KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁSI SZABÁLYZAT

ESZTERHÁZY KÁROLY FŐISKOLA

KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁSI SZABÁLYZAT (Elfogadva a Szenátus 150/2015. (XII.09.) sz. határozatával)

2015.

2

Tartalomjegyzék PREAMBULUM .............................................................................................................................. 3 I. RÉSZ ............................................................................................................................................. 3 Általános rendelkezések ................................................................................................................... 3 1.§ A Szabályzat hatálya ............................................................................................................. 3 2.§ Értelmező rendelkezések ........................................................................................................ 3 II. RÉSZ ........................................................................................................................................... 4 Általános szabályok .......................................................................................................................... 4 3.§ A kötelezettségvállalás ........................................................................................................... 4 4.§ A pénzügyi ellenjegyzés ......................................................................................................... 7 5.§ A teljesítés igazolása .............................................................................................................. 8 6.§ Az érvényesítés ....................................................................................................................... 9 7.§ Az utalványozás ...................................................................................................................... 9 8. § Összeférhetetlenség ............................................................................................................. 10 9. § Jogosultságok nyilvántartása ............................................................................................... 10 10. § Intézményi kötelezettségvállalási folyamat ....................................................................... 11 11. § Bér-, létszám kötelezettségvállalás rendje ......................................................................... 11 12. § ............................................................................................................................................ 11 13. § A kötelezettségvállalás és pénzügyi ellenjegyzés rendje .................................................. 12 14. § Ellátottak juttatásai, hallgatói befizetések visszautalása ................................................... 13 15. § A dologi kiadások, beruházások, valamint a felhalmozási és felújítási előirányzatok terhére kibocsátandó kötelezettségvállalások ............................................................................. 13 16. § A kötelezettségvállalás nyilvántartása, adatszolgáltatás ................................................... 14 III. RÉSZ ........................................................................................................................................ 15 Vegyes és záró rendelkezések ........................................................................................................ 15 17. § ............................................................................................................................................ 15

3

PREAMBULUM Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény és annak módosításai, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet és annak módosításai, valamint a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény (a továbbiakban: Nftv.) alapján az Eszterházy Károly Főiskola (továbbiakban: Főiskola) Gazdálkodási Szabályzatában foglaltak figyelembevételével a kötelezettségvállalás, ellenjegyzés (pénzügyi és jogi), teljesítés igazolás, érvényesítés, utalványozás rendjét az alábbiakban szabályozza.

I. RÉSZ Általános rendelkezések 1.§ A Szabályzat hatálya A szabályzat hatálya kiterjed a Főiskola valamennyi szervezeti egységére, a Főiskolával közalkalmazotti, hallgatói vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló személyekre. 2.§ Értelmező rendelkezések (1) Jelen szabályok alkalmazásában kötelezettségvállalás: minden olyan írásbeli jognyilatkozat, amelyből a Főiskola terhére fizetési vagy más gazdasági kihatású teljesítési kötelezettség keletkezik. Olyan szabályszerűen megtett írásbeli jognyilatkozat, amely a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésére, kinevezésre, szerződés (megállapodás), megrendelés megkötésére, pénzben kifejezhető értékű szolgáltatás, árubeszerzés vagy beruházás, felújítás igénybe vételére irányul. (2) Kötelezettségvállalás kizárólag az ellenjegyzésére jogosult személy aláírásával történhet. (3) előzetes kötelezettségvállalás: a közbeszerzés/beszerzés megkezdéseként a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladása, ajánlati, ajánlattételi felhívás megküldése. Ezen intézkedések kiadására - ideértve az annak vállalására és ellenjegyzésére vonatkozó előírásokat is - a kötelezettségvállalás általános szabályait kell alkalmazni azzal, hogy a lekötött keretet fel kell szabadítani, amennyiben az intézkedést visszavonják. (4) pénzügyi ellenjegyzés: annak igazolása, hogy a kötelezettségvállalás teljesítéséhez szükséges fedezet rendelkezésre áll, nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó, hatályos szabályokat. (5) jogi ellenjegyzés: annak írásban történő igazolása, hogy a kötelezettségvállalás dokumentumai a jogszabályoknak és az irányítás egyéb jogi eszközeinek megfelelnek, figyelemmel a Szerződéskötési Rendben meghatározottakra is. (6) a teljesítés igazolása: az arra jogosultnak szakmailag igazolni kell a kiadások teljesítésének jogosságát, összegszerűségét, a kötelezettségvállalás teljesítését.

4

(7) érvényesítés: a kiadás teljesítése előtt – a teljesítés igazolás és a gazdasági vezető rendelkezés alapján – azok jogosságának, összegszerűségének, a fedezet meglétének, a vonatkozó jogszabályokban és a Főiskola belső szabályzataiban előírtaknak való megfelelőség ellenőrzése, igazolása. (8) utalványozás: kiadás teljesítésének, bevétel beszedésének vagy elszámolásának elrendelése, kivéve a 10. § (6) bekezdésében felsoroltakat. (9) cégszerű aláírás: A cégszerű aláírás akként történik, hogy a Főiskola képviseletére jogosultak az iratokat a Főiskola neve felett, önállóan – a hiteles aláírási címpéldánynak/aláírás mintának megfelelően – saját névaláírásukkal látják el. (10) A kötelezettségvállalás egyes területeiről, feladatairól további részletező utasítások, tájékoztatók, intézkedések készülhetnek.

