LELTÁROZÁSI SZABÁLYZAT

G E R J E - FO R R Á S Te r m é sz e tv é d e l m i , K ö r n y e z e tv é d ı N o n p r o f i t K f t. 2 7 2 1 Pi l i s, R á k ó c z i ú t 6 7 . . Tel: 29/49629/496-768;

Fax: 29/49629/496-728

E-mail: [email protected]

LELTÁROZÁSI SZABÁLYZAT

Kelt: 2013. október 16.

___________________

Gerje Forrás Np. Kft. ügyvezetı igazgatója

TARTALOMJEGYZÉK: 1. A leltározási tevékenységre vonatkozó általános szabályok, számviteli elıírások 2. A leltárkészítés menete 3. A leltározás bizonylatai 3.1. Alaki követelmények 4. A leltározás elıkészítése, szervezése 5. A leltározás végrehajtása 5.1. Befektetett eszközök leltározása 5.2. Forgóeszközök leltározása 5.3. Források leltározása 5.4. Aktív-passzív idıbeli elhatárolások leltározása 6. Értékelési szabályok 7. A leltárkülönbözetek megállapítása, és a rendezés módja 8. A leltározás ellenırzése 9. A leltározásnál használt nyomtatványok Mellékletek: Leltározási utasítás Leltározási ütemterv Megbízólevél a leltározás vezetésére és ellenırzésére Megbízólevél leltározásra Leltározási jegyzıkönyv Jegyzıkönyv leltározás ellenırzésérıl Jegyzıkönyv leltárkülönbözetrıl Jegyzıkönyv pénzeszközök és értékcikkek leltározásáról

1

1. A leltározásra vonatkozó általános szabályok, számviteli elıírások A számviteli törvény elıírása szerint az év végi záráshoz olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenırizhetı módon tartalmazza a gazdálkodó szervezetnek a mérleg fordulónapján meglévı eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. A számviteli törvény "A mérlegtételek alátámasztása leltárral" cím alatt a leltárra és a leltározásra vonatkozóan az alábbi szabályokat írja elı: (1) A könyvek üzleti év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és e törvény elıírásai szerint megırizni, amely tételesen, ellenırizhetı módon tartalmazza - a (3) bekezdés figyelembevételével - a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglévı eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. (2) Ha a vállalkozó a számviteli alapelveknek megfelelı mennyiségi nyilvántartást nem vezet, vagy e nyilvántartást nem folyamatosan vezeti, akkor a leltárba bekerülı adatok valódiságáról - a leltár összeállítását megelızıen - leltározással köteles meggyızıdni, és az üzleti év mérlegfordulónapjára vonatkozó leltározást mennyiségi felvétellel, illetve - a (3) bekezdésben foglaltak kivételével - a csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél, valamint az idegen helyen tárolt - letétbe helyezett, portfóliókezelésben, vagyonkezelésben lévı értékpapírokat és egyéb, a pénzeszközök közé nem tartozó - eszközöknél, továbbá a dematerializált értékpapíroknál egyeztetéssel kell elvégeznie. (3) Az árukészleteit az üzleti évben csak értékben nyilvántartó vállalkozó - a (2) bekezdéstıl eltérıen - az üzleti év mérlegfordulónapját megelızı negyedévben vagy az azt követı negyedévben is ellenırizheti tételes leltározással értékbeni nyilvántartásának a mérleg fordulónapjára vonatkozó adatai helyességét. A leltározással megállapított érték és a könyv szerinti érték különbözetével a mérleggel lezárt üzleti év eredményét kell módosítani. A leltározás a befektetett és forgóeszközök, valamint azok forrásai, továbbá az idegen tulajdonú eszközök valóságban meglevı állományának megállapítása. A leltározási tevékenységhez tartozik a hiányok és többletek megállapítása és azok rendezése, valamint a selejtezendı és értékcsökkent eszközök feltárása is. A mérlegkésztés idıpontjában annak a tényleges vagyoni helyzetet kell rögzítenie. Ezért a szabályszerő leltározás az elıbbi követelményt kielégítı mérleg elkészítésének elıfeltétele. A leltározás célja: a helyes eszköz- és forrásállományok megállapításán keresztül a mérleg valódiságának biztosítása, - a könyvelés, illetve nyilvántartások ellenırzése és egyúttal a bizonylati fegyelem megszilárdításának elısegítése, - a vállalkozói tulajdon védelme és az anyagi felelısök elszámoltatása, - a csökkent értékő készletek, valamint a használaton kívüli eszközök feltárása. Mindazon esetekben, ha a vállalkozás a számviteli alapelveknek megfelelı mennyiségi nyilvántartást nem vezet, vagy e nyilvántartást nem folyamatosan vezeti, akkor a leltározást mennyiségi felvétellel, illetve csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél egyeztetéssel, minden évben a leltár összeállítását megelızıen kell elvégezni.

2

A mérleg alapja a leltár, annak teljessége érdekében szükségszerő, hogy a leltár tartalmazza a vállalkozás minden eszközét és ezek forrásait. A mérlegvalódiság elvébıl következik, hogy a leltárban nem lehet saját tulajdonként felvenni a - bérelt vagy kölcsönvett, - eladott, de el nem szállított, - a vállalkozásnál tárolt idegen tulajdonú eszközöket. A leltárnak mind mennyiségileg, mind pedig a tulajdonviszonyok tekintetében a valóságot kell tükröznie, ugyanez vonatkozik az eszközállapot minısítésére, melynek következtében csökkent értékő eszköz nem szerepelhet teljes értékőként. Leltár: olyan kimutatás, amely az eszközök és források , vagy egy-egy csoportjuk valóságban meglevı állományának mennyiségét és értékét - meghatározott napra vonatkoztatva - tartalmazza. A leltárkésztés a nyilvántartások alapján összeállított mennyiséget és értéket tartalmazó kimutatás elkészítése. A felvétel teljessége, célja, helye és idıpontja szerinti leltárfajták: - Teljes leltár A vállalkozás valamennyi eszközét és forrását tartalmazza, ideértve a felvétel idıpontjában a birtokában levı idegen eszközöket is. - Évközi és évzáró leltár Az év közben készült, illetve az éves mérlegek valódiságát alátámasztó dokumentáció, amely az adott fordulónapon a részleges vagy a teljes eszközállományt mutatja. Ezen fogalomkörbe tartoznak a speciális okokból elrendelt, év közben végrehajtott leltározások: - Elszámoltató leltározás: a rájuk bízott eszközökért, készletekért anyagilag felelıs alkalmazottak elszámoltatására, tevékenységük szakszerőségének és gondosságának ellenırzésére írják elı. - Átadási - átvételi leltározás: az esetben kell elrendelni és végrehajtani, ha az eszközök,készletek kezeléséért felelıs alkalmazottak személyében változás következik be. - Nyitóleltár: megalakulásukkor az új vállalkozásoknak kell készíteniük és ezen leltár a nyitómérleget támasztja alá. Az év utolsó napjával az elızıeken túlmenıen leltárt kell készíteni: - az úton levı árukról, - a megmunkálás céljából átvett idegen készletekrıl, - a javításra átvett eszközökrıl. A leltározás két munkafolyamatból áll: - az eszközök mennyiségének természetes mértékegységben történı megállapításából és - a leltározott mennyiségek értékelésébıl. Ilyen mennyiségi felvételt igénylı eszközök - a tárgyi eszközök,

