GEMEENTE
BEUNINGEN
Raadsvoorstel Onderwerp Nummer(agenda) Registratienummer Registratiecode Auteur Status Publicatiedatum
Regionale ICT samenwerking BW13.01505
llllľlll'ĩllllllilliillll llilllllll Joke de Wit Openbaar 16 december 2013
Raadsvergadering Commissie 1 Datum Commissie 2 Datum B&W-vergadering Portefeuillehouder
25 februari 2014 Fin en AZ 3 februari 2014 16 december 2013 17 december 2013 H. Plaizier
Samenvatting De gemeenten in het Rijk van Nijmegen hebben een bedrijfsplan voor een ICT-samenwerking gemaakt in opdracht van de gemeentesecretarissen. Het traject startte eind 2012 en resulteerde in het bedrijfsplan dat thans voorligt ter besluitvorming. De ICT-samenwerking is de basis en het vliegwiel voor verdere samenwerking in de regio. Een samenwerking op de "harde" ICT is de eerste focus, maar zeker niet het einddoel. De samenwerking krijgt vorm in twee fases. In fase 1, die start medio 2014 blijven de medewerkers in dienst van de eigen gemeente en worden aangestuurd vanuit één organisatorische entiteit binnen Gemeente Nijmegen. In fase 2, streefdatum 1 januari 2016, gaat de lichte vorm op in een module binnen de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling en komen medewerkers in dienst van die regeling.
Besluit om 1. In te stemmen met de aanpak zoals beschreven in het bedrijfsplan ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen om te komen tot een regionale uitvoeringsorganisatie als onderdeel van de modulair gemeenschappelijke regeling (MGR) 2. De opstartkosten voor 2014 van C 11.378 te dekken uit de beschikbare middelen voor automatisering De kosten voor 2015 en verder budget neutraal op te nemen in de begroting 2015-2018
Inleiding De gemeenten in het Rijk van Nijmegen hebben een bedrijfsplan voor een ICT-samenwerking gemaakt in opdracht van de gemeentesecretarissen. Het traject startte in december 2012 met een plan van aanpak en resulteerde in oktober 2013 in bijgevoegd bedrijfsplan. Het bedrijfsplan is in projectvorm opgesteld door medewerkers van de negen gemeenten in het Rijk van Nijmegen, te weten Druten, Beuningen, Wijchen, Heumen, Mook en Middelaar, MUG (Millingen aan de Rijn, Ubbergen en Groesbeek) en Nijmegen. Het bedrijfsplan is het resultaat van een intensief proces waarin alle betrokkenen zeer nauw hebben samengewerkt. De ICT-samenwerking is de basis en het vliegwiel voor verdere samenwerking in de regio. Een samenwerking op de "harde" ICT is de eerste focus, maar zeker niet het einddoel. De huidige gemeentelijke netwerken worden uiteindelijk, middels glasvezelverbindingen, gekoppeld tot één centraal netwerk dat centraal beheerd wordt. Het realiseren van één centraal beheerd netwerk start na de formele besluitvorming over de ICTsamenwerking. De samenwerking krijgt vorm in twee fasen. Met fase 1, streefdatum medio 2014, start de samenwerking in de meest lichte vorm op basis van een vastgestelde Diensten- en Productencatalogus. Medewerkers blijven in vaste dienst van de eigen gemeente. Zij worden functioneel aangestuurd vanuit één organisatorische entiteit binnen Gemeente Nijmegen. Met fase 2, streefdatum 1 januari 2016, zal de lichte vorm opgaan in een (ICT-)module binnen de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling en komen medewerkers in dienst van die Regeling. Op de besluitvorming voor fase 1 is artikel 25 eerste lid Wet op de Ondernemingsraden (adviesrecht OR) van toepassing.
Beoogd effect Het 1. 2. 3. 4.
is de -uiteindelijke- missie van de regionale ICT-samenwerking om: Een efficiënte uitvoeringsorganisatie te zijn. Aan alle gemeenten binnen het Rijk van Nijmegen de dienstverlening te bieden op I&A-gebied. Gemeenten actief te faciliteren en ontzorgen. De partner te zijn voor alle gemeenten als informatiemanagement-intermediair tussen business en ICT. In de eerste fase richten we ons op de "harde" ICT, het beheer en de exploitatie van de ICTinfrastructuur.
