LotusLive inotes. LotusLive inotes Handleiding voor de gebruiker

LotusLive iNotes

LotusLive iNotes Handleiding voor de gebruiker

LotusLive iNotes

LotusLive iNotes Handleiding voor de gebruiker

Opmerking Lees eerst “Kennisgevingen” op pagina 55.

Deze publicatie heeft betrekking op het programma IBM LotusLive iNotes en op alle volgende versies en modificaties daarvan, tenzij anders vermeld in een volgende uitgave. Wijzigingen zullen in nieuwe uitgaven van deze publicatie worden opgenomen. Voor technische informatie en het aanvragen van publicaties kunt u zich wenden tot uw IBM-leverancier of IBM Nederland B.V. © Copyright IBM Nederland B.V. 2010, 2011. © Copyright IBM Corporation 2010, 2011.

iNotes Informatie over uw accountinstellingen, het beheer van uw e-mail en het gebruik van uw agenda.

Nog niet bekend met iNotes? Bekijk een video als u wilt zien hoe u gegevens over contactpersonen importeert in iNotes. Bekijk een video als u wilt zien hoe u agendagebeurtenissen importeert in iNotes.

Recente updates Kijk welke functies zijn toegevoegd sinds de vorige update.

iNotes gebruiken Uw accountinstellingen Uw account wordt ingesteld door een accountbeheerder. Deze wijst ook uw e-mailadres en gebruikersrol toe, die u niet kunt wijzigen. U kunt wel uw naam, wachtwoord en taalinstelling wijzigen.

Persoonlijke instellingen Uw accountinstellingen worden hier beschreven: Naam De gebruikersnaam die overal in IBM® LotusLive iNotes wordt afgebeeld. E-mailadres Het e-mailadres hoort bij uw account. Deze instelling kunt u niet wijzigen. Rol

Het toegangsniveau van uw account. Deze instelling kunt u niet wijzigen.

Wachtwoord Het wachtwoord voor uw IBM LotusLive iNotes-account. Lokalisatie De gekozen taal voor uw account.

© IBM Corporation 2007, 2012 © IBM 2010, 2011

1

De taal die u voor Lokalisatie kiest, bepaalt ook of er in de agenda wordt gewerkt met een 12-uurs- of 24-uursklok. Als u bijvoorbeeld Engels selecteert, wordt er een 12-uursklok gebruikt. Selecteert u Nederlands, wordt er een 24-uursklok gebruikt.

Uw accountinstellingen wijzigen U kunt als volgt de instellingen voor Naam, Wachtwoord en Lokalisatie wijzigen: 1. Selecteer in de navigatiebalk boven aan de pagina uw naam en kies vervolgens Uw accountinstellingen. 2. Ga naar de instelling die u wilt wijzigen en kies rechts daarvan Wijzigen. 3. Geef de juiste waarde op of selecteer deze en kies Wijzigingen opslaan. Selecteer Contact opnemen met accountbeheerder als u hulp nodig hebt voor uw account.

Privacy en beveiliging Zorg altijd dat uw wachtwoord en uw beveiligingsvraag en -antwoord geheim blijven. 1. Meld u af als u klaar bent met het lezen van uw berichten. 2. Nadat u bent afgemeld, sluit u het browservenster. Door het browservenster te sluiten of de browsercache handmatig te wissen, weet u zeker dat alle sessiespecifieke informatie uit de cache van de browser is gewist. 3. Schrijf uw wachtwoord niet op en maak deze niet aan andere gebruikers bekend.

Uw mobiele apparaat configureren Gebruik het LotusLive iNotes-profiel voor de gelijktijdige instelling van IMAP, CardDAV en CalDAV op uw iPhone. Als u deze functies niet alledrie op uw iPhone wilt instellen, kunt u e-mail, contactpersonen en agenda afzonderlijk instellen. Raadpleeg de Help-informatie in IMAP- en POP-toegang configureren, Een CardDAV-account instellen en Een CalDAV-account instellen. 1. Klik op de link https://mail-usw.lotuslive.com/mobile/dav. Als u zich nog niet eerder hebt aangemeld, moet u uw LotusLive-ID plus wachtwoord opgeven. Dit ID en wachtwoord kunnen afwijken van uw LotusLive iNotes-ID en wachtwoord. 2. Tik op Aanmelden. De pagina LotusLive iNotes Apple iOS-apparaat instellen - Configureer uw e-mail, contacten en agenda op uw Apple iOS-apparaat wordt afgebeeld. Via deze pagina kunt u een profiel op uw iOS-apparaat installeren voor de toegang tot: v Uw e-mail via IMAP

2

LotusLive iNotes: LotusLive iNotes Handleiding voor de gebruiker

v Uw contactpersonen via CardDAV v Uw agenda via CalDAV 3. Selecteer Starten. Omdat het profiel niet is ondertekend, wordt u gevraagd is om bevestiging van de installatie door te klikken op Installeren > Nu installeren. Als op uw iPhone een wachtwoord is ingesteld, moet u dat invoeren om verder te gaan. 4. Geef uw iNotes-wachtwoord 3 maal op ter validatie van uw toegang tot de IMAP-, CardDAV- en CalDAV-accounts in het iNotes-systeem. Kies Volgende rechtsboven in het venster om verder te gaan. 5. Wanneer de installatie is voltooid, kiest u Gereed. De instellingenpagina van het apparaat wordt opnieuw afgebeeld. Vanuit het iOS-hoofdmenu kunt u nu werken met de LotusLive iNotes-functies voor e-mail, agenda en contactpersonen op uw iPhone. De naam van het profiel is LotusLive iNotes Profile. Dit vindt u op de iPhone door te tikken op Instellingen > Algemeen > Profiel. Selecteer Meer details om de namen van uw accounts op uw iPhone af te beelden.

Werken met contactpersonen U kunt naar wens persoonlijke contacten aan de lijst toevoegen. Om contactpersonen aan het bedrijfsadresboek toe te voegen is een accountbeheerdersmachtiging vereist. U kunt maximaal 2000 persoonlijke contactpersonen toevoegen. Op uw lijst van contactpersonen kunnen de volgende acties worden uitgevoerd: v Naar contactpersonen zoeken door de naam in te voeren als zoektekst in het veld Contactpersoon zoeken. v Alle contactpersonen bekijken door Alle contactpersonen te kiezen. v Persoonlijke contactpersonen toevoegen, wissen en wijzigen. v Een of meer contactpersonen een e-mail sturen door de selectievakjes vóór de gewenste ontvangers aan te kruisen en Bericht verzenden te kiezen.

Bedrijfscontactpersonen Uw bedrijfsadresboek (corporate directory) bevat alle contactgegevens van de medewerkers in de organisatie. De accountbeheerder stelt het bedrijfsadresboek beschikbaar en houdt wijzigingen bij. Als u het bedrijfsadresboek selecteert, ziet u een lijst van alle werknemers, vooropgesteld dat in uw organisatie een bedrijfsadresboek beschikbaar is. Om een of meer collega's in het bedrijfsadresboek een bericht te sturen, kruist u het selectievakje vóór elk van deze collega's aan en kiest u Bericht verzenden.

iNotes

3

Het aantal contactpersonen dat u aan het bedrijfsadresboek kunt toevoegen is variabel. Neem contact op met uw accountbeheerder om te achterhalen hoeveel contactpersonen u aan uw bedrijfsadresboek kunt toevoegen.

Voorkeuren voor contactgegevens instellen Door het instellen van voorkeuren wordt het eenvoudiger om uw contactgegevens te ordenen. 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Selecteer Afbeelden onder Contactpersonen. 3. In het veld Contactpersonen per pagina geeft u op hoeveel contactpersonen er per pagina moeten worden afgebeeld. 4. In het veld Naamvolgorde geeft u op hoe de naam van de contactpersoon moet worden afgebeeld. 5. Kies Opslaan.

Contactgegevens opgeven en bewerken Persoonlijke contactgegevens kunt u toevoegen, wijzigen en wissen. U kunt maximaal 2000 persoonlijke contactpersonen definiëren. Om contactpersonen aan het bedrijfsadresboek toe te voegen is een beheerdersmachtiging vereist. Wanneer u een contactpersoon toevoegt, navigeert u naar de tab Contactpersonen en kiest u Mijn contactpersonen. Wanneer u op sommige apparaten probeert een contactpersoon uit een andere toepassing toe te voegen, wordt de nieuwe contactpersoon standaard in uw Bedrijfsadresboek gezet. Omdat alleen uw beheerder informatie aan het bedrijfsadresboek kan toevoegen, wordt de nieuwe contactpersoon in dit geval niet opgeslagen. 1. U voeg als volgt een contactpersoon toe: a. Ga naar Contactpersonen. b. Selecteer Nieuwe contactpersoon. c. Geef in elk van de volgende velden een waarde van maximaal 255 tekens op: Voornaam, Achternaam, Functie, Afdeling, Company, Straat, Plaats, Staat/regio, Postcode en Land. Op sommige apparaten kunt u in deze velden meer dan 255 tekens invoeren. Als u in een van deze velden meer dan 255 tekens invoert, krijgt u geen foutmelding, maar worden de contactgegevens niet opgeslagen. d. Geef waarden op in de velden E-mail en Telefoon. Er moeten waarden zijn opgegeven in de velden Naam en E-mail, anders is er bij gebruik van de aanvullingsfunctie geen gebruikersinformatie beschikbaar. e. Optioneel: Voor het veld Opmerkingen geldt een maximum van 65.535 tekens. f. Kies Opslaan om de gegevens over de nieuwe contactpersoon op te slaan. U wordt gevraagd of u een bericht wilt verzenden en of u de zojuist opgeslagen contactgegevens wilt bewerken of wissen.

4


2. Optioneel: U kunt de gegevens van een contactpersoon als volgt wijzigen: a. Ga naar Contactpersonen. b. Selecteer de naam of het e-mailadres van de contactpersoon van wie u de gegevens wilt bewerken. c. Kies Bewerken en voer uw wijzigingen in. d. Kies Opslaan. 3. Optioneel: U kunt als volgt een contactpersoon wissen: a. Ga naar Contactpersonen. b. Kruis het selectievakje aan naast de contactpersonen die u wilt verwijderen. c. Kies Wissen. d. Klik op OK. De contactpersonen worden permanent uit de lijst verwijderd.

Persoonlijke contactpersonen importeren U kunt persoonlijke contactpersonen importeren vanuit een csv-bestand (Comma Separated Values), vcf-bestand (vCard) of vanuit een bestand zonder extensie, bijvoorbeeld testbestand. Het importproces accepteert bestanden tot 10 MB. U kunt geen wijzigingen aanbrengen in contactpersonen in het bedrijfsadresboek. Voordat u contactpersonen importeert uit andere e-mailprogramma's zoals Outlook Express, exporteert u in dat programma de contactpersonen naar een(.csv)-bestand (Comma Separated Value) of een vCard (.vcf)-bestand. Controleer voor u contactpersonen importeert, of de tekenset UTF-8 of ANSI is. U kunt maximaal 2000 contactpersonen hebben. Als het .csv- of .vcf-bestand dat u importeert meer dan 2000 contactpersonen bevat, of als het aantal bestaande IBM LotusLive iNotes-contactpersonen plus het aantal contactpersonen in het .csv- of .vcf-bestand groter is dan 2000, worden de extra contactpersonen in het bestand genegeerd. Zorg dat u op de hoogte bent van het pad van alle bestanden die informatie bevatten die u wilt importeren. U moet deze informatie opgeven voordat u de importactie uitvoert. Als u meerdere .vcf-bestanden hebt, kunt u deze vóór het importeren samenvoegen tot één .vcf-bestand. Onjuist ingedeelde gegevens in .csv- of .vcf-bestanden wordt genegeerd.

iNotes

5

De contactpersonen die u importeert, worden toegevoegd aan Mijn contactpersonen. U kunt deze contactpersonen bekijken via Alle contactpersonen. 1. Ga naar Contactpersonen > Mijn contactpersonen. 2. Selecteer Contactpersonen importeren. 3. Klik op Bladeren om naar het .csv- of .vcf-bestand met de opgeslagen contactpersonen te navigeren. 4. Selecteer het bestand en kies Importeren. Een statusbericht geeft aan dat de contactpersonen worden geïmporteerd. Het importproces kan wel enkele minuten in beslag nemen. Tijdens het importeren kunt u andere IBM LotusLive iNotes gewoon gebruiken. Verwante taken: “Meerdere vcf-bestanden samenvoegen” op pagina 7 Als u meerdere vCard-bestanden hebt die u wilt gebruiken voor het importeren van contactpersonen, kunt deze samenvoegen tot één .vcf-bestand.

Een CardDAV-account instellen Met een CardDAV-serveraccount kunt u informatie over contactpersonen uitwisselen met andere toepassingen. U kunt vervolgens uw informatie over contactpersonen synchroniseren met andere gebruikers en andere apparaten. Controleer of u uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres hebt. Dit is het e-mailadres dat aan uw account is toegewezen. Als u meerdere e-mailadressenLotusLive hebt, is een van de volgende situaties van toepassing: v Als u klikt op de link Aanmelding voor mijn organisatie gebruiken op de aanmeldingspaginaLotusLive, kunt u een ander e-mailadres opgeven dan uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres. v Als uw bedrijf meerdere abonnementen op LotusLive heeft, kan het zijn dat u voor elk abonnement een e-mailadres heeft. Zo gebruikt uw uw bedrijf misschien LotusLive Engage naast IBM LotusLive iNotes. Uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres staat in de handleiding Aan de slag die bij uw eerste aanmelding naar u is toegezonden. U kunt uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres ook vinden door Voorkeuren > Standaardinstellingen te kiezen en het vakje Accountnaam te selecteren onder Instellingen van mailserver. Als u een CardDAV-account instelt met een iPhone of iPad, controleert u of u werkt met iOS4 of een hogere versie. Als u werkt met een eerdere versie dan iOS4, moet u een upgrade aanbrengen naar iOS4 of hoger.

6


Om een CardDAV-account in te stellen, gaat u als volgt te werk: 1. Selecteer Instellingen > Mail, Contacten, Agenda's > Voeg account toe > Anders > Voeg CardDAV-account toe. 2. Geef de volgende informatie op: a. Server: carddav-usw.mail.lotuslive.com b. Gebruikersnaam: uw LotusLive iNotes-e-mailadres. Bijvoorbeeld [email protected] c. Wachtwoord: uw wachtwoord d. Beschrijving: een beschrijving van uw account 3. Kies Volgende. Wanneer de verbinding met de server tot stand is gebracht, wordt er een nieuwe tab Geavanceerde instellingen afgebeeld. 4. Geef de volgende informatie op op de pagina Geavanceerde instellingen: a. Gebruik SSL: Kies Aan. b. Poort: 443 5. Kies Klaar. U krijgt geen bericht dat de verbinding tot stand is gebracht. Uw LotusLive-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij IBM LotusLive iNotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen.

Meerdere vcf-bestanden samenvoegen Als u meerdere vCard-bestanden hebt die u wilt gebruiken voor het importeren van contactpersonen, kunt deze samenvoegen tot één .vcf-bestand. 1. Kopieer alle .vcf-bestanden die u wilt samenvoegen naar dezelfde directory. 2. Ga naar de directory waarin u de .vcf-bestanden hebt opgeslagen. 3. Voer de volgende opdracht uit: COPY *.vcf oneFile.vcf. Importeer de samengevoegde contactpersonen vanuit het bestand oneFile.vcf. Verwante taken: “Persoonlijke contactpersonen importeren” op pagina 5 U kunt persoonlijke contactpersonen importeren vanuit een csv-bestand (Comma Separated Values), vcf-bestand (vCard) of vanuit een bestand zonder extensie, bijvoorbeeld testbestand. Het importproces accepteert bestanden tot 10 MB. U kunt geen wijzigingen aanbrengen in contactpersonen in het bedrijfsadresboek.

