Központosított Közbeszerzési Portál Felhasználói kézikönyv. Intézmény

Központosított Közbeszerzési Portál Felhasználói kézikönyv

Intézmény

Központosított Közbeszerzési Portál – Felhasználói kézikönyv

Tartalomjegyzék 1 2

Intézmények kezelése ..................................................................................................................... 4

Intézményi nyitólap ......................................................................................................................... 4

2.1

Csatlakozási kérelmek ............................................................................................................. 4

2.3

BI riportok böngészése ............................................................................................................ 6

2.2 2.4 2.5 3

2.6

Intézményeim .......................................................................................................................... 6 Tervezés és igénykezelés ......................................................................................................... 7

Megrendelés és verseny újranyitás ......................................................................................... 7 Sztornózás jóváhagyására váró megrendelések...................................................................... 8

Igények és tervezés ......................................................................................................................... 9

3.1 3.2

Éves tervek kezelése ................................................................................................................ 9

Igények kezelése.................................................................................................................... 10

3.2.1

3.3 4

3.4

Igények keresése ................................................................................................................... 13 Dokumentum feltöltésre/hiánypótlásra váró igények .......................................................... 14

Megrendelések .............................................................................................................................. 14

4.1

Verseny újranyitás kezelése .................................................................................................. 15

4.1.1

Új verseny újranyitás ..................................................................................................... 15

4.1.3

Verseny újranyitás folyamat kezelése ........................................................................... 19

4.1.2 4.2

4.2.1

Kosár .............................................................................................................................. 26

4.2.3

Megrendelés folyamata................................................................................................. 28

4.2.4

Intelligens kosár............................................................................................................. 27 Megrendelés keresése................................................................................................... 30

Termékek ....................................................................................................................................... 31

5.1 5.2

6

Verseny újranyitás rész keresése .................................................................................. 18

Megrendelés kezelése ........................................................................................................... 25

4.2.2

5

Új igény létrehozása ...................................................................................................... 10

Termékek rendezése ............................................................................................................. 32

Termékek keresése és szűrése .............................................................................................. 33

5.2.1

Termék adatlap.............................................................................................................. 36

Közbeszerzési adatok .................................................................................................................... 37

6.1

Intézmények .......................................................................................................................... 37

6.3

Eljárások ................................................................................................................................ 40

6.2

Szállítók.................................................................................................................................. 39

6.3.1 6.3.2

Keretmegállapodás adatai fül ........................................................................................ 43

Teljesülési összegek fül .................................................................................................. 43 2 / 63

Központosított Közbeszerzési Portál – Felhasználói kézikönyv 6.3.3

Szerződések fül .............................................................................................................. 44

6.3.5

Termékkategóriák fül .................................................................................................... 45

6.3.4 6.3.6

7 8

6.4

Excel export fül .............................................................................................................. 46

Keretmegállapodások ............................................................................................................ 47

Kapcsolatok ................................................................................................................................... 47

Intézményi felhasználók kezelése ................................................................................................. 48

8.1

Felhasználó regisztráció ........................................................................................................ 48

8.3

Elfelejtett jelszó ..................................................................................................................... 50

8.2

9

Devizák fül ..................................................................................................................... 45

8.4

Bejelentkezés a portálra ........................................................................................................ 50

Felhasználói adatok ............................................................................................................... 51

Regisztrációim ............................................................................................................................... 52

9.1

Új intézmény regisztrálása .................................................................................................... 53

9.3

Dokumentumfeltöltésre/hiánypótlásra váró intézményi regisztrációk ................................ 56

9.2 9.4

Új intézményhez csatlakozás ......................................................................................... 57

9.5.1

Meglévő felhasználó csatlakoztatása az intézményhez ................................................ 59

11

11.1 11.2 11.3 11.4 11.5

12

Intézményeim ........................................................................................................................ 56

9.4.1

9.5 10

Intézményi csatlakozási kérelem ........................................................................................... 56

Intézményi adatok ................................................................................................................. 57

Munkakosarak és Feladatlisták kezelése................................................................................... 60

Dokumentum kezelés ................................................................................................................ 61 Új dokumentum csatolása ..................................................................................................... 61

Dokumentum letöltése.......................................................................................................... 62

Dokumentum paraméterei.................................................................................................... 62

Új verzió feltöltése................................................................................................................. 62 Jogosultságkezelés................................................................................................................. 63

Általános kereső ........................................................................................................................ 63

3 / 63


1 Intézmények kezelése

Egy felhasználó több Intézményhez is tartozhat egyszerre. Ha a felhasználó tagja egy vagy több Intézménynek, bejelentkezés után az Intézményi nyitólap fogadja:

Minden menüpont részletesebben kifejtésre kerül a hozzá megfelelő menüpont alatt. Először csak egy áttekintő felületet vizsgál meg a kézikönyv. Az Intézményhez tartozó felhasználók három szerepköre oszthatóak.

1. Adminisztrátor  Teljeskörű hozzáféréssel rendelkezik az Intézmény ügyeivel kapcsolatban, módosíthatja az intézmény adatait is 2. Felhasználó  Korlátozott hozzáféréssel rendelkezik az Intézmény ügyeivel kapcsolatban, módosíthat mindent kivéve az intézmény adatait 3. Megtekintő  Csak megtekintheti az Intézmény ügyeit

Az intézményi felhasználók a szerepkörtől függően az egyes portletekben (részekben) szűkített funkcionalitással találkozhatnak. Jelen dokumentum az összes funkció ismertetését tartalmazza.

2 Intézményi nyitólap 2.1 Csatlakozási kérelmek

Itt található azon felhasználók listája, amelyek a felhasználó valamelyik Intézményéhez csatlakozási kérelmet nyújtottak be.

4 / 63


A Műveletek oszlopban található Adatok megtekintése ( ) gombra kattintva megnyílik a Csatlakozási kérelem elbírálása adatlap, ahol az adott kérelem elbírálható, jóváhagyható vagy elutasítható. Új kérelem érkezésekor az Intézmény adminisztrátora(i) e-mail értesítést kap(nak). Az elbíráló adatlap felépítése a következő:

Az adatlapon a következő műveletek hajthatók végre:

1. Nyomtatási kép  A csatlakozási kérelem elbírálása adatlap képe jelenik meg egy felugró új ablakban! Ha nem jelenik meg, akkor a böngésző letiltotta a felugró ablakot! Ezt engedélyezni kell! 2. Jóváhagyva  A csatlakozási kérelmet a felhasználó jóváhagyja. A felhasználó Felhasználói jogosultságot kap az intézményhez 3. Visszautasítva  A csatlakozási kérelmet a felhasználó visszautasítja. A visszautasításhoz megjegyzést is kell írni.

Mind jóváhagyás, mind visszautasítás esetén, ez utóbbinál az indokkal kiegészítve, a döntésről a felhasználó, aki kezdeményezte a csatlakozást, e-mail értesítést kap.

5 / 63


2.2 Intézményeim

A felhasználóhoz tartozó Intézmények listáját tartalmazza (bármelyik szerepkör).

Egy felhasználó több intézményhez is csatlakozhat, ekkor minden intézmény felsorolásra kerül. A táblázatban a Műveletek oszlopban a következő funkciókat lehet végrehajtani:

1. Adatok megtekintése ( ) gombra kattintva megnyílik az intézmény adatlapja nézegető üzemmódban. Az adatlap felépítése megegyezik az Új intézmény regisztrálása adatlappal azonban itt az adatok nem módosítható és csak a Nyomtatási kép és Dokumentum letöltés funkció érhetők el. 2. Adatok szerkesztése ( üzemmódban.

) gombra kattintva megnyílik az intézmény adatlapja szerkesztő

A fentieken kívül Új intézményhez csatlakozásra is van lehetőség.

2.3 BI riportok böngészése

Az intézményeknek lehetnek előre definiált lekérdezései. Ezek a lekérdezések jelennek meg ebben a részben:

A riportok felépítése egységes. Minden riport tetején, ha vannak szűrő paraméterek, akkor azokat be kell állítani. A jelen példában az Osztályt lehet legördülő listából választani és az Eljárás azonosítót valamint a Keretmegállapodás azonosítót szabad szövegesen beírni.

