijn ook een paar voorwaarden genoemd voor succesvolle toepassing. De communicatie moet tenminste op isdn- niveau worden afgewikkeld. Zowel op de kantoorwerkplek als in de bouwkeet. Het verwachtingsniveau ten aanzien van transmissiesnelheden loopt snel op. Verwacht wordt dat de introductie van het vaste ADSL en straks het draadloze UMTS de toepassing van het virtuele kantoor sterk zal stimuleren. Naast de projectmedewerkers moet ook de administratieve staf met dergelijke systemen kunnen omgaan. En het lijkt wenselijk om bij grotere projecten gespecialiseerde informatie-, communicatie-, en/of documentatiemedewerkers in te zetten. Er dient ook een effectieve afstemming plaats te vinden van het denken over beveiliging en toegankelijkheid van stukken. Vooral omdat partijen met -tijdelijk- tegengestelde belangen deel uit kunnen maken van de kantoorbevolking. Denk daarbij aan contractvorming, offertes ed. tussen de samenwerkende partijen. De juridische vastlegging van de status van de stukken op enig moment in het proces vraagt aandacht. Het downloaden van de inhoud van het systeem op een CD Rom is een manier, maar dan zijn mogelijk alle stukken toegankelijk voor iedereen die de CD Rom in handen krijgt.

9HHODDQELHGHUV Er zijn op dit moment veel aanbieders in de markt onder verschillende namen met verschillende prestaties. De prijzen die daarmee samenhangen zijn even verschillend. In Nederland zijn de bekendste Browsergebaseerde systemen ProjectCenter van BricsNet en BouwDesk Pro van BouwOnline/IntraBouw. Ook Livelink van OpenText is actief en sinds enige tijd ook File2Share, Anapa en ProjectPlace. Wereldwijd zijn er meer dan 100 systemen op de markt die

Datum 1-8-2001


Pagina 57

groepscommunicatie, projectmanagement, documentmanagement en –beperkt- engineering information management ondersteunen. Veelal van Amerikaanse, maar ook van Engelse, Israëlische, Zweedse en Nederlandse oorsprong (alleen BouwDesk en File2Share). Het aantal dat op de bouw gespecialiseerd is, is geringer maar toch nog aanzienlijk. Veel maken wel gebruik van het internet maar werken met gespecialiseerde windows-cliënts die dan diepgaander functionaliteit mogelijk maken dan de Browser of Java cliënts nu kunnen bieden.

Figuur 2 Groepering eigenschappen

(LJHQVFKDSSHQ De functies en eigenschappen van het virtuele kantoor zijn door IntraBouw eerst geïnventariseerd onder de kopjes communicatie, documentbeheer, logistiek en infrastructuur. Er bleken cumulatief ruim honderd functionele eigenschappen te herkennen bij ongeveer negentig pakketten. Na analyse hebben is er een intermediair prestatiemodel opgesteld dat beter aansluit bij de vraag zoals die vanuit de gebruiker naar voren komt. Daarmee is tegelijkertijd de aanzet gegeven voor pakketselectie. De onderstaande figuur geeft dit model weer. Het bestaat nu uit een achttal rubrieken die de prestaties van de applicatie aangeven. Daaromheen zijn die eigenschappen gegroepeerd die niet-functionele en wat meer secundaire eigenschappen beschrijven. De eisen die aan de functionaliteit van een pakket gesteld moeten worden zijn afhankelijk van het karakter van de betrokken groep en/of de aard van het project. Het gaat dan bijvoorbeeld om de soort van de applicaties waaraan gekoppeld moet worden. De benodigde opslagcapaciteit. Wel of geen integratie met MS-Outlook en dergelijke. Er is bij de inventarisatie aandacht besteed aan de applicaties tot op metadata van documenten en niet aan integratie met Engineering Information Management of Productgegevensbeheer.

Datum 1-8-2001


Pagina 58

Figuur 3 Intermediair model applicatie-eigenschappen

Aan de hand van Bouwdesk Pro demonstreren we een aantal veelvoorkomende eigenschappen.

