LAPORAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR ANEKA DI PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA
Disusun Oleh : Debi Hartanti, A.Md NIP. 19831225 201503 2 001 Peserta Diklat Prajabatan Golongan II Angkatan 4 Tahun 2015
DIKLAT PRAJABATAN GOLONGAN II KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA JAKARTA 2015
LEMBAR PENGESAHAN
JUDUL
:
LAPORAN AKTUALISASI NILAI-NILAI PROFESI PEGAWAI NEGERI SIPIL DI PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI KEMENTERIAN KETENAGAKERJAAN REPUBLIK INDONESIA
NAMA
:
DEBI HARTANTI, A.Md
NIP
:
19831225 201503 2 001
INSTANSI
:
PUSDIKLAT PEGAWAI KETENAGAKERJAAN
UNIT KERJA
:
BAGIAN TATA USAHA, SUBBAGIAN UMUM
KEMENTERIAN
Telah diseminarkan dan disahkan oleh Mentor, dan Coach pada tanggal 07 November 2015, di Gedung Pusdiklat Pegawai Kemnaker RI.
JAKARTA, 07 November 2015
MENYETUJUI, PEMBIMBING/COACH
MENTOR
IMAM SYAFI’I, S.E., M.T.
MAMAN BUDIMAN, SE
NIP. 196604191993031010
NIP. 196401041985031002
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunia-NYA sehingga Laporan Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar Profesi Pegawai Negeri Sipil (PNS) di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Ketenagakerjaan Republik Indonesia dapat tersusun dengan baik. Kegiatan aktualisasi nilai dasar bertujuan untuk memberikan kesempatan kepada CPNS untuk mengaktualisasikan nilai-nilai dasar profesi pegawai PNS. Selain memahami materi, CPNS juga dituntut agar dapat mengimplementasikan materi yang didapat selama berada dikampus, menjadi kegiatan-kegiatan nyata di unit kerja masing-masing. Proses penyusunan
laporan
karena itu kritik dan saran yang
ini masih
jauh dari kesempurnaan, oleh
membangun
sangat diharapkan untuk
memperoleh hasil yang sesuai dengan yang diharapkan.
Jakarta, 07 Desember 2015
Debi Hartanti, A.Md NIP 198312252015032001
ii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ………………………………………
i
KATA PENGANTAR
………………………………………
ii
DAFTAR ISI
………………………………………
iii
BAB I PENDAHULUAN
………………………………………
1
………………………………
1
………………………………………
2
………………………………
3
D. PROFIL LEMBAGA ………………………………………
7
A. LATAR BELAKANG B. TUJUAN
C. NILAI-NILAI ANEKA
………………………………………
11
BAB II RANCANGAN AKTUALISASI………………………...
12
E. VISI DAN MISI
A. MATRIK RANCANGAN AKTUALISASI (FORM 1) …… BAB III CAPAIAN AKTUALISASI……………………………
12 21
A. LAPORAN CAPAIAN AKTUALISASI (FORM 5) ………
21
B. MATRIKS LAPORAN AKTUALISASI (FORM 2) ………
33
C. CATATAN BIMBINGAN AKTUALISASI (FORM 3) …..
41
D. JADWAL AKTUALISASI…………………………………
42
BAB IV PENUTUP…………………………………………………
47
A. KESIMPULAN………………………………………………
47
B. RENCANA AKSI……………………………………………
47
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………
51
LAMPIRAN…………………………………………………………
iii
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang Pegawai Aparatur Sipil Negara (ASN) menurut UU ASN Nomor 5 Tahun 2014 adalah profesi bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK). Pegawai ASN adalah pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintahan dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh pejabat Pembina kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas Negara lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang-undangan. PNS memiliki peranan penting yaitu sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan publik serta pemersatu bangsa. Untuk menjalankan peranan tersebut, menurut Undang-undang ASN sosok PNS harus memiliki sikap professional, mampu memenuhi standar kompetensi dan melakukan tugasnya secara efektif dan efisien, serta mampu melaksanakan fungsinya. Dalam kenyataannya, masih banyak PNS yang belum memahami bagaimana menerapkan nilai-nilai dasar profesi PNS dalam melaksanakan tugas dan jabatannya yang disebabkan karena perilaku budaya PNS sebelumnya yang belum bisa memberi contoh untuk PNS baru dalam penyelenggaraan pemerintahan sebagai abdi masyarakat. Berlandaskan latar belakang tersebut, Lembaga Administrasi Negara (LAN) berdasarkan Peraturan Kepala LAN-RI Nomor 16 Tahun 2014 dibentuklah
sistem pembelajaran pada pendidikan dan pelatihan
(Diklat) Prajabatan Pola Baru yang bertujuan untuk membentuk PNS yang professional yaitu PNS yang karakternya dibentuk oleh nilai-nilai dasar, sehingga mampu meleksanakan tugas dan perannya secara professional sebagai pelayan publik. Nilai-nilai dasar profesi ASN tersebut yaitu: 1. Akuntabilitas ; kewajiban untuk bertanggung jawab yang memiliki tujuan akhir serta berorientasi pada hasil.
1
2. Nasionalisme; sikap yang menunjukkan rasa cinta terhadap bangsanya sendiri tetapi juga menghargai bangsa lain. 3. Etika Publik; refleksi baik/buruk, benar/salah dalam berperilaku. 4. Komitmen Mutu; melaksanakan pelayanan publik dengan berorientasi pada kualitas hasil 5. Anti Korupsi; tindakan yang dilakukan untuk memberantas segala tindak pidana korupsi. Nilai-nilai dasar tersebut diakronimkan dengan ANEKA. Kelima
nilai-nilai dasar
ANEKA
yang dibutuhkan
dalam
menjalankan tugas dan jabatan sebagai PNS dikomunikasikan melalui kuliah umum on campus selama kurang lebih 13 hari. Kemudian, dilakukan proses aktualisasi nilai dasar ANEKA dalam bentuk aktualisasi magang atau bekerja di unit kerja masing-masing off campus yang dilaksanakan selama kurang lebih 15 hari. Melalui proses pembelajaran aktualisasi ini, seluruh atau beberapa nilai dasar akan melandasi pelaksanaan setiap kegiatan peserta Diklat Prajabatan, setiap peserta harus menemukan dan mengungkapkan makna dibalik penerapan nilai-nilai dasar tersebut pada pelaksanaan setiap kegiatan yang telah dirancang oleh peserta Diklat Prajabatan ditempat tugas ataupun tempat magang. Dari Diklat Pola Baru ini, diharapkan para peserta diklat mampu menerapkan kelima nilai dasar profesi tersebut kedalam dunia kerjanya.
B.
Tujuan Tujuan dari penulisan laporan aktualisasi ini adalah : 1. Sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan aktualisasi nilai-nilai dasar profesi PNS yaitu : Akuntabilitas, Naionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA).
2
2. Diharapkan rancangan dan hasil dari laporan aktualisasi ini dapat menjadi bahan evaluasi dan penilaian untuk meningkatkan kinerja PNS di tempat kerja.
C.
Nilai-Nilai ANEKA 1. Akuntabilitas Akuntabilitas merujuk pada kewajiban setiap individu, kelompok atau institusi untuk memenuhi tanggung jawab yang menjadi amanahnya yaitu menjamin terwujudnya nilai-nilai publik, sebagai berikut : a. Mampu mengambil pilihan yang tepat dan benar ketika terjadi konflik kepentingan, antara kepentingan publik dengan kepentingan sektor, kelompok, dan pribadi b. Memiliki pemahaman dan kesadaran untuk menghindari dan mencegah keterlibatan PNS dalam politik praktis c. Memperlakukan warga secara sama dan adil dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan publik d. Menunjukan sikap dan perilaku yang konsisten dan dapat diandalkan sebagai penyelenggara pemerintahan Terdapat lima aspek penting dalam Akuntabilitas yaitu : a. Akuntabilitas adalah sebuah hubungan b. Akuntabilitas berorientasi pada hasil c. Akuntabilitas membutuhkan adanya laporan d. Akuntabilitas memerlukan konsekuensi e. Akuntabilitas memperbaiki kinerja
2. Nasionalisme Nasionalisme adalah pandangan tentang rasa cinta yang wajar terhadap bangsa dan negara, dan sekaligus menghormati bangsa lain. Fungsi PNS sebagai perekat dan pemersatu bangsa dan negara yaitu setiap pegawai PNS harus memiliki jiwa nasionalisme dan wawasan kebangsaan yang kuat, memiliki kesadaran sebagai penjaga kedaulatan
3
negara, menjadi perekat bangsa dan mengupayakan situasi damai di seluruh wilayah Indonesia, dan menjaga keutuhan NKRI. Indikator nilai-nilai dasar Nasionalisme yang harus dimiliki Pegawai Negeri Sipil terdapat dalam setiap butir sila yang ada dalam Pancasila yaitu : a. Sila I
: Nilai religius, toleransi, etos kerja, amanah, dan percaya diri.
b. Sila II
: Nilai humanis, tenggang rasa, kerjasama, saling menghormati, dan menghargai sesama, dan kesetaraan.
c. Sila III
: Nilai cinta tanah air, rela berkorban, dan tidak membedabedakan suku, ras , agama, serta golongan.
d. Sila IV
: Nilai bermusyawarah untuk mufakat dan kekeluargaan.
e. Sila V
: Adil, tidak serakah, saling tolong-menolong, dan sederhana.
PNS yang memiliki nasionalisme yang kuat adalah PNS yang melakukan hal berikut : a. Memahami dan memiliki kesadaran mengimplementasikan niali-nilai Pancasila. b. Menjalankan tugas dan fungsinya sebagai pembuat dan pelaksana kebijakan publik dalam mengaktualisasikan semangat nasionalisme dan wawasan kebangsaan yang kuat. c. Bekerja professional sebagai pelayan publik dan melayani integritas yang tinggi. d. Menjadi perpanjangan tangan negara dalam mewujudkan persatuan dan kesatuan bangsa (sebagai pemersatu bangsa).
4
3. Etika Publik Etika publik merupakan refleksi tentang standar norma, yang menentukan baik buruk, benar salah perilaku, tindakan dan keputusan untuk mengarahkan kebijakan publik dalam rangka menjalankan tanggung jawab pelayan publik. Adapun Indikator etika publik adalah: a. Memahami kode etik dan perilaku pejabat publik; b. Memahami bentuk-bentuk kode etik dan implikasinya; dan c. Mampu Menganalisis dan menilai apa yang dikerjakan dengan nilai nilai dasar etika publik. Nilai dasar dari etika publik antara lain: a.
Berintegritas : memegang teguh nilai-nilai dalam ideologi Negara Pancasila. Serta setia mempertahankan Undang-undang Dasar Negara Kesatuan Republik Indonesia tahun 1945. Serta etika profesi yang diemban oleh pelaksana tugas atau kegiatan.
b.