II. RÉSZ Általános szabályok 3.§ A kötelezettségvállalás (1) A kötelezettségvállalás a Főiskola éves költségvetésében jóváhagyott előirányzatokon, létszámirányszámon belül a bevételi előirányzatok teljesítésének erejéig történő felhasználását foglalja magába. Kötelezettséget az alapító okiratban meghatározott feladatok célszerű, hatékony és gazdaságos ellátására, pénzügyi ellenjegyzés után és csak írásban lehet vállalni. (2) Kötelezettségvállalás minden olyan írásbeli jognyilatkozat, megállapodás, szerződés, amelyből – függetlenül az elnevezésétől és attól, hogy azt a Főiskola vagy külső fél kezdeményezi, illetve visszterhes vagy ingyenes - a Főiskola terhére fizetési, számlázási, szállítási, munkavégzési, vagy foglalkoztatási kötelezettség keletkezik, így különösen: a) a megrendelés; a megrendelés visszaigazolása; b) a szállítási, vállalkozási és adás-vételi szerződés; c) a megbízási, kutatási szerződés; d) a felhasználási szerződés; e) a megállapodás, az együttműködési megállapodás; f) a bérleti és/vagy üzemeltetési szerződés; g) a közérdekű célú kötelezettségvállalás/adományozási szerződés h) a munkavállaló alkalmazásának dokumentumai; i) a kiküldetés elrendelése; j) a támogatási szerződés; k) melyben a Főiskola pénzbeli vagy nem pénzbeli szolgáltatás teljesítésére vállal kötelezettséget, vagy amelyben szolgáltatás követelésére válik jogosulttá; l) amely teljesítéséért a Főiskola anyagi felelősséget vállal;

5 m) a felsoroltakon kívül minden olyan kötelezvény, amelyből fizetési vagy egyéb gazdasági kihatású kötelezettség származik. (3) A kötelezettségvállalás dokumentumának kell tekinteni többek között: a) a kinevezési okiratot, b) a szerződést, c) a megállapodást, d) a megrendelést, e) a beruházási–finanszírozási alapokmányt, f) a pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentumát, g) a közbeszerzési eljárást megindító hirdetményt, részvételi, ajánlattételi felhívást, a pályázati kiírást. (4) A rektor a Főiskola alaptevékenységnek megfelelő működéséért felelős, ennek keretében gyakorolja az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak felett a munkáltatói jogokat, valamint az Nftv. 25. § (3) bekezdése szerinti megbízási jogviszonnyal kapcsolatos, a megbízót megillető jogosultságokat. (5) A (4) bekezdésben foglaltak esetében a rektor jogosult kötelezettségvállalásra, azzal a kikötéssel, hogy az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak, a megbízási jogviszonyban állók tekintetében illetmény, illetve egyéb jogviszonyra tekintettel történő juttatás megállapítására a rektor a kancellár egyetértésével jogosult. (6) A rektor távolléte, akadályoztatása vagy érintettsége esetén a Főiskolai SzMSz 22.§ (8) bekezdésének megfelelően az oktatási és tanulmányi ügyekért felelős rektorhelyettes gyakorolja az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak felett a munkáltatói jogokat, valamint az Nftv. 25. § (3) bekezdése szerinti megbízási jogviszonnyal kapcsolatos, a megbízót megillető jogosultságokat. Az átruházott hatáskör gyakorlója, az oktatási és tanulmányi ügyekért felelős rektorhelyettes a hatáskört nem adhatja tovább. A rektor a felhatalmazást bármikor visszavonhatja. A munkáltatói jogkör helyettesítésének tényéről az érintett munkavállalót tájékoztatni kell. (7) A rektor a (4) bekezdésben meghatározott jogkörét esetenként vagy az ügyek meghatározott körében a karok dékánjaira, projektmenedzserre - külön írásbeli felhatalmazás kiadásával átruházhatja. Az átruházott hatáskör gyakorlója a hatáskört nem adhatja tovább. A rektor a felhatalmazást bármikor visszavonhatja. Az átruházott hatáskör gyakorlása esetén a dékán a kötelezettségvállalásra a kancellár egyetértésével jogosult. (8) A Főiskola működtetését a kancellár végzi. (9) A kancellár a (4) és (12) bekezdésekben meghatározott kivétellel munkáltatói jogot gyakorol a Főiskolán foglalkoztatott alkalmazottak felett. (10) A kancellár távolléte, akadályoztatása vagy érintettsége esetén a Kancellári Hivatal vezetője, az ő akadályoztatása esetén az SzMSz 24.§ (6) bekezdésének megfelelően Gazdasági és Műszaki Főigazgató gyakorolja - a (4) és (12) bekezdésekben meghatározott kivétellel - a Főiskolán foglalkoztatottak felett a munkáltatói jogokat. A kancellár a munkáltatói jogok átruházása során