3

- a különbözı készletek, - az értékpapírok, váltók, csekkek, kötvények és - a készpénz. Az eszközök más részének mennyiségét nyilvántartások, különbözı igazolások alapján kell a leltárba állítani. Ezek a mennyiségi felvételt nem igénylı eszközök. Ilyenek: - a bankoknál lévı betétszámla követelések, - a vevıkkel szemben fennálló követelések, melyeket egyeztetéssel ellenırzött nyilvántartások alapján kell a leltárba állítani. A leltárral szemben támasztott alaki követelmények: - A leltár teljessége: a vállalkozás valamennyi eszközét és forrását tartalmaznia kell. - A leltár valódisága: minden leltárnak a valóságot - az eszközöknek a leltározás során fellelt tényleges mennyiségét és helyesen megállapított értékét - kell tükröznie. - A leltár világossága: a leltárnak áttekinthetıen, leltározási helyenként , fajta, típus, méret és minıség szerinti részletezéssel kell tartalmaznia az eszközöket és forrásokat. Ezen követelmény egyben a bruttó-elv érvényesítését is jelenti, mely szerint az egy helyen tárolt és összecserélhetı tételeket összevonni csak a vonatkozó belsı elıírások szerint szabad. A leltár tartalmi követelményei: - a bizonylatok és egyéb dokumentációk elıírás szerinti egyértelmő és hiánytalan kitöltése, - a szükséges záradékok és aláírások megléte. A leltárnak a következı adatokat kell tartalmaznia: – a vállalkozás nevét, – a leltár megjelölését, – a leltárkörzet megjelölését, – a bizonylatok sorszámát, – a leltározás megkezdésének és befejezésének idıpontját, illetve a leltár fordulónapját, – a leltározott eszközök és források szabatos meghatározását, – a leltározott eszközök és források ténylegesen talált mennyiségét, egységárát és összértékét, – a leltárkülönbözetek kimutatását (hiányok és többletek kompenzálását), – a leltározás végrehajtásáért és ellenırzéséért felelıs, valamint a számadásra kötelezett személyek aláírását. A leltározás módja: - Mennyiségi felvétel, mely mindig tényleges megszámlálást, mérést jelent, mégpedig - a nyilvántartásoktól függetlenül, a nyilvántartással való utólagos összehasonlítással , vagy - a nyilvántartások alapján, a felvétel alkalmával való összehasonlítással hajtható végre. - Egyeztetés: a fıkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal vagy a könyvelés helyességét igazoló egyéb okmányokkal való összehasonlítását jelenti.

4

Egyeztetéssel kell leltározni: 1.) a csak értékben kimutatott eszközöket (mely alól kivétel az árukészlet) 2.) a kötelezettségeket 3.) az idegen helyen tárolt eszközöket 4.) a dematerializált értékpapírokat. A leltározás idıpontja szerint megkülönböztetünk: - Folyamatos leltározást, melynek lényege, hogy a vállalkozásnál az eszközök és források teljes körét meghatározott idıtartamon belül legalább egyszer leltározni szükséges. A tulajdonosi szemlélet érvényesülése feltételezi a készletek meglétének, azok értéke helyességének folyamatos ellenırzését, ezért folyamatos mennyiségi nyilvántartás vezetése esetén a saját hatáskörben elvégzett leltározás az év bármely idıszakában lehetséges. A folyamatos leltározás elıfeltételei: - A vállalkozás egyes részlegei elıírásszerő, naprakész, a leltározás idıpontjában a könyvvitellel egyezı nyilvántartást vezessenek, hogy annak alapján a hiányok és a többletek azonnal megállapíthatók és rögzíthetık legyenek. - Az azonos termékek leltározását a vállalkozás egész területén, elıre meghatározott azonos idıpontban célszerő végrehajtani. - Gondoskodni kell a folyamatos leltározás személyi feltételérıl és meg kell szervezni a folyamatos leltározás rendszeres ellenırzését. Belsı szabályzatban meg kell határozni a folyamatosan leltározni kívánt eszközök körét, ugyanis a leltárkészítés választott módszere eszközcsoportonként eltérı is lehet. - Fordulónapi leltározás azt jelenti, hogy a vállalkozás egész területén, vagy területileg különálló egységeiben a leltározásra kerülı valamennyi eszközt a vonatkozó analitikus nyilvántartások lezárásával egyidejőleg elıre meghatározott fordulónappal kell leltározni. A fordulónapi leltározást a következı eszközöknél és forrásoknál kell alkalmazni: - a befejezetlen termelés, - a megmunkálás céljából átvett idegen készletek, - a kéziraktárak készletei, - az úton lévı áruk, - a házipénztárak pénzkészletei, - a pénzintézetekkel, költségvetési szervvel - a volt társadalombiztosítási igazgatósággal szembeni követelések és tartozások, - az adósok és hitelezık, valamint a munkavállalók tartozásai, - az értékpapírok, kötvények, váltók és egyéb befektetett eszközök. Leltárnak kell tekinteni a leltározás alapján helyesbített és ellenırzött - a fıkönyvi könyveléssel egyezı - analitikus nyilvántartásokból készült kivonatokat is. A leltározás megtörténtét az analitikus nyilvántartásokban fel kell jegyezni, és az analitikus nyilvántartások adatait a leltárfelvétel adataival össze kell hasonlítani. Eltérések esetén az analitikus nyilvántartások adatait helyesbíteni kell a leltárfelvétel adatainak megfelelıen. Ezen egyeztetést el kell végezni a fıkönyvi számlák, és az analitikus nyilvántartás között. Ezek után az év utolsó napjával a leltár adatai alapján helyesbített és a fıkönyvi számlákkal egyeztetett analitikus nyilvántartás tekinthetı leltárnak.

5

A szabályszerően végrehajtott leltározás alapján helyesbített fıkönyvi számlák és az azok alapján készített fıkönyvi kivonat, illetve a fıkönyvi könyveléssel egyezı analitikus nyilvántartások a mérleg bizonylatai. A mérleg bizonylatai alátámasztásaként meg kell ırizni: - a leltározási szabályzatot, - a leltározás szabályszerő végrehajtását igazoló bizonylatokat, - a leltározás ellenırzése során készített feljegyzéseket, - a befejezetlen termelésrıl, úton lévı készletekrıl felvett leltárakat, - az értékelésnél használt dokumentációkat, - az átmenı aktívák és passzívák értékének meghatározását tartalmazó bizonylatokat és számításokat, továbbá - az eredményfelosztás bizonylatait és számításait. 2. A leltárkészítés menete

a/ Eszközök mennyiségi felvétele. b/ Eszközök értékelése, ennek során a leltárfelvételi bizonylaton fel kell tüntetni a mennyiségek és a beszerzési ár (az elıállítási költségek) szorzatát. (Eszközök átminısítése – az 50 ezer forint alatti értékő tárgyi eszközök elszámolási módjának megválasztása.) 3. A leltározás bizonylatai - a leltárfelvételi jegy, - a leltárfelvételi ív, - a leltárfelvételi összesítı. A leltározás során a gazdálkodó szerv készleteit, tárgyi eszközeit és egyéb vagyontárgyait a mellékletekben felsorolt nyomtatványok felhasználásával kell leltározni. A nyomtatványokat, mint a leltár bizonylatait írógéppel, tintával vagy golyóstollal kell kitölteni. A leltárbizonylatok formai helyességének követelményei: – valamennyi rovat hiánytalan kitöltése, vagy a kitöltésre nem kerülı rovatok megsemmisítı vonallal történı áthúzása – a leltárbizonylatok területenkénti folyamatos sorszámo-zása, – olvasható szövegírás; javítás, helyesbítés esetén a javítás tényét a javítás végzıje köteles feltüntetni és aláírásával igazolni, – a bizonylat kitöltıjének, illetve az abban szereplı adatok felelıseinek, az ellenırnek az aláírása (kézjegye). A nyomtatványok beszerzése, nyilvántartása és átadása a leltározók részére, illetıleg azok elszámoltatása a vállalkozás leltárfelelısének feladata.