Minden riporton meg lehet adni a kiment formátumát: A lehetséges értékek:      

HTML (Paginated) – lapozható HTML, az alapértelmezett HTML (Single page) – nem lapozható (hanem görgethető) HTML PDF Excel Excel 2007 Comma Separated Value – CSV (vesszővel elválasztott értékek) Microsoft Excelbe betölthető 6 / 63

Központosított Közbeszerzési Portál – Felhasználói kézikönyv  

Rich text format – RTF formázott szöveg (Microsoft Wordbe betölthető) Text – sima szöveg (formázatlan)

Egy példa riport:

2.4 Tervezés és igénykezelés

A tervezés és igénykezelés részben egy olyan munkakosár jelenik meg, amik dokumentum feltöltésre váró vagy hiánypótlásra váró (a hivatali jóváhagyást követően azok valamilyen indokkal vissza lettek küldve az intézménynek hiánypótlásra) igények feladatlistája tartalmazza.

A feladatlista leírását az Igények és tervezés fejezetben részletezzük.

2.5 Megrendelés és verseny újranyitás

A Megrendelés és verseny újranyitás részben olyan munkakosár jelenik meg, ami szállítói teljesítésre váró megrendeléseket és a verseny újranyitásokat különböző állapotban (előkészítés alatti, pályázás alatti, elbírálásra váró és szerződés kötésre váró) mutatja.

Az egyes feladatlisták leírását a Megrendelések fejezetben részletezzük.

7 / 63


2.6 Sztornózás jóváhagyására váró megrendelések

A Megrendelés bármikor megszakítható, sztornózható. Akár az intézmény, akár a szállító (kezdeményezheti) sztornózhatja a megrendelést. Ekkor a másik fél egy e-mail értesítést kap a sztornózásról és a megrendelés megjelenik a Sztornózásra jóváhagyására váró megrendelések feladatlistában.

A Műveletek oszlopban az Adatok megtekintése ( ) gombra kattintva a felhasználó megnyithatja az adott megrendelést adatlapját nézegető üzemmódban. A megnyitott adatlap:

Az adatlapon látható a sztornózáskor megadott indok, mint megjegyzés. Az adatlapon a következő műveletek hajthatóak végre: 8 / 63

Központosított Közbeszerzési Portál – Felhasználói kézikönyv 1. Jóváhagyva, a sztornózás jóváhagyásra kerül. A megrendelésen szereplő rész- és pénzügyiteljesítések is ezzel sztornózásra kerülnek. 2. Visszautasítva, a sztornózás visszautasításra kerül, és a megrendelés folytatódik

3 Igények és tervezés

Az Igények és tervezés oldalon az intézmények a következő funkciókat tudják ellátni:

1. itt tudják a Közbeszerzési éves terveiket karbantartani, kezelni és 2. itt tudnak igényeket kezelni a. újat létrehozni b. meglévőket keresni illetve c. dokumentum feltöltésre vagy hiánypótlásra váró igényeiken a feladatot végrehajtani

3.1 Éves tervek kezelése

Az Éves tervek kezelése linkre kattintva lehet a Közbeszerzési éves tervet feltölteni, kezelni. A linkre kattintva a következő adatlap jelenik meg:

Amennyiben egy felhasználó több intézményhez is csatlakozott, akkor első lépésben az intézményt kell kiválasztani. Ha csak egy intézmény van, akkor az automatikusan kiválasztásra kerül (lásd fenti kép). Ezt követi az év kiválasztása. A folyamat a Dokumentumok kezelése gombra kattintással folytatható. Ekkor fel kell egy Terv dokumentumot csatolni, hogy a folyamat befejeződjön.

9 / 63

Központosított Közbeszerzési Portál – Felhasználói kézikönyv Korábbi éves terv módosítása hasonló módon történik, ki kell választani az intézményt, az évet és a Dokumentumok kezelése gombra kattintva megjelenik a korábban feltöltött dokumentum. Itt le lehet tölteni, vagy új verziót lehet feltölteni a terv dokumentumból.

3.2 Igények kezelése

Az igények kezelése részben az intézmény két tevékenységet tud végrehajtani: 1. Új igényt benyújtani 2. Korábbi igényeket keresni

3.2.1 Új igény létrehozása

Az Új igény linkre kattintva lehet új igény rögzítését kezdeményezni. A linkre kattintva a következő adatlap jelenik meg:

Az adatokat a következőképp kell kitölteni:   

Intézmény: amennyiben egy felhasználó több intézményhez is csatlakozott, akkor első lépésben az intézményt kell kiválasztani. Ha csak egy intézmény van, akkor az automatikusan kiválasztásra kerül (lásd fenti kép). Megjegyzés: megjegyzés fűzhető az igányhez Negyedév: ki kell választani a megfelelő negyedévet. Az aktuális és a következő 3 negyedév jelenik meg a legördülő listában 10 / 63

Központosított Közbeszerzési Portál – Felhasználói kézikönyv 

Keretmegállapodás: meg kell keresni az a keretmegállapodást amihez az igényt be szeretné a felhasználó jelenteni

A Keretmegállapodás hozzáadása ( ) gombra kattintva megjelenik egy felugró ablakban, amiben ki kell választani a megfelelő keretmegállapodást.

A Keresés gombra kattintva a rendszer megkeresi a szűrési paramétereknek megfelelő keretmegállapodásokat és megjeleníti a találati listában. A Műveletek oszlopban a Keretmegállapodás hozzáadása ( ) gombra kattintva a felhasználó kiválaszthatja a megfelelő keretmegállapodást.

A kiválasztást követően a Keretmegállapodás tárgya megjelenik az Igény adatlapon, ahol lehetőség van a keretmegállapodás igény összerendelés megszűntetésére a megjelenő Keretmegállapodás törlése (  

) gombra kattintással.

Becsült nettó érték (Ft): meg kell adni az értéket Kiegészítés a következő igényhez: lehetőség van korábbi már jóváhagyott igényhez kiegészítésként létrehozni az aktuális igényt. Ebben a legördülő listában a jóváhagyott igények jelennek meg

Egy példa kitöltés:

11 / 63


Az új igény létrehozása a Tovább a dokumentumok feltöltéséhez gombra kattintással folytatható.

Ekkor a képernyő alján megjelenik a dokumentum feltöltési rész ahol a megfelelő dokumentumokat csatolni kell/lehet:

A dokumentum feltöltést követően az új igény adatlap alján (a Dokumentumok felett) megjelenő gombokkal lehet a folyamatot továbbléptetni:

1. Nyomtatási kép  A már elmentett igény adatlap képe jelenik meg egy felugró új ablakban! Ha nem jelenik meg, akkor a böngésző letiltotta a felugró ablakot! Ezt engedélyezni kell! 2. Adatok újratöltése 12 / 63


Elveti az eddig elvégzett változtatásokat az adatlapon, és újra betölti az adatlapot az adatbázisból. 3. Vázlat mentése  Elmenti az adatlapon lévő változtatásokat. 4. Folytatás:  Ha minden kötelező mező ki van töltve és minden kötelező dokumentum fel lett az igényhez csatolva, akkor az igényt jóváhagyásra küldi a rendszer.

Amennyiben az igényt a felhasználó elküldi jóváhagyásra, akkor a rendszer a következő üzenet küldi a felhasználónak: Az elbírás eredményéről (Jóváhagyás / Elutasítás / Hiánypótlás) a felhasználó e-mail értesítést kap.

3.3 Igények keresése

Az igények keresése linkre kattintva megjelenik az Igények keresése adatlap.

A Keresés gombra kattintva a rendszer megkeresi a szűrési paramétereknek megfelelő igényeket és megjeleníti a találati listában. A Műveletek oszlopban az Adatok megtekintése ( lehet az igényt megnyitni nézegető módban.

13 / 63

) gombra kattintva


Az adatlapon a következő műveleteket lehet végrehajtani:

1. Új kiegészítő igény hozzáadása gombra kattintva lehet az adott igényhez egy új kiegészítő igényt rögzíteni. A kiegészítő igény folyamata megegyezik a „normál” igény folyamatával. 2. Nyomtatási kép: a. A már elmentett igény adatlap képe jelenik meg egy felugró új ablakban! Ha nem jelenik meg, akkor a böngésző letiltotta a felugró ablakot! Ezt engedélyezni kell! 3. Dokumentumok: a. letölthetőek és b. paramétereik megtekinthetőek.

