Leidraad Duurzaam Inkopen. Amsterdam kiest voor duurzame inkoop

Leidraad Duurzaam Inkopen Amsterdam kiest voor duurzame inkoop Volg de groene golf in het inkooptraject



Inhoud 1 2 3 4 5 6

Leeswijzer Inleiding Inkoopvoorbereiding Specificeren Selecteren Contracteren en bestellen Bewaken en gebruiken Nazorg

1 2 5 13 23 39 43 47



Leeswijzer Deze leidraad is geschreven voor medewerkers van de gemeente Amsterdam die inkopen en aanbesteden. Het is een hulpmiddel om met duurzaam inkopen aan de slag te gaan. De Leidraad Duurzaam inkopen doorloopt de stappen van het inkooptraject en geeft aan hoe u duurzaamheid mee kunt nemen. Het geeft tips en aandachtspunten en waar mogelijk ook een meest duurzame variant. De leidraad sluit aan bij de Europese richtlijnen voor aanbesteden. Aan de hand van de genummerde tabbladen kunt u op een makkelijke manier zien welke stap van het inkooptraject waar begint. Zo kunt u de leidraad op elk gewenst moment tijdens het inkopen bij de juiste inkoopstap openslaan. De verschillende stappen uit het inkooptraject lopen vaak vloeiend in elkaar over, of overlappen elkaar. Dat is met name het geval bij het specificeren en het selecteren. Om het overzichtelijk te houden zijn ze hier uit elkaar gehaald. Alle stappen uit het inkooptraject staan beschreven in hoofdstuk 3. Bij stap 1 kunt u lezen over de inkoopvoorbereiding. Stap 2, specificeren, gaat over het bepalen welke duurzaamheidaspecten u mee wilt nemen en in stap 3, selecteren, wordt uitgelegd hoe u aan het voorgaande vorm kunt geven door de juiste selectie- en gunningscriteria te formuleren. Stap 4 laat enkele afwegingen zien bij contracteren en bestellen, en in stap 5 leest u over bewaken en gebruiken. De laatste stap is de nazorg. Achterin de leidraad in hoofdstuk 4 vindt u tenslotte een overzicht van nuttige websites die u nog verder kunnen helpen. Deze leidraad is een groeidocument. Naarmate er meer ervaring komt met duurzaam inkopen zullen nieuwe ideeën, tips en voorbeelden leiden tot aanpassing, aanscherping en uitbreiding van dit boekje. Dus: hebt u commentaar, suggesties, voorbeelden of ervaringen op het gebied van duurzaam inkopen; stuur dan een e-mail naar [email protected].



Inleiding De ‘Leidraad Duurzaam Inkopen’ is geschreven om Amsterdamse budgethouders, inkopers en aanbesteders te ondersteunen bij duurzame inkoop. Duurzaamheid gaat over de balans tussen ‘people’, ‘planet’ en ‘profit’: het welbevinden van mensen, de zorg voor het milieu én de economische vooruitgang. Duurzaam inkopen betekent straks een betere wereld: voor een goede prijs inkopen, met meer zorg voor elkaar en voor het milieu. Aan inkopers en aanbesteders de uitdaging om in alle fasen van het inkoopproces een goede balans te vinden tussen sociale, economische en milieuaspecten, en om heldere criteria te stellen bij het benaderen van leveranciers. Of dat nu via een openbare Europese aanbesteding is, of via een enkelvoudige offerte aanvraag. Deze leidraad biedt hulp. In de verschillende fasen in het professionele inkooptraject reikt de leidraad suggesties en tips aan. Hierdoor komt duurzaam inkopen een stap dichterbij. Waarom wil Amsterdam duurzaam inkopen? Amsterdam vindt duurzaamheid belangrijk en wil waar mogelijk een voortrekkersrol vervullen door het goede voorbeeld te geven. Met al haar diensten, bedrijven en stadsdelen kan de gemeente veel invloed uitoefenen op de leveranciersmarkt. Amsterdam wil uiterlijk in 2010 in elk inkoop- en aanbestedingstraject duurzaamheidsaspecten meewegen. Hiermee hopen we een grote slag te slaan: duurzaam inkopen als vanzelfsprekendheid in 2010. Bovendien heeft Amsterdam beleidsdoelstellingen die niet gehaald kunnen worden zonder duurzaam in te kopen. Zo wil de gemeentelijke organisatie bijvoorbeeld klimaatneutraal zijn in 2015, en dat betekent onder andere de aanschaf van zuinige installaties en apparatuur.

Gelukkig beginnen we niet op nul. Duurzaam inkopen is als uitgangspunt opgenomen in de gemeentelijke Nota inkoop en aanbesteden en is op sommige terreinen al praktijk. Denk bijvoorbeeld aan 100 procent groene stroom, de ‘schone’ dienstkleding voor de reiniging en het gebruik van FSC-hout in de openbare ruimte. Verder heeft Amsterdam al veel ervaring met duurzaam bouwen. Wat wil Den Haag? Ook landelijk staat duurzaam inkopen volop in de belangstelling. In november 2007 werd het ‘Klimaatakkoord 2007-2011’ gesloten tussen gemeenten en het Rijk. Hierin is afgesproken om uiterlijk in 2010 bij alle rijksaankopen en -investeringen duurzaamheid als zwaarwegend criterium mee te nemen. Voor gemeenten moet 75 procent van het inkoopvolume (in euro) in 2010 duurzaam zijn.



Duurzaam inkopen?

Volg de groene golf in het inkooptraject

Hoe duurzaam inkopen? Deze leidraad is een hulpmiddel om aan de slag te gaan met duurzaam inkopen. Misschien hebt u al ervaring met duurzaam inkopen? Fantastisch, in dat geval is deze leidraad voor u een extra handvat om alle relevante aspecten erbij te betrekken. Heeft u nog geen ervaring dan biedt de leidraad ondersteuning bij het maken van afwegingen in elke fase van het inkooptraject. Door de zes stappen van het inkoopproces met behulp van deze leidraad te doorlopen, zult u merken dat duurzaam inkopen vaak te maken heeft met het gezond verstand gebruiken. En wie kan dat nou niet?

1

Inkoopvoorbereiding

2

Specificeren

3

Selecteren

In bovenstaand schema ziet u dat alle stappen van het inkoopproces groen gekleurd zijn. Dit betekent dat u in het hele inkooptraject iets kunt doen aan duurzaamheid! U vindt in deze leidraad per stap een afweging, met een suggestie, voorbeeld of tip, waardoor u geholpen wordt om sociale en milieu aspecten in balans te brengen met een goede prijs om zo een helder en ook duurzaam programma van eisen en / of bestek op te stellen.

4

Contracteren & bestellen

5

Bewaken & gebruiken

6

Nazorg

Er is hulp (onderweg) U hoeft niet alles zelf te doen. Er zijn verschillende websites over duurzaamheid en duurzaamheidscriteria. Een aantal vindt u achterin de leidraad. Eén informatiebron is de website van SenterNovem. In opdracht van het Rijk ontwikkelt SenterNovem criteria voor zo’n 80 productgroepen. Hiervan zijn enkele al gereed en deze kunt u goed als vertrekpunt gebruiken. De leidraad helpt u verder op weg.