3HUVRQDOLVDWLH De vormgeving van het kantoor kan in het algemeen aangepast worden aan de wensen van de huurder door het invoegen van plaatjes tot en met het programmeren van een eigen look and feel. De identiteit van het project of de groep kan duidelijk worden overgebracht. Naast het ‘uithangbord’ van het kantoorgebouw kan elke kamer of subkantoor een eigen naambord installeren. Er kan door de gebruiker zowel Nederlands als Engels ingesteld worden voor de navigatie aanwijzingen en rubrieken. Naar wens kunnen persoonlijke gegevens aan derden worden getoond of niet, en kan er per deelnemer of lid van het kantoor een persoonlijke presentatiepagina worden ingericht waarmee inhoud gegeven kan worden aan een aspect van kennismanagement: weten wat een collega kan betekenen voor jou en het project.

Datum 1-8-2001


Pagina 59

7RHJDQJVEHKHHU Bij de huur van het kantoor wordt er een webmaster geregistreerd. Deze kan het kantoor (gebouw) inrichten en de leden aanmelden. Er kunnen vervolgens kantoorkamers worden ingericht die elk een eigen beheerder aangewezen kunnen krijgen door de webmaster, die eveneens kan bepalen tot welke afdeling een kamer behoort. Elke kamerbeheerder kan zijn eigen kamer inrichten met de functies die gewenst en beschikbaar zijn en hierna zijn beschreven. De beheerder kan uit de door de webmaster aangemaakte lijst van gebruikers, de deelnemers van zijn eigen kantoorkamer aanwijzen en toegang verlenen. Aangegeven kan worden of de inhoud van een kamer zichtbaar is voor alleen de aangewezen kamerbewoners of voor iedereen die het kantoorgebouw in mag. De beheerder kan aangeven of het document dat door een deelnemer wordt aangemaakt alleen door die persoon mak worden gewijzigd of door iedere deelnemer. Van belang is de aanwezigheid van een logboek dat alle mutaties in het kantoor en de kamers registreert.

&RPPXQLFDWLH De kamerbeheerder kan zelf de gewenste communicatiefuncties activeren en bijvoorbeeld wel of niet laten zien wie van de deelnemers on-line is. Vanuit het kantoor kan e-mail verzonden worden naar alle deelnemers of naar een selectie. Elke groep kan een eigen lijst van contactpersonen onderhouden en per mail op de hoogte houden relevante zaken. De e-mail wordt ontvangen in het eigen mailprogramma van een deelnemer. Het kantoor ondersteunt ook het verzenden van berichten die binnen het kantoor blijven en op het eigen bureau (persoonlijke startpagina) getoond worden. Een Forum en een Rondvraag is beschikbaar. Ook een agenda en takenlijsten behoren tot de standaard uitrusting. Nieuwe informatie blijft op het persoonlijk bureau van de deelnemer zichtbaar tot het is opgeborgen in een map.

'RFXPHQWEHKHHU Gegevens worden in het algemeen vastgelegd in documenten die we verschillende namen geven al naar gelang de functie van de gegevens en de manier waarop zij door de gebruikers behandeld worden. Zo benoemt BouwDesk Pro gewoon documenten, notities, taken, afbeeldingen, en bookmarks. Om deze te verzamelen en aan elkaar te relateren worden er mappen en interlinks gebruikt. De onderscheiden gegevensvormen kunnen in mappen worden opgeslagen en door de interlinks met elkaar worden verbonden. Wanneer men iets uit een map pakt dan kan men meteen zien met welke andere stukken er relaties zijn aangebracht. Zo kunnen stukken in twee dimensies gerubriceerd worden. Als men verder wil gaan en ook de toegang tot een onderwerp wil beperken dan kan men eenvoudig voor dat onderwerp een aparte kantoorkamer inrichten. Er zijn geen fysieke beperkingen aan dit soort verbouwingen en inrichting. Een doeltreffende zoekfunctie maakt het terugvinden van documenten via titel en/of beschrijving mogelijk. Een beheerder van een kantoorruimte kan zelf bepalen met welke functionaliteit die ruimte moet worden ingericht.