Werken met persoonlijke groepen Gebruik persoonlijke groepen om distributielijsten te maken voor agenda-uitnodigingen en e-mailberichten. Het maximumaantal persoonlijke groepen voor uw account is 200. Het maximumaantal leden in een persoonlijke groep is 50. iNotes

7

De naam van de groep mag niet meer dan 255 enkelbyte tekens lang zijn. Als er tekens worden gebruikt die uit meerdere bytes bestaan, is de maximumlengte dus minder dan 255 tekens. Als u een nieuw groepslid toevoegt dat nog niet in uw persoonlijke lijst van contactpersonen staat, wordt dat lid automatisch toegevoegd. Als het maximumaantal contactpersonen bereikt is en u probeert een nieuw e-mailadres toe te voegen, dan verschijnt er een foutbericht. De nieuwe groep wordt dan niet gemaakt. Dubbele e-mailadressen worden genegeerd. Als u een e-mailadres opgeeft dat al in de lijst van groepsleden staat, wordt dat e-mailadres genegeerd. U kunt in het veld Lid hier toevoegen meerdere e-mailadressen tegelijk invoeren, mits u tussen de opeenvolgende e-mailadressen steeds een komma plaatst. Als u bijvoorbeeld [email protected], [email protected], [email protected] opgeeft, worden er drie leden toegevoegd aan de groep. Voor e-mailadressen geldt dat u de eerste paar tekens kunt typen. Er wordt dan automatisch een lijst van suggesties afgebeeld waarin u de gewenste contactpersoon kunt selecteren. 1. 2. 3. 4.

Ga naar Contactpersonen. Selecteer Groepen > Nieuwe groep. Geef een naam op voor de groep. Om een groepslid toe te voegen, voert u in het veld Lid hier toevoegen een e-mailadres in en kiest u Lid toevoegen.

5. Optioneel: Om een groepslid te verwijderen, klikt u op het X-pictogram op de rij van dit groepslid. 6. Klik op Opslaan om de wijzigingen voor een groep op te slaan. Al s u naar een andere pagina probeert te gaan zonder dat u uw wijzigingen hebt opgeslagen, verschijnt er een bericht waarin u wordt gevraagd of u dat alsnog wilt doen. U kunt als volgt een persoonlijke groep wijzigen of wissen. 1. Ga naar Contactpersonen. 2. Selecteer Groepen. 3. Selecteer de naam van de groep. 4. Selecteer Bewerken. De pagina met details over de groep wordt afgebeeld. U kunt de groep als volgt bewerken of wissen: v Om de details van een persoonlijke groep te bewerken, brengt u de gewenste wijzigingen aan en klikt u op Opslaan. v Om de persoonlijke groep te wissen, selecteert u Groep wissen en kiest u vervolgens OK om het wissen te bevestigen.

8


Contactpersonen zoeken U kunt contactgegevens opzoeken in Mijn contactpersonen, het Bedrijfsadresboek of Alle contactpersonen. v Voorafgaande en volgspaties worden verwijderd uit de zoekcriteria. v De zoekopdracht wordt uitgevoerd op de velden Voornaam, Achternaam, E-mailadres en Bedrijfsnaam. v Er geen onderscheid wordt gemaakt tussen kleine en hoofdletters. v Matches worden weergegeven zodra ze worden gevonden. Dit kan dus zijn voordat u de zoekcriteria helemaal hebt opgegeven. v Zoekopdrachten met jokertekens worden niet ondersteund. 1. Ga naar Contactpersonen. 2. Selecteer de set contactpersonen die u wilt zoeken. 3. Geef uw zoekcriteria op in het zoekveld. Contactpersoon zoeken wordt weergegeven in het zoekveld voordat u zoekcriteria opgeeft. Er wordt een lijst weergegeven met alle contactpersonen die voldoen aan de zoekcriteria. Als er geen matches worden gevonden, wordt het bericht Geen overeenkomende contactpersonen gevonden afgebeeld.

Een LDAP-verbinding configureren Door configuratie van de verbinding met een LDAP-directory (Lightweight Directory Access Protocol) kunt u query's uitvoeren voor directoryservices en de contactgegevens opzoeken van andere gebruikers op internet of binnen het intranet van uw onderneming. Een LDAP-verbinding wordt voor verschillende e-mailprogramma's en mobiele apparaten op verschillende manieren geconfigureerd. Als er problemen zijn met, of als u informatie wilt over een bepaald e-mailprogramma, neem dan contact op met de klantenservice van dat e-mailprogramma. Voor de configuratie van de verbinding met een LDAP-directory voor een apparaat of e-mailprogramma, moet u beschikken over de volgende gegevens: v Basis-DN: ou=contact v Poort (met SSL): 636 v Uw IBM LotusLive iNotes e-mailadres. Als u meerdere e-mailadressen voor LotusLive hebt, is een van de volgende situaties van toepassing: – Als u klikt op de link Aanmelding voor mijn organisatie gebruiken op de aanmeldingspaginaLotusLive, kunt u een ander e-mailadres opgeven dan uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres.

iNotes

9

– Als uw bedrijf meerdere abonnementen op LotusLive heeft, kan het zijn dat u voor elk abonnement een e-mailadres heeft. Zo gebruikt uw uw bedrijf misschien LotusLive Engage naast IBM LotusLive iNotes. Uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres staat in de handleiding Aan de slag die bij uw eerste aanmelding naar u is toegezonden. U kunt uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres ook vinden door Voorkeuren > Standaardinstellingen te kiezen en het vakje Accountnaam te selecteren onder Instellingen van mailserver. v Bind-DN/Accountnaam: uid=Uw hierboven bepaalde e-mailadres,ou=contact. Bijvoorbeeld: [email protected],ou=contact v Uw wachtwoord voor e-mail. Wanneer uw accountbeheerder een eenmalig wachtwoord voor u instelt, moet u dit wijzigen op het moment dat u zich via internet aanmeldt bij uw IBM LotusLive iNotes-account. v Server: ldap-usw.mail.lotuslive.com v Zoekfilter: ou=contact 1. De stappen die benodigd zijn voor de configuratie van de verbinding met een LDAP-directory, kunnen per e-mailprogramma verschillen. Neem voor hulp daarbij contact op met de klantenservice van het door u gebruikte e-mailprogramma. 2. Wanneer u gegevens van contactpersonen zoekt via een LDAP-verbinding, mogen de velden met voor- en achternaam niet leeg zijn, anders kunnen er fouten optreden. Geef zo nodig een of meer spaties op in deze velden.

Werken met e-mail E-mailberichten worden opgeslagen in mappen. U kunt extra mappen maken om uw e-mail te ordenen. Er zijn vijf standaardmappen die u niet kunt wissen. U kunt uw e-mail ook markeren en voorkeuren instellen voor de weergave van uw e-mail. U kunt niet de naam van een standaardmailmap wijzigen of een standaardmailmap wissen, maar u kunt wel e-mailberichten uit de standaardmappen verwijderdem. De standaardmappen zijn: Postvak IN Alle ontvangen e-mailberichten. Concepten Alle opgeslagen e-mailberichten die nog niet zijn verzonden. Berichten in de map Concepten kunnen op elk gewenst moment worden geopend en verzonden. Verzonden Alle e-mailberichten die u hebt verzonden, althans zolang uw

10


voorkeuren zodanig zijn ingesteld dat alle verzonden e-mail wordt opgeslagen. Standaard is dit de voorkeursinstelling. Spam Alle e-mailberichten waarvan is vastgesteld dat het spam betreft. Prullenbak Alle e-mail die gewist is. Om de inhoud van de map Prullenbak permanent te verwijderen, moet u de prullenbak leegmaken. Via het venster Mappen beheren kunt u mappen hernoemen of wissen. Als u een map wist, wordt de volledige inhoud van die map eveneens permanent gewist. De indicator Quotagebruik geeft aan hoeveel opslagruimte binnen uw e-mailaccount er momenteel in gebruik is voor e-mailberichten en bijlagen. Dit is inclusief de e-mail in de mappen Spam en Prullenbak. Deze waarde kan niet hoger zijn dan 25 GB. Als de beschikbare opslagruimte wordt overschreden, kunt u geen e-mailberichten meer ontvangen. Alle inkomende e-mail wordt teruggezonden naar de afzender met de mededeling dat uw mailbox vol is en dat het e-mailbericht niet kan worden afgeleverd. Tip: Door u verwijderde e-mailberichten worden automatisch verplaatst naar uw map Prullenbak. Als u ruimte wilt vrijmaken voor berichten, maak dan regelmatig uw map Prullenbak leeg. Opmerking: v Om uw account te beschermen tegen misbruik, kunnen er slechts 5000 nieuwe e-mailberichten worden ontvangen als u niet bent aangemeld bij uw account. Als er meer e-mailberichten binnenkomen, worden deze geretourneerd aan de afzender totdat u zich weer aanmeldt bij uw account. v Meer informatie over problemen met het afbeelden van e-mailberichten in verschillende talen vindt u in het document Known Issues op de wiki op http://www.lotus.com/ldd/bhwiki.nsf/dx/LotusLive_Known_Issues#Mail. v Een bericht met hoge prioriteit wordt aangegeven met een uitroepteken aan de linkerkant van het onderwerp van het e-mailbericht. v Geen enkel inkomend e-mailbericht kan groter zijn dan 40 MB. Bij het beheren van uw e-mailberichten kunt u: v Selecteer E-mail op de bovenste menubalk om uw Postvak IN handmatig te vernieuwen. v Een lijst oproepen van e-mailberichten die u hebt doorgestuurd of beantwoord. Dit doet u door op het pictogram naast Afzender te klikken. v Uw e-mailberichten sorteren op naam van de afzender, op onderwerp of op datum. Standaard zijn uw e-mailberichten gesorteerd op datum. . iNotes

11

Voorkeuren voor e-mail instellen Het instellen van voorkeuren voor e-mail helpt u bij het ordenen, filteren en doorsturen van uw e-mail. Voor het doorsturen van e-mail kan er slechts één e-mailaccount worden opgegeven. Ter bevestiging wordt een e-mail verzonden naar uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres en naar het e-mailadres dat is opgegeven als doorstuuradres. Om het proces voor het doorsturen van e-mail te starten, volgt u de instructies in het bevestigingsbericht. U schakelt het doorsturen van mail uit met de optie Geen doorzending in het venster Doorsturen. Alle onderstaande stappen zijn optioneel. U kunt deze voorkeursinstellingen op elk moment wijzigen. 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Kies Standaardinstellingen. a. Selecteer Mailweergave en geef op hoeveel e-mails er per pagina moeten worden afgebeeld. Geef ook aan in welke richting de e-mails gesorteerd moeten worden: met de Nieuwste onderaan of met de Nieuwste bovenaan. b. Selecteer Lezen en geef aan wat er moet gebeuren als u een e-mail verplaatst of wist: Naar volgend bericht of Terug naar oorspronkelijke map. Met Afbeeldingen blokkeren worden alle afbeeldingen in uw inkomende e-mail geblokkeerd. c. Selecteer Verzenden als u een kopie van alle verzonden e-mails wilt bewaren. Als u niet alle verzonden e-mails wilt opslaan, maar wel van een kopie wilt van een deel van de berichten, gebruik dan het veld Bcc om een kopie naar uzelf te verzenden. U kunt ook opgeven of de berichthistorie moet worden meegezonden als u een e-mail beantwoordt. d. Gebruik de mailservergegevens in de sectie Instellingen van mailserver om IMAP-, POP-, of SMTP-verificatie in te stellen. Zie Configuring IMAP-of POP-toegang configureren voor meer informatie. e. Kies Opslaan. 3. Selecteer Adres toevoegen als u een extra e-mailadres wilt opgeven dat moet worden gebruikt bij het verzenden van e-mail. 4. Selecteer Spaminstellingen om op te geven hoe er moet worden omgegaan met ongewenste e-mails en adressen. 5. Selecteer Afwezig om in te stellen dat er automatisch wordt geantwoord op berichten die binnenkomen terwijl u niet aanwezig bent. Zie Afwezigheidsberichten verzenden voor meer informatie.

12


6. Selecteer Ondertekening om informatie op te geven die automatisch wordt toegevoegd aan het eind van alle e-mails die u verstuurt. Hiervoor geldt een maximum van 1000 tekens. 7. Selecteer Doorsturen om op te geven dat inkomende e-mails automatisch moeten worden doorgestuurd naar een ander e-mailaccount. 8. Selecteer Regels om filterregels op te geven. Deze maken het gemakkelijker om uw e-mail goed te beheren. Zie Filterregels voor e-mail opstellen voor meer informatie. 9. Klik op Opslaan.

Een map maken Om e-mails te ordenen, kunt u mappen maken, hernoemen en wissen. U kunt ook een e-mail naar een andere map slepen. Beperkingen: v De naam van de map mag maximaal 40 tekens lang zijn en mag niet beginnen met een punt (.). Geldige tekens voor de naam een map zijn: a-z 0-9 @ - ... . : (). v Mapnamen worden gesorteerd op basis van ASCII-waarden. ICU-tabellen (International Components for Unicode) worden niet gebruikt. v Het maximumaantal mappen is 200. Via het venster Mappen beheren kunt u mappen hernoemen of wissen. Als u een map wist, wordt de volledige inhoud van die map eveneens permanent gewist. 1. Ga naar Mail. 2. Selecteer Map toevoegen. 3. Geef een naam voor de map en klik op OK.

Een bijlage bekijken Als u een e-mail met een of meer bijlagen opent, wordt er in die e-mail een bijlagelijst afgebeeld. Als u een e-mail met een bijlage ontvangt, wordt er in uw Postvak IN naast het bericht een paperclip afgebeeld. Wanneer u het bericht opent, wordt in het bericht een lijst van bijlagen afgebeeld. U de een bijlage bekijken vanaf de huidige locatie of de bijlage eerst downloaden en opslaan op uw computer voordat u deze opent. Als de bijlage een afbeelding is, kunt u deze bekijken binnen de berichttekst. Beperking: v Geen enkel inkomend e-mailbericht kan groter zijn dan 40 MB. iNotes

13

v Alleen de eerste 1 MB tekst in elke e-mailbijlage wordt geïndexeerd en kan worden doorzocht. v Als de beschikbare opslagruimte wordt overschreden, kunt u geen e-mailberichten meer ontvangen. Alle inkomende e-mail wordt teruggezonden naar de afzender met de mededeling dat uw mailbox vol is en dat het e-mailbericht niet kan worden afgeleverd. 1. Ga naar Mail. 2. Selecteer Postvak IN. 3. Selecteer het bericht dat u wilt openen. In het bericht wordt een lijst van bijlagen afgebeeld. v Om een bijlage in het bericht zelf te bekijken, selecteert u die bijlage. v Als u een bijlage wilt downloaden, klikt u met de rechtermuisknop op die bijlage en volgt u de instructies.

E-mail verzenden U kunt op twee plaatsen e-mail verzenden: vanuit uw lijst van contactpersonen en vanuit uw map Mail. Als u een bericht verzendt aan een ontvanger die niet voorkomt in de lijst met contactpersonen, krijgt u de mogelijkheid om deze ontvanger aan uw lijst met contactpersonen toe te voegen. Gebruik de rich text-editor om kenmerken voor uw bericht te selecteren. De snelste manier om dat te doen is als u eerst alle tekst invoert en vervolgens stukken tekst selecteert en daaraan de gewenste kenmerken toewijst. Beperkingen: v Het maximumaantal ontvangers van een e-mail is 50. v U kunt voor elke e-mail maximaal 10 bestanden bijvoegen. v De maximale grootte van een door u verzonden bericht, inclusief alle bijlagen, is 28,5 MB. 1. Selecteer hoe u een e-mail wilt verzenden: v Gebruik de lijst van contactpersonen: a. Ga naar Contactpersonen. b. Selecteer de lijst van contactpersonen die de gebruikers bevat aan wie u een e-mail wilt sturen. Selecteer de vakjes naast alle contactpersonen aan wie u een e-mail wilt sturen. c. Als u een e-mail wilt verzenden naar een persoonlijke groep, selecteert u Groepen. Op de pagina Groepen selecteert u de vakjes naast de gewenste groepen. d. Klik op Bericht verzenden. De pagina Nieuw bericht wordt afgebeeld. De e-mailadressen van alle geselecteerde gebruikers of groepsleden worden toegevoegd aan het veld Aan.

14


v Rechtstreeks vanuit uw map Mail een e-mail verzenden: a. Ga naar Mail. b. Selecteer Nieuw bericht. De pagina Nieuw bericht wordt afgebeeld. c. Geef de e-mailadressen van alle ontvangers op in het veld Aan. 2. Optioneel: In de velden cc en bcc geeft u gebruikers en groepen op aan wie u een kopie of een blinde kopie (blind carbon copy) van het bericht wilt sturen. U kunt de eerste paar tekens van de gebruiker of groepsnaam opgeven en de gewenste regel selecteren in de automatische suggestielijst. Als u een groep selecteert, worden de e-mailadressen van alle groepsleden toegevoegd aan het veld cc of het veld bcc. 3. Optioneel: Kies Bestanden zoeken als u een bestand wilt bijvoegen. Er verschijnt dan een venster waarin u dat bestand kunt opzoeken en uploaden. 4. Optioneel: Selecteer Hoge prioriteit als u wilt dat het bericht met hoge prioriteit wordt verzonden. 5. Typ de tekst van de e-mail. Meer informatie over problemen met verschillende browsers en de rich text-editor vindt u in het document Known Issues op de wiki op http://www.lotus.com/ldd/bhwiki.nsf/dx/ LotusLive_Known_Issues#Mail. 6. Klik op Verzenden.