3.4 Dokumentum feltöltésre/hiánypótlásra váró igények

A feladatlistában a dokumentum feltöltésre váró vagy hiánypótlásra váró (a hivatali jóváhagyást követően azok valamilyen indokkal vissza lettek küldve az intézménynek hiánypótlásra) igények jelennek meg:

A Műveletek oszlopban található Adatok megtekintése ( ) gombra kattintva lehet az igényt megnyitni. Az adatlapon ugyan azok a műveletek végezhetőek el, mint Új igény létrehozása esetén.

4 Megrendelések

A Megrendelések oldalon az intézmények a következő funkciókat tudják ellátni: 1. Verseny újranyitás esetén

14 / 63


2.

a. Új verseny újranyitást indítani b. Korábbi Verseny újranyitás részeket keresni c. Verseny újranyitás folyamatát kezelni, amik: i. Előkészítés alatt állnak ii. Pályázás alatt állnak iii. Elbírálásra várnak iv. Szerződéskötésre várnak Megrendelések esetén a. a Teljesítésre váró megrendeléseket kezelni

4.1 Verseny újranyitás kezelése 4.1.1 Új verseny újranyitás

Az Új verseny újranyitás linkre kattintva megjelenik a Verseny újranyitás adatlapja. Az adatlapon a következőket kell / lehet kitölteni:  

 

Intézmény: amennyiben egy felhasználó több intézményhez is csatlakozott, akkor első lépésben az intézményt kell kiválasztani. Ha csak egy intézmény van, akkor az automatikusan kiválasztásra kerül (lásd lenti kép) Igény: a már jóváhagyott aktuális és következő három negyedév igényeit tartalmazza. Ezek közül kell egyet kiválasztani

Keretmegállapodás: az igény kiválasztásával automatikusan a Keretmegállapodás is kitöltésre kerül Verseny újranyitás tárgya: meg kell adni a tárgyat 15 / 63


Kitöltést követően a folyamatot a Verseny újranyitás indítása gombra kattintva lehet indítani.

A megjelenő adatlapon ki kell tölteni a következő mezőket:    

Ajánlattételi határidő (kötelező) Eredményhirdetés Dokumentumokat (kötelezőket) csatolni szükséges Létre kell hozni legalább egy Verseny újranyitás részt az Új verseny újranyitás rész hozzáadása gomb megnyomásával.

A verseny újranyitás rész létrehozására a rendszer figyelmeztet, hogy

Mentés után a verseny újranyitás rész adatlapját kell kitölteni:    

Verseny újranyitás rész tárgya Beszerzés tervezett értéke Ha szükséges lehet új igényt létrehozni az Új igény indítása gomb megnyomásával Szerződés lejárata

16 / 63


A Mentés gombra kattintva létrejön a verseny újranyitás rész, a rendszer a keretmegállapodásról automatikusan átveszi a szállítókat.

Itt lehet az ajánlati sablon Excelt letölteni az ilyen nevű gomb megnyomásával. A kitöltött árlistát a későbbiekben vissza kell tölteni a verseny újranyitáshoz a Pályázás állapotban.

Visszatérve a Verseny újranyitás adatlaphoz azon a Folytatás gombra kattintva a Verseny újranyitás Pályázás állapotba lép.

17 / 63


4.1.2 Verseny újranyitás rész keresése

A linkre kattintva megjelenik a Verseny újranyitás rész keresése oldal.

A Keresés gombra kattintva a rendszer megkeresi a szűrési paramétereknek megfelelő verseny

újranyitás részeket és megjeleníti a találati listában. A Műveletek oszlopban a Megtekintés ( ) gombra kattintva a felhasználó megnyithatja az adott verseny újranyitás rész adatlapját nézegető üzemmódban. A megnyitott adatlap:

18 / 63


Az adatlap alján a következő funkciókat lehet végrehajtani:

1. Ajánlati sablon excel letöltése 2. Verseny újranyitás adatlapja: visszanavigál a Verseny újranyitás adatlapra.

4.1.3 Verseny újranyitás folyamat kezelése

A verseny újranyitás folyamata az alábbi lépésekből áll: 1. 2. 3. 4.

Előkészítés Pályázás Elbírálás Szerződésközét

Minden lépéshez tartozik egy-egy feladatlista, amiben a verseny újranyitás rész megnyitható és az adott lépés végrehajtható. A lépések leírása a következő fejezetekben található.

4.1.3.1 Előkészítés alatt álló verseny újranyitások Verseny újranyitások az előkészítési fázisban ebben a feladatlistában jelennek meg. Ebben a lépésben lehet a verseny újranyitás adatait módosítani, új verseny újranyitás részeket létrehozni vagy szükség szerint módosítani.

19 / 63


A Műveletek oszlopban a Megtekintés ( ) gombra kattintva a felhasználó megnyithatja az adott verseny újranyitás adatlapját szerkesztő üzemmódban. Ebben a lépésben ugyan azokat a feladatokat tudja a felhasználó ellátni, mint akiket az Új verseny újranyitáskor (lásd Új verseny újranyitás fejezet) lehetett. 4.1.3.2 Pályázás alatt álló verseny újranyitások Verseny újranyitások a pályázási fázisban ebben a feladatlistában jelennek meg. Ebben a lépésben lehet a verseny újranyitás részeihez ajánlatokat feltölteni.

A Műveletek oszlopban a Megtekintés ( ) gombra kattintva a felhasználó megnyithatja az adott verseny újranyitás adatlapját szerkesztő üzemmódban.

A Verseny újranyitás részek táblázatban kiválasztva egy sort a következő műveleteket lehet végrehajtani:

20 / 63

Központosított Közbeszerzési Portál – Felhasználói kézikönyv 1. Megtekintés ( üzemmódban 2. Szerkesztés ( üzemmódban

), a gombra kattintva megjelenik a verseny újranyitás rész nézegető ), a gombra kattintva megjelenik a verseny újranyitás rész szerkesztő

3. Törlés ( ), a gombra kattintva megerősítés kérése után törlődik a kiválasztott verseny újranyitás rész.

4.1.3.2.1

Verseny újranyitás rész szerkesztése

A Szerkesztés (

) gombra kattintva megjelenik a verseny újranyitás a lenti képnek megfelelően:

A Szerződések táblázatban felsorolásra kerülnek a keretmegállapodáson megadott szállítók. Minden szállítóhoz ebben a fázisban fel kell tölteni az adott szállító (Konzorcium, Fővállalkozó vagy Egyéni induló) ajánlatát – a termékek árát. Az adatlap alján a következő funkciókat lehet végrehajtani:

1. Szerződésenként az Ajánlat feltöltés oszlopban lehet a szállító ajánlatát feltölteni 2. Ajánlati sablon excel letöltése 3. Verseny újranyitás adatlapja: visszanavigál a Verseny újranyitás adatlapra.

4.1.3.2.2 Ajánlat feltöltés A verseny újranyitás rész adatlapján szerződésenként fel kell tölteni az adott szállító ajánlatát, a termékek árát.

A Választ gombra kattintva a számítógép fájlrendszeréből ki kell tallózni az előzőleg letöltött, majd kitöltött ajánlati sablon excel-t.

A fájl feltöltése a Feltölt gombbal indítható. A feltöltéskor a rendszer ellenőrzi a feltöltött fájlt formailag és tartalmilag. Az ellenőrzés során feltárt hibákat kijelzi a rendszer, megadva, hogy melyik lap, melyik sor, melyik oszlopában milyen problémát talált. Csak hibamentes fájl tölthető fel (figyelmeztetések lehetnek benne). 21 / 63


Sikeres feltöltés esetén a következő kép jelenik meg:

A következő lépés a verseny újranyitás rész Mentése, az ilyen nevű gomb megnyomásával.

Visszatérve a Verseny újranyitás adatlapra, ott a Folytatás gombra kattintva a Verseny újranyitás Elbírálás állapotba vált.

4.1.3.3 Elbírálásra váró verseny újranyitások Verseny újranyitás részek elbírálási szakaszban ebben a feladatlistában jelennek meg. Ebben a lépésben lehet a verseny újranyitás részeihez a nyertes szállítót kiválasztani.