/HHUSHULRGH In de praktijk blijkt dat bij het opstarten van een virtueel kantoor afhankelijk is van de zwaarte van het pakket. Men kan bij de relatief eenvoudige BouwDesk Pro omgeving volstaan met een demonstratie en bespreking van maximaal één dagdeel. Wanneer men al heeft geoefend met een gratis applicatie is men al wat gewend. Het verschil zit vooral in de beheers- en instellingsmogelijkheden die geboden worden en de prijs die daarvoor wordt gevraagd. Al naar gelang de handigheid die men heeft met computers is het aanbevelenswaardig om eerst een oefenronde in te lassen alvorens definitief met het virtuele kantoor aan de slag te gaan. Datum 1-8-2001


Pagina 60

7RWVORW Het kantoor is wel een belangrijke hulp bij communicatie en documentatie, maar geen zelforganiserend systeem. Er dient daadwerkelijk gewerkt te worden aan de planning en vastlegging van gedragsregels en inrichtingsmodellen. Uitdagend is de mogelijkheid die ervaring vast te leggen in checklists en voorbeelden. Ook de ontwikkeling van externe informatievoorziening en dienstverlening, vormen een uitdaging. De mate waarin de provider in samenwerking met derden in staat is deze toegevoegde waarde te leveren zal in de toekomst in hoge mate de keuze beïnvloeden. Arpa IntraBouw, Amsterdam 7-5-2001

Datum 1-8-2001


Pagina 61

Datum 1-8-2001


Pagina 62

%LMODJH%(UYDULQJHQJHEUXLN&ROODERUDWLYH:RUNRPJHYLQJLQ 7KHPDYDQ'HOIW&OXVWHU Opgesteld door: Wim Jansen, Solvision Binnen deelproject 5 van KSH hebben we het werken in een virtueel team onderzocht, waarbij we gekeken hebben naar de aspecten cultuur, processen, ICT en organisatie. Deze aspecten kunnen niet los van elkaar gezien worden. Zo moet de cultuur in een team toereikend zijn om een bepaalde verandering in de processen succesvol in te zetten. Ook heeft het geen zin een ICT hulpmiddel (zoals Livelink) te introduceren als men niet bereid is ermee te werken en de processen voldoende duidelijk in kaart zijn gebracht. In grote lijnen hebben we voor alle aspecten de volgende strategie gevolgd: 1. Wegnemen van drempels 2. Ondersteunen van dagelijkse activiteiten 3. Verkrijgen van momentum Daarbij hebben we er voor gekozen het KSH project zo veel mogelijk virtueel uit te voeren. Door dit virtuele aspect en de distributie van de activiteiten en deelnemers ligt er een grote verantwoordelijkheid bij de sub-projectleiders en deelnemers, met name op de aspecten cultuur en organisatie. De ICT is in de vorm van Livelink centraal beschikbaar gesteld; het proces (werkprocedures, gebruik van Livelink, etc.) zijn zo veel mogelijk vooraf vastgelegd. De enige bijeenkomst met alle sub-projectleiders en sommige deelnemers is de kick-off sessie in november 2000 in Noordwijk. De uitgangspunten voor de initiële inrichting van Livelink waren:

Alleen de basisfunctionaliteit van Livelink gebruiken

Een structuur die de werkwijze ondersteunt:

–

Startdocument, serie werkdocumenten, einddocument.

–

Concept, review, finaal concept, review, finaal document.

–

Divergentie: ideevorming, discussie, uitwerking, discussie…

–

Convergentie: …discussie, structurering, discussie, bepalen keuzes.

Aparte structuur voor ondersteuning en monitoring/begeleiding

Na 4 maanden hebben we vastgesteld dat het gebruik van de Livelink omgeving beneden verwachting was. Iedereen heeft wel toegang tot de omgeving (en is ook wel eens ingelogd) en heeft een korte introductie gehad om met Livelink te kunnen werken. Van sommige sub-

Datum 1-8-2001


Pagina 63

projecten is bekend dat er wel iets gedaan is, maar dat er weinig of geen resultaten op de DC4 omgeving zijn gezet. Voorlopige conclusie was:

De meeste deelnemers het niet voor hand vinden liggen met Livelink te werken. Dit heeft o.a. te maken met het feit dat iedereen niet dagelijks met het project bezig is(ULVHHQ VLJQDDOIXQFWLHQRGLJPHQVHQWRWJHEUXLNDDQWH]HWWHQ

De sub-projectleiders onvoldoende hun sub-projecten aansporen de omgeving te gebruiken en zelf ook niet het goede voorbeeld geven.