E-mails markeren U kunt een e-mail markeren om uzelf eraan te herinneren dat u actie moet ondernemen naar aanleiding van dat bericht. Deze markering is voor uw eigen gebruik; andere gebruikers van kunnen uw markeringen niet zien. Standaard is geen enkele e-mail gemarkeerd. Gemarkeerde berichten worden aangeduid met een grijze vlag naast het bericht. 1. Om een of meer e-mails te markeren, gaat u naar de map waarin die berichten zijn opgeslagen. 2. Selecteer het pictogram Markeren naast de e-mail die u wilt markeren. U kunt ook de status van meerdere berichten tegelijk wijzigen door de bijbehorende selectievakjes aan te kruisen en vervolgende in het menu Meer acties de opties Markeren of Vlag verwijderen te selecteren. 3. Wanneer u een e-mail leest, kunt u klikken op het pictogram Markeren naast het onderwerp boven in het bericht. 4. Optioneel: Om de markering op te heffen, klikt u opnieuw op het pictogram Markeren.

Gewiste e-mail herstellen Als u een e-mail wist, wordt deze naar de map Prullenbak verplaatst. Gewiste berichten worden opgeslagen in de map Prullenbak totdat u ze permanent verwijdert. iNotes

15

1. 2. 3. 4.

Ga naar Prullenbak. Selecteer het e-mailbericht dat u wilt herstellen. Selecteer Meer acties > Postvak IN. Ga naar uw Postvak IN. Controleer daar of het bericht daadwerkelijk is hersteld.

Geavanceerde taken voor e-mail Naast het verzenden en ontvangen van e-mail zijn er nog allerlei andere taken die u met en op e-mail kunt uitvoeren.

Afwezigheidsberichten verzenden Met afwezigheidsberichten kunt u ervoor zorgen dat er automatisch op inkomende e-mails wordt geantwoord als u niet aanwezig bent. De berichtenservice verzendt deze berichten alleen tijdens de dagen van uw afwezigheid, en elke afzonder ontvangt slechts één bericht. Uw afwezigheidsbericht wordt met ingang van de vertrekdatum ingeschakeld en wordt op de retourdatum automatisch uitgeschakeld (als u die datum hebt opgegeven). Geef bijvoorbeeld 1 januari 2011 op als vertrekdatum en 4 januari 2011 als retourdatum. Dan wordt uw afwezigheidsbericht op 1 januari 2011 om 00:00 uur ingeschakeld en wordt dit op 4 januari 2011 om 23:59 weer uitgeschakeld (in totaal vier dagen). Bij het instellen van de tijden wordt uw tijdzone gehanteerd. Een afwezigheidsbericht mag niet langer zijn dan 1000 tekens. 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Selecteer Afwezig. 3. Geef in het veld Onderwerp een titel op voor uw afwezigheidsbericht. 4. Geef in het veld Vertrek op uw vertrekdatum op. 5. Optioneel: Geef in het veld Terug op uw retourdatum op. 6. Optioneel: Voer in het veld Bericht meer gedetailleerde informatie over uw afwezigheid in, bijvoorbeeld de reden ervan en een telefoonnummer voor noodgevallen. 7. Selecteer Aan bij Afwezigheidsbericht. 8. Kies Opslaan. Als u uw afwezigheidsbericht handmatig wilt uitschakelen, selecteert u Uit bij Afwezigheidsbericht.

E-mail verzenden vanaf een alternatief e-mailadres Naast uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres hebt u één extra e-mailadres dat u voor het verzenden van e-mail kunt gebruiken.

16


Als u een extra e-mailadres opgeeft voor het verzenden van e-mail, wordt dat e-mailadres afgebeeld in de e-mail die u verzendt. Uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres wordt in dat geval alleen gebruikt voor het verzenden van e-mail als u het opnieuw activeert. 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Selecteer Adres toevoegen. 3. Selecteer Adres toevoegen in het venster E-mail verzenden vanaf een ander adres. 4. Geef in het veld Naam het extra e-mailadres op. Kies Opslaan. Het alternatieve e-mailadres is nu het standaardadres. Dit is het e-mailadres dat wordt gebruikt voor het verzenden van e-mail. Als u uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres weer wilt gebruiken als het standaardadres voor het verzenden van e-mail, kunt u dit als volgt opnieuw activeren: 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Kies Adres toevoegen. 3. Klik in het venster E-mail verzenden vanaf een ander adres op Activeren naast uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres.

LotusLive iNotes instellen als uw standaard e-mailprogramma Door het instellen van LotusLive iNotes als uw standaard e-mailprogramma wordt LotusLive iNotes automatisch geopend wanneer u klikt op een e-maillink in een website of document. De stappen die vereist zijn om LotusLive iNotes in te stellen als uw standaard e-mailprogramma variëren, afhankelijk van uw browser. Als u werkt met Internet Explorer, Chrome of Opera en een Windows XP-, Windows Vista- of Windows 7-systeem hebt: v 1. Registreer LotusLive iNotes als e-mailprogramma in Internet Explorer: 1. Maak een .reg-bestand. Bijvoorbeeld LotusLive_iNotes.reg. 2. Kopieer de volgende inhoud en plak deze in het nieuwe .reg-bestand. [HKEY_CLASSES_ROOT\mailto] @="URL:MailTo Protocol" "URL Protocol"="" [HKEY_CLASSES_ROOT\mailto\shell] [HKEY_CLASSES_ROOT\mailto\shell\open] [HKEY_CLASSES_ROOT\mailto\shell\open\command] @="rundll32.exe url.dll,FileProtocolHandler https://mail.lotuslive.com/compose?mailto=%1"

iNotes

17

3. Sla het .reg-bestand op. 4. Voer het bestand .reg uit om de LotusLive iNotes-vermelding te importeren in het register. Als u werkt met Firefox Versie 3.x of een hogere versie op een willekeurig platform: 1. Registreer LotusLive iNotes als e-mailprogramma in Firefox: a. Ga naar https://mail.lotuslive.com/mail/setup/MailApplication. b. Klik op de aangeboden link en volg de instructies om LotusLive iNotes te registreren als e-mailprogramma. 2. 2. Stel LotusLive iNotes in als uw standaard e-mailprogramma: a. Kies de optie Voorkeuren in Firefox. b. Kies Toepassingen. c. Geef mailto op als zoekcriterium en druk op Enter. d. Selecteer LotusLive iNotes in de zoekresultaten. e. Klik op OK.

IMAP- en POP-toegang configureren U kunt verschillende e-mailprogramma's instellen met IMAP- of POP-toegang en SMTP-verificatie, om te werken met IBM LotusLive iNotes om e-mail te bekijken en te verzenden. IMAP, POP en SMTP worden voor verschillende e-mailclients en mobiele apparaten op verschillende manieren geconfigureerd. Om IMAP, POP of SMTP-verificatie te kunnen instellen, moet u op de hoogte zijn van de onderstaande gegevens: v Uw IBM LotusLive iNotes e-mailadres. Als u meerdere e-mailadressenLotusLive hebt, is een van de volgende situaties van toepassing: – Als u klikt op de link Aanmelding voor mijn organisatie gebruiken op de aanmeldingspaginaLotusLive, kunt u een ander e-mailadres opgeven dan uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres. – Als uw bedrijf meerdere abonnementen op LotusLive heeft, kan het zijn dat u voor elk abonnement een e-mailadres heeft. Zo gebruikt uw uw bedrijf misschien LotusLive Engage naast IBM LotusLive iNotes. Uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres staat in de handleiding Aan de slag die bij uw eerste aanmelding naar u is toegezonden. U kunt uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres ook vinden door Voorkeuren > Standaardinstellingen te kiezen en het vakje Accountnaam te selecteren onder Instellingen van mailserver. v Uw wachtwoord voor e-mail. Wanneer uw accountbeheerder een eenmalig wachtwoord voor u instelt, moet u dit wijzigen op het moment dat u zich via internet aanmeldt bij uw

18


IBM LotusLive iNotes-account. Wanneer u echter IMAP, POP en SMTP opent via IBM LotusLive iNotes, kunt u het eenmalige wachtwoord permanent gebruiken en hoeft u dit niet te wijzigen. v De onderstaande gegevens over uw POP- of IMAP-server voor inkomende mail: hostnaam, gebruikersnaam, wachtwoord. IBM LotusLive iNotes ondersteunt alleen SSL-verbindingen, dus zorg ervoor dat IMAP, poort 993 beschikbaar is. Voor POP moet poort 995 beschikbaar zijn. De gegevens van uw mailserver vindt u op de pagina Voorkeuren > Standaardinstellingen, onder Instellingen van mailserver. v De onderstaande gegevens over uw SMTP-server voor uitgaande mail: hostnaam, gebruikersnaam, wachtwoord. IBM LotusLive iNotes ondersteunt alleen SSL-verbindingen, dus zorg ervoor dat poort 465 beschikbaar is. De volgende informatie is van toepassing ongeacht het apparaat of de e-mailclient die u hebt: v Voor uw mailservers voor inkomende en uitgaande berichten is het gebruik van een gebruikersnaam en wachtwoord vereist om e-mail te kunnen verzenden en ontvangen. v Als dit door de e-mailclient wordt gevraagd, moet u alle selectievakjes met betrekking tot inkomende en uitgaande mailservers die verificatie verlangen, selecteren. En let erop dat u dezelfde instellingen gebruikt voor de inkomende en uitgaande mailserver. Doet u dit niet, dan lukt het waarschijnlijk niet om e-mail te verzenden of te ontvangen. v SSL moet ingeschakeld zijn. v De tijd die nodig is voor de configuratie van IMAP of POP, hangt af van de snelheid van uw internetverbinding. v IMAP is het voorkeursprotocol. Als IMAP niet beschikbaar is, gebruikt u POP. v Bij het benaderen van uw e-mail via IMAP geldt er voor de namen van mappen een maximum van 255 tekens en worden er maximaal vijf niveaus van mappen ondersteund. Niet-ASCII-tekens in namen van mappen worden gecodeerd met behulp van base64 met UTF-7. Als uw apparaat of e-mailclient hieronder niet wordt vermeld, raadpleeg dan het onderwerp Andere e-mailclients voor algemene instructies of neem voor assistentie contact op met de accountbeheerder of e-mailprovider. iPhone of iPad Om IMAP-, POP- of SMTP-toegang in te stellen voor uw e-mailaccount van IBM LotusLive iNotes op uw iPhone of iPad, voert u de hier beschreven procedure uit. IMAP is het voorkeursprotocol.

iNotes

19

1. Als dit uw eerste e-mailaccount op uw apparaat is, tikt u op Mail. Is dit niet het geval, klik dan op Instellingen > Mail, Contacten, Agenda's > Voeg account toe. Tik op Anders. 2. Tik op Voeg mailaccount toe. 3. Tik op het veld Naam en voer uw volledige naam in. 4. Tik op het veld Adres en voer uw e-mailadres in. Als u een onvolledig of onjuist e-mailadres opgeeft, wordt er een bericht afgebeeld. 5. Tik op het veld Wachtwoord en voer het wachtwoord voor uw account in. Tik op Sla op. 6. Geef de instellingsgegevens op voor het protocol dat u hebt geselecteerd. Vraag uw accountbeheerder om de juiste waarde voor uwsiteID. v Voor IMAP, tikt u op IMAP. Geef de naam van de IMAP-server voor inkomende e-mail op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw e-mailadres. Bijvoorbeeld uwsiteIDimap.mail.lotuslive.com. Geef 993 op als het poortnummer. v Voor POP3, tikt u op POP. Geef de naam van de POP-server voor inkomende e-mail op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw e-mailadres. Bijvoorbeeld uwsiteIDpop.mail.lotuslive.com. Geef 995 op als het poortnummer. 7. Voer uw e-mailadres en uw wachtwoord in. 8. Geef in het veld Hostnaam van server voor uitgaande mail de naam van de SMTP-server voor uitgaande e-mail op. Bijvoorbeeld uwsiteID-smtp.mail.lotuslive.com. Geef 465 op als het poortnummer. 9. Voer uw e-mailadres en uw wachtwoord in. Tik op Sla op. U kunt uw e-mail nu openen vanaf uw iPhone of iPad. Uw LotusLive-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij IBM LotusLive iNotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen. Apple Mail 4.0 Om IMAP-, POP- of SMTP-toegang in te stellen voor Apple Mail 4.0 voert u de hier beschreven procedure uit. IMAP is het voorkeursprotocol. 1. Kies Mail > Voorkeuren en selecteer de tab Accounts. 2. Klik op + om een account toe te voegen. 3. Geef in het veld Volledige naam uw naam op. 4. Geef in het veld E-mailadres uw e-mailadres op. 5. Geef in het veld Wachtwoord uw wachtwoord op. 6. Selecteer IMAP of POP in de lijst bij het veld Accounttype.

20


7. Voer in het veld Beschrijving een beschrijving in van de server voor inkomende e-mail die u aan het instellen bent. 8. Geef de instellingsgegevens op voor het protocol dat u hebt geselecteerd: Vraag uw accountbeheerder om de juiste waarde voor uwsiteID. v Voor IMAP geeft u de naam van uw IMAP-server voor inkomende e-mail op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw e-mailadres. Bijvoorbeeld uwsiteID-imap.mail.lotuslive.com. Geef 993 op als het poortnummer. v Voor POP3 geeft u de naam van uw POP-server voor inkomende e-mail op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw e-mailadres. Bijvoorbeeld uwsiteID-pop.mail.lotuslive.com. Geef 995 op als het poortnummer. 9. Geef in het veld Gebruikersnaam uw e-mailadres op. 10. Geef in het veld Wachtwoord uw wachtwoord op. 11. Voer in het veld Beschrijving een beschrijving in van de server voor uitgaande e-mail die u aan het instellen bent. 12. Geef in het veld Server uitgaande post de naam van de SMTP-server voor uitgaande e-mail op. Bijvoorbeeld uwsiteIDsmtp.mail.lotuslive.com.. Geef 465 op als het poortnummer. 13. Selecteer Gebruik identiteitscontrole. 14. Controleer de waarden voor Gebruikersnaam en Wachtwoord en kies Volgende. 15. Selecteer Maak. Controleer uw gegevens in de velden onder Accountoverzicht. 16. Om de IMAP- of POP-instellingen na het configureren van uw e-mailclient te controleren, kiest u Mail > Voorkeuren en klikt u op de tab Accounts. Wilt u het poortnummer zien, klik dan op de tab Geavanceerd. U kunt uw e-mail nu benaderen via Apple Mail 4.0. Uw LotusLive-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij IBM LotusLive iNotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen. Outlook 2003 Om IMAP-, POP- of SMTP-toegang in te stellen voor Microsoft Outlook 2003 voert u de hier beschreven procedure uit. IMAP is het voorkeursprotocol. Wanneer u IMAP-, POP- en SMTP-toegang hebt ingesteld, kunt u de e-mail van Microsoft Outlook 2003 migreren.

iNotes

21

Het hangt af van de snelheid van uw internetverbinding en de hoeveelheid IBM LotusLive iNotesmail hoe snel uw IBM LotusLive iNotese-mail wordt afgebeeld. Open Outlook 2003. Ga naar het menu Extra en selecteer E-mailaccounts. Selecteer E-mailaccount toevoegen en klik op Volgende. Selecteer het servertype IMAP of POP3. Kies Volgende. Geef in het veld Uw naam uw naam op zoals u wilt dat deze wordt afgebeeld in het veld Van van uitgaande e-mail. Geef in het veld E-mailadres uw e-mailadres op. 6. Geef de instellingsgegevens op voor het protocol dat u hebt geselecteerd. Vraag uw accountbeheerder om de juiste waarde voor uwsiteID. 1. 2. 3. 4. 5.

v Voor IMAP geeft u de naam van uw IMAP-server voor inkomende e-mail op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw e-mailadres. Bijvoorbeeld uwsiteID-imap.mail.lotuslive.com. v Voor POP3 geeft u de naam van uw POP-server voor inkomende e-mail op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw e-mailadres. Bijvoorbeeld uwsiteID-pop.mail.lotuslive.com. 7. Geef in het veld Server voor uitgaande e-mail de naam van de SMTP-server voor uitgaande e-mail op. Bijvoorbeeld uwsiteID-smtp.mail.lotuslive.com. 8. Geef in de velden Gebruikersnaam en Wachtwoord de gevraagde gegevens op. 9. Selecteer Meer instellingen en klik op de tab Server voor uitgaande e-mail. 10. Selecteer Voor deze server (SMTP) is verificatie vereist en vervolgens Dezelfde instellingen gebruiken als voor inkomende e-mail. 11. Klik op de tab Geavanceerd. v Voor IMAP selecteert u Voor deze server is een beveiligde verbinding (SSL) nodig onder Server voor inkomende mail (IMAP). Geef bovendien de waarde 993 op in het veld Server voor inkomende e-mail (IMAP). v Voor POP3 selecteert u Voor deze server is een beveiligde verbinding (SSL) nodig onder Server voor inkomende mail (POP). Geef bovendien de waarde 995 op in het veld Server voor inkomende e-mail (POP):. 12. Selecteer Voor deze server is een beveiligde verbinding (SSL) nodig in het veld Uitgaande server (SMTP) en voer in het veld Uitgaande server (SMTP) 465 in. Klik op OK. 13. Klik op Volgende en vervolgens op Voltooien.