3.1. Alaki követelmények – – – – –

A leltározási bizonylatok általános alaki és tartalmi kellékei: a bizonylat megnevezése és sorszáma, a bizonylatot kiállító szervezeti egység megjelölése, a leltározók, leltárellenırök aláírása, a bizonylat kiállításának idıpontja, a leltározott tétel megnevezése

6

(a tétel leírása, cikkszáma stb.). A leltárfelvételi bizonylatokat szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A vonatkozó rendelet alapján és az elızıekben elıírtakon túlmenıen az alábbi szempontokat kell még figyelembe venni: – A leltározás elkészítésénél alapvetı célkitőzésnek kell tekinteni a tulajdon védelmét és a mérlegvalódiság érvényesítését. – A leltározási szabályzat alapján minden évben a leltározás megkezdése elıtt leltározási ütemtervet kell készíteni. 4. A leltározás elıkészítése, szervezése A leltározás megfelelı elıkészítése és a leltár elkészítése a biztosíték a számviteli törvényben elıírt mérlegvalódiságot biztosító elıírások maradéktalan érvényesítésére, a vállalkozás tulajdonvédelmére. Ezen elıkészítési munka elsısorban szervezési feladat, melynek során - meghatározásra kerülnek az elvégzendı feladatok, - idıben gondoskodni kell arról, hogy a feladat elvégzéséhez szükséges munkaerı és munkaeszköz rendelkezésre álljon, - a rendelkezésre álló munkaerıt és eszközöket úgy kell a feladat elvégzésének szolgálatába állítani, hogy a kitőzött cél, a leltározás eredményes lebonyolítása idıben és pontosan végrehajtható legyen. A gazdálkodó szervezet, felelıs vezetıinek feladata: - a leltározási szabályzat és ütemterv jóváhagyása, - a leltározási felelıs kijelölése, - a leltározás lebonyolításához szükséges feltételek biztosítása, - a végrehajtás megszervezése, - a leltározás ellenırzése, illetve a leltárértékelés szabályszerőségének, a vonatkozó elıírások betartásának ellenırzése, - a leltározás során tapasztalt hiányosságok esetén a szükséges intézkedések megtétele, - döntés a leltárhiány megtérítésérıl, a kártokozók felelısségre vonásáról. Az elıkészítés során végrehajtandó feladatok: Minden leltározási egység területén meg kell határozni a leltározásra kerülı eszközöket, - gondoskodni kell a tárgyi eszközök és készletek helyes elhatárolásáról, - az idegen helyen tárolt saját eszközök számbavételérıl, - az idegen eszközök elkülönítésérıl, és megjelölésérıl, - a munkahelyeken lévı használaton kívüli készletek raktárba való beszállításáról, - a kölcsönadott, javításba adott és kölcsönvett eszközök számbavételérıl, - meg kell határozni a beruházásokhoz beszerzett tartalék alkatrészek, épülettartozékok körét, például eszközjegyzékben, - gondoskodni kell a tárgyi eszközök azonosítási számainak rendben létérıl, - az új és visszavett használt eszközök elkülönítésérıl, - az elfekvı, csökkent értékő készletek feltárásáról, - a leltárfelvétel megkezdésének idıpontjára célszerő elkészíteni a dolgozóknál lévı eszközök név szerinti és cikkenkénti kimutatását, - el kell készíteni a szobaleltárakat , ha azok külön leltári körzetet képeznek, - biztosítani kell a szükséges mérımőszereket, - mérsékelni kell a leltározás közbeni eszközmozgást,

7

- biztosítani kell a szükséges leltározási nyomtatványokat. A leltárnyomtatványok szigorú számadásra kötelezettek. Kijelölendı az a dolgozó, aki a sorszámozásról, nyilvántartásról elszámoltatásról gondoskodik. A leltározási körzeteket úgy kell kialakítani, hogy azok fizikailag is elhatárolható területek legyenek. Az elıkészítı munkák fontos része a leltárnyomtatványok biztosítása, szétosztása. Minden leltározási nyomtatványon lehetıség van a leltár fordulónapjának és a leltárfelvétel idıpontjának feltüntetésére. Fordulónapi leltározás esetén csak a leltározás fordulónapja idıpontot kell kitölteni, folyamatos leltározás esetén pedig a leltárfelvétel idıpontját. Belsı elıírásokban kell szabályozni az alkalmazandó leltározási nyomtatványokat, azok rendeltetését, kitöltésük módját, a bizonylatok útját. A sorszámozott bizonylatokról az átvétel elismerését igazoló kimutatást kell vezetni. A nyomtatványokat csakis írógéppel, vagy tintával szabályszerő kitölteni. A leltározás technikai eszközeinek biztosítása a megfelelı számú és állapotú mérımőszer mérıeszköz rendelkezésre állását jelenti. A leltározás során már számba vett készleteket, tárgyakat jelzıeszközzel kell megjelölni. A leltározás személyi feltételének biztosítása során meghatározásra kerül a feladat elvégzéséhez szükséges munka-erıállomány. A rendelkezésre álló, illetve a szükséges munkaerıkbıl kerül kialakításra a leltározás személyi szervezete. A leltározási felelıs feladata A leltározás és az azt követı leltárértékelés szakmai irányítása és ellenırzése – ezen belül – a leltározási ütemterv elkészítése és kiadása, – a leltározási egységek kijelölése, azaz a leltár megszervezése, elıkészítése, technikai lebonyolításának irányítása, a ,,Leltározási szabályzat” végrehajtásának ellenırzése, – a leltározáshoz szükséges eszközök és felszerelések biztosítása, – a leltározás során felmerülı akadályok megoldására a szükséges intézkedések megtétele, – a Leltározási szabályzat és a leltározási ütemterv megismertetése a leltározókkal. A leltározók feladata A leltározás tényleges lebonyolítását a leltározók végzik. Feladatuk: – a kijelölt leltárkörzetekben található készletek és eszközök tényleges mérlegelés, megszámlálás stb. útján történı leltározása, továbbá – az eszközök számbavételén túlmenıen azok állagának megvizsgálása. Az állapot megjelölését - törött, sérült (selejt) stb. - a leltárfelvételkor fel kell jegyezni és az azokról készült listát - a selejtezési jegyzıkönyv elkészítéséhez - az illetékes vezetınek kell átadni. Külön kell nyilvántartani, leltározni és megjelölni a felesleges (immobil) készleteket, az inkurrens és a csökkent értékő készleteket, továbbá az értékesebb készleteket (nemesfém, gyémánt, drága vegyszerek stb.).

8

5. A leltározás végrehajtása A leltározás a gazdálkodó szervezet szervezeti felépítésének megfelelıen csoportonként történik. Minden csoportban a kijelölt eszközfelelıs feladata a készletek és tárgyi eszközök elıkészítése, hogy a leltározási bizottság zökkenımentesen végezhesse a munkáját. A leltározási bizottság feladata, hogy a leltározási munkák, valamint a szükséges kimutatások idıben elkészüljenek.