De techniek geen echt struikelblok is, maar misschien wel beter kan.

Er is toen besloten een nieuwe impuls te geven aan het gebruik van de omgeving. Daarbij is onderscheid gemaakt tussen de benadering van de sub-projectleiders en de overige deelnemers. De volgende opzet is gehanteerd:

We gaan bij de sub-project langs om: –

te kijken of ze inderdaad met Livelink om kunnen gaan

–

te vragen wat ze weerhoudt om de DC4 omgeving te gebruiken

–

de change agents (als signaalfunctie) voor ze in te richten

–

ze (eenmalig) te ondersteunen het werk tot nu toe op de omgeving te zetten

–

ze te vragen het gebruik uit te dragen naar hun sub-project

De overige deelnemers benaderen we: –

indirect via de trekkers

–

direct via de mail/post met een terugkerende Tips & Trucs rubriek

–

specifiek vragen we iedereen de change agents in te schakelen

In het kader van een nieuwe impuls rond het gebruik van de DC4 omgeving bezoeken we alle sub-project trekkers. Daarbij hebben we naar de redenen voor het matige gebruik gevraagd. Als oorzaken voor het niet gebruiken van de omgeving wordt aangegeven:

De omgeving is niet direct beschikbaar; je moet er expliciet naar toe gaan en inloggen.

De omgeving wordt niet gebruikt om met de overige deelnemers te communiceren; dit gebeurt veelal via mail, telefoon of in persoon.

De bekendheid met LL is matig; er is geen routine en er leven nog een aantal vragen, die overigens niet eerder gesteld waren (in of buiten de LL omgeving).

Er is weinig contact met de deelnemers buiten de eigen organisatie.

Datum 1-8-2001


Pagina 64

Er vindt weinig verdeling / delegatie van taken plaats. De overige deelnemers worden vooral gezien als een klankbord.

Er zijn weliswaar enkele documenten, maar sommige elementen (applicaties b.v.) kunnen niet in Livelink worden geplaatst.

Kennis over het verloop van het project en ervaringen tijdens de uitvoer worden helemaal niet vastgelegd. Voor een klein deel ligt dit besloten in eMail.

Conclusies: De sub-projectleiders binnen HSK voelen weinig verbondenheid en hebben weinig onderling contact. Het nut van Livelink als kennisdeelomgeving gaat zo verloren. De sub-projectleiders opereren bijna als eenlingen in hun eigen traject; er vindt weinig delegatie plaats. Het nut van takenlijsten en andere projectondersteunende functies komt daarmee niet goed uit de verf. Er worden slechts in beperkte mate documenten op Livelink gezet. Door de change agents is er wel een signaalfuncties, maar het volume is te laag om echt momentum te creëren. Het belangrijkste gebruik van Livelink is nu als archivering / publicatie medium. De techniek en de toegankelijkheid van Livelink worden niet als een struikelblok ervaren.

Aanbeveling: Het gebruik van Livelink in een projectomgeving is alleen zinvol als:

er voldoende samenhang tussen de projecten is.

er werkelijk sprake is van een projectgroep (met een taakverdeling, actieve deelnemers, etc.) en niet slechts 1 of 2 personen die al het werk doen.

de activiteiten in het project (en daarmee in Livelink) een substantiële tijdsbesteding zijn.

het gebruik van Livelink ook gedragen wordt door de projectleider en de deelnemers.

