LA-trajecten

agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie

Infosessie ‘uitvoering en opvolging’ collectieve projecten TETRA/VIS-trajecten/LA-trajecten

10 september 2013

1

Agenda

 Doelstellingen collectieve programma’s  Deel 1: Projectuitvoering en –opvolging Ferdi Soors – coördinator LA-trajecten  Deel 2: Webtool e-Rapportering Hans Pollet – IWT-Informaticadienst  Deel 3: Opstart nieuwe TETRA-projecten Inge Arents – coördinator TETRA

2

Doelstellingen collectieve programma’s

3


 Doel = Mee betrekken van niet O&O-intensieve ondernemingen in het innovatieproces  Hoe ? • Collectieve kennisverwerving → (vertaal)onderzoek dat brede groep aan bedrijven/social profit ondernemingen ten goede komt • Dienstverlening naar bedrijven vanuit kennisinstellingen → ontsluiting opgebouwde kennis = ‘multiplicator’ • Netwerking: organiseren vraagzijde, leren van elkaar

 IWT invulling : • VIS-traject : optimale mix voor optimaal resultaat, afh vd doelgroep • LA-traject : gericht op primaire sector, maar gelijkaardig aan VIS qua doelstelling • TETRA : vertaalonderzoek, resultaat daarna toegepast in dienstverlening naar onderneming of rechtstreeks opgepikt 4


 Collectief voor IWT = • Ruime, goed afgebakende (reële) doelgroep • Open karakter • Opgebouwde kennis beschikbaar aan gelijke voorwaarden, niet-exclusief  VRAAG = belangrijk • Collectieve programma’s zijn er voor (en door) de bedrijven: de projectresultaten en –activiteiten moeten aan hun noden beantwoorden. • Bedrijfsbetrokkenheid via gebruikersgroep en cofinanciering  Samenwerking met kenniscentra 5

Deel 1: Projectuitvoering en opvolging

6

Deel 1: Projectuitvoering en -opvolging

 Uitgangspunten rapportering  Projectbarometer  Voortgangsverslag  Leverbaarheden  Performantie-indicatoren (kpi’s)  Bereik: 1-op-1 en collectief bereik  Prestatietabel  Tussentijds verslag  Eindverslag  Verslaggevingsmomenten

7



8

Uitgangspunten rapportering/monitoring

i)

Projectuitvoerders en gebruikers aanmoedigen om het projectverloop gestructureerd en actief op te volgen: Stand van zaken van leverbaarheden/mijlpalen? In welke mate worden de doelstellingen gerealiseerd (kpi’s)? Welke ondernemingen worden bereikt, en met welk resultaat? Is er een goede en regelmatige interactie met de gebruikers en de ruimere doelgroep? • Hoe staat de doelgroep tegenover het projectverloop? • • • •

ii)

Risico-inschatting van het projectverloop door IWT

iii) Portfolio-analyse, resultaten/effecten op programmaniveau iv) In het kader van de beheersovereenkomst met de voogdijminister 9



10

Projectbarometer

- 6-maandelijks statusrapport (checklist) - Laat IWT toe om snel een inschatting te maken van het globale projectverloop - Toelichting vereist bij afwijking

- Meldingen? → bijsturen indien nodig

11

Projectbarometer

PROJECTBAROMETER Laat IWT toe om het globale projectverloop te volgen met een minimum aan administratie Inhoudelijk verloop van het project (planning, leverbaarheden, mijlpalen)  zoals voorzien  kleine afwijking met beperkte invloed  grote wijziginguitvoering

Interactie met de doelgroep (o.a. via de gebruikersgroep)  goed (positief, interesse stijgt)  neutraal (interesse constant)  zwak (interesse daalt)

Haalbaarheid van het innovatiedoel (KPIs, doelstellingen)  zoals voorzien  kleine afwijking met beperkte invloed  grote wijziging

Inzet van de middelen (financieel, menskracht, cofinanciering)  zoals voorzien  kleine afwijking met beperkte invloed  grote wijzigingen

Gewijzigde externe omstandigheden of wijzigingen bij de begunstigden of uitvoerders  geen  kleine wijziging met beperkte invloed  grote wijziging