22


14.

Download de meest recente updates voor Outlook vanaf de website van Microsoft. Hiermee helpt u te voorkomen dat er fouten optreden in Outlook.

15. Als u IMAP hebt geselecteerd en een van uw IBM LotusLive iNotes-e-mailmappen wordt niet afgebeeld in Outlook, voert u de volgende stappen uit: a. In de menubalk van Outlook kiest u Extra > IMAP-mappen. b. Selecteer in het venster IMAP-mappen de optie Query. Er wordt een lijst van IBM LotusLive iNotes-mappen afgebeeld. c. Selecteer de mappen die u wilt afbeelden in Outlook. Kies Aanmelden. d. Klik op OK. De door u geselecteerde mappen worden afgebeeld in Outlook. U hebt nu toegang tot uw IBM LotusLive iNotes e-mail via Microsoft Outlook 2003. Als u IMAP hebt geselecteerd en u wilt uw Outlook e-mail migreren naar IBM LotusLive iNotes, voer dan de volgende stappen uit: Opmerking: v De geselecteerde map bepaalt hoeveel van de inhoud van het .pst-bestand wordt gekopieerd naar deze migratielocatie. De map die u gebruikt voor het migreren van uw Outlook-e-mail moet een andere persoonlijke map uit de IBM LotusLive iNotesmap Postvak IN zijn. v De migratie van een map met veel gegevens kan enige tijd in beslag nemen. 1. Maak een .pst-bestand dat de Outlook-e-mail bevat die u wilt migreren naar IBM LotusLive iNotes. 2. In het Outlook-menu van Postvak IN selecteert u Bestand > Importeren en exporteren. 3. In het venster Wizard Importeren en exporteren selecteert u Uit een ander programma of bestand importeren. Kies Volgende. 4. In het venster Bestanden importeren selecteert u Bestand met persoonlijke mappen (.pst). Kies Volgende. 5. Zoek het .pst-bestand op dat u wilt importeren en selecteer de gewenste importoptie. Kies Volgende. 6. Selecteer een map voor de migratie. Klik op Voltooien. 7. Klik met de rechtermuisknop op de Outlook-map die u wilt migreren. Selecteer "mapnaam" kopiëren. Herhaal deze stap voor alle Outlook-mappen die u wilt migreren.

iNotes

23

Uw LotusLive-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij IBM LotusLive iNotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen. Outlook 2007 Om IMAP-, POP- of SMTP-toegang in te stellen voor Microsoft Outlook 2007 voert u de hier beschreven procedure uit. IMAP is het voorkeursprotocol. Wanneer u IMAP-, POP- en SMTP-toegang hebt ingesteld, kunt u de opslaglocatie van uw verzonden e-mail wijzigen. 1. Open Outlook 2007. 2. Voor een nieuwe configuratie kiest u Niet bijwerken en vervolgens Ja. 3. Geef in het veld Uw naam uw naam op zoals u wilt dat deze wordt afgebeeld in het veld Van van uitgaande e-mail. Geef in het veld E-mailadres uw e-mailadres op. 4. Geef in het veld Wachtwoord uw wachtwoord op. 5. Selecteer Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren. 6. Selecteer Instellingen voor internet-e-mail. 7. Geef in het veld Uw naam uw naam op zoals u wilt dat deze wordt afgebeeld in het veld Van van uitgaande e-mail. Geef in het veld E-mailadres uw e-mailadres op. 8. Selecteer in het menu Type account de optie IMAP of POP. 9. Geef de instellingsgegevens op voor het protocol dat u hebt geselecteerd. Vraag uw accountbeheerder om de juiste waarde voor uwsiteID. v Voor IMAP geeft u de naam van uw IMAP-server voor inkomende e-mail op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw e-mailadres. Bijvoorbeeld uwsiteID-imap.mail.lotuslive.com. v Voor POP3 geeft u de naam van uw POP-server voor inkomende e-mail op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw e-mailadres. Bijvoorbeeld uwsiteID-pop.mail.lotuslive.com. 10. Geef in het veld Server voor uitgaande e-mail de naam van de SMTP-server voor uitgaande e-mail op. Bijvoorbeeld uwsiteID-smtp.mail.lotuslive.com. 11. Geef in het veld Gebruikersnaam uw e-mailadres op. Kies Volgende. 12. Selecteer Extra > Opties > E-mailinstellingen. 13. Onder E-mailaccounts selecteert u E-mailaccounts. 14. Selecteer een account en selecteer Wijzigen boven de lijst van accounts. 15. Selecteer Meer instellingen en klik op de tab Geavanceerd tab. 16. Geef de instellingsgegevens op voor het protocol dat u hebt geselecteerd:

24


v Voor IMAP gaat u naar het veld Server voor inkomende e-mail (IMAP), voert u de waarde 993 in en selecteert u in het veld Gebruik het volgende type versleutelde verbinding de waarde SSL. v Voor POP3 gaat u naar het veld Server voor inkomende e-mail (POP), voert u de waarde 995 in en selecteert u in het veld Gebruik het volgende type versleutelde verbinding de waarde SSL. 17. Geef in het veld Server voor uitgaande e-mail (SMTP) de waarde 587 op. 18. Klik op de tab Server voor uitgaande e-mail. Controleer of Voor deze server (SMTP) is verificatie vereist geselecteerd is. Selecteer Dezelfde instellingen gebruiken als voor inkomende e-mail. 19. Selecteer achtereenvolgens OK > Volgende > Voltooien > Sluiten > OK. U kunt uw e-mail nu benaderen via Microsoft Outlook 2007. Als u de plaats wilt wijzigen waar verzonden e-mail wordt opgeslagen bij het gebruik van een IMAP-mailaccount, gaat u als volgt te werk: In het venster Accounteigenschappen kiest u de tab IMAP. Selecteer Speciale mappen op IMAP-server opslaan. Geef SENT op in het veld Pad naar Verzonden items. Geef Concepten op in het veld Pad naar Concepten als u de plaats wilt wijzigen waar concepten worden opgeslagen. 5. Klik op OK. 1. 2. 3. 4.

Uw LotusLive-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij IBM LotusLive iNotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen. Outlook Express Om IMAP-, POP- of SMTP-toegang in te stellen voor Outlook Express voert u de hier beschreven procedure uit. IMAP is het voorkeursprotocol. Wanneer u IMAP-, POP- en SMTP-toegang hebt ingesteld, kunt u de opslaglocatie van uw verzonden e-mail wijzigen. 1. Open Outlook Express. 2. Ga naar het menu Extra en selecteer Accounts. 3. Selecteer Toevoegen en vervolgens Mail. 4. Geef in het veld Weergegeven naam uw naam op. Kies Volgende. 5. Geef in het veld E-mailadres uw e-mailadres op. Kies Volgende. 6. Selecteer in het menu Deze server voor inkomende mail is een ______ server de waarde IMAP of POP.

iNotes

25

7. Geef de instellingsgegevens op voor het protocol dat u hebt geselecteerd. Vraag uw accountbeheerder om de juiste waarde voor uwsiteID. v Voor IMAP geeft u de naam van uw IMAP-server voor inkomende e-mail op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw e-mailadres. Bijvoorbeeld uwsiteID-imap.mail.lotuslive.com. v Voor POP3 geeft u de naam van uw POP-server voor inkomende e-mail op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw e-mailadres. Bijvoorbeeld uwsiteID-pop.mail.lotuslive.com. 8. Geef in het veld Server voor uitgaande e-mail (SMTP) de naam van de SMTP-server voor uitgaande mail op. Bijvoorbeeld uwsiteIDsmtp.mail.lotuslive.com. Kies Volgende. 9. Geef in de velden Accountnaam en Wachtwoord de gevraagde gegevens op. Kies Volgende. 10. Klik op Voltooien. 11. Markeer de informatie die voor Account wordt afgebeeld en selecteer Eigenschappen. 12. Klik op de tab Geavanceerd. 13. Geef in het veld Server voor uitgaande e-mail (SMTP) de waarde 465 op. Selecteer Voor deze server is een beveiligde verbinding (SSL) nodig. 14. Geef de instellingsgegevens op voor het protocol dat u hebt geselecteerd: v Voor IMAP gaat u naar het veld Inkomende e-mail (IMAP) en selecteert u Voor deze server is een beveiligde verbinding (SSL) vereist. De waarde in het veld Inkomende e-mail (IMAP) verandert in 993. v Voor POP3 gaat u naar het veld Inkomende e-mail (POP) en selecteert u Voor deze server is een beveiligde verbinding (SSL) vereist. De waarde in het veld Inkomende e-mail (POP) verandert in 995. 15. Klik op de tab Servers en selecteer Voor deze server is verificatie vereist. Klik op OK. U kunt uw e-mail nu benaderen via Outlook Express. Als u de plaats wilt wijzigen waar verzonden e-mail wordt opgeslagen bij het gebruik van een IMAP-mailaccount, gaat u als volgt te werk: In het venster Accounteigenschappen kiest u de tab IMAP. Selecteer Speciale mappen op IMAP-server opslaan. Geef SENT op in het veld Pad naar Verzonden items. Geef Concepten op in het veld Pad naar Concepten als u de plaats wilt wijzigen waar concepten worden opgeslagen. 5. Klik op OK. 1. 2. 3. 4.

26


Uw LotusLive-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij IBM LotusLive iNotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen. Outlook 2010 Om IMAP-, POP- of SMTP-toegang in te stellen voor Microsoft Outlook 2010 voert u de hier beschreven procedure uit. IMAP is het voorkeursprotocol. 1. Open Outlook 2010. Als dit de eerste keer is dat u Outlook 2010 start, selecteert u Volgende in het venster Startinstellingen van Microsoft Outlook 2010. 2. Selecteer in het venster Accounts configureren de optie Ja bij de vraag Wilt u een e-mailaccount configureren?. Kies Volgende. 3. Als u al een e-mailaccount hebt of als u eerder de procedure voor de opstartinstellingen van Outlook 2010 hebt voltooid, gaat u naar het tabblad Bestand. 4. Selecteer Info > Accountgegevens > Accountinstellingen > Account toevoegen. 5. Selecteer in het venster Nieuw account toevoegen de optie Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren en kies Volgende. 6. Selecteer Internet-e-mail en dan Volgende. 7. Geef in het veld Uw naam uw naam op zoals u wilt dat deze wordt afgebeeld in het veld Van van uitgaande e-mail. Geef in het veld E-mailadres uw e-mailadres op. 8. Selecteer in het menu Type account de optie IMAP of POP. 9. Geef de instellingsgegevens op voor het protocol dat u hebt geselecteerd. Vraag uw accountbeheerder om de juiste waarde voor uwsiteID. v Voor IMAP geeft u de naam van uw IMAP-server voor inkomende e-mail op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw e-mailadres. Bijvoorbeeld uwsiteID-imap.mail.lotuslive.com. v Voor POP3 geeft u de naam van uw POP-server voor inkomende e-mail op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw e-mailadres. Bijvoorbeeld uwsiteID-pop.mail.lotuslive.com. 10. Geef in het veld Server voor uitgaande e-mail de naam van de SMTP-server voor uitgaande e-mail op. Bijvoorbeeld uwsiteID-smtp.mail.lotuslive.com. 11. Geef in het veld Gebruikersnaam uw e-mailadres op. 12. Geef in het veld Wachtwoord uw wachtwoord op. 13. Selecteer Meer instellingen en klik op de tab Server voor uitgaande e-mail.

iNotes

27

14. Selecteer Voor deze server (SMTP) is verificatie vereist en vervolgens Dezelfde instellingen gebruiken als voor inkomende e-mail. 15. Klik op de tab Geavanceerd. Geef de instellingsgegevens op voor het protocol dat u hebt geselecteerd: v Voor IMAP geeft u 993 op in het veld Server voor inkomende e-mail (IMAP) en SSL in de lijst Gebruik het volgende type versleutelde verbinding. v Voor POP3 geeft u 995 op in het veld Server voor inkomende e-mail (POP) en SSL in de lijst Gebruik het volgende type versleutelde verbinding. 16. Geef in het veld Server voor uitgaande e-mail (SMTP) 465 op en kies in de lijst Gebruik het volgende type versleutelde verbinding de waarde SSL. Kies OK > Voltooien. 17. Selecteer in het venster Nieuw account toevoegen de optie Accountinstellingen testen. Als er fouten optreden, ga dan terug en controleer op opgegeven informatie. Kies OK > Voltooien. U kunt uw e-mail nu benaderen via Outlook Express. Uw LotusLive-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij IBM LotusLive iNotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen. Thunderbird Om IMAP-, POP- of SMTP-toegang in te stellen voor Thunderbird Versie 3 of hoger, voert u de hier beschreven procedure uit. IMAP is het voorkeursprotocol. Wanneer u IMAP-, POP- en SMTP-toegang hebt ingesteld, kunt u de e-mail van Thunderbird migreren. 1. Open Thunderbird. 2. 3. 4. 5. 6.

Ga naar het menu Tools en kies AccountSettings. Selecteer Add Mail Account. Geef in het veld Your name uw naam op. Geef in het veld Email address uw e-mailadres op. Geef in het veld Password uw wachtwoord op. Kies Continue.

7. Thunderbird configureert uw accountinstellingen en opent een venster met uw gebruikersaccountgegevens en verbindingsinstellingen. Controleer of uw naam en e-mailadres juist zijn. Kies Start over om deze waarden te wijzigen. 8. U werk uw verbindingsinstellingen als volgt bij.Vraag uw accountbeheerder om de juiste waarde voor uwsiteID.

28


a. Geef in het veld Username uw IBM LotusLive iNotes-gebruikersnaam op. b. Voor IMAP geeft u in het veld Incoming de waarde uwsiteID-imap.mail.lotuslive.com, IMAP, 993, SSL/TLS op. c. Voor POP geeft u in het veld Incoming de waarde uwsiteID-pop.mail.lotuslive.com, POP, 995, SSL/TLS op. d. Geef in het veld Outgoing de waarde uwsiteIDsmtp.mail.lotuslive.com, SMTP, 465, SSL/TLS op. e. Kies Re-test Configuration. Wanneer de test is voltooid, kiest u Create Account. 9. Controleer of uw gebruikersnaam correct is ingesteld: a. Selecteer Account settings. b. Blader omlaag en selecteer Outgoing server (SMTP). c. Selecteer bij Outgoing server (SMTP) Settings de SMTPserververbinding die u hebt gemaakt. d. Geef uw IBM LotusLive iNotes e-mailadres op bij User Name. Klik op OK. U kunt uw e-mail nu benaderen via Thunderbird. Als u IMAP hebt geselecteerd en u wilt uw Thunderbird e-mail migreren naar IBM LotusLive iNotes, voer dan de volgende stappen uit: 1. Selecteer in het postvak van Thunderbird File > Get New Messages for > Your incoming IMAP server information. De eerste keer dat u verbinding maakt, wordt u gevraagd om een gebruikersnaam en een wachtwoord. Het e-mailprogramma Thunderbird probeert alle mappen op de server te migreren. Als er geen grote hoeveelheid gegevens moet worden gemigreerd, kan dit proces geruime tijd in beslag nemen. 2. Als na de migratie niet alle mappen worden afgebeeld, kunt u ontbrekende mappen als volgt migreren: a. Selecteer in het postvak IN van Thunderbird File > Subscribe. b. Selecteer de mappen die u wilt migreren en afbeelden. c. Selecteer Subscribe > OK. Als er geen grote hoeveelheid gegevens moet worden gemigreerd, kan dit proces geruime tijd in beslag nemen. 3. Selecteer in het postvak IN van Thunderbird Get Mail. Het postvak IN van Thunderbird moet nu de e-mails en mappen bevatten die u wilt gebruiken. 4. Meld u aan bij uw IBM LotusLive iNotesaccount. Het Postvak IN moet nu leeg zijn. 5. Sleep de mappen van Thunderbird naar uw IBM LotusLive iNotesaccount.

iNotes

29

6. De mappen die zijn gemigreerd naar uw IBM LotusLive iNotes-account, worden afgebeeld. Uw LotusLive-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij IBM LotusLive iNotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen. Overige e-mailclients Volg de onderstaande instructies om IMAP-, POP- of SMTP-toegang voor andere e-mailclients in te stellen. Als er problemen zijn of als u informatie wilt over een ander e-mailprogramma, neem dan contact op met de klantenservice van dat e-mailprogramma. Vraag uw accountbeheerder om de juiste waarde voor uwsiteID. 1. Geef de server voor inkomende e-mail (IMAP) op. Bijvoorbeeld uwsiteID-imap.mail.lotuslive.com. Geef SSL op. Geef 993 op als het poortnummer. 2. Geef de server voor inkomende e-mail (POP) op. Bijvoorbeeld uwsiteID-pop.mail.lotuslive.com. Geef SSL op. Geef 995 op als het poortnummer. 3. Geef de server voor uitgaande e-mail (SMTP) op. Bijvoorbeeld uwsiteID-smtp.mail.lotuslive.com. Gebruik verificatie (Authentication). Geef 465 op als het poortnummer. 4. Geef uw e-mailadres voor LotusLive op. 5. Geef uw wachtwoord op. Uw LotusLive-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij IBM LotusLive iNotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen.