Datum 1-8-2001


Pagina 65

Datum 1-8-2001


Pagina 66

%LMODJH&%HVFKLNEDUHWRROVYRRU&ROODERUDWLYH:RUN Prepared by: Slavco Velickov, IHE Possible Delft Cluster platforms for collaborative work and knowledge sharing: building Communities of Practice (CoP) and Virtual Knowledge Teams (VKT)

,QWURGXFWLRQ Delft Cluster as a virtual knowledge organisation with the ambition to become a global knowledge network for sustainable development in densely populated areas, needs to establish a common Corporate Knowledge Platform (CKP). The ultimate goal of the CKP is that of providing LPPHGLDWHDFFHVVto a range of available knowledge, people and expertise, training resources and applications (products of all DC research themes and projects), and to further support knowledge sharing and collaborative working on a corporate level. In order to achieve this goal it is well recognised that the choice and implementation of suitable Corporate Knowledge Platform is of the utmost importance.

The purpose of this document is to try to address - evaluate some of the available platforms on the market for which IHE has a different level of experience. 3ODWIRUPVFRQVLGHUHG Within different types of activities, different DC organisations are making use of the following platforms, which also can be regarded as the state-of-the-art on the market. 3ODWIRUP

'HVFULSWLRQ

7HFKQRORJ\EHKLQG

85/VLWH

BSCW - Basic Support for Collaborative Work

Sophisticated interactive platform offering basic support for collaborative working. The platform is developed by German TNO-like institute

NT and Unix -based Web servers, GCI scripts written in Pyton and internal database format. HTML and JavaScript at client side. Javabased desktop client (similar to Windows explorer) is also available.. Pyton as a scripting language offers possibilities for writing custom-based applications on the top of this platform.

http://dc.ihe.nl DC collaborative working platform. All Themes

LiveLink

Collaborative environment for the development of Web-based intranets, extranets and ebusiness applications.

NT and Unix -based Web servers. It has three-tired architecture: access tier, server tier and data tier and supports almost all databases. HTML , Java and JavaScript as a client interface.

www.livelink.com GeoDelft Intranet and Theme 4

DC Intranet

Dedicated Intranet application for DC project management. Based on TNO-FEL intranet

Informix database with CGI scripts. Runs on Solaris platform

www.delftcluster.nl /IntraDC All Themes

Datum 1-8-2001


Pagina 67

Web-like environment that provides users with quicker access to and better management of many types of information including Domino and Internet-based e-mail, calendar of appointments, personal contacts and to-dos as well as Web pages, News Groups and intranet applications

NT and MAC -based servers, CGI scripts and ISAPI/NSAPI. Tight connection with Domino. HTMP, Java and JavaScript at the client.

www.lotus.com IHE prototype: SALSA project

DocuShare

Community-maintained application that enables organisations to manage and share information and knowledge.

NT and Unix -based Web servers, GCI scripts written in Pyton and internal database format. Oracle and SQL database supported. Pyton as a scripting language offers possibilities for writing custombased applications and possibilities for integration. The DocuShare engine includes parsers for XML templates. HTML at client side. Drag-and-drop client also available.

www.xerox.com (IHE prototype: www.knowledgemanagement.nl/doc ushare )

TopShare

An interactive knowledgesharing platform. Run as an Application Service Provider only. Platform is developed by TopShare company.

Microsoft Internet Information Server, CGI technology based on Active server Pages and SQL databases. Flash and JavaScript at the client side is used partly

www.topshare.com IHE pilot: http://aquatheon.co m

(platform based on) Lotus Notes/Domino

3RVVLEOHOLVWRIFULWHULDIRUFKRLFHRISODWIRUP

&ULWHULD

'HVFULSWLRQ

business activities

the platform should offer possibilities for e-business, elearning and e-commerce solutions

global support (flexibility in organising access) work with slow Internet connections compatible with other platforms flexibility reliability (robustness) security customisation possibility (identity) Application Service Provider (ASP) issues price

Datum 1-8-2001

on both: access level and services that platform offers platform should be accessible for users from developing countries possibility for platform migration, exchange of the underlying database, compatibility with ASPs platforms. Storage of the files: native v.s. internal file formats local versus global installation/configuration and use, flexible user administration (access rights) guarantee down time, redundancy, heavy need for administration firewall setup; security and confidentiality of information put on the platform platform should preserve the identity having own DC like recognisable interface, layout and style platform can be installed on DC members or run at Application Service Provider (ASP) - outsource purchase price, installation costs, licences, maintenance