Netralitas : menjalankan tugas secara professional dan tidak berpihak.
c.
Kesetaraan : menciptakan lingkungan kerja yang non diskriminatif.
d.
Beretika luhur : bersikap dan bertindak sesuai norma-norma kesopanan. Selain itu juga member pelayanan kepada publik secara jujur, tanggap, cepat, akurat, berdaya guna, dan santun.
e.
Komunikatif : menghargai komunikasi, konsultasi, dan kerjasama.
4. Komitmen Mutu Komitmen mutu mengacu kepada ukuran baik buruk yang dipersepsikan oleh individu terhadap nilai suatu produk ataupun jasa. Dalam penyelenggaraan pemerintahan, mutu sering dikaitkan dengan pelayanan kepada masyarakat. Adapun Indikator komitmen mutu sebagai berikut:
5
a. Mampu memahami tindakan yang menghargai efektivitas, efisiensi, inovasi dan kinerja berorientasi mutu dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan publik; b. Menunjukan sikap perilaku kinerja kreatif dan inovatif yang berorientasi mutu dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan publik. Nilai-nilai dasar orientasi mutu dalam memberikan pelayanan publik yang prima mencakup : a. Komitmen : Mengedepankan komitmen terhadap kepuasan publik. b. Efektif dan Efisien : mengahasilkan produk/ jasa yang berkualitas tinggi, meminimalisir kesalahan, dan tidak ada pemborosan. c. Adaptasi : mampu beradaptasi dengan perubahan yang terjadi, baik berkaitan dengan pergeseran tuntutan kebutuhan publik maupun perkembangan teknologi. d. Professional : menggunakan pendekatan ilmiah dan inovatif dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan. Serta bekerja sesuai dengan aturan dan prosedur. e. Inovatif : mampu melakukan upaya perbaikan secara berkelenjutan melalui berbagai macam upaya yakni melalui pendidikan, pelatihan, pengembangan ide kreatif, dan kolaborasi.
5. Anti Korupsi Anti korupsi adalah tindakan atau gerakan yang dilakukan untuk memberantas segala tindak pidana korupsi. Menurut UU No. 31/1999 dan UU. 20/2001, terdapat 7 kelompok tindak pidana korupsi yang terdiri dari: a.
Kerugian keuangan Negara
b.
Suap menyuap
c.
Pemerasan
d.
Perbuatan curang
e.
Penggelapan dalam jabatan
6
f.
Benturan kepentingan dalam pengadaan
g.
Gratifikasi Menanamkan sikap sadar anti korupsi merupakan salah satu cara
untuk menjauhkan diri kita dari korupsi. Salah satu cara menanamkan sikap anti korupsi adalah menanamkan nilai integritas, jujur, mandiri, adil, kerja keras, peduli, tanggung jawab, disiplin,sederhana, dan berani. Adapun Indikator Anti korupsi adalah : a. Menyadari dampak perilaku dan tindak pidana korupsi bagi kehidupan diri pribadi, keluarga, masyarakat, dan bangsa; b. Mampu menjelaskan cara-cara menghindari perilaku dan tindak pidana korupsi; c. Mampu
menjelaskan
pembangunan
sistem
integritas
untuk
mencegah terjadinya korupsi di lingkungannya (kesediaan dan internalisasi); dan d. Mengaktualisasikan nilai dasar anti korupsi bagi kehidupan diri pribadi, keluarga, masyarakat, dan bangsa.
D.
Profil Lembaga 1. Sejarah Singkat Pusdiklat Pegawai Pusat Pendidikan Pelatiahan Pegawai
adalah merupakan Unit
Eselon II, yang selalu muncul keberadaannya di lingkungan Lembaga Pemerintahan yang menangani tugas pendidikan dan pelatihan Pegawai Negeri
Sipil. Sejalan dengan adanya perubahan
kelembagaan di
Indonesia, maka Lembaga yang menangani tugas Pendidikan dan Pelatihan Bidang
Ketenagakerjaan dan Ketransmigrasian selalu
mengalami perubahan. Secara hirarki diawal kemerdekaan, sektor tenaga strategis untuk menjalankan urusan kesejahteraan dan perlindungan tenaga kerja.Pada tahun 1973 Tenaga kerja bergabung dengan Transmigrasi dan Koperasi
7
(Nakertranskop). Namun sejalan dengan dengan perkembangan lembaga pemerintahan, maka pada Pelita IV tepatnya mulai tahun 1983 masingmasing berdiri sendiri sebagai Lembaga Pemerintah yang bersifat Departemen. Pada Dekade tersebut masing-masing Departemen menempatkan Pusdiklat Pegawai sebagai Unit organisasi yang mempunyai tugas mengkoordinasikan dan melaksanakan penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan bagi aparatur di lingkungan Departemen masing-masing. Tuntutan reformasi pada tahun 1999 yang berdampak susunan organisasi pemerintahan mengalami perubahan besar-besaran di masa Kabinet Persatuan Nasional.Dengan adanya rasionalisasi beberapa Departemen, maka Departemen Transmigrasi dan Permukiman Perambah Hutan (PPH) berubah menjadi Kementerian Negara Transmigrasi dan Kependudukan
dan
Mobilitas
Penduduk
(Memengtranskep
dan
BAKMP).Pada saat itu keberadaan Pusdiklat Pegawai Transmigrasi dibawah naungan Badan Administrasi Kependudukan dan Mobilitas Penduduk (BAKMP). Sedangkan sejak tahun 1983 sampai dengan tahun 2000 Departemen Tenaga Kerja tidak mengalami perubahan, dan Pusdiklat Pegawai berada di dalamnya sebagai salah satu satuan kerja unit Eselon II. Selanjutnya pada tahun 2000 dalam Kabinet Gotong Royong, Departemen Tenaga Kerja dan Kementerian Negara Transmigrasi dan Kependudukan serta Badan Admnistrasi Kependudukan dan Mobilitas Penduduk kembali digabung dalam satu Lembaga dengan Nomenklatur Departemen
Tenaga
Kerja
dan
Transmigrasi
(Depnakertrans).
Kelembagaan tersebut masih berlangsung sampai dengan terbentuknya Kabinet Indonesia Bersatu, pada bulan Nopember 2004, dan Pusdiklat Pegawai tetap sebagai satuan kerja Unit Eselon II. Dinamika perubahan dalam sejarah Lembaga Pemerintahan tersebut mencerminkan adanya opsi terbaik untuk menggabungkan Tenaga Kerja dan Transmigrasi sebagai satu sistem yang menjalankan
8
fungsi-fungsi pemerintahan dan pembangunan di bidang ketenagakerjaan dan ketransmigrasian. Berpedoman dengan hal diatas Pusdiklat Pegawai sebagai bagian yang integral dari kementerian Negara merupakan wadah untuk pembinaan
sumber
pelatihan.Diharapkan
daya
manusia
produk
melalui
keluarannya
pendidikan
dapat
dan
meningkatkan
kemampuan Kinerja aparatur dalam menopang tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan di bidang Ketenagakerjaan dan Ketransmigrasian. Karena itu pada kondisi pasca 2004 Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai bidang Ketenagakerjaan dan Ketransmigrasian menjadi Pusat Unggulan, Pusat Pengembangan dan Pusat Pemberdayaan yang menjadikan aparatur yang profesional dan kompeten. Pada tahun 2007 Pusdiklat Pegawai Depnakertrans telah mendapatkan sertifikasi ISO 9001-2000 pada tahun 2007 dan tahun 2009 telah dire-sertifikasi menjadi ISO 9001-2008 ileh IKRCS (Indah Karya Register Certivication Services). Sejak didirikan sampai saat ini Pusdiklat Pegawai masih tetap sebagai Unit Kerja Eselon II dibawah Sekretariat Jenderal, hanya mengalami
perubahan
nomenklatur
disesuaikan
nomenklatur Kementerian Ketenagakerjaan.
9
dengan
nama
Struktur Organisasi Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Ketenagakerjaan KEPALA PUSDIKLAT
K A BAG . TA TA US AH A
K A SU B A G KE PE G AW A IA N & K E U A NG A N
KASUBAG UMUM
K A B I D . P ROG R A M D A N EV A LU A SI
KABID . PE NYE LENGG ARAAN
KA SU BB ID. PROG RA M
K ASUBBID .KE PE MIMP INAN & TE K NIS
KASUBBID . EVALUASI & P E LAPO R A N
K A SU B B I D . F U NG SI O N A L & KE R J A SA MA DIKLAT
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
2. Uraian Tugas Dalam menjalankan jabatan saya sebagai Calon Statistisi Pelaksana yang di tempatkan di Sub Bagian Umum, saya di tugaskan untuk membantu dalam pengadministrasian surat-surat dan tugas-tugas yang lainnya dengan rincian kegiatan sebagai berikut: 1. Mengelola surat masuk 2. Mendistribusikan surat masuk 3. Mengelola surat keluar 4. Membuat skema penyimpanan arsip surat
10
5. Melakukan Penyimpanan arsip surat 6. Membuat rekapitulasi surat masuk dan surat keluar 7. Membuat laporan Kegiatan bulanan Sub Bagian Umum 8. Membantu penginputan data inventaris Barang Milik Negara yang
akan dilakukan penghapusan
E.
Visi dan Misi Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Ketenagakerjaan 1. VISI Mewujudkan Pusdiklat Pegawai sebagai : -
Center of Excelent (Pusat Percontohan)
-
Center of Development (Pusat Pengembangan)
-
Center of Empowerment (Pusat Pemberdayaan dan Pelatihan)
Dibidang ketenagakerjaan dalam rangka mendukung kebijakan dan program ketenagakerjaan. 2. MISI a. Meningkatkan
kualitas
dan
produktivitas
PNS
dibidang
ketenagakerjaan b. Meningkatkan koordinasi dan fasilitasi penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan pegawai c. Meningkatkan kualitas sumber daya pengelola dan pelatihan d. Meningkatkan penyelenggaraan diklat berbasis kompetensi
3. Nilai-Nilai Organisasi a.
Kejujuran
b.
Keterbukaan
c.
Kebersamaan
d.
Kerjasama
e.
Profesionalisme
11
BAB II RANCANGAN AKTUALISASI ( FORMULIR 1)
NAMA
: Debi Hartanti, A.Md
NIP
: 19801225 201503 2 001
INSTANSI
: Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
JABATAN
: Calon Statistisi Pelaksana
TUGAS
: 1.
Mengelola surat masuk
2.
Mendistribusikan surat masuk
3.
Mengelola surat keluar
4.
Membuat skema penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar
5.
Melakukan Penyimpanan surat
6.
Membuat rekapitulasi surat masuk dan surat keluar
7.