5.1. Befektetett Befektetett eszközök leltározása Immateriális javak leltározása A befektetett eszközök csoportjába tartoznak, melyek a cég tevékenységét tartósan, legalább egy éven túl szolgálják. A leltározást célszerő minden év utolsó napjával fordulónappal - elvégezni. Az immateriális javakat csak értékben kell nyilvántartani, eszerint azoknak - mint mérlegtételeknek - a leltárral való alátámasztása is csak értékben történik. A mérlegbe értékkel felveendı immateriális javak nem anyagi eszközök, olyan forgalomképes dolgok vagy jogok, melyek a gazdálkodási tevékenységet segítik. Az immateriális javak leltározása során az elızıekbıl következıen szükséges a könyvekben, analitikus nyilvántartásokban szereplı értékek azonosítása, egyeztetése, a dokumentációkkal való alátámasztás meglétének, helyességének ellenırzése is. Az immateriális javak leltározásánál vizsgálandó dokumentációk a következık: - vagyoni értékő jogokon belül: bérleti jogok, szolgalmi jog, koncesszió, védjegy, földhasználat, haszonélvezetre vonatkozó szerzıdések megléte, hatálya, szabályossága, - üzleti vagy cégértéknél: a vásárlásra vonatkozó szerzıdés adatai, szabályos volta. - Szellemi termékeknél az alapdokumentációk megléte a mérlegtétel leltárral való alátámasztásának alapja, mint a találmányi szerzıdés, a védjegy, szerzıi jogvédelemben részesülı javak, szoftvertermékek, újítás, know-how és gyártási eljárás. - A kutatási kísérleti fejlesztés aktivált értékének leltározásánál alapdokumentum lehet : külsı vásárlásnál az igazolt számla, belsı teljesítésnél az egyes kutatási témaszámokon elszámolt ráfordítások dokumentációja. - Az alapítási és átszervezési költségek aktivált értéke leltározásánál vizsgálandó, melyek azok a ténylegesen felmerült költségek, amelyek ilyen címen merültek fel, de nem számolták el az adott évben költségként eredmény terhére.

Tárgyi eszközök és beruházások leltározása:

Tárgyi eszközök: a cég tevékenységét közvetlenül vagy közvetetten szolgáló rendeltetésszerően használatba vett, tárgyiasult eszközök, amelyek a gazdálkodó szervezet tevékenységét rendszeres használat mellett tartósan legalább egy éven túl szolgálják

9

Amennyiben a vállalkozás a számviteli alapelveknek megfelelı egyedi nyilvántartást vezeti mennyiségben és értékben is, ha az megfelel a leltárkészítést megalapozó követelményeknek, úgy nem kötelezı évenként leltározni a tárgyi eszközöket. A vállalkozás saját, belsı szabályzatban döntheti el milyen gyakorisággal végez tényleges leltározást és mely idıszakokban él a nyilvántartásokkal való összehasonlítás módszerével. A tárgyi eszközök csoportosítása: - ingatlanok, - mőszaki berendezések, gépek, jármővek, - tenyészállatok, - beruházások. A tárgyi eszközöket nettó értéken, a beruházásokat a tárgyi eszköz beszerzési és elıállítási költségein kell a leltárba felvenni. A bérbe vett eszközöket a bérbe vevınek kell leltároznia. A bérbe vevı átvételi elismervénye a bérleti szerzıdésben rögzített idıtartamig elfogadható leltárbizonylatként. Beruházások A tényleges állományt évenként, szükség esetén a szállító (kivitelezı) bevonásával egyeztetéssel kell leltározni. Befektetett leltározása

pénzügyi

eszközök,

forgóeszközök

között

kimutatott

értékpapírok

A befektetett pénzügyi eszközök: - részesedések, - értékpapírok, - adott kölcsönök, - hosszú lejáratú bankbetétek. Befektetett pénzügyi eszközként csak olyan eszköz szerepelhet, amelynek az a rendeltetése, hogy a tevékenységet tartósan - legalább egy éven túl - szolgálja. Részvényeknél, kötvényeknél vizsgálni szükséges, hogy azok ténylegesen megvannak-e, hol és ki ırzi azokat. Adott kölcsönöknél a mérlegben szereplı összeg leltározásához elengedhetetlen a kölcsönszerzıdés megléte, és az abban lévı kondíciók összehasonlítása. Hosszú lejáratú bankbetéteknél a bankszámlaszerzıdéseket és a mérleg fordulónapja szerinti bankkivonatot kell a leltározás dokumentumaként vizsgálni. A forgóeszközök között kimutatott értékpapírok: - eladásra vásárolt kötvények, - saját részvények, üzletrészek, eladásra vásárolt részvények, - egyéb értékpapírok. Azokat az értékpapírokat, amelyeket a gazdálkodószervezet nem tartós befektetésre vásárolt, beszerzési értékükön kell nyilvántartásba venni.

10

5.2. Forgóeszközök leltározása

A forgóeszközök csoportosítása: - készletek - követelések - értékpapírok - pénzeszközök Készletek leltározása A készletek között csakis olyan eszközök szerepelhetnek, amelyek a cég tevékenységét egy évnél rövidebb ideig szolgálják. A leltározást minden olyan készlet esetében el kell végezni, amikor a vállalkozás mennyiségi nyilvántartást nem, vagy nem folyamatosan vezet. Vásárolt készletek közé tartoznak - az anyagok, - az áruk. Áruk között kell kimutatni: - a kereskedelmi árukészletet, - az alvállalkozói teljesítményeket, - a betétdíjas göngyölegeket. Saját termeléső készletek: - a saját termeléső befejezetlen termelés és félkész termékek, - az értékesítésre váró saját termeléső késztermékek, Év végén kötelezıen leltározandó készletek: - az összes saját készlet - bérmunkára átvett készletek - más vállalkozó tulajdonát képezı, de az adott vállalkozás birtokában lévı készletek - úton lévı készletek - alvállalkozói teljesítmények - külföldön saját részlegnél lévı, konszignációs raktárban lévı, bizományba adott készletek - a bolti kereskedelmi készleteket, eltérıen a raktári készletektıl csak értékben tartják nyilván. Ezen készleteknél a leltározás idıpontja jelentısen eltérhet a mérleg fordulónapjától, azt a IV. negyedévben vagy a fordulópontot követı I. negyedévben el lehet végezni. Ilyenkor a két idıpont közötti készletváltozásokat könyv szerinti értéken lehet figyelembe venni. A készletek leltározásának fontosabb szempontjai: - a raktári készleteket mennyiségileg legalább évenként egyszer, a II. félévben a nyilvántartástól függetlenül fel kell leltározni, majd a leltározás során megállapított tényleges készletmennyiséget a mennyiségi nyilvántartás adataival össze kell hasonlítani, - a még fel nem használt, használatba nem vett vásárolt készleteket mennyiségi felvétellel december 31-i fordulónappal kell leltározni, - a munkahelyre kiadott használatban lévı eszközöket kétévenként legalább egyszer, mennyiségi felvétellel kell leltározni,