A Műveletek oszlopban a Megtekintés ( ) gombra kattintva a felhasználó megnyithatja az adott verseny újranyitás rész adatlapját szerkesztő üzemmódban. 22 / 63


Az adatlapon a következő műveleteket lehet végrehajtani:

1. Szerződésenként a Feltöltött ajánlat oszlopban a gombra kattintva a korábbi Ajánlat megtekintésére van lehetőség 2. Szerződésenként az Ajánlat feltöltés oszlopban lehet a szállító új ajánlatát feltölteni 3. Kiválasztani a győztes szállítót: a. Kiválasztva a győztes szállítót a legördülő listából meg kell / lehet a következő információkat is adni b. Tényleges szállító, ha a nyertes Konzorcium vagy Fővállalkozó, akkor itt ki lehet választani azt a szállítót, ami a teljesítést végezni fogja c. Számlázási cím: i. lehetőség van az intézmény regisztrálásakor vagy később módosításkor megadott számlázási címei közül választani a legördülő listából (ekkor a cím részletei beíródnak a megfelelő mezőkbe, amik tovább szerkeszthetők) vagy ii. új cím megadására. Ez utóbbi esetben a rendszer az Irányítószám megadásakor automatikusan kitölti a Várost. d. Szállítási cím: i. lehetőség van az intézmény regisztrálásakor vagy később módosításkor megadott szállítási címei közül választani a legördülő listából (ekkor a cím részletei beíródnak a megfelelő mezőkbe, amik tovább szerkeszthetők) vagy ii. új cím megadására. Ez utóbbi esetben a rendszer az Irányítószám megadásakor automatikusan kitölti a Várost. e. Finanszírozás: EUs vagy Hazai f. Kapcsolattartó személy: i. nevét ii. telefonszámát iii. e-mail cím 23 / 63

Központosított Közbeszerzési Portál – Felhasználói kézikönyv 4. Megadni, hogy a Verseny újranyitás rész: a. Eredményes, az ilyen nevű gomb megnyomásával vagy b. Eredménytelen, az ilyen nevű gomb megnyomásával, ekkor a folyamat leáll.

Eredményes verseny újranyitás rész esetén a rész automatikusan szerződéskötésre vár állapotba lép.

4.1.3.4 Szerződéskötésre váró verseny újranyitások Verseny újranyitás részek szerződés kötési szakaszban ebben a feladatlistában jelennek meg. Ebben a lépésben lehet a verseny újranyitás részhez a megkötött szerződés adatait rögzíteni.

A Műveletek oszlopban a Megtekintés ( ) gombra kattintva a felhasználó megnyithatja az adott verseny újranyitás rész adatlapját szerkesztő üzemmódban.

24 / 63


Az adatlapon ki kell tölteni a következő adatokat:  

Szerződéskötés dátuma Hatályba lépés dátuma

1. 2. 3. 4.

Verseny újranyitás adatlapja, a gombra kattintva átnavigál a Verseny újranyitás adatlapra Adatok újratöltése, elveti az utolsó módosításokat és visszatölti az adatokat az adatbázisból Vázlat mentése, elmenti az adatlapot, a folyamat nem lép tovább Döntés rögzítése arról, hogy a. Szerződéskötés megtörtént b. Szerződéskötés nem került aláírásra

Az adatlapon a következő műveletek hajthatóak végre:

A Szerződéskötés megtörtént gombra kattintva a Verseny újranyitás rész oldal bezáródik, helyette a Megrendelések oldal jelenik meg. A Verseny újranyitás rész lezárul és elindul egy új Megrendelés folyamata.

4.2 Megrendelés kezelése

Megrendeléseket az intézmények a Termék oldalon tudnak kezdeményezni. A termékek fejezetben ismertetett keresés és szűrést követően a találati listában mind termék csempe mind táblázat (lista) 25 / 63

Központosított Közbeszerzési Portál – Felhasználói kézikönyv nézetben minden termék mellett található egy Kosárba ( termék bekerül a kosárba.

) gomb ami megnyomásával az adott

Termék csempe nézet

Termék táblázatos nézet

4.2.1 Kosár

A termék(ek) kosárba helyezésekor megjelenik az oldalon a Kosár is.

A kosár láthatósága a jobb felső sarokban található

gombra kattintva ki- és be- kapcsolható.

A kosárban lehetőség van a termék mennyiségét változtatni: 26 / 63

Központosított Közbeszerzési Portál – Felhasználói kézikönyv  

beírással a

vagy

mezőben a fel- és le- nyíllal.

Mindkét esetben a rendszer ellenőrzi a termékhez beállított minimális rendelhető mennyiséget és a rendelési egységeket. Például ha a termék rendelési egysége 6 és a minimálisan rendelhető mennyiség 12, akkor a lehetséges értékek 12, 18, 24, stb. A termék a kosárból egyesével a Műveletek oszlopban található Törlés ( A teljes kosár a Kosár ürítése gombbal üríthető ki.

) gombbal távolíthatók el.

A Kosárból a Megrendelés összeállítása gomb megnyomásával lehet továbblépni ha minden szükséges termék bekerült a kosárba. Ekkor megjelenik az Intelligens kosár oldal

4.2.2 Intelligens kosár

A portál az Intelligens kosárban a termékeket Keretmegállapodásonként és azon belül szerződésenként csoportosítva jelenítni meg. A konkrét megrendeléseket ezen csoportok mentén lehet elindítani.

Az intelligens kosárban, ahogy a Kosárban is lehetett, lehetőség van a termékek mennyiségét módosítani vagy a terméket törölni az intelligens kosárból. A módosítások végrehajtásakor a rendszer automatikusan újraszámolja az Összesen sorban a megrendelés Nettó árát és Közbeszerzési díjjal növelt bruttó árát.

Amennyiben az Intelligens kosárban van olyan termék, ami csak Verseny újranyitással vagy Konzultáció útján rendelhető meg, akkor azok külön csoportban szerepelnek és a Megrendelés gomb helyett figyelmeztető üzenet jelenik meg. Ezeket a termékek ezen a felületen nem rendelhetőek meg, csak Verseny újranyitás indításával (lást Verseny újranyitás kezelése fejezetek). 27 / 63

Központosított Közbeszerzési Portál – Felhasználói kézikönyv Az Intelligens kosárban végrehajtható további funkciók:

1. Exportálás: az intelligens kosár tartalma Excel fájlba exportálható ki. 2. Vissza a termékekhez: a gomb hatására megjelenik a Termék oldal, a kosárral és minden szűrés, keresés, rendezés a korábbi állapotnak megfelelően jelenik meg.

A folyamat a Megrendelés gombra kattintással folytatható. Ekkor megjelenik a Megrendelés adatlap

4.2.3 Megrendelés folyamata

Az intelligens kosárban a Megrendelés gombra kattintva elindul a tényleges megrendelés folyamata és megjelenik a Megrendelés adatlapja. Az adatlapon meg kell/lehet adni a következő adatokat:  









Finanszírozás: EUs vagy Hazai Igény: o lehetőség van a legördülő listából kiválasztani egy már jóváhagyott igényt, ami a termék(ek) keretmegállapodásához nyújtott be az intézmény korábban vagy o a kiválasztott igényhez az Új kiegészítő igény gombbal kiegészítő igényt létrehozni. A kiegészítő igény létrehozása megegyezik az Új igény létrehozásával (lásd Új igény létrehozása fejezet) o Új igény benyújtására is az ilyen nevű gomb megnyomásával, ami az Új igény létrehozás fejezetben leírtaknak megfelelően történik Számlázási cím: o lehetőség van az intézmény regisztrálásakor vagy később módosításkor megadott számlázási címei közül választani a legördülő listából (ekkor a cím részletei beíródnak a megfelelő mezőkbe, amik tovább szerkeszthetők) vagy o új cím megadására. Ez utóbbi esetben a rendszer az Irányítószám megadásakor automatikusan kitölti a Várost. Szállítási cím: o lehetőség van az intézmény regisztrálásakor vagy később módosításkor megadott szállítási címei közül választani a legördülő listából (ekkor a cím részletei beíródnak a megfelelő mezőkbe, amik tovább szerkeszthetők) vagy o új cím megadására. Ez utóbbi esetben a rendszer az Irányítószám megadásakor automatikusan kitölti a Várost. Teljesítéskor értesítendő személy: o nevét o telefonszámát o e-mail cím Szállítási határidő

28 / 63


A folyamat a Tovább a megrendelés dokumentumfeltöltéséhez gombra kattintva folytatható. Feltöltve a megfelelő dokumentumokat a következő lehetőségek vannak:

1. Adatok újratöltése, elveti az utolsó módosításokat, visszaáll a korábbi mentett állapotra 2. Vázlat mentése, elmenti az adatlapot az adatbázisba 3. Továbbküldés jóváhagyásra, továbblépteti a folyamatot, elküldi a megrendelést jóváhagyásra a szállítónak (konzorcium vezető, egyéni ajánlattevő, fővállalkozó) 4. Sztornó, az indoklás után az intézmény sztornózhatja a megrendelést. Erről a szállító e-mail értesítést kap és a portálon a sztornózást jóvá kell hagynia.