Membuat laporan Kegiatan bulanan Sub Bagian Umum
12
NO 1 1.
KEGIATAN 2 Mengelola Surat Masuk
TAHAPAN KEGIATAN 3 1. Menerima surat masuk
HASIL KEGIATAN
4 Saya akan menerima surat masuk dari pengantar surat dengan sopan dan ramah. Dalam penerimaan surat tersebut saya tidak membeda-bedakan dari mana asal pengantar surat. 2. Memilah atau Saya akan membaca dengan teliti dan melakukan memilah tujuan surat. Sehingga antara surat pemisahan surat pribadi dan surat dinas tidak akan dinas dan surat tercampur. pribadi 3. Mencatat Saya akan mencatat nomor, tanggal, bulan, nomor, tanggal, tahun dan perihal pada kartu kendali dengan bulan, bulan rapi kemudian ditempel pada surat sebagai tahun, perihal bukti bahwa surat sudah tercatat. pada kartu Kemudian surat dicatat dalam buku prosedur kendali dan alur surat masuk dengan rapi dan sesuai buku prosedur prosedur agar memudahkan dalam pencarian alur surat-surat apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. 4. Memfotocopy Surat masuk akan saya fotocopy untuk arsip, surat masuk ditempat fotocopy kantor dengan meminta sebagai arsip bon foto kopi karena semua tagihan untuk dan diantar ke fotocopy di tanggung oleh kantor agar tidak Kabag Tata ada penyalahgunaan.
13
NILAI-NLAI DASAR 5 Etika Publik, Nasionalisme
Akuntabilitas
Komitmen Mutu
Anti Korupsi, Etika Publik, Nasionalisme
KONTRIBUSI TERHADAP VISI-MISI 6 Mengelola surat masuk dengan baik akan mendukung misi Pusdiklat Kemnaker dalam meningkatkan kualitas dan produktivitas PNS dibidang ketenagakerjaan dapat terwujud.
PENGUATAN NILAI-NILAI ORGANISASI 7 Dengan mengelola surat masuk dengan baik maka nilai profesionalisme Pusdiklat Kemnaker dapat terpenuhi.
Usaha untuk dikoreksi
5. Menyerahkan surat masuk yang telah diparaf kepada sekretaris Kepala Pusdiklat
2
Mendistribusik 1. Menerima an surat disposisi surat masuk masuk dari Kepala Pusdiklat 2. Membaca disposisi surat
Menyerahkan surat masuk yang berpengantar ke Kabag Tata Usaha dengan ramah dan sopan, untuk dikoreksi dan di paraf. Saya akan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar agar mudah dipahami oleh atasan. Saya akan mengantarkan surat masuk yang telah diparaf oleh Kabag TU kepada sekretaris Kepala Pudiklat dengan ramah dan sopan. Saya akan meminta Sekretaris Kapusdiklat untuk menandatangani tanda terima surat sebagai bukti bahwa surat sudah di terima dengan menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar agar tidak terjadi slah persepsi. Saya akan menerima disposisi surat dari Sekretaris Kepala Pusdiklat dengan sopan dan ramah.
Saya akan membaca dengan teliti kemana disposisi surat ditujukan agar tidak terjadi
14
Etika Publik, Nasionalisme
Etika Publik
Komitmen mutu
Kegiatan mendistribusikan surat masuk dengan baik maka kita akan mendukung misi Pusdiklat Kemnaker dalam meningkatkan
Dengan mendistribusikan surat masuk dengan baik maka nilai profesionalisme, dan kerjasama Pusdiklat
masuk 3. Menggandakan surat masuk sesuai disposisinya 4. Menempelkan tanda terima surat 5. Mendistribusik an surat masuk sesuai disposisi
3
Mengelola surat keluar
1. Menerima surat keluar dari subbagian lain rangkap dua
2. Memberi nomor surat
kesalahan dalam pendistribusian. Saya akan menggandakan surat masuk sesuai dengan disposisinya.
Saya akan menempelkan tanda terima surat pada salah satu fotocopy surat dengan benar yang nantinya akan dijadikan sebagai arsip dan distempel sesuai tujuan disposisi surat. Saya akan mendistribusikan surat masuk sesuai dengan disposisi surat yang dituju tanpa membedakan-bedakan siapa penerima surat. Saya akan meminta dengan sopan kepada penerima surat untuk menandatangani tanda terima surat sebagai bukti. Saya akan menerima surat keluar yang sudah ditanda tangani pimpinan dari subbagian lain dengan ramah dan sopan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar agar tidak terjadi kesalahpahaman. Saya akan membaca dengan teliti dan cermat untuk mengetahui jenis surat keluar
15
Akuntabilitas
kualitas dan produktivitas PNS dibidang ketenagakerjaan.
Kemnaker dapat terpenuhi.
Kegiatan mengelola surat keluar dengan baik maka akan mendukung misi Pusdiklat Kemnaker dalam meningkatkan kualitas dan produktivitas PNS
Dengan mengelola surat keluar dengan baik maka nilai profesionalisme Pusdiklat Kemnaker dapat terpenuhi.
Akuntabilitas
Nasionalisme, Etika Publik
Etika Publik, Nasionalisme
Komitmen Mutu,
4
Membuat skema penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar
3. Mencatat surat keluar pada buku prosedur alur surat keluar 1. Menerima arsip surat dari pengdministrasi an umum 2. Membaca dan memilah arsip surat 3. Menuliskan skema (lokasi penyimpanan) berdasarkan klasifikasi, indeks, kode arsip pada arsip surat.
apa yang dimintakan nomor surat. Saya akan memberi nomor pada surat keluar sesuai jenis surat berdasar tata naskah penulisan surat yang benar. Saya akan mencatat arsip surat keluar pada buku prosedur alur surat sesuai dengan jenis suratnya dengan lengkap dan jelas.
Akuntabilitas
Saya akan menerima arsip surat dari pengadministrasian umum dengan ramah dan sopan.
Etika Publik
Saya akan membaca dengan cermat arsip surat yang saya terima. Saya dengan teliti memilah arsip surat. Saya akan menuliskan skema (lokasi Penyimpanan) berdasarkan klasifikasi, indeks, kode arsip pada arsip surat dengan rapi dan terperinci.
Akuntabilitas
16
dibidang ketenagakerjaan.
Akuntabilitas,
Akuntabilitas
Dengan membuat skema penyimpanan arsip surat masuk maka kita akan mudah melakukan pencarian arsip surat bila dibutuhkan sehingga misi Pusdiklat Kemnaker dalam meningkatkan kualitas dan produktivitas PNS dibidang ketenagakerjaan dapat terwujud.
Dengan membuat skema penyimpanan surat masuk dengan baik maka nilai profesionalisme Pusdiklat Kemnaker dapat terpenuhi.
5
Melakukan Penyimpanan arsip surat
4. Mencatat pada Buku Prosedur Alur Surat.
Surat masuk yang telah di tulis skema surat akan saya catat pada Buku Prosedur Alur Surat dengan rapi dan terperinci.
Akuntabilitas
1. Memilah surat yang sudah di buatkan skema penyimpanan
Saya akan membaca dengan teliti dan sabar skema surat yang di tulis pada arsip surat. Saya akan memilah arsip surat yang sudah di beri skema surat dengan meminta bantuan teman. Saya akan memasukkan arsip surat ke dalam odwner dengan rapi dan penuh semangat. Saya akan mengajak rekan kerja untuk membantu dalam memasukkan surat dalam odwner. Odwner-odwner yang telah diisi arsip surat akan saya masukkan ke dalam rak penyimpanan arsip sesuai dengan skema dan folder yang telah ditentukan dengan rapi untuk memudahkan pencarian arsip surat.
Akuntabilitas, Nasionalisme
Saya akan membaca buku prosedur alur surat masuk maupun surat keluar dengan teliti dan cermat.
Akuntabilitas
2. Memasukkan surat ke dalam odwner sesuai dengan skema 3. Memasukkan odwner surat ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan folder penyimpanan 6.
Membuat rekapitulasi surat masuk
1. Membaca buku prosedur alur surat masuk
17
Akuntabilitas, Nasionalisme
Komitmen mutu
Dengan melakukan penyimpanan surat dengan baik dan teratur maka akan memudahkan dalam pengelolaan kearsipan suratnya sehingga misi Pusdiklat Kemnaker dalam meningkatkan kualitas dan produktivitas PNS dibidang ketenagakerjaan dapat terwujud.
Dengan melakukan penyimpanan surat dengan baik maka nilai profesionalisme, kejujuran Pusdiklat Kemnaker dapat terpenuhi.
Dengan membuat rekapitulasi surat masuk dan surat
Dengan membuat membuat rekapitulasi surat
dan surat keluar untuk pembuatan laporan bulanan
7.
Membuat laporan Kegiatan bulanan Sub Bagian Umum
dan surat keluar 2. Menghitung jumlah surat masuk dan surat keluar 3. Merekap jumlah surat masuk dan surat keluar
4. Menyampaikan hasil rekap surat untuk bahan laporan bulanan 1. Menerima Perintah atasan untuk membuat laporan kegiatan bulanan sub bagian umum
Setelah membaca buku prosedur alur surat masuk maupun surat keluar saya akan menghitung dengan teliti jumlah surat yang masuk dan keluar selama satu bulan. Setelah mendapat jumlah surat yang masuk maupun surat yang keluar selanjutnya saya akan merekap jumlahnya dan menuliskannya dibagian bawah setelah surat yang terakhir masuk maupun keluar pada bulan yang direkap dengan efektif. Saya akan menyampaikan hasil rekap jumlah surat masuk maupun surat keluar kepada pegawai yang menyusun laporan bulanan dengan sopan dan ramah.
Akuntabilitas
Saya akan mendengarkan perintah atasan dengan cermat dan sepenuh hati. Saya akan menerima dan melaksanakan perintah dengan hormat, sopan dan tanpa tekanan.
Etika Publik, Akuntabilitas
18
Komitmen Mutu
keluar maka semua kegiatan persuratan akan terkontrol sehingga misi Pusdiklat Kemnaker dalam meningkatkan kualitas dan produktivitas PNS dibidang ketenagakerjaan dapat terwujud.
masuk dan surat keluar dengan baik maka nilai profesionalisme, kejujuran Pusdiklat Kemnaker dapat terpenuhi.