12



13

Leverbaarheden

- Geen beschrijving meer van de uitgevoerde activiteiten - Projectuitvoerders geven de status aan van de vooropgestelde leverbaarheden (voorziene timing/mijlpalen) - 2 types van leverbaarheden: • Projectspecifieke kennisontwikkeling beoogde output/leverbaarheden volgend uit de projectactiviteiten (gekoppeld aan mijlpalen)

• Collectieve kennisoverdracht de manier waarop de projectspecifieke kennis collectief zal verspreid worden naar de brede doelgroep

- Leverbaarheden worden ingedeeld in categorieën 14

Leverbaarheden categorieën ‘projectspecifieke kennisontwikkeling’ X.1) Nieuwe of verbeterde componenten/samenstellingen van (complexe) systemen of processen (codes, scripts, algoritmes, parameters, molecules,…) X.2) Proof of concept (radicaal) vernieuwende technologie of methodologie X.3) Proof of concept (radicaal) vernieuwend product, proces, dienst X.4) Proof of concept nieuwe software, (simulatie)tool of model X.5) Nieuw/aangepast/verbeterd product, proces, dienst X.6) Nieuw/aangepaste/verbeterde technologie/technieken of methodologie X.7) Nieuw/aangepaste/verbeterde software, (simulatie)tool of model X.8) Prototypes en testopstellingen (inclusief bedrijfcases) X.9) Gevalideerde (en/of gestandaardiseerde) tests, methodes, diagnose, therapie, parameters,… X.10) Uitsluitsel verwerven over economische haalbaarheid X.11) Uitsluitsel verwerven over technische haalbaarheid X.12) Uitsluitsel verwerven over acceptatie/sociale haalbaarheid X.13) Uitsluitsel verwerven over effectiviteit na vergelijken van bestaande technologieën; samenstellingen, parameters of methodes X.14) Roadmapping X.15) Realisatie DTO-doelstelling

15

Leverbaarheden categorieën ‘collectieve kennisoverdracht’

Y.1) Wetenschappelijke publicaties

Y.2) Handboek/Cursus Y.3) Beleidsrapport (inclusief Beleidsadvies, -strategieën en/of aanbevelingen) Y.4) Overige publicaties Y.5) Richtlijnen, procedures, handleidingen en codes van goede praktijk Y.6) Websites – databank Y.7) Event, workshops, seminaries Y.8) Demonstraties

16

Leverbaarheden statustabel

Status leverbaarheden Categorie

Omschrijving*

Datum verwacht

Voorzien maar nog niet gestart

Volledig behaald

Lopend zoals voorzien

Lopend met vertraging

Vroegtijdig stopgezet

Projectspecifieke kennisontwikkeling X1

XXXXXXXXX

X1

XXXXXXXXX

X3

XXXXXXXXX

…

….

Collectieve/generieke kennisoverdracht Y1

XXXXXXXXX

Y2

XXXXXXXXX

17



18

Performantie-indicatoren (kpi’s)

- In welke mate worden de projectdoelstellingen (innovatiedoel) gerealiseerd? - Beperkte, relevante set van projectspecifieke indicatoren (sleutelfactoren) en streefwaarden - Meten van succesvol verloop van het project - Indeling in 4 grote blokken: • Innovativiteit • Bedrijfsbereik • Implementatie • Andere projectspecifieke kpi’s 19

Performantie-indicatoren (kpi’s)

Status Key Performance Indicatoren (KPI’s) KPI

Bereikt

Cumulatief

Streefwaarden Overeenkomst

KPI 1 KPI 2 KPI 3 …

- Belangrijke afwijkingen van de vooropgestelde streefwaarden dienen toegelicht te worden

20



21

1-op-1 bereik

- Info over begeleiding van/dienstverlening aan individuele bedrijven in het kader van het project - Unieke identificatie adhv ondernemingsnummer - Rapporteren van type activiteiten én direct effect/ resultaat voor de bedrijven - Geen contractuele streefwaarden

- Gemeenschappelijke typologie van activiteiten/resultaten

22

1-op-1 bereik

Activiteiten A.1. Advies

Analyses, bevragingen, tests, audits en andere activiteiten die tot doel hebben een gemotiveerd advies te verstrekken met betrekking tot een specifieke probleemstelling in het innovatieproces van het bedrijf en/of de identificatie van mogelijke innovatie-opportuniteiten. Dit zijn zaken die typisch in een klein rapport gegoten worden, en/of waar een substantiële tijdsinvestering tegenover staat.