Argumenten 1. ICT-samenwerking in regionaal verband vermindert de kwetsbaarheid van de deelnemende gemeenten, verbetert de kwaliteit van de dienstverlening en vermindert (meer)kosten. Meedoen aan deze ontwikkeling is ingegeven door strategische overwegingen. In eerste instantie zal de gemeente naar verwachting inleveren op deze K's. In een kleine gemeente zijn we immers gewend aan zeer flexibele dienstverlening op maat, maar uiteindelijk is het doel om op alle drie de aspecten voldoende te kunnen blijven scoren. Zonder de ICT-samenwerking zijn andere vormen van samenwerking niet of moeilijk mogelijk. Belangrijke thema's voor de gemeenten zijn decentralisaties binnen het sociale domein, de focus op digitale dienstverlening en het Nieuwe Werken. Dit vereist een uitwisseling van gegevens tussen gemeenten. De ICT-samenwerking in het Rijk van Nijmegen zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling mogelijk is, tot stand komt en beheerd wordt.
Kanttekeningen De ontwikkeling naar de samenwerking kent niet enkel voordelen. Er zijn zaken die goed gemanaged moeten - maar ook kunnen - worden, om nadelen te voorkomen. •Verandering is niet bij iedereen welkom. Veranderingen kunnen als 'lastig' en niet wenselijk ervaren worden. Door steeds te communiceren wat de gevolgen voor een individuele medewerker zijn, kan de betrokkenheid en mogelijkerwijs ook het draagvlak vergroot worden. •De overgang naar de nieuwe situatie kan invloed hebben op de dienstverlening aan eindgebruikers. Naast het beheer van de technische infrastructuur en de dienstverlening naar de deelnemende gemeenten zal ook de vorming van de samenwerking tijd en energie kosten. De sturing zal er op gericht zijn dat het beheer en de dienstverlening niet of nauwelijks hinder van de vorming van de samenwerking ondervindt. •De veranderingen vinden plaats terwijl het reguliere werk gewoon door moet gaan. Verbouwen met de winkel open' dus. Zowel het reguliere werk als het veranderingswerk wordt uitgevoerd door de formatie van de samenwerking. De verwachting is dat dat haalbaar is. Voor het reguliere werk is minder formatie nodig dan de som van de huidige formatie. Het slim combineren van taken en werkwijzen levert tijdwinst op en deze wordt ingezet om de veranderingen te realiseren. •Communicatie met achterblijvende personen staat onder druk. Tussen de samenwerking en de deelnemende gemeenten (of beter gezegd: tussen de regievoerders van de gemeenten en de accounthouder van de ICT samenwerking) wordt een duidelijke en heldere communicatie opgezet. Dit zorgt er voor dat over-en-weer duidelijk is wat de wensen, eisen en gevoelens zijn over de levering van de I&A-diensten en producten. Het gebruik van een zogenaamde I-project-kalender is daarbij handig. •Ontvlechting is arbeidsintensief. Door het vertrek van ICT- en eventuele I-medewerkers zullen procedures binnen de deelnemende gemeenten veranderen. Het betreft alle procedures die met de I- en met de A- (de harde ICT) te maken hebben, zoals ondersteunings- en helpdeskprocedures. Wellicht dat ook werkzaamheden overgedragen moeten worden. Door per medewerker die overgaat naar de ICT samenwerking zorgvuldig het huidige werkpakket te bespreken, kan de ontvlechting zonder grote problemen worden uitgevoerd. •Er zijn tempoverschillen tussen de deelnemende gemeenten. De ICT-samenwerking moet aansluiten bij het betreffende tempo van de gemeenten. Dat betekent voor de ICT-samenwerking dat zij in het ene geval
moet versnellen en in het andere geval moet temporiseren. Het zal geruime tijd duren voordat de deelnemende gemeenten eenzelfde tempo hebben. •Er kunnen verschillen zijn tussen culturen en manieren van denken. Vanaf de start van de samenwerking in fase 1 werken er circa 60 fte samen die voorheen in hun eigen gemeenten gewend waren aan de eigen manier van werken en de eigen cultuur. De komende jaren moet jer expliciet aan gewerkt worden om een nieuwe cultuur te laten ontstaan. Ook zijn er binnen de gemeentén verschillen in managementstijlen en interne besluitvormingsprocessen. De ICT samenwerking zal zich daar bewust van moeten zijn en veel aandacht moeten besteden aan tijdige communicatie op tactisch en strategisch niveau. •De ICT samenwerking staat fysiek verder van de verschillende werkvloeren. Om er voor te zorgen dat de 'de korte lijnen' behouden blijven, zal er zeker in het begin altijd dagelijks een medewerker van de ICT samenwerking aanwezig zijn bij de deelnemende gemeenten. •Een grotere organisatie moet zich gedragen als een grotere organisatie. Om 4.000 werkplekken te beheren, zijn andere registratieve procedures en hulpmiddelen nodig dan om 400 werkplekken te beheren. Dit kan als een nadeel ervaren worden. De ICT samenwerking zet zich in om vooral praktisch en pragmatisch te blijven, zonder in te leveren op professionaliteit.