E-mail doorzoeken U kunt uw e-mailberichten doorzoeken door zoekcriteria op te geven. Afhankelijk van wanneer uw IBM LotusLive iNotes account is opgezet, beschikt u over een van de volgende zoekmogelijkheden. Bij vragen over zoekmogelijkheden kunt u contact opnemen met uw accountbeheerder. v Basis zoekmogelijkheden of v Zoeken in volledige tekst Als u uitgebreide zoekmogelijkheden hebt om volledige tekst te doorzoeken, kunt u ook jokertekens of een datumbereik gebruiken in uw zoekopdrachten

30


en tekst bij benadering zoeken. Meer informatie over deze zoekmogelijkheden vindt u in het Help-onderwerp Zoekcriteria voor e-mails. 1. Als u de beschikking hebt over basis zoekmogelijkheden: a. Ga naar Post en selecteer een map. Alleen de geselecteerd folder wordt doorzocht. b. Typ een zoekopdracht in het veld naast Voorkeuren. De zoekreeks maximaal 1000 tekens lang zijn. Er is geen maximum voor de lengte van elk afzonderlijk zoekwoord. c. Selecteer het zoekpictogram naast het zoekveld. Er wordt in de geselecteerde map gezocht naar de inhoud van het zoekveld en de resultaten worden afgebeeld op één pagina. d. Als u de map Spam of Prullenbak wilt doorzoeken, selecteert u de map Spam of Prullenbak en typt u uw zoekcriteria in het zoekveld. Alleen de door u geselecteerde map wordt doorzocht. 2. Als u de beschikking hebt over uitgebreide zoekmogelijkheden om volledige tekst te doorzoeken: a. Ga naar Mail. b. Typ een zoekopdracht in het veld naast Voorkeuren. Er geldt geen limiet voor de totale lengte van de zoekreeks. Geen enkel afzonderlijk trefwoord in de zoekopdracht mag echter langer zijn dan 255 tekens. c. Selecteer het zoekpictogram naast het zoekveld. Er wordt in alle mappen (behalve de mappen Spam en Prullenbak) gezocht naar de inhoud van het zoekveld, en de resultaten worden afgebeeld op één pagina. d. Als u de map Spam of Prullenbak wilt doorzoeken, selecteert u de map Spam of Prullenbak en typt u uw zoekcriteria in het zoekveld. Alleen de door u geselecteerde map wordt doorzocht. Voordat u uw zoekcriteria hebt opgegeven, wordt 'Spam' zoeken of 'Prullenbak' zoeken in het zoekveld afgebeeld. De zoekfunctie retourneert een lijst van alle e-mails die aan de zoekquery voldoen. Als er geen matches worden gevonden, wordt het bericht Geen overeenkomende berichten gevonden afgebeeld. Standaard worden de resultaten van e-mailzoekopdrachten aflopend gesorteerd op datum. U kunt opgeven dat het veld Afzender, Onderwerp, of Datum moet worden gebruikt om de resultaten te sorteren. U kunt als volgt de sorteervolgorde van zoekresultaten veranderen: 1. Selecteer het pictogram naast het veld Afzender, Onderwerp of Datum. Het geselecteerde pictogram geeft aan welk veld er moet worden gebruikt voor het sorteren van de zoekresultaten.

iNotes

31

2. Selecteer voor het geselecteerde veld het bovenste pictogram om in oplopende volgorde te sorteren, of het onderste pictogram voor aflopende volgorde.

Zoekcriteria voor e-mails U kunt uw e-mailberichten doorzoeken door zoekcriteria op te geven.

Zoekcriteria Tekst doorzoeken Afhankelijk van wanneer uw IBM LotusLive iNotes account is opgezet, beschikt u over uitgebreide mogelijkheden om volledige tekst te doorzoeken of over de basismogelijkheden. v Het zoeken in volledige tekst omvat het volgende: – Aan – Van – Cc – Bcc – Onderwerp – Mailtekst, inclusief bijlagen in de ondersteunde bestandsindelingen: - Microsoft Word (.doc en .dot), mits er geen Shift-JIS-codering wordt gebruikt. - Rich text format (.rtf) - OpenDocument v1.0: Tekstdocument (*.odt) - OpenDocument v1.0: Globaal tekstdocument (*.otm) - OpenDocument v1.0: Tekstdocument dat wordt gebruikt als sjabloon voor HTML-documenten (*.oth) - Office Open XML Document (*.docx) - Platte tekst (*.txt en *.text) Bij een zoekopdracht voor volledige tekst mogen er in de eerste tekens van uw zoekparameter geen symbolen en interpunctietekens voorkomen. De zoekmachine negeert de volgende symbolen en interpunctietekens als eerste tekens van de zoekparameter, totdat er een geldig teken staat: & | ! ^ (carat) ~

32


- (afbreekstreepje) % ? : Als u bijvoorbeeld %?&te~st opgeeft als zoekcriterium, negeert de zoekmachine de tekens %?& en wordt te~st als zoekcriterium gebruikt. Bij een opdracht om volledige tekst te doorzoeken is er geen limiet voor het aantal zoekwoorden. Voor elk afzonderlijk zoekwoord wordt echter een limiet van 255 tekens gehanteerd. v De basismogelijkheden om tekst te doorzoeken omvatten het volgende: – Aan – Van – Cc – Onderwerp Bij een basiszoekopdracht mag de zoekreeks maximaal 1000 tekens lang zijn. Er is geen maximum voor de lengte van elk afzonderlijk zoekwoord. Zowel bij uitgebreide als basiszoekopdrachten zoekt de zoekfunctie ook naar delen van woorden, ook als die midden in een ander woord voorkomen. Als u bijvoorbeeld zoekt op com, worden er resultaten gevonden zoals dot.com, compleet en e-commerce. Zoeken bij benadering Als u bij het zoeken ook termen wilt vinden die bij benadering overeenkomen met de zoekterm (fuzzy match of fuzzy search), typ dan een tilde (~) aan het eind van een woord dat wordt gebruikt als zoekcriterium. Als u bijvoorbeeld wilt zoeken op een term die qua spelling lijkt op zwerven, typt u hier: zwe~. Met deze zoekquery vindt u ook resultaten als zweven en zwervend. U kunt de fuzzy zoekresultaten filteren met behulp van een extra optionele parameter. De parameter is een getal tussen 0 en 1, dat de mate van overeenkomst aangeeft. Hoe dichter de waarde bij 1 ligt, hoe hoger de mate van overkomst van de resultaten is. Als u bijvoorbeeld zoekresultaten wilt die in hoge mate overeenkomen met het woord dat u als zoekcriterium opgeeft: zwe~0,8 De standaardwaarde voor deze parameter is 0,5. Beperking: Bij benadering zoeken is alleen beschikbaar als u beschikt over de uitgebreide mogelijkheid om volledige tekst te doorzoeken. iNotes

33

Zoeken met jokertekens Zoeken met jokertekens voor een of meer tekens binnen één zoekwoord, niet binnen zoektermen die uit meerdere woorden bestaan, wordt eveneens ondersteund. Gebruik een vraagteken (?) als u wilt zoeken met een jokerteken voor één teken. Gebruik een sterretje (*) als u wilt zoeken met een jokerteken voor meerdere tekens. U kunt geen vraagteken of sterretje gebruiken als eerste teken van een zoekterm. Bij zoekacties met jokertekens voor één teken, wordt gezocht naar termen waarbij alleen het enkele teken is vervangen. Als u bijvoorbeeld wilt zoeken naar term of team, geeft u in het zoekveld de volgende zoekterm op: te?m Bij zoekacties met een jokerteken voor meerdere tekens bevatten de resultaten termen waarbij het sterretje is vervangen door 0 of meer tekens. Als u bijvoorbeeld wilt zoeken naar term, termen of terminologie, geeft u in het zoekveld de volgende zoekterm op: term*. U kunt het jokerteken ook midden in een zoekterm opgeven. Bijvoorbeeld: t*m. Beperking: Zoeken met jokertekens is alleen beschikbaar als u beschikt over de uitgebreide mogelijkheid om volledige tekst te doorzoeken. Booleaanse operators U kunt booleaanse operators gebruiken om zoektermen te combineren met logische operators. Het zoekprogramma ondersteunt AND, plusteken (+), OR, NOT en minteken (-) als booleaanse operators. Wanneer u booleaanse operators wilt gebruiken, moet u deze opgeven in hoofdletters. Bijvoorbeeld: AND

34

OR

De operator OR is de standaard koppelingsoperator. Als er bijvoorbeeld geen booleaanse operator tussen twee termen staat, wordt de operator OR gebruikt. De operator OR koppelt twee termen en vindt een overeenkomend document als minimaal een van beide termen in het document voorkomt. Deze operator komt komt overeen met een samenvoeging op basis van sets. In plaats van het woord OR kan ook de dubbele verticale streep (||) worden gebruikt.

AND

De operator AND koppelt de zoekcriteria zodanig dat beide termen ergens in de tekst van een enkel document moeten voorkomen. Deze operator komt overeen met een intersectie op basis van sets. In plaats van het woord AND kan ook het dubbele en-teken (&&) worden gebruikt.

+

De operator + geeft aan dat de zoekterm die wordt opgegeven achter het plusteken (+) in de resultaten aanwezig moet zijn.


Als u bijvoorbeeld documenten wilt zoeken die de termen zoeken moeten en de term terminologie mógen bevatten, geeft u in het zoekveld het volgende op: +zoeken terminologie NOT

De operator NOT geeft aan dat de zoekterm die wordt opgegeven achter NOT, niet in de resultaten mag voorkomen. Het gebruik van de operator NOT komt overeen met een verschil op basis van sets. In plaats van de operator NOT kan ook het uitroepteken (!) worden gebruikt. Gebruik de operator NOT alleen als u meerdere zoektermen opgeeft. Er worden bijvoorbeeld geen resultaten geretourneerd als u de volgende zoekterm opgeeft: NOT "terminologie zoeken"

-

Net als de operator NOT geeft de operator - aan dat de zoekterm die wordt opgegeven achter het minteken (-) niet in de resultaten mag voorkomen. Als u bijvoorbeeld documenten wilt zoeken die wel terminologie zoeken, maar niet nauwkeurige resultaten bevatten, geeft u in het zoekveld de volgende zoekreeks op: "terminologie zoeken" -"nauwkeurige resultaten"

Beperking: Zoeken met booleaanse operators is alleen beschikbaar als u beschikt over de uitgebreide mogelijkheid om volledige tekst te doorzoeken. Zoeken op tijdperiode Als u wilt zoeken op een tijdperiode, geeft u de boven- en ondergrens van een datumbereik op. De notatie voor het datumbereik is als volgt: arrival:[yyyyMMddHHmmssSSS TO yyyyMMddHHmmssSSS]. Waarbij: v yyyy staat voor het jaar v MM staat voor de maand v dd staat voor de dag van de maand v HH staat voor het uur van de dag v mm staat voor de minuten v ss staat voor de seconden v SSS staat voor het aantal milliseconden Om bijvoorbeeld te zoeken in e-mailberichten die u hebt ontvangen tussen 10 oktober 2009 en 31 oktober 2009, geeft u in het zoekveld het volgende op: arrival:[20091010000000000 TO 20091031000000000] Beperking: Zoeken op tijdperiode is alleen beschikbaar als u beschikt over de uitgebreide mogelijkheid om volledige tekst te doorzoeken.

iNotes

35

Filterregels voor e-mail opstellen U kunt regels opstellen waarmee uw inkomende mail wordt gefilterd op afzonder, ontvanger en onderwerp. Regels vormen een manier om ervoor te zorgen dat e-mail automatisch in verschillende mappen wordt geplaatst of wordt doorgestuurd naar andere gebruikers. Als een inkomende e-mail aan meer dan één filterregel voldoet, wordt de eerste regel in de lijst van regels gebruikt voor het filteren van die e-mail. Wilt u dat er een andere regel wordt toegepast, dan kunt u de regels anders rangschikken. U maakt als volgt een filterregel voor inkomende e-mail: 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Selecteer Regels. 3. Selecteer Regel maken. 4. Geef een naam op voor de nieuwe regel in het veld Regel maken. De regelnaam mag uit niet meer dan 100 ASCII- of niet-ASCII-tekens bestaan. Regelnamen worden gesorteerd op basis van ASCII-waarden. ICU-tabellen (International Components for Unicode) worden niet gebruikt. 5. Geef in de velden Onderwerp, Aan of Cc en Van tekst op die u wilt gebruiken als criterium voor het identificeren van inkomende e-mails. v De velden Onderwerp, Aan of CC en Van mogen uit hooguit 100 tekens bestaan. v Als u in het veld Aan of Cc of Van een aantal e-mailadressen opgeeft (gescheiden door komma's), probeert de filter de exacte tekenreeks van inkomende e-mailadressen te matchen met de tekenreeks die in de regel is opgegeven. Als u e-mail van meerdere adressen wilt filteren, moet u meerdere regels opgeven, waarbij elke regel zich richt op slechts één e-mailadres. 6. Ga naar het gedeelte De volgende acties uitvoeren en selecteer de actie die moet worden uitgevoerd voor e-mail die aan uw criteria voldoet. In het veld Kopie doorsturen naar kunt u maximaal vijf e-mailadressen opgeven. Als u meer dan vijf adressen wilt opgeven, neem dan contact op met de accountbeheerder. 7. Kies Opslaan.

Omgaan met spam Met het spamfilter houdt u ongewenste e-mail buiten de deur en bespaart u tijd. Het spamfilter herkent e-mailberichten die mogelijk spam zijn en plaatst deze in de map Spam. U kunt criteria opgeven om spam te helpen tegengaan. Zo kunt u e-mailadressen en domeinen opgeven die veilig zijn en adressen en domeinen waarvan u geen e-mail meer wenst te ontvangen.