11

- a dolgozóknál lévı személyi használatra kiadott eszközöket kétévenként egyszer, a szabályszerően vezetett nyilvántartásokkal való egyeztetéssel kell leltározni, ha azok a mérlegben értékkel szerepelnek. Az 5000 Ft értékhatár alatti, a mérlegben az eszközök között nem szereplı anyagokról mennyiségi nyilvántartást vezetni nem kötelezı. A használatban lévı eszközöket csakis mennyiségi felvétellel lehet leltározni, - a vállalkozás területén lévı, más gazdálkodó szerv tulajdonát képezı idegen készletekrıl, a két fél megállapodása szerinti idıpontban kell leltárt készíteni, ugyanez érvényes a bérmunkára átvett anyagokra is, - az idegen tulajdonú tárgyi eszközöket, készleteket külön tételben kell szerepeltetni és az év végi mérlegben a leltárív adatait a "0" számlaosztályban szabad csak kimutatni, - az úton lévı készletek leltározása során a szállítási szerzıdés vagy a számla a leltározás alapdokumentuma, - importnál leltárba lehet és kell venni azokat a készleteket, melyeknél a szerzıdésszerő teljesítés megtörténtérıl a mérlegkészítés napjáig az értesítést megkapták - export esetében azokat a készleteket kell úton lévı készletként leltározni, amelyek a telephelyet elhagyták, de a határátlépı bizonylata a mérlegkészítés napjáig az eladóhoz nem érkezett meg - a vállalkozás szakkönyvtár állományát a nyilvántartással való egyeztetés útján kétévenként egyszer kell leltározni, a folyamatosan vezetett és az egyes könyvek darabszámát, egységárát rögzítı nyilvántartást leltárnak lehet tekinteni, - a vállalkozás tulajdonában lévı szoftvertermékeket kétévenként legalább egyszer, a nyilvántartásokkal való egyeztetéssel kell leltározni, - a képzımővészeti alkotásokat kétévenként mennyiségi felvétellel kell leltározni, - a gazdálkodó szervezetnek más intézménnyel közös raktárban tárolt készleteit egyazon idıpontban kell leltározni az elızıek szerint, - a csökkent értékő készleteket a leltározás során el kell különíteni, - a felesleges készletek feltárásának, elkülönítésének, leltározásának módját a vállalkozás belsı szabályzatban rögzítheti, - a befejezetlen termelést mint készletet évente legalább egyszer, fordulónappal, nyilvántartástól függetlenül, tényleges mennyiségi felvétellel leltározni kell.

Követelések leltározása

A számviteli törvény a követelésekkel kapcsolatban olyan leltár készítését írja elı, az éves mérleg és beszámoló összeállításához, amely tételesen, ellenırizhetı módon tartalmazza azokat értékben. A leltárban a követeléseket a mérleg szerinti csoportosításban kell kimutatni. A leltárba csak az adós által elismert követelés vehetı fel. Ha az adós nem ismeri el a követelés összegét, vagy azt csak részben ismeri el, az el nem ismert összeget még peresítés esetén sem lehet a mérlegbe beállítani. A leltár alapdokumentumai a követeléseknél: - bankszámlakivonatok a rövid lejáratú követeléseknél, - adó-elszámolási bizonylatok, adóbevallások a költségvetési kapcsolatokból származó követeléseknél, - kimenı számlák, visszáru bizonylatok más vállalkozóval szembeni követeléseknél, - analitikus nyilvántartások a munkavállalókkal szembeni követeléseknél, - szerzıdések más adósokkal szembeni követeléseknél,

12

- a váltó, mint a váltókövetelések alapja. A forgóeszközök csoportjába tartozó követelések: - Követelések áruszállításból és szolgáltatásból, vagyis a vevıkövetelés, mely a követelések legjellemzıbb, és legjelentısebb volumenő fajtája. A belföldi követelések analitikája csak forintban, a külföldi követelések analitikája forintban is és devizanemenként is figyelembe veendı. - Váltókövetelések leltározásánál a mérleg szerinti összeg alapja az analitikus nyilvántartás, és a ténylegesen ırzendı váltók. Amennyiben külföldi vevıtıl elfogadott váltóval is rendelkezik a vállalkozás, úgy arról devizánkénti analitikát is kell vezetni. - A készletekre adott elılegek leltározásának alapja a megkötött szerzıdés, egyéb megállapodás. -Alapítókkal szembeni követelés leginkább a vállalkozás veszteségének rendezését elısegítendı - a halmozott hiány fedezése céljából véglegesen, vagy átmenetileg adandó összegre vonatkozó ígéret. A leltár alapja az a dokumentum. mely szerint megnyílt a követelés. - Egyéb követelések. Pénzeszközök leltározása A pénzeszközöket és azok állományát az alábbi bontásban kell kimutatni: - pénztár/valutapénztár - csekk - elszámolási betétszámla - elkülönített betétszámlák - devizabetétszámla - átvezetési számla A pénzeszközök leltározását minden évben 31-ével, a leltár elkészítését megelızıen egyeztetéssel kell elvégezni. A mérleg fordulónapján a pénztárban lévı készpénz összegét a pénztárkönyvvel egyezıen kell felvenni. A készpénzkészletrıl, annak címletenkénti meglétérıl jegyzıkönyvet kell felvenni. A pénztárak és csekkek leltározása során a mindenkori készpénz helyességének megállapításához a számviteli törvényben meghatározott alapbizonylatok, alapokmányok feldolgozásával készített pénztárnapló, pénztárkönyv adatait kell az egyeztetésnél figyelembe venni. Idesorolandó alapbizonylatok a pénztári kiadási, a pénztári bevételi bizonylatok, melyek elıre sorszámozottak, és szigorú számadásra kötelezettek. A banktételek értékét a mérleg fordulónapján a pénzintézeteknél elhelyezett betétek bankkivonattal egyezı értékében kell a leltárba beállítani, függetlenül attól, hogy azokat belföldi vagy külföldi pénzintézeteknél helyezték el. A bankbetétek leltározása az egyes bankszámlákat vezetı bankok által küldött kivonat alapján, egyeztetéssel történik.

5.3. Források leltározása A számviteli törvény értelmében a források leltározása során az egyeztetés módszere, és a könyv szerinti érték figyelembevétele a mérvadó.

13

Saját tıke leltározása A leltár dokumentumai csoporton belül is eltérık. - A jegyzett tıke mérlegbe beállítandó, fordulónapi értékének egyeztetése elsısorban a társasági szerzıdésbıl, annak módosításából kell történjék. A jegyzett töke változásait rögzítı iratok Cégbírósági bejegyzésre kell kerüljenek. - A Tıketartalék leltározása során az vizsgálandó, hogy a mérlegsorban szereplı összegeket mibıl képezte a vállalkozás, kitıl kapta, és milyen formában. - Eredménytartalék leltárbavételekor, amennyiben más vállalkozástól véglegesen kapott, eredménytartalék-részrıl van szó, úgy az átadás dokumentuma a mérvadó, amennyiben a vállalkozás saját tevékenységének eredménye, úgy a kimutatott összeg nagyságára nézve az elızı évi mérlegadatok nyújtanak kellı információt. - A Mérleg szerinti eredmény nagyságát ugyancsak befolyásolja a ténylegesen elért eredményen túl a jóváhagyó testület döntése arra vonatkozóan, hogy a nyereségbıl mekkora összeget szánnak osztalékra.