Dengan membuat laporan kegiatan bulanan subbagian umum maka dapat diketahui seberapa banyak kegiatan yang dilakukan selama satu bulan
Dengan membuat laporan kegitan bulanan dengan baik maka nilai profesionalisme, keterbukaan, kerjasama Pusdiklat
Etika Publik
2. Melakukan pendataan kegiatan bulanan
3. Mengetik data kegiatan yang sudah dikumpulkan
4. Mencetak hasil laporan
5. Meminta pengesahan
Saya akan menanyakan kegiatan apa saja yang dilakukan selama satu bulan kepada masing-masing koordinator kegiatan di subbag umum pusdiklat dengan ramah dan sopan. Saya tidak akan membeda-bedakan jabatan dan pangkat pegawai yang ditunjuk sebagai koordinator kegiatan dan menggunakan bahasa yang baik dan benar agar tidak terjadi kesalah pahaman. Setelah data terkumpul saya akan segera mengetik dengan memanfaatkan sumber daya milik Negara seperti Komputerdengan sebaik-baiknya. Saya akan memanfaatkan waktu seefektif mungkin untuk menyelesaikan laporan. Saya akan melakukan pengecekan ulang sebelum mencetak hasil laporan dengan teliti. Saya akan mencetak hasil laporan sesuai kebutuhan agar tidak terjadi pemborosan kertas. Setelah laporan dicetak kemudian saya akan meminta meminta tanda tangan kasubbag
19
Nasionalisme, Etika Publik
Akuntabilitas, Komitmen mutu
Komitmen mutu, Anti Korupsi
Akuntabilitas
sehingga misi Pusdiklat Kemnaker dalam meningkatkan kualitas dan produktivitas PNS dibidang ketenagakerjaan dapat terwujud.
Kemnaker dapat terpenuhi.
kepada Kasubbag Umum 6. Menyerahkan laporan kegiatan ke bagian Evaluasi dan Pelaporan
umum dengan sopan dan ramah.
Saya akan menyerahkan laporan kegiatan bulanan di Subbag. Umum lebih cepat dari waktu yang telah di tetapkan ke Subbagian Evaluasi dan Pelaporan. Saya akan menyerahkan laporan kegiatan bulanan dengan ramah dan sopan.
20
Komitmen mutu, Etika Publik
BAB III CAPAIAN AKTUALISASI
A.
Laporan Capaian Aktualisasi Nilai-nilai profesi Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang terdiri dari Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA) yang telah dipelajari selama Diklat Prajabatan Pola Baru harus diterapkan dalam setiap kegiatan atau lingkungan
kerja.
Penerapan
nilai-nilai
tugas yang dilakukan di tersebut
bertujuan
untuk
meningkatkan kualitas pelayanan publik dan kinerja ASN sehingga tidak hanya sekedar melaksanakan kebijakan atau tugas tetapi juga memberikan tambahan makna bagi setiap kegiatan. Hal ini sangat bermanfaat untuk meningkatkan citra diri dan wibawa PNS dalam pandangan masyarakat sehingga berdampak pada hilangnya sikap apatisme dan skeptis masyarakat terhadap kinerja PNS. Kegiatan yang telah saya buat dalam rancangan aktualisasi kemudian saya terapkan selama aktualisasi kurang lebih 15 hari di Subbagian Umum Pusdiklat Kemnaker. Dalam aktualisasi tersebut ada tambahan kegiatan yang saya lakukan karena ada perintah dari atasan saya dan telah mendapat persetujuan mentor serta saya warnai dengan nilai-nilai ANEKA sehingga kegiatan tersebut menjadi: 1.
Mengelola surat masuk dengan penuh tanggung jawab, kecermatan, ketelitian.
2.
Mendistribusikan surat masuk sesuai disposisi surat.
3.
Mengelola surat keluar.
4.
Membuat skema penyimpanan arsip surat.
5.
Melakukan penyimpanan arsip surat.
6.
Membuat rekapitulasi surat masuk dan surat keluar untuk pembuatan laporan bulanan.
7.
Membuat laporan kegiatan subbagian umum.
8.
Membantu penginputan Barang Milik Negara yang akan dihapuskan.
21
KEGIATAN
1
: Mengelola surat masuk
TANGGAL PELAKSANAAN
: 16 November s/d 17 November 2015
LAMPIRAN
: Foto dan Fotocopy surat masuk
Dalam mengelola surat masuk, langkah pertama yang saya lakukan adalah menerima surat masuk yang datang. Saya menerima surat masuk dengan ramah dan sopan. Saya tidak membeda-bedakan darimana asal pengantar surat. (Etika Publik, Nasionalisme) Selanjutnya saya membaca dan memilah surat dengan cermat dan teliti berdasarkan tujuannya. Surat masuk saya bedakan mana yang surat pribadi dan surat dinas. Tujuannya agar tidak tercampur antara surat tersebut. Surat dinas saya proses untuk di disposisi oleh pimpinan, sedangkan surat pribadi akan langsung saya berikan kepada penerima surat. Dalam tahap ini saya menerapkan nilai Akuntabilitas. Saya membuka surat dengan hati-hati. Setelah itu saya membaca isi surat dan mencatat nomor, tanggal, bulan, tahun, perihal surat masuk pada kartu kendali. Kemudian saya mencatatnya di buku prosedur alur surat masuk dengan rapi dan terperinci. Dengan melakukan pencatatan dengan rapi dan terperinci menunjukkan nilai Komitmen Mutu. Surat masuk saya fotocopy untuk arsip, dengan meminta bon fotocopy. Tujuannya agar tidak terjadi penyalahgunaan, karena pembayaran dilakukan oleh bendahara kantor. Selanjutnya saya menyerahkan surat masuk yang berpengantar ke Kabag Tata Usaha dengan ramah dan sopan, untuk dikoreksi dan di paraf. Sikap ramah dan sopan menunjukkan nilai Etika Publik terhadap pimpinan. Meminta bon fotocopy menujukkan nilai Anti Korupsi. Setelah surat masuk di koreksi oleh Kabag TU, kemudian saya menyerahkannya kepada Sekretaris Kepala Pusdiklat dengan sopan. Saya menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar yang bertujuan untuk menghindari perbedaan persepsi maupun bahasa yang kurang pantas. Dengan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar menunjukkan rasa Nasionalisme kita.
22
Manfaat Terlaksananya kegiatan mengelola surat masuk dengan nilai-nilai Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi akan mewujudkan profesionalisme, keterbukaan dan kerja sama antar unit kerja dalam lingkungan Pusdiklat Pegawai Kementerian Ketenagakerjaan. Mengelola surat masuk dengan cermat dapat memudahkan pimpinan untuk mengecek surat-surat yang masuk. Manfaat lainnya akan memudahkan sub bagian lain mendapatkan informasi dari surat masuk tersebut. Selain itu, dengan menerapkan nilai-nilai ANEKA juga telah mendukung misi Pusdiklat Kemnaker dalam meningkatkan kualitas dan produktivitas PNS dibidang ketenagakerjaan.
KEGIATAN
2
: Mendistribusikan Surat Masuk.
TANGGAL PELAKSANAAN : 18 November 2015 LAMPIRAN
: Foto dan Fotocopy lembar disposisi terlampir
Kegiatan kedua yang saya lakukan adalah mendistribusikan surat masuk. Tahapan pertama yang saya lakukan pada kegiatan kedua adalah menerima disposisi Kepala Pusdiklat. Disposisi surat masuk diserahkan oleh Sekretaris Kapusdiklat dan saya terima dengan ramah serta sopan. Sikap ramah dan sopan mencerminkan nilai Etika Publik. Disposisi surat masuk yang saya terima, kemudian saya baca dengan teliti dan cermat. Tujuannya agar tidak terjadi kesalahan pendistribusian. Dalam kegiatan ini mengedepankan nilai Akuntabilitas. Selanjutnya surat masuk saya gandakan atau difotocopy sesuai dengan disposisinya. Saya akan meminta bon fotocopy agar tidak terjadi penyelewengan jumlah tagihan yang harus dibayarkan oleh kantor. Hal ini menunjukkan nilai Anti Korupsi. Tahapan selanjutnya saya menempelkan tanda terima surat yang disebut lembar pengarah dokumen pada salah satu fotocopy surat dengan benar dan tepat. Surat masuk yang telah ditempel tanda terima kemudian di stempel sesuai dengan
23
tujuan disposisi yang nantinya akan dijadikan sebagai arsip. Dalam tahapan ini saya mengedepankan nilai Akuntabilitas Tahap terakhir dalam kegiatan ini saya mendistribusikan surat masuk sesuai disposisinya dan meminta penerima surat untuk menandatangani tanda terima dengan sopan dan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar untuk menghindari kesalahpahaman. Hal ini menunjukkan sikap Nasionalisme. Manfaat Dengan penerapan nilai-nilai dasar ANEKA dalam mendistribusikan surat masuk dapat menghindari keterlambatan subbagian lain untuk mendapatkan informasi yang disampaikan dalam surat masuk tersebut. Manfaat bagi pimpinan dengan menerapkan nilai-nilai dasar ANEKA dalam mendistribusikan surat dapat memberikan informasi kepada pimpinan dengan cepat. Manfaar lainnya dapat meningkatkan profesionalisme dan kejujuran pegawai/pengelola. Kemudian dengan adanya nilai Etika Publik dapat menciptakan kerja sama dan keterbukaan antar unit kerja dalam lingkup kerja Pusdiklat Pegawai dalam mendukung kelancaran pendistribusian surat masuk. Pada akhirnya manfaat lain yang juga dirasakan yaitu adanya efisiensi dan efektivitas dalam penggunaan sumber daya dan pemanfaatannya (Komitmen Mutu) serta menciptakan rasa kepedulian terhadap penggunaan bahasa Indonesia yang baku/formal dalam berkomunikasi dengan pegawai lain menunjukkan adanya nilai Nasionalisme.
KEGIATAN
3
: Mengelola surat keluar.
TANGGAL PELAKSANAAN : 19 November 2015 LAMPIRAN
: Foto dan Fotocopy surat keluar terlampir
Selain surat masuk, di subbagian umum juga melayani atau mengelola surat keluar. Tahapan yang saya lakukan dalam mengelola surat keluar yang pertama adalah saya menerima surat keluar yang sudah ditanda tangani pimpinan dari subbagian lain dengan ramah dan sopan. Sikap ini menunjukkan nilai Etika Publik dalam melayani pegawai dari subbagian lain. Saya juga menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar ketika berkomunikasi dengan pegawai yang
24
mengantar surat keluar agar tidak terjadi kesalahpahaman. Hal ini menunjukkan nilai Nasionalisme. Surat keluar saya baca dengan teliti dan cermat untuk mengetahui jenis surat keluar apa yang dimintakan nomor surat. Setelah mengetahui jenis surat keluar, saya memberi nomor pada surat keluar sesuai tata naskah penulisan surat yang benar. Sikap teliti dan cermat merupakan penerapan nilai aneka yaitu Akuntabilitas. Setelah surat saya beri nomor kemudian surat tersebut saya catat ke dalam buku alur surat keluar secara rapi dan berurutan. Pencatatan ini dilakukan untuk menghidari kesulitan dalam pencarian surat apabila sewaktu-waktu di butuhkan. Dalam tahapan ini menunjukkan nilai komitmen mutu dalam pengelolaan surat masuk Manfaat Surat keluar yang kita kelola dengan menerapkan nilai-nilai ANEKA akan membuat kita lebih teliti dan cermat dalam penulisan nomor surat. Bagi pimpinan dengan terkelolanya surat keluar dengan baik akan memudahkan dalam melakukan
pengawasan dalam persuratan. Bagi subbagian lain dengan
pengelolaan surat keluar dapat memudahkan mereka untuk mendapatkan nomor surat. Terwarnainya nilai-nilai Etika Publik, Nasionalisme, dan Akuntabilitas dalam kegiatan mengelola surat keluar dapat meningkatkan profesionalisme dan kejujuran pegawai pada saat melaksanakan tugasnya di unit kerja. Selain itu dengan pengelolaan surat keluar yang baik akan memudahkan kita dalam pengarsipan surat dan akan mengurangi kemungkinan surat hilang.