29 / 63


A megrendelés folyamata a Továbbküldés jóváhagyásra gombra kattintva folytatható, amiről a rendszer a következő üzenettel értesíti a felhasználót: A szállító az új megrendelés érkezéséről és annak elbírálásáról e-mail értesítést kap.

4.2.4 Megrendelés keresése

Az intézmény a saját megrendelései között a Megrendelések kezelése funkcióban kereshet.

A Keresés gombra kattintva a rendszer megkeresi a szűrési paramétereknek megfelelő az intézményhez tartozó megrendeléseket és megjeleníti a találati listában. A találati lista alapértelmezetten a Megrendelés indításának dátuma szerint csökkenő, az újak vannak elő, sorrendben jelenik meg. A sorrend az oszlop fejlécekben található nyilakra kattintással átrendezhető.

A Műveletek oszlopban az Adatok megtekintése ( ) gombra kattintva a felhasználó megnyithatja az adott megrendlése adatlapját nézegető üzemmódban.

30 / 63


5 Termékek

A Termékek menüpontra kattintva a Termék csempe nézet jelenik meg. A nézeten lehetőség van keresni, rendezni és szűrni a termékeket, valamint a termékek részleteit is itt lehet megjelenítettni.

31 / 63


5.1 Termékek rendezése

1. Alapértelmezetten a termékek Cikkszám növekvő sorrendben jelennek meg 2. Továbbá lehetőség van felül középen kiválasztani a sorrendezés alapjául szolgáló mezőt: a. Cikkszám b. Név c. Nettó szerződéses ár d. Szerződés kód és e. KM kód 3. Mellette pedig a rendezés irányát: a. Növekvő vagy b. Csökkenő

Termékek Név szerint csökkenő sorrendben

32 / 63


5.2 Termékek keresése és szűrése

1. Alapértelmezetten minden termék megjelenítésre kerül lapozható formában 2. Továbbá lehetőség van keresni a termékek között név szerint tartalmazásra, kis és nagy betű nem számít a Keresés mező melletti ( leütésével

) gombra kattintva vagy az Enter billentyű

3. Kategóriák szerint (baloldalt felül) a Kategóriák > gombra kattintva majd a. a kategóriafából (besorolóból) kinyitva a megfelelő szintet a nyílra kattintással és b. a besoroló kiválasztásával, ekkor kiíródik a kiválasztott kategória a teljes elérési útvonallal

33 / 63


4. A Kereső mezők alatt Szűrő hozzáadása gomb megnyomásával. A lehetséges szűrők a következők: a. KM azonosító (teljes egyezés) b. Szerződés azonosító (teljes egyezés) c. Szállító kód (teljes egyezés) d. Szállító neve (tartalmazás) e. Cikkszám (teljes egyezés) f. Név (tartalmazás) g. valamint a leszűrt termékek egyedi tulajdonságaira

Az egyes szűrők lehetnek szabad szövegesek:

34 / 63


Továbbá numerikus tulajdonságoknál egy csúszka jelenik meg két beállítható értékkel, ami a tulajdonság érékei szerint változtatható a két határérték között. Pl. monitor átmérő megadása esetén ha 19 col, 20 col 22,5 col és 23 col-os monitorok vannak, akkor ezen értékek közül lehet egy alsó és egy felső értéket választani. A fenti keresés, termékkategória és szűrések addicionálisan értelmezettek (és kapcsolatban vannak). Az egyes szűrések a szűrés végén található ’X’-vel törölhetőek:

A keresett termékek alapesetben a csempe nézetben jelennek meg. Egy csempén látható a termék képe (ha fel van töltve), cikkszáma valamint a különböző szerződések azonosítói és a nettó egységárak. Egy csempén belül az árak növekvő, elől a legkisebb, sorrendben jelennek meg. Az árak mellett található Adatlap ( ) gombra kattintva megtekinthetjük a termék adatlapja. Az adatlapon megtalálható minden információ az adott termékről. Az adatlap tetején a jobb felső sarokban jelennek meg a nézet választó: 1. Csempe nézet, ikonja:

2. Lista vagy táblázat nézet, ikonja:

A nézetek közötti átváltás megtartja a keresési, szűrési és rendezési beállításokat. A fenti rendezés keresés és szűrés Lista nézetben a következő módon jelenik meg:

35 / 63


A lista alapértelmezetten itt is nettó listaár szerint növekvő sorrendben jelenik meg. A sorrendezés ebben a nézetben a táblázat fejlécében található oszlopok szerint a nyilak segítségével átrendezhető növekvő vagy csökkenő sorrendbe

5.2.1 Termék adatlap

A termék adatlap a termékre vonatkozó információkat tartalmazza csak olvasható formában. Az adatlapra egy példa:

36 / 63


Legfelül a termék általános adatai, cikkszáma, neve, egységára stb. jelenik meg. Ez alatt táblázatos formában láthatók a termék képei, egyedi tulajdonságai (ami alapján szűrni lehet a termékre) valamint a termék rendelhetősége. Kiegészítő és Opcionális termék esetén ebben a táblázatban jelennek meg a főtermék adatai amihez az adott termék tartozik. A táblázatok alatt a Keretmegállapodás adatai találhatók. Az adatlap alsó részében pedig a termék szállítói láthatók táblázatos formában.

6 Közbeszerzési adatok

A Közbeszerzési adatok oldal egy mindenki számára elérhető oldal. Az oldalon lehetőség van keresni: 1. 2. 3. 4.

Intézményeket Szállítókat Eljárásokat és Keretmegállapodásokat

6.1 Intézmények

A Közbeszerzési adatok Intézmények aloldala intézmények keresésére szolgál. Az aloldalon megjelenik egy kereső felület, ahol a már regisztrált intézmények között lehet keresni.

37 / 63


A Regisztrált intézmények keresése gombra kattintva a rendszer megkeresi a szűrési paramétereknek megfelelő intézményeket és megjeleníti a találati listában. A találati lista alapértelmezetten intézményi azonosító sorrendben jelenik meg, a sorrend az oszlop fejlécekben található nyilakra kattintással átrendezhető. A Műveletek oszlopban az Adatok megtekintése ( ) gombra kattintva a felhasználó megnyithatja az adott intézmény adatlapját nézegető üzemmódban. Az adatlapon csak az Intézmény publikus adatai jelennek meg.

38 / 63

Központosított Közbeszerzési Portál – Felhasználói kézikönyv Az adatlap alján található Nyomtatási kép gombra kattintva az intézményi adatlap képe jelenik meg egy felugró új ablakban! Ha nem jelenik meg, akkor a böngésző letiltotta a felugró ablakot! Ezt engedélyezni kell!

6.2 Szállítók

A Közbeszerzési adatok Szállítók aloldala szállítók keresésére szolgál. Az aloldalon megjelenik egy kereső felület, ahol a már regisztrált szállítók között lehet keresni.

A Regisztrált szállítók keresése gombra kattintva a rendszer megkeresi a szűrési paramétereknek megfelelő szállítókat és megjeleníti a találati listában. A találati lista alapértelmezetten szállító azonosító sorrendben jelenik meg, a sorrend az oszlop fejlécekben található nyilakra kattintással átrendezhető. A Műveletek oszlopban az Adatok megtekintése ( megnyithatja az adott szállító adatlapját nézegető üzemmódban. Az adatlapon csak a Szállító publikus adatai jelennek meg.