Kötelezettségek leltározása A számviteli törvény értelmében a mérlegbe csak olyan kötelezettség állítható be amelyet a vállalkozás magára nézve kötelezıen elismert, mert a teljesítés megtörtént. A kötelezettségek leltározását az analitikus nyilvántartásokkal való egyeztetéssel, de az analitikák alapdokumentumait is vizsgálva kell végezni. - Hosszú lejáratú kötelezettségek - A beruházási, fejlesztési és egyéb hitelek, kölcsönök mérlegtételeinél a hitelt nyújtó bankok XII. 31-i bankkivonatai, a kölcsönök esetében a kölcsönszerzıdés a leltár alapdokumentuma. - A tartozások kötvénykibocsátásból elnevezéső kötelezettségcsoport esetében a kibocsátott kötvények miatt keletkezett kötelezettségeket kell leltárba venni. - az alapítókkal szembeni kötelezettségek leltározásánál az alapítók által veszteség rendezése céljából adott - visszatérítendı - összeggel kapcsolatos megállapodás, közgyőlési taggyőlési jegyzıkönyv szolgálhat dokumentációként. - Rövid lejáratú kötelezettségek - A vevıktıl kapott elıleg esetén az elıleg banki átutalási bizonylata, és az azt megelızı megállapodás a leltározás alapdokumentuma. - Kötelezettségek áruszállításból, szolgáltatásból címen kimutatott mérlegtételek leltára az analitikus kimutatásokkal való egyeztetés után fogadható el. - A váltótartozások leltározása ugyancsak az analitikus nyilvántartásokkal való egyeztetéssel történik. - A rövid lejáratú hitelek, kölcsönök leltározásánál a bankkivonatokkal a kölcsönszerzıdésekkel való összehasonlításra van szükség.

14

5.4. AktívAktív-passzív idıbeli elhatárolások elhatárolások leltározása Aktív idıbeli elhatárolások leltározása

Aktív idıbeli elhatárolások számlára csak év végén kell könyvelni azokat a tételeket, melyek az adott idıszak eredményét azáltal befolyásolják, hogy költségcsökkentı vagy hozamnövelı hatásuk van. Passzív idıbeli elhatárolások leltározása Ezen számlára is csak év végén könyvelnek a vállalkozások, itt kell kimutatni: - a mérleg fordulónapja, XII. 31-e elıtt befolyt olyan tételeket, melyek csak a következı idıszak árbevételét képezik, - az olyan költségeket, melyek kiadásként a következı idıszakban jelentkeznek, - a mérleg fordulónapja és a mérlegkészítés idıpontja között ismertté vált, elızı idıszakra vonatkozó kártérítés, bírság, késedelmi kamat összegeket, - az elızı idıszakra vonatkozóan jóváhagyott, de ki nem fizetett prémiumokat, jutalmakat, azok járulékait. A leltározás befejezésekor ellenırizni kell, hogy - a leltárfelvételt a leltárkörzetekben minden leltározó csoport végrehajtotta-e, - a leltározás szakszerő volt-e, megfelelt-e a törvény és a leltározási szabályzat elıírásainak, - a leltározás során keletkezett okmányok és a rontott vagy fel nem használt nyomtatványok leadása hiánytalanul megtörtént-e. Az ellenırzésért felelıs: a leltár felelıse. A leltározás során számbavett, és az analitikus nyilvántartások adatait egyeztetni, az esetleges különbözeteket rendezni szükséges. A leltár alapbizonylatai - a leltárfelvételi jegyek és a leltárfelvételi ívek - alapján el kell készíteni a leltárösszesítést. Alapbizonylatokon a leltári adatok helyességét a leltározást végzık aláírásukkal igazolják, a végleges leltárösszesítı íveket az analitikus nyilvántartással történt egyeztetés után hitelesíteni és irattárazni kell. A leltározási bizonylatok megırzési ideje: 10 év.

6. Értékelési szabályok Azokat a készleteket, amelyek a vonatkozó elıírásoknak és az eredeti rendeltetésnek nem felelnek meg, a nyilvántartásokba és a leltárba csak csökkent értékben szabad felvenni. A készleteket csökkent értékőnek kell minısíteni, ha - olyan rongálódás következett be, amelynek következtében a készlet a beszerzéskor megjelölt rendeltetésre nem alkalmas, és - ha a rendeltetésszerő felhasználásra ugyan alkalmas, de a készlet minısége, mőszaki ismérvei megváltoztak. A készletek leértékelését úgy kell dokumentálni, hogy a szabályszerően elkészített és a vállalkozás vezetıjének engedélyét tartalmazó jegyzıkönyvbıl a leértékelés oka és a leértékelés jogossága a készletekre külön-külön megállapítható legyen. A leltárnak tartalmaznia kell az értékvesztést, valamint a visszaírást alátámasztó számításokat is.

15

A mérlegben az eszközök legmagasabb értéke a beszerzési, illetve az elıállítási érték lehet, ezt az értéket csökkenteni kell ha amortizációt vagy értékvesztést számol el a vállalkozó. A tárgyi eszközök felújítása esetén a felújítás költségét az adott eszköz értékét növelı tételként kell számba venni.

7. A leltárkülönbözetek megállapítása, és a rendezés módja Leltárkülönbözet: a leltározás során számbavett készletek mennyisége és a könyvviteli nyilvántartások szerinti készlet közötti különbség. A leltárkülönbözeteket legkésıbb a könyvviteli zárlat alkalmával kell rendezni. A vállalkozás éves mérlegében csak a leltárkülönbözetekkel módosított eszközérték vehetı fel.A leltárfelvétel idıpontjától számítva lehetıleg 30 napon belül a leltározás adatait a könyvviteli nyilvántartásokkal egyeztetni és jegyzıkönyvileg rögzíteni kell, valamint a megállapított hiányosságok okát kivizsgálás útján rendezni. A leltárkülönbözet a leltár és a könyvviteli nyilvántartás közötti mennyiségi különbség, értéke a mennyiségi különbség nyilvántartási áron számított értéke. A felelısség megállapítása szempontjából a leltárhiány a leltárkülönbözetnek a kompenzálható hiányt meghaladó mértéke. A leltárkülönbözetek kompenzálása: Azon többletek és hiányok kompenzálhatók, amelyek - azonos cikkcsoportba tartoznak, - megközelítıleg hasonló értékőek, minıségük, rendeltetésük miatt összetéveszthetık, felcserélhetık, helyettesíthetık. Fontos szempont, hogy értékkülönbözet nem fedhet el mennyiségi különbözetet. A készleteltérések számviteli elszámolását minden vállalkozásnak számlarendjében részletesen rögzíteni kell. A leltáreredmény megállapítása A leltárfelvétel befejezésétıl számított harminc napon belül a leltározás adatait a könyvvitel adataival egyeztetni kell. Az egyeztetés során megállapított eltéréseket a kezelésért felelıs személy jelenlétében jegyzıkönyvileg rögzíteni kell. Eltérés esetén a különbözetek okát kivizsgálás útján kell tisztázni, aminek végsı határideje az egyeztetést követı harminc nap. A leltáreltérések könyvviteli rendezése: A leltár kiértékelése, az eltérések megállapítása zárójegyzıkönyv felvételével történik. A jegyzıkönyv tartalmazza: - a leltározási körzetet, - a felvétel befejezésének napját, - az egyeztetés idıpontját, - a megállapított eltérések mennyiségét és értékét, - a kivizsgálás ideje alatt rendezésre kerülı mennyiséget, annak értékét, a rendezés okát, - a könyvviteli rendezésre vonatkozó javaslatot.

16

A megállapított leltárkülönbözetek eredményét annak a negyedévnek az eredményében kell elszámolni, amelyben a határozat meghozatalára a végsı határidı bekövetkezik. Az éves mérleg eredményében minden felvett leltárkülönbözetet el kell számolni és az eszközök könyv szerinti értékét a felvett leltár értékére kell helyesbíteni. A mérleg ellenırzés alapján történı helyesbítését legfeljebb 5 évre visszamenıleg kell elvégezni. Az önellenırzésen alapuló mérleghelyesbítés nem mentesít az illetékes adóhatóság pénzügyi ellenırzésétıl.