Pagina 68

training support easy to use quality of the supplier

market penetration in the GWW sector

functionality

Datum 1-8-2001

the company that sales the software can support and give proper training and introduction and can advise on social implications user friendliness, intuitive use, intelligent tracking possibilities who developed the platform, who sales the platform, other users experiences with the platform supplier, number of platform installations, existence of hotline etc. the choice of proper platform should be seen as joint activity with the key major players in the GWW sector: platform(s) that they already in use by the GWW sector; possibility to offer the DC collaborative platform to GWW organisations '\QDPLF Web pages are generated on-the-fly so content is always current and updated 3ODWIRUPLQGHSHQGHQWUse any web browser on any platform including PC, Mac, NT and Unix &XVWRPLVDEOH Use templates to modify the look-andfeel for different communities 3HUVRQDOLVDEOHUse templates to create and modify own member’s pages &RPPXQLW\PDLQWDLQHG Users manage security, visibility, access to their own information or groups 6HFXUH Maintain data integrity with built in security and content version control 1DWLYHILOHIRUPDWV Maintains any kind of files, in their native formats, including scanned documents, Microsoft Office applications, executables, video etc. ,QWHOOLJHQWWUDFNLQJDQGQRWLILFDWLRQ Automatically emails notification of updates or additions, keeps track of users who did ’what’ and ’when’ 6HDUFKIDFLOLW\ basic and advanced search functionality including customisable search, search templates and extensive help %DVLFGRFXPHQWDQGSURMHFWPDQDJHPHQW Basic support tools and facilities for document sharing and management, and project management $GDSWDELOLW\WRWKHZRUNSURFHVV Platform should offer possibility that different types of work processes of the DC organisations and their sector partners can be can be accommodated


Pagina 69

%6&: BSCW (Basic Support for Collaborative Work) is een systeem dat ontwikkeld is met gelden uit de EU projecten CoopWWW (Interoperable Tools for Cooperation Support using the WorldWide Web) en CESAR (Collaboration Environments and Service Architectures for Researchers). Het systeem is tegen lage prijs beschikbaar. Het instituut achter BSCW is GMD GMD National Research Center for Information Technology, een duits onderzoeksinstituut met ruim 1000 medewerkers. De afdeling die zich bezighoudt met de ontwikkeling en ondersteuning van BSCW bestaat uit 6 personen. Wereldwijd zijn er 30.000 gebruikers http://www.bscw.de

The BSCW website voor Delft Cluster is: www.dc.ihe.nl

Datum 1-8-2001


Pagina 70

/LYHOLQN Opent Text, de producent van Livelink beschrijft het product als volgt: “Livelink® is a highly scalable and comprehensive collaborative environment for the development of Web-based intranets, extranets and e-business applications.” Opent Text heeft ruim 1000 medewerkers, waarvan een groot deel zich met software ontwikkeling en ondersteuning bezighouden. Wereldwijd zijn er ruim 4 miljoen gebruikers. http://www.opentext.com/livelink/index.html

Datum 1-8-2001


Pagina 71

'&LQWUDQHW Het intranet voor Delft Cluster is opgezet als web site voor het uitwisselen van projectdocumenten. Daarnaast biedt het mogelijkheden voor o.a. een telefoonboek en een nieuwspagina. Via een aparte module biedt het discussie-groepen en een electronische agenda. www.delftcluster.nl/IntraDC

Datum 1-8-2001


Pagina 72

/RWXV1RWHV Met Lotus Notes brengt IBM een veel gebruikt hulpmiddel voor intranet toepassingen op de markt. Onderdeel van de Lotus Notes familie is Lotus Domino. http://www.lotus.com/

Datum 1-8-2001


Pagina 73

;HUR['XFX6KDUH DocuShare is een Web-based document management applicatie die teams en organisaties een veilige omgeving biedt voor het opslaan en delen van informatie. http://www.xerox.com/go/xrx/template/013.jsp?Xcntry=NLD&Xlang=nl_NL

Datum 1-8-2001


Pagina 74

7RS6KDUH Topshare ontwikkelt software om kennisprocessen te ondersteunen, waarbij de kennis centraal staat, maar het accent ligt op de uitwisseling ervan. http://www.topshare.com/everyone