Kies ook voor duurzame inkoop en ga nu aan de slag!





1

Inkoopvoorbereiding Voordat een inkoop- of aanbestedingstraject echt begint, moet u bepalen wat er nodig is, wat er al voorhanden is en welke ontwikkelingen er zijn in de organisatie of bij leveranciers. Dit kan door binnen uw eigen organisatie heel goed te kijken naar de daadwerkelijke inkoopbehoefte, vast te stellen welke beleidsvoornemens er zijn, bij uw collega’s na te gaan hoe zij werken en op de markt te vragen welke mogelijkheden er zijn.

Een milieuadviseur: “Soms vraag ik me af waarom er wel stand-by op mijn computer zit en waarom niet op het bedrijfskoffiezetapparaat. Dit moet toch kunnen?”

1

Inkoopvoorbereiding



Onderzoek de inkoopbehoefte en bepaal wat nodig is

e en

nieuwe au to of een enpak? fiets met reg

Breng de daadwerkelijke behoefte in uw organisatie in kaart en zoek naar duurzame alternatieven of naar mogelijkheden om het gebruik van producten te beperken. Het gaat vaak om het stellen van simpele vragen. Moet de oude auto werkelijk vervangen worden door een nieuwe? Misschien worden de auto’s vooral gebruikt bij slecht weer...? Afhankelijk van de af te leggen afstand kunt u ook denken aan

alternatieven zoals een fiets of een scooter. En zijn er bijvoorbeeld werkelijk zoveel kantoorartikelen nodig? Een groot aanbod en veel keuzemogelijkheid is geen stimulans tot zuinigheid. 

Bedenk dat u 100% bespaart door niet in te kopen wat u niet nodig heeft: geen uitgaven en geen milieubelasting!

Tip: Soms is het goed om je eigen denkpatroon los te laten. Een beleidsmedewerker sociaal ondernemen: “Een organisatie wilde graag meer allochtone schoonmaaksters een kans geven, maar verlangde tegelijkertijd dat er vroeg in de ochtend en aan het einde van de dag schoongemaakt zou worden. Dat waren juist tijden waarop veel vrouwen belast zijn met de zorg voor kinderen. De schoonmaakdienst heeft toen voorgesteld om overdag tussen elf en twee uur schoon te maken, met als gevolg dat de doelstelling gerealiseerd kon worden.”

Inventariseer mogelijke Amsterdamse samenwerking

f u same kunt inkopen o kijk o nm ren f e e d t n a aan bij ee an Concern v t c sluit n raamcontra Inkoop.

Zijn er andere inkopers binnen uw organisatie of binnen Amsterdam met een vergelijkbare vraag, zijn er deskundigen die u kunnen adviseren of hebben andere inkopers al nuttige ervaring opgedaan? Door samen te werken staat u sterker: in het formuleren van de duurzaamheidseisen en -wensen, en in het voeren van onderhandelingen. Bij elk raamcontract van Concern Inkoop is er aandacht voor duurzaamheid.

Door hierbij aan te sluiten kunt u er van uit gaan dat duurzaamheidscriteria meegewogen zijn. Ook milieucoördinatoren, werkzaam bij elk stadsdeel, kunnen u helpen bij het inbrengen van duurzaamheid. Verder is er een loket waar u terecht kunt voor vragen, advies of samenwerking, stuur dan een e-mail naar: [email protected]

Tip: Een overzicht van de raamcontracten die in 2008 en daarna gaan spelen vindt u op de intranetsite inkoop en aanbesteden. De web-link vindt u in hoofdstuk 4.

1

Inkoopvoorbereiding



Gebruik uw brede blik binnen Amsterdam

nwerken ollega, same met uw directe c D M B en m edewerker v m et an DWI? et de beleidsm

Duurzaam inkopen staat niet op zichzelf. Het speelt een rol bij het realiseren van verschillende beleidsvoornemens van de stad. Denk eens aan de betekenis van duurzaam inkopen voor succesvol milieubeleid en sociaal beleid. Zo wil Amsterdam een CO2-neutrale gemeente worden, waarvoor de aanschaf van energie zuinige apparatuur en installaties hard nodig is. En in het kader van het ‘Actieplan Luchtkwaliteit’ koopt Amsterdam wagens in met minimale uitstoot.

Het gemeentelijke programma-akkoord ‘Mensen maken Amsterdam’ heeft als een belangrijk uitgangspunt het verhogen van de arbeidsparticipatie en maatschappelijke participatie. Als inkoper kunt u hiervoor veel betekenen door bijvoorbeeld leer/werkplekken en stageplekken te helpen creëren, of door diversiteit te stimuleren. Vraag ernaar, misschien hebben uw collega’s op deze beleidsterreinen nog tips of zelfs middelen om u te helpen.



Verken de markt

p onder zoe zelf o k e n p u it everanciers! raten met de l

Een marktverkenning is essentieel om te weten te komen welke ontwikkelingen er zijn bij leveranciers. Als we het bestaande eenvoudig vervangen door eenzelfde duurzame variant is de aanschafprijs meestal hoger. In de marktverkenning kunt u zoeken naar oplossingen die niet automatisch prijsverhogend hoeven te zijn, door te informeren naar innovatieve ontwikkelingen of naar apparaten die zeer zuinig in het gebruik zijn en zo zichzelf kunnen terugverdienen. Leveranciers zijn experts ten aanzien van hun producten, ga dus altijd met hen in

1

Inkoopvoorbereiding

gesprek. In het kader op de volgende pagina’s vindt u enkele vragen die u tijdens de marktverkenning kunt stellen. Let er op dat u met meerdere leveranciers praat. U mag niet één leverancier een onterechte voorsprong geven, omdat u ‘toevallig’ met hem heeft gesproken. De informatie uit de marktverkenning, verwerkt u op zo’n manier (in het bestek, programma van eisen, of offerte aanvraag) dat álle leveranciers er iets mee kunnen.



Mogelijke vragen aan de leveranciers: Algemeen n Wat zijn ontwikkelingen ten aanzien van duurzaamheid? Denk bijvoorbeeld aan: - Sociale aspecten zoals arbeidsomstandigheden voor werknemers of werkgelegenheid en/of stageplekken voor specifieke doelgroepen - Ketenbeheer van de leverancier: voelt deze zich verantwoordelijk over de hele keten (productie, transport, eindafwerking, aflevering)? Hoe milieuvriendelijk zijn de toele- veranciers / onderaannemers en vindt er controle plaats? - Relevante ontwikkelingen in de nabije toekomst die milieuwinst opleveren en waar in het bestek mogelijk op geanticipeerd kan worden. n Is het mogelijk om naar een milieuzorgsysteem (ISO 14001 / EMAS) of een ARBO zorgsys- steem (OHSAS 18001) te vragen in uw branche? n Hoe kunnen de gevraagde leveringen milieuvriendelijk vervoerd worden: meer openbaar vervoer, minder milieuvervuilende (vracht)auto’s, kortere transportaf- standen, of een hogere beladingsgraad?