36


Berichten waarvan is vastgesteld dat het spam betreft, worden afgeleverd in uw map Spam. Dit geldt echter niet voor e-mails die afkomstig zijn van een geblokkeerde afzender. Berichten van een geblokkeerde afzender worden in het geheel niet bij u afgeleverd. E-mails in de map Spam worden na 30 dagen gewist. 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Kies in het navigatiegebied Spam. v Als u wilt aangeven welke e-mailadressen en domeinen veilig zijn, klikt u op Veilige afzenders toevoegen of verwijderen. E-mail van veilige afzenders wordt altijd afgeleverd in uw map Postvak IN. v Selecteer Veilige distributielijsten toevoegen of verwijderen als u een of meer veilige distributielijsten wilt maken. Een veilige distributielijst heeft het voordeel dat u altijd alle e-mails ontvangt wanneer u lid bent van die distributielijst. In e--mails die gebruikmaken van een distributielijst wordt in het veld voor de ontvanger vaak niet uw exacte e-mailadres vermeld. Als u een dergelijke distributielijst niet aanmerkt als veilig, kunnen dergelijke berichten door uw spaminstellingen worden geclassificeerd als spam. v Als u alle e-mail van bepaalde e-mailadressen of domeinen wilt blokkeren, selecteert u Geblokkeerde afzenders toevoegen of verwijderen. E-mails van adressen die u hebt geblokkeerd, worden in het geheel niet bij u afgeleverd. v Standaard is uw filter voor Spamdetectie ingesteld op Aan. Als u wilt dat alle e-mail wordt afgeleverd bij uw Postvak IN, kunt u uw spamfilter Uitschakelen. Het uitschakelen van spamdetectie heeft geen enkele invloed op uw lijst van geblokkeerde afzenders. Spaminstellingen die zijn opgegeven door uw accountbeheerder hebben prioriteit en kunnen de instellingen die u opgeeft vervangen. Neem voor meer informatie contact op met uw accountbeheerder. E-mail van bepaalde afzenders blokkeren U kunt e-mailadressen en domeinnamen opgeven waarvan u geen inkomende e-mailberichten wilt ontvangen. Wanneer er berichten van geblokkeerde afzenders binnenkomen, worden die berichten automatisch verwijderd en niet in uw postvak IN afgebeeld. Berichten van geblokkeerde afzenders worden onmiddellijk gewist. Ze worden dus niet in uw map Prullenbak geplaatst. 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Selecteer Spam. 3. Kies Geblokkeerde afzenders toevoegen of verwijderen. v Om een enkel e-mailadres te blokkeren: iNotes

37

a. Typ het e-mailadres dat geblokkeerd moet worden. Afzonderlijke e-mailadressen die u wilt blokkeren, moeten één voor één worden toegevoegd. b. Kies Toevoegen. Het e-mailadres wordt toegevoegd aan de lijst van geblokkeerde afzenders. v Om een volledig domein van e-mailadressen te blokkeren: a. Typ de opdracht *@domein.com. Om bijvoorbeeld het domein test.com te blokkeren, typt u *@test.com. b. Kies Toevoegen. Het domein wordt toegevoegd aan de lijst van geblokkeerde afzenders. 4. Als u klaar bent, kiest u Terug naar spaminstellingen. Als u een e-mailadres of domein uit de lijst van geblokkeerde afzenders wilt verwijderen, kiest u Verwijderen naast het e-mailadres of domeinnaam dat u niet langer wilt blokkeren. Afzenders en distributielijsten als veilig aanduiden U kunt instellen welke e-mailadressen, domeinnamen en distributielijsten veilige afzenders van e-mail zijn. Door het definiëren van veilige afzenders wordt gegarandeerd dat berichten niet ten onrechte naar uw map Spam worden doorgestuurd. E-mails die afkomstig zijn van e-mailadressen en domeinen die zijn opgegeven in uw lijst van veilige afzenders worden altijd afgeleverd in uw map Postvak IN. U kunt als volgt veilige afzenders en distributielijsten instellen: 1. Ga naar Voorkeuren. 2. 3. 4. 5.

Selecteer Spam. Selecteer Veilige distributielijsten toevoegen of verwijderen. Voer de gevraagde gegevens in en selecteer Toevoegen. Voer de vorige stap uit voor alle e-mailadressen die u wilt aanduiden als veilig.

Werken met agenda's Agenda's zijn nuttig bij het beheren van uw planning en van de gebeurtenissen waaraan u deelneemt. Er zijn persoonlijke agenda's, alternatieve agenda's en bedrijfsagenda's. Alle agenda's kunnen worden weergegeven in een Dag-weergave, een Week-weergave of een Maand-weergave.

38


Uw persoonlijke agenda Standaard beschikt u over een persoonlijke agenda, die de naam Persoonlijke agenda heeft of uw eigen naam, afhankelijk van of uw account is geconfigureerd. Desgewenst kunt u de naam en de beschrijving wijzigen. Als u de titel van uw persoonlijk agenda wist, wordt Geen titel gebruikt als titel. Met behulp van uw persoonlijke agenda kunt u: v Gebeurtenissen opgeven en vergaderingen plannen v v v v

Belangrijke datums en vergaderingen bijhouden De status van de deelnemers bijhouden Dag-, week- en maandoverzichten selecteren Uw agenda delen met collega's

Uw bedrijfsagenda De bedrijfsagenda wordt gebruikt om bedrijfsgebeurtenissen kenbaar te maken aan alle medewerkers van het bedrijf. Met behulp van de bedrijfsagenda blijft u op de hoogte van gebeurtenissen en vergaderingen die door het bedrijf zijn georganiseerd. Standaard kunt u de bedrijfsagenda toevoegen aan uw agendalijst en deze bekijken. De accountbeheerder van IBM LotusLive iNotes moet u toestemming verlenen om de bedrijfsagenda te bewerken. Alle gebruikers zien in de bedrijfsagenda dezelfde set gebeurtenissen.

Alternatieve agenda's U kunt meerdere agenda's maken en deze delen met het hele bedrijf of met een bepaalde groep gebruikers binnen het bedrijf. Met behulp van een alternatieve agenda kunt u: v Gebeurtenissen opgeven en vergaderingen plannen v Belangrijke datums en vergaderingen bijhouden v Dag-, week- en maandoverzichten selecteren v Uw agenda delen met collega's v De agenda bewerken en naam, beschrijving of toegangsmachtigingen wijzigen v Een agenda wissen. In dat geval worden ook alle gebeurtenissen in de agenda permanent gewist.

iNotes

39

Gebeurtenissen in uw agenda beheren In uw persoonlijke en alternatieve agenda's kunt u uren voor of na uw normale werkdag weergeven. Gebeurtenissen die voor of na de reguliere werkuren zijn gepland, worden altijd weergegeven, ongeacht uw selectie. De zomertijdperiode wordt in uw agenda als volgt aangegeven: v In de weergave Dag wordt het uur meer of minder aangegeven door de verwijdering of verdubbeling van 01:00 uur. v In de weergave Week wordt het uur meer of minder aangegeven door diagonale lijnen tussen 01:00 uur en 02:00 uur.

Uw agenda afdrukken U drukt uw agenda als volgt af: 1. Selecteer de weergave die u wilt afdrukken: Dag, Week of Maand. 2. Selecteer Afdrukken.

Voorkeuren voor agenda's instellen Bij de voorkeuren voor agenda's kunt u instellen welke uren u normaalgesproken werkt en wat de eerste dag van een normale werkweek is. 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Selecteer Afbeelden onder Agenda. 3. Geef in het veld Begin van werkdag op hoe laat uw werkdag gewoonlijk begint. 4. Geef in het veld Duur van werkdag op hoelang uw werkdag gewoonlijk duurt. 5. Geef in het veld Week begint met de eerste dag van uw werkweek op. 6. Kies Opslaan.

Een agendagebeurtenis maken U kunt afspraken maken, vergaderingen plannen en daggebeurtenissen organiseren. Als u een agenda-item definieert, geldt er voor de velden Onderwerp en Locatie een limiet van 2000 tekens (enkelbyte tekenset). Voor dubbelbyte tekensets zijn maximaal 1024 tekens toegestaan. Voor het veld Beschrijving geldt een tekenlimiet van 4096 tekens. 1. Selecteer Agenda > Nieuwe gebeurtenis. 2. Selecteer de agenda die u voor de nieuwe gebeurtenis wilt gebruiken. 3. Ga naar het veld Onderwerp en geef een titel voor de gebeurtenis op. Geef als Onderwerp een beschrijving van het doel van de gebeurtenis op.

40


4. Ga naar het veld Datum en tijd en selecteer de begindatum en -tijd voor de gebeurtenis. Als de gebeurtenis een hele dag in beslag neemt, selecteert u Daggebeurtenis. 5. Ga naar het veld Duur en geef aan hoe lang de gebeurtenis gaat duren. Als u een Duur van minder dan 5 minuten opgeeft, wordt de begintijd van de gebeurtenis niet in de agenda afgebeeld. 6. Optioneel: Als u een herhaalde vergadering wilt opgeven: a. Selecteer Herhalen en geef details over de vergadering op, zoals de frequentie en het moment waarop de vergaderingen moeten eindigen. v Het aantal instances van vergaderingen mag niet meer bedragen dan 1 kB, of 1024 bytes, en het datumbereik voor alle instances van vergaderingen mag niet meer bedragen dan 10 jaar. Als u bijvoorbeeld een vergadering plant die drie jaar lang dagelijks wordt herhaald, worden alleen de eerste 1024 instances van de vergadering gepland. v Nadat u een herhaalde vergadering hebt gepland, kunt u een of meer instances van die vergadering wijzigen en er uitzonderingen voor definiëren. v Als u in bepaalde velden wijzigingen aanbrengt, wordt de status van de deelnemers gereset. Dit betekent dat alle gebruikers opnieuw moeten reageren op de uitnodiging voor de vergadering, als ze willen deelnemen. Zie Een herhaalde vergadering wijzigen voor meer informatie. b. Kies Klaar. In het veld Herhalen staat nu informatie over de instances van de vergadering. 7. Ga naar het veld Genodigden en typ het e-mailadres van alle mensen die u voor de gebeurtenis wilt uitnodigen. Plaats tussen de opeenvolgende e-mailadressen steeds een komma. 8. Selecteer Beschikbaarheid afbeelden om na te gaan in hoeverre de gebruikers op de lijst van genodigden beschikbaar zijn. Voor alle gebruikers in uw lijst van genodigden wordt aangegeven of ze vrij of bezet zijn. Met de kleur bruin wordt aangegeven dat de desbetreffende gebruiker op de opgegeven tijd bezet is, de kleur groen geeft aan dat de gebruiker beschikbaar is. 9. Selecteer Link naar online vergadering toevoegen als u een link naar uw LotusLive online vergaderruimte wilt toevoegen. Deze functie is alleen ingeschakeld als u een geabonneerde gebruikerLotusLive Engage bent. Hou er wat betreft de lengte van de tekst in het veld Beschrijving rekening mee dat er voldoende ruimte overblijft voor de link naar de vergadering. Anders wordt deze link niet toegevoegd. In een dergelijk geval moet u de tekst van de Beschrijving inkorten en zelf de link naar de vergadering toevoegen.

iNotes

41

10. Ga naar het veld Locatie en geef de plaats op waar de gebeurtenis zal plaatsvinden. 11. Ga naar het veld Beschrijving en geef de details voor de gebeurtenis op, inclusief de informatie die de deelnemers nodig hebben om in te bellen bij de vergadering. Voor SBCS-tekensets kunt u maximaal 4096 tekens opgeven. Voor dubbelbyte tekensets zijn maximaal 2048 tekens toegestaan. 12. Kies Opslaan en uitnodiging verzenden. Een herhaalde vergadering wijzigen U kunt de details van een herhaalde vergadering wijzigen en specifieke instances van een vergadering aanpassen. Het bijwerken van bepaalde velden kan gevolgen hebben voor de gegevens van de vergadering of de gebruikers op de lijst met genodigden. Beperking: v De datum van een herhaalde vergadering kan niet worden gewijzigd. De datum kan alleen worden gewijzigd voor een enkele instance van een herhaalde vergadering. Als u Wijzig deze en de volgende instances is het invoergebied voor de datum uitgeschakeld. v De waarde van het veld Herhalen kan niet worden gewijzigd. Als de oorspronkelijke vergadering bijvoorbeeld wekelijks op woensdag was gepland, is het niet mogelijk om dit te veranderen in wekelijks op donderdag. Als u het herhalingspatroon wilt wijzigen, moet u de oorspronkelijke vergadering wissen en een nieuwe herhaalde vergadering plannen. v Instances van een herhaalde vergadering die in een eerder stadium zijn gewijzigd of gewist, worden opnieuw gemaakt met de bijgewerkte criteria. Alle uitzonderingen op de herhaalde vergadering die u eerder hebt aangebracht, worden overschreven. Dit geldt echter niet voor eerdere wijzigingen ten aanzien van de datum. v Als u een Duur van minder dan 5 minuten opgeeft, wordt de begintijd van de gebeurtenis niet in de agenda afgebeeld. 1. Selecteer de agenda-instance waarin u wijzigingen wilt aanbrengen. 2. Selecteer Details van gebeurtenis. v Als u één instance van de herhaalde vergadering wilt wijzigen: a. Selecteer Wijzig deze instance. Het veld Herhalen wordt niet afgebeeld als u slechts één instance van een herhaalde vergadering wijzigt. b. Wijzig de velden Onderwerp, Genodigden, Locatie en Beschrijving. Bij wijzigingen van deze velden wordt de status van de deelnemer niet opnieuw ingesteld.

42


c. Geef wijzigingen op voor de velden Datum en tijd en Duur. De status van de deelnemers wordt opnieuw ingesteld en alle gebruikers in de lijst van genodigden moeten opnieuw laten weten of ze kunnen deelnemen. Als u een Duur van minder dan 5 minuten opgeeft, wordt de begintijd van de gebeurtenis niet in de agenda afgebeeld. v Als u meerdere instances van de herhaalde vergadering wilt wijzigen: a. Selecteer Wijzig deze en de volgende instances. b. Wijzig de velden Onderwerp, Genodigden, Locatie en Beschrijving. Wijzigingen in deze velden gelden niet alleen voor de opgegeven instance, maar ook voor alle toekomstige instances van de herhaalde vergadering. Bij wijzigingen van deze velden wordt de status van de deelnemer niet opnieuw ingesteld. c. Wijzig de tijd of het veld Duur. Wijzigingen in deze gegevens gelden niet alleen voor de opgegeven instance, maar ook voor alle toekomstige instances van de herhaalde vergadering. De status van de deelnemers wordt opnieuw ingesteld en alle gebruikers in de lijst van genodigden moeten opnieuw laten weten of ze kunnen deelnemen. 3. Als u klaar bent met uw updates, kiest u Opslaan en verzenden. Alle gebruikers in de lijst van genodigden krijgen een bijgewerkt vergaderbericht. Zoeken naar beschikbare tijd voor een agendagebeurtenis Als u met behulp van uw persoonlijke agenda een gebeurtenis plant of wijzigt, kunt u zien op welke tijden andere gebruikers beschikbaar en bezet zijn. Beschikbare en bezette tijden zijn de enige gegevens over agenda's en gebeurtenissen die door andere gebruikers van IBM LotusLive iNotes kunnen worden bekeken. 1. Ga naar Agenda. v Voor een nieuwe gebeurtenis: a. Selecteer Nieuwe gebeurtenis. b. Geef informatie op voor Datum en tijd, Duur en Genodigden. v Voor een bestaande gebeurtenis: a. Selecteer de titel van de gebeurtenis. b. Selecteer Details van gebeurtenis. c.

Pas waar nodig de informatie voor Datum en tijd, Duur en Genodigden aan.

iNotes

43

2. Selecteer Beschikbaarheid afbeelden. Bruin geeft aan dat de genodigde op dat tijdstip bezet is of al een andere afspraak heeft staan, en groen geeft aan dat de genodigde op dat tijdstip beschikbaar is. 3. Als u een van de volgende acties uitvoert, wordt de beschikbaarheidsinformatie voor alle gebruikers in de lijst van genodigden automatisch vernieuwd: v Een gebruiker verwijderen uit de lijst van genodigden. v De duur van de gebeurtenis wijzigen. v De begindatum en -tijd wijzigen.