8. A leltározás ellenırzése A leltározás a mérlegvalódiság biztosításának, a társasági tulajdon védelmének, a gazdasági hatékonyság növelésének fontos eszköze. Mindezekért különös gondot kell fordítani a leltározással kapcsolatos valamennyi feladat végrehajtásának ellenırzésére. A vállalkozás vezetıje felelıs a leltározásnak mint a mérleg bizonylati alátámasztásának szabályszerő végrehajtásáért. A vállalkozás vezetıje e területen felelıs: - a törvényes rendelkezések megtartásáért, - a leltározás szabályozásáért, - a szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, - a részfeladatok végzıinek, irányítóinak, ellenıreinek kijelöléséért, - a bizonylati rendért, - az ellenırzés megszervezéséért és végrehajtásáért, - az értékelés helyességéért, - a leltári többletek és hiányok kimunkáltatásáért, - a szükséges felelısségre vonás megtételéért. A leltározás vezetıjének javaslatot kell tennie: - a gazdasági vezetı bevonásával a többletek és hiányok könyvviteli elszámolására, - egyes leltárhelyeken a leltározási munkálatok egészének vagy egy részének leállítására, - egyes leltározási vagy leltárellenırzési munkálatok részleges vagy teljes megismétlésére, - a leltározás során megállapított hiányosságok, mulasztások bekövetkezéséért felelıs személyek felelısségre vonására. A leltározás kijelölt vezetıje a belsı leltározási szabályzatban foglaltak alapján készíti el a leltározási ütemtervet. A leltározás ellenırzése érdekében ellenırzı csoportokat helyes kijelölni. Az ellenırzést végzı apparátusnak a leltározási ütemtervben meghatározott idıpontok szerint a következı feladatai vannak: - a felvétel megkezdése elıtt ellenırizni kell, hogy az elıkészítésnél felsorolt feladatokat kellı idıben végrehajtották-e, - felvétel közben ellenırizni kell, hogy az megfelelıen és az elıírt ütemben folyik-e, megakadályozandók a meg nem engedett eszközmozgatások, ha több helyen azonos eszközöket leltároznak, ellenırizni, hogy azok felvétele egy idıben történjék, - felvétel után a körzeti leltározócsoportok által felvett leltárakat sőrő szúrópróbákkal ellenırizni, - az egész leltározási munka tartama alatt ügyelni a leltárfelvételi jegyek, ívek, összesítık kezelésével kapcsolatos elıírások betartására. A dolgozók felelısségének formái:

17

- a leltárhiányért való felelısség, - kártérítési felelısség, - büntetıjogi felelısség, - fegyelmi felelısség. A munkavállaló a munkaviszonyából eredı kötelezettségek vétkes megszegésével okozott kárért kártérítési kötelezettséggel tartozik. A vétkességet a munkaadónak kell bizonyítani. A leltárhiányért való felelısség és kártérítési felelısség tekintetében a Munka Törvénykönyve rendelkezései az irányadók, illetve a kollektív szerzıdésben leírtak szerint kell eljárni.

18

9. A leltározásnál használt nyomtatványok MSZ 81548154-80

Sz. ny. 1414-10 Leltárfelvételi jegy ingatlanok (épületek, építmények, telkek) felvételére

Sz. ny. 1414- 11 Leltárfelvételi jegy álló tömb (tárgyi eszközök felv.)

Sz. ny. 1414-12 Leltárfelvételi jegy és jegyzıkönyv közúti gépjármővek leltározásához

Sz. ny. 1414-13 Leltárfelvételi ív gépek berendezések felvételére

Sz. ny. 1414-14 Leltárfelvételi ív tartalék motorok felvételére

Sz. ny. 1414-15 Leltárfelvételi ív és összesítı gépekhez és berendezésekhez

Sz. ny. 1414-16 Kimutatás tárgyi eszközök hiányáról vagy többletérıl

Sz. ny. 1414-17 Leltárfelvételi ív és összesítı gyártóeszközök felvételére

Sz. ny. 1414-19 Leltárfelvételi jegy készletek felvételére

Sz. ny. 1414-20 Készletek leltárfelvételi íve

Sz. ny. 1414-21 Leltárfelvételi ív és összesítı készletek felvételére

Sz. ny. 1414-30 Leltárfelvételi ív áru és göngyöleg felvételére

Sz. ny. 1414-31 Leltárfelvételi ív és összesítı áru és göngyöleg felvételére

Sz. ny. 1414-36 Leltárfelvételi ív

Sz. ny. 1414-40 Leltárfelvételi ív áru és göngyöleg felvételére

Sz. ny. 1414-68 Tárgyi eszközök egységenkénti (körzetenkénti) nyilvántartó lapja

19

……………………….. Szervezet ......…. ÉVI

LELTÁROZÁSI UTASÍTÁS UTASÍTÁS

A leltározás lefolytatásának feladatait az alábbiakban határozom meg: 1. A leltározás szabályszerő felvételének biztosítása érdekében a leltározás megkezdése elıtt minden esetben el kell végezni a szükséges selejtezéseket. Felelıs: Határidı: 2. A készletkezelı(k) köteles(ek) a leltározás megkezdése elıtt a készletmozgásokat a kartonokon rögzíteni, s a kartonokat lezárni. Felelıs: Határidı: 3. A leltározás idıszakában a raktárakat zárva kell tartani, ott semmiféle készletmozgást rögzítı adminisztráció nem végezhetı. A leltározás elıkészítéseként a leltározandó eszközöket a leltár idıpontja elıtt a készletkezelıknek kötelességük rendszerezni és csoportosítani. A leltárt megelızı utolsó bizonylatokat (bevételi, kiadási, visszavételezési) jelölni szükséges. Felelıs: Határidı: 4. A leltározás alkalmával a leltárfelvételi jegyek kiállítása kötelezı/nem kötelezı. A leltár felvételének szabályosságáért, a leltározási nyomtatványok szabályszerő kiállításáért a leltározó és a leltározási bizottság tagjai a felelısek. A leltározási bizonylatokon javítás csak a rontott adat áthúzásával történhet úgy, hogy a hibás adat olvasható maradjon. Felelıs: Határidı: 5. A leltározás során leltározásra kerülnek ……………………………-ei fordulónappal: a) a készletek körében: - anyagok - munkahelyi készletek

20

b) az egyéb eszközök körében: - munkavállalók tartozásai - vevık - szállítók - pénztár - bankszámla - egyéb aktívák és passzívák c) a tárgyi eszközök körében:

d) az idegen tulajdonban lévı készletek körében:

6. A leltározás kezdeti idıpontja: ............................................................................. A leltározás befejezésének idıpontja: ................................................................. A bizonylatok leadásának határideje: .................................................................. A leltárkiértékelés határideje: .............................................................................. 7. A leltározás határidıben történı elvégzéséért a leltározási bizottság tagjai és a készletkezelık, a leltározási bizonylatok határidıben történı leadásáért a bizottságvezetık és készletkezelık, a leltárkiértékelés határidıben való elvégzéséért pedig a fıkönyvelı tartozik felelısséggel. 8. A leltározás eseményeit leltározási záró jegyzıkönyvben kell rögzíteni. 9. Jelen leltári utasítást a leltározási ütemterv egészíti ki, amely rögzíti a leltározás idıpontjait, valamint a leltározási bizottságok személyi összetételét.

Kelt:...............................................................................

..............................................