10

Vragen over levering / werk / dienst n Welke duurzaamheidseisen kunnen aan de levering / dienst / werk worden gesteld? Denk aan: - Keurmerken of certificaten - Een langere levensduur ten opzichte van een vergelijkbaar product - Besparingen tijdens gebruik (op water of energie) ten opzichte van een vergelijkbaar product - Recyclebare of herbruikbare verpakkingen of het hebben van een retoursysteem - Het noodzakelijke onderhoud opdat het product zo lang (en zo zuinig) mogelijk blijft werken n Heeft uw duurzame product / dienst / werk zich al in de praktijk bewezen? Wat zijn de eventuele voordelen / risico’s? n Wat gebeurt er met het product in de afvalfase? - Kan het (gedeeltelijk) hergebruikt worden of gerecycled? Kan de aanbieder het product terugnemen na gebruik? - Is het product demontabel en zijn de verschillende onderdelen te hergebruiken of te recy- clen? Wie organiseert dit en hoe gebeurt dat? Productie n Worden de fundamentele arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) (ge richt op het uitbannen van uitbuiting) toegepast en gecontroleerd? Informatie is te vinden op de website van deze organisatie (zie verwijzing in hoofdstuk 4). n In welke mate is het mogelijk om het gebruik van schadelijke stoffen bij de productie of assem- blage van het product te vermijden?

1

Inkoopvoorbereiding

11

Zoek uit wat iets minimaal mag kosten

ders in die o per uur of schil nst voor 13 eur voor 33 euro per uur?

Een levering ver onder de marktprijs verliest mogelijk aan kwaliteit of is niet sociaal verantwoord. Door hier vooraf over na te denken kunt u bij het beoordelen van de offertes een onmogelijke aanbieding ‘abnormaal laag verklaren’. Als uit een aanbieding blijkt dat het uurloon voor een schilder omgerekend op

13 euro bruto per uur uitkomt, wordt er ver onder het minimum loon uitbetaald; reden om niet met de aanbieder in zee te gaan. Let op!: Het verklaren van zo’n aanbieding als ‘abnormaal laag’ is een specialistisch traject, laat u hierin ondersteunen door een aanbestedingsexpert.

Een inkoper: “Een collega-inkoper vertelde mij eens over een aanbesteding voor de bouw van een hotel. Er werd op de laagste prijs gegund. De bouw van het hotel ging razendsnel. Bij een onverwacht avondbezoek bleek dat de Poolse arbeiders op matjes lagen te slapen op de werkvloer!”

12

2

Specificeren In deze stap concretiseert u uw ambitie. U definieert met behulp van de opgedane informatie wat u gaat inkopen, waar het aan moet voldoen en welke duurzaamheidsaspecten daarbij meegenomen moeten worden. Hoe duurzaam moet de levering uiteindelijk worden? Aan de hand van onder andere deze keuzes bepaalt u uiteindelijk de vorm van aanbesteden.

Een milieuadviseur: “Ik onderzoek altijd waar er geproduceerd wordt en waar het product vervolgens wordt gebruikt: Een appel uit Nieuw-Zeeland of een appel uit de Betuwe? Aan ons de keuze!”

2

Specificeren

13

Onderzoek de keten met behulp van een LCA (Levenscyclus Analyse)

ificeert u ct o f spec allee rodu p n n e e ame levenscyclus? een duurz

Met duurzaam inkopen zoeken we onder andere naar producten die zo min mogelijk milieubelasting veroorzaken. Dat is een breed begrip. Het gaat over materiaalgebruik, energieverbruik, vervuiling en meer. De wetenschap heeft hiervoor de LevensCyclus Analyses ontwikkeld; ook wel ketenanalyse of wieg-totgraf analyses genoemd. Dit zijn berekeningen naar de totale milieubelasting van een product, van het delven van de grondstoffen tot en met de milieubelasting die vrij komt bij de afvalverwerking na gebruik.

Er zijn nog weinig LCA’s beschikbaar, maar hier wordt op verschillende niveaus hard aan gewerkt. LCA’s zijn niet altijd onomstreden, omdat de keuze van de uitgangspunten van het onderzoek en de berekeningsmethodiek de resultaten in hoge mate bepalen. Met dit voorbehoud in het achterhoofd biedt een LCA u toch een gedetailleerd instrument om de totale milieubelasting van verschillende opties te vergelijken. Zo kunt u een keuze maken voor het meest wenselijke (vanuit milieu oogpunt) proces, product of ontwerp.

14

Omdat er nog niet zoveel kant en klare LCA’s zijn, hebben we in de tabel op de volgende pagina een aantal aspecten op een rij gezet, die in de verschillende levensfases van leveringen, werken of diensten aan bod kunnen komen. Om het beeld compleet te maken, hebben we er ook de sociale componenten aan toegevoegd. U kunt deze tabel gebruiken om te inventariseren welke aspecten van toepassing zijn op de gewenste levering / dienst of werk. Vervolgens kunt u bepalen wat uw ambities zijn.

Bijvoorbeeld: Ik wil een product waarin geen zware meta- len verwerkt zijn. n Ik wil zeker weten dat de ontginning van de grondstof geen schade oplevert voor mens en omgeving. n Ik wil een retoursysteem waar ik met mijn afgedankte product terecht kan. n

Tip: gebruik ook de afwegingskaders uit stap 3 (op pagina 36) om uw criteria te formuleren.

2

Specificeren

15

Levering en werk Productiefase Milieu: n Er wordt gebruik gemaakt van hernieuwbare grondstoffen en hulpstoffen n Ontginning van grondstoffen en hulpstoffen gebeurt op een milieuvriendelijke manier n Het gebruik van water en energie in het produc- tieproces / in het ontwerp wordt beperkt n Het gebruik van schadelijke stoffen wordt ver- meden (bestrijdingsmiddelen, zware metalen) n Het afval dat ontstaat bij de productie wordt zoveel mogelijk beperkt of anders hergebruikt of gerecycled. n Afval(water) wordt verantwoord verwerkt. n Het gebruik van duurzame energie wordt toege- past. n Er is sprake van milieuvriendelijk transport, slimme (zuinige) logistiek Sociaal: n De arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) worden toegepast, waaronder: tegengaan kinderarbeid, dwangarbeid en discriminatie en het toestaan van collectieve onderhandelingen en vakbonds- vrijheid (zie website verwijzing hoofdstuk 4). n Stageplekken, leer-/werktrajecten zijn mogelijk.