6 biztosítja a vezetői feladatok ellátásához szükséges hatáskörök gyakorlását. Az átruházott hatáskör gyakorlója a hatáskört nem adhatja tovább. A kancellár a felhatalmazást bármikor visszavonhatja. A munkáltatói jogkör helyettesítésének tényéről az érintett munkavállalót tájékoztatni kell. (11) A Főiskola nevében kötelezettségvállalásra – a (4) és (12) bekezdésekben foglalt kivétellel a Főiskola kancellárja jogosult. Kötelezettségvállalásra jogosultak továbbá a kancellár által írásban kijelölt személy(ek). A kancellár a kötelezettségvállalásra adott felhatalmazást bármikor visszavonhatja. (12) A Gyakorlóiskola vezetőjének a munkáltatója a rektor. A Gyakorlóiskola további alkalmazottjai tekintetében - a bérgazdálkodást érintő, a kancellár egyetértésével hozott döntések kivételével - a Gyakorlóiskola igazgatója gyakorolja a munkáltatói jogokat. A Gyakorlóiskola igazgatója kancellári egyetértés mellett a Szenátus által elfogadott éves költségvetési keret mértékéig kötelezettségvállalási jogot gyakorol a Gyakorlóiskola működtetése, karbantartása körében. A Gyakorlóiskola igazgatója jelen bekezdésben rögzített jogosultságait a kancellár által jóváhagyott írásbeli felhatalmazással átruházhatja. Az átruházott munkaáltatói és kötelezettségvállalási jogkör tovább nem delegálható. (13) Gazdasági eseményenként a bruttó 300.000,-Ft-ot, azaz háromszázezer forintot meg nem haladó kötelezettségvállalások és megrendelések esetében – kivéve a munkáltatói jogok gyakorlását és a (4) és (12) bekezdésben foglaltakat - a gazdasági és műszaki főigazgató a kötelezettségvállaló. A gazdasági és műszaki főigazgató kötelezettségvállalási jogosultságát a kancellár által kiadott írásbeli felhatalmazás alapján gyakorolja. A kancellár a kötelezettségvállalásra adott felhatalmazást bármikor visszavonhatja. (14) A kancellár távolléte, akadályoztatása vagy érintettsége esetén értékhatártól függetlenül a gazdasági és műszaki főigazgató jogosult a kötelezettségvállalási dokumentumok – kivéve a (4) és (12) bekezdésben foglaltakat - cégszerű aláírására. (15) A kancellár és a gazdasági és műszaki főigazgató távolléte, akadályoztatása vagy érintettsége esetén értékhatártól függetlenül a gazdasági és műszaki főigazgató-helyettes jogosult a kötelezettségvállalási dokumentumok – kivéve a munkáltatói jogok gyakorlását és a (4) és (12) bekezdésben foglaltakat - cégszerű aláírására. (16) A gazdasági és műszaki főigazgató, a gazdasági és műszaki főigazgató-helyettes kötelezettségvállalási jogosultságát a kancellár által kiadott írásbeli felhatalmazás alapján gyakorolhatja. A kancellár a kötelezettségvállalásra adott felhatalmazást bármikor visszavonhatja. (17) A kötelezettségvállalás előtt meg kell győződni, hogy a) a teljesítéshez szükséges pénzügyi fedezet rendelkezésre áll-e, b) a tervezett kötelezettségvállalás nem ütközik-e jogszabályi előírásba, tilalomba vagy e szabályzat rendelkezéseibe. (18) Felhatalmazás nélkül vállalt, vagy a felhatalmazást meghaladóan vállalt kötelezettség nem teljesíthető, azt azonnal jelenteni kell a kancellárnak és a gazdasági és műszaki főigazgatónak, a vétkes személy felelősségre vonása céljából. A (4) és (12) bekezdésben foglaltak esetében a

7 Főiskola rektorának is jelenteni kell a felhatalmazás nélkül vállalt, vagy a felhatalmazást meghaladóan vállalt kötelezettséget. (19) A kötelezettségvállalás a gazdasági és műszaki főigazgató vagy az általa írásban kijelölt személy(ek) pénzügyi ellenjegyzése mellett érvényes. (20) A kötelezettségvállalás szabályszerűségéért a kötelezettségvállalót, és annak pénzügyi, illetve jogi ellenjegyzésére jogosult személyt feladatkörük tekintetében munkajogi felelősség terheli. (21) Kötelezettséget vállalni - a (22) bekezdésben foglaltak kivételével - csak írásban lehet. (22) Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában nem szükséges előzetesen az írásbeli kötelezettségvállalás az alábbi kifizetések teljesítéséhez: a) melyek értéke gazdasági eseményenként a bruttó 100.000,- Ft-ot nem éri el, b) a fizetési számlákról a számlavezető által leemelt díj, juttatás, a külföldi pénzértékben vállalt kötelezettség árfolyamvesztesége, c) melynek összegét, vagy összegének megállapítási módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét jogszabály, nemzetközi tagsági viszony írja elő, d) egyéb fizetési kötelezettségnek minősül, azaz jogszabályon, jogerős vagy fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható bírósági, hatósági döntésen, vagy más, a fizetési kötelezettség összegét vagy az összeg megállapításának módját, továbbá a felek valamennyi jogát és kötelezettségét megállapító kötelező előíráson alapul. A gazdasági eseményenként bruttó 100.000,- Ft alatti beszerzések esetében is be kell tartani e szabályzat, valamint a Főiskola Szerződéskötés rendjéről szóló szabályzatának vonatkozó előírásait. 4.§ A pénzügyi ellenjegyzés (1) Kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére a Főiskola gazdasági és műszaki főigazgatója, mint a gazdasági szervezettel rendelkező költségvetési szerv gazdasági vezetője jogosult. A gazdasági és műszaki főigazgató pénzügyi ellenjegyzésre a munkaköri leírásában erre a feladatra kijelölt és írásban külön felhatalmazott, a Főiskola állományába tartozó közalkalmazotta(ka)t kijelölheti. A kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzésére feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett gazdasági szakképzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie. A gazdasági igazgató által kiadott felhatalmazás bármikor visszavonható. (2) A pénzügyi ellenjegyzést a kötelezettségvállalás dokumentumán a pénzügyi ellenjegyzés dátumának és a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás megjelölésével, az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni. (3) A pénzügyi ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a) a jóváhagyott költségvetés fel nem használt, illetve le nem kötött, a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő kiadási előirányzat rendelkezésre áll-e, illetve a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet,