Reageren op uitnodigingen Als u in uw IBM LotusLive iNotes-agenda een uitnodiging ontvangt, kunt u daar meteen op reageren, of eerst informatie over de desbetreffende gebeurtenis bekijken. Dit kan vanuit de e-mail of vanuit uw agenda. Als u de oorspronkelijke uitnodiging beantwoordt met Ja of Misschien, kunt u uw deelnamestatus wijzigen. Als u een uitnodiging ontvangt, wordt deze in uw map Postvak IN geplaatst. Als u de uitnodiging rechtstreeks van de organisator van de gebeurtenis ontvangt, wordt de nieuwe uitnodiging in de agenda afgebeeld met streepjes rond de titel. De streepjes aan weerszijden van de titel worden verwijderd wanneer u hebt gereageerd. Als u de uitnodiging ontvangt via een genodigde die de uitnodiging aan u heeft doorgestuurd, wordt de uitnodiging vooralsnog niet in uw agenda geplaatst. Dat gebeurt pas nadat u hebt gereageerd met Ja of Misschien. 1. Als u een uitnodiging hebt ontvangen van de organisator van de gebeurtenis, dan kunt u daar op reageren vanaf het tabblad Mail of het tabblad Agenda. v Reageren met behulp van Mail: a. Ga naar Mail. b. Selecteer de map Postvak IN. c. Open de e-mail die de uitnodiging bevat. Er worden planningsgegevens voor de gebeurtenis afgebeeld. Als u meer informatie wenst, kunt u Details van gebeurtenis selecteren. Als het een uitnodiging voor een herhaalde vergadering betreft, worden de details van de vergadering afgebeeld wanneer u de e-mail opent. d. In het veld Wilt u deelnemen? kunt u op de uitnodiging reageren door Ja, Nee of Misschien te kiezen. Antwoordt u Nee, dan wordt

44


de uitnodiging gewist en is het niet meer mogelijk om die nog terug te halen. Antwoordt u Ja of Misschien, dan geldt die reactie voor alle instances van de vergadering. v Reageren met behulp van Agenda: a. Ga naar Agenda. b. Selecteer de titel van de gebeurtenis en kies vervolgens Details van gebeurtenis. c. Als het een uitnodiging voor een herhaalde vergadering betreft: – Selecteer Wijzig deze instance om alleen op de opgegeven instance van de herhaalde vergadering te reageren. – Selecteer Wijzig deze en de volgende instances als u niet alleen op de opgegeven instance wilt reageren, maar ook op alle toekomstige instances van de vergadering. d. In het vak Deelname kunt u op de uitnodiging reageren door Ja, Nee of Misschien te kiezen. Antwoordt u Nee, dan wordt de uitnodiging gewist en is het niet meer mogelijk om die nog terug te halen. Antwoordt u Ja of Misschien, dan wordt de onderstreping van de titel van de vergadering verwijderd. Voor een herhaalde vergadering wordt de onderstreping verwijderd van de titel van de instances waarop u reageert. 2. Om te reageren op een uitnodiging die door een andere genodigde is doorgestuurd, dan wordt de gebeurtenis in uw agenda geplaatst als u Ja of Misschien kiest. Als u reageert op een uitnodiging die naar u is doorgestuurd, ontvangt de organisator van de gebeurtenis daarvan geen bericht. Als u op de oorspronkelijke uitnodiging met Ja of Misschien hebt geantwoord, kunt u uw deelnamestatus wijzigen. 1. Selecteer de titel van de gebeurtenis en kies Details van gebeurtenis. Het veld Deelname wordt afgebeeld, met de mogelijkheid om uw deelnamestatus te wijzigen. 2. Selecteer Wijzig deze instance om alleen voor de opgegeven instance de deelnamestatus te wijzigen. 3. Selecteer Wijzig deze en de volgende instances om uw deelnamestatus voor de opgegeven instance en alle toekomstige instances te wijzigen. 4. Als u een uitnodiging accepteert en de gebeurtenis in kwestie wordt later verzet, wordt er in uw agenda een bijgewerkte uitnodiging afgebeeld. De grijze en onderstreepte tekst van de titel geeft aan dat er een reactie van u wordt verlangd. U ontvangt een bijgewerkte uitnodiging voor de vergadering als de organisator wijzigingen aanbrengt in de waarden voor Datum en tijd, Duur of Herhalen van de oorspronkelijk uitnodiging.

iNotes

45

Een agendagebeurtenis wijzigen Het is mogelijk om de details van een geplande gebeurtenis te wijzigen. Alle aangebrachte wijzigingen worden automatisch aan alle gebruikers in de lijst van genodigden. Als u de lijst van genodigden voor alle instances van een herhaalde vergadering wijzigt, wordt de lijst van genodigden overschreven. Let goed op dat alle gebruikers die u voor de bijgewerkte gebeurtenis wilt uitnodigen, worden ingelicht omtrent de gewijzigde gebeurtenis, en dus niet alleen de extra toegevoegde gebruikers. 1. Ga naar Agenda. 2. Selecteer de agenda die de gebeurtenis bevat waarvan u de details wilt wijzigen. 3. Wanneer u de gebeurtenis in de agenda hebt gevonden, moet de naam ervan een link zijn. Selecteer die link om de gebeurtenis te openen om hem te bewerken. 4. Selecteer Details van gebeurtenis. v Als dit geen herhaalde vergadering is, voert u de wijzigingen in de velden Onderwerp, Datum en tijd, Duur, Genodigden, Locatie en Beschrijving in. Als u een Duur van minder dan 5 minuten opgeeft, wordt de begintijd van de gebeurtenis niet in de agenda afgebeeld. v Als dit een herhaalde vergadering is en u slechts één instance wijzigt: a. Selecteer Wijzig deze instance. Het veld Herhalen wordt niet afgebeeld als u slechts één instance van een herhaalde vergadering wijzigt. b. Wijzig de velden Onderwerp, Genodigden, Locatie en Beschrijving. Bij wijzigingen van deze velden wordt de status van de deelnemer niet opnieuw ingesteld. c. Geef wijzigingen op voor de velden Datum en tijd en Duur. De status van de deelnemers wordt opnieuw ingesteld en alle gebruikers in de lijst van genodigden moeten opnieuw laten weten of ze kunnen deelnemen. Als u een Duur van minder dan 5 minuten opgeeft, wordt de begintijd van de gebeurtenis niet in de agenda afgebeeld. v Als dit een herhaalde vergadering is en u meerdere instances wijzigt: a. Selecteer Wijzig deze en de volgende instances. b. Wijzig de velden Onderwerp, Genodigden, Locatie en Beschrijving. Wijzigingen in deze velden gelden niet alleen voor de opgegeven instance, maar ook voor alle toekomstige instances van de herhaalde vergadering. Bij wijzigingen van deze velden wordt de status van de deelnemer niet opnieuw ingesteld.

46


c. Wijzig de tijd of het veld Duur. Wijzigingen in deze gegevens gelden niet alleen voor de opgegeven instance, maar ook voor alle toekomstige instances van de herhaalde vergadering. De status van de deelnemers wordt opnieuw ingesteld en alle gebruikers in de lijst van genodigden moeten opnieuw laten weten of ze kunnen deelnemen. 5. Selecteer Link naar online vergadering toevoegen als u een link naar uw LotusLive online vergaderruimte wilt toevoegen. Deze functie is alleen ingeschakeld als u een geabonneerde gebruikerLotusLive Engage bent. Hou er wat betreft de lengte van de tekst in het veld Beschrijving rekening mee dat er voldoende ruimte overblijft voor de link naar de vergadering. Anders wordt deze link niet toegevoegd. In een dergelijk geval moet u de tekst van de Beschrijving inkorten en zelf de link naar de vergadering toevoegen. 6. Als u klaar bent met uw updates, kiest u Uitnodiging opslaan en verzenden. Alle gebruikers in de lijst van genodigden krijgen een bijgewerkt vergaderbericht. U kunt een lijst afbeelden van degenen aan wie een uitnodiging is verzonden. Daarop kunt u ook zien welke gebruikers de uitnodiging hebben aangenomen en afgewezen en wie nog niet hebben gereageerd. Selecteer op de pagina Details van gebeurtenis de optie Status van genodigde afbeelden. Opmerking: Het is op dit moment niet mogelijk om automatische antwoorden te verwerken met de vraag een gebeurtenis opnieuw te plannen.

Geavanceerde taken voor agenda's Naast het plannen van gebeurtenissen zijn er nog allerlei andere taken die u met en op agenda's kunt uitvoeren.

Agendagebeurtenissen importeren Het is mogelijk om agendagebeurtenissen uit een ander agendaprogramma, bijvoorbeeld Microsoft Outlook, te importeren in uw IBM LotusLive iNotes-agenda. Voordat u agendagebeurtenissen kunt importeren in IBM LotusLive iNotes, moet u deze vanuit een ander product of een andere toepassing exporteren. Houd rekening met het volgende: v Voor Microsoft Outlook 2003 kunnen afzonderlijke gebeurtenissen worden opgeslagen als .ics-bestanden. Om de hele agenda te exporteren, moet elke gebeurtenis in de agenda worden opgeslagen. Zie voor meer informatie de productdocumentatie bij Microsoft Outlook 2003. v Voor Microsoft Outlook 2007 zijn er verschillende manieren om agendagebeurtenissen te exporteren. Als u voor het exporteren de optie iNotes

47

Alle gegevens gebruikt, bevat het .ics-bestand alle relevante informatie. Zie voor meer informatie de productdocumentatie bij Microsoft Outlook 2007. v Voor IBM Lotus Domino kunt u agendagebeurtenissen exporteren naar een .ics-bestand, maar de geëxporteerde gebeurtenissen bevatten niet de naam van de organisator van een vergadering en geen lijst van deelnemers. Bovendien kunnen daggebeurtenissen niet worden geëxporteerd. Zie voor meer informatie de productdocumentatie bij Lotus Domino. Zorg dat u op de hoogte bent van het pad van alle bestanden die informatie bevatten die u wilt importeren. Controleer de bestandsgrootte van elk bestand dat u wilt importeren. Als het bestand groter is dan 10 MB, kan het importproces niet met succes worden uitgevoerd. Voer de volgende procedure uit voor elk bestand met agendagebeurtenissen die u wilt importeren: 1. Ga naar Agenda. 2. Selecteer Gebeurtenissen importeren. 3. Selecteer Bladeren en ga naar het .ics-bestand dat u wilt gebruiken voor het importeren van agendagebeurtenissen. 4. Selecteer het bestand en kies Importeren. Tijdens het importeren kunt u IBM LotusLive iNotes gewoon gebruiken. Als het importproces langer dan enkele seconden duurt, wordt er een statusbericht afgebeeld dat aangeeft dat de agendagebeurtenissen worden geïmporteerd. Het importproces kan wel enkele minuten in beslag nemen. Tijdens het importeren kunnen fouten optreden vanwege de volgende problemen: v Een gebeurtenis die u importeert, bevat niet-ondersteunde gegevens. v Als er te veel fouten optreden, wordt het importproces afgebroken. Als er tijdens het importeren fouten optreden, kijk dan of uw .ics-bestand ongeldige gegevens bevat of gegevens die niet in uw IBM LotusLive iNotes agenda staan. .

Een CalDAV-account instellen Met een CalDAV-serveraccount kunt u agendagegevens uitwisselen met andere agendatoepassingen. U kunt vervolgens uw agendagegevens synchroniseren met andere gebruikers en andere apparaten. Door het opzetten van een CalDAV-account kunt u alle agenda's die voorkomen in de lijst Mijn agenda's synchroniseren. Hierbij zijn uw primaire

48


en secundaire agenda's inbegrepen. Als u gedeelde agenda's wilt opnemen, gaat u naar de pagina Gedeelde agenda's zoeken en selecteert u de gewenste gedeelde agenda's. Controleer of u uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres hebt. Dit is het e-mailadres dat aan uw account is toegewezen. Als u meerdere e-mailadressenLotusLive hebt, is een van de volgende situaties van toepassing: v Als u klikt op de link Aanmelding voor mijn organisatie gebruiken op de aanmeldingspaginaLotusLive, kunt u een ander e-mailadres opgeven dan uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres. v Als uw bedrijf meerdere abonnementen op LotusLive heeft, kan het zijn dat u voor elk abonnement een e-mailadres heeft. Zo gebruikt uw uw bedrijf misschien LotusLive Engage naast IBM LotusLive iNotes. Uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres staat in de handleiding Aan de slag die bij uw eerste aanmelding naar u is toegezonden. U kunt uw IBM LotusLive iNotes-e-mailadres ook vinden door Voorkeuren > Standaardinstellingen te kiezen en het vakje Accountnaam te selecteren onder Instellingen van mailserver. Als u een CalDAV-account instelt met een iPhone of iPad, controleert u of u werkt met iOS4 of hoger. Als u werkt met een eerdere versie dan iOS4, moet u een upgrade aanbrengen naar iOS4 of hoger. Om een CalDAV-account handmatig in te stellen, gaat u als volgt te werk. Als u een iOS-apparaat hebt en automatisch een CalDAV-account wilt instellen met behulp van het LotusLive iNotes-profiel, raadpleeg dan de instructies in het Help-onderwerp “Uw mobiele apparaat configureren” op pagina 2. 1. Selecteer Instellingen > Mail, Contacten, Agenda's > Voeg account toe > Anders > Voet CalDAV-account toe. 2. Geef de volgende informatie op: a. Server: mail-usw.lotuslive.com b. Gebruikersnaam Uw LotusLive iNotes-e-mailadres. Bijvoorbeeld: [email protected] c. Wachtwoord: uw wachtwoord d. Beschrijving: een beschrijving van uw account 3. Kies Volgende. U krijgt geen bericht dat de verbinding tot stand is gebracht. 4. Nadat de synchronisatie is voltooid, start u de agendatoepassing op uw apparaat om uw agenda's en gebeurtenissen weer te geven.

iNotes

49

Uw LotusLive-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij IBM LotusLive iNotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen.

Anderen toestaan een agenda in te zien en te bewerken Als u uw agenda deelt, kan uw planning worden gebruikt door een bepaalde groep gebruikers of door iedereen binnen het bedrijf. Om bepaalde gebruikers toegang te verlenen of het type machtiging van een of meer gebruikers te wijzigen, moet u de agenda als volgt aanpassen: 1. Ga naar Agenda. 2. Ga naar Mijn agenda's en klik naast de agenda die u wilt bewerken op het driehoekige pictogram. Kies vervolgens Bewerken en delen. 3. Geef de mensen op met wie u de agenda wilt delen. a. Geef informatie op voor Gedeeld met. Selecteer een gebruiker of, als u medewerker bent van een bedrijf, de hele onderneming. b. Wijs een machtiging toe voor de persoon of het bedrijf. Met de machtiging Lezer kan een andere gebruiker de agenda alleen inzien. Met de machtiging Auteur kan een andere gebruiker ook agenda-item toevoegen en bewerken. v Een gebruiker kan zowel de machtiging Auteur als de machtiging Lezer voor een agenda krijgen. U kunt bijvoorbeeld een bepaalde gebruiker als Auteur machtigen voor uw agenda, terwijl u de groep waartoe deze gebruiker behoort, machtiging als Lezer geeft. Of u zou een bepaalde gebruiker machtiging als Lezer kunnen geven en de groep waartoe deze gebruiker behoort, machtiging als Auteur. v Als een gebruiker als Auteur en als Lezer is gemachtigd, dan geldt de hoogste machtiging: Auteur. De machtiging als Lezer wordt dan genegeerd. c. Kies Toevoegen en herhaal deze procedure om nog meer gebruikers toe te voegen. 4. Als u klaar bent met het toevoegen van gebruikers, klikt u op Opslaan.

Een agenda verwijderen uit uw lijst van agenda's Als u een agenda verwijdert u de lijst van agenda's die voor uw IBM LotusLive iNotes-account wordt weergegeven, wordt die agenda niet gewist. De agenda bestaat nog steeds, maar wordt alleen niet afgebeeld in de lijst van agenda's. U kunt een verborgen agenda aan uw lijst toevoegen. Om een agenda te verwijderen uit de lijst van agenda's, gaat u als volgt te werk: 1. Ga naar Agenda.

50


2. Ga naar Mijn agenda's en klik naast de agenda die u wilt verwijderen op het driehoekige pictogram. Kies vervolgens Verwijderen uit mijn agenda's. De agenda wordt verwijderd uit de lijst van agenda's. Als u de agenda weer wilt opnemen in uw lijst Mijn agenda's: 1. Selecteer het pictogram naast Mijn agenda's. 2. Selecteer Agenda's opzoeken. 3. Selecteer de agenda in de lijst die wordt afgebeeld en kies Terug naar Agenda.

Agenda's opzoeken en gemeenschappelijk gebruiken U kunt zoeken naar agenda's waarvoor u bent geregistreerd als gebruiker met machtigingen voor lezen of bewerken. Een dergelijke zoekopdracht omvat ook agenda's die u zelf hebt gemaakt. Om te zoeken naar agenda's die voor of door u beschikbaar zijn gesteld voor gemeenschappelijk gebruik, voert u de volgende procedure uit: 1. Ga naar Agenda. 2. Naast Mijn agenda's ziet u een pictogram met de vorm van een driehoekje. Selecteer dat pictogram en selecteer Agenda's zoeken. Er wordt een lijst afgebeeld met agenda's die u deelt of kunt delen. 3. Selecteer Volgen voor elke agenda die u in uw lijst wilt afbeelden. Naast elke agenda die u selecteert, verschijnt er een vinkje. 4. Klik op de link Terug naar Agenda boven de lijst van agenda's. Alle agenda's die u geselecteerd hebt, worden nu afgebeeld onder Mijn agenda's.

Een alternatieve agenda maken Alternatieve agenda's vormen een manier om gegevens over gebeurtenissen uit te wisselen terwijl uw persoonlijke agenda privé blijft. Standaard beschikt u over een persoonlijke agenda. U kunt meerdere agenda's maken en deze delen met een selecte groep gebruikers of met alle gebruikers binnen uw bedrijf. U kunt andere gebruikers de bevoegdheid verlenen om een alternatieve agenda te lezen of te bewerken. 1. Ga naar Agenda. 2. Naast het kopje Mijn agenda's ziet u een pictogram met de vorm van een driehoekje. Selecteer dit pictogram en selecteer Agenda maken. 3. Geef een titel en een beschrijving op. 4. Optioneel: Geef de mensen op met wie u de agenda wilt delen: a. Geef aan of u de agenda wilt delen met een gebruiker of, indien u medewerker bent van een bedrijf, met de hele onderneming.

iNotes

51

b. Wijs een machtiging toe voor de persoon of het bedrijf waarmee u de agenda deelt. Met de machtiging Lezer kan iemand anders de agenda lezen. De machtiging Auteur biedt iemand de bevoegdheid om agenda-items te maken, te bewerken en te wissen. c. Kies Toevoegen. Voer de vorige stap zo vaak uit als nodig is. 5. Wanneer u alle mensen hebt toegevoegd met wie u de agenda wilt delen, kiest u Opslaan. De nieuwe agenda wordt afgebeeld onder Mijn agenda's. Nadat u een alternatieve agenda hebt gemaakt, kunt u de gegevens in de agenda bewerken en kunt u er andere mensen toegang toe verlenen (of de toegang juist intrekken).

Een agendagebeurtenis wissen Als u een agendagebeurtenis wist, worden alle gebruikers op de lijst van deelnemers automatisch ingelicht dat er een of meer gebeurtenissen zijn geannuleerd. 1. Ga naar Agenda. 2. Selecteer de agenda die de gebeurtenis bevat welke u wilt wissen. 3. Wanneer u de gebeurtenis in de agenda hebt gevonden, moet de naam ervan een link zijn. Selecteer die link om de gebeurtenis te openen om hem te bewerken. 4. Selecteer Details van gebeurtenis. 5. Als de gebeurtenis die u wilt wissen een herhaalde vergadering is: v Selecteer Wijzig deze instance als u alleen de opgegeven instance van de vergadering wilt wissen. v Selecteer Wijzig deze en de volgende instances als u niet alleen de opgegeven instance wilt wissen, maar ook alle instances van de vergadering die ná de opgegeven instance vallen. 6. Selecteer Vergadering annuleren. 7. Kies OK om het wissen te bevestigen.

De toegang tot uw alternatieve agenda wijzigen Als u een alternatieve agenda maakt, kunt u mensen opgeven die toegang moeten krijgen tot die agenda. Later kunt u nog meer mensen toevoegen, of juist mensen de toegang ontzeggen. 1. Ga naar Agenda. 2. Ga naar het navigatievak onder Mijn agenda's en selecteer de agenda die u wilt wijzigen. Naast het agenda-item ziet u een pictogram met de vorm van een driehoekje. Kies het pictogram en selecteer Bewerken en delen. De optie Bewerken en delen is alleen beschikbaar voor alternatieve agenda's. 3. Selecteer in de velden Lezer en Auteur het kruisje x rechts van alle gebruikers die u de toegang wilt ontzeggen.

52


4. Klik op Opslaan.

Een agenda wissen Persoonlijke agenda's en bedrijfsagenda's kunnen niet worden gewist. Alternatieve agenda's kunnen worden gewist door de gebruiker die de agenda heeft gemaakt. Als u een agenda wist, kan deze later niet meer worden hersteld. 1. Ga naar Agenda. 2. Ga in het navigatievak onder Mijn agenda's naar de lijst van agenda's. 3. Naast het agenda-item dat u wilt wissen, ziet u een pictogram met de vorm van een driehoekje. Klik op dit pictogram en selecteer Agenda wissen. De opdracht Agenda wissen is alleen beschikbaar voor alternatieve agenda's. 4. Bevestig dat u de alternatieve agenda wilt wissen door op OK te klikken. De opgegeven alternatieve agenda wordt gewist.

iNotes

53

54


Kennisgevingen Deze publicatie heeft betrekking op een gelicentieerd programma. Op gelicentieerde programma's rust auteursrecht. Zij blijven eigendom van IBM. Op gelicentieerde programma's zijn de Algemene voorwaarden en bepalingen van toepassing. Deze zijn verkrijgbaar bij uw IBM-leverancier. Verwijzing in deze publicatie naar producten (apparatuur en programmatuur) of diensten van IBM houdt niet in dat IBM deze ook zal uitbrengen in alle landen waar IBM werkzaam is. Neem contact op met uw IBM-vertegenwoordiger voor informatie over de producten en diensten die momenteel beschikbaar zijn in uw land. Verwijzing in deze publicatie naar producten of diensten van IBM houdt niet in dat uitsluitend IBM-producten of -diensten gebruikt kunnen worden. Functioneel gelijkwaardige producten of diensten kunnen in plaats daarvan worden gebruikt, mits dergelijke producten of diensten geen inbreuk maken op intellectuele eigendomsrechten of andere rechten van IBM. De gebruiker is verantwoordelijk voor de samenwerking van IBM-producten of -diensten met producten of diensten van anderen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven door IBM. Mogelijk heeft IBM octrooien of octrooi-aanvragen met betrekking tot bepaalde in deze publicatie genoemde producten. Aan het feit dat deze publicatie aan u ter beschikking is gesteld, kan geen recht op licentie of ander recht worden ontleend. In deze publicatie kunnen technische onjuistheden en drukfouten staan. Mogelijk bevat deze publicatie verwijzingen naar producten die wel zijn geannonceerd maar op dit moment niet in uw land verkrijgbaar zijn, of naar producten die niet in uw land zijn geannonceerd. Verwijzing naar niet-geannonceerde producten houdt niet in dat IBM deze ook zal uitbrengen. IBM beslist op grond van zakelijke en technische overwegingen over de annoncering van een product. Informatie met betrekking tot niet door IBM gemaakte producten is afkomstig van de leveranciers van deze producten, hun gepubliceerde annonceringen of andere openbaar toegankelijke bronnen. IBM heeft deze producten niet getest en kan derhalve de prestaties, compatibiliteit en andere beweringen met betrekking tot niet door IBM gemaakte producten niet bevestigen. Vragen over de mogelijkheden van niet door IBM gemaakte producten moeten worden gericht aan de leveranciers van deze producten.

© Copyright IBM Corp. 2010, 2011

55

Online publicaties Met betrekking tot online versies van dit boek bent u gerechtigd: v de documentatie die zich op de gegevensdrager bevindt te kopiëren, te wijzigen en af te drukken voor gebruik binnen uw onderneming, mits u de auteursrechtenvermelding, alle waarschuwingen en andere verplichte verklaringen op elke kopie of gedeeltelijke kopie reproduceert; en v het oorspronkelijke, ongewijzigde exemplaar van de documentatie over te dragen bij overdracht van het betreffende IBM-product (machine of programma) dat u gerechtigd bent over te dragen. Bij overdracht dient u alle kopieën van de documentatie te vernietigen. U bent verantwoordelijk voor de betaling van alle belastingen die voortvloeien uit deze autorisatie. ER WORDEN GEEN UITDRUKKELIJKE OF STILZWIJGENDE GARANTIES GEGEVEN, WAARONDER BEGREPEN DE GARANTIES VAN VERKOOPBAARHEID OF GESCHIKTHEID VOOR EEN BEPAALD DOEL. In bepaalde rechtsgebieden kunnen stilzwijgende garanties niet worden uitgesloten. In dat geval is de bovenstaande uitsluiting niet op u van toepassing. Niet-nakoming van de bovengenoemde voorwaarden houdt beëindiging in van deze autorisatie. Bij beëindiging van de autorisatie dient u de voor een machine leesbare documentatie te vernietigen.

Merken IBM, het IBM-logo, ibm.com, Lotus en Notes zijn merken van International Business Machines Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. Deze en andere termen die een handelsmerk van IBM zijn, worden de eerste keer dat ze in deze informatie voorkomen aangeduid met een handelsmerksymbool (® of ™). Dit geeft aan dat die termen ten tijde van de publicatie van deze informatie Amerikaanse handelsmerken van IBM waren. Dergelijke handelsmerken kunnen ook in andere landen zijn geregistreerd. Een bijgewerkte lijst met andere handelsmerken van IBM is beschikbaar op internet via http://www.ibm.com/legal/copytrade.shtml. Java en alle op Java gebaseerde merken en logo's zijn merken van Oracle en/of dochterondernemingen daarvan. Linux is een merk van Linus Torvalds in de Verenigde Staten en/of andere landen.

56


Microsoft en Windows zijn merken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. UNIX is een merk van The Open Group in de Verenigde Staten en andere landen. Andere namen van bedrijven, producten of diensten kunnen merken zijn van andere ondernemingen.

Kennisgevingen

57

58


Trefwoordenregister A accountinstellingen 1 afdrukken agenda 39 afwezigheidsbericht inschakelen 16 uitschakelen 16 agenda afdrukken 39 alternatief 39, 51 bedrijf 39 bewerken 46 CalDAV instellen 48 CalDAV instellen met iNotes-profiel 2 doorzoeken 51 gebeurtenis 40, 44 gebeurtenis maken 40 gebeurtenis wissen 52 gebeurtenissen importeren 47 gebruikerstoegang wijzigen 52 gemeenschappelijk gebruiken 50, 51 herhaalde vergadering 42 ics-bestanden 47 maken 51 persoonlijk 39 soorten 39 toegang blokkeren 52 toegang van gebruikers wijzigen 52 uitnodiging voor gebeurtenis 44 uitnodiging voor gebeurtenis zonder reactie 44 verbergen 50 verwijderen uit agendalijst 50 voorkeuren 40 weergaven 39 wissen 53 zoeken naar beschikbare tijd 43 zomertijd 39 alternatief e-mailadres 12 maken 17 alternatieve agenda gemeenschappelijk gebruiken 50 maken 51 toegang blokkeren 52 toegang van gebruikers wijzigen 52 © Copyright IBM Corp. 2010, 2011

alternatieve agenda (vervolg) wissen 53 Apple Mail 4.0 instelling van IMAP, POP of SMTP 20

B bedrijfscontactpersonen 4 bekijken agenda's 51 agendagebeurtenis 44 contactpersonen 4 e-mail 10 e-mailbijlagen 13 herhaalde vergadering 44 uitnodiging voor gebeurtenis 44 beschikbare tijd zoeken 43 bewerken accountinstellingen 1 agendagebeurtenis 46 agendavoorkeuren 40 contactpersonen 4 contactvoorkeuren 4 e-mailvoorkeuren 12 herhaalde vergadering 42, 46 locale 1 persoonlijke groepen 8 taalinstelling 1 bijlagen bekijken 13 blokkeren afzenders 37 domeinnamen 37

C CalDAV installatie van iNotes-profiel instellen 48 CardDAV installatie van iNotes-profiel instellen 6 configureren CalDAV 48 CardDAV 6 IMAP en POP 18 contactpersonen bedrijf 3 beheren 3 bewerken 4

2

2

contactpersonen (vervolg) CardDAV instellen 6 CardDAV instellen met iNotes-profiel 2 csv-bestanden 5 importeren 5, 7 LDAP configureren 9 maken 4 maximumaantal 3 persoonlijk 3 persoonlijke groepen 8 vcf-bestanden 5, 7 voorkeuren 4 wissen 4 zoekcriteria 9 zoeken 9 csv-bestanden importeren 5

D doorsturen e-mail 12 doorzoeken agenda's 51 bij benadering zoeken 30, 32 contactpersonen 9 e-mail 30, 32 jokerteken 30, 32 tijdperiode 30, 32 volledige tekst 30, 32

E e-mail 14 afwezigheidsbericht 12, 16 Afzenders blokkeren 37 alternatief e-mailadres 12, 17 beheren 10 bijlagen 13 domeinnamen blokkeren 37 doorsturen 12 doorzoeken 30, 32 filteren 36 filterregels 36 grootte, limiet 10 handtekening 12 herstellen 16 IMAP instellen met iNotes-profiel 2

59

e-mail (vervolg) LotusLive iNotes instellen als standaard e-mailprogramma 17 map maken 13 mappen 10 markeren 15 markeren als veilig 38 omgaan met spam 12 opslag, limiet 10 quotagebruik 10 regels 12 sorteren 10 standaard e-mailprogramma 17 verzenden 17 voorkeuren 12 wissen 10 zoekcriteria 30, 32

F filteren e-mail 36 regels 36 spam 36

G gebeurtenis antwoorden op uitnodiging voor vergadering 44 bewerken 46 herhaald 46 maken 40 wissen 52 zoeken naar beschikbare tijd 43 gebruikerstoegang wijzigen agenda 52 gemeenschappelijk gebruiken agenda's 50, 51 alternatieve agenda's 50

H herhaalde vergadering antwoorden op uitnodiging voor vergadering 44 bewerken 42, 46 maken 40 wissen 52 herstellen e-mail 16

I ics-bestanden importeren 47 IMAP Apple Mail 4.0 20 installatie van iNotes-profiel

60

IMAP (vervolg) iPad 20 iPhone 20 Outlook 2003 22 Outlook 2007 24 Outlook 2010 27 Outlook Express 25 Overige e-mailclients 30 Thunderbird 28 importeren agendagebeurtenissen 47 contactpersonen 5, 7 csv-bestanden 5 ics-bestanden 47 vcf-bestanden 5, 7 iNotes-profiel 2 inschakelen afwezigheidsbericht 16 iPad instelling van IMAP, POP of SMTP 20 iPhone IMAP, CalDAV en CardDAV instellen met iNotes-profiel instelling van IMAP, POP of SMTP 20

L LDAP instellen 9 locale bewerken 1

M maken agenda 51 agendagebeurtenis 40 alternatief e-mailadres 17 alternatieve agenda 51 contactpersonen 4 e-mailmap 13 persoonlijke groepen 8 map Prullenbak leegmaken 10 mappen e-mail 10 maken 13 wissen 13 markeren e-mail 15 veilige afzenders 38 veilige distributielijsten 38 veilige domeinnamen 38

2


mobiel apparaat IMAP, CalDAV en CardDAV instellen met iNotes-profiel

O opslag, limiet e-mail 10 Outlook 2003 instelling van IMAP, SMTP 22 Outlook 2007 instelling van IMAP, SMTP 24 Outlook 2010 instelling van IMAP, SMTP 27 Outlook Express instelling van IMAP, SMTP 25 Overige e-mailclients instelling van IMAP, SMTP 30 2

POP of

POP of

POP of

POP of

POP of

P persoonlijke contactpersonen persoonlijke groepen bewerken 8 maken 8 wissen 8 POP Apple Mail 4.0 20 iPad 20 iPhone 20 Outlook 2003 22 Outlook 2007 24 Outlook 2010 27 Outlook Express 25 Overige e-mailclients 30 Thunderbird 28 privacy en beveiliging 2

Q quotagebruik e-mail 10

R regels e-mail

36

S samenvoegen vcf-bestanden 7 SMTP Apple Mail 4.0 20 iPad 20 iPhone 20

4

2

SMTP (vervolg) Outlook 2003 22 Outlook 2007 24 Outlook 2010 27 Outlook Express 25 Overige e-mailclients 30 Thunderbird 28 sorteren e-mail 12 spam filteren 36 omgaan met 36 standaard e-mailprogramma LotusLive iNotes 17

T

weergaven agenda 39 wissen agenda 53 agendagebeurtenis 52 alternatieve agenda 53 contactpersonen 4 e-mailmap 13 herhaalde vergadering 52 persoonlijke groepen 8

Z zoeken beschikbare tijd zomertijd 39

43

taalinstelling bewerken 1 Thunderbird instelling van IMAP, POP of SMTP 28 toegang van gebruikers wijzigen agenda 52

U uitschakelen afwezigheidsbericht

16

V vcf-bestanden importeren 5 verbergen agenda 50 vergadering bewerken 42, 46 maken 40 wissen 52 verwijderen agenda uit agendalijst 50 verzenden 14 afwezigheidsbericht 16 e-mail 17 voorkeuren agenda 40 configuratie-instellingen mailserver 12 contactpersonen 4 e-mail 12

W wachtwoorden 2 LotusLive 20, 22, 24, 25, 27, 28, 30 vervaldatum 20, 22, 24, 25, 27, 28, 30

Trefwoordenregister

61

62


Gedrukt in Nederland

LotusLive inotes. LotusLive inotes Handleiding voor de gebruiker

Recommend Documents