16

Levering en werk Gebruiksfase Milieu: n Het product heeft een lange levensduur n Milieuvriendelijk onderhoud is mogelijk n Het product is energiezuinig n Het product bestaat uit vervangbare onderdelen n Het product is hervulbaar

2

Specificeren

Dienst Gebruiksfase Milieu: n Er wordt gebruik gemaakt van milieuvriendelijke hulpmiddelen/apparatuur n Er is sprake van beperking van water, energie en/of afval tijdens de werkzaamheden n Het transport is milieuvriendelijk n De logistiek is slim en zuinig n Er is voldoende en actuele milieukennis bij de medewerkers Sociaal: n Er zijn stageplekken en leer-/werktrajecten mo- gelijk n De toegepaste werktijden/ planning zijn geschikt voor participatie uit specifieke doelgroepen n Er is voldoende ondersteuning voor het perso- neel n Er zijn ontplooiingsmogelijkheden voor het personeel

17

Levering en werk Afvalfase Milieu: n Er is sprake van milieuvriendelijke verwerking / hergebruik of recyling n Het product is demontabel n Afvalverwerking vindt plaats met inachtneming van de IAO normen, waaronder: tegengaan kinderarbeid, dwangarbeid en discriminatie en het toestaan van collectieve onderhandelingen en vakbondsvrijheid (zie website verwijzing hoofdstuk 4). 18

Functioneel specificeren in plaats van voorschrijven: bepaal je echte behoefte Functioneel specificeren helpt om de echte inkoopbehoefte in kaart te brengen. Bij functioneel specificeren vraagt u niet naar

e auto me klein t ene e-label A rgi n milieuv portmiddel? rien o f ee d e li j k t r a n s een product maar naar een oplossing. Wilt u een kleine auto of wilt u milieuvriendelijk vervoer? 19

Tip: Functioneel specificeren kan ook helpen wanneer er binnen de organisatie of tussen uw collega-inkopers veel verschillende voorkeuren zijn. Door deze verschillende voorkeuren te beschrijven op een wat hoger abstractieniveau in het programma van eisen kan er mogelijk een aanbieding komen, die aan alle voorwaarden voldoet. Wanneer uw baas vraagt om een hybride auto vanwege de milieuvriendelijke uitstraling en uw directe collega het liefst een kleine auto wil die snel optrekt, kunt u door functioneel te specificeren mogelijk in beide wensen voorzien.

2

Specificeren

Geef innovatie een kans

vrage



n naar m jes of icrok e o vezeld b schone ureaus? naar

Soms lijkt iets wat u voorschrijft al heel duurzaam, maar misschien is de markt al verder dan u weet. Als u dan heel specifiek naar een product vraagt, mist u een kans. Vraag dus niet naar micro-vezeldoekjes, maar naar een methode om het bureau schoon te maken met zo min mogelijk water en schoonmaakmiddelen.

Zo kunt u duurzame methoden en de aanbieders die een innovatieve methode hebben ontwikkeld een kans geven. Zorg er wel voor dat u een referentie in het achterhoofd houdt om andere voorstellen aan af te meten. Microvezeldoekjes zijn in dit voorbeeld het minimum.

20

Kies de vorm van uw inkoop / aanbesteding

bare aanb enbaar (pre open -selectie) esteding, niet op e r d h n a o n ds? of

Natuurlijk zijn er de wettelijke aanbestedingsdrempels waar u zich aan moet houden bij uw keuze voor de vorm van uw aanbesteding, deze kunt u vinden op de intranetsite ‘inkoop en aanbesteden’. Verder is het goed om te weten dat u bij een openbare aanbesteding optimaal gebruik maakt van de marktwerking, omdat veel aanbieders kunnen inschrijven. Hierdoor is de kans groot dat er aanbieders reageren die u meer duurzaamheid kunnen garanderen dan u zelf hebt bedacht. Een niet openbare aanbesteding geeft weer andere mogelijkheden. Hierbij selecteert u via een openbare inschrijving welke bedrijven later

2

Specificeren

een aanbieding mogen gaan doen (pre-selectie). U kunt dan op voorhand de duurzaamste en meest ambitieuze bedrijven selecteren. Alleen die mogen aanbieden in het vervolgtraject. Een onderhandse aanbesteding gaat vaak over kleinere aanbestedingen met minder inschrijvers. Dit biedt als voordeel dat u meer wensen in kunt brengen voor de gunning, omdat het beoordelen van de inschrijvingen minder tijd kost. Ook hier is het dan extra belangrijk om van te voren goed te beschrijven wat u hebben wilt, omdat u minder inschrijvingen terug zult krijgen en u dus minder te kiezen heeft.

21

22

3

Selecteren Dit is de stap waarin u beoordeelt welke leverancier en/ of aanbieding het beste is. Hiervoor heeft u een transparant, objectief en ‘non-discriminatoir1 afwegingskader nodig. In de specificatiefase heeft u bepaald welke duurzaamheidaspecten u mee wilt nemen in uw aanbesteding. Deze gaat u nu vertalen in selectiecriteria en gunningscriteria. Daarbij geldt: selectiecriteria gaan alleen over de leverancier en gunningscriteria gaan over de gewenste levering, werk of dienst. Ook bepaalt u hier op welke wijze u die gaat beoordelen. Kortom: u geeft haarfijn aan waar de aanbiedingen aan moeten voldoen. Let op: voordat u begint met het ontwikkelen van de criteria, bepaalt u eerst de manier van gunnen. 1

Termen uit de Europese richtlijn

Tip: Brainstorm samen met een collega over de formulering van de criteria of vraag hulp van de milieucoördinator of het loket duurzaam inkopen: [email protected]

3

Selecteren

23

Bepaal de manier van gunning

te prijs laags onomisch o f ec m

Bij EMVI heeft u de meeste mogelijkheden om duurzame inkoop te realiseren. U kunt bij EMVI namelijk ook andere criteria meenemen naast

eest voordel

ige inschrijving (E MVI)?

de prijs en zo de balans zoeken tussen prijs en duurzaamheid.

24

Een gemeentelijke inkoper: “Het leggen van stenen in een straat is traditioneel een zwaar beroep, dat vaak door jonge mannen wordt uitgevoerd. Relatief veel stratenmakers komen daardoor in de WAO terecht. Tegenwoordig zijn er machines op de markt die een groot aantal stenen tegelijk kunnen leggen. Het straatmakersvak wordt dan een veel minder zwaar beroep. We letten naast de prijs ook op de sociale aspecten (ARBO). Zo vragen we bijvoorbeeld altijd of de bestrating (zwaarder dan 10 kilo) met dit soort machines gelegd kan worden, zodat onze stratenmakers niet te zwaar moeten tillen. Uiteindelijk kan dit schelen in de kosten doordat er minder langdurig zieken zijn.”

Toch een laagste-prijs-aanbesteding?

Duurzaamheid en een laagste-prijs-aanbesteding sluiten elkaar niet uit. Het vereist wel dat u heel goed weet wat u wilt krijgen. Dit kan alleen als u een goede marktverkenning hebt gedaan, zodat u uw wens zorgvuldig kunt specificeren.

ificeer uw spec wens zorgvuldig oral ook tv e mark erkenning en vo op b d n ! a a si s v Let op: functioneel specificeren is risicovol bij een laagste-prijs-aanbesteding. Als u bijvoorbeeld vraagt naar iets waarop u kunt zitten, dan kunt u verschillende aanbiedingen krijgen, variërend van een schommelstoel tot een driezitsbank. Deze verschillende aanbiedingen zijn lastig op prijs te vergelijken.