8 b) a kifizetés időpontjában a fedezet rendelkezésre áll-e, c) a kötelezettségvállalás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat. (4) A pénzügyi ellenjegyző a (3) pontban foglalt feladatának ellátásához – ha jogszabály másként nem rendelkezik – szükség szerint szakértőt vehet igénybe. (5) A pénzügyi ellenjegyzőnek a kötelezettségvállalást jelentő okmányt aláírásával kell ellátnia, ha az tartalmilag és alakilag megfelel. (6) Amennyiben a kötelezettségvállalások nem felelnek meg a (3) bekezdésben foglaltaknak, a pénzügyi ellenjegyzőnek írásban tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalót, azaz a Főiskola rektorát, kancellárját és a gazdasági és műszaki főigazgatót. (7) Ha a kancellár a (6) bekezdésben foglalt tájékoztatás ellenére írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, a pénzügyi ellenjegyző köteles az utasításnak eleget tenni és e tényről az irányító szerv vezetőjét haladéktalanul írásban értesíteni. (8) Ha a rektor - a (6) bekezdésben foglalt tájékoztatás ellenére és a kancellár egyetértése mellett írásban utasítást ad a pénzügyi ellenjegyzésre, a pénzügyi ellenjegyző köteles az utasításnak eleget tenni és e tényről az irányító szerv vezetőjét haladéktalanul írásban értesíteni. 9) A kötelezettségvállalást követően gondoskodni kell annak a vonatkozó jogszabály szerinti nyilvántartásba vételéről. 5.§ A teljesítés igazolása (1) A teljesítés igazolására a Főiskola rektora és kancellárja vagy az általuk írásban felhatalmazott személyek jogosultak. A rektor vagy a kancellár a hozzájuk tartozó területek, feladatkörök tekintetében írásban jelöli ki a teljesítés igazolásra jogosult személyeket az adott kötelezettségvállaláshoz vagy a kötelezettségvállalások előre meghatározott csoportjaihoz kapcsolódóan. (2) A teljesítés igazolása során a teljesítést igazolónak a rendelkezésére álló okmányok alapján ellenőriznie és igazolnia kell a kiadások teljesítésének összegszerűségét, jogosságát, az ellenszolgáltatást is magában foglaló kötelezettségvállalás esetén annak teljesítését. Amennyiben a kifizetés vagy annak egy része az ellenszolgáltatás teljesítését követően esedékes, akkor annak munkateljesítését. A teljesítés igazolását annak a személynek kell elvégeznie, aki a teljesítés tényéről információval, munkaköri leírásában erre felhatalmazással és a Főiskola rektorától vagy kancellárjától írásbeli felhatalmazással rendelkezik. (3) A teljesítést igazoló külön okiratban vagy az eredeti számlán nyilatkozik a teljesítés megtörténtéről. A teljesítést az igazolás dátumának és az igazolási kötelezettség végrehajtásának megjelölésével – „a teljesítést igazolom” nyilatkozat feltűntetésével – az arra jogosult személy aláírásával kell igazolni.