Financiën In hoofdstuk 5 van het bedrijfsplan wordt een gedetailleerd overzicht gegeven van de financiële consequenties van de samenwerking op ICT-gebied. Gedurende de opbouwfase, dat is de fase waarin de ICT samenwerking in de lichte vorm plaatsvindt, blijven de middelen én de dekking volledig bij de individuele gemeenten. In deze fase verandert er dus niets in de boeken van de deelnemende gemeente. Het personeel wordt betaald door en is nog in dienst van de desbetreffende gemeente, alle kosten en investeringen worden vanuit die gemeente gedaan. Pas bij de start als module binnen de MGR per 1 januari 2016 worden alle uitgaven door de gemeenschappelijke regeling gedaan. De jaren 2014 en 2015 zijn daarom in de tabel 'licht' aangegeven om dit te benadrukken: Deze jaren zijn in de meerjarenbegroting opgenomen om inzicht te geven in de opbouw van de start van de ICT samenwerking Rijk van Nijmegen als Modulaire Gemeenschappelijke Regeling. De jaren 2018 en 2019 zijn in de tabel in het onderdeel 'Deelnemersbijdrage' eveneens 'licht' aangegeven. Dit omdat vanaf 2018 een nader te bepalen verrekenmethodiek, gebaseerd op werkelijke producten- en dienstafname zal worden gehanteerd. Financiële begroting
Salariskosten primair proces
2016
2017
2018
2019
3.693.807
3.693.807
3.693.807
3.693.807
155.727
155.727
155.727
155.727
76.991
76.991
76.991
76.991
*
10.000
10.000
10.000
10.000
110.388
110.388
110.388
110.388
110.388
2013
2014-2015
liasìs
liclifp v o r m '
3.499.775
3.547.737
Salariskosten management/staf
-
Opleidings-Zpersoneelskosten Mobiliteitskosten Inhuurkosten
Onderhoudskosten hardware Onderhoudskosten software
108.440
731.175
744.632
744.632
744.632
744.632
744.632
1.601.362
1.702.646
1.702.646
1.702.646
1.702.646
1.702.646
Uitwijkkosten
183.934
187.153
187.153
187.153
187.153
187.153
Internetkosten
334.149
339.997
339.997
339.997
339.997
339.997
1.056.155
1.074.638
1.074.638
1.074.638
1.074.638
1.074.638
Telefonie/kosten datacommunicatie Onderhoudskosten glasvezel
71.660
75.991
75.991
75.991
75.991
75.991
Overige materiële ICT-kosten
163.600
166.463
166.463
166.463
166.463
166.463
Kopieerapparaat/reprografie Kapitaallasten ideaalcomplex ICT Compensatie kapitaallasten
602.010
612.546
612.546
612.546
612.546
612.546
2.046.940
2.046.938
2.160.000
2.160.000
2.160.000
2.160.000
-2.028.380
-1.326.739
-650.612
0
Financiële begroting
2013
2014 2015
basis
lichte VOMTĮ'
2016
2017
2018
2019
23.958
23.958
23.958
23.958
PM
PM
PM
PM
Accountantskosten
15.000
15.000
15.000
15.000
Efficiëntievoordeel
-80.000
-160.000
-240.000
-240.000
492.770
487.508
487.508
487.508
Herinrichtingskosten Verzekeringen
PIOFACH-DVO gastheergemeente
Totaal l asten
10.399.200
10.609.079
9.534.277
10.150.656
10.746.783
11.397.395
Gemeente Nijmegen
6.382.096
6.537.409
6.246.900
6.529.519
6.804.493
7.110.493
Gemeente Wijchen
1.083.392
1.096.127
804.500
914.490
1.020.305
1.132.263
Deelnemersbijdragen
Gemeente Beuningen
859.510
869.786
662.620
748.323
830.867
916.596
Gemeente M U G
761.763
771.996
682.827
740.509
795.974
857.915
Gemeente Heumen
543.589
551.299
483.244
513.841
543.294
575.731
Gemeente Mook en Middelaar
297.457
304.779
264.229
280.805
296.752
314.045
Gemeente Druten
471.393
477.683
389.956
423.168
455.097
490.351
10.399.200
10.609.079
9.534.277
10.150.656
10.746.783
11.397.395
0
0
0
0
Totaal B a t e n
Dotatie weerstandsvermogen
0
0
0
0
BEGROTINGSSALDO
0
0
0
0
Opleidings- en mobiliteitskosten zijn gedurende de opstartfase (lichte vorm) voor rekening van de eigen gemeente Vanaf 2018 geldt een nader te bepalen verrekenmethodiek, gebaseerd o p werkelijke producten- en dienstenafname (zie par V an Server naar Service)
Efficiencwoordeel Voor de periode 2016-2018 is in de b egroting een efficiëntievoordeel c.q. taakstelling opgenomen. Gedurende de opb ouwfase en de infrastructurele transitieperiode is niet te verwachten dat er efficiëntievoordelen te b ehalen zijn. De winkels moeten immers open blijven en verandertrajecten moeten worden uitgevoerd. Alle capaciteit is nodig. Nadien, wanneer enkele centralisaties en standaardisaties zijn doorgevoerd, kunnen met b etrekking tot de