39 / 63

) gombra kattintva a felhasználó


Az adatlap alján található Nyomtatási kép gombra kattintva a szállítói adatlap képe jelenik meg egy felugró új ablakban! Ha nem jelenik meg, akkor a böngésző letiltotta a felugró ablakot! Ezt engedélyezni kell!

6.3 Eljárások

A Közbeszerzési adatok Eljárások aloldala eljárások keresésére szolgál. Az aloldalon megjelenik egy kereső felület, ahol az eljárások között lehet keresni.

40 / 63


A Keresés gombra kattintva a rendszer megkeresi a szűrési paramétereknek megfelelő eljárásokat és megjeleníti a találati listában. A találati lista alapértelmezetten az eljárás feladás dátuma szerint csökkenő, az újak vannak elő, sorrendben jelenik meg. A sorrend az oszlop fejlécekben található nyilakra kattintással átrendezhető. A Műveletek oszlopban az Adatok megtekintése ( ) gombra kattintva a felhasználó megnyithatja az adott eljárás adatlapját nézegető üzemmódban. Az adatlapon csak az Eljárás publikus adatai jelennek meg.

41 / 63


Az adatlapon az Eljárásrészek táblázatban felsorolt Keretmegállapodások a Megtekintés ( kattintva nyithatók meg megtekintés nézetben.

)gombra

A Keretmegállapodások adatlapja több fülből áll: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Keretmegállapodás adatai Teljesülési összegek Szerződések Devizák Termékkategóriák Excel export

A fülekre kattintva a Keretmegállapodás megfelelő részei jelennek meg.

Minden fülön alul az Eljárás adatlapja gomba kattitva vissza lehet navigálni az Eljárás adatlapjára.

42 / 63


6.3.1 Keretmegállapodás adatai fül

6.3.2 Teljesülési összegek fül

43 / 63


6.3.3 Szerződések fül

A táblázatban a Szerződés adatok azonosító sorrendben jelennek meg. A Művelet oszlopban található Megtekintés ( megtekintés nézetben. 6.3.3.1

) gombra kattintva nyithatók meg az egyes szerződések adatlapjai

Szerződés adatlap

44 / 63


A szerződés adatlapon végrehajtható műveletek:

1. Nyomtatási kép a. A már elmentett felhasználói adatlap képe jelenik meg egy felugró új ablakban! Ha nem jelenik meg, akkor a böngésző letiltotta a felugró ablakot! Ezt engedélyezni kell! 2. Keretmegállapodás adatlapja a. Visszanavigál az oldal a Keretmegállapodás adatlapjára

6.3.4 Devizák fül

6.3.5 Termékkategóriák fül

45 / 63

Központosított Közbeszerzési Portál – Felhasználói kézikönyv A termékkategória fa alapértelmezetten összezárva jelenik meg. A fa a sor elején található nyilak segítségével kinyitható. Jelenleg a rendszerben a termékkategória fa öt szintű. Minden termék kategória elem be van sorolva, hogy az Áru vagy Szolgáltatás-e illetve hogy Alap, Kiegészítő vagy Opcionális termék-e. (Opcionális termék az, ami az alap termék nélkül is vásárolható, míg a kiegészítő termék csak az alaptermékkel együtt értelmezhető és vásárolható). Minden sor végén a Tulajdonságok oszlopban található Tulajdonságok megtekintése ( az adott besoroló egyedi tulajdonságai:

) gombra kattintva megjelenik

Egy tulajdonságnak neve, típusa (szöveges/numerikus), szülője (a fában felette álló elem) és Értéke van. Az érték a típustól függően lehet szabad szöveges érték vagy numerikus érték mértékegységgel pl. Monitor 19 col, 20 col, 22 col vagy 23 col. A rendszerben ezen tulajdonságok alapján is lehet termékeket keresni (lásd Termékek)

6.3.6 Excel export fül

A fülön lehetőség van az Árlista letöltésére Excel formátumban. A letöltéshez ki kell tölteni egy dátumot és az Adott napon érvényes árlista letöltése gombbal az árlista letölthető. A fülön továbbá lehetőség van a következő Excel sablonok letöltésére: 1. 2. 3. 4. 5.

Induló árlista sablon letöltése Árváltozás sablon letöltése Termék módosítás sablon letöltése ÁFA változás sablon letöltése Termékváltás sablon letöltése

46 / 63


6.4 Keretmegállapodások

A Közbeszerzési adatok Keretmegállapodások aloldala eljárásrészek (keretmegállapodások) keresésére szolgál. Az aloldalon megjelenik egy kereső felület, ahol az eljárás részek között lehet keresni.

A Keresés gombra kattintva a rendszer megkeresi a szűrési paramétereknek megfelelő keretmegállapodásokat és megjeleníti a találati listában. A találati lista alapértelmezetten a keretmegállapodás azonosítója szerinti sorrendben jelenik meg. A sorrend az oszlop fejlécekben található nyilakra kattintással átrendezhető. A Műveletek oszlopban az Adatok megtekintése ( gombra kattintva a felhasználó megnyithatja az adott keretmegállapodás adatlapját nézegető üzemmódban.

)

A keretmegállapodás megnyitásakor a rendszer az Eljárások részben ismertetett Keretmegállapodás adatlapját nyitja meg. Az ott definiált funkciók itt is használhatók.

7 Kapcsolatok

A kapcsolatok a menüből és minden oldal alján a láblécből bárki által elérhető funkció.

47 / 63


A kapcsolatok három részből áll:

1. Általános kapcsolatok, a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság és Jogi és Igazgatási Főosztály elérhetőségeivel 2. Információ-technológiai Osztály, elérhetőségekkel 3. Üzemeltetés-technológiai Osztály, elérhetőségekkel

Mindhárom rész a Hivatal által könnyen szerkeszthető módon tárolódik, hogy változás esetén a legfrissebb információk jelenjenek meg.

8 Intézményi felhasználók kezelése

A Központosított Közbeszerzési Portál intézményi funkciót csak regisztrált és intézményhez a megfelelő szerepkörben hozzárendelt felhasználó használhatja. Jelen fejezet a felhasználó regisztrációját, adatainak kezelését, jelszó módosítást mutatja be.

8.1 Felhasználó regisztráció

Új felhasználó regisztrációjára a nyitóoldalon a bal oldalon a Felhasználó regisztrálása linkre kattintva van lehetőség.

48 / 63


A megjelenő adatlapot kitöltve és a Mentés gombra kattintva lehet az új felhasználót létrehozni.

A rendszer az új felhasználó regisztrációját egy megerősítéshez köti. A megadott e-mail címre küldött levében található linkre kattintva a regisztráció véglegesedik. Amennyiben a megerősítés 24 órán belül nem érkezik meg, a rendszer automatikusan törli a felhasználói regisztrációt.

49 / 63


A Regisztráció megerősítése gombra kattintva a rendszer jelzi, hogy Ezt követően a felhasználónak be kell jelentkeznie a portálra.

8.2 Bejelentkezés a portálra

A portálra nyitóoldalon megadott érvényes e-mail címmel és bejelentkezési jelszóval lehet a Bejelentkezés gombra kattintva.

A portálon lehetőség van arra, hogy a megadott e-mail címet és jelszót a böngészőbe elmentse az Emlékezz rám jelölőnégyzet bepipálásával.

8.3 Elfelejtett jelszó

Amennyiben a felhasználó elfelejti a jelszavát, akkor a bejelentkezéskor vagy a nyitóoldalon az Elfelejtett jelszó linkre kattintva kérhet új jelszót.

A megjelenő adatlapot kitöltve a rendszer egy e-mail üzenet küld a megadott címre egy linkkel amiben meg kell erősíteni a jelszóváltási szándékot.

50 / 63


A jelszó akkor változik meg, amikor a felhasználó az e-mailben található linkre rákattintva, a megjelenő oldalon rákattint a Jelszó generálás megerősítése gombra.