A.2. Validatie

Activiteiten die tot doel hebben om, in een bedrijfscontext, kennis/methodologieën te testen, te demonstreren ter validatie en als hulpmiddel bij de doorstroming naar en de implementatie in de ruime doelgroep.

A.3. Begeleiding

Begeleiding bij de voorbereiding van een innovatieproject/traject in de onderneming, bij een IWT project, Europees project, project op eigen kracht...

A.4. Nazorg

Begeleiding (geen uitvoering!) vanaf de start van een innovatieproject/traject in de onderneming, bijv. een IWT project, Europees project, project op eigen kracht...

A.5. Matching

Op een onderbouwde manier (men informeert zich grondig en begeleidt waar nodig) een bedrijf in contact brengen met een andere organisatie voor oplossingen van een specifieke innovatievraag, zowel binnen en buiten het VIN als internationaal

1-op-1 bereik

Directe resultaten R.1. Directe toepassing van kennis/methode

De aangereikte (nieuwe) kennis of methode wordt door het bedrijf toegepast, en biedt direct een oplossing.

R.2. Opstart van LTinnovatieplan/strategie

De onderneming werkte een lange termijn innovatieplan en/of strategie uit.

R.3. Start van een (gesubsidieerd) project

De onderneming start een gesubsidieerd innovatieproject (uitvoering, niet de aanvraag van subsidies), of start een intern project op eigen kracht.

R.4. Nieuwe samenwerking

De onderneming start een nieuwe, aantoonbare samenwerking met een partner.

1-op-1 bereik

Betrokken partner in het consortium

xxxx

Naam Onderneming

Ondernemingsnummer

Type activiteit

Direct Resultaat

Organisatie naar wie wordt doorverwezen

IWT projectnummer

xxxxxx1

xxx-xxxxx-xx1

A1

R1

NVT

NVT

xxxxxx1

xxx-xxxxx-xx1

A1

R4

VIGC

NVT

xxxxxx2

xxx-xxxxx-xx2

A3

R1

NVT

XXXXX1

xxxxxx3

xxx-xxxxx-xx3

A3

R2

NVT

XXXXX2

xxxxxx3

xxx-xxxxx-xx3

A2

R4

FIT

NVT

Starter

Starter

A3

NVT

XXXXX3

Andere subsidies, bv EU

EFROxxxxx

Collectief bereik

- Activiteiten waar min 5 bedrijven bij betrokken zijn - Studiedagen, workshops, seminaries, demonstraties of andere events die rechtstreeks verband houden met het uitvoeren van het IWT-project - Rapporteren van aantal deelnemende bedrijven - Geeft een beeld van de ruimere doelgroep die bereikt/bewust gemaakt wordt

- Tevredenheidsanalyse wordt aanbevolen

26

Collectief bereik

Datum

Naam/Omschrijving

Partner

# bereikte ondernemingen

xx-xx20xx xx-xx20xx xx-xx20xx xx-xx20xx

xxxxx1

NVT

20

xxxxx2

VITO

10

xxxxx3

IC-OVL

15

xxxxx4

NVT

18



28

Prestatietabel

- Elke projectpartner moet de in de context van het project geleverde prestaties kunnen aantonen aan de hand van registraties in opvolgingssysteem, projectboekhouding,… - De ingezette menskracht (mm) dient toegewezen aan 1 van de 5 vaste activiteitscodes (geen werkpakketten): PM: Projectmanagement PN: Platform-/netwerking OKV: Onderzoeksactiviteiten/kennisverwerving/-vertaling CK: Collectieve kennisverspreiding AIO: Activiteiten met individuele ondernemingen - Maakt vergelijking tussen verschillende projecten mogelijk