Een leverancier als reactie op de EMVI groenonderhoud in Amsterdam Zuidoost: “Meedoen aan een aanbesteding die niet alleen om de scherpste prijs gaat, is spannend, uitdagend. Want als je met je bedrijf wilt voldoen aan de criteria van de opdrachtgever, ben je bezig met kritisch te kijken naar je eigen bedrijfsvoering. Het is prikkelend om aan de vraag te kunnen voldoen.” (zie ‘Niet gegund, toch winst’ in ‘Forte nr. 3’ van Pianoo).

3

Selecteren

25

Wat worden de selectiecriteria (eisen) voor de aanbieder

en naar e n/of milieuvers vrag en m lag of an e l p i u l i e en naar e milieuzorgs . v j i vrag en s ysteem). ysteem (b

Een milieuplan laat zien dat een bedrijf rekening houdt met het milieu, maar het kan nog vrij willekeurig ingevuld zijn. Een gecertificeerd systeem (zoals milieuzorgsysteem (ISO 14001), ARBO zorgsysteem (OHSAS 18001)) is een betere basis voor een duurzame aanbieding. Een bedrijf toont hiermee aan dat men op een systematische manier werkt (en niet ad hoc) en dat het in ieder geval voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Bij een openbare aanbieding zijn selectiecriteria knock-out criteria. Als u een milieuzorgsysteem eist en een leverancier heeft er geen, dan valt de leverancier af. Er komt geen kwalitatieve beoordeling aan te pas. Dat is wèl het geval bij een niet openbare aanbesteding, dan kunt u selectiecriteria ook

inhoudelijk beoordelen en vergelijken. Een milieuzorgsysteem kan niet altijd geëist worden. Alleen als gangbaar is om bijvoorbeeld een ISO 14001 te hebben in de branche die u bevraagt en als er een directe relatie te leggen valt met het gevraagde. Voor werken en diensten is deze relatie makkelijker te leggen dan voor leveringen. Het is juridisch nog onduidelijk of een milieuzorgsysteem bij leveringen geëist mag worden. Als uit de marktverkenning blijkt dat certificering niet of nauwelijks van toepassing is voor de bedrijven uit de branche waar u inkoopt, bent u aangewezen op de gunningscriteria. U kunt dan vragen naar een visie over duurzaamheid in relatie tot de levering.

26

Tip: u kunt de volgende tekst opnemen: De leverancier dient aan te tonen dat zijn milieuzorgsysteem aan bepaalde minimumeisen voldoet. Dit kan door middel van het indienen van een kopie van een ISO 14001-certificaat of een kopie van een EMAS-certificaat. Als een leverancier hier niet over beschikt, moet hij aantonen dat zijn milieuzorgsysteem gericht is op continue verbetering en minimaal aan (een van) de volgende voorwaarden voldoet: n er is een actuele door de directie ondertekende milieubeleidsverklaring (eventueel als onderdeel van het kwaliteitszorgsysteem); n er is een milieuprogramma of actieplan waarin staat welke stappen de organisatie gaat nemen om de milieubelasting te verminderen, en men kan een referentielijst overleggen; n er is een formeel aangestelde milieucoördinator of functionaris die de milieumaatregelen van de organisatie coördineert; n er is een milieuverslag of andere (management-) rapportage waarin gerapporteerd wordt over de milieumaatregelen en de behaalde resultaten; n er is een plan waaruit blijkt hoe het personeel wordt geschoold in milieuvriendelijk gedrag en hoe de controle hierop wordt uitgevoerd. Dit is vooral van belang voor het personeel dat werkt op de locatie.

3

Selecteren

27

Wat zijn de gunningscriteria (eisen en wensen) voor levering/dienst/werk? Bij het formuleren van de gunningscriteria kunt u een aanbieder als het ware uitdagen om z’n ‘best practices’ op het gebied van duurzaamheid aan te bieden. Bijvoorbeeld door te vragen naar voorstellen om een dienst uit te

klein

e persone gielabel B n auto met ener et A? of m

voeren met zo min mogelijk energiegebruik. Gebruik de tabel uit stap 2 om de gunningscriteria te formuleren. Let op dat de criteria zo geformuleerd zijn dat ze relevant, uitvoerbaar, beoordeelbaar en controleerbaar zijn. 28

Tip: Op de website van SenterNovem komen criteria voor verschillende productgroepen die u wellicht als input kunt gebruiken bij het formuleren van uw criteria.

Tip: U kunt als eis een bepaalde minimum prestatie opnemen en deze combineren met de wens om een hogere prestatie te leveren. Bij de catering wil de gemeente dat tenminste 40 % van het assortiment biologisch is (eis). Daarbij zou het helemaal mooi zijn als dat percentage aangevuld wordt met andere duurzaamheidskenmerken (bijv. duurzame visserij). Dit is als wens geformuleerd. Leveranciers die ook aan deze wens kunnen voldoen, krijgen voor dit onderdeel van het bestek meer punten en hun aanbieding wordt beter beoordeeld.

Gebruik ‘Total Costs of Ownership’ In de inkoopwereld werken we met het begrip ‘Total Costs of Ownership’ (TCO). Hiermee bedoelen we dat niet alleen de aanschafprijs van een product wordt vergeleken, maar dat ook de kosten van het gebruik en van de afvalverwerking worden meegewogen. Hieruit kan blijken dat duurzaam inkopen niet altijd duurder is! Voor veel leveringen kan een lange levensduur, laag energiegebruik of weinig en goedkoop onderhoud er toe leiden dat de ‘Total Costs of Ownership’ lager uitvallen, terwijl de aanschafprijs in de eerste instantie hoog was. Denk bijvoorbeeld aan de aanschaf van

3

Selecteren

koop



t u ee n g loei lamp of e en spaarlamp?

een spaarlamp. De aankoopprijs is hoger dan die van een gloeilamp, maar doordat de lamp tien keer langer meegaat en minder energie verbruikt, is de aanschafprijs verspreid over de levensduur goedkoper. Of denk bijvoorbeeld aan een bureaustoel van hoge kwaliteit, die minder onderhoud nodig heeft en die langer meegaat dan een stoel van mindere kwaliteit. Ook bij diensten kan een TCO- benadering gebruikt worden. Een hoger uurtarief bijvoorbeeld, waarin extra advisering of ondersteuning is verwerkt, pakt toch gunstig uit.

29

Een beleidsmedewerker sociaal ondernemen: “Een sociale onderneming uit Amsterdam die werkgelegenheid biedt aan doelgroepen die anders lastig werk vinden en dus zo ook investeert in een duurzame economie, kunt u een hogere beoordeling geven. Want door de sociale investeringen van deze onderneming kan de gemeente besparingen realiseren op de uitkeringen.”

30

Een medewerker van Projectbureau Zuidas: “Een projectontwikkelaar stelde toekomstige huurders voor om het gebouw duurzaam te ontwikkelen. Dat betekende weliswaar een wat hogere huur, maar de energierekening zou beduidend lager worden dan gebruikelijk. Het duurzame gebouw bleek ook nog eens een gezond gebouw. Het binnenklimaat was dusdanig dat het ziekteverzuim minimaal was. Ook dat scheelde weer in de kosten.”