Az új jelszót a rendszer e-mailben küldi meg a felhasználónak:

8.4 Felhasználói adatok

A bejelentkezést követően a felhasználói adatok a felhasználói adatlapon módosíthatók. A bejelentkezett felhasználó adatlapja minden oldalon a fejlécben felül, jobb oldalt a felhasználó nevére kattintva és Saját fiók menüpontot kiválasztva nyitható meg.

51 / 63

Központosított Közbeszerzési Portál – Felhasználói kézikönyv Az adatlapon a Felhasználó azonosítón kívül minden adat módosítható. Amennyiben a felhasználó a jelszavát nem szeretné megváltoztatni, akkor az Új jelszó és Új jelszó megerősítése mezőket üresen kell hagyni. Egyéb esetben a beírt Új jelszó, ha az megegyezik az Új jelszó megerősítése mezőbe írt jelszóval, lesz a felhasználó bejelentkezési jelszava. Az adatlap alján a következő funkciók hajthatók végre:

1. Nyomtatási kép  A már elmentett felhasználói adatlap képe jelenik meg egy felugró új ablakban! Ha nem jelenik meg, akkor a böngésző letiltotta a felugró ablakot! Ezt engedélyezni kell! 2. Adatok újratöltése  Elveti az eddig elvégzett változtatásokat az adatlapon, és újra betölti az adatlapot az adatbázisból. 3. Mentés  Elmenti az adatlapon lévő változtatásokat.

A fentiekhez hasonló adatlap jelenik meg akkor is, ha a felhasználói adatlap nézegető üzemmódban jelenik meg. Ekkor csak a Nyomtatási kép gomb jelenik meg az adatlapon.

9 Regisztrációim

A Központosított Közbeszerzési Portál intézményi funkciót csak regisztrált és intézményhez a megfelelő szerepkörben hozzárendelt felhasználó használhatja. Jelen fejezet az intézmény regisztrációját, adatainak kezelését és felhasználók intézményhez rendelését mutatja be. A Regisztrációim oldal felépítése: 



 



Új regisztráció o Új intézmény regisztrálása  a funkcióval új intézményt lehet regisztrálni. A regisztráló felhasználó automatikusan az új intézmény adminisztrátora lesz o Új szállító regisztrálása  a funkcióval új szállítót lehet regisztrálni. A regisztráló felhasználó automatikusan az új szállító adminisztrátora lesz Sablonok o Intézményi csatlakozási kérelem  az Új intézmény regisztráció során a felhasználónak egy kitöltött csatlakozási kérelmet kell csatolni. A kérelem sablon itt tölthető le. o Szállítói csatlakozási kérelem  az Új szállító regisztráció során a felhasználónak egy kitöltött csatlakozási kérelmet kell csatolni. A kérelem sablon itt tölthető le. Dokumentumfeltöltésre/hiánypótlásra váró szállítói regisztrációk o A kötelező csatlakozási kérelem nélküli vagy a hivatal által hiánypótlásra visszaküldött szállítói regisztrációk jelennek meg itt Szállítóim o A felhasználóhoz rendelt szállítók jelennek meg itt o Az Új szállítóhoz csatlakozás gombra kattintva egy meglévő szállítóhoz lehet a felhasználót csatolni Dokumentumfeltöltésre/hiánypótlásra váró intézményi regisztrációk 52 / 63

Központosított Közbeszerzési Portál – Felhasználói kézikönyv A kötelező csatlakozási kérelem nélküli vagy a hivatal által hiánypótlásra visszaküldött intézményi regisztrációk jelennek meg itt Intézményeim o A felhasználóhoz rendelt intézmények jelennek meg itt o Az Új intézményhez csatlakozás gombra kattintva egy meglévő szállítóhoz lehet a felhasználót csatolni o



9.1 Új intézmény regisztrálása

A linkre kattintva megjelenik az Új Intézmény hozzáadása adatlap.

53 / 63


Az adatlap kitöltése közben a rendszer ellenőrzi, hogy azonos Intézményi adószámmal és Intézmény névvel két intézmény nem regisztrálhat. A kitöltést segítendő a címek (Székhely, Levelezési cím, Számlázási címek és Szállítási címek) bevitelekor, az Irányítószám bevitelekor a rendszer automatikusan kitölti a Város mezőt. A regisztrációs folyamat a Regisztráció gombra kattintva folytatható.

54 / 63


Itt van lehetőség az Intézményi csatlakozási kérelem feltöltésére mint Új fájl feltöltése.

Az adatlap alján a Dokumentumok portlet felett a következő funkciók elvégzésére van lehetőség:

1. Nyomtatási kép  A már elmentett intézményi adatlap képe jelenik meg egy felugró új ablakban! Ha nem jelenik meg, akkor a böngésző letiltotta a felugró ablakot! Ezt engedélyezni kell! 2. Adatok újratöltése 55 / 63


Elveti az eddig elvégzett változtatásokat az adatlapon, és újra betölti az adatlapot az adatbázisból. 3. Vázlat mentése  Az elvégzett módosítások mentésre kerülnek, azonban az Új intézmény regisztrációja nem megy el jóváhagyásra. 4. Továbbküldés jóváhagyásra  Elmenti az adatlapon lévő változtatásokat és a rendszer elküldi az Új intézményi regisztrációt a hivatalnak jóváhagyásra.

A Továbbküldés jóváhagyásra gombra kattintva a rendszer értesíti a felhasználót hogy a regisztrációja elment jóváhagyásra, ami eredményéről (Jóváhagyás vagy Elutasítás) e-mail értesítést fog a felhasználó kapni.

9.2 Intézményi csatlakozási kérelem

A linkre kattintva a böngésző letölti és elmenti a csatlakozási kérelem sablont.

9.3 Dokumentumfeltöltésre/hiánypótlásra váró intézményi regisztrációk

Amennyiben az Új regisztráció során nem került feltöltésre a megfelelő dokumentum(ok), vagy a hivatal a regisztrációt visszaküldi hiánypótlásra, akkor az megjelenik a Dokumentumfeltöltésre/hiánypótlásra váró intézményi regisztráció alatt.

A Műveletek oszlopban megjelenő gombra kattintva megnyílik az intézményi regisztráció adatlap (lásd Új intézmény regisztrálása) ahol a hiányzó dokumentum(ok) csatolhatók, illetve látszik a hiánypótlásra visszaküldés indoka is:

9.4 Intézményeim

A hivatal által jóváhagyott intézményi regisztrációk az Intézményeim portletben jelennek meg.

56 / 63

Központosított Közbeszerzési Portál – Felhasználói kézikönyv Egy felhasználó több intézményhez is csatlakozhat, ekkor minden intézmény felsorolásra kerül. A táblázatban a Műveletek oszlopban a következő funkciókat lehet végrehajtani:

3. Adatok megtekintése ( ) gombra kattintva megnyílik az intézmény adatlapja nézegető üzemmódban. Az adatlap felépítése megegyezik az Új intézmény regisztrálása adatlappal azonban itt az adatok nem módosítható és csak a Nyomtatási kép és Dokumentum letöltés funkció érhetők el. 4. Adatok szerkesztése ( üzemmódban.

) gombra kattintva megnyílik az intézmény adatlapja szerkesztő

A fentieken kívül Új intézményhez csatlakozásra is van lehetőség.

9.4.1 Új intézményhez csatlakozás

Az Új intézményhez csatlakozás gombra kattintva megjelenik egy kereső felület, ahol a már regisztrált, de a felhasználóhoz még nem rendelt intézmények között lehet keresni.

A Regisztrált intézmények keresése gombra kattintva a rendszer megkeresi a szűrési paramétereknek megfelelő intézményeket és megjeleníti a találati listában. A Műveletek oszlopban a Csatlakozás ( ) gombra kattintva a felhasználó kezdeményezheti az intézményhez való csatlakozást. Ezt a csatlakozást az Intézmény adminisztrátora hagyja jóvá és adja meg a felhasználó szerepkörét. Elvégezhető műveletek:

1. Mégsem, a felület bezáródik, nem kerül a felhasználó egyik intézményhez sem csatolásra. 2. Új intézmény felvétele, amennyiben a keresés során a csatlakozni kívánt intézmény nem található, akkor lehetőség van új intézmény rögzítésére (lásd Új intézmény regisztrálása).