29

Prestatietabel

prestaties voor de periode……... tot……….. type activiteit

naam personeelslid

aantal gepresteerde mensmaanden in deze periode

cumulatief

totaal

30



31

Tussentijds verslag

Tussentijds verslag (na 24 en 42 maand)

cfr. Voortgangsverslag + zelfevaluatie afgelopen projectperiode (ev. bijstuurpunten) + gedetailleerd werkplan volgende biënnale (doelstellingen met update activiteiten, leverbaarheden, kpi’s/streefcijfers) + eenvoudig financieel overzicht (totale aantoonbare personeel/werkingskost) + stand van zaken co-financiering

+ voor projecten > 4 jaar → inclusief bevraging doelgroep (als toets voor gebruik van de resultaten)

32



33

Eindverslag

Eindverslag cfr. Voortgangsverslag  Toelichting behaalde projectresultaten  Toelichting aanwending resultaten bij de doelgroepbedrijven  Verantwoording van de gemaakte kosten (financieel verslag + co-financiering) Valorisatiefiche  één jaar na afloop van het project  update bereik (1-op-1, collectief) en directe resultaten

34



35

Overzicht verslaggevingsmomenten

Wat?

Wanneer?

Projectbarometer

om 6 maand

→ status van projectverloop Voortgangsverslag → → → →

om 12 maand

status van leverbaarheden en kpi’s bereik (1-op-1, collectief) en directe resultaten prestatietabel verslagen gebruikersgroep

Tussentijds verslag (go/no-go)

na 24 en 42 maand

Eind- en financieel verslag

na afloop project

Valorisatiefiche (update bereik)

1 jaar na afloop

36

Deel 2: Webtool e-Rapportering

37

e-Rapporteringstool situering

- Webgebaseerde tool voor de projectuitvoerders - Vervangt de schriftelijke rapportering - Zelfde structuur als template voor het voortgangsverslag

- In eerste instantie voor de collectieve programma’s - Voordelen voor de projectuitvoerders: • • • •

vlotter en sneller/efficiënter rapporteren alle IWT-projecten overzichtelijk gebundeld mogelijkheid tot delegeren/verlenen van rechten koppeling met GebruikersPoll

38

e-Rapporteringstool uitrol

- Op beperkte schaal getest voor 10-tal projecten: • door betrokken IWT-adviseurs (begin dit jaar) • door projectuitvoerders (maart – april)

- Uitrol voor alle lopende/nieuwe projecten is gestart in de loop van juni (TETRA met startdatum > 1/1/2012) - Alle reeds gerapporteerde gegevens ivm de lopende projecten zijn intussen overgezet naar de tool

- 2 infosessies voor de projectuitvoerders: • woensdag 19/6 (opstart VIS- en LA-trajecten) • dinsdag 10/9 (opstart TETRA-projecten)

39

e-Rapporteringstool praktisch

- Zelfde link/login gegevens als deze van de GebruikersPoll - Toelichtingsdocument ‘uitvoering en opvolging’ zal nog aangepast/aangevuld worden - Faq rond verlenen van rechten - Help? • IT gerelateerde vragen → Hans Pollet ([email protected]) • programmaspecifiek → coördinator/secretariaat • projectspecifiek → betrokken IWT-adviseur

40

Demo e-Rapporteringstool

41

Deel 3: Opstart nieuwe TETRAprojecten

42

TETRA Agenda  Verwelkoming  Wat willen we bereiken met TETRA projecten ?  Overeenkomsten (projectspecifieke voorwaarden, samenwerkingsovereenkomsten)  Interactie met de doelgroep

43

TETRA

TETRA Wat willen we bereiken ?