Maak gebruik van keurmerken en certificaten

milie

Als er keurmerken of certificaten beschikbaar zijn voor de door u in te kopen productgroep, geef dan de voorkeur aan producten mét een certificaat of keurmerk, boven hetzelfde product zonder certificaat of keurmerk. Dit maakt de invulling van de duurzaamheidseisen specifieker en heeft als voordeel dat ze gecontroleerd worden door de certificerende instantie.

uvriendel ijk of m ? et keurmerk U hoeft dus zelf niet te controleren. Hiermee voorkomt u algemeenheden. Want wat is nu ‘duurzaam hout’ of ‘milieuvriendelijk papier’? Controleer wel (bijvoorbeeld in de marktverkenning) of het certificaat voldoende is ingeburgerd in de markt. Anders loopt u het risico dat u onvoldoende aanbiedingen krijgt.

Tip: Amsterdam heeft in oktober 2007 een convenant afgesloten om daar waar hout en papier gebruikt moet worden, FSC- papier en FSC-hout te gebruiken. Dit convenant is te vinden op de intranetsite ‘inkoop en aanbesteden’. Er is onder andere afgesproken dat FSC-Nederland de gemeente ondersteunt en adviseert bij mogelijke keuzes. U kunt hier dus gebruik van maken. Als u FSC-hout nodig heeft voor projecten in de openbare ruimte kunt u ook de Amsterdamse Houtbank (onderdeel van de Materiaaldienst) inschakelen. Zij kunnen bijvoorbeeld bemiddelen tussen vraag en aanbod. In het FSC-keurmerk zijn niet alleen milieuaspecten, maar ook sociale aspecten meegenomen. De web-link naar FSC-Nederland is te vinden in hoofdstuk 4.

3

Selecteren

31

Let op: Als u vraagt naar een certificaat of een keurmerk zet er dan altijd bij ‘of gelijkwaardig’! Maar hoe meet je dat iets gelijkwaardig is? Vraag dit altijd in de eerste plaats aan uw leverancier, laat deze aantonen waarom het om een gelijkwaardig product gaat. Daarnaast kunt u van tevoren onderzoeken waar de bouwstenen van een keurmerk uit bestaan. Zo kunt u gelijkwaardige producten naast de criteria voor het keurmerk leggen en deze met elkaar vergelijken. Er is een woud aan keurmerken, dat maakt het soms weer lastig, want wat kunt u nu het beste vragen? Afhankelijk van welk product u wilt, zijn er drie algemeen aanvaarde keurmerken

die u met een gerust hart kunt vragen: Nordic Swan, het Europese Ecolabel en het Nederlandse Milieukeur. In al die drie keurmerken is de hele levenscyclus van een product meegenomen. Voor sociale aspecten is een Fair Trade keurmerk, zoals Max Havelaar een goede optie, hoewel leveranciers met hun eigen duurzaamheidsprogramma’s nu beginnen te claimen dat het bijna als merk gebruikt wordt en dat mag niet. Ook hier oppassen dus en goed advies inwinnen.

Tip: op de website van Stichting Milieukeur (te vinden in hoofdstuk 4) staat een lijst waarin u kunt zien welk milieukeurmerk bij welke productgroep gevraagd kan worden.

32

Bepaal het wegingspercentage voor de duurzaamheidscriteria

tegreerd criteria geïn in d teits i l e a k w n herken et een eigen pe o f ee bare rcentage? rubriek m

U kunt ervoor kiezen om duurzaamheidseisen en -wensen mee te nemen in de gunning als onderdeel van de kwaliteit of om ze juist expliciet te benoemen als milieu of sociale criteria, naast kwaliteit en prijs. Met dat laatste laat u

duidelijk aan de aanbieder zien dat u duurzaamheid belangrijk vindt. Bovendien is het later dan makkelijker om bestekken met elkaar te vergelijken bij het monitoren van duurzaam inkopen. 33

Voorbeeld: In het bestek van het raamcontract voor de inhuur van schoonmaakdiensten wordt milieu voor 15 % meegewogen: Prijs 35% Kwaliteit 25% Uitvoering 25% Milieu 15%

3

Selecteren

Als u eisen formuleert ten aanzien van duurzaamheid, is duurzaamheid een knock-out criterium. Bijvoorbeeld de eis om gevaarlijke stoffen uit te sluiten, of de verplichting tot het hebben van een retoursysteem. Als de aanbieding dan niet aan de eisen voldoet, valt deze af. Aanvullend op uw eisen kunt u wensen formuleren, waarop de ondernemer punten kan

scoren. Hoe meer ze kunnen bieden, hoe meer punten ze verdienen in de beoordeling. In het bestek moet u aangeven hoe u deze beoordeling gaat doen. Om de punten binnen de weging goed te verdelen is het belangrijk dat u let op de ambitie die uit een offerte spreekt. Ook geldt: hoe concreter, hoe beter. Want dat is meetbaar en ook beter controleerbaar.

Een Amsterdamse inkoper: “Waarom zou duurzaam inkopen niet wat meer mogen kosten? Voor veiligheid, uitstraling of comfort van een product zijn we vaak wèl bereid om wat extra te betalen.”

34

Bepaal hoe de weging plaatsvindt

uik de afw gebr e ers n geef gingskad e de hoogst bron atregelen e score. ma

Hoe beoordeelt u de ambities van de leveranciers? Veel bedrijven richten zich bijvoorbeeld op een CO2 -neutrale bedrijfsvoering door hun uitstoot elders te compenseren. Of men neemt producten terug om ze om te smelten en te recyclen. Dat klinkt goed, maar wat levert het op voor het milieu? Hieronder volgen een paar

afwegingskaders die u kunt gebruiken om de milieumaatregelen van de leverancier te beoordelen. Vuistregel: bronmaatregelen, dus het voorkomen van energie- of watergebruik of het voorkomen van afval, hebben de voorkeur.

Tip energie:Trias Energetica Voor het vergelijken van de inspanningen van bedrijven gericht op energiegebruik kunt u de Trias Energetica als uitgangspunt nemen. Hoe meer een bedrijf de eerste twee stappen toepast, hoe hoger de score. 1. Structurele beperking van de energievraag (energiebesparing) 2. Gebruik maken van duurzame energiebronnen (wind, zon, warmte-koude opslag) 3. Efficiënt verbruik van (fossiele / eindige) energiebronnen) Eventueel kan dit aangevuld worden met een vierde stap: Compensatie van het energiegebruik, bijvoorbeeld door het planten van bomen.