25
KEGIATAN
4
: Membuat skema penyimpanan arsip surat
TANGGAL PELAKSANAAN : 20 November 2015 LAMPIRAN
: Foto, Fotocopy arsip surat masuk maupun surat keluar yang sudah tertulis skema penyimpanan, fotocopy buku Alur Surat Masuk.
Arsip surat sebelum dilakukan penyimpanan, terlebih dahulu di buat skema penyimpanannya. Tahap pertama yang dilakukan adalah saya mengumpulkan semua arsip surat yang akan dibuat skema baik surat masuk maupun surat keluar dari pengadministrasian umum dengan cepat dan tidak menunda-nunda waktu. Tahapan ini mengedepankan nilai aneka Akuntabilitas. Saya membaca dengan cermat arsip surat yang sudah saya kumpulkan untuk mengetahui isi surat tersebut. Saya dengan teliti memilah arsip surat sesuai dengan isi surat dan jenis surat, untuk memudahkan dalam pembuatan skema penyimpanan surat. Tahapan ini mencerminkan nilai Akuntabilitas. Setelah arsip surat terpisah-pisah sesuai isi dan jenisnya kemudian saya menuliskan skema (lokasi Penyimpanan) berdasarkan klasifikasi, indeks, kode arsip dengan rapi dan terperinci untuk memudahkan dalam penyimpanan. Tahapan
kegiatan
ini
mengedepankan
nilai
Komitmen
mutu
dalam
melaksanakan tugas. Skema surat yang sudah saya tuliskan pada arsip surat kemudian saya catat ke dalam Buku Prosedur Alur Surat Masuk dengan rapi dan terperinci. Pencatatan ini dilakukan untuk mengendalikan penyimpanan arsip surat. Dalam tahapan ini mencerminkan nilai Komitmen Mutu. Manfaat Membuat skema penyimpanan surat dengan menerapkan nilai-nilai ANEKA akan memudahkan dalam penyimpanan surat. Bagi pimpinan dan subbagian lain dapat memudahkan dalam pencarian arsip surat. Implementasi nilai-nilai Akuntabilitas dan Komitmen Mutu dalam kegiatan membuat skema penyimpanan arsip surat ini bertujuan untuk menjaga profesionalime dan kejujuran pegawai dalam melaksanakan tugas dan wewenang dalam organisasi.
26
KEGIATAN 5
: Melakukan Penyimpanan arsip surat
TANGGAL PELAKSANAAN
: 22 November 2015
LAMPIRAN
: Foto ketika melakukan penyimpanan, foto filing atau rak penyimpanan
Arsip surat yang sudah ditulis skema surat akan dilakukan penyimpanan. Saya membaca dengan teliti dan sabar skema surat yang telah di tuliskan pada arsip surat. Saya memilah surat yang sudah di beri skema surat berdasarkan jenis suratnya dengan meminta bantuan teman yang bisa membantu agar pekerjaan cepat selesai. Dalam tahapan ini saya mengedepankan nilai Akuntabilitas dan Nasionalisme. Saya memasukkan arsip surat yang sudah di pilah-pilah berdasar jenis surat ke dalam odwner dengan rapi dan penuh semangat. Saya mengajak rekan kerja untuk membantu dalam memasukkan surat dalam odwner. Nilai ANEKA yang tercermin dalam tahap ini adalah Akuntabilitas Odwner-odwner yang telah diisi arsip surat saya masukkan ke dalam rak penyimpanan arsip sesuai dengan skema dan folder yang telah ditentukan dengan rapi untuk memudahkan pencarian arsip surat. Saya kerjakan dengan penuh rasa tanggung jawab dan dengan penuh semangat. Hal ini sesuai dengan nilai ANEKA yaitu Akuntabilitas. Manfaat Melakukan penyimpanan arsip surat
dengan menerapkan nilai-nilai dasar
ANEKA bermanfaat untuk menjaga kerapian dan ketertiban pengarsiban surat. Bagi pimpinan akan memudahkan pencarian arsip surat karena tempat penyimpanan yang teratur dan rapi. Adanya nilai Akuntabilitas
dan
Nasionalisme dalam kegiatan melakukan penyimpanan arsip surat dapat meningkatkan profesionalisme pegawai. Manfaat lain yang dirasakan yaitu meningkatkan kualitas dan produktivitas PNS di bidang ketenagakerjaan.
27
KEGIATAN 6
: Membuat rekapitulasi surat masuk dan surat keluar untuk pembuatan laporan bulanan
TANGGAL PELAKSANAAN
: 30 November 2015
LAMPIRAN
: Foto dan Fotocopy hasil rekapitulasi surat masuk dan surat keluat
Setiap akhir bulan surat-surat yang telah masuk dibagian umum baik surat masuk maupun surat keluar akan direkap untuk mengetahui jumlahnya. Saya membaca buku prosedur alur surat masuk maupun surat keluar dengan teliti dan cermat. Setelah membaca buku prosedur alur surat masuk maupun surat keluar, saya menghitung dengan teliti jumlah surat yang masuk dan keluar selama satu bulan. (Akuntabilitas) Setelah mendapat jumlah surat yang masuk maupun surat yang keluar selanjutnya saya merekap jumlahnya dan mengetiknya menggunakan komputer dengan efektif dan efisien. Sikap ini menunjukkan Komitmen mutu dalam menyelesaikan pekerjaan. Langkah selanjutnya adalah saya mencetak rekapitulasi surat yang telah saya ketik dengan menggunakan kertas seefisien mungkin tanpa membuat kesalahan untuk menghindari pemborosan kertas. Dalam tahap ini saya mengedepankan nilai Komitmen Mutu dalam mencetak rekapitulasi surat. Saya menyampaikan hasil rekapitulasi jumlah surat masuk maupun surat keluar kepada pegawai yang menyusun laporan bulanan dengan sopan dan ramah. Sikap ini menunjukkan nilai Etika Publik dengan sesama pegawai. Manfaat Dengan membuat rekapitulasi surat masuk dan surat keluar untuk pembuatan laporan bulanan dengan menerapkan nilai Akuntabilitas, Komitmen Mutu, dan Etika Publik maka profesionalisme, kerja sama, dan keterbukaan sesama pegawai dapat terwujud. Manfaat lainnya adalah dapat melancarkan pembuatan laporan bulanan. Bagi pimpinan kegiatan ini dapat bermanfaat untuk memudahkan pengecekan surat yang masuk maupun surat yang keluar.
28
KEGIATAN 7
: Membuat laporan Kegiatan bulanan Sub Bagian Umum
TANGGAL PELAKSANAAN : 1 s/d 2 Desember 2015 LAMPIRAN
: Foto dan Fotocopy laporan kegiatan bulanan Sub Bagian Umum Bulan Desember
Setiap awal bulan saya diperintahkan untuk menyusun laporan kegiatan bulanan Subagian Umum. Pada tanggal 1 Desember saya diperintahkan oleh Kasubbag Umum untuk segera menyusun laporan tersebut. Saya mendengarkan perintah atasan dengan cermat dan sepenuh hati. Sikap ini menunjukkan nilai Akuntabilitas dalam bekerja. Saya menerima dan melaksanakan perintah dengan hormat, sopan dan tanpa tekanan. Dalam hal ini saya mengedepankan nilai Etika Publik dalam menerima perintah atasan. Saya akan menanyakan kegiatan yang dilakukan selama satu bulan kepada masing-masing koordinator kegiatan di Subbag Umum Pusdiklat dengan ramah dan sopan. Saya akan bekerjasama dengan pegawai lain agar laporan kegiatan bulanan ini bisa tersusun dengan baik. Ketika menanyakan apa saja yang dilakukan oleh masing-masing koordinator saya tidak akan membeda-bedakan jabatan dan pangkat pegawai yang ditunjuk sebagai koordinator kegiatan dan menyampaikan maksud saya menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar agar tidak terjadi kesalahpahaman. Dalam tahapan ini saya mengedepankan nilai Nasionalisme. Setelah data terkumpul saya akan segera mengetik dengan menggunakan komputer yang telah disediakan di kantor. Saya memanfaatkan waktu seefektif mungkin untuk menyelesaikan laporan dan menyelesaikan laporan tersebut sebelum waktu pengumpulan berakhir. Maksimal pengumpulan laporan kegiatan adalah setiap tanggal 5 setiap bulannya. Saya menyelesaikannya tanggal 2 Desember 2015. Dalam tahapan ini saya mengedepankan Komitmen Mutu dalam menyelesaikan tugas. Saya melakukan pengecekan ulang sebelum mencetak hasil laporan dengan teliti. Saya mencetak hasil laporan sesuai kebutuhan agar tidak terjadi pemborosan
29
kertas. Sikap ini menerapkan nilai Komitmen Mutu. Setelah laporan dicetak kemudian saya meminta tanda tangan kasubbag umum dengan sopan dan ramah. Nilai aneka yang saya terapkan dalam tahapan ini adalah Akuntabilitas dan Etika Publik. Saya menyerahkan laporan kegiatan bulanan di Subbag. Umum lebih cepat dari waktu yang telah di tetapkan ke Subbagian Evaluasi dan Pelaporan dan dengan ramah dan sopan. Tahapan yang terakhir ini saya mengedepankan nilai Etika Publik dengan pegawai dari subbagian lain. Manfaat Membuat laporan kegiatan bulanan subbagian umum dengan menerapkan nilai Akuntabilitas, Etika Publik, Nasionalisme, dan Komitmen Mutu memiliki manfaat melancarkan proses pembuatan laporan bulanan pusdiklat yang dilaksanakan oleh bagian pelaporan dan evaluasi. Bagi pimpinan yang dalam hal ini adalah Kasubbag Umum Pusdiklat dapat mengetahui dan mengevaluasi kegiatan yang dilakukan selama satu bulan di subbagian umum. Hal ini juga dapat menciptakan sikap profesionalisme, dan kerjasama diantara sesama pegawai pusdiklat. Dan juga dapat mewujudkan misi Pusdiklat dalam meningkatkan kualitas dan produktivitas PNS dibidang ketenagakerjaan.