Recente wetenschappelijke kennis en/of recente technologische inzichten en ontwikkelingen die publiek beschikbaar zijn …

Vertalen naar Praktisch bruikbare informatie om die kennis toe te passen voor innovaties van producten, diensten en processen bij een grote (Vlaamse) doelgroep aan bedrijven en social profitondernemingen

Met Relevantie voor het hoger onderwijs (studenten en docenten, practica-labo’s en cursussen) 44

TETRA Agenda  Verwelkoming  Wat willen we bereiken met TETRA?  Overeenkomsten (projectspecifieke voorwaarden, samenwerkingsovereenkomsten)  Interactie met de doelgroep

45

TETRA Projectspecifieke voorwaarden / Samenwerking

(Samenwerkinsovereenkomst)

IWT

Overeenkomst

Begunstigde(n)

Reglement van Orde

Samenwerkingsovereenkomst

Gebruikersgroep

46

TETRA Projectspecifieke voorwaarden

IWT overeenkomst bestaat uit 2 delen :  Algemene voorwaarden → op IWT website  Projectspecifieke voorwaarden: papieren documenten ter ondertekening door IWT en de begunstigde(n, 1 exemplaar naar IWT terugsturen  Tabel leverbaarheden en streefwaarden voor de KPI’s (Als bijlage projectspecifieke voorwaarden)

47


Voordat deze overeenkomst door ons opgemaakt kan worden : - Draft moet ingevuld terugkeren (per email) - Eventuele startvoorwaarden moeten vervuld zijn

48


Betalingen Voorschot na ondertekening van de overeenkomst Voorschot na ontvangst van documenten  Verklaring gebruikersgroep/schuldvordering (template op website)  Samenwerkingsovereenkomst(en) indien van toepassing  Projectfiche innovatienetwerk is aangemaakt en ingevuld

Daarna: jaarlijks voorschot, laatste schijf na afsluiting (def. steun)  betaling aan de hoofdaanvrager (hogeschool of universiteit), verantwoordelijk voor vergoeding andere uitvoerders

 bijzondere voorwaarden zo snel mogelijk en binnen termijn bepaald in overeenkomst

49

TETRA Samenwerkingsovereenkomsten

Wat ?  Contactgegevens van betrokken organisaties en projectidentificatie  Afspraken omtrent : • uit te voeren taken en opleveringen van het project, overleg en verslaggeving aan IWT • bevoegdheden (wie rapporteert, wie roept gebruikersgroep bijeen...) • Behandeling van vertrouwelijke informatie (incl. achtergrondkennis) • eigendomsrechten en gebruiksrechten • afspraken inzake publicaties & mededelingen • duur van de overeenkomst • aansprakelijkheden en geschillenregeling • ontbinding en vereffening  Dient door IWT goedgekeurd te worden ! 50

TETRA Agenda  Verwelkoming  Wat willen we bereiken met TETRA?  Overeenkomsten (projectspecifieke voorwaarden, samenwerkingsovereenkomsten)  Interactie met de doelgroep

51

TETRA - Projectuitvoering en opvolging Interactie met de doelgroep

Functionele gebruikersgroep  Een actieve en betrokken gebruikersgroep is van fundamenteel belang voor de slaagkansen van projecten gericht op het realiseren van innovaties bij een groep van bedrijven  Reglement van Orde (afsprakendocumenten) regelt taak/werking GG en rechten en plichten leden (template beschikbaar), ondertekening door leden GG + verklaring dat bedrijven RvO ondertekend hebben en schuldvorderingen uitgestuurd werden  Essentieel om goed op de hoogte zijn van de mening van de bedrijven over het projectverloop en over de mogelijke toepassing van de projectresultaten in hun onderneming  Om de projectleiders te ondersteunen bij het verzamelen van gerichte feedback vanuit de gebruikersgroep, werd een hulpmiddel ontwikkeld

52


Gebruikerspoll (leden gebruikersgroep)  bevraging na elke vergadering van de GG (sensibiliseren/informeren leden)  automatisch gekoppeld aan registratie aanwezigheden GG  gebruiksvriendelijk, vergt weinig tijd van gebruikers/uitvoerders  geaggregeerde resultaten naar projectuitvoerders

GEBRUIKERS Relevantie van het project voor de gebruiker Projectverloop en behaalde projectresultaten Tevredenheid over ruimte en overleg binnen de gebruikersgroep Tevredenheid over de behandelde punten tijdens de gebruikersgroep

Verwachtingen in verband met de toepassingen van de projectresultaten door de gebruiker

TETRA - Projectuitvoering en opvolging

Interactie met de doelgroep

Projectgegevens, hier kan u enkel gegevens bekijken en eventueel een ander project waarvoor u ook verantwoordelijk bent selecteren Gebruikersgroepleden, hier vult u de (contact)gegevens in van de leden van uw gebruikersgroep Vergaderingen, hier maakt u vergaderingen aan en registreert u de aanwezigheden Gebruikerspoll, hier kan u als projectuitvoerder de feedback van de gebruikers bekijken.