3

Selecteren

35

Tip afval: Ladder van Lansink Inspanningen van bedrijven gericht op de aanpak van afval kunt u beoordelen met behulp van de Ladder van Lansink. Een bedrijf dat veel aandacht besteedt aan de eerste stappen op de ladder verdient een hogere score. 1. Kwantitatieve preventie (voorkom het ontstaan van afval, bijvoorbeeld door goed onderhoud en door reparaties) 2. Kwalitatieve preventie (gebruik zoveel mogelijk materialen en stoffen die in de afvalfase geen schadelijke effecten hebben op het milieu) 3. Hergebruik (geef het product een tweede leven) 4. Recycling (geef de materialen of stoffen waaruit het product bestaat een tweede leven) 5. Nuttige toepassing van afval als brandstof (biomassa) 6. Storten Tip mobiliteit: de Kilometer(s)weg Ook voor mobiliteit is een ordening aan te brengen t.a.v. de milieubelasting. De volgende stappen uit de Kilometer(s)weg kunt u gebruiken om de mobiliteitsplannen van bedrijven te vergelijken. Hoe meer gericht op het voorkomen van transport, hoe hoger de score. 1. Voorkom transport door telewerken, telefonische of video-conferenties, mail of telefoon, digitalisering 2. Voorkom gebruik van (vracht)auto’s door het stimuleren van fiets en OV, spoor en water 3. Verbeter de vervoermiddelen, door gebruik van zuinige auto’s, boordcomputer, cruisecontrol 4. Kies het juiste vervoermiddel passend bij het doel (bijv. reis Amsterdam/Maastricht met de trein, reis Amsterdam/Monnickendam met veel bagage met de auto), lichtere multifunctionele wagens, betere beladingsgraad (bijv. vollere auto’s op de terugweg), product lichter en compacter (bijv. vierkante verpakkingen i.p.v. ronde).

36

Tip waterbesparing: de Watermeter Indien er water bespaard kan worden, geldt ook weer dat voorkomen van het gebruik het beste is. 1. Dring onnodig waterverbruik terug, bijvoorbeeld door waterbesparende apparatuur 2. Hergebruik water waar mogelijk

37

3

Selecteren

38

4

Contracteren en bestellen In deze stap legt u de afspraken uit de gekozen aanbieding vast in een contract. Dit is belangrijk om de beloofde prestaties te borgen en er de leverancier ook daadwerkelijk aan te kunnen houden. 39

Tip: U kunt ook bij het bestellen rekening houden met het milieu. Wilt u op ieder gewenst moment geleverd hebben, of kunt u bestellingen bundelen, zodat er niet elke keer een auto hoeft te rijden? Slim bestellen is vaak ook kostenbesparend!

4

Contracteren & bestellen

Hoe kunt u een optimale prestatie krijgen?



af e ring n toe een keu afgespro n op zoek naar idswinst? e o f op ken e h m d a m uurzaa tijden s



Wellicht heeft u duurzaamheidswensen geformuleerd als minimum en wilt u het op termijn nog wat duurzamer (meer energie besparen, meer biologisch, meer stageplekken). Of misschien streeft u naar innovatie: het inzetten van nieuwe technieken en/of producten die nog beter scoren op milieugebied? Om er zeker van te zijn dat u waar krijgt voor

uw geld en dat de leverancier in de toekomst ook aan uw wensen kan voldoen, is het verstandig om regelmatig met de leverancier om de tafel te zitten. U gaat eigenlijk door met het verkennen van de mogelijkheden. Leg deze momenten vast in het contract en spreek af welke inbreng u van de leverancier verwacht.

Algemene Inkoop Voorwaarden van de gemeente Amsterdam Alle afspraken die met leveranciers gemaakt worden, ook ten aanzien van duurzaamheid, worden vastgelegd in het contract. Het is aan te bevelen al bij de aanbesteding een (concept) contract mee te sturen. Ook moet u bij de aanbesteding al direct aangeven, dat de Algemene Inkoopvoorwaarden (AIV) van de gemeente Amsterdam van toepassing zijn. Deze AIV zijn opgesteld door de directie Juridische Zaken van de Bestuursdienst en bevatten onder andere een artikel over het gebruik van verpakkingen: ‘De te leveren zaken mogen niet worden verpakt in verpakkingen die, beoordeeld naar de stand van de wetenschap ten tijde van de levering milieubelastend zijn of worden vermoed dit te zijn of op andere wijze een bedreiging voor de veiligheid, welzijn of gezondheid kunnen vormen.’

40

Hoe kunt u uw eigen inkoopproces verduurzamen?

menten d veren of docu ubbelzijdig aanle elektronisch?

Het inkoopproces zelf veroorzaakt ook milieubelasting. Denk er bijvoorbeeld aan om afspraken met leveranciers te plannen op plekken die makkelijk met het openbaar vervoer te bereiken zijn. Of probeer papier te besparen door het aantal facturen te reduceren en elek-

tronische afhandeling te stimuleren: efficiënter en minder papier en mobiliteit. Dubbelzijdig kopiëren of printen scheelt de helft in het papierverbruik. 41

Ook kunt u onderstaande tekst opnemen in uw offerteaanvraag. ‘Wij verwachten dat uw offerte milieuvriendelijk is vormgegeven en wordt ingediend. U kunt hierbij rekening houden met aspecten als papiersoort, omvang en het vermijden van metaal en kunststof. De offerte is in ieder geval dubbelzijdig bedrukt; één exemplaar is voldoende. Daarnaast wordt de offerte per e-mail aangeleverd.’

4

Contracteren & bestellen

Communicatie

daar moe o ja, t ik iets mee erdeel v an he aject? d o nd t tr of geplan

Een goed voorbeeld verdient navolging, maar dat kan pas als u daarover communiceert. Wie stelt u op de hoogte van de aanpak en het resultaat, en wat is leuk om dan te vermelden? Door daar nu alvast over na te denken

voorkomt u dat communicatie er achteraf bij inschiet. En u hoeft natuurlijk niet te wachten tot het eind. U kunt nu al uw collega’s van het inkoopplatform informeren; of het loket duurzaam inkopen. 42

5

Bewaken en gebruiken In deze fase wilt u zeker weten of u geleverd krijgt wat u heeft gevraagd en vastgelegd. Is dat het geval, dan heeft u winst geboekt op het gebied van duurzaamheid. Het is nu zaak om die winst ook bij het daadwerkelijke gebruik te verzilveren.

Tip: Heeft u producten besteld met een keurmerk? Kijk dan altijd of dit vermeld wordt op de facturen. Heeft u een gecertificeerd bedrijf in dienst genomen? Vraag dan naar de resultaten van de interne (milieu)audits.

5

Bewaken & gebruiken

43

Neem de gemaakte afspraken omtrent duurzaamheid serieus

co n t

Nadat het inkoop of aanbestedingstraject is afgesloten wilt u natuurlijk weten of u waar krijgt voor uw geld. Houdt de leverancier zich aan de gemaakte afspraken? Bewaken is meer dan alleen een kwestie van controle. De duurzaamheidaspecten lijken nu wellicht vanzelfsprekend, maar was dat ook zo in het begin van het inkooptraject? Voor u

roleer en waarde e

r het als het goe

d gaat.

en voor uw leverancier kan het inbrengen van duurzame aspecten een uitdaging zijn geweest. Door hier uw waardering voor te uiten en door interesse te tonen in het daadwerkelijke resultaat stimuleert u de leverancier om de volgende keer weer z’n uiterste best te doen voor een duurzame(re) aanbieding.