Gerje Forrás Np. Kft. ügyvezetı igazgatója

21

……………………….. Szervezet …….. ÉVI

LELTÁROZÁSI ÜTEMTERV A leltározást …….év…………hó……napján kell megkezdeni és …….. év ……….hó …. napján be kell fejezni. A leltározást a következı leltározási körzetekben és idıpontokban kell elvégezni a körzeti leltárfelelısök közremőködésével:

Leltározási körzetek idıpontja száma, megnevezése

Leltározási bizottság

A leltározás

személyi összetétele

A leltárak kiértékelését …….év………hó……..napjáig, a zárójegyzıkönyvet ……..év………..hó …..napjáig kell elkészíteni. A leltározás során jelentkezı eltéréseket a könyvelésben legkésıbb ……..év…………….hó napjáig rendezni kell. Eltérések miatti felelısség megállapítása: ..…..év…………....hó……nap.

Kelt:………………………………….. ……………………………..

22

Szervezet Vezetıje

23

……………………….. Szervezet

MEGBÍZÓLEVÉL

Megbízom………………………………………….asszony/úr pénzügyi-gazdasági vezetıt a leltározás vezetésével és ellenırzésével, a következıkre is figyelemmel:

1.)

Tartson elıkészítı, felkészítı elıadást a leltározásban résztvevık részére.

2.)

Mőködjön közre a leltározás megszervezésében és lebonyolításában.

3.)

Folyamatosan ellenırizze a leltározásnak a szabályzatban rögzítettek szerinti lebonyolítását, tevékenyen vegyen részt a leltározási munkálatokban.

4.)

Ellenırizze szúrópróbaszerően a felvett vagyontárgyak valódiságát, azonosítható megfeleltetését.

5.)

A leltárfelvétel befejezését követıen ellenırizze: - a leltárbizonylatok alaki, tartalmi helyességét, - a hiány-többlet kimutatások, elszámolások valódiságát, - a leltárfelvétel és a leltár fordulónapja közötti idıszakban történt eszközmozgások bizonylatolását, - a leltározott vagyontárgyak és a leltárkülönbözetek nyilvántartás szerinti adataival való egyezıséget.

6.)

Írja alá a leltári jegyzıkönyvet.

7.)

A felmerülı problémákról adjon jelzést, tegyen jelentést, a Szervezet Vezetıjének.

Kelt:…………………………………………

………………………... Szervezet Vezetıje

24

……………………….. Szervezet

MEGBÍZÓLEVÉL

.................................................................. -t megbízom, hogy a …..…. évi leltározásban mint a …….. számú leltárbizottság tagja / vezetıje vegyen részt.

A leltározási munkákat a leltározási utasítás és a leltározási ütemterv szerint kötelezı elvégezni. A leltározás kezdetének idıpontja: ………………………………. A leltározás befejezésének idıpontja:

……………………………….

Kelt:....................................................................

........................................... Szervezet Vezetıje

25

……………………….. Szervezet

LELTÁROZÁSI JEGYZİKÖNYV Készült a .......................……………….... raktár, helyiség stb. anyag és/vagy eszközféleségeinek leltározásáról. A leltározást végezték: ........................................................................................................................………...………. ..... .......................................................................................................…………………….leltároz ók, ...................................................................................................……………………..leltárelle nır, ...................................................................................………………….. raktáros, a leltári felelıs. A leltározás ...................……….........................-tól .............…………….....................-ig tartott. A leltározás ideje alatt engedéllyel kiszállított áruk:

A kivételezett mennyiségben áruféleségek szerepel megnevezése

A kivételezés mennyisége

Az engedélyezı személy

A leltározott szerepel

nem

A leltározásnál felhasznált leltárbizonylatok száma: leltárfelvételi jegy ................................................-tól ........................................-ig leltárfelvételi ív ....................................................-tól .........................................-ig elrontott példányok felsorolása ...............................................…………………………………........... A leltározást menet közben ellenırizte:............................…………………………………................... Alulírottak felelısségünk tudatában kijelentjük, hogy a meghatározott leltározási feladatot elvégeztük, a raktárban, helyiségben stb. található eszközféleségeket - a valóságnak megfelelı mennyiségben és minıségben - teljes egészében számba vettük.

26

A leltári anyagokért felelıs személy észrevételei.....................................………………………............. ..................................................................................................................……………………... ......... Aláírások:.....................................................................................………………………........... ...........

Kelt: ..................................................................... .......................................... raktáros

27

……………………….. Szervezet

JEGYZİKÖNYV LELTÁROZÁS ELLENİRZÉSÉRİL

Alulírottak, mint a ………………………………………………………………………, a felvett leltár birtokában eseti/szúrópróbaszerő ellenırzést hajtottunk végre a …………………………………………………………………………………... leltárfelvételi helyen. A leltározás idıpontja:............................................................................................... Megállapításaink az alábbiak:

Anyag, áru Megjegyzés egyéb eszköz megnevezése

Mértékegység

Leltár szerinti mennyiség

Ellenırzés

Különbözet

szerinti mennyiség

Kelt:............................................................................ Az ellenırzést végzık aláírásai:

................................................

.....................................................

................................................

.....................................................

28

……………………….. Szervezet

JEGYZİKÖNYV LELTÁRKÜLÖNBÖZETRİL

Készült: …....... év ......……….......... hó .......... nap, a ..........................................................………….. ................. ..................................................……………………………………..hivatalos helyiségében.

Tárgy: a ...............................................................-tól ……………………………....................... -ig megtartott fordulónapi leltározás során megállapított leltáreltérések. A leltárkörzet száma és megnevezése: ……………………..................................................................... A leltári készletekért felelıs neve: ……………………........................................................................... Jelen vannak: alulírottak A leltározás során megállapított többletek:

Megnevezés mennyiség

Mennyiség

Egységár

A többlet

Ft

értéke Ft

Összesen:

29

30

II. A leltározás során megállapított hiányok:

Megnevezés

Mennyiség

Egységár Ft

A hiány értéke Ft

Összesen: A megállapított leltárhiányból normán belüli............................................................................... Ft normán felüli................................................................................ Ft

.................................................. a készletekért felelıs dolgozó aláírása

................................ leltározó

......................................... leltárkiértékelı

......................................... leltárkiértékelı

A leltárkülönbözetek lekönyvelését elrendelem.

......................................... számviteli vezetı

A megállapított leltáreltérések lekönyvelésre kerültek: .......................................... könyvelı 31

32

……………………….. Szervezet JEGYZİKÖNYV pénzeszközök és értékcikkek leltározásáról

Készült: ……év………………hó………nap során a házipénztárnál megtartott leltározás alkalmával.

Jelen vannak:

…………………………………………………………………..pénztáros …………………………………………………………………..leltározó …………………………………………………………………..leltárellenır …………………………………………………………………..pénztárellenır

Jelenlévık megállapítják, hogy a pénztárzárást követıen a pénztárban a következı címlető és összegő készpénz és értékcikkek voltak: KÉSZPÉNZ Címlet db Címlet Ft x db Ft x db Ft

Megnevezés

ÉRTÉKCIKKEK Címlet db Ft

Címlet

20 000 10 000 5 000 1 000 500 200 100 50 20 10 5 2 1

Összesen

A pénztárjelentés szerinti pénzkészlet:

…………………………….Ft

A leltározás során talált pénzkészlet:

…………………………….Ft

Eltérés (hiány, többlet):

±…………………………...Ft

33

Aláírások:........................................................................................……………………............ ..........

34