U kan het ONDERNEMINGSNUMMER van een onderneming of organisatie opzoeken via de link naar de kruispuntbank (http://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoekwoordenform.html )


TETRA - Projectuitvoering en opvolging Interactie met de doelgroep In welke mate is het onderwerp van het project nog steeds relevant voor uw onderneming {scoren op schaal (i) zeer relevant; (ii) relevant, (iii) neutraal, (iv) minder prioritair, (v) niet langer relevant }

Hoe scoort u het projectverloop en de tot nu toe behaalde projectresultaten in functie van de te bereiken doelstellingen? { scoren op schaal (i) minder dan voorzien , (ii) zoals voorzien, (iii) beter dan voorzien

Hoe tevreden bent u over de ruimte voor interactie en sturing door de ondernemingen (gebruikers) binnen het project? { scoren op schaal : (i) zeer tevreden, (ii) tevreden, (iii) neutraal, (iv) ontevreden, (v) zeer ontvreden}

Hoe tevreden bent u met de behandelde punten in de gebruikersgroepvergaderingen? { scoren op schaal : (i) zeer tevreden, (ii) tevreden, (iii) neutraal, (iv) ontevreden, (v) zeer ontvrede}

Hoe hoog scoort u de (mogelijke) toepassing van concrete, bruikbare resultaten bij uw eigen onderneming (of uw ledenbedrijven) op korte termijn? [KT is tijdens of < 1 jr na afloop] { scoren op schaal: (i) de resultaten worden al toegepast in de onderneming (ii) de resultaten zullen wellicht binnen het jaar na afloop van het project worden toegepast in de onderneming, (iii) de resultaten zijn tot op heden op kt niet bruikbaar voor de onderneming, maar mits bedrijfsspecifiek vervolgonderzoek wel nog mogelijk in de toekomst (iv) de resultaten blijken niet bruikbaar voor de onderneming }


 Responsabiliseren van de leden van de gebruikersgroep  Voldoende informeren over de opzet en het doel van de bevraging  motiveren om mee te werken aan de bevraging  Voldoende feedback geven over de resultaten van de bevraging (bespreken op volgende gebruikersgroep)

 Best zo snel mogelijk na afloop van de vergadering de aanwezigheden ingeven  Verslagen gebruikersgroep (min. 2 per jaar) !

TETRA- Projectuitvoering en opvolging Financiële status en co-financiering

 Geen jaarlijkse financiële status (kostenstaat), wel in projectbarometer financiële status aangeven – afwijkingen dienen toegelicht te worden !  Financiële verslaggeving is onderdeel van het eindverslag, wordt gebundeld door coördinator of kan individueel aangeleverd worden  Welke kosten zijn aanvaardbaar: zie handleiding TETRA  personeelskost (reële kost, gestaafd met loonfiches) + overige kost cf nieuwe kostenmodel (excel-file = basis)  92,5% subsidie, financiering van resterende 7,5% via bijdragen van de doelgroepbedrijven  Status van de gerealiseerde co-financiering + op welke manier de cofinanciering gerealiseerd werd

60

TETRA Info  Rapportering: webtool  Website http://www.iwt.be/subsidies/tetra  Toelichtingsdocument uitvoering & opvolging  Template Projectbarometer  Template Voortgangsverslag

 E-tool voor gebruikersbevraging  Communicatie/vragen:  Coördinator ([email protected] of 02/432 42 07)  Secretariaat ([email protected], 02/432 42 24)  Mailbox ([email protected])  e-tool ([email protected])

61

agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie

Koning Albert II-laan 35, bus 16 B-1030 Brussel Tel.: +32 (0)2 432 42 00 Fax.: +32 (0)2 432 43 99 E-mail: [email protected] www.iwt.be

LA-trajecten

Recommend Documents