9 6.§ Az érvényesítés (1) A teljesítés igazolás alapján a kiadás teljesítésének elrendelése előtt, az érvényesítőnek, a rendelkezésre álló okmányok alapján ellenőriznie kell a fedezet meglétét, a kiadás jogosságát, a vonatkozó jogszabályokban és a Főiskola belső szabályzataiban előírtaknak való megfelelőséget, különösen az államháztartási számviteli kormányrendeletben előírtak szerinti könyvviteli elszámolási helyét (főkönyvi számot/okat), a kiadás összegszerűségét, valamint az előírt alaki követelmények betartását. (2) Az érvényesítésnek tartalmaznia kell az érvényesítésre utaló megjelölést, a megállapított összeget, az érvényesítés dátumát és az érvényesítő aláírását. (3) Érvényesítést a gazdasági és műszaki főigazgató vagy az általa írásban kijelölt, a Főiskola közalkalmazott munkavállalója végezhet. Az érvényesítésre feljogosított személynek a felsőoktatásban szerzett gazdasági szakképzettséggel, vagy legalább középfokú iskolai végzettséggel és emellett pénzügyi-számviteli képesítéssel kell rendelkeznie. E feladatát a munkaköri leírásnak is tartalmaznia kell. Az érvényesítésre adott felhatalmazás visszavonható. (4) Amennyiben az érvényesítő az (1) bekezdés szerinti vizsgálat során a vonatkozó jogszabályok, illetve a Főiskola belső szabályzatainak megsértését tapasztalja, köteles ezt jelezni az utalványozónak. Az érvényesítés nem tagadható meg, ha ezt követően az utalványozó erre írásban utasítja. (5) Az érvényesítő az utasítás tényéről köteles haladéktalanul tájékoztatni az irányító szerv vezetőjét. (6) Az irányító szerv vezetője a tájékoztatás kézhezvételétől számított nyolc munkanapon belül köteles megvizsgálni a bejelentést és kezdeményezni az esetleges felelősségre vonást. 7.§ Az utalványozás (1) A Főiskola kancellárja jogosult a pénzforgalmi számlán rendelkezésre álló pénzeszközök terhére írásbeli rendelkezés (utalvány) kiadására. Utalványozásra jogosultak továbbá a kancellár által írásban kijelölt, a Főiskola közalkalmazott munkavállaló(i). A kancellár az utalványozásra adott felhatalmazást bármikor visszavonhatja. (2) Kiadásokat utalványozni az érvényesített okmányok alapján külön írásbeli rendelkezéssel (a továbbiakban utalványrendelet) lehet. (3) Utalványozni készpénzes fizetési mód esetén az érvényesített pénztárbizonylatra rávezetett, más esetben külön írásbeli rendelkezéssel lehet. (4) A külön írásbeli rendelkezésként elkészített utalványon (utalványrendeleten) fel kell tüntetni: a) az „utalvány” szót; b) a költségvetési évet;

10 c) a kedvezményezett megnevezését, címét; d) a fizetés időpontját, módját, összegét, devizanemét; e) a bevétel, kiadás egységes rovatrend és kormányzati funkció szerinti számát, a terheléssel, jóváírással (kifizetéssel, bevételezéssel) érintett pénzeszköz államháztartási számviteli kormányrendelet szerinti könyvviteli számlájának számát; f) a megterhelendő pénzforgalmi számla számát és megnevezését; g) kötelezettségvállalás nyilvántartási számát; h) az utalványozó keltezéssel ellátott aláírását; i) az érvényesítésre utaló megjelölést és az érvényesítő keltezéssel ellátott aláírását. (5) Az érvényesített okmányra vezetett rendelkezésben (rövidített utalványban, kiadási és bevételi pénztárbizonylaton) az előzőekben meghatározottak közül az okmányon már feltüntetett adatokat nem kell megismételni. (6) Nem kell külön utalványozni: a) a közigazgatási hatósági határozaton alapuló költségvetési bevételek beszedését, b) a készletértékesítés, a szolgáltatások és a közvetített szolgáltatások ellenértékeként elszámolandó bevételeket, c) a fizetési számla vezetésével és az azon végzett műveletekkel kapcsolatban a számlavezető által felszámított díjakkal, költségekkel kapcsolatos költségvetési kiadásokat, d) a maradvány igénybevétele rovatain elszámolandó finanszírozási bevételek teljesítését, és e) a fedezetkezelői számláról, valamint - a fedezetkezelői számlára történő átutalás esetén – az építtetői fedezetbiztosítási számláról történő kifizetéseket. 8. § Összeférhetetlenség (1) Ki kell zárni az összeférhetetlenséget: a) A kötelezettségvállaló és a pénzügyi ellenjegyző ugyanazon gazdasági esemény tekintetében azonos személy nem lehet. b) Az érvényesítő ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan nem lehet azonos a kötelezettségvállalást és az utalványozást végző személlyel. c) Az érvényesítést végző és a teljesítést igazoló - ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan nem lehet azonos személy. d) Kötelezettségvállalási, pénzügyi és jogi ellenjegyzési, érvényesítési, utalványozási és teljesítés igazolására irányuló feladatot nem végezheti az a személy, aki ezt a tevékenységét a Polgári Törvénykönyv szerinti közeli hozzátartozója, vagy maga javára látná el. 9. § Jogosultságok nyilvántartása (1) A Főiskola Gazdasági és Műszaki Főigazgatósága a kötelezettségvállalásra, a pénzügyi és jogi ellenjegyzésre, a teljesítés igazolására, az érvényesítésre, az utalványozásra, valamint a gazdasági vezetői rendelkezésre jogosult személyekről és aláírás mintájukról naprakész nyilvántartást vezet. (A hatásköri jogosultságok alap hatásköri és felhatalmazottkénti aláíróinak aláírás-mintájáról a Főiskola nyilvántartást vezet.)

11 (2) A jogosultságok megállapítására és a hozzájuk kapcsolódó felhatalmazások kiadására a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság által kezelt ’Hatásköri jogosultsági táblázat’ szolgál alapul. 10. § Intézményi kötelezettségvállalási folyamat (1) A szenátus által elfogadott gazdálkodási keretek alapján a rektor, a dékánok, együttműködve a tanszékek, a szervezeti egységek vezetőivel, a kancellár az alátartozó szervezeti egységek vezetőivel felméri a gazdálkodási év létszám, személyi juttatásainak (járulékainak), szakmai működési, fenntartási kiadásainak szükségleteit, amelyek az irányításukhoz tartozó terület működtetéséhez szükségesek. (2) A felmért igények várható költsége alapján a szervezeti egységek elkészítik gazdálkodási kerettervüket, melyet jóváhagyásra megküldik a kancellár részére. (3) A karok és a szervezeti egységek vezetői az engedélyezett tervek alapján nyújthatják be az azokban feltűntetett beszerzési igényeiket és javaslatot tehetnek a Főiskola Szerződéskötés rendje Szabályzata szerint kötelezettségvállalásokra. 11. § Bér-, létszám kötelezettségvállalás rendje A Főiskolával közalkalmazotti jogviszonyban álló munkavállalók esetében (1) A rektor gyakorolja az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak felett a munkáltatói jogokat, valamint az Nftv. 25. § (3) bekezdése szerinti megbízási jogviszonnyal kapcsolatos, a megbízót megillető jogosultságokat. (2) Az (1) bekezdésében meghatározott kivétellel a kancellár gyakorolja a munkáltatói jogokat a felsőoktatási intézményben foglalkoztatott alkalmazottak felett. (3) A szervezeti egységek vezetői a jóváhagyott gazdálkodási keretük alapján kezdeményezhetik közalkalmazottak alkalmazását. A szervezeti egységek vezetői javaslatára – a jogcím és pénzügyi keret felülvizsgálatát követően – a munkáltatói jogkört gyakorló vezető engedélyével - és az (1) bekezdésben foglaltak esetében a kancellár egyetértésével - a Bér- és Humánerőforrás Osztály elkészíti a jogtanácsos által jóváhagyott alkalmazási okiratot, vagy szerződést. 12. § Egyéb jogviszony keretében foglalkoztatottak esetében (1) A szervezeti egységek vezetői a jóváhagyott gazdálkodási keretük alapján javaslatot tehetnek egyéb jogviszony címén történő szerződések megkötésére. A megbízás rendje a 14. §-ban írtak szerint történik. (2) A szerződés teljesítésének igazolását követő számfejtés után kerülhet az ellenérték kiegyenlítésre.

12 13. § A kötelezettségvállalás és pénzügyi ellenjegyzés rendje (1) A személyi juttatások és a munkaadókat terhelő járulékok tekintetében a kinevezések, egyéb jogviszonyhoz kapcsolódó szerződések aláírására jogosult kötelezettségvállalók: a) Az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak kinevezési okiratát, vezetői megbízását (amennyiben jogszabály eltérően nem rendelkezik) a Főiskola rektora írhatja alá, vállalhat arra tartós kötelezettséget, pénzügyi ellenjegyzője a gazdasági és műszaki főigazgató. Az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak, a megbízási jogviszonyban állók tekintetében illetmény, egyéb jogviszonyra tekintettel történő juttatás és az oktatási, kutatási felhasználási szerződésekben foglalt díjazás megállapítására a rektor a kancellár egyetértésével jogosult. b) A kancellár írhatja alá - az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak kivételével – a foglalkoztatottak kinevezési okiratát, vezetői megbízását (amennyiben jogszabály eltérően nem rendelkezik), vállalhat arra tartós kötelezettséget, pénzügyi ellenjegyzője a gazdasági és műszaki főigazgató. A nem oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak, a megbízási jogviszonyban állók tekintetében illetmény, egyéb jogviszonyra tekintettel történő juttatás megállapítására a kancellár jogosult. c) Az a) és a b) pontban foglalt jogosultságokat a rektor, a kancellár és a gazdasági és műszaki főigazgató jelen szabályzat 4. §-a és 5. §-a értelmében átruházhatja. d) A nem rendszeres munkavégzés díjazására kötendő szerződések kötelezettségvállalója – az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak esetében és az adott szervezeti egység, projekt közvetlen személyi juttatásainak, munkaadókat terhelő járulékainak kifizetésére szolgáló elkülönített keret összegéig - a rektor vagy a 4. § (6) bekezdésében foglaltak szerint az oktatási és tanulmányi ügyekért felelős rektorhelyettes vagy a 4. § (7) bekezdésében foglaltak szerint a karok dékánjai, a projektmenedzser, a kancellár egyetértésével. Pénzügyi ellenjegyzésre a gazdasági és műszaki főigazgató, vagy a főigazgató által írásban kijelöltek jogosultak. e) A nem rendszeres munkavégzés díjazására kötendő szerződések kötelezettségvállalója az adott szervezeti egység, projekt közvetlen személyi juttatásainak, munkaadókat terhelő járulékainak kifizetésére szolgáló elkülönített keret összegéig - kivéve az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottakat - a kancellár vagy a 4. § (10) bekezdésében foglaltak szerint a Kancellári Hivatal vezetője, illetve a gazdasági és műszaki főigazgató. Pénzügyi ellenjegyzésre a gazdasági és műszaki főigazgató vagy az általa írásban kijelöltek jogosultak. f) Az átmeneti illetmény megtakarításként jelentkező összegek felosztására a szervezeti egységvezetők javaslatot tehetnek, de kötelezettséget - az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak esetében - csak a Főiskola rektora vagy a 4. § (6) bekezdésében foglaltak szerint az oktatási és tanulmányi ügyekért felelős rektorhelyettes a 4. § (7) bekezdésében foglaltak szerint a karok dékánjai vállalhatnak a kancellár egyetértésével. Pénzügyi ellenjegyzésre a gazdasági igazgató, vagy az általa írásban kijelöltek jogosultak. g) Az átmeneti illetmény megtakarításként jelentkező összegek felosztására a szervezeti egységvezetők javaslatot tehetnek, de kötelezettséget - az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak kivételével - csak a Főiskola kancellárja vagy a 4. § (10) bekezdésében foglaltak szerint a gazdasági és műszaki főigazgató vállalhat. Pénzügyi ellenjegyzésre a gazdasági és műszaki főigazgató, vagy a főigazgató által írásban kijelöltek jogosultak. h) Jutalmak (saját bevételből) kifizetésénél kötelezettséget - az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak esetében - a Főiskola rektora és a rektor által átruházott hatáskörben az oktatási és tanulmányi ügyekért felelős rektorhelyettes és a dékánok vállalhatnak.

13 A jutalmak megállapítása a kancellár egyetértésével lehetséges. Pénzügyi ellenjegyzésre a gazdasági és műszaki főigazgató vagy az általa írásban kijelöltek jogosultak. i) Jutalmak (saját bevételből) kifizetésénél kötelezettséget – kivéve az oktatói, kutatói, illetve tanári munkakörben foglalkoztatottak esetében - a Főiskola kancellárja és a kancellár által átruházott hatáskörben a gazdasági és műszaki főigazgató vállalhatnak. Pénzügyi ellenjegyzésre a gazdasági és műszaki főigazgató vagy az általa írásban kijelöltek jogosultak. 14. § Ellátottak juttatásai, hallgatói befizetések visszautalása (1) A Főiskola Hallgatói Térítési és Juttatási Szabályzata alapján a hallgatói juttatásokhoz rendelkezésre álló források elosztásáról szóló javaslat, a keretek megállapítása a kancellár elé beterjesztésre kerül, kötelezettségvállalója a kancellár vagy az általa írásban felhatalmazott tanulmányi igazgató. Pénzügyi ellenjegyző a gazdasági és műszaki főigazgató vagy az általa írásban felhatalmazottak. (2) Hallgatók pénzbeli juttatásainak számfejtése, kifizetése tekintetében a kancellár vagy - az általa írásban kijelölt - tanulmányi igazgató lehet a kötelezettségvállaló, pénzügyi ellenjegyzője a gazdasági és műszaki főigazgató vagy az általa írásban kijelölt személy. (3) A Főiskola Hallgatói Térítési és Juttatási Szabályzata alapján a hallgatók által teljesített befizetésekből az arra jogosultak részére történő visszautalások tekintetében a kancellár vagy – az általa írásban kijelölt - tanulmányi igazgató lehet a kötelezettségvállaló, pénzügyi ellenjegyzője a gazdasági és műszaki főigazgató vagy az általa írásban kijelölt személy. 15. § A dologi kiadások, beruházások, valamint a felhalmozási és felújítási előirányzatok terhére kibocsátandó kötelezettségvállalások (1) A gazdálkodási egységek vezetői a jóváhagyott gazdálkodási keretük terhére a Beszerzési Szabályzatban, valamint a Közbeszerzési Szabályzatban foglaltak szerint elkészítik éves beszerzési tervüket, amelyet jóváhagyásra a kancellár részére megküldenek. (2) A gazdálkodó egységek beszerzési terveinek összegzésével a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság Beszerzési és Vagyongazdálkodási Osztálya a Beszerzési, valamint Közbeszerzési Szabályzatban foglaltak szerint összeállítja az Intézmény éves beszerzési tervét. Az egyes beszerzésekre megállapítja a szükséges közbeszerzési eljárás típusát, és minden év március 31-ig elkészíti a Főiskola közbeszerzési és beszerzési tervét. Az így elkészített közbeszerzési tervet a jogszabály szerinti közzétételi kötelezettsége szerint teszi közzé, míg az összesített beszerzési tervet egy erre létrehozott felületen teszi elérhetővé az érintett szervezeti egységek vezetői számára. (3) A szervezeti egységeknek a beszerzési igény felmerülésekor vizsgálni kell, hogy a jóváhagyott beszerzési tervükben szerepelt-e az adott igény. Amennyiben korábban, valamely oknál fogva nem volt tervezhető, úgy a beszerzési terv módosítását kell kezdeményezni az arra szolgáló Beszerzési igénybejelentő nyomtatvány kitöltésével, az arra jogosultak aláírásával – különös tekintettel a fedezet rendelkezésére állására – elektronikus úton a BVO részére kell el juttatni.

14 (4) Amennyiben bruttó 200.000 Ft alatti a kötelezettségvállalás tervezett összege és a szervezeti egység korábban jóváhagyott kerete terhére történik a kötelezettségvállalás, azt a szervezeti egység külön megrendelő kibocsátása mellett a Beszerzési Szabályzatban foglaltak szerint lebonyolíthatja. (5) Amennyiben bruttó 200.000 Ft feletti a kötelezettségvállalás tervezett összege, vagy közbeszerzési eljárás lefolytatására van szükség, úgy a kötelezettségvállalást a Beszerzési, valamint a Közbeszerzési Szabályzatban foglalt versenyeztetési eljárásoknak megfelelően kell eljárni. (6) Az engedélyezett beszerzés, a szervezeti egységek megbízottjain keresztül történhet. (7) A szabályzat vonatkozik azokra a keretszerződésekre is, melyeknek kiadásai, az Intézmény folyamatos működése érdekében állandó jelleggel terhelik a költségvetést. Ezek általában az energia, és közmű, a takarítási és portaszolgálat, a távközlési-, kommunikációs, valamint a gépjármű-üzemeltetési kiadások (stb.). (8) A keretszerződés kötelezettségvállalója a Főiskola kancellárja, pénzügyi ellenjegyzője a gazdasági és műszaki főigazgató. (9) Nincs szükség beszerzési eljárás lefolytatására a kiküldetésekhez kapcsolódó napidíjak, a kiküldetésekhez kapcsolódó helyi közlekedési díjak, továbbá a tagsági, hatósági és igazgatási díjak esetében. (10) Az éves Beszerzési terv alapján a készlet-, tárgyi eszköz beszerzések, építési-, felújítási és egyéb szolgáltatás nyújtások igénybevételének lebonyolítását, mennyiségét, értékét éves viszonylatban, főiskolai szinten összesítve – a közbeszerzési törvény előírásai figyelembe véve, különös tekintettel az egybeszámítási szabályokra – kell meghatározni. 16. § A kötelezettségvállalás nyilvántartása, adatszolgáltatás (1) A kötelezettségvállalásokról – a kinevezés és a folyamatos teljesítést tartalmazó szerződések kivételével – a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóságnak a (EOS rendszerben) folyamatos, naprakész, tételes nyilvántartást kell vezetnie, amelyből az évenkénti kötelezettségvállalás összege megállapítható. (2) A nyilvántartásnak legalább az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendeletben előírt adatokat kell tartalmaznia. (3) Gondoskodni kell a kötelezettségvállalások olyan módon történő nyilvántartásba vételéről, hogy a költségvetési évben és a költségvetési évet követő években esedékes kötelezettségvállalások adott éveket terhelő összege az érintett előirányzat szabad keretének összegéből lekötésre kerüljön. (4) A kötelezettségvállalás értékének meghatározásához számba kell venni a vállalni tervezett kötelezettségből adódó valamennyi fizetési kötelezettséget, még abban az esetben is, ha valamely fizetési kötelezettség bekövetkezése bizonytalan, vagy külön jövőbeli nyilatkozattól függ. Ha a fizetési kötelezettség jövőbeni mértéke nem határozható meg pontosan, a körülmények és az előző

15 évek tapasztalatainak gondos mérlegelése alapján az adott piaci, gazdasági, társadalmi körülmények között - az ésszerű gazdálkodás elvének betartásával - reális legmagasabb összegű kötelezettséget kell feltételezni. Amennyiben a kötelezettségvállalásához közbeszerzési eljárást kell lefolytatni, a kötelezettségvállalás dokumentuma a közbeszerzési eljárás eredményeképpen megkötött szerződés és a kötelezettségvállalás értéke megegyezik a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződésnek a Kbt. rendelkezései szerint számított értékével. A közbeszerzési kötelezettség alá nem eső, határozatlan időre vállalt kötelezettség értékét a tárgyévben és az azt követő három éven keresztül származó fizetési kötelezettségek összegeként kell meghatározni.

III. RÉSZ Vegyes és záró rendelkezések 17. §

(1) Az utalványozásra a 2. számú melléklet szerinti „utalványrendelet” című nyomtatványt kell alkalmazni. (2) Jelen szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a vonatkozó jogszabályi és főiskolai szabályzati előírásokat kell alkalmazni. (3) Jelen Szabályzatot a Szenátus 150/2015. (XII.09.) számú határozatával fogadta el. A Szabályzat 2015. december 10. napján lép hatályba.

Kelt: Eger, 2015. december 09.

Dr. Liptai Kálmán

Csathó Csaba

rektor s.k.

kancellár s.k.

16 1. számú melléklet Eszterházy Károly Főiskola Iktatószám: …../……………/20…. Tárgy: felhatalmazás (készült ….. eredeti példányban) FELHATALMAZÁS MINTA Alulírott ………………………………………(név) a z Eszterházy Károly Főiskola kancellárja/rektora/gazdasági és műszaki főigazgatója* megbízom ………………………………………–t (név) az Eszterházy Károly Főiskola ……………………………………….ját, közalkalmazottat, (beosztás), ………………………….. tárgyban ………………………………………………………,-Ft (értékhatár között/korlátlanul*) - az Ávr. ….§ (…) bekezdése/ az Eszterházy Károly Főiskola SzMSz-e, a Kötelezettségvállalási Szabályzata és a Szerződéskötési Rend alapján - kötelezettségvállalási/ pénzügyi ellenjegyzési/ teljesítés igazolási/ érvényesítési/ utalványozási/ gazdasági vezetői rendelkezési feladatok ellátásával.* A megbízás 20…… -tól 20…… -ig bezárólag / visszavonásig érvényes*. Eger, 20..………………………………… ……………………………….. név ….……………………………. kancellár/rektor/gazdasági igazgató A megbízást elfogadom és egy eredeti példányát a mai napon átvettem. Eger, 20..………………………………… ……………………………. név A dokumentumokon használni kívánt: Aláírás minta Szignó minta Eger, 20..…………………………. ……………………………….. név * a megfelelő rész aláhúzandó