9.5 Intézményi adatok

Intézmény szerkesztésére, az adatok módosítására csak az intézményi adminisztrátorok jogosultak. Az adatok szerkesztése (

) gombra kattintva feljön az adatlap:

57 / 63


Az adatlapon a következő funkciókat lehet végrehajtani:

1. Felhasználók kezelése a. A felhasználók listája táblázatban megjelenik az intézményhez hozzárendelt felhasználók listája a felhasználói jogosultságokkal együtt. A Jogosultságok oszlopban a következők állíthatók be: i. Minden (minden lenti jogosultságot beállít) ii. Adminisztrátor: a felhasználó teljes jogosultsággal rendelkezik, láthatja és módosíthatja az Intézmény megrendeléseit, és módosíthatja maga az intézmény adatait is. iii. Felhasználó: a felhasználó olyan jogosultsággal rendelkezik, hogy láthatja és módosíthatja az Intézmény megrendeléseit, de nem módosíthatja magát az intézmény adatait. 58 / 63

Központosított Közbeszerzési Portál – Felhasználói kézikönyv iv. Megtekintő: a felhasználó olyan jogosultsággal rendelkezik, hogy láthatja, de nem módosíthatja az Intézmény megrendeléseit és nem módosíthatja magát az intézmény adatait sem.

b. A jogosultság módosításokat a legördülő lista melletti Mentés ( ) gombra kattintva lehet érvénybe léptetni. A mentéskor a rendszer ellenőrzi, hogy legalább egy felhasználó Adminisztrátor maradjon a módosítás után. c. A Műveletek oszlopban a következő funkciók érhetők el: i. Felhasználó törlése ( ). A gombra kattintva a felhasználó törlésre kerül. A törlés előtt a rendszer ellenőrzi, hogy legalább egy felhasználó Adminisztrátor maradjon a törlés után.

ii. Felhasználó adatlapjának megtekintése ( ). A gombra kattintva megjelenik a Felhasználó adatlapja nézegető üzemmódban (lásd Felhasználói adatok) d. Felhasználó hozzáadása gombra kattintva egy meglévő felhasználót lehet felvenni az intézményhez 2. Adatok módosítása a. Az elvégzett módosítások mentésre kerülnek. 3. Nyomtatási kép a. A már elmentett intézményi adatlap képe jelenik meg egy felugró új ablakban! Ha nem jelenik meg, akkor a böngésző letiltotta a felugró ablakot! Ezt engedélyezni kell!

A fentiekhez hasonló adatlap jelenik meg akkor is, ha az intézményi adatlap nézegető üzemmódban jelenik meg. Ekkor a Felhasználók listájában csak a Felhasználó adatlapjának megtekintése és a Nyomtatási kép gomb jelenik meg az adatlapon. Az intézmények publikus adatai között pedig még a Felhasználók listája sem jelenik meg.

9.5.1 Meglévő felhasználó csatlakoztatása az intézményhez

Az Intézmény adatlapon a Felhasználó hozzáadása gombra kattintva megjelenik egy kereső felület, ahol a már regisztrált, de az adott intézményhez még nem rendelt felhasználók között lehet keresni.

A Keresés gombra kattintva a rendszer megkeresi a szűrési paramétereknek megfelelő felhasználókat és megjeleníti a találati listában. A Műveletek oszlopban az Intézményi adatoknál leírt szerepkörök körül lehet választani. A felhasználó a megfelelő szerepkörrel a Csatlakozás ( ) gombra kattintva menthető el.

59 / 63


10 Munkakosarak és Feladatlisták kezelése A felületen a feladat listák többféle módon jelenhetnek meg:

1. Önállóan egy oldalra beépítve, a feladatlista elemek kilistázva

2. Munkakosárba szervezve, egy vagy több feladatlistával együtt. Ebben az esetben az egyes feladatlistákban található feladatok száma jelenik meg.

A munkakosaras feladatlisták megnyitására is több lehetőség van:

1. A Megnyitás linkre kattintva megnyílik egy aloldal, ahol a Munkakosárba tett minden Feladatlista külön-külön listázásra kerül:

1. Az egyes feladatlistára kattintva megnyílik egy aloldal, ahol csak az adott Feladatlista szerepel kilistázva a feladatokkal

60 / 63


A feladatlista elemei mindig a Művelek oszlopban megjelenő gombra kattintva nyithatóak meg. A megnyíló feladat adatlapja pedig már az adott feladatra jellemző információkkal és gombokkal jelenik meg.

11 Dokumentum kezelés 11.1 Új dokumentum csatolása

Az űrlapok alján megjelenő Dokumentum részben kell/lehet új dokumentumokat csatolni. A dokumentum részben háromféle dokumentum feltöltési lehetőség van:

1. Kötelezően csatolandó dokumentum: a dokumentum megnevezése végén szerepel a „(Kötelező)” szöveg. Ebben az esetben csak egy dokumentum csatolására van lehetőség, de abból több verzió is csatolható:

2. Opcionálisan csatolandó dokumentum:

Mindkét esetben az Új fájl feltöltése gombra kattintva megjelenik egy felugró ablak

ahol csak a Válassza ki a feltölteni kívánt fájlt! gomb az aktív. Erre kattintva a számítógép fájlrendszeréből ki kell tallózni a megfelelő fájlt. Amennyiben ez megtörtént, a rendszer megjelenítni a kiválasztott fájl nevét és méretét. A fájl a már aktív Feltöltés gombra kattintva tölthető fel a rendszerbe, vagy a Mégse gombra kattintva a feltöltés megszakítható.

61 / 63

Központosított Közbeszerzési Portál – Felhasználói kézikönyv A feltöltés alatt a progress bar mutatja a feltöltés készültségét. A feltöltést követően a felugró ablak bezáródik és a fájl megjelenik a megfelelő dokumentum megnevezés alatt:

Amennyiben csak egy dokumentum tölthető fel az adott dokumentum megnevezés alá és ott már van dokumentum, akkor az Új fájl feltöltése gomb már meg sem jelenik.

A feltöltéskor a rendszer dokumentum megnevezésenként eltérő fájl típust (PDF, Word, Excel) vár illetve enged meg feltölteni. Amennyiben a feltöltött fájl típusa nem felel meg a megengedett fájl típus(ok)nak, akkor arról a rendszer figyelmezteti a felhasználót és megadja a lehetséges fájl típusokat:

11.2 Dokumentum letöltése

A korábban feltöltött dokumentum utolsó verzióját a Műveletek oszlopban megjelenő Letöltés ( gombra kattintva lehet a számítógép fájlrendszerére letölteni.

11.3 Dokumentum paraméterei

)

A korábban feltöltött dokumentum paramétereit – tulajdonságait a Műveletek oszlopban megjelenő Dokumentum paraméterei ( ) gombra kattintva lehet megnézni. A gombra kattintva egy felugró ablakban megjelennek a dokumentum típusra (megnevezésre) jellemző adatok:

11.4 Új verzió feltöltése

A korábban feltöltött dokumentum helyére lehetőség van új verzió feltöltésére. A feltöltés a

Műveletek oszlopban található Új verzió feltöltése ( ) gombra kattintva indul el. A feltöltés folyamata megegyezik az Új dokumentum csatolása fejezetben leírtakkal.

Az új verzió feltöltése eredményeképp a dokumentum táblázatban a Verziószám eggyel megnő. És későbbiekben a Dokumentum letöltése funkcióban már ezt az új verzió töltődik le: 62 / 63


11.5 Jogosultságkezelés

A korábban feltöltött dokumentum jogosultságát a Műveletek oszlopban található

Jogosultságkezelés ( ) gombra kattintva lehet megnézni vagy módosítani. A gombra kattintva a következő felugró ablak jelenik meg:

12 Általános kereső

A Központosított Közbeszerzési Portál tartalmaz egy általános keresőt, ami a menüben a be felső sarokban érhető el: A mezőt kitöltve a felhasználó a portálon megjelenő hírek, főhír és a felhasználó kézikönyvek tartalmában kereshet. A keresés eredménye a következő képernyőn látható:

A rendszer a megtalált elemeket kilistázza, a keresett szöveget kiemeli és a tartalmat megnyithatóvá teszi.

63 / 63

Központosított Közbeszerzési Portál Felhasználói kézikönyv. Intézmény

Recommend Documents