30
KEGIATAN
8
: Membantu penginputan data Barang Milik Negara yang akan di lakukan penghapusan
TANGGAL PELAKSANAAN
: 23 November s/d 27 November 2015
LAMPIRAN
: Foto dan Fotocopy hasil input data,
Selama pelaksanaan aktualisasi di sub bagian umum Pusdiklat, saya mendapatkan tambahan kegiatan yang diberikan oleh atasan. Saya diperintahkan oleh Kabag Tata Usaha untuk membantu penginputan data barang milik negara yang akan dilakukan penghapusan. Saya mendengarkan perintah atasan dengan cermat dan seksama. Saya menerima perintah atasan dengan baik dan sopan. Saya mengedepankan nilai Akuntabilitas dan Etika Publik dalam menerima perintah atasan. Tahap selanjutnya saya menerima data barang milik negara dari bagian pengelola barang milik negara dengan sopan. Saya membaca dengan cermat dan teliti data tersebut serta menandai data barang yang rusak berat dengan menggunakan stabilo. Saya mengedepankan nilai Akuntabilitas dalam tahapan ini. Data yang sudah ditandai dengan stabilo kemudian saya input di komputer dengan menggunakan program excel yang sebelumnya sudah saya persiapkan kolom-kolomnya. Saya mengisi kolom-kolom tersebut dengan cermat dan hatihati sesuai data yang ada. Sikap cermat dan hati-hati mencerminkan nilai Akuntabilitas. Setelah semua data masuk kemudian saya teliti kembali dengan sabar apakah ada kesalahan penginputan atau tidak. Selanjutnya data tersebut saya cetak dengan menggunakan kertas yang telah disediakan di kantor dan mengunakannya seefisien mungkin agar tidak terjadi pemborosan kertas dan tinta. ( Akuntabilitas, Komitmen Mutu). Menyerahkan hasil cetakan kepada pimpinan, dalam hal ini adalah Kabag Tata Usaha dengan sopan dan ramah untuk di periksa. Saya menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar agar bisa di pahami oleh pimpinan. Sikap ini menunjukkan nilai Etika Publik dan Nasionalisme.
31
Manfaat Membatu penginputan data Barang Milik Negara yang akan dilakukan penghapusan dengan menerapkan nilai Akuntabilitas, Etika Publik, dan Komitmen Mutu merupakan wujud nyata dari sikap profesionalisme dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab di unit kerja. Membantu penginputan data Barang Milik Negara yang dihapuskan ini dapat melancarkan rencana penghapusan yang akan dilaksanakan oleh Pusdiklat. Dengan diinputnya data BMN yang akan dihapuskan akan memberikan informasi seberapa jauh rencana penghapusan dilaksanakan. Serta dapat meningkatkan kualitas dan produktivitas PNS dibidang ketenagakerjaan.
32
B. MATRIK LAPORAN AKTUALISASI
No 1 1
KEGIATAN / TAHAPAN KEGIATAN
HASIL KEGIATAN
2 Mengelola Surat Masuk Surat Masuk Menerima surat masuk
Memilah atau melakukan pemisahan surat dinas dan surat pribadi Mencatat nomor, tanggal, bulan, bulan tahun, perihal pada kartu kendali dan buku prosedur alur surat masuk Memfotocopy surat masuk sebagai arsip dan diantar ke Kabag Tata Usaha untuk dikoreksi
NILAINILAI DASAR ANEKA 4 Etika Publik, Nasionalisme
3
Saya menerima surat dari pengantar surat dengan sopan dan ramah dan tidak membeda-bedakan dari mana asal pengantar surat. Saya membaca dan memilah surat masuk dengan teliti berdasarkan tujuannya dan melakukan pemisahan surat dinas dan surat pribadi. Saya mencatat nomor, tanggal, bulan, tahun, perihal surat masuk pada kartu kendali dan buku prosedur alur surat masuk .
Akuntabilitas
Komitmen Mutu
Surat masuk saya fotocopy untuk arsip, Anti Korupsi, dengan meminta bon foto kopi. Etika Publik, Menyerahkan surat masuk yang Nasionalisme berpengantar ke Kabag Tata Usaha dengan ramah dan sopan, untuk dikoreksi dan di paraf.
33
KONTRIBUSI THD VISI &MISI ORGANISASI 5 Mengelola surat masuk dengan baik akan mendukung misi Pusdiklat Kemnaker dalam meningkatkan kualitas dan produktivitas PNS dibidang ketenagakerjaan dapat terwujud.
PENGUATAN NILAI-NILAI ORGANISASI
PARAF MENTOR / COACH
6
7
Dengan mengelola surat masuk dengan baik maka nilai profesionalisme pegawai Pusdiklat Kemnaker dapat terpenuhi.
2
Menyerahkan surat masuk yang telah diparaf kepada sekretaris Kepala Pusdiklat Mendistribusikan surat masuk
Setelah surat masuk di koreksi oleh Kabag TU, saya menyerahkannya kepada Sekretaris Kepala Pusdiklat dengan sopan Tanda Terima Surat
Etika Publik, Nasionalisme
Menerima disposisi surat masuk dari Kepala Pusdiklat
Setelah surat didisposisi oleh Kepala Pusdiklat,saya menerima disposisi surat tersebut dari sekretaris kapus dengan sopan dan ramah Saya membaca dengan teliti disposisi surat tersebut.
Komitmen mutu
Saya menggandakan surat masuk tersebut sesuai dengan disposisinya.
Akuntabilitas
Setelah surat masuk digandakan kemudian saya akan menempelkan tanda terima surat sebagai bukti surat sudah didistribusikan. Saya mendistribusikan surat masuk sesuai disposisinya dan meminta penerima surat untuk menandatangani tanda terima.. Surat Keluar
Nasionalisme Etika Publik
Membaca disposisi surat masuk Menggandakan surat masuk sesuai disposisinya Menempelkan tanda terima surat
Mendistribusikan surat masuk sesuai disposisi
3
Mengelola surat keluar
Etika Publik
34
Akuntabilitas
Mendisitribusikan surat masuk dengan baik dan sesuia disposisinya akan mendukung misi Pusdiklat Kemnaker dalam meningkatkan kualitas dan produktivitas PNS dibidang ketenagakerjaan dapat terwujud.
Dengan mendistribusikan surat masuk dengan baik dan sesuai disposisi maka nilai profesionalisme Pusdiklat Kemnaker dapat terpenuhi.
Mengelola surat keluar dengan
Dengan mengelola surat
Etika Publik
Etika Publik, Nasionalisme
Menerima surat keluar dari subbagian lain rangkap dua
Memberi nomor surat
Mencatat surat keluar pada buku prosedur alur surat keluar 4
Membuat skema penyimpanan arsip surat
Saya menerima surat keluar yang sudah ditanda tangani pimpinan dari subbagian lain dengan ramah dan sopan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar agar tidak terjadi kesalahpahaman Saya membaca dengan teliti dan cermat untuk mengetahui jenis surat keluar apa yang dimintakan nomor surat. Setelah mengetahui sejenis surat keluar, saya memberi nomor pada surat keluar sesuai tata naskah penulisan surat yang benar. Saya mencatat arsip surat keluar pada buku prosedur alur surat sesuai dengan jenis suratnya dengan lengkap dan jelas.
Komitmen Mutu, Akuntabilitas
Skema Surat
Etika Publik Akuntabilitas
Menerima arsip surat dari Saya menerima arsip surat dari pengdministrasian umum pengadministrasian umum dengan ramah dan sopan.
35
Akuntabilitas ,
baik akan mendukung misi Pusdiklat Kemnaker dalam meningkatkan kualitas dan produktivitas PNS dibidang ketenagakerjaan dapat terwujud.
keluar dengan baik maka nilai profesionalisme Pusdiklat Kemnaker dapat terpenuhi.
Membuat skema penyimpanan arsip surat dengan baik akan mendukung misi Pusdiklat Kemnaker dalam
Dengan membuat skema penyimpanan arsip surat dengan baik maka nilai profesionalisme pegawai Pusdiklat
Etika Publik, Nasionalisme
5
Membaca dan memilah arsip surat
Saya membaca dengan cermat arsip surat. Saya dengan teliti memilah arsip surat sesuai dengan isi surat.
Akuntabilitas
Menuliskan skema (lokasi penyimpanan) berdasarkan klasifikasi, indeks, kode arsip pada arsip surat.
Saya menuliskan skema (lokasi Penyimpanan) berdasarkan klasifikasi, indeks, kode arsip pada arsip surat masuk dengan rapi dan terperinci.
Akuntabilitas
Mencatat pada Buku Prosedur Alur Surat masuk
Skema arsip surat saya catat pada Buku Akuntabilitas Prosedur Alur Surat Masuk dengan rapi dan terperinci.
Melakukan Penyimpanan arsip surat Memilah surat yang sudah di buatkan skema penyimpanan
Foto odwner dan rak penyimpanan surat
Memasukkan surat ke dalam odwner sesuai dengan skema
Saya membaca dengan teliti dan sabar skema surat yang telah di tuliskan pada arsip surat. Saya memilah surat yang sudah di beri skema surat berdasarkan jenis suratnya . Saya memasukkan arsip surat ke dalam odwner dengan rapi dan penuh semangat. Saya mengajak rekan kerja untuk
36
Akuntabilitas Nasionalisme
Akuntabilitas
meningkatkan Kemnaker dapat kualitas dan terpenuhi. produktivitas PNS dibidang ketenagakerjaan dapat terwujud.
Melakukan penyimpanan arsip surat dengan baik akan mendukung misi Pusdiklat Kemnaker dalam meningkatkan kualitas dan produktivitas PNS dibidang ketenagakerjaan
Dengan melakukan penyimpanan arsip surat dengan baik maka nilai profesionalisme Pusdiklat Kemnaker dapat terpenuhi.
membantu dalam memasukkan surat dalam odwner.
6
dapat terwujud.
Memasukkan odwner surat ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan folder penyimpanan Membuat rekapitulasi surat masuk dan surat keluar untuk pembuatan laporan bulanan Membaca buku prosedur alur surat masuk dan surat keluar dan menghitung jumlahnya
Saya memasukkan odwner ke dalam rak Akuntabilitas penyimpanan arsip sesuai dengan skema dan folder yang telah ditentukan dengan rapi untuk memudahkan pencarian arsip surat. Hasil rekapitulasi surat Akuntabilitas Akuntabilitas
Merekap jumlah surat masuk dan surat keluar
Komitmen mutu
Mencetak hasil rekapitulasi
Saya merekap jumlah surat dan mengetik di komputer dengan cepat dan tidak menunda-nunda waktu Saya mencetak hasil rekapitulasi menggunakan kertas dengan efisien
Menyampaikan hasil rekap surat untuk bahan laporan bulanan
Saya menyampaikan hasil rekap kepada pegawai yang menyusun laporan bulanan dengan sopan dan ramah.