Datum 1-8-2001


Pagina 75

0LFURVRIW6KDUH3RLQW3RUWDO6HUYHU Microsoft heeft ook een applicatie voor Collaborative working. Deze applicatie is Microsoft SharePoint Portal Server. Het is een tool die via een webbrowser werkt en daarnaast volledig geïntegreerd is in de nieuwe generatie Office-tools van Microsoft (Word, Excel en Powerpoint). Er is nog geen ervaring mee maar moet gezien worden als een geduchte concurrent voor de andere tools die in dit hoofdstuk genoemd zijn. Met name de volledige integratie in de Officetools is een sterk punt. http://www.microsoft.com/sharepoint/default.asp

Datum 1-8-2001


Pagina 76

6XQ21(IRUPHUO\,SODQHW Sun ONE biedt een overall-oplossing met niet alleen een project-omgeving, discussiegroepen, gepersonaliseerde indeling en zoekmogelijkheden, maar ook bijv. ‘single-signon’ user management. http://wwws.sun.com/software/products/portal_srvr/home_portal.html

Datum 1-8-2001


Pagina 77

,Q7HDP InTeam bevat collaboration software voor o.a. elektronisch vergaderen, inventarisaties, besluitvorming, kennis-deling. Daarnaast verschaft het ook een (project)team-omgeving. http://www.blenks.com/inteam/

Datum 1-8-2001


Pagina 78

$XWRQRP\ De meeste intranettools zijn uitgerust met een zoekmogelijkheid. De standaard mogelijkheden bestaan vaak uit eenvoudige boolean zoekoperaties. Geavanceerde zoekmachines kunnen op slimme wijze veel gerichter en sneller zoeken naar de gewenste informatie. Een voorbeeld van een geavanceerde zoekmachine is Autonomy. http://www.autonomy.com/autonomy/index.shtml

Datum 1-8-2001


Pagina 79

3URMHFWSODFH Een web-based project-omgeving die je (per maand) huurt is: projectplace.nl

Datum 1-8-2001


Pagina 80

%LMODJH'*HEUXLNWHDINRUWLQJHQHQEHJULSSHQ $INRUWLQJRIEHJULS 3D BP CIMSURE COB CROW CUR DC dS+V EBR EMR G21 GDR GIS GLI GSB GW GWW Habiforum HPCN KEI KIP KODUP LWI MER NIROV OBR RISMAN RPD STiR VINEX VISI VNG

2PVFKULMYLQJ Driedimensionaal Basisprojectplan City Management System for Sustainable Urban Infrastructure (Re)development Centrum Ondergronds Bouwen Kenniscentrum voor verkeer, vervoer en infrastructuur Civieltechnisch Centrum Uitvoering Research en Regelgeving Delft Cluster dienst Stedenbouw + Volkshuisvesting (Rotterdam) Electronic Board Room (zie ook GDR) Expertisenetwerk Meervoudig Ruimtegebruik (nu Habiforum) De 21 grootste gemeenten in Nederland Group Decision Room (zie ook EBR) Grafisch Informatie Systeem Grootschalige LijnInfrastructuur Grote Steden Beleid Gemeentewerken (Rotterdam) Grond Weg en Waterbouw Expertisenetwerk Meervoudig Ruimtegebruik (voorheen EMR) High Performance Computing and Networking Kennis-, Expertise- en Innovatiecentrum Stedelijke Vernieuwing Kosten van Duurzame UitbreidingsPlannen Land Water milieu Informatietechnologie Milieu Effect Rapportage Nederlands Instituut voor Ruimtelijke Ordening en Volkshuisvesting Ontwikkelingsbedrijf Rotterdam Risico management en risico-analyse voor projecten Rijksplanologische Dienst (MVROM) Stimuleringsprogramma Intensief Ruimtegebruik VIerde Nota ruimtelijke ontwikkeling EXtra Voorwaarden scheppen voor invoeren van standaardisatie ICT in de GWW-sector Vereniging Nederlandse Gemeenten

Datum 1-8-2001


Pagina 81

(LQGUDSSRUW5HYLHZ'HOIW&OXVWHULQWUDQHW

Recommend Documents