beheer-activiteiten efficiëntievoordelen gerealiseerd worden oplopend van C 80.000 in 2016 en C 160.000 in 2017 tot C 240.000 vanaf 2018 structureel. Dit efficiëntievoordeel kan worden ingezet om de additionele kosten ten b ehoeve van circa C 200.000 (zijnde de kosten voor de kwartiermaker/b eoogd leidinggevende, secretaresse, accountantskosten, verzekeringen en herinrichtingskosten) op te vangen zodat deze alleen gedurende het eerste jaar voor C 120.000 en het tweede jaar voor C 40.000 kostenverzwaring met zich meebrengen. Vanaf 2018 zijn deze kosten meer dan volledig gecompenseerd. Piofach voor MGR Gemeente Nijmegen treedt voor de ondersteunende functies voor de MGR (PIOFACH) op als gastheer. Dat doet Gemeente Nijmegen nu al voor de ODRN, maar in de toekomst ook voor modules die onder de MGR komen te vallen. De systematiek van doorb elasten wordt eind 2013 verder doorontwikkeld, omdat Gemeente Nijmegen deze diensten wil uniformeren en daarb ij het streven heeft - om op afzienb are termijn - in overleg met de regiogemeenten een b andb reedte te hanteren voor indirecte kosten voor alle modules. In 2014 wordt verkend of deze (doorontwikkelde) diensten in de vorm van een shared service centre
onderdeel kunnen gaan uitmaken van de MGR. De modules kunnen de PIOFACH diensten dan binnen de MGR gaan afnemen van het shared service centre en niet meer van Gemeente Nijmegen als gastheer.
Tijdspad en evaluatie Pas na besluitvorming start de samenwerking. Tot dat moment worden geen onomkeerbare zaken opgepakt. Voor de verdere realisatie van de ICT samenwerking Rijk van Nijmegen gelden daarna de volgende globale mijlpalen: Tijdvak
Activiteit
Oktober - november 2013 Juli - december 2013 medewerkers, colleges) November - februari 2014 Oktober 2013 - april 2014
Oplevering van dit Bedrijfsplan en de Diensten- en Productencatalogus Toelichten en informeren, afstemmen met partijen (OR, MT's, Bestuurders,
Besluitvorming Benoemen kwartiermaker/beoogd hoofd ICT samenwerking en aanwijzen van kwartiermakers Oprichting BOR en BGO April 2014 - eind 2014 Overgang medewerkers naar ICT samenwerking Fase 1 medio 2014 September 2014- najaar 2015 Sociaal Plan fase 2 Inrichtingsplan (Organisatie- en formatieplan) fase 2 Najaar 2014 - eind 2015 Plaatsing fase 2 2015 2015 Oprichting module ICT binnen de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling
Communicatie De gemeentesecretarissen in Het Rijk van Nijmegen hebben besloten om de ICT samenwerking per medio 2014 in een lichte vorm te gieten. Vanaf 1 januari 2016 is de gekozen vorm een module binnen de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling (MGR). Voor de veel medewerkers betekent dit dat de overgang in twéé stappen gaat. Zowel de start van fase 1 ("lichte vorm" bij gastheer Nijmegen) als de overgang naar fase 2 doet voor deze groep een groot beroep op hun flexibiliteit. Dit vraagt extra aandacht, communicatie en begeleiding. De aanduiding of datums 'medio 2014' en '1 januari 2016' zijn streefdata. Deze data worden gebruikt als aanduiding voor de start van de ICT-samenwerking in de lichte vorm en voor de start van de module binnen de MGR. In de bijlage "Oprichting, organieke en personele invulling ICT samenwerking" vanaf pagina 65 is een proces op hoofdlijnen opgenomen voor de overgang naar de samenwerking.
Bijlage 1. Bedrijfsplan regionale ICT-samenwerking Rijk van Nijmegen, november 2013 at 13003249 2. Diensten- en productencatalogus, 1 juli 2013 atl3003250 3. Routingformulier Raadsvoorstel atl3003230
Burgemeester en wethouders, A.H.W.M. Koeken RA secretaris
drs. CF. van Eert burgemeester
Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 25 februari 2014.
De briffie
1
de voorzitter