Etika publik
Saya membaca buku prosedur alur surat masuk maupun surat keluar dengan teliti dan cermat dan menghitung jumlahnya
37
Komitmen mutu
Membuat rekapitulasi surat masuk dengan baik akan mendukung misi Pusdiklat Kemnaker dalam meningkatkan kualitas dan produktivitas PNS dibidang ketenagakerjaan dapat terwujud.
Dengan membuat rekapitulasi surat masuk dan surat keluar untuk pembuatan laporan bulanan dengan baik maka nilai profesionalisme Pusdiklat Kemnaker dapat terpenuhi.
7
Membuat laporan Kegiatan bulanan Sub Bagian Umum Menerima Perintah atasan untuk membuat laporan kegiatan bulanan sub bagian umum
Laporan kegiatan bulanan subbagian umum
Melakukan pendataan kegiatan bulanan
Saya menanyakan kegiatan yang dilakukan selama satu bulan kepada masing-masing koordinator kegiatan di subbag umum pusdiklat dengan ramah dan sopan. Saya tidak membeda-bedakan jabatan dan pangkat koordinator kegiatan dan menggunakan bahasa yang baik dan benar agar tidak terjadi kesalah pahaman. saya segera mengetik dengan memanfaatkan sumber daya milik Negara seperti Komputer dengan sebaik-baiknya. Saya memanfaatkan waktu seefektif mungkin untuk menyelesaikan laporan. Saya melakukan pengecekan ulang sebelum mencetak hasil laporan dengan teliti.
Mengetik data kegiatan yang sudah dikumpulkan
Mencetak hasil laporan
Akuntabilitas Komitmen mutu Komitmen mutu, Anti Korupsi
Saya mendengarkan perintah atasan dengan cermat dan sepenuh hati. Saya menerima dan melaksanakan perintah dengan hormat, sopan dan tanpa tekanan.
38
Akuntabilitas Nasionalisme
Komitmen mutu, Etika Publik
Akuntabilitas , Komitmen mutu
Membuat laporan kegiatan bulanan Sub Bagian Umum dengan baik akan mendukung misi Pusdiklat Kemnaker dalam meningkatkan kualitas dan produktivitas PNS dibidang ketenagakerjaan dapat terwujud.
Dengan membuat laporan kegiatan bulanan sub bagian umum dengan baik maka nilai profesionalisme Pusdiklat Kemnaker dapat terpenuhi.
Meminta pengesahan kepada Kasubbag Umum Menyerahkan laporan kegiatan ke bagian Evaluasi dan Pelaporan
8
Saya mencetak hasil laporan sesuai kebutuhan agar tidak terjadi pemborosan kertas. Setelah laporan dicetak kemudian saya meminta tanda tangan kasubbag umum dengan sopan dan ramah. Saya menyerahkan laporan kegiatan bulanan di Subbag. Umum lebih cepat dari waktu yang telah di tetapkan ke Subbagian Evaluasi dan Pelaporan dan dengan ramah dan sopan. Print out data BMN yang akan di hapuskan
Membantu Penginputan Data Inventaris Barang Milik Negara yang akan di hapuskan Menerima perintah Saya mendengarkan perintah atasan atasan dengan cermat dan seksama. Saya menerima perintah atasan dengan baik dan sopan. Menerima data Barang saya menerima data BMN dari Milik Negara dari pengelola BMN dengan sopan. Pengelola BMN dan Saya membaca dan menandai dengan memberi tanda dengan teliti menggunakan stabilo stabilo Menginput data di Saya menginput data dikomputer komputer dengan cermat dan hati-hati
39
Komitmen mutu Akuntabilitas , komitmen mutu
Akuntabilitas dan etika publik
Etika publik, Akuntabilitas
Akuntabilitas
Membantu penginputan Data Inventaris Barang Milik Negara yang akan dihapuskan dengan baik akan mendukung misi Pusdiklat Kemnaker dalam meningkatkan kualitas dan produktivitas PNS dibidang ketenagakerjaan dapat terwujud.
Dengan membantu penginputan data inventaris barang milik Negara yang akan dihapuskan dengan baik maka nilai profesionalisme,k erjasama di Pusdiklat Kemnaker dapat terpenuhi.
Mengecek kembali dan mencetak hasil input data
Saya mengecek dengan teliti dan sabar serta mencetak hasil input data
Menyerahkan hasil input Saya menyerahkan hasil input data kepada Kabag TU kepada Kabag TU dengan ramah dan sopan untuk diperiksa
40
Akuntabilitas dan Komitmen mutu. Etika Publik
C. CATATAN BIMBINGAN (Formulir 3)
NAMA
: Debi Hartanti, A.Md
INSTANSI
: Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Ketenagakerjaan, Sub Bagian Umum, Bagian Tata Usaha
TEMPAT AKTUALISASI : Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Kementerian Ketenagakerjaan, Sub Bagian Umum, Bagian Tata Usaha
NO
HARI/TANGGAL
CATATAN BIMBINGAN
TINDAK LANJUT
1
10 November 2015
Konsultasi dengan coach mengenai rancangan aktualisasi
Rancangan aktualisasi segera diselesaikan
2
11 November 2015
Rancangan aktualisasi disetujui dan diseminarkan
3
13 November 2015
Konsultasi dengan coach mengenai rancangan aktualisasi Konsultasi dengan coach mengenai revisi rancangan aktualisasi
4
4 Desember 2015
Mengirim Email kepada coach mengenai BAB I, BAB II dan BAB III
Perlu dilakukan revisi
5
6 Desember 2015
Konsultasi Laporan secara keseluruhan
Perlu adanya perbaikan pada Form 2 dan Form 5
4
16 November 2015
Konsultasi dengan mentor tentang rancangan aktualisasi
Rancangan aktualisasi disetujui dan dilanjutkan laporan aktualisasi
5
18 November 2015
Perubahan kegiatan disetujui dan segera dilaksanakan
6
6 Desember 2015
Konsultasi dengan mentor mengenai perubahan kegiatan dalam rancangan aktualisasi Menyerahkan Laporan Aktualisasi kepada mentor
41
Rancangan aktualisasi telah disetujui dilanjutkan dengan pelaksanaan aktualisasi
Telah diterima dan disetujui
PARAF MENTOR/ COACH
D. Jadwal Aktualisasi Nama Instansi Tempat Aktualisasi
: Debi Hartanti, A.Md : Pusdiklat Pegawai Kementerian Ketenagakerjaan : Sub Bagian Umum, Bagian Tata Usaha
NO
KEGIATAN
NILAI DASAR
1.
Mengelola surat masuk
Akuntabilitas Nasionalisme Etika Publik, Komitmen Mutu, Anti Korupsi
2.
Mendistribusi kan surat masuk
Akuntabilitas Nasionalisme Etika Publik Komitmen Mutu
3.
Mengelola surat keluar
Akuntabilitas Nasionalisme
TANGGAL OUTPUT PELAKSANAA N 16 November s/d Saya menerima surat 17 November masuk dengan sopan 2015 dan ramah. Saya membaca dengan teliti dan memilah surat berdasarkan tujuannya. Saya mencatat identitas surat masuk ke kartu kendali dan buku alur surat masuk dengan rapid an terperinci. Saya memfotocopy surat dengan meminta bon. Saya menyerahkan surat ke kabag TU untuk diparaf dengan sopan 18 November Saya menerima 2015 disposisi surat dari sekretaris kapusdiklat dengan sopan dan ramah. Saya mebaca dengan teliti disposisi surat. Saya menggandakan surat sesuai dengan disposisi. Saya menempelkan tanda terima surat dan menstempel dengan rapi. Saya mendistribusikan surat sesuai dengan disposisinya dengan ramah dan sopan 19 November Saya menerima surat 2015 keluar dengan ramah
42
Akuntabilitas
4.
Membuat skema penyimpanan arsip surat
Akuntabilitas Komitmen Mutu
20 November 2015
5.
Melakukan penyimpanan arsip surat
Akuntabilitas Nasionalisme Etika Publik Komitmen Mutu
22 November 2015
6.
Membuat
Akuntabilitas
30 November
43
dan sopan. Saya membaca dengan teliti surat keluar yang saya terima dan member nomor sesuai dengan jenis surat. Saya mencatat surat keluar ke dalam buku prosedur alur surat keluar. Saya memerima arsip surat dari pengadministrasian umum dengan sopan dan ramah. Saya membaca dengan cermat arsip surat. Saya menuliskan skema surat dengan rapi. Saya mencatat skema surat ke dalam buku dengan rapi. Saya membaca dengan teliti dan sabar skema surat yang telah di tuliskan pada arsip surat. Saya memilah surat yang sudah di beri skema surat berdasarkan jenis suratnya Saya memasukkan ke dalam odwner dengan rapi dan penuh semangat. Odwner-odwner yang telah diisi arsip surat saya masukkan ke dalam rak penyimpanan arsip sesuai dengan skema dan folder yang telah ditentukan dengan rapi. Saya kerjakan dengan penuh rasa tanggung jawab dan dengan penuh semangat.. Saya membaca
7.
rekapitulasi surat masuk dan surat keluar untuk pembuatan laporan bulanan
Komitmen mutu Etika Publik
2015
Membuat laporan Kegiatan bulanan Sub Bagian Umum
Akuntabilitas Nasionalisme Etika Publik, Komitmen mutu
1 Desember s/d 2 Desember 2015
44
buku prosedur alur surat masuk maupun surat keluar dengan teliti dan cermat. Setelah membaca buku prosedur alur surat masuk maupun surat keluar dan saya menghitung dengan teliti jumlah surat yang masuk dan keluar selama satu bulan. saya merekap jumlahnya dan mengetiknya menggunakan komputer dengan efektif dan efisien. Saya mencetak rekapitulasi surat yang telah saya ketik dengan menggunakan kertas seefisien mungkin Saya menyampaikan hasil rekapitulasi kepada pegawai yang menyusun laporan bulanan dengan sopan dan ramah. Saya mendengarkan perintah atasan dengan cermat dan sepenuh hati. Saya menerima dan melaksanakan perintah dengan hormat, sopan dan tanpa tekanan. Saya akan menanyakan kegiatan yang dilakukan kepada masing-masing koordinator kegiatan dengan ramah dan sopan. Setelah data terkumpul saya akan segera mengetik dengan menggunakan komputer yang telah disediakan di
8.