Een leverancier: “Wij bieden zeer duurzame catering aan: biologische producten, afbreekbare verpakkingen, personeel dat een tweede kans verdient, noem maar op. In overleg met onze opdrachtgever hebben we een heel duurzame catering kunnen aanbieden, waar we beiden zeer tevreden over waren. Wat ik wel heel jammer vind is dat we achteraf nooit gecontroleerd zijn of we wel onze afspraken zijn nagekomen, terwijl we zo ons best doen.”

44

Zorg dat de ingekochte levering ook duurzaam gebruikt wordt

hervu



Onwetendheid en/of gewoontes kunnen ervoor zorgen dat een duurzaam product niet duurzaam gebruikt wordt. Zoals het weggooien van herbruikbare producten, het onnodig laten branden van een spaarlamp of het laten open staan van een pot milieuvriendelijke verf, waardoor deze weggegooid moet worden. Met andere woorden, verspillen is nooit duurzaam! Soms vraagt een duurzaam product

lbare ink ggooien na gebr t-car e w u ik s tr i d g e e r h v u n of d e l len? t aadwerkelijk la ander gedrag van de gebruikers. Besteedt hier aandacht aan bij de introductie van de nieuwe artikelen of diensten en zorg ervoor dat de aanbieder de gebruiksinstructies altijd duidelijk overdraagt aan de gebruikers. Anders wordt de beoogde milieuwinst niet gehaald en heeft u waarschijnlijk ook hogere gebruikskosten dan begroot; de Total Costs of Ownership (TCO) valt dan anders uit.

Tip: Een heldere motivatie van de aankoop (waarom en wat levert het op) leidt tot een positieve(re) houding van de gebruikers. Sanitaire voorzieningen die niet meer ruiken naar schoonmaakmiddelen zijn nog steeds even schoon door milieuvriendelijke technieken. Overdag schoonmaken is soms lastig, maar het scheelt energie (het gebouw hoeft ’s avonds niet verlicht te worden) en biedt de mogelijkheid om vrouwen met kinderen in dienst te nemen.

5

Bewaken & gebruiken

45

46

6

Nazorg Uw inkooptraject is zo goed als afgerond. U heeft de producten in huis of het gevraagde werk is in uitvoering. Om het traject goed af te sluiten is het nu zaak om terug te kijken: wat zou u de volgende keer anders doen? Daarbij is het nu ook de fase om trots te zijn op uw prestatie en anderen mee te laten delen in de kennis en ervaring die u heeft opgedaan.

47

Een beleidsmedewerker milieu: “Met onze ‘Handreiking Schone Kleren’ heeft Amsterdam in 2004 de Duurzaam inkopen prijs van SenterNovem gewonnen! In deze handreiking staat beschreven hoe je op een duurzame manier dienstkleding kunt inkopen. Als we straks ook daadwerkelijk met zijn allen duurzaam inkopen in de praktijk brengen, dan mogen we trots zijn en wie weet winnen we misschien wel weer!”

6

Nazorg

Beoordeel het gevolgde traject

vraa

g uzelf af o fud

en ge

bruik uw

jk h aadwerkeli

eeft gekrege

n w at u i n u w h o

ofd had

ct. bij een volg nieuwe inzichten end inkooptraje

Duurzaam inkopen is in opkomst. Er is nog weinig ervaring en de markt is volop in beweging. Juist omdat het een tak van sport is die zich nog volop ontwikkelt is het goed om te evalueren en om na te gaan wat u anders zou doen bij een volgende keer. Zou u een wens nog verder aangescherpt hebben? Zou u de volgende keer weer een milieuzorgsysteem

eisen, heeft u nu echt de overtuiging dat het product gemaakt is zonder uitbuiting of moet u deze wens nog explicieter maken? Leg uw ervaringen vast in het aanbestedingsdossier (zie hiervoor ook de nota ‘Inkoop en Aanbesteding’).

48

Succesvolle duurzame aanbesteding doorlopen?

uniceer inte comm r

Vergeet niet uw succes te vieren! Dat kan door een nieuwsbericht op intranet, op Pianoodesk of op de SenterNovem site. En wat dacht u van een feestelijke bijeenkomst met collega’s die

n & extern

!

hebben meegedacht? Bovendien: we kunnen veel van elkaar leren en ook deze leidraad kunnen wij aan de hand van uw ervaringen weer uitbreiden en verbeteren. 49

Vragen of aanvullingen: Help mee!

leidraad is d e deze finitief idocument? of een groe

Indien u vragen of opmerkingen heeft over de leidraad horen wij dit graag van u! Neem dan even contact op via de website Inkoop en Aanbesteden van de gemeente

Amsterdam of stuur een e-mail naar het loket duurzaam inkopen: [email protected]

6

Nazorg

Relevante websites Intranet Amsterdam: inkoop en aanbesteding intranet.amsterdam.nl/inkoop intranet.amsterdam.nl/aanbesteden Vanaf januari 2008 zullen beide websites toegankelijk zijn via: intranet.amsterdam.nl/inkoopenaanbesteden Het loket duurzaam inkopen is te bereiken via: [email protected] Website SenterNovem, duurzaam inkopen www.SenterNovem.nl/duurzaaminkopen Website van de Europese Commissie over duurzaam inkopen: ec.europa.eu/environment/gpp/index_en.htm Website over de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) www.ilo.org/public/dutch/region/eurpro/brussels/mandaat/arbeid.htm Website Pianoo, kennisnetwerk aanbesteden pianoo.nl Website Duurzame Database o.a. met een overzicht van duurzame producten en bedrijven, en criteria per productgroep www.duurzamedatabase.nl/

50

Website RIVM met dossier over LCA’s www.rivm.nl/milieuportaal/dossier/lca/ Website van milieukeur Nederland o.a. met links naar milieucriteria en andere milieukeurmerken. www.milieukeur.nl Website van het Europese Eco label o.a. met overzicht van Europese gecertificeerde producten www.europeesecolabel.nl Website van Scandinavisch eco-label Nordic Swan o.a. overzicht van gecertificeerde eco-producten. www.svanen.nu Website European Fair trade association www.european-fair-trade-association.org/ Website Fair Trade Original www.fairtrade.nl/ Website Fair Wear Foundation www.fairwear.nl/ Website van FSC-Nederland www.fscnl.org

51

Colofon Idee, tekst en samenstelling: Concern Inkoop, Bestuursdienst Amsterdam in samenwerking met de Dienst Milieu en Bouwtoezicht Vormgeving: ABC pool Drukkerij: Stadsdrukkerij Amsterdam Papier: Propoff 100% FSC

Met dank aan de mensen die zich inzetten voor duurzaam inkopen en hebben meegedacht over deze leidraad. - Expertisegroep aanbesteden Amsterdam, - Inkopers en beleidsmedewerkers van de gemeente Amsterdam, - SenterNovem Disclaimer Deze leidraad is bedoeld voor informatiedoeleinden en gebruik. De gemeente Amsterdam kan niet garanderen dat de informatie in deze leidraad 100% volledig en actueel is en aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor schade die ontstaat door gebruik van deze leidraad. In de leidraad staan links die toegang bieden tot websites die door derden worden onderhouden. De gemeente Amsterdam kan dan ook geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor de inhoud van deze gelinkte sites. Gemeente Amsterdam, December 2007

52