KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT Hejőkürt Község Önkormányzata – mint ajánlatkérő – közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának belső felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendjét. A közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. Törvény (a továbbiakban: Kbt.) 6.§-ban meghatározott kötelezettségének eleget téve az alábbi szabályzatban határozza meg: I. A Szabályzat hatálya 1. A szabályzat hatálya Hejőkürt Községi Önkormányzat (a továbbiakban együtt: ajánlatkérő) Kbt. Hatálya alá tartozó árubeszerzéseire, szolgáltatás megrendeléseire, építési beruházásaira, valamint építési és szolgáltatási koncepcióira (a továbbiakban együtt: közbeszerzéseire) terjed ki. 2. Az ajánlatkérő a közbeszerzések során – ha azok értéke a Kbt. szerinti értékhatárt eléri vagy meghaladja – köteles a Kbt. és végrehajtási jogszabályai, valamint e Szabályzat rendelkezései alapján eljárni. II. Az ajánlatkérő nevében eljáró, döntést hozó személyek illetőleg szervek 1. Az ajánlatkérő nevében az Európai Uniós közösségi (a továbbiakban: közösségi) értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzésekre vonatkozó eljárások során valamennyi döntés meghozatalára a képviselő-testület jogosult. Ebben az esetben a Közbeszerzési Értékelő Bizottság tesz előterjesztést a képviselő-testület felé. A közbeszerzési Értékelő Bizottság 5 főből áll, elnökét és tagjait a képviselő-testület saját tagjai sorából, illetve külső szakemberekből és a Körjegyzőség tisztviselőiből választja meg. A döntés alapján készült dokumentumokat – beleértve az eljárás alapján készült szerződéseket is-, a testület felhatalmazása alapján a polgármester, illetve akadályoztatása esetén az általa felhatalmazott személy írja alá. 2. Az ajánlatkérő nevében a nemzeti értékhatárok alatti közbeszerzések, egyszerű közbeszerzési eljárások során: • A 10 millió Ft-ot elérő vagy meghaladó árubeszerzés, • A 10 millió Ft-ot elérő vagy meghaladó értékű szolgáltatás megrendelése, • A 30 millió Ft-ot elérő vagy meghaladó értékű építési beruházás esetén valamennyi döntés meghozatalára a Közbeszerzési Értékelő Bizottság jogosult. A döntés alapján készült dokumentumokat – beleértve az eljárás alapján készült szerződéseket is-, a polgármester, illetve akadályoztatása esetén az általa felhatalmazott személy írja alá. Az egyszerű közbeszerzési eljárás során az ajánlatkérő nevében a nemzeti értékhatárt el nem érő árubeszerzés esetén:
-2•
A 2 millió Ft-ot elérő vagy meghaladó, de a 10 millió Ft-ot el nem érő árubeszerzések esetén, • A 2 millió Ft-ot elérő vagy meghaladó, de 10 millió Ft-ot el nem érő értékű szolgáltatás megrendelése esetén, • A 10 millió Ft-ot elérő vagy meghaladó, de 30 millió Ft-ot el nem érő értékű építési beruházás esetén Valamennyi döntés meghozatalára a képviselő-testület jogosult. A döntés alapján készült dokumentumokat – beleértve az eljárás alapján készült szerződéseket is-, a polgármester, illetve akadályoztatása esetén az általa felhatalmazott személy írja alá. 3 A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és dokumentáció elkészítése és az eljárás más szakaszában résztvevő személyeknek és szerveknek – a közbeszerzés tárgya szerinti – szakértelemmel kell rendelkezniük. Erről a polgármester a körjegyzővel együtt köteles gondoskodni. III. Az ajánlatkérő nevében eljáró, az eljárás során döntést hozó, illetőleg az eljárásba bevont személyek, illetve szervek feladatai 1. A képviselő-testület feladatai • A Közbeszerzési Szabályzat jóváhagyása, módosítása • A tárgyévben megvalósítandó közbeszerzések pénzügyi fedezetének a költségvetési rendeletekben való meghatározása • A Körjegyzőségi Pénzügyi Csoport által előkészített tárgyévi közbeszerzési terv jóváhagyása, módosítása • Az éves statisztikai összegzés jóváhagyása • A közösségi értékhatárokat elérő vagy meghaladó közbeszerzések esetén: Az eljárás során az összes döntés meghozatala A lefolytatandó eljárás fajtáinak jóváhagyása A közbeszerzési eljárás megindításának jóváhagyása Hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevétele. 2. A Közbeszerzési Értékelő Bizottság feladatai: • a nemzeti értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzési eljárások esetén, valamint az értékhatár szerint a döntési jogkörébe tartozó nemzeti értékhatárok alatti értékű közbeszerzések, az egyszerű közbeszerzési eljárások esetén a lefolytatandó eljárás fajtájának jóváhagyása hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevételéről való döntés az ajánlati felhívás, valamint a részvételi felhívás jóváhagyása a közbeszerzési eljárás megindításának jóváhagyása az eljárás során az összes döntés meghozatala a részvételi jelentkezések és ajánlatok felbontása
-3az értékelési eljárás lefolytatása a hiánypótlással kapcsolatos döntések meghozatala az ajánlat érvénytelenségének megállapítása a kizáró okok vizsgálata. 3. A polgármester feladatai • az értékhatár szerint a döntési jogkörébe tartozó nemzeti értékhatárok alatti értékű közbeszerzések, az egyszerű közbeszerzési eljárások esetén: a lefolytatandó eljárás fajtájának jóváhagyása hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevétele az ajánlati felhívás, valamint a részvételi felhívás jóváhagyása a közbeszerzési eljárás megindításának jóváhagyása a döntések alapján elkészült dokumentumok aláírása 4. A közbeszerzés tárgya szerint érintett témafelelős feladatai: • a közbeszerzési eljárás előkészítése, az ajánlati felhívás, részvételi jelentkezés, a dokumentáció előkészítése, rendelkezésre bocsátása • az éves közbeszerzési feladatok meghatározása • az eljárás lefolytatása • a közbeszerzés értékének meghatározása 5. A Körjegyzőség Pénzügyi Csoport feladati: • a közbeszerzési terv elkészítése az adott évre tervezett közbeszerzésekről • az éves statisztikai összegzés elkészítése, és jóváhagyását követően megküldése a Közbeszerzések Tanácsa részére • az előzetes összesített tájékoztató elkészítése, és jóváhagyását követő megküldése a Közbeszerzések Tanácsa részére. 6. A megbízott Belső Ellenőr feladatai: • a közbeszerzési eljárások lefolytatása törvényességének és szakszerűségének ellenőrzése, • évente tételes ellenőrzést végez a lefolytatott eljárásokkal kapcsolatban, amely kiterjed az eljárások szabályszerűségének vizsgálata mellett az elbírálás szempontjainak kiválasztására és azok érvényesítésére, valamint a szerződések megkötésére, módosítására és teljesítésére • az ellenőrzésekről készült jelentést megküldi a körjegyzőnek IV. A közbeszerzési eljárás lefolytatásának általános szabályai 1./ Az eljárás lefolytatása a közbeszerzés tárgya szerinti érintettségtől függően a polgármester, illetve a Közbeszerzési Értékelő Bizottság, továbbá a körjegyző és a témafelelős feladata, akik felelnek azért, hogy az eljárás megfeleljen a Kbt. előírásainak. 2./ A közbeszerzési eljárás előkészítése, az ajánlati felhívás, részvételi jelentkezés, a dokumentáció előkészítése, és az eljárás megindítása előtt szükséges döntések meghozatalát
-4segítő előterjesztések előkészítése a közbeszerzés tárgya szerint érintett, a körjegyző által kijelölt témafelelős feladatkörébe tartozik. 3./ A körjegyző a tárgyév április 30-ig – az összesített közbeszerzési tervben foglaltak alapján-meghatározza az éves közbeszerzési feladatokat. 4./ Amennyiben a jegyző úgy ítéli meg, hogy a közbeszerzés tárgyának bonyolultsága vagy speciális volta különleges szakértelmet igényel, a polgármester felé javaslatot tesz szakértő személyére. Az eljárásban közreműködő szakértőt a polgármester kéri fel. 5./ Ha a közbeszerzés tárgya, sajátossága, nagyságrendje, bonyolultsága különleges szakértelmet igényel, vagy fokozott felelősséggel jár, úgy a körjegyző javaslatára a polgármester a közbeszerzés lebonyolítására, illetve az abban való részvételre személyt/szervezetet (pl. hivatalos közbeszerzési tanácsadót) kérhet fel. 2005. január 1-jétől a közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzések után hivatalos közbeszerzési tanácsadó bevonása kötelező. V. A közbeszerzési eljárások dokumentálási rendje 1./ Az ajánlatkérő nevében a körjegyzőség pénzügyi csoportja minden évben, legkésőbb április 15. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet készít, az elfogadott költségvetés alapján az adott évre tervezett közbeszerzésekről. A közbeszerzési terv nyilvános. A közbeszerzési tervet legalább 5 évig meg kell őrizni. 2./ Előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény esetén a közbeszerzési tervet módosítani kell. A közbeszerzési terv alkalmazandó mintáját az 1.sz. melléklet tartalmazza. 3./ Az egyes eljárások lefolytatásával kapcsolatban felmerülő valamennyi adminisztrációs kötelezettség az eljárást lefolytató témafelelőst terheli. 4./ Az eljárás során valamennyi dokumentumot írásban kell elkészíteni, és az egyes eljárási cselekményeket a Kbt. rendelkezéseinek megfelelően írásban kell rögzíteni. A közbeszerzési terv módosítását indokolni kell. 5./ Az eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatosan keletkezett összes iratot az eljárás lezárásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig az irattárban meg kell őrizni. 6./ Előzetes összesített tájékoztatót (illetve különös közbeszerzési eljárást alkalmazók esetében időszakos előzetes tájékoztatót) kell készíteni, amennyiben az adott évre (illetve a
-5következő legfeljebb 12 hónapra) tervezett közbeszerzések tárgyankénti összértéke a jogszabályban meghatározott összeghatárokat eléri, meghaladja. 7./ Az előzetes összesített tájékoztató elkészítésénél alkalmazandó nyomtatvány mintáját a 15/2003.IM.rendelet 1. számú melléklete tartalmazza (különös közbeszerzési eljárást folytatók részére az időszakos előzetes tájékoztatót a rendelet 6. számú melléklete alapján kell elkészíteni). 8./ Az előzetes összesített tájékoztató elkészítéséért és az értékhatárok, illetve az érintett nyomtatvány változásainak figyelemmel kiséréséért a Pénzügyi Csoport a felelős. Az előzetes összesített tájékoztatót a tárgyév március 31. napjáig kell elkészíteni, majd jóváhagyásra a képviselő-testületnek megküldeni. Jóváhagyás után az elfogadott összegzést a tárgyév április 15. napjáig meg kell küldeni közzétételre a Közbeszerzések Tanácsán keresztül az Európai Unió Hivatalos Lapjának. A megküldés az összegzést készítő feladata. A tájékoztató esetlegesen szükséges módosításáért és megküldéséért szintén a Pénzügyi Csoport a felelős. Építési beruházás esetén a tájékoztatót a tervezett beruházás megvalósítására vonatkozó döntést követő 3 munkanapon belül kell elkészíteni, és a döntést követő 5 munkanapon belül kell jóváhagyni, valamint a jóváhagyott tájékoztatót megküldeni a Közbeszerzések Tanácsának. 9./ Az egy költségvetési év alatt lefolytatott közbeszerzésekről éves statisztikai összegzést kell készíteni. Az éves statisztikai összegzés elkészítésénél alkalmazandó nyomtatvány mintáját a 15/2004.IM. rendelet 30. számú melléklete tartalmazza. Az éves összegzés elkészítéséért és az érintett nyomtatvány változásainak figyelemmel kiséréséért a pénzügy csoport felel. Az éves statisztikai összegzést, a tárgyévet követő év április 30. napjáig kell elkészíteni, majd jóváhagyásra a képviselő-testületnek beterjeszteni. VI. Az ajánlatkérő nevében eljáró, az eljárás során döntést hozó, illetőleg az eljárásba bevont szervezetek és személyek felelősségi köre 1./ Az éves közbeszerzési terv, valamint az éves statisztikai összegzés a Kbt.-ben foglalt határidőre történő elkészítéséét és továbbításáért a hivatal vezetője a felelős. 2./ Az eljárások szabályszerűségéért, illetve jogszerűségéért az eljárást lefolytató polgármester, Közbeszerzési Értékelő Bizottság, továbbá körjegyző és témafelelős a felelős. 3./ Az eljárások adminisztrálásáért, illetve az eljárás során keletkezett iratok megőrzéséért a témafelelős és a pénzügyi csoport felel.
-64./ Az eljárás során hozott döntésekért, beleértve az eljárást lezárandó döntést is, a döntéshozó a felelős. VII. Hatályba léptető és záró rendelkezések 1./ Jelen szabályzat 2005. január 25. napján lép hatályba. Rendelkezéseit a már folyamatban lévő közbeszerzések esetében is megfelelően alkalmazni kell. 2./ A közbeszerzést végző személyek és szervezetek kötelesek a vonatkozó jogszabályok és a jelen Szabályzat előírásai szerint a tőlük elvárható gondossággal eljárni.
Hejőkürt, 2005. január 25.
Varga Gyula polgármester
Nagy Géza körjegyző