Membantu penginputan data Barang Milik Negara yang akan di lakukan penghapusan
Akuntabilitas Komitmen Mutu Etika Publik
23 November s/d 27 November 2015
45
kantor. Saya menyelesaikan laporan tersebut sebelum waktu pengumpulan berakhir. Saya mencetak hasil laporan sesuai kebutuhan agar tidak terjadi pemborosan kertas. Saya meminta tanda tangan kasubbag umum dengan sopan dan ramah. Saya menyerahkan laporan bulanan ke Subbagian Evaluasi dan Pelaporan dan dengan ramah dan sopan. Saya mendengarkan perintah atasan dengan cermat dan seksama. Saya menerima perintah atasan dengan baik dan sopan. Saya menerima data barang milik negara dari bagian pengelola barang milik negara dengan sopan. Saya membaca dengan cermat dan teliti data tersebut serta menandai data barang yang rusak berat dengan menggunakan stabilo. Data yang sudah ditandai dengan stabilo kemudian saya input di komputer dengan menggunakan program excel dengan cermat dan hati-hati sesuai data yang ada. Saya mencetak dengan menggunakan kertas yang telah disediakan di kantor dan mengunakannya
seefisien mungkin agar tidak terjadi pemborosan kertas dan tinta. Menyerahkan hasil cetakan kepada pimpinan, dengan sopan dan ramah untuk di periksa.
46
BAB IV PENUTUP
A. Kesimpulan Penerapan
nilai-nilai
Akuntabilitas,
Nasionalisme,
Etika
Publik,
Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi ( ANEKA) dalam setiap kegiatan di unit kerja Subbag Umum, telah memberikan manfaat yang besar terhadap profesionalisme pegawai dan kerja sama antar unit pada pengelolaan persuratan. Kegiatan yang diawali dengan pengelolaan surat masuk sampai dengan penyimpanan arsip surat memberikan manfaat tertib administrasi dalam persuratan.
A. Rencana Aksi No.
Kegiatan
1. Mengelola surat masuk
2.
Mendistribusikan Surat Masuk
Rencana Nilai Dasar yang Diterapkan Etika Publik Akuntabilitas Komitmen Mutu Nasionalisme Anti Korupsi
Akuntabilitas Nasionalisme Etika Publik Komitmen Mutu
47
Gambaran Kualitas (Proses dan Output)
1. Saya berkomitmen untuk menjaga kesopanan dan keramahan ketika berkomunikasi dan berhadapan langsung dengan pengantar surat maupun pimpinan. 2. Saya berkomitmen bersikap teliti dan cermat dalam membaca dan memilah surat masuk 3. Saya berkomitmen menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam menyampaikan surat masuk kepada pimpinan. 4. Saya berkomitmen dalam penulisan identitas surat dengan rapi dan terperinci 5. Saya berkomitmen meminta bon fotocopy ketika penggandaan surat masuk 1. Saya berkomitmen untuk selalu bersikap sopan dan ramah ketika menerima disposisi surat dari sekretaris Kapusdiklat
2. Saya berkomitmen akan membaca dengan teliti dan cermat disposisi surat 3. Saya berkomitmen dalam penggandaan surat sesuai dengan disposisinya.
3.
Mengelola surat keluar
Akuntabilitas Nasionalisme Akuntabilitas
4.
Membuat skema penyimpanan arsip surat
Akuntabilitas Komitmen Mutu
5.
Melakukan penyimpanan arsip surat
Akuntabilitas Nasionalisme Etika Publik Komitmen Mutu
6.
Membuat rekapitulasi surat masuk dan surat
Akuntabilitas Komitmen mutu Etika Publik
48
4. Saya berkomitmen dalam mendistribusikan surat dengan sopan dan ramah serta menggunakan bahasa Indonesia dengan baik dan benar 1. Saya berkomitmen menerima surat keluar dengan ramah dan sopan. 2. Saya berkomitmen akan membaca dengan teliti surat keluar yang saya terima dan member nomor sesuai dengan jenis surat. 3. Saya berkomitmen mencatat surat keluar ke dalam buku prosedur alur surat keluar dengan rapi dan terperinci. 1. Saya berkomitmen akan menerima arsip surat dari pengadministrasian umum dengan sopan dan ramah. 2. Saya berkomitmen membaca dengan cermat arsip surat. 3. Saya berkomitmen menuliskan skema surat dengan rapi. 4. Saya berkomitmen mencatat skema surat ke dalam buku dengan rapi. 1. Saya berkomitmen membaca dengan teliti dan sabar skema surat yang telah di tuliskan pada arsip surat. 2. Saya berkomitmen memilah surat yang sudah di beri skema surat berdasarkan jenis suratnya 3. Saya berkomitmen memasukkan ke dalam odwner dengan rapi dan penuh semangat. 4. Saya berkomitmen memasukkan odwner-odwner yang telah diisi arsip surat ke dalam rak penyimpanan arsip sesuai dengan skema dan folder yang telah ditentukan dengan rapi. Saya kerjakan dengan penuh rasa tanggung jawab dan dengan penuh semangat. 1. Saya berkomitmen membaca buku prosedur alur surat masuk maupun surat keluar dengan teliti dan cermat.
keluar untuk pembuatan laporan bulanan
7.
Membuat laporan Kegiatan bulanan Sub Bagian Umum
Akuntabilitas Nasionalisme Etika Publik, Komitmen mutu
8.
Membantu penginputan data Barang Milik
Akuntabilitas Komitmen Mutu Etika Publik
49
2. Setelah membaca buku prosedur alur surat masuk maupun surat keluar dan saya berkomitmen menghitung dengan teliti jumlah surat yang masuk dan keluar selama satu bulan. 3. Saya berkomitmen merekap jumlahnya dan mengetiknya menggunakan komputer dengan efektif dan efisien. 4. Saya berkomitmen mencetak rekapitulasi surat yang telah saya ketik dengan menggunakan kertas seefisien mungkin 5. Saya berkomitmen menyampaikan hasil rekapitulasi kepada pegawai yang menyusun laporan bulanan dengan sopan dan ramah. 1. Saya berkomitmen mendengarkan perintah atasan dengan cermat dan sepenuh hati. 2. Saya berkomitmen menerima dan melaksanakan perintah dengan penuh tanggung jawab ,hormat, sopan dan tanpa tekanan. 3. Saya berkomitmen menanyakan kegiatan yang dilakukan kepada masing-masing koordinator kegiatan dengan ramah dan sopan. Setelah data terkumpul saya akan segera mengetik dengan menggunakan komputer yang telah disediakan di kantor. 4. Saya berkomitmen menyelesaikan laporan tersebut sebelum waktu pengumpulan berakhir. 5. Saya berkomitmen mencetak hasil laporan sesuai kebutuhan agar tidak terjadi pemborosan kertas. 6. Saya berkomitmen meminta tanda tangan kasubbag umum dengan sopan dan ramah. 7. Saya berkomitmen menyerahkan laporan bulanan ke Subbagian Evaluasi dan Pelaporan dan dengan ramah dan sopan. 1. Saya berkomitmen mendengarkan perintah atasan dengan cermat dan seksama.
Negara yang akan di lakukan penghapusan
2. Saya berkomitmen menerima perintah atasan dengan baik dan sopan. 3. Saya berkomitmen menerima data barang milik negara dari bagian pengelola barang milik negara dengan sopan. 4. Saya berkomitmen membaca dengan cermat dan teliti data tersebut serta menandai data barang yang rusak berat dengan menggunakan stabilo. Data yang sudah ditandai dengan stabilo kemudian saya input di komputer dengan menggunakan program excel dengan cermat dan hati-hati sesuai data yang ada. 5. Saya berkomitmen mencetak dengan menggunakan kertas yang telah disediakan di kantor dan mengunakannya seefisien mungkin agar tidak terjadi pemborosan kertas dan tinta. 6. Saya berkomitmen menyerahkan hasil cetakan kepada pimpinan, dengan sopan dan ramah untuk di periksa.
50
DAFTAR PUSTAKA
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2015. Akuntabilitas: Modul Pendidikandan Pelatihan Prajabatan Golongana I dan II. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2015. Nasionalisme: Modul Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2015. EtikaPublik: Modul Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2015. Komitmen Mutu: Modul Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. 2015. Anti Korupsi: Modul Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan Golongan I dan II. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara Undang-undang No 5 Tahun 2014. Tentang Aparatur Sipil Negara. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara No 16 Tahun 2015. Tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklat Prajabatan Golongan I dan II.
51
LAMPIRAN KEGIATAN 1 Mengelola Surat MAsuk
Keterangan Foto
: Menulis surat masuk dalam kartu kendali
Keterangan Foto
: Menulis surat masuk dalam buku prosedur alur surat masuk
Keterangan Foto
: Memfotokopi surat masuk
Keterangan Foto
: Menyerahkan surat masuk kepada Kabag Tata Usaha untuk diberi paraf
Keterangan Foto
: Menyerahkan surat masuk kepada sekretaris Kapusdiklat
LAMPIRAN KEGIATAN 2 MENDISTRIBUSIKAN SURAT MASUK
Keterangan Foto
: Membubuhkan stempel pada tanda terima surat sesuai disposisi
Keterangan Foto
: Mendistribusikan surat masuk ke bagian lain
LAMPIRAN KEGIATAN 3 Mengelola Surat Keluar
Keterangan Foto
Keterangan Foto
: Mencatat surat keluar dalam buku prosedur alur surat keluar
: Contoh Surat Keluar
LAMPIRAN KEGIATAN 4 Membuat Skema Penyimpanan Arsip Surat
Keterangan Foto
: Membuat skema penyimpana pada arsip surat
Keterangan Foto
: contoh penulisan skema penyimpanan arsip surat
LAMPIRAN KEGIATAN 7 MEMBUAT LAPORAN KEGIATAN BULANAN SUBBAGIAN UMUM
Keterangan Foto
: Mengetik Laporan kegiatan subbagian umum di computer
Keterangan Foto
: Meminta pengesahan laporan kegiatan bulanan kepada Kasubbag Umum
Keterangan Foto
: Menyerahkan Laporan kehiatan bulanan ke bagian Pelaporan
LAMPIRAN KEGIATAN 5 Melakukan Penyimpanan Arsip Surat
Keterangan Foto
: Memasukkan arsip surat ke dalam odwner
Keterangan Foto
: Memasukkan odwner-odwner ke dalam rak penyimpanan
LAMPIRAN KEGIATAN 8 Membantu Menginput Data Inventaris Barang Milik Negara yang akan di hapuskan
Keterangan foto : Menginput data inventaris BMN yang akan di hapuskan ke dalam komputer menggunakan program excel
LAMPIRAN KEGIATAN 6 Membuat